Raccomandazioni per riunione online di successo · 2020. 4. 16. · partecipazione delle persone si...
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Raccomandazioni per riunione online di successo Questa presentazione è autorizzata Creative Commons BY-NC-SA 4.0
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Raccomandazioni per riunione online di successo
Questa presentazione egrave autorizzata Creative
Commons BY-NC-SA 40
Raccomandazioni per riunioni online di successo 2
EIn questi tempi in cui una parte della societagrave gode del privilegio del telelavoro e di una connessione a
Internet stiamo cercando di affinare le nostre competenze per fornire spazi online Vediamo questi spazi come unrsquoesperienza di incontro tra le persone che vi partecipano come unrsquoopportunitagrave per far emergere la saggezza collettiva Una riunione online egrave di solito piugrave di un webinar dove la comunicazione egrave piuttosto unidirezionale e la partecipazione delle persone si riduce di solito a scrivere domande in una chat
Una riunione online cerca di incorporare alcuni elementi delle riunioni faccia a faccia come i dialoghi facilitati nel grande gruppo le conversazioni in piccoli gruppi le dinamiche di coesione e di networking ecc adattando le tecniche e le metodologie che usereste in una riunione faccia a faccia ad un ambiente virtuale Dalla nostra prattica in Altekio vorremmo condividere alcune raccomandazioni per avere esperienze soddisfacenti che continuino a raggiungere gli obiettivi della riunione curando il processo e le persone partecipanti
Raccomandazioni per riunioni online di successo 3
Ci sono diversi fattori da considerare in vari punti
della riunione
Prima della riunione
Durante la riunione
Dopo la riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 4
Prima della riunione
Scegliere la piattaforma giusta in base allrsquoaccessibilitagrave Assicurarsi che tutte le persone chiamate abbiano informazioni su come accedere al meeting online e possano partecipare valutare se la capacitagrave della piattaforma egrave commisurata al numero di persone che partecipano al meeting e la sua funzionalitagrave in relazione agli obiettivi da raggiungere In molte occasioni dovremo combinare diverse piattaforme Raccomandiamo di testare quelli che useremo prima della riunione Nei link a destra potete trovare un tool repository online sviluppato dalla nostra cooperativa partner Andaira e un altro sito web con consigli utili per migliorare la partecipazione
infin Tool repository on-line Andaira SCoopMad
infin Tips amp Tools cmx Hub
Pensate alla difficoltagrave tecnica che avragrave la riunione
Se non egrave molto puograve essere sufficiente che una persona sia attenta al ruolo di facilitazione In ogni caso egrave consigliabile che due persone si occupino del processo della riunione Una persona il cui aspetto ha piugrave a che fare con la parte tecnologica (a cui tutte le persone hanno accesso dubbi nella chat) e unrsquoaltra che si occupa dei tempi e dellrsquoagenda che puograve parlare a tutte le persone mantenere uno spazio sicuro che focalizza lrsquoargomento e ottenere i risultati
Inviare il materiale necessario da leggere in anticipoTuttavia durante il processo di progettazione non si presuppone che tutti siano stati in grado di leggerli percheacute crsquoegrave una diversitagrave di situazioni in relazione alle possibilitagrave del telelavoro quindi incorporare i punti chiave di sintesi delle informazioni serve a sostenere tutto il gruppo e soprattutto coloro che non hanno avuto il tempo di leggerli
Progettare uno spazio di collaborazione in ambiente virtualeQuesto puograve essere utile sia per redigere il verbale della riunione che per generare mappe mentali o sviluppare qualsiasi lavoro collaborativo in tempo reale
Raccomandazioni per riunioni online di successo 5
Se si tratta di uno spazio di indagine e di generazione di propostePossiamo organizzare piccoli gruppi per applicare qualche tecnica passare da un Caffegrave di DialogoWorld Cafeacute a uno Spazio ApertoOpen Space dove possiamo elaborare proposte che potranno poi essere portate in uno spazio decisionale comune
Esplorare le possibilitagrave di facilitazione digitale
Ci sono molte possibilitagrave per adattare gli strumenti della facilitazione faccia a faccia alla facilitazione digitale Alcune risorse che possono ispirarci a farlo sono i manuali Seeds for Change e il pacchetto di risorse IIFAC
Lrsquoinizio della riunione egrave importante
Oltre a presentare lrsquoordine del giorno egrave necessario stabilire una buona atmosfera di partenza in cui accogliere la diversitagrave presente nel gruppo e generare uno spazio sicuro ed efficace Per fare questo possiamo fare un primo round stabilendo una chiara forma di partecipazione Per esempio facendo in modo che il turno di parola sia fatto correttamente per evitare di perdere tempo o di sovrapporsi e assicurando che tutti coloro che vogliono possano partecipare In questi giorni ci siamo anche esercitati a portare qualcosa che ci collega da vicino (per esempio usando metafore come il cibo gli animali o i luoghi sulla terra che ci aiutano a generare connessione e calore)
infin World cafeacute
infin Open Space
infin Facilitation Tools Seeds for Change
infin Risorse IIFAC
Durante la riunione
Se egrave uno spazio di dialogo e di decisioneUn calendario dettagliato dei tempi la definizione dei responsabili di portare le informazioni in ogni punto e i risultati attesi di ognuno di questi punti sono aspetti semplici che dobbiamo specificare Il processo che raccomandiamo egrave di portare le informazioni per vedere se ci sono domande chiarificatrici e dopo aver risposto entrare in un dialogo in background
Prima della riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 6
Controllare se la riunione saragrave registrataPer chi non ha potuto partecipare questo egrave un altro aspetto delicato da considerare Dobbiamo verificare che tutte le persone coinvolte siano drsquoaccordo Per questo possiamo usare la tecnica del termometro (pollice in alto se sono drsquoaccordo pollice in mezzo se devo dare una sfumatura pollice in basso se non sono drsquoaccordo) Nel caso di persone con il pollice abbassato o orizzontale dobbiamo esplorare in quali condizioni ci potrebbe essere un accordo (per esempio la persona con il pollice abbassato non vuole che il suo volto appaia sulla registrazione e puograve essere invitata a partecipare con la telecamera coperta o la persona con il pollice orizzontale vuole che la registrazione sia accessibile solo in audio e per le persone che sono dellrsquoorganizzazione e che oggi non hanno potuto partecipare) Nel caso in cui non ci sia il permesso scartare lrsquoidea e cercare altri modi per consentire alle persone che non hanno potuto essere presenti di conoscere il contenuto della riunione
Impostare le aspettativeLe riunioni online non sono peggio delle riunioni faccia a faccia e possono anche essere migliori sotto molti aspetti Semmai sono diversi Stabilire le aspettative - avere una conversazione con il gruppo su come vogliono condurre le riunioni - e concordare alcune linee guida chiare allrsquoinizio della riunione puograve migliorare notevolmente lrsquoesperienza di tutte le persone
Elencare quando si apre una serie di atteggiamentiaccordiPer una partecipazione online che si prende cura di ogni persona e del gruppoPreparare lo spazio per limitare le possibili distrazioni assegnare un tempo specifico alla riunione verificare in anticipo il corretto funzionamento del sistema (soprattutto lrsquoaudio) disattivare il microfono spegnere la telecamera se ci si muove attenzione al cellulare e al multitasking aspetto posturale dalla diversitagrave eccPossiamo avere un frigorifero virtuale (documento collaborativo) in cui possiamo inserire gli argomenti che emergono che non fanno parte dellrsquoordine del giorno e li lasciamo ligrave in modo che alla fine della riunine possiamo vedere dove li collochiamo se nella riunione stessa nel caso in cui abbiamo tempo o in future convocazioni Ersquo particolarmente importante chiarire come devono essere presi i turni di parola Ci sono piattaforme che offrono questa funzione ma egrave importante sapere se egrave vista solo dalla persona che coordina la chiamata o se egrave qualcosa di visibile Il fatto che sia visibile favorisce lrsquoautoregolamentazione Ogni volta che si apre un punto si puograve votare il numero di persone che vogliono parlare per assegnare il tempo E prima di chiuderla controllate se crsquoegrave qualcun altro che vuole parlare
Durante la riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 7
Lrsquoatmosfera della riunione cambieragraveEgrave importante essere consapevoli di segni che a volte sono un porsquo piugrave difficili da percepire rispetto a quando siamo in uno spazio fisico Ad esempio i toni della voce i cambiamenti di espressione facciale i silenzi o i momenti in cui piugrave persone parlano contemporaneamente indicano questi cambiamenti a cui dobbiamo prestare attenzione Egrave fondamentale inquadrare questa situazione e rallentare la conversazione in modo da poterci ascoltare e comprendere attivamente
Attenzione al ritmo e alla durata
Si raccomanda che le sessioni online si svolgano ad un ritmo leggermente piugrave lento rispetto a quelle faccia a faccia A volte si verifica un ritardo di alcuni secondi nelle comunicazioni e affincheacute tutti possano tenere il passo egrave consigliabile tenerne conto Se sei un partecipante puoi attirare lrsquoattenzione su di te prima di rivolgerti al gruppo salutando o dicendo ldquodomandardquo o ldquocommentordquo e poi aspettare un paio di secondi prima di continuare In termini di durata si raccomanda che le sessioni siano anche piugrave brevi di quelle di persona e che ogni argomento non duri piugrave di 30-40 minuti
Curare le pause e proporre esercizi di attivazioneSono elementi fondamentali in questi spazi Dobbiamo cercare pratiche adeguate per la cultura di gruppo e quelle che vi servono per il tipo di attenzione che egrave richiesta Ad esempio invitare le persone a battere le mani tutte insieme come un modo per sintonizzarsi di nuovo dopo aver lavorato in piccoli gruppi simulare un porsquo di pioggia sulla testa tutto in una volta per stimolare la concentrazione prima di prendere decisioni abbracciarsi o ringraziarsi allo stesso tempo o alzarsi e salutarsi e ringraziarsi in modo creativo sono piccole espressioni che possiamo usare come un modo per chiudere dopo essere stati a lungo nella stessa posizione con una forte richiesta di attenzione Ecco alcuni altri esercizi suggeriti da 350org Training for Change Se la riunione dura piugrave di unrsquoora e mezza o due ore egrave consigliabile stabilire una pausa che permetta di sgranchire le gambe eo di muovere il corpo di andare in bagno di occuparsi di altre necessitagrave o di altre piccole questioni
Prima di concludere fare una sintesi di quanto concordatoIn modo che tutte le persone ne siano consapevole oltre che per confermare che chi ha preso gli appunti lo ha fatto registrando quanto detto in modo affidabile Inoltre egrave importante se ci sono compiti o azioni da svolgere che queste abbiano una persona responsabile e una scadenza per poterle seguire
infin Energizers on-line 350org
Raccomandazioni per riunioni online di successo 8
Doppo la riunione
Sintesi dei risultati
Saragrave importante inviare il prima possibile il verbale o i risultati della riunione per rafforzare la chiarezza su quanto egrave stato raggiunto Possiamo anche generare uno spazio per il feedback con lrsquoapprendimento che genera regole del gioco o inviti sotto forma di atteggiamenti o accordi per riunione future
E quante persone possono partecipare a una riunione
Come per ogni riunione la scelta di chi deve partecipare dipende dagli obiettivi della riunione e dal grado di partecipazione desiderato In ogni caso la dimensione tipica di un meeting online egrave da 2 a 25 persone A volte per gruppi piugrave piccoli lrsquoe-mail puograve essere un mezzo adatto Se il gruppo egrave piugrave numeroso si possono considerare anche altri strumenti complementari come i sondaggi o gli strumenti di discussione asincroni (come ad esempio un forum) Nella nostra esperienza fino a 40 persone in formato call egrave una possibile dimensione con due facilitatori
Ci auguriamo che queste raccomandazioni possano esservi utili per avere riunione efficace in questi tempi in cui egrave possibile combinare la distanza fisica e il legame sociale
Marzo 2020
Altekio iniciativas hacia la sostenibilidadSCoopMadhttpaltekioescooperativaaltekioes
Questa presentazione eacute autorizzata Creative
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Raccomandazioni per riunioni online di successo 2
EIn questi tempi in cui una parte della societagrave gode del privilegio del telelavoro e di una connessione a
Internet stiamo cercando di affinare le nostre competenze per fornire spazi online Vediamo questi spazi come unrsquoesperienza di incontro tra le persone che vi partecipano come unrsquoopportunitagrave per far emergere la saggezza collettiva Una riunione online egrave di solito piugrave di un webinar dove la comunicazione egrave piuttosto unidirezionale e la partecipazione delle persone si riduce di solito a scrivere domande in una chat
Una riunione online cerca di incorporare alcuni elementi delle riunioni faccia a faccia come i dialoghi facilitati nel grande gruppo le conversazioni in piccoli gruppi le dinamiche di coesione e di networking ecc adattando le tecniche e le metodologie che usereste in una riunione faccia a faccia ad un ambiente virtuale Dalla nostra prattica in Altekio vorremmo condividere alcune raccomandazioni per avere esperienze soddisfacenti che continuino a raggiungere gli obiettivi della riunione curando il processo e le persone partecipanti
Raccomandazioni per riunioni online di successo 3
Ci sono diversi fattori da considerare in vari punti
della riunione
Prima della riunione
Durante la riunione
Dopo la riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 4
Prima della riunione
Scegliere la piattaforma giusta in base allrsquoaccessibilitagrave Assicurarsi che tutte le persone chiamate abbiano informazioni su come accedere al meeting online e possano partecipare valutare se la capacitagrave della piattaforma egrave commisurata al numero di persone che partecipano al meeting e la sua funzionalitagrave in relazione agli obiettivi da raggiungere In molte occasioni dovremo combinare diverse piattaforme Raccomandiamo di testare quelli che useremo prima della riunione Nei link a destra potete trovare un tool repository online sviluppato dalla nostra cooperativa partner Andaira e un altro sito web con consigli utili per migliorare la partecipazione
infin Tool repository on-line Andaira SCoopMad
infin Tips amp Tools cmx Hub
Pensate alla difficoltagrave tecnica che avragrave la riunione
Se non egrave molto puograve essere sufficiente che una persona sia attenta al ruolo di facilitazione In ogni caso egrave consigliabile che due persone si occupino del processo della riunione Una persona il cui aspetto ha piugrave a che fare con la parte tecnologica (a cui tutte le persone hanno accesso dubbi nella chat) e unrsquoaltra che si occupa dei tempi e dellrsquoagenda che puograve parlare a tutte le persone mantenere uno spazio sicuro che focalizza lrsquoargomento e ottenere i risultati
Inviare il materiale necessario da leggere in anticipoTuttavia durante il processo di progettazione non si presuppone che tutti siano stati in grado di leggerli percheacute crsquoegrave una diversitagrave di situazioni in relazione alle possibilitagrave del telelavoro quindi incorporare i punti chiave di sintesi delle informazioni serve a sostenere tutto il gruppo e soprattutto coloro che non hanno avuto il tempo di leggerli
Progettare uno spazio di collaborazione in ambiente virtualeQuesto puograve essere utile sia per redigere il verbale della riunione che per generare mappe mentali o sviluppare qualsiasi lavoro collaborativo in tempo reale
Raccomandazioni per riunioni online di successo 5
Se si tratta di uno spazio di indagine e di generazione di propostePossiamo organizzare piccoli gruppi per applicare qualche tecnica passare da un Caffegrave di DialogoWorld Cafeacute a uno Spazio ApertoOpen Space dove possiamo elaborare proposte che potranno poi essere portate in uno spazio decisionale comune
Esplorare le possibilitagrave di facilitazione digitale
Ci sono molte possibilitagrave per adattare gli strumenti della facilitazione faccia a faccia alla facilitazione digitale Alcune risorse che possono ispirarci a farlo sono i manuali Seeds for Change e il pacchetto di risorse IIFAC
