Report di analisi - csi.unina.it...C Opzioni di configurazione UniNA – Analisi OOo – Opzioni di...

Report di analisiAttività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org

Rel. 1.0

preparato per

Università di Napoli Federico II

5 novembre 2010

Disclaimer Le informazioni contenute in questo documento rappresentano l’attuale punto di vista di YACME sui temi discussi alla data della pubblicazione e sono basate sulla combinazione di informazioni raccolte durante le interviste con responsabili interni a BLM e l’esperienza e la competenza di YACME sui temi trattati.

Il contenuto e le raccomandazioni contenute nel presente documento non costituiscono né devono essere interpretate come un impegno da parte di YACME. L’accuratezza delle informazioni presenti non è garantita dopo la data della pubblicazione.

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Autori Andrea Giorgini, Maurizio Berti

Approvato da

Stato Emesso (E)

Documento Confidenziale Università di NapoliReport di analisi Attività tecnica per l'adozione di OpenOffice.org

Revisioni

Release Autore Data Revisioni0.4 (B) Andrea Giorgini 28/07/10 Bozza

0.9 (B) Andrea Giorgini, Maurizio Berti

04/11/10 Bozza

1.0 (E) Maurizio Berti 05/11/10 Inserimento ulteriori elementi a valle dell'incontro in UNINA.

Legenda

(B): documento in stato Bozza

(E): documento in stato Emesso

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Allegati

Allegato Descrizione Nome FileA Elaborazione dati questionario UniNA – Analisi OOo – Elaborazione dati questionario.ods

B Risultati analisi documentale UniNA – Analisi OOo – Risultati analisi documentale.xls

C Opzioni di configurazione UniNA – Analisi OOo – Opzioni di configurazione OOo.pdf

D Pianificazione del Pilota UniNA – Analisi OOo – Piano pilota.ods

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Indice generale

Introduzione........................................................................................................ 7

Scopo del documento........................................................................................... 7Abbreviazioni e sigle............................................................................................. 7Gestione del progetto............................................................................................ 7Note sulla corrente versione del documento......................................................... 7

L'analisi sul campione di utenti.........................................................................8

La raccolta dei dati................................................................................................ 8La classificazione delle criticità............................................................................. 8

Presentazione dei dati........................................................................................9

Intervista ai responsabili di Università di Napoli.................................................... 9Il progetto.........................................................................................................................................9La struttura...................................................................................................................................... 9Infrastruttura informatica................................................................................................................. 9Utilizzo degli strumenti di produttività..............................................................................................9Scambio di documenti...................................................................................................................10Applicazioni................................................................................................................................... 10Supporto........................................................................................................................................10

L'analisi dei documenti........................................................................................ 11Riassunto documenti..................................................................................................................... 11Distribuzione storica...................................................................................................................... 11Macro.............................................................................................................................................11Problemi di migrazione..................................................................................................................12

Il questionario utenti............................................................................................ 13Informazioni sulla produzione documentale..................................................................................13Particolarità di utilizzo....................................................................................................................13La produzione documentale..........................................................................................................13Lo scambio documentale.............................................................................................................. 16Utilizzo di Word............................................................................................................................. 16Utilizzo di Excel............................................................................................................................. 16Utilizzo di macro............................................................................................................................ 17Utilizzo di Powerpoint....................................................................................................................17Utilizzo di Access...........................................................................................................................17

Conclusioni....................................................................................................... 19

La migrabilità a OOo........................................................................................... 19Migrazione/interoperabilità documentale...................................................................................... 19Funzionalità utilizzate....................................................................................................................19Uso di macro................................................................................................................................. 19Uso di Outlook...............................................................................................................................20Uso di Access................................................................................................................................20Applicazioni che utilizzano Office..................................................................................................20

I prossimi passi .................................................................................................. 21Linee guida per la conduzione del progetto pilota .............................................. 22

Dettaglio delle attività.................................................................................................................... 23Pianificazione................................................................................................................................ 24Piano delle attività......................................................................................................................... 24

Considerazioni aggiuntive................................................................................... 26L'adozione di OpenOffice.org e il formato ODF............................................................................ 26Interoperabilità con altre applicazioni e future acquisizioni di software o servizi da terze parti . . .27

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Indice delle tabelle

Tabella 1: Classi di criticità................................................................................................................................ 8Tabella 2: Documentazione analizzata............................................................................................................ 11Tabella 3: Documenti con macro..................................................................................................................... 11Tabella 4: Problemi di migrazione................................................................................................................... 12Tabella 5: Dati relativi alla produzione documentale dei tre applicativi........................................................... 15Tabella 6: Grafici che riassumono la produzione documentale degli utenti.....................................................15Tabella 7: Applicazioni che interagiscono con MSO........................................................................................ 21Tabella 8: Attività del pilota.............................................................................................................................. 23Tabella 9: Percorso formativo del pilota.......................................................................................................... 25Tabella 10: Percorso formativo del pilota presso UNINA................................................................................ 26

Indice delle figure

Illustrazione 1: Distribuzione storica................................................................................................................ 11Illustrazione 2: Schema attività del pilota........................................................................................................ 24Illustrazione 3: Schema del processo............................................................................................................. 24

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Introduzione

Scopo del documentoIl presente documento ha lo scopo di illustrare i risultati della fase di analisi basata sui dati raccolti attraverso incontri con il personale di Università di Napoli, sul questionario somministrato agli utenti e sugli incontri con gli utenti dei Sistemi Informativi.

Abbreviazioni e sigleSegue la lista di abbreviazioni e sigle, elencate in ordine alfabetico, utilizzate all'interno di questo documento ed all'interno degli allegati.

• UNINA – Università di Napoli Federico II

• UO – Unità Organizzativa

• SI – Sistemi Informativi

• OOo – OpenOffice.org

• MSO – MS Office

Gestione del progettoI responsabili di progetto sono: Andrea Giorgini (YACME) e Giancarlo Ceraldi (UNINA).

Note sulla corrente versione del documentoLa corrente versione del documento fa riferimento ai dati raccolti durante le interviste, al questionario utenti ed al questionario SI.

Il presente documento, pertanto, potrebbe subire ulteriori modifiche in dipendenza dalle informazioni raccolte.

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L'analisi sul campione di utenti

L'analisi ha avuto come scopo l'esame della modalità di utilizzo degli strumenti di office automation, delle applicazioni comunemente usate e della produzione documentale su un campione di utenti prestabilito, al fine di valutare la realizzazione di un progetto pilota per l'adozione della suite di office automation OpenOffice.org presso UNINA.

L'analisi si basa su di una raccolta dati mediante questionari, interviste alle persone interessate, nonché sull'esame di documenti di uso comune.

