Provincia Autonoma di TrentoProvincia Autonoma di TrentoSoprintendenza per i beni librari e archivisticiSoprintendenza per i beni librari e archivistici

Il sistema informativo Il sistema informativo degli archivi storici degli archivi storici

del Trentino del Trentino

Padova, 6 aprile 2005Padova, 6 aprile 2005

Le ragioni di un processo di Le ragioni di un processo di informatizzazione degli archiviinformatizzazione degli archivi

ragioni generaliragioni generali

ragioni istituzionali dell’intervento provincialeragioni istituzionali dell’intervento provinciale

L.P. 17 febbraio 2003 n. 1 "Nuove disposizioni in materia di L.P. 17 febbraio 2003 n. 1 "Nuove disposizioni in materia di beni culturali“, art. 32, comma 1, lettera d (Funzioni beni culturali“, art. 32, comma 1, lettera d (Funzioni specifiche della Soprintendenza):specifiche della Soprintendenza):[provvede] alla realizzazione di un sistema archivistico [provvede] alla realizzazione di un sistema archivistico provinciale, ivi compresi la formazione e l'aggiornamento di provinciale, ivi compresi la formazione e l'aggiornamento di una banca dati del patrimonio archivistico, avvalendosi del una banca dati del patrimonio archivistico, avvalendosi del sistema informativo provinciale di cui alla legge provinciale sistema informativo provinciale di cui alla legge provinciale n. 10 del 1980 e prevedendo il necessario collegamento n. 10 del 1980 e prevedendo il necessario collegamento con il sistema archivistico nazionale.con il sistema archivistico nazionale.

I primi passi verso un sistema I primi passi verso un sistema informativo degli archiviinformativo degli archivi

fabbisogno generale di informatizzazione del fabbisogno generale di informatizzazione del Servizio Beni librari e archivistici Servizio Beni librari e archivistici Linee Linee generali d'automazionegenerali d'automazione (aprile 1997) (aprile 1997)

adozione degli standard descrittivi adozione degli standard descrittivi internazionali ISAD(G) e ISAAR(CPF) (fine internazionali ISAD(G) e ISAAR(CPF) (fine 1997- metà 2000)1997- metà 2000)

convegno su convegno su L'integrazione fra le banche dati L'integrazione fra le banche dati archivistiche e gli altri universi culturaliarchivistiche e gli altri universi culturali (dicembre 1998)(dicembre 1998)

Sesamo acquisizione (1997) Sesamo acquisizione (1997)

e adeguamento ISAAR (CPF) (1999-2000)e adeguamento ISAAR (CPF) (1999-2000)

I primi passi verso un sistema I primi passi verso un sistema informativo degli archiviinformativo degli archivi

analisi del sistema AMICUS (2001)analisi del sistema AMICUS (2001)

presentazione e studio del progetto SIUSA presentazione e studio del progetto SIUSA (10 maggio 2002)(10 maggio 2002)

pubblicazione nel portale Trentinocultura pubblicazione nel portale Trentinocultura degli inventari (settembre 2003-) delle degli inventari (settembre 2003-) delle pergamene on-line (luglio 2004-)pergamene on-line (luglio 2004-)

Inventari d'archivio on lineInventari d'archivio on line

messa a disposizione di un numero consistente messa a disposizione di un numero consistente di inventari, anticipando i tempi di sviluppo del di inventari, anticipando i tempi di sviluppo del Sistema informativo degli archiviSistema informativo degli archivi

opportunità di opportunità di verificare e approfondire i problemi posti dalla verificare e approfondire i problemi posti dalla

cumulazione di dati di diversa provenienzacumulazione di dati di diversa provenienza studiare e provare le modalità di presentazione, studiare e provare le modalità di presentazione,

consultazione e ricerca di dati archivisticiconsultazione e ricerca di dati archivistici

inventari realizzati a cura della Soprintendenza a inventari realizzati a cura della Soprintendenza a partire dagli anni’80 e riferiti ad archivi storici partire dagli anni’80 e riferiti ad archivi storici prodotti e tuttora conservati da enti diversi prodotti e tuttora conservati da enti diversi (comuni e altri enti pubblici, parrocchie, famiglie)(comuni e altri enti pubblici, parrocchie, famiglie)

redatti secondo criteri archivistici che si sono redatti secondo criteri archivistici che si sono evoluti nel corso degli anni evoluti nel corso degli anni

prodotti con l’ausilio di programmi diversi (dalla prodotti con l’ausilio di programmi diversi (dalla videoscrittura a videoscrittura a Sesamo 2000Sesamo 2000))

