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RICETTE DE-MATERIALIZZATE

Novità e modifiche del gestionale Wingesfar per la gestione delle ricette de-materializzate

Autore: Qualità in Farmacia S.r.l.

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Queste pagine descrivono brevemente qual'è il flusso della ricetta dematerializzata e comeoperare per l'attivazione del programma ed erogazione della ricetta.

Prima di iniziare è necessario che tutti gli aggiornamenti vengano scaricati sul gestionale.

Per far questo utilizzare la normale funzione di aggiornamento fino a che non appare il seguente messaggio

Controlli preliminari

ATTENZIONE: Una volta ricevuto tutti gli aggiornamenti, uscire e rientrare dal Wingesfare verificare di avere sulla pagina principale del gestionale il pulsante nella figura sottostante

NB: Può capitare durante l'aggiornamento che Windows dia un avviso di sicurezza che può essere di due tipi come da immagini: 1 - Nel primo caso è neccessario biffare entrambe le opzioni e premere il pulsante “Consenti Accesso”2 - Nel secondo caso basta premere il pulsante “Sblocca”


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Indice Indice .............................................................................................. 2

Glossario ......................................................................................... 3

Flusso della ricetta DE-materializzata ............................................... 4

Attivazione ricetta DE-materializzata ................................................ 6

Vendita al Banco .............................................................................. 9

Flusso operativo generale ............................................................................... 9

Erogazione di una ricetta elettronica ............................................................... 9

Presa in Carico di ricetta elettronica .............................................................. 10

Erogazione dei prodotti .................................................................................. 12

Controllo prescritto/erogato ........................................................................... 13

Trasmissione/chiusura ricetta ......................................................................... 15

Gestione Ricetta in assenza di collegamento ................................................. 16

Promemoria giornaliero (menu principale Wingesfar) …..................... 19


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Glossario SAC : Sistema Accoglienza Centrale (Server centrale Nazionale gestito da Sogei che contiene tuttii dati delle prescrizioni elettroniche. A questo sistema accedono sia medici che farmacisti).

SAR: Sistema Accoglienza Regionale (come sopra ma gestito a livello Regionale)

NRE: Numero Ricetta Elettronica

CF: Codice Fiscale

TS: Tessera Sanitaria

DEM: ricetta DEMaterializzata

Promemoria: è il sostituto della classica ricetta rossa. E' un foglio di carta su cui il medico ha stampato i dati della prescrizione. Contiene 2 informazioni importanti e necessarie per l'erogazione della prescrizione: NRE e CF.

Prescritto: ciò che il medico ha prescritto al paziente

Erogato: ciò che il farmacista ha consegnato al paziente


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Flusso della ricetta DE-materializzata 1) L’assistito si reca dal medico curante che provvede a compilare la ricetta e ad inviare al sistema di accoglienza SAC/SAR e a rilasciare il Promemoria all’assistito.


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2) L’assistito si reca in farmacia con il Promemoria, la Farmacia legge con lo scanner il codice fiscale dell’assistito e il codice NRE, il programma gestionale interroga la prescrizione corrispondente sul sistema di accoglienza SAC/SAR e la Farmacia provvede ad erogare il farmaco all’assistito e a completare la trasmissione dichiarando lo stato di Ricetta Erogata e a ritirare il Promemoria.


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Attivazione ricetta DE-materializzata Per l’attivazione della ricetta dee-materializzata sono necessarie le credenziali della farmacia.

Le credenziali devono essere comunicate da Sogei ad ogni singola farmacia tramite due comunicazioni, la prima inviata per posta e la seconda ritirata presso la propria Asl.

Di seguito un esempio delle due comunicazioni con evidenziati i dati da inserire come credenziali di accesso


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Le credenziali fornite devono essere inserite tramite l’apposito bottone che trovate sul gestionale come nell’esempio sotto riportato

Selezionando il bottone verde “Imposta credenziali ricetta elettronica” il programma richiede le credenziali, quindi confermare con il bottone “OK”


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Vendita al Banco

Flusso operativo generale Il flusso operativo generale, prevede alcuni semplici passi:

1. Interrogazione della ricetta elettronica dal SAC/SAR (la ricetta viene "presa in carico/impegnata" dalla farmacia)

2. lettura codice minsan + targatura dei prodotti da erogare 3. controllo sulla coerenza tra prescritto ed erogato 4. trasmissione/chiusura della prescrizione al SAC/SAR

Di seguito le modalità di erogazione di una prescrizione e tutte la varianti possibili.

Erogazione di una ricetta elettronica Per erogare una ricetta elettronica è necessario inserire con la seguente sequenza:

1. CF del paziente (da TS o dal Promemoria) 2. NRE, preso dal Promemoria

Tramite queste 2 informazioni il gestionale si collega al SAC/SAR per richiedere il download della prescrizione elettronica.


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Presa in Carico di ricetta elettronica A download effettuato appare una videata nella quale vengono mostrati tutti i dati della prescrizione. Di seguito un esempio:

Come si può notare, a partire dall'alto verso il basso, abbiamo i seguenti riquadri che mostrano rispettivamente:

elenco dei prodotti prescritti (riquadro in alto) dal medico con rispettiva quantità dati della prescrizione (riquadro centrale)

o NRE o Cognome e nome del paziente o Tipologia di esenzione o CF Medico o Data di emissione della prescrizione (data medico) o Numero giorni trascorsi dalla data di prescrizione rispetto alla data in cui si vuole

effettuare l'erogazione (data odierna) o Tipologia di vendita abbinata (tabella Tipi Vendite) in funzione alla tipologia di

esenzione della prescrizione (l'abbinamento è necessario una tantum)I tipi vendita da selezionare sono:Tipo 2 – Ric. elett. Soggetta → Per tutte le ricette ad esclusione di quelle con esenzione totale del ticket (es. invalidi di guerra / terrorismo)Tipo 3 – Ric. Elett. Invalidi di guerra → Per le ricette con codice esenzione in cui è previsto che il paziente non paghi l'eventuale ticket a suo carico (es. inv. guerra).

elenco prodotti equivalenti (riquadro in basso) relativi al prodotto su cui sono posizionato con il cursore. In azzurro viene evidenziato il prodotto di partenza, ossia quello presente nella prescrizione del medico. L'elenco è in ordine decrescente di giacenza. E' possibile modificare l'ordinamento agendo semplicemente sulla testata dell'elenco stesso.


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Nella Toolbar sono a disposizione i seguenti strumenti:

F1 Conferma: bottone/tasto per confermare la prescrizione elettronica, ossia per indicare che si procede all'erogazione dei prodotti (vedi Presa in carico ricetta elettronica)

Stampa: stampa l'elenco delle ricette elettroniche e rispettivi prodotti. Utile soprattutto quando si stanno erogando più ricette per lo stesso paziente e si vuole avere una comoda lista di prelievo per il farmacista.

Stampa Promemoria: consente la stampa su foglio A4 di un fac-simile del promemoria, utile nel caso in cui il promemoria originale sia assente o particolarmente rovinato

Robot: Per richiamare i prodotti gestiti a Robot Sospendi Erogazione: Per sospendere temporaneamente l’erogazione della ricetta

e comunicare al sistema SAC/SAR che la ricetta è stata presa in carico dalla Farmacia ma sospesa.

Alla pressione del Bottone F1 la prescrizione è stata scaricata dal SAC/SAR ed assume uno stato di "presa in carico" o di "ricetta impegnata" dalla farmacia stessa. Ciò significa, per esempio, che se un'altra farmacia dovesse interrogare la stessa ricetta, questa non risulta disponibile. Quindi, prestare molta attenzione in quanto, se la ricetta per qualsiasi motivo, non venisse erogata o comunque chiusa comunicando al SAC/SAR l'operazione, questa risulta impegnata dalla farmacia che l'ha interrogata e non utilizzabile da nessun altro. Per cui se non si intende procedere con l'erogazione dei prodotto, premendo il tasto ESC, il gestionale esegue una operazione di "sblocco" della ricetta comunicando l'operazione al SAC/SAR.