La raccolta dei datiLa raccolta dati è stata articolata in quattro fasi:

• questionario preliminare con i SI,

• analisi su di un campione rappresentativo di documenti d'uso,

• somministrazione questionario utenti,

• verifica sul campo delle applicazioni di terze parti, per appurare l'interazione con gli strumenti di office automation.

La classificazione delle criticitàLe criticità associate ad OOo sono state raggruppate nelle classi elencate di seguito.

Classe Descrizione

ACriticità alta

Non esiste un'alternativa corrispondente nel mondo OpenOffice.org, se non l'adozione di tecnologie differenti. Si pensi ad esempio alla programmazione macro VBA portata su tecnologia StarBasic di OOo.

M

Criticità media

L'alternativa esiste però dipende fortemente dall'utilizzo dello strumento, della funzionalità da parte dell'utente o dalla metodologia di lavoro. Si pensi ad esempio ad uno strumento che genera report XLS, questo è critico se per la generazione degli XLS richiede Office.

BCriticità bassa

OpenOffice.org ha lo strumento o la funzionalità compatibile, che lo rende pertanto sostituibile a MS Office, ma si deve comunque approfondire puntualmente. Si pensi ad esempio all'utilizzo di Powerpoint.

NNon critico o criticità trascurabile

Lo strumento, la funzionalità o la metodologia di lavoro sono compatibile con OpenOffice.org.

Tabella 1: Classi di criticità

Nel seguito del documento le caratteristiche di OOo saranno evidenziate secondo lo schema appena esposto per facilitarne l'individuazione.

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Presentazione dei dati

Intervista ai responsabili di Università di NapoliL'intervista ai responsabili dei servizio SI di UNINA ha messo in luce i seguenti risultati.

Il progetto

UNINA intende valutare la migrazione ad OpenOffice.org come strumento di produttività individuale in sostituzione dell'attuale suite di office automation. Requisito fondamentale è che OpenOffice.org garantisca piena compatibilità con l'attuale parco documentale e con gli applicativi attualmente in uso all'interno dell'infrastruttura informatica.

La struttura

Il parco utenti di UNINA conta circa 900 postazioni, di cui circa 170 sono condivise tra più utenti.

La struttura è distribuita su 4 sedi principali, dislocate nel raggio di 15 chilometri, per un totale di circa 1000 macchine. Gli utenti accedono ai sistemi autenticandosi tramite Active Directory.

Infrastruttura informatica

Il sistema operativo installato sulle macchine è Windows XP Professional, è in uso Altiris come strumento di asset management; per la distribuzione delle patch viene utilizzato WSUS.

I documenti sono memorizzati su cartelle condivise presenti su di un file server all'interno del dominio, di cui vengono periodicamente effettuati backup.

Vengono utilizzati diversi client di posta elettronica: Outlook, Outlook Express e Thunderbird. Non è presente alcun software di collaboration, mentre come webmail è possibile utilizzare Horde.

Utilizzo degli strumenti di produttività

La versione di Microsoft Office installata nella struttura è la 2003, e la produzione documentale pregressa non è stimabile in fase di somministrazione del questionario preliminare.

Il livello medio di conoscenza degli strumenti di produttività viene dichiarato come medio, e non presenti percorsi di certificazione come la ECDL. Infine vengono definite un paio di categorie di utenza che si distinguono per precise necessità: tecnici ed amministrativi.

Word

Viene dichiarato che circa il 100% dell'utenza utilizza word, la maggior parte degli utenti a livello base. Circa 10 persone sviluppano macro, mentre un centinaio ne fa uso. Non esistono modelli aziendali ufficiali, la gestione è lasciata alle singole unità organizzative.

Excel

Circa il 30% degli utenti utilizza Excel. Viene dichiarato, in fase di somministrazione del questionario preliminare, un utilizzo base da parte degli utenti delle varie aree aziendali. Una ventina di utenti sviluppano macro, mentre una trentina ne utilizzano di già esistenti. Viene dichiarato un utilizzo scarso sia dei grafici che di strumenti per analisi complesse di dati, molto scarso per quel che riguarda le tabelle pivot.

Powerpoint

L'utilizzo di Powerpoint è quantificabile in una percentuale di circa il 5% del parco utenti. Vengono utilizzati elementi multimediali nelle presentazioni e non esistono modelli di documento aziendali. La conoscenza del prodotto viene dichiarata essere di livello base.

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Access

Access viene utilizzato da circa 50 utenti, di cui solo pochi sviluppano applicazioni con maschere e report. Sebbene vi siano 2 applicazioni utilizzate all'interno dell'ente, esiste una politica aziendale che vieta la realizzazione di applicativi basati su Access.

Scambio di documenti

In fase di somministrazione del questionario preliminare non è possibile identificare i processi di scambio documentale verso l'esterno della struttura.

Applicazioni

Sono presenti diverse applicazioni all'interno dell'ente che richiedono l'utilizzo di MSO, alcune di settore, altri trasversali all'intero ente.

ASIP

Utilizzato in diversi settori da circa 250 utenti, questo applicativo può esportare in DOC e necessita di Word per poter funzionare.

CIA

Sviluppata dal Cineca, questa applicazione è utilizzata da circa 560 utenti di cui 70 in amministrazione centrale, in modalità Terminal Server. Sfrutta la stampa unione di Word per generare documenti, e viene utilizzata giornalmente. Questa applicazione esporta anche dati in formato CSV. In questo caso per gestire i dati, CIA chiama l'applicazione associata per default al formato, per cui questa funzionalità non rappresenta una criticità.

CSA

Applicazione sviluppata dal Cineca per sostituire la precedente ASIP, è utilizzata giornalmente in modalità Terminal Server da 250 utenti e necessita di Word ed Excel per poter generare documenti (spesso tramite la funzionalità di stampa unione).

Procedura INPDAP

Utilizzata da circa una ventina di utenti in amministrazione centrale, è stata sviluppata su piattaforma Access ed è in grado di esportare documenti nei formati DOC ed XLS. Normalmente viene utilizzata solo per la consultazione dei dati presenti nel proprio database.

SIOC

Utilizzata da circa 6 utenti presso gli Organi collegiali d'Ateneo, questa applicazione si basa su Lotus Domino/Notes, ed è in grado di generare documenti nel formato DOC, per cui necessita di Word per il corretto funzionamento.

Supporto

Il supporto di primo e secondo livello agli utenti viene erogato dal Settore Microinformatica, le richieste vengono effettuate tramite Contact Center di Ateneo.

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L'analisi dei documentiL'analisi dei documenti è stata condotta tramite strumenti automatici su un totale di 52 documenti forniti dal personale dei SI, comprensivo di documenti Word, Excel e Powerpoint.

Nelle tabelle che seguono sono riportati i risultati prodotti dalle analisi svolte tramite gli strumenti automatici.

Riassunto documenti

La tabella seguente riassume le quantità di documenti analizzati:

Distribuzione storica

Il seguente grafico illustra la distribuzione dei documenti in base alla loro data di ultima modifica:

Macro

La tabella seguente mostra che non sono stati riscontrati documenti contenenti macro.

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Illustrazione 1: Distribuzione storica

Tabella 2: Documentazione analizzata

Tabella 3: Documenti con macro

Numero di documenti analizzati

Word Excel PowerPoint TotaliDocumenti (.doc) 31 Fogli elettronici (.xls) 14 Presentazioni (.ppt) 7 52

Modelli di documento (.dot) 0 Modelli di documento (.xlt) 0 Modelli di documento (.pot) 0 0Totale 31 Totale 14 Totale 7 52

20

57

20

Date di modifica dei documenti

< 3 mesi3 -6 mesi6 - 12 mesi> 1 anno

Documenti con problemi di migrazione delle macroTipo Numero di documenti

Complesso Medio Semplice Nessuno

Word 0 0 0 31Excel 0 0 0 14PowerPoint 0 0 0 7Totale 0 0 0 52


Problemi di migrazione

La tabella seguente riassume le problematiche di migrazione rilevate dagli strumenti automatici, escluse le macro. Per le categorie di complessità e un maggiore dettaglio si faccia riferimento all'allegato “B”.

Circa il 65% dei documenti (34 su 52) non fa rilevare problemi di migrazione mentre il 15% circa dei documenti presenta problemi classificabili come complessi, ovvero in cui è necessario un intervento sensibile dell'utente per rendere il documento aderente all'originale.

Per quel che riguarda i documenti di testo, analizzando più dettagliatamente un campione, risulta evidente come tale percentuale sia dovuta all'utilizzo dei campi per la stampa unione. Tali documenti andranno riconvertiti affinché possano essere gestiti tramite lo strumento stampa in serie di Writer.

Per quel che riguarda Excel, invece, le problematiche di tipo complesso sono concentrate sull'utilizzo di diagrammi Pivot, i quali andranno riconvertiti utilizzando lo strumento DataPilot di Calc.

In definitiva, per i documenti sopra citati dovrà essere previsto quindi attività di migrazione, ovvero la conversione dei documenti in ambiente OpenOffice.org, così da riprodurre il comportamento aspettato.

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Tabella 4: Problemi di migrazione

Documenti con problemi di migrazione (esclusi i problemi delle macro)Tipo Numero di documenti

Complesso Secondario NessunoWord 4 3 24Excel 3 2 9PowerPoint 1 5 1Totale 8 10 34


Il questionario utentiLe tabelle a cui si fa riferimento nel seguito sono presenti nell'allegato “A”.

Il questionario è stato somministrato a 15 utenti di UNINA, di cui il 93% lo ha compilato correttamente con conferma finale. La tabella “Compilazione” rappresenta in dettaglio l'esito della compilazione all'interno della struttura.

Informazioni sulla produzione documentale

La tabella “Applicativi utilizzati” rappresenta la diffusione degli strumenti di produttività all'interno di UNINA.

I colori si riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.

Si noti che:

• Word ed Excel sono gli strumenti senza dubbio più utilizzati; i dati provenienti dal questionario confermano quanto emerso dall'intervista per Word, mentre per Excel le percentuali rilevate sono di molto maggiori.

• Powerpoint conta circa il 43% di utilizzatori, per questi sarà necessario proporre formazione ad-hoc per l'utilizzo dello strumento Impress e l'interoperabilità con il mondo esterno.

• Access ha una diffusione all'interno di UNINA non trascurabile, circa il 29%, sensibilmente maggiore rispetto a valori normalmente rilevati intorno al 15%. Questo rappresenta una criticità a cui prestare attenzione in fase di migrazione, si veda anche la sezione “Utilizzodi Access“ a tale riguardo.

Particolarità di utilizzo

La tabella “Particolarità di utilizzo MS Office” mostra alcuni dettagli sull'utilizzo di Microsoft Office all'interno della struttura.

Il 21% degli utenti ha dichiarato di proteggere i propri documenti con password. Oltre a presentare problemi di compatibilità con OpenOffice.org, questo modo di lavorare rappresenta una criticità operativa, in quanto è noto che i documenti Office protetti con password possono essere facilmente aperti (“crackati”) con strumenti gratuiti facilmente reperibili in rete.

Sarà inoltre necessario approfondire quale sia l'entità delle personalizzazioni dichiarate, nonché l'utilizzo di oggetti esterni. In questo ultimo caso si ritiene che le percentuali, abbastanza alte rispetto a quelle normalmente rilevate, siano dovute al fatto che il questionario sia stato somministrato agli utenti dei Sistemi Informativi.

In fase di migrazione, in ogni caso, nessuno degli aspetti citati risulta essere criticità bloccante.

La produzione documentale

Le tabelle “Documenti di testo”, “Fogli Elettronici” e “Presentazioni” rappresentano qualitativamente l'entità della produzione di documenti Word, Excel e Powerpoint all'interno di UNINA.

La tabella “Documenti di testo” si riferisce alla produzione di documenti Word con riferimento a:

• semplici, come lettere e/ fax;

• di media complessità, come relazioni e/o report;

• complessi, come manuali che contengono stili o formattazioni personalizzate.

Si noti che la maggior parte degli utenti che ha dichiarato di utilizzare Word si colloca nella fascia 0-10 sia per la redazione di documenti di media complessità sia per quelli complessi, in particolare l'85% di essi circa.

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Le tabelle contenute in “Fogli Elettronici” si riferiscono alla produzione di documenti Excel dividendoli in:

• fogli di calcolo con operazioni aritmetiche semplici (addizione, sottrazione, moltiplicazioni, percentuali, divisioni etc..);

• fogli di calcolo di media complessità (con grafici e/o funzioni avanzate);

• fogli di calcolo complessi (con grafici su più serie di dati e/o tabelle pivot).

Si noti che nessuno degli gli utenti interpellati produce documenti di complessità media o alta che ricadono al di fuori della fascia 0-10; è interessante notare come il 62% circa, riguardo i documenti di complessità alta, dichiari di non produrne affatto.

Le tabelle contenute in “Presentazioni” mostra i dati relativi alla produzione di documenti Powerpoint dividendoli in:

• presentazioni semplici (senza contenuti multimediali, animazioni o effetti);

• presentazioni con animazioni e/o effetti;

• presentazioni con contenuti multimediali.

Si noti come in questo ultimo caso la quasi totalità degli utenti per ogni complessità documentale cada dentro la fascia 1-10, o addirittura nella fascia 0.

Nella pagina successiva, la Tabella 5 e i grafici riassumono i dati sulla produzione mensile qualitativa documentale dei tre applicativi considerando sempre la complessità dei documenti e le fasce quantitative.

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Fasce

Applicativo Livello complessità 0 1 - 10 11 - 50 51 - 100 più di 100

Word Facile 8% 54% 31% 0% 0%

Media 15% 69% 8% 0% 0%

Difficile 23% 62% 8% 0% 0%

Excel Facile 0% 85% 15% 0% 0%

Media 0% 85% 0% 0% 0%

Difficile 62% 38% 0% 0% 0%

Powerpoint Facile 33% 67% 0% 0% 0%

Media 17% 83% 0% 0% 0%

Difficile 33% 67% 0% 0% 0%

Tabella 5: Dati relativi alla produzione documentale dei tre applicativi

Tabella 6: Grafici che riassumono la produzione documentale degli utenti

0 1 - 10 11 - 50 51 - 100 più di 100

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Complessità documenti Word

BassaMediaAlta

documenti prodotti al mese

0 1 - 10 11 - 50 51 - 100 più di 100

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Complessità documenti Excel

BassaMediaAlta


0 1 - 10 11 - 50 51 - 100 più di 100

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Complessità documenti Powerpoint

BassaMediaAlta



Lo scambio documentale

La tabella “Formati utilizzati” mostra i formati di scambio utilizzati all'interno di UNINA.

I dati rilevati indicano che gli strumenti più utilizzati dagli utenti sono Word ed Excel. Dalle risposte date dagli utenti, inoltre, il PDF risulta essere già un formato largamente diffuso, sicuramente utilizzato nello scambio documentale con terze parti e per l'archiviazione di documenti in sola lettura.

La tabella “Scambio documenti” mostra come avviene lo scambio di documenti all'interno di UNINA e verso l'esterno.

Nel valutare le percentuali qualitative ci si è basati su quattro fasce (con relativi pesi) per identificare la quantità di documenti (sia ricevuti, sia da inviare) che deve essere modificata dagli utenti:

• nessuno;

• fino al 10%;

• fino al 50%;

• il 100%.

Nel calcolo dei valori medi per queste tre fasce, sono stati considerati come pesi rispettivi il 70% dei limiti superiori delle quattro fasce (0 → 0, 10 → 7, 50 → 35 e 100 → 70).

I dati più critici per il processo di migrazione sono quelli identificati da “Modifica inviati” e dalle relative percentuali, poiché ciò presume che i file siano scambiati in un formato che renda gli stessi leggibili e modificabili per il destinatario, che normalmente porta la scelta su DOC, XLS o PPT.

I valori così stimati mostrano che il 24% dei documenti ricevuti dovrà essere modificato da un utente interno, mentre il 21% circa dei documenti in uscita dovrà essere modificato dal destinatario. Queste percentuali rispecchiano i valori normalmente rilevati.

Utilizzo di Word

La tabella “Funzionalità Word” mostra le funzionalità utilizzate in Word. I colori si riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.

Si noti che:

• dato l'utilizzo di Stili, Indici, Campi e Riferimenti è opportuno proporre delle sessioni di formazione specialistiche per la realizzazione di documenti complessi;

• è opportuno approfondire l'uso della Stampa Unione sul campo e inserire l'argomento nei corsi di base. In particolare, si dovrà illustrare che se gli utenti fanno uso di tabelle Word come sorgente dati, occorrerà trasformarle in fogli Calc e approfondire l'utilizzo di Base per il collegamento dei dati;

• le macro create e utilizzate dovranno essere raccolte e re-ingegnerizzate sfruttando l'ambiente messo a disposizione da OpenOffice.org; si potranno prevedere delle sessioni di formazione ad-hoc per illustrare il framework di OOo. Per ulteriori dettagli si veda il seguito.

Utilizzo di Excel

La tabella “Funzionalità Excel” mostra le funzionalità utilizzate in Excel. I colori si riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.

Da notare che:

• è opportuno approfondire l'uso dei Riferimenti1;

1Intesi come riferimenti da fogli di Excel a file esterni.

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• è opportuno approfondire le modalità di Estrazione dati da database, per verificare la connettività con Base mediante l'utilizzo di driver ODBC o JDBC;

• OOo 3.X ha la possibilità di eseguire le macro create con Excel, tuttavia non c'è compatibilità al 100%, pertanto le macro che non sono eseguibili direttamente, al momento la maggior parte, dovranno essere raccolte e re-ingegnerizzate come per Word.

Utilizzo di macro

Le macro nel mondo Office sono scritte con il linguaggio VBA, che rappresenta una criticità per la migrazione dei file, poiché è parzialmente interpretabile da OOo se si riferisce a macro create in ambiente Excel e non è interpretabile da OOo se si riferisce a macro realizzate in ambiente Word.

Utilizzo di Powerpoint

La tabella “Funzionalità Powerpoint” mostra l'utilizzo delle funzionalità di Powerpoint. I colori si riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.

Da approfondire ulteriormente:

• quali applicazioni si utilizzano nei collegamenti;

• le modalità di proiezione delle diapositive e di invio delle stesse a convegni o conferenze;

• con riferimento alle tabelle presenti in “Presentazioni” dovrà essere approfondito l'uso di animazioni e l'inserimento di contenuti multimediali nelle presentazioni.

Si noti che gli utenti Powerpoint si trovano più frequentemente degli altri a condividere le proprie presentazioni con strutture che organizzano convegni o, più in generale, con il mondo esterno.

Per limitare le problematiche di interoperabilità con il mondo Powerpoint, nell'uso di OpenOffice.org Impress si consiglia di approntare un modello di presentazione compatibile, ossia un modello validato la cui esportazione in formato Powerpoint conservi inalterati gli elementi (formattazione, layout, effetti). Gli utenti potranno utilizzarlo come canovaccio da cui partire a creare le proprie presentazioni, con l'assicurazione della fedeltà della conversione. La realizzazione e distribuzione del modello di presentazione compatibile può anche essere occasione per mostrarne l'uso, condividendo anche nozioni di comunicazione, con lo scopo di ottenere una migliore organizzazione dei contenuti sulle diapositive per migliorarne l'efficacia. Normalmente l'acquisizione di consapevolezza comunicativa da parte degli utenti migliora la qualità dei messaggi, semplificando la complessità della diapositiva stessa, il cui effetto collaterale è una maggiore compatibilità con il mondo esterno.

Si consiglia inoltre di adottare e favorire l'utilizzo di strumenti come PortableOOo, versione portatile di OpenOffice.org che può essere eseguito da pen drive USB su qualsiasi pc Windows e non necessita di installazione. Questo permette agli utenti di potere usufruire di una installazione OpenOffice.org, per modificare o proiettare la propria presentazione, ovunque sia presente un pc Windows con una porta USB disponibile.