Inventari d'archivio on lineInventari d'archivio on line

La revisione per la pubblicazione via web:La revisione per la pubblicazione via web:

verifica della rispondenza ai recenti criteri sulla verifica della rispondenza ai recenti criteri sulla protezione dei dati personaliprotezione dei dati personali

redazione di una scheda descrittiva dell’inventarioredazione di una scheda descrittiva dell’inventario

conversione ai due formati: PDF (da videoscrittura) conversione ai due formati: PDF (da videoscrittura) e HTML (dal programma e HTML (dal programma Sesamo 2000Sesamo 2000))

Inventari d'archivio on lineInventari d'archivio on line

Il risultato:Il risultato:

non si tratta di una banca dati unica, ma di un insieme di non si tratta di una banca dati unica, ma di un insieme di inventari separati e distinti (per quanto sia prevista una inventari separati e distinti (per quanto sia prevista una modalità di ricerca su tutti i dati)modalità di ricerca su tutti i dati)

130 inventari di archivi130 inventari di archivi

8 provinciali, 62 comunali, 60 parrocchiali8 provinciali, 62 comunali, 60 parrocchiali

66 Sesamo 2000/HTML, 64 Word/PDF66 Sesamo 2000/HTML, 64 Word/PDF

Inventari d'archivio on lineInventari d'archivio on line

http://www.trentinocultura.nethttp://www.trentinocultura.net

Pergamene on-linePergamene on-line

Schedatura e digitalizzazione di pergamene al Schedatura e digitalizzazione di pergamene al duplice scopo di:duplice scopo di:

attuare una capillare ed efficace azione di tutela attuare una capillare ed efficace azione di tutela del patrimonio pergamenaceo conservato negli del patrimonio pergamenaceo conservato negli archivi trentiniarchivi trentini

proporre uno strumento di accesso e proporre uno strumento di accesso e conoscenza del medesimo allo stesso tempo conoscenza del medesimo allo stesso tempo semplice e completosemplice e completo

Riepilogo generale della produzione al 28 febbraio 2005:Riepilogo generale della produzione al 28 febbraio 2005:

9.432 pergamene sottoposte a lavorazione9.432 pergamene sottoposte a lavorazione

9.960 schede inventariali realizzate9.960 schede inventariali realizzate

24.488 immagini digitali realizzate24.488 immagini digitali realizzate

fruibili sul sito www.trentinocultura.netfruibili sul sito www.trentinocultura.net 6.932 schede inventariali e 6.932 schede inventariali e 20.157 immagini relative a 6.657 pergamene di:20.157 immagini relative a 6.657 pergamene di:

21 archivi comunali21 archivi comunali

2 archivi di A.S.U.C2 archivi di A.S.U.C

17 archivi parrocchiali17 archivi parrocchiali

2 archivi di famiglia2 archivi di famiglia

15.000 ulteriori immagini disponibili entro fine anno15.000 ulteriori immagini disponibili entro fine anno

Pergamene on-linePergamene on-line

http://www.trentinocultura.nethttp://www.trentinocultura.net

Il sistema informativo Il sistema informativo degli archivi: le tappedegli archivi: le tappe

In collaborazione con Informatica Trentina:

studio di fattibilità del Sistema informativo degli archivi storici del Trentino (2003)

analisi del Sistema informativo degli archivi storici del Trentino (2004)

presentazione del sistema agli archivisti trentini e revisione dell’analisi (dicembre 2004-febbraio 2005)

