REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP COORDINACION DE...

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P. Nit.900.130.596-1

Suministro Marzo de 2015

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP

COORDINACION DE SERVICIOS

PROCESO DE CONTRATACIÓN PR-2015-006 POR SOLICITUD DE OFERTAS MEDIANTE EL SISTEMA DE INFORMACIÓN CORPORATIVO

http://www.grupo-epm.com/aguasdeoccidente/home.aspx

PLIEGO DE CONDICIONES PARA:

SUMINISTRO DE UNIFORMES DE DOTACION, ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA EL PERSONAL DE REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.

MARZO DE 2015


Suministro Marzo de 2015 2

PLIEGO DE CONDICIONES .............................................................................. 4 1 INFORMACIÓN GENERAL Y DEFINICIONES ............................................ 4 1.1 Información General........................................................................................... 4 1.2 Definición de términos ..................................................................................... 11 1.3. Instrucciones preliminares ................................................................................ 12

2. PROPUESTA ................................................................................................... 15 2.1. Proponentes ...................................................................................................... 15 2.2 Contenido y documentos de la propuesta ......................................................... 21 2.3. Costos de elaboración de la propuesta ............................................................. 27 2.4. Entrega de la propuesta - fecha y ampliación................................................... 27

2.5. Retiro o modificación ....................................................................................... 28 2.6. Validez de la propuesta .................................................................................... 28

2.7. Declaraciones del proponente y/o contratista. .................................................. 29 2.8. Autorización de verificación de listas y de base de datos. ............................... 30 2.9. Indemnidad. ...................................................................................................... 31 2.10. Rechazo y eliminación, desviaciones y reglas de subsanabilidad. ................... 31 2.11. Formularios ...................................................................................................... 35

3 EVALUACIÓN ................................................................................................ 58

3.1 Ajuste económico ............................................................................................. 58 3.2. Aspectos técnicos ............................................................................................. 58 3.3. Ponderación ...................................................................................................... 58

3.4. Puntaje total y comparación de las propuestas: ................................................ 62 3.5. Propuestas elegibles ......................................................................................... 62

3.6. Informe de análisis y conclusiones ................................................................... 62 3.7. Negociación directa .......................................................................................... 62

3.8. Suspensión del proceso .................................................................................... 63 3.9. Aceptación de la oferta o declaratoria de desierto del proceso ........................ 63 3.10 Terminación del proceso .................................................................................. 64

4 CONTRATO .................................................................................................... 65 4.1. Perfeccionamiento del contrato ........................................................................ 65

4.2. Deber de información ....................................................................................... 65 4.3. Garantías y seguros .......................................................................................... 66 4.4. Formalización ................................................................................................... 67 4.5. Documentos del contrato .................................................................................. 68

4.6. Propiedad de los trabajos y confidencialidad de la información del contrato .. 68 4.7. Protección de información personal. ................................................................ 70 4.8. Legalidad del software ..................................................................................... 71 4.9. Extensión de las condiciones contractuales a otras empresas del Grupo

Empresarial REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. .................................. 71 4.10. Renovación ....................................................................................................... 71 5 EJECUCIÓN .................................................................................................... 72

5.1. Orden de inicio ................................................................................................. 72 5.2. Administración ................................................................................................. 72 5.3. Cumplimiento ................................................................................................... 79 5.4. Cláusula penal .................................................................................................. 79 5.6. Suspensión Terminación del proceso de contratación ..................................... 83 5.7. Reclamaciones .................................................................................................. 83 5.8. Cláusulas excepcionales o exorbitantes y otras medidas. ................................ 85



5.9. Vigencia............................................................................................................ 85 6 TERMINACIÓN .............................................................................................. 86

6.1 Aceptación técnica ........................................................................................... 86 6.2 Devolución de la mercancía ............................................................................. 86 6.3 Acta de terminación.......................................................................................... 86 6.4 Terminación anticipada del contrato ................................................................ 87 7. ANEXO TÉCNICO .......................................................................................... 90 7.1 Generalidades ................................................................................................... 90

7.2 Características de los bienes. ............................................................................ 90 7.3 Las demás indicaciones técnicas que se consideren por la dependencia

responsable. No aplica. ................................................................................... 100

7.4 Plan de Calidad ............................................................................................... 100



PLIEGO DE CONDICIONES

1 INFORMACIÓN GENERAL Y DEFINICIONES

1.1 Información General Las personas interesadas en el proceso de contratación, por solicitud de ofertas mediante el sistema de información corporativo, cuyo contenido y reglas fija el presente pliego de condiciones, deberán evaluar su capacidad para participar teniendo en cuenta lo aquí estipulado. Para el efecto, se fijan, a continuación, las condiciones básicas que delimitan el marco general en el cual se desarrollará el proceso tanto desde la determinación de la competencia de la empresa para abrirlo, como en cuanto a su alcance y las obligaciones que asumen quienes en él participen. Política de Relacionamiento para proveedores y contratistas

Coherentes con el direccionamiento estratégico de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, y con el objetivo de establecer criterios de conducta para sus proveedores y contratistas en aspectos legales, éticos, ambientales, sociales y de gobierno, como expresión de la cultura corporativa y del concepto de empresa extendida, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP teniendo en cuenta su evolución implementa la política de Relacionamiento con Proveedores y Contratistas del Grupo EPM, en la cual EPM se compromete en su relación con proveedores y contratistas a trabajar con ellos en la construcción y conjunción de capacidades, fortalezas y conocimientos para lograr el desarrollo sostenible del entorno y la generación de valor para cada una de las partes y la sociedad en general, aplicando criterios legales, principios éticos y de equilibrio económico, social y ambiental. Políticas y principios de Responsabilidad Social Empresarial En los procesos de contratación de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, se observarán los siguientes principios y políticas: Principio de comportamiento responsable en la contratación Las relaciones de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP con sus contrapartes contractuales estarán basadas en el reconocimiento y seguimiento de las reglas y principios de la ética y la ley y, en consecuencia, en un ambiente de respeto y confianza que genere valor para las partes y para la sociedad en general. El principio de comportamiento responsable implica para las partes, los siguientes compromisos: • Mantener relaciones basadas en el respeto mutuo y el de todos los involucrados con el desarrollo de la relación contractual, incluyendo el respeto por las diferencias. • Fomentar un ambiente de confianza y abstenerse de realizar acciones malintencionadas o que atenten contra el buen nombre y la reputación de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, los competidores en el proceso, el sector y el país.



• Mostrarse dispuesto a participar de un diálogo abierto, trasparente y respetuoso de las normas vigentes y aplicables a la relación y a las actividades de cada uno. Anticorrupción y Transparencia En cumplimiento de lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011 “Nuevo Estatuto Anticorrupción”, reglamentado por el Decreto 2641 de 2012, las empresas del sector público deben propender por el rechazo de las prácticas corruptas y delictivas en general; prevenir y combatir el fraude, el soborno, la extorsión y otras formas de corrupción. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, comprometida con los programas que se impulsan para combatir la corrupción en las diferentes esferas de la administración, y en desarrollo de los principios que rigen su contratación; está interesada en garantizar la absoluta transparencia en los procedimientos que se realicen para la selección objetiva de sus contratistas. Por lo anterior, ante el conocimiento de cualquier indicio o evidencia que vincule o pueda vincular a sus servidores en prácticas o actos indebidos para el favorecimiento de quienes aspiren a la aceptación de sus ofertas, solicita se denuncie todo acto indebido en el canal dispuesto por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP denominado http://www.grupo-epm.com/aguasdeoccidente/home.aspx para adelantar las gestiones a que haya lugar. De igual manera está dispuesta la línea gratuita 858 02 96.

La información registrada será manejada con la más alta discreción. Sostenibilidad Entendiendo la importancia de sumar voluntades en pro de la sostenibilidad, las partes propenderán por el equilibrio entre el desarrollo empresarial y el impacto en su entorno buscando lograr condiciones económicas, sociales y ambientales que favorezcan la permanencia y el desarrollo de las empresas en una relación de beneficio mutuo con la comunidad. Directriz de Conducta Transparente Con el fin de fortalecer los lazos de confianza entre REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y sus grupos de interés, en adelante, solo recibirá objetos promocionales de marca como práctica normal de las relaciones comerciales con clientes, usuarios, proveedores y contratistas. Política Institucional de Derechos Humanos REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP respeta, cumple y promueve el acatamiento de

lo consagrado en la Carta Universal de los Derechos Humanos y sus protocolos,

convenciones y pactos vinculantes, incluidos el Derecho Internacional Humanitario y lo

dispuesto por la Constitución Política y el marco legal colombiano y espera que sus

contratistas se alineen con dichos preceptos.

Objetivo del contrato



Mediante el contrato, que se entiende perfeccionado una vez ha sido comunicada al proponente la aceptación de su oferta, se vinculará a AGUAS DE OCCIDENTE - en adelante: REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP - y al contratista - en adelante: EL CONTRATISTA -, se fijan las condiciones de carácter legal, económico, material y demás de cualquier tipo que ambos – a quienes en conjunto, se denomina LAS PARTES -, consideraron necesario definir para llevar a cabo las actividades con las cuales se cumpla con el “objeto” del contrato. En consecuencia, salvo previsión de norma superior en contrario, las labores, actividades, obligaciones y derechos que LAS PARTES adquieren entre sí o frente a terceros con motivo de la vinculación mediante este contrato, se guiarán y someterán en primer lugar a lo aquí pactado, interpretado a partir de los respectivos propósitos de los contratantes y con aplicación del principio y criterio de la “buena fe”. 1.1.1 Descripción general del proceso Este documento constituye el pliego de condiciones con base en el cual Regional de Occidente S.A. E.S.P. inician el proceso de selección o escogencia del contratista que, en las condiciones y con los requisitos que aquí se describen, ejecute las acciones que se determinan en los numerales 1.1.2 y 1.1.3 que definen el “objeto” y el “alcance” dentro de este pliego de condiciones. En el proceso podrán participar todas las personas que cumplan los requisitos que se indican en este mismo pliego de condiciones y se encuentren en condiciones legales, económicas y materiales de cumplir con el “objeto” y el “alcance” aquí señalados. De entre quienes participen en el proceso y con aplicación de los procedimientos, criterios y reglas que el pliego de condiciones señala para evaluar las correspondientes condiciones, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP seleccionará a quien ofrezca las mejores condiciones para cumplir con el “objeto”, vinculándolo jurídicamente en calidad de “CONTRATISTA”. Efectuada la selección y aceptada la oferta correspondiente mediante la comunicación respectiva al proponente favorecido, éste procederá a la respectiva formalización del contrato, y una vez obtenida, Regional de Occidente S.A. E.S.P. y el “contratista” darán inicio a la ejecución del contrato con sujeción estricta a los términos aquí fijados y siempre dentro del marco de la ley colombiana. En casos especiales, debidamente justificados se podrá ordenar a “EL CONTRATISTA” el inicio de ejecución del contrato una vez se haya aceptado la oferta, esto es, antes de su formalización, de conformidad con lo establecido en Decreto 44 de Febrero 2015. 1.1.2. Objeto del contrato

Regional de occidente S.A. ESP está interesada en celebrar un contrato para suministro de Suministro de uniformes de dotación, elementos de protección personal y seguridad industrial para el personal de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP.

Las características técnicas y de diseño se detallan el pliego de condiciones

1.1.3. Alcance y lugar de entrega



Alcance: A través de este proceso de contratación se pretende celebrar un contrato de suministro por las cantidades solicitadas, según las necesidades de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. Las cantidades de bienes a suministrar como el valor del contrato, serán indeterminados. El contratista se compromete con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP a realizar el transporte de los suministros hacia los municipios indicados por el contratante en la orden de pedido, no obstante, dependiendo de las necesidades de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, esta podrá solicitar al contratista cantidades adicionales a las inicialmente contratadas, y en todo caso el valor final del contrato será el que resulte de los elementos efectivamente suministrados, pudiendo ser inferior al presentado en la propuesta, pero no superior a la misma. Lugar de Entrega: El suministro de la dotación y los elementos de protección personal EPP; se entregará en REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P., ubicada en el Municipio de San Jerónimo, carrera 11 No 22A - 63, en consecuencia el valor del transporte se entiende incluido en el presupuesto oficial.

Condiciones de Entrega: La actividad de suministro de los elementos de dotación y EPP descritos, se realizará con entregas parciales de acuerdo a las solicitudes del contratante. La entrega de elementos se controlará mediante un formato elaborado por la empresa REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P. y solo se concretizará mediante la solicitud expresa que haga la entidad contratante por intermedio de la persona designada como supervisor por parte de la empresa REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.

En el año se deben hacer tres entregas proporcionales en las siguientes fechas:

- Primera entrega: 13 de abril de 2015

- Segunda entrega: 13 de julio de 201

- Tercera entrega: 09 de noviembre de 2015

- El retraso en la entrega constituye incumplimiento en el contrato y dará lugar al cobro de las multas estipuladas en este pliego y en el contrato suscrito con el proveedor para la prestación de este servicio.

- Entregar los elementos solicitados con el cumplimiento de todas las especificaciones técnicas requeridas en este pliego de condiciones y garantizar la calidad de estos.

- Garantizar que todos los elementos suministrados sean de calidad. Mantener los precios ofrecidos durante la vigencia del contrato.

- Garantizar el apoyo técnico que pueda requerir Regional de Occidente S.A. E.S.P. durante la entrega de los elementos suministrados.

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP garantiza un consumo mínimo equivalente al ochenta por ciento (80%) del valor tope del contrato. 1.1.4 Etapas y plazos del proceso de contratación



El proceso de contratación se desarrollará en las etapas y dentro de los plazos que se indican a continuación en el orden correspondiente: Apertura: Es el momento en el cual REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP da a conocer su interés en vincular a un CONTRATISTA para llevar a cabo la entrega de los bienes que pretende obtener y pone a disposición de los interesados el pliego que fija las condiciones de selección y contratación. En este proceso la apertura se da el once (11) de marzo de 2015 a las 9:00 a.m. Adquisición del derecho a participar No Aplica. Cesión del pliego de condiciones y del derecho de participación No Aplica.

Presentación de ofertas: Es el acto mediante el cual, con las formalidades señaladas

en el pliego de condiciones, los interesados presentan una oferta a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP para que se evalúe dentro del proceso de contratación. La oportunidad para ello transcurre entre la fecha de la apertura y el momento del cierre para presentación de ofertas del presente proceso de contratación.

Cierre para presentación de ofertas: Es el momento hasta el cual los interesados tienen la posibilidad de presentar sus ofertas, fijado en términos de día, hora y lugar. (Para los efectos del presente proceso el cierre se hará el día 20 de marzo de 2015 a las 16:00 p.m., en la Oficina sede administrativa de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, ubicada en la carrera 11 N°22ª-63 del municipio de San Jerónimo. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se reserva el derecho de ampliar el plazo para realizar el cierre, cuando por cualquier circunstancia no sea posible o conveniente hacerlo en la fecha indicada.

Acta de ofertas recibidas: En el lugar, día y hora señalados para el “cierre para presentación de ofertas”, los servidores de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP responsables del desarrollo del proceso abrirán una a una las ofertas oportuna y debidamente entregadas y constatarán los aspectos generales más importantes (tales como nombre del proponente, plazo señalado ofrecido, valor global y representación legal). De todo ello se dejará constancia en un acta que firmarán al menos dos de dichos servidores y los representantes de los proponentes que concurran y deseen hacerlo.

Evaluación: Una vez verificados los aspectos generales antes indicados, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, a través de sus servidores y con aplicación de las reglas y criterios contenidos en este pliego de condiciones y en las leyes aplicables, hará la evaluación de las ofertas.

Selección: Efectuada la evaluación y cumplidos los pasos complementarios tanto internos como externos básicamente: “recomendación” y “audiencia pública”, según el caso- REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP elegirá aquella que haya alcanzado el máximo puntaje y se halle habilitada por todos los demás aspectos correspondientes para vincularse contractualmente con ellas en su condición de entidad pública.



Aceptación: Es el acto mediante el cual se le comunica al proponente seleccionado que su oferta reúne las condiciones fijadas por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP para entregar los bienes señalados en el “objeto” y, con lo cual, se habrá formado válidamente la relación o vínculo contractual. 1.1.5. Interpretación, aclaración y modificaciones del pliego Interpretación. El interesado deberá examinar todas las instrucciones, formularios, condiciones, especificaciones y anexos que figuren en los documentos del proceso de contratación, los cuales constituyen la única fuente de información válida para la preparación de la propuesta. Si la interpretación de los documentos genera alguna duda para el interesado, deberá formular consulta, por escrito, a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, dentro del término establecido para tales efectos. Aclaración. Si el interesado encuentra ambigüedades, discrepancias, omisiones, contradicciones o errores, deberá solicitar, por escrito, a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, las aclaraciones que sean del caso, antes de presentar la propuesta, dentro del término establecido para tales efectos. Las consultas o solicitudes de aclaración se recibirán hasta dos (2) días hábiles antes de la fecha de cierre para la presentación de ofertas del presente proceso de contratación. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no se responsabilizará por correspondencia o comunicaciones mal dirigidas o con desatención de lo previsto en el numeral 1.3.3“Correspondencia y Comunicaciones”. Modificación. Cualquier modificación al pliego de condiciones o el aplazamiento de la fecha de cierre de la contratación, que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP considere oportuno hacer, será comunicada, por medio de adenda, a todos y cada uno de los interesados y será de obligatoria observancia para la preparación de las ofertas. Estas aclaraciones y modificaciones harán parte del pliego de condiciones. Las interpretaciones o inferencias que el interesado haga de las estipulaciones del pliego de condiciones o de las aclaraciones hechas por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, serán de su exclusiva responsabilidad. Las respuestas dadas a los interesados sobre las solicitudes que realicen por escrito sobre la interpretación, aclaración y modificación del pliego de condiciones, que impliquen complementar o modificar el texto inicial del mismo, se harán explicitas mediante adendas que serán comunicadas a todos y cada uno de los interesados a través de la página web http://www.grupo-epm.com/aguasdeoccidente/es-co/proveedoresycontratistas.aspx y serán de obligatoria observancia tanto para REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP como para los interesados quienes las deberán tener en cuenta para la preparación de sus ofertas. Las adendas y las solicitudes de aclaración o interpretación de los pliegos se darán hasta un (1) día antes de la fecha de cierre para la presentación de ofertas. Nota: En cumplimiento de la Ley 1437 de 2011 en lo referente al uso de medios electrónicos para notificaciones, toda la información relacionada con aclaraciones o modificaciones al pliego de condiciones que se generen en desarrollo del proceso

contractual, serán publicados en el sitio web http://www.grupo-epm.com/aguasdeoccidente/home.aspx, destinado para tal fin. Será

responsabilidad de los proponentes realizar la consulta en este sitio para conocer las novedades que se generen durante el proceso.

http://www.grupo-epm.com/aguasdeoccidente/es-co/proveedoresycontratistas.aspx

http://www.grupo-epm.com/aguasdeoccidente/es-co/proveedoresycontratistas.aspx





1.1.6. Sujeción a la ley colombiana Para todos los efectos, y, de manera particular, para la determinación de la validez de los contenidos del contrato y los actos a que LAS PARTES se comprometen, así como para la interpretación de todos esos aspectos, la normatividad vigente es la nacional de Colombia no obstante, en casos especiales se podrá incluir las normas extranjeras que explícitamente las partes acuerden aplicar y siempre que ello sea posible a la luz de la “ley colombiana”.

1.1.7. Jurisdicción Competente Los conflictos que surjan con ocasión o como consecuencia directa de la celebración del contrato a que dé lugar este proceso de contratación serán resueltos por los jueces y tribunales colombianos. 1.1.8. Domicilio Para todos los efectos y consecuencias que se deriven del proceso de contratación y el contrato a que dé lugar, se entiende como domicilio el municipio de San Jerónimo, Antioquia.

1.1.9. Idioma La propuesta deberá presentarse en idioma español. En caso de que la propuesta incluya dibujos, planos, etc., los textos correspondientes podrán presentarse en idioma inglés; otros documentos, como certificados y constancias, deberán ser acompañados de su traducción oficial al español. 1.1.10. Moneda El proponente deberá cotizar todos los precios de la propuesta en pesos colombianos. 1.1.11. Reunión informativa

1.1.11.1. Reunión informativa. No aplica 1.1.11.2. Visita al lugar de entrega de los bienes y de prestación de los servicios, de supervisión o de montaje de los bienes y pruebas de campo. No se efectuará visita al sitio para la entrega de los suministros. En todo caso, el interesado, antes de presentar su oferta, deberá investigar e informarse, completamente, de todas las circunstancias topográficas, climatológicas, de acceso y transporte hasta el sitio de entrega de los bienes, de la prestación de los servicios de supervisión o de montaje y pruebas de campo, y todos los demás aspectos que puedan influir o afectar la entrega y los trabajos, tales como la situación de orden público y el costo y disponibilidad de mano de obra.



El hecho de que los proponentes no se familiaricen debidamente con los detalles y condiciones bajo las cuales serán entregados los bienes y ejecutados los trabajos, no se considerará como excusa válida para posteriores reclamaciones. Las respuestas a las inquietudes que surjan por parte de los interesados durante la reunión y/o visita al lugar de entrega que no se incluyan mediante adendas al pliego de condiciones no se consideran incluidas en el mismo. 1.2 Definición de términos Siempre que aparezcan en el pliego de condiciones, en el contrato y en los documentos complementarios, las siguientes expresiones, se entenderán como se indica a continuación:

Aclaración Documento producido por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP o el PROPONENTE mediante el cual se aclara el contenido o se determina el alcance del pliego de condiciones o la propuesta, respectivamente.

Acta de acuerdo Documento suscrito entre REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y EL CONTRATISTA, mediante el cual se definen condiciones específicas para el desarrollo de las actividades del contrato.

Acta de modificación bilateral

Documento suscrito entre REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y EL CONTRATISTA mediante el cual se acuerda introducir modificaciones a las condiciones, monto o cantidades en el contrato.

Adenda

Documento emitido por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP con fecha posterior a la de apertura del proceso de contratación y anterior a su cierre o presentación de ofertas, mediante el cual se modifica el pliego de condiciones y que, por tanto, entra a formar parte de éste.

Almacén REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP

Instalaciones de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, ubicadas en el municipio de San Jerónimo, Antioquia carrera 11 No 22ª-63.

Contratista Es el proponente seleccionado a quien REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP ha comunicado oficialmente la aceptación de su propuesta.

Contrato

Acuerdo de voluntades entre REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y EL CONTRATISTA mediante el cual se definen las condiciones en las cuales asumen respectivamente los derechos y obligaciones para el suministro de los bienes motivo del acuerdo. Hacen parte del contrato el pliego de condiciones y la oferta en las condiciones aceptadas por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP.

Desarrollo del proceso Es todo evento, normal o anormal, que ocurra dentro de las etapas y plazos señalados para el proceso y que determine –o simplemente haga parte de- el curso del proceso.

Documentos de la propuesta

Son el archivo –magnético o en papel- que constituye el cuerpo de la propuesta, y además, todos los archivos –igualmente, magnéticos o en papel- que el proponente presente como parte de dicha propuesta. Aquí se incluyen los certificados, constancias, recibos y demás formas de acreditar requisitos para el proceso.

Especificaciones Conjunto de requisitos y normas que definen las características de los bienes y servicios requeridos por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y las condiciones en las cuales ésta aceptará la oferta.

Fabricante Persona que se encarga de la elaboración de los elementos ya sea en calidad de CONTRATISTA, subcontratista o simple proveedor de aquél.

Gerente General Jefe superior de la administración de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y su representante legal.

Inspector Persona designada por el interventor para llevar a cabo las actividades de vigilancia y verificación que se le encomienden.

Interesado Persona que adquiere el pliego de condiciones del proceso de contratación; no se considera “interesado” simplemente al que se autocalifica como tal.

Interventor Persona designada por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP para llevar a cabo la “interventoría” o la supervisión y administración del objeto del contrato.

Ítem

Cada uno de los elementos en los que se desagrega, para efectos de la contratación, el bien o el conjunto de bienes a entregar y su instalación, que deberá llevar a cabo EL CONTRATISTA para cumplir con el objetivo del contrato, conforme con la descripción que figura en el listado de ítems y cantidades.

Junta Directiva Órgano general de dirección de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP

Regional de Occidente S.A. ESP

Perfeccionamiento del contrato

Condición en la que se encuentra un contrato una vez ha sido comunicada al proponente la aceptación de su oferta y de lo cual se derivan las obligaciones y derechos de cada una de las partes. Cuando la ley exige formalidades especiales



para ello, el contrato sólo se perfeccionará una vez esas formalidades se cumplan.

Personal del Contratista Personas que trabajan en la ejecución del objeto del contrato como empleados directos del CONTRATISTA.

Plazo de ejecución del contrato

Sumatoria de los tiempos que tiene EL CONTRATISTA para cumplir el objeto del contrato.

