Procedure Istruzioni Operative - montagna.edu.it · Procedura n° 8.2.2 "Audit Interni" Procedura...

Ministero dell’Istruzionedell’Università e della Ricerca

Procedure

Istruzioni Operative

Redatto dal Gruppo SGQ

il 01/09/2015

Approvato da DS

il 01/09/2015

Accreditato dalla Regione Veneto per la Formazione SuperioreAut. n. A0410 D. n. 221 del 05/06/2006

Via Mora, 93 - 36100 Vicenza 0444 92 34 46 0444 92 40 92 [email protected]

Revisione n. 8 del 01/09/2015

Indice delle Procedure

e

delle Istruzioni Operative

Sistema Gestione Qualità

Rev. N. 8

Descrizione

Numero

revisione

Mese/

anno

Procedura n° 4.2.3"Tenuta sotto controllo dei documenti" 4 01/09/15

Procedura n° 4.2.4 “Tenuta delle Registrazioni della Qualità” 3 01/09/15

Procedura n° 8.2.2 " Audit Interni" 5 01/09/15

Procedura n° 8.3 " Trattamento del prodotto non conforme" 4 01/09/15

Procedura n° 8.5.2 "Azioni Correttive” 4 01/09/15

Procedura n° 8.5.3 "Azioni Preventive” 4 01/09/15

Procedura n° 7 “Programmazione/erogazione del servizio scolastico" 4 01/09/15

Istruzione operativa IO6-01 Risorse umane 4 01/09/15

Istruzione operativa IO6-02 Risorse umane (formazione) 5 01/09/15

Istruzione operativa IO7-01 Servizi di sportello e recupero 6 01/09/15

Istruzione operativa IO7-02 Passaggi e trasferimenti degli studenti 4 01/09/15

Istruzione operativa IO7-03 Orientamento 4 01/09/15

Istruzione operativa IO7-04 Accoglienza 4 01/09/15

Istruzione operativa IO7-05 Formazione Classi 5 01/09/15

Istruzione operativa IO7-06 Assegnazione Team docenti alle classi 4 01/09/15

Istruzione operativa IO7-07 Comunicazione interna 5 01/09/15

Istruzione operativa IO7-08 Acquisizione comunicazione esterna 4 01/09/15

Istruzione operativa IO7-09 Programmazione didattica 5 01/09/15

Istruzione operativa IO7-10 Iscrizioni 4 01/09/15

Istruzione operativa IO7-11 Approvvigionamento 7 01/09/15

Istruzione operativa IO7-11/01Valutazione dei fornitori 6 01/09/15

Istruzione operativa IO7-11/02 Indici per la valutazione dei fornitori 5 01/09/15

Istruzione operativa IO7-13 Progettazione Piano Offerta Formativa 4 01/09/15

Istruzione operativa IO7-14 Viaggi di Istruzione 5 01/09/15

Note: L'Istuzione operativa IO07-12 “Gestione Alternanza Scuola Lavoro” è stata eliminata in quanto la

normativa prevede l'Alternanza come obbligo curriculare. Pertanto rientra nella Programmazione Annuale

dei CdC.

L'Istuzione operativa IO07-15 “Gestione registrazione assenze, entrate e uscite in orario diverso” è stata

eliminata perché superata dalla gestione informatizzata attraverso il Registro Elettronico/badge studenti.

Documento di proprietà dell’I.P.S.S.. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.

Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati.

Tenuta sotto controllo dei

documenti


Proc 4.2.3

Revisione n.4

Procedura n° 4.2.3

"Tenuta sotto controllo dei documenti"

Indice di Revisione

Revisione Natura della revisione Data

0 Prima edizione 1/10/2002

1 Trasferimento sede 1/9/2003

2 Miglioramento dei riferimenti alla modulistica 4.2.(audit RINA 8 maggio 2008)

1/9/2008

3 Nuova denominazione dell’Istituto 1/9/2011


Indice

Paragrafo Titolo

1 Scopo

2 Campo di applicazione e interazione tra processi

3 Input

4 Output

5 Responsabilità

6 Identificazione dei documenti della Qualità

7 Modifiche dei documenti

8 Documenti di origine esterna

9 Riferimenti

Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 01/09/2015 il 01/09/2015

_____________________________ _____________________

La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.


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documenti


Proc 4.2.3

Revisione n.4

1. SCOPO

La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità per la gestione dei documenti

del Sistema di Gestione della Qualità ( SGQ ).

2. CAMPO DI APPLICAZIONE E INTERAZIONE TRA PROCESSI

Le disposizioni contenute in questