Quando un sistema di posta elettronica di 5 anni fa non basta più Pasquale DAgnese Technology...

“Quando un sistema di posta elettronica di 5 anni fa non basta più”

Pasquale D’AgneseTechnology AdvisorDivisione grandi clientiMicrosoft Italia

Emanuele ParisRegional CIOMicrosoft Corporation

Il ruolo critico della e-mail A cosa deve rispondere un sistema di

posta oggi Perché Exchange 2003 Server La piattaforma di collaborazione Opportunità con Exchange 2003 Server La sicurezza con Exchange 2003 Server I costi di possesso (TCO) Il futuro di Exchange

Agenda

Domanda

Che tipo di soluzione di posta elettronica avete?

Exchange 5.5 Exchange 2000 Exchange 2003 Lotus Notes Soluzione OpenSource (Sendmail, Postfix,

altro) Altro

Il ruolo critico delle e-mail

La posta elettronica è ormai lo strumento di comunicazione e collaborazione più utilizzato dagli utenti

Da un efficiente sistema di messaggistica dipende oggi la produttività e l'efficienza di realtà aziendali di qualsiasi dimensione

Secondo una ricerca di Meta Group (http://www.metagroup.com/letter/eMailvsPhone.html) L’80% dei dirigenti aziendali preferisce l’e-mail al telefono Il 74% giudica un guasto al sistema di messaggistica

aziendale come il danno più critico per i sistemi IT

http://www.metagroup.com/letter/eMailvsPhone.html




Non solo mail Calendario, contatti, attività, oltre alla posta Multicanalità in sicurezza Tecnologia che abilita la collaborazione

Soluzione mission critical SLA stringenti su disponibilità del servizio e tempi di recovery

Attenzione alla bontà delle informazioni Spamming e Virus

Efficienza IT per i servizi di posta Consolidamento e semplicità di gestione Ottimizzazione nell’uso delle risorse

A cosa deve rispondere un sistema di posta oggi

IDC: Giugno-Settembre 2004

Perchè Exchange 2003 Server

COLLABORAZIONE ASINCRONA

COLLABRAZIONE DEI PROCESSI DI

BUSINESS

SERVIZI DI INFRASTRUTTURA

Windows SharePointServices

Windows MediaServices

Windows RightsManagement Services

COLLABORAZIONE REAL-TIME

La piattaforma di collaborazione

“Open standard” RFC Standard: SMTP, LDAP v3, IMAP4, POP3,

XML, HTML, xHTML, cHTML, DAV Accesso dall’esterno, semplice e

sicuro Outlook 2003 su connessione internet

standard con elevati criteri di sicurezza Concetto di chiosco (https://mail.company.com

) Accesso da dispositivi “Mobile” ad ampia

diffusione Accesso con banda controllata

Utenti roaming e uffici remoti con connettività latenti (Filiali, agenzie, hotel)

Opportunità con Exchange 2003 Server

https://mail.company.com/

Domanda

Che tipo di client di posta prevalente avete in azienda?

Outlook 2003 – XP – 2000 Outlook 97 o 98 Client IMAP4/POP3 Browser Client Lotus Notes Altro

Outlook 2003

Outlook 2003

Anteprima Anteprima a tutta a tutta paginapagina

Follow-up Follow-up in un clickin un click

Cartelle più Cartelle più usateusate

Vista per Vista per conversazioneconversazione

Cartella dei Cartella dei Follow-upFollow-up

Viste Viste personalizzatepersonalizzate

Outlook 2003

Anteprima Anteprima a tutta a tutta paginapagina

Follow-up Follow-up in un clickin un click

Cartelle più Cartelle più usateusate

Vista per Vista per conversazioneconversazione

Cartella dei Cartella dei Follow-upFollow-up


Information Right Information Right Management:Management:

Protezione dei messaggi Protezione dei messaggi con policy centralizzatecon policy centralizzate

Collaborazione Real-Time

Integrazione dello stato di presenza delle persone in OfficeSystem

Più produttività per l’utente

Motore di presenza su workspace e portali Abilita presenza/Instant Messaging su Windows Sharepoint

Services e Sharepoint Portal Server

Collaborazione Real-Time

100,000 e-mail account

3M+ messaggi e-mail al giorno (internamente)

92,000 utenti

300,000+ PC e dispositivi

7M connessioni

remote/mese

Microsoft IT

3 siti Exchange

nel mondo

Tokyo

Dublin

Singapore

Redmond

Silicon Valley

89 nazioni

400 sedi

Outlook Web Access Interfacce Premium e Basic Tutti i browser sono supportati Compressione dati – migliorata di circa il 30% rispetto a Exchange 2000

