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REGOLAMENTO GENERALE PER IL RILASCIO DELLA CERTIFICAZIONE DELLE

FIGURE PROFESSIONALI

SGCPP-REG

Rev. 2 del 10.08.2017

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CONFORM LAB S.r.l. Via di Francia 7/A - 16149 – Genova CF / PIVA 01866380999 Tel. 010 4694760

E-mail [email protected] - sito Internet www.conformlab.it

REGOLAMENTO GENERALE PER IL RILASCIO DELLA CERTIFICAZIONE DELLE FIGURE

PROFESSIONALI

ED.REV DATA DESCRIZIONE MODIFICHE REDATTO DA VERIFICATO E

VALIDATO DA APPROVATO DA

1.0 15/02/2016 Prima emissione del documento

CSQ Responsabile RODC Amministratore Unico

1.1 27/10/2016 Aggiornamenti in virtù dei contenuti della nuova norma UNI 11648:2012

CSQ

Responsabile RODC Amministratore Unico

1.2 10/03/2017 Revisione a seguito note Accredia

CSQ Responsabile RODC Amministratore Unico

2.0 10/08/2017 Revisione a seguito dell’ispezione Accredia

RSGCPP Responsabile RODC Amministratore Unico

DETTAGLIO MODIFICHE INCLUSE NELLA VERSIONE 2 Inserimento della specifica comunicazione al commissario dei nominativi dei candidati e viceversa per eliminare i potenziali rischi di conflitto di interesse.

Inserimento check list documentazione d’esame tramite apposito modulo SGCPP-CLME_materiale esame_PM.

La data del verbale di delibera è l’inizio della validità del certificato.

Inserimento dell’utilizzo corretto del marchio Accredia al paragrafo 7.2

DETTAGLIO MODIFICHE INCLUSE NELLA VERSIONE 1.2 Revisione a seguito note Accredia.

Modificato paragrafo 3.3.2.3 Controllori del corretto svolgimento dell’esame, per integrare anche il monitoraggio dell’operato dei commissari.

Il paragrafo 2.6 Sospensione e Annullamento è stato scisso in due sotto paragrafi per tenere distinte le due casistiche.

DETTAGLIO MODIFICHE INCLUSE NELLA VERSIONE 1.1

Aggiornamenti in virtù dei contenuti della nuova norma UNI 11648:2012



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COPIA CONTROLLATA NUMERO DATA FIRMA

COPIA NON CONTROLLATA



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SOMMARIO

1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE .......................................................................................................................................... 4

1.1 Premessa ......................................................................................................................................................................... 4

1.2 Riferimenti normativi ...................................................................................................................................................... 4

1.3 Termini e Definizioni ....................................................................................................................................................... 4

2 CONDIZIONI GENERALI ............................................................................................................................................................. 7

2.1 Requisiti .......................................................................................................................................................................... 7

2.2 Fasi della valutazione dei candidati ................................................................................................................................ 7

2.3 Registri ed elenchi ........................................................................................................................................................... 8

2.4 Validità ............................................................................................................................................................................ 8

2.4.1 Inizio validità certificazione ..................................................................................................................................... 8

2.5 Mantenimento, Rinnovo, Sorveglianza ........................................................................................................................... 8

2.5.1 Mantenimento certificazione persone ................................................................................................................... 8

2.5.2 Rinnovo ................................................................................................................................................................... 9

2.5.3 Sorveglianza ............................................................................................................................................................ 9

2.6 Sospensione e revoca del certificato ............................................................................................................................ 10

2.6.1 Sospensione certificazione persone ...................................................................................................................... 10

2.6.2 Revoca certificazione persone .............................................................................................................................. 10

2.7 Trattamento Dati .......................................................................................................................................................... 11

3 PROCEDURA GENERALE DI CERTIFICAZIONE ......................................................................................................................... 12

3.1 Flusso generale di certificazione ................................................................................................................................... 12

3.2 Istruzione della domanda di certificazione ................................................................................................................... 12

3.2.1 Domanda .............................................................................................................................................................. 13

3.3 SISTEMA DI VERIFICA E VALUTAZIONE .......................................................................................................................... 14

3.3.1 Verifica della documentazione ............................................................................................................................. 14

3.3.2 Esame ................................................................................................................................................................... 15

3.3.3 Notifica ................................................................................................................................................................. 19

4 RICORSI .................................................................................................................................................................................. 21

5 RECLAMI ................................................................................................................................................................................. 24

6 CODICE DEONTOLOGICO ........................................................................................................................................................ 26

7 PRESCRIZIONI PER L’USO DEL MARCHIO CONFORM LAB ....................................................................................................... 28

7.1 Prescrizioni Generali ..................................................................................................................................................... 28

7.2 Uso del riferimento alla certificazione CONFORM LAB ................................................................................................. 28

7.3 Uso scorretto del marchio ............................................................................................................................................ 28

7.4 Descrizione del marchio CONFORM LAB ....................................................................................................................... 29



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1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

1.1 Premessa

L’attività di certificazione descritta nel presente Regolamento è definita in accordo ai requisiti della Norma Europea UNI CEI EN ISO IEC 17024:2012 “Valutazione della conformità - Requisiti generali per organismi che eseguono la certificazione di persone”.

Il presente Regolamento ha lo scopo di fornire una descrizione generale del processo di certificazione, i requisiti per la certificazione, il campo di applicazione, i criteri di valutazione, i diritti del richiedente, i doveri di una persona certificata e le tariffe, nonché regolare i rapporti tra CONFORM LAB SRL quale Ente di certificazione e le Persone che richiedono la certificazione professionale in conformità ai requisiti definiti da quest’ultimo nel presente documento ed in quelli ad esso corrrelati.

I requisiti recepiscono la seguente normativa nazionale e/o internazionale di riferimento per le persone:

UNI 11506-2013, CWA 16234-1, CWA 16458

UNI ISO 21500/2013.

Il presente Regolamento è stato elaborato e viene aggiornato da CONFORM LAB, Organismo di Certificazione indipendente, attualmente in fase di accreditamento presso ACCREDIA (nello specifico per lo Schema di certificazione della figura professionale di Project Manager- rif. “Schema procedurale di certificazione per project manager – SGCPP_SCH”).

Il Regolamento è gestito, come tutti i documenti CONFORM LAB, secondo le procedure del sistema di gestione (Procedura di Gestione Documenti contenuta all’interno delle Procedure di sistema SGCPP- PGSC, facenti parte del documento generale SGCPP - PSSC); esso viene approvato dall’Amministratore Unico.

1.2 Riferimenti normativi

Nel presente Regolamento sono presi come riferimento le norme applicabili, i documenti indicati nel “Manuale Del Sistema Di Gestione Per La Certificazione Dei Profili Professionali” – SGCPP - MAN, e, per le attività coperte e / o in fase di accreditamento ACCREDIA, i documenti di riferimento emessi dallo stesso (allegato pubblicato sul sito www.comformlab.it).

Riferimenti normativi equivalenti saranno di volta in volta valutati e le loro eventuali variazioni future saranno prese in considerazione solo ai fini dei loro effetti sul Regolamento stesso.

In assenza di norme nazionali ed internazionali di riferimento, relative alle figure professionali e ai corsi di formazione, CONFORM LAB adotterà propri criteri che verranno eventualmente sostituiti e/o integrati all’atto di emissione/aggiornamento delle norme.

Tutti i documenti richiamati nel Regolamento si riferiscono alla revisione aggiornata vigente.

1.3 Termini e Definizioni

Di seguito l’elenco delle sigle e acronimi utilizzati all’interno di CONFORM LAB.

SIGLA DEFINIZIONE

AC Azione correttiva

AI Audit interno



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AP Azione preventive

AU Amministratore Unico

CdC Comitato di Certificazione o di Delibera CONFORM LAB

CdI Comitato di Imparzialità CONFORM LAB

CPP Certificazione dei Profili Professionali

CSQ Consulente esterno per la definizione e l’aggiornamento del sistema di Gestione per la

Certificazione dei Profili Professionali

DIMP Dichiarazione di imparzialità

ELDC Elenco documenti OdC

GdA Gruppo di verifica o Gruppo di audit

NC Non conformità

NCON Modulo Non Conformità

OdC Organismo di Certificazione CONFORM LAB

ORGANIZZAZIONE CONFORM LAB srl

RA Responsabile di Area

RAC Responsabile azione correttiva

RAP Responsabile azione preventiva

RARI Rapporto annuale di riesame

RAST Rapporto Statistico

RECL Reclamo

REG Regolamento Generale CONFORM LAB

ROdC Responsabile Organismo di Certificazione CONFORM LAB

RSGCPP Responsabile del Sistema per la certificazione dei profili professionali

SCH_NNN Scheda procedurale di certificazione per profili professionali CONFORM LAB

SEGR Segreteria organizzativa

SGCPP Sistema di Gestione per la Certificazione dei Profili Professionali

TARI Tariffario



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Definizioni da UNI CEI EN ISO/IEC 17024:2012

Processo di certificazione: attività mediante le quali un organismo di certificazione stabilisce che una persona soddisfa i requisiti di certificazione, compresi la domanda, la valutazione, la decisione sulla certificazione, la sorveglianza e il rinnovo della certificazione, l’utilizzo di certificati e di marchio.

