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Allegato “A”

Progetto GESTIONE OPERATIVA

Project Manager: Ing. Guarracino Antonio

Team Leader: Dr. Andrea Bassetti, Dr. Maurizio Grifoni , Dr.ssa Lucilla Di Renzo, Dr.ssa

Francesca Ciraolo, Dr.ssa Elisabetta Cocchi, Dr.ssa Elena Carucci, Dr.ssa Silvia Guarducci,

Dr.ssa Eluisa Lo Presti, Dr.ssa Elettra Pellegrino, Dr.ssa Sara Melani, Dr. Giacomo Corsini

Il presente documento è stato realizzato in collaborazione con i referenti dei Dipartimenti interessati

GESTIONE OPERATIVA - Funzionigramma

La complessità produttiva delle strutture sanitarie è tale che è necessario individuare nuovi ruoli e

funzioni ai quali affidare la programmazione della capacità produttiva per realizzare un equilibrio

ottimale fra la domanda e l'offerta in un determinato arco temporale. E’ ampiamente dimostrato che

il non governo dei flussi del paziente in ospedale determina un effetto negativo a cascata su tutte le

aree di attività, in modo visibile sul boarding in Pronto Soccorso, ma in misura altrettanto

importante sui tempi di attesa, sulla degenza media e su altri indicatori di attività, anche di natura

economico-gestionale, oltre che sulla sicurezza dei pazienti.

L’Azienda Sanitaria Toscana Centro, per le motivazioni sopra citate e nel recepire la DGRT n. 476

del 02/05/2018, attiva una nuova funzione aziendale denominata GESTIONE OPERATIVA,

collocandola nello Staff della Direzione Generale.

La Gestione Operativa (di seguito richiamata come GO) è una funzione strategica-tecnico-

organizzativa che richiede un approccio multi professionale e competenze specifiche. Necessita di

un nucleo centrale con una visione tattica complessiva di livello aziendale (Team di GO Aziendale)

ritenendo, comunque, indispensabile assicurare una stretta sinergia con la Direzione Sanitaria e le

Direzioni Mediche ed Infermieristiche di Presidio alle quali è demandata la responsabilità

complessiva della produzione ospedaliera, al fine di garantire l’unitarietà funzionale della stessa e

realizzare le migliori condizioni per lo svolgimento dei processi clinico - assistenziali. In ambito

ospedaliero la funzione di GO deve essere dunque assicurata mediante sue articolazioni in ogni

presidio (Team GO Locale) con modalità anche diversificate in relazione alla complessità

organizzativa dello Stabilimento/Struttura.

La GO assicura il supporto alla programmazione delle seguenti attività di erogazione di servizi

sanitari:

­ Produzione chirurgica

­ Ricoveri

­ Attività ambulatoriali

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Principali attività del TEAM GO

­ Assicura la pianificazione dinamica degli asset condivisi (sale operatorie, posti letto,

ambulatori, servizi di supporto), sia in regime istituzionale che in libera professione, mediante

l’applicazione di tecniche e strumenti di operations management.

­ Programma le attività e supervisiona la predisposizione degli schemi di attribuzione delle risorse

infrastrutturali e la loro negoziazione con gli utilizzatori rendendo disponibili le risorse

necessarie nei tempi, nei luoghi e nelle modalità adeguate.

­ Persegue l’ottimizzazione dell’utilizzo delle piattaforme produttive mediante il monitoraggio

costante dell’efficienza operativa e l’analisi degli scostamenti per l’individuazione e

l’applicazione delle necessarie misure correttive.

La gestione degli asset attiene alla corretta identificazione, dimensionamento ed assegnazione di

tutte le risorse necessarie al rispetto della programmazione. Per ciascuno dei macro asset, la GO

opera in sinergia con la Direzione Sanitaria di Presidio, i Dipartimenti Aziendali e con i Servizi

interessati per assicurare la disponibilità delle risorse funzionali necessarie.

TEAM GO aziendale:

Assicura la programmazione di livello tattico - strategico della produzione chirurgica, delle

dotazioni di posti letto e degli spazi ambulatoriali, utilizzando strumenti ed approcci previsti dalla

DRT 476/2018. E’ costituito da un piccolo nucleo di professionisti con competenze avanzate di

logistica e schedulazione.