Lrsquoinizio della riunione egrave importante
Oltre a presentare lrsquoordine del giorno egrave necessario stabilire una buona atmosfera di partenza in cui accogliere la diversitagrave presente nel gruppo e generare uno spazio sicuro ed efficace Per fare questo possiamo fare un primo round stabilendo una chiara forma di partecipazione Per esempio facendo in modo che il turno di parola sia fatto correttamente per evitare di perdere tempo o di sovrapporsi e assicurando che tutti coloro che vogliono possano partecipare In questi giorni ci siamo anche esercitati a portare qualcosa che ci collega da vicino (per esempio usando metafore come il cibo gli animali o i luoghi sulla terra che ci aiutano a generare connessione e calore)
infin World cafeacute
infin Open Space
infin Facilitation Tools Seeds for Change
infin Risorse IIFAC
Durante la riunione
Se egrave uno spazio di dialogo e di decisioneUn calendario dettagliato dei tempi la definizione dei responsabili di portare le informazioni in ogni punto e i risultati attesi di ognuno di questi punti sono aspetti semplici che dobbiamo specificare Il processo che raccomandiamo egrave di portare le informazioni per vedere se ci sono domande chiarificatrici e dopo aver risposto entrare in un dialogo in background
Prima della riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 6
Controllare se la riunione saragrave registrataPer chi non ha potuto partecipare questo egrave un altro aspetto delicato da considerare Dobbiamo verificare che tutte le persone coinvolte siano drsquoaccordo Per questo possiamo usare la tecnica del termometro (pollice in alto se sono drsquoaccordo pollice in mezzo se devo dare una sfumatura pollice in basso se non sono drsquoaccordo) Nel caso di persone con il pollice abbassato o orizzontale dobbiamo esplorare in quali condizioni ci potrebbe essere un accordo (per esempio la persona con il pollice abbassato non vuole che il suo volto appaia sulla registrazione e puograve essere invitata a partecipare con la telecamera coperta o la persona con il pollice orizzontale vuole che la registrazione sia accessibile solo in audio e per le persone che sono dellrsquoorganizzazione e che oggi non hanno potuto partecipare) Nel caso in cui non ci sia il permesso scartare lrsquoidea e cercare altri modi per consentire alle persone che non hanno potuto essere presenti di conoscere il contenuto della riunione
Impostare le aspettativeLe riunioni online non sono peggio delle riunioni faccia a faccia e possono anche essere migliori sotto molti aspetti Semmai sono diversi Stabilire le aspettative - avere una conversazione con il gruppo su come vogliono condurre le riunioni - e concordare alcune linee guida chiare allrsquoinizio della riunione puograve migliorare notevolmente lrsquoesperienza di tutte le persone
Elencare quando si apre una serie di atteggiamentiaccordiPer una partecipazione online che si prende cura di ogni persona e del gruppoPreparare lo spazio per limitare le possibili distrazioni assegnare un tempo specifico alla riunione verificare in anticipo il corretto funzionamento del sistema (soprattutto lrsquoaudio) disattivare il microfono spegnere la telecamera se ci si muove attenzione al cellulare e al multitasking aspetto posturale dalla diversitagrave eccPossiamo avere un frigorifero virtuale (documento collaborativo) in cui possiamo inserire gli argomenti che emergono che non fanno parte dellrsquoordine del giorno e li lasciamo ligrave in modo che alla fine della riunine possiamo vedere dove li collochiamo se nella riunione stessa nel caso in cui abbiamo tempo o in future convocazioni Ersquo particolarmente importante chiarire come devono essere presi i turni di parola Ci sono piattaforme che offrono questa funzione ma egrave importante sapere se egrave vista solo dalla persona che coordina la chiamata o se egrave qualcosa di visibile Il fatto che sia visibile favorisce lrsquoautoregolamentazione Ogni volta che si apre un punto si puograve votare il numero di persone che vogliono parlare per assegnare il tempo E prima di chiuderla controllate se crsquoegrave qualcun altro che vuole parlare
Durante la riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 7
Lrsquoatmosfera della riunione cambieragraveEgrave importante essere consapevoli di segni che a volte sono un porsquo piugrave difficili da percepire rispetto a quando siamo in uno spazio fisico Ad esempio i toni della voce i cambiamenti di espressione facciale i silenzi o i momenti in cui piugrave persone parlano contemporaneamente indicano questi cambiamenti a cui dobbiamo prestare attenzione Egrave fondamentale inquadrare questa situazione e rallentare la conversazione in modo da poterci ascoltare e comprendere attivamente
Attenzione al ritmo e alla durata
Si raccomanda che le sessioni online si svolgano ad un ritmo leggermente piugrave lento rispetto a quelle faccia a faccia A volte si verifica un ritardo di alcuni secondi nelle comunicazioni e affincheacute tutti possano tenere il passo egrave consigliabile tenerne conto Se sei un partecipante puoi attirare lrsquoattenzione su di te prima di rivolgerti al gruppo salutando o dicendo ldquodomandardquo o ldquocommentordquo e poi aspettare un paio di secondi prima di continuare In termini di durata si raccomanda che le sessioni siano anche piugrave brevi di quelle di persona e che ogni argomento non duri piugrave di 30-40 minuti
Curare le pause e proporre esercizi di attivazioneSono elementi fondamentali in questi spazi Dobbiamo cercare pratiche adeguate per la cultura di gruppo e quelle che vi servono per il tipo di attenzione che egrave richiesta Ad esempio invitare le persone a battere le mani tutte insieme come un modo per sintonizzarsi di nuovo dopo aver lavorato in piccoli gruppi simulare un porsquo di pioggia sulla testa tutto in una volta per stimolare la concentrazione prima di prendere decisioni abbracciarsi o ringraziarsi allo stesso tempo o alzarsi e salutarsi e ringraziarsi in modo creativo sono piccole espressioni che possiamo usare come un modo per chiudere dopo essere stati a lungo nella stessa posizione con una forte richiesta di attenzione Ecco alcuni altri esercizi suggeriti da 350org Training for Change Se la riunione dura piugrave di unrsquoora e mezza o due ore egrave consigliabile stabilire una pausa che permetta di sgranchire le gambe eo di muovere il corpo di andare in bagno di occuparsi di altre necessitagrave o di altre piccole questioni
Prima di concludere fare una sintesi di quanto concordatoIn modo che tutte le persone ne siano consapevole oltre che per confermare che chi ha preso gli appunti lo ha fatto registrando quanto detto in modo affidabile Inoltre egrave importante se ci sono compiti o azioni da svolgere che queste abbiano una persona responsabile e una scadenza per poterle seguire
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Raccomandazioni per riunioni online di successo 8
Doppo la riunione
Sintesi dei risultati
Saragrave importante inviare il prima possibile il verbale o i risultati della riunione per rafforzare la chiarezza su quanto egrave stato raggiunto Possiamo anche generare uno spazio per il feedback con lrsquoapprendimento che genera regole del gioco o inviti sotto forma di atteggiamenti o accordi per riunione future
E quante persone possono partecipare a una riunione
Come per ogni riunione la scelta di chi deve partecipare dipende dagli obiettivi della riunione e dal grado di partecipazione desiderato In ogni caso la dimensione tipica di un meeting online egrave da 2 a 25 persone A volte per gruppi piugrave piccoli lrsquoe-mail puograve essere un mezzo adatto Se il gruppo egrave piugrave numeroso si possono considerare anche altri strumenti complementari come i sondaggi o gli strumenti di discussione asincroni (come ad esempio un forum) Nella nostra esperienza fino a 40 persone in formato call egrave una possibile dimensione con due facilitatori
Ci auguriamo che queste raccomandazioni possano esservi utili per avere riunione efficace in questi tempi in cui egrave possibile combinare la distanza fisica e il legame sociale
Marzo 2020
Altekio iniciativas hacia la sostenibilidadSCoopMadhttpaltekioescooperativaaltekioes
Questa presentazione eacute autorizzata Creative