Utilizzo di Access

La tabella “Funzionalità Access” mostra l'utilizzo delle funzionalità di Access. I colori si riferiscono alla classificazione del capitolo “La classificazione delle criticità”.

Da approfondire ulteriormente:

• come avviene l'accesso ai dati tramite Access e se può essere effettuato tramite OOo, con riferimento all'uso di ODBC e/o JDBC per connettersi a DBMS presenti in struttura (ORACLE);

• come sono utilizzati Report e se possono essere generati con Base o con qualche strumento alternativo;

• in quali applicazioni Access sono localizzate le Maschere, che in generale non sono migrabili;

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• che uso si fa di programmazione Access, in relazione anche a Report e Maschere.

Si consideri anche che quanto è realizzato con Access non è migrabile se non con l'introduzione di strumenti differenti o il porting dell'applicativo su architetture alternative.

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Conclusioni

La migrabilità a OOoLa migrabilità ad OOo viene valutata con riferimento alle seguenti aree di intervento:

• Migrazione/interoperabiltà documentale

• Funzionalità utilizzate

• Uso di macro

• Uso di Outlook

• Uso di Access

• Applicazioni che usano Office

Dall'analisi documentale e dall'intervista condotta con il servizio dei sistemi informativi, la migrabilità a OOo risulta piuttosto buona per quanto riguarda la parte documentale, l'unico vero fattore di criticità sono le applicazioni che necessitano di Office per il proprio funzionamento.

Si vedano nel seguito i commenti per ogni area di intervento individuata.

Migrazione/interoperabilità documentale

Non sono emerse particolari criticità, se non cattive formattazioni di lieve entità che possono essere gestite dagli utenti con semplici operazioni. Normalmente durante la formazione BASE vengono forniti suggerimenti su come fare per risolvere i problemi di questa categoria.

Funzionalità utilizzate

Dai documenti esaminati, non si rileva l'utilizzo di funzionalità non gestite da OOo. In particolare per chi fa un uso avanzato della suite come l'utilizzo di Stampa Unione, creazione di documenti complessi o si serve di strumenti di analisi dati (es. Tabelle Pivot) sarà necessario prevedere sessioni di formazione AVANZATA di approfondimento.

Uso di macro

E' stato rilevato un uso non trascurabile di macro, in accordo con quanto dichiarato dai SI, pertanto sarà necessario gestire la problematica dell'utente che ne fa uso.

Attualmente la compatibilità di OOo dalla versione 3.X con il linguaggio VBA è discreta e vale solo per Excel, mentre le macro Word o Powerpoint non sono al momento supportate. Vista la vastità di VBA, OOo implementa le funzioni più comuni ed il supporto migliora con il passare del tempo, pertanto è necessario testare macro per macro per verificare che siano effettivamente eseguibili.

Si noti che gli utenti di macro si possono classificare come:

a) Programmatori, che realizzano le proprie macro programmando in VBA e con il registratore di macro

b) Utilizzatori, che utilizzano le macro realizzare dai programmatori o ne creano di proprie, normalmente molto semplici e raramente, tramite il registratore.

Per l'utente “Utilizzatore”, che utilizzava macro per risolvere problemi legati alla quotidianità, sarà necessario mostrare come ricreare le macro più semplici mediante il registratore di macro di OpenOffice.org.

Per macro più complesse, normalmente create dai “Programmatori” per fare fronte a specifiche necessità, gli approcci possibili sono 3:

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a) Approccio “conservativo”: si concede ai “Programmatori” di continuare a sviluppare macro VBA, il cui rilascio dovrà essere regolamentato da apposite politiche, in particolare sarà necessario pubblicarle in doppia versione MSO/OOo affinché ne possano fruire tutti gli utenti, indipendentemente dalla suite utilizzata; in questo scenario è necessario anche capire se le versioni OOo delle macro saranno sviluppate internamente, creando competenze, o esternamente;

b) Approccio “piattaforma OOo”: OOo diventa la piattaforma ufficiale per lo sviluppo di macro, pertanto si portano le macro esistenti su piattaforma OOo, ove necessario, e le macro future sono sviluppate su questa piattaforma; in questo caso si privilegia la possibilità di generare competenze interne riconvertendo i “Programmatori” alla piattaforma OOo, affiancati in una prima fase da risorse esterne;

c) Approccio “Architettura alternativa”: si stabilisce un'architettura alternativa di sviluppo in maniera da svincolarsi una volta per tutte dalla suite di produttività per operazioni di backoffice; per esempio si può definire che l'architettura di riferimento sia di tipo LAMP e che gli utenti fruiscano dell'applicativo via web; è chiaro che anche in questo caso è necessaria un'attività di porting e i tutta l'attività di sviluppo diventa necessariamente supervisionata dai SI che devono fornire anche l'infrastruttura.

Può anche essere pensabile un approccio combinazione dei precedenti.

Uso di Outlook

E' stato rilevato l'uso di Outlook nella struttura. Questa applicazione fa parte del pacchetto Office pertanto sarà necessario passare a client per la consultazione della posta alternativi, in particolare a Thunderbird o a una versione web come Horde, dato che è già in uso.

Si sconsiglia l'uso della versione Express poiché ha seri problemi di sicurezza e vulnerabilità.

Uso di Access

Access risulta una criticità da gestire poiché OpenOffice.org Base non rappresenta un semplice sostituto. È noto infatti che la componente OpenOffice.org Base di OpenOffice.org non sia compatibile con Access nella misura in cui lo sono le restanti componenti della suite con gli omologhi Office, pertanto è necessario trovare un'alternativa per gli utenti che fanno uso di Access.

In questo panorama tuttavia si hanno due opzioni:

• sostituire Access con l'ambiente Access Runtime appropriato distribuito da Microsoft, per i puri utilizzatori delle applicazioni Access

• lasciare il solo Access su quelle postazioni che necessitano dell'applicativo, per esempio per utenti più evoluti.

Si noti comunque che se da un lato per le applicazioni esistenti è pensabile attendere la normale sostituzione per obsolescenza, dall'altro è necessario nel breve periodo adottare tecnologie alternative per tutto ciò che deve essere sviluppato o acquisito da terze parti, per fare sì che l'utilizzo dell'applicativo non generi ulteriori criticità.

Applicazioni che utilizzano Office

Le applicazioni esaminate sono utilizzate in maniera diffusa da parte degli utenti e rappresentano la criticità principale all'interno di UNINA.

In particolare sono state prese in considerazione le applicazioni presenti nella tabella seguente nelle cui righe, per ogni applicazione considerata, compare il numero di postazioni su cui è installata, quale applicazione MSO è richiesta per il funzionamento con alcune note e il numero di postazioni effettivamente critiche, tenendo conto delle note della colonna precedente.