Scheda Procedurale di Certificazione: competenze ed altri requisiti relativi a specifiche professioni o a categorie di persone specializzate aventi qualifiche o specifiche abilità.

Requisiti di certificazione: insieme di requisiti specificati, comprendenti i requisiti dello schema da soddisfare al fine di rilasciare o mantenere la certificazione.

Certificato: documento emesso da un organismo secondo le disposizioni della norma UNI CEI EN ISO/IEC 17024:2012, indicante che la persona nominata ha soddisfatto i requisiti di certificazione

Competenza: capacità di applicare conoscenze ed abilità al fine di conseguire i risultati prestabiliti

Valutazione: p r o c e s s o che permette di valutare se una persona possiede i requisiti dello schema di certificazione

Esame: attività che fanno parte della valutazione, che permettono di misurare la competenza di un candidato mediante uno o più mezzi quali prove scritte, orali, pratiche od osservazione diretta, come definiti nella Scheda Procedurale di Certificazione.

Richiedente: persona che ha presentato una domanda per essere ammesso al processo di certificazione

Candidato: richiedente che possiede i prerequisiti specificati ed è stato ammesso al processo di certificazione

Imparzialità: presenza di obiettività

Qualifica: livello di istruzione, formazione-addestramento ed esperienza di lavoro dimostrati, ove applicabile.

Ricorso: richiesta da parte del richiedente, candidato o persona certificata, per riconsiderare qualsiasi decisione avversa presa dall’Organismo di certificazione relativa alla certificazione.

Reclamo: e s p r e s s i o n e d’insoddisfazione, diversa dal ricorso, manifestata da una persona o da una organizzazione ad un organismo di certificazione, relativa alle attività di tale organismo o di una persona certificata, per la quale è attesa una risposta

Parte Interessata: persona, gruppo od organizzazione influenzati dalle prestazioni di una persona certificata o dell’organismo di certificazione

Sorveglianza: monitoraggio periodico, durante i periodi di validità della certificazione, delle prestazioni di una persona certificata per garantire che mantenga la conformità allo Scheda Procedurale di Certificazione



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2 CONDIZIONI GENERALI

La Certificazione secondo gli Schemi concordati con le parti interessate, in accordo alla norma UNI CEI EN ISO/IEC 17024, è volontaria ed il Richiedente/Candidato, inviando la Richiesta di Certificazione (Modulo di Richiesta di ammissione all’esame di certificazione – SGCPP- RCRT), accetta le condizioni del presente Regolamento e quelle indicate nello Schema procedurale di riferimento (“Schema procedurale di certificazione– SGCPP_SCH”) e ne accetta, sottoscrivendole, tutte le fasi del processo di certificazione e valutazione descritte.

Ove previsti dei requisiti cogenti, questi devono ritenersi assolti a priori dal Candidato e/o

dall’Organizzazione.

Tutti i dati e i documenti e gli atti ufficiali relativi alla gestione della Certificazione dei profili professionali e al relativo mantenimento sono trattati da CONFORM LAB garantendo la riservatezza e la sicurezza secondo le normative in essere e le procedure interne adottate.

2.1 Requisiti

I requisiti che il Richiedente/Candidato (per ogni tipologia di figura professionale) deve dimostrare di possedere ai fini della Certificazione sono precisati nei rispettivi Schemi Procedurali di Certificazione, che formano pertanto parte integrante del presente Regolamento.

2.2 Fasi della valutazione dei candidati Sono previste le seguenti fasi:

Invio da parte del candidato della documentazione necessaria alla richiesta di ammissione all’esame di certificazione, come previsto nel § 3.2 “Istruzione della domanda di certificazione”;

Invio della documentazione utile a dimostrare il possesso dei requisiti previsti nel rispettivo “Schema Procedurale di Certificazione” – SGCPP - SCH;

Invio dell’evidenza del pagamento delle relative quote secondo le tariffe, definite nel documento SGCPP-TARI_Tariffario, secondo le modalità e i termini riportati nel documento sopracitato e in vigore;

Esame della domanda e verifica della documentazione preliminare da parte del CdC di CONFORM LAB sul documento SGCPP -VAES_Scheda di verifica e valutazione titoli di studio ed esperienze pregresse all’esame”;

Se in possesso dei requisiti, partecipazione da parte del candidato all’esame di certificazione erogato da CONFORM LAB secondo quanto previsto dal rispettivo “Schema Procedurale di Certificazione” – SGCPP - SCH;

Elaborazione ed assegnazione, da parte dei supervisori di esame di CONFORM LAB, dei risultati della prova d’esame sostenuta dai candidati secondo quanto previsto dal rispettivo “Schema Procedurale di Certificazione” – SGCPP - SCH;

Approvazione e validazione dei risultati di esame da parte del CdC di CONFORM LAB;

Emissione del certificato relativo al profilo professionale oggetto della certificazione superata;

Aggiornamento del registro delle persone certificate sull’apposito modulo “SGCPP-REGC_Registro dei soggetti certificati” pubblicato sul sito di CONFORM LAB.

NB Il Candidato deve comunque essere disponibile a produrre e a fornire a CONFORM LAB, su semplice richiesta ed in qualsiasi momento, tutta la documentazione di approfondimento a supporto delle autodichiarazioni rilasciate, pena la sospensione e il conseguente annullamento dell’iter di certificazione.

La documentazione deve essere inviata a CONFORM LAB entro 5 giorni la data fissata per l’esame, o, se



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specificato, comunque entro i termini indicati dall’Organismo al momento della richiesta.

I richiedenti di madrelingua diversa da quella italiana devono dichiarare esplicitamente di possedere la corretta comprensione della lingua italiana, scritta e orale.

2.3 Registri ed elenchi

Le persone certificate vengono inserite in appositi Registri ( “SGCPP-REGC_Registro dei soggetti certificati”) resi pubblici sul sito internet www.conformlab.it, entro 30 giorni dalla data di ratifica dei risultati di esame da parte del CdC di CONFORM LAB. A tal fine la pubblicazione dei dati è parte integrante delle prescrizioni contenute nel presente Regolamento e quindi, qualora il candidato non desiderasse la pubblicazione dei suoi dati, lo deve esplicitamente indicare all’interno della richiesta di ammissione all’esame di certificazione (Modulo di Richiesta di ammissione all’esame di certificazione – SGCPP- RCRT) e all’interno dell’Informativa resa ai sensi della privacy e presente e scaricabile anch’essa dal sito internet (SGCPP -INF-b Informativa privacy candidati certificazione). In caso di annullamento della certificazione (vedi § 2.6.2 “Revoca certificazione persone”), il nominativo della persona verrà inserito in un apposito Elenco dei certificati revocati (SGCPP-ELCR_Elenco certificati revocati) in modo da mantenere traccia dell’annullamento; il presente elenco non viene pubblicato ma viene archiviato secondo i principi di riservatezza e sicurezza dell’OdC ad uso interno e per eventuali richieste dei candidati.

2.4 Validità

2.4.1 Inizio validità certificazione

L’iscrizione n e l Registro dei soggetti certificati CONFORM LAB avrà decorrenza dalla data di delibera e una validità di 3 anni. Durante il periodo di validità della certificazione, le persone certificate sono soggette alla sorveglianza di CONFORM LAB, secondo quanto previsto al § 2.5.3 “Sorveglianza”.

È fatta salva la facoltà della persona certificata di dare la disdetta, con comunicazione scritta, almeno 3 mesi prima della scadenza annuale. La mancata o tardiva comunicazione non assolve dal versamento della quota di mantenimento per l’annualità successiva.

2.5 Mantenimento, Rinnovo, Sorveglianza

2.5.1 Mantenimento certificazione persone

Durante il periodo di validità della certificazione (in breve Periodo di certificazione), il suo mantenimento annuale (in breve Periodo di mantenimento) è da ritenersi automaticamente confermato a seguito della contemporaneità di accadimento dei seguenti fatti:

Assenza di motivazioni gravi pervenute all’Ente di Certificazione in merito al comportamento professionale del soggetto certificato;

Pagamento della quota annuale dovuta dal soggetto certificato per lo schema prescelto.

La mancata comunicazione da parte della persona certificata di rinuncia alla certificazione nel termine di almeno 3 mesi prima della data di scadenza annuale non assolve dal versamento della quota di mantenimento per l’annualità successiva.