Pliego

Es el documento en el cual REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP fija las condiciones con base en las cuales seleccionará a un contratista para el desarrollo de las actividades que definen el “objeto” de un contrato y con las cuales una vez aceptada la oferta se ejecutara el mismo. Se consideran partes del pliego todos los documentos que lo complementan o modifican, expedidos válida y oportunamente por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP.

Proceso de contratación Es el conjunto de etapas y procedimientos a través de los cuales REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se propone seleccionar una o más propuestas para la realización del “objeto” definido dentro de un pliego de condiciones.

Proponente

También llamado “oferente”, es la persona que presenta formalmente una propuesta a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP dentro de un proceso de contratación. Se conserva esta calidad hasta que la situación individual se define mediante “eliminación”, “rechazo” o “aceptación” de la propuesta.

Proponente seleccionado Es la persona a quien REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP , previo el proceso de evaluación indicado, considera que ha presentado la mejor oferta para la contratación correspondiente.

Propuesta alternativa Propuesta adicional a la básica que cumpliendo el objeto del proceso de contratación, incluya modificaciones que se apartan de lo estipulado en los pliegos de condiciones, en aspectos contractuales, financieros o técnicos.

Propuesta básica Propuesta presentada con atención a las condiciones fijadas por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP en el pliego de condiciones

Recomendación

Es el acto por el cual, con base en el estudio y la evaluación de los diferentes aspectos de las ofertas, se aconseja aceptar alguna(s) oferta (s), o declarar total o parcialmente desierto el proceso. De igual manera, se podrá recomendar la terminación del proceso de contratación en el estado en que se encuentre.

Servidor competente Es el “servidor” de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP que tiene la facultad o función de tomar una o más de las decisiones correspondientes al proceso de contratación.

Servidor de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP

Es cada persona que interviene en el proceso de contratación desempeñando una labor para REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP o en su representación.

Servidor responsable del proceso

Es la persona que, en nombre de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, actúa frente a los interesados o proponentes y tiene capacidad para comunicar las decisiones que aquellas toman dentro del proceso.

Subcontratista Persona que contrata directamente con EL CONTRATISTA para suministrarle mano de obra, servicios y materiales procesados según diseño especial, pero sin incluir en esta denominación al que simplemente suministra materias primas no elaboradas.

Donde quiera que en este pliego de condiciones se usen las palabras “Ordenado”, “Requerido”, “Permitido” o palabras similares, se entenderá que es la orden, requerimiento o permiso del Interventor. Las palabras “Aprobado”, “Aceptado”, “Satisfecho” o palabras similares, significarán “aprobado por”, “aceptado por”, o “satisfactorio para” REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. 1.3. Instrucciones preliminares 1.3.1. Financiación Las obligaciones que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP asumirá dentro del contrato al que dé lugar el presente proceso de contratación serán cubiertas con recursos propios de la entidad según CDP 682 de 2015. 1.3.2. Normatividad aplicable Este proceso de contratación estará regido por las leyes colombianas aplicables, tales como las civiles y comerciales, la Ley 142 de 1994 (Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios), modificada por la Ley 689 de 2001, las normas de contratación vigentes



para REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP (Decreto 44 del 5 de febrero de 2015) y las demás de rango legal o reglamentario pertinentes. 1.3.3. Correspondencia y comunicaciones Para efectos del presente proceso de contratación y del contrato que se derive del mismo, con excepción de la propuesta, se establece el siguiente modelo para dirigir cualquier comunicación a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP:

«REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.» «(Nombre del destinatario personal) » «SEDE ADMINISTRATIVA SAN JERÓNIMO» «Carrera 11 N° 22a-63, «SAN JERÓNIMO ANTIOQUIA»

«Asunto: Proceso de contratación PR-2015-006. Objeto)» “SUMINISTRO DE UNIFORMES DE DOTACION, ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA EL PERSONAL DE REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.”

Toda comunicación o documentación que se entregue personalmente se recibe en la oficina sede administrativa de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, ubicada en la carrera 11 N° 22a-63 del municipio de San Jerónimo.

La fecha, tanto de recibo como de entrega de cualquier documento, será la que se registre en REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, y será la única considerada válida. Cuando la correspondencia sea enviada por parte de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP usando el correo ordinario, se tendrá como fecha de aquella, la fecha en que sea recibida por el destinatario, y si no aparece fecha de recibo, se presume que fue recibida el quinto día calendario siguiente a aquel en que salió de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP.

Por su parte, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP enviará todas las comunicaciones al proponente o a EL CONTRATISTA, según sea el caso, a la dirección por él consignada en su propuesta. Si se presenta algún cambio, éste deberá ser informado a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, con la debida anticipación, a la dirección citada anteriormente. 1.3.4. Información reservada El proponente, en la carta de presentación de su oferta, formulario 2: Carta de presentación de oferta deberá indicar cuál información de la consignada en ella, tiene el carácter de reservada y cuáles normas jurídicas prevén dicha reserva, relacionando expresamente las normas específicas correspondientes.

Cuando el proponente manifieste que existe información de su oferta que tiene el carácter de reservada, no es suficiente con hacer mención simplemente de las normas que en su criterio le otorgan tal carácter, sino que adicionalmente, en documento anexo a la carta de presentación, suscrito por el representante legal, o por la persona natural o su representante, si es el caso, debe señalar expresa y debidamente los fundamentos mediante los cuales considera que le otorgan el carácter mencionado. En el evento de no citar las normas legales, o habiéndolas citado no señale los fundamentos correspondientes, se entenderá que ningún documento o parte de la



oferta tiene el carácter de reservado y que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se encuentra autorizada para suministrar la información que le sea solicitada por otro oferente o un tercero.

1.3.5. Responsabilidad sobre información previa al proceso de contratación La información contenida en los documentos de contratación sustituye totalmente cualquier información que por medio de avisos, cartas o cualquier otro sistema pudiese haber entregado REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, sus servidores o sus representantes, con anterioridad a la fecha de inicio del proceso de contratación. Por consiguiente, toda la información preliminar que en cualquier forma hayan recibido los proponentes o cualquier otra persona o entidad interesada en la contratación, queda sin valor y REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no se responsabilizará por la utilización que de la misma hagan los proponentes o cualquier otra persona o entidad.



2. PROPUESTA El interesado en presentar propuesta deberá tener en cuenta, en primer lugar, los requisitos o condiciones de carácter subjetivo o personal que se exigen y asegurarse de cumplirlos cabalmente; en segundo lugar, deberá acoger estrictamente las reglas de presentación formal de la propuesta que contiene este pliego y completar de manera exhaustiva toda la información exigida. Las omisiones, vacíos, contradicciones o información inexacta que aparezca en la propuesta, habilitarán a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP para descartarla o para aplicar las reglas de corrección explícitas que el pliego de condiciones contenga. 2.1. Proponentes Se deberán aportar los demás documentos que se requieran en el proceso de contratación y que se indican en éste pliego de condiciones y especificaciones. Todo documento en cuyo sobre aparezca la identificación del presente proceso de contratación se recibirá con destino a los trámites de dicho proceso; sin embargo, solo se considerará que hay formalmente una propuesta y a quien la hace se le considerará proponente, cuando se haya constatado el cumplimiento de los requisitos que a continuación se incluyen. 2.1.1. Requisitos de participación REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP considerará las propuestas de las personas, naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, que tengan sucursal establecida en Colombia o que tengan vinculación con el país mediante filiales, distribuidores o comercializadores autorizados o subsidiarias, o en su defecto, mediante apoderados debidamente constituidos para representarlos judicial y extrajudicialmente que habiendo obtenido el pliego de condiciones en las condiciones aquí previstas, cumplan con los siguientes requisitos de participación.

2.1.1.1. Capacidad - Existencia y representación legal. Certificado de Existencia y Representación Legal. Todo proponente deberá acreditar su capacidad, existencia y representación mediante los documentos exigidos por la ley colombiana. La capacidad, existencia y representación legal de las personas jurídicas colombianas se prueba mediante el certificado de existencia y representación expedido por la respectiva Cámara de Comercio (salvo casos especiales donde la competencia para expedir la certificación es de otra entidad). Las personas naturales deberán acreditar fotocopia de su cédula de ciudadanía. Las personas jurídicas registradas en las Cámaras de Comercio del país, requiere presentar dicho certificado. La existencia y representación legal de entidades extranjeras de carácter privado, se prueba por medio del correspondiente certificado de existencia y representación expedido por la Cámara de Comercio del lugar o la entidad que haga sus veces, visado por el Cónsul Colombiano, y a falta de éste, por el de una nación amiga; además deberá estar legalizado por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, a menos que se trate de documentos expedidos en países signatarios miembros o adherentes de la Convención de la Haya del 5 de octubre de 1961, aprobada en Colombia mediante la Ley 455 del 4 de agosto de 1998 Convención sobre la abolición del requisito de legalización para documentos públicos extranjeros,



caso en el cual debe cumplirse con la obligación de que dicho documento contenga el anexo de apostilla, en los términos allí establecidos. El certificado de las entidades no inscritas en las Cámaras de Comercio deberá tener una antigüedad menor de tres (3) meses para los nacionales y seis (6) meses para los extranjeros, a la fecha de cierre de la contratación; este último deberá estar acompañado por la respectiva traducción al idioma español. Las sociedades deberán acreditar como mínimo una duración igual a la del plazo de ejecución del contrato y un (1) año más. Si una persona natural o jurídica nacional o extranjera da poder a una persona natural o jurídica para que contrate en su nombre, deberá anexar en debida forma los siguientes documentos: a). El certificado de existencia y representación de la compañía que da el poder. b). El certificado de existencia y representación de quien recibe el poder, si se trata de una persona jurídica, y c). El documento mediante el cual la compañía o persona natural mandante confiere poder o autorización a la que recibe el poder o mandato. Para el caso de personas naturales se aportará fotocopia de la cédula de ciudadanía o del documento que haga sus veces. Si del documento se desprende que el representante legal requiere de una habilitación especial, para celebrar contratos de determinada cuantía, se deberá anexar copia del acta correspondiente en donde se le habilite expresamente para la presentación de la oferta, los actos que se deriven de ella, así como para la celebración del contrato, los actos que se deriven de él hasta la liquidación del mismo. Las sociedades extranjeras que estén desarrollando actividades permanentes en el país, deben acreditar la existencia y representación legal a través de la sucursal, que para tal efecto han debido constituir con el lleno de las formalidades exigidas por el Código de Comercio Colombiano. Las sociedades extranjeras que no desarrollen actividades permanentes en el país, y se presenten a través de un mandatario deben acompañar el documento correspondiente en que conste esa calidad y la facultad para formular propuestas a nombre de la empresa extranjera. Los proponentes extranjeros, de carácter privado, deberán tener en cuenta que es necesario constituir una sucursal en Colombia con domicilio en Medellín, dentro de los veinte (20) días, calendario siguientes a la fecha de comunicación de aceptación de la oferta. La constancia de la sucursal deberá llenar todos los requisitos exigidos por el Código de Comercio vigente en Colombia. La sucursal establecida en Colombia por EL CONTRATISTA extranjero, deberá estar autorizada para representarlo en todo lo relacionado con el desarrollo y ejecución del contrato, incluida la liquidación del mismo. La norma anterior sólo se aplica a las sociedades que ejecuten contratos en el territorio de la República de Colombia. Las entidades públicas nacionales de creación constitucional o legal no estarán obligadas a acreditar su existencia. Las entidades públicas extranjeras demostrarán su



existencia mediante certificación de agente diplomático o consular del país donde fueron constituidas. 2.1.1.2. Habilitación. No encontrarse incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad para celebrar contratos con entidades estatales, de acuerdo con lo establecido en los artículos 8 (modificado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y los artículo 1, 4 y 84 de la Ley 1474 de 2011), 9º y 10º del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública Ley 80 de 1993, artículos 29 y 32 del Decreto 1510 de 2013, artículo 66 de la Ley 142 de 1994 Régimen de Servicios Públicos Domiciliarios, modificado por el artículo 11 de la Ley 689 de 2001; artículos 44 y 49 de la Ley 617 de 2000 modificado, el último, por el artículo 1º de la Ley 1148 de 2007 (modificado a su vez por artículo 1 de la Ley 1296 de 2009) y artículos 3, 5 y 90 de la Ley 1474 de 2011 y demás normas legales pertinentes. En consecuencia, al presentar la propuesta, por sí o por interpuesta persona, el proponente estará afirmando, bajo la gravedad del juramento, que no se halla comprometido en las mencionadas inhabilidades o incompatibilidades. 2.1.1.3. Inscripción y clasificación en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas. No Aplica. 2.1.1.4. Experiencia.

- Experiencia del proponente EL PROPONENTE deberá acreditar experiencia específica mediante certificados de Empresas Públicas o Privadas en el suministro de los elementos como uniformes de dotación, elementos de protección personal y seguridad industrial de la presente contratación. Se deberán adjuntar mínimo dos (2) contratos, los cuales deben haber sido ejecutados en los últimos cinco (5) años contados a partir de la fecha de cierre de este proceso de contratación. La sumatoria del valor total (incluido IVA) de los certificados relacionados deberá ser igual o superior a cien (100) SMMLV, estos serán tomados a la fecha de firmado el contrato.

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se reservará el derecho de verificar esta información y de eliminar la propuesta si dicha información es inexacta o falsa.

En el caso de experiencia con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, el proponente, informará el número del contrato ejecutado. En todo caso, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP verificará en sus archivos y si encuentra experiencia adicional a la informada en la oferta, se tendrá en cuenta para efectos de evaluar este aspecto. No se admitirá la experiencia en calidad de subcontratista. Solo se tendrán en cuenta en los contratos acreditados el valor correspondiente sin incluir el IVA y los reajustes.



- Experiencia del fabricante:

El proponente deberá ser fabricante y/o ensamblador de los bienes que a continuación se relacionan y que son objeto de este proceso de contratación o su filial, representante, distribuidor o comercializador autorizado por este. En el certificado que lo autoriza deberá constar que cuenta con el respaldo técnico o servicio de posventa para comercializar los bienes y a su vez que respalda su participación tanto en el presente proceso de contratación como durante la ejecución del contrato. Las certificaciones no deben de tener una fecha de elaboración superior a dos (2) meses respecto de la fecha de cierre de la presente contratación. Estos documentos deberán presentarse en original, si por cualquier circunstancia ello no es posible se permite adjuntar provisionalmente fotocopia de fax o escáner comprometiéndose el proponente a entregar el original dentro de los cinco (5) días calendarios siguiente a la fecha de cierre de la presente contratación. En el evento de incumplir este compromiso la oferta será eliminada.

• Arnés para posicionamiento

• Eslinga de posición y restricción

• EQUIPO: Ventilador para cámaras y espacios confinados.

• Cuerda o Línea de vida 12 Metros

• Cuerda o Línea de vida 20 Metros

• Detector profesional de gases

• Mosquetón de seguridad certificado

• Trípode Expandible

• Winch Manual

2.1.1.5. Certificación de pago de los aportes a la seguridad social y parafiscal. En cumplimiento del artículo 50 de la Ley 789 de 2002- Ley de reforma laboral, y el artículo 9 de la Ley 828 de 2003, relacionados con los aportes a la SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL (Salud, Pensión, Riesgos Laborales) y PARAFISCALES (Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, Sena), los interesados en participar en los procesos de suministro de bienes y servicios deberán cumplir con la siguiente obligación:

Las PERSONAS JURÍDICAS NACIONALES deberán aportar en la(s) oferta(s), certificado que acredite estar a paz y salvo con el pago de dichos aportes; expedido por el Revisor Fiscal (si la empresa cuenta con revisoría fiscal), o en su defecto por el Representante Legal durante un lapso equivalente al que exija el respectivo régimen de contratación para que se hubiera constituido la sociedad, el cual en todo caso no será inferior a los seis (6) meses anteriores a la celebración del contrato. En el evento en que la sociedad no tenga más de seis (6) meses de constituida, deberá acreditar los pagos a partir de la fecha de su constitución.

Las PERSONAS NATURALES deberán acreditar el pago de los aportes a la seguridad social integral, conforme a la Ley 100 de 1993, la Ley 797 de 2003; inciso 1° del artículo 23 del Decreto 1703 de 2002, esto es, aportes para la seguridad social y pensiones. Si tiene trabajadores a su servicio, deberá acreditar además el pago de aportes a la seguridad social por éstos, así como de los parafiscales antes señalados.



Las PERSONAS JURÍDICAS EXTRANJERAS, que no tengan trabajadores o

empleados en Colombia, no deberán aportar esta certificación, pero acreditaran que por esta situación no son sujetos pasivos de dichos aportes parafiscales. En la siguiente tabla que es indicativa, se presentan las obligaciones mencionadas anteriormente, las cuales pueden sufrir modificaciones de acuerdo con la ley. El proponente y/o contratista deberán prever, de conformidad con la legislación colombiana, dichas modificaciones durante todas las etapas del proceso de contratación y del contrato. CONCEPTO O ENTIDAD APORTE FUNDAMENTO LEGAL

Salud (ver nota 1) 12,5 % del ingreso Base de Cotización, de los cuales el 4% está a cargo del trabajador y el 8,5% del empleador.

Artículo 204 de la Ley 100 de 1993

Pensiones

16 % del ingreso Base de Cotización, de los cuales el 4% está a cargo del trabajador y el 12% a cargo del empleador.

Artículo 7 de la Ley 797 de 2003

Sistema General de Riesgos Laborales (ver nota 2)

De acuerdo con la clasificación establecida y totalmente a cargo del empleador.

Artículo 6° de la ley 1562 de 2012.

Cajas de Compensación Familiar 4% totalmente a cargo del empleador. Artículo 7, 9 y 12 de la Ley 21 de 1982

Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ver nota 1)

3% totalmente a cargo del empleador. Artículo 1 de la Ley 89 de 1988

SENA (ver nota 1) 2% totalmente a cargo del empleador. Artículo 7, 9 y 12 de la Ley 21 de 1982

Nota 1: Tener en cuenta lo previsto en el artículo 7 del Decreto 1828 del 27 de agosto de 2013, reglamentario de la Ley 1607 de 2012, sobre exoneración de aportes. Nota 2: Los trabajadores independientes que laboren en actividades catalogadas por el Ministerio de Trabajo como de alto riesgo deberán afiliarse en forma obligatoria al Sistema General de Riesgos Laborales. El pago de esta afiliación será por cuenta del contratante. (Artículo 13, literal a) numeral 5 del Decreto-ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 2 de la Ley 1562 de 2012). La Afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales (ARL), también será obligatoria para todas las personas vinculadas a través de un contrato formal de prestación de servicios, con entidades o instituciones públicas o privadas con una duración superior a un (1) mes, toda vez que así lo señala la norma. 2.1.1.6. Certificado de gestión de calidad. No Aplica. 2.1.1.7. Certificado de la Junta Central de Contadores. Se deberá aportar el certificado de la Junta Central de Contadores de la inscripción como Contador Público, correspondiente al Contador Público y al Revisor Fiscal, según corresponda. 2.1.1.8. Derecho a participar.



No aplica. 2.1.1.9. Forma de participación. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP recibirá propuestas presentadas en forma individual 2.1.1.10. Inscripción en la Subsecretaría de Ingresos del Municipio de Medellín. No Aplica. 2.1.1.11. Garantía de seriedad de la propuesta No aplica 2.1.1.12. Firma y/o Abono de la propuesta

La firma de la propuesta se cumple con el diligenciamiento del Formulario 2 A. La propuesta deberá estar suscrita por el representante legal o apoderado, si se trata de una persona jurídica, o por el proponente o su representante, si se trata de una persona natural. El proponente indicará en el formulario los datos correspondientes a la dirección de su sede, en el municipio de Medellín u otro lugar, donde desee recibir la correspondencia relacionada con la presente contratación, así como el nombre de la firma y de su representante legal, la Cámara de Comercio en la cual se encuentra inscrito y el número de inscripción en la Matrícula Mercantil. 2.1.1.13. Requisitos específicos de participación

- Experiencia: El Proponente deberá suministrar la experiencia requerida en el numeral 2.1.1.4 del presente pliego. - Certificados: Certificado de conformidad de producto entregado: No aplica Certificado RETIE: No Aplica. - Muestras: No Aplica. 2.1.1.1.14. Estabilidad económica y capacidad financiera. No aplica. 2.1.1.15. Asistencia a la reunión y/o visita obligatoria



No Aplica. 2.2 Contenido y documentos de la propuesta La propuesta debe presentarse en la forma y con los contenidos que señala el pliego de condiciones; para el efecto, dicho propuesta se entrega en medio físico. La información se encuentra protegida y, en consecuencia, si el interesado requiere modificar o diligenciar algún formulario que allí se encuentre, podrá manipularlo. Sin embargo, deberá tener en cuenta que la información válida de la propuesta es la que se encuentra radicada en la sede administrativa de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. La propuesta deberá entregarse en sobre cerrado y éste debe estar debidamente identificado con el nombre y el número del proceso de contratación y acompañada de todos los documentos anexos. Deberá presentarse en dos (2) ejemplares igualmente identificados y diferenciados respectivamente con las palabras: “original”, y “copia”. Los documentos deben presentarse en forma ordenada y de fácil manejo, numerados todos sus folios y refrendados con la firma del Proponente los que así lo requerían. Debe presentarse, además, una relación de los documentos que componen la propuesta, con la indicación de los folios correspondientes a cada uno de ellos. (Ver Formulario 1). 2.2.1. Aspectos legales REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP considera bajo este concepto -“aspectos legales”- aparte de algunos que se contemplan expresamente como requisitos de participación, el cumplimiento de aquellas condiciones que la ley ha fijado a las personas potencialmente contratistas de la entidad en razón de su formación o constitución, la actividad que cumplen y las obligaciones que tienen tanto frente al Estado como frente a terceros. Por regla general, tales condiciones se acreditan mediante la exhibición de documentos, y cuando así esté contemplado en normas vigentes, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no admitirá otra forma de acreditarlas. Cuando la ley dispone la obligación de contar con un documento que acredite la capacidad o habilitación para intervenir en alguna actividad o negocio –como es el caso en las profesiones regladas- ninguna prueba tendiente a demostrar la posesión de las habilidades o capacidades será aceptada en sustitución de aquél. 2.2.2. Carta de presentación El proponente deberá adjuntar la carta de presentación de la propuesta, para lo cual utilizará el Formulario 2. Adicionalmente, certificará que para la preparación de su propuesta tuvo en cuenta las adendas recibidas. 2.2.3 Propuestas alternativas REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no considerará ningún tipo de “propuesta alternativa” y, en consecuencia, los proponentes deben abstenerse de elaborar o entregar ofertas clasificables como tales. 2.2.4. Aspectos económicos



En este acápite se fijan las reglas con las cuales se deberá atender las obligaciones de contenido económico que asumen LAS PARTES entre sí y las que deban atender frente a terceros en virtud exclusivamente de lo pactado en el contrato y para garantizar el cumplimiento del mismo. Los interesados han de tener en cuenta para elaborar su propuesta –y en caso de recibir la aceptación de la misma, en calidad de CONTRATISTA, han de sujetarse estrictamente a ello- que, el entendimiento, la interpretación y la aplicación o ejecución de lo aquí previsto son sólo particularidades de los sistemas económico y macroeconómico respectivos y que ninguna previsión puede considerarse o leerse en forma aislada o contradictoria con las reglas o conceptos generales vigentes en dichos sistemas. El oferente debe incluir los costos inherentes a los recursos necesarios para administrar el contrato, entendiendo por este concepto los requeridos para mantener la disponibilidad de su organización y operación, tales como arrendamientos de bienes inmuebles, pago de nómina, cargas tributarias, servicios públicos, pólizas, el área normal de ejecución del contrato y/o costos de contingencia por traslado de riesgos ordinarios, desplazamientos, y en general, todos los costos que le permitirían mantener condiciones de normalidad en la ejecución de la obra. Los gastos indirectos se pagarán como una suma fija globalizada y de acuerdo con el porcentaje fijado en la propuesta y aceptado por la empresa. Los proponentes deben gestionar los riesgos propios de la actividad y/o servicio a prestar, entendiéndose que son conocedores de la misma, cuidando de hacer una oferta que propenda por cuidar la competitividad y la productividad. Por lo tanto, cada proponente al estructurar los costos de su propuesta, deberá tener en cuenta todos y cada uno de los factores y los riesgos previsibles que influyan o puedan influir en la ejecución de la obra, servicios o bienes encomendados; por lo tanto, para la formulación y la atención de posibles reclamaciones, se tendrá en cuenta dicha estructura de costos 2.2.4.1. Valor (precios) El proponente deberá indicar, en el formulario correspondiente de la propuesta, el precio unitario, para todos y cada uno de los bienes y servicios ofrecidos, y los valores totales que resulten de multiplicar las cantidades por los precios unitarios. En caso de que el valor sea “cero”, así deberá expresarse, en caso de no incluirse ningún valor se procederá de acuerdo con las reglas de subsanabilidad contempladas en este pliego. Cuando el formulario exija incluir totales o valores sumados, o cuando el proponente quiera incluirlos, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se reserva el derecho de verificar la adecuación de las operaciones con las cuales éstos se obtienen y, en todo caso, se tomará como referente el valor unitario y el resultado corregido que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP encuentre. Las enmendaduras de precios que aparezcan en la propuesta deberán confirmarse con nota al margen y firma del proponente, tanto en el original como en las copias. Se advierte expresamente que los precios cotizados por los proponentes, en el Formulario de cantidades y precios, deben considerar y contener el pago de los bienes y actividades debidamente terminadas, de conformidad con las especificaciones, y deberán comprender todos los gastos necesarios en diseños, equipos, materiales, herramientas, maquinaria, transporte, mano de obra, prestaciones sociales, dirección y



administración, utilidad del proponente, y todos los gastos que puedan afectar el costo directo e indirecto de las mismas. Al preparar su oferta, el proponente deberá tener en cuenta todos los impuestos que puedan afectar sus precios y hayan de causarse por la ejecución del contrato, tales como: el impuesto de renta, de timbre y el de industria y comercio, entre otros, así como las deducciones y retenciones a que haya lugar, de acuerdo con la ley. Es entendido que EL CONTRATISTA estará obligado a reconocerle a los trabajadores que emplee, el salario y las prestaciones sociales cotizadas, o las mínimas legales, cuando aquél o aquéllas fueren inferiores a éstas. Si el proponente incluye en los precios de su oferta valores correspondientes a especificaciones o características no solicitadas, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no suprimirá o modificará la forma del ofrecimiento, ni podrá hacerlo, el proponente so pena de considerarse modificada su propuesta. En todo caso, si la oferta resultara aceptada, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP exigirá el cumplimiento de lo ofrecido, en los términos y a los precios indicados en la oferta. El proponente deberá indicar las unidades monetarias en que cotiza los diferentes bienes ofrecidos. Los valores unitarios de los bienes cotizados en la oferta serán a precios firmes durante todo el plazo del contrato. 2.2.4.2. Impuestos, deducciones y gastos EL CONTRATISTA deberá pagar por su cuenta todos los gastos legales, tributos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones en que incurra por concepto del trabajo contratado, en cumplimiento de las normas aplicables que existan sobre el particular y que hayan sido decretados por las autoridades, incluidos los tributos y gravámenes de otros países. Por lo tanto al preparar su oferta deberá tenerlos en cuenta. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP deducirá del valor del contrato todos los impuestos o retenciones en la fuente del orden internacional, nacional, departamental o municipal a que haya lugar Renta, impuesto sobre las ventas IVA, Timbre, Industria y Comercio, contribución de guerra, etcétera, en el momento de hacer los pagos o abonos en cuenta, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes. Cuando con posterioridad a la fecha de entrega de las propuestas el IVA o los impuestos al consumo tengan alguna modificación por aumento, disminución o eliminación, así como la creación de nuevos impuestos al consumo, ello será tenido en cuenta por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP para hacer los ajustes que sean del caso y reconocerle a EL CONTRATISTA los mayores costos o hacerle las deducciones. La modificación por aumento, disminución, eliminación o creación de otro tipo de tributos no será tenida en cuenta por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP ni para hacer ajustes ni para hacer deducciones al CONTRATISTA. Los gastos legales en los cuales se incurra para permitir la iniciación y ejecución del contrato, serán por cuenta del CONTRATISTA.



