PROMETEO - E&M Consilia · Prometeo Web 2014. 4 24/09/2014 Figura 1 – Un esempio di struttura...

PROMETEO WEB 2 0 1 4

Prometeo Web 2014 pag. 1

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I N D I C E

1 Considerazioni preliminari. ...................................................................... 1

2 Sintesi delle principali funzionalità. .......................................................... 3

2.1 La Struttura Organizzativa. ..................................................................... 3

2.2 La Strategia. ......................................................................................... 4

2.3 Piani dei conti. ....................................................................................... 5

2.4 Piano dei Processi e Attività. .................................................................... 5

2.5 Indicatori ed indici. ................................................................................ 5

2.6 Il budget contabile. ................................................................................ 7

2.7 La rendicontazione contabile. .................................................................. 9

2.8 Obiettivi gestionali e strategici. .............................................................. 11

2.9 La valutazione dei comportamenti. ......................................................... 14

2.10 Il Timesheet ..................................................................................... 15

3 Caratteristiche tecniche. ........................................................................ 16

3.1 Prometeo ETL. ..................................................................................... 17

4 Gli adempimenti. .................................................................................... 20

5 Alcuni clienti. ......................................................................................... 21

Prometeo Web 2014 pag. 1

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1 CONSIDERAZIONI PRELIMINARI .

Alcuni presupposti normativi sono responsabili dell’introduzione dei sistemi di

controllo di gestione, controllo direzionale, controllo strategico, performance

management nella PA locale e centrale, ovvero in sintesi:

• D.lgs 267/2000 (TUEL).

• D.lgs 150/2009 (Legge Brunetta).

• Dl. 174/2012 (Convertito in l. 213/2012).

• Principi contabili della pianificazione secondo Dl 118/2011.

Al di là delle enunciazioni di principio, l’introduzione di queste metodologie

racchiude complessità logiche e tecniche di non banale soluzione: basti

menzionare la difficoltà di individuare e misurare le diverse tipologie di

informazioni (quali-quantitative, contabili ed extracontabili) utili a monitorare

‘efficacia, efficienza ed economicità’ dell’azione amministrativa o la complessità di

definire caso per caso le correlazioni tra le grandezze in esame.

In particolare nel D.lgs 150/2009 viene introdotto nell’ordinamento l’esplicito

riferimento alla performance individuale ed organizzativa, ma implicitamente viene

ribadito il concetto di multidimensionalità della performance, ovvero la necessità di

contemplare contemporaneamente entità, caratteristiche e misurazioni differenti

se si vuole ottenere una rappresentazione realistica della realtà e del

funzionamento di Enti complessi. Sono infatti numerosi e variabili i contenuti

informativi indispensabili per individuare, prendendo a prestito un linguaggio

aziendale, i momenti in cui l’attività dell’Ente ha portato alla creazione di valore

aggiunto per gli stakeholder o al contrario all’assorbimento di risorse, ma

soprattutto comprenderne i motivi per porvi, laddove opportuno, rimedio.

L’elaborazione di un modello logico, che possa rappresentare e schematizzare sulla

carta una realtà articolata ed in continuo movimento, costituisce passaggio

necessario per l’analisi e la comprensione degli accadimenti dell’Ente e rappresenta

nel contempo il primo strumento concettuale per interpretare e capire: in

quest’ottica il sistema informativo costituisce il supporto irrinunciabile al modello

concettuale di cui consente la gestione delle informazioni, la successiva

elaborazione, alimenta le analisi, evidenzia le conclusioni.

In virtù di queste considerazioni l’architettura logico-funzionale di Prometeo Web

consente di definire le entità che entrano in gioco nella schematizzazione della

realtà dell’Ente in esame e nella conseguente rappresentazione del modello

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individuato di pianificazione e controllo: la flessibilità di parametrazione costituisce

una caratteristica indispensabile per consentire la riproduzione e la gestione di

organizzazioni di diversa natura e complessità e, in una stessa organizzazione, la

sua evoluzione nel corso del tempo.

Nella grande varietà delle impostazioni possibili, alcune entità rivestono un ruolo

centrale in qualunque schema concettuale, ovvero:

a) Struttura organizzativa.

b) Strategia.

c) Piano dei conti.

d) Piano dei processi e delle attività.

e) Piano degli indicatori.

f) Piano degli indici.

g) Anagrafiche del personale.

h) Definizione dei criteri di responsabilità (ruoli ed incarichi).