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Applicazione Numero postazioni Applicazione MSO richiesta Num. postazioni critiche

ASIP 250 Word 250

CIA 560 Word 560

CSA 250 Word 250

Procedura INPDAP 20 Access, Word, Excel 0

SIOC 6 Word, Excel 6

Tabella 7: Applicazioni che interagiscono con MSO

Dato che è stato dichiarato dai SI che CSA è stata sviluppata per rimpiazzare ASIP, si considera che i 250 utenti dell'una siano gli stessi che usano l'altra. Considerando il caso peggiore, ovvero quello in cui le postazioni siano considerate come disgiunte, il numero di postazioni critiche si attesterebbe sulle 816, ovvero quasi il 91% del totale. Tuttavia, questa percentuale potrebbe diminuire sensibilmente nel caso in cui più applicazioni siano installate sulle stesse macchine. Dato che non si dispone di dati quantitativi in questo senso sarebbe opportuno un approfondimento per capire effettivamente l'utilizzo puntuale da parte delle postazioni di ogni singola applicazione.

Nel caso in cui in cui si decida di adottare OpenOffice.org è necessario valutare l'eliminazione delle criticità dovute a queste applicazioni.

In una prospettiva di medio-lungo periodo si può pensare di:

• integrare in CIA il supporto per OOo (in questo senso è già stata verificata la disponibilità di Cineca)

• dismettere ASIP in favore di CSA

• integrare in CSA il supporto per OOo (da valutare l'impegno e la disponibilità di Cineca) o alternativamente adottare un'applicazione differente

Così facendo le uniche criticità rimaste sarebbero le 26 postazioni totali per SIOC e INPDAP, che non rappresenterebbero più uno scoglio alla migrabilità.

Si noti inoltre che CIA e CSA utilizzano funzionalità di Word, ma in maniera mascherata. Questo lascia spazio alla migrazione degli utenti che utilizzano queste applicazioni, poiché Word in questo caso non è effettivamente utilizzato come un applicativo in senso stretto ma come più come una “libreria” software.

Infatti se l'utente accede a uno dei due programmi in terminal server e per esempio aziona la creazione di un documento la cui generazione richiede Word, il documento viene generato in maniera rasparente, ossia l'utente vede solamente il documento finale prodotto senza interagire con Word. Si può quindi pensare, qualora tecnicamente fattibile, di mantenere Word sui server per la generazione dei documenti in una prima fase, lasciando poi la sostituzione/porting dell'applicazione per il futuro, per naturale obsolescenza o per una sostituzione prevista da un piano di aggiornamento del software.

Pertanto si potrà procedere alla migrazione di tutte la postazioni senza risolvere definitivamente e immediatamente la criticità, lasciando la possibilità agli utenti di continuare a utilizzare CIA e CSA. In una seconda fase poi potranno essere adottati programmi differenti per obsolescenza di questi, compatibili nativamente con OOo.

I prossimi passi Per ottenere un grado di conoscenza ulteriore e affinare le valutazioni i passi successivi da compiere possono essere:

• Realizzazione di un progetto pilota su di un campione di utenti

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• Somministrazione del questionario di indagine a tutti gli utenti della struttura, con particolare attenzione all'uso delle applicazioni

• Realizzazione di eventuali interviste utente su criticità emergenti dal questionario

Al termine di queste fasi ulteriori si potrà valutare in maniera più precisa il grado di migrabilità della struttura e si procederà a realizzare il vero e proprio piano di progetto.

Per quanto riguarda la somministrazione del questionario e le interviste utenti le modalità sono quelle già utilizzate nello svolgimento dell'analisi preliminare. Per il pilota, ulteriori dettagli sono descritti nel seguito.

Linee guida per la conduzione del progetto pilota Il pilota rappresenta il banco di prova per valutare concretamente il processo di migrazione. Pertanto viene riportato in piccolo ciò che si ipotizza di compiere su tutta la struttura in modo da provare sul campo l'efficacia delle soluzioni trovate e identificare eventuali problematiche che sono rimaste nascoste durante l'analisi.

Il pilota quindi deve essere strutturato in modo da permettere la misura degli obiettivi realizzativi che saranno poi estesi alla migrazione globale. Le misure devono rappresentare i seguenti ambiti:

• tecnico, con valutazione delle soluzioni proposte alle criticità riscontrate

• sociale, con valutazione del clima in merito l'accettazione prima, durante e dopo

• organizzativo, con valutazione dell'impatto in termini di processi sulla strutturato

Dovranno essere stabiliti dei parametri numerici strutturati per ambiti con un indice riepilogativo per ambito, stabilendo inoltre soglie di accettazione. In questa maniera sarà possibile misurare quantitativamente i risultati ed avere le informazioni necessarie su quali azioni intraprendere per correggere eventuali valutazioni negative.

Inoltre lo stesso meccanismo potrà essere utilizzato nella gestione della governance di progetto.

In termini operativi le attività, raggruppate per ambito, sono le seguenti:

Ambito Attività

Tecnico

• Produzione del materiale di supporto (manuali, documentazione, guide rapide)

• Preparazione delle macchine (installazione di OOo, predisposizione delle applicazioni, ecc.)

• Somministrazione questionario on-line• Formazione agli utenti• Implementazione delle soluzioni tecniche

Sociale

• Comunicazione di progetto e formazione motivazionale• Identificazione dei referenti tecnici di gruppo (technology

leaders) e loro coinvolgimento• Attivazione dei processi di supporto, soprattutto fra pari

(peer support)• Incontri di avanzamento e supporto

Organizzativo

• Predisposizione dei modelli• Implementazione delle buone prassi• Valutazione della produzione documentale• Valutazione della collaboratività ed interoperabilità da e

verso il mondo esterno

Per ciascuna delle attività dovranno essere condotte attività di indagine in grado di verificare puntualmente l'efficacia tecnica, il clima e l'efficienza organizzativa ed il tutto dovrà essere riportato all'interno di un report in modo da formalizzare i requisiti per la stesura del piano di migrazione.

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Dettaglio delle attività

Di seguito viene riportato un maggior livello descritto per ciò che riguarda le attività.

Attività DescrizioneTe

cn

ich

e

Produzione del materiale di supporto (manuali, documentazione, guide rapide)

Realizzazione del materiale di supporto da distribuire agli utenti del pilota. Materiale specifico che riguarderà anche le soluzioni ed i workaround tecnici relativi alle problematiche riscontrate durante l'analisi (ad esempio come gestire un determinato tipo di tabelle piuttosto che importare documenti dall'applicativo XYZ)

Preparazione delle macchine (installazione di OOo, predisposizione delle applicazioni, ecc.)

