Programmi di Cooperazione Territoriale VADEMECUM... · all’Albo dei Dottori Commercialisti e...

Programmi di Cooperazione Territoriale Vademecum controlli di primo livello

Febbraio 2011

In collaborazione con

Regione Piemonte

Direzione Programmazione Strategica, Politiche Territoriali, Edilizia

a cura del

Gruppo di Lavoro Fondi Strutturali

Tiziana Dell’Olmo

Silvia Rizzi

Davide Barberis

Paola Foti

Miguel Scordamaglia

Programmi di Cooperazione Territoriale. Controlli di primo livello. 2

INDICE

CONTENUTI PAGINA

SOMMARIO ............................................................................................................................................. 3

Parole chiave .......................................................................................................................................... 3

1. Inquadramento generale dei programmi di cooperazione ......................................................... 3

2. Il sistema nazionale di controllo di primo livello ........................................................................ 5

3. Requisiti personali e professionali dei controllori di primo livello ........................................... 6

3.1 Onorabilità. ................................................................................................................................... 6

3.2 Professionalità. ............................................................................................................................ 7

3.3 Indipendenza. ............................................................................................................................... 7

3.4 Conoscenza delle lingue del programma. ................................................................................. 9

4. L’attività di controllo ..................................................................................................................... 9

4.1 Controllo amministrativo documentale. .................................................................................. 10

4.2 Controllo in loco (on the spot checks)..................................................................................... 12

5. La verifica delle spese ammissibili ............................................................................................ 13

5.1 Criteri generali ........................................................................................................................... 13

5.2 Criteri specifici per singola voce di spesa. ............................................................................. 16

6. Entrate generate dal progetto .................................................................................................... 25

7. Documentazione di riferimento e contatti utili .......................................................................... 26

7.1 Programma Alpine Space. ........................................................................................................ 26

7.2 Programma Central Europe. ..................................................................................................... 26

7.3 Programma Mediterranean. ...................................................................................................... 27

7.4 Programma Interreg IVC............................................................................................................ 27

7.5 Programma Urbact II. ................................................................................................................ 28

7.6 Programma Espon 2013. ........................................................................................................... 28

7.7 Contatti Regione Piemonte. ...................................................................................................... 28


SOMMARIO

Il presente documento, redatto in collaborazione tra il gruppo di lavoro Fondi Strutturali dell’Ordine dei

Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Torino e la Direzione Programmazione Strategica,

Politiche Territoriali, Edilizia della Regione Piemonte, inquadra a livello operativo il sistema dei controlli

di primo livello dei programmi di cooperazione territoriale, definendone le caratteristiche, le fasi e

fornendo una serie di indicazioni e riferimenti agli strumenti necessari per il controllo.

Parole chiave

Sistema di controllo, documentazione di riferimento, requisiti dei controllori, modulistica obbligatoria,

fasi del controllo, Manuali rendicontazione, verifica spese ammissibili, programmi di

cooperazione

1. Inquadramento generale dei programmi di cooperazione

Il periodo di programmazione 2007 – 2013 ha introdotto il nuovo obiettivo 3 dedicato alla cooperazione

territoriale nell’ambito del territorio europeo - cooperazione interna -, ed una serie di strumenti di

cooperazione esterna finalizzati all’integrazione dei paesi terzi e dei paesi in preadesione.

La cooperazione territoriale si evolve rispetto ai precedenti programmi di iniziativa comunitaria, e

diventa obiettivo fondante delle politiche dell’Unione insieme alla Convergenza (obiettivo 1) ed alla

Competitività (obiettivo 2).

Tale percorso sprona le regioni verso l’apertura del proprio territorio alla cooperazione interna ed

esterna all’Unione, partendo dal patrimonio di esperienza maturata nell’ambito INTERREG, ed

integrando in una logica unitaria le politiche di cooperazione territoriale, quelle di internazionalizzazione

del sistema produttivo e quelle di cooperazione allo sviluppo.


L’obiettivo 3 eredita in larga parte i meccanismi di attuazione di INTERREG come la ripartizione dei

programmi in transfrontalieri, transnazionali e interregionali e la suddivisione in aree di cooperazione.

I programmi di cooperazione territoriale e i controlli di primo livello

I sistemi di gestione e controllo inerenti l’Obiettivo Cooperazione Territoriale Europea trovano

definizione nel Regolamento (CE) 1080/2006, il quale, all’articolo 14, stabilisce che gli Stati membri

devono designare, per ciascun Programma Operativo, Organismi di gestione e controllo unici. Le

attività di controllo sono definite dall’articolo 16 del Regolamento (CE) 1080/2006: “Al fine di

convalidare le spese, ciascuno Stato membro predispone un sistema di controllo che consenta di

verificare la fornitura dei beni e dei servizi cofinanziati, la veridicità delle spese dichiarate per le

operazioni o le parti di operazioni realizzate sul proprio territorio nonché la conformità di tali spese e

delle relative operazioni, o parti di operazioni, con le norme comunitarie e le sue norme nazionali”.

Al fine di dare attuazione alle disposizioni regolamentari, in data 29 ottobre 2009 è stato sottoscritto un

Accordo Stato-Regioni/PPAA che definisce il sistema nazionale di controllo. Tale Accordo è valido per i

seguenti programmi, che sono oggetto del vademecum:

• Programmi di cooperazione transnazionale, suddivisi in aree di cooperazione:

– Alpine space

– Central Europe

– Mediterranean (MED)

•Programmi di cooperazione Interregionale

– Interreg IV C - Programma unico per tutto il territorio europeo che continuerà l’esperienza

di INTERREG III C

– Urbact II – Reti di città

– Espon 2013 – Attuazione dell’Agenda Territoriale europea

Tali programmi hanno tutti Autorità di Gestione estera; a livello italiano, il Ministero dello Sviluppo

Economico ha un ruolo di coordinamento trasversale, mentre il coordinamento nazionale dei singoli

programmi è garantito dalle Regioni (per ciascun programma è stata designata una Regione).


2. Il sistema nazionale di controllo di primo livello

L’impostazione del sistema nazionale di controllo di primo livello per i programmi di cooperazione

transnazionale e interregionale è la seguente (rif. Accordo Stato-Regioni/PPAA del 29 ottobre 2009):

― i controlli possono essere effettuati da uffici interni all’amministrazione partner del progetto (solo

per soggetti pubblici) oppure esternalizzati (opzione valida anche per i soggetti pubblici che non

optano per il primo caso) a controllori iscritti all’Albo dei dottori Commercialisti e degli Esperti

Contabili oppure al Registro dei Revisori Contabili

― la selezione dei controllori è in capo ad ogni singolo partner di progetto (Beneficiario principale

e beneficiari)

― è istituita una Commissione Mista Stato-Regioni che ha il ruolo di confermare la scelta del

controllore effettuata dal partner. La Commissione è presieduta dal Ministero per lo Sviluppo

Economico (MISE) e comprende un rappresentante per ciascun programma; i partner devono

inviare la documentazione relativa alla scelta del proprio controllore al rappresentante del

programma che finanzia il progetto, al fine di chiederne la convalida. Solo dopo tale passaggio

può essere stipulato il contratto con il controllore

― la Commissione Mista ha anche il ruolo di approvare la manualistica a supporto dell’attività di

controllo. Per ciascun programma (tranne Espon e Urbact) è stato predisposto un manuale di

rendicontazione in italiano, in aggiunta e coerente con le linee guida dei programmi; manuali,

relativa modulistica e procedure variano da programma a programma

― l’attività dei controllori designati potrà essere oggetto di verifiche da parte del MISE, qualora

richiesto dalle Autorità di Gestione dei programmi.

Nei successivi paragrafi sono illustrati:

― i requisiti richiesti ai controllori di primo livello

― le tipologie di controllo da svolgere

― una panoramica generale sulle spese ammissibili e le relative modalità di rendicontazione.

Riguardo in particolare a quest’ultimo punto si precisa che possono esserci molte differenze tra i

programmi, pertanto è fondamentale verificare le norme specifiche di ciascun programma, per quanto

riguarda l’ammissibilità delle spese, l’articolazione delle voci di spesa e le procedure di rendicontazione.


3. Requisiti personali e professionali dei controllori di primo livello

I requisiti personali e professionali sono declinati nell’Accordo Stato-Regioni/PPAA del 29 ottobre 2009.

In particolare consistono nei requisiti di:

- Onorabilità

- Professionalità

- Indipendenza

- Conoscenza delle lingue del programma

3.1 Onorabilità.

L’incarico di controllore di primo livello non può essere affidato a coloro che:

- siano stati sottoposti a misure di prevenzione disposte dall'autorità giudiziaria previste dalla legge 27

dicembre 1956, n. 1423 (quali condanne per traffici illeciti, sfruttamento della prostituzione,

delinquenza abituale, attività contrarie alla morale e al buon costume, etc.), dalla legge 31 maggio

1965, n. 575 (indiziati di mafia) e successive modifiche, salvi gli effetti della riabilitazione;

- versino in stato di interdizione legale o di interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone

giuridiche e delle imprese ovvero di interdizione dai pubblici uffici perpetua o di durata superiore a

tre anni, salvi gli effetti della riabilitazione;

- siano stati condannati, con sentenza irrevocabile, salvi gli effetti della riabilitazione, ovvero con

sentenza irrevocabile di applicazione della pena di cui all'articolo 444, comma 2 del codice di

procedura penale, salvi gli effetti della riabilitazione:

a) a pena detentiva per uno dei reati previsti dalle norme che disciplinano l'attività assicurativa,

bancaria, finanziaria, o dalle norme in materia di strumenti di pagamento; alla reclusione per un

periodo non inferiore a un anno per un delitto contro la pubblica amministrazione, contro

l'amministrazione della giustizia, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro l'ordine

pubblico, contro l'economia pubblica, l'industria e il commercio ovvero per un delitto in materia

tributaria;

b) alla reclusione per uno dei delitti previsti dal titolo XI, libro V del codice civile (Disposizioni

penali in materia di Società e Consorzi) e nel regio decreto 16 marzo 1942, n. 267 (Legge

Fallimentare);


c) alla reclusione per un periodo non inferiore a due anni per un qualunque altro delitto non

colposo;

- siano stati dichiarati falliti, fatta salva la cessazione degli effetti del fallimento ai sensi del regio

decreto 16 marzo 1942, n. 267, ovvero abbia ricoperto la carica di presidente, amministratore con

delega di poteri, direttore generale, sindaco di società od enti che siano stati assoggettati a

procedure di fallimento, concordato preventivo o liquidazione coatta amministrativa, almeno per i tre

esercizi precedenti all'adozione dei relativi provvedimenti, fermo restando che l'impedimento ha

durata fino ai cinque anni successivi all'adozione dei provvedimenti stessi.

Al fine di consentire l’accertamento del possesso di tali requisiti, all’atto di accettazione dell’incarico, il

controllore deve presentare al Beneficiario che attribuisce l’incarico una dichiarazione sostitutiva di atto

notorio in base alla quale attesti di non trovarsi in una delle situazioni precedentemente elencate.

3.2 Professionalità.

Il controllore dovrà:

- essere iscritto da non meno di 3 anni all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti contabili –

Sezione A o, in alternativa, essere iscritto da non meno di 3 anni al Registro Nazionale dei Revisori

Contabili.

- non essere stato revocato per gravi inadempienze, nell’ultimo triennio, dall’incarico di revisore dei

conti o sindaco di società ed enti pubblici o privati.

All’atto dell’accettazione dell’incarico sarà necessario produrre un Certificato attestante l’iscrizione

all’Albo dei Dottori Commercialisti e degli Esperti contabili ovvero al Registro Nazionale dei Revisori

Contabili.

3.3 Indipendenza.

Il controllore incaricato non deve trovarsi nei confronti del Beneficiario che conferisce l’incarico in alcuna

delle seguenti situazioni:

1. partecipazione diretta o dei suoi famigliari, attuale ovvero riferita al triennio precedente, agli organi di

amministrazione, di controllo e di direzione generale

a) dell’impresa che conferisce l’incarico o della sua controllante;


b) delle società che detengono, direttamente o indirettamente, nell’impresa conferente o nella sua

controllante più del 20% dei diritti di voto;

2. sussistenza, attuale ovvero riferita al triennio precedente, di altre relazioni d’affari, o di impegni ad

instaurare tali relazioni, con il Beneficiario/impresa che conferisce l’incarico o con la sua società

controllante;

3. ricorrenza di altra ulteriore situazione che possa compromettere o condizionarne l’indipendenza;

4. assunzione contemporanea di incarico di controllo per una impresa e per la sua controllante;

5. essere un famigliare del Beneficiario che conferisce l’incarico;

6. avere relazioni d’affari derivanti dall’appartenenza alla medesima struttura professionale

organizzata, nel cui ambito di attività di controllo sia svolta, a qualsiasi titolo, ivi compresa la

collaborazione autonoma ed il lavoro dipendente, ovvero ad altra realtà avente natura economica

idonea ad instaurare interessenza o comunque condivisione di interessi.

Il controllore incaricato, cessato l’incarico, non può diventare membro degli organi di amministrazione e

di direzione generale dell’impresa che conferisce l’incarico prima che siano trascorsi tre anni.

L’attività del controllore non può essere inquadrata tra quei servizi che comportano un rapporto di

interessenza ossia un rapporto di natura sostanziale suscettibile di essere successivamente valutato in

sede di controllo.

Ai fini dell’accertamento del possesso dei requisiti di indipendenza, all’atto di accettazione dell’incarico,

il controllore deve presentare al Beneficiario che attribuisce l’incarico una dichiarazione sostitutiva di

atto notorio, in base alla quale attesti di:

• non avere partecipazioni dirette e/o indirette nell’impresa che conferisce l’incarico e/o in una sua

controllante;

• non avere svolto a favore del Beneficiario dell’operazione (o, eventualmente, dei Beneficiari delle

operazioni) alcuna attività di esecuzione di opere o di fornitura di beni e servizi nel triennio precedente

all’affidamento dell’attività di controllo di detta operazione (o dette operazioni) né di essere stati clienti di

tale Beneficiario (o, eventualmente, di tali Beneficiari) nell’ambito dello stesso triennio.


Inoltre, con la stessa dichiarazione il soggetto candidato a svolgere le attività di controllo citate deve

assicurare di non avere un rapporto di parentela fino al sesto grado, un rapporto di affinità fino al quarto

grado un rapporto di coniugio con il Beneficiario dell’operazione di cui svolgerà il controllo.

Infine deve impegnarsi a non intrattenere con il Beneficiario dell’operazione alcun rapporto negoziale

(ad eccezione di quelli di controllo), a titolo oneroso o anche a titolo gratuito, nel triennio successivo allo

svolgimento dell’attività di controllo di detta operazione (o dette operazioni).

3.4 Conoscenza delle lingue del programma.

Il controllore deve garantire la conoscenza della lingua inglese, in quanto la modulistica ed alcuni dei

documenti probatori oggetto di verifica sono in inglese.

Nel caso del Programma Med, presentabile indifferentemente in inglese o in francese, sarà necessario

verificare la lingua in cui il progetto da controllare è stato presentato. In caso di presentazione in lingua

francese, sarà necessario garantirne la conoscenza.

Per dimostrare il possesso di tale requisito sarà necessario presentare una dichiarazione sostitutiva di

atto notorio, accompagnata da eventuali attestati.

4. L’attività di controllo

L’articolo 13 del Regolamento (CE) 1828/2006 (Regolamento di attuazione), stabilisce che le attività di

controllo di primo livello comprendono:

a) verifiche amministrative di tutte le domande di rimborso presentate dai Beneficiari;

b) verifiche in loco di singole operazioni.

Con riferimento alle verifiche amministrative documentali delle domande di rimborso, esse devono

svolgersi sul 100% delle spese rendicontate dai Beneficiari, devono riguardare le rendicontazioni di

spesa che accompagnano la domanda di rimborso da parte dei Beneficiari e devono essere effettuate

precedentemente alla dichiarazione certificata della spesa.


Con riferimento alle verifiche in loco, in parte possono anche coincidere con le verifiche

amministrative (nel caso in cui il controllore effettui l’attività di controllo direttamente presso la sede del

Beneficiario). In ogni caso, è normalmente richiesta una verifica in loco almeno una volta nell’arco di

vita del progetto; alcuni programmi hanno formulato specifiche prescrizioni (es. per il programma

Central Europe sono richieste almeno due verifiche in loco).

In relazione ai controlli di primo livello, la Commissione Europea ha predisposto un Documento

di lavoro concernente le buone pratiche relative alle verifiche su progetti cofinanziati dai Fondi

Strutturali e dal Fondo di Coesione per il periodo di programmazione 2007-2013 (rif. COCOF

08/0020/00 – EN). Tale documento specifica chiaramente che le indicazioni definite in merito alle

corrette modalità di svolgimento dei controlli documentali e in loco per i Programmi relativi agli Obiettivi

Convergenza e Competitività Regionale e Occupazione sono valide anche per i controllori ex articolo

16 del Regolamento (CE) 1080/2006 relativi all’Obiettivo Cooperazione Territoriale Europea.

Di seguito si illustra sinteticamente la metodologia di esecuzione delle verifiche in conformità alla

normativa e al predetto Documento di lavoro della Commissione Europea.

4.1 Controllo amministrativo documentale.

La procedura relativa ai controlli viene avviata mediante predisposizione da parte di ogni singolo

Beneficiario della rendicontazione delle spese relativa alla parte di operazione di propria competenza e

della domanda di rimborso del contributo corrispondente alla spesa sostenuta.

L’attività di controllo amministrativo-documentale prevede, da parte del controllore, la verifica della

richiesta di contributo del Beneficiario nonché di tutta la documentazione di supporto rilevante con

particolare riferimento alla documentazione giustificativa di spesa e di pagamento (es. fatture, mandati

di pagamento, ecc.) nonché alla documentazione di fornitura/realizzazione dell’opera/bene/servizio (es.

stati di avanzamento, documentazione di consegna, ecc.): tale documentazione deve essere

conforme:

- alla normativa comunitaria e nazionale di riferimento applicabile (in particolare alla normativa sugli

appalti pubblici, alla normativa sui regimi di aiuto che si applicano all’operazione, alla normativa

sull’ammissibilità della spesa, alla normativa sulla documentabilità sotto il profilo civilistico e fiscale

della spesa e, ove applicabile, alla normativa ambientale e a quella relativa alle pari opportunità);


- al Programma Operativo;

- al bando transnazionale;

- alla domanda progettuale approvata in fase di selezione delle operazioni;

- alla convenzione stipulata tra Autorità di Gestione e Beneficiario principale;

- alla convenzione stipulata tra Beneficiario principale e gli altri Beneficiari;

- ai contratti o altri impegni giuridicamente vincolanti, assunti per la realizzazione dell’operazione,

che hanno determinato la spesa.

La documentazione giustificativa di spesa e di pagamento e la documentazione di fornitura/

realizzazione dell’opera/bene/servizio deve pertanto essere valutata raffrontandola con i documenti

precisati nei precedenti punti elenco.

Gli aspetti da focalizzare nell’attività di controllo amministrativo sono:

- verifica della sussistenza della documentazione amministrativa relativa all’operazione;

- verifica della completezza e della coerenza della documentazione giustificativa di spesa e di

pagamento;

- verifica della correttezza della documentazione giustificativa di spesa dal punto di vista

normativo (civilistico e fiscale);

- verifica dell’ammissibilità della spesa in quanto sostenuta nel periodo consentito e nell’area

prevista dal Programma;

- verifica di ammissibilità della spesa in quanto riferibile alle tipologie di spesa consentite;

- verifica del rispetto dei limiti di spesa ammissibile a contributo previsti dalla normativa comunitaria

e nazionale di riferimento;

- verifica della riferibilità della spesa sostenuta e rendicontata esattamente al Beneficiario, che

richiede l’erogazione del contributo, e all’operazione oggetto di contributo;

- verifica dell’assenza di cumulo del contributo richiesto con altri contributi non cumulabili;

- verifica del rispetto della normativa comunitaria e nazionale in materia di appalti pubblici e/o

del rispetto del regime di aiuti di riferimento;

- verifica, ove applicabile, del rispetto delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità

e di ambiente nel corso dell’attuazione delle operazioni.


Come accennato l’intensità delle verifiche amministrative deve riguardare il 100% della spesa

sostenuta.

Le verifiche devono essere documentate attraverso specifiche check-list fornite nei manuali di

rendicontazione.

Tale documentazione deve evidenziare il lavoro svolto, i singoli punti di controllo, l’esito dell’attività di

controllo, la data delle verifica, i risultati della verifica, inclusi il livello e la frequenza degli errori rilevati,

la completa descrizione delle irregolarità rinvenute e l’identificazione delle norme comunitarie e

nazionali violate, nonché i provvedimenti presi in connessione alle irregolarità riscontrate.

Le check-list devono altresì riportare, il nome e la qualifica del controllore, gli interlocutori presenti

durante la verifica, la documentazione esaminata ed eventualmente acquisita in copia.

4.2 Controllo in loco (on the spot checks).

Per garantire completamente la legalità e la regolarità della spesa è necessario procedere alle verifiche

in loco.

La verifica in loco dei progetti mira ad accertare la realizzazione fisica della spesa nonché a

verificare la conformità degli elementi fisici e tecnici della spesa alla normativa comunitaria e nazionale

e al Programma.

Gli aspetti da focalizzare durante l’attività di controllo in loco presso il Beneficiario sono:

- verifica dell’esistenza e dell’operatività del Beneficiario selezionato nell’ambito del

Programma;

- verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario di tutta la documentazione

amministrativo-contabile in originale (compresa la documentazione giustificativa di spesa);

- verifica della sussistenza presso la sede del Beneficiario di una contabilità separata relativa

alle spese sostenute nell’ambito dell’operazione cofinanziata;

- verifica del corretto avanzamento ovvero del completamento della fornitura di beni e servizi

oggetto del contributo, in linea con la documentazione presentata dal Beneficiario a supporto

della rendicontazione e della richiesta di erogazione del contributo stesso;

- verifica che i beni o i servizi siano conformi a quanto previsto e d ich iarato;


- verifica dell’adempimento degli obblighi di informazione previsti dal Programma e dalla

normativa;

- verifica, ove applicabile, della conformità dell’operazione alle indicazioni inerenti il rispetto

delle politiche comunitarie in materia di pari opportunità tutela dell’ambiente.

Al termine delle verifiche documentali e in loco il controllore invia al Beneficiario un documento di

convalida delle spese rendicontate dal Beneficiario e ritenute ammissibili evidenziando le eventuali

irregolarità riscontrate e le spese ritenute non ammissibili.

Modalità specifiche di emissione di tale documento, modulistica da utilizzare in fase di controllo ed

altre specifiche prescrizioni variano da programma a programma. Si segnalano a titolo di esempio si

segnalano due casi particolari:

― il programma Interreg IV C assegna al controllore del capofila di progetto (Beneficiario

principale) il compito di verificare che le spese dichiarate dagli altri beneficiari di progetto

siano state esaminate e convalidate da un controllore indipendente in conformità con i

requisiti propri dei diversi sistemi nazionali di controllo di primo livello

― per il programma Mediterraneo la compilazione della modulistica e la convalida delle spese

deve essere effettuata on line, all’interno del sistema di monitoraggio del programma; a tal

fine viene fornita apposita chiave di accesso.

È pertanto necessario prendere visione della documentazione e delle procedure previste dal

programma che finanzia il progetto sul quale si deve effettuare il controllo.

5. La verifica delle spese ammissibili

La verifica delle spese ammissibili è regolata da criteri generali e criteri specifici per singola voce di

spesa.

5.1 Criteri generali

Le regole generali sulla completezza e coerenza della documentazione giustificativa sono inquadrate

dall’articolo 56, comma 4 del Regolamento (CE) 1083/2006 il quale stabilisce che le norme in materia di


ammissibilità delle spese sono definite a livello nazionale, sulla base del disposto combinato dei

Regolamenti comunitari relativi ai singoli Fondi Strutturali e al Regolamento di attuazione.

Si possono, però, individuare alcuni vincoli nell’ambito dei quali i singoli Stati membri possono definire le

regole di ammissibilità delle spese.

Tali vincoli consentono di valutare l’ammissibilità di una spesa sulla base di tre elementi:

- periodo e area di ammissibilità;

- tipologia di spesa;

- documenti giustificativi.

In caso di incongruenza tra normativa nazionale e normativa UE/Manuale di Programma Control

and Audit Guidelines varrà quella più restrittiva.

Periodo e area di ammissibilità

In relazione al periodo in cui vengono sostenute, sono considerate ammissibili le spese dichiarate

nell’ambito di un Programma Operativo se il relativo pagamento è stato effettuato tra la data di

presentazione del Programma alla Commissione oppure tra il 1° gennaio 2007, qualora il Programma

sia stato presentato anteriormente a questa data, e il 31 dicembre 2015.

Periodo di ammissibilità specifico di Progetto:

Conformemente al Subsidy Contract, il periodo di ammissibilità della spesa per ciascuna operazione,

coincide con la durata dell’operazione indicata nell’Application Form approvata dall’autorità di gestione.

Fanno eccezione le spese di preparazione del progetto, ammissibili secondo le regole di ciascun

programma.

L’area di ammissibilità è definita dai singoli programmi di cooperazione.

Per alcuni di questi, l’area di programmazione coincide con tutti gli Stati comunitari, per altri solo alcuni

Stati e per altri ancora solo singole regioni di alcuni Stati membri.

Sono considerate ammissibili le spese per attività sostenute all’interno dell’area programma da

beneficiari aventi sede nelle regione ammissibili.

Sono previste alcune eccezione per enti pubblici o organismi di diritto pubblico con competenze

istituzionali in parti dell’Area programma ma aventi sede fuori di essa (es. Ministeri).

Possono inoltre essere eccezionalmente autorizzate spese sostenute da beneficiari esterni all’area

programma ma facenti parte della comunità europea qualora tali spese apportino diretti benefici all’area


programma.

Tipologia di spesa

L’articolo 56, comma 3 del Regolamento (CE) 1083/2006 stabilisce che sono considerate ammissibili

alla partecipazione dei fondi le spese sostenute per la realizzazione di operazioni decise dall’Autorità

di Gestione del Programma Operativo sulla base dei criteri di selezione fissati dal Comitato di

Sorveglianza.

Criteri generali:

- le fatture devono essere intestate ai beneficiari

- i pagamenti devono essere effettuati dai beneficiari

- le spese devono essere sostenute nel rispetto dei criteri civilistici e fiscali in tema di

contabilità e dei regolamenti di contabilità del beneficiario

- i beneficiari devono istituire un sistema trasparente di contabilità del progetto

- devono altresì conservare i documenti in originale o copie autenticate per i 3 anni successivi

alla chiusura del programma operativo o per i 3 anni successivi all’anno in cui ha avuto luogo

la chiusura parziale;

- le spese devono essere supportate da una relazione tecnico amministrativa da produrre al

momento della rendicontazione a firma del legale rappresentante che specifichi

dettagliatamente la connessione tra la spesa sostenuta e le attività del progetto cui quella

spesa si riferisce

- non sono ammissibili le spese relative a beni che abbiano già fruito di misure di sostegno

finanziario nazionale e/o comunitario

- CONTRIBUTI IN NATURA afferenti l’operazione - lavoro volontario non retribuito, comodati

gratuiti di beni mobili e immobili - non sono considerate spese ammissibili (eccezioni

programma Central Europe per il quale sono ammissibili nel limite del 5% del budget totale e

di 5.000,00 euro per partner, programma MED: ammissibile il lavoro volontario non retribuito

se esplicitamente previsto nell’application form e se il valore è determinato tenendo conto del

tempo effettivamente prestato e delle normali tariffe in vigore per tipologia di attività


- AFFIDAMENTO IN HOUSE PROVIDING devono avvenire nel rispetto della normativa

nazionale e comunitaria. Perché si configuri un ente come in house è necessario che:

- l’ente pubblico che affida il contratto possa esercitare sulla società in house il medesimo

controllo che esercita sui propri servizi interni;

- la società in house esegua i propri compiti esclusivamente per l’ente pubblico appaltante;

- il capitale sia interamente a partecipazione pubblica.

I costi dell’ente in house sono soggetti a regole di rendicontazione diverse da programma a

programma.

Documenti giustificativi

L’articolo 78 del Regolamento (CE) 1083/2006 stabilisce che le spese devono:

1. essere giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio

equivalente in originale, esclusivamente intestate ai Beneficiari e comprovante l'effettivo

pagamento da parte dei Beneficiari stessi.

2. corrispondere a pagamenti che sono già stati effettivamente e definitivamente effettuati dai

Beneficiari (con annotazione nei libri contabili, senza possibilità di annullamento, trasferimento

e/o recupero).

Al fine del rispetto del divieto di cumulo di finanziamenti o doppio finanziamento, tutti gli originali

dei documenti giustificativi di spesa devono essere annullati mediante l’apposizione di un timbro che,

a titolo esemplificativo, riporti la denominazione di:

Spesa sostenuta con i fondi del Programma XXXXX 2007-2013,

progetto “ ” n. , per importo pari a € data di rendicontazione .

5.2 Criteri specifici per singola voce di spesa.

Ogni Programma stabilisce specifiche categorie di spesa/budget lines che possono essere

sinteticamente classificate nelle seguenti voci:

5.2.1 - Personale

Ai fini della possibile rendicontazione le spese di personale devono essere previste dall’operazione ed

espressamente indicate nella scheda progettuale approvata dal’autorità di gestione.


Rientrano le spese per :

- personale assunto a tempo indeterminato

- personale assunto a tempo determinato

- personale a progetto

Il costo rendicontabile del personale deve essere calcolato considerando il salario lordo di cui il

dipendente è in godimento, entro i limiti contrattuali di riferimento (CCNL, eventuali accordi più

favorevoli, contratto a progetto) e gli altri eventuali compensi lordi, comprensivo dei contributi

sociali a carico del datore di lavoro e del lavoratore), in rapporto alle giornate o alle ore impegnate nel

progetto.

In dettaglio:

costi diretti ovvero gli elementi caratterizzanti il rapporto di lavoro in maniera stabile e ricorrente

(stipendio base, contingenza, scatti di anzianità)

costi indiretti ferie, riposi per festività soppresse, festività infrasettimanali, 13^ 14^ se previste.

Se il personale è impiegato solo parzialmente nell’operazione il calcolo delle spese ammissibili dovrà

essere effettuato sommando la retribuzione mensile lorda alla retribuzione differita nonché agli oneri

sociali e fiscali a carico del beneficiario, dividendo poi tale importo per il numero di ore effettivamente

lavorate nel mese di riferimento e moltiplicando per il numero ore di impegno effettivamente dedicate al

progetto.

