Quadro di riferimento del Sistema di Controllo Interno 2011_06_22... · I fattori che influenzano...

Quadro di riferimento del Sistema di Controllo Interno

22 Giugno 20111

Definizione

Il Sistema di Controllo Interno è l’insieme organico di regole,procedure, strutture organizzative e comportamenti aventi lafinalità di:

– supportare il raggiungimento degli obiettivi strategici e operativi (ovverodi efficacia ed efficienza delle attività e di salvaguardia del patrimonioaziendale);

– prevenire o limitare le conseguenze di eventi negativi inattesi tramiteopportune strategie di individuazione e gestione dei rischi;

Quadro di riferimento SCI 22 Giugno 20112

opportune strategie di individuazione e gestione dei rischi;– verificare che i livelli di rischio definiti in sede programmatica non siano

superati;– assicurare la conformità alle leggi e ai regolamenti applicabili;– assicurare il controllo della corretta e trasparente informativa interna e

verso il mercato.

Il quadro così come descritto viene applicato in manieraomogenea in TE e nelle sue controllate. Le collegate vengonoanalizzate in riferimento a questo framework.

CaratteristicheIl Sistema di Controllo Interno promuove, prevede, verifica egarantisce con continuità:– la separazione dei compiti tra chi autorizza, chi esegue e chi controlla;

– l’attribuzione delle responsabilità tra i vari attori del Sistema (accountability) e dicoerenti poteri autorizzativi e di spesa;

– l’identificazione, misurazione, gestione e monitoraggio dei rischi assunti dalGruppo;

– l’efficacia, efficienza, tempestività ed esaustività dei flussi informativi;

– L’esistenza di disposizioni aziendali e/o procedure formalizzate idonee a fornire


– L’esistenza di disposizioni aziendali e/o procedure formalizzate idonee a fornireprincipi di comportamento e definire modalità operative per lo svolgimento delleattività, nonché modalità di archiviazione della documentazione;

– la tempestività e completezza della comunicazione di eventuali anomalie agliadeguati livelli;

– la revisione costante dei processi sulla base dei principi del miglioramentocontinuo;

– l’adeguatezza, intesa come rappresentazione completa, corretta e veritiera, dellaregistrazione dei fatti gestionali del Gruppo;

– la tracciabilità, intesa come verificabilità ex post del processo di decisione,autorizzazione e svolgimento delle attività.

Framework

Il Gruppo si è dotato di un quadro di riferimento del Sistema diControllo Interno in linea con quanto previsto dal CoSO Report(framework della Treadway Commission, best practicericonosciuta a livello internazionale) e comprende 5componenti:

A. Ambiente di controllo

B. Valutazione e Gestione dei rischi


B. Valutazione e Gestione dei rischi

C. Attività di controllo

D. Informazione e comunicazione

E. Monitoraggio continuo dei sistemi di controllo

Overview Framework SCI

Valutazione e Gestione dei Rischi

• Obiettivi Specifici per attività

• Rischi

• Gestione dei cambiamenti

Attività di controllo

• Esistenza adeguate Politiche e Procedure

• Modalità e procedure di controllo

Informazione e Comunicazione

• Informazione


• Integrità e valori Etici

• Struttura Organizzativa

• Attribuzione Poteri e responsabilità

• Politiche e Prassi delle Risorse Umane

Ambiente di Controllo

Ambiente di Controllo

Monitoraggio

• Informazione

• Comunicazioni legate al SCI

• Monitoraggio continuo• Riesame Periodico

adeguatezza SCI• Segnalazione non

conformità e criticità

A. Ambiente di Controllo

L’ambiente è un elemento fondamentale del sistema di controllo internoaziendale. Esso costituisce la base per tutti gli altri componenti delsistema di controllo interno, fornendo cultura, disciplina eorganizzazione. I fattori che influenzano l’ambiente del controllo sono:− l’integrità i valori etici;− l’assetto organizzativo;− le modalità di delega delle responsabilità;− la competenza e lo sviluppo professionale del personale.


− la competenza e lo sviluppo professionale del personale.