Commons BY-NC-SA 40
Raccomandazioni per riunioni online di successo 3
Ci sono diversi fattori da considerare in vari punti
della riunione
Prima della riunione
Durante la riunione
Dopo la riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 4
Prima della riunione
Scegliere la piattaforma giusta in base allrsquoaccessibilitagrave Assicurarsi che tutte le persone chiamate abbiano informazioni su come accedere al meeting online e possano partecipare valutare se la capacitagrave della piattaforma egrave commisurata al numero di persone che partecipano al meeting e la sua funzionalitagrave in relazione agli obiettivi da raggiungere In molte occasioni dovremo combinare diverse piattaforme Raccomandiamo di testare quelli che useremo prima della riunione Nei link a destra potete trovare un tool repository online sviluppato dalla nostra cooperativa partner Andaira e un altro sito web con consigli utili per migliorare la partecipazione
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Pensate alla difficoltagrave tecnica che avragrave la riunione
Se non egrave molto puograve essere sufficiente che una persona sia attenta al ruolo di facilitazione In ogni caso egrave consigliabile che due persone si occupino del processo della riunione Una persona il cui aspetto ha piugrave a che fare con la parte tecnologica (a cui tutte le persone hanno accesso dubbi nella chat) e unrsquoaltra che si occupa dei tempi e dellrsquoagenda che puograve parlare a tutte le persone mantenere uno spazio sicuro che focalizza lrsquoargomento e ottenere i risultati
Inviare il materiale necessario da leggere in anticipoTuttavia durante il processo di progettazione non si presuppone che tutti siano stati in grado di leggerli percheacute crsquoegrave una diversitagrave di situazioni in relazione alle possibilitagrave del telelavoro quindi incorporare i punti chiave di sintesi delle informazioni serve a sostenere tutto il gruppo e soprattutto coloro che non hanno avuto il tempo di leggerli
Progettare uno spazio di collaborazione in ambiente virtualeQuesto puograve essere utile sia per redigere il verbale della riunione che per generare mappe mentali o sviluppare qualsiasi lavoro collaborativo in tempo reale
Raccomandazioni per riunioni online di successo 5
Se si tratta di uno spazio di indagine e di generazione di propostePossiamo organizzare piccoli gruppi per applicare qualche tecnica passare da un Caffegrave di DialogoWorld Cafeacute a uno Spazio ApertoOpen Space dove possiamo elaborare proposte che potranno poi essere portate in uno spazio decisionale comune
Esplorare le possibilitagrave di facilitazione digitale
Ci sono molte possibilitagrave per adattare gli strumenti della facilitazione faccia a faccia alla facilitazione digitale Alcune risorse che possono ispirarci a farlo sono i manuali Seeds for Change e il pacchetto di risorse IIFAC
Lrsquoinizio della riunione egrave importante
Oltre a presentare lrsquoordine del giorno egrave necessario stabilire una buona atmosfera di partenza in cui accogliere la diversitagrave presente nel gruppo e generare uno spazio sicuro ed efficace Per fare questo possiamo fare un primo round stabilendo una chiara forma di partecipazione Per esempio facendo in modo che il turno di parola sia fatto correttamente per evitare di perdere tempo o di sovrapporsi e assicurando che tutti coloro che vogliono possano partecipare In questi giorni ci siamo anche esercitati a portare qualcosa che ci collega da vicino (per esempio usando metafore come il cibo gli animali o i luoghi sulla terra che ci aiutano a generare connessione e calore)
infin World cafeacute
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Durante la riunione
Se egrave uno spazio di dialogo e di decisioneUn calendario dettagliato dei tempi la definizione dei responsabili di portare le informazioni in ogni punto e i risultati attesi di ognuno di questi punti sono aspetti semplici che dobbiamo specificare Il processo che raccomandiamo egrave di portare le informazioni per vedere se ci sono domande chiarificatrici e dopo aver risposto entrare in un dialogo in background
Prima della riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 6
Controllare se la riunione saragrave registrataPer chi non ha potuto partecipare questo egrave un altro aspetto delicato da considerare Dobbiamo verificare che tutte le persone coinvolte siano drsquoaccordo Per questo possiamo usare la tecnica del termometro (pollice in alto se sono drsquoaccordo pollice in mezzo se devo dare una sfumatura pollice in basso se non sono drsquoaccordo) Nel caso di persone con il pollice abbassato o orizzontale dobbiamo esplorare in quali condizioni ci potrebbe essere un accordo (per esempio la persona con il pollice abbassato non vuole che il suo volto appaia sulla registrazione e puograve essere invitata a partecipare con la telecamera coperta o la persona con il pollice orizzontale vuole che la registrazione sia accessibile solo in audio e per le persone che sono dellrsquoorganizzazione e che oggi non hanno potuto partecipare) Nel caso in cui non ci sia il permesso scartare lrsquoidea e cercare altri modi per consentire alle persone che non hanno potuto essere presenti di conoscere il contenuto della riunione
Impostare le aspettativeLe riunioni online non sono peggio delle riunioni faccia a faccia e possono anche essere migliori sotto molti aspetti Semmai sono diversi Stabilire le aspettative - avere una conversazione con il gruppo su come vogliono condurre le riunioni - e concordare alcune linee guida chiare allrsquoinizio della riunione puograve migliorare notevolmente lrsquoesperienza di tutte le persone
Elencare quando si apre una serie di atteggiamentiaccordiPer una partecipazione online che si prende cura di ogni persona e del gruppoPreparare lo spazio per limitare le possibili distrazioni assegnare un tempo specifico alla riunione verificare in anticipo il corretto funzionamento del sistema (soprattutto lrsquoaudio) disattivare il microfono spegnere la telecamera se ci si muove attenzione al cellulare e al multitasking aspetto posturale dalla diversitagrave eccPossiamo avere un frigorifero virtuale (documento collaborativo) in cui possiamo inserire gli argomenti che emergono che non fanno parte dellrsquoordine del giorno e li lasciamo ligrave in modo che alla fine della riunine possiamo vedere dove li collochiamo se nella riunione stessa nel caso in cui abbiamo tempo o in future convocazioni Ersquo particolarmente importante chiarire come devono essere presi i turni di parola Ci sono piattaforme che offrono questa funzione ma egrave importante sapere se egrave vista solo dalla persona che coordina la chiamata o se egrave qualcosa di visibile Il fatto che sia visibile favorisce lrsquoautoregolamentazione Ogni volta che si apre un punto si puograve votare il numero di persone che vogliono parlare per assegnare il tempo E prima di chiuderla controllate se crsquoegrave qualcun altro che vuole parlare
Durante la riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 7
Lrsquoatmosfera della riunione cambieragraveEgrave importante essere consapevoli di segni che a volte sono un porsquo piugrave difficili da percepire rispetto a quando siamo in uno spazio fisico Ad esempio i toni della voce i cambiamenti di espressione facciale i silenzi o i momenti in cui piugrave persone parlano contemporaneamente indicano questi cambiamenti a cui dobbiamo prestare attenzione Egrave fondamentale inquadrare questa situazione e rallentare la conversazione in modo da poterci ascoltare e comprendere attivamente
Attenzione al ritmo e alla durata
Si raccomanda che le sessioni online si svolgano ad un ritmo leggermente piugrave lento rispetto a quelle faccia a faccia A volte si verifica un ritardo di alcuni secondi nelle comunicazioni e affincheacute tutti possano tenere il passo egrave consigliabile tenerne conto Se sei un partecipante puoi attirare lrsquoattenzione su di te prima di rivolgerti al gruppo salutando o dicendo ldquodomandardquo o ldquocommentordquo e poi aspettare un paio di secondi prima di continuare In termini di durata si raccomanda che le sessioni siano anche piugrave brevi di quelle di persona e che ogni argomento non duri piugrave di 30-40 minuti
Curare le pause e proporre esercizi di attivazioneSono elementi fondamentali in questi spazi Dobbiamo cercare pratiche adeguate per la cultura di gruppo e quelle che vi servono per il tipo di attenzione che egrave richiesta Ad esempio invitare le persone a battere le mani tutte insieme come un modo per sintonizzarsi di nuovo dopo aver lavorato in piccoli gruppi simulare un porsquo di pioggia sulla testa tutto in una volta per stimolare la concentrazione prima di prendere decisioni abbracciarsi o ringraziarsi allo stesso tempo o alzarsi e salutarsi e ringraziarsi in modo creativo sono piccole espressioni che possiamo usare come un modo per chiudere dopo essere stati a lungo nella stessa posizione con una forte richiesta di attenzione Ecco alcuni altri esercizi suggeriti da 350org Training for Change Se la riunione dura piugrave di unrsquoora e mezza o due ore egrave consigliabile stabilire una pausa che permetta di sgranchire le gambe eo di muovere il corpo di andare in bagno di occuparsi di altre necessitagrave o di altre piccole questioni
Prima di concludere fare una sintesi di quanto concordatoIn modo che tutte le persone ne siano consapevole oltre che per confermare che chi ha preso gli appunti lo ha fatto registrando quanto detto in modo affidabile Inoltre egrave importante se ci sono compiti o azioni da svolgere che queste abbiano una persona responsabile e una scadenza per poterle seguire
infin Energizers on-line 350org
Raccomandazioni per riunioni online di successo 8
Doppo la riunione
Sintesi dei risultati
Saragrave importante inviare il prima possibile il verbale o i risultati della riunione per rafforzare la chiarezza su quanto egrave stato raggiunto Possiamo anche generare uno spazio per il feedback con lrsquoapprendimento che genera regole del gioco o inviti sotto forma di atteggiamenti o accordi per riunione future
E quante persone possono partecipare a una riunione
Come per ogni riunione la scelta di chi deve partecipare dipende dagli obiettivi della riunione e dal grado di partecipazione desiderato In ogni caso la dimensione tipica di un meeting online egrave da 2 a 25 persone A volte per gruppi piugrave piccoli lrsquoe-mail puograve essere un mezzo adatto Se il gruppo egrave piugrave numeroso si possono considerare anche altri strumenti complementari come i sondaggi o gli strumenti di discussione asincroni (come ad esempio un forum) Nella nostra esperienza fino a 40 persone in formato call egrave una possibile dimensione con due facilitatori
Ci auguriamo che queste raccomandazioni possano esservi utili per avere riunione efficace in questi tempi in cui egrave possibile combinare la distanza fisica e il legame sociale
Marzo 2020
Altekio iniciativas hacia la sostenibilidadSCoopMadhttpaltekioescooperativaaltekioes
Questa presentazione eacute autorizzata Creative
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Prima della riunione
Scegliere la piattaforma giusta in base allrsquoaccessibilitagrave Assicurarsi che tutte le persone chiamate abbiano informazioni su come accedere al meeting online e possano partecipare valutare se la capacitagrave della piattaforma egrave commisurata al numero di persone che partecipano al meeting e la sua funzionalitagrave in relazione agli obiettivi da raggiungere In molte occasioni dovremo combinare diverse piattaforme Raccomandiamo di testare quelli che useremo prima della riunione Nei link a destra potete trovare un tool repository online sviluppato dalla nostra cooperativa partner Andaira e un altro sito web con consigli utili per migliorare la partecipazione
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Pensate alla difficoltagrave tecnica che avragrave la riunione
Se non egrave molto puograve essere sufficiente che una persona sia attenta al ruolo di facilitazione In ogni caso egrave consigliabile che due persone si occupino del processo della riunione Una persona il cui aspetto ha piugrave a che fare con la parte tecnologica (a cui tutte le persone hanno accesso dubbi nella chat) e unrsquoaltra che si occupa dei tempi e dellrsquoagenda che puograve parlare a tutte le persone mantenere uno spazio sicuro che focalizza lrsquoargomento e ottenere i risultati
Inviare il materiale necessario da leggere in anticipoTuttavia durante il processo di progettazione non si presuppone che tutti siano stati in grado di leggerli percheacute crsquoegrave una diversitagrave di situazioni in relazione alle possibilitagrave del telelavoro quindi incorporare i punti chiave di sintesi delle informazioni serve a sostenere tutto il gruppo e soprattutto coloro che non hanno avuto il tempo di leggerli
Progettare uno spazio di collaborazione in ambiente virtualeQuesto puograve essere utile sia per redigere il verbale della riunione che per generare mappe mentali o sviluppare qualsiasi lavoro collaborativo in tempo reale
Raccomandazioni per riunioni online di successo 5
Se si tratta di uno spazio di indagine e di generazione di propostePossiamo organizzare piccoli gruppi per applicare qualche tecnica passare da un Caffegrave di DialogoWorld Cafeacute a uno Spazio ApertoOpen Space dove possiamo elaborare proposte che potranno poi essere portate in uno spazio decisionale comune
Esplorare le possibilitagrave di facilitazione digitale
Ci sono molte possibilitagrave per adattare gli strumenti della facilitazione faccia a faccia alla facilitazione digitale Alcune risorse che possono ispirarci a farlo sono i manuali Seeds for Change e il pacchetto di risorse IIFAC
Lrsquoinizio della riunione egrave importante
Oltre a presentare lrsquoordine del giorno egrave necessario stabilire una buona atmosfera di partenza in cui accogliere la diversitagrave presente nel gruppo e generare uno spazio sicuro ed efficace Per fare questo possiamo fare un primo round stabilendo una chiara forma di partecipazione Per esempio facendo in modo che il turno di parola sia fatto correttamente per evitare di perdere tempo o di sovrapporsi e assicurando che tutti coloro che vogliono possano partecipare In questi giorni ci siamo anche esercitati a portare qualcosa che ci collega da vicino (per esempio usando metafore come il cibo gli animali o i luoghi sulla terra che ci aiutano a generare connessione e calore)
infin World cafeacute
infin Open Space
infin Facilitation Tools Seeds for Change
infin Risorse IIFAC
Durante la riunione
Se egrave uno spazio di dialogo e di decisioneUn calendario dettagliato dei tempi la definizione dei responsabili di portare le informazioni in ogni punto e i risultati attesi di ognuno di questi punti sono aspetti semplici che dobbiamo specificare Il processo che raccomandiamo egrave di portare le informazioni per vedere se ci sono domande chiarificatrici e dopo aver risposto entrare in un dialogo in background
Prima della riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 6
Controllare se la riunione saragrave registrataPer chi non ha potuto partecipare questo egrave un altro aspetto delicato da considerare Dobbiamo verificare che tutte le persone coinvolte siano drsquoaccordo Per questo possiamo usare la tecnica del termometro (pollice in alto se sono drsquoaccordo pollice in mezzo se devo dare una sfumatura pollice in basso se non sono drsquoaccordo) Nel caso di persone con il pollice abbassato o orizzontale dobbiamo esplorare in quali condizioni ci potrebbe essere un accordo (per esempio la persona con il pollice abbassato non vuole che il suo volto appaia sulla registrazione e puograve essere invitata a partecipare con la telecamera coperta o la persona con il pollice orizzontale vuole che la registrazione sia accessibile solo in audio e per le persone che sono dellrsquoorganizzazione e che oggi non hanno potuto partecipare) Nel caso in cui non ci sia il permesso scartare lrsquoidea e cercare altri modi per consentire alle persone che non hanno potuto essere presenti di conoscere il contenuto della riunione
Impostare le aspettativeLe riunioni online non sono peggio delle riunioni faccia a faccia e possono anche essere migliori sotto molti aspetti Semmai sono diversi Stabilire le aspettative - avere una conversazione con il gruppo su come vogliono condurre le riunioni - e concordare alcune linee guida chiare allrsquoinizio della riunione puograve migliorare notevolmente lrsquoesperienza di tutte le persone