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Erogazione dei prodotti

A questo punto il farmacista prende i prodotti da erogare in funzione a quanto prescritto ed in funzione anche all'eventuale scelta/sostituzione del generico (vedi riquadro in basso della videata sopra).

Per proseguire, è necessario leggere con il lettore ottico il codice minsan e la targatura di ogni confezione da erogare. La lettura dei codici a barre può essere effettuata direttamente nella videata di cui sopra oppure direttamente in Vendita al Banco (nel campo giallo) dopo aver premuto il tasto F1 (Conferma).

Ogni volta che viene letto il codice minsan, appare la seguente finestra per la richiesta del rispettivo codice targatura:

Consigliamo molta attenzione alla lettura del codice targa, in quanto su questo codice attualmente non è possibile eseguire controlli di correttezza di abbinamento tra Minsan e Targa. Per esempio potrebbe succedere che venga letto il codice targa di un altro prodotto al posto di quello per cui si è letto il minsan. Attualmente, non siamo a conoscenza di controlli relativi alle targhe, in ambito Sogei, anche perchè questi sono codici progressivi univoci solo a livello di prodotto, per cui, sempre facendo esempi, il codice targa 1234 del prodotto A, è presente anche nel prodotto B. Controlli incrociati saranno possibili solo quando Sogei o chi per essa, avrà a disposizione una Banca Dati dei codici targatura. Può essere verosimile che sia in fase di costruzione per utilizzo in futuro. Il bottone "No Targa" (sopra), serve nel caso in cui si stia erogando l'ossigeno, che non ha targa. Al termine dell'operazione di inserimento Minsan+Targa, il gestionale esegue il controllo di correttezza tra ciò che è stato prescritto e ciò che sta per essere erogato al paziente. Viene quindi mostrata una videata di controllo finale (di seguito un esempio), prima della conferma definitiva.


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Controllo prescritto/erogato

Il controllo prescritto/erogato, mette in evidenza le eventuali discrepanze tra prescrizione del medico ed erogazione da parte del farmacista. Al centro e sul lato sinistro, abbiamo l'elenco dei prodotti prescritti dal medico e sulla destra ciò che il farmacista ha dichiarato in fase di erogazione prodotti. Se non ci sono avvisi particolari (vedi sotto) e la ricetta è corretta, si può procedere con la trasmissione verso il SAC/SAR premendo il tasto F1 o il bottone Trasmissione presente in alto a sinistra nella Toolbar. Tramite i bottoni in Toolbar è possibile effettuare la stampa del promemoria e l'inserimento di eventuali contributi Notturni/Diurni a favore della farmacia.


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Di seguito analizziamo quali sono i casi segnalati dalla funzione di controllo prescritto/erogato

Il prescritto e l'erogato corrispondono. La scritta è volutamente in verde, a significare che è tutto OK, per cui si può procedere speditamente alla Trasmissione/Chiusura della ricetta verso il SAC/SAR. Anche nella parte centrale relativa ai prodotti prescritti/erogati, in particolare nella colonna Stato, abbiamo l'indicazione tramite icona verde, che sta a significare l'esatta corrispondenza tra prodotti prescritti ed erogati.

Ora, quindi si può procedere con la trasmissione/chiusura della ricetta verso il SAC/SAR.

Il prescritto e l'erogato corrispondono. La scritta è volutamente in verde, a significare che è tutto OK, per cui si può procedere speditamente alla Trasmissione/Chiusura della ricetta verso il SAC/SAR. In questo caso abbiamo un prodotto che coincide perfettamente, ma per il secondo, è stato erogato un suo sostituto ossia un prodotto facente parte della lista di trasparenza e che ha lo stesso dosaggio, per cui tutto OK.

La stessa segnalazione, ovviamente, la si può visualizzare nel caso si sostituissero tutti i prodotti prescritti (due nell'esempio sopra) con i rispettivi sostituti. Ora, quindi si può procedere con la trasmissione/chiusura della ricetta verso il SAC/SAR.

NON sono stati erogati tutti i prodotti prescritti La scritta è volutamente in nero, a significare che ci sono delle discrepanze da verificare, ossia uno dei prodotti prescritti, non è stato erogato (non sono stati letti il codice minsan e la targatura). Vedi esempio sotto.


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A questo punto si può uscire (premendo ESC) ed inserire il minsan e la targa del prodotto mancante. In alternativa è comunque possibile effettuare la trasmissione/chiusura della prescrizione. Potrebbe essere il caso in cui il paziente (per motivi suoi) non voglia ritirare uno dei due prodotti. Premendo F1 (trasmissione) viene posta la seguente domanda, a cui se si risponde di Chiudere comunque la ricetta (riga gialla), la prescrizione viene appunto Chiusa in modalità Parziale nei confronti del SAC/SAR.

Trasmissione/chiusura ricetta Superati i controlli sopra, si può procedere con la trasmissione della ricetta verso il SAC/SAR, premendo il tasto F1 o il bottone Trasmissione presente nella Toolbar in alto a sinistra.

A termine della trasmissione sarà proposto il numero della ricetta da apporre sul promemoria


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Gestione Ricetta in assenza di collegamento Potrebbe capitare per qualsiasi motivo che la Farmacia sia in assenza di linea internet oppure il servizio di accoglienza SAC/SAR abbia problemi. Al passaggio del Codice Fiscale seguito dal codice NRE il programma mostra un messaggio di errore come in esempio

Rispondere OK al messaggio e gestire il promemoria come una qualsiasi Ricetta Rossa seguendo comunque le indicazioni riportate sul promemoria. Al momento di riacquisizione della linea e/o il ristabilirsi della normale attività seguire i passi sopracitati per l’erogazione standard dei prodotti fino alla trasmissione della ricetta al sistema SAC/SAR

Dopo aver rilevato il numero da apporre sul promemoria suggerito dal sistema il programma ci porterà in vendita con i prodotti da erogare per la solita gestione, in questo caso non sarà necessario concludere l’operazione di vendita ma sarà necessario abbandonare la vendita premendo il pulsante ESC sulla tastiera.


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Controllo Ricette erogate

E' possibile consultare le prescrizioni dalla funzione di Vendita, tramite menu a tendina (Space),

Ricette Elettroniche, Ricette Elettroniche gestite.

Posizionarsi su qualsiasi riga e utilizzare il tasto destro del mouse per visualizzare la Legenda che spiega il significato delle icone presenti nell'elenco delle prescrizioni:


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Funzioni della Toolbar

Posizionamento nei mesi precedenti/successivi e mese corrente:

Impostazione ed azzeramento filtri di ricerca:

Dettaglio prescrizione (o INVIO o Doppio click con il mouse)


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Promemoria giornaliero (menu principale Wingesfar) Nel promemoria del menu principale di Wingesfar, sono stati introdotti dei contatori che

richiamano l'attenzione e che permettono di visualizzare il numero di RE, scadute o in scadenza.

Di seguito i casi:

Ricette errate - Sono caratterizzate dall'icona rossa e corrispondono alle ricette degli ultimi

60 giorni per le quali la trasmissione non è andata a buon fine.

Ricette in scadenza - Sono caratterizzate dall'icona gialla e corrispondono alle ricette

sospese (parzialmente o totalmente) che scadranno nei prossimi 6 giorni.

Ricette scadute - Sono caratterizzate dall'icona blu e corrispondono alle ricette sospese (parzialmente o totalmente) per le quali la data medico è superiore ai 30 giorni (quindi non

sarà più possibile erogarle).

Tutti questi avvisi nel promemoria giornaliero, riguardanti le ricette elettroniche, hanno delle caratteristiche comuni, in particolare:

1. Viene visualizzata l'ora in cui è stato effettuato il conteggio. Questo perché il

promemoria non è aggiornato in tempo reale: quindi è possibile che nel frattempo

qualche altro terminale abbia effettuato delle operazioni sulle ricette elettroniche che hanno modificato lo stato.

2. Cliccando sull'icona viene riproposta la visualizzazione delle ricette elettroniche con il filtro automaticamente impostato sullo stato corrispondente.

Nota: il promemoria viene aggiornato solo all'uscita e successivo reingresso in Wingesfar.

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