Entre otros, y sin ser esta lista taxativa, se causan los siguientes tributos y se aplican las siguientes retenciones: Retención en la fuente de renta Se aplicará a las tarifas y sobre las bases determinadas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia, de acuerdo con las prestaciones que sean objeto de pago o abono en cuenta. Autorretención a título de impuesto sobre la renta para la equidad (CREE)

No aplica. Impuesto sobre las ventas IVA El impuesto sobre las ventas IVA se causa por la prestación de servicios y la venta de bienes en el territorio nacional a la tarifa general, según las normas establecidas en el Estatuto Tributario Nacional y otras normas sobre la materia. El proponente a quien le sea aceptada la oferta se obligará a desarrollar por sus propios medios y asumiendo el costo correspondiente, todas las gestiones necesarias frente a las autoridades competentes, con el fin de hacer efectiva la totalidad de los beneficios tributarios derivados de la oferta a favor de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, salvo cuando dichas gestiones deban, de acuerdo con la ley, ser efectuadas por parte de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. En caso de que EL CONTRATISTA no efectúe o no lleve a cabalidad las gestiones pertinentes para obtener los beneficios tributarios a favor de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, deberá indemnizar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP por los perjuicios causados y compensar el monto de los beneficios dejados de percibir, por la falta de la gestión del contratista. No habrá lugar al cobro de indemnización por parte de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP en caso de que la pérdida de los beneficios tributarios no haya sido por negligencia o falta de gestión del contratista sino por culpa de las entidades encargadas de certificar u otorgar los beneficios. En este caso el contratista deberá demostrar que la pérdida de los beneficios no fue por su culpa o negligencia. En caso de que las autoridades competentes certifiquen la aplicabilidad de los beneficios tributarios sobre los bienes entregados a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP por EL CONTRATISTA, con posterioridad a la entrega de estos y facturación de los mismos, EL CONTRATISTA se obliga con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP al reintegro del IVA que se le llegue a pagar, en un término no mayor a ocho (8) meses contados a partir de la fecha de la expedición de la certificación expedida por el Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible o por la autoridad competente para el efecto. El cobro de este IVA a EL CONTRATISTA se realizará mediante expedición de cuenta de cobro por parte de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, y tendrá como soporte el respectivo certificado de beneficio tributario expedido por la autoridad competente. En este caso EL CONTRATISTA deberá cancelar dicha cuenta de cobro dentro del tiempo establecido en el párrafo anterior. En caso de no cancelarse la cuenta de cobro



dentro del plazo establecido anteriormente, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP procederá a hacer el cobro de los dineros no cancelados con el reconocimiento de los intereses a que haya lugar, ante la jurisdicción competente. Beneficios tributarios

No Aplica. Retención del IVA Las normas tributarias nacionales establecen la retención en la fuente del impuesto sobre las ventas IVA a la tarifa vigente al momento de expedición de la factura. Impuesto de timbre La tarifa del impuesto de timbre para los contratos que se celebren a partir del 1 de enero de 2010 es del cero por ciento (0%), en consecuencia, los oferentes no deberán tener en cuenta en los precios de su oferta suma o costo alguno por el mencionado impuesto. Impuesto de Industria y Comercio Se efectuará retención en la fuente de Impuesto de Industria y Comercio siempre y cuando el municipio donde se ejecute el objeto contractual tenga establecida esta obligación de retener a cargo de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y a las tarifas y sobre las bases determinadas en el respectivo Acuerdo Municipal que ordene dicha retención. Impuesto Estampilla Universidad de Antioquia No Aplica.

2.2.5. Modalidades y lugar de entrega de los bienes: La entrega de los bienes suministrados deberá realizarse en el lugar que indique Regional de Occidente S.A. ESP según la ubicación del almacén; San Jerónimo, carrera 11 N° 22ª-63 sede administrativa.

2.2.5.1. Para los bienes de origen extranjero

Si los bienes son de origen extranjero, es obligatorio presentar cotización bajo la modalidad de entrega “FOB” o “FCA”, y “Almacén General REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP”.

Para la entrega FOB (Free on Board) se deberá especificar el puerto internacional de embarque, bajo este término la entrega de la mercancía es a bordo de un buque de una naviera designada por el agente de carga nombrado por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. Para la entrega FCA (Franco Porteador) se debe especificar el aeropuerto internacional de embarque, bajo este término la entrega de la mercancía es en las bodegas de una aerolínea designada por el agente de carga nombrado por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, descargada del medio de transporte y con trámites aduanales de exportación y de salida del país, según los Incoterms ® 2010 de la Cámara de Comercio Internacional “CCI”



Una vez REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP efectúe la contratación del transporte internacional, le notificará al CONTRATISTA el agente de carga. El riesgo se transmite a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP a bordo del buque o en bodegas de un transportista aéreo. A dicho porteador se le debe solicitar la reserva en una aerolínea o naviera, y para esta última además el suministro de los contenedores. Se requiere que el puerto o aeropuerto que se utilice sea comercial y de tráfico internacional y que tenga una oferta amplia de navieras o aerolíneas con servicio a Colombia. Nota 1: Si el proponente es una persona natural o jurídica extranjera no residentes dentro del territorio nacional (1), no está obligado a presentar cotización para la modalidad de entrega en el Almacén General de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. Para verificar la condición del proponente, el servidor designado por la dependencia responsable del proceso de contratación hará la consulta en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas. (1) Sin perjuicio de lo establecido en tratados internacionales y leyes especiales, para efectos del régimen cambiario se consideran como no residentes las personas naturales que no habitan dentro del territorio nacional, y las personas jurídicas, incluidas las entidades sin ánimo de lucro que no tengan domicilio dentro del territorio nacional. Tampoco se consideran residentes los extranjeros cuya permanencia en el territorio nacional no exceda de seis meses continuos o discontinuos en un período de doce meses. Nota 2: En caso de que la mercancía deba pasar por máquinas de rayos X, el proveedor o exportador deberá expedir la autorización respectiva al agente transportador. Nota 3: Se entienden incorporados a este pliego de condiciones las normas contenidas en los “Incoterms® 2010” de la CCI”, expedidos por la Cámara de Comercio Internacional, prevalece la definición contenida en este pliego de condiciones sobre los términos Incoterms. Lo no mencionado se entiende conforme a lo definido por la CCI para dicho término. 2.2.5.2. Para bienes de origen extranjero nacionalizados y/o fabricados o ensamblados en Colombia. Si los bienes de origen extranjero ya se encuentran nacionalizados por EL CONTRATISTA antes de la fecha de presentación de la oferta, y/o son bienes fabricados o ensamblados en Colombia, con o sin insumos extranjeros, la propuesta básica podrá ser cotizada sólo bajo la modalidad de entrega “Almacén REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP”. Nota: Si se cotizan bienes de origen extranjero nacionalizados por el Contratista antes de la fecha de presentación de oferta, será de obligatorio cumplimiento para el Proponente presentar con su oferta la declaración de importación y la factura de venta. Almacén de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP: Entregada la mercancía en los patios o bodegas en el Almacén de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, o en el sitio de obra. El descargue será por cuenta del CONTRATISTA. Todo el personal de EL CONTRATISTA que lleve a cabo labores de cargue y descargue de los bienes, deberá estar debidamente afiliado al sistema de seguridad



social en salud, pensiones y riesgos profesionales. Sin este requisito, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no permitirá el descargue de los bienes. 2.2.6. Aspectos técnicos Los detalles de carácter técnico, constructivo, operativo y similares, han de buscarse en el “anexo técnico” que hace parte integral de este pliego y, en todo caso cuando del “estado de la ciencia”, la “técnica” o la “práctica” no se logre definir la forma de llevar a cabo una actividad, o la forma que el producto ha de tener una vez acabado, EL CONTRATISTA estará en la obligación de consultar expresamente a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP acerca de la forma de proceder y ha de atenerse estrictamente a lo que éstas le indiquen expresamente. Si EL CONTRATISTA considera que la forma como REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP ha definido la ejecución del objeto del contrato comporta una modificación a los términos inicialmente pactados y que ello le genera un costo adicional, deberá presentar por escrito y dentro de los ocho (8) días siguientes a la definición que haya tomado REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, la reclamación correspondiente con la expresión clara y razonada de los argumentos que le asisten y el aporte de las pruebas que sustentan su petición. 2.3. Costos de elaboración de la propuesta REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no asume ningún costo por la elaboración de las propuestas que reciban. 2.4. Entrega de la propuesta - fecha y ampliación Los interesados deberán entregar sus propuestas en el lugar y hasta la fecha y hora que se indica en el numeral 1.1.4. La presentación de la oferta se tomará como constancia de que el proponente ha examinado completamente el pliego de condiciones, que ha obtenido de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP aclaraciones satisfactorias sobre cualquier punto que haya considerado incierto o dudoso, y que ha aceptado que los documentos están completos y que son compatibles y adecuados para definir los bienes que se contratan. Las interpretaciones o deducciones que los proponentes hagan de los documentos del proceso de contratación y de las aclaraciones hechas por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, serán de exclusiva responsabilidad de aquellos. En el lugar de entrega establecido en el numeral 1.1.4, el proponente o su delegado deberá presentarse con suficiente anticipación respecto a la hora límite para la entrega de propuestas. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no se responsabiliza por demoras o retardos en la entrega de la propuesta causados por el ejercicio de los controles de acceso mencionados. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no se responsabiliza por los retardos, extravíos y otros hechos desfavorables para el Proponente, cuando las propuestas no se entreguen en la oficina indicada en este pliego de condiciones, antes o en la fecha y hora señaladas. No se aceptará presentación de propuestas enviadas vía fax o por correo electrónico.



En caso de que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP considere necesario ampliar el plazo para la entrega, lo hará saber a los interesados a través de una adenda expedida antes del vencimiento del día y hora señalados para expedir adendas. Las propuestas deberán estar debidamente identificadas con el nombre y el número del proceso de contratación, y acompañadas con todos los documentos anexos. Deberán presentarse dos (2) ejemplares impresos, en sobres cerrados, separados y marcados: “Original” y “Copia”, respectivamente, en los cuales se hará constar, además, el nombre del proponente y su dirección completa, así: PROCESO DE CONTRATACIÓN PR-2015-006 Objeto: “SUMINISTRO DE UNIFORMES DE DOTACION, ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA EL PERSONAL DE REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.” Original 1 (1 copia) En caso de discrepancia entre los ejemplares, el marcado como “Original” primará sobre el otro. Si se incluyen medios magnéticos, tales como memorias USB, discos, etc., el proponente deberá informarlo al momento de entregar la propuesta. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no será responsable por la apertura prematura de una propuesta, o por no abrirla y, en consecuencia, no tenerla en cuenta, cuando no esté correctamente dirigida y marcada como se exige en este pliego de condiciones. Tampoco se responsabilizarán por los retardos, extravíos u otros hechos desfavorables para el proponente, que puedan presentarse cuando la propuesta sea enviada por correo. 2.5. Retiro o modificación Ningún proponente puede modificar, adicionar o retirar su oferta después del cierre para la entrega de propuestas del presente proceso de contratación. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP puede pedir aclaraciones o informaciones adicionales a cualquiera de los proponentes sobre el contenido de sus ofertas, pero ello no significa que surja para éstos el derecho a modificarlas o adicionarlas. 2.6. Validez de la propuesta La oferta tendrá una validez de treinta días (30) días calendario, contados a partir de la fecha de cierre para la presentación de ofertas de este proceso de contratación, término dentro del cual REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP aceptará la propuesta o declarará desierta la contratación. El término para aceptar la oferta o declarar desierto el proceso podrá ser ampliado por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, antes de su vencimiento y por un término que no será superior a la mitad del plazo inicialmente fijado, en cuyo caso todos los proponentes deberán ampliar la validez de sus propuestas.



2.7. Declaraciones del proponente y/o contratista.

2.7.1. Declaración de origen de los bienes y recursos del proponente y/o contratista. Con la presentación de la propuesta, se entienden presentadas bajo la gravedad de juramento la siguiente declaración, que se entenderá incorporada al contrato en el evento de ser aceptada su propuesta: a) Que los ingresos o bienes del oferente y/o EL CONTRATISTA no provienen de

ninguna actividad ilícita contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo sustituya, adicione o modifique. En consecuencia declara que sus ingresos o bienes están ligados al desarrollo normal de actividades lícitas propias de su objeto social en el caso de personas jurídicas o del ejercicio de su profesión u oficio en el caso de ser persona natural.

b) Que el oferente y/o EL CONTRATISTA no ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a la realización o financiamiento de actividades ilícitas contempladas en el Código Penal Colombiano o en cualquier norma que lo sustituya, adicione, o modifique, o a favor de personas relacionadas con dichas actividades.

c) Que los recursos o bienes objeto del presente contrato, no provienen de ninguna actividad ilícita de las contempladas en el Código Penal colombiano o en cualquier norma que lo modifique, adicione o sustituya.

d) Que en la ejecución del presente contrato, EL CONTRATISTA se abstendrá de tener vínculos con terceros que se conozca por cualquier medio estén vinculados a actividades de lavado de activos o financiación del terrorismo, fraude o corrupción.

e) Que EL CONTRATISTA cumple con las normas sobre prevención y control al lavado de activos y financiación del terrorismo (LA/FT), fraude o corrupción que le resulten aplicables, teniendo implementados las políticas, procedimientos y mecanismos de prevención y control al Lavado de activos o financiación del terrorismo, prevención del Fraude y Corrupción que se derivan de dichas disposiciones legales.

f) Que ni EL CONTRATISTA ni sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni sus representantes legales ni sus Revisores Fiscales, ni sus Auditores Externos y miembros de Junta Directiva, se encuentran en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-), estando REGIONAL DE OCCIDENTE S.A.ESP facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes y podrá dar por terminada cualquier relación contractual si verifica que alguna de tales personas figuran en dichas listas.

g) Que no existe en contra de EL CONTRATISTA ni de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, ni de sus representantes legales y sus miembros de la Junta Directiva, ni de sus Revisores Fiscales o Auditores Externos, una sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o que se encuentren vinculados a investigaciones penales por delitos dolosos, estando REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP facultado para efectuar las verificaciones que considere pertinentes en bases de datos y en informaciones públicas nacionales o internacionales y podrá dar por terminada cualquier relación



comercial si verifica que contra alguna de tales personas existen investigaciones o procesos o existen informaciones en dichas bases de datos públicas que puedan colocar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP frente a un riesgo legal o reputacional.

h) EL CONTRATISTA se obliga a indemnizar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP por todos los perjuicios probados que le llegare a causar por el incumplimiento de esta declaración.

2.7.2. Declaración sobre bienes sujetos a extinción de dominio: El oferente y/o EL CONTRATISTA declara que los activos objeto del presente contrato, no se encuentran incursos en las siguientes circunstancias consagradas en el artículo 16 la Ley 1708 de 2014 sobre extinción de dominio: a. Que sean producto directo o indirecto de una actividad ilícita. b. Que correspondan al objeto material de la actividad ilícita, salvo que la ley

disponga su destrucción. c. Que provengan de la transformación o conversión parcial o total, física o jurídica

del producto, instrumentos u objeto material de actividades ilícitas. d. Que formen parte de un incremento patrimonial no justificado, cuando existan

elementos de conocimiento que permitan considerar razonablemente que provienen de actividades ilícitas.

e. Que hayan sido utilizados como medio o instrumento para la ejecución de actividades ilícitas.

f. Que de acuerdo con las circunstancias en que fueron hallados, o sus características particulares, permitan establecer que están destinados a la ejecución de actividades ilícitas.

g. Que constituyan ingresos, rentas, frutos, ganancias y otros beneficios derivados de los anteriores bienes.

h. Que sean de procedencia lícita, utilizados para ocultar bienes de ilícita procedencia.

i. Que sean de procedencia lícita mezclados material o jurídicamente con bienes de ilícita procedencia.

j. Que sean de origen lícito cuyo valor sea equivalente a cualquiera de los bienes descritos en los numerales anteriores, cuando la acción resulte improcedente por el reconocimiento de los derechos de un tercero de buena fe exenta de culpa.

k. Que sean de origen lícito cuyo valor corresponda o sea equivalente al de bienes producto directo o indirecto de una actividad ilícita, cuando no sea posible la localización o afectación material de estos.

l. Que sean bienes objeto de sucesión por causa de muerte, cuando en ellos concurra cualquiera de las causales previstas en la Ley 1708 de 2014.

2.8. Autorización de verificación de listas y de base de datos. EL oferente y/o EL CONTRATISTA autoriza a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP para que verifique en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (lista de las Naciones Unidas), la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos de América, Banco Mundial, Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo- y aquellas otras listas o bases de datos públicas o privadas donde se relacionen personas presuntamente vinculadas a cualquier actividad ilícita, fraude o corrupción a EL CONTRATISTA y a sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, a sus representantes legales, miembros de la Junta Directiva, Revisores Fiscales y/o Auditores Externos.



Para el efecto, EL CONTRATISTA deberá informar el nombre e identificación de los accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación. El CONTRATISTA autoriza a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A.ESP a comunicar o reportar a las autoridades nacionales cualquiera de las causales descritas en la cláusula (terminación unilateral del contrato), así como a suministrar a dichas autoridades las informaciones que ellas requieran. 2.9. Indemnidad.

EL CONTRATISTA mantendrá indemne a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, es decir, libre de asumir cualquier indemnización o pago originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de actuaciones del CONTRATISTA, de sus subcontratistas o dependientes. Por lo anterior, EL CONTRATISTA asumirá todos los gastos e indemnizaciones a que haya lugar por los reclamos, demandas, acciones legales, y en general costos asociados a las mismas que se sustenten u originen en daños materiales, personales, o en general a intereses jurídicos de terceros, ocasionados durante la ejecución del objeto y obligaciones contempladas el presente contrato. En caso de que se formule reclamo, demanda o acción legal contra REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP por asuntos, que según el contrato sean de responsabilidad del CONTRATISTA se le comunicará a la mayor brevedad para que adopte oportunamente las medidas previstas por la ley y/o el presente contrato, para mantener la indemnidad aquí pactada y adelante los trámites para llegar a un arreglo del conflicto cuando ello fuera posible. 2.10. Rechazo y eliminación, desviaciones y reglas de subsanabilidad. Se entiende por “rechazo” la determinación de no considerar una propuesta por la carencia de alguno de los requisitos de participación previstos en este pliego o por incumplimiento de algún requisito legal. Se entiende por “eliminación” la decisión de excluir del proceso una propuesta cuando dentro de su análisis, se detectan errores, faltas, incoherencias, o en general información no admisible, o cuando se presente alguna (s) de las causales descritas más adelante. 2.10.1. Causales de rechazo Serán causales para rechazar la oferta el incumplimiento de los requisitos de participación previstos en el numeral 2.1.1 de este pliego o en la ley. 2.10.2. Causales de eliminación Serán causales de eliminación de las ofertas, cuando no se ajusten a las exigencias del pliego de condiciones o de la ley y las que a continuación se enuncian, a menos que hubiere posibilidad de subsanarse conforme a lo previsto en este pliego: 2.10.2.1. Cuando la propuesta fuere presentada por una persona, natural o jurídica, que haya intervenido, directa o indirectamente, en el estudio de la necesidad de suministro, los servicios y/o actividades o participado en la elaboración de los diseños



o pliegos de condiciones, o por las sociedades cuyos socios o personal a su servicio hayan tenido tal intervención. 2.10.2.2. Cuando un socio o empleado de quien presente propuesta, haya participado en la elaboración de la oferta de otro oferente o proponente, que igualmente participe en este proceso de contratación. 2.10.2.3. Cuando la propuesta presente desviaciones sustanciales en los términos del numeral 2.10.3. 2.10.2.4. Cuando la propuesta o sus aclaraciones contengan información inexacta, contradictoria, confusa, indefinida o ambigua. 2.10.2.5. Cuando la propuesta se modifique por el proponente de manera unilateral o ante una solicitud de aclaración de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. 2.10.2.6. Cuando uno o varios precios presentados en la propuesta presenten desequilibrios no justificados en relación con los precios normales del mercado. 2.10.2.7. Cuando los oferentes celebren acuerdos entre sí, con el fin de restringir o distorsionar la libre competencia o para que sea seleccionado uno de ellos o pongan en riesgo los derechos de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. 2.10.2.8. Cuando el proponente ejecute cualquier acción tendiente a influenciar o presionar a los servidores de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP encargados del estudio y evaluación de las propuestas, o de la aceptación de la oferta. 2.10.2.9. Cuando hayan cambiado sustancialmente las condiciones del proponente desde la presentación de su propuesta por cualquier causa que, a juicio de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, limite seriamente la capacidad técnica, operacional o financiera del proponente. 2.10.2.10. Cuando el proponente no haya respondido requerimientos de información de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, o los responda de manera insatisfactoria o inconsistente, o lo haga modificando la propuesta. 2.10.2.11. Cuando el proponente se encuentre incluido en la lista internacional vinculante para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas) o en la lista emitida por la Oficina de Activos Extranjeros del Departamento del Tesoro de los Estados Unidos (Lista OFAC), así como en listas o bases de datos nacionales o internacionales relacionadas con actividades ilícitas, fraude o corrupción (listas del Banco Mundial y del Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo-). Cuando el proponente sea una persona jurídica, esta causal se extiende a los socios o accionistas que tengan directa o indirectamente más del cinco por ciento (5%) de participación o acciones, miembros de junta directiva, Revisores Fiscales, Auditores Externos y representantes legales. 2.10.2.12. Cuando el proponente, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas



fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID. 2.10.2.13. Cuando el proponente haya sido condenado en cualquier país, mediante sentencia judicial en firme, por la comisión de los delitos de lavado de activos, alguno de sus delitos fuente o por financiación del terrorismo. Esta causal se extiende en caso de personas jurídicas a los socios o accionistas que tengan directa o indirectamente más del cinco por ciento (5%) de participación o acciones, miembros de junta directica Revisores Fiscales, Auditores Externos y representantes legales. 2.10.2.14. Cuando el objeto del contrato involucre activos y el o los activos se encuentren con medidas cautelares por estar vinculado a un proceso de extinción de domino y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad quien haga sus veces no se haya tomado el control o no haya nombrado un depositario directo. 2.10.2.15. Cuando se presenten dos ofertas básicas, la segunda será eliminada, salvo que el pliego lo permita; así mismo, cuando se presente oferta básica y oferta alternativa sin que el pliego lo permita, se eliminará la propuesta alternativa. 2.10.2.16. Cuando la oferta esté condicionada (artículo 855 del Código de Comercio). 2.10.2.17. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras entidades diferentes, que igualmente participen en este proceso de contratación, se considerará la que primero se haya presentado. Si se presentan al mismo tiempo, todas serán eliminadas.

2.10.2.19. Cuando el proponente no acepte la renuncia a reclamación diplomática, o cuando la propuesta estipule la obligatoriedad de que las diferencias que surjan entre las partes durante la ejecución del contrato sean sometidas a la decisión de tribunales de arbitramento. 2.10.2.20. Cuando la propuesta no resulte elegible por obtener un puntaje inferior al sesenta por ciento (60%) del puntaje máximo establecido para la evaluación de la misma, de acuerdo con los factores de ponderación.

2.10.3. Desviaciones Se considera desviación la disconformidad de la oferta frente a las condiciones del pliego. Son sustanciales las desviaciones que: a. Afectan de manera “esencial” la forma, el alcance, la calidad o el funcionamiento de los bienes o servicios especificados. b. Limita los derechos de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP o las obligaciones del oferente emanadas del contrato. Las demás desviaciones son no sustanciales y serán corregidas directamente por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP cuando ello sea factible a partir de la información consignada por el proponente; en caso contrario, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se reserva el derecho de solicitar las aclaraciones, precisiones o correcciones que sean necesarias, sin que ello suponga el derecho del oferente a



modificar los otros aspectos de la propuesta. El proponente requerido deberá atender el llamado de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP dentro del término que para el efecto se le señale; en caso de no hacerlo REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá eliminar su oferta. 2.10.4. Reglas de subsanabilidad. Serán subsanables los aspectos de forma de la oferta y en tal sentido primará lo sustancial sobre lo meramente formal. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se reserva el derecho de sanear las informalidades u omisiones no sustantivas de las ofertas o cotizaciones, y de pedir información o aclaraciones adicionales sin que ello implique el derecho de los oferentes a modificarlas, teniendo en cuenta las siguientes reglas: En caso de identificar inconsistencias, errores o ausencia de documentos para la acreditación de los requisitos de participación, dentro del término que se establezca en estos pliegos o en la comunicación en la cual se requiera al oferente para el efecto, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá solicitar la prueba del cumplimiento de los requisitos de participación. En caso de que el oferente presente en su oferta la información a través de la cual pretenda obtener puntaje en algún(os) factor(es) de ponderación y no anexe la prueba que lo demuestra, se le podrá solicitar que subsane tal omisión, si la información fue relacionada en la oferta. En todo caso, los hechos o circunstancias acreditados deben ser anteriores a la fecha de cierre para la presentación de ofertas. No obstante, cuando un requisito de participación sea a la vez factor de ponderación, se podrá solicitar su subsanabilidad conforme a lo indicado, pero sólo se tendrá en cuenta como requisito de participación y no en la ponderación. Los errores de carácter matemático, aritmético o formal que presenten las ofertas serán corregidos directamente por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP de la siguiente manera: a. Si existiesen discrepancias entre un precio unitario y el precio total que se obtenga multiplicando ese precio unitario por las cantidades correspondientes, prevalecerá el precio unitario. El precio total será corregido a menos que exista un error evidente en el punto decimal del precio unitario, en cuyo caso prevalecerá el precio total cotizado y se corregirá el precio unitario; b. Si existiese un error en un precio total como consecuencia de la suma o resta de subtotales, prevalecerán los subtotales y el precio total será corregido; y c. Si existiese discrepancia entre palabras y cifras, prevalecerá el monto expresado en palabras, salvo que la cantidad expresada en palabras tenga relación con un error aritmético, en cuyo caso prevalecerá el monto en cifras con sujeción a los literales a y b precedentes.

Cuando el oferente incurra en omisiones al dejar de cotizar uno o varios ítems, se procederá así: Para los efectos de la comparación de las ofertas, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP incluirá el precio más alto cotizado por los demás oferentes elegibles. Para



efectos de aceptación de la oferta, el valor del ítem será el menor precio ofrecido en todas las ofertas elegibles. 2.11. Formularios En la elaboración de la propuesta el interesado deberá tener en cuenta que determinado tipo de información que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP requiere para evaluar las ofertas, debe consignarse en formularios previamente suministrados por la entidad con este pliego. En consecuencia, y salvo casos especiales en los que pueda demostrarse que la omisión es subsanable, el no consignar debidamente la información de cada formulario o diligenciarlo indebida o incompletamente, supondrá la calificación de la propuesta como “incompleta”.



FORMULARIO 1 PR 2015-006

RELACIÓN DE DOCUMENTOS

El PROPONENTE __________________________________________, somete la presente oferta a consideración de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, cuyo contenido es el siguiente:

DESCRIPCION DE DOCUEMNTOS DESDE HAST

A

Folios de la oferta

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FORMULARIO 1 – Relación de documentos

xx xx

FORMULARIO 2 – Carta de presentación

xx xx

FORMULARIO 2 A - Datos generales, firma de la propuesta

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Anexo a la carta de presentación

xx xx

FORMULARIO 3 – Certificación de pago de aportes de seguridad y parafiscales

xx xx

Certificado de existencia y representación legal

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FORMULARIOS 4 – Cantidades y precios

xx xx

FORMULARIOS 4 (A) – Cantidades y precios aplica para extranjeros

xx xx

FORMULARIO 5 - Prevención lavado de activos y financiación del terrorismo.

xx xx

FORMULARIO 6 – Experiencia del Proponente

xx xx

FORMULARIO 7 – Cumplimiento del Proponente en contratos anteriores.

xx xx

FORMULARIO 8 – Certificado de autorización otorgado por el Fabricante

xx xx

FORMULARIO 9 – Adendas y aclaraciones recibidas por el proponente

xx xx

Información técnica adicional: Fotocopia de cedula y el RUT

xx xx




CARTA DE PRESENTACIÓN Lugar: ____________, fecha: ____________________ «REGIONAL DE OCCIDENTE S.A.ESP» «Sede Administrativa» «Carrera 11 N° 22ª-63 «San Jerónimo, Antioquia» Asunto: Proceso de contratación PR 2015-006, “SUMINISTRO DE UNIFORMES DE DOTACION, ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA EL PERSONAL DE REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.” El (los) suscrito(s) __________________________________habiendo examinado cuidadosamente los documentos de la contratación y (sus adendas), _______recibidas las aclaraciones solicitadas, presento oferta para ___________________________________relacionadas con el objeto del proceso de contratación del asunto. De ser aceptada la oferta nos comprometemos a formalizar un contrato de conformidad con lo establecido en los documentos del proceso de contratación y a presentar la documentación requerida, dentro del período indicado para el efecto. Ejecutaremos el contrato por los precios cotizados en nuestra oferta, según procedimiento establecido en el pliego, en las condiciones contractuales y técnicas exigidas en los documentos de este proceso de contratación y previstas por las normas que rigen la contratación con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP de conformidad con la aceptación que se nos haga y en los plazos estipulados en el pliego. Mantendremos válida nuestra oferta durante el término que se establece en los documentos de esta contratación, contados desde la fecha de cierre para la presentación de ofertas; procederemos a ampliar su validez y la vigencia de la garantía de seriedad, si se diere el supuesto contemplado en el pliego. Manifestamos que a la fecha no incurrimos en ninguna causal de inhabilidad o incompatibilidad para contratar con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y en caso de sobrevenir alguna informaremos inmediatamente a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y cederemos el contrato, previa autorización escrita de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y de no ser posible la cesión, renunciaremos a continuar con su ejecución. Declaramos que la información contenida en nuestra oferta es exacta y veraz, y que aportaremos las pruebas que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP considere necesarias para verificar su exactitud y en caso de no ser ello satisfactorio para REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP conforme a las exigencias de los documentos de esta contratación, aceptamos que nuestra oferta sea eliminada. Con la presentación de esta oferta autorizamos a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y a sus subordinadas para utilizar la información referente a datos personales



para actividades propias de su negocio y su tratamiento estará regulado por la Ley 1581 de 2012. Declaramos expresamente que la presente propuesta si no tiene información reservada y la información que tiene dicho carácter es: -------------- Lo anterior con fundamento en las siguientes normas: ----------- Declaramos que estamos informados y aceptamos las condiciones y procedimientos que para los ajustes de informalidades y de precios unitarios se han estipulado en el pliego, así mismo aceptamos que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP realice el ajuste de precios a los que tiene previamente determinados de acuerdo con los presentados en el formulario de precios y aceptamos el contrato único con dichos precios, en caso de que nos sea aceptada la oferta y las demás condiciones y especificaciones contenidas en el mismo. Nombre del oferente: _____________________________NIT: __________________ Dirección para comunicaciones y/o notificaciones del oferente y/o contratista: ___________________________ Teléfono No: ____________ Fax No.: ___________________________E-mail: ___________________________ Oferta abonada por: ______________________ Matrícula No.: ___________ Firma del Ingeniero que abona la oferta: ______________________ Atentamente, Representante legal: ___________________________ Cédula de Ciudadanía: ___________________________ Firma: ______________________ Anexo: Cuando el proponente manifieste que existe información de su oferta que tiene el carácter de reservada señalar expresa y debidamente, en el presente anexo los fundamentos mediante los cuales considera que le otorgan el carácter mencionado. No basta la simple cita o copia de normas. Atentamente, Representante legal: ___________________________ Cédula de Ciudadanía: ___________________________ Firma: ______________________



ANEXO A LA CARTA DE PRESENTACIÓN Lugar: ____________, fecha: ____________________ «REGIONAL DE OCCIDENTE S.A.ESP» «Sede Administrativa» «Carrera 11 N° 22ª-63 «San Jerónimo, Antioquia» Asunto: Proceso de contratación PR 2015-006, Objeto: “SUMINISTRO DE UNIFORMES DE DOTACION, ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA EL PERSONAL DE REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.A” El suscrito, actuando en mi condición de ------------------ (escribir si es Presidente, Gerente, u otro cargo directivo, o persona natural) y, por lo tanto, Representante Legal de la sociedad -----------------, legalmente constituida tal como consta en el certificado de existencia y representación legal vigente expedido por la -------------------- (especificar si es Cámara de Comercio u otro organismo competente para el efecto y de que ciudad), se permite manifestar que el Representante Legal, los socios (o Junta Directiva), y la sociedad PROPONENTE (cuando sea persona jurídica), o la persona natural, no están incursos en causales de inhabilidad e incompatibilidad para contratar con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. Atentamente, _____________________________________ Nombre y firma del Representante Legal



FORMULARIO 2A PR 2015-006

DATOS GENERALES, FIRMA DE LA PROPUESTA

En el siguiente cuadro, presentamos los datos generales de nuestra empresa, la firma del representante legal y el abono de la(s) propuesta(s) presentada(s) para participar en el proceso de contratación.

DATOS DEL PROPONENTE

NOMBRE DEL PROPONENTE

NIT

NOMBRE DEL REPRESENTANTE LEGAL (O APODERADO)

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL (O APODERADO)

CÉDULA DE CIUDADANÍA DE

DIRECCIÓN DEL PROPONENTE CIUDAD

TELÉFONO (S) FAX

CÁMARA DE COMERCIO EN LA CUAL SE ENCUENTRA INSCRITO

NÚMERO O CÓDIGO DE INSCRIPCIÓN

E-MAIL DIRECCIÓN ELECTRÓNICA PARA RECIBIR COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES. Nota: Esta dirección deberá mantenerse actualizada por el proponente o contratista.

Atentamente, _____________________________________ Nombre y firma del Representante Legal



FORMULARIO 3

PR 2015-006

CERTIFICACIÓN DE PAGO DE LOS APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES

Lugar: --------------, fecha: -------------------- ««REGIONAL DE OCCIDENTE S.A.ESP» «Sede Administrativa» «Carrera 11 N° 22ª-63 «San Jerónimo, Antioquia» Asunto: Proceso de contratación PR 2015-006, Objeto: “SUMINISTRO DE UNIFORMES DE DOTACION, ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL Y SEGURIDAD INDUSTRIAL PARA EL PERSONAL DE REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.A”

Certifico que la sociedad proponente (o la persona natural, de ser el caso), -----------------------, con Nit. (o cédula de ciudadanía, de ser el caso), ---------------------- se encuentra a paz y salvo con las obligaciones del pago de los aportes de nuestros empleados, a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje, de acuerdo con lo establecido en el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y demás normas aplicables. Atentamente, ____________________________________________________________ Nombre y firma del Revisor Fiscal (Ver numeral 2.2.1.5)


Suministro Marzo de 2015

FORMULARIO 4

PR 2015-006

CANTIDADES Y PRECIOS TOTALES

ITEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANTIDAD VALOR

UNITARIO IVA TOTAL

1 Arnés para posicionamiento

unidad 2

2 Blusa de dama con logo bordado

Unidad 20

3 Bolsos tipo morral con logo bordado Unidad

10

4 Bota con puntera, resistente a hidrocarburos liviana

Par 96

5

Bota plástica en PVC, caña alta, antideslizante, alta flexibilidad

Par 41

6 Camisa caballero cuello corbata, manga corta con bordado en frente

Unidad 18

7 Camisa de hombre con logo bordado

Unidad 162



8 Cartucho para respirador Aiseg 18000, con válvula integrada.

Unidad 12

9 Casco de seguridad, Tipo II.

Unidad 33

10 Casco para moto color negro

unidad 6

11 chaleco de seguridad reflectivo

unidad 22

12 Cinta de señalización Unidad 20

13 Contenido para botiquín (contenido: exigido por ley)

Unidad 10

14 Descansa muñecas de mause en gel

Unidad 3

15 Descansa muñecas de teclado

Unidad 1

16 Eslinga de posición y restricción

unidad 2

17 EQUIPO: Ventilador para cámaras y espacios confinados.

unidad 1

18 Gafas transparentes con soporte para lentes y filtro UV

Unidad 33



19 Gorro con logo bordado Unidad 102

20 Guante negro largo hasta los codos talla M, L, XL

Par 20

21 Guante Vaqueta corto sencillo, alta suavidad.

Par 35

22 Impermeable de dos (2) piezas

Unidad 33

23 Jabón Yodado x 4000 cc Unidad 3

24 Cuerda o Línea de vida 12 Metros

Unidad 1


Unidad 1

26 Linterna Industrial Unidad 6

27 Linterna para adaptar al casco

Unidad 4

28 Manga Veletas Unidad 5

29 Detector profesional de gases

Unidad 1

30 Mosquetón de seguridad certificado

unidad 3

31 Overol entero de fontanería

Unidad 2

32 Pantalón de dama Unidad 20

33 Pantalón de hombre Unidad 162



34 Protector contra ruido tipo tapón.

Unidad 33

35 Protector solar Unidad 43

36 Recarga multipropósito de extintores ABC de 10 Lbs

Unidad 9

37 Recarga multipropósito de extintores ABC de 20 Lb

Unidad 3

38 Repelente contra zancudos y mosquitos

Unidad 33

39 Mascarilla mediacara reutilizable para vapores orgánicos con válvula

Unidad 99

40 Trípode Expandible Unidad 2

41 Winch Manual Unidad 2

42 Zapatos de dama mocasín

Par 3

SUBTOTAL

IVA 16%

TOTAL Moneda en que cotiza: ------------------

Plazos propuestos para la entrega de los bienes: _____________ (______) días calendario. Nombre del fabricante de los bienes: ----------------- Ciudad y país de origen de los bienes: ----------------------



Firma del Representante Legal: --------------------------- Notas: 1. La Cantidad de Referencia asignada al ítem corresponde a un consumo estimado (o promedio) y no obliga a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP respecto a su adquisición en caso de aceptarse la oferta. 2. El “Valor total de la oferta, sin IVA” sólo será utilizado para evaluar, ponderar y comparar las propuestas. En ningún momento corresponderá al valor total del contrato que se pretende celebrar, el cual será de valor estimado bajo la modalidad de suministro. 3. Si los precios cotizados contienen cifras decimales, máximo deben ser dos (2). 4. El oferente debe cotizar para entregar en la forma Almacén General de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP.



FORMULARIO 4 (A) PARA ENTREGA FOB/FCA PR 2015-006

CANTIDADES Y PRECIOS

ítem Descripción Unidad Cantidad Precio unitario sin IVA

Total

1

2

3

Valor total de la oferta, sin incluir el IVA

Moneda en que se cotiza: ___________________________________________________ Lugar de entrega de los bienes (FOB) o (FCA) ___________________________ Plazo propuesto para la entrega (FOB) o (FCA):_____________ (___) días calendario. Nombre del fabricante de los bienes: __________________________________________ Ciudad y país de origen de los bienes: _________________________________________ Notas: 1. Si los precios cotizados contienen cifras decimales, máximo deben ser dos (2)


Suministro Marzo 2015 48

ANEXO A LOS FORMULARIOS DE CANTIDADES Y PRECIOS

EMPAQUE, EMBALAJE Y POSICIÓN ARANCELARIA DE BIENES FOB/FCA

1. INFORMACIÓN DE LOS BIENES

Subpartida Arancelaria por Ítem Descripción del bien

Nota: Si los bienes a suministrar conforman una unidad funcional, favor especificar la posición arancelaria del equipo que cumple la función principal. En caso contrario se debe informar la subpartida arancelaria de cada uno de ellos.

País de Origen País de Compra País de Embarque

Nombre del puerto/aeropuerto internacional de entrega y ciudad puerto/aeropuerto de embarque:

Nota: La oferta debe ser presentada para entrega en puerto/aeropuerto comercial y de tráfico internacional.

Información Comercial

Contratista Exportador Despachador

Empresa:

Contacto:

Dirección:

Teléfono:

Fax:

Mail:

Ciudad-País:

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.

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2. ESPECIFICACIONES DE LA CARGA POR ENTREGA

Tipo de empaque

de la mercancía

(Estiba, Huacal, Carrete,

etc.)

No. De Unidade

s de empaqu

e (Cantida

d)

Largo (m)

Ancho (m)

Alto (m)

Volumen unitario (M3)

Volumen

Total (M3)

Peso Unit. (Kg)

Peso

Total

(Kg)

Tipo de despacho (marcar

con x)

Carga Suelta

Contenedor

20’ Std

40’ Std

Otro

Esta información debe corresponder a las unidades de carga que se entregarán a un transportista o agente de carga, para el transporte internacional. Según lo anterior, favor no informar especificaciones de la mercancía en su empaque original, sino de la unidad de carga que reúne varias de éstas mercancías.

Notas: Si el peso y/o el volumen de la carga justifica utilizar algunos de los tipos de contenedores

que existen, el PROPONENTE deberá incluir en la oferta los costos en origen hasta la entrega (transportes internos y el llenado de los mismos). De todas maneras, si el PROPONENTE no suministra esta información requerida, LAS EMPRESAS entenderá que están incluidos en el precio de los bienes y podrán contratar el transporte internacional en contenedores.

Si el despacho se va a efectuar en CONTENEDORES, tener en cuenta que se deben optimizar como mínimo en un 85% de su capacidad.

Se deberá tener en cuenta lo indicado en el numeral 5.2.10.2 “Embalaje y transporte”.

Si el oferente indica como País de Origen y País de Embarque un país con el cual Colombia tiene convenio para preferencia arancelaria, el contratista debe suministrar el Certificado de Origen con el lleno de los requisitos para que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se pueda acoger a tal desgravación; en caso contrario, el contratista correrá con todos los gastos adicionales y extra costos que la ausencia de dicho certificado implique en el proceso de nacionalización por parte de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP.

En caso de no diligenciar este formulario en forma completa, en cuanto a especificaciones de la mercancía (peso, volumen y dimensiones por unidad de carga y total), para efectos de valuación económica serán tenidos en cuenta los suministrados por el oferente que indique las mayores especificaciones, así este sea eliminado por cualquier evento.

Este formulario se debe diligenciar para cada grupo cotizado.

FIRMA DEL REPRESENTANTE LEGAL___________________________________


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FORMULARIO 5

PR 2015-006

PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO

Introducción e instrucciones

Regional de Occidente S.A. E.S.P. como filial de Empresas Públicas de Medellín E.S.P., en su calidad de sujeto responsable de contar con un sistema de gestión de riesgos Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, en adelante LA/FT, ha dispuesto el presente formulario para quienes deseen vincularse con ella, en coherencia con sus actuales Políticas de Gestión Integral de Riesgos y de Responsabilidad Social Empresarial. El presente formato debe ser entregado con la propuesta y ser diligenciado totalmente. Tenga en cuenta que: a) Es posible que alguna información no aplique, en cuyo caso así se deberá expresar. b) En el caso de personas jurídicas, el formato debe ser rubricado por el Representante Legal,

acompañándolo de fotocopia de su cédula de ciudadanía y del RUT de la empresa. c) Para el caso de las personas naturales, el formato debe ser rubricado por el proponente

(persona natural) adjuntando fotocopia de su cédula de ciudadanía y del RUT. d) Diligenciar los siguientes datos:

N° de PC: __________________ Valor en $: ____________________

SMMLV:_____________

Información básica de la empresa

Nombre, razón o denominación social:

Identificación:

Dirección:

Ciudad:

Teléfono: Celular:

e-mail 1:

e-mail 2:

Información del representante legal

Nombres:

Apellidos:

Identificación: Fecha y Lugar de Expedición:

Teléfono: Celular:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:


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Información de miembros de junta directiva, consejo de administración o su equivalente

Nombres:

Apellidos:

Identificación: Fecha y Ciudad de Expedición:

Teléfono: Celular:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:

Información de revisores fiscales

Nombres:

Apellidos:


Cargo (indicar si es principal o suplente):

Teléfono: Celular:

Dirección:

Ciudad:

e-mail:

En caso de tener una firma o persona jurídica, indicar los datos de la misma:

Razón social:

Identificación:

Accionistas o socios con participación superior o igual al cinco por ciento (5%)

Certifico que los asociados, accionistas o socios que tienen una participación

superior o igual al CINCO POR CIENTO (5%) de participación en el capital social

de la entidad que represento son las personas naturales o jurídicas que aparecen en la

siguiente relación:

Nombr

es y

apellid

os*

Identificació

n*

Fecha de

Expedici

ón del

Documen

to

Lugar

de

Expedici

ón del

Documen

to

Participaci

ón en el

capital

social (%)

Direcci

ón

Ciud

ad


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Nota: utilizar un cuadro aparte para detallar todos los socios en caso de requerir más espacio. *En caso que uno de los accionistas sea una persona jurídica, especifique el nombre y la identificación de la misma.

Para la constancia,

Firma (Representante del proponente/ proponente persona natural)

Manifestaciones

Con la presentación de la oferta declaro que: Los recursos con los cuales se ejecutará el contrato no provienen de ninguna actividad ilícita y aquellos que eventualmente recibiré por ejecución del contrato no serán destinados a financiar ninguna actividad ilícita. La información consignada y anexa a este formulario es veraz y admito que cualquier omisión o inexactitud en estos documentos podrá ocasionar el rechazo de esta solicitud y la devolución de la documentación, como también la cancelación de mi inscripción. En caso de ser persona jurídica, declaro que los recursos con los cuales fue constituida no provienen de ninguna actividad ilícita.

Autorización

Mediante la presente, autorizo a Regional de Occidente S.A. E.S.P., para que consulte las listas establecidas para el control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, así como las centrales de información y/o bases de datos públicas, correspondiente a la persona jurídica que represento, a sus representantes legales, revisores fiscales, miembros de Junta Directiva y Socios. Para el caso de personas jurídicas, autorizo la consulta, tanto de la persona jurídica, como de los representantes legales, accionistas con participación igual o superior al 5% del capital social.

Manifiesto que cualquier variación en la información suministrada será puesta en

conocimiento de Regional de Occidente S.A. E.S.P.

De igual forma, se procederá cuando Regional de Occidente S.A. E.S.P. lo requiera

durante la ejecución del proceso de contratación o del contrato (en caso que éste llegue

a concretarse).