Elencare quando si apre una serie di atteggiamentiaccordiPer una partecipazione online che si prende cura di ogni persona e del gruppoPreparare lo spazio per limitare le possibili distrazioni assegnare un tempo specifico alla riunione verificare in anticipo il corretto funzionamento del sistema (soprattutto lrsquoaudio) disattivare il microfono spegnere la telecamera se ci si muove attenzione al cellulare e al multitasking aspetto posturale dalla diversitagrave eccPossiamo avere un frigorifero virtuale (documento collaborativo) in cui possiamo inserire gli argomenti che emergono che non fanno parte dellrsquoordine del giorno e li lasciamo ligrave in modo che alla fine della riunine possiamo vedere dove li collochiamo se nella riunione stessa nel caso in cui abbiamo tempo o in future convocazioni Ersquo particolarmente importante chiarire come devono essere presi i turni di parola Ci sono piattaforme che offrono questa funzione ma egrave importante sapere se egrave vista solo dalla persona che coordina la chiamata o se egrave qualcosa di visibile Il fatto che sia visibile favorisce lrsquoautoregolamentazione Ogni volta che si apre un punto si puograve votare il numero di persone che vogliono parlare per assegnare il tempo E prima di chiuderla controllate se crsquoegrave qualcun altro che vuole parlare
Durante la riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 7
Lrsquoatmosfera della riunione cambieragraveEgrave importante essere consapevoli di segni che a volte sono un porsquo piugrave difficili da percepire rispetto a quando siamo in uno spazio fisico Ad esempio i toni della voce i cambiamenti di espressione facciale i silenzi o i momenti in cui piugrave persone parlano contemporaneamente indicano questi cambiamenti a cui dobbiamo prestare attenzione Egrave fondamentale inquadrare questa situazione e rallentare la conversazione in modo da poterci ascoltare e comprendere attivamente
Attenzione al ritmo e alla durata
Si raccomanda che le sessioni online si svolgano ad un ritmo leggermente piugrave lento rispetto a quelle faccia a faccia A volte si verifica un ritardo di alcuni secondi nelle comunicazioni e affincheacute tutti possano tenere il passo egrave consigliabile tenerne conto Se sei un partecipante puoi attirare lrsquoattenzione su di te prima di rivolgerti al gruppo salutando o dicendo ldquodomandardquo o ldquocommentordquo e poi aspettare un paio di secondi prima di continuare In termini di durata si raccomanda che le sessioni siano anche piugrave brevi di quelle di persona e che ogni argomento non duri piugrave di 30-40 minuti
Curare le pause e proporre esercizi di attivazioneSono elementi fondamentali in questi spazi Dobbiamo cercare pratiche adeguate per la cultura di gruppo e quelle che vi servono per il tipo di attenzione che egrave richiesta Ad esempio invitare le persone a battere le mani tutte insieme come un modo per sintonizzarsi di nuovo dopo aver lavorato in piccoli gruppi simulare un porsquo di pioggia sulla testa tutto in una volta per stimolare la concentrazione prima di prendere decisioni abbracciarsi o ringraziarsi allo stesso tempo o alzarsi e salutarsi e ringraziarsi in modo creativo sono piccole espressioni che possiamo usare come un modo per chiudere dopo essere stati a lungo nella stessa posizione con una forte richiesta di attenzione Ecco alcuni altri esercizi suggeriti da 350org Training for Change Se la riunione dura piugrave di unrsquoora e mezza o due ore egrave consigliabile stabilire una pausa che permetta di sgranchire le gambe eo di muovere il corpo di andare in bagno di occuparsi di altre necessitagrave o di altre piccole questioni
Prima di concludere fare una sintesi di quanto concordatoIn modo che tutte le persone ne siano consapevole oltre che per confermare che chi ha preso gli appunti lo ha fatto registrando quanto detto in modo affidabile Inoltre egrave importante se ci sono compiti o azioni da svolgere che queste abbiano una persona responsabile e una scadenza per poterle seguire
infin Energizers on-line 350org
Raccomandazioni per riunioni online di successo 8
Doppo la riunione
Sintesi dei risultati
Saragrave importante inviare il prima possibile il verbale o i risultati della riunione per rafforzare la chiarezza su quanto egrave stato raggiunto Possiamo anche generare uno spazio per il feedback con lrsquoapprendimento che genera regole del gioco o inviti sotto forma di atteggiamenti o accordi per riunione future
E quante persone possono partecipare a una riunione
Come per ogni riunione la scelta di chi deve partecipare dipende dagli obiettivi della riunione e dal grado di partecipazione desiderato In ogni caso la dimensione tipica di un meeting online egrave da 2 a 25 persone A volte per gruppi piugrave piccoli lrsquoe-mail puograve essere un mezzo adatto Se il gruppo egrave piugrave numeroso si possono considerare anche altri strumenti complementari come i sondaggi o gli strumenti di discussione asincroni (come ad esempio un forum) Nella nostra esperienza fino a 40 persone in formato call egrave una possibile dimensione con due facilitatori
Ci auguriamo che queste raccomandazioni possano esservi utili per avere riunione efficace in questi tempi in cui egrave possibile combinare la distanza fisica e il legame sociale
Marzo 2020
Altekio iniciativas hacia la sostenibilidadSCoopMadhttpaltekioescooperativaaltekioes
Questa presentazione eacute autorizzata Creative
Commons BY-NC-SA 40
Raccomandazioni per riunioni online di successo 5
Se si tratta di uno spazio di indagine e di generazione di propostePossiamo organizzare piccoli gruppi per applicare qualche tecnica passare da un Caffegrave di DialogoWorld Cafeacute a uno Spazio ApertoOpen Space dove possiamo elaborare proposte che potranno poi essere portate in uno spazio decisionale comune
Esplorare le possibilitagrave di facilitazione digitale
Ci sono molte possibilitagrave per adattare gli strumenti della facilitazione faccia a faccia alla facilitazione digitale Alcune risorse che possono ispirarci a farlo sono i manuali Seeds for Change e il pacchetto di risorse IIFAC
Lrsquoinizio della riunione egrave importante
Oltre a presentare lrsquoordine del giorno egrave necessario stabilire una buona atmosfera di partenza in cui accogliere la diversitagrave presente nel gruppo e generare uno spazio sicuro ed efficace Per fare questo possiamo fare un primo round stabilendo una chiara forma di partecipazione Per esempio facendo in modo che il turno di parola sia fatto correttamente per evitare di perdere tempo o di sovrapporsi e assicurando che tutti coloro che vogliono possano partecipare In questi giorni ci siamo anche esercitati a portare qualcosa che ci collega da vicino (per esempio usando metafore come il cibo gli animali o i luoghi sulla terra che ci aiutano a generare connessione e calore)
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Durante la riunione
Se egrave uno spazio di dialogo e di decisioneUn calendario dettagliato dei tempi la definizione dei responsabili di portare le informazioni in ogni punto e i risultati attesi di ognuno di questi punti sono aspetti semplici che dobbiamo specificare Il processo che raccomandiamo egrave di portare le informazioni per vedere se ci sono domande chiarificatrici e dopo aver risposto entrare in un dialogo in background
Prima della riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 6
Controllare se la riunione saragrave registrataPer chi non ha potuto partecipare questo egrave un altro aspetto delicato da considerare Dobbiamo verificare che tutte le persone coinvolte siano drsquoaccordo Per questo possiamo usare la tecnica del termometro (pollice in alto se sono drsquoaccordo pollice in mezzo se devo dare una sfumatura pollice in basso se non sono drsquoaccordo) Nel caso di persone con il pollice abbassato o orizzontale dobbiamo esplorare in quali condizioni ci potrebbe essere un accordo (per esempio la persona con il pollice abbassato non vuole che il suo volto appaia sulla registrazione e puograve essere invitata a partecipare con la telecamera coperta o la persona con il pollice orizzontale vuole che la registrazione sia accessibile solo in audio e per le persone che sono dellrsquoorganizzazione e che oggi non hanno potuto partecipare) Nel caso in cui non ci sia il permesso scartare lrsquoidea e cercare altri modi per consentire alle persone che non hanno potuto essere presenti di conoscere il contenuto della riunione