Il sistema informativo Il sistema informativo degli archivi: gli obiettividegli archivi: gli obiettivi

creazione di un sistema informativo territoriale degli creazione di un sistema informativo territoriale degli

archivi (SBLA e Istituzioni archivistiche): gestione e archivi (SBLA e Istituzioni archivistiche): gestione e

valorizzazionevalorizzazione

integrazione con gli altri universi culturali locali: beni integrazione con gli altri universi culturali locali: beni

librari, beni storico-artistici, toponomastica, all’interno librari, beni storico-artistici, toponomastica, all’interno

del Sistema informativo trentino della culturadel Sistema informativo trentino della cultura

raccordo con SIUSA – sistema informativo nazionale raccordo con SIUSA – sistema informativo nazionale

degli archividegli archivi

Soggetto produttoreProfilo istituzionale

Ambito territoriale

Contesto politico statuale

La base informativaLa base informativa

Soggetto titolare

SedeDipendente

Locale

Bibliografia

FonteStruttura

Strumento di ricercaAutore

Profilo documentario

Attività

Danni

Progetto

Unità arch

Approfondita strutturazione delle descrizioni e Approfondita strutturazione delle descrizioni e valorizzazione delle relazionivalorizzazione delle relazioni

Correlazione

Classificazione della relazione amministrativa/ gerarchica

Descrizione assorbe

Estremi cronologici data, 1810

specifica,

validità

Note

Esempio: Nel 1810 la Comunità di Caldes assorbe la Comunità di Samoclevo

Soggettoproduttore

Comunità di Caldes [1399 marzo 2]

[1810 settembre 21]

Soggetto produttore

Comunità di Samoclevo [1618 marzo 21]

1810 agosto 31

Rendere disponibili i dati ricavati dai censimentiRendere disponibili i dati ricavati dai censimenti

Struttura

Progetto

Tipo di progetto vocabolario (“censimento”,

“inventario”, …)

Titolo testo 250 caratteri

Autore testo 250 caratteri

Data dell’intervento testo 50 caratteri

Ente responsabile testo 1000 caratteri

Note testo 4000 caratteri

Elementi descrittivi specifici Elementi descrittivi specifici per particolari tipologie documentarieper particolari tipologie documentarie

Unità archivistica

Atto singolo

data topica testo 250 caratteri

notaio testo 4000 caratteri

tradizione testo 4000 caratteri

azione giuridica vocabolario

tipologia docum. vocabolario

Epistola

data topica testo 250 caratteri

mittente testo 500 caratteri

destinatario testo 500 caratteri

Recupero progetti della SoprintendenzaRecupero progetti della Soprintendenza

Sistema Informativo degli Sistema Informativo degli Archivi Storici del TrentinoArchivi Storici del Trentino

acquisizione ottica del acquisizione ottica del patrimonio patrimonio pergamenaceo trentino pergamenaceo trentino

riversamento da riversamento da microfilm su supporto microfilm su supporto magnetico-otticomagnetico-ottico

importazione dati da importazione dati da Sesamo 2000Sesamo 2000

Comunicazione con altri sistemiComunicazione con altri sistemi

tracciato e funzione di export verso il sistema tracciato e funzione di export verso il sistema informativo delle soprintendenze - SIUSAinformativo delle soprintendenze - SIUSA

tracciato standard e funzione per import ed tracciato standard e funzione per import ed export da altre applicazioniexport da altre applicazioni

Sono definiti:Sono definiti:

gestione dati relativi agli archivigestione dati relativi agli archivi

ricerchericerche

stampestampe

esportazione datiesportazione dati

Istituzione archivisticaIstituzione archivistica

oppureoppure

rilevatore della SBLA operante rilevatore della SBLA operante presso l’Istituzione archivistica presso l’Istituzione archivistica

““rilevatore” o “lettore”rilevatore” o “lettore”

gestione dati relativi agli archivigestione dati relativi agli archivi

ricerchericerche

stampestampe

esportazione dati (anche verso SIUSA)esportazione dati (anche verso SIUSA)

importazione dati da altri sistemi di importazione dati da altri sistemi di inventariazione archiviinventariazione archivi

controllo e amministrazione del sistema controllo e amministrazione del sistema (gestione delle revisioni, … )(gestione delle revisioni, … )

Soprintendenza beni librari e Soprintendenza beni librari e archivistici (SBLA) Provincia archivistici (SBLA) Provincia Autonoma di TrentoAutonoma di Trento

““coordinatore”coordinatore”

funzionalitàfunzionalitàutentiutenti

Controllo e validazione delle descrizioniControllo e validazione delle descrizioni