Preparazione dei personal computer degli utenti coinvolti nel pilota inclusi i test di installazione OOo e rimozione MS Office automatici. In questa fase prima del passaggio dovranno essere verificate per punti le applicazioni che sono state individuate e che potrebbero creare problemi durante il passaggio

Somministrazione questionario on-line

Agli utenti verrà richiesto di compilare un questionario on-line attraverso il quale verranno identificati i bisogni formativi oltre che problematiche d'uso specifiche al gruppo.

Formazione agli utentiE' la parte di formazione che dovrà essere erogata agli utenti e per la quale sarà necessario un feedback sia sulla qualità dei contenuti che sulla pertinenza relativamente il loro modo di lavorare

Implementazione delle soluzioni tecniche

Questa fase è relativa all'implementazione di tutte le soluzioni tecniche relativamente alle criticità che sono state individuate come ad esempio macro, personalizzazioni, conversioni, ecc. ecc.

So

cia

li

Comunicazione di progetto e formazione motivazionale

Questa parte è relativa alla comunicazione che deve essere attuata al fine di coinvolgere e motivare gli utenti del pilota rendendoli partecipi del cambiamento in atto.

Identificazione dei referenti tecnici di gruppo (technology leaders) e loro coinvolgimento

All'interno del gruppo in questione sarà necessario individuare uno o due technology leaders ai quali sarà chiesto di fare riferimento per qualsiasi attività di supporto a livello zero. Dovranno essere opportunamente istruiti e motivati e sarà richiesto loro di comunicare tempestivamente al CED eventuali problematiche di adozione di OOo sia tecniche che puramente operative.

Attivazione dei processi di supporto, soprattutto fra pari (peer support)

L'attiviazione del peer support attraverso i technology leaders è fondamentale per creare quella retroazione in grado di fornire informazioni al CED su qualsiasi aspetto della migrazione stessa. Sarà necessario quindi strutturare tali processi in modo che sia possibile creare i meccanismi di escalation necessari a risolvere i vari problemi che via via vengono a crearsi.Inoltre tali problematiche dovranno servire a popolare una base dati di conoscenza da riutilizzare per la successiva migrazione

Incontri di avanzamento e supporto

Al fine di avere il controllo sullo stato del pilota è fondamentale pianificare incontri di avanzamento e supporto in particolare con i technology leaders e con gli utenti che stanno mostrando maggiori resistenze al cambiamento e che pesentano problematiche particolari.

Org

an

izza

tiv

a

Predisposizione dei modelliPredisposizione dei modelli aziendali, del repository e dei processi per la creazione dei documenti a partire da tali modelli.

Implementazione delle buone prassi

Implementazione delle buone prassi necessarie per il corretto funzionamento dell'ufficio, in particolare relativamente alle attività automatiche e più utilizzate (ad esempio stampe in serie, etichette, accesso a dati da DB, ecc. ecc.)

Valutazione della produzione documentale

Dovrà essere valutata la qualità della produzione dei documenti sia in termini di efficienza (non devono essere introdotti tempi aggiuntivi rispetto la soluzione precedente) sia in termini di qualità visiva e di interoperabilità

Valutazione della collaboratività ed interoperabilità da e verso il mondo esterno

Al fine di valutare eventuali problemi di collaborazione con utenti interni e/o esterni verrà attivato un servizio di monitoraggio apposito con lo scopo esplicito di identificare e valutare eventuali problematiche di interoperabilità legate ai documenti.

Tabella 8: Attività del pilota

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Pianificazione

Le attività saranno pianificate secondo il seguente ordine:

Piano delle attività

L'attività di realizzazione del progetto pilota sarà suddivisa come segue:

• Preparazione

• Installazione

• Formazione

• Affiancamento

• Rapporto conclusivo

Le attività descritte nel seguito si riferiscono ad un Pilota svolto su di un Gruppo Pilota di 15 utenti, ipotizzando un piano temporale standard come indicato nel diagramma seguente.

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Illustrazione 3: Schema del processo

Attività Sotto attività 08/1

1/10

09/1

1/10

10/1

1/10

11/1

1/10

12/1

1/10

13/1

1/10

14/1

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15/1

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16/1

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18/1

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19/1

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20/1

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30/1

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01/1

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02/1

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06/1

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07/1

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08/1

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09/1

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10/1

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11/1

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12/1

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13/1

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14/1

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23/1

2/10

Preparazione Redazione piano attività X X XSelezione utenti X X

X

Programma formazione X

X X X

InstallazioneX X X

Installazione OOo sulle postazioni X XPostazioni di garanzia X X Dal questo momento gli utenti sono senza MS OfficeRimozione MS Office X

Formazione Corso supporto tecnico XCorso utenti X

Supporto Affiancamento e supporto agli utenti X X X X X X X X X X X X X X X X X X X XResoconto finale Redazione resoconto finale X X X X X

W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7

Setup calendario risorse in affiancamento e procedure di supporto

Realizzazione documentazione (corsi, buone prassi...)Realizzazione package OOo (personalizzazione, configurazione, inserimento estensioni...)

Illustrazione 2: Schema attività del pilota

Preparazionemacchine

Preparazionemateriale di

supporto

IdentificazioneRefentitecnici

Predisposizionemodelli

Comunicazione e Formazione

motivazionale

Formazioneutenti

ImplementazioneSoluzionitecniche

Implementazionebuone prassi

Attivazioneprocessi disupporto

Incontriavanzamento

Valutazioneproduzione

documentale

Valutazioneinteroperabilità

Redazionedocumento


Preparazione

In questa fase si approntano piani, procedure e infrastruttura tecnica per il corretto svolgimento del pilota.

In particolare consta delle seguenti attività:

• Pianificazione organizzativa del progetto

• Selezione utenti pilota

• Definizione programmi dei corsi di formazione

• Approntamento documentazione di supporto per gli utenti

Il risultato di questa fase è il piano di progetto dettagliato.

Installazione

L'obiettivo di questa fase è la transizione degli utenti del Gruppo Pilota da MS Office a OpenOffice.org. In particolare:

• Realizzazione del pacchetto di installazione di OpenOffice.org, con riferimento all'allegato “C”

• Installazione di OpenOffice.org

• Installazione delle postazioni di garanzia

• Disinstallazione / disabilitazione di MS Office

Al termine di questa fase gli utenti del pilota utilizzeranno il solo ambiente OpenOffice.org.

In particolare UNINA intende utilizzare il formato MSO come formato di salvataggio di default, per fare sì che gli utenti non debbano precoccuparsi del formato nello scambio documentale con terze parti. Questo permetterà di testare l'effettiva robustezza della soluzione e non esclude la possibilità di testare l'operatività mediante il formato ODF anche in un secondo momento.