A cui vanno aggiunti, con specifico riferimento alla gestione della performance di

cui si parlerà in maniera più approfondita nel par. 3.3

i) Piano degli obiettivi strategici e gestionali.

Costituisce caratteristica comune ai principali approcci concettuali la costruzione di

una architettura informativa ‘circolare’, ove struttura organizzativa, strategia,

stakeholder ed in generale tutte le entità elencate precedentemente risultano

collegate ed interdipendenti. Nel sistema Prometeo tutte le grandezze trovano la

relativa gestione e relazione mediante funzionalità applicative utilizzabili da un

qualunque utente in possesso di comuni conoscenze informatiche; funzionalità che

consentono inoltre di definire i ‘valori attesi’ di riferimento, misurare i valori

realizzati, elaborare indici, oltre a dialogare in maniera ‘intelligente’ con tutte le

altre realtà informatizzate, cioè importando dati e verificandone la coerenza con il

modello impostato.


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2 SINTESI DELLE PRINCIPALI FUNZIONALITÀ .

2.1 LA STR UT TUR A ORG AN IZZ A TI VA .

All’organizzazione ai vari livelli fanno riferimento le risorse finanziarie utilizzate nel

perseguimento delle finalità istituzionali, l’organizzazione pone in essere i diversi

progetti nel perseguimento della strategia individuata, ad essa vengono affidati gli

obiettivi gestionali e riferiti in gran parte indicatori ed indici.

L’organizzazione costituisce una delle componenti portanti l’architettura logico-

funzionale del sistema e viene rappresentata a livello applicativo tramite una

articolazione gerarchica (cd. ‘albero’) composta dagli elementi e dai livelli

desiderati: possono quindi essere raffigurate con Prometeo Web organizzazioni

molto diverse tra loro per complessità e finalità.

Ogni ‘livello’ dell’organizzazione può assumere una terminologia differente ed ogni

elemento della struttura è caratterizzato da una tipologia e da un periodo di

validità: tutti i cambiamenti della struttura, ad esempio codici o descrizioni o

tipologie delle unità organizzative, possono essere storicizzati. In particolare il

sistema consente di gestire l’accorpamento o lo smembramento di unità

organizzative e di mantenere la memoria delle evoluzioni intervenute nel corso del

tempo: la data di login consente all’utente il collegamento con la situazione

organizzativa ‘valida e vigente’ a quella data.

Ad ogni elemento della S.O. vengono abbinati i criteri di responsabilità, ovvero le

persone e gli incarichi da queste ricoperti: anche la declinazione degli incarichi è

storicizzata ed è ‘asincrona’ rispetto alla storicizzazione dell’organizzazione, ovvero

una struttura può rimanere immutata mentre cambiano nel corso dell’anno i

responsabili che la guidano ed i relativi ruoli.

Come accennato precedentemente, alla S.O. fanno riferimento indicatori ed indici

oltre agli obiettivi gestionali affidati alle singole unità.


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Figura 1 – Un esempio di struttura organizzativa.

2.2 LA STR A TEGI A .

Analogamente a quanto descritto per la S.O., la Strategia costituisce un’entità

fondamentale nella rappresentazione del modello di pianificazione e

dell’architettura logico-funzionale di Prometeo: può essere declinata a seconda

delle esigenze in Politiche, Programmi, Progetti e Commesse disegnando anche in

questo caso una articolazione ad albero della profondità e complessità voluta.

Tutti gli elementi individuati prevedono la suddivisione in fasi temporali e sono

collegati ai profili di responsabilità: inoltre sono caratterizzati da un periodo di

validità, dalla possibilità di definire le risorse umane coinvolte ed eventuali ulteriori

classificazioni non strettamente gerarchiche. Tutte le variazioni subentrate nel

corso del tempo sono storicizzabili (chiusura, apertura, accorpamento,

suddivisione).

Come per la S.O, la Strategia può essere facilmente visualizzata o gestita e

modificata da un utente applicativo che sia dotato degli opportuni privilegi di

accesso: entrambe le entità partecipano alla creazione di un’articolazione

complessa volta a definire la griglia della pianificazione per gli anni successivi, che

di seguito descriveremo nel paragrafo relativo al Budget contabile.