Impostare le aspettativeLe riunioni online non sono peggio delle riunioni faccia a faccia e possono anche essere migliori sotto molti aspetti Semmai sono diversi Stabilire le aspettative - avere una conversazione con il gruppo su come vogliono condurre le riunioni - e concordare alcune linee guida chiare allrsquoinizio della riunione puograve migliorare notevolmente lrsquoesperienza di tutte le persone
Elencare quando si apre una serie di atteggiamentiaccordiPer una partecipazione online che si prende cura di ogni persona e del gruppoPreparare lo spazio per limitare le possibili distrazioni assegnare un tempo specifico alla riunione verificare in anticipo il corretto funzionamento del sistema (soprattutto lrsquoaudio) disattivare il microfono spegnere la telecamera se ci si muove attenzione al cellulare e al multitasking aspetto posturale dalla diversitagrave eccPossiamo avere un frigorifero virtuale (documento collaborativo) in cui possiamo inserire gli argomenti che emergono che non fanno parte dellrsquoordine del giorno e li lasciamo ligrave in modo che alla fine della riunine possiamo vedere dove li collochiamo se nella riunione stessa nel caso in cui abbiamo tempo o in future convocazioni Ersquo particolarmente importante chiarire come devono essere presi i turni di parola Ci sono piattaforme che offrono questa funzione ma egrave importante sapere se egrave vista solo dalla persona che coordina la chiamata o se egrave qualcosa di visibile Il fatto che sia visibile favorisce lrsquoautoregolamentazione Ogni volta che si apre un punto si puograve votare il numero di persone che vogliono parlare per assegnare il tempo E prima di chiuderla controllate se crsquoegrave qualcun altro che vuole parlare
Durante la riunione
Raccomandazioni per riunioni online di successo 7
Lrsquoatmosfera della riunione cambieragraveEgrave importante essere consapevoli di segni che a volte sono un porsquo piugrave difficili da percepire rispetto a quando siamo in uno spazio fisico Ad esempio i toni della voce i cambiamenti di espressione facciale i silenzi o i momenti in cui piugrave persone parlano contemporaneamente indicano questi cambiamenti a cui dobbiamo prestare attenzione Egrave fondamentale inquadrare questa situazione e rallentare la conversazione in modo da poterci ascoltare e comprendere attivamente
Attenzione al ritmo e alla durata
Si raccomanda che le sessioni online si svolgano ad un ritmo leggermente piugrave lento rispetto a quelle faccia a faccia A volte si verifica un ritardo di alcuni secondi nelle comunicazioni e affincheacute tutti possano tenere il passo egrave consigliabile tenerne conto Se sei un partecipante puoi attirare lrsquoattenzione su di te prima di rivolgerti al gruppo salutando o dicendo ldquodomandardquo o ldquocommentordquo e poi aspettare un paio di secondi prima di continuare In termini di durata si raccomanda che le sessioni siano anche piugrave brevi di quelle di persona e che ogni argomento non duri piugrave di 30-40 minuti
Curare le pause e proporre esercizi di attivazioneSono elementi fondamentali in questi spazi Dobbiamo cercare pratiche adeguate per la cultura di gruppo e quelle che vi servono per il tipo di attenzione che egrave richiesta Ad esempio invitare le persone a battere le mani tutte insieme come un modo per sintonizzarsi di nuovo dopo aver lavorato in piccoli gruppi simulare un porsquo di pioggia sulla testa tutto in una volta per stimolare la concentrazione prima di prendere decisioni abbracciarsi o ringraziarsi allo stesso tempo o alzarsi e salutarsi e ringraziarsi in modo creativo sono piccole espressioni che possiamo usare come un modo per chiudere dopo essere stati a lungo nella stessa posizione con una forte richiesta di attenzione Ecco alcuni altri esercizi suggeriti da 350org Training for Change Se la riunione dura piugrave di unrsquoora e mezza o due ore egrave consigliabile stabilire una pausa che permetta di sgranchire le gambe eo di muovere il corpo di andare in bagno di occuparsi di altre necessitagrave o di altre piccole questioni
Prima di concludere fare una sintesi di quanto concordatoIn modo che tutte le persone ne siano consapevole oltre che per confermare che chi ha preso gli appunti lo ha fatto registrando quanto detto in modo affidabile Inoltre egrave importante se ci sono compiti o azioni da svolgere che queste abbiano una persona responsabile e una scadenza per poterle seguire
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Doppo la riunione
Sintesi dei risultati
Saragrave importante inviare il prima possibile il verbale o i risultati della riunione per rafforzare la chiarezza su quanto egrave stato raggiunto Possiamo anche generare uno spazio per il feedback con lrsquoapprendimento che genera regole del gioco o inviti sotto forma di atteggiamenti o accordi per riunione future
E quante persone possono partecipare a una riunione
Come per ogni riunione la scelta di chi deve partecipare dipende dagli obiettivi della riunione e dal grado di partecipazione desiderato In ogni caso la dimensione tipica di un meeting online egrave da 2 a 25 persone A volte per gruppi piugrave piccoli lrsquoe-mail puograve essere un mezzo adatto Se il gruppo egrave piugrave numeroso si possono considerare anche altri strumenti complementari come i sondaggi o gli strumenti di discussione asincroni (come ad esempio un forum) Nella nostra esperienza fino a 40 persone in formato call egrave una possibile dimensione con due facilitatori
Ci auguriamo che queste raccomandazioni possano esservi utili per avere riunione efficace in questi tempi in cui egrave possibile combinare la distanza fisica e il legame sociale
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Raccomandazioni per riunioni online di successo 6
Controllare se la riunione saragrave registrataPer chi non ha potuto partecipare questo egrave un altro aspetto delicato da considerare Dobbiamo verificare che tutte le persone coinvolte siano drsquoaccordo Per questo possiamo usare la tecnica del termometro (pollice in alto se sono drsquoaccordo pollice in mezzo se devo dare una sfumatura pollice in basso se non sono drsquoaccordo) Nel caso di persone con il pollice abbassato o orizzontale dobbiamo esplorare in quali condizioni ci potrebbe essere un accordo (per esempio la persona con il pollice abbassato non vuole che il suo volto appaia sulla registrazione e puograve essere invitata a partecipare con la telecamera coperta o la persona con il pollice orizzontale vuole che la registrazione sia accessibile solo in audio e per le persone che sono dellrsquoorganizzazione e che oggi non hanno potuto partecipare) Nel caso in cui non ci sia il permesso scartare lrsquoidea e cercare altri modi per consentire alle persone che non hanno potuto essere presenti di conoscere il contenuto della riunione
Impostare le aspettativeLe riunioni online non sono peggio delle riunioni faccia a faccia e possono anche essere migliori sotto molti aspetti Semmai sono diversi Stabilire le aspettative - avere una conversazione con il gruppo su come vogliono condurre le riunioni - e concordare alcune linee guida chiare allrsquoinizio della riunione puograve migliorare notevolmente lrsquoesperienza di tutte le persone
Elencare quando si apre una serie di atteggiamentiaccordiPer una partecipazione online che si prende cura di ogni persona e del gruppoPreparare lo spazio per limitare le possibili distrazioni assegnare un tempo specifico alla riunione verificare in anticipo il corretto funzionamento del sistema (soprattutto lrsquoaudio) disattivare il microfono spegnere la telecamera se ci si muove attenzione al cellulare e al multitasking aspetto posturale dalla diversitagrave eccPossiamo avere un frigorifero virtuale (documento collaborativo) in cui possiamo inserire gli argomenti che emergono che non fanno parte dellrsquoordine del giorno e li lasciamo ligrave in modo che alla fine della riunine possiamo vedere dove li collochiamo se nella riunione stessa nel caso in cui abbiamo tempo o in future convocazioni Ersquo particolarmente importante chiarire come devono essere presi i turni di parola Ci sono piattaforme che offrono questa funzione ma egrave importante sapere se egrave vista solo dalla persona che coordina la chiamata o se egrave qualcosa di visibile Il fatto che sia visibile favorisce lrsquoautoregolamentazione Ogni volta che si apre un punto si puograve votare il numero di persone che vogliono parlare per assegnare il tempo E prima di chiuderla controllate se crsquoegrave qualcun altro che vuole parlare