Nel caso di personale impiegato parzialmente dovrà essere obbligatoriamente compilata una scheda

riepilogativa timesheet mensile, firmato dal Dirigente Responsabile.

I costi del personale dei partner pubblici non sono ammissibili se derivano da responsabilità

obbligatorie ovvero da attività di gestione ordinaria, es. monitoraggio e controllo, delle amministrazioni

pubbliche.

Sono invece ammissibili nel caso in cui vi sia formale assegnazione del dipendente al progetto con

ordine di servizio, o determina di attribuzione dello staff al progetto.

A titolo esemplificativo si riportano le diverse tipologie di documenti da esaminare.

Documenti giuridicamente rilevanti

- Programma Operativo;

- Bando ;


- Domanda progettuale approvata in fase di selezione delle operazioni;

- Convenzione stipulata tra Autorità di Gestione e Beneficiario principale;

- Convenzione stipulata tra Beneficiario principale e gli altri Beneficiari;

- Contratti o altri impegni giuridicamente vincolanti, assunti per la realizzazione dell’operazione, che

hanno determinato la spesa.

- Curricula vitae del personale impiegato, contratto di lavoro, ordine di servizio/lettera di incarico,

documentazione attestante l’autorizzazione alla missione-

Documenti giustificativi di spesa

- Time sheet mensile, firmato dal Responsabile di progetto;

- Cedolino paga dei dipendenti;

- Dichiarazione dell’ufficio preposto al pagamento degli stipendi, riportante il dettaglio degli oneri

sociali e fiscali a carico del beneficiario imputati al progetto;

- Titolo di viaggio riportante il nominativo della persona autorizzata e la data di godimento;

- Fatture o ricevute fiscali attestanti spese di vitto e alloggio sostenute dalla persona autorizzata:

Documenti giustificativi di pagamento

- Bonifico, assegno circolare o bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo dello stipendio

netto accreditato ed il nominativo del percipiente;

- Documenti attestanti il pagamento di contributi previdenziali, ritenute fiscali ed oneri sociali es. Mod.

F24;

- Mandato di pagamento quietanzato dall’istituto bancario cassiere e/o tesoriere (nel caso di

beneficiario di natura pubblica)

5.2.2 - Servizi esterni

Comprende le spese sostenute dal Beneficiario a favore di soggetti esterni erogatori di specifici servizi

per il raggiungimento degli obiettivi progettuali che il beneficiario non è in grado di svolgere in proprio.

Rientrano ad esempio in questa categoria:

- spese per consulenze specialistiche es. legali

- servizi IT


- ideazione e stampa materiale informativo e pubblicitario

- traduzioni

- studi e perizie

- contratti a prestazione occasionale

Nel caso di appalti pubblici l’assegnazione a società esterne deve essere attuata in conformità

alla norme vigenti in materia di evidenza pubblica. Alcuni programmi possono prescrivere norme più

restrittive per gli affidamenti esterni, ad es. la soglia per gli affidamenti diretti.

La scelta di ricorrere a soggetti esterni deve sempre essere motivata in base a criteri tecnici ed

economici.

Le prestazioni occasionali e le prestazioni professionali posso essere contrattualizzate a corpo o a

rendiconto e in relazione alla tipologia contrattuale utilizzata sono previste due distinte modalità di

rendicontazione:

prestazione a corpo: il pagamento è giustificato dal valore dell’opera o dei servizi prestati

prestazione a rendiconto: il pagamento è giustificato dal numero di ore o giornate effettivamente

lavorate valorizzate ad un costo unitario.

Il beneficiario deve garantire che le spese riflettano le tariffe di mercato, richiedendo ad es. offerte

comparabili da fornitori differenti.

Sia i partner pubblici che privati devono inoltre rispettare nell’affidamento di incarichi per l’esecuzione di

opere e lavori pubblici i principi di economicità, efficacia, tempestività e correttezza nonché libera

concorrenza, parità di trattamento è pubblicità secondo le modalità indicate dal codice dei contratti

pubblici.



- Bando;





- Contratti o altri impegni giuridicamente vincolanti, assunti per la realizzazione dell’operazione, che

hanno determinato la spesa.

- Contratti di fornitura, in caso di appalto documentazione relativa alla procedura di appalto di gara.

Eventuali progetti preliminari definitivi ed esecutivi. Collaudi e valutazioni di impatto ambientale.


- Stati di avanzamento dei lavori / Certificati di pagamento per ogni SAL

- Stato finale dei lavori con relativo certificato di collaudo

- Fatture o ricevute fiscali


- Bonifico, assegno circolare o bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo ed il nominativo

del percipiente;

- Estratto conto bancario dal quale si evinca il definitivo pagamento degli assegni bancari e dei

bonifici;



5.2.3 - Investimenti

L’acquisto di beni durevoli è ammissibile se strettamente correlato alle attività di progetto ed essenziale

al raggiungimento dei suoi obiettivi.

Sono ammissibili i costi di ammortamento ed i costi accessori all’acquisto dei beni.

Si possono distinguere:

Investimenti in INFRASTRUTTURE (ammissibili solo per alcuni programmi ed in casi eccezionali

quando le opere pubbliche costituiscono azioni pilota aventi carattere dimostrativo es. Programma

Central Europe).

Investimenti in ATTREZZATURE

ATTREZZATURE STRUMENTALI AMMINISTRATIVE: utilizzate per la gestione del progetto (computer,

stampanti, proiettori). E’ ammissibile l’intero prezzo di acquisto solo se vi è utilizzo esclusivo dei beni

per le attività di progetto e se il periodo di ammortamento è inferiore al periodo di durata del progetto.


Altrimenti pro quota per l’utilizzo con criterio di ripartizione definito es. sulla base delle ore di utilizzo e

nei limiti del periodo di ammortamento.

L’ammortamento deve essere calcolato applicando il dettato dei regimi fiscali nazionali.