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“Lo anterior sin perjuicio de lo establecido en la Ley 1581 de 2012 Ley de Protección de Datos, reglamentado parcialmente por el Decreto 1377 de 2013”

Nombres y apellidos:


Fecha:


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EXPERIENCIA DEL PROPONENTE

Para acreditar esta experiencia se deberá anexar certificados expedidos por las respectivas entidades públicas o privadas a las cuales se les suministraron los bienes, y deberán como mínimo contener la siguiente información:

Nombre de la firma que certifica

Dirección

Teléfono y fax

Ciudad y país

e-mail

No. del contrato y objeto

Valor del contrato

Fecha de suscripción del contrato

Fecha inicio y terminación del contrato

Características de los bienes

Nombre y firma de la persona que certifica

En caso de que los contratos fueran ejecutados con personas naturales, deberá presentarse como certificado copia de la factura de venta del producto suministrado. La evaluación de este aspecto se efectuará con la información suministrada por el PROPONENTE y los certificados otorgados por los clientes. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá verificar, cuando lo estime conveniente, que la información acá consignada sea exacta y veraz, y en el caso de falsedad, el PROPONENTE será eliminado. Nota: El PROPONENTE deberá diligenciar este formulario por cada contrato ejecutado, que desee acreditar como experiencia.


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CUMPLIMIENTO DEL PROPONENTE

El Proponente deberá relacionar en este formulario tanto los incumplimientos contractuales que se le han declarado durante los últimos tres (3) años, así como las multas aplicadas en firme durante los últimos tres (3) años y/o medidas de apremio provisionales o definitivas, a través de vínculos contractuales celebrados con entidades públicas o privadas, o con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, donde estos períodos se contabilizarán hasta la fecha de cierre para la presentación de ofertas del presente proceso de contratación, o, en su defecto, la afirmación de la no ocurrencia. En caso de que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP compruebe la no veracidad de esta información, será motivo suficiente para tomar las acciones que conduzcan a la eliminación de la oferta. A. Declaración de incumplimientos y/o multasy/o medidas de apremio provisionales o definitivos. (Relacionar el Nro. del contrato, objeto del contrato, entidad contratante, ciudad del trabajo, fechas del plazo contractual, valor del contrato y motivos del incumplimiento y/o la multa): 1. 2. B. Declaración de la no ocurrencia de incumplimientos y/o multasy/o medidas de apremio, provisiónales o definitivas. Si al Proponente no se le ha declarado ningún tipo de incumplimiento durante los últimos tres (3) años, y/o no se le aplicó ninguna multa en contratos celebrados durante los últimos tres (3) años, contados hasta la fecha de cierre para la presentación de ofertas del presente proceso de contratación, debe manifestar esta aseveración: -------------------------- ---------------------------- Nota ilustrativa: la expresión “y/o medidas de apremio provisionales o definitivas no aplicará en los primeros procesos de contratación, por cuanto apenas se establece la posibilidad de aplicarlos. Firma del Proponente: __________________________________


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CERTIFICADO DE AUTORIZACIÓN OTORGADO POR EL FRABRICANTE EN: Arnés para posicionamiento, Eslinga de posición y restricción, EQUIPO: Ventilador para cámaras y espacios confinados, Cuerda o Línea de vida 12 Metros, Cuerda o Línea de vida 20 Metros, Detector profesional de gases, Mosquetón de seguridad certificado, Trípode Expandible, Winch Manual. Se refiere al certificado que debe acreditar el Proponente, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.1.1.13. “Requisitos específicos de participación”, del presente pliego de condiciones. Nota: Declaración expresa que el fabricante conoce y acoge las condiciones de pago y deducciones establecidas en este pliego. Firma del Proponente: _________________________________


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ADENDAS Y ACLARACIONES RECIBIDAS POR EL PROPONENTE

ADENDA Nro.

FECHA DE RECIBO

ACLARACIONES (Nro. del oficio de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP)

FECHA DE RECIBO

Firma del Proponente: _________________________________


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3 EVALUACIÓN La evaluación consiste en una serie de pasos que se inician con la revisión de los aspectos formales y documentales de la propuesta, tendiente a determinar el cumplimiento de los requisitos de participación y el carácter “completo” de la propuesta y terminan con la aplicación de los factores, criterios y fórmulas de ponderación que permiten hacer comparables las propuestas en términos de puntajes. 3.1 Ajuste económico Se podrá solicitar ajuste económico cuando existiendo una o más ofertas se considere que se pueden obtener mejores condiciones económicas, previos los estudios y análisis pertinentes; de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 13 del Decreto 44 de febrero 5 de 2015, el jefe de la dependencia que adelanta el proceso de contratación decidirá si se procede a la etapa de ajuste económico. En este caso, se solicitará a los proponentes que presenten una nueva propuesta económica, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos.

Durante la etapa de ajuste económico ningún proponente podrá retirar su oferta, ni introducir modificaciones diferentes a las económicas, ni hacerlas más desfavorable. La etapa de ajuste económico podrá adelantarse en cualquier momento hasta antes de la aceptación de la oferta.

3.2. Aspectos técnicos REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP revisará la oferta en cuanto a la descripción de equipos y personal que incluye, con miras a determinar la capacidad técnica que ello proporciona para el cumplimiento del “objeto” del contrato. En este aspecto de la evaluación no sólo se considerará la cantidad de equipos y personal, sino las características que ellos tienen según el ofrecimiento. Si las calidades del equipo o del personal merecen algún reparo a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, el proponente estará obligado a hacer las aclaraciones del caso, siempre sin que ello comporte la facultad de modificar su oferta; si las cantidades de equipo o de personal resultan insuficientes a la luz de las prácticas o conocimientos vigentes y habida cuenta de una programación racional de los mismos, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá eliminar la propuesta. 3.3. Ponderación

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP examinará las propuestas para determinar si los proponentes están habilitados para formularlas de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si están completas, si se ha suministrado la garantía requerida, si los documentos han sido debidamente presentados, si no hay errores de cálculo, y en general, si se ajustan a los documentos del presente proceso de contratación.

Entre las propuestas que cumplan con los requisitos legales, técnicos y económicos, y previa ponderación se seleccionará la propuesta más favorable en su conjunto para LOS


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CONTRATANTES, de acuerdo con el puntaje máximo que le sea asignado a cada uno de ellos. La ponderación se hará teniendo en cuenta el valor inicial de la oferta o el valor ajustado, en caso de haber optado por el ajuste económico. FACTORES DE PONDERACIÓN

FACTOR PUNTAJE

Cumplimiento en contratos anteriores 10.00

Valor de la propuesta 90.00

3.3.1 Cumplimiento REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP examinará las propuestas para determinar si los proponentes están habilitados para formularlas de acuerdo con los requisitos de participación exigidos, si están completas, si se ha suministrado los certificados requeridos, si los documentos han sido debidamente presentados, si no hay errores de cálculo, y en general, si se ajustan a los documentos del presente proceso de contratación. En el formulario correspondiente, el proponente individual, deberá relacionar las multas, medidas de apremio provisionales o definitivas, sanciones u otros incumplimientos que se le hayan impuesto o declarado en contratos anteriores por parte de sus contratantes, dentro de los tres (3) años anteriores contados hasta la fecha de cierre del proceso de contratación. “En el caso de multas, medidas de apremio provisionales o definitivas, sanciones u otros incumplimientos en que haya incurrido el proponente durante la ejecución de contratos celebrados con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, se deberá informar el número del contrato (incumplido). No obstante lo anterior, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP verificará en sus archivos, y si encuentra multas, sanciones u otros incumplimientos adicionales a los relacionados en la oferta, se considerarán en la evaluación de este criterio”. 3.3.1.1. Ponderación cumplimiento Al proponente que no tenga relacionada ninguna sanción, multa o incumplimiento, medidas de apremio provisionales o definitivas en el período señalado, se le asignarán diez (10) puntos y, en todo caso, a quien presente eventos se le asignará “cero” (0) en este factor. El demérito o disminución en el puntaje de cumplimiento se aplicará a los casos en los que el proponente haya sido objeto de “multas” o medidas de apremio provisionales o definitivas.


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Por “multa” o medidas de apremio provisionales o definitivas, debe entenderse tanto los eventos explícitamente calificados como tales como los que, bajo cualquier otra denominación, hayan dado lugar a sanciones al contratista o a su obligación de resarcir perjuicios causados a la entidad contratante. En los casos señalados el demérito se aplicará sólo cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado por la entidad pública o privada correspondiente dentro de los tres (3) últimos años contados desde la fecha límite para la presentación de las ofertas. En el caso de las multas o incumplimientos o medidas de apremio provisionales o definitivas, en que haya incurrido un contratista durante la ejecución de un contrato con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, se entiende por firme o aplicado el acto correspondiente, así: (i) En la fecha de la comunicación mediante la cual REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP le informa al contratista que se ratifica la declaratoria de la multa o incumplimiento con base en la causal respectiva, cuando el contratista haya hecho uso del derecho que le otorgan las reglas de contratación aplicables en cada caso, de exponer los argumentos con los cuales pretende justificar el incumplimiento, y (ii) Al día hábil siguiente de la fecha de vencimiento del término que se le concede al contratista para que exponga las razones de su incumplimiento, sin que haya hecho uso de dicha facultad.(iii) Para el caso de medidas de apremio provisionales se entiende aplicada en la fecha en que se vence el término para presentar argumentos que justifiquen la improcedencia de la misma y éstos no se presentan y en caso de presentarse, la fecha en la que se comunique la confirmación de la aplicación y para la medida de apremio definitiva, cuando se presente una de las situaciones previstas en este pliego.

3.3.1.1.1. El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada multa cuando el acto respectivo se encuentre en firme o ejecutoriado, o haya sido efectivamente aplicado, o cuando la medida de apremio aplicada por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP sea definitiva será de diez (10) puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución.

3.3.1.1.2. El demérito en puntaje que se aplicará al oferente por concepto de cada medida de apremio provisional aplicada por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP será de 10 puntos, sin considerar si el contrato se encuentra terminado o en ejecución. 3.3.1.1.3. En los casos de incumplimiento que den lugar a la terminación de un contrato, no se le reconocerá puntaje alguno al proponente en este factor o aspecto. 3.3.1.1.4. Para la aplicación de los deméritos en puntaje que aquí se establecen, no se requiere que las multas o incumplimientos, medidas de apremio provisionales o definitivas, se encuentren registrados o reportados ante las cámaras de comercio correspondientes o en el Sistema de Información de Proveedores y Contratistas. Nota: En la ponderación del cumplimiento se tendrá especial cuidado en verificar que el proponente no esté incurso en la causal de inhabilidad prevista en el artículo 90 Ley 1474 de 2011. La aplicación de los factores que modifican el pago o contraprestación al CONTRATISTA, relacionados con los Acuerdos de Niveles de Servicios – ANS -, no serán tenidos en cuenta para la evaluación y ponderación de este factor, salvo que el pliego de condiciones


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u otras normas o reglas contractuales expresamente les hayan dado el carácter de multas o medida de apremio, incumplimientos o factores sancionatorios del CONTRATISTA. La interpretación y aplicación de las reglas precedentes debe hacerse en forma integral, entendiendo que cada una es complementaria de las otras. 3.3.2 Valor. Se considerará como “valor” de la propuesta, en primer término el que el proponente señale explícitamente como tal en el aparte correspondiente, dentro de los formularios contenidos en el pliego. Encontrándose errores o incongruencias subsanables porque, por ejemplo, puedan inferirse de los datos explícitos suministrados por el proponente- REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP asumirá como valor el que resulte de hacer las correcciones o adecuaciones legalmente pertinentes. Ponderación valor Al proponente que ofrezca el menor precio comparable y total, se le asignarán noventa (90) puntos y a los demás se les asignará un puntaje inversamente proporcional de acuerdo con la siguiente fórmula:

Po(i)=Vo x 90 V (i)

Donde: Po(i) = Puntaje de la propuesta analizada. V(i) = Valor comparable de la propuesta analizada Vo = Valor comparable de la propuesta más económica Valor comparable: A partir del valor de cada propuesta (sin IVA) y para efectos de estudio y comparación de las ofertas se utilizará, el valor comparable de la propuesta que será: para la oferta en pesos colombianos el valor en pesos colombianos, para ofertas en dólares americanos la Tasa Representativa del Mercado -TRM- del día límite de entrega de ofertas certificada por la Superintendencia Financiera de Colombia, y para una moneda diferente al dólar, se utilizara a la tasa de cambio de la divisa certificada por el Banco de la República del día límite de entrega de ofertas. (i) de la propuesta analizada, para efectos de estudio y comparación de las ofertas será, cuando haya lugar a ello, para los dólares la tasa representativa del mercado del día límite de entrega de ofertas y para una moneda diferente al dólar, se utilizara a la tasa de cambio de la divisa certificada por la Superintendencia Financiera del día límite de entrega de ofertas. 3.3.3 Experiencia

En los términos del numeral 2.1.1.4 del pliego, el proponente deberá acreditar la experiencia requerida.


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Ponderación de la experiencia

No aplica. 3.4. Puntaje total y comparación de las propuestas: Una vez evaluadas las propuestas en cada uno de los factores señalados, se sumarán los puntajes obtenidos en cada uno de éstos y se asignará el puntaje total de cada propuesta; con base en éste se hará la comparación correspondiente mediante la elaboración de una lista que ubique respectivamente a cada proponente desde el que ha obtenido el mayor puntaje total hasta el que obtiene el menor. El proponente que ocupe el primer lugar se considerará seleccionado y su oferta se recomendará al servidor competente para la aceptación. Si al hacer las ponderaciones resultaren dos o más propuestas con igual puntaje, se preferirá la propuesta con el menor número de incumplimientos en contratos anteriores y, si continúa la igualdad, se preferirá la propuesta que haya acreditado mayor experiencia. 3.5. Propuestas elegibles En todo caso en el que se presente más de una oferta, el proceso de evaluación terminará con la elaboración de una lista en la que aparezcan los proponentes organizados según los puntajes totales alcanzados luego de la ponderación de los factores fijados, en orden descendente desde el primero –que será el que haya obtenido el mayor puntaje- hasta el último –que corresponderá a quien presente el menor puntaje. En ningún caso la lista incluirá proponentes que no hayan obtenido un mínimo del sesenta por ciento (60%) del puntaje máximo señalado. 3.6. Informe de análisis y conclusiones

El informe de evaluación y recomendación permanecerá a disposición de los oferentes publicado en la página web http://www.grupo-epm.com/aguasdeoccidente/home.aspx y en la dependencia responsable por un término mínimo de tres (3) días hábiles para que presenten, por escrito, las observaciones que consideren pertinentes dentro este mismo plazo, el cual se contará a partir del día siguiente a la publicación del informe. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar o modificar sus ofertas, so pena de ser rechazadas. Agotado el trámite anterior, se analizarán y responderán las observaciones que se presenten, y se procederá a hacer el ajuste económico o la negociación directa, si hay lugar a ello. Las respuestas a las observaciones serán publicadas mediante adenda en la página web http://www.grupo-epm.com/aguasdeoccidente/home.aspx

3.7. Negociación directa De conformidad con lo previsto en el Manual de Contratación Interno, Decreto 44 de febrero 5 de 2015, Se podrá adelantar una negociación directa cuando exista una o más



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ofertas elegibles y se considere que se pueden obtener condiciones más favorables de carácter técnico, comercial, económico o de cualquier otra índole. Esta etapa deberá estar precedida de la justificación correspondiente. Se podrá realizar negociación directa con los proponentes invitados a participar bajo cualquiera de las modalidades de solicitud de ofertas: única, privada y pública. En la solicitud pública de ofertas, la negociación se hará como mínimo con el proponente elegible que haya obtenido el mayor puntaje, y máximo con tres (3) proponentes elegibles de mayor puntaje, salvo que en el pliego de condiciones o en la solicitud de oferta se estipule algo diferente. El equipo evaluador se reunirá con los proponentes llamados a esta etapa, con el fin de conocer en detalle los elementos de la oferta sobre los cuales se llevará a cabo la negociación y sobre los cuales se pretende obtener una mejora técnica, comercial, económica o de cualquier otra índole. El equipo evaluador podrá aclarar inquietudes y listar los elementos que no han sido solicitados y que afecten el valor económico. Una vez surtida esta etapa, se solicitará que se presente una nueva oferta con las condiciones objeto de negociación, dentro del término que para tal fin se fije, vencido el cual se procederá a la evaluación de las ofertas, considerando los factores de ponderación establecidos en el caso de la solicitud pública o privada de ofertas. Durante la etapa de negociación ningún proponente podrá retirar su oferta. Si el proponente guarda silencio o las respuestas no satisfacen las expectativas de la Entidad, se evaluará la conveniencia de aceptar la oferta en su forma original y en caso de no considerarla conveniente se dejará constancia por escrito de los motivos que así lo indican. La negociación directa, en caso de proceder, se hará después de comunicado el informe de recomendación y resueltas las observaciones a que haya lugar. 3.8. Suspensión del proceso

El proceso de contratación podrá suspenderse por el funcionario competente para autorizar el inicio del mismo, antes de la comunicación de la aceptación de oferta, cuando exista justificación que lo amerite, y reiniciarse cuando desaparezcan las causas que motivaron la suspensión. Para el efecto deberá tenerse en cuenta que una vez el proceso se reanude, las ofertas deberán mantener su validez.

También podrá darse por terminado un proceso de contratación cuando así se requiere. Para el efecto, la terminación del proceso de contratación la hará el funcionario competente en el estado en que se encuentre el proceso, cuando se presenten circunstancias que hagan perder la competencia para la aceptación de la oferta o cotización o declaratoria de desierto, o cuando aparezca un vicio que pueda generar nulidad de lo actuado, o cuando las exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden público lo impongan o cuando, a juicio de la Entidad, el proceso de contratación resulte inconveniente. 3.9. Aceptación de la oferta o declaratoria de desierto del proceso

La aceptación de la oferta o de la cotización, la hará el funcionario competente dentro del término de validez de la misma, y se comunicará al oferente(s) o cotizantes(s) favorecido(s) y se informará a los demás.


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Así mismo, el funcionario competente, dentro del período de validez de la oferta o cotización, declarará desierto el proceso de contratación en el evento en que no se reciba ninguna oferta o cotización, o ninguna de las recibidas resulte válida para la entidad, y se informará a los oferentes.

Parágrafo: Cuando el proceso de contratación está conformado por varios grupos, se podrá aceptar o declarar desierto uno o varios de ellos. Igualmente, la decisión final de la selección podrá tomarse en distintos momentos para los diversos grupos, siempre antes del vencimiento de la validez de las ofertas. 3.10 Terminación del proceso Cuando se presenten circunstancias que hagan perder la competencia de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP para la aceptación o declaración de desierto del proceso, o aparezca un vicio en éste que pueda generar una nulidad de lo actuado, o cuando las exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden público lo impongan, o cuando a juicio de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP el proceso resulte inconveniente, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP dará por terminado el proceso de contratación en el estado en que se encuentre, decisión que será informada a los proponentes interesados.


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4 CONTRATO

4.1. Perfeccionamiento del contrato El contrato a que dé lugar este proceso de contratación se entiende(n) perfeccionados en la fecha en la que los oferentes seleccionados reciban la comunicación de la aceptación de la oferta y en consecuencia, nace la relación jurídica en los términos de la ley, lo que implica la generación y exigibilidad de los mutuos derechos y obligaciones que el contrato crea para las partes. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, en cumplimiento de lo estipulado en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000, se abstendrá de celebrar el contrato con las personas que se encuentren registradas en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República, para lo cual harán las consultas que en tal sentido le corresponde. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se abstendrá de celebrar el contrato cuando el oferente, sus accionistas, asociados o socios, sus representantes legales o miembros de Junta Directiva, estén reportados en alguna de las listas asociadas al Lavado de Activos y Financiación de Terrorismo LA/FT, o cuando se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” para lo cual se harán las consultas que en tal sentido correspondan. Nota: Si durante la ejecución del contrato el administrador del contrato o área responsable identifica alguna señal de alerta relacionada con los riesgos antes mencionados, deberá informarlo oportunamente a la Unidad de Cumplimiento. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP declara que dentro del proceso de contratación ha actuado con buena fe exenta de culpa, que cumplió con las obligaciones establecidas en la normatividad que le aplica relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como con los procedimientos internos establecidos en esta materia. En consecuencia REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP en la suscripción del presente contrato obró con la máxima diligencia establecida en la normatividad aplicable y sus procedimientos internos relacionados con esta materia. 4.2. Deber de información

EL CONTRATISTA se obliga a entregar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP la información veraz y verificable que esta última le exija para dar cumplimiento a la normatividad relacionada con la prevención y control del riesgo de lavado de activos y financiación del terrorismo, así como a actualizar los datos suministrados mínimo una vez al año.

De la misma forma, EL CONTRATISTA deberá informar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP del inicio de cualquier proceso penal, sin importar si se encuentra en etapa de investigación o juicio, que lleve a cabo la autoridad competente en donde EL CONTRATISTA sea parte del proceso, así como cualquier citación que le realice dicha autoridad para que comparezca dentro de una investigación o proceso penal, sin importar en la calidad que sea citado.


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4.3. Garantías y seguros El CONTRATISTA debe constituir a favor de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P. garantías que amparen el cumplimiento de las obligaciones contractuales, aceptables para REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P. en origen y forma, expedidas por un banco o una compañía de seguros legalmente establecidos en Colombia, preferiblemente con domicilio y poder decisorio en la ciudad de Medellín.

Las garantías deben estar vigentes durante toda la vida del contrato, su liquidación y la prolongación de sus efectos, el pago de la prima que cause la constitución de las garantías estará a cargo del CONTRATISTA.

En aquellos casos en que el CONTRATISTA otorgue alguna garantía por conducto de sucursales diferentes a las establecidas en el municipio de Medellín o por compañías aseguradoras que no tengan domicilio principal en Medellín, deberán acreditar ante REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P. y a satisfacción de éstas, que lo relacionado con el manejo de todos los asuntos que tengan que ver con dicha garantía se hará por conducto de personas domiciliadas en Medellín y debidamente autorizadas por dichas compañías.

Cuando haya modificación del plazo y/o del valor del contrato, el CONTRATISTA deberá ampliar el valor de las garantías y obtener el desplazamiento del plazo según corresponda, en proporción a los nuevos valores y plazos.

Se deberá dejar sin efecto el parágrafo que corrientemente se incluye en la cláusula segunda de la garantía y que reza: “...En la hipótesis prevista en el numeral primero anterior, la entidad estatal contratante tiene la obligación de prorrogar el plazo para el cumplimiento de las obligaciones de EL CONTRATISTA o modificar las estipulaciones contractuales teniendo en cuenta las circunstancias que originaron la causal de exoneración de responsabilidad de EL CONTRATISTA

En la elaboración de las pólizas, el CONTRATISTA deberá vigilar que el nombre de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P. debe figurar como REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P., acompañado del NIT número 900130596-1. Igualmente, el número del NIT y el nombre del tomador enunciados en las garantías deben corresponder exactamente con los que figuran en el certificado de existencia y representación legal del CONTRATISTA cuando este es persona jurídica, o en la cédula de ciudadanía cuando se trate de una persona natural. Las pólizas deben tener la firma y sello del CONTRATISTA, acompañarse de la constancia de pago de las primas respectivas, estará constituida a favor de entidades estatales y ampararán los siguientes riesgos: Amparo de Cumplimiento y calidad del suministro.

Amparo de Cumplimiento

Por medio de este amparo se cubre a la Entidad Contratante contra los perjuicios patrimoniales que le cause EL CONTRATISTA por el incumplimiento total, parcial, tardío o defectuoso de cualquiera de las obligaciones emanadas del contrato amparado, así como por los daños imputables a EL CONTRATISTA por entregas parciales cuando el contrato no prevé entregas parciales.


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Este amparo comprende la cobertura de multas (medidas provisionales de apremio) y el valor de la cláusula penal que se hicieren efectivas, pago que no excederá en ningún caso, la suma asegurada o valor garantizado establecida para el presente amparo. Deberá amparar una suma igual al quince por ciento (15%) del valor del contrato. Este amparo deberá estar vigente durante el plazo del contrato y sesenta (60) días más

Amparo de calidad de los elementos o bienes suministrados.

Por medio de este amparo, se cubre a la Entidad Contratante, contra los perjuicios patrimoniales que le cause EL CONTRATISTA, por el deterioro que en condiciones normales de uso, sufran los bienes entregados y/o instalados, dados a satisfacción en desarrollo del objeto del contrato amparado, derivado de la deficiente calidad de los elementos o bienes suministrados, de acuerdo con las especificaciones técnicas pactadas en el contrato. Igualmente se protegen los perjuicios originados en vicios ocultos o que afecten la garantía mínima presunta o las condiciones de calidad e idoneidad señaladas en el Estatuto del Consumidor o en las normas técnicas oficiales. El valor de este amparo será equivalente al diez por ciento (10%) del valor del contrato. La vigencia será la del contrato y sesenta (60) días más y empezará a correr desde la fecha de firma del contrato. 4.4. Formalización El contrato se entiende formalizado cuando REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP apruebe los documentos que sean necesarios para la iniciación de la ejecución del contrato. 4.4.1. Presentación de los documentos para la formalización del contrato. El CONTRATISTA deberá allegar, completamente diligenciados y en debida forma según lo requerido por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, todos los documentos necesarios para la formalización del contrato, dentro de los diez (10) días hábiles, si es nacional, o de veinte (20) hábiles si es extranjero siguientes a la fecha de recibo de la comunicación en la cual se le informa que ha sido aceptada su oferta. En caso que los documentos presentados contengan algún error, inconsistencia o faltante, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se lo hará saber por escrito y por cualquier medio al EL CONTRATISTA quien deberá hacer las correcciones necesarias en un plazo no superior a dos (2) días hábiles. 4.4.2. Documentos para la formalización del contrato. La siguiente documentación deberá dirigirse a la oficina de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, ubicada en la carrera 11 N° 22ª-63, en el municipio de San Jerónimo, Antioquia.

Garantías del contrato, conforme con lo indicado en este pliego de condiciones.


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Si se trata de una persona jurídica, el certificado de existencia y representación legal con una fecha de expedición menor a los tres (3) meses. Si es el caso.

Si EL CONTRATISTA es sujeto pasivo del Impuesto de Industria y Comercio, deberá anexar el paz y salvo por dicho concepto, expedido por la entidad competente en Municipio respectivo. Cuando EL CONTRATISTA no es no es sujeto pasivo del impuesto de Industria y Comercio, deberá suplir la presentación de paz y salvo, con una certificación en tal sentido expedida por la Subsecretaría de Rentas del Municipio respectivo.

Certificado de pago de los aportes parafiscales y de seguridad social, acorde con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y las normas vigentes sobre la materia.Tratándose de personas jurídicas extranjeras, que no tengan trabajadores o empleados en Colombia, no deberán aportar esta certificación, pero certificarán que por esta situación no son sujetos pasivos de dichos aportes parafiscales.

Nota: En el eventual caso en que EL CONTRATISTA no llegare a formalizar el correspondiente contrato por cualquier motivo, se procederá a la aceptación de la oferta a los oferentes que hayan resultado elegibles de conformidad con los términos del pliego de condiciones, acudiendo en primera instancia a quien haya quedado en segundo lugar, y así sucesivamente. El procedimiento anterior se llevará a cabo, siempre y cuando se encuentre vigente el término de validez de las ofertas y las mismas sean favorables para REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. 4.5. Documentos del contrato Constituyen documentos integrantes del contrato los siguientes y su valor relativo para guiar el cumplimiento de las obligaciones y fijar la interpretación será en orden de importancia en el que aparecen de mayor a menor: 4.5.1. El pliego de condiciones y sus anexos y adendas. 4.5.2. Las comunicaciones mediante las cuales REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP

aclara el pliego en relación con aspectos consultados por los proponentes. 4.5.3. La propuesta aceptada por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. 4.5.4. La adjudicación. 4.5.5. La comunicación de aceptación de oferta. 4.5.6. El contrato escrito cuando dicha formalidad se establezca. 4.5.7. El acta de inicio del contrato. 4.5.8. Las comunicaciones entre LAS PARTES posteriores a la aceptación de la oferta. 4.5.9. Las modificaciones o formalización de atribuciones o facultades que el contrato

otorga a las partes. 4.5.10. Los demás documentos generados en ejecución del contrato o destinados a dar

cumplimiento a obligaciones o derechos derivados de él. 4.6. Propiedad de los trabajos y confidencialidad de la información del contrato

EL CONTRATISTA deberá garantizar que respeta la normas nacionales e internacionales de protección a la propiedad intelectual, respecto a los bienes y activos que emplea para el desarrollo del objeto contractual, y para dar cumplimiento al objeto del contrato, para lo


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cual deberá verificar la cadena ininterrumpida de cesiones o de licencias que lo facultan para su uso dentro del contrato, y para la entrega a la contratante cuando hubiere lugar a ello.

En el evento de que se presente reclamación, denuncia, demanda o requerimiento de un tercero por asuntos referentes a la propiedad intelectual, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se considerará de buena fe respecto a la infracción. EL CONTRATISTA desde ahora declara indemne a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y se compromete a asumirla responsabilidad civil y penal que se derive de tales acciones. Con el propósito de cumplir el plazo del contrato, el de sus prórrogas o renovaciones, EL CONTRATISTA deberá sustituir los bienes afectados por otros que cumplan las condiciones de legalidad y que tengan funciones equivalentes y homólogas, caso en el cual la mayor onerosidad que de ello pudiere devenir será asumida por EL CONTRATISTA y no se considerará causal de desequilibrio económico del contrato ni dará lugar a la revisión de los términos económicos originalmente pactados. Salvo acuerdo expreso en contrario, los derechos patrimoniales de propiedad intelectual sobre los estudios, informes, documentos, inventos, entregables, planos, procedimientos y en general las nuevas creaciones desarrolladas por EL CONTRATISTA y/o sus subcontratistas en virtud del contrato, quedarán única y exclusivamente de titularidad de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP - LA CONTRATANTE o ENCARGANTE, los cuales se podrán utilizar para los fines que se estimen convenientes, dando el crédito debido a los autores morales de la creación. EL CONTRATISTA deberá considerar como confidencial toda la información, análisis, estudios y resultados que le sean suministrados y que obtenga en el desarrollo de su trabajo. Además EL CONTRATISTA no podrá hacer uso de los informes, entregables, planos, proyectos, informaciones técnicas, resultados de ensayos y demás trabajos ejecutados para REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP - LA CONTRATANTE, para fines diferentes a los contemplados en el mismo, sin la autorización previa y explícita de esta. Para tales efectos se tendrá como confidencialidad cualquier información no divulgada que posea legítimamente su titular que pueda usarse en alguna actividad productiva, industrial o comercial, y que sea susceptible de transmitirse a un tercero, en la medida en que dicha información sea secreta, en el sentido que como conjunto o en la configuración y reunión precisa de sus componentes no sea generalmente conocida ni fácilmente accesible a quienes se encuentran en los círculos que en forma usual manejan la información respectiva, tenga un valor comercial por ser secreta, y haya sido objeto de medidas razonables tomadas por su legítimo poseedor para mantenerla secreta. La obligación de reserva consiste en abstenerse de usar, facilitar, divulgar o revelar, sin causa justificada y sin consentimiento del titular, la información sobre cuya confidencialidad se le haya prevenido en forma escrita; dicha obligación subsistirá durante la vigencia del contrato, y luego de su terminación mientras subsistan las características para considerarla como información confidencial.

REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP conservará en su totalidad el derecho de propiedad sobre bienes, documentos, escritos, planos, diseños, fotografías, material de informática, plantillas, modelos, maquetas, conceptos, métodos y procedimientos que se comuniquen o entreguen a EL CONTRATISTA y que pongan a su disposición en el


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desarrollo del contrato y EL CONTRATISTA no podrá, sin la autorización escrita de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, utilizarlos para fines diferentes a los relacionados con la ejecución del contrato.

En los contratos que EL CONTRATISTA suscriba con sus subcontratistas, dentro del desarrollo de los trabajos objeto del contrato, deberá estipularse la obligación que tienen de cumplir con lo escrito en este numeral.

4.7. Protección de información personal.

En aplicación de lo dispuesto para los procesos de gestión de tecnología de información y como consecuencia de la política de Protección de Datos que ha adoptado REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, EL CONTRATISTA asume la obligación de proteger los datos personales a los que acceda con ocasión de este contrato, así como la obligación de cumplir las obligaciones que como responsable o encargado le correspondan acorde con la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios en cuanto sean aplicables. Por tanto, deberá adoptar las medidas de seguridad, confidencialidad, acceso restringido y de no cesión en relación con los datos personales a los cuales accede, cualquiera que sea la forma de tratamiento. Las medidas de seguridad que deberán adoptarse son de tipo lógico, administrativo y físico acorde a la criticidad de la información personal a la que accede y/o recolecta, para garantizar que este tipo de información no será usada, comercializada, cedida, transferida y no será sometida a tratamiento contrario a la finalidad comprendida en lo dispuesto en el objeto contractual. En caso de tratarse de datos sensibles, de niños, niñas y adolescentes, tales como origen racial, organizaciones sociales, datos socioeconómicos, datos de salud, entre otros, las medidas de seguridad a adoptar serán de nivel alto. EL CONTRATISTA indemnizará los perjuicios que llegue a causar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP como resultado del incumplimiento de las Leyes 1581 de 2012 y 1266 de 2008, aplicables al tratamiento de la información personal, así como por las sanciones que llegaren a imponerse por violación de la misma. En estos casos autoriza de manera expresa a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, con la presentación de la oferta y al comunicársele la aceptación de la misma, de ser el caso, a deducir de las sumas de dinero que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP le adeude en el momento en que se notifique la decisión desfavorable por la entidad competente, el valor de las multas impuestas, sin perjuicio de que llegaren a demostrarse daños por cuantía superior a la multa impuesta. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP informa a EL CONTRATISTA que en Colombia configura delito el tratamiento no autorizado de datos personales según lo dispuesto en la ley 1273 de 2009. Por tanto transmitirá esta obligación también a los dependientes, trabajadores y demás personas que actúen por su cuenta y riesgo. EL CONTRATISTA reconoce el derecho que tiene REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP de auditar el cumplimiento de esta obligación de protección de datos personales; en este sentido, autoriza el ingreso y/o acceso de los servidores públicos y/o terceros designados para este fin a sus instalaciones e infraestructura, así como el acceso a la información requerida para verificar la adecuada protección de los datos personales custodiados con ocasión de este contrato. Es obligación de EL CONTRATISTA informar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP cualquier sospecha de pérdida, fuga o ataque contra la información personal a la que ha accedido y/o trata con ocasión de este contrato, aviso que deberá dar una vez tenga


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conocimiento de tales eventualidades. La pérdida, fuga o ataque contra la información personal implica así mismo la obligación de EL CONTRATISTA de gestionar el incidente de seguridad de la información conforme los lineamientos en la materia señalados en las normas ISO 27001/27002. El incumplimiento de las obligaciones derivadas de esta cláusula se considera como un incumplimiento grave por los riesgos legales que conlleva el indebido tratamiento de datos personales, y en consecuencia será considerada justa causa para la terminación del contrato, y dará lugar al cobro de la cláusula penal pactada, sin necesidad de ningún requerimiento, a los cuales renuncia desde ahora. 4.8. Legalidad del software

Legalidad del software de contratistas y proveedores de REGIONAL DE OCCIDENTE

S.A. ESP. El software utilizado por contratistas y proveedores para desarrollar los

productos y prestar los servicios objeto del contrato debe ser legal. Los contratistas y

proveedores a solicitud de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, deberán acreditar la

calidad de titulares del software por haberlo creado o por haberlo adquirido de un tercero,

o en caso de que sean licenciatarios, bien de software propietario, bien de software libre,

deberán entregar a petición de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP los datos de las

licencias del software utilizado, incluyendo: Nombre completo del software, versión del

software, número de serie y propietario de la licencia con el que se elaborarán los

productos y se prestaron los servicios objeto del contrato.

4.9. Extensión de las condiciones contractuales a otras empresas del Grupo Empresarial REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP.

No Aplica.

4.10. Renovación Se entiende por renovación el acuerdo entre las partes para obligarse nuevamente al desarrollo de las actividades contractuales pactadas y de acuerdo con los términos allí convenidos. Habrá renovación aunque existan modificaciones a lo pactado en el contrato inicial y siempre que la naturaleza del contrato lo permita y se conserve el objeto del contrato. El valor de la renovación será el previsto en el contrato inicial más el reajuste contemplado en el mismo. Sin embargo, previa justificación, podrá celebrarse la renovación por un valor inferior o superior al arriba señalado; cuando sea superior deberá ser autorizado por el Gerente y/o representante legal o quien haya sido delegado para la contratación inicial. La posibilidad de renovar los contratos deberá obedecer a estudios previos de conveniencia y necesidad, en consecuencia no se podrán pactar renovaciones automáticas. La posibilidad de renovar los contratos podrá estipularse en el contrato inicial o podrá pactarse en la ejecución del mismo, cuando existan circunstancias que así lo justifiquen. En principio no podrán pactarse más de dos renovaciones. No obstante, en casos excepcionales, durante la ejecución del contrato, y cuando sea conveniente y necesario,


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el Gerente y/o representante legal podrá autorizar la renovación o un número mayor de renovaciones, lo cual deberá justificarse de manera suficiente. La dependencia encargada del trámite deberá solicitar previamente a EL CONTRATISTA la actualización del formulario “PREVENCIÓN LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO” y realizar la verificación antes de la aceptación de la renovación. Así mismo, se deberá verificar nuevamente los antecedentes del contratista en la página Web http://www.grupo-epm.com/aguasdeoccidente/home.aspx de la Procuraduría General de la Nación y dar cumplimiento a lo estipulado en el artículo 60 de la Ley 610 de 2000. El CONTRATISTA constituiría pólizas nuevas para la formalización de la renovación, acorde con lo previsto en el pliego de condiciones.

5 EJECUCIÓN Una vez formada la relación jurídica contractual y formalizado el contrato, las partes darán inicio las actividades con las cuales cumplen sus respectivas obligaciones, con atención estricta a los términos que se consignan en los documentos del contrato, acatando las normas legales vigentes, consultando los intereses, objetivos y propósitos de ambos y con aplicación de los principios de la buena fe y la fidelidad contractual.

Los pasos y elementos que componen esta etapa del contrato son los que se listan en forma genérica a continuación, pero las partes reconocen que el contenido de cada uno de ellos se determina por particularidades que definen las disciplinas, prácticas y costumbres vigentes y que, en caso de desconocer dichos factores determinantes, no se procederá unilateralmente o sin consultar debidamente a su contraparte. 5.1. Orden de inicio De acuerdo con el articulo diecinueve del decreto 44 de febrero 5 de 2015, para la iniciación de la ejecución del contrato, deberán estar aprobados los documentos requeridos para su formalización, salvo casos especiales debidamente justificados y previa autorización del representante legal. 5.2. Administración Bajo el concepto de “Administración” REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP entiende reunidos los elementos y pasos que deben conducir a la ejecución de las obras / prestación de servicios/ suministro de bienes, y el cumplimiento debido de los compromisos y obligaciones adquiridos mediante el contrato. No obstante, expresamente REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP advierte que la enunciación de etapas, actividades y pasos aquí listados y las atribuciones que de ello se derivan para las partes y sus representantes, no tienen carácter exhaustivo ni enervan la posibilidad de realizar



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gestiones que el logro de los objetivos contractuales impongan en un marco de razonabilidad. Aspectos legales En el concepto de “aspectos legales” el pliego de condiciones determina el alcance de los elementos que, fundamentalmente, por disposición legal o por la estructura jurídica del acuerdo que mediante este proceso se construye, son esenciales para garantizar la validez de lo pactado y su ejecución. 5.2.1. Plazo de ejecución El plazo de ejecución del contrato el cual es el tiempo que tiene EL CONTRATISTA para cumplir el objeto del contrato se fija hasta el día 19 de diciembre de 2015, contados a partir de la fecha que se señale por escrito en la orden de inicio, acorde con lo consignado en este pliego de condiciones. Plazo para la prestación de los servicios adicionales: No Aplica. 5.2.2. Lugar de entrega de los bienes Los bienes deben entregarse en el lugar que especifique REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, en la orden de pedido, siendo éste dentro de la zona de influencia San Jerónimo, El descargue de los bienes será por cuenta del CONTRATISTA, con personal idóneo debidamente afiliado al sistema de seguridad social en salud, pensiones y riesgos profesionales, y que además deberá contar con los elementos de seguridad apropiados para la labor. 5.2.3 Valor del contrato El valor será el que resulte de multiplicar las cantidades suministradas y aceptadas por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP por los precios unitarios aceptados. 5.2.4. Forma de pago Los pagos se harán en la forma aceptada por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, a favor de EL CONTRATISTA o a quien él designe como beneficiario, previa presentación por parte de EL CONTRATISTA y aprobación por parte de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP de los documentos requeridos para el efecto. Para los bienes entregados en el extranjero en la moneda establecida en el contrato, y para los bienes nacionales o nacionalizados por EL CONTRATISTA en pesos colombianos y si fueron cotizados en dólares, a la tasa representativa del mercado, certificada por la Superintendencia Financiera, de la fecha de pago, mediante consignación a una cuenta bancaria que debe figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago.


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Nota: Para los bienes nacionales o nacionalizados cotizados en una moneda diferente al dólar, ésta será liquidada a la tasa de cambio de la divisa frente al dólar certificada por el Banco de la República para obtener dólares (de la misma fecha de pago), y éstos a su vez se liquidaran a la tasa representativa del mercado (TRM) certificada por la Superintendencia Financiera de la fecha de pago, para obtener la equivalencia en pesos. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP pagará los bienes nacionales o nacionalizados en moneda nacional colombiana, previa la presentación de la copia de la declaración de importación, si es el caso, y de la factura correspondiente, elaborada con el cumplimiento de todos los requisitos legales, tanto de forma como de contenido, dentro de los treinta (30) días calendario, previo recibo y aceptación de los bienes por parte de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. Quien tenga la obligación de expedir factura de venta deberá cumplir con todos los requisitos exigidos por la DIAN. En caso de mora en los plazos estipulados para el pago de las obligaciones contraídas, imputable a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, se reconocerá una tasa de interés anual equivalente a DTF+5 puntos para los pagos en moneda nacional y a Libor+2 puntos para los pagos en moneda extranjera, según la referencia vigente al vencimiento de la obligación. La tasa Libor utilizada será a seis (6) meses. El Proponente deberá adjuntar una declaración del beneficiario del pago, en la que expresa que conoce y acoge las condiciones de pago y deducciones establecidas en este pliego de condiciones. Para efecto del pago de los valores mencionados, si EL CONTRATISTA es una entidad sin ánimo de lucro deberá presentar y radicar ante REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP copia de la respectiva resolución expedida por la entidad que la vigila, para la exención de la retención en la fuente. Nota: No se aceptarán formas de pago alternativas distintas a las establecidas por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. Es requisito indispensable para efectuar los pagos, que EL CONTRATISTA acompañe a la factura de cobro la orden de pedido y acta de recibido a satisfacción de los suministros por parte del personal técnico.

Pago de los bienes nacionales o nacionalizados por EL CONTRATISTA:

- Ciento por ciento (100%) del valor de cada una de las entregas realizadas en el Almacén de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, de los suministros nacionales o nacionalizados por EL CONTRATISTA, el cual se consignará en la cuenta del beneficiario del pago, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al recibo en la oficina de indicada en el numeral 1.3.3. del pliego de condiciones, “Correspondencia y comunicaciones”, de la factura aprobada por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y una copia de la declaración de importación si es del caso. Luego de realizar la deducción de las sumas a que hubiere lugar por descuentos operativos, medidas de apremio provisionales, impuestos, retenciones. De este pago, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP retendrá el diez por ciento (10%) para el pago final de los bienes.


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El diez por ciento (10%) final del valor de los bienes, tanto de los bienes nacionales o nacionalizados, como de los entregados en el extranjero, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes al cumplimiento de:

El certificado de Aceptación técnica de los bienes expedido por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP.

Que EL CONTRATISTA haya actualizado la vigencia del amparo de calidad y que la misma haya sido aprobada por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP.

5.2.5. Descuentos por pronto pago No aplica para este proceso. 5.2.6. Inscripción de proveedores para pago por consignación Igualmente ha de tener en cuenta EL CONTRATISTA que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, deberá inscribir una cuenta que haga posible dicha forma de pago, llenando los correspondientes formatos que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP pone a su disposición. El incumplimiento de este trámite exonera a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP de cualquier retraso o dificultad que genere la imposibilidad de efectuar el pago tal y como se prevé.

La cuenta reportada deberá figurar a nombre del beneficiario de la orden de pago. Las personas jurídicas deberán anexar una copia vigente es decir, con no más de tres (3) meses de expedición del certificado de existencia y representación legal, al momento del primer pago y cuando se cambie el representante legal. 5.2.7. Procedimiento para facturación Para que la factura, documento equivalente o documento de cobro* que expida EL CONTRATISTA sea pagada, éste deberá tener en cuenta los requisitos que se enuncian a continuación: 1. Estar denominada expresamente como factura de venta.

2. Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de quien presta el servicio.

3. Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de los bienes o servicios, junto con la discriminación del IVA pagado.

4. Llevar un número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de facturas de venta.

5. Fecha de su expedición.

6. Descripción específica o genérica de los bienes vendidos o servicios prestados, o de la obra ejecutada a pagar.

7. Valor total de la operación. el ciento por ciento (100%) del valor de la entrega (independientemente de los porcentajes de pago).

8. El nombre o razón social y el NIT del impresor de la factura.

9. Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

10. Indicar la resolución de autorización de la numeración respectiva expedida por la DIAN, fecha e intervalo.


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*Las cuentas de cobro deben cumplir como mínimo los numerales 2,3,5 y 7 sin discriminar IVA.

11. Incluir en el cuerpo de la factura, documento equivalente o cuenta de cobro información relacionada con el contrato:

• Número del contrato dentro del cual se factura.

• Número de la Orden de Compra “OC” o equivalente que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP le haya asignado

• Centro de responsabilidad de la dependencia que está realizando la transacción.

• Nombre del interventor o responsable de la transacción

• En la descripción deberá informar si corresponde a pago de reajuste.

• Unidad de Negocio a la cual corresponde (Se debe presentar una factura por cada Unidad de Negocio, según la información que EL CONTRATISTA haya recibido de la dependencia que contrata la actividad o servicio. Por ejemplo si se contrata para Aguas y Alcantarillado, EL CONTRATISTA debe presentar dos facturas por la orden de pago).

12. Detallar en el cuerpo de la factura el nombre del municipio donde se desarrolló la actividad y el código de la actividad económica correspondiente. En caso de ser varios municipios debe indicarse el ingreso que corresponda a cada uno de ellos. Si está exento de Impuesto de Industria y Comercio, deberá aportar copia del acto mediante el cual se estableció dicha exención.

13. Los gastos reembolsables deben ser cobrados a través de una cuenta de cobro y no de una factura. La cuenta de cobro debe traer anexas las facturas que soportan el gasto expedidas a nombre de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y una relación detallada de costos y gastos firmada por Revisor Fiscal y/o Contador Público.

14. La presentación de facturas, documentos equivalentes o documentos de cobro por parte del CONTRATISTA, deberá acompañarse de los soportes, donde el servidor administrador del contrato exprese que el bien fue recibido a entera satisfacción.

15. Para efectuar el pago se debe entregar en REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP el original de la factura. En caso que no se entregue el original de la factura en el momento de radicarla, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP asume que la factura va a ser negociada y antes del vencimiento el portador del título valor debe enviar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP el original para realizarle el respectivo pago.

El no cumplimiento de los requisitos de facturación será causal de devolución de las facturas, documentos equivalentes o documentos de cobro por parte de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP al CONTRATISTA. Factura comercial de los bienes entregados en el exterior. No aplica. 5.2.8. Retención de pagos REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá retener todo o parte de cualquier pago en cuanto sea necesario para protegerse de pérdidas debidas a entregas defectuosas no corregidas, a garantías no cumplidas o para el pago de posibles deducciones por compensaciones debidas o perjuicios recibidos o medidas de apremio provisionales o


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definitivas. Cuando desaparezcan las causas que originaron la retención se efectuarán los pagos de los valores retenidos. Si EL CONTRATISTA demuestra que la retención de los pagos fue indebida se le efectuaran los pagos actualizados con base en el IPC. (Circular 1295 de 2004). 5.2.9. Cesión de los derechos económicos del contrato EL CONTRATISTA sólo podrá ceder los derechos económicos del contrato después de que se haya ejecutado más del cincuenta por ciento (50%) del mismo, sin perjuicio de las retenciones y deducciones de las sumas que legal y contractualmente deban realizarse. 5.2.10. Responsabilidad por los bienes EL CONTRATISTA será responsable de todo riesgo o siniestro sobre materiales, elementos, partes y componentes, hasta su entrega en el Almacén de la empresa municipio de San Jerónimo carrera 11 N° 22ª-63. EL CONTRATISTA asumirá todos los riesgos sobre el suministro rechazado a partir de la fecha en que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP le comunique dicho rechazo. 5.2.10.1 Lista de materiales de despacho Antes de proceder al despacho de los elementos, EL CONTRATISTA deberá presentar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP el modelo de la lista de materiales de despacho que pretende utilizar para el control de los despachos. La lista de los materiales de despacho deberá detallar la identificación que se usará en las distintas unidades de empaque (fardos, cajas, huacales, etc.), y la cuantificación de su contenido. Cada elemento deberá identificarse de acuerdo con los planos del material, por nombre, número de código, sub-ensamble o ensamble a que pertenece y demás indicaciones que permitan identificar a cada parte despachada sin llegar a dudas. Además la lista deberá contener información sobre el número de partes del suministro, el número de partes despachadas y el número de partes pendientes de despacho, en tal forma que se tenga control permanente de los despachos. Aprobada la lista por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, se procederá a dar las instrucciones sobre identificación de las unidades de empaques. 5.2.11. Características garantizadas y datos técnicos de los bienes

5.2.11.1. Características garantizadas EL PROPONENTE deberá establecer las características garantizadas de los suministros, equipos y sistemas ofrecidos, de acuerdo con los formularios adjuntos, las cuales, en caso de serle aceptado el contrato, deberán ser verificadas y/o comprobadas por EL CONTRATISTA mediante pruebas, exámenes o inspección en fábrica, según corresponda o se establezca en este pliego de condiciones y especificaciones. Las ofertas que no contengan toda la información requerida en este numeral podrán ser rechazadas por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. Como oferta básica se entiende una oferta que se ciñe a todos los términos, condiciones y especificaciones de los documentos del proceso de contratación y que por lo tanto no


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presenta modificaciones o reservas sustanciales o significativas, de acuerdo a lo indicado en este pliego de condiciones. 5.2.11.2. Datos técnicos EL PROPONENTE deberá presentar una descripción general de los bienes ofrecidos, en particular sobre aspectos relacionados con su configuración general, formas de construcción, requerimientos de montaje y cualquier otra información que permita verificar si cumplen los requisitos de los documentos de contratación. Igualmente, EL PROPONENTE podrá anexar, como información general, literatura técnica disponible e información complementaria sobre los bienes, tales como boletines, folletos y catálogos los cuales seran de carácter informativo. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no aceptará modificaciones o excepciones sustanciales a los datos técnicos. La oferta que presente desviaciones que a juicio de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP sean sustanciales de acuerdo con lo establecido en el pliego, será eliminada.