Durante il periodo di validità della certificazione, CONFORM LAB provvede ad inviare informazione circa le nuove versioni del p r e s e n t e Regolamento Generale per il rilascio delle certificazioni professionali e eventuali documenti correlati, quali per esempio gli Schemi procedurali per ciascun profilo professionale prescelto.

I requisiti specifici per il mantenimento della certificazione e relativi alla specifica figura professionale sono



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contenuti nello Schema procedurale di Certificazione di riferimento.

2.5.2 Rinnovo

Al termine del periodo pluriennale di validità della certificazione, CONFORM LAB invia la comunicazione in merito alla necessità di rinnovo della certificazione, a tutte le persone certificate che non abbiano comunicato, almeno 3 mesi prima della scadenza annuale, l’eventuale disdetta per iscritto.

Tale comunicazione avviene tramite l’apposito modulo “SGCPP-NORC_Notifica Scadenza Certificazione”.

La mancata comunicazione da parte della persona certificata di rinuncia alla certificazione nel termine di almeno 3 mesi prima della data di scadenza annuale non assolve dal versamento della quota di rinnovo per l’annualità successiva.

Il richiedente dovrà fornire:

Copia del documento “SGCPP-RRCE_ Richiesta di rinnovo certificazione”, debitamente compilato, fornito da CONFORM LAB al momento della Notifica della scadenza di certificazione, con:

- Evidenza dei crediti conseguiti e richiesti dallo Schema procedurale di certificazione di riferimento, e resa come autocertificazione dell’articolo 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e cosciente delle sanzioni previste dall’articolo 76 del medesimo D.P.R., sul modulo “SGCPP-RRCE_Richiesta di_rinnovo certificazione”;

- Evidenza del trattamento di eventuali non conformità o reclami, ricevuti dall’interessato durante il periodo di validità della certificazione, ovvero dichiarazione di assenza di non conformità o reclami, resa come autocertificazione dell’articolo 47 del D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445 e cosciente delle sanzioni previste dall’articolo 76 del medesimo D.P.R., sul modulo “SGCPP-RRCE_Richiesta di_rinnovo certificazione”;

Evidenza del pagamento dell’importo relativo al rinnovo come espresso nel SGCPP- TARI Tariffario;

Estremi per la fatturazione dell’importo versato;

Copia di un documento di identità in corso di validità.

I requisiti specifici per il rinnovo della certificazione e relativi alla specifica figura professionale sono contenuti nello Schema procedurale di Certificazione di riferimento.

2.5.3 Sorveglianza

Durante il periodo di validità della certificazione CONFORM LAB si riserva il diritto di controllare la veridicità dei requisiti e quanto dichiarato dal richiedente, anche chiedendo informazioni presso le aziende/enti coinvolti.

In qualsiasi momento, qualora i requisiti dichiarati non vengano soddisfatti o confermati (singolarmente e/o complessivamente), la certificazione viene sospesa e/o revocata secondo le procedure del sistema di gestione di CONFORM LAB.

La sospensione del certificato può essere momentanea o divenire poi revoca, come da procedure vigenti (§ 2.6.1 “Sospensione certificazione persone”).

L a revoca della certificazione comporta, nel caso in cui il candidato voglia certificarsi nuovamente, il ripetersi dell’intero iter di certificazione, come da procedure vigenti (§ 2.6.2. Revoca certificazione persone”).



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2.6 Sospensione e revoca del certificato

2.6.1 Sospensione certificazione persone

La sospensione della certificazione delle persone e degli eventuali settori di competenza specifica attribuiti è prevista a seguito di provvedimenti presi da CONFORM LAB nei confronti delle persone certificate, al verificarsi di una o più delle seguenti condizioni:

Non adeguata gestione delle non conformità o reclami sollevati nei confronti delle persone certificate, valutata unilateralmente da parte di CONFORM LAB;

Mancato rispetto dei requisiti previsti per il mantenimento;

Mancato soddisfacimento dei requisiti per il rinnovo;

Mancato pagamento delle quote di iscrizione/mantenimento/rinnovo;

Ogni altra carenza che derivi dal mancato rispetto di quanto formalmente accettato dal Candidato all’atto della certificazione. In tali carenze ricadono anche eventuali azioni che possano influenzare in maniera negativa e/o ledere l’immagine del CONFORM LAB.

Al CdC compete la responsabilità della valutazione delle condizioni che possono causare la sospensione.

CONFORM LAB comunica all’interessato la data di decorrenza della sospensione del certificato e la motivazione.

La persona cui venga sospesa la certificazione non potrà far uso del certificato CONFORM LAB (e del logo, ove previsto).

Il periodo di sospensione è previsto al massimo per 6 mesi; in questo periodo CONFORM LAB richiede all’interessato di produrre la documentazione necessaria per recuperare la condizione negativa rilevata e la relativa tempistica entro cui inviare la medesima.

Qualora le evidenze documentali non pervengano a CONFORM LAB entro 6 mesi dalla data di decorrenza della sospensione, si provvederà al definitivo annullamento/revoca.

Le contro deduzioni dell’interessato, ivi inclusa la documentazione pervenuta all’OdC richiesta a comprova, sono valutate dal CdC di CONFORM LAB che provvede a deliberare il reintegro o il definitivo annullamento del certificato.

In caso di reintegro, la data di scadenza del certificato comunque rimane invariata.

Nel caso di comportamenti non corretti e potenzialmente perseguibili ai fini civili o penali da parte del soggetto certificato e dei quali Conform Lab venga a conoscenza, Conform Lab stessa si riserva di informare direttamente le autorità competenti.

2.6.2 Revoca certificazione persone

L’annullamento o revoca della certificazione delle persone e degli eventuali settori di competenza specifica attribuiti è prevista a seguito di provvedimenti presi da CONFORM LAB nei confronti di persone a cui il certificato è stato sospeso, e comunque al verificarsi di una o più delle seguenti condizioni:

Non adeguata gestione delle non conformità o reclami sollevati nei confronti delle Persone certificate, valutata unilateralmente da parte di CONFORM LAB;

Mancato rispetto dei requisiti previsti per il mantenimento;

Mancato soddisfacimento dei requisiti per il rinnovo;

Mancato pagamento delle quote di iscrizione/mantenimento/rinnovo;



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Ogni altra carenza che derivi dal mancato rispetto di quanto formalmente accettato dal Candidato all’atto della certificazione. In tali carenze ricadono anche eventuali azioni che possano influenzare in maniera negativa e/o ledere l’immagine del CONFORM LAB;

Formale rinuncia da parte della persona certificata, effettuata almeno 3 mesi prima della scadenza.

La mancata comunicazione di rinuncia alla certificazione nel termine di almeno 3 mesi prima della data di scadenza annuale (§ “Validità”), non assolve dal versamento della quota di mantenimento/rinnovo per l’annualità successiva.

Al CdC compete la responsabilità della valutazione delle condizioni che possono causare l’annullamento/revoca.

CONFORM LAB comunica all’interessato la data di decorrenza dell’annullamento del certificato e dell’annullamento dell’iscrizione nel Registro del personale Certificato (“SGCPP-REGC_Registro dei soggetti certificati”).

Contestualmente il nominativo della persona in caso di annullamento della certificazione verrà inserito in un apposito Elenco di certificati revocati (SGCPP-ELCR_Elenco certificati revocati) in modo da mantenere traccia dell’annullamento; il presente elenco non viene pubblicato ma viene archiviato secondo i principi di riservatezza e sicurezza dell’OdC ad uso interno e per soddisfare eventuali richieste dei candidati a cui è stata revocata l acertificazione.

La persona cui venga annullata la certificazione non potrà far uso del certificato CONFORM LAB (e del logo, ove previsto).

Nel caso di comportamenti non corretti e potenzialmente perseguibili ai fini civili o penali da parte del soggetto certificato e dei quali Conform Lab venga a conoscenza , Conform Lab stessa si riserva di informare direttamente le autorità competenti.

2.7 Trattamento Dati

CONFORM LAB s.r.l., in qualità di Titolare del trattamento dei dati ai sensi del codice Privacy, garantisce che il trattamento dei dati dei Candidati alla Certificazione avvenga nel rispetto del D.Lgs. 196/2003 e nel rispetto dei principi e degli obblighi di correttezza, liceità, trasparenza e riservatezza .

In Conform Lab a tal fine sono state elaborate ed attuate apposite procedure atte a garantire la sicurezza e la riservatezza delle informazioni, intesa come conservazione dell’integrità e della riservatezza del dato, durante lo svolgimento delle attività di certificazione.

Sono inoltre state predisposte apposite registrazioni per la gestione di tale aspetto.



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3 PROCEDURA GENERALE DI CERTIFICAZIONE

3.1 Flusso generale di certificazione

Il seguente flow chart illustra in generale il percorso seguito da CONFORM LAB per la certificazione del personale secondo la norma UNI CEI EN ISO IEC 17024:2012.

L’OdC in linea con quanto richiesto dalla norma ha stabilito, documenta e monitora i criteri riguardanti la gestione degli esami.

Criteri, registrazioni e monitoraggio sono descritti ai paragrafi successivi, per ciascuna fase del ciclo di esame.

Si rimanda anche al documento SGCPP-ELDC -Elenco Documenti E Registrazioni Organismo Di Certificazione per prendere visione di tutte le registrazioni predisposte dall’organismo per il controllo dei processi.

3.2 Istruzione della domanda di certificazione

Il richiedente che intende certificarsi chiede a CONFORM LAB tutte le informazioni necessarie sulle modalità adottate per il rilascio della certificazione e dell’iscrizione al SGCPP – REGC -Registro dei soggetti certificati, attraverso il mezzo più opportuno (telefonico, informatico, postale), indicato sul sito internet.

A seguito CONFORM LAB, per mezzo della segreteria organizzativa, invia, tramite posta ordinaria, email o posta



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certificata, al candidato l’insieme dei documenti relativi alla richiesta di certificazione composto da:

Il presente Regolamento Generale per il rilascio della certificazione delle figure professionali (SGCPP-REG_Regolamento), inclusivo di un paragrafo dedicato al Codice deontologico e di un paragrafo dedicato all’uso del marchio di CONFORM LAB SRL;

Lo specifico Schema Procedurale di Certificazione relativo alla corrispondente tipologia di figura professionale d’interesse (SGCPP-SCH_Schema procedurale di certificazione);

Il modulo Richiesta di ammissione all’esame di certificazione – SGCPP- RCRT per il profilo professionale di interesse;

Il modulo predisposto ai sensi della Privacy e denominato Informativa Privacy_Candidati_certificazione – SGCPP –INF b;

Il Tariffario CONFORM LAB, documento (SGCPP-TARI_Tariffario).

CONFORM LAB rende disponibile tutta la suddetta documentazione ad ogni persona che intenda certificarsi anche presso il proprio sito www.conformlab.it, oltre che tramite invio diretto.

3.2.1 Domanda

Il richiedente, presa visione dei documenti sopra elencati, compila ed invia a CONFORM LAB la Richiesta di ammissione all’esame di certificazione – SGCPP- RCRT, inclusiva

della documentazione richiesta al suo interno e da sottoscrivere,

della documentazione attestante la formazione e l’esperienza lavorativa prevista nella “Sezione Requisiti” dell’apposito Schema Procedurale di Certificazione -SGCPP-SCH relativa alla figura professionale di riferimento,

le ricevute attestanti il pagamento delle quote previste dal Tariffario - SGCPP-TARI.

La Richiesta di ammissione all’esame di certificazione deve dunque essere accompagnata da:

Copia di un documento di identità in corso di validità;

Curriculum Vitae dettagliato;

Copia del documento Conform LAB “Informativa Privacy_Candidati_certificazione” debitamente firmato per presa visione;

Copia firmata per accettazione dell’ultima pagina del presente Regolamento per la Certificazione di Persone;

Copia firmata per accettazione dell’ultima pagina dello specifico Schema Procedurale di Certificazione relativa alla corrispondente tipologia di figura professionale d’interesse;

Evidenza dell’avvenuto pagamento dell’importo relativo alla fase 1 della certificazione (Valutazione preliminare documentazione) come da Tariffario in vigore;

Estremi per la fatturazione dell’importo versato;

Documenti attestanti l’esperienza lavorativa specifica, gli studi specifici, le certificazioni di settore, nelle modalità richieste dallo Schema Procedurale di Certificazione relativa alla corrispondente tipologia di figura professionale d’interesse.

Nella Richiesta di ammissione all’esame di certificazione il candidato dichiara:

Di comunicare qualsiasi situazione di potenziale conflitto di interessi o di favoritismi posti in essere durante l’iter di certificazione da parte di personale o membri coinvolti nel processo di certificazione;

Di comunicare eventuali conflitti di interesse con gli ispettori o commissari identificati per le sessioni di esame che verranno comunicati preventivamente al candidato stesso via mail dalla segreteria organizzativa;



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Limitatamente agli schemi coperti da accreditamento, di accettare la prescrizione in base alla quale gli ispettori ACCREDIA (Ente Italiano di Accreditamento) possono accedere, in accompagnamento al personale CONFORM LAB, anche con preavviso minimo, alle sessioni d’esame per assistere alle prove e alle relative attività, riservandosi anche il diritto di intervistare le Persone in iter di certificazione.

Il candidato invia la documentazione richiesta e necessaria per la domanda di iscrizione, di cui sopra, tramite posta ordinaria, email o posta elettronica certificata all’indirizzo di posta elettronica o al numero di fax, comunicati dall’OdC e comunque presenti sul sito dell’Organismo stesso.

Ricevuta la documentazione prevista dal candidato la segreteria organizzativa effettua una prima verifica del materiale ricevuto in conformità allo Schema procedurale di certificazione seguendo un’apposita check list denominata SGCPP-CLDE_ Check List Documenti Allegati Alla Domanda Di Esame, entro 2 giorni dalla ricezione della documentazione.

Effettuata questa prima verifica di presenza e completezza dei documenti previsti, il CdC provvede a verificare i requisiti richiesti dal suddetto Schema per l’accesso e validare la documentazione, deliberando l’ammissione all’esame (vedi (§ 3.3.1 “Verifica della documentazione”).

3.3 SISTEMA DI VERIFICA E VALUTAZIONE

3.3.1 Verifica della documentazione

Il CdC, successivamente, ricevuta la documentazione verificata in prima istanza dalla segreteria organizzativa, a sua volta verifica la completezza e l’idoneità della documentazione presentata dal richiedente in accordo con quanto predisposto nella in una apposita “Scheda di verifica e valutazione titoli di studio ed esperienze pregresse – SGCPP – VAES”.

Nei casi dubbi, il CdC può inoltre procedere a:

Richiedere informazioni/documenti supplementari al candidato;

Effettuare un accertamento, tramite invio di un supervisore appositamente incaricato, dell’attività svolta presso le aziende citate nella documentazione presentata o semplicemente richiedere informazioni e documenti alle medesime.

Il Cdc si occupa di effettuare la verifica delle domande pervenute entro 3 giorni dalla documentazione ricevuta dalla segreteria organizzativa, massimo entro 5 nei casi in cui provvede ad effettuare degli approfondimenti.

Tale analisi documentale ha come obiettivo quello di verificare la completezza e la coerenza dei documenti prodotti e delle informazioni in essi contenute. Le dichiarazioni pertinenti i requisiti di schema devono essere accompagnate da evidenze oggettive.

Vengono controllati i seguenti documenti:

DOCUMENTO EVIDENZA OGGETTIVA

a) Curriculum vitae Esperienza di lavoro generale

b) Domanda Dati generali e prescrittivi

c) Titoli di pagamento Quietanze di Pagamento

d) Ulteriori documenti Istruzione

Formazione specifica

Certificazioni di settore

Esperienza lavorativa specifica

Il CdC può richiedere al candidato ulteriore integrazione documentale a sostegno delle dichiarazioni fornite.

I risultati della valutazione documentale sono registrati dal CdC di CONFORM LAB nel documento



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“VAES_verifica e validazione titoli esperienze” e comunicati contestualmente al candidato dalla segreteria

organizzativa secondo le modalità di comunicazione utilizzate (posta ordinaria, email o posta elettronica

certificata).

Nel caso di valutazione negativa il processo viene interrotto e ne viene data comunicazione contestuale dalla

segreteria organizzativa al candidato, tramite la trasmissione del medesimo documento ““Scheda di verifica e

valutazione titoli di studio ed esperienze pregresse – SGCPP – VAES”, via mail o posta elettronica certificata

o posta ordinaria, contenente i risultati della valutazione e la non ammissibilità all’iter di certificazione in

mancanza di requisititi.

Il candidato può comunque ricorrere contro le decisioni prese riguardo la propria domanda entro 15 giorni dal

ricevimento della comunicazione dell’esito della valutazione della documentazione da lui prodotta.

CONFORM LAB tratterà il ricorso secondo quanto stabilito nello specifico § 4 “Ricorsi”.

3.3.2 Esame

Il Candidato, la cui documentazione completa sia stata favorevolmente valutata, è ammesso all’esame di

certificazione CONFORM LAB che si svolgerà secondo le specifiche relative a ciascuno Schema procedurale di

certificazione inerente ogni figura professionale.

Durata, modalità di svolgimento e altre caratteristiche dell'esame sono comunicate, per iscritto, al Candidato

dalla segreteria organizzativa per posta ordinaria, mail o posta elettronica certificata (e con richiesta di

risposta ) con il dovuto anticipo e comunque non oltre 5 giorni prima della data d’esame.

Contestualmente vengono comunicati i nomi dei supervisori e dei commissari coinvolti nella sessione d’esame

prevista, in modo da evitare potenziali rischi di conflitto di interessi. Il Candidato è tenuto quindi a comunicare

eventuale presenza di conflitti di interessi con il personale coinvolto nel processo di certificazione al fine di

garantire la massima trasparenza ed eventualmente ricusare il commissario d’esame e/o i supervisori.

Per garantire un corretto processo d’esame secondo i criteri e le procedure definite dall’OdC la segreteria

organizzativa effettua un controllo sui documenti che vengono stampati per ogni sessione d’esame attraverso

una check list predisposta per ogni Schema di certificazione e denominata SGCPP_CLME_Check list materiale

esame. Questo consente un controllo, non solo sulla presenza dei documenti necessari ad eseguire le prove di

esame, ma anche sulla congruità del numero delle domande previste dal sistema e dalla norma di riferimento e

quelle effettivamente proposte in sede di esame assicurando inoltre domande diverse dalla precedente prova

d’esame.

L’ammissione all’esame, si ricorda, come già detto al presente Regolamento, è condizionata dall’avvenuto

pagamento dell’importo relativo secondo il Tariffario vigente alla data della domanda.

Il candidato si impegna inoltre firmando i documenti forniti dall’OdC e accettando tutte le clausole presenti in

essi, a non divulgare materiali di esame, né a prendere parte ad attività fraudolente relativamente alla

sottrazione di materiale di esame.

3.3.2.1 Sessioni

Le sessioni d’esame vengono pubblicate periodicamente sul sito www.conformlab.it. Il numero dei

partecipanti per ogni sessione e relativo numero di commissari incaricati e supervisori d’esame, viene

indicato in relazione ad ogni specifico Schema procedurale di Certificazione ed al numero di iscrizioni.

3.3.2.2 Prove di esame

L’articolazione delle prove di esame e i contenuti delle specifiche prove sono presenti negli Schemi Procedurali di Certificazione .

Ciascuna prova d’esame è scelta su un set sufficientemente ampio di domande e casistiche, atto a garantire:

La differenza di contenuti tra due prove somministrate nella stessa sessione, di modo da evitare la possibilità di copiatura;

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La differenza di ordinamento delle domande, in termini di argomenti, contenute in prove somministrate in due sessioni diverse, di modo da rendere inutile l’eventuale memorizzazione del set di risposte.

Per garantire la stretta correlazione tra le domande e la norma di riferimento oltre alla trasparenza delle procedure di esame è prevista:

L’evidenza delle domande la cui risposta è risultata errata in sede di esame scritto, attraverso un segno rosso ben visibile;

L’esplicitazione dei punti della norma di riferimento rispetto alle domande risultate errate, attraverso una chiara annotazione a margine;

L’utilizzo dei risultati delle prove scritte, con particolare riguardo alle domande errate trattate come sopra indicato, come input per l’eventuale prova orale, al fine di verificare ed approfondire le eventuali carenze.

La correzione delle prove scritte viene effettuata al termine della prova stessa ed è a cura del supervisore con la collaborazione del commissario di esame. La decisione relativa alla certificazione, invece, viene presa unicamente dal Comitato di Certificazione e Delibera sulla base dei risultati raccolti durante il processo di certificazione.

Normalmente le prove di esame vengono effettuate presso i locali della sede di Conform Lab. E’ possibile, nel caso in cui sia necessario per motivi organizzativi o logistici, avvalersi di strutture esterne.

In entrambi i casi l’organizzazione ha predisposto un’apposita check list (SGCPP-CLAU_check list valutazione aule esami) per verificare le condizioni per condurre gli esami (ambienti, attrezzature, illuminazione, rumore, sicurezza, spazi…).

3.3.2.3 Controllori del corretto svolgimento dell’esame

Il OdC, per ciascuna sessione d’esame individua il commissario di esame e lo investe di apposita carica

attraverso comunicazione firmata sul modulo SGCPP- COMM_Incarico commissario; il commissario di esame

provvede ad esaminare i candidati durante la prova di esame, erogando il colloquio orale;

trascrive le apposte note previste dall’Organismo di certificazione sulle registrazioni predisposte;

supporta il supervisore nella correzione degli scritti;

valuta i candidati sia nella prova orale che nel loro complesso.

L’OdC individua inoltre all’interno della struttura aziendale e incarica con apposita comunicazione sul modulo

SGCPP-INSP_Incarico supervisore, uno o più assistenti quali referenti interni d’esame che hanno il compito di:

consentire lo svolgimento dell’esame, provvedendo alla consegna delle prove d’esame e al ritiro degli elaborati;

assicurare il corretto svolgimento delle sessioni d’esame, secondo quanto stabilito dal Regolamento e dalle procedure di sistema.

Lo stesso supervisore, a seguito di una grave violazione del Regolamento o delle procedure di esame, può

decretare l’annullamento dell’esame.

Il Supervisore ha anche il compito di compilare il modulo SGCPP -VDCE_Verbale_di_delibera_certificazione; il

sopra citato documento ha una doppia funzione quella:

di riesame della documentazione e di verbalizzare il processo di esame da parte del supervisore;

di delibera vera e propria a cura del CdC.

Il modulo viene infatti compilato dal supervisore che, dopo aver riesaminato la documentazione apponendo la

sua sigla sui documenti verificati, indica i singoli punteggi ottenuti nelle varie prove ed il valore complessivo

proponendo tali risultati, inclusivi di documentazione di esame al CdC .

Il documento SGCPP – VDCE Verbale_di_delibera_certificazione viene firmato sia dal commissario di esame

che dal supervisore prima di essere fornito al CdC (Comitato di Certificazione e delibera).



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In questa fase il supervisore segnala, inoltre, nel campo note del sopra citato verbale l’eventuale non conformità del materiale predisposto per l’esame, del funzionamento/idoneità dei locali, delle attrezzature e dell’ambiente, oltre che la percezione di soddisfazione del candidato. Queste note consentono di monitorare i criteri stabiliti per verificare le condizioni per gestire gli esami ed eventualmente effettuare azioni correttive volte ad un miglioramento, oltre che contribuire al monitoraggio della soddisfazione dei candidati per migliorare il servizio offerto. Il supervisore provvede anche a effettuare il monitoraggio dell’operato del Commissario di esame designato,

considerando quanto segue:

I risultati di tale monitoraggio sono registrati sul modulo SGCPP-VCOE_Verbale_ConduzioneEsame e sono poi

considerati in fase di riesame del sistema e nel caso di nuovi incarichi da fare al commissario in questione.

Il supervisore è il rappresentante dell’OdC in sede di esame ed è quindi colui al quale spetta ogni decisione

operativa in sede di esame.

Pertanto decide autonomamente di sospendere la prova se ravvede inosservanze gravi da parte del

candidato, o inosservanze di tipo procedurale, o comportamenti non adeguati del commissario stesso.

Il commissario è colui che, esperto nella materia, conduce le prove orali sulle materie specifiche del profilo di

certificazione.

Per eliminare potenziali rischi di conflitti di interesse, in occasione dell’invio dell’incarico al commissario e al

supervisione, si provvede a comunicare loro l’elenco dei candidati previsti per la sessione d’esame, in modo

tale che gli stessi abbiano la possibilità di comunicare all’OdC eventuali conflitti di interesse.

Il CdC (Comitato di Certificazione e delibera) dopo aver verificato tutta la documentazione di esame ricevuta

delibera acconsentendo o meno al rilascio della certificazione dei candidati, compilando la seconda parte del

modulo SGCPP – VDCE Verbale_di_delibera_certificazione dedicata al Comitato stesso.

3.3.2.4 Svolgimento

I supervisori incaricati dell’esame identificano gli esaminandi, tramite controllo di un documento d’identità e compilano la lista degli iscritti all’esame usando l’apposito modulo SGCPP -REES_Registro candidati esame, dove riportano i seguenti dati:

Candidati ammessi alla prova con gli estremi del documento di identificazione;

OGGETTO DEL MONITORAGGIO NOTE SUPERVISORE

Tempi di esecuzione della prova Rispettati/Non Rispettati/ Non rispettati per ragioni concordate

Argomenti della prova

Note sul numero degli argomenti e sulla qualità percepita, sia sulla base delle conoscenze e dell’esperienza del supervisore che delle reazioni del candidato.

Modalità di relazionarsi con i candidati (formalità) Adeguata/Eccessiva/Carente

Modalità di relazionarsi con i candidati (disponibilità) Adeguata/Eccessiva/Carente

Modalità di relazionarsi con i candidati (chiarezza

espositiva) Adeguata/Eccessiva/Carente

Modalità di tracciatura delle risposte Esaustive/poco argomentate/non argomentate

Reazione percepita da parte del candidato

Note sull’atteggiamento del candidato, riguardanti il fatto che si sia trovato a suo agio durante il colloquio e che abbia riconosciuto l’autorevolezza dell’interlocutore e abbia ben compreso le domande



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Data e luogo dell’esame;

Nome e cognome del supervisore/i d’esame;

Ora di inizio della prova d’esame.

I Supervisori di esame informano i candidati in merito alle modalità di esecuzione della prova e provvedono alla verifica dei testi o dispositivi elettronici ammessi in sede d’esame, come previsto dall’apposite Schede procedurali di certificazione per ogni singolo profilo professionale. Durante la prova è infatti concesso solo l’uso dei documenti e dei materiali previsti dall’apposita Scheda procedurale di certificazione. Viene quindi consegnata ai candidati, in forma cartacea, la documentazione concernente la prova d’esame e si dà avvio alla prova d’esame; il supervisore registra l’orario sull’apposito modulo SGCPP- REES_Registro candidati esame. Allo s c a d e r e del tempo indicato per le prove scritte, i supervisori di esame ritirano gli elaborati e completano la scheda SGCPP- REES_Registro candidati esame, che viene subito messa nell’apposita cartellina di esame per poi essere utilizzata per registrare l’esito delle prove orali per poi essere trasmessa al CdC. La gestione della prova orale effettuata dal commissario viene gestita e registrata allo stesso modo.

3.3.2.5 Valutazione degli esiti d’esame e rilascio della certificazione

I punteggi delle singole prove d’esame vengono comunicati da parte del supervisore ai candidati al termine della singola prova dopo la verifica che il punteggio raggiunto sia entro la soglia minima. Se la prova non è superata il candidato non può sostenere la prova orale o quella successiva prevista dallo Schema di certificazione specifico, ma potrà ripetere l’esame nel suo complesso successivamente. Nel caso in cui dopo la prova scritta il candidato sostenga la prova orale, il commissario che effettuerà l’esame orale dovrà tenere conto dei punteggi ottenuti alla prova scritta, cercando di approfondire quegli argomenti che in fase scritta sono risultati errati e carenti. A conclusione dell’esame il supervisore procede con il riesame della documentazione inerente le diverse prove d’esame attraverso il modulo SGCPP-VDCE_Verbale di delibera di certificazione; sullo stesso modulo vengono registrati gli esiti per singola prova sostenuta dal candidato a firma del commissario d’esame. Entro i 15 giorni dalla data di esame, sempre sul modulo SGCPP-VDCE_Verbale di delibera di certificazione, viene esplicitata la valutazione dei risultati a cura Comitato di Delibera e Certificazione, secondo i criteri di valutazione presenti nelle Schede Procedurali di Certificazione. Sarà cura della segreteria organizzativa comunicare quindi ai candidati via posta ordinaria, mail o posta elettronica certificata, i risultati dell’esame e nei casi di esito positivo dell’esame, disporre l’emissione del certificato (la cui valenza è triennale a partire dalla data di delibera). Il certificato, a firma del Legale Rappresentante, viene inviato al candidato che ha superato l’esame assieme al marchio di certificazione e alla procedura per l’uso di quest’ultimo, inclusa nel presente Regolamento. Il professionista certificato viene iscritto nell’apposito registro SGCPP-REGC_Registro soggetti certificati, pubblicato sul sito www.conformlab.it se ha fornito il consenso in fase di iscrizione. Il certificato, emesso in forma cartacea, contiene le seguenti informazioni:

Logo CONFORM LAB ente di certificazione

Certificazione ottenuta

Nome e cognome del candidato certificato

Data e luogo di nascita

Norma di riferimento

Luogo e Data di rilascio della certificazione




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Numero di certificato

Data di scadenza del certificato (annuale)

Data di scadenza della validità degli esiti dell’esame (triennale)

La data di emissione è quella indicata dal CdC nel verbale di delibera SGCPP-VDCE_verbale di delibera certificazione e di conseguenza le date di scadenza della certificazione sono rapportate a questa. A tal proposito si rileva che il superamento dell’esame produce un certificato di durata triennale; tale durata è potenziale in quanto annualmente è prevista la sorveglianza per il mantenimento dello stesso da parte dell’OdC, a seguito della quale solo se la verifica dei requisiti di aggiornamento è positiva, è possibile mantenere annualmente il certificato e dopo tre anni rinnovarlo (come indicato al § “Mantenimento, Rinnovo, Sorveglianza”). Il Comitato di imparzialità di CONFORM LAB, periodicamente, supervisiona l’iter di certificazione e le modalità con cui sono rilasciati i certificati.

3.3.3 Notifica

Il Candidato per il quale è stato approvato il rilascio del certificato da parte del CdC ne riceve per iscritto la notifica dall’OdC, per mezzo della segreteria organizzativa (posta ordinaria, mail o posta elettronica certificata).

Il Personale certificato è tenuto a:

Verificare l'esattezza degli elementi identificativi riportati sul Certificato e sull’eventuale logo CONFORM LAB inviatigli;

Comunicare tempestivamente a CONFORM LAB lo smarrimento e/o il furto del certificato;

Registrare gli eventuali reclami ricevuti nell’ambito della validità della certificazione e fornire a CONFORM LAB l’evidenza del reclamo.

Il Personale Certificato ha diritto a:

Essere iscritto nell’apposito registro dei soggetti certificati di CONFORM LAB per il profilo certificato;

Essere iscritto nell’apposito registro di ACCREDIA per il profilo certificato (dove previsto);

Utilizzare il certificato e l’eventuale logo CONFORM LAB esclusivamente e limitatamente all'attività per cui è stato certificato.

I R e g i s t r i delle Persone certificate sono resi pubblici da CONFORM LAB attraverso il proprio sito internet www.conformlab.it .

I Registri coperti da accreditamento ACCREDIA sono altresì pubblicati, a cura dell’Ente, sul sito www.accredia.it.

Le Persone certificate CONFORM LAB secondo gli schemi coperti da accreditamento ACCREDIA vengono inoltre informate c h e p o t r a n n o essere intervistate da ACCREDIA stesso; l’accettazione di tale prescrizione è condizione obbligatoria ai fini del rilascio della certificazione.

In tal caso, l’OdC Conform Lab concorda con la persona prescelta ed ACCREDIA i tempi e le modalità opportune per tale incontro, assicurando la sua partecipazione o quella di un rappresentante CONFORM LAB da lui prescelto all’incontro stesso.

3.3.3.1 Ripetizione dell’esame

L’Organismo di Certificazione comunica i risultati dell’esame anche ai candidati che non lo hanno superato, oltre che nell’immediato, anche per iscritto e per mezzo della segreteria organizzativa, successivamente alla delibera del CdC registrata sull’apposito modulo SGCPP –VDCE - verbale di delibera certificazione.

I candidati che non avessero superato l’esame lo possono ripetere, trascorsi 2 mesi dalla data dello


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stesso seguendo le stesse modalità fino a qui descritte: ogni ripetizione comporta il pagamento della quota prevista dal Tariffario vigente.



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4 RICORSI

I ricorsi ovvero ogni richiesta rivolta per chiedere l'annullamento o la modifica di un provvedimento considerato lesivo dei propri diritti o interessi, possono essere inviati alla segreteria di Conform Lab in merito alle decisioni prese dal CdC o dall’Organismo medesimo sui seguenti argomenti:

Certificazione

Ricertificazione/Rinnovo

Sospensione o annullamento delle stesse

Esito esami

Esito verifiche requisiti d’accesso

Devono essere presentati, esclusivamente in forma scritta e in formato libero, all’attenzione del Legale Rappresentante entro 15 giorni dalla data di comunicazione ufficiale della decisione dell’organismo di certificazione e devono, tra l’altro, fornire dettagli circa:

Le generalità e una copia del documento d’identità della persona che presenta ricorso,

La descrizione dettagliata dell’evento e delle circostanze a cui il ricorso fa riferimento,

I fatti e le motivazioni sulle quali lo stesso si basa.

Ogni ricorso viene numerato e registrato su un apposito file excel denominato Gestione delle criticità all’interno del foglio dedicato alla gestione dei ricorsi; l’alimentazione dei campi di questo file durante l’intero ciclo di vita di un ricorso è a cura di RSGCPP.

La segreteria organizzativa, ricevuto il ricorso, informa RSGCPP e il Legale Rappresentante e provvede a confermare al ricorrente per iscritto l’avvenuto ricevimento entro 1 giorno dalla data di ricezione.

Il Legale Rappresentante promuove un accertamento interno delle cause, a cura dell’RSGCPP, che hanno portato alla formulazione del ricorso con la finalità di risolvere la controversia.