Anteprima a Anteprima a tutta paginatutta pagina

Menu Menu contestualicontestuali


Regole Regole gestione postagestione posta

Outlook Web AccessPossibilita’ di Possibilita’ di

bloccare gli allegati bloccare gli allegati per controllo virusper controllo virus

Outlook Mobile Access

Email Lettura, risposta, inoltro,

cancellazione messaggi Ricerca contatti sul Directory

Ricerche su Address List con chiamate telefoniche dirette su numeri trovati

Calendario Visualizzazione, creazione e

gestione di appuntamenti Risposta a richieste/cancellazioni

appuntamenti Attività e Contatti

Ogni dispositivo con un browser può accedere alla mailbox

Exchange 2003 “Server ActiveSync”

Soluzione per PDA di sincronizzazionedella mailbox via GPRS

Email, calendario, contatti On demand Silenziosamente, su notifica

(“Always Up to Date” con WindowsMobile 2003)

Client Microsoft Pocket PC, Pocket PC Phone Edition,

Smartphone Licenza per Client 3°parti

PalmOne, Symbian, Nokia

Sicurezza S/MIME (Pocket PC 2003)

Domanda

Avete utenti che usano dispositivi diversi per accedere alla propria mail dall’esterno?

Si, con dispositivi Palmari e/o Cellulari Si, con PC portatili e Outlook Si, con accesso browser Altro No

Autenticazione e controllo degli accessi integrati con Windows (Single Sign-On)

Gestione dello Spam Protezione da Virus Difesa perimetrale contro attacchi (ISA

Server) Firma digitale e cifratura mail Protezione dell’informazione (RMS) Canali sicuri nell’accesso dall’esterno

Soluzione di posta elettronica sicura

Come ottenere scalabilità, sicurezza e alta affidabilità?

ExchangeBack-endCluster

DomainController

ExchangeFront-end

Cluster

Firewall

L’architettura di Exchange Server 2003 multilivello garantisce scalabilità orizzontale e verticale, sistemi di cluster specifici, difesa perimetrale,

servizi di antispam e antivirus a più livelli



DomainController

ExchangeFront-end

Cluster

ISA 2004Sever



Internet Security & Acceleration Server fornisce la prima linea di difesa contro Spam, Virus ed attacchi esterni



DomainController

ExchangeFront-end

Cluster

ISA 2004Sever



Microsoft Operations Manager permette di monitorare tutta la architettura consentendo di ottimizzare la gestione dei server e di controllarne lo stato

Microsoft OperationsManager

Internet Security & Acceleration Server fornisce la prima linea di difesa contro Spam, Virus ed attacchi esterni

Report Gartner “E-mail in 2003: The Risk Level Rises”: lo Spam cresce con un tasso annuale del 1000%. Ciò implica l’aumento di traffico di oltre il 50% se le aziende non implementano servizi antispam;

Report META “The Future of Spam”: il costo per lo spam è stato calcolato in 7-10 € ad utente e un amministratore dedicato ogni 10000 utenti;

Ricerca META Group: entro il 2004 il 70 % delle aziende deve implementare servizi contro lo Spam, con crescita fino al 100% nel 2005

Il Problema della posta nel 2005

Domanda

Sentite critico il problema dello Spam nella vostra azienda?

Si, ho già implementato una soluzione Si, mi sto attrezzando per affrontarlo Si, ma stò ancora cercando la soluzione più

adatta No

Exchange Server 2003 – due livelli

Gateway

FiltriSMTP

ExchangeIntelligent

Message Filter

SCL = Spam Confidence Level

ListeReal Time

Gestione dello Spam

Messaggio + SCL

Antispam sul server a due livelli A livello di gateway

Blocchi di controllo seriali


Gateway Mailbox

Spam?

Listedefinite

dall’utente


Messaggio + SCL

Gestione dello Spam Antispam sul server

A livello di gateway Blocchi di controllo

seriali A livello di mailbox

Blocco decisionale sulla base di SCL e definizioni utente

FiltriSMTP

ExchangeIntelligent

Message Filter

ListeReal Time

Postaindesiderata Inbox


Gateway Mailbox

Postaindesiderata

Spam?

Inbox

Listedefinite

dall’utente


Messaggio + SCL

Gestione dello Spam

Exchange 2003 OWA

Listedefinite

dall’utente

Postaindesiderata

Outlook 2003

Spam?

Listedefinite

dall’utente

Inbox

FiltriSMTP

ExchangeIntelligent

Message Filter

ListeReal Time

Protezione contro i Virus

Miglioramento ed arricchimento delle funzioni per la scansione dei Virus in Exchange 2003 Scansione ai gateway (non sui mailbox

server) con blocco degli allegati come impostazione di base

Azioni sui messaggi “infetti” (es.: cancellazione)

Scansione dei messaggi verso l’esterno Tecnologia abilitante per soluzioni 3rd

party Trend Micro, McAfee, Sybari, CA, etc.

Mail “Hygiene” in Microsoft

Incoming Internet E-mail

1. Connection Filter

2. Sender and Recipient Filter

3. Intelligent Message

Filter

Outlook Inbox

Outlook Junk E-mail

1. Ca. 25% messaggi bloccati dal primo livello

2. Ulteriore 59% dei rimanenti messaggi bloccati dal secondo livello

3. 38% dei restanti messaggi bloccati dall’Intelligent Message Filter

4. Virus Scanning sul serverExchange

5. Spam e Virus scan sul client

85 % del traffico totale di messaggi entranti viene scartato (8.8M di messaggi al giorno da internet)

Privacy e Integrity della posta

Verifica del destinatario

Confidenzialità, integrità, non ripudiabilità del messaggio

Controllo della propagazione delle informazioni

Exchange e Windows Server 2003

Integrazione con Active Directory Autenticazione integrata (Single sign-on) Utilizzo nativo dei certificati (integrazione PKI) Controllo degli accessi a risorse condivise

Tempi ridotti per Backup & Restore

Exchange 5.5 Backup su nastro Restore Offline – ca. 8 ore

Exchange 2000 Backup su disco Restore Online – ca. 2-3 ore

Exchange 2003 Backup su disco Restore Online su Recovery Storage Group – ca. 20 min.

Exchange e Windows Server 2003

Soluzioni affidabili (i quattro “9”) Uptime di Microsoft Messaging 99,99% (Ri)utilizzo e ottimizzazione di hardware per storage

Soluzioni scalabili Cluster di back-end a 8 nodi Cluster di front-end con servizi di bilanciamento di rete

(NLB o soluzioni esterne) Storage supportato: SAN, iScsi NAS

Gestibilità delle soluzioni Soluzioni di 3rd party per storage management (es.: KVS-

Veritas, Legato, CommVault, RISS HP) Microsoft Operations Manager (MOM)

Distribuzione Exchange pre-2003

90,000 mailbox90,000 mailbox

310 sedi/230 città310 sedi/230 città

74 sedi con 74 sedi con Exchange ServerExchange Server

85,500 liste di 85,500 liste di distribuzionedistribuzione

230,000 Public 230,000 Public FoldersFolders

3M+ messaggi mail 3M+ messaggi mail al giornoal giorno

5M messaggi mail 5M messaggi mail da Internet al giornoda Internet al giorno

150,000+ PC150,000+ PC

215 Exchange server/110 215 Exchange server/110 server di postaserver di posta

4 Domini Exchange4 Domini Exchange

>10,000 server>10,000 server

Distribuzione Exchange post-2003

100,000 mailbox100,000 mailbox300,000+ 300,000+ dispositividispositivi

8,000 server8,000 server

400 sedi400 sedi

3 sedi con Exchange 3 sedi con Exchange Server (+1 di backup)Server (+1 di backup)

110 Exchange server/38 110 Exchange server/38 server di postaserver di posta

2 Domini Exchange2 Domini Exchange

8.8M di messaggi mail al 8.8M di messaggi mail al giorno da Internetgiorno da Internet

Perchè è stato possibile consolidare

Outlook 2003 Cached Mode Transazioni Client-Server sono spesso

processi di background In Foreground si ha:

Informazioni di Free-Busy Accesso delegato Regole Accesso Public Folder

Compressione dati Outlook 2003 Client <–> Exchange 2003 Server OTG ha verificato un 40% di miglioramento

Riduzione dei costi di banda Mobility: Exchange 2003/Office 2003

(OWA, RPC/HTTP, EAS)

Modello amministrativo Amministrazione centralizzata 24X7

OTG fornisce una struttura a 2 livelli

L’amministrazione degli Account/Mailbox è effettuata centralmente

L’amministrazione del 99% dei gruppi di distribuzione e di sicurezza è automatizzata (AutoGroup)

Knowledge Management

La disponibilita’ del servizio è passata dal 99.9% al 99.99% nonostante i processi di “dogfood”

Monitoring – MOM!