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Informazioni quali quantitative di vario genere possono essere collegate ai progetti

ed alle commesse, con indici e formule di varia complessità che permettono di

tenere sotto controllo l’evoluzione della strategia nel corso del tempo in tutte le

sue componenti: la possibilità di connettere i progetti contemporaneamente con la

struttura organizzativa ed il piano dei conti consente invece la visione trasversale

delle informazioni in parallelo alla visione gerarchica.

In particolare Prometeo Web consente di definire, a preventivo e a consuntivo, le

ore lavorate dal personale dei vari ruoli collegate alle entità che compongono il

modello: qualora queste informazioni siano gestite in altri sistemi applicativi, le

funzionalità contenute in Prometeo ETL consentono di importarle agevolmente,

modificarle e completarle se necessario.

2.3 P I ANI DEI CONT I .

Prometeo Web prevede la gestione dei due piani dei conti espressamente descritti

dal d.Lgs 118/2011 (Disposizioni in materia di armonizzazione dei sistemi

contabili), ovvero finanziario ed economico patrimoniale.

La Struttura Organizzativa, la Strategia ed il Piano dei Conti Finanziario

confluiscono insieme ai capitoli nel budget e possono essere riclassificati secondo

gerarchie differenti dalla declinazione originaria.

2.4 P I ANO DEI PRO CESSI E AT TI VIT À .

In maniera analoga a quanto esposto per le entità precedenti, e

contemporaneamente a queste, il sistema consente la definizione dei processi

produttivi e la loro declinazione in macro e micro attività: i processi sono collegati

struttura organizzativa e sono misurati da indicatori.

2.5 INDI CA TOR I ED INDI CI .

Prometeo Web consente la gestione di informazioni non contabili quali-

quantitative, che possiedono sovente un elevato contenuto informativo: i dati

elementari vengono gestiti dal sistema come indicatori (es. numero di utenti di un

determinato servizio..) ed è possibile in prima istanza effettuare su questi alcune

operazioni standard quali la somma (sommare i valori rendicontati nei diversi

periodi all’interno dell’anno) o la media (calcolare la media dei valori rendicontati

nei diversi periodi all’interno dell’anno). Per indicatori ed indici è possibile


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determinare i valori attesi ed i valori effettivamente realizzati, distribuendo la

funzionalità secondo i privilegi di accesso stabiliti per ogni utente: i valori attesi e

realizzati possono essere valorizzati direttamente nel sistema o importati tramite

Prometeo ETL da altri sistemi.

Anche i dati contabili importati dal sistema amministrativo possono a loro volta

essere elaborati dall’utente per definire indici: costituisce un forte valore aggiunto

la possibilità di composizione di indici ed indicatori in formule della complessità

desiderata mettendo in relazione tra loro valori contabili e non contabili (ad es. per

calcolare il costo unitario di qualunque servizio erogato al cittadino). Anche in

questo caso Prometeo Web rende disponibili funzionalità avanzate anche ad utenti

che non dispongano di particolari conoscenze informatiche.

Indicatori ed indici possono essere alternativamente riferiti alla struttura

organizzativa, ai programmi, ai processi.

Figura 2 – Nella figura l’anagrafica di un indicatore riferito ad un progetto.


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2.6 IL BU DG ET CONT AB IL E .

Il modulo budget raccorda la Struttura organizzativa, con la Strategia, il Piano dei

conti finanziario ed i capitoli: la logica a cui risponde è di specificare ‘chi’ (quale

elemento dell’organizzazione) lavorerà per ‘cosa’ (un programma o un progetto)

utilizzando ‘quali’ risorse finanziarie (piano dei conti e capitoli) ed in che misura

(importo previsto).

Figura 3 – Parte del budget di una unità organizzativa ove nelle varie colonne si evidenziano le componenti principali

ovvero Struttura organizzativa (destinazioni), Piano dei conti finanziario (Nature) Strategia (Programmi) Capitoli.

Come descritto nei paragrafi precedenti, ognuna delle entità che compongono il

budget si può articolare in diversi livelli; il sistema consente di specificare a ‘quale’

livello si vogliono definire gli stanziamenti. E’ infatti frequente che in ottica ex ante

si definiscano le previsioni di spesa a livello ‘macro’ sia per quanto riguarda

l’organizzazione, sia per i progetti/commesse, sia per i conti: si può immaginare

per esempio che l’unità organizzativa ‘Innovazione tecnologica e sistemi

informativi’ preventivi di sostenere un certo costo per prestazioni di servizi, ma

senza dover necessariamente specificare se sarà riferito a consulenze per problemi

HW o sistemistici o a interventi di formazione applicativa.


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L’importo previsto a budget di ogni specifico Programma sarà composto dai budget

dei progetti che lo compongono ai livelli inferiori, analogamente accade per la

Struttura Organizzativa e per il Piano dei conti Finanziario.

La componente relativa a progetti/commesse è inoltre facoltativa: non tutte le

attività di un Ente ricadono necessariamente nell’ambito di una determinata

progettualità.

La procedura consente di strutturare budget con periodicità pluriennale fino a 5

anni. La definizione del budget generalmente avviene a seguito di una fase di

contrattazione avviata da ogni singola unità (al livello voluto dall’assetto

organizzativo come descritto precedentemente) in un movimento dalla ‘periferia’ al

‘centro’ e viceversa: il sistema consente l’inserimento ‘decentrato’ delle proposte di

budget e la successiva conferma o modifica delle proposte, attività che può

avvenire in maniera accentrata, mantenendo così traccia di eventuali differenze di

valutazione in merito alle necessità economiche per il periodo di previsione e della

conseguente assegnazione delle risorse. A seguito dell’import dei dati ex post del

sistema amministrativo, in Prometeo si effettuerà il confronto tra previsione e

rendicontazione basandosi sugli importi ‘confermati’.

Figura 4 – Dettaglio del budget di una unità organizzativa che lavora per un progetto..


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La matrice del budget crea un’articolazione che consente di suddividere ogni

capitolo e lo stanziamento complessivo in dettagli riferiti a diverse unità

organizzative, progetti, conti: la struttura creata contiene tutte le informazioni

necessarie alla creazione del bilancio di previsione finanziario e può essere

esportata anche verso sistemi amministrativi ‘esterni’ alla suite Civilia. Si ottiene

così di mantenere all’interno del sistema di Pianificazione e Controllo un livello

molto elevato di articolazione e di esportare verso il sistema amministrativo solo le

informazioni ritenute strettamente necessarie.

Analogamente è possibile importare la previsione da fonti esterne; in questo caso

il sistema dispone di una funzionalità di controllo che evidenzia i disallineamenti di

coerenza tra le entità presenti nel file e quanto impostato in Prometeo.

Una volta predisposto o importato il budget, e a seguito dell’importazione dei dati

provenienti dal sistema amministrativo, potranno essere confrontati gli importi

previsti con gli importi di volta in volta effettivamente utilizzati, sempre riferiti alle

entità descritte precedentemente

2.7 LA R ENDI CON TA ZION E CON T AB IL E .

L’importazione dal sistema amministrativo è una fase di importanza centrale e

viene gestita, come tutte le fasi di importazione da sistemi esterni, tramite

Prometeo ETL, che provvede ad evidenziare eventuali problemi di coerenza tra i

dati importati ed il modello impostato tramite un sistema interno di quality check.

Una volta effettuata l’importazione in modo definitivo, risolti cioè gli eventuali

problemi di coerenza evidenziati, è possibile intervenire sui dati per eventuali

modifiche e cancellazioni: indipendentemente dall’importazione, la procedura

consente l’inserimento manuale di rendicontazioni per qualunque esigenza

contabile o extra contabile.


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Figura 5 – La form di gestione dei dati contabili: si evidenziano l’unità organizzativa (destinazione), il programma, il conto

finanziario e le altre informazioni essenziali per ogni movimentazione: è presente anche la possibilità di definire il

dipendente per la rilevazione dei costi del personale. Si noti la possibilità con i classificatori di definire molteplici possibilità

di classificazione alternativa per ogni rilevazione.

L’informazione contabile che si origina dal sistema amministrativo e che viene

importata in Prometeo potrà essere riferita a dati finanziari e/o economici e dovrà

preferibilmente presentare, per diventare successivamente oggetto di analisi,

l’indicazione della struttura organizzativa, del conto finanziario o del conto

economico/patrimoniale e dell’elemento di strategia (programma o progetto): nel

caso di importazione ‘finanziaria’ dovrà essere presente anche il capitolo ed il

relativo impegno/accertamento. La mancanza di tali informazioni può

‘tecnicamente’ essere ovviata anche tramite la modifica diretta interna al sistema

di pianificazione.

Tra le informazioni importanti ai fini di qualunque analisi di economicità è da

menzionare il periodo di competenza di ogni rilevazione, sulla base del quale

Prometeo è in grado di distribuire in modo lineare gli importi per i relativi mesi: la

funzionalità è importante per evidenziare nelle analisi gli importi effettivamente

imputabili ai vari periodi e ‘bonificarle’ dai picchi in entrata e in uscita dovuti alle

diverse stagionalità.

A seconda dei sistemi informativi esistenti, è necessario poter distinguere con

precisione l’origine dei dati che si andranno ad analizzare quali contabilità


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analitica, contabilità finanziaria, dati economici del personale: le analisi successive

saranno dunque svolte su dati coerenti e validati.

I dati contabili importati e validati costituiscono la base per il calcolo delle diverse

tipologie di indici, che nel sistema si distinguono in ‘elementari’ e ‘composti’, e che

possono essere impostati da un qualunque utente non dotato di particolari nozioni

informatiche.

A esempio il calcolo dell’incidenza dei costi del personale sul totale dei costi diretti

di un certo servizio, vedrà al numeratore e al denominatore due ‘indici elementari’

(totale costi del personale di un servizio e il totale costi del servizio stesso)

utilizzati da un ‘indice composto’ (ovvero il rapporto tra i due valori):

analogamente un indice medio quale il totale dei costi del servizio / numero di

utenti del servizio vedrà al numeratore un ‘indice elementare’ ed al denominatore

un ‘indicatore’.

In entrambi gli esempi sia i componenti della formula, sia la formula stessa

possono essere preimpostati ed il calcolo lanciato con la periodicità desiderata: il

sistema conserva i singoli calcoli di tutti gli indici (elementari e composti) e

consente di ricostruire gli andamenti all’interno dell’anno e nel corso di più

annualità.

Prometeo Web dispone inoltre di un apposito modulo per impostare ed effettuare

ribaltamenti ed allocazioni di costi: è possibile definire una rilevazione e ripartirla

secondo un driver opportuno su un'altra destinazione, un altro conto, un altro

progetto per identificare i costi pieni di un servizio erogato, o di prodotto, o di un

progetto specifico.

2.8 OB IET TI VI GESTI ON ALI E STR AT EGI CI .

Gli obiettivi sono realizzati da elementi della struttura organizzativa ed ognuno di

essi può prevedere l’articolazione secondo rapporti gerarchici, cioè ogni obiettivo

può essere scomposto in obiettivi minori, creando una struttura ad albero della

complessità voluta.

Per quanto realizzati da elementi della struttura organizzativa, gli obiettivi

collaborano alla realizzazione della strategia e possono quindi essere collegati agli

elementi di quest’ultima al dettaglio richiesto da modello di controllo: il diverso

orizzonte temporale (annuale o pluriennale) e la differenziazione dei pesi,

costituiscono gli attributi principali che consentono di differenziare e gestire tutte

le tipologie di obiettivi, in grado di soddisfare qualunque esigenza di monitoraggio.


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Ogni obiettivo riveste una diversa importanza nell’ambito dell’architettura nel suo

complesso, in particolare Prometeo web prevede un sistema di pesi così composto:

Peso orizzontale – importanza assunta dall’obiettivo all’interno del Centro di costo

e/o Programma che lo pone in essere.

Peso verticale – importanza assunta nell’ambito dell’obiettivo di livello superiore

che lo origina o obiettivo padre.

Peso trasversale – importanza assunta nell’ambito di altri obiettivi dello stesso

livello collegati ad altri rami della struttura.

Per ogni obiettivo di dettaglio viene definito un valore atteso, che può consistere in

una data o in un numero; ex post è misurato da un indicatore il cui valore

realizzato è abbinato ad un grado di raggiungimento. Il sistema effettua il calcolo

ponderato (dato da Grado di raggiungimento X Peso dell’obiettivo) che consente di

ottenere il grado di raggiungimento di ogni singolo obiettivo per tutti i livelli

dell’organizzazione.

Al grado di raggiungimento è possibile abbinare un alert, definito nel sistema

‘grado di attenzione’, e collegarlo a segnalazioni di colore differente: ciò consente

di visualizzare rapidamente la situazione degli obiettivi di una struttura,

rimandando alle diverse pagine del sistema per l’analisi del dato in particolare.

Per ogni obiettivo si possono prevedere fasi temporali di attuazione, ove è

possibile specificare le tempistiche previste ed effettivamente realizzate, gli

stakeholder interessati e le risorse strumentali ed economico/finanziarie necessarie

al suo raggiungimento; particolarmente importante è la possibilità di definire le

risorse umane specificando i diversi ruoli, l’importanza nella realizzazione

dell’obiettivo, il tempo impiegato.

Tutte le informazioni inserite in sede di previsione possono essere rendicontate per

consentire il monitoraggio preciso di quanto realizzato e con quali risorse ed il

confronto con quanto previsto.


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.

Figura 6 – L’insieme degli obiettivi assegnati ad una unità organizzativa, il relativo grado di raggiungimento e il semaforo

colorato che ne evidenzia il livello di criticità.

Per una maggiore flessibilità al modello individuato, il sistema consente di abbinare

ad ogni obiettivo informazioni libere per qualunque necessità (definite ‘attributi’)

ed anche di abbinare ulteriori indicatori (definiti ‘indicatori correlati’): questi ultimi

non servono a misurare il raggiungimento dell’obiettivo, ma ne completano il

contenuto informativo e consentono di non ‘ridondare’ informazioni già presenti nel

sistema. E’ possibile ad esempio definire l’indicatore ‘N. di Pc in uso all’unità

organizzativa’ ed utilizzarlo sia per ribaltare i costi dei servizi informativi, sia per

definire le risorse strumentali per la realizzazione di un obiettivo.

Tramite l’adeguata definizione dei privilegi di accesso il sistema consente ‘ex ante’

una definizione dell’albero degli obiettivi che presenta diversi gradi di

centralizzazione, mentre la valorizzazione periodica è caratterizzata dal massimo

decentramento, ovvero dai singoli responsabili.


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2.9 LA VA LU TA ZION E DEI CO MPO RT A MEN TI .

La valutazione dei comportamenti e del raggiungimento degli obiettivi concorrono

alla valutazione complessiva dei dipendenti ai vari livelli.

E’ possibile definire all’interno di Prometeo fattori di valutazione, articolarli in

sotto-fattori ed abbinare a questi ultimi dei punteggi graduati parametrizzabili

secondo il modello definito: i sottofattori possono essere riclassificati in schede che

possono corrispondere ai diversi profili presenti. E’ possibile abbinare più schede

ad ogni dipendente nel caso ricoprisse più ruoli nel corso dell’anno: il valutatore

può assegnare i punteggi al valutato per le diverse schede e i diversi periodi, il

sistema consente l’individuazione di due livelli di valutatori. Ogni scheda ha un

peso e la somma dei punteggi delle singole schede viene pesata per ottenere il

punteggio complessivo della valutazione dei comportamenti.

Figura 7 – Nella figura la scheda di valutazione di un dipendente con i singoli fattori e sotto-fattori ed il valore ottenuto: la

somma dei valori costituisce il punteggio complessivo di una scheda di un dipendente.


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2.10 IL T I M ESH EET

La modalità principale per la misurazione delle ore lavoro impiegate per unità

organizzativa, progetto o commessa, processo o attività, consiste nella

rendicontazione effettuata dal singolo dipendente: Prometeo Web dispone di

funzionalità di Timesheet che utilizzano le entità del modello definite nei paragrafi

precedenti. Il sistema utilizza Struttura organizzativa, Strategia, Processi e le

anagrafiche dei dipendenti importate da altri sistemi informativi e dispone di

funzionalità di rendicontazione delle ore svolte dal singolo dipendente per le entità

di riferimento: filtri preimpostati consentono la rendicontazione decentrata al

singolo dipendente per le sole entità di effettiva pertinenza rendendo possibile

decentrare la misurazione delle ore impiegate da un dipendente per ogni progetto

o commessa e/o per ogni processo produttivo/attività e/o per ogni unità

organizzativa. Le modalità di filtro adeguatamente definite consentono la

rendicontazione per UO anche di non diretta ed organica appartenenza: è

frequente infatti che un dipendente svolga attività di varia tipologia per diverse

strutture organizzative.

Le funzionalità di rendicontazione possono essere affiancate da funzionalità di

previsione, che possono richiedere un minore dettaglio e riguardare le ore richieste

di un particolare profilo anziché di uno specifico dipendente, oppure essere gestite

da un responsabile (di Uo, di progetto/commessa, di processo), che deve

pianificare le risorse umane necessarie per le attività assegnate.

Si può pervenire in questo modo non soltanto al confronto quantitativo ‘naturale’

tra ore richieste e ore effettuate, ma anche a definire il budget economico del

personale per struttura organizzativa e/o progetto con il massimo dettaglio

possibile: il dato finanziario aggregato che compare nel budget contabile può

trovare la propria declinazione nella previsione delle ore del personale. Non ultimo

si menziona la possibilità di confrontare da un punto di vista economico le risorse

del personale previste ed effettivamente impiegate.

La rendicontazione dettagliata delle attività svolte si inserisce a pieno titolo nella

necessità di misurazione, il più possibile oggettiva, che costituisce il nucleo del

D.lgs 150/2009 e più in generale del ciclo della performance.


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3 CARATTERISTICHE TECNICHE .

L’utilizzo di tecnologie web native consente di ridurre sostanzialmente

l’investimento SW, in quanto l’applicazione, basata integralmente su architetture

informatiche Internet/Intranet, fornisce tempi di risposta adeguati utilizzando

normali browser internet disponibili su qualsiasi PC, senza richiedere particolari

requisiti HW o SW.

Ciò consente di evitare l’usuale continua sostituzione di postazioni utente,

necessaria per mantenere adeguato il parco macchine a SW applicativi sempre più

sofisticati, ma con sempre maggiori fabbisogni di risorse.

Per una migliore prestazione del sistema Prometeo Web si consiglia l’installazione

del DataBase e dell’Applicazione Web su Server differenti.

Entrambi possono essere basati su tecnologia Linux RedHat 5.x – Microsoft 2003 e

successivi, con una dotazione minima di 4 GB di Ram sull’Application e 4 GigaByte

di RAM sul DB Server.

L’architettura software si basa su:

• DBMS Oracle, • JVM,

• Jboss,

• Jasper Report (Aspose Words): libreria Open Source (rilasciata con licenza

LGPL) scritta interamente in Java che consente la generazione dinamica di

report a partire da dati recuperati da fonti di varia natura e la loro

visualizzazione, stampa o salvataggio su file di tipo PDF, HTML, XLS, CSV o

XML.


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• Grazie all’integrazione con Aspose Words è inoltre possibile abilitare

l’esportazione in formato DOC, DOCX, ODT dei report prodotti.

• Pentaho Data Integration: tool che dispone di potenti capacità di

estrazione, trasformazione e caricamento (ETL - Extraction,Transformation

and Loading), è composto da un insieme di strumenti che permettono di

trasferire e manipolare i dati tra varie fonti,tipicamente DBMS e files nei vari

formati. PDI utilizza un approccio innovativo basato sulla definizione di

metadati per la descrizione ed il salvataggio dei processi di ETL, è

indipendente dalla piattaforma ed ha un’architettura basata su standard

internazionali. Dispone inoltre di un’interfaccia grafica di progetto molto

intuitiva, di tipo “drag-and-drop”, a vantaggio della produttività. PDI è

realizzato in Java ed è utilizzabile su più' piattaforme (es. Linux, Windows,

MAC OS). I componenti principali sono: Spoon (disegno grafico dei passi

dell'ETL), Pan (esecuzione da linea di comando delle trasformazioni),

Kitchen (esecuzione dei job), Carte (console per l'esecuzione remota).

3.1 PRO MET EO ETL.

I collegamenti da e verso il ‘mondo esterno’ avvengono tramite Prometeo ETL con

l’unico limite ‘tecnico’ rappresentato dalla conoscenza delle fonti dati o dalla

disponibilità delle informazioni necessarie in un formato condiviso: indipendente da

Prometeo ETL è invece il concetto di coerenza ‘logica’ delle informazioni, che deve

far parte delle scelte concettuali alla base del ‘modello’ che sarà individuato e che

dovranno necessariamente interessare tutti gli ambiti applicativi, se si vorrà

garantire un flusso di dati il più possibile automatico ed elaborazioni rapidamente a

disposizione del management.

Prometeo ETL attraverso l’integrazione con Pentaho Data Integration, software

open source di ultima generazione, permette di distribuire agli utenti finali

funzionalità di import, export ed elaborazioni di varia tipologia predisposte tramite

il designer Spoon.

Pentaho Data Integration definisce le operazioni elementari come ‘trasformazioni’:

queste andranno poi a comporsi in ‘Job’ complessi, che rappresenteranno le

funzionalità complete di importazione ed esportazione di informazioni da e verso le

diverse fonti dati.

Con Prometeo ETL la complessità è affrontata e risolta in laboratorio da personale

tecnico Dedagroup, che predispone ‘trasformazioni’ e ‘Job’ personalizzabili in breve


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tempo per qualunque esigenza ed installabili eventualmente anche a cura di

personale non informatico: l’accesso alle funzionalità da parte dell’utente avviene

tramite la definizione di menù personalizzati sottoposti a controlli di sicurezza, che

consentono la fruizione ai profili autorizzati e richiedono esclusivamente i

parametri per l’esecuzione (ad es. anno da cui esportare i dati). E’ ovviamente

possibile formare adeguatamente personale interno all’Ente per la predisposizione

autonoma degli step e degli accessi utente.

L’unico limite è rappresentato dalla conoscenza delle fonti dati esterne o in

alternativa dalla disponibilità di tracciati record condivisi e predefiniti.

Lo strumento consente di creare flussi di informazioni in input o in output

utilizzando i più conosciuti formati di dati: csv, txt, mdb, xls, query dirette sui

DMBS ed anche attraverso l’integrazione con web services (anagrafiche, strutture,

dati contabili e non contabili).

Prometeo ETL è dunque lo strumento per importare informazioni contabili ed

extracontabili, qualitative e quantitative da sistemi terzi, ma anche per esportare

dati per qualunque necessità ulteriore di alimentazione ed analisi.

Anche informazioni quantitative di vario tipo, quali ad esempio i big data, vengono

tradotte in Prometeo come dati di sintesi ovvero indicatori: con gli indicatori così

importati possono essere elaborati, tramite il sistema e da utenti non evoluti, indici

(ovvero formule) di varia complessità indispensabili per avere informazioni

contabili e non contabili di diversa natura (ad esempio indici di costo medio e di

incidenza).


24/09/2014

Nello schema si riporta un’ipotesi delle possibili configurazioni: in alto la possibilità

di utilizzare un sistema di BI (si può fare con qualunque sistema, nella figura è

proposta la BI free di Pentaho) che ‘puntando’ la grande mole di informazioni di

Prometeo ne visualizza in maniera personalizzata e grafica le diverse interrelazioni.

E’ possibile predisporre la visualizzazione sul tablet di un assessore o di un

consigliere.


24/09/2014

4 GLI ADEMPIMENTI.

In estrema sintesi attraverso il sistema Prometeo è possibile gestire ‘ex ante’ ed

‘ex post’, ovvero sia a budget (valori attesi) sia a consuntivo (valori realizzati),

tutti gli aspetti utili ad un sistema di pianificazione e controllo e produrre, oltre a

qualunque tipo di analisi, anche tutti gli adempimenti previsti dalla normativa ad

esempio:

o Peg,

o Bilancio di previsione,

o Bilancio di mandato,

o Referto al controllo di gestione,

o Bilancio Sociale e di genere,

o Piano Degli Obiettivi gestionali e strategici,

o Valutazione dei comportamenti,

o Ciclo della Performance.


24/09/2014

5 ALCUNI CLIENTI .

Amministrazione Provinciale Alessandria

Amministrazione Provinciale Arezzo

Amministrazione Provinciale Trieste

ARPA Piemonte

CNA Area Metropolitana di Roma

Comune di Albisola Superiore

Comune di Aversa

Comune di Catania

Comune di Cinisello Balsamo

Comune di Erba

Comune di Giugliano

Comune di Grugliasco

Comune di Lavagna

Comune di Lonato del Garda

Comune di Nichelino

Comune di Padova

Comune di Siena

Comune di Trieste

Comune di Venaria Reale

Polizia Municipale di Roma Capitale.

PROMETEO - E&M Consilia · Prometeo Web 2014. 4 24/09/2014 Figura 1 – Un esempio di struttura...

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