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ER.GO – AZIENDA REGIONALE PER IL DIRITTO AGLI STUDI SUPERIORI

PROGRAMMA DELLE ATTIVITA'

ANNO 2018

Responsabile: PATRIZIA MONDIN

Via S. Maria Maggiore 4 40121 Bologna

tel. 051 6436745 – fax 051 235645 e-mail: direzione@er-go.it

info@postacert.er-go.it

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Sommario

Premessa pag. 3

Obiettivi aziendali 1. Sistema Informativo Aziendale pag. 5

2. Gestione risorse economiche e finanziarie pag. 8

3. REU - Relazioni Economiche con l’utenza pag. 12

4. Risorse umane pag. 14

5. Contratti. Relazioni istituzionali. Sviluppo e programmazione azioni per la digitalizzazione e la dematerializzazione

pag. 17

6. Coordinamento della sicurezza e del contenzioso. Affari Generali pag. 22

7. Patrimonio pag. 27

8. Programmazione e sviluppo servizi per l’accessibilità ai benefici e relazioni con le Università-Interventi DSU scolastico

pag. 30

9. Analisi, Programmazione e Sviluppo Interventi e Servizi DSU - Bandi di concorso. Relazioni con le Università.

pag. 32

10. Graduatorie pag. 34

11. Controlli pag. 39

12. Servizi per l’accoglienza pag. 41

13. Orientamento al lavoro

pag. 43

14. Valorizzazione dimensione comunitaria e formativa residenze

pag. 47

15. Servizi per studenti disabili

pag. 49

16. Comunicazione

pag. 50

17. Servizi innovativi e azioni di ampliamento dell’accessibilità dei servizi aziendali, anche di livello internazionale

Pag. 52

18. Servizi Promozionali pag. 54

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Premessa La programmazione delle attività del 2018, declinata per le diverse strutture aziendali, ha alla base i contenuti della relazione programmatica al bilancio di previsione triennale 2018,2019, 2020. Quindi alcune attività non si esauriscono nel solo anno 2018, anche se in quest’anno avranno un primo significativo avvio. E’ comunque importante evidenziare anche le diverse fasi in cui si svolgono i progetti, soprattutto quelli a maggiore tasso di complessità. E’ il caso, ad esempio, della predisposizione del bilancio di genere o del bilancio sociale, così come del passaggio alla contabilità economica. Tutte le strutture aziendali devono sentirsi coinvolte, anche da un punto di vista che si potrebbe definire “culturale” e dare un proprio contributo ad attività che avranno un impatto complessivo sul funzionamento dell’Azienda. E’ anche importante dar conto di attIvità che, ancorchè non si possano valutare sul piano dell’ efficacia esterna, sono però molto significative per comunicare i risultati conseguiti e per concorrere a mettere a punto politiche evolutive del diritto allo studio universitario, sia a livello regionale, sia a livello nazionale. Non mancano poi le funzioni più standard, che attengono al cuore della missione istituzionale di ER.GO e che hanno a che fare con i livelli quanti/qualitativi dei servizi ed interventi previsti dalla legge regionale istitutiva (borse di studio, servizi per l’accoglienza, ecc). Tra queste funzioni standard rientrano anche le attività svolte a supporto degli Atenei che nel corso del 2018 vedranno un nuovo significativo ampliamento sotto molteplici profili:

- Gestione dei benefici di competenza dell’Università di Ferrara - Coordinamento di tavoli tecnici che permettono di affrontare congiuntamente l’impatto di

innovazioni normative (ad es. istituzione dei corsi FIT) - Gestione di interventi economici in integrazione con gli Atenei, con particolare riferimento a

quelli destinati agli idonei alla borsa di studio, anche al fine di razionalizzare le risorse in campo (nodo cruciale tenuto conto che di anno in anno aumenta in modo esponenziale il fabbisogno).

Anche la disponibilità della vetrina degli alloggi in cui far confluire in ogni sede universitaria l’offerta abitativa privata, rappresenta un contributo che ER-.GO ha messo a disposizione degli Atenei e degli Enti locali per la gestione di politiche di accoglienza rivolte ad una popolazione studentesca più ampia rispetto all’utenza tradizionale di ER.GO (i capaci e meritevoli, privi di mezzi in graduatoria). Anche l’orientamento al lavoro assume nel 2018, e così sarà anche negli anni a venire, una centralità nella mission aziendale, tenuto conto dell’importante finanziamento assegnato dalla Regione Emilia Romagna per la realizzazione di interventi di orientamento specialistico per laureandi e neolaureati. Nello stesso tempo, l’inedita e appena avviata collaborazione con l’Università di Bologna è foriera di interessanti sviluppi per la sedimentazione dei servizio nelle sedi di Bologna e Romagna. Siamo nell’ambito di quelle misure di accompagnamento previste dalla Legge Regionale che nel corso degli anni sono diventate sempre più importanti anche per connotare e qualificare i servizi e gli interventi più tradizionali. Basta pensare alla centralità delle azioni di valorizzazione della dimensione comunitaria e formativa delle residenze per definire lo standard dei servizi di accoglienza di ER.GO. Ma altri ambiti si aprono, ancora una volta in stretta relazione con gli Atenei, ad esempio per una individualizzazione e personalizzazione degli interventi per studenti in particolare difficoltà, per i rifugiati o per contrastare il grave fenomeno degli abbandoni. Questo fenomeno nel caso dei borsisti ER.GO assume una connotazione ancora più negativa, tenuto conto del forte investimento pubblico rappresentato dagli interventi del diritto allo studio. Vale dunque la

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pena accompagnare questi interventi con misure che aiutino il positivo inserimento nel contesto universitario e che cerchino di favorire il successo accademico. Anche l’ambito della scuola rappresenta ormai un filone di attività che dopo la fase di sperimentazione è divenuto parte integrante di una missione che con la legge 6 del 2015 si è di fatto arricchita di nuovi contenuti. Sia il diritto allo studio scolastico, sia l’edilizia scolastica sono infatti oggetti di lavoro che richiedono risorse umane e strumentali significative, al fine di garantire l’efficacia di quanto realizzato.

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1. Sistema Informativo Aziendale Nel 2018, il S.I.A. si concentrerà prioritariamente sulle seguenti attività:

1. Ottimizzazione della connettività internet presso le Residenze Universitarie di ER.GO; 2. Attivazione di nuove modalità di pagamento online; 3. Completamento della migrazione dei server di ER.GO presso il nuovo data center di Lepida; 4. Integrazione di software prodotto internamente con i nuovi software gestionali in uso; 5. Estensione a tutte le sedi universitarie regionali della vetrina degli alloggi online.

In merito al primo punto gli obiettivi da raggiungere sono i seguenti:

- l’ottimizzazione della connettività esistente al fine di offrire agli studenti un servizio più performante, attraverso l’aggiornamento dell’infrastruttura hardware esistente;

- Il completamento della migrazione dalla connessione ADSL alla connettività in fibra nelle Residenze ER.GO;

- L’eventuale potenziamento della connettività in Fibra, nei casi in cui quest’ultima non sia fornita da Lepida.

In merito al secondo punto, la piattaforma creata dal S.I.A. per i pagamenti online, integrata con PagoPA/Payer, sarà collegata ai diversi applicativi aziendali ed offrirà agli studenti la possibilità di effettuare i pagamenti delle somme dovute ad ER.GO direttamente online, a partire dal conto corrente studente. Il conto corrente studente subirà quindi importanti modifiche, considerato anche il fatto che il nuovo software di contabilità, inizialmente previsto per il 2017, entrerà in funzione a gennaio 2018. Sul terzo punto, si cercherà di dare ampio risalto al completamento della migrazione dei server virtuali presso il data center di Lepida. Proseguiranno, inoltre, gli sforzi fatti per dare compiuta attuazione al tema del Disaster Recovery. In merito al quarto punto, invece, oltre al conto corrente studente, potranno subire delle modifiche anche Liquidaweb e Sollecito Debiti REU, software realizzati dal S.I.A. , connessi con il software di contabilità, utili per la liquidazione delle fatture e per tenere monitorati i debiti degli studenti. Tra le altre attività che saranno poste in essere possiamo annoverare:

- le attività di aggiornamento del sito web, dell’intranet aziendale, delle altre applicazioni sviluppate internamente;

- le attività di sviluppo e di supporto tecnico per “ER.GO SCUOLA”, piattaforma regionale realizzata dal S.I.A. per la concessione di contributi agli studenti delle scuole medie inferiori e superiori.

La piattaforma “ER.GO SCUOLA”, infatti, oltre agli aggiornamenti per le domande per l’a.s. 2018/2019, sarà interessata da nuove ottimizzazioni tese a migliorare ulteriormente il supporto tecnico offerto a studenti, scuole, comuni, province e CAF. Saranno introdotte, inoltre, diverse funzioni aggiuntive (es. possibilità per il Comune di poter obbligare o meno, attraverso il proprio pannello di controllo, gli studenti ad allegare le ricevute di pagamento dei libri di testo) che consolideranno ulteriormente la maturità del prodotto.

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Infine, il S.I.A. garantirà il supporto tecnico, anche eventualmente in funzione evolutiva a:

- completa dematerializzazione dei buoni pasto dopo la prima positiva sperimentazione su Cesena;

- revisione del borsino online degli alloggi; - monitoraggio degli aggiornamenti della suite domanda online;

Principali obiettivi:

Aggiornamento app ERGORISTO Gennaio 2018 (100%)

Realizzazione modulo “Domanda per il contributo per l’acquisto di abbonamenti annuali urbani personali di trasporto TPER – Bologna”

Gennaio 2018 (100%)

Realizzazione modulo “Esprimi il tuo parere sulla carta di qualità dei servizi di orientamento”

Gennaio 2018 (100%)

Completamento predisposizione piattaforma ER.GO SCUOLA per il nuovo modulo borsa di studio per l’a.s. 2017/2018

Gennaio 2018 (100%)

Generazione del dataset XML richiesto dall’AVCP ai sensi dell'art.1 comma 32 Legge n.190/2012

Gennaio 2018 (100%)

Modifiche al software “Verso il lavoro” per cambiamenti inerenti le modalità di iscrizione degli studenti

Febbraio 2018 (100%)

Aggiornamento ECOS per permettere la creazione di nuove sezioni in tempi ridotti

Febbraio 2018 (100%)

Predisposizione sezione CU per dossier studente e per area extra-dossier

Febbraio 2018 (100%)

Generazione tracciato per l’invio dei dati riguardanti la tassa regionale all’Agenzia delle Entrate

Febbraio 2018

Installazione repository centralizzato per lo sviluppo degli applicativi Febbraio 2018 (100%)

Aggiornamento software ERGOBAY per aggiornamento server Febbraio 2018 (100%)

Aggiornamento software LIQUIDAWEB per aggiornamento server Febbraio 2018 (100%)

Aggiornamento del certificato SSL per cloud.er-go.it Febbraio 2018

Aggiornamento software SEMAG per aggiornamento server Marzo 2018

Aggiornamento software ARCHIVIO CONTRATTI per aggiornamento server

Marzo 2018

Chiusura modulo borsa di studio scolastiche per l’a.s. 2017/2018 ed invio dei dati alla RER

Marzo 2018

Aggiornamento del certificato SSL per scuola.er-go.it Marzo 2018

Adempimenti in materia di sicurezza informatica Aprile 2018

Aggiornamento altri software (EDOC, FASTQUERY, …) per aggiornamento server apps

Maggio 2018

Predisposizione nuovo modulo per il contributo dei libri di testo scolastici per l’a.s. 2018/2019

Settembre 2018

Piano acquisizione HW e SW Ottobre 2018

Interventi di miglioramento connettività internet delle residenze universitarie

Dicembre 2018

Implementazione di nuove causali di pagamento sulla piattaforma ERGOPAY, realizzata internamente

Dicembre 2018

Completamento del trasferimento dei server virtuali presso il Data Center di Lepida

Dicembre 2018

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Completamento del progetto di razionalizzazione degli archivi aziendali Dicembre 2018

Coordinamento outsourcing Dicembre 2018

Estensione della vetrina informativa degli alloggi a tutte le sedi universitarie di ER.GO

Dicembre 2018

Integrazione del borsino degli alloggi liberi con la vetrina degli alloggi per il superamento dello sportello unico casa

Dicembre 2018

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2. Gestione risorse economiche e finanziarie Nel 2018 le attività più rilevanti riguardano

- la compilazione dello stato patrimoniale , del conto economico e della Nota Integrativa, così come imposti, dal D.Lgs 118/2011;

- un primo studio di fattibilità con un cronoprogramma per il passaggio dalla contabilità finanziaria alla contabilità economico-patrimoniale;

- il concorso al secondo step della definizione del costo standard degli studenti beneficiari di borsa di studio;

- un primo studio di fattibilità per la compilazione di un bilancio in grado di fornire una rappresentazione esaustiva del rapporto fra i fini istituzionali di ER.GO e le attività svolte per il loro perseguimento – bilancio sociale -;

- un primo studio di fattibilità per la compilazione di un documento di bilancio che permetta di analizzare e valutare in ottica di genere le scelte gestionali e gli impegni economico finanziari dell’Azienda – bilancio di genere -;.

- il concorso alla implementazione della piattaforma PAGOPA

I progetti di bilancio sociale e di bilancio di genere, data la loro complessità, non potranno esaurirsi in un solo anno. Si tratta infatti di attività che coinvolgono anche le altre strutture aziendali le quali dovranno fornire i dati delle prestazioni erogate per gli ambiti di competenza. Occorrerà poi individuare indicatori di efficacia e target di riferimento, auspicabilmente anche con azioni di benchmarking con altri enti per il DSU

Trasmissione CU degli studenti tramite Entratel Marzo 2018

Invio dei dati relativi al pagamento delle fatture dei professionisti ai competenti uffici regionali che curano la predisposizione dei CU.

Febbraio 2018

Invio CU lavoro autonomo, dipendenti e studenti 7 Marzo 2018

Trasmissione Mod. 770/2018 Ottobre 2018

Predisposizione e invio trimestrale fatture clienti a MEF Da 6 Aprile 2018 trimestrale

Predisposizione e invio Liquidazioni IVA Mensili a MEF Da 6 Aprile 2018 trimestrale

Adempimenti fiscali Dicembre 2018

Supporto alla definizione del piano per l'acquisizione di beni e servizi e lavori

Ottobre 2018

Monitoraggio impegni di spesa per l'acquisizione di beni, servizi e lavori

Trimestrale

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Predisposizione di report per il monitoraggio della riscossione dei crediti

Almeno 10 volte l’anno

Concorso alla definizione delle politiche di risparmio dell'azienda Novembre 2018

Predisposizione di reportistica per il monitoraggio delle entrate dei servizi residenziali

Reportistica trimestrale

Concorso alla definizione di nuove procedure per la riscossione dei crediti

Aprile 2018

Concorso alle nuove implementazioni della piattaforma PAGOPA Luglio 2018

Predisposizione rendiconto finanziario e nota integrativa Aprile 2018

Predisposizione conto economico e nota integrativa Aprile 2018

Predisposizione del piano triennale 2018/2020 per la razionalizzazione della spesa - ex. Art. 16 D.L. 98/2011

Marzo 2018

Monitoraggio del piano triennale per la razionalizzazione della spesa 2018-2020

Ottobre 2018

Consuntivazione del piano triennale per il contenimento della spesa 2017 - 2019

Successivamente all'approvazione del rendiconto 2017 da parte della RER

Supporto alla gestione dell'inventario Dicembre 2018

Gestione dei pagamenti ai fornitori nel rispetto del regolamento aziendale

Dicembre 2018

Predisposizione reportistica sul costo dei servizi erogati e dell'amministrazione

Giugno 2018

Aggiornamento dei materiali informativi sui costi dei servizi pubblicati in Amministrazione Trasparente

Dicembre 2018

Predisposizione tecnica del bilancio finanziario 2019-2020-2021 Novembre 2018

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Predisposizione dei provvedimenti di variazione di bilancio (Indicativamente Aprile – Ottobre – Novembre)

Predisposizione del provvedimento di riaccertamento dei residui Marzo 2018

Predisposizione dell'assestamento di bilancio Aprile 2018

Assistenza al Collegio dei Revisori Dicembre 2018

Concorso alla raccolta dati per il Sistema Informativo delle Partecipate (RER)

Dicembre 2018

Predisposizione dati per il consolidato regionale Marzo 2018

Reportistica mensile dei costi/ricavi relativi all'attività di merchandising

Dicembre 2018

Supporto contabile per le convenzioni con le Università per il controllo delle autocertificazioni, per il rimborso delle spese per i bandi di concorso e per gli studenti disabili

Luglio 2018

Predisposizione di report mensili per il controllo dei costi sostenuti per il noleggio auto con conducente, affrancatrici, tesoreria…..

Dicembre 2018

Predisposizione della comunicazione relativa alla circolarizzazione Febbraio 2018

Attribuzione fondi cassa economale e loro coordinamento Dicembre 2018

Predisposizione dell'atto di chiusura dei fondi cassa Dicembre 2018

Rapporti con il tesoriere Dicembre 2018

Verifica archiviazione fatture NOTIER si PARER Dicembre 2018

Concorso alla definizione del costo standard degli studenti beneficiari di borsa di studio

Luglio 2018

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Primo studio di fattibilità per la predisposizione del bilancio sociale e del bilancio di genere.

Ottobre 2018

Monitoraggio degli obiettivi strategici di tipo economico Dicembre 2018

Affiancamento tirocinio studentessa spagnola proposto da Connecting Europe

Marzo - Giugno 2018

Concorso a studi di sostenibilità dei costi dei servizi Aprile 2018

Studio di fattibilità e cronoprogramma per il passaggio alla contabilità economico patrimoniale

Giugno 2018

Monitoraggio Fondo di garanzia prestiti Trimestrale

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3. REU- Relazioni Economiche con l’utenza

Anche per il 2018 le attività della REU ruotano attorno ai seguenti punti cardine:

Massima tempestività nell’erogazione dei pagamenti, nel rispetto di quanto previsto dalla

carta di qualità degli interventi economici;

Puntuali azioni di comunicazione e informazione individuali e parallelo aggiornamento della

sezione del Dossier studente dedicato al Conto Corrente dello studente;

Costante monitoraggio delle situazioni debitorie nei confronti degli studenti, sia per

agevolarli nel rispettare i piani di rateizzazione ed evitare il ricorso a procedure coattive o

di blocco della carriera, sia per garantire il contenimento dei residui attivi che gravano sul

bilancio aziendale.

Rispetto alla riscossione delle situazioni debitorie che l’Azienda vanta nei confronti degli studenti,

quest’anno, si pone la necessità di adottare modalità di gestione sempre più personalizzate e che

tengano conto delle situazioni di particolare difficoltà economiche in cui gli studenti interessati

dalla revoca della borsa di studio possono trovarsi. A tal fine, si sta rivedendo l’intero flusso del

recupero credito partendo dal potenziamento delle azioni preliminari che possono essere poste in

atto per evitare la revoca dei benefici, passando al potenziamento delle comunicazioni di revoca

attraverso il cosiddetto Patto di servizio, ossia una comunicazione personalizzata a seconda della

situazione personale dello studente. In questa fase preliminare, il Patto di Servizio riguarderà in

particolare gli studenti internazionali che di solito si trovano ad affrontare delle situazioni di

particolare disagio economico. Sarà, quindi, necessario prestare la massima attenzione nella

gestione del recupero credito nei confronti di questi studenti ed in particolare dei piani di

rateizzazione a loro concessi.

In ultimo, hanno ormai assunto la caratteristica di attività ordinarie gli adempimenti connessi agli

obblighi di comunicazione all’Agenzia delle Entrate, dei dati relativi ai benefici erogati nell’anno

precedente che vanno poi a confluire nella Certificazione Unica degli studenti, e del rimborso

delle tasse regionale all’Anagrafe Tributaria.

Gestione della predisposizione e trasmissione dei CU per gli studenti e della relativa informazione

Febbraio 2018

Gestione della trasmissione dei dati relativi ai rimborsi della tassa Febbraio 2018

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regionale all’Anagrafe Tributaria

Gestione delle posizioni contabili degli studenti incorsi nella revoca della borsa di studio dell’a.a. 2016/2017

Maggio 2018

Gestione delle posizioni contabili degli studenti iscritti agli anni successivi incorsi nella revoca della borsa di studio dell’a.a. 2017/2018

Novembre 2018

Concorso alla revisione delle procedure di trasmissione dei dati relativi ai depositi, rette, danni ect, dal SW di gestione dei Servizi Alloggio al SW di contabilità

Maggio 2018

Gestione dei pagamenti delle borse di studio e degli altri interventi economici nei tempi previsti dal relativo regolamento ER.GO

Alle scadenze previste nei bandi di

concorso o in specifici

provvedimenti

Gestione dei rimborsi dei depositi cauzionali Dicembre 2018

Gestione del conto corrente studente Dicembre 2018

Gestione delle entrate derivanti dal servizio ospitalità degli studenti assegnatari della borsa di studio

Dicembre 2018

Gestione delle entrate derivanti dalle ospitalità temporanee Dicembre 2018

Acquisizione dei dati relativi ai danni da trasmettere sulla piattaforma PAGOPA/PAYER

Dicembre 2018

Predisposizione di report periodici per il monitoraggio della riscossione dei crediti

Dicembre 2018

Predisposizione di report sullo stato di riscossione dei crediti nei confronti degli studenti e sullo stato dei blocchi della carriera da presentare nelle relazioni per il Collegio dei revisori

Febbraio 2018

Partecipazione alla revisione delle attività di recupero credito volte alla personalizzazione delle stesse, in particolare con l’attivazione del Patto di Servizio

Marzo 2018

Ricognizione per i diversi anni accademici delle singole posizioni debitorie insolute e attività conseguenti: dall’aa.aa. 2007/2008 (e precedenti) a a.a. 2015/2016, con diminuzione dell’1% dei casi di insolvenza assoluta.

Dicembre 2018

Gestione del recupero crediti tramite concessionario Dicembre 2018

Gestione delle diffide all’Università di Bologna e dell’Università di Modena

Dicembre 2018

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4. Risorse umane Nel corso del 2017 l'Azienda ha visto consolidarsi il nuovo assetto organizzativo, messo in atto a seguito delle modifiche sulla governance aziendale introdotte dalla L.R. n. 6 del 2015. Le azioni messe in campo nel corso del 2017 sono quindi state rivolte a dare attuazione alla nuova struttura, anche attraverso il rafforzamento con nuove assunzioni ricorrendo sia all'utilizzo delle graduatorie regionali, sia alla mobilità da altri enti. Per questo sono stati predisposti un piano dei fabbisogni di personale e un piano occupazionale, la cui attuazione ha visto un ingente impegno che continuerà nel corso del 2018. Infatti, durante il corso del 2018 si dovrà rivedere il fabbisogno di personale e il relativo piano occupazionale, al fine di fare fronte alle cessazioni previste per quiescenza e di completare il rafforzamento di alcuni servizi, che vedranno nel corso del 2018 un ampliamento di competenze e funzioni, come il Servizio di Orientamento, assegnatario di ingenti risorse economiche da parte della Regione Emilia-Romagna. Le nuove assunzioni saranno affiancate da un piano articolato di formazione specifica per l’area di riferimento e trasversale al fine di far acquisire gli elementi caratterizzanti la cultura aziendale. L'Azienda valuterà inoltre la possibilità di valorizzare le risorse interne, tramite l'attuazione delle nuove possibilità introdotte dalla normativa nel corso del 2017 (D.Lgs. 75/2017). Anche nel 2018 l'attenzione sul benessere organizzativo sarà elevata, con alcune azioni concrete, dando continuità ai contratti di Telelavoro stipulati ed effettuando una prima valutazione per l'attivazione di forme sperimentali di smart work, in collaborazione anche con il CUG aziendale, che nel corso del 2018 sarà rinominato con nuovi componenti. Su un piano più tecnico gestionale nel corso del 2018 si proverà a portare a conclusione l'interlocuzione con gli uffici regionali di riferimento, intrapresa per superare l’attuale sistema di gestione delle presenze, attualmente totalmente scollegato dalla gestione degli stipendi effettuata sul software regionale. Questo comporta un notevole dispendio di lavoro per interventi manuali che accrescono anche il rischio di errore. Qualora non si riscontrasse da parte della Regione la possibilità di acquisizione del software regionale, si provvederà ad effettuare una valutazione per l'acquisto di un software esternamente. Infine il Servizio Risorse Umane sarà impegnato in un progetto di revisione, aggiornamento e

adozione di alcuni regolamenti aziendali, come l'adozione del Regolamento d'Organizzazione, il cui

primo impianto è stato definito nel corso del 2017, la revisione del Regolamento dei procedimenti

disciplinari a seguito delle modifiche normative introdotte dal D.Lgs 75/2017 e la predisposizione di

un regolamento relativo le missioni aziendali.

Indicatori Target

Adozione del Regolamento di organizzazione; Maggio 2018

Redazione del piano della formazione dei dipendenti Marzo 2018

Organizzazione e gestione degli interventi formativi previsti dal piano Dicembre 2018

Predisposizione di un progetto di autovalutazione delle prestazioni dei dipendenti

Dicembre 2018

Liquidazione istituti previsti nel CCDI 2017 Luglio 2018

Integrazione CCDI 2017 delle risorse aggiuntive Dicembre 2018

Aggiornamento fascicoli dei dipendenti Dicembre 2018

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Contrattazione integrativa anno 2018 Successivamente all’adozione degli indirizzi regionali

Rinnovo e sviluppo dei contratti di telelavoro Marzo 2018

Attività connesse alla gestione del piano occupazionale Dicembre 2018

Cambiamento del sistema del software delle gestione delle presenze con convezione regionale sul SAP, ovvero, nel caso non fosse possibile attivare la convenzione con la Regione Emilia-Romagna, effettuazione della valutazione di un possibile acquisto di nuovo software.

Dicembre 2018

Compatibilmente con le tempistiche da parte degli uffici regionali competenti

Continuità alle azioni del mobility managment (TPER) Novembre 2018

Adozione di nuova convenzione con Trenitalia per gli abbonamenti dei dipendenti

Maggio 2018

Gestione attività relative al collocamento a riposo dei dipendenti Dicembre 2018

Gestione permessi legge 104/92 Dicembre 2018

Adempimenti nel sito PERLA per quanto riguarda i permessi ex L. 104/192 anno 2017

Marzo 2018

Adempimenti legge 68/1999 Gennaio 2018 (100%)

Aggiornamento sito InErgo parte rapporto di lavoro Dicembre 2018

Conto annuale 2017 Luglio 2018 e comunque entro le scadenze previste per legge

Anticipazione integrazione regionale TFS 70% Luglio 2018

Adempimenti mensili compilazione sito Ministeriale PERLA PA delle assenze del personale

Dicembre 2018

Sistemazione delle posizioni in Passweb Dicembre 2018

Liquidazione Retribuzione risultato Dirigenti Settembre 2018 (compatibilmente con comunicazione RER)

Adempimenti in materia di trasparenza di competenza dell'Ufficio Risorse Umane

Dicembre 2018

Gestione degli istituti economici del personale Dicembre 2018

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Gestione della liquidazione delle missioni e loro monitoraggio Dicembre 2018

Tenuta e aggiornamento della sezione intranet dedicata alla formazione

Dicembre 2018

Adozione di linee guida per la sperimentazione di forme di smart work Novembre 2018

Messa a punto di strumenti di monitoraggio delle assenze Novembre 2018

Predisposizione di un regolamento relativo le missioni Ottobre 2018

Predisposizione di un regolamento in materia di cessione delle ferie Novembre 2018

Valutazione ed eventuale adozione in via sperimentale del buono pasto elettronico

Dicembre 2018

Revisione regolamento procedimenti disciplinari Giugno 2018

Rinnovo CUG Maggio 2018

Adempimenti per elezioni RSU Aprile 2018

Per quanto concerne le scadenze per gli adempimenti in materia di prevenzione della corruzione

e della trasparenza si rinvia al relativo Piano pubblicato in altra parte della Sezione

Amministrazione Trasparente del sito di ER.GO.

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5. Contratti. Relazioni istituzionali. Sviluppo e programmazione azioni per la digitalizzazione e la dematerializzazione

L’Alta Professionalità garantisce il coordinamento di processi aziendali trasversali ad alto tasso di complessità, al fine di individuare le migliori soluzioni tecnico-giuridiche per strumentare le scelte aziendali, a supporto diretto della Direzione. Gli ambiti di attività assegnati alla sua competenza sono molteplici e richiedono grande flessibilità, nonché la capacità di fornire assistenza e collaborazione agli altri uffici aziendali e nei rapporti istituzionali con soggetti pubblici e/o privati. 1. CONTRATTI

Rinnovi contrattuali - In data 30/09/2018 scadranno i contratti (circa una sessantina) con

bar/trattorie/ristoranti/self service/pizzerie/rosticcerie sparsi su tutte le città sedi di corsi universitari aventi ad oggetto i servizi ristorativi a favore degli studenti universitari, stipulati a seguito dell’iniziativa avviata dall’Azienda con un AVVISO pubblicato nel settembre 2015.

Si tratterà di verificare l’andamento di questi contratti e valutare l’eventuale introduzione – in sede di rinnovo - di elementi innovativi, con particolare riferimento ai prezzi ed alle modalità di pagamento da parte degli studenti, anche in un’ottica di semplificazione e dematerializzazione.

2. In data 31/07/2018 scadrà il contratto con CAMST SOC.COOP. a R.L. Per la gestione della mensa presso la Scuola di Ingegneria ed Architettura di Bologna.

Si tratterà di indire una procedura di gara per il rinnovo dell'affidamento, previa verifica dell'opportunità di concordare una proroga tecnica dell'attuale contratto fino al 31/12/2018, per consentire l'avvio del nuovo contratto con il 2019.

3. Verrà fornito il necessario supporto giuridico ai competenti uffici aziendali nell’ambito delle trattative finalizzate al rinnovo – nel primo semestre 2018 - dei contratti e/o alla rinegoziazione delle condizioni in essere con i principali fornitori di servizi informatici e di comunicazione per l’Azienda.

4. A metà 2018 scadrà definitivamente la convenzione attivata da INTERCENT-ER con TELECOM ITALIA S.P.A. per la telefonia fissa e mobile (e la connessione), a cui ER.GO ha aderito nel 2014. Andrà, pertanto, fornito idoneo supporto tecnico-giuridico nella fase istruttoria propedeutica all’adesione alla nuova convenzione che verrà attivata dalla centrale di committenza regionale.

5. In data 30/06/2018 scadrà la proroga del contratto relativo agli estintori in dotazione agli immobili aziendali. Occorrerà predisporre i documenti di gara per assegnare il nuovo appalto sulla base del criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa.

Nel corso del 2018, con ogni probabilità, INTERCENT-ER sarà in grado di attivare la prima convenzione per i servizi postali. Dovranno essere verificate condizioni e modalità per l'adesione da parte di ER.GO, anche in considerazione del fatto che è ancora vigente il contratto per il noleggio delle affrancatrici.

Gestione procedure di affidamento beni/servizi/lavori Nel corso dell’anno dovrà essere prestata collaborazione e supporto giuridico-amministrativo agli uffici (Patrimonio e Provveditorato, SIA) impegnati nel dare esecuzione agli atti di programmazione aziendale (Programma biennale per gli acquisti di beni e servizi 2018-2019 e Programma triennale per i lavori 2018-2019-2020), di cui alla determinazione n.374/2017. Fondamentale, in termini di efficienza ed efficacia dell’azione dell’Azienda, sarà il rispetto delle tempistiche di attuazione dei singoli interventi rientranti nei programmi aziendali.

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Il supporto fornito potrà esprimersi anche attraverso l’organizzazione di momenti formativi sulla normativa che regola gli appalti pubblici (Nuovo Codice degli appalti, D.Lgs.n.50/2016) e sui principali istituti in essa previsti, nonché sulle modalità di acquisto attraverso le piattaforme telematiche delle centrali di committenza (SATER/CONSIP-MEPA). Un discorso a parte merita il supporto tecnico-giuridico che dovrà essere fornito nella primissima parte del 2018 al Servizio Patrimonio nell’individuazione delle modalità di gestione degli interventi di conduzione e manutenzione delle residenze LARGA 1 e LARGA 2, Bologna, e degli impianti ivi presenti. In un’ottica di sperimentazione e di benchmark queste due residenze, infatti, sono state “scorporate” dal contratto di Global Service, al momento del rinnovo di quest’ultimo; pertanto, a partire dai primi mesi del 2018 e per il periodo di tempo ritenuto congruo ed utile a verificare i risultati delle nuove modalità di gestione, gli interventi di conduzione e manutenzione ordinaria verranno affidati a soggetti diversi dalla compagine affidataria del Global Service, individuati attraverso apposite indagini di mercato. Contratti assicurativi Il pacchetto assicurativo aziendale – rinnovato alla fine del 2017 - scadrà al 31/12/2020. Tuttavia, nel corso del 2018 continuerà – sempre con il supporto e la consulenza del broker ASSITECA BSA s.r.l., al quale nel 2017 è stato rinnovato l’incarico fino al 30/06/2020 – l’attività di analisi dei rischi assicurati/da assicurare per aggiornare le politiche aziendali di Risk Management, individuando le soluzioni assicurative più vantaggiose e ottimali dal punto di vista economico e di tutela del patrimonio e, più in generale, degli interessi di ER.GO. In particolare, l’analisi dovrà riguardare la copertura dei seguenti rischi, sempre più rilevanti ed attuali: * il rischio dell’interruzione dell’attività (c.d. business interruption), dovuto a molteplici fattori, da eventi socio-politici o di terrorismo fino ai guasti ai sistemi informatici; * il Cyber Risk, che comprende fenomeni quali il cyber crime, il data breach e i guasti al sistema IT (Information/tecnhology); * il rischio Privacy, soprattutto dopo che sarà entrato in vigore - a maggio 2018 - il nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR);

* il danno reputazionale o di immagine. Si dovrà, inoltre, dare continuità alla ricognizione sul tema delle coperture assicurative all'interno delle residenze, anche in interlocuzione con gli Atenei. Infine, si dovranno organizzare brevi momenti formativi sulla corretta gestione dei sinistri in cui coinvolgere i collaboratori, in particolare quelli neo assunti, del Servizio Patrimonio. 2. RELAZIONI ISTITUZIONALI

L’A.P. deve garantire alla Direzione il necessario supporto tecnico-giuridico-amministrativo nell'ambito delle relazioni istituzionali che l’Azienda intrattiene con soggetti pubblici o privati. L'attività di supporto si può esplicare, ad esempio, nell'istruttoria finalizzata alla stesura dei testi delle convenzioni da stipulare, nonché nel successivo monitoraggio delle azioni poste in essere per dar concreto e corretto seguito agli accordi sottoscritti. Potrà essere fornito supporto alla Direzione anche nelle attività legate alla definizione degli atti di programmazione aziendale, alla elaborazione delle schede relative agli obiettivi strategici di cambiamento, nell’ambito del ciclo della performance, in armonia con le indicazioni fornite

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dall'Organismo Indipendente di Valutazione. 3. DIGITALIZZAZIONE / DEMATERIALIZZAZIONE

Il tema dello sviluppo e programmazione di azioni per la digitalizzazione e la dematerializzazione – avviato oramai da anni - nel corso del 2018 dovrà portare alla sperimentazione di progetti mirati in cui coinvolgere uno o più uffici aziendali. A tal fine si potranno, poi, organizzare percorsi formativi che coinvolgano gli uffici aziendali interessati dai progetti. Sullo sfondo, si dovrà continuare ad operare in materia di “dematerializzazione del ciclo passivo degli acquisti” (ordine, documento di trasporto, fattura/nota di credito), coinvolgendo quanti operano nell’ambito del sistema NoTI-ER (Nodo telematico di interscambio della Regione Emilia-Romagna). Dovrà, poi, essere ulteriormente implementata col SIA la conservazione sostitutiva tramite il ParER (Polo archivistico della Regione Emilia-Romagna). Progetto archivi aziendali Nel 2018 si dovrà realizzare la seconda fase del progetto per la riorganizzazione/razionalizzazione degli archivi aziendali presenti presso le diverse sedi territoriali, con particolare riferimento alle sedi di Ferrara (dove nel 2017 è stato già realizzato un importante intervento di sgombero e sistemazione) e Parma. Questa fase prevede anche l’approvazione dei regolamenti interni (Manuale di gestione, Massimario di selezione e scarto) in vista della selezione del materiale cartaceo – attualmente stoccato presso gli archivi aziendali - da destinare allo scarto, in quanto non avente interesse storico-archivistico, nonché l'aggiornamento del Titolario di classificazione del protocollo, per poter partire con l'anno 2019 con il nuovo. 4. TRASPARENZA / ALTRE ATTIVITA’

Profilo del committente (sotto sezione “bandi di gara e contratti” di Amministrazione Trasparente) Nel corso del 2018 – con la fondamentale collaborazione del SIA - si dovrà intervenire sulla sezione del sito dedicata agli affidamenti (il c.d. Profilo del committente), allo scopo di rendere – sempre nel rispetto delle prescrizioni della normativa di riferimento – ancora più funzionale ed agevole la sua consultazione, anche con profondità storica. Supporto al Sistema Informativo Aziendale Dovrà essere fornito il necessario supporto giuridico-amministrativo al SIA per l’attuazione – in coerenza con le politiche aziendali - dei principali progetti in materia di ICT, con particolare riferimento:

prosecuzione del progetto di potenziamento della connettività presso le residenze (Piano degli interventi 2018);

attuazione seconda fase progetto relativo ai servizi di data center e di disaster recovery (LEPIDA);

individuazione ulteriori processi di dematerializzazione da attuarsi nel prossimo triennio;

acquisti di materiale hardware;

verifica del funzionamento del sistema PAGOPA per i pagamenti elettronici (avviato alla fine

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del 2017, in collaborazione con PayER di LEPIDA)

Indicatori Target

RINNOVI CONTRATTUALI

Contratti con bar/trattorie/ristoranti/self service/pizzerie/rosticcerie

per i servizi ristorativi

settembre 2018

rinnovo – nel primo semestre 2018 - dei contratti e/o alla rinegoziazione

per i servizi informatici e di comunicazione

luglio 2018

adesione nuova convenzione per la telefonia fissa e mobile luglio 2018

rinnovo contratto estintori giugno 2018

rinnovo contratto mensa Ingegneria/Architettura, Bologna entro luglio 2018 (o entro dicembre 2018 in caso di proroga tecnica)

GESTIONE PROCEDURE DI AFFIDAMENTO BENI/SERVIZI/LAVORI v.tempi programmazione aziendale

ANALISI RISCHI ASSICURATIVI ottobre 2018

RELAZIONI ISTITUZIONALI

supporto attività programmazione aziendale (schede obiettivo) febbraio 2018

stipula convenzioni secondo scadenze concordate con gli interlocutori istituzionali

DIGITALIZZAZIONE / DEMATERIALIZZAZIONE

Predisposizione Manuale di gestione / Massimario scarto settembre 2018

scarto presso gli archivi di Ferrara e Parma giugno 2018

aggiornamento del Titolario di classificazione ottobre 2018

TRASPARENZA / ALTRE ATTIVITA’

Implementazione Profilo del committente settembre 2018

Supporto al Sistema Informativo Aziendale:

prosecuzione del progetto di potenziamento della connettività presso le residenze

(Piano degli interventi 2018)

marzo 2018

attuazione seconda fase progetto relativo ai servizi di data center e di disaster recovery

dicembre 2018

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individuazione ulteriori processi di dematerializzazione da attuarsi nel prossimo triennio

dicembre 2018

acquisti di materiale hardware dicembre 2018

verifica del funzionamento del sistema PAGOPA per i pagamenti elettronici

marzo 2018

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6.Coordinamento della sicurezza e del contenzioso. Affari generali. Le attività di cui si occupa l’ufficio sono molteplici e molto eterogenee. Per tale motivo, ai fini della migliore chiarezza espositiva, riportiamo le attività caratterizzanti il 2018 suddividendole in sintetici paragrafi MATERIA SINDACALE Adempimenti giuridico-amministrativi riguardanti : - le elezioni per il rinnovo delle RSU di ER-GO (circolare ARAN n.1 del 2018); - la misurazione della rappresentatività sindacale ai sensi dell’articolo 43 del d.lgs. 2001 n.165-rilevazione delle deleghe per le ritenute del contributo sindacale. - la ripartizione dei permessi sindacali destinati alle organizzazioni sindacali e alle RSU aziendali per l’anno 2018 ( la procedura di ripartizione dei permessi sindacali dovrà tener conto dei due periodi di riferimento: precedenti e successivi al rinnovo delle RSU aziendali) SICUREZZA SUL LAVORO

- Predisposizione e gestione del Piano formativo in materia di sicurezza sul lavoro, con particolare attenzione ai neoassunti

- Attuazione del documento di valutazione dei rischi 2018 e dei relativi interventi di messa in sicurezza e miglioramento, per quanto riguarda gli aspetti giuridico- amministrativi

- Individuazione e assegnazione di unità di personale nell’ambito delle squadre primo soccorso ed Antincendio

- Attività di supporto nell’attività di individuazione del Medico competente dell’Azienda, a seguito della scadenza dell’attuale incarico;

- Gestione della sorveglianza sanitaria ( accertamenti medici e adempimenti correlati) - Gestione dei sopralluoghi da parte del RSPP e del Medico competente - Aggiornamento del contenuto delle cassette di primo soccorso presenti nelle varie sedi e

della segnaletica, comunicazioni al personale in materia di rischi lavorativi ( rischi per le gestanti, antifumo ecc)

- Organizzazione dei fascicoli personali riguardanti gli attestati relativi alla formazione - Aggiornamento della rilevazione dello stress lavoro- correlato

BENESSERE ORGANIZZATIVO A seguito delle prime azioni intraprese nello scorso anno, soprattutto utilizzando le iniziative realizzate dall’Università di Ferrara con il progetto “Ferrara città della prevenzione”, si intende sviluppare un progetto più articolato che abbia al suo centro il nodo della prevenzione e che preveda il coinvolgimento, soprattutto dal punto di vista della formazione, di soggetti con competenze specifiche in materia, quali il medico competente. Si prevede poi di promuovere all’interno dell’Azienda una cultura del benessere che passi attraverso azioni concrete, quali cicli di passeggiate, ecc. Ovviamente data la natura altamente sperimentale ed innovativa di questa linea di attività sarà indispensabile un lavoro integrato non solo con altre strutture aziendali, ma anche, auspicabilmente, con soggetti esterni. SEMPLIFICAZIONE AMMINISTRATIVA Supporto in materia di dematerializzazione per quanto concerne la riorganizzazione degli archivi cartacei e informatici, la gestione del repertorio degli atti negli appositi registri, le copie e gli adempimenti fiscali concernenti i documenti, in genere la semplificazione dei flussi documentali. Prosegue la registrazione degli atti negli appositi repertori ( esterno, assoggettato ai controlli dell’Agenzia delle Entrate ed interno, a disposizione degli uffici)

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PRIVACY

Attuazione del Regolamento (UE) 2016/679, in vigore dal 25 maggio 2018. I temi che dovranno essere prioritariamente affrontati, con un’attenta valutazione anche delle implicazioni organizzative sono:

la portabilità del dati , che consente agli interessati di ricevere, dal titolare del trattamento, "i dati personali che lo riguardano forniti ad un titolare del trattamento" in modo che possa trasmetterli ad un altro titolare del trattamento (ad esempio, un'altra azienda)

. il diritto all’oblio per cui ogni individuo potrà richiedere la cancellazione dei propri dati in possesso di terzi ,

il principio della accountability dando conto di avere dato seguito agli adempimenti previsti dal Regolamento Europeo

i Registri delle attività di trattamento, in cui vengano riportare tutte le attività di trattamento dati svolte sotto la responsabilità del titolare al trattamento o del responsabile dei dati,

la designazione del Data Protection Officer , che dovrà verificare l’applicazione della nuova normativa supportando le altre figure che si occupano di privacy all’interno dell’ente

POLIZZA ASSICURATIVA Gestione giuridico- amministrativa del pacchetto assicurativo a favore del personale di ER.Go denominato UNISALUTE, recentemente avviato per gli anni 2018-2019 (contatti con la compagnia assicuratrice, il broker assicurativo, la raccolta delle domande di adesione, la consulenza anche attraverso opuscoli informativi ed aggiornamenti) ANAGRAFE PRESTAZIONI e GEDAP Continua la trasmissione dei dati relativi agli incarichi esterni svolti dai collaboratori dell’Azienda , così come la trasmissione dei permessi sindacali e causali analoghe mediante l’acceso ai nuovi applicativi PERLA.PA SUPPORTO ALL’Ufficio Risorse Umane: 1)Accoglienza neoassunti In ragione delle recenti assunzioni e delle prossime, si rende sempre più necessario offrire ai nuovi entrati informazioni e documentazioni inerenti le iniziative di ER.GO. Oltre a curare questa informazione generale l’Ufficio provvede ad inviare alla Compagnia assicuratrice i nominativi di tale personale ai fini della copertura assicurativa, a designarli quali incaricati al trattamento, ad avviarli alle attività formative in materia di sicurezza sul lavoro destinate ai lavoratori e alle figure più specifiche come quelle di addetti ai cantieri, addetti alle squadre di emergenza, Rappresentanti del lavoratori, qualora designati a svolgere tale incarico. Inoltre saranno trasmesso ai neoassunti i piani di emergenza predisposti dal responsabile del servizio prevenzione protezione dell’Azienda. VISITE FISCALI Si dovrà ridefinire le procedure e la valorizzazione di costi alla luce della nuova normativa in materia di viste fiscali, che prevede il coinvolgimento dell’INPS, in veste di accertatore dello stato di malattia. ANTICORRUZIONE

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Attività di supporto al RPCT ai fini della redazione e dell’attuazione del piano anticorruzione AGENDA DEI LAVORI E ARCHIVIAZIONE INFORMATICA DELLE ATTIVITA’ DELL’UFFICIO Prosegue l’aggiornamento costante di una agenda informatica, in cui sono riportate le attività più rilevanti da svolgere mensilmente nonché un archivio informatico degli atti e documenti inerenti le diverse materie di cui si occupa l’Ufficio RASSEGNA STAMPA Si prosegue nell’attività di raccolta e diffusione degli articoli di stampa ed in generale di analoghi documenti di interesse per gli uffici aziendali. A completamento e in integrazione di questa attività si prevede di sperimentare modalità di aggiornamento frontale da parte di un collaboratore dell’Ufficio, che , in via espositiva, evidenzi le informazioni essenziali contenute in tali documenti. In questo modo sui punti trattati si potrebbe aprire un momento formativo, di confronto e discussione. GARANTE EDITORIA Adempimenti relativi all’invio delle spese pubblicitarie al Garante dell’editoria , in collegamento con l’Ufficio Risorse finanziarie.

INDICATORI TARGET

CONTENZIOSO 1) gestione adempimenti relativi a controversie giudiziali ed extragiudiziali; 2) gestione atti di pignoramento verso terzi;

31/12/2018 31/12/2018

SICUREZZA SUL LAVORO 1) stesura del D.V.R. 2) interventi di messa in sicurezza e di miglioramento degli ambienti di lavoro,

attuazione del dvr (documento di valutazione dei rischi); 3) formazione 4) individuazione del medico competente 5) supporto al medico competente 6) gestione sorveglianza sanitaria 7) supporto rspp 8) gestione misure di emergenza 8.1) aggiornamento cassette primo soccorso 9) aggiornamento rilevazione stress lavoro-correlato

20/12/2018 31/12/2018 31/12/2018 01/07/2018 31/12/2018 31/12/2018 31/12/2018 31/12/2018 30/06/2018 30/11/2018

BENESSERE ORGANIZZATIVO 1) realizzazione ciclo di passeggiate

20/10/2018

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2) potenziamento divulgazione “Ferrara citta’ della prevenzione” + gruppi di cammino

3) progetto “medicina di genere”

31/07/2018 30/11/2018

POLIZZA ASSICURATIVA 1)gestione giuridico amministrativa del pacchetto assicurativo(prima annualità) 2) raccolta e controllo adesioni

31/12/2018 31/12/2018

ANTICORRUZIONE 1) supporto rpct 2) organizzazione lectio sul tema 3) organizzazione formazione sul whisteblowing

31/12/2018 30/09/2018 30/06/2018

PRESTITI FIDUCIARI 1) attivita’ di verifica relativa anticorruzione/trasparenza

31/12/2018

DEMATERIALIZZAZIONE SEMPLIFICAZIONE AMMINISTRATIVA costituzione gruppo di lavoro per : 1) riduzione documenti cartacei ed implementazione gestione documentale

informatica 2) riorganizzazione archivi 3) classificazione e fascicolazione dei documenti

30/06/2018 31/12/2018 31/12/2018 31/12/2018

REPERTORIO DEGLI ATTI 1) collaborazione agenzia delle entrate per verifica atti da repertoriare 2) supporto omogenizzazione atti negoziali predisposti nelle varie sedi

31/12/2018 30/09/2018

SUPPORTO ALL’UFFICIO RISORSE UMANE 1) accoglienza neoassunti ed invio materiale relativo 2) visite fiscali

31/12/2018 30/04/2018

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PRIVACY

1) attuazione nuovo regolamento ue (portabilità dei dati, diritto all’oblio, tenuta registri delle attività dei trattamenti)

25/05/2018

ANAGRAFE PRESTAZIONI E GEDAP 1) predisposizione e trasmissione dati attraverso perla pa: incarichi esterni

collaboratori; permessi sindacali; incarichi a soggetti esterni

31/12/2018

AGENDA DEI LAVORI E ARCHIVIAZIONE INFORMATICA 1) aggiornamento agenda informatica con attività’ rilevanti

31/12/2018

RASSEGNA STAMPA 1) rassegna stampa riguardante materie

giuridico/amministrative/economiche,benessere ed alimentazione 2) aggiornamento ed approfondimento attraverso incontri tematici tra i

collaboratori

31/12/2018 31/12/2018

MATERIA SINDACALE adempimenti relativi a: 5. elezioni rinnovo rsu;

2) misurazione rappresentatività sindacale; 3) ripartizione permessi sindacali

31/05/2018 31/03/2018 30/04/2018

GARANTE EDITORIA 1) in raccordo con uff. risorse finanziarie adempimenti relativi invio spese

pubblicitarie

30/9/2018

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7.Patrimonio Nel 2018 si proseguirà con le attività finalizzate alla ricognizione e agli adeguamenti delle strutture in materia di antisismica, prevenzione incendi, impianti termici ed elettrici. Si darà attuazione ai programmi per l’acquisizione di beni servizi e lavori dando priorità agli interventi per il miglioramento del comfort climatico ed ambientale negli spazi e negli Uffici aziendali di Bologna, Ferrara e Modena. Anche nel 2018 sono in scadenza diverse Convenzioni di INTERCENT- ER. Oltre a quelle di durata annuale per le forniture energetiche, sono previste nuove Convenzioni in materia di telefonia e trasmissione dati, servizi postali e noleggio/manutenzione estintori a cui l’Azienda è particolarmente interessata per ottenere condizioni economiche più vantaggiose rispetto a singole procedure, che sarebbero comunque da avviare per i contratti in scadenza. Nel 2018 molte concessioni e locazioni sono in scadenza, quindi è necessario procedere al loro rinnovo per mantenere e auspicabilmente potenziare la disponibilità di residenze universitarie, così da far fronte alla crescente domanda di posti letto, registrata in tutte le città universitarie della Regione Emilia-Romagna. Nella stessa ottica, con il supporto del SIA, verrà studiata e sperimentata una nuova attività di controllo degli standard dell’offerta abitativa privata ospitata nella vetrina on-line predisposta da ER.GO e resa disponibile a tutti gli Atenei. Nel 2018 inizierà una fase sperimentale per la gestione della conduzione e delle richieste di manutenzione presso le residenze Larga 1 e Larga 2 a Bologna. A tal fine, con il servizio di portierato, verrà predisposta una nuova procedura informatica che consentirà una gestione similare a quella già consolidata nell’ambito del Global Service delle richieste d’intervento e delle manutenzioni programmate. Particolare attenzione sarà posta alla razionalizzazione dei costi manutentivi e di conduzione degli immobili ed ottenere una riduzione del 1% sul costo attuale. Per quanto riguarda gli adempimenti in materia di edilizia scolastica verrà predisposta una prima reportistica sulle verifiche effettuate in 18 strutture scolastiche, scelte a campione in tutte le provincie emiliano-romagnole. Continueranno anche nel 2018 le attività di controllo amministrativo-contabile dei nuovi progetti destinatari dei finanziamenti dei Mutui BEI, oltre alla chiusura dei progetti finanziati nel 2015. Indicatori Target

Attuazione e aggiornamento del programma biennale per l’acquisizione di beni e servizi (Determinazione n. 374 del 18/10/2017)

dicembre 2018

Predisposizione del programma degli interventi per il miglioramento sismico

dicembre 2018

Perfezionamento pratiche CPI delle residenze universitarie dicembre 2018

Perfezionamento pratiche certificazioni ex ISPESL per centrali termiche e cabine di trasformazione/ impianti elettrici

dicembre 2018

Supporto tecnico/istruttorio per le adesioni alle convenzioni Intercent-ER:

per telefonia e trasmissione dati su reti fisse e mobili

per un nuovo centralino telefonico aziendale

per la fornitura di gas

per la fornitura di energia elettrica

per l’acquisizione delle schede carburante

per l’acquisizione dei servizi postali

nei termini previsti dalle

singole procedure

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per il noleggio e la manutenzione degli estintori

Concorso alla gestione degli adempimenti richiesti dal MEF (rilevazione prezzi, Banca Dati Appalti Pubblici), dall’ANAC e per l’ Amministrazione Trasparente

dicembre 2018

Gestione procedure di rinnovo delle concessioni e locazioni in scadenza al 31 dicembre 2018

Istruttoria e proposte entro

giugno 2018

Gestione dell’inventario

dicembre 2018

Realizzazione di momenti informativi sulla gestione del nuovo software inventario

Maggio 2018

Passaggio dati, trasferimento della consistenza inventario a nuovo software controllo e verifica passaggi

Giugno 2018

Valorizzazione dei beni Aziendali fuori uso e attivazione procedura di alienazione tramite asta on line.

Giugno 2018

Ricognizione/verifica, dello stato di vetustà arredi per la progettazione triennale degli interventi di sostituzione arredi

dicembre 2018

Ricognizione dei fabbisogni di lampade nelle strutture abitative e individuato prodotto. Avvio procedure di acquisto

Aprile 2018

Approntamento saletta corsi Uffici Parma, con movimentazione interna e riutilizzo arredi presenti nei magazzini

Marzo 2018

Monitoraggio dei consumi nelle strutture ed evoluzione degli strumenti di monitoraggio in collaborazione con i Servizi per l’accoglienza

dicembre 2018

Monitoraggio dei consumi nelle strutture e attivazione di controlli e verifiche mirate all’individuazione delle cause

dicembre 2018

Controllo fatture (luce, gas, teleriscaldamento) e invio autolettura massiva di tutti i contatori ai vari gestori

dicembre 2018

Informatizzazione dei magazzini

dicembre 2018

Gestione del contratto di Global Service

dicembre 2018

Sperimentazione nuova modalità di conduzione e manutenzione delle residenze Larga 1 e Larga 2 a Bologna

marzo 2018

Razionalizzazione dei costi manutentivi e di conduzione degli immobili con una riduzione del 1% sul costo attuale

dicembre 2018

Messa a punto di modalità di controllo degli standard dell’offerta abitativa privata

gennaio 2018

(100%)

Attivazione nuove strutture abitative a Bologna entro inizio Anno Accademico

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2018-19

Fornitura arredi cucine della residenza Ghigi 1 a Bologna

entro settembre 2018

Residenza Ghigi, Bologna: rifacimento delle colonne di distribuzione idrico-sanitaria e dei servizi igienici

1° stralcio entro settembre 2018

Uffici ER.GO Bologna: rifacimento impianto di condizionamento al primo piano ed installazione impianto di climatizzazione al piano terra (ex Sala Consiglio e ufficio assistenza informatica)

maggio 2018

Allegretti (Modena): rifacimento dell'impianto di condizionamento degli uffici amministrativi ER.GO e del servizio ristorativo

maggio 2018

RUM (Modena): rifacimento impianto di climatizzazione dell'Auditorium

maggio 2018

Uffici Sede Ferrara S. Lucia: primi interventi di deumidificazione degli uffici al piano terra

giugno 2018

Residenza Fioravanti: rifacimento bandinelle perimetrali sagomate in lamiera

ottobre 2018

Residenza Savonarola, Ferrara: verifica pavimentazioni

luglio 2018

Residenza Allegretti: realizzazione di rampa per abbattimento barriere architettoniche del secondo ingresso all'Ufficio UNIMORE

dicembre 2018

Residenza Donati: rifacimento copertura

settembre 2018

Predisposizione strumenti di monitoraggio dei tempi di liquidazione delle fatture

dicembre 2018

Ricognizione delle stime del valore immobiliare degli immobili in proprietà

Ottobre 2018

Predisposizione della prima reportistica per la Regione Emilia Romagna sulle verifiche in loco effettuate nel 2017

febbraio 2018

(100%)

Gestione dei controlli amministrativi-contabili dei nuovi progetti destinatari dei finanziamenti dei Mutui BEI