Componenti:

Responsabile GO: con competrnza e conoscenza specifica di processi sanitari e dei flussi correlati.

Medico di Direzione Sanitaria Aziendale: con competenze specifiche nella gestione di processi.

Referente Infermieristico: con competenze specifiche di gestione dei flussi del paziente,

proiezione aziendale dei nuclei di bed management e bed facilitator locali.

Operations Manager (figure tecniche, ingegneri gestionali, amministrativi…): con competenze

avanzate di scheduling, programmazione e elaborazione dati.

Interfacce esterne al team:

Responsabili e Nuclei di Bed Management - Team GO Locali*

Referenti Dipartimenti direttamente e/o indirettamente interessati*

Referente Rete Ospedaliera*

Referente Staff Direzione Generale*

*da coinvolgere a seconda dell’ambito

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Matrice delle responsabilità Team GO aziendale

Attività

Resp

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GO

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Azie

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Direzio

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Coordina la realizzazione delle azioni strategiche, organizzative, di gestione delle aree produttive e logistiche necessarie alla produzione chirurgica aziendale

R

C

C

C

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C

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I

Contribuisce con la direzione aziendale ed i dipartimenti coinvolti alla definizione del piano strategico della produzione chirurgica

R

C

C C C E C C I

Detta le linee programmatiche aziendali relative alla redazione ed aggiornamento del Piano Principale di Produzione (PPP) e del Piano Aggregato di Produzione (PAP) nei vari Stabilimenti Ospedalieri in una logica di gestione efficiente delle risorse

R

C

C

C E

C

I

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C

Monitoraggio costante dell'attuazione del PPP e del PAP nei vari Stabilimenti e definizione delle azioni correttive necessarie in caso di scostamento

R

C

C

C E

C E

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I

Si occupa dell’implementazione e dell’aggiornamento della Procedura aziendale di Change Policy e Recall

R C E C C C I I I

Si occupa dell’implementazione e dell’aggiornamento del Regolamento aziendale del Blocco Operatorio

R C E C C C I I I

Assicura il monitoraggio del processo e dell’assolvimento dei debiti informativi, correlati agli asset gestiti, previsti dalle

R

C

C

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4

Attività

Resp

onsabile

GO

Azie

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Medic

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Direzio

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Regione

Suggerisce nuove strategie aziendali di allocazione delle risorse attraverso un’analisi predittiva della domanda, al fine di massimizzare l’efficienza produttiva

E

C

C

C

C

C

C

R

Detta le linee aziendali per la costruzione e la revisione del documento di Programmazione “Livellata” delle Dimissioni (PLD)

R C

C

C E C E C C I

Implementa il Piano Aziendale di Gestione della Domanda guidando le decisioni da assumere per equilibrare offerta e domanda di posti letto

R C C C E C C I I

Implementa e aggiorna il PGSA (Piano Aziendale per la Gestione del Sovraffollamento in Pronto Soccorso) assicurandone il monitoraggio costante

C C C C C E C R I

Detta le linee aziendali per la definizione degli strumenti del piano di cura e di dimissione di tutti i pazienti ricoverati

R C C C C E C C I

R = Responsabile – C = Collabora – I = informato – E = Esegue

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TEAM GO locale:

Proiezione locale del Team GO aziendale. Traduce le linee di indirizzo aziendali, assicurando la

programmazione di livello tattico - operativo della produzione chirurgica, delle dotazioni di posti

letto e degli spazi ambulatoriali nello stabilimento di competenza.