L’RSGCPP raccoglie ed esamina la documentazione relativa la ricorso se necessario, eventualmente, propone una riunione anche con ROdC e Legale Rappresentante per un esame congiunto di approfondimento.

Tale accertamento può anche comportare il sottoporre il caso al CdC e prevedere sue nuove delibere.

A seguito dell’esame congiunto il Legale Rappresentate può richiedere anche il parere e il coinvolgimento del Comitato di Imparzialità.

Qualora il ricorso abbia esito positivo, il Legale Rappresentante per mezzo della segreteria organizzativa ne dà comunicazione scritta al ricorrente; in caso contrario lo informa, sempre per iscritto, del diritto di appello.

Tale comunicazione va fatta entro 1 giorno dalla data della delibera del ricorso.

Qualora il soggetto interessato voglia prendere visione, personalmente e singolarmente, della propria documentazione, può farlo presso la sede CONFORM LAB, senza effettuare copia in qualsiasi forma e formato.

La gestione di un ricorso può durare al massimo un mese, dal momento della segnalazione alla data di chiusura.

In caso di appello, la controversia viene esaminata e risolta entro 3 mesi dal ricevimento del ricorso. In prima istanza da un Organismo di mediazione per la Conciliazione secondo quanto stabilito dal D.lgs. n° 28/2010 e in ultima istanza, sarà competente il Foro di Genova.

A conclusione dell’accertamento, il Legale Rappresentante provvede ad informare per iscritto il ricorrente dell’esito dell’appello; in ogni caso le spese sono da considerarsi a carico del soccombente.



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Il processo di trattamento dei ricorsi è sottoposto a tutte le procedure dell’organismo in merito alla riservatezza e alla sicurezza dei dati dell’interessato e dell’oggetto del ricorso.

Il CdI (Comitato di Imparzialità) dell’organismo per garantire che i ricorsi e tutte le parti coinvolte siano trattati in modo giusto ed equo, provvede ad una verifica periodica (almeno semestrale) della modalità di trattamento dei ricorsi.

Il seguente flow chart descrive il processo di gestione dei ricorsi nel dettaglio.

REGOLAMENTO GENERALE PER IL RILASCIO DELLA CERTIFICAZIONE DELLE FIGURE PROFESSIONALI

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e-mail [email protected] - sito Internet www.conformlab.it

Procedura Gestione Ricorsi

INPUT FLUSSO OUTPUT

ATTIVITA'

Fase 1 Istruzione delle pratiche

1a La Segreteria organizzativa di ConformLab raccoglie la relativa documentazione pervenuta.

1b Viene predisposto per ogni ricorso un faldone cartaceo dedicato con la documentazione attinente

1c

Il RSGCPP esamina la documentazione e analizzale cause, aggiorna il file Gestione criticità, foglio dedicato ai Ricorsi. Inoltra con le sue valutazioni al rappresentante legale

1d ROdC e RSGCPP eventualmente il coinvolgimento del Legale rappresentante e CdC effettuano un esame congiunto di approfondimento della documentazione raccolta al punto precedente e definiscono le modalità di trattamento di gestione della controversia

1e

Il rappresentante legale stabilisce la possibile convocazione del CdI (Comitato Per l'Imparzialità).

Fase 2 Esame dei ricorsi

3a

Il legale rappresentante, a seguito della verifica della documentazione e del coinvolgimento del CdC e CdI, decide l’accoglimento e/o il rigetto dei ricorsi presentati.

3b La segreteria organizzativa provvede alla comunicazione degli esiti agli interessati

3c Aggiornamento del file gestione criticità

si

no

Ricezione

Ricorsi Ricorsi

Istruzione delle Pratiche

Esame dei Documenti

ok Esame congiunto

Convocazione eventuale del CdI

Esame dei ricorsi

Predisposizione ed invio Lettera Comunicazione esito ricorsi

Elenco Ricorsi

Faldone Ricorsi

Elenco Ricorsi

Raccolta cartacea Ricorsi Valutazioni del RSGCPP

Richiesta integrazione documentazione e valutazioni LR – RodC - CdC

Faldone Ricorsi Valutazioni del RSGCPP

Lettera Comunicazione esiti ricorsi.

Aggiornamento Registro ricorsi

Comunicazione Convocazione CdI e decsione relativa

Decisone sul ricorso a cura

del legale rappresentante


PROFESSIONALI

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5 RECLAMI

CONFORM LAB ha definito adeguate procedure per la gestione dei reclami.

I metodi definiti dall’organismo sono inclusi all’interno del presente documento, accessibili a tutti tramite sito.

Le tipologie di reclamo possono essere:

I reclami sui servizi svolti da CONFORM LAB;

I reclami pervenuti per iscritto da terzi a carico delle suddette persone certificate.

Il reclamo può pervenire all’OdC attraverso le seguenti modalità:

Compilazione dall’apposito modulo di reclamo, disponibile su sito, codificato SGCPP-RECL Reclamo ed invio del medesimo al organismo di certificazione o tramite mai a [email protected] o tramite posta ordinaria;

Invio di una e mail alla segreteria con la descrizione dell’oggetto del reclamo e identificazione del reclamante;

Segnalazione telefonica.

Una volta ricevuto il reclamo la segreteria dell’OdC:

Nel caso in cui non sia stato utilizzato dal reclamante l’apposito modulo registra i dati ricevuti sullo stesso;

Coinvolge entro 1 giorno dalla data di ricezione del reclamo il RSGCPP per la gestione dello stesso;

Invia una mail o contatta il reclamante confermando la ricezione del reclamo e l’avvio del processo di gestione, entro 1 giorno dalla data di ricezione.

L’RSGCPP analizza il reclamo per cercare di comprenderne le cause e se è giustificato o meno; entro tre giorni:

Comunica, per mezzo della segreteria, all’utente la non sussistenza dell’oggetto del reclamo e la chiusura dello stesso, nel caso in cui il reclamo non si riferisca ad attività di certificazione o ad attività per cui l’organismo è responsabile e dunque non si ritiene motivato;

Comunica lo stato avanzamento del reclamo all’utente, per mezzo della segreteria, nel caso in cui il reclamo sia motivato definendo un intervento risolutivo da attuare, il responsabile dell’intervento, i tempi relativi;

Comunica alla persona certificata il reclamo derivante da terze parti a suo carico.

L’iter della gestione del reclamo da questo momento in poi segue l’iter definito per la gestione della non conformità e azioni: verifica dell’attuazione dell’intervento, verifica dell’efficacia dell’intervento, chiusura del reclamo.

Nel caso in cui analizzando il reclamo l’RSGCPP ritenga necessario definire e intraprendere azioni correttive il ciclo di gestione procede sul modulo di registrazione dell’azione correttiva SGCPP-NCAZ- Modulo Non conformità – azioni correttive –azioni preventive.

L’attuazione di un intervento per la gestione di un reclamo deve prevedere n tempo massimo di 5 giorni, a meno di situazioni dichiaratamente e oggettivamente più gravi.

RSGCPP verifica l’attuazione dell’intervento definito e ne decreta la chiusura, previa comunicazione da parte del responsabile dell’intervento, entro 1 giorno dalla stessa.

L’intera gestione di un reclamo in media deve durare un tempo massimo di 10 giorni.

Dopo un periodo di tempo di tre mesi, il RSGCPP verifica l’efficacia dell’intervento definito per gestire il reclamo registrando sull’apposito modulo SGCPP- RECL_reclamo.

L’Odc ha predisposto un apposito file xls denominato Gestione criticità all’interno del quale sia la

mailto:[email protected]


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segretaria sia RSGCPP possono tenere sotto controllo lo stato di avanzamento dei reclami registrati.

Il processo di trattamento dei reclami è sottoposto a tutte le procedure dell’organismo in merito alla riservatezza e alla sicurezza dei dati del reclamante e dell’oggetto del reclamo.

Il CdI (Comitato di Imparzialità) dell’organismo per garantire che i reclami e tutte le parti coinvolte siano trattati in modo giusto ed equo, provvede ad una verifica periodica (almeno semestrale) della modalità di trattamento dei reclami.

L’OdC garantisce che il personale impiegato nell’intero processo decisionale nell’ambito della gestione dei reclami non è personale coinvolto nell’oggetto del reclamo. Nel caso in cui l’RSGCPP o la segreteria possano essere oggetto di reclamo, il reclamo viene gesto da ROdC o da chi nominato da quest’ultimo.


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6 CODICE DEONTOLOGICO

Le persone certificate si impegnano, a rispettare i seguenti aspetti etici e deontologici.