5.2.12. Cesión y Subcontratación

5.2.12.1. Cesión El contrato podrá cederse siempre y cuando se cuente con previa autorización escrita de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, para lo cual deberá acreditarse que el cesionario cumple con las mismas o mejores calidades que acreditó para la aceptación de la oferta el cedente. Del análisis de estas calidades y requisitos se dejara constancia por el Área administradora del contrato, previa la autorización de la cesión. En el evento de que la cesión sea el resultado de una fusión en que EL CONTRATISTA sea absorbido, o de una operación en que un tercero adquiera la totalidad o una parte sustancial de los activos de EL CONTRATISTA, deberá igualmente notificarse previamente a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP revisará previamente el documento donde consta

la cesión del contrato para verificar si las condiciones de la misma son aceptables y de ser

el caso, hacer reserva de las excepciones a que se refiere el artículo 896 del Código de

Comercio.

5.2.12.2. Subcontratación Una vez recibida la aprobación de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, EL CONTRATISTA podrá subcontratar partes del trabajo objeto del contrato, sin que esta facultad lo exima de responsabilidad para con REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, ni se la atenúe. No habrá relación contractual, laboral, administrativa ni de otra índole entre REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, los subcontratistas, como tampoco la habrá con los proveedores y empleados de éstos y con los de EL CONTRATISTA”.


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EL CONTRATISTA será, en todo caso, responsable por actos, errores u omisiones de sus empleados, proveedores o agentes, quienes carecerán de toda acción contra REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. 5.3. Cumplimiento El contrato se considerará cumplido cuando cada una de las partes lleva a cabo las acciones que explícita o implícitamente quedan comprendidas en los compromisos u obligaciones que asume, y con atención a las características formales y de tiempo previstas para ello. Cualquier desviación, modificación u omisión de dichas acciones que no haya sido consentida expresamente por la contraparte, constituirá legalmente un caso de “incumplimiento” del contrato y será suficiente para que se produzcan los efectos legal o contractualmente previstos para ello. Cuando se estipule expresamente, será suficiente la configuración objetiva del evento constitutivo del incumplimiento, para que la contraparte que lo sufre exija las reparaciones o tome las medidas resarcitorias correspondientes. Es un caso especial de incumplimiento la renuencia del CONTRATISTA a firmar el contrato en los casos en que esta formalidad se establezca, de conformidad con lo previsto en este pliego, o no aportar la documentación necesaria para la formalización del contrato y, por tanto, para hacer posible dar la orden de inicio. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP considerará que esta circunstancia se ha dado cuando transcurran diez (10) días calendario después del vencimiento del plazo para cumplir con los actos señalados. Dicho término no es un plazo adicional al fijado para la formalización del contrato. En ambos casos, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá aceptar la oferta del proponente clasificado en la lista de elegibles en segundo lugar, frente a quien se procederá de manera similar a la del primer caso; en consecuencia, de darse una circunstancia semejante de renuencia por parte del nuevo proponente seleccionado, se acudirá al clasificado en tercer lugar y bajo los mismos mecanismos de conformación del acuerdo. En todo caso y frente a los proponentes que incurran en el incumplimiento acabado de relacionar, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP hará efectiva la garantía de seriedad de la oferta y el proponente quedará en la situación de inhabilidad para contratar que contempla la Ley 80 de 1993. 5.4. Cláusula penal De conformidad con el artículo 1592 del Código Civil Colombiano, las partes convienen que en caso de incumplimiento del CONTRATISTA en las obligaciones del contrato, o de la terminación del mismo por hechos imputables a él, éste pagará a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP en calidad de cláusula penal una suma equivalente al diez por ciento (10%) del valor total del contrato que corresponde a una tasación anticipada de los perjuicios derivados de dicho incumplimiento, para lo cual se aclara que esta suma será considerada como pago parcial pero no definitivo de los perjuicios causados a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, por eso, en exceso de esta suma REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá cobrar los perjuicios adicionales que demuestre ha causado el incumplimiento del contratista, en otras palabras, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A.


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ESP descontará de los perjuicios totales del incumplimiento el valor de la cláusula penal y sobre este valor no tendrá necesidad de probar el monto de los perjuicios. El valor de la cláusula penal se tomará directamente de cualquier suma que se adeude al CONTRATISTA, de ser posible, o se cobrará directamente a EL CONTRATISTA, o se hará efectiva la garantía de cumplimiento del contrato; si lo anterior no es posible, se cobrará por la vía judicial. Si posteriormente EL CONTRATISTA acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de responsabilidad, y éstas son aceptadas por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, habrá lugar a la entrega a EL CONTRATISTA de los dineros deducidos o pagados. Los dineros que deban ser entregados a EL CONTRATISTA en este concepto serán reajustados en el porcentaje igual al índice de precios al consumidor para el año en que se proceda a la devolución y en proporción al tiempo durante el cual fueron retenidos. Se debe tener en cuenta que si el valor del contrato es de cuantía indeterminada y no se fija un valor inicial o estimado del mismo, en el pliego de condiciones, se debe fijar un valor concreto y determinado sobre el cual se aplicará el porcentaje a cancelar en el caso en que sea necesario hacer efectiva la cláusula penal. 5.5. Descuentos operativos y medidas de apremio provisionales

Descuentos operativos, medidas de apremio provisionales o definitivas y acuerdos de niveles de servicio (ANS). Como una de las medidas de control pendiente a la cabal ejecución de los contratos y a la obtención de los fines propuestos, se podrá incluir en los pliegos de condiciones o solicitudes de oferta una cláusula contentiva de las causales y el procedimiento de aplicación que faculte a la entidad para la aplicación de los descuentos operativos, las medidas de apremio provisionales o definitivas o los acuerdos de niveles de servicio. Los descuentos operativos y las medidas de apremio provisional son un mecanismo de solución directa de las controversias que puedan surgir durante la ejecución del contrato, por el incumplimiento parcial de las obligaciones a cargo del contratista. Los acuerdos de niveles de servicio se pactan con el fin de establecer estándares de calidad en la prestación del servicio o en la ejecución de tareas y pueden configurarse en aspectos tales como tiempos de respuesta, rendimientos, tiempos de mantenimiento, entre otros. El incumplimiento de los niveles de servicio podrá dar lugar a un descuento o a un menor valor del bien o servicio, de conformidad con lo que estipule en el pliego de condiciones o solicitud de oferta y según el tipo de contrato que se pretenda celebrar. 5.5.1. Descuentos operativos: En el evento de incurrir en alguna de las siguientes causales: 5.5.1.1. Descuento por calidad en los bienes, por mermas o deterioro imputable a EL CONTRATISTA: Si la inspección indica que cualquiera de los materiales, partes, bienes y sistemas que conforma el objeto del contrato no cumplen con las especificaciones, o no funciona correcta y seguramente bajo todas las condiciones de operación, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá hacer efectivo un descuento, equivalente al diez por ciento (10%), del valor total de la entrega incumplida. 5.5.1.2. Descuento por demoras en la entrega de los bienes: En el caso de que EL CONTRATISTA no cumpliere con la entrega de los bienes objeto del contrato en el plazo de entrega pactado o del plazo otorgado para la nueva entrega de los bienes devueltos


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por defectos de calidad, EL CONTRATISTA otorga un descuento del uno por ciento (1%), del valor de la entrega atrasada por cada día calendario de retardo hasta la entrega completa a plena satisfacción, hasta un tope del diez por ciento (10%) del valor de la entrega inconforme. 5.5.2. Procedimiento para la aplicación de los descuentos operativos: LAS PARTES acuerdan que para aplicar los descuentos operativos antes mencionados, se adelantará la siguiente actuación: Si EL CONTRATISTA incurre en una de las causales de descuentos pactadas en el contrato, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP a través del jefe de la dependencia que tiene a su cargo la administración del contrato, adelantará el siguiente trámite, según la clasificación: En contratos con pagos nacionales-residentes cambiarios: REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP elaborará un documento de cobro con el valor a descontar, EL CONTRATISTA deberá responder informando a cuál factura se le debe hacer el descuento, en caso de no hacerlo dentro del tiempo señalado, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP lo pueda deducir de cualquier suma que le adeude al CONTRATISTA. En caso de que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no cuente con dineros retenidos a favor del CONTRATISTA, éste deberá proceder con el pago del documento de cobro y lo deberá entregar en al administrador del contrato. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP comunicará a EL CONTRATISTA la aplicación del descuento y ordenará la retención de todos los pagos pendientes en este contrato, hasta tanto, EL CONTRATISTA haga entrega de los documentos que soportan el descuento (tales como: la factura o una nota de abono o crédito o factura de rectificación) o es su defecto cancele el valor correspondiente a dicho descuento. Esta retención no genera intereses a favor del CONTRATISTA. Nota: Si EL CONTRATISTA no entrega los documentos soporte del descuento o cancela el valor respectivo, en un plazo máximo de treinta (30) días calendario, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP ejecutará las garantías. EL CONTRATANTE aplicará los descuentos y en ningún caso su aplicación será entendida como liberatoria o atenuante de cualquiera de las obligaciones adquiridas en virtud del contrato. 5.5.3. Medida de apremio provisional. El incumplimiento o la mora de cualquiera otra de las obligaciones contenidas en el pliego de condiciones y el contrato, diferente de los eventos a que se refiere de manera explícita los descuentos operativos, causará una medida de apremio provisional por un monto de dos (2) SMMLV, por cada día de retardo en el cumplimiento de la obligación correspondiente, hasta por un tope del diez por ciento (10%) del valor del contrato. Adicionalmente a las demás obligaciones contempladas para cada parte en presente pliego de condiciones, EL CONTRATISTA acepta que confirmada la aplicación de la medida provisional del apremio, surge para él la obligación de pago de la misma, la cual será exigible en los términos señalados con antelación.


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5.5.3.1. Procedimiento para la aplicación de la medida de apremio provisional. Si EL CONTRATISTA incurre en la causal de medida de apremio provisional pactada en el contrato, a través del jefe de la dependencia que tiene a su cargo la administración del contrato, se le comunicará por escrito la causal en que presuntamente incurrió. En la mencionada comunicación se le concederá un término de dos (2) días hábiles, contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la comunicación, para que exponga o justifique las razones del incumplimiento. Finalizado el término indicado, se enviará a EL CONTRATISTA comunicación escrita debidamente motivada, informando:

1. Que no se aplicará la medida de apremio provisional, de aceptarse las justificaciones y explicaciones presentadas, si es el caso.

2. Que se aplica la medida de apremio provisional, si no manifestaron las razones

que justifiquen el incumplimiento de la respectiva obligación, o de haberlas presentado no se encuentra justificado el incumplimiento correspondiente.

De considerarse aplicable la medida de apremio provisional, en la respectiva comunicación se concederá un término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del día siguiente al recibo de la misma, para que presente los argumentos que sustentarían la inaplicabilidad de la medida de apremio. Cumplido este término se enviará una nueva comunicación escrita confirmando la aplicación de medida de apremio o revocándola. Cuando la comunicación establezca la aplicación de la medida de apremio provisional se procederá así: En contratos con pagos nacionales-residentes cambiarios: REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP elaborará un documento de cobro con el valor a descontar, EL CONTRATISTA deberá responder informando a cuál factura se le debe hacer el descuento, en caso de no hacerlo dentro del tiempo señalado, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP lo pueda deducir de cualquier suma que le adeude al CONTRATISTA. En caso de que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP no cuente con dineros retenidos a favor del CONTRATISTA, éste deberá proceder con el pago del documento de cobro y lo deberá entregar en al administrador del contrato. 5.5.3.2. Carácter definitivo de la medida de apremio La medida de apremio dejará de ser provisional y en consecuencia será reportada al Sistema de Información de Proveedores y Contratistas de la empresa CONTRATANTE, en los siguientes eventos: 5.5.3.2.1. Cuando ha caducado la acción para controvertirla ante la jurisdicción. 5.5.3.2.2. Cuando se profiera y esté ejecutoriada la sentencia judicial que determine la procedencia de su aplicación. 5.5.3.2.3. Cuando el contratista pague el valor de la medida de apremio.


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Se considerará como fecha de la medida de apremio, aquella en que se le comunique a EL CONTRATISTA la aplicación de la misma sino se presentan argumentos que sustentarían la revocatoria y en caso de que se presenten, la fecha en la que comunique la confirmación de la aplicación. 5.5.3.3. Pérdida de efectos de la medida de apremio y devolución de las sumas cobradas o pagadas. La medida de apremio deberá dejarse sin efectos cuando: 5.5.3.3.1. Cuando se profiera y esté ejecutoriada la sentencia judicial que determine la improcedencia de su aplicación. El valor de la medida de apremio se devolverá en las condiciones que se fijen en el fallo. 5.5.3.3.2. Cuando EL CONTRATISTA acredita la existencia de situaciones que lo exoneren de responsabilidad. En este caso habrá lugar a la entrega del dinero cobrado o deducido, indexado de conformidad con la Circular 1295 de diciembre 27 de 2004 o el acto que lo modifique. 5.6. Suspensión Terminación del proceso de contratación El proceso de contratación podrá suspenderse por el funcionario competente para autorizar el inicio del mismo, antes de la comunicación de la aceptación de oferta, cuando exista justificación que lo amerite, y reiniciarse cuando desaparezcan las causas que motivaron la suspensión. Para el efecto deberá tenerse en cuenta que una vez el proceso se reanude, las ofertas deberán mantener su validez. También podrá darse por terminado un proceso de contratación cuando así se requiere. Para el efecto, la terminación del proceso de contratación la hará el funcionario competente en el estado en que se encuentre el proceso, cuando se presenten circunstancias que hagan perder la competencia para la aceptación de la oferta o cotización o declaratoria de desierto, o cuando aparezca un vicio que pueda generar nulidad de lo actuado, o cuando las exigencias del servicio lo requieran o las circunstancias de orden público lo impongan o cuando, a juicio de la Entidad, el proceso de contratación resulte inconveniente. 5.7. Reclamaciones Cualquier reclamo relacionado con el contrato deberá presentarlo EL CONTRATISTA por escrito a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP dentro de los diez (10) días calendario, siguientes a la primera ocurrencia del hecho motivo del reclamo, señalando claramente y en detalle sus fundamentos. EL CONTRATISTA acepta que no apelará a reclamaciones diplomáticas en lo tocante a derechos y obligaciones que se deriven del contrato, salvo en el caso de denegación de justicia, la cual se entiende que no existe cuando EL CONTRATISTA ha tenido expeditos los recursos y medios de acción, que conforme a las leyes colombianas puedan emplearse ante la rama judicial del poder público. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP tramitará la reclamación agotando los procedimientos e instancias internos y EL CONTRATISTA estará obligado, tanto por la ley como por este contrato, a esperar una respuesta dentro de los términos de oportunidad allí contemplados, antes de intentar una acción alternativa o diferente.


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Por su parte, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP presentará al CONTRATISTA las reclamaciones que consideren pertinentes con motivo del pacto o de la ejecución del “objeto” del contrato, y EL CONTRATISTA estará obligado a pronunciarse al respecto de manera clara y oportuna. Es entendido, así mismo, que EL CONTRATISTA deberá responder ante los organismos de control que ejercen vigilancia sobre REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, cuando éstos hallen incongruencias o irregularidades en cualquier aspecto pertinente del contrato o su ejecución. Reclamaciones de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP a EL CONTRATISTA relacionadas con la calidad de los bienes y equipos suministrados en el contrato. Si durante la vigencia del contrato o dentro del período de validez de la garantía de calidad y correcto funcionamiento de los bienes suministrados, se encuentra que cualquier parte de los bienes no cumple en un todo con las características garantizadas o con las especificaciones, o muestra defectos por diseño, materiales, mano de obra, procesos de fabricación, actos u omisiones de EL CONTRATISTA, o cualquier defecto o mal funcionamiento imputable al CONTRATISTA REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP notificará al CONTRATISTA y éste tendrá un plazo máximo de diez (10) días hábiles para dar una respuesta por escrito a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, luego de los análisis por parte de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y si se aceptan los argumentos presentados por EL CONTRATISTA y si se llega a un acuerdo con EL CONTRATISTA, éste ejecutará inmediatamente todas las acciones que sean necesarias para subsanar las anomalías dentro del plazo fijado por REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP. Si EL CONTRATISTA habiendo sido notificado no toma acción remedial inmediata o descuida la reparación del defecto en forma tal que se obligue a mantener por fuera de servicio todo o parte del suministro por un término superior a ocho (8) días hábiles, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá ejecutar cualquier acción remedial que consideren necesaria a riesgo y costo de EL CONTRATISTA, con cargo a cualquier pago debido a éste o la calidad y correcto funcionamiento. Lo anterior se entenderá sin menoscabo de cualquier acción que puedan emprender REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP en contra de EL CONTRATISTA y tendiente al reconocimiento de los perjuicios recibidos. En caso de que sea necesario el reemplazo o reposición de una parte defectuosa del bien o equipo suministrado o entregado, EL CONTRATISTA deberá cumplir con estas obligaciones de reemplazo en los términos de la garantía técnica o de calidad de sus productos, de conformidad con la normatividad respectiva, incluyendo entre otros el estatuto del consumidor. La revisión que REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP de los documentos suministrados por EL CONTRATISTA o a los bienes o a la inspección que ejecuten durante el desarrollo del contrato no relevará, liberará, exonerará, atenuará o trasladará la obligación de EL CONTRATISTA de garantizar la calidad y correcto funcionamiento de los bienes o equipos suministrados o instalados en la forma establecida en los documentos del contrato.


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5.8. Cláusulas excepcionales o exorbitantes y otras medidas.

De conformidad con la ley, las comisiones de regulación podrán hacer obligatoria la inclusión, en ciertos tipos de contratos, de cláusulas exorbitantes, y podrán facultar, previa consulta expresa, que se incluyan en los demás.

También podrá contemplarse la inclusión de cláusulas penales. 5.9. Vigencia Período comprendido entre la fecha de comunicación de la aceptación al CONTRATISTA y la fecha de recibo a satisfacción y/o aprobación con el Acta de Terminación. En el término de esta vigencia las partes están habilitadas para ejercer los derechos y cumplir las obligaciones adquiridas en virtud del contrato, pero no podrá entenderse que, por ello, se modifica el plazo de ejecución de las actividades que operará dentro de la vigencia, pero independientemente de ella.


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6 TERMINACIÓN 6.1 Aceptación técnica A criterio de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, los bienes se someterán a las pruebas a que haya lugar y/o a las pruebas en operación pertinentes, antes de emitir la comunicación de aceptación técnica, la cual se dará siempre y cuando los resultados obtenidos estén acordes con los fines para los cuales fueron adquiridos los bienes y cumplan con las especificaciones técnicas. Si REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP se abstiene de realizar las citadas pruebas, la aceptación técnica se dará luego de la inspección física por parte del área técnica, siempre y cuando los bienes cumplan las condiciones y especificaciones de este pliego. Si la aceptación no ha sido expedida dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la fecha de la entrega, por causas no imputables al CONTRATISTA, éste podrá solicitar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP un documento en que conste que la totalidad de los bienes han sido entregados y que ha aportado la documentación exigida. Dicho documento hará las veces de la aceptación técnica para efectos de la liberación de cualquier suma retenida. Si durante la vigencia de la garantía de calidad y correcto funcionamiento, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP detecta problemas, tales como mala calidad de los materiales usados en la fabricación de los bienes o el no-cumplimiento de las características garantizadas, EL CONTRATISTA se obliga a atender los problemas y extender la vigencia de dicha garantía por un lapso igual al respectivo plazo de entrega de los bienes afectados, si dentro de dicho término no se soluciona el problema detectado, se podrá hacer efectiva la garantía. 6.2 Devolución de la mercancía Si luego de la fecha de recepción de los bienes y aceptación de los mismos por parte del área competente de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, aparecen daños o defectos en los bienes, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP lo comunicará por escrito al CONTRATISTA, para darle oportunidad de inspeccionarlos y/o corregirlos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al comunicado. Pasado este tiempo si aún los bienes continúan dañados o defectuosos, EL CONTRATISTA los deberá reponer, sin costo para REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP, en un término que no podrá exceder los diez (10) días calendario, de lo contrario se considerará que hay incumplimiento del plazo de entrega, por lo tanto, se podrá aplicar la deducción que se estipula en el numeral 5.2.1.2 y se podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento. En todos los casos la reposición de los bienes se hará en el Almacén de REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP y por tanto EL CONTRATISTA correrá con todos los costos asociados. 6.3 Acta de terminación

La terminación del contrato se dará en las siguientes causas: (a) en primer lugar cuando se ha efectuado la entrega de los bienes objeto del contrato dentro del plazo o plazos fijados en el contrato; (b) si, vencido el plazo de ejecución, los bienes no han sido


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entregados, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá declarar el incumplimiento del contrato y exigir del contratista la indemnización de los perjuicios ocasionados con su incumplimiento. En el caso del literal (a) anterior, las partes suscribirán un “Acta de Terminación” del contrato que dé cuenta de la culminación de la relación contractual. En ella se dejará constancia de los aspectos que las partes deseen formalizar por escrito y se declarará la satisfacción y cumplimiento de los derechos y obligaciones mutuas. 6.4 Terminación anticipada del contrato

6.4.1. Por incumplimiento de una de las partes Con fundamento en los artículos 1602 y 1546 del Código Civil Colombiano, en concordancia con el artículo 870 del Código de Comercio, las partes acuerdan que el contratante cumplido podrá dar por terminado el contrato en forma anticipada, cuando se presente un incumplimiento grave, total o parcial, de las obligaciones a cargo de la otra parte. Para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, la parte que invoca la causal de terminación anticipada comunicará a la otra por medio del correo electrónico indicado para recibir comunicaciones y notificaciones o en su defecto por medio de correo certificado, la decisión de iniciar el proceso de terminación del contrato, indicándole la causal que se invoca. En caso de que la parte incumplida demuestre claramente en un plazo no superior a diez (10) días calendario que está en capacidad de cumplir sus obligaciones, la parte cumplida determinará si continúa la ejecución del contrato y en tal caso se definirán los hitos de seguimiento que garanticen el efectivo cumplimiento del mismo, los cuales, en el evento de ser incumplidos, darán lugar a la terminación del contrato. Tanto en el incumplimiento de los hitos a los que hace relación el párrafo anterior, como si la parte incumplida no demuestra su capacidad para atender sus obligaciones en el plazo fijado, las partes acuerdan que habrá lugar a la terminación del contrato, lo cual se comunicará inmediatamente a la parte incumplida y se procederá cierre de cuentas del contrato en el estado en que se encuentre. 6.4.2. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá dar por terminado de manera unilateral el contrato, sin que por este hecho esté obligada a indemnizar algún tipo de perjuicios a EL CONTRATISTA, por las siguientes causales: a) Cuando EL CONTRATISTA no diere cumplimiento a las disposiciones legales relacionadas con la prevención y control al lavado de activos y el financiamiento del terrorismo que le sean aplicables. b) Cuando EL CONTRATISTA o algunos de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, sus representantes legales, Revisores Fiscales, Auditores Externos y sus miembros de la Junta Directiva, figuren en las listas internacionales vinculantes para Colombia de conformidad con el derecho internacional (listas de las Naciones Unidas), en


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las listas de la OFAC, Banco Mundial, Grupo BID -Banco Interamericano de Desarrollo- y/o en las listas nacionales o internacionales. c) Cuando exista en contra de EL CONTRATISTA o de sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital

social, aporte o participación, de sus representantes legales, Revisores Fiscales,

Auditores Externos y sus miembros de la Junta Directiva, sentencia judicial en firme que los condene por la comisión de delitos dolosos o se encuentren vinculados a investigaciones o procesos penales por delitos dolosos, o exista información pública con respecto a tales personas que pueda colocar a REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP frente a un riesgo legal o reputacional. d) Cuando se presenten yerros, inconsistencias, discrepancias en la documentación e información aportada por EL CONTRATISTA para ejecución del presente contrato. e) Cuando se presenten elementos que conlleven dudas fundadas sobre la legalidad de las operaciones de EL CONTRATISTA, la licitud de sus recursos o que EL CONTRATISTA ha efectuado transacciones u operaciones destinadas a dichas actividades o a favor de personas relacionadas con las mismas. 6.4.3. Así mismo, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP podrá dar por terminado de manera unilateral el contrato, cuando EL CONTRATISTA, sus accionistas, asociados o socios que directa o indirectamente tengan el cinco por ciento (5%) o más del capital social, aporte o participación, o sus representantes legales y miembros de Junta Directiva, se encuentren en el “Listado de firmas y personas naturales inhabilitadas por el Banco Mundial” por haber transgredido las disposiciones sobre fraude y corrupción o en la “Lista de empresas y personas sancionadas por el Grupo BID (Banco Interamericano de Desarrollo)” por haberse determinado que estuvieron involucradas en prácticas fraudulentas, corruptas, colusorias, coercitivas u obstructivas en violación de las políticas anticorrupción del Grupo BID. 6.4.4. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP dará por terminado de manera unilateral el contrato cuando cualquier activo objeto del presente contrato sea objeto de una medida de extinción de dominio y sobre el cual la Dirección Nacional de Estupefacientes o la entidad que haga sus veces no tenga el control o no le haya sido nombrado un depositario directo. En consecuencia, EL CONTRATISTA indemnizará los perjuicios presentes y futuros ocasionados por el inicio de la acción de extinción de dominio sobre los bienes objeto de la operación realizada en virtud de este contrato que afecte cualquier derecho real adquirido en la relación jurídica. 6.4.5. REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP dará por terminado el contrato cuando se presente situaciones de orden público que hagan inviable la ejecución del mismo. Nota 1: Cuando la causal de terminación anticipada corresponda a las consignadas en los numerales 6.4.2. a 6.4.4., para garantizar el debido proceso y el derecho de contradicción, REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. ESP comunicará EL CONTRATISTA por medio del correo electrónico indicado para recibir comunicaciones y notificaciones o en su defecto


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por medio de correo certificado, la decisión de iniciar el proceso de terminación del contrato, indicándole la causal que se invoca. EL CONTRATISTA podrá demostrar en un plazo no superior a diez (10) días calendario que subsanó o se eliminó la situación. Si EL CONTRATISTA no demuestra en el plazo fijado, que subsanó o eliminó la causal de terminación, las partes acuerdan que habrá lugar a la terminación del contrato, lo cual se comunicará inmediatamente a EL CONTRATISTA y se procederá al cierre de cuentas del contrato en el estado en que se encuentre. Nota 2: La parte que dé lugar a la terminación anticipada del contrato, por las causales previstas en los numerales 6.4.1., 6.4.2., 6.4.3. y 6.4.4. Deberá indemnizar los perjuicios causados.


