Progetto Certificazione GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004 PROGETTO DI SEMPLIFICAZIONE...
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Progetto Certificazione
GDL: Polo di Campi Salentina Forum del 26.2.2004
PROGETTO DI SEMPLIFICAZIONE DEL LINGUAGGIO
Agenzia di Assistenza Tecnica agli Enti Locali della Provincia di Lecce
Progetto CertificazioneGDL: Polo di Campi Salentina
Forum del 26.2.2004
GRUPPO DI LAVORO
Polo di Campi Salentina, formato dai Comuni di :
Arnesano, Campi Salentina, Carmiano, Guagnano, Novoli, Salice Salentino, Squinzano,Trepuzzi e Veglie.
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OBIETTIVO
individuare i criteri che semplifichino l’impatto comunicativo, la leggibilità, gli aspetti, l’organizzazione testuale e l’impostazione grafica,
perchè migliorando la comunicazione migliora anche la
qualità dei rapporti tra amministrazioni e cittadini. una comunicazione pubblica più comprensibile
per il cittadino, dimostra una particolare sensibilità al tema della chiarezza..
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RIUNIONI
le riunioni del gruppo di lavoro si sono tenute nei giorni 22 gennaio , 4, 9 e 12 febbraio 2004 apportando gradualmente modifiche e integrazioni suggerite in aula dal prof. Renato Di Gregorio.
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ANALISI
MODALITA’MODALITA’
RISULTATIRISULTATI
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MODALITA’
Analisi documentale (ricerca delle delibere, determinazioni, volantini, manifesti, lettere, bandi, avvisi pubblici ecc.)
Intervista (per completare la conoscenza). Focus group (mettere sul tavolo un tema e
farlo sviluppare dai funzionari, dirigenti o amministratori che intervengono al focus group).
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1. La forma tradizionale di redazione degli atti sembra essere considerata una sorta di tabù. In realtà è utile seguire delle regole e degli indirizzi sulla redazione e sulla standardizzazione di atti.
2. Ogni Amministrazione deve adeguarsi alle seguenti norme:
Direttiva Funzione Pubblica del 07.2.2002; Direttiva dell’8 maggio 2002; Manuale del Dipartimento della Funzione
Pubblica.
RISULTATI
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3. un linguaggio amministrativo vicino al cittadino.
4. già di per se la scrittura delle leggi è poco chiara e richiede un lavoro di interpretazione da esperti in materia giuridica.
5. nel comunicare ai cittadini atti aventi valenza esterna, molto spesso si incorre nell’enunciare il numero della legge e l’oggetto in maniera sintetica. Invece sarebbe auspicabile riportare prima l’oggetto completo della legge e dopo l’articolo ed il comma riguardante l’atto.
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6. atti dei comuni del POLO risulta che:
Il linguaggio usato contiene molte sigle e abbreviazioni , forme stereotipate (es. unitamente invece di insieme) , soggetti sostituiti da locuzioni avverbiali ( es. di quanto sopra invece il contenuto di...) .
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7. le Delibere di Giunta Comunale , di Consiglio Comunale e Determinazioni dei Responsabili di Settore :si è portati ad enunciare una lunga premessa nella parte narrativa , un richiamo alle leggi e in seguito, nella parte dispositiva , i relativi provvedimenti, dando più spazio alla parte narrativa e meno alla parte decisionale. Invece sarebbe opportuno iniziare con la Decisione da adottare , dar seguito alla Motivazione ed infine all’ Attenzione richiamando i riferimenti normativi o gli atti adottati in precedenza
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8. Gli avvisi pubblici :a) vengono esposti, cioè affissi in luoghi pubblici;b) non hanno un destinatario specifico, ma sono
indirizzati a larghe fasce di collaborazione. La prima caratteristica spinge ad evitare di usare come
titolo “Avviso Pubblico” dato che il luogo e le circostanze in cui il documento viene letto invitano ad identificarlo subito. E’ importante un buon titolo che catturi l’attenzione del destinatario del messaggio. Esempio: Un manifesto pubblico che fornisca informazioni su conti da pagare, moduli da riempire, denaro da ritirare; L’informazione centrale dovrà essere quella indicante entro quando pagare e come fare , ricordando la regola delle 5W («chi ?», «che cosa ?», «quando ?», «dove ?» e «perché, come ?», )
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9. Bisogna semplificare il linguaggio burocratico per vari motivi:
l’art. 98 della Costituzione: garantire una comunicazione chiara ed univoca.
Il Censimento del 1991 rivela :oltre il 60% della popolazione non possiede un grado di istruzione sufficiente a comprendere il linguaggio burocratico.
L. n. 241/1990: Un linguaggio semplice e chiaro consente ai cittadini un controllo sull’attività svolta dalla pubblica amministrazione, rende effettivo il principio della trasparenza amministrativa..