1° marzo 2018 1° luglio 2018

1° ottobre 2018

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8.Programmazione e sviluppo servizi per l’accessibilità ai benefici e relazioni con le Università-Interventi DSU scolastico L’Azienda prosegue nell’azione di consolidamento e potenziamento degli strumenti di accessibilità ai servizi ed interventi erogati tramite concorso, o che comunque richiedano la preventiva valutazione di requisiti economici e/o di merito. L’accessibilità nell’accezione attuale inevitabilmente si accompagna alla semplificazione, conseguente ai processi di digitalizzazione e dematerializzazione sui quali ER.GO intende continuare ad investire in tutti i settori. Nell’ottica della semplificazione, lo scorso anno è stata pensata e realizzata la nuova “suite” dei servizi on line che si compone di diverse sezioni on- line indipendenti e al tempo stesso integrate, al fine di mantenere un elevato tasso di interattività. Il 2017 è stato un anno di grande importanza perché ha permesso di valutare la “tenuta” del sistema con l’acquisizione di oltre 80.000 domande di benefici in ambito regionale, incluso l’esonero no tax area degli Atenei di Bologna, Parma, Modena e Reggio Emilia. Per il prossimo anno accademico i numeri sono destinati ad aumentare, in quanto aumentano gli interventi erogati sulla base dell’ISEE anche da parte degli Atenei. Il recente decreto ministeriale n. 1047/2017, infatti, introduce l’ISEE anche per l’assegnazione dei contributi integrativi (di competenza degli Atenei) delle borse di mobilità Erasmus plus e Overseas. La “flessibilità” della “suite” infatti consente la massima accessibilità anche a fronte della richiesta di nuovi benefici. Si dovrà poi avviare il confronto con l’Università di Ferrara per la gestione dei benefici di loro competenza. Il 2018 sarà anche l’occasione per avviare, con gli Atenei, una riflessione e ricognizione di tutti gli interventi finanziari destinati agli studenti idonei alla Borsa di studio, al fine di garantire una migliore razionalizzazione delle risorse. E’ un percorso indispensabile in un contesto di crescente difficoltà a reperire risorse sufficienti a garantire la Borsa di studio a tutti gli studenti che ne sono risultati idonei. Per quanto attiene al Diritto allo studio scolastico, la prospettiva per l’anno 2018 è di confermare la gestione dell’acquisizione delle Domande di Borsa di studio e dei contributi per i libri di testo nonché dei controlli delle Scuole, dei Comuni e delle Province tramite il portale ER.GO SCUOLA, e di garantire il necessario supporto alla Regione in fase di ripartizione e distribuzione delle risorse ministeriali ai Comuni per la concessione dei contributi per i libri di testo. Sarà inoltre confermato il coinvolgimento dei CAF, convenzionati con ER.GO per la compilazione delle domande di benefici del diritto allo studio universitario, per il supporto alle famiglie per la compilazione delle domande di Borsa di studio e di rimborso dei libri di teso.

Indicatori Target

Gestione sanatoria di UNIBO per la richiesta dell’esonero no tax area/contributo ridotto e predisposizione e gestione della richiesta di no tax area/contributo ridotto per il percorso formativo 24 crediti

Marzo 2018

Processi di completamento dell’assegnazione della Borsa di studio a.a. 2017/2018

Marzo 2018

Analisi assegnazione Borse di studio per percorsi FIT Marzo 2018

Attivazione tavoli tecnici con gli Atenei per la ricognizione degli interventi finanziari destinati agli studenti idonei alla Borsa di studio : razionalizzazione delle risorse e gestione congiunta delle attività

Aprile 2018

Analisi istruttoria per revisione normativa di livello nazionale Dicembre 2018

Aggiornamento dei sistemi informativi in base alle novità dei Bandi di Luglio 2018

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Concorso

Elaborazione dati ai fini dell’individuazione della percentuale di copertura degli assegnatari di Borsa di studio

Dicembre 2018

Rapporti con enti/soggetti privati per l’assegnazione di finanziamenti a favore degli studenti idonei alla Borsa di studio

Dicembre 2018

Gestione del progetto sperimentale di interventi straordinari in collaborazione con l’Università di Bologna-acquisizione e valutazione delle domande presentate

Aprile 2018

Intervento sul Polo didattico Penitenziario di Bologna Secondo i tempi definiti dall’Ateneo

Completamento piattaforma web BEST e SERA (Obiettivo condiviso con SIA, servizio accoglienza e graduatorie)

Dicembre 2018

Completamento della migrazione dei server dei servizi on line dal CESIA a LePIDA

Dicembre 2018

Gestione delle relazioni amministrative con i fornitori per i servizi on line e gestione delle graduatorie

Dicembre 2018

Interventi DSU scolastico

Supporto istruttorio agli atti di programmazione e coordinamento regionale in materia di diritto allo studio scolastico : - aggiornamento del modulo on line per la “Domanda di contributi per la fornitura gratuita o semigratuita dei libri di testo” (obiettivo condiviso con SIA) - aggiornamento del modulo on line per la “Domanda di Borsa di studio” (obiettivo condiviso con SIA) -Valutazione della condizione economica degli studenti idonei alla Borsa di studio (obiettivo condiviso con Ufficio controlli)

Giugno 2018 Gennaio 2018 Maggio 2018

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9.Analisi, Programmazione e Sviluppo Interventi e Servizi DSU - Bandi di concorso. Relazioni con le Università. Permane il quadro normativo incompiuto in materia di diritto allo studio universitario e si mantiene attuale l’analisi di coorte per suggerire una sperimentazione di borsa di studio poliennale, assicurata per l’intero ciclo di studi. Nel corso del 2018 approfondiremo il lavoro svolto lo scorso anno sulla coorte di immatricolati primo ciclo 2012/2013, rivolgendo l’attenzione alla sotto-popolazione di studenti ospiti delle strutture abitative di ER.GO. Da riproporre anche l’analisi di coorte per la definizione di strumenti di valutazione dell'andamento negli studi degli assegnatari di alloggio nelle diverse residenze di ER.GO. Possibile, anche se non pianificabile, l’analisi istruttoria correlata ad eventuali revisioni ed evoluzioni normative di livello nazionale. Seppur a quadro normativo incompiuto, il decreto interministeriale 798/2017 ha modificato le regole di riparto del FIN, spostando l’asse sulla dimensione del fabbisogno finanziario per gli interventi del DSU e sui suoi criteri di determinazione. I primi effetti si sono prodotti già sul riparto del FIN 2017, al termine di una faticosa attività istruttoria che si è protratta fino all’inizio di febbraio 2018, con pesanti ricadute sull’attività di assegnazione delle borse di studio a.a. 2017/2018, svolta in stretta collaborazione con l’A.P. Programmazione e Sviluppo Servizi per l’accessibilità ai benefici e relazioni con le Università – Interventi DSU scolastico. Con i nuovi criteri di riparto, la spesa per erogazioni monetarie a favore degli idonei, ulteriori rispetto alla borsa, acquista particolare rilievo ai fini dell’attribuzione della quota premiale del FIN; da qui la ricognizione degli interventi economici erogati dai 4 Atenei della Regione, attivata dal tavolo tecnico ER.GO – Università. Sul fronte Bandi di Concorso, anche in relazione alle novità introdotte dal decreto di cui sopra, gli ambiti di riflessione e di intervento per l’anno accademico entrante sono: 1. revisione delle scadenze di presentazione della domanda e di pubblicazione delle graduatorie; 2. pianificazione tempi di pagamento della prima rata della borsa di studio; 3. Definizione dei contingenti minimi di borse di studio e revisione dei criteri di assegnazione. Si impone poi, a fronte del mutato rapporto domanda-offerta presso la sede di Modena, il superamento della formula Borsa denaro + Alloggio gratuito + Pre-pagato mensa (BAP) e il ripensamento dei servizio associato BAPOL. Da approfondire anche la regolamentazione degli interventi per il diritto allo studio a favore degli studenti iscritti a corsi inter-ateneo o coinvolti in progetti di mobilità regionale. La materia è all’ordine del giorno nel tavolo tecnico ER.GO – Università. Si potrà poi mettere a punto un bando sperimentale per attività a tempo parziale in ER.GO, rivolto a studenti idonei alla borsa di studio nel precedente anno accademico che abbiano perso i requisiti di merito e si trovino in posizioni debitorie persistenti, tali da rischiare il blocco della carriera, laddove è attiva una convenzione in tal senso con l’Ateneo. Prosegue e si arricchisce nel corso del 2018 il progetto di accoglienza e accompagnamento per studenti titolari di protezione internazionale e umanitaria, attraverso il consolidamento della rete di sostegno necessaria e la massima personalizzazione possibile degli interventi.

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Il progetto per la definizione dei costi standard degli studenti beneficiari di borsa di studio, appena abbozzato a fine 2017, deve invece essere completamente sviluppato, in stretta collaborazione con la P.O. Gestione Risorse Economiche e Finanziarie.

INDICATORI TARGET

Simulazione ed assegnazione borse di studio 2017/2018 – ulteriori risorse FIN

Febbraio 2018 (100%)

Proiezioni ed assegnazione borse di studio SMART 2017/2018 – finanziamento Atenei

Febbraio 2018

Rinnovo convenzione triennale ER.GO – UNIMORE su benefici e servizi - perfezionamento

Marzo 2018

Lavori istruttori e predisposizione dati per clausola valutativa prevista dalla Legge Regionale 15/2007

Marzo 2018

Coordinamento tavolo tecnico ER-GO/Università per ricognizione degli interventi economici erogati dai 4 Atenei della Regione

Marzo 2018

Attivazione tavolo tecnico ER-GO/Università per regolamentazione degli interventi DSU a favore degli studenti iscritti a corsi inter-ateneo o coinvolti in progetti di mobilità regionale

Aprile 2018

Analisi di coorte per proposta borsa di studio poliennale – approfondimento studenti in alloggio ER.GO

Aprile 2018

Aggiornamento Bandi di concorso annuali e guide associate Giugno 2018

Predisposizione Bando sperimentale per attività a tempo parziale in ER.GO, rivolto a studenti idonei BdS, che hanno perso il requisito di merito

Giugno 2018

Analisi benefici per corsi FIT Marzo 2018

Supporto A.P. “Programmazione e sviluppo servizi per l’accessibilità ai benefici e relazioni con le Università – Interventi DSU scolastico” per completamento piattaforma BEST ON LINE

Dicembre 2018

Analisi di coorte per definizione strumenti di valutazione dell'andamento negli studi degli studenti assegnatari di alloggio per le diverse residenze

Dicembre 2018

Collaborazione alla predisposizione dati per atti di assegnazione borse di studio 2018/2019

Novembre 2018

Messa a punto di un progetto per la definizione dei costi standard degli studenti beneficiari di borsa di studio

Dicembre 2018

Progetto di accoglienza e accompagnamento studenti in stato di protezione internazionale o umanitaria – consolidamento e sviluppo

Gennaio-Dicembre 2018

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10. GRADUATORIE

I Servizi Graduatorie rappresentano il cuore del sistema di accessibilità a tutti i servizi ed interventi a concorso. Fortemente ancorati alla dimensione territoriale di riferimento hanno assunto a seguito della recente riorganizzazione funzioni che si caratterizzano prevalentemente sul piano gestionale. Gli ambiti di competenza sono infatti: la valutazione delle domande, la predisposizione delle graduatorie, l’esame dei ricorsi, la gestione delle comunicazioni agli studenti. Essi fornisco, inoltre, dati ed informazioni agli altri servizi che si occupano di servizi e interventi per gli studenti (Servizi per l’accoglienza, REU, Servizi di Comunicazione e Informazione, Controlli e Servizio di orientamento). Nel 2018 si darà continuità alle attività svolte per conto delle Università di Bologna, Modena e Reggio Emilia e Parma, per quanto riguarda l’acquisizione delle domande e successiva gestione dei benefici a concorso di loro competenza. Proseguirà inoltre la gestione degli adempimenti connessi al nuovo sistema di tassazione così come disciplinato dalla Legge di bilancio 2017 che da quest’anno verrà realizzata anche per l’Università di Ferrara. Verranno gestiti inoltre nuovi interventi erogati sulla base dell’ISEE di competenza degli Atenei quali l’esonero tasse per gli studenti che si iscrivono al percorso FIT-PF24 e per l’assegnazione dei contributi integrativi delle borse di mobilità Erasmus plus e Overseas (decreti ministeriali n. 616/2017 e n.1047/2017).

La tempestività nell’assegnazione dei benefici e nella conseguente erogazione degli interventi di natura economica è fondamentale per garantire nel minor tempo possibile, sostegno ai beneficiari dei servizi/interventi. Per tale motivo è importante che le attività di gestione delle graduatorie siano fortemente integrate con le attività di alcuni servizi in particolare (Servizi per l’accoglienza, REU, Controlli) al fine di ridurre il più possibile i tempi in funzione del rispetto delle scadenze previste dal bando. A tal fine si ritiene utile un confronto sulle procedure in essere al fine di condividere aggiustamenti operativi che migliorino il livello di efficienza. Analogamente, di fondamentale importanza è l’integrazione con le funzioni Analisi, Programmazione e Sviluppo Interventi e Servizi DSU e Programmazione e sviluppo servizi per l’accessibilità ai benefici con le quali progettare un lavoro di rete in un’ottica di scambio bottom-up e top-down che portino anche a proposte migliorative degli strumenti in uso (es. Best).

INDICATORI TARGET

GRADUATORIE BENEFICI ER.GO a.a.2018/19

Collaborazione alla predisposizione dei Bandi di concorso a. a. 2018/2019 Aprile/Maggio 2018

ALLOGGI

Supporto attività informazione allo studente propedeutica alla domanda Luglio/Agosto 2018

(100%)

Elaborazione Graduatoria provvisoria Agosto 2018

(100%)

Gestione e valutazione dei ricorsi Settembre 2018

(100%)

Elaborazione Graduatoria Predefinitiva Settembre 2018

(100%)

BORSE DI STUDIO

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Supporto attività informazione allo studente propedeutica alla domanda Luglio/Settembre 2018

(100%)

Elaborazione Graduatoria provvisoria Ottobre 2018

(100%)

Gestione e valutazione dei ricorsi Novembre 2018

(100%)

Elaborazione Graduatoria Predefinitiva Dicembre 2018

(100%)

Identificazione beneficiari e trasmissione alla REU per pagamento 1°rata Dicembre 2018

(100%)

CONTRIBUTO RISTORAZIONE

Graduatorie contributo ristorazione Elaborazione Graduatoria provvisoria Gennaio 2018

(100%)

BORSE DI STUDIO a.a.2017/2018

Completamento procedure di assegnazione borse a.a. 2017/2018 Marzo 2018

Monitoraggio mensile carriere degli studenti e cause di sospensione ai fini

dell'aggiornamento delle graduatorie di gestione ed ulteriori pagamenti 1° rata

Tutti i mesi fino ad

Ottobre 2018

Elaborazione graduatoria definitiva e aggiornamenti

Maggio 2018 e

Ottobre 2018

Rilevazione mensile dati di merito finalizzati al saldo della borsa

Tutti i mesi fino a

Dicembre 2018

Supporto istruttorio nel caso di controversie Dicembre 2018

Graduatoria Contributi di mobilità internazionale a.a. 2017/2018

Richiesta dati alle Università/Istituti Universitari Artistici della regione ed elaborazione graduatoria provvisoria

Marzo 2018

Gestione comunicazioni e analisi ricorsi

Elaborazione graduatoria predefinitiva

Marzo 2018

Predisposizione atto assegnazione contributo da trasmettere alla REU

per i pagamenti della prima rata

Marzo 2018

Richiesta dati definitivi alle Università/Istituti Universitari Artistici e predisposizione atto saldo contributo

Ottobre 2018

PRESTITI FIDUCIARI a.a.2017/2018 Gestione e valutazione dei ricorsi Gennaio 2018

(100%)

Graduatoria definitiva a.a. 2017/2018 Febbraio 2018

CONTRIBUTI STRAORDINARI a.a. 2017/2018

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Valutazione domande e assegnazione Aprile 2018

BANDO SPERIMENTALE CON L’UNIVERSITÀ DI BOLOGNA PER L’ASSEGNAZIONE DI INTERVENTI A

FAVORE DI STUDENTI IN SITUAZIONI DI PARTICOLARI DIFFICOLTÀ A.A. 2017/2018

Istruttoria domande presentate Aprile 2018

BORSE DI STUDIO a.a.2016/2017

Chiusura e valutazione posizioni degli studenti beneficiari di borsa Aprile 2018

RIMBORSO TASSA REGIONALE A STUDENTI EXTRA IDONEI Ciclica nell'anno

SUPPORTO ELABORAZIONE "CU" A STUDENTI SU EROGATO ANNO 2017 -

SINTESI SU RIMBORSI DI TASSA REGIONALE A NON BENEFICIARI PER

TRASMISSIONE AD ANAGRAFE TRIBUTARIA

Febbraio 2018

ASSEGNI FORMATIVI PER MASTER E CORSI DI ALTA FORMAZIONE ALL'ESTERO

(VOUCHER):

Valutazione domande e graduatoria provvisoria Gennaio 2018

(100%)

Gestione e valutazione dei ricorsi Febbraio 2018

Graduatoria definitiva e assegnazioni

Febbraio 2018

BENEFICI ATENEI

UNIMORE

Graduatorie collaborazioni studentesche retribuite (150ore) e tutorato a favore disabili

(seguono beneficio Borsa di Studio) a.a. 2018/2019

Dicembre 2018

Esonero notax area e riduzione contributo onnicomprensivo a.a. 2017/18:

Graduatoria definitiva (Tutti) Gennaio 2018

(100%)

Graduatoria provvisoria 1° anno Lauree Magistr. Gennaio 2018

(100%)

Gestione e valutazione dei ricorsi Febbraio 2018

(100%)

Graduatoria definitiva 1° anno Lauree Magistr. Febbraio 2018

(100%)

Esonero notax area e riduzione contributo onnicomprensivo a.a.2018/19:

Supporto attività informazione allo studente propedeutica alla domanda Novembre 2018

(100%)

Elaborazione Graduatoria provvisoria Novembre 2018

(100%)

Gestione e valutazione dei ricorsi Dicembre 2018

(100%)

Esonero TOP STUDENT a.a.2017/2018:

Graduatoria provvisoria GennaIo 2018

(100%)

Gestione e valutazione dei ricorsi Febbraio 2018

(100%)

Graduatoria definitiva Febbraio 2018

(100%)

Esonero TOP STUDENT a.a.2018/2019:

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Supporto attività informazione allo studente propedeutica alla domanda

Novembre 2018 e

Dicembre 2018

(100%) Esonero SPORT EXCELLENCE a.a.2018/2019:

Supporto attività informazione allo studente propedeutica alla domanda Novembre 2018 e

Dicembre 2018

(100%) ALMA MATER STUDIORUM UNIVERSITÀ DI BOLOGNA Elenco studenti no tax area (in collaborazione ER.GO – Università)

Supporto attività informazione allo studente propedeutica alla domanda

Aprile/Dicembre

Elaborazione elenco studenti richiedenti l’esonero no tax area, relativamente all’idoneità sulla base della condizione economica dichiarata (ISEE) e trasmissione all’Università

Gennaio (100%)

Gestione e valutazione richieste riesame Febbraio 2018 (100%)

Trasmissione elenchi definitivi all’Università Febbraio 2018

(100%)

Graduatorie collaborazioni a tempo parziale

Graduatoria provvisoria Febbraio 2018

Gestione e valutazione dei ricorsi Febbraio 2018

Graduatoria definitiva Marzo 2018

Esonero totale tasse universitarie

Verifica e predisposizione elenco studenti in esonero totale tasse universitarie

Trasmissione elenco all’Università Maggio 2018

Predisposizione e trasmissione elenco definitivo all’Università Giugno 2018

Graduatoria per contributi Erasmus+

Supporto attività d i informazione allo studente propedeutica alla domanda Ottobre/gennaio 2018

Elaborazione graduatoria sulla base della sola condizione economica dichiarata e trasmissione all’Università.

Gennaio 2018 (100%)

Elenchi per il calcolo contributo studenti corsi FIT – PF24 di cui al DM n. 616/2017 Febbraio/Marzo (100%)

UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI PARMA Elenchi riduzione tasse corsi di specializzazione area medica Maggio 2018 (100%)

Elenchi per il calcolo contributo studenti corsi FIT – PF24 di cui al DM n. 616/2017 Marzo 2018 (100%)

Elenchi per calcolo contributo universitario personalizzato

Gestione variazioni a seguito dei controlli sul reddito e trasmissione aggiornamento dati Gennaio 2018 (100%)

Trasmissione aggiornamento dati Marzo 2018

Supporto attività informazione allo studente propedeutica alla domanda a.a. 2018/2019

Luglio/Dicembre 2018

Graduatorie collaborazioni a tempo parziale

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Gestione e valutazione dei ricorsi Marzo 2018

Graduatoria definitiva Aprile 2018

Graduatoria provvisoria a.a. 2018/2019 Dicembre 2018

UNIVERSITA’ DEGLI STUDI DI FERRARA

Supporto attività informazione allo studente propedeutica alla domanda a.a. 2018/2019

Luglio/Dicembre 2018

Elenco studenti no tax area Dicembre 2018

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11.CONTROLLI Anche nel 2018 le attività di controllo si differenzieranno tra: - Controlli sostanziali - Controlli sulla documentazione delle condizioni economiche degli studenti internazionali - Controlli sui domicili dichiarati ai fini del riconoscimento della borsa di studio Fuori Sede - Recepimento degli accertamenti della Guardia di Finanza - Controlli connessi al recupero crediti Per quanto riguarda i controlli sostanziali, già nei piani degli anni precedenti si era evidenziata la necessità, alla luce delle nuove modalità di rilascio delle attestazioni ISEE, di procedere ad una revisione dei criteri di individuazione del campione di posizioni da assoggettare ad accertamento. Infatti, tenuto conto delle verifiche già effettuate in fase preliminare al rilascio dell’attestazione ISEE, è bene concentrare le attività sulle ISEE con annotazioni (quelle quindi per cui sono già state riscontrate “anomalie”). Inoltre permane la necessità di controllare le composizioni effettive dei nuclei familiari, soprattutto nel caso degli studenti indipendenti. Questi tipi di controllo sono effettuati sia per i benefici gestiti a ER.GO sia per quelli di competenza degli Atenei. Si tratta quindi di un volume di posizioni da trattare veramente considerevole e non necessariamente i procedimenti aperti in un anno possono concludersi entro il mese di dicembre. Permane, infatti, la necessità, laddove si rilevino delle discordanze, di attivare un procedimento molto complesso in cui grande attenzione deve essere prestata al contraddittorio con gli interessati. Per i controlli sulle posizioni degli studenti internazionali, si proseguirà nella direzione dello snellimento e della semplificazione delle procedure, rafforzando al contempo la rete delle relazioni con gli uffici delle autorità diplomatiche italiane all’estero o dei consolati esteri in Italia, con particolare attenzione ai Paesi da cui proviene la maggior parte di studenti internazionali gestiti da ER.GO (Camerun, Iran….) Per i controlli sui domicili si evidenzia come le innovazioni nel processo di acquisizione delle autocertificazioni, con il modulo strettamente connesso a quello della domanda di benefici, permette di accelerare le successive procedure di verifica e controllo sui contratti di locazione, poiché riduce il contenzioso relativo alla mancata presentazione delle autocertificazioni. Infine, anche nel 2018 si manterranno le relazioni con la Guardia di Finanza, a cui vengono inviate le posizioni ormai consolidate e, quindi, di norma non più soggette a revoca. Si procederà anche alle verifiche nella Banca dati di Punto Fisco sulle posizioni reddituali degli studenti che versano in situazione debitoria nei confronti dell’Azienda preliminarmente all’iscrizione al ruolo per i casi in cui ci siano dubbi sull’effettiva presenza di redditi/patrimoni in Italia. Se così non fosse, la procedura coattiva di recupero sarebbe inutile e dispendiosa.

INDICATORI TARGET Controlli posizioni NO TAX Parma a.a. 2017/2018 Aprile 2018

Controlli posizioni NO TAX Bologna a.a. 2017/2018 Maggio 2018

Controlli posizioni N O TA X M o d e n a a.a. 2017/2018 Maggio 2018

Controlli beneficiari borse di studio 2017/2018 M ag g io 2018

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Controlli domicili 2017/2018 Maggio 2018

(comunque in tempi utili per il

recepimento nelle graduatorie definitive)

Controlli condizioni economiche studenti internazionali In tempi utili per il recepimento

nelle graduatorie per i diversi

benefici

Controlli condizioni economiche prima dell’approvazione delle graduatorie

In tempi utili per il recepimento nelle graduatorie per i diversi benefici

Controlli condizioni economiche finalizzati al recupero crediti Su richiesta dell’ufficio

competente

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12.SERVIZI PER L’ACCOGLIENZA Il recente rinnovo del contratto di global service ha consentito una revisione degli orari delle portinerie, prevedendo orari modulati per le diverse giornate della settimana, sulla base delle diverse attività che normalmente richiedono la presenza della portineria. Alla luce della positiva esperienza di partecipazione e responsabilizzazione degli studenti presso le residenze che rimangono aperte nel mese di agosto, si intende proseguire e rafforzare tale esperienza. Sarà quindi interessante verificare, nelle residenze a orario di portineria ridotto, il numero di violazioni del Regolamento delle Residenze, soprattutto per quanto riguarda le ospitalità non autorizzate. Il processo di innovazione tecnologica prosegue su diversi fronti. La nuova funzionalità di SERA tramite web, il programma di gestione dei Servizi abitativi, consentirà anche la gestione degli ospiti temporanei e dei relativi pagamenti. Si dovrà inoltre affrontare il progressivo superamento dello Sportello Unico Casa nella sua attuale versione. Questa sarà anche l’occasione per ripensare compitamente il servizio di ospitalità per soggetti diversi dagli studenti idonei in graduatoria, privilegiando ove possibile accordi con gli Atenei o altri Istituti di formazione La piattaforma Omniservice di gestione e monitoraggio delle manutenzioni e dei danni all’interno delle residenze, attivata nel 2017, consentirà nel corso del 2018 di raccogliere ulteriori dati di valutazione di tale aspetto della gestione delle residenze universitarie La nuova modalità di utilizzo del prepagato avviata quest’anno presso la sede di Cesena tramite applicazione per smartphone si sta rilevando positiva e consentirà il completo superamento dell’utilizzo di buoni pasto cartacei nella fruizione del prepagato a partire dal prossimo anno accademico. Anche nel 2018 si intende proseguire con interventi che favoriscano la dimensione comunitaria e formativa delle residenze, in interazione con altre strutture aziendali. A questo proposito si intende anche avviare la collaborazione con altri soggetti che sul territorio gestiscono servizi collettivi di accoglienza per studenti universitari, come utile strumento di scambio di buone prassi e per arricchire la proposta verso gli assegnatari di alloggio. Questa dimensione del servizio assume un particolare rilievo per la Residenza Irnerio di Bologna, dove da ottobre 2018 si dovrà gestire la coabitazione con un segmento significativo del Collegio di Eccellenza dell’Università (50 posti letto)

Indicatori Target Gestione del servizio di Global Service Dicembre 2018 Progetto accoglienza matricole Dicembre 2018 Collaborazione alla realizzazione del Festival dei talenti Giugno 2018 Assegnazione posti alloggio a.a. 2018/2019 Ottobre 2018 Aggiornamento dei bandi di concorso per l’accesso ai servizi abitativi e ristorativi

Giugno 2018

Aggiornamento del Regolamento delle Residenze Giugno 2018 Gestione delle rette mensili dovute dagli studenti sulla base delle graduatorie di gestione delle borse di studio

Giugno 2018

Programmazione disponibilità abitative per convenzioni con Università, Fondazioni, Academy e altri enti

Luglio 2018

Messa a regime di un sistema di monitoraggio danni nelle residenze e dei relativi risarcimenti.

Dicembre 2018

Consolidamento dell’attività di mediazione dei conflitti all’interno delle Residenze universitarie

Dicembre 2018

Collaborazione per l’implementazione del software utenze per il monitoraggio dei consumi pro-capite nelle residenze

Dicembre 2018

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Progetto sperimentale di volontariato a sostegno di studenti profughi alloggiati presso strutture della Fondazione San Filippo Neri di Modena

Settembre 2018

Collaborazione nella progettazione e sperimentazione di attività di “benessere studentesco” e di cura delle residenze come bene comune

Dicembre 2018

Collaborazione per il potenziamento degli interventi di valorizzazione della dimensione formativa, comunitaria e multiculturale delle Residenze

Dicembre 2018

Azioni di promozione dell’ospitalità nella residenza estiva, in particolare verso gli studenti internazionali e coloro che devono sostenere i test di ammissione all’Università

Luglio 2018

Rimodulazione orario di servizio portinerie e sperimentazione forme di responsabilizzazione degli studenti assegnatari anche nelle residenze aperte nel mese di agosto

Luglio 2018

Messa a punto strumenti di monitoraggio sanzioni comminate a livello regionale per inosservanza del Regolamento e valutazione degli esiti

Dicembre 2018

Somministrazione di questionari di gradimento sulla vita nelle residenze

Giugno 2018

Collaborazione nella messa a punto e realizzazione PIANO COMUNICAZIONE sulle iniziative più innovative per aumentare la partecipazione degli studenti almeno del 3%

Dicembre 2018

Predisposizione studio di fattibilità di revisione del borsino dei posti letto disponibili

Maggio 2018

Attivazione di forme di coinvolgimento degli studenti utenti di ER.GO per la realizzazione di iniziative all’interno dei servizi ristorativi

Maggio 2018

Predisposizione di report sui consumi dei servizi ristorativi in appalto suddivisi per tipologia di servizio ed analisi comparata dei comportamenti degli studenti nelle diverse sedi

Luglio 2018

Erogazione del prepagato per l’accesso agevolato al servizio ristorativo agli aventi diritto per l’a.a. 2017/2018

Febbraio 2018

Completa dematerializzazione dei buoni pasto Dicembre 2018

Potenziamento e diversificazione delle opportunità ristorative sul territorio regionale- Rinnovo convenzioni

Settembre 2018

Concorso alla definizione dei contenuti per la gara d’appalto per il servizio di ristorazione presso la mensa Ingegneria a Bologna

Aprile 2018

Sperimentazione di iniziative che valorizzino la cultura del food e i corretti stili di vita

Settembre 2018

Controllo qualità del servizio ristorativo Dicembre 2018

Avvio di collaborazione con altri gestori per la condivisione di modelli gestionali delle residenze universitarie

Dicembre 2018

Gestione di un segmento del collegio di eccellenza dell’Ateneo bolognese presso la residenza Irnerio

Dicembre 2018

Funzionalizzazione della residenza di Via De’ Chiari Settembre 2018

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13. ORIENTAMENTO AL LAVORO Le attività previste per il 2018 si propongono di consolidare l’impianto del Servizio orientamento al lavoro sul territorio regionale.L’obiettivo, per adempiere pienamente alle aspettative generate dal finanziamento regionale assegnato ad Er.go a novembre 2017, è di ampliare l’offerta di servizi individuali e di incontri di gruppo. Le linee d’azione principali del Servizio Orientamento al Lavoro sono le seguenti: Servizi di orientamento individuale:

Colloqui di consulenza orientativa individuale

Colloqui di messa punto del CV (CV Check)

Colloqui di consulenza e di supporto alla realizzazione di tirocini formativi

Servizi di orientamento in gruppo, a calendario:

Realizzazione di seminari e incontri sulle tecniche di ricerca attiva del lavoro, laboratori sulla definizione del progetto professionale, workshop sulla mobilità internazionale, focus sui tirocini, incontri informativi sui contratti di lavoro, sul fare impresa innovativa e sulla ricerca industriale;

Incontri con le imprese e career day in collaborazione con gli Atenei regionali;

Specifiche iniziative di orientamento per studenti disabili;

Incontri di orientamento al lavoro per specifici target. Le attività si svolgono presso le sedi di Parma, Reggio Emilia, Modena, Ferrara e dal 2018 anche a Bologna. Le differenze territoriali nell’erogazione dei servizi sono dovute principalmente alle differenti modalità di collaborazione e accordo con le rispettive Università e con i loro servizi di Placement. IMPLEMENTAZIONE DEL SERVIZIO ORIENTAMENTO AL LAVORO SU BOLOGNA Nella fase di avviamento delle attività su Bologna, abbiamo registrato un forte interesse da parte dell’Ateneo bolognese a collaborare nella realizzazione di servizi rivolti a studenti e neolaureati. A partire da fine 2017 è iniziato quindi un percorso di confronto che ha portato ad un primo accordo formale tra Unibo e Er.go per la sperimentazione di attività in preparazione al Career Day di Bologna. Anche in base alla valutazione di questa prima esperienza che ci auguriamo positiva, si prevede di strutturare l’attività del Servizio Orientamento al Lavoro di Er.go su Bologna e Romagna in integrazione con i servizi realizzati dall’Ateneo. Particolare attenzione verrà posta alla pubblicizzazione dei servizi verso i beneficiari Er.go, ma in questa collaborazione con l’Università di Bologna le attività individuali e di gruppo verranno rivolte alla generalità degli studenti dell’Ateneo.

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PIANO DI COMUNICAZIONE DEDICATO In riferimento alla necessità di aumentare l’utenza fruitrice dei servizi messi a disposizione da Er.go, si prevede di realizzare un piano di comunicazione sui servizi di orientamento che tenga conto di diversi canali di pubblicizzazione e che affianchi a quelli ormai consolidati, l’utilizzo di strumenti innovativi. Si intende procedere con la costituzione di un gruppo di lavoro specifico che veda la partecipazione di operatori dell’Orientamento, del Servizio Comunicazione dell’Azienda e dell’Agenzia di comunicazione esterna, per arrivare alla messa in atto delle azioni individuate in tempi rapidi. SPERIMENTAZIONE DI UN BANDO PER OSPITARE IN AZIENDA TIROCINI DI NEOLAUREATI DISABILI Per rispondere a richieste pervenute nel tempo da parte di studenti e neolaureati interessati a svolgere tirocini presso Er.go, si intende valutare in via sperimentale la definizione di un bando per la realizzazione di tirocini post lauream. L’attenzione è rivolta soprattutto a neolaureati con disabilità, per possibili periodi di tirocinio da svolgere in diversi settori dell’Azienda, tra cui il Servizio Orientamento al Lavoro e in particolare presso la sede di Bologna. PARTECIPAZIONE A PROGETTI 1) Partecipazione alla seconda edizione del progetto finanziato dalla Regione Emilia-Romagna “Azioni a supporto della qualificazione delle transizioni al lavoro di laureandi e neo laureati in uscita dall’Università di Parma”, promosso dall’Ateneo di Parma, in collaborazione con l’ente di formazione Cisita.

2) Partecipazione al Protocollo siglato in data 03/02/2017 tra l’Ufficio Scolastico Regionale per l'Emilia-Romagna e la Regione Emilia-Romagna per la realizzazione di attività di Alternanza scuola-lavoro, che prevede anche la realizzazione di percorsi di alternanza Scuola-lavoro per gli studenti delle Scuole superiori del territorio regionale all’interno delle strutture di ER.GO; 4) Implementazione ulteriore e sviluppo di nuove linee di attività nell’ambito della convenzione con Aster relativamente ai temi della ricerca, del trasferimento tecnologico, dell’imprenditorialità e dell’internazionalizzazione. La collaborazione con Aster riguarderà principalmente la realizzazione di incontri sul Fare Impresa innovativa, rivolti agli utenti target del Servizio e alla progettazione di percorsi per dottorati anche con il contributo degli Uffici Placement degli Atenei regionali. 5) Partecipazione al progetto Urban@BO in collaborazione con Aster, per la realizzazione di una piattaforma digitale relativa alle vocazioni economiche del territorio e di un contest rivolto a studenti italiani e internazionali che frequentano corsi di laurea in inglese, in accordo con aziende locali. ATTIVITA’ DI ELABORAZIONE ED ANALISI DATI RELATIVI ALLE ATTIVITA’ SVOLTE

- Monitoraggio delle carriere universitarie degli studenti matricole finalizzato agli interventi di

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sostegno per le situazioni critiche. - Elaborazioni e analisi dati per i servizi di orientamento - Collaborazione all’elaborazione dei dati relativi alle attività di valorizzazione della dimensione

comunitaria e formativa delle residenze.

Indicatori Target

Revisione e monitoraggio dei moduli di iscrizione online ad incontri e colloqui, per garantire l’allineamento con il SIFER e le operazioni di rimborso del finanziamento regionale.

Aprile 2018

Realizzazione di laboratori di ricerca attiva del lavoro nell’ambito del finanziamento regionale di cui alla Delibera della Giunta regionale n. 1850 del 17/11/2017

Dicembre 2018

Realizzazione di colloqui di orientamento specialistico nell’ambito del finanziamento regionale di cui alla Delibera della Giunta regionale n. 1850 del 17/11/2017.

Dicembre 2018

Sperimentazione del Servizio Orientamento al Lavoro presso la sede di Bologna e Romagna in integrazione con Unibo

Dicembre 2018

Realizzazione di incontri preparatori al Career Day Unibo 2018 rivolti a laureandi e neolaureati dell’Università di Bologna.

Febbraio 2018

Messa a punto e realizzazione di un Piano di comunicazione sui servizi di Orientamento al lavoro

Luglio 2018

Organizzazione di tirocini post laurea (anche all’interno del BAPOL) Dicembre 2018

Realizzazione di incontri con le imprese (job day – Career Day) in collaborazione con le Università locali.

Dicembre 2018

Organizzazione di iniziative di orientamento specifiche per studenti disabili

Dicembre 2018

Incontri di orientamento al lavoro per specifici target (volontari, partecipanti al Festival dei Talenti, ecc..).

Luglio 2018

Gestione del bando sperimentale per Contributi e servizi per la partecipazione a percorsi di tirocinio formativo post lauream connessi a specifici obiettivi di sviluppo regionale sulla sede di Modena.

Dicembre 2018

Partecipazione al progetto finanziato dalla Regione Emilia-Romagna “Azioni a supporto della qualificazione delle transizioni al lavoro di laureandi e neo laureati in uscita dall’Università di Parma”,

Dicembre 2018

Ulteriore implementazione della convenzione con Aster relativamente ai temi della ricerca, del trasferimento tecnologico, dell’imprenditorialità e dell’internazionalizzazione.

Dicembre 2018

Azioni di orientamento post laurea per gli studenti internazionali Dicembre 2018

Partecipazione al Progetto Scuola per la realizzazione di incontri informativi sui servizi per il DSU presso le Scuole superiori del territorio regionale

Dicembre 2018

Organizzazione di percorsi di alternanza Scuola-lavoro per gli studenti delle Scuole superiori del territorio regionale all’interno delle strutture di ER.GO

Dicembre 2018

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Organizzazione Festa di benvenuto matricole, accoglienza all’ingresso e incontri informativi presso le residenze

Novembre 2018

Organizzazione del Festival dei Talenti e dei laboratori artistici Giugno 2018

Collaborazione agli interventi di supporto allo studio per le matricole e di mediazione dei conflitti

Dicembre 2018

Monitoraggio delle carriere universitarie degli studenti matricole finalizzato agli interventi di sostegno per le situazioni critiche, per gli alloggiati secondo la residenza

Marzo 2018

Collaborazione alla realizzazione di un Piano di comunicazione sulle iniziative più innovative relative alla valorizzazione della dimensione comunitaria e formativa delle residenze

Luglio 2018

Elaborazioni e analisi dati per i servizi di orientamento Dicembre 2018

Collaborazione all’elaborazione dei dati relativi alle attività di valorizzazione della dimensione comunitaria e formativa delle residenze

Dicembre 2018

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14.Valorizzazione dimensione comunitaria e formativa residenze Le attività svolte nel 2018 saranno in continuità con quanto realizzato nel corso del 2017, indirizzando lo sforzo a consolidare e qualificare attività e servizi la cui creazione è relativamente recente. Questo sforzo riguarderà in particolare le azioni volte a prevenire gli abbandoni e la perdita dei benefici connessi al diritto allo studio. Quantitativamente l'impegno sarà diretto ad accrescere l'offerta di attività e a favorire un maggiore accesso ad esse da parte degli studenti, sperimentando nuove e più convincenti forme di comunicazione delle opportunità. Dal punto di vista qualitativo saranno realizzati momenti formativi su relazione d'aiuto e metodo di studio per i colleghi che erogano le consulenze individuali a supporto degli studenti in difficoltà. La gamma delle attività realizzate, come negli anni passati, comprenderà: - attività di tipo informativo rivolte alle matricole all'inizio dell'anno accademico - seminari sul metodo di studio e la gestione del tempo - colloqui individuali di consulenza al metodo di studio e di supporto alla motivazione. Una buona parte dell'attività è volta all'erogazione di interventi individuali agli studenti in situazione di difficoltà personale. In primo luogo attraverso il counselling, un servizio per il quale si conferma il gradimento degli studenti in termini di numerosità delle richieste. In aggiunta al servizio di counselling vengono attuati interventi personalizzati anche per studenti che si trovino in particolari situazioni di difficoltà di tipo economico e abitativo, anche grazie al lavoro di rete con enti e associazioni che si occupano di aiutare le persone in difficoltà. Sul fronte delle attività di gruppo, ci si continuerà ad occupare della realizzazione di gruppi di counselling e workshop sulle soft skills, per tesaurizzare il potenziale formativo insito nella vita nelle residenze universitarie. Anche per queste attività è importante la predisposizione di un piano di comunicazione che consenta la massima conoscibilità delle opportunità offerte. Anche nel 2018 prosegue l'impegno per la promozione di un clima positivo nelle residenze, favorendo e promuovendo la partecipazione e il coinvolgimento degli studenti. Prosegue anche il supporto agli aspetti relazionali e comunicativi della mediazione dei conflitti. Indicatori Target

Servizio di counselling Dicembre 2018

Realizzazione di laboratori sulle soft skills (Comunicazione e intelligenza emotiva; Intercultural skills), gruppi di counselling, di lettura e discussione e di crescita personale.

Dicembre 2018

Progettazione e realizzazione di incontri volti a promuovere la partecipazione degli studenti nella ideazione e realizzazione di attività di socializzazione nelle residenze universitarie, con particolare attenzione alla dimensione interculturale.

Dicembre 2018

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Coordinamento degli studenti coinvolti nell'animazione di incontri del tempo libero nelle residenze e nella realizzazione di attività.

Dicembre 2018

Progetto accoglienza matricole nelle Residenze: - Realizzazione di seminari sulla gestione del tempo e il metodo di studio per gli studenti, - Collaborazione all'organizzazione delle feste di benvenuto matricole.

Aprile 2018 Novembre 2018

Realizzazione di incontri di gruppo e di colloqui individuali di sostegno allo studio per studenti in difficoltà rispetto al superamento degli esami.

Giugno 2018

Progettazione e attuazione di nuove modalità di comunicazione dei servizi per accrescere la partecipazione degli studenti alle attività di sostegno alla riuscita accademica e di tipo formativo.

Dicembre 2018

Progettazione e realizzazione di moduli formativi sulla relazione d'aiuto, l'ascolto attivo e il metodo di studio per i colleghi maggiormente coinvolti nelle attività di sostegno e consulenza agli studenti.

Maggio 2018

Coordinamento dei servizi di mediazione dei conflitti all’interno delle residenze.

Dicembre 2018

Collaborazione all’organizzazione del Festival dei Talenti. Giugno 2018

Costruzione rete per studenti in difficoltà. Luglio 2018

Promozione di gruppi di studio, aiuto reciproco e scambio linguistico, con particolare attenzione alla dimensione internazionale delle residenze.

Dicembre 2018

Progettazione e prima realizzazione di una modalità di accompagnamento per laureandi internazionali

Settembre 2018

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15. Servizi per studenti disabili

Il quadro di interventi previsti nel 2018 rientra nelle modalità e nei principi dettati dalla Carta dei servizi adottata nel 2014, improntata a flessibilità e massima personalizzazione degli interventi. L’approccio è quello della presa in carico delle singole situazioni attraverso una rete di interlocutori, strumenti e risorse volte a caratterizzare il servizio nel modo più adeguato ai bisogni espressi, seppure in un quadro di regole poste a garanzia sia dei disabili interessati che dei volontari coinvolti. Il servizio di volontariato rappresenta una straordinaria risorsa e per tale motivo è bene investire anche in termini di formazione su questa esperienza. Nel corso del 2017 è stato realizzato un progetto rivolto agli studenti volontari, per valorizzare l’esperienza e le competenze acquisite all’interno del curriculum vitae, che si ripeterà anche nel 2018. La “giornata del volontariato di ER.GO”, prevista ormai come appuntamento annuale per il mese di dicembre, sarà poi l’occasione per uno scambio di esperienze e condivisione di proposte di miglioramento da proporre per il servizio. Anche nel 2018 si darà continuità anche alle iniziative di orientamento al lavoro per gli stessi studenti disabili. A questo proposito si vorrebbe sperimentare un bando per selezionare studenti disabili neolaureati disponibili ad effettuare un tirocinio in Azienda. Ci sembra poi importante provare a ripercorrere in un testo narrativo l’esperienza di questo servizio, per certi versi peculiare nel panorama nazionale, quale utile riflessione anche per le sue possibili evoluzioni. Indicatori Target

Assegnazione contributi agli aventi diritto dell’a.a. 2017/2018. Aprile 2018

Presa in carico degli studenti disabili richiedenti i servizi per l’a.a. 2018/2019

Settembre 2018

Selezione volontari e affidamento delle attività per l’a.a. 2018/2019 Settembre 2018

Revisione/Aggiornamento del bando di concorso per interventi in favore di studenti disabili e per la selezione di studenti volontari per l’a.a. 2018/2019

Giugno 2018

Monitoraggio del servizio di accompagnamento/assistenza e rilevazione situazioni critiche

Dicembre 2018

Definizione modalità di collaborazione con le Università Settembre 2018

Realizzazione di una campagna di sensibilizzazione per il volontariato Settembre 2018

Giornata orientamento di ER.GO Dicembre 2018

Organizzazione del servizio di aiuto personale espletato dalla Società di servizi

Ottobre 2018

Gestione per conto dell’Università di Bologna di domande per la mobilità degli studenti disabili

Dicembre 2018

Supporto per selezionare neolaureati disabili per svolgimento tirocini in Azienda

Dicembre 2018

Predisposizione di “materiale narrativo” sul servizio Luglio 2018

50

16. Comunicazione Servizi informativi per studenti, Comunicazione Istituzionale ed Interna Nel corso degli anni il servizio di informazione e comunicazione ha progressivamente assunto un ruolo strategico nel determinare la qualità dei servizi aziendali e per tali motivi si è arricchito di nuovi canali, oltre che di più ampi e ricchi contenuti, accompagnando di fatto l’evolversi dei servizi ed interventi dell’Azienda. Anche per il 2018 questa funzione non viene meno e anzi assume nuove e più specifiche peculiarità anche nella gestione delle relazioni interistuzionali, soprattutto in quelle sedi in cui non tutti i servizi di ER.GO sono presenti. Nello stesso tempo il Servizio di comunicazione deve accompagnare le innovazioni che hanno impatto sui servizi, supportando quindi le altre strutture aziendali con strumenti che favoriscano la predisposizione di materiali informativi efficaci e di facile fruibilità da parte degli utenti. Si dovrà dare continuità alla presenza dell’Azienda nei socialnetwork, poiché rappresentano una vetrina di massima accessibilità per i giovani interessati ai servizi, non necessariamente solo quelli gestiti tramite concorso. Dopo alcuni anni di presenza nei social network,utilizzati fino ad ora prevalentemente come vetrine per far conoscere le principali novità dei servizi ER.GO si dovrà fare un nuovo passaggio, prevedendo anche una funzione di ascolto degli stessi destinatari dei servizi. Lo sviluppo della dimensione internazionale della platea di studenti di Er.Go comporta che i servizi di informazione siano specificatamente pensati per un’utenza che poco o per nulla conosce la lingua italiana. Ad oggi ci sono già sezioni del sito tradotte in inglese, francese e tedesco, così come sono presenti video tutorial che guidano alla compilazione della domanda in inglese e francese. Questa impostazione è corretta e va ulteriormente potenziata, con un ulteriore sforzo di personalizzazione della comunicazione per questo target di utenza. Si prevede inoltre la predisposizione di una sezione in lingua spagnola. Sarà molto importante anche una comunicazione interna efficace, tale da consentire un rapido e chiaro aggiornamento delle informazioni attraverso mail dedicate, intranet , produzioni di materiali multimediali e cartacei per il personale interno. Il servizio di comunicazione non esaurisce la sua funzione nella dimensione informativa, essenziale per la realizzazione della missione istituzionale, ma si caratterizza anche per raccontare gli altri servizi. Nel 2018 un’attenzione particolare dovrà essere dedicata al servizio di orientamento al lavoro , tenuto conto delle aumentate competenze e dell’estensione delle attività anche a Bologna. Nel 2018, l’area della comunicazione prosegue con gli adempimenti in materia di trasparenza. E’ evidente infatti che la migliore organizzazione dei contenuti informativi della sezione del sito internet Amministrazione Trasparente coinvolge direttamente questo servizio poiché ci si prefigge non solo di adempiere ad un dettato normativo ma anche di sfruttare l’occasione per arricchire l’informazione prioritariamente per gli utenti di ER.GO, ma non solo. Indicatori Target

Consolidamento e rafforzamento della presenza di ER.GO nei social network , con sperimentazione di nuova modalità di interazione

Dicembre 2018

Concorso e supporto alla realizzazione di una campagna informativa sulle novità dei bandi di concorso per l’a.a. 2018/2019

Luglio 2018

Revisione, aggiornamento e razionalizzazione dei contenuti informativi presenti nel sito internet

Dicembre 2018

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Supporto alle attività di orientamento nelle scuole Dicembre 2018

Supporto all’implementazione della Carta dei Servizi di internazionalizzazione

Luglio 2018

Produzione/aggiornamento di strumenti informativi multimediali sui bandi di concorso e per gli studenti matricole

Luglio 2018

Presidio e coordinamento di Scrivici, del Dossier studente, di Abitare ER.GO, della Chat Studente

Dicembre 2018

Elaborazione report di monitoraggio dei servizi informativi Dicembre 2018

Organizzazione e gestione dei punti informativi in Romagna Dicembre 2018

Organizzazione e gestione del Parla con ER.GO e della Chat studente Dicembre 2018

Organizzazione e gestione degli sportelli tematici territoriali Dicembre 2018

Partecipazione ai lavori del Comitato Guida per la trasparenza di ER.GO

Dicembre 2018

Coordinamento degli aggiornamenti dei contenuti informativi della sezione del sito Amministrazione Trasparente

Dicembre 2018

Produzione delle Notizie del mese su Scrivici, Parla con ER.GO e dei cartelli per pagina facebook del sito, altre iniziative di ampliamento dei contenuti della pagine dei canali social

Dicembre 2018

Coordinamento realizzazione video residenze Luglio 2018

Gestione monitoraggio iniziative culturali e ricreative delle residenze Er.Go

Dicembre 2018

Predisposizione materiali informativi multimediali (video per sezione intranet) e cartacei per comunicazione interna

Dicembre 2018

Messa a punto di un piano di comunicazione sull’orientamento e su eventuali nuovi servizi

Dicembre 2018

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17. Servizi innovativi e azioni di ampliamento dell’accessibilità dei servizi aziendali, anche di livello internazionale Si tratta di servizi in parte rivolti direttamente all’ utenza, in parte al “cliente interno”, ovvero servizi che necessitano di affiancamento sul piano più specificamente comunicativo. Ovviamente la centralità dell’attività rimane il presidio del Servizio Scrivici della sede di Bologna e Romagna, tenuto conto della sua funzione di massima rilevanza per l’accessibilità non solo ai servizi di ER.GO, ma anche a quelli. In tal senso, una prospettiva importante per l’anno 2018 è quella di “potenziare” dal punto di vista contenutistico i canali di comunicazione, con un investimento sulla formazione del personale addetto, con specifiche iniziative brainstorming (non lezioni frontali!) sul modo di comunicare, in particolare sulla modalità scritta. Per quanto riguarda invece le attività più innovative anche nel 2018 si realizzerà il Festival dei Talenti, secondo un modello che prevede la realizzazione di Laboratori propedeutici in diverse discipline artistiche (segnatamente Arti Visive, Danza, Musica e canto, Teatro) , tenuti da studenti “esperti”. I Laboratori devono comunque essere supportati e coordinati, fornendo agli studenti tutta la necessaria assistenza, anche per ciò che attiene alla comunicazione. L’obiettivo è rendere i ragazzi sempre più autonomi nella conduzione delle attività, e di svincolare i Laboratori dalla rigida finalità della scadenza “restitutiva” del Festival: che permane peraltro come evento importante e significativo , anche nel senso di una pedagogia dell’impegno e della responsabilità. Sapere di avere una scadenza vincola infatti i ragazzi ad una costanza dell’impegno per produrre il “risultato finale”, difficile da garantire altrimenti Occorre poi monitorare la pagina Facebook del Festival, stimolando la produzione dei contenti da parte dei tutor e dei partecipanti ai laboratori stessi, valorizzando la comunicazione degli eventi. Il sostegno all’internazionalizzazione del sistema universitario avviene prevalentemente attraverso il miglioramento ed il potenziamento dei servizi informativi per gli studenti interessati. Pertanto, con l’aiuto del gruppo linguisti, si procederà alla revisione della Guida al Bando in lingua inglese, per aumentarne l’efficacia per gli studenti. Un altro settore di lavoro è costituito dall’interfacciamento con i Consulenti delle attività comunicative- ufficio stampa, fornendo loro assistenza nell’interpretazione e realizzazione delle esigenze della Direzione, e di singoli uffici che richiedano suggerimenti e prestazioni in questo ambito.

Indicatori Target

Festival dei Talenti - Laboratori Bologna Aprile 2018

Festival dei Talenti - tutte le sedi Giugno 2018

Rapporti con i consulenti comunicazione - ufficio stampa Dicembre 2018

Coordinamento gruppo “Linguisti” – presenza just in time: sportello

congiunto con Diri-Unibo, traduzioni a richiesta per Uffici e portinerie

Dicembre 2018

Predisposizione della Carta dei servizi di internazionalizzazione (in

collaborazione con AP Servizi informativi per gli studenti,

Comunicazione istituzionale ed interna, Servizi per studenti disabili

Dicembre 2018

completamento e controllo traduzione in lingua inglese della

modulistica e domanda on line

Giugno 2018

revisione della “Guida al bando” in inglese (di concerto con la AP

responsabile della stesura dei bandi di concorso)

Giugno 2018

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formazione interna relativa a “Scrivici” e ai servizi di

internazionalizzazione

Giugno 2018

completamento sezioni in lingua con lo spagnolo

Giugno 2018

Ideazione e Realizzazione nuovi strumenti di comunicazione con

gruppi di studenti

Maggio 2018

54

18. Servizi Promozionali E’ un’attività che risponde all’esigenza di accompagnare in modo trasversale tutti i servizi aziendali con nuove proposte e sperimentazioni. Anche per il 2018 manterrà la sua natura laboratoriale e curerà la parte amministrativa dei diversi progetti innovativi. Il festival dei talenti, così come altri progetti innovativi riguardanti la valorizzazione formativa, interculturale e comunitaria delle residenze richiedono, infatti, un coordinamento unitario anche per quanto riguarda la componente amministrativo-contabile. Il servizio cura il rafforzamento della presenza dell’Azienda nel territorio, con lo sviluppo e il consolidamento delle relazioni con soggetti istituzionali e non solo (ad es., il mondo dell’associazionismo). Al contempo assolve ad una fondamentale funzione di promozione dei servizi ER.GO nell’ambito delle scuole regionali. Anche il merchandising con la presenza in occasione di vari eventi pubblici cittadini costituisce parte integrante di questa azione informativa sui servizi dell’Azienda e sul diritto allo studio nel suo complesso. Nel corso del 2018 è previsto un ulteriore sviluppo dei rapporti con le istituzioni territoriali, volto anche a favorire progetti di volontariato degli studenti ER.GO; si segnalano, a questo proposito, le iniziative svolte in collaborazione con il Quartiere San Donato – San Vitale di Bologna. Nel corso del 2018 è previsto un radicamento dell’attività di coordinamento del cluster di Urban bo “Cittadinanza universitaria”, avviato nel corso del 2017 nell’ambito dei progetti di Urban it, Centro nazionale di studi per le politiche urbane, e composto da ER.GO, Aster, Almalaurea, Comune di Bologna ed altri soggetti istituzionali. Tra l’altro, ER.GO ha presentato, insieme ad Aster, un progetto denominato “Connecting talent”, con l’obiettivo della sperimentazione di una “talent house diffusa”, ovvero la realizzazione di uno o più punti di ascolto diffusi sul territorio metropolitano di Bologna dedicati a studenti e ricercatori che frequentano corsi internazionali, con l’obiettivo di aiutarli a sviluppare un rapporto stretto con il territorio. Indicatori Target

Progetto Scuole giugno 2018

Consolidamento e sviluppo merchandising dicembre 2018

Consolidamento relazioni con enti locali (Comuni, Quartieri, ecc) dicembre 2018

Partecipazione ad eventi cittadini, notti bianche, ecc. settembre 2018

Gestione relazioni con Associazioni dicembre 2018

Gestione amministrativa dell’organizzazione del Festival dei Talenti giugno 2018

Gestione amministrativa degli altri progetti innovativi di ER.GO giugno 2018

Prosecuzione della campagna Younger card regionale dicembre 2018

Collaborazione al progetto Accoglienza Matricole novembre 2018

Collaborazione alla valorizzazione della dimensione comunitaria, multiculturale e formativa delle residenze ER.GO

dicembre 2018

Gestione eventi dicembre 2018

Promozione del volontariato studentesco dicembre 2018

Coordinamento del Cluster di Urban bo “Cittadinanza universitaria” dicembre 2018