ATTREZZATURE STRUMENTALI TECNICHE utilizzate per l’attuazione del contenuto proprio

dell’operazione ed essenziali al raggiungimento degli obiettivi di progetto (es strumentazione tecnica). In

questo caso l’intero costo è deducibile a patto che siano garantiti il mantenimento della proprietà e la

destinazione d’uso del bene per i 5 anni successivi dalla data di erogazione del pagamento finale.

Per l’acquisto delle attrezzature e dei macchinari devono essere rispettate le norme vigenti in materia di

appalti pubblici.

Sui beni acquistati devono essere apposte le etichette o targhette per evidenziare il cofinanziamento

del FESR ed il ruolo svolto dall’Unione Europea. Le etichette devono contenere: il logo UE, il

programma ed il periodo di programmazione, il codice del progetto nell’ambito del programma.

Beni usati. Sono ammissibili a determinate condizioni:

- il venditore deve fornire una certificazione che dimostri che il bene non sia stato acquistato grazie a

fondi pubblici nazionali e/o europei.

- il prezzo non deve eccedere il valore di mercato e deve essere inferiore al prezzo di beni simili nuovi

L’attrezzatura deve possedere le caratteristiche tecniche necessarie al progetto e rispettare standard e

norme in vigore.

Il bene non deve essere completamente ammortizzato.

Alcuni programmi prevedono limiti percentuali per tale categoria di costo ad esempio INTERREG IVC

prevede che non possa eccedere il 5% dei costi totali.



- Bando;




- Contratti con fornitori di beni strumentali;

- Nel caso di appalti pubblici documentazione relativa alla gara e contratto di appalto;


- Registro dei beni ammortizzabili


- Fatture o ricevute fiscali


- Bonifico, assegno circolare o bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo ed il nominativo

del percipiente;


bonifici;



5.2.4 - Spese di viaggio

Sono ammissibili i costi sostenuti per l’effettuazione di missioni autorizzate e strettamente attinenti

all’operazione da parte del personale imputato al progetto o di consulenti esterni.

Alcuni programmi prevedono la voce specifica altri richiedono invece l’imputazione nella voce di costo

che le ha generate ad esempio personale o servizi esterni.

Le missioni devono essere espressamente autorizzate e devono specificare il nominativo della persona,

la durata della missione, lo scopo e la destinazione.

I costi ammissibili sono quelli relativi al trasporto, al vitto e alloggio e alle diarie se previste dal contratto

di riferimento.

Non sono ammissibili spese forfetarie ed è indispensabile supportare gli importi di spesa rendicontati

con la documentazione analitica delle spese.

Trasporto: il criterio deve essere quello del mezzo di trasporto più efficiente in termini di costo e più

rispettoso dell’ambiente; per distanza superiori ai 400 km è ammesso l’utilizzo dell’aereo, no tariffa

business; l’utilizzo dell’auto privata o aziendale è ammesso in caso di scelta più economica: sono

ammesse le auto a noleggio.

Vitto e alloggio sono deducibili se corrispondono ad un prezzo medio di categoria, ( il programma TN

MED reputa i costi non ammissibili se superiori ai prezzi medi di un hotel a 4 stelle)

Diaria se prevista dal contratto e limitatamente ai giorni di riunioni


Spese per riunioni: solo per attività di progetto, per ogni evento deve essere esplicitato lo scopo, la

localizzazione e la durata, deve essere allegata la lista dei partecipanti firmata da ciascuno di essi e

deve essere redatto un verbale o un resoconto della riunione. Devono tenersi all’interno dell’area di

cooperazione.

Eccezione per Bruxelles dove sono generalmente ammessi.

Esistono poi limitazioni specifiche previste da ciascun programma ai quali si rimanda per i dovuti

approfondimenti.



- Bando di concessione del contributo;




- Documentazione attestante l’autorizzazione alla missione.


- Titolo di viaggio riportante il nominativo della persona autorizzata e la data di godimento;

- Fatture o ricevute fiscali attestanti spese di vitto e alloggio sostenute dalla persona autorizzata;

- Agenda delle riunioni e programma degli eventi;

- Rapporto di missione, registro dei partecipanti;

- Prospetto riepilogativo del viaggio effettuato con mezzo proprio indicante: tipologia del mezzo, i km

di percorrenza, rimborso spettante; fattura dell’autonoleggio.


- Bonifico, assegno circolare o bancario non trasferibile dal quale si evinca l’importo accreditato ed il

nominativo del percipiente;


bonifici;




5.2.5 - Spese generali

Le spese generali sono di norma ammissibili se:

- basate su costi effettivi relativi all’esecuzione dell’operazione

- imputate con calcolo pro-rata all’operazione, nella percentuale stabilita nell’ambito di ciascun

programma, secondo un metodo equo e corretto debitamente giustificato, fatte salve eccezioni

previste nei regolamenti specifici e nei singoli programmi.

SPESE GENERALI DIRETTE ovvero riconducibili alle attività effettivamente pagate ad esempio spese

postali o telefoniche per linee esclusivamente dedicate al progetto (lista completa delle chiamate) costi

diretti per gli uffici tecnici.

SPESE GENERALI INDIRETTE, quali manutenzioni ordinarie, linee telefoniche non dedicate, ammesse

solo da alcuni programmi ed in alcuni casi con limiti percentuali sul budget totale.

Il Reg. CE 397/2009 ha introdotto delle semplificazioni (possibilità di rendicontare spese generali

forfettarie); tuttavia, la sua applicabilità è soggetta a decisione da parte dei singoli programmi, pertanto

è necessario verificare gli aggiornamenti dei manuali.

5.2.6 - Oneri finanziari

Ai sensi dell’art. 49 del Regolamento CE 1828/2006 e del documento nazionale inerente le spese

ammissibili, i seguenti oneri e spese sono rimborsabili:

- oneri relativi alla transazioni finanziarie transnazionali (oneri relativi a bonifici all’estero

strettamente legati all’esecuzione dell’operazione;

- spese bancarie relative al’apertura e alla gestione dei conti, qualora l’attuazione di

un’operazione richieda l’apertura di un conto o conti separati

- costi delle garanzie fornite da banche o altri istituti finanziari se le garanzie sono prescritte dalla

legislazione nazionale o comunitaria.

Non sono ammissibili interessi passivi, oneri finanziari commissioni bancarie per operazioni nazionali ,

perdite su cambi.


5.2.7 - Spese non ammissibili

Ai sensi dei regolamenti europei sono considerate spese non ammissibili (elenco non esaustivo):

- Interessi passivi

- Acquisto di terreni ed edifici

- Spese di rappresentanza

- IVA recuperabile. L’IVA realmente e definitivamente sostenuta dal beneficiario può costituire spesa

ammissibile solo se non sia recuperabile. In tal caso sarà rendicontata unitamente al costo cui afferisce.

Occorre verificare l’indetraibilità dell’iva con ultima dichiarazione iva presentata e registri iva.

- Ogni altro tributo ed onere fiscale, previdenziale ed assicurativo per operazioni cofinanziate da parte

dei fondi strutturali è ammissibile nel limite in cui non possa essere recuperato dal beneficiario.

6. Entrate generate dal progetto

Ai sensi dell’art. 55 del Regolamento CE 1083/2006 per progetto generatore di entrate si intende

“qualsiasi operazione che comporti un investimento in infrastrutture il cui utilizzo sia soggetto a tariffe

direttamente a carico degli utenti o qualsiasi operazione che comporti la vendita o la locazione di terreni

o immobili o qualsiasi altra fornitura di servizi contro pagamento

Se il progetto genera entrate, esse devono essere calcolate dal beneficiario per poter essere:

- integralmente detratte dalla spese ammissibile se integralmente generate dal progetto

- proporzionalmente detratte se parzialmente generate dal progetto.

La stima delle entrate deve essere fatta al momento di deposito del progetto

Il calcolo della spesa ammissibile verrà invece effettuato alla chiusura del progetto sulla base della

dichiarazione dell’ammontare esatto delle entrate.

Nel report finale i progetti devono fornire una stima delle entrate che si avranno nei cinque anni

seguenti. Le entrate riducono dello stesso importo il contributo totale assegnato dal programma.


7. Documentazione di riferimento e contatti utili

In questo paragrafo vengono riportati i siti web di riferimento, con indicazioni sulle sezioni informative

rilevanti ai fini dei controlli di primo livello e sulla documentazione scaricabile. Tale documentazione può

essere soggetta ad aggiornamenti, pertanto si consiglia di consultare periodicamente i siti web.

Sono inoltre indicati i riferimenti dei Contact Points italiani ed eventuali altri contatti utili.

7.1 Programma Alpine Space.

Sito di programma (in inglese): http://www.alpine-space.eu; nella sezione “Project life cycle” si può

scaricare il Programme Implementation Handbook (PIH), composto da un insieme di fact sheets tra cui

alcuni legati al sistema di controllo.

Sito Contact Point italiano: www.spazio-alpino.it; sezioni rilevanti:

― Controlli di primo livello, che contiene informazioni sul sistema nazionale di controllo

(Commissione mista, requisiti dei controllori) e dove è possibile scaricare il manuale di

rendicontazione, la modulistica, le istruzioni operative, nonché i successivi aggiornamenti.

― Sono attivi anche un blog sui controlli di primo livello, che contiene aggiornamenti e commenti,

e una sezione FAQ, nel quale vengono pubblicate le domande più frequenti relative ai controlli.

National Contact Point: Cristina Palamini (Regione Lombardia)

e-mail: [email protected]

Referente Commissione Mista: Emanuela Cazzaniga


7.2 Programma Central Europe.

Sito di programma (in inglese): http://www.central2013.eu; nella sezione “Document

Center”>Programme documents>Implementation documents è possibile scaricare il documento “Control

and audit guidelines” e la modulistica di programma.

Sito Contact Point italiano: http://coopterritoriale.regione.veneto.it/Central-Europe. Nella sezione

“Rendicontazione e certificazione spese” si può scaricare il Manuale di rendicontazione in italiano, la

modulistica e le relative istruzioni operative, nonché i successivi aggiornamenti.


National Contact Point: Rita Bertocco (Regione Veneto)


Referente Commissione Mista: Stefano Porcari


7.3 Programma Mediterranean.

Sito di programma (in inglese e francese): http://www.programmemed.eu. Nella sezione “Downloads” si

può scaricare il documento “Guidelines on first level controls”. Importante anche la guida all’utilizzo del

sistema informativo on line “Presage”, sul quale il partner deve caricare l’elenco delle spese sostenute e

il controllore, al termine della verifica, deve validarle.

Sito del Contact point italiano: vi si accede dal sito di programma, sezione Contacts/Info/links>National

contacts and info. Vi si può scaricare il Manuale di rendicontazione e tutta la documentazione e

modulistica collegata.

National Contact Point: in fase di nomina

Referente Commissione Mista: Daniela Michelino (Victoria Primhak)


7.4 Programma Interreg IVC.

Sito di programma (in inglese): http://www.interreg4c.net. Nella sezione “Projects” si può scaricare il

Programme Manual, che contiene anche informazioni sul controllo di primo livello, e la modulistica

relativa alla fase di controllo.

Sito Contact Point italiano: http://www.interreg4c-italia.eu, dove scaricare Manuale di rendicontazione e

modulistica.

National Contact Point: Bruno Calvetta (Regione Calabria)

e-mail: [email protected], [email protected]

Referente Commissione Mista: Fortunato Varone

e-mail: [email protected], [email protected]


7.5 Programma Urbact II.

Sito di programma (in inglese e francese): http://urbact.eu. Nella sezione “Documents and

resources”>Documents (occorre poi selezionare Programme Documents e Technical documents) si

possono scaricare il Manuale di programma, linee guida e modulistica.

Beneficiari principali: Comuni.

7.6 Programma Espon 2013.

Sito di programma (in inglese): http://www.espon.eu. Nella sezione Programme>Programme related

documents si può scaricare il Manuale di programma.

Sito Contact Point italiano:. http://www.ecpitalia.uniroma2.it.

Beneficiari principali: Università e istituti di ricerca.

NOTA: i programmi Urbact II ed Espon 2013 non dispongono di un manuale di rendicontazione in

italiano; vanno pertanto seguite le linee guida predisposte dall’Autorità di Gestione del programma.

7.7 Contatti Regione Piemonte.

Direzione Programmazione Strategica, Politiche Territoriali, Edilizia

Tiziana Dell’Olmo

Tel. 011 432 2384


Noemi Giordano

Tel. 011 432 6143


Silvia Rizzi

Tel. 011 432 3335


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