Correttezza e moralità nello svolgimento dell’attività:

- Attenzione alle necessità del cliente - Correttezza e trasparenza nelle politiche tariffarie - Attenzione ai diritti di terzi - Rispetto per collaboratori, fornitori, colleghi e terze parti - Rispetto delle vigenti normative fiscali

Aggiornamento professionale continuo al fine del perseguimento del miglior risultato in correlazione ai costi e alle condizioni di attuazione dell’incarico loro conferito;

Rapporti con i colleghi improntati alla massima lealtà e correttezza professionale;

Rapporti con il Committente:

- Rendere noti ai propri Clienti (interni ed esterni) gli aspetti etici e deontologici qui richiamati - Non compiere azioni lesive, di qualsiasi natura, nei confronti dell’immagine e/o interessi dei Clienti, anche potenziali, interessati dalla prestazione professionale, nonché nei confronti del CONFORM LAB - Soddisfare tutti gli impegni presi con lettera di incarico, definendo preventivamente e chiaramente con il Committente i contenuti e i termini dell’incarico professionale - Informare il Committente in tutti i casi di potenziale conflitto di interesse - Fornire ai Clienti le modalità per effettuare eventuali reclami relativi alle prestazioni fornite - Tenere una registrazione di tutti i reclami presentati contro di loro per attività svolte in relazione alla figura professionale per cui si è certificati e permettere a CONFORM LAB l’accesso a dette registrazioni; entro 10 gg dal ricevimento del reclamo, inviare comunicazione scritta e copia del reclamo stesso a CONFORM LAB - Comportarsi nei confronti dei Clienti/Committente in modo scrupolosamente leale, chiaro, corretto ed indipendente da condizionamenti di qualsiasi natura - Non accettare da terzi compensi diretti o indiretti aggiuntivi di quanto corrisposto dal Committente senza comunicarne a quest’ultimo la natura, il motivo, ed averne ricevuto espressa autorizzazione alla riscossione

Rispettare tutte le leggi vigenti, con particolare riferimento alla prestazione di servizi;

Rispettare il Regolamento e tutte le procedure CONFORM LAB applicabili, tra le quali si evidenzia quella relativa alle prescrizioni per l’uso del marchio CONFORM LAB;

Non utilizzare la certificazione in maniera tale da screditare CONFORM LAB e non rilasciare qualsiasi dichiarazione in merito alla certificazione che possa essere giudicata fuorviante;

Avanzare rivendicazioni in merito alla certificazione solo con riferimento al campo di applicazione per il quale la certificazione è stata concessa;

Non usare più la certificazione, il marchio CONFORM LAB ed ogni riferimento ai medesimi in caso di sospensione o revoca del certificato;

Fornire piena collaborazione a qualsiasi inchiesta formale su infrazioni del presente Regolamento avviata dagli Organismi di accreditamento e di certificazione o per risolvere specifici casi di reclami;

Non effettuare attività promozionali (pubblicità, materiale informativo, ed altro) che possano indurre i Clienti ad una non corretta interpretazione del significato delle certificazioni CONFORM LAB e, inoltre, indurre aspettative, nel cliente, non rispondenti alle reali situazioni in atto;


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Mantenere l’assoluta riservatezza verso terzi (segreto professionale) sulle informazioni di qualsiasi natura ottenute durante la prestazione professionale e fatti comunque salvi i requisiti di legge;

Non effettuare attività concorrenziale nei confronti di CONFORM LAB.

L’accettazione degli aspetti etici e deontologici sopra riportati è da ritenersi obbligatoria ai fini del conseguimento della certificazione.


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7 PRESCRIZIONI PER L’USO DEL MARCHIO CONFORM LAB

Il marchio CONFORM LAB è di esclusiva proprietà di CONFORM LAB srl – Organismo di Certificazione delle Professionalità, depositato con n°302016000028413 presso il Ministero dello Sviluppo Economico – Ufficio Italiano Brevetti e Marchi per le classi 41 e 45.

Esso è riportato su tutti i documenti CONFORM LAB attestanti il possesso della certificazione e/o qualifica.

Il presente documento stabilisce le condizioni che devono essere soddisfatte per l’uso del Marchio CONFORM LAB da parte delle persone certificate/qualificate o in iter di certificazione/qualifica CONFORM LAB.

7.1 Prescrizioni Generali

L’uso del marchio CONFORM LAB è facoltativo. Il marchio può essere utilizzato solo per attività strettamente riferite all’oggetto della certificazione.

Il marchio CONFORM LAB deve essere riprodotto solo attraverso l’applicazione del logo ufficiale, consegnato da CONFORM LAB alle persone certificate che ne abbiano fatto formale richiesta, previo pagamento della quota una tantum per l’utilizzo dello stesso. Il logo resta a tutti gli effetti di proprietà CONFORM LAB, che ne consente l’utilizzo solo per il periodo di validità della certificazione.

E’ fatto obbligo di restituire il logo in caso di cessazione di validità della certificazione.

La non osservanza delle prescrizioni contenute in questo documento comporta, in base alla gravità del fatto, l’inibizione temporanea e/o la sospensione del diritto di utilizzo del marchio CONFORM LAB e, nei casi più gravi, può comportare la cessazione della validità della Certificazione stessa. In caso di mancata risoluzione della causa di inibizione del marchio, CONFORM LAB procede con la sospensione della certificazione/qualifica e/o all’annullamento della stessa.

Ogni altra violazione, ai sensi di legge, potrà essere legalmente perseguita.

7.2 Uso del riferimento alla certificazione CONFORM LAB

Le persone certificate hanno diritto all’uso del riferimento della certificazione CONFORM LAB.

Il termine CONFORM LAB potrà essere indicato, dai soggetti anzidetti, in offerte e documenti contrattuali, solo al fine di informare sullo schema coperto dalla certificazione conseguita.

E’ consentito indicare sulla propria carta intestata, o su biglietti da visita, il proprio stato di Certificazione, indicando anche la relativa figura professionale, completa di numero di iscrizione al Registro, solo se si è in possesso del certificato vigente.

Nei casi consentiti, le persone certificate indicheranno il termine CONFORM LAB usando il logo ufficiale; tale uso avverrà previa verifica, da parte del CONFORM LAB, dei documenti su cui viene apposto.

L’uso del Marchio ACCREDIA è consentito esclusivamente in abbinamento al Marchio dell’Organismo accreditato, ed in conformità alle regole indicate all’interno del RG-09 Regolamento per l’utilizzo del Marchio ACCREDIA scaricabile dal sito di Accredia www.accredia.it.

7.3 Uso scorretto del marchio

L’uso del Marchio e della Certificazione è ritenuto scorretto se risulta tale da trarre in inganno i potenziali fruitori delle prestazioni professionali delle persone certificate da CONFORM LAB.

In particolare è scorretto l’uso della Certificazione CONFORM LAB quando:

La stessa non sia stata ancora ufficialmente concessa o ne siano stati notificati la sospensione o l’annullamento;

http://www.accredia.it/


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La stessa sia usata per attività diverse da quelle per cui è stata rilasciata o per un campo di applicazione modificato rispetto a quello previsto dall’apposita scheda procedurale di certificazione;

Se abbinato a testi miranti a screditare l’operato dell’Organizzazione o dell’ente di accreditamento nazionale.

CONFORM LAB, nel caso rilevi l’uso scorretto del proprio marchio, prenderà tutte le misure opportune per far cessare tale uso e per tutelare la propria immagine, utilizzando anche azioni legali.

CONFORM LAB si impegna ad adottare analoghe misure di tutela anche nei casi di utilizzo scorretto del Marchio ACCREDIA, apposto sui certificati CONFORM LAB coperti da accreditamento.

7.4 Descrizione del marchio CONFORM LAB

Il marchio CONFORM LAB è identificato da un logo con scritta “Conform” in blu (minuscolo, grassetto); sotto di questa ma allineata a destra e di dimensioni inferiori, la scritta “lab” in arancio (minuscolo, sottile). Quattro dischi intorno alla “C” di Conform di grandezza progressiva e con effetto di riflesso che renda la tridimensionalità degli stessi. Il disco più grande che rimane sotto la lettera “c” è di colore arancio come la scritta “lab”, i restanti dischi sono di colore blu come la scritta Conform.

Il marchio CONFORM LAB viene completato con la scritta “certificazione delle professionalità e della formazione”, con carattere minuscolo grassetto e di colore blu, apposta in orizzontale e sotto la scritta CONFORM LAB.

Conform Lab S.r.l.

Il legale rappresentante

LETTO e APPROVATO

Nome: ………………..............…. Cognome: ……...………………….........………… Data: ……………………………….

Firma: ……………………………………………

Il sottoscritto si impegna espressamente a rispettare il Codice deontologico e le Prescrizioni per l’uso del

marchio CONFORM LAB sopradescritte.

Data: ………………………………. Firma: …...

REGOLAMENTO GENERALE PER IL RILASCIO …€¦ · Di seguito l’eleno delle sigle e acronimi...

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