1. La società ha adottato un modello di management in cui gli attorisono responsabili dei processi e del controllo interno associato ed incui le funzioni di staff forniscono supporto per contribuire adassicurare l’eccellenza operativa.

A. Ambiente di Controllo2. L’organizzazione del Gruppo è su quattro livelli:

– I Centri di Profitto: unità di business identificate come entità distinte“generatrici” di ricavi e costi determinati in modo che la redditivitàpossa essere misurata. I Centri di Profitto hanno la responsabilità diottimizzare capitale investito al fine di soddisfare i rendimenti attesi e diattuare il loro controllo interno;

– I Centri di Servizio (Staff): assicurano servizi specifici e pertinenti alfine di consentire ad altri centri di raggiungere i loro obiettivi. Sonoresponsabili, in coerenza con la governance adottata dalla società, delcontrollo interno di secondo livello. Per le società controllatedeterminati servizi possono essere forniti dalla Holding;


determinati servizi possono essere forniti dalla Holding;– L’AD/ Holding: definisce le strategie d’insieme e l’organizzazione.

Assicura il presidio del controllo unitario di gruppo e il rispetto degliequilibri finanziari globali. Con il supporto del Comitato di Sorveglianzadei Rischi e del Sistema di Controllo Interno, esercita un ruolo disupervisione sul funzionamento complessivo del Sistema di ControlloInterno delineato;

– Il Consiglio di Amministrazione, gioca il ruolo di garante ultimo delsistema di controllo interno dell’impresa operando in armonia con loShareholders’ Agreement.

A. Ambiente di Controllo

3. La società ricerca l’eccellenza nelle operazioni:– I centri di profitto adottano un atteggiamento di apertura, di

trasparenza, di responsabilizzazione delle azioni intraprese, di qualitànella rendicontazione così come le funzioni di supporto adottano unapproccio di servizio alle operazioni;

– La società privilegia la fiducia tra gli attori basata su un’adeguatacomunicazione degli obiettivi e delle strategie, favoriscel’implementazione di procedure interne semplici e appropriate, crede nelmiglioramento continuo anche tramite politiche di formazione e sviluppo


miglioramento continuo anche tramite politiche di formazione e sviluppodi carriera delle risorse;

– La società si dota di regole che definiscono i poteri di spesa in coerenzacon le responsabilità attribuite.

4. La società si è dotata di un codice di comportamento che sancisce iprincipi e le regole di condotta con l’obiettivo di raccomandare,promuovere o vietare determinati comportamenti.

B. Valutazione e Gestione dei RischiLa valutazione dei rischi consiste nell’individuare e analizzare i fattoriche possono pregiudicare il raggiungimento degli obiettivi; si completacon il processo che consente di determinare come questi rischidovranno essere gestiti. Considerando che l’ambiente micro e macro-economico, la situazione normativa e le condizioni operative aziendalisono in continua trasformazione, si rendono necessari meccanismi checonsentano di identificare e fronteggiare i rischi specifici collegati adette trasformazioni.


1. TotalErg si è dotata di un sistema di gestione dei rischi finalizzatotanto a proteggere la società da situazioni sfavorevoli chepotrebbero impedire la realizzazione degli obiettivi o attentareall’integrità degli assets aziendali quanto a supportare la sceltadelle opportunità più convenienti sul mercato.

B. Valutazione e Gestione dei Rischi2. In prima istanza i rischi devono essere identificati e gestiti dai

centri di profitto. Tutte le funzioni di supporto, oltre l’obiettivo diridurre i rischi inerenti la propria attività, apportano il lorocontributo al fine di identificare e ridurre i rischi complessivi deiprocessi.

3. Il processo di gestione dei rischi è incardinato nel processo diBudgeting e Pianificazione. La valutazione e l’aggiornamento deirischi sono strettamente legate all’identificazione degli obiettivi ed


rischi sono strettamente legate all’identificazione degli obiettivi edal contesto di riferimento. La Direzione Audit e Controllo Processisupporta e promuove come Risk Officer le attività di analisi delrischio. Tutte le funzioni aziendali partecipano al processo divalutazione beneficiando del forte sostegno del Vertice Aziendale.