Ulteriori aspetti dell'adozione di uno o dell'altro formato sono trattati di seguito nella sezione “L'adozione di OpenOffice.org e il formato ODF”.

Formazione

Nella fase di formazione si forniscono le nozioni necessarie sull'uso di OpenOffice.org e alla conversione dei documenti, sia per il supporto tecnico che per gli utenti del Gruppo Pilota.

In particolare:

• Progettazione dei contenuti dei corsi: help-desk e utente finale

• Erogazione dei corsi (una volta gestite le questioni loistiche)

• Monitoraggio del grado di soddisfazione degli utenti sulla formazione

In generale sono previste due sessioni da 16 ore di formazione suddivise come illustrato nella tabella seguente:

Corso Descrizione Durata

Tecnico HelpdeskLa suite OpenOffice.org, installazione e configurazione, risoluzione ai problemi comuni

16

Utente OpenOffice.org L'utilizzo della suite OpenOffice.org 16

Tabella 9: Percorso formativo del pilota

Nel caso di UNINA, dato che i referenti del progetto e gli utenti coincidono, si potrà prevedere una modifica al percorso formativo come illustrato nella tabella seguente.

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Corso Descrizione Durata

Referente di progetto OpenOffice.org

La suite OpenOffice.org, installazione e configurazione, risoluzione ai problemi comuni e utilizzo.

24

Tecnici installatoriLa configurazione e pacchettizzazione di OpenOffice.org per l'installazione.

8

Tabella 10: Percorso formativo del pilota presso UNINA

Affiancamento

Durante il pilota è necessario garantire supporto ed assistenza agli utenti in modo che i problemi possano essere risolti tempestivamente ed efficacemente.

In particolare sarà necessario approntare un'infrastruttura che riesca a garantire supporto di primo e secondo livello agli utenti ed ad essere costantemente presente.

La struttura del Supporto si intenda organizzata come segue:

• primo livello: problematiche generali nell'uso del desktop/applicativi, tipicamente come utilizzare certe funzionalità o come formattare tabelle, paragrafi etc.

• secondo livello: problematiche tecniche sull'utilizzo del desktop/applicativi e/o configurazione, tipicamente setup di sistema/applicazioni, configurazioni, utilizzo avanzato delle applicazioni e, in generale, tutto quanto non risolvibile dal precedente livello

Questa sarà la fase in cui sarà anche necessario monitorare il morale per l'accettazione del nuovo strumento.

Rapporto conclusivo

Al termine delle attività dovrà essere redatto un documento di dettaglio all'interno del quale verranno riportati i risultati del pilota e quindi formalizzati i requisiti funzionali, i requisiti tecnici, l'analisi dei processi utente ed il contesto tecnologico ed organizzativo inerente la produzione documentale delle strutture coinvolte nel progetto.

Tali informazioni saranno contestualizzate in una serie di scenari che forniranno a UNINA il supporto alla decisione di quale scenario risulti più idoneo.

Tali informazioni riguarderanno:

• valutazioni tecniche

• valutazioni economiche

• valutazioni organizzative, sociali

• criticità e relativi fattori di rischio

A valle di questo si potrà procedere con la realizzazione del piano esecutivo di progetto.

Considerazioni aggiuntive

L'adozione di OpenOffice.org e il formato ODF

Nel momento in cui si decide di adottare OOo come suite di produttività ufficiale dell'Ente è opportuno adottare anche ODF, formato nativo di OOo. L'alternativa che spesso si considera è l'installazione di OOo lasciando il formato Microsoft come ufficiale, che presenta delle difficoltà.

In primo luogo il formato Microsoft è proprietario e pertanto la sua implementazione in OOo non può coprire tutte le specifiche, portando dei problemi di supporto. Inoltre in termini pratici la compatibilità nello scambio documentale2, che normalmente si affronta solo per scambi con

2Lo scambio documentale in sola lettura può essere gestito con il PDF.

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l'esterno, potrebbe diventare un punto di estrema attenzione anche per l'interno. In questo caso sarebbe necessario impostare delle “buone prassi” sulla creazione, salvataggio e scambio documentale in modo estremamente rigoroso e verificare che siano rispettate sempre e da tutti gli utenti, anche nel caso di circolazione di documenti internamente all'Ente. Adottando ODF e limitando l'esportazione in formato Microsoft Office solo per i casi necessari, si limita la problematica solo all'interoperabilità con l'esterno, ove il destinatario richieda un file modificabile e non disponga di OOo. Inoltre ODF è un formato certificato ISO/IEC 23600 riconosciuto come standard nazionale anche dal comitato di normazione italiano Uninfo che garantisce l'interoperabilità e l'accesso perpetui.

Occorre inoltre mettere in evidenza come l'uso delle macro OOo incluse in documenti con formato non ODF possano comportare problemi di funzionalità e soprattutto non sarebbero comunque portabili.

È quindi opportuno che gli utenti target della migrazione OOo utilizzino il formato ODF come formato nativo. Lo scambio documentale con gli utenti esterni potrà quindi avvenire secondo due modalità, qualora sia richiesto un documento modificabile:

d) tramite formato MS Office: in questo caso gli utenti OOo, ogni volta che vorranno condividere un file con gli altri dovranno convertirlo in formato MS Office

e) tramite formato OOo: qualora gli utenti esterni alla migrazione abbiano installato OOo oppure i filtri di importazione/esportazione ODF per la propria installazione di MS Office.

Interoperabilità con altre applicazioni e future acquisizioni di software o servizi da terze parti

Si ricordi sempre che qualsiasi software presente nella struttura e/o acquisito dall'esterno in futuro dovrà essere “interoperabile” con OpenOffice.org, poiché in caso contrario si potrebbero introdurre nuove criticità irrisolvibili.

Con “interoperabile” si deve intendere:

a) che possa dialogare tramite file in formato supportato da OpenOffice.org

b) che per la generazione di tali file non abbia necessità di interagire con MS Office

Alla stessa maniera si deve anche prestare attenzione a future acquisizioni di servizi da parte di terzi, affinché questi non implichino l'utilizzo di MS Office o di strumenti non interoperabili nell'accezione precedente. Si pensi ad esempio un'analisi realizzata da un'azienda di consulenza esterna, basata su elaborazioni di dati su Tabelle Pivot, che devono essere scambiate continuamente con la vostra struttura e modificate.

È comunque evidente che in questo ultimo caso, in mancanza di alternative, si può pensare di installare temporaneamente su di un numero di postazioni limitato MS Office sono per la durata dell'interazione con l'azienda o i consulenti.

In generale però è sempre opportuno indagare l'interoperabilità di ciò che si sta per acquisire.

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Report di analisi - csi.unina.it...C Opzioni di configurazione UniNA – Analisi OOo – Opzioni di...

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