Componenti:

Responsabile GO Locale: Team Leader o suo delegato. Assicura il coordinamento complessivo

delle attività della GO Locale

Nucleo Bed Management: composto da figure dedicate con profilo sanitario e competenze di

logistica del paziente con il compito di garantire su 7 giorni settimanali il coordinamento della

gestione della risorsa posti letto e l'allineamento tra la disponibilità di posti letto, gli accessi in

ospedale dal Pronto Soccorso ed i ricoveri programmati

Referente DSPO: eventuale referente della Direzione Sanitaria di Presidio

Referente DIPO: eventuale referente della Direzione Infermieristica di Presidio

Operations Manager di riferimento*

Interfacce esterne

Referente Bed Facilitator (Inf di percorso)*

Referente DEA*

Referente Blocco Operatorio*

Referente Anestesista*

Referente "Servizi"*

Referente per UO*

Referente centrale di pre-H*

* da coinvolgere a seconda dell'ambito

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Matrice delle responsabilità Team GO Locale

Attività

Resp

onsabile

GO

Locale

Nucle

o B

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Man

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em

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t

Refe

rente

DS

PO

Refe

rente

DIP

O

Ope

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Refe

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Refe

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-H

Sulla base delle linee strategiche indicate dal Team di GO aziendale, coordina la realizzazione delle azioni tattiche -operative, organizzative, di gestione delle aree produttive e logistiche necessarie alla produzione chirurgica locale

R

C

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C

I

I

E

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I

I

Contribuisce con la direzione aziendale ed i dipartimenti coinvolti alla definizione del piano strategico della produzione chirurgica

RE

C

C C C I I I I I I I

Redazione ed aggiornamento del PPP e del PAP in una logica di gestione efficiente delle risorse (umane, strutturali e tecnologiche) impegnate, anche avvalendosi di tecniche e strumenti di ottimizzazione, traducendo a livello locale le direttive strategiche del Team GO aziendale

R

C

C

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CE

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I

C

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C

I

Monitoraggio costante dell'attuazione del PPP e del PAP e definizione delle azioni correttive necessarie in caso di scostamento

R

C

C

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I

I

C

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I

Elaborazione della nota operatoria settimanale

I I I I I I I I

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Valutazione e validazione della nota operatoria settimanale

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Assicura il monitoraggio dell'andamento dei tempi di attesa chirurgici

C

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C

C

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Attività

Resp

onsabile

GO

Locale

Nucle

o B

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Man

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DS

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Refe

rente

DIP

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Refe

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Refe

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-H

Approva le riallocazioni di sedute (cambio) tra specialistiche o unità eroganti all'interno del PAP o della Nota operatoria settimanale, in base alla procedura di Change Policy aziendale

R

C

R

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C

I

I

CE

C

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Supervisiona la costruzione e la revisione del documento di Programmazione “Livellata” delle Dimissioni (PLD)

R C

C

C E I I I I I I I

Definizione e implementazione dello strumento della gestione risorsa posto letto

C RE C C C C I I I I I I

Assicura il monitoraggio degli indicatori di afflusso al fine di attivare le azioni necessarie nei casi di afflusso superiore all’ordinario o in situazioni di sovraffollamento (PGSA)

R CE C C C I C I I I I I

Definizione degli strumenti del piano di cura e di dimissione di tutti i pazienti ricoverati nell'area di degenza e monitoraggio dell’andamento.

C C C RE C I I I I I I I

R = Responsabile – C = Collabora – I = informato – E = Esegue

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Interfacce professionali del Team GO

Interfaccia

Professionale

Motivo

(indicare l'ambito decisionale per cui si attiva l’interfaccia)

Direttore Sanitario

Aziendale

Maxi emergenza

Maxi afflusso

Direttore Dipartimento

chirurgico

Allocazione attività chirurgica nei Presidi Ospedalieri

Definizione Obiettivi budget

Costruzione e messa in atto delle strategie Aziendali per gestione delle liste

di attesa

Definizione delle risorse in termini di personale (chirurghi) e tecnologiche

specifiche

Corretta tenuta delle liste di attesa

Valutazione note operatorie ed eventuale rimodulazione attività programmata

Agende cup per prestazioni specialistiche e chir ambulatoriale

Livellamento dimissioni giornaliere

Definizione delle attività libero professionali

Direttore Dipartimento

Medico

Definizione Obiettivi budget

Definizione delle modalità di gestione dei ricoveri medici elezione

Definizione delle risorse in termini di personale (medico) e tecnologie

specifiche

Agende cup per prestazioni specialistiche e ambulatoriali

Programmazione delle strategie per il livellamento delle dimissioni

giornaliere

Direttore Dipartimento

Infermieristico e

Ostetrico

Definizione Obiettivi budget

Definizione delle risorse in termine di personale (infermieri, ostetriche,

operatori socio sanitari) e tecnologie specifiche

Direttore dei servizi

Definizione delle risorse aggiuntive

Definizione delle attività libero professionali

Programmazione attività/presenza in sala dei TSRM

Direttori di U.O. Attribuzione del corretto livello di priorità per gli interventi