Microsoft Operations Manager (MOM)

http://www.microsoft.com/exchange/mom

http://www.microsoft.com/exchange/mom

Monitoring di Exchange 2003 Server

Microsoft Operations Manager consente agli amministratori di monitorare un numero elevato di

server da una console centrale di ridurre il tempo per risolvere il

problema Exchange Management Pack è

sviluppato dal team di sviluppo di Exchange insieme al supporto tecnico Consolidamento degli eventi in alert

significativi Indicazione di una possibile

soluzione Viste e report: stato dei sistemi in

tempo reale e capacity planning

Disponibilità Servizi Database Protocolli Performance


Stato Database Dimensione storage Dimensione mailbox Public folder


Stato di “salute” Code di posta Spazio occupato Performance Stato aggiornamenti


Exchange Servers

9% Banda4%

Exchange Costo licenze

16%

Utility per lagestione

8%PianificazioneDeployment

Training2%

Exchange Operations

20%

Hardware Operations

9%

Help Desk32%

META Group Report Distribuzione dei costi di possesso

Exchange Servers

9% Banda4%

Exchange Costo licenze

16%

Utility per lagestione

8%PianificazioneDeployment

Training2%

Exchange Operations

20%

Hardware Operations

9%

Help Desk32%

Hardware OperationsRiduzione numero dei server nei datacenter e nei siti remoti

OperationsNuove funzionalità amministrativeMonitoring proattivo (MOM)

Pianificazione e deploymentNuovi strumenti e risorse

BandaMigliori prestazioni con Outlook 2003 e Outlook Web Access Licenze Software

Licensing più flessibileFront-End StandardInternet connector

Utility per la gestioneRiduzione server

Help DeskMinori chiamate grazie ai log e al cache mode di Outlook 2003

META Group Report Distribuzione dei costi di possesso

META Group ReportRisparmio di costi nella migrazione da Exchange 5.5 a Exchange 2003 http://www.microsoft.com/exchange/evaluation/ExchangeScenarios.asp

Grande multinazionale 45000 utenti Exchange 5.5 in 17 siti Riduzione # Mailbox server: 37 -> 17 Risparmio di $606000 all’anno

Scenario 1 Exchange 5.5 vs 2003 Operational Costs

$102,500$40,000

$38,489

$12,203

$268,700

$98,300

$123,000

$141,300

$-

$100,000

$200,000

$300,000

$400,000

$500,000

$600,000

Exchange 5.5 Exchange 2003

Remote WAN Costs

Personnel Costs

Server Software

Server Hardware

Scenario 2 Exchange 5.5 vs 2003 Operation Cost Savings

$322,500$160,000

$104,704

$41,489

$743,700

$362,500

$-

$200,000

$400,000

$600,000

$800,000

$1,000,000

$1,200,000

$1,400,000

Exchange 5.5 Exchange 2003

Personnel Costs

Server Software

Server Hardware

Oltre $240K di riduzione dei costi per anno!

Oltre $606K di riduzionedei costi per anno!

Azienda media 11000 utenti Exchange 5.5 in 19 siti Riduzione # Mailbox server: 15 -> 5 Risparmio di $240000 all’anno

http://www.microsoft.com/exchange/evaluation/ExchangeScenarios.asp

META Group ReportConfronto TCO tra Exchange 2003 Server e Lotus Domino

Studio condotto su aziende con numero di utenti tra 500 e 6000

Aree: messaggistica pura, infrastruttura e costo per “dipendente”

Roadmap più chiara!

Ottobre 2003 Exchange 2003 Office System

H2 2006 Disponibilità di Exchange12

OggiOggi2003 2004 2005 2006

Q3 2005 Beta 1 Exchange 12 Exchange 2003 SP2 Q1 2006

Beta 2 Exchange12

Maggio 2004 Exchange 2003 SP1

Q1 & Q2 2005 Exchange 2003 Web Release 1.2Web Release 1.2

http://www.microsoft.com/exchange/downloads/2003/default.mspx

Strumenti di gestione per lo storage Strumenti per la gestione dei canali SMTP Exchange Best Practice Analyzer – nuove

regole e report

Service Pack 2 Nuove funzionalità per ActiveSync Server Arricchimento delle funzioni Anti-spam Gestione Public Folder rinnovata

Exchange roadmap



Il Futuro di Exchange: nuovi ruoli

Sicurezza Ruolo di Mail “Hygiene” server Continuo focus sui servizi di “Edge”: antispam, antivirus,

gestione dei contenuti delle mail Collaborazione

Introduzione del ruolo “unified messaging” (accesso vocale, fax, voice mail)

Nuovi dispositivi di sincronizzazione supportati Gestione

Supporto per storage a basso costo (Direct Attached Storage)

Gestione e monitor integrati

Per approfondimenti

Ulteriori approfondimenti sul consolidamento Exchange in Microsoft:

http://www.microsoft.com/services/microsoftservices/exchange.mspx#103

http://www.microsoft.com/services/microsoftservices/consolidation.mspx

http://www.microsoft.com/services/microsoftservices/exchange.mspx#Slide%20103







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