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PROGETTAZIONE
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MODULISTICA DECISIONE:
massima precisazione su che cosa l’amministrazione ha deciso nel caso concreto MOTIVAZIONE:
Indicazione dei motivi che hanno portato alla decisione PROCEDURE:
Ciò che il cittadino destinatario dell’atto deve, eventualmente, fare dopo averlo ricevuto. Per procedura si intende il percorso completo, quindi: quali documenti sono richiesti, cosa bisogna fare, dove si deve andare. FIRMA
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Chiedere solo informazioni essenziali
E’ necessario che le informazioni richieste al cittadino siano quelle essenziali. Richieste inutili o confuse producono errori e allungamenti dei tempi costringendo il cittadino a ritornare nell’ufficio, gli impiegati a raddoppiare il contatto con gli utenti e così via.
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Controllare i concessionari
Anche nel caso di concessione di Anche nel caso di concessione di determinati servizi ad altri soggetti (uno determinati servizi ad altri soggetti (uno degli esempi più evidenti è il caso della degli esempi più evidenti è il caso della concessione del servizio di riscossione concessione del servizio di riscossione dei tributi) è necessario che dei tributi) è necessario che l’amministrazione controlli la qualità dei l’amministrazione controlli la qualità dei moduli. moduli.
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Formato
Per il modulo si dovrà utilizzare un solo formato di carta unificato: l’Uni A4 (210 mm x 297 mm). E’ da escludere qualunque altro formato, soprattutto perché l’utilizzazione di formati diversi rende complicato il trasporto e la conservazione dei documenti, sia al cittadino che all’amministrazione.
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Gabbia Il margine sinistro deve essere,
indicativamente, almeno a 3 centimetri dal bordo del foglio, per permetterne l’agevole classificazione. Anche il margine destro e quello inferiore non devono essere risicati, in quanto per molte persone è difficile scrivere troppo vicino al bordo. Si deve facilitare la direzione di lettura del modulo, dall’alto al basso e da sinistra a destra, evitando il proliferare di finestre e tasselli che spesso sfuggono al lettore
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Intestazione
Il nome dell’amministrazione dovrà essere sempre indicato, così come l’ufficio, in posizione costante su tutti i moduli.
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Formazione diffusa del personale
La formazione è essenziale per la diffusione della cultura della comunicazione.
E’ necessario mettere in campo vere e proprie campagne di formazione che coinvolgano tutti i dipendenti, ad iniziare dai dirigenti, peraltro interessati alla fase di definizione del progetto, fino a coloro che svolgono attività di tipo materiale.
La formazione dovrà differenziarsi in relazione alle posizioni di lavoro ricoperte.
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Attività formative
Corsi di formazione per gli operatori di Corsi di formazione per gli operatori di front-office;front-office;
Progetti Progetti formativi di carattere generale , formativi di carattere generale , utilizzando corsi, seminari, incontri, utilizzando corsi, seminari, incontri, convegni, mirati a far conoscere le finalità convegni, mirati a far conoscere le finalità della comunicazione, la sua importanza ai della comunicazione, la sua importanza ai fini dell’attività dell’amministrazione; sulla fini dell’attività dell’amministrazione; sulla esigenza di adottare a tutti i livelli esigenza di adottare a tutti i livelli dell’organizzazione comportamenti che dell’organizzazione comportamenti che rispondano ai principi di correttezza e di rispondano ai principi di correttezza e di trasparenza nei confronti dei cittadinitrasparenza nei confronti dei cittadini;;
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Attività formative
Corsi per gruppi di dipendenti di settori omogenei centrati sui rapporti con le diverse tipologie di utenza, sulle tecniche di comportamento e di miglioramento delle relazioni di gruppo, sulle conoscenze e competenze necessarie per migliorare la capacità di comprendere e prevedere i bisogni dell’utenza e di saperne leggere la domanda.
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Tempi di realizzazione
il progetto può essere completato nel il progetto può essere completato nel periodo di un anno, attraverso risorse e periodo di un anno, attraverso risorse e competenze sia interne che esterne. competenze sia interne che esterne.
Nel caso delle risorse esterne si può o Nel caso delle risorse esterne si può o fare riferimento a delle apposite strutture fare riferimento a delle apposite strutture di consulenza e/o predisporre degli stage di consulenza e/o predisporre degli stage e tirocini da offrire a studenti universitarie tirocini da offrire a studenti universitari
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Forum del 26.2.2004
Costi di realizzazione
Risorse interne per un impiego di 2 giorni Risorse interne per un impiego di 2 giorni settimanali per 3 ore al giorno, gli settimanali per 3 ore al giorno, gli “straordinari” da pagare ammonterebbero a “straordinari” da pagare ammonterebbero a circa 3 mila € .circa 3 mila € .
La retribuzione delle risorse potrebbero La retribuzione delle risorse potrebbero essere assegnate attraverso il PEG oppure essere assegnate attraverso il PEG oppure attraverso la cooperazione di altri enti, quali i attraverso la cooperazione di altri enti, quali i comuni associaticomuni associati..La consulenza potrebbe valere 10 mila €La consulenza potrebbe valere 10 mila €