Appropriatezza dell’intervento/ricovero

Scelta del setting assistenziale

Collaborazione alla costruzione della nota operatoria

Definizione della pianificazione mensile degli interventi e del case mix

Regolamentazione dell’apertura dei calendari cup per prestazioni

specialistiche e ambulatoriali

Rimodulazione delle risorse professionali

Livellamento delle dimissioni

Assicurano il percorso assistenziale dall’ingresso alla post dimissione

Si interfacciano con il nucleo di bed management

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Direttore SOC/SOS

Assistenza

Infermieristica e

Ostetrica

Definizione delle risorse in termini di personale (infermieri, ostetriche,

operatori socio sanitari) e delle tecnologie specifiche

Definizione delle strategie sulla programmazione chirurgica

Definizione dell’assetto organizzativo sulle linee assistenziali (personale,

procedure…)

DIPO Attivazione delle risorse umane e tecnologiche in base alla variabilità delle

esigenze di contesto

Attivazione risorse in caso di sovraffollamento

Operation manager Monitoraggio delle attività chirurgiche

Stila la programmazione chirurgica e lo modifica se è necessaria la

rimodulazione dell’attività chirurgiche

Monitoraggio delle dimissioni

Monitoraggio degli accessi al DEA

Assegnazione posti letto (in struttura) per il PS

Direttore Sanitario

Stabilimento

Ospedaliero

Valutazione note operatorie ed eventuale rimodulazione attività programmata

Monitoraggio e controllo liste attesa

Attivazione letti buffer per sovraffollamento

Valutazione delle risorse (personale e posti letto) nell’area medica

Controllo, sorveglianza e manutenzione requisiti strutturali

Attivazione risorse aggiuntive in termini di personale medico

Sorveglianza aspetti igienico sanitari

Attivazione trasporti esterni

Referente Anestesista Corretto utilizzo delle sale operatorie

Ridefinizione dell’attività chirurgica, anche aggiuntiva

Gestione della preospedalizzazione

Gestione della subintensiva, rianimazione, Recovery, PACU

Coordinatore Blocco

Operatorio

Programmazione chirurgica

Valutazione note operatorie

Nucleo bed management Gestione posti letto

Raccolta informazioni sui pazienti in pronto soccorso e gestione dei flussi

Relazione con i P.O. per richiesta ricoveri

Iperaffluso

Gestione criticità alla dimissione

Referente DEA Iperafflusso

Maxiemergenza

Chiamata in orari e giorni in cui non è attivo il nucleo bed management

SAPO Programmazione settimanale

Monitoraggio e controllo liste di attesa

Per intervenire nella variazione delle sedute operatorie

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Attività principali del Nucleo di Bed Management

­ Cura la realizzazione in modo integrato delle azioni necessarie alla gestione ottimale dei

ricoveri

­ Si rapporta in maniera coordinata e programmata con i Bed Facilitator

­ Redige ed aggiorna il Piano delle dimissioni livellate coordinando le attività necessarie

­ Gestisce il CRUSCOTTO dei posti letto e attua le azioni correttive necessarie a rendere

disponibili i posti letto, in base al PIANO DI GESTIONE DELLA DOMANDA

­ Assicura il monitoraggio costante dell'attuazione delle dimissioni complessive previste dal PLD

e attua le azioni correttive necessarie in caso di scostamento, in base al PIANO DI GESTIONE

DELLA DOMANDA

­ Supporta le azioni per il riassorbimento dei pazienti ricoverati tra i diversi setting di degenza, il

trasferimento verso altri ospedali e l'invio alle strutture di continuità ospedale territorio

­ Si rapporta stabilmente con la Direzione Sanitaria di Presidio fornendo i necessari feed-back

rispetto all'andamento dell'utilizzo dei posti letto

Componenti:

Responsabile del nucleo di bed management: si individua come responsabile o uno dei

componenti del nucleo di bed management o altra figura individuata dalla DIPO

Funzione di Bed management: figure sanitarie dedicate totalmente o parzialmente alla funzione

di gestione posti letto

Matrice delle responsabilità Nucleo Bed Management

Attività Responsabile Nucleo

Pool professionisti Funzione BM

Cura la realizzazione in modo integrato delle azioni necessarie

alla gestione ottimale dei ricoveri

Si rapportando in maniera coordinata e programmata con i Bed

Facilitator

C RE

Redige ed aggiorna il Piano delle dimissioni livellate coordinando

le attività necessarie R CE

Gestisce il CRUSCOTTO dei posti letto e attua le azioni correttive

necessarie a rendere disponibili i posti letto, in base al PIANO DI

GESTIONE DELLA DOMANDA R CE

Assicura il monitoraggio dell’attuazione delle dimissioni

complessive e attua le azioni correttive necessarie in caso di

scostamento

R CE

Supporta le azioni per il riassorbimento dei pazienti ricoverati tra i

diversi setting di degenza, il trasferimento verso altri ospedali e

l'invio alle strutture di continuità ospedale territorio C RE

R = Responsabile – C = Collabora – I = informato – E = Esegue

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Interfacce professionali del Nucleo Bed Management

Interfaccia

Professionale

Razionale

(indicare l'ambito decisionale per cui si attiva l’interfaccia)

Direttore Sanitario

Stabilimento Ospedaliero

Sovraffollamento

Relazione con i Presidi per richiesta ricovero

Trasferimenti

Gestione delle urgenze differibili

Aggiornamento situazione posti letto

Casi sociali e CDC

Direttori UO Gestione dei trasferimenti

Casi sociali e CDC

Sollecita le dimissioni

Valuta e concorda ricoveri programmati

Valutazione del setting appropriato

Infermieri Coordinatori Gestione posti letti programmati

Valutazione posti letto per gestione flusso da PS

Bed facilitator Valutazione posti letto per gestione flusso da PS

Si raccorda per il PPOP

Comunica per i servizi di trasporto interno ed esterno

Comunica per ACOT e CDC

Attivazione assistente sociale

Relazione con familiari e caregiver

Valutazione e monitoraggio criticità principali sulle dimissioni

DIPO Valutazione e attivazione risorse

Coordinatore Blocco

operatorio

Trasferimento pazienti dalla PACU/Recovery e definizione setting

Condivisione programmazione settimanale

Referente Anestesista Trasferimenti dalla subintensiva/intensiva

Definizione setting appropriato per paziente postchirurgico

Condivisione programmazione settimanale

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Attività principali dei BED FACILITATOR

­ Assicura, all'interno dell'area di degenza, l'aggiornamento ed il monitoraggio costante dei Piani

di cura e di dimissione e attua le azioni correttive necessarie in caso di scostamento, in base al

PIANO DI GESTIONE DELLA DOMANDA

­ Si raccorda costantemente con il Nucleo di Bed management secondo modalità codificate a

livello di stabilimento ospedaliero

Componenti:

Infermieri di percorso in numero proporzionale alla strutturazione dei setting di degenza

Interfacce professionali del Bed Facilitator

Interfaccia Professionale Motivo

(indicare l'ambito decisionale per cui si attiva l’interfaccia)

Infermieri coordinatore Condivisione criticità organizzative sul percorso del paziente

Nucleo bed management Valutazione posti letto per gestione flusso da PS

Raccordo per il PPOP

Comunica per i servizi di trasporto interno ed esterno

Comunica per ACOT e CDC

Attivazione assistente sociale

Relazione con familiari e caregiver

Valutazione e monitoraggio criticità principali sulle dimissioni

Infermiere di cellula Condivisione criticità organizzative sul percorso del paziente

Medico tutor Condivisione criticità organizzative sul percorso del paziente

Servizi (trasporti, tecnici di

radiologia, fisioterapia Acot…)

Risoluzione delle criticità organizzative sul percorso del paziente

Condivisione percorso del paziente/valutazione setting alla

dimissione/coinvolgimento per le indicazioni durante il ricovero e in

dimissione