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COMMISSIONE EUROPEA DIREZIONE GENERALE DELLA COMUNICAZIONE Rappresentanza della Commissione europea in Italia

INVITO A PRESENTARE PROPOSTE

COMM/ROM/ED/2018-2020

SELEZIONE DI PARTNER PER LO SVOLGIMENTO DI ATTIVITÀ

IN QUALITÀ DI

CENTRI DI INFORMAZIONE EUROPE DIRECT IN ITALIA

(2018-2020)

La Commissione europea, tramite la Direzione generale della Comunicazione, lancia un invito a presentare proposte per la selezione di partner ai fini della gestione dei "centri di informazione Europe Direct (EDIC)"1. I richiedenti prescelti avranno diritto a ricevere una sovvenzione di un'azione e assistenza tecnica, il che consentirà loro di realizzare un insieme di attività di comunicazione in qualità di centro EDIC.

Obiettivo del presente invito è costituire una rete di centri EDIC che si dedicheranno alle tematiche relative all'UE di interesse per i cittadini a livello locale e regionale,

promuoveranno il dialogo sulle questioni europee e collaboreranno con altre2 reti di

informazione e punti di contatto dell'UE o locali.

I potenziali richiedenti sono invitati a leggere attentamente e a seguire le regole e le specifiche contenute nel presente documento e in tutta la documentazione relativa al presente invito a presentare proposte.

Dati principali Importo totale assegnato all'Italia per il 2018: 1270000 EUR, subordinato all'approvazione del bilancio da parte dell'autorità di bilancio.

Sovvenzione minima annuale per l'azione : 25000 EUR

Sovvenzione massima annuale per l'azione: 32000 EUR

1 https://europa.eu/european-union/contact/meet-us_en.

2 Informazioni sulle reti UE sono disponibili all'indirizzo: https://publications.europa.eu/it/publication-detail/-/publication/cf22f6a2-

1741-46ed-a664-aabe3e6fa416.

2

Termine per la presentazione delle domande: 27/07/2017 Si avvisano i beneficiari della sovvenzione per il 2018 nell'ambito del presente invito a presentare proposte che l'importo della sovvenzione richiesto, rispettivamente, per l'attuazione del piano annuale di comunicazione per il 2019 e per l'attuazione del piano annuale di comunicazione per il 2020, non potrà essere superiore all'importo richiesto per il 2018. Regioni/aree: Abruzzo, Basilicata, Calabria, Campania, Emilia-Romagna, Friuli-Venezia Giulia, Lazio, Liguria, Lombardia, Marche, Molise, Piemonte, Puglia, Sardegna, Sicilia, Toscana, Trentino-Alto Adige (Provincia autonoma di Trento e Provincia autonoma di Bolzano), Umbria, Val d'Aosta, Veneto.

1 INTRODUZIONE

L'attuale rete di centri d'informazione Europe Direct3 comprende più di 500 EDIC, sparsi in tutti i paesi dell'UE. Nel dicembre 2017 la rete raggiungerà la fine del suo terzo mandato, che fa seguito alla prima (2005-2008) e alla seconda generazione (2009-2012) della rete. Con l'avvio della quarta generazione della rete per il periodo 2018-20204, la Commissione europea e il Parlamento europeo continueranno a sostenere le strutture che comunicano sull'Unione europea. Il presente invito a presentare proposte, lanciato dalla Direzione generale della Comunicazione della Commissione europea attraverso la sua Rappresentanza in Italia, è rivolto a strutture idonee e interessate a gestire attività di comunicazione sull'UE tramite un "centro di informazione Europe Direct". La Rappresentanza in Italia della Commissione europea firmerà una convenzione quadro di partenariato di durata triennale con i partner selezionati. I partner selezionati riceveranno una sovvenzione annuale di un'azione, a condizione che venga rispettata la procedura di cui alla sezione 10. La sovvenzione annuale di un'azione è erogata sotto forma di importo forfettario (cfr. sezione 11.2.1), che va da un minimo di 25000 EUR a un massimo di 32000 EUR l'anno per ciascun centro. Gli importi forfettari sono calcolati per coprire mediamente il 50% dei costi relativi alle attività di comunicazione dei centri. Ciò significa che i richiedenti dovranno garantire finanziamenti sufficienti da altre fonti per soddisfare i requisiti del centro per quanto riguarda il personale, le attività e i locali, a seconda dei casi.

3 La decisione C (2012) 4158 della Commissione, del 21.6.2012, relativa all'adozione anticipata del programma di lavoro annuale per il 2013 nel settore della comunicazione per quanto concerne sovvenzioni di finanziamento di strutture ospitanti per i centri di informazione Europe Direct nell'Unione europea per il periodo 2013-2017 è disponibile sul sito: https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2013-communication-activities_en 4 La decisione C (2016) 8443 della Commissione, del 19.12.2016, relativa all'adozione del programma di lavoro per il 2017 nel settore della comunicazione, che funge da decisione di finanziamento, è disponibile all'indirizzo: https://ec.europa.eu/info/publications/work-programme-2017-communication-activities_en

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Le sovvenzioni saranno assegnate in base alle procedure di cui al titolo VI del regolamento finanziario5 e alle sue modalità di applicazione6. Oltre alla sovvenzione, la Commissione europea fornisce ai centri formazione, documentazione, accesso all'intranet Europe Direct o ad altra rete equivalente e opportunità di networking. La Commissione europea assicura un'ampia promozione della rete.

2 MISSIONI – OBIETTIVI – ATTIVITÀ

2.1 Missione e obiettivi generali dei centri di informazione Europe Direct

I centri di informazione Europe Direct ("EDIC") contribuiscono alla comunicazione della Commissione europea sull'Unione europea (UE), con l'obiettivo di interagire con i cittadini a livello locale e regionale. Le attività di comunicazione degli EDIC sono finalizzate a interessare i cittadini alle tematiche europee tramite la creazione di una solida rete di relazioni. I centri integrano e supportano le attività di comunicazione delle Rappresentanze della Commissione europea, degli Uffici di informazione del Parlamento europeo (EPIO) e di altre istituzioni e altri organi dell'UE a livello locale e/o regionale. Essi collaborano altresì con altre reti di informazione e assistenza dell'UE. I centri forniscono informazioni di base sull'UE e sulle politiche dell'UE che rivestono un interesse diretto per il pubblico e si rivolgono in particolare ai cittadini che necessitano di informazioni generali. Inoltre, gli EDIC organizzano eventi e utilizzano vari strumenti di comunicazione per raggiungere il pubblico a livello locale e regionale, direttamente o tramite moltiplicatori e soggetti interessati. Essi inoltre sostengono attivamente i dialoghi con i cittadini7, in stretta collaborazione con la Rappresentanza della Commissione europea. Gli EDIC interagiscono con i media locali e/o regionali e forniscono un feedback sulle opinioni e sulle reazioni del pubblico alle questioni riguardanti l'UE. La rete di centri di informazione Europe Direct è gestita dalla Commissione europea.

5 http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#financial_regulation

6 http://ec.europa.eu/budget/biblio/documents/regulations/regulations_en.cfm#rules_application

7 Dialoghi tenuti dai Commissari europei o da funzionari di alto livello della Commissione europea, in cui i cittadini possono esprimere le loro opinioni su tematiche relative all'UE http://ec.europa.eu/citizens-dialogues.

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2.2 Strategia triennale di comunicazione e piano annuale di comunicazione

2.2.1 Strategia triennale di comunicazione

-> Da presentare una sola volta nella domanda in risposta al presente invito a presentare proposte (cfr. allegato 1).

La strategia deve indicare l'impostazione generale che si intende seguire per gestire il centro8 per un periodo di tre anni. Occorre illustrare tale impostazione descrivendo le attività da svolgere ogni anno. L'impostazione deve essere pienamente in linea con la missione e gli obiettivi dei centri di informazione Europe Direct (cfr. sezione 2.1). La strategia deve integrare anche gli obiettivi SMART9 e contenere:

1. un'analisi approfondita delle esigenze di informazione sull'UE a livello regionale e locale nell'area interessata ;

2. il pubblico a cui ci si intende rivolgere (inclusi moltiplicatori e fasce di pubblico difficilmente raggiungibili) e le specifiche attività di comunicazione previste a tal fine;

3. i principali canali media per la comunicazione diretta e online (stampa, TV, radio, social media) che si intendono utilizzare, nonché gli argomenti che ci si propone di trattare (per es. attività dell'EDIC, prospettive locali su questioni relative all'UE e notizie sulle politiche dell'Unione);

4. dettagli sulla cooperazione, sulla complementarità e sulle sinergie dell'EDIC con le altre attività del partner che ospita l'EDIC e con altre reti e parti interessate a livello UE, nazionale e regionale;

5. indicazioni su come si intende migliorare la visibilità dell'EDIC e il suo impatto nella regione.

2.2.2 Piano annuale di comunicazione

-> Da presentare per il primo anno nella domanda in risposta al presente invito a presentare proposte (cfr. allegato 1) -> Da presentare per ciascuno degli anni successivi a seguito di un invito della Rappresentanza della Commissione europea (cfr. sezione 10.1 e allegato VIIIa) È necessario presentare un piano annuale di comunicazione che sia pienamente in linea con la strategia di comunicazione del centro (cfr. sezione 2.2.1). Il piano deve contenere obiettivi annuali specifici e riguardare temi chiave specifici. Tali temi devono essere coerenti con le priorità di comunicazione della Rappresentanza della Commissione europea e dell'Ufficio di informazione del Parlamento europeo.

Le priorità di comunicazione per il 2018 devono includere: 1. comunicare un'Europa che protegge, dà forza e difende10;

8 Il nome deve includere: "centro di informazione Europe Direct – [città/regione/area…]".….

9 SMART sta per "specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e con scadenze precise".

10 www.europa.eu/rapid/attachment/IP-16-3500/en/CWP%20v14.pdf

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=CELEX:52016DC0710&from=EN

5

2. le elezioni del Parlamento europeo nel 2019.

6

Il piano annuale di comunicazione deve contenere una descrizione dei diversi elementi della comunicazione (cfr. sezione 2.3). Mentre le "attività di comunicazione di base" e gli "eventi" devono essere realizzati da tutti i centri, i richiedenti hanno maggiore flessibilità nella scelta degli altri elementi del piano annuale di comunicazione. Poiché interagire con il pubblico è sempre più importante, gli eventi avranno un ruolo centrale. Di conseguenza, si deve selezionare "organizzazione di eventi" il numero di volte necessario per raggiungere gli obiettivi di comunicazione del centro, senza superare l'importo massimo della sovvenzione. I vari elementi del piano annuale di comunicazione possono essere combinati in modi diversi (cfr. sezione 2.3) fino al limite massimo dell'importo della sovvenzione (cfr. sezione 4).

2.3 Elementi del piano annuale di comunicazione

Il piano annuale di comunicazione comprende i seguenti elementi con diversi gradi di flessibilità, ciascuno collegato a un importo forfettario specifico (cfr. sezione 11.1.1):

Elementi obbligatori:

"Attività di comunicazione di base " (da selezionare una sola volta) — cfr. sezione 2.3.1

"Eventi"

o "Organizzazione di eventi" (da selezionare il numero di volte necessario fino al limite massimo dell'importo della sovvenzione) — cfr. sezione 2.3.2.1

Elementi facoltativi, da selezionare il numero di volte necessario:

o "Partecipazione ad eventi" – cfr. sezione 2.3.2.2

Elementi facoltativi, da selezionare una sola volta:

"Prodotti per la comunicazione"

o "Pubblicazioni" — cfr. sezione 2.3.3.1

o "Materiale di supporto alla comunicazione" — cfr. sezione 2.3.3.2

o "Materiale audiovisivo e altro materiale elettronico" - cfr. sezione 2.3.3.3

o "E-newsletter" — cfr. sezione 2.3.3.4

"Sportello aperto al pubblico" — cfr. sezione 2.3.4.

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La portata delle attività nell'ambito degli elementi selezionati deve essere proporzionata all'importo della sovvenzione.

2.3.1 Attività di comunicazione di base (elemento obbligatorio)

Occorre illustrare nel piano annuale di comunicazione in che modo si intende realizzare le "attività di comunicazione di base", che comprendono quanto segue:

gestire una linea telefonica e un indirizzo e-mail dedicati;

rispondere alle richieste individuali di appuntamento;

rispondere alle domande o indirizzare le persone alle reti UE appropriate o al centro di contatto Europe Direct11;

cooperare con la Rappresentanza della Commissione europea e l'Ufficio di informazione del Parlamento europeo in Italia;

cooperare attivamente con altri centri di informazione Europe Direct a livello nazionale e/o transfrontaliero e con altre reti UE;

distribuire pubblicazioni / informazioni / videoclip / messaggi sull' UE;

stabilire e mantenere contatti regolari con i media locali e regionali, compresi la pubblicazione di articoli e contributi alle trasmissioni radiofoniche o televisive;

interagire coerentemente con il pubblico attraverso i social media;

tenere aggiornato un sito web (o una pagina web), pubblicizzare le attività del centro e fornire informazioni pertinenti e oggettive su tematiche relative all'UE adattate a un pubblico locale e/o regionale;

partecipare alle riunioni di coordinamento/formazione organizzate dalla Rappresentanza della Commissione europea e dai servizi centrali della Commissione a Bruxelles, con il coinvolgimento attivo del Parlamento europeo12;

utilizzare uno strumento di indagine sul livello di soddisfazione degli utenti fornito dalla Commissione europea per valutare le attività del centro (eventi e altre attività, se appropriato);

fornire rapporti informativi mensili sulle attività dell'EDIC, sulle principali aree di interesse del pubblico e sulla copertura dei media locali e/o regionali, nonché sui temi di attualità richiesti tramite lo strumento online fornito dalla Commissione europea.

2.3.2 Eventi

È possibile selezionare questa voce tutte le volte che è necessario al centro per raggiungere i propri obiettivi di comunicazione , ma senza superare l'importo massimo della sovvenzione.

11

https://europa.eu/european-union/contact/call-us_it

12 Saranno coperti tutti i costi di viaggio e di alloggio relativi ai corsi di formazione presso le sedi della Commissione. Per le

riunioni generali annuali tenute in uno dei paesi dell'UE, la Commissione europea coprirà solo i costi di alloggio. La Commissione europea prevede di organizzare un massimo di tre riunioni annuali generali per tutta la durata della rete. La Rappresentanza in Italia della Commissione europea organizza in media due riunioni l'anno, di cui almeno una combinata con una formazione, a Roma o in altre località italiane. La Rappresentanza rimborsa le spese di viaggio e di alloggio e offre i pasti.

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2.3.2.1 "Organizzazione di eventi" (elemento obbligatorio) comprende l'organizzazione di un evento o di una serie di eventi. Occorre riportare nel piano annuale di comunicazione almeno quanto segue:

1. il pubblico destinatario, comprese le relative esigenze in termini di comunicazione;

2. un piano media completo, compresi televisione, stampa, radio, Internet e social media, a seconda del tipo di evento;

3. il tipo di evento, il messaggio e il contenuto, compreso il programma, la data e la sede;

4. il risultato/l'impatto previsto sul pubblico destinatario.

2.3.2.2 "Partecipazione ad eventi" (elemento facoltativo) comprende la partecipazione attiva, con uno stand o una presentazione, ad eventi organizzati da terzi. Occorre riportare nel piano annuale di comunicazione almeno quanto segue:

1. una descrizione dell'evento, compresi i motivi della partecipazione del centro;

2. il pubblico a cui si rivolgono l'evento e lo stand del centro, comprese le relative esigenze di comunicazione;

3. la copertura mediatica: social media, Internet e televisione, stampa e/o radio, a seconda dei casi;

4. il messaggio e il contenuto della presentazione del centro all'evento;

5. il risultato/l'impatto previsto sul pubblico destinatario.

2.3.3 Prodotti per la comunicazione (elemento facoltativo)

Il contenuto di questi prodotti deve integrare il materiale esistente prodotto dalle istituzioni UE.

2.3.3.1 Le "pubblicazioni" devono comprendere pubblicazioni stampate e/o materiale didattico prodotti dal centro o stampe scaricabili dal sito EU Bookshop13. Occorre indicare nel piano annuale di comunicazione almeno quanto segue:

1. il pubblico destinatario, comprese le relative esigenze di comunicazione;

2. il tipo, il messaggio e il contenuto delle pubblicazioni;

3. i canali di distribuzione e le quantità;

13

https://bookshop.europa.eu/en/home/

9

4. il risultato/l'impatto previsto sul pubblico destinatario.

2.3.3.2 "Materiale di supporto alla comunicazione" può comprendere materiali promozionali, infografiche, volantini, ecc. Occorre indicare nel piano annuale di comunicazione almeno quanto segue:

1. il pubblico destinatario, comprese le relative esigenze di comunicazione;

2. una descrizione del materiale;

3. i canali di distribuzione e le quantità;

4. il risultato/l'impatto previsto sul pubblico destinatario.

2.3.3.3 "Materiale audiovisivo e altro materiale elettronico": deve trattarsi di prodotti realizzati dal centro. Occorre indicare nel piano annuale di comunicazione almeno quanto segue:

1. il pubblico destinatario, comprese le relative esigenze di comunicazione;

2. il messaggio e il contenuto del materiale, compreso il testo provvisorio;

3. i canali di distribuzione;

4. il risultato/l'impatto previsto sul pubblico destinatario.

2.3.3.4 La "e-newsletter" deve comprendere prodotti realizzati dal centro, che devono essere distribuiti attraverso gli opportuni canali di comunicazione (per es. mailing list, social media, ecc.). Occorre indicare nel piano annuale di comunicazione almeno quanto segue:

1. il pubblico destinatario, comprese le relative esigenze di comunicazione;

2. i messaggi, il contenuto e la frequenza;

3. i canali di distribuzione;

4. il risultato/l'impatto previsto sul pubblico destinatario.

2.3.4 "Sportello aperto al pubblico" (elemento facoltativo)

Uno "sportello aperto al pubblico" deve avere una sede fisica dal chiaro valore aggiunto. Si dovrà dimostrare che lo sportello sarà:

ubicato nel centro città, con vetrine sulla strada principale, o in altra posizione strategica in grado di attirare un elevato numero di visitatori.

Lo sportello deve:

indicare chiaramente gli orari di apertura e il personale in servizio presso il centro;

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essere facilmente accessibile al pubblico;

essere molto visibile e opportunamente segnalato (cfr. la sezione 12.1);

disporre di uno spazio per accogliere i visitatori ed esporre i materiali sull'UE.

2.4 Clausola di indipendenza

Pur lavorando in stretta collaborazione con la Rappresentanza della Commissione europea e l'Ufficio d'informazione del Parlamento europeo, i centri sono indipendenti e non parlano a nome della Commissione europea e/o del Parlamento europeo. I centri devono tuttavia assicurare di trasmettere sempre la posizione dell'UE nel modo più accurato possibile e comunicare in modo neutrale, oggettivamente corretto e imparziale. Devono anche spiegare al loro pubblico qual è il ruolo dei centri di informazione Europe Direct. Cfr. anche la sezione 12.

2.5 Impegno dei partner

I partner selezionati per svolgere le attività di comunicazione di un centro di informazione Europe Direct si impegnano a:

assicurare che il centro adempia pienamente alla propria missione e attui il piano annuale di comunicazione, secondo le indicazioni della Rappresentanza della Commissione europea;

assicurare che il centro fornisca informazioni neutrali, precise ed oggettivamente corrette sull'UE e che non sia né si intenda utilizzato per scopi non corrispondenti alla sua missione e ai suoi obiettivi;

assicurare che il personale del centro sia in possesso delle competenze e delle qualifiche indicate nei criteri di selezione di cui alla sezione 8.2 del presente invito a presentare proposte;

promuovere la cooperazione del centro con altri centri di informazione Europe Direct e altre reti e parti interessate;

usare il nome e il logo "Europe Direct" e le altre forme di identificazione previste dalla Commissione europea sistematicamente per tutte le attività e su tutti i prodotti;

comunicare tempestivamente alla Rappresentanza della Commissione europea eventuali problemi relativi all'attuazione del piano annuale di comunicazione;

svolgere tutte le attività del centro gratuitamente per gli utenti interessati;

assicurare l'attuazione delle attività del centro dal primo mese di ogni anno, tenendo presente che il 70% del prefinanziamento della sovvenzione sarà corrisposto nel corso del primo trimestre di quell'anno, mentre il saldo sarà corrisposto l'anno successivo;

garantire alla Commissione europea l'accesso ai propri locali.

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3 CALENDARIO

Fasi Data e ora o periodo

a) Pubblicazione dell'invito a presentare proposte 16/06/2017

b) Termine per formulare quesiti e richieste di chiarimento 24/07/2017 ore 17

c) Termine per la presentazione delle domande 27/07/2017 ore 17

d) Periodo di valutazione (indicativo) 01/08/2017 – 31/10/2017

e) Informazioni ai richiedenti (indicativo) 30/11/2017

f) Firma della convenzione quadro di partenariato Al più tardi entro il 31/12/2017

g) Firma della convenzione specifica annuale (indicativo) Inizio 2018

h) Data di inizio delle attività nel quadro del primo piano annuale di comunicazione

01/01/2018

4 BILANCIO DISPONIBILE

Il bilancio annuale totale destinato al cofinanziamento delle attività di comunicazione dei centri di informazione Europe Direct in Italia è stimato in 1 270 000 EUR.

Tuttavia, l'importo effettivo dipenderà dai fondi disponibili dopo che il bilancio per il 2018 sarà adottato dall'autorità di bilancio.

La sovvenzione massima sarà compresa tra un minimo di 25000 EUR l'anno e un massimo di 32000 EUR l'anno.

Si avvisano i beneficiari della sovvenzione per il 2018 nell'ambito del presente invito a presentare proposte che l'importo della sovvenzione richiesto, rispettivamente, per l'attuazione del piano annuale di comunicazione per il 2019 e per l'attuazione del piano annuale di comunicazione per il 2020, non potrà essere superiore all'importo richiesto per il 2018.

La Commissione si riserva il diritto di non distribuire tutti i fondi disponibili.

5 REQUISITI DI AMMISSIBILITÀ

Le domande devono essere inviate entro il termine di cui alla sezione 3, lettera c).

Le domande devono essere presentate per iscritto, utilizzando l'apposito modulo (cfr. sezione 14).

Le domande devono essere redatte in una delle lingue ufficiali dell'UE.

Qualora tali requisiti non siano soddisfatti, la domanda sarà respinta.

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6 CRITERI DI AMMISSIBILITÀ

6.1 Richiedenti ammissibili

Se la proposta soddisfa i requisiti di ammissibilità, si procede a un controllo per determinare se il richiedente può essere ammesso a beneficiare di una sovvenzione di un' azione della Commissione.

Criteri di ammissibilità

Sono ammissibili i seguenti richiedenti:

- enti pubblici riconosciuti; o

- enti privati riconosciuti con una missione di servizio pubblico14.

Non sono ammissibili le persone fisiche e gli enti a scopo di lucro.

Sono ammissibili solamente le domande di soggetti giuridici stabiliti in uno degli Stati membri dell'UE.

I soggetti giuridici aventi rapporti giuridici o patrimoniali con i richiedenti, che non sono limitati all'azione né sono stati istituiti al solo fine di attuarla, possono partecipare all'azione in qualità di entità affiliate.

A tal fine, i richiedenti devono indicare tali entità affiliate nel modulo di domanda e specificare il rapporto giuridico o patrimoniale che tali entità hanno con loro.

Documenti giustificativi:

Al fine di valutare l'ammissibilità dei richiedenti, i seguenti documenti giustificativi devono essere presentati insieme alla domanda (anche per le eventuali entità affiliate):

- una copia dello statuto; o

- una copia di un certificato ufficiale attestante che l'ente è legalmente costituito e registrato.

6.2 Attività ammissibili

Cfr. la precedente sezione 2.3 per una descrizione delle attività ammissibili.

6.3 Periodo di attuazione

Le attività di comunicazione del centro nell'ambito di ciascun piano annuale di comunicazione devono essere realizzate in un periodo di 12 mesi, dal 1° gennaio al 31 dicembre dello stesso anno.

14

Un ente di diritto privato investito di una missione di servizio pubblico può essere riconosciuto come

tale da una legge nazionale del paese di registrazione. In mancanza di una legge di questo tipo, l'ordinatore,

nel decidere se un richiedente rientra o meno nella definizione, prenderà in considerazione, tra gli altri, i

seguenti fattori:

- il richiedente è un ente senza scopo di lucro (cioè non ha interessi commerciali) o

- le risorse per svolgere tale missione sono fornite principalmente dallo Stato, da autorità pubbliche o da un

altro ente senza fini di lucro o

- i suoi compiti sono svolti a nome dello Stato/di pubbliche autorità o di un ente senza scopo di lucro e

sono pertanto considerati di pubblico interesse.

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7 CRITERI DI ESCLUSIONE

7.1 Esclusione

Documenti giustificativi15:

I richiedenti devono presentare una dichiarazione sull'onore firmata a proprio nome (e per conto delle entità affiliate, se sono incluse nella domanda), che attesti che non si trovano in una delle situazioni di cui agli articoli 106, paragrafo 1, e 107, del regolamento finanziario. Il modulo che i richiedenti devono compilare è riportato nell'allegato B del modulo di domanda.

7.2 Esclusione dall'invito a presentare proposte

L'ordinatore non deve attribuire sovvenzioni ai richiedenti che:

a. si trovino in una situazione che li esclude dalla partecipazione all'azione, come indicato alla sezione 7.1 (cfr. allegato B del modulo di domanda);

b. abbiano reso false dichiarazioni nel fornire le informazioni richieste ai fini della partecipazione alla procedura o abbiano omesso di fornire tali informazioni;

c. siano stati coinvolti in precedenza nella preparazione di documenti di un invito a presentare proposte, ove ciò abbia comportato una distorsione della concorrenza che non possa essere sanata in altro modo.

Gli stessi criteri di esclusione si applicano alle entità affiliate. Sanzioni amministrative e finanziarie possono essere imposte ai richiedenti o alle eventuali entità affiliate che si rendano colpevoli di false dichiarazioni.

8 CRITERI DI SELEZIONE

8.1 Capacità finanziaria

Il richiedente deve disporre di risorse finanziarie stabili e sufficienti, in modo da poter condurre le attività dell'EDIC per tutta la durata della sovvenzione e partecipare al suo finanziamento. La capacità finanziaria del richiedente sarà valutata sulla base dei seguenti documenti giustificativi, che devono essere presentati insieme alla domanda:

- dichiarazione sull'onore (cfr. allegato B del modulo di domanda). La Rappresentanza della Commissione europea può chiedere ulteriori informazioni atte a dimostrare la capacità finanziaria del richiedente.

Sulla base dei documenti presentati, se la Rappresentanza ritiene che la capacità finanziaria del richiedente sia fragile, può:

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I riferimenti alle tipologie di documenti utilizzabili a tali fini negli Stati membri dell'UE e in alcuni paesi del SEE e nei paesi

candidati sono reperibili nel database eCERTIS: http://ec.europa.eu/markt/ecertis/login.do

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chiedere ulteriori informazioni;

decidere di non concedere il prefinanziamento;

decidere di concedere il prefinanziamento in più rate;

respingere la domanda.

8.2 Capacità operativa

Il richiedente deve possedere le competenze professionali e le qualifiche appropriate per condurre le attività di comunicazione proposte dal centro. Sarà necessario dimostrare in particolare le competenze e l'esperienza che seguono:

avere una solida capacità logistica (per esempio: supporto e materiale informatico affidabili, sala(e) riunioni, ecc.);

avere almeno 2 anni di esperienza di comunicazione con il pubblico;

la persona che si intende nominare per gestire il centro ("il responsabile dell'EDIC") o il gruppo di persone16 (se si sceglie di nominare un gruppo per gestire il centro) deve avere le seguenti competenze:

o le capacità di comunicazione necessarie per raggiungere e coinvolgere il pubblico e/o le parti interessate, compresi almeno 2 anni di esperienza:

nell'organizzazione di eventi, nella moderazione/animazione di dibattiti e buone capacità di presentazione;

nella redazione/preparazione di materiali di comunicazione da distribuire a diverse categorie di destinatari tramite canali differenti;

nella gestione di un sito web e nell'uso dei social media per creare comunità online;

di lavoro con la stampa e con i media;

o conoscenza delle tematiche relative all'UE (per esempio studi in materia, esperienza professionale, ecc.);

o competenze manageriali, con un approccio proattivo e creativo allo svolgimento dei compiti (queste competenze sono necessarie specificamente per il responsabile dell'EDIC/il responsabile del gruppo);

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Per la gestione di tutte le attività dell'EDIC, i richiedenti possono decidere di designare una sola

persona o un gruppo, con un responsabile del gruppo chiaramente identificato. Il responsabile del

gruppo agisce quale principale punto di contatto per la Commissione e partecipa a tutte le formazioni e

le riunioni organizzate dalla Commissione ai fini delle azioni previste dalla sovvenzione. Nel caso in

cui, per la gestione delle attività dell'EDIC, si decida di designare un gruppo, con un responsabile del

gruppo chiaramente identificato, tutte le competenze richieste devono essere soddisfatte dal gruppo in

modo complementare.

15

o essere madrelingua o avere una conoscenza della lingua italiana corrispondente almeno al livello C2 del QCER17;

o avere una buona conoscenza pratica di inglese, francese o tedesco, corrispondente almeno al livello B2 del QCER. Esempi di situazioni in cui è richiesto tale livello di conoscenza dell'inglese, del francese o del tedesco sono: la partecipazione attiva alle formazioni organizzate dalla Commissione europea, la stesura di rapporti e la cooperazione transfrontaliera tra i centri di informazione Europe Direct e con altre reti.

Documenti giustificativi:

per dimostrare la propria capacità operativa, il richiedente dovrà presentare i seguenti documenti giustificativi:

una dichiarazione sull'onore (cfr. allegato B del modulo di domanda);

una descrizione di almeno due attività svolte negli ultimi due anni, che dimostrino che il richiedente ha esperienza nella comunicazione al pubblico;

CV del responsabile dell'EDIC o CV dei membri del gruppo che dimostrino le competenze sopra richieste, compresa una ripartizione dei compiti e delle responsabilità. È necessario fornire documenti giustificativi che dimostrino tali competenze, per esempio un certificato che attesti l'esperienza o una lettera di referenze. Inoltre, il responsabile dell'EDIC/il responsabile del gruppo deve fornire una breve lettera di motivazione che illustri esempi recenti di un approccio proattivo e creativo adottato nello svolgimento di compiti specifici.

9 CRITERI DI AGGIUDICAZIONE

9.1 Criteri di aggiudicazione per la strategia triennale generale di comunicazione e il piano annuale di comunicazione per il 2018

Le domande che supereranno la valutazione saranno esaminate in base ai criteri di aggiudicazione. La strategia triennale generale di comunicazione sarà valutata sulla base dei criteri 1 e 2. Il piano annuale di comunicazione per il 2018 sarà valutato sulla base dei criteri 3 e 4.

1. Pertinenza della strategia triennale di comunicazione e sensibilizzazione (30 punti) rispetto a:

a. missione e obiettivi generali dell'EDIC — 15 punti;

b. soddisfacimento delle esigenze locali e/o regionali di informazione sull'UE, compresi i destinatari e i principali canali media identificati dal richiedente — 15 punti.

2. Efficacia dell'EDIC (20 punti:):

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http://europass.cedefop.europa.eu/resources/european-language-levels-cefr

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a. capacità del centro di fare rete (cooperazione, complementarità e sinergie con il partner che ospita l'EDIC, con altre reti e parti interessate dell'UE, nazionali e regionali) e impatto nella regione/area oggetto della domanda — 10 punti;

b. visibilità e potenziale raggio di azione del centro, incluso l'effetto moltiplicatore previsto —10 punti;

3. qualità del piano annuale di comunicazione per il 2018 e coerenza del piano con la strategia triennale di comunicazione (40 punti):

a. efficacia del piano annuale di comunicazione per il 2018 e coerenza del piano con la strategia triennale di comunicazione e con le priorità di comunicazione per il 2018 (cfr. sezione 2.2.2) — 20 punti;

b. rilevanza e fattibilità dei singoli elementi del piano annuale di comunicazione per il 2018 — 20 punti;

4. efficienza dei metodi utilizzati per attuare il piano annuale di comunicazione, in particolare le risorse umane e finanziarie impiegate per raggiungere gli obiettivi (10 punti).

Le domande saranno classificate in ordine di merito, cioè in base al numero di punti ottenuti (massimo 100 punti). Verranno scelte le proposte migliori, cioè la proposta con il maggior numero di punti si classificherà prima, quella con il secondo punteggio più alto si classificherà seconda e così via. Le proposte saranno elencate in ordine di merito decrescente.

Le domande con un punteggio inferiore al 60% per uno qualunque dei quattro criteri di aggiudicazione di cui sopra (punteggio totale per ciascuno dei quattro criteri di aggiudicazione) non saranno considerate ai fini dell'aggiudicazione. La stessa regola si applica alle proposte con punteggio inferiore al 70% del punteggio massimo totale possibile.

9.2 Equilibrio geografico

Qualora pervengano più proposte dalla stessa regione/area, la Rappresentanza della Commissione europea attribuirà la sovvenzione alla/e proposta/e con il punteggio più alto. In base al bilancio disponibile, si applicherà la stessa regola fino al raggiungimento del bilancio annuale destinato al cofinanziamento delle attività di comunicazione dei centri di informazione Europe Direct in Italia.

9.3 Criteri di aggiudicazione per i piani annuali di comunicazione 2019 e 2020

I piani annuali di comunicazione e i relativi bilanci per gli anni 2019 e 2020 (cfr. sezione 10.1) saranno valutati sulla base dei seguenti criteri di aggiudicazione:

1. efficacia del piano annuale di comunicazione — 25 punti;

2. coerenza del piano annuale di comunicazione con la strategia triennale di comunicazione e con le priorità di comunicazione annuali della Rappresentanza della Commissione europea e dell'Ufficio di informazione del Parlamento europeo — 25 punti;

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3. pertinenza e fattibilità dei singoli elementi del piano annuale di comunicazione — 40 punti;

4. efficienza dei metodi utilizzati per attuare il piano annuale di comunicazione, in particolare risorse umane e finanziarie impiegate per raggiungere gli obiettivi — 10 punti.

10 IMPEGNI GIURIDICI

La sovvenzione sarà disciplinata da una convenzione quadro di partenariato (cfr. allegato 2) e da convenzioni specifiche di sovvenzione (cfr. allegato III dell'allegato 2). La convenzione quadro di partenariato coprirà un periodo di 3 anni, mentre le convenzioni specifiche di sovvenzione per l'attuazione del piano annuale di comunicazione avranno la durata di 1 anno. Le convenzioni specifiche di sovvenzione per eventuali attività di comunicazione ad hoc riguarderanno il periodo specificato nell'apposito invito a presentare proposte.

Le convenzioni entrano in vigore alla data in cui l'ultima parte (la Rappresentanza della Commissione europea) le firma.

Una volta firmate, le convenzioni possono essere modificate in fase di attuazione solo se la Rappresentanza della Commissione europea autorizza preventivamente la modifica. La Rappresentanza della Commissione europea si riserva il diritto di verificare che la modifica proposta sia conforme alla proposta iniziale.

10.1 Convenzioni specifiche di sovvenzione per l'attuazione del piano annuale di comunicazione

In caso di aggiudicazione, la Rappresentanza della Commissione europea firma con il richiedente una convenzione quadro di partenariato triennale, seguita da una convenzione specifica di sovvenzione annuale per il 2018.

La data di inizio del piano annuale di comunicazione è il 1° gennaio 2018. L'azione per il 2018 deve essere completata entro il 31 dicembre 2018.

L'assegnazione di una sovvenzione annuale non dà automaticamente diritto a sovvenzioni per gli anni successivi.

Le convenzioni specifiche di sovvenzione di un'azione per gli anni 2019 e 2020 (nell'ambito del periodo triennale oggetto della convenzione quadro) possono essere firmate solo se la Rappresentanza della Commissione europea dà una valutazione positiva delle proposte presentate sulla base dei criteri di aggiudicazione. Le proposte in questione saranno presentate in seguito a un invito della Rappresentanza della Commissione europea e comprenderanno il piano annuale di comunicazione e il relativo bilancio. In tale occasione, non si procederà nuovamente all'esame dei criteri di esclusione e selezione.

Il beneficiario deve segnalare qualsiasi modifica delle circostanze verificatasi dopo la firma della convenzione quadro di partenariato che potrebbe incidere sui criteri di esclusione e selezione. La Rappresentanza della Commissione europea si riserva il diritto di verificarli prima di avviare ciascun invito a presentare proposte.

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Calendario indicativo degli impegni giuridici

Anno/convenzione Presentazione della proposta

Notifica di aggiudicazione

Firma Inizio/fine

Convenzione quadro di partenariato triennale

Presentata in risposta al presente invito a presentare

proposte

Prima della fine del 2017

Ultimo trimestre del 2017

1° gennaio 2018 - 31 dicembre 2020

Convenzione specifica di sovvenzione di un'azione

per il 2018

Presentata in risposta al presente invito a presentare

proposte

Prima della fine del 2017

Primo trimestre del 2018

1° gennaio 2018 - 31 dicembre 2018

Convenzione specifica di sovvenzione di un'azione

per il 2019

Termine di cui all'articolo I.1.1.2 della convenzione

quadro di partenariato

Prima della fine del 2018

Primo trimestre del 2019

1° gennaio 2019 - 31 dicembre 2019

Convenzione specifica di sovvenzione di un'azione

per il 2020

Termine di cui all'articolo I.1.1.2 della convenzione

quadro di partenariato

Prima della fine del 2019

Primo trimestre del 2020

1° gennaio 2020 - 31 dicembre 2020

10.2 Convenzioni specifiche di sovvenzione per l'attuazione di attività di comunicazione ad hoc La convenzione quadro di partenariato prevede la possibilità di invitare i partner a presentare proposte di attività di comunicazione ad hoc al di fuori del piano annuale di comunicazione (cfr. articolo I.1.2.2 della convenzione quadro di partenariato). I requisiti dettagliati, compresi i criteri di aggiudicazione, saranno indicati nell'invito a presentare proposte. In tal caso, le convenzioni specifiche di sovvenzione di un'azione possono essere firmate solo se la Commissione europea dà una valutazione positiva delle proposte presentate. In tale occasione non si procede al riesame dei criteri di esclusione e selezione. È necessario segnalare qualsiasi modifica delle circostanze verificatasi dopo la firma della convenzione quadro di partenariato che potrebbe incidere sui criteri di esclusione e selezione. La Rappresentanza della Commissione europea si riserva il diritto di riverificarli prima di avviare ciascun invito a presentare proposte.

11 DISPOSIZIONI FINANZIARIE

11.1 Costi ammissibili

Gli importi forfettari collegati a ciascun elemento del piano annuale di comunicazione sono stati calcolati tenendo conto di tutti i costi diretti e indiretti ammissibili che i beneficiari sostengono durante l'esecuzione delle attività di cui alla sezione 2.3.

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11.2 Forma della sovvenzione

11.2.1 Importi forfettari

La sovvenzione per il piano annuale di comunicazione sarà costituita da un importo forfettario che copre i costi ammissibili dell'azione. L'ammontare annuo totale dell'importo forfettario è compreso tra 25000 e 32000 EUR.

Ogni elemento del piano annuale di comunicazione (cfr. sezione 2.3) è collegato a uno specifico importo forfettario, come indicato nella tabella seguente. Gli importi forfettari non possono essere modificati.

Elementi del piano annuale di comunicazione Obbligatorio/Facoltativo

Frequenza

Importi forfettari (in euro)

100%

"ATTIVITÀ DI COMUNICAZIONE DI BASE" Obbligatorio Una volta

15 000

"EVENTI" Organizzazione di eventi

Obbligatorio Più di una volta

2 000

Partecipazione ad eventi

Facoltativo Più di una volta

700

"PRODOTTI PER LA COMUNICAZIONE"

Pubblicazioni Facoltativo Una volta 1 500

Materiale di supporto alla comunicazione

Facoltativo Una volta 500

Materiale audiovisivo e altro materiale elettronico

Facoltativo Una volta 1 000

E-newsletter Facoltativo Una volta 500

"SPORTELLO APERTO AL PUBBLICO" Facoltativo Una volta 5 000

L'importo totale della sovvenzione sarà calcolato aggiungendo all'importo forfettario per le "attività di comunicazione di base" l'importo forfettario per ciascun elemento aggiuntivo del piano annuale di comunicazione.

È possibile selezionare più volte "organizzazione di eventi" e "partecipazione ad eventi", fino al limite massimo dell'importo della sovvenzione.

Gli altri elementi del piano annuale di comunicazione possono essere selezionati una sola volta.

Occorre combinare elementi diversi in modo che l'importo totale della sovvenzione sia compreso tra 25000 EUR e 32000 EUR.

L'importo richiesto deve essere basato sulle regole di cui sopra, tenendo conto dell'importo minimo e massimo della sovvenzione. L'importo deve anche essere coerente con il piano annuale di comunicazione.

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Mentre l'importo forfettario corrispondente a ciascun elemento è fisso (per esempio non è possibile chiedere la metà di un importo forfettario), durante l'anno è possibile applicare una certa flessibilità. È consentito per esempio sostituire un elemento con un altro a condizione che:

- sia assicurata la coerenza con il piano annuale di comunicazione; - la Rappresentanza della Commissione europea abbia dato preventivamente il suo

consenso; e - l'importo finale della sovvenzione non superi l'importo massimo della sovvenzione

indicato nella convenzione specifica di sovvenzione. Se un elemento del piano annuale di comunicazione è stato scambiato con un altro e se è collegato a:

o un importo forfettario più elevato, non sarà fornito alcun bilancio aggiuntivo;

o un importo forfettario più basso, l'importo finale della sovvenzione sarà ridotto di conseguenza.

La sovvenzione sarà erogata integralmente purché il piano annuale di comunicazione sia attuato correttamente. Se uno degli elementi del piano annuale di comunicazione non è correttamente attuato, l'importo della sovvenzione sarà ridotto in maniera proporzionale. In tal caso, al momento della presentazione della richiesta di pagamento del saldo il beneficiario dovrà stimare fino a che punto sia stato attuato un determinato elemento del piano annuale di comunicazione (cfr. colonna b) dell'allegato V della convenzione quadro di partenariato). Cfr. anche sezione 11.4.

Prima del pagamento del saldo sarà effettuata una verifica per accertare il soddisfacimento delle condizioni di cui sopra che danno luogo al pagamento dell'importo forfettario. Le verifiche, i controlli e le revisioni contabili che confermano il rispetto delle condizioni possono essere eseguiti anche dopo il pagamento del saldo.

I beneficiari possono essere tenuti a dimostrare di aver attuato correttamente il piano annuale di comunicazione.

I beneficiari non sono tenuti a comunicare i costi effettivamente sostenuti per l'attuazione dell'azione.

Eventuali controlli ex post non mettono in discussione l'ammontare degli importi forfettari. Ciò lascia impregiudicata la possibilità di ridurre la sovvenzione come specificato sopra.

Il pagamento della sovvenzione lascia impregiudicato il diritto di accesso ai registri dei beneficiari ai fini di:

esaminarli per sovvenzioni future; o

proteggere gli interessi finanziari dell'UE, per es. rilevare frodi, irregolarità o violazioni degli obblighi.

11.2.2 Rimborso dei costi effettivi

La convenzione quadro di partenariato consente di concedere sovvenzioni sotto forma di rimborso dei costi ammissibili effettivamente sostenuti. La possibilità di rimborsare i costi effettivi può essere utilizzata solo per le attività di comunicazione ad hoc (cfr.

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sezione 10.2). Le sovvenzioni di questo tipo saranno determinate applicando un tasso massimo di cofinanziamento ai costi ammissibili effettivamente sostenuti e dichiarati dal beneficiario e dalle eventuali entità affiliate. Ulteriori dettagli, inclusa la percentuale del tasso di cofinanziamento, nonché i costi ammissibili, saranno eventualmente specificati nell'invito a presentare proposte.

11.3 Bilancio in pareggio

Nel bilancio previsionale del piano annuale di comunicazione le entrate e le uscite devono essere in pareggio.

Il bilancio deve essere redatto in euro.

Qualora i costi non siano sostenuti in euro, si deve utilizzare il tasso di cambio pubblicato sul sito Infor-euro disponibile all'indirizzo:

http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm

È necessario garantire che la sovvenzione UE non sia utilizzata per coprire l'intero ammontare delle risorse finanziarie necessarie a svolgere le attività previste nel piano annuale di comunicazione. Gli importi forfettari stabiliti nella decisione della Commissione sono fissati in modo tale che, in media, fino al 50% dei costi del piano annuale di comunicazione siano coperti dalla sovvenzione della Commissione.

Il cofinanziamento del piano annuale di comunicazione può assumere la forma di:

risorse proprie del beneficiario;

contributi finanziari da parte di terzi.

Il cofinanziamento non può includere contributi in natura da parte di terzi.

11.4 Calcolo dell'importo finale della sovvenzione

L'importo finale della sovvenzione è calcolato dalla Rappresentanza della Commissione europea prima del versamento del saldo. Il calcolo comprende le seguenti fasi:

Fase 1 — Somma degli importi forfettari

L'importo di cui alla fase 1 è ottenuto calcolando il valore totale degli importi forfettari corrispondenti agli elementi del piano annuale di comunicazione così come attuato.

Fase 2 — Limitazione all'importo massimo della sovvenzione

L'importo totale corrisposto dalla Commissione ai beneficiari non può in nessun caso superare l'importo massimo della sovvenzione, quale indicato nella convenzione specifica. Se l'importo ottenuto in seguito alla fase 1 è superiore all'importo massimo, l'importo finale della sovvenzione sarà limitato all'importo massimo.

Fase 3 — Riduzione dovuta al principio del divieto del fine di lucro - non applicabile

Fase 4 — Riduzione per attuazione inadeguata o violazione di altri obblighi

La Commissione può ridurre l'importo massimo della sovvenzione se l'azione non è stata attuata adeguatamente (ossia in caso di mancata attuazione oppure di attuazione

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carente, parziale o tardiva) o se è stato violato un altro obbligo previsto dalla convenzione.

L'importo della riduzione è determinato dalla percentuale dell'azione attuata per ciascun elemento, come segue:

Percentuale di attuazione dell'elemento Percentuale di pagamento

70-100% 100%

50-70% 70%

30-50% 50%

0-30% 0%

Cfr. anche l'allegato V della convenzione quadro di partenariato.

11.5 Modalità di rendicontazione e di pagamento

I beneficiari possono chiedere i seguenti pagamenti, purché abbiano soddisfatto le condizioni previste dalla convenzione di sovvenzione (per es. termini di pagamento, massimali, ecc.). Le richieste di pagamento, come indicato nella convenzione di sovvenzione, devono essere accompagnate dai seguenti documenti:

Richiesta di pagamento Documenti di accompagnamento

Termine di pagamento*

Un prefinanziamento corrispondente al 70% dell'importo della sovvenzione concesso

(a) convenzione specifica firmata

Entro 30 giorni di calendario dall'entrata in vigore della convenzione specifica (la convenzione specifica entra in vigore alla data in cui l'ultima parte firma)

Pagamento del saldo

La Commissione definisce l'importo del pagamento in base al calcolo dell'importo finale della sovvenzione (cfr. sopra, sezione 11.4)

(a) relazione tecnica finale (b) rendiconto finanziario

finale

60 giorni di calendario dalla presentazione del saldo (il beneficiario ha 60 giorni di calendario per presentare il saldo dalla fine del periodo di riferimento)

* Cfr. la tabella della sezione 10.

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11.6 Altre condizioni finanziarie

a) Divieto di cumulo

Un'azione può ricevere solo una sovvenzione dal bilancio UE.

In nessun caso il bilancio UE può finanziare due volte gli stessi costi. Per assicurarsi che ciò non accada, i richiedenti devono indicare nella domanda di sovvenzione:

le fonti e gli importi dei finanziamenti UE ricevuti o richiesti per la stessa azione o parte di essa;

le fonti e gli importi dei finanziamenti UE ricevuti o richiesti per finanziare il funzionamento del richiedente nel corso dello stesso esercizio;

qualsiasi altro finanziamento ricevuto o richiesto per la stessa azione.

b) Non retroattività

Non è ammessa la sovvenzione retroattiva di azioni già concluse.

Una sovvenzione può essere concessa per un'azione già iniziata, solo se il richiedente è in grado di dimostrare nella domanda di sovvenzione la necessità di iniziare l'azione prima della firma della convenzione di sovvenzione.

In tali casi, i costi ammissibili al finanziamento non possono essere stati sostenuti prima della data di presentazione della domanda di sovvenzione.

c) Appalti di esecuzione/subappalti

Qualora l'attuazione dell'azione richieda l'aggiudicazione di appalti (appalti di esecuzione), il beneficiario deve aggiudicare il contratto all'offerta che presenta il miglior rapporto qualità/prezzo o il prezzo più basso (secondo i casi) evitando conflitti di interesse.

Il beneficiario deve documentare chiaramente la procedura di gara e conservare la documentazione per un'eventuale revisione contabile.

I beneficiari possono subappaltare compiti che fanno parte dell'azione. Qualora decidano di farlo, devono garantire che, oltre alle condizioni sopraccitate relative al miglior rapporto qualità/prezzo e all'assenza di conflitti di interesse, siano rispettate anche le seguenti condizioni:

a) il subappalto non copra i compiti fondamentali previsti dall'azione;

b) il ricorso al subappalto sia giustificato dalla natura dell'azione e da ciò che è necessario per attuarla;

c) se del caso, i costi stimati del subappalto siano chiaramente identificabili nel bilancio previsionale;

d) qualsiasi ricorso al subappalto, se non previsto nella descrizione dell'azione, sia comunicato dal beneficiario e approvato dalla Commissione. La Commissione può concedere l'approvazione:

(i) prima del ricorso al subappalto, se i beneficiari chiedono una modifica;

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(ii) dopo il ricorso al subappalto, qualora il medesimo:

sia specificamente giustificato nella relazione tecnica intermedia o finale; e

non comporti modifiche della convenzione di sovvenzione che metterebbero in discussione la decisione di aggiudicazione della sovvenzione o che violerebbero il principio della parità di trattamento dei richiedenti.

e) i beneficiari assicurino che alcune delle condizioni ad essi applicabili riportate nella convenzione di sovvenzione (per esempio visibilità, riservatezza, ecc.) si applichino anche ai subappaltatori.

d) Sostegno finanziario a terzi

Le domande possono prevedere un sostegno finanziario a terzi sotto forma di premio quale risultato di un concorso. In tali casi, le domande devono includere:

una descrizione esaustiva del concorso;

una descrizione del pubblico destinatario del premio;

i criteri di assegnazione del premio;

qualora il premio non sia sotto forma, per esempio, di materiale promozionale, l'importo massimo da assegnare a ogni terza parte e i criteri di determinazione dell'importo.

12 PUBBLICITÀ

12.1 Da parte dei beneficiari

I beneficiari devono indicare chiaramente il contributo dell'UE in tutte le pubblicazioni o in relazione alle attività per le quali si utilizza la sovvenzione.

Per questo motivo, su tutte le pubblicazioni, i manifesti, i programmi e gli altri prodotti realizzati nell'ambito del progetto cofinanziato, è necessario:

menzionare che l'EDIC è "cofinanziato dall'Unione europea";

collocare il simbolo dell'Unione europea in una posizione prominente;

utilizzare il nome Europe Direct, il logo e le altre forme di identificazione previste dalla Commissione europea.

È opportuno utilizzare anche una clausola di esclusione della responsabilità in cui si dichiara che l'UE non è responsabile delle opinioni espresse nelle pubblicazioni e/o in relazione alle azioni per le quali è utilizzata la sovvenzione.

12.2 Da parte della Commissione

A eccezione delle borse di studio corrisposte alle persone fisiche e di altre forme di sostegno diretto corrisposte alle persone fisiche più bisognose, tutte le informazioni relative alle sovvenzioni assegnate nel corso di un esercizio finanziario devono essere pubblicate su un sito Internet delle istituzioni dell'UE entro e non oltre il 30 giugno dell'anno successivo all'esercizio in cui le sovvenzioni sono state erogate.

La Commissione pubblica le seguenti informazioni:

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nome del beneficiario;

indirizzo del beneficiario se questi è una persona giuridica; regione, definita a livello NUTS 218, se il beneficiario è una persona fisica domiciliata nell'UE o equivalente se domiciliato al di fuori dell'UE;

oggetto della sovvenzione;

importo erogato.

Su richiesta motivata e debitamente giustificata del beneficiario, è prevista una deroga alla pubblicazione se questa rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate, tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea, oppure di ledere gli interessi commerciali dei beneficiari.

13. TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

La risposta a qualsiasi invito a presentare proposte implica la registrazione e il trattamento dei dati personali (come nome, indirizzo e CV). Tali dati saranno trattati in conformità al regolamento (CE) n. 45/2001 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni e degli organismi comunitari, nonché la libera circolazione di tali dati. Salvo indicazione contraria, le domande e i dati personali richiesti, necessari per valutare la domanda in conformità all'invito a presentare proposte, saranno trattati unicamente a tale scopo dal Capo della Rappresentanza in Italia della Commissione europea.

I dati personali possono essere registrati dalla Commissione nel sistema di individuazione precoce e di esclusione qualora il beneficiario si trovi in una delle situazioni di cui agli articoli 106, paragrafo 1, e 107, del regolamento finanziario 966/201219. Per maggiori informazioni si veda l'informativa sulla privacy al seguente indirizzo:

http://ec.europa.eu/budget/library/explained/management/protecting/privacy_statement_edes_en.pdf.

14. PROCEDURA PER LA PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE

Le proposte devono essere presentate entro il termine indicato alla sezione 3.

I richiedenti non sono autorizzati a modificare la domanda dopo la scadenza del termine di presentazione. Tuttavia, la Commissione può contattare il richiedente durante il processo di valutazione qualora sia necessario chiarire determinati aspetti o correggere errori materiali.

I richiedenti saranno informati per iscritto in merito ai risultati del processo di selezione.

Per il modulo di domanda si veda l'allegato 1.

Le domande devono essere presentate correttamente in formato cartaceo, debitamente compilate e datate e devono includere tutti i documenti giustificativi

18

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea L 39 del 10 febbraio 2007. 19

http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32012R0966

26

richiesti, indicati nella checklist per i richiedenti allegata al modulo di domanda. Devono essere presentate in 3 copie (un originale chiaramente identificato come tale più 2 copie) e firmate dalla persona autorizzata ad assumere obblighi giuridicamente vincolanti a nome dell'organizzazione richiedente. Tutti i documenti , compresa una versione firmata e scannerizzata della domanda, devono essere presentati anche su chiavetta USB o DVD.

Le domande devono essere inviate al seguente indirizzo:

Commissione europea – Rappresentanza in Italia

Settore comunicazione

Via IV Novembre 149 – 00187 Roma

per posta (fa fede il timbro postale);

di persona (fa fede la data di ricevimento);

tramite corriere (fa fede la data indicata sulla ricevuta di consegna del corriere).

Contatti

Commissione europea – Rappresentanza in Italia Settore comunicazione

e-mail: COMM-IT-EDIC-CALL-2018-2020@ec.europa.eu

Pagina Internet dedicata: https://ec.europa.eu/italy/news/rete_edic_2018_2020_it

Allegati:

- allegato 1 — Modulo di domanda comprendente la checklist con i relativi allegati:

- allegato A Bilancio previsionale

- allegato B Dichiarazione sull'onore

- allegato 2 — Modello di convenzione quadro di partenariato con i relativi allegati:

- allegato I Piano d'azione

- allegato II Condizioni generali ("le Condizioni generali")

- allegato IIIa Modello di convenzione di sovvenzione specifica per sovvenzioni sotto forma di importi forfettari

- allegato IIIb Modello di convenzione di sovvenzione specifica per sovvenzioni sotto forma di rimborsi dei costi ammissibili effettivamente sostenuti

- allegato IIIc Modello di convenzione di sovvenzione specifica per sovvenzioni sotto forma di importi forfettari e di rimborsi dei costi ammissibili effettivamente sostenuti

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- allegato IV Modello di relazione tecnica finale

- allegato V Modello di rendiconto finanziario finale

- gli allegati VI e VII non si applicano nell'ambito del presente invito

- allegato VIIIa Modello di piano annuale di comunicazione

- allegato VIIIb Modello di bilancio previsionale per i piani annuali di comunicazione