PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

Dipartimento Affari Finanziari Servizio Bilancio e Ragioneria

10 giugno 2004

La liquidazione informatica

le novità

le conseguenze

la firma digitale

il processo

le fasi ed i tempi di introduzione

le figure coinvolte

la formazione

Le novità

La liquidazione cartacea è sostituita dalle informazioni del sistema informatico (liquidazione informatica)

Il Dirigente firma digitalmente sul proprio computer le liquidazioni

Le liquidazioni sono inviate alla Ragioneria solo in via telematica

La Ragioneria: controlla che nella liquidazione sia richiamata tutta la

documentazione necessaria per il pagamento effettuerà dei controlli a campione successivi per verificare

la regolarità del processo di spesa ed in ottica collaborativa

Conseguenze: aspetti positivi

Risparmi di tempo e di costo

organicità e semplificazione della raccolta della documentazione (solo citata)

accelerazione (nessuna spedizione cartacea alla Ragioneria)

maggiore certezza e trasparenza del processo (conoscenza stato iter liquidazione e certezza firmatario)

Conseguenze: elementi di attenzione

• necessità di inserimento dei dati relativi alla documentazione, con il supporto di:

preventiva predisposizione elenchi di documentazione possibilità di copia dei dati definizione di modelli facilmente compilabili informatizzazione programmi di spesa

• necessità che le strutture provvedano all’archiviazione ed alla conservazione della documentazione di riferimento per le liquidazioni

Il dirigente sceglie le liquidazioni che intende firmare sospendere annullare

selezionandole singolarmente oppure in base ad elenco predisposto dai funzionari o dalle segreterie

con un unico comando il Dirigente firma digitalmente le liquidazioni che vengono trasmesse immediatamente al Servizio Bilancio e Ragioneria

La firma digitale

… la firma digitale

al Dirigente viene fornita una smart card (con relativo lettore) che gli consentirà di essere identificato come soggetto firmatario

ogni Dirigente comunica i dati dei propri sostituti a Informatica Trentina che gestirà il servizio di rilascio e gestione delle smart card (Registration Authority)

Il flusso di lavoro

Registrazione documento di spesa ed evidenze documentali; emissione liquidazione

Controllo e approvazioneLiquidazioni;

predisposizioneMandati

Firmadigitale

Liquidazioni

Dirigente

Firma digitale

Mandati

Dirigente

Il processo digitale

Il Dirigente firma digitalmente:

la liquidazione

l’eventuale integrazione di documentazione che fosse necessaria

l’eventuale richiesta di annullamento del processo di pagamento

l’eventuale storno della liquidazione non corretta

Le fasi di introduzione della liquidazione digitale

L’introduzione della liquidazione digitale avverrà in tre fasi:

AGOSTO 2004: sperimentazione con 4 strutture pilota (Servizi Edilizia Pubblica, Turismo, Gestione Strade, Patrimonioe Demanio)

OTTOBRE 2004: parallelo con una struttura per Dipartimento

GENNAIO 2005:avvio per tutte le strutture

Le figure coinvolte

La liquidazione digitale prevede la presenza di tre figure:

FIRMATARI: Dirigente e relativi sostituti

VISUALIZZATORI: 2 dipendenti per struttura che collaboreranno con ifirmatari per la ricerca delle liquidazioni da firmare o firmate

CONTABILI:predispongono la liquidazione nel sistema contabile

La liquidazione digitale prevede un nuovo modo di operare per tutte le figure coinvolte.E’ quindi importante la formazione che sarà differenziata per le varie figure:

FIRMATARI: formazione per l’utilizzo del sistema di firma (mezza giornata)

VISUALIZZATORI: formazione per l’utilizzo del sistema di firma (mezza giornata)

CONTABILI:formazione per conoscere le nuove funzionalità del sistema contabile (due giornate)

La Formazione

PROVINCIA AUTONOMA DI TRENTO

Dipartimento Affari Finanziari Servizio Bilancio e Ragioneria

10 giugno 2004