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7. ANEXO TÉCNICO

7.1 Generalidades Esta parte del pliego de condiciones corresponde a las especificaciones técnicas que deben cumplirse para la fabricación y entrega de materiales objeto del contrato. Se entiende por especificación un conjunto de requisitos y normas de cumplimiento obligatorio por parte del CONTRATISTA, que forman parte de estos documentos, incluyendo cualquier código o reglamentación en ellos mencionados, y cualquier información adicional solicitada. 7.2 Características de los bienes. El CONTRATISTA deberá garantizar la entrega de los bienes que se le soliciten durante el desarrollo del contrato, los cuales deben corresponder a bienes iguales a los que se le aceptaron en su propuesta en cuanto a marca, referencia, presentación y demás características especificadas en los Formularios de Precios y Cantidades de este pliego de condiciones, o a las modificaciones que sean aceptadas durante el desarrollo del contrato. Los bienes a suministrar deben cumplir con lo aquí estipulado, el cual hace parte integral de estas Especificaciones Técnicas y debe ser completa y correctamente diligenciado en su totalidad por EL PROPONENTE.

ITEM DESCRIPCIÓN ESPECIFICACIONES

1 Arnes para posicionamiento

ARNÉS DE CUERPO ENTERO, en H o en X, CON 4 ANILLOS EN "D" FRONTAL y DORSAL. DOS a la altura de la cintura para posicionamiento Los anillos serán de borde redondeado, con cinturón incorporado bien abollonado con dos ganchos en D, el doble de ancho en la zona lumbar, compatible con el arnés. Para usar en Ascenso y descenso por escaleras, trabajo asegurado a líneas horizontales. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

2 Blusa de dama con logo bordado

Ver Manual de imagen y marca

3 Bolsos tipo morral con logo bordado

Morral elaborado en materiales con protección frente a la lluvia y la interperie. Fabricado con telas especiales que garantizan la impermeabilidad y durabilidad con el pasar de los años. Resistencia a carga pesada para transporte de herramientas de mano. Costuras reforzadas y logo bordado. Dispondrán de un sistema de ajuste graduable a la cintura mediante reata y hebillas plásticas. El proponente seleccionado deberá adjuntar muestra física donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.


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4

Bota con puntera, resistente a hidrocarburos liviana

BOTA CON PUNTERA: En fibra de vidrio totalmente dieléctrica. Suela elaborada en poliuretano ultraliviana, resistente a Hidrocarburos. Rigidez dieléctrica, con capacidad de proteger al usuario en actividades de tensión eléctrica. Composite 200 julios. Resistencia a la penetración de agua y absorción del agua. El proponente seleccionado deberá adjuntar a la cotización fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

5

Bota plástica en PVC, caña alta, antideslizante, alta flexibilidad

BOTA DE CAUCHO SIN PUNTERA DE SEGURIDAD: Material: La caña y sus refuerzos, la capellada, el contrafuerte y la suela deben ser de caucho natural o sintético resistente a la humedad y ácidos, acorde a la norma ICONTEC 1741, El forro debe ser de tela o lonas acolchadas de una o más capas que cubra la capellada y la parte alta de la caña. La plantilla debe ser de lona acolchonada y lo referente a deformación y compresión, el forro no presentar fugas de aire, la capellada no debe tener defectos tales como pliegues ni distorsión. Ser resistente a la tensión y a la elongación. El vulcanizado del caucho debe cumplir también con las normas ICONTEC 444 sobre tensión y elongación; y la suela y tacón deben ser antideslizantes. El tamaño de la caña alta será mínimo 34, 9 cm, con abertura en la parte superior entre 12 y 16 centímetros, de acuerdo a las tallas normalizadas de calzado. Altura del tacón no mayor a 4 cts. La talla del calzado debe ser de acuerdo al usuario de tal manera que a éste le quede confortable. Debe tener grabado en su cara interior o exterior: nombre del fabricante, tamaño, identificación de fecha y lote de producción y origen.

6

Camisa caballero cuello corbata, manga corta con bordado en frente


7 Camisa de hombre con logo bordado



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8

Cartucho para respirador aiseg 18000, con válvula integrada.

Estos cartuchos deberán ser pedidos por referencia acorde con la marca y referencia de la mascarilla sobre la cual deba ser montada, en todo caso los cartuchos deberán reunir los requisitos acorde a la regulación 29 CFR 1510.134 de NIOSH de filtros para gases y vapores que protegen al usuario contra contaminantes químicos. Factor de protección 10, deben ser de tipo B según el tipo de contaminante a controlar, y clase 3 según la concentración a controlar. El color define el uso del filtro; este debe ser claramente visible y la capa de color debe tener una alta resistencia para desprenderse, pelarse o desvanecerse y para los efectos de las atmósferas a las cuales va a estar expuesto bajo condiciones normales de almacenamiento y uso. Rotulado: deben tener el nombre, la marca registrada y otros medios de identificación del fabricante en forma clara, legible y durable, fecha de expiración, país de origen y la frase “Ver instrucciones para su uso". El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

9 Casco de seguridad, Tipo II.

Casco de seguridad tipo II. Fabricado en polietileno de alta densidad, conformado por un casquete plástico rígido, una suspensión que permite retener el casco, un casquete interno en poliestireno expandido para protección de impactos laterales y un barboquejo de tres punto dos laterales y uno posterior. Calidad certificada ICONTEC norma ANSI/ISEA Z89.1-2009. Color amarillo.

10 Casco para moto color negro

El Casco para moto debe cumplir la Norma Técnica Colombiana NTC 4533. Con las características obligatorias de acuerdo a resolución 1737. El casco debe estar fabricado en material resistente a los golpes, no debe impedir la visión periférica del conductor (las correas deben ir bien sujetas o amarradas), cubrir la horma de la cabeza y los oídos hasta la base del cuello, poseer protector de rostro y barbilla, y broches de color rojo que permitan fijarlo a la cabeza. Especificaciones: extensión de la coraza, Propiedades de absorción al choque, resistencia a la penetración, resistencia y efectividad del sistema de retención, ensayo de rigidez los materiales utilizados en la fabricación de los cascos no deben ser afectados por el envejecimiento debido a la exposición del casco, durante el uso, a condiciones de: Luz solar, lluvia, humo y temperaturas extremas. Debe llevar impreso en la parte posterior externa la placa de la moto, en letras y números tipo arial, reflectivas, cuyo tamaño será de 3.5 centímetros de alto y un ancho de trazo de un (1) centímetro. Igualmente llevará estampado en la parte posterior el logo de aguas de occidente en tamaño y colores institucionales según manual de imagen y marca. El proponente seleccionado deberá


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adjuntar fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

11 chaleco de seguridad reflectivo

El chaleco de seguridad se hará de color naranja brillante en malla impermeable, ribeteada por el contorno en tela negra y en él se fijarán en la parte delantera y en la espalda dos franjas reflectivas grado Ingeniería plastificadas de 5 cm de ancho y 30 cm de largo, en posición horizontal y de color blanco. Estos chalecos llevarán al frente a la altura del pecho, en el costado izquierdo el logotipo de Aguas de Occidente. Dispondrán de un sistema de ajuste graduable mediante reata y hebillas plásticas. Deberán ser pedidos en tallas M, L o XL, de acuerdo con las necesidades del área.

12 Cinta de señalización

Cinta de señalización no pase, texto precaución, rollo cinta de 80 mt. Fluorescente (naranja)

13

Contenido para botiquín (contenido: exigido por ley)

Ver listado anexo.

14 Descansa muñecas de mause en gel

Soporte suave para las muñecas como sensación de gel indeformable, recubierto con lycra, diseñado ergonómico, base de caucho antideslizante. Medidas: Ancho x Profundidad x Altura: 24.1 × 20.3 × 0.4 cm Peso: 87,8g.

15 Descansa muñecas de teclado

Descansa muñecas para teclado en Gel indeformable, recubierto con lycra, con base de caucho antideslizante. Medidas: 46cm x7cm x 2,5cm

16 Eslinga de posición y restricción

Fabricado en reata de poliéster con una longitud ajustable de 90cm a 180cm. Tiene dos refuerzos fabricados en cinta tubular que le proporcionan protección contra el desgaste por fricción. Posee dos conectores tipo gancho de doble seguro con una abertura de 19 mm (3/4”), fabricados en acero. Resistencia mínima del sistema: 22.2 KN (5000lb). Certificación: CE, EN 358. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas y muestra física donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.


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17

EQUIPO: Ventilador para cámaras y espacios confinados.

Ventilador de tipo tubular: Axial o centrífugo. debe funcionar a través del ducto como ventilador o como extractor, Capacidad de aire: El caudal de aire deberá estar en el rango de 800 a 1500 pies cúbicos por minuto (cfm). motor no superior a ¾ HP de corriente alterna a 115 voltios. Peso y apariencia: peso max 15 Kg y portátil de tipo tubular, una unidad integral, con manija de agarre para su transporte, guarda de ventilación para protección contra las aspas, canastilla metálica para almacenar el ducto y, baja producción de ruido. Ducto: Flexible de Diámetro 8 pulgadas y Longitud mínimo de 25 pies, no colapsable, es decir, provisto de venas para conservar su diámetro durante el proceso de suministro de aire o de la extracción. Áreas donde debe usarse: Cajas de válvulas del sistema de acueducto, manholes de alcantarillado, cajas de redes subterráneas de energía, cajas de válvulas del gasoducto, y otros espacios confinados casas de máquinas, ductos, pasadizos y sistemas de almacenamiento como tanques y fosas. Características del proveedor: El proveedor deberá garantizar servicio de mantenimiento, asesoría y suministro oportuno de repuestos. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas y muestra física donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

18

Gafas transparentes con soporte para lentes y filtro UV

Gafa Blanca para salpicaduras y proyección de partículas: Debe disponer de una armazón en PVC suave De patilla ajustable, Visor fabricado en acetato de celulosa o policarbonato liviano que absorba el 99.9 % los rayos UV, transparente, contorno lateral no redondeado y cobertura lateral en ambos lados no deben irritar la piel. Cumplir la norma ICONTEC 1825 o ANZI. Z 87. 1. Debe llevar rotulado la marca del fabricante y norma que cumplen. Verificar que no produzcan distorsión del campo visual. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas y muestra física donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

19 Gorro con logo bordado

Gorra con visera rígida, parte trasera extendida a la espalda, sin pasadores o ajustes, cubre orejas y cuello.

20

Guante negro largo hasta los codos talla M, L, XL

Guante de Neopreno o Nitrilo látex: Con acabado rugoso, Espesor: 0,56 mm, longitud: 455 mm, tratamiento Sanitized y ActiFresh antibacteriano e higiénico.


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21 Guante Vaqueta corto sencillo, alta suavidad.

Es condición necesaria la buena flexibilidad, para que el trabajador tenga la posibilidad de manipular con ellos objetos pequeños o delicados, cuando se trate de guantes de cuero o vaqueta, el calibre será de 2 mm. Y cumplir con lo indicado en la norma ICONTEC 1981, cuando se trate de otros materiales alternativos el fabricante deberá certificar una norma técnica asimilable en cuanto a resistencia textura de los materiales, los guantes incluirán los cinco dedos y tendrán abertura amplia que permita ponérselos y quitárselo fácilmente, los de cuero deben ser cosidos y las costuras uniformes, sin hilos flojos y cumplir norma ICONTEC 2190 para los de cuero. En general no deben presentar pliegues o fruncidos, libres de protuberancias, nudos, asperezas o restos de materiales que causen molestias al usuario. Estos deberán incluir al menos dos posibilidades grandes y medianas, los guantes de cuero deben cumplir con lo estipulado en la tabla 1 de la norma ICONTEC 2190 sobre dimensiones.

22 Impermeable de dos (2) piezas

Color amarillo, conjunto con pantalón, chaqueta, Caucho o PVC, Calibre mínimo 16 o similar, esto es para trabajar en la intemperie, la chaqueta llevará dos cintas retrorreflectivas termo selladas que reflectan mínimo 330 candelas/lux m2 (en ángulo de observación de 0.20 grados y un ángulo de entrada de 5 grados)en color blanco, de 15 cm de altura, las cuales estarán entre las axilas y la cintura espaciadas 15 cm entre sí, el pantalón tendrá dos cintas de 15 cm de altura en ambas piernas una por debajo de la rodilla y otra por encima de la misma, la chaqueta o sobretodo debe venir reforzada en las axilas y el pantalón en la entrepierna estos impermeables se pedirán en tallas XL L o M.

23 Jabón Yodado x 4000 cc

Jabón Yodado de aspecto Líquido rojizo-café oscuro traslucido, de olor característico del yodo. PH: 5.5 – 6.5. Densidad: 1.00 – 1.02 g/ml a 24º C. Ingrediente activo: 2.000 ppm de yodo activo. Estabilidad en almacenamiento: Mínimo 1 año a 24º C / 30 días a 45º C. en presentación de 4000 cc en envase plástico. El proponente seleccionado deberá adjuntar a la cotización fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.


CUERDA ESTÁTICA: EN POLIAMIDA, TEJIDA, DIÁMETRO 14 mm, PARA UTILIZAR COMO LÍNEA DE VIDA, con ojo en una de sus puntas. El proponente debe cotizar por 12 metros de la cuarda y por una longitud fija. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas y muestra física donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.


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CUERDA ESTÁTICA: EN POLIAMIDA, TEJIDA, DIÁMETRO 14 mm, PARA UTILIZAR COMO LÍNEA DE VIDA, con ojo en una de sus puntas. El proponente debe cotizar por 20 metros de la cuerda y por una longitud fija. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas y muestra física donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

26 Linterna Industrial

Linterna recargable con led’s. Alimentación 220 VAC, 50 – 60 Hz. Enchufe retráctil. 7 LED’S súper brillantes de larga duración. Batería recargable incluida de 4,0V / 0,8 Ah. Duración de la batería > 200 ciclos de carga. LED indicador de carga. Tiempo de trabajo continuo: 15 horas. Tiempo de carga: 15-24 horas.

27 Linterna para adaptar al casco

Linterna frontal de manos libres, de máxima luminosidad. Recargable, con correa de goma que se agarra firmemente a todo tipo de cascos. Resistente al agua.

28 Manga Veletas

Tela Impermeable: Vendabal crushed Color Naranja código 1033 Vendabal crushed Color Amarillo código 3000 Diámetro mayor: 45 Cm Diámetro menor: 28 Cm Largo: 125Cm Argollas plásticas o cromadas (tipo ojal) de 8 milímetros de diámetro interno, para ajuste al aro metálico, colocadas a 3 cm del borde del doblez En ambos extremos (diámetro superior e inferior) debe tener un doblez de tela mínimo de 8 cm. Los hilos para las costuras deben ser igualmente impermeables. Con cada manga veleta que se suministre debe entregarse con un nylon tipo pesca con una resistencia a la tracción no inferior a 100 libras de longitud suficiente para marrar adecuadamente la mangaveleta al aro de soporte. Soporte Giratorio en tubería galvanizada: Apoyado sobre dos balineras selladas tipo 6002 2RS protegidas con ruana galvanizada. Longitud del soporte mínimo de 1, 4mt, diámetro entre 1 ½” y 2”. Aro de ensamble de la manga veleta al soporte en acero 1040, calibre 10mm, el aro será de 45 cm de diámetro. Todo el soporte y las partes metálicas deberán recibir dos capas de pintura anticorrosiva y posteriormente una capa de esmalte


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29 Detector profesional de gases

Detector de gases para espacios confinados. Con alarma sonora, luminica y vibratoria. Con sensores instalados, caja, manual, batería recargable, cargador, manguera y accesorios necesarios. Incluir pipeta de calibración de H2S. El equipo deberá poseer sensores de detección del nivel de oxígeno y de las concentraciones de monóxido de carbono, ácido sulfhídrico y gases inflamables, según las necesidades de detección de riesgos en las Áreas. Los sensores deben tener una vida útil mínimo de dos años a partir de la entrega del equipos al área respectiva. Monitor Multi Gas con Bomba de Muestreo incorporada. Configuración 4 Gases: Oxígeno, Gas Combustible LEL, CO (monóxido de carbono) y H2S, (ácido sulfhídrico). La pantalla digital deberá mostrar de manera continua y simultánea la lectura de todos los sensores e identificará, mediante su destello, el gas responsable de una condición peligrosa cuando ésta se presente. Deberá poseer alarmas visual y sonora que se activarán cuando el instrumento detecte una condición peligrosa. Poseerá una batería interna recargable que le suministre potencia para un mínimo de 10 horas de operación. El instrumento deberá incluir antena de captación para acoplar mediante una manguera de longitud igual o mayor a tres metros, un kit de calibración y manuales de operación y mantenimiento en español. Incluir manuales completos de operación y mantenimiento en español y que su proveedor tenga un representante legal y técnico en Colombia, con el fin de garantizar el servicio post-venta y la consecución de repuestos. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas y muestra física donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

30 Mosquetón de seguridad certificado

MOSQUETONES DE SEGURIDAD TIPO PERA ESLABÓN , CON ABERTURA DE 20 mm, en acero inoxidable o aluminio con cierre de seguridad de cierre automático sin sistema de rosca. El proponente deberá adjuntar fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

31 Overol entero de fontanería

Overol tipo fontanero en PVC Calibre 16 con bota en caucho PVC negra sin puntera, con cobertura frontal de la cintura hacia arriba, con sello aprobado hidrostáticamente, con suela antideslizante, con refuerzo en la costura del tiro del pantalón. NOTA: Debe especificarse con la talla de la bota. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas y muestra física donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

32 Pantalón de dama


33 Pantalón de hombre



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34 Protector contra ruido tipo tapón.

Protectores Auditivos Reutilizables de triple cuña o pliegue en Material MR Elastomérico 100%. Deben tener un cordón suave que cuelga fácilmente sin que se tuerza o se doble, deben ajustarse adecuadamente en el oído para garantizar su efectividad. El proveedor adjudicado debe suministrar un catálogo o ficha técnica donde certifique el nivel de atenuación NRR acorde a la norma ANSI S3.19 de 1974 o su equivalente aplicable a la referencia o modelo que esté ofreciendo. El nivel de atenuación debe ser no menor de 20 DB.

35 Protector solar Protector solar en crema no grasoso, con factor protección igual o mayor a 50. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

36

Recarga multipropósito de extintores ABC de 10 Lbs

El proponente debe suministrar personal competente en manejo seguro de extintores para capacitación al personal y recarga del mismo. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

37

Recarga multipropósito de extintores ABC de 20 Lb

El proponente debe suministrar personal competente en manejo seguro de extintores para capacitación al personal y recarga del mismo. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas y muestra física donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

38 Repelente contra zancudos y mosquitos

Repelente en aerosol o loción en presentación de 120 ml. El proponente seleccionado deberá adjuntar a la cotización fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

39

Mascarilla mediacara reutilizable para vapores organicos con válvula

Respirador desechable con válvula de exhalación, acorde a la regulación 42 CFR 84 de 1995 NIOSH el nivel de eficiencia de filtrado debe ser (P95), con factor de protección 10, debe tener banda elástica de ajuste y banda metálica para ajuste de nariz, debe ser talla media. Rotulado: deben tener el nombre, la marca registrada y otros medios de identificación del fabricante en forma clara, legible y durable, fecha de expiración, país de origen y la frase “Ver instrucciones para su uso”.

40 Trípode Expandible

Trípode o sistema expandible de elevación de personas con un peso máximo de 20kgr, Altura expandible de entre 1,5m y 2, 4 m, apertura de base expandible entre 1,0m a 1,5 m si es un trípode y con sistemas de seguro, puntos de apoyo articulados para diferentes posiciones y con material antideslizante en la parte inferior. Con capacidad de carga de 135 Kg o superior. Debe venir con sistema de poleas incorporado en el vértice superior o traerlo adjunto. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.


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41 Winch Manual

Winch para alce con una capacidad de carga de 150 Kg o superior. en todas sus componentes, con longitud de cable de 18 ms o superior, debe disponer de gancho de seguridad en la punta. Debe disponer sistema de seguro para que al detener la manija, el peso quede detenido en ese punto, preferiblemente con sistema de alce alterno para ascenso rápido y para ascenso lento. Este equipo debe ser compatible con el trípode para ajustarse y deslizarse sobre el mismo. Debe disponer de manija de operación ergonómica, de fácil operación y con sistema de seguro para posicionamiento y de sistema de ajuste al trípode ofertado. El proponente seleccionado deberá adjuntar fichas técnicas donde se pueda evidenciar la información aquí solicitada.

42 Zapatos de dama mocasín


ANEXO DE LAS ESPECIFICACIONES DEL CONTENIDO DEL BOTIQUIN

ITEM CONTENIDO CANTIDAD

1 PITO sin cadena 1

2 APLICADORES paquete o caja x 20 unidades 1

3 GASA paquetes de 45 por 90 cm. 3

4 MICROPORO de 1 pulgada por 10 Yardas 1

5 VENDAJE DE TELA de 4 pulgadas por 5 yardas 2

6 CURITA Por unidad 10

7 APÓSITO OCULAR por unidad 3

8 UNGÜENTO PARA QUEMADURAS por 30 gr. 1

9 GUANTES DE LATEX por pares 2

10 BAJALENGUAS por unidades 10

11 SUERO ORAL en sobres 2

12 ALCOHOL frasco por 200 ó 250 cc 1

13 AGUA DESTILADA Bolsa o frasco por 500 cc 1

14 TIJERAS de punta roma 1

15 LINTERNA pequeña 1

16 JERINGAS DESECHABLES sin aguja de 2,5 cc 1

17 JERINGAS DESECHABLES sin aguja de 5 cc 2

18 ALGODÓN bolsa de 5 gr 1

19 TERMOMETRO DE EMRCURIO O DIGITAL 1

20 COLLAR CERVICAL ADULTO 1

21 INMOVILIZADORES ó FÉRULA MIEMBROS SUPERIORES (ADULTO)

1

22 INMOVILIZADORES ó FÉRULA MIEMBROS INFERIORES (ADULTO)

1


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7.3 Las demás indicaciones técnicas que se consideren por la dependencia

responsable. No aplica.

7.4 Plan de Calidad

No aplica.

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