Durante la riunione
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Lrsquoatmosfera della riunione cambieragraveEgrave importante essere consapevoli di segni che a volte sono un porsquo piugrave difficili da percepire rispetto a quando siamo in uno spazio fisico Ad esempio i toni della voce i cambiamenti di espressione facciale i silenzi o i momenti in cui piugrave persone parlano contemporaneamente indicano questi cambiamenti a cui dobbiamo prestare attenzione Egrave fondamentale inquadrare questa situazione e rallentare la conversazione in modo da poterci ascoltare e comprendere attivamente
Attenzione al ritmo e alla durata
Si raccomanda che le sessioni online si svolgano ad un ritmo leggermente piugrave lento rispetto a quelle faccia a faccia A volte si verifica un ritardo di alcuni secondi nelle comunicazioni e affincheacute tutti possano tenere il passo egrave consigliabile tenerne conto Se sei un partecipante puoi attirare lrsquoattenzione su di te prima di rivolgerti al gruppo salutando o dicendo ldquodomandardquo o ldquocommentordquo e poi aspettare un paio di secondi prima di continuare In termini di durata si raccomanda che le sessioni siano anche piugrave brevi di quelle di persona e che ogni argomento non duri piugrave di 30-40 minuti
Curare le pause e proporre esercizi di attivazioneSono elementi fondamentali in questi spazi Dobbiamo cercare pratiche adeguate per la cultura di gruppo e quelle che vi servono per il tipo di attenzione che egrave richiesta Ad esempio invitare le persone a battere le mani tutte insieme come un modo per sintonizzarsi di nuovo dopo aver lavorato in piccoli gruppi simulare un porsquo di pioggia sulla testa tutto in una volta per stimolare la concentrazione prima di prendere decisioni abbracciarsi o ringraziarsi allo stesso tempo o alzarsi e salutarsi e ringraziarsi in modo creativo sono piccole espressioni che possiamo usare come un modo per chiudere dopo essere stati a lungo nella stessa posizione con una forte richiesta di attenzione Ecco alcuni altri esercizi suggeriti da 350org Training for Change Se la riunione dura piugrave di unrsquoora e mezza o due ore egrave consigliabile stabilire una pausa che permetta di sgranchire le gambe eo di muovere il corpo di andare in bagno di occuparsi di altre necessitagrave o di altre piccole questioni
Prima di concludere fare una sintesi di quanto concordatoIn modo che tutte le persone ne siano consapevole oltre che per confermare che chi ha preso gli appunti lo ha fatto registrando quanto detto in modo affidabile Inoltre egrave importante se ci sono compiti o azioni da svolgere che queste abbiano una persona responsabile e una scadenza per poterle seguire
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Sintesi dei risultati
Saragrave importante inviare il prima possibile il verbale o i risultati della riunione per rafforzare la chiarezza su quanto egrave stato raggiunto Possiamo anche generare uno spazio per il feedback con lrsquoapprendimento che genera regole del gioco o inviti sotto forma di atteggiamenti o accordi per riunione future
E quante persone possono partecipare a una riunione
Come per ogni riunione la scelta di chi deve partecipare dipende dagli obiettivi della riunione e dal grado di partecipazione desiderato In ogni caso la dimensione tipica di un meeting online egrave da 2 a 25 persone A volte per gruppi piugrave piccoli lrsquoe-mail puograve essere un mezzo adatto Se il gruppo egrave piugrave numeroso si possono considerare anche altri strumenti complementari come i sondaggi o gli strumenti di discussione asincroni (come ad esempio un forum) Nella nostra esperienza fino a 40 persone in formato call egrave una possibile dimensione con due facilitatori
Ci auguriamo che queste raccomandazioni possano esservi utili per avere riunione efficace in questi tempi in cui egrave possibile combinare la distanza fisica e il legame sociale
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Lrsquoatmosfera della riunione cambieragraveEgrave importante essere consapevoli di segni che a volte sono un porsquo piugrave difficili da percepire rispetto a quando siamo in uno spazio fisico Ad esempio i toni della voce i cambiamenti di espressione facciale i silenzi o i momenti in cui piugrave persone parlano contemporaneamente indicano questi cambiamenti a cui dobbiamo prestare attenzione Egrave fondamentale inquadrare questa situazione e rallentare la conversazione in modo da poterci ascoltare e comprendere attivamente
Attenzione al ritmo e alla durata
Si raccomanda che le sessioni online si svolgano ad un ritmo leggermente piugrave lento rispetto a quelle faccia a faccia A volte si verifica un ritardo di alcuni secondi nelle comunicazioni e affincheacute tutti possano tenere il passo egrave consigliabile tenerne conto Se sei un partecipante puoi attirare lrsquoattenzione su di te prima di rivolgerti al gruppo salutando o dicendo ldquodomandardquo o ldquocommentordquo e poi aspettare un paio di secondi prima di continuare In termini di durata si raccomanda che le sessioni siano anche piugrave brevi di quelle di persona e che ogni argomento non duri piugrave di 30-40 minuti
Curare le pause e proporre esercizi di attivazioneSono elementi fondamentali in questi spazi Dobbiamo cercare pratiche adeguate per la cultura di gruppo e quelle che vi servono per il tipo di attenzione che egrave richiesta Ad esempio invitare le persone a battere le mani tutte insieme come un modo per sintonizzarsi di nuovo dopo aver lavorato in piccoli gruppi simulare un porsquo di pioggia sulla testa tutto in una volta per stimolare la concentrazione prima di prendere decisioni abbracciarsi o ringraziarsi allo stesso tempo o alzarsi e salutarsi e ringraziarsi in modo creativo sono piccole espressioni che possiamo usare come un modo per chiudere dopo essere stati a lungo nella stessa posizione con una forte richiesta di attenzione Ecco alcuni altri esercizi suggeriti da 350org Training for Change Se la riunione dura piugrave di unrsquoora e mezza o due ore egrave consigliabile stabilire una pausa che permetta di sgranchire le gambe eo di muovere il corpo di andare in bagno di occuparsi di altre necessitagrave o di altre piccole questioni
Prima di concludere fare una sintesi di quanto concordatoIn modo che tutte le persone ne siano consapevole oltre che per confermare che chi ha preso gli appunti lo ha fatto registrando quanto detto in modo affidabile Inoltre egrave importante se ci sono compiti o azioni da svolgere che queste abbiano una persona responsabile e una scadenza per poterle seguire
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Come per ogni riunione la scelta di chi deve partecipare dipende dagli obiettivi della riunione e dal grado di partecipazione desiderato In ogni caso la dimensione tipica di un meeting online egrave da 2 a 25 persone A volte per gruppi piugrave piccoli lrsquoe-mail puograve essere un mezzo adatto Se il gruppo egrave piugrave numeroso si possono considerare anche altri strumenti complementari come i sondaggi o gli strumenti di discussione asincroni (come ad esempio un forum) Nella nostra esperienza fino a 40 persone in formato call egrave una possibile dimensione con due facilitatori
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Come per ogni riunione la scelta di chi deve partecipare dipende dagli obiettivi della riunione e dal grado di partecipazione desiderato In ogni caso la dimensione tipica di un meeting online egrave da 2 a 25 persone A volte per gruppi piugrave piccoli lrsquoe-mail puograve essere un mezzo adatto Se il gruppo egrave piugrave numeroso si possono considerare anche altri strumenti complementari come i sondaggi o gli strumenti di discussione asincroni (come ad esempio un forum) Nella nostra esperienza fino a 40 persone in formato call egrave una possibile dimensione con due facilitatori
Ci auguriamo che queste raccomandazioni possano esservi utili per avere riunione efficace in questi tempi in cui egrave possibile combinare la distanza fisica e il legame sociale
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