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P. Di Nicola, 2018

Pianificare e gestire progetti nella P.A.

Patrizio Di Nicola 1/3/2019

DOMANDALavorare per progetti, rispettare i limiti di budget, essere flessibili e in grado di rispondere velocemente ai cambiamenti dell’ambiente, programmare i tempi anche in condizioni di scarsità di informazioni…

Come è possibile per una organizzazione programmare e contemporaneamente agire in modo improvvisato per rispondere agli eventi non pianificati? Come è possibile se tutto cambia riuscire a pianificare il lavoro?

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Cambiamento e pianificazione

UN «NUOVO» DILEMMA ORGANIZZATIVO:

conciliare delle situazioni inconciliabili

pianificare qualcosa che cambia

tenere unite situazioni di routine con momenti di

profonda discontinuità

essere flessibili. La vera sfida, pertanto, è quella di strutturare

un’organizzazione ambidestra o strabica, in

grado di realizzare in modo efficace ed efficiente sia

compiti di routine, sia compiti estemporanei.

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Che cosa è un progetto?

Il progetto è “uno sforzo temporaneosostenuto per creare un prodotto o servizio unico”

PMI-Project Management Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge

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Caratteristiche di un progettoUnicità

Temporaneità

Multidisciplinarietà

Finalizzazione

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Quali tra i seguenti sono progetti?

1. Preparare una lezione2. Lavorare in un’azienda3. Organizzare un viaggio4. Guardare la televisione5. Imparare a parlare una lingua6. Aprire un negozio di prodotti tipici

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Programma, progetto e compitiProgramma: un’iniziativa a lungo termine di norma implicante più di un progetto.Progetto: uno sforzo complesso, di regola di durata inferiore ai tre anni, comportante compiti interrelati eseguiti da varie organizzazioni, con obiettivi, schedulazione e budget ben definiti.Compito: uno sforzo a breve termine (dalle settimane ad alcuni mesi) eseguito da una organizzazione, che insieme ad altri compiti, può costituire un progetto.

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Che cos’è il Project Management

Il Project Management è l’insieme di principi, metodi, tecniche e strumenti che accompagnano una efficace gestione dei progetti.

Questa disciplina non indica solamente l’applicazione di tecniche e metodi per la gestione dei progetti, ma si riferisce anche alla capacità di gestire un processo di cambiamento.

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Project Management

Gestire progetti

processo di cambiamento incrementale, attraverso una logica

organizzativa che privilegia la soluzione pianificata dei problemi piuttosto che l’improvvisazione

Lavorare per progetti

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Le variabili del Project Management

Il Project Management è una modalità di gestione di risorseorganizzate e distribuite nel tempo, focalizzate alraggiungimento degli obiettivi definiti, non ripetitivi e nonusuali, con vincoli di:

TEMPO

COSTI RISORSE

QUALITA’

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Le fasi del progettoIdeazione o Concezione

Pianificazione o Definizione

Esecuzione o Realizzazione

Conclusione o Chiusura

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La Fase di Ideazione Questa fase è dedicata alla focalizzazione e comprensione del tipo di progetto da realizzare. STUDIO DI FATTIBILITA’

Scopo: verificare la validità e la possibilità dell’investimento di risorse nel progetto

Criticità: esigenza di identificare i fattori critici legati alle caratteristiche finali del prodotto o servizio

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La Fase di Pianificazione cosa deve essere fatto - ATTIVITA’

quando deve essere fatto – TEMPI

chi svolge le attività nel tempo – RISORSE

quanto costa il progetto - COSTI

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ATTIVITA’“Qualunque azione può essere suddivisa in una serie di attività più semplici”

Struttura di scomposizione del progetto

– Work Breakdown Structure -

Strumento grafico per rappresentare la scomposizione del lavoro su base gerarchica.

Work control packages: attività elementari

Fase di Pianificazione

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La WBS(Struttura analitica di progetto)

La WBS (Work Breakdown Structure) consiste nello scomporre il progetto in sottoprogetti e questi in macro attività e così via fino alle attività o componenti elementari che possono essere correttamente pianificati, valutati, budgetati, schedulati e controllati

SCHEDULAZIONE à programmazione temporale di ogni “compito” individuato tramite la WBS.

La schedulazione consiste nell’assegnare le date di inizio e di fine di ogni compito.

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ESEMPIOWBS -Progetto casa.