B. Valutazione e Gestione dei Rischi4. La società avoca al Board in particolare la gestione dei rischi

correlati alle seguenti aree:– la scelta del Top e Senior Management della holding e delle

controllate*;

– i rischi relativi alla sicurezza che sono considerati di primariaimportanza*;

– i rischi relativi agli investimenti*. Il business si accompagna ad unaforte intensità di capitale, i rischi associati sono dunque maggiori e ledecisioni di investimento fortemente centralizzate anche per quello cheriguarda M&A, controllate e grandi contratti;


– la definizione e la supervisione delle politiche.

– la definizione delle politiche di bilancio*.

– l’utilizzo dei brand e dell’immagine*.* Disciplinato nello Shareholders’ Agreement (7.3.3)

5. Gli obiettivi indirizzano l’analisi e la valutazione dei rischi. È definitoun sistema degli obiettivi chiaro, coerente, adeguatamente diffuso eperiodicamente aggiornato. Gli obiettivi pluriennali sono declinatinegli obiettivi specifici annuali ed a cascata negli obiettiviindividuali.


Le attività di controllo sono definite nell’insieme delle politiche e delleprocedure che assicurano al management l’applicazione delle suedirettive. Tali attività si attuano in tutta l’organizzazione ed a tutti i suoilivelli e funzioni.

In particolare, le politiche e le procedure:− agevolano l’adozione dei provvedimenti necessari per fronteggiare i

rischi che potrebbero pregiudicare la realizzazione degli obiettivi


rischi che potrebbero pregiudicare la realizzazione degli obiettiviaziendali;

− comprendono un insieme di attività diverse, come approvazioni,autorizzazioni, verifiche, esami della performance operativa, protezionedei beni aziendali e separazione dei compiti.


1. I processi seguono la logica:– Obiettivi chiari e coerenti con le missioni del management e la strategia

dell’impresa;

– Mezzi adeguati;

– Un sistema di informazione che permette di misurare la realizzazionedegli obiettivi, i metodi e le procedure per operare bene i compitidefiniti;

– La supervisione per verificare l’avanzamento degli obiettivi e farli


– La supervisione per verificare l’avanzamento degli obiettivi e farlievolvere in funzione del contesto, assicurare la conformità delleoperazioni con l’ambiente legislativo e regolamentare ed infine metterein opera le misure correttive per assicurare il progresso continuo.

2. Livelli di Controllo :1. I centri di profitto sono responsabili dei processi/ attività operative di

propria competenza e pertanto sono i primi responsabili del controllointerno (controllo di primo livello)


2. Le funzioni di staff e gli specifici comitati istituiti, presidiano i rischi legatialla operatività generale ed al raggiungimento degli obiettivi aziendali(controllo di secondo livello).

3. L’Internal Audit (controllo di terzo livello) assicura la funzionalità globaledel Sistema attraverso valutazioni indipendenti effettuate per conto delvertice aziendale e degli organismi/ ruoli previsti dalle disposizioni o


vertice aziendale e degli organismi/ ruoli previsti dalle disposizioni ocomunque adottati dal Gruppo (Comitato per la Sorveglianza dei Rischi edel Sistema di Controllo Interno, Organismo di Vigilanza, Responsabiledel processo di attestazione della informativa finanziaria, ecc).

C. Attività di controllo3. I principali processi regolamentati, in coordinamento permanente

tra gli attori, sono:− L’approvazione e il controllo degli investimenti/disinvestimenti− Le operazioni sui mercati futures OIL, la gestione dell’esposizione in

valuta e del rischio prezzo − Il Vetting− La gestione e il monitoraggio del Credito− La corporate security, l’ambiente, la salute e lo sviluppo sostenibile− Le risorse umane e in particolar modo la gestione delle carriere− La comunicazione esterna


− La comunicazione esterna− La privacy e la sicurezza dell’informazione− Il modello organizzativo 231/01− La disciplina delle tematiche di natura etica− Le acquisizioni− L’acquisto di beni e servizi− La qualità dei prodotti− Il trasferimento dei rischi (insurance)− Il controllo interno e l’AuditQuesti processi sono oggetto di direttive, guide o insieme di procedure.


