Sistemi di misurazione e di controllo delle perfomance

Come possiamo misurare e tenere sotto controllo l’andamento delle prestazioni per raggiungere obiettivi strategicamente importanti ?

Attraverso i sistemi di misurazione e controllo delle performance

Controllo Processo che permette di garantire il conseguimento degli obiettivi dell’organizzazione

(Magginson 1996)

Il processo di utilizzo delle informazioni per garantire che input, processi e output siano allineati per raggiungere gli obiettivi organizzativi

(Simons)

I sistemi di misurazione e controllo delle performance sono le procedure formali basate sulle informazioni che i project manager utilizzano per mantenere o modificare le modalità di comportamento dell’organizzazione nello svolgimento dell’attività

(Simons)

1. SCOPO di un sistema di misurazione e controllo delle prestazioni è TRASMETTERE INFORMAZIONI/DATI

2. Rappresentano procedure formali; la registrazione, l’analisi e la distribuzione di queste informazioni è parte dell’attività ed è spesso basata su pratiche predeterminate e con tempi predefiniti.

3. Sono progettati per essere utilizzati dai project manager e perciò utili; le organizzazioni producono una grande quantità di dati non tutti rilevanti per l’attività svolta dal project manager

4. Sono utilizzati per mantenere o modificare le modalità di comportamento dell’organizzazione nello svolgimento dell’attività

Attraverso i processi di controllo ci si assicura che gli obiettivi siano raggiunti monitorando regolarmente l’andamento per individuare eventuali scostamenti dal piano, in modo da poter mettere in atto se necessario misure correttive.

PROCESSI DI INIZIO

PROCESSI DI PIANIFICAZIONE

PROCESSI ESECUTIVIPROCESSI

DI CONTROLLO

PROCESSIDICHIUSURA

Il controllo è il processo presente durante tutte le fasi del progetto dalla fase iniziale/di avvio , di pianificazione , di

esecuzione e valutazione e chiusura.

Processi diInizio

Processi dipianificazione

Processi esecutivi

Processi di controllo

Processi dichiusura

TEMPO

LIV

EL

LO

DI

AT

TIV

ITA

’

LA PARALLELIZZAZIONE DELLE FASI DI UN PROGETTO

Controllare implica 3 fasi:

1. Stabilire standard quantitativi e qualitativi;

2. Controllare performance: misura dei risultati con tempi, modalità e responsabilità definite e raffronto tra il previsto e il realizzato;

3. Intraprendere azioni correttive.

La capacità di un project manager di esercitare un controllo efficace sul progetto poggia su una serie di fattori:

• Il sistema di pianificazione;

• La gestione del sistema informativo;

• Le relazioni con le persone coinvolte nel progetto

Un sistema di misurazione e controllo delle performance nasce nella fase di pianificazione ; in

questa fase e necessario:

• Decidere quali fonti di informazione siano necessarie nella fase di preparazione del progetto;

• Identificare quali dati saranno raccolti ed elaborati all’interno del progetto a quali provengono da fonti esterne;

• Definire chi dovrebbe ricevere i dati e come dovrebbe e non dovrebbe utilizzarli;

• Valutare che i costi del sistemi di controllo siano accettabili

La quantità e la qualità delle informazioni a disposizione dei project management è un buon indicatore dello stato di salute dell’organizzazione.

Uno degli obiettivi principali della misurazione e controllo delle performance e consentire una gestione basata sui fatti e non sull’intuizione

Informazioni = comunicazioni o acquisizioni di notizie o conoscenze

I flussi di informazione per il raggiungimento degli obiettivi e la realizzazione della strategia

Vertice aziendale

Servizio infermieristico

Unità Operative

Informazioni sulla strategia e sul raggiungimento degli obiettivi

InformazioniSullo scenario

Informazioni Sulle strategieDeliberate e suipiani

InformazioniSui progressiNell’attuazioneDelle strategie

InformazioniSulle minacceE sulle opportunitàemergenti