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TEMPI (1)Si cerca di prevedere dei tempi standard di

riferimento per tutte le operazioni e complessivamente dei tempi di progetto certi.

Ma non vi sono riferimenti specifici, in quanto per definizione le attività del progetto sono nuove, incerte

e solo previste

Una rappresentazione possibile: il diagramma di Gantt

Fase di Pianificazione

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Diagramma di Gantt: progetto casa

MILESTONES: “attività di durata nulla” (attività cardine) o “attività periodica”, (che si ripete con ricorrenza precisata), segnalata al fine di valutare lo stato di avanzamento globale.

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Attività di allocazione delle risorse:attività di assegnazione alle varie unità di lavoro del progetto secondo criteri di buon utilizzo

IMPORTANTELe risorse devono essere censite per quantità e qualità

à costruzione del gruppo di progetto (organigramma)

RISORSE (1)

Fase di Pianificazione

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0

2

4

6

8

10

12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Tempo

RisorseRisor se

0

2

4

6

8

10

12

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Tempo

Diagramma di carico delle risorse

Situazione di sovraccarico Livellamento delle risorse

“utilizzare le valli per spuntare i picchi”

RISORSE (2)

Fase di Pianificazione

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Matrice compiti-responsabilità

Mette in relazione il che cosa (le attività) con il chi (unità organizzative responsabili).

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Risorse e ciclo di vita del progetto

FASE I CONCEZIONE

FASE II DEFINIZIONEDEL PROGETTO

FASE III ORGANIZZAZIONE

ED INIZIO

FASE IV ESECUZIONE PRINCIPALE

FASE V CONCLUSIONE

> obiettivi

> ambito

> schema di massima

> specifiche

> fattibilità

> desiderabilità

> piano

> budget

> temporizzazione

> proposta d'accordo

> coinvolgimento del management

> assegnamento risorse

> definizione delle responsabilità

>team

> struttura organizzativa

> piano dettagliato

> inizio

> gestione

>misura

> controllo

> ripianificazioni

> risoluzione problemi

> Chiusura

> documentazione

> review

> rilascio delle risorse

> dissoluzione dell'organizzazionedi progetto

Risorse

ed impegnoRisorse

Tempo

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Il PCMn L’approccio PCM (Project Cycle

Management ) prevede l’utilizzo di vari concetti e strumenti per garantire qualità nelle diverse fasi del ciclo di vita di un progetto (ideazione, progettazione esecutiva, realizzazione, valutazione).

n In fase di ideazione, l’approccio PCM prevede l’uso della metodologia Goal Oriented Project Planning (GOPP)

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Questa metodologia:n si basa sull’analisi dei problemi, da cui poi scaturisce

la logica dell’intervento; n si fonda sulla relazione di causa-effetto tra i

problemi e quindi tra gli obiettivi;n si ispira alla “programmazione per obiettivi”,

secondo la quale è opportuno stabilire prima gli obiettivi (intesi come benefici duraturi per i beneficiari dell’intervento) e identificare solo dopo le attività da realizzare per il loro raggiungimento;

n non è una procedura da seguire “a tavolino”; essa è veramente utile se si coinvolgono nella fase di progettazione i soggetti che a livello locale sono interessati ai problemi individuati (primi fra tutti i beneficiari cui il progetto è rivolto).

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GOPP per la progettazione di massiman Analisi del contesto

n analisi dei problemin analisi degli obiettivin identificazione degli ambiti d’intervento

n Definizione del progetto di massiman scelta degli ambiti d’interventon definizione del progetto di massima con il Quadro

Logico

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ANALISI DEL CONTESTO

n Ogni progetto deve proporsi di trovare risposte adeguate ai reali problemi di esclusione individuati. Il primo passo consiste, pertanto, in una dettagliata analisi dei problemi dei beneficiari.Per condurre una corretta analisi è necessario interpellarli direttamente. Quando i beneficiari non possono essere contattati e intervistati è opportuno rivolgersi a studi esistenti o utilizzare questionari.

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Perché condurre l’analisi del contesto?n Una corretta ed approfondita analisi del

contesto: n fornisce una descrizione completa della realtà in cui si vuole

intervenire;n stabilisce i nessi causali prima nell’ambito dei problemi e

degli obiettivi;n “fotografa” la situazione problematica nella quale i diversi

soggetti interessati (stakeholder) si possono riconoscere e identificare.

n La descrizione del contesto include i seguenti passi:n l’analisi dei problemi;n l’analisi degli obiettivi (trasformazione dei problemi in

obiettivi);n l’identificazione degli ambiti di intervento (clustering).

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Albero dei problemiAumento della

criminalità

Ex-detenuti esclusi dal mondo del

lavoro

I detenuti non sanno

come e dove cercare lavoro

Ex-detenuti non posseggono adeguate

competenze prof.li

Gli ex-detenuti non riescono a

costituire imprese autonome

Le imprese non offrono posti agli ex-

detenuti

Pratiche burocratiche rilasciate con lentezza

Corsi di formazione

obsoleti

Crediti troppo onerosi

Parcelle dei consulenti

troppo gravose

Mentalità diffidente da

parte di imprenditori e

colleghi

Ex-detenuti disinformati

sulla domanda di lavoro

Uffici pubblici scarsamente automatizzati

Costo del neo

assunto troppo elevato

Ex-detenuti non in possesso di

capacità linguistiche di

base

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Albero degli obiettiviSicurezza dei

cittadini aumentata

Ex-detenuti inseriti nel mondo

del lavoro

Ex-detenuti capaci di

cercare lavoro

Ex-detenuti in possesso di adeguate

competenze prof.li

Ex-detenuti in grado di costituire imprese autonome

Posti di lavoro disponibili per gli ex-detenuti

Pratiche burocratiche

rilasciate velocemente

Corsi di formazione aggiornati

Crediti accessibili

Parcelle dei

consulenti accessibili

Mentalità aperta di

imprenditori e colleghi

Ex-detenuti informati sulla domanda di

lavoro

Uffici pubblici automatizzati

Costo del neo

assunto ridotto

Ex-detenuti in possesso di

capacità linguistiche di base

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Identificazione ambiti di intervento

Sicurezza dei cittadini

aumentata

Ex-detenuti inseriti nel mondo

del lavoro

Ex-detenuti capaci di

cercare lavoro

Ex-detenuti in possesso di adeguate

competenze prof.li

Ex-detenuti in grado di costituire imprese autonome

Posti di lavoro disponibili per gli ex-detenuti

Pratiche burocratiche

rilasciate velocemente

Corsi di formazione aggiornati

Crediti accessibili

Parcelle dei

consulenti accessibili

Mentalità aperta di

imprenditori e colleghi

Ex-detenuti informati sulla domanda di

lavoro

Uffici pubblici automatizzati

Costo del neo

assunto ridotto

Ex-detenuti in possesso di

capacità linguistiche di base

FORMAZIONE ORIENTAMENTO IMPRENDITORIA POLITICA INDUSTRIALE SERVIZI PUBBLICI

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Logical FrameworkIl Quadro Logico (Logical Framework) èuna matrice di progettazione –ampiamente utilizzata nei programmipromossi dalla Commissione europea eda altri organismi internazionali - utileper definire in maniera chiara i diversielementi di un intervento progettuale eper visualizzarli in modo efficace.

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Il Quadro Logico è articolato in tre colonne

• la prima, la logica di intervento, descrive gli elementi fondamentali del progetto secondo una logica di causa-effetto dal basso verso l’alto. Ciò significa che le attività portano ai risultati, i risultati conducono al raggiungimento dello scopo del progetto e lo scopo contribuisce al raggiungimento degli obiettivi generali;• la seconda presenta gli indicatori oggettivamente verificabili: un indicatore è ciò che si può oggettivamente osservare quando un risultato o un obiettivo è raggiunto;• la terza descrive le condizioni esterne, vale a dire quei fattori esterni al progetto che però condizionano il raggiungimento degli obiettivi progettuali.

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Analisi SWOTn è una tecnica sviluppata più di 50 anni fa

come supporto alla definizione di strategie aziendali in contesti caratterizzati da incertezza e forte competitività

n a partire dagli anni �80 è stata utilizzata come supporto alle scelte di intervento pubblico per analizzare scenari alternativi di sviluppo

n i regolamenti comunitari ne richiedono l�utilizzo per la valutazione di piani e programmi

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SWOT?n viene condotta sui punti di forza

(strenghts) e debolezza (weaknesses) propri del contesto di analisi e

n sulle opportunità (opportunities) e minacce (threats) che derivano dal contesto esterno cui sono esposte le specifiche realtà settoriali o territoriali analizzate

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