Le informazioni pertinenti devono essere individuate, rilevate e diffusenei modi e nei tempi appropriati per consentire alle persone diassolvere le proprie responsabilità.

I sistemi informativi elaborano informazioni relative agli aspettioperativi ed economico-finanziari, nonché al rispetto degli obblighilegali e regolamentari, rendendo possibile gestire l’azienda e tenerlasotto controllo. Essi trattano non solo dati interni, ma ancheinformazioni su eventi, attività e situazioni esterne comunque


informazioni su eventi, attività e situazioni esterne comunquenecessarie per le decisioni aziendali e per i rendiconti diretti a terzi.

Comunicazioni efficaci devono inoltre sussistere, in senso lato, verso ilbasso, verso l’alto e trasversalmente alla struttura organizzativa. Unsistema di comunicazioni efficiente contribuisce alla consapevolezza ditutto il personale sull’importanza delle responsabilità in materia dicontrollo, sul proprio ruolo nell’ambito del sistema di controllo interno esu come le singole attività siano correlate al lavoro degli altri.


1. Il sistema di reporting finanziario, riconciliato periodicamente con lacontabilità generale, e le informazioni di business (tra cui indicatorisocietari, di sicurezza, ambientali, ecc.) compongono i tableaux debord rappresentando il sistema centrale di pilotage e di controllo delGruppo.


2. I sistemi di informazione integrati dei quali il Gruppo si è dotatosono in linea con l’insieme delle best practices di settore egarantiscono adeguati livelli di controllo interno anche per lapresenza di sistemi di autorizzazione e tracciabilità delleinformazioni.


3. I sistemi con controllo di integrità ed in generale lo strumento diinternet costituiscono vettori privilegiati dalla società per icollegamenti con i terzi fornitori e clienti.

4. Il management comunica agli attori del controllo interno le


4. Il management comunica agli attori del controllo interno leresponsabilità assegnate, anche in ambito gestione dei rischi, ed ilegami delle attività con i processi aziendali.

5. I flussi di comunicazione, interni ed esterni all’azienda, sonoindividuati e la comunicazione trasversale è fluida, efficace,efficiente e tempestiva.

E. Monitoraggio

Il monitoraggio riguarda l’insieme delle attività volte a verificare che ilsistema di controllo sia correttamente disegnato e operativo.

Si concretizza in attività di supervisione continua, in valutazioniperiodiche oppure in una combinazione dei due metodi.La supervisione si esplica nell’ambito della gestione corrente e


La supervisione si esplica nell’ambito della gestione corrente ecomprende normali attività di monitoraggio effettuate da dirigenti efunzionari, nonché, da iniziative assunte dal personale nellosvolgimento delle proprie mansioni.Le valutazioni periodiche vengono svolte in funzione dalla valutazionedei rischi e dall’efficacia delle procedure di supervisione.

Le carenze nel controllo interno sono segnalate e verificate.

E. Monitoraggio

1. Il personale operativo è responsabile di verificare regolarmentel’efficacia dei sistemi di gestione e dei loro componenti di controllointerno al fine di assicurare che quest’ultimo mantenga la suaefficacia.

2. Le procedure di monitoraggio continuo sono integrate nelle normaliattività operative.


3. L’Internal Audit contribuisce alla realizzazione delle attività dimonitoraggio attraverso specifici interventi di valutazionedell’adeguatezza e della funzionalità del sistema di controllo internodel processo/funzione aziendale oggetto della verifica.

E. Monitoraggio

4. Le disfunzioni del sistema di controllo interno in grado di influiresulla realizzazione degli obiettivi sono segnalate a coloro chepossono prendere i necessari provvedimenti. Le informazioni sulledisfunzioni sono utilizzate per la definizione di appropriate azionicorrettive.


5. L’estensione e l’efficacia del monitoraggio continuo nonché lafunzionalità del processo di segnalazione e remediation incidonosulla definizione del piano di audit. I risultati delle valutazioni diaudit sono sottoposti all’attenzione del Comitato per la Sorveglianzadei Rischi e del Sistema di Controllo Interno e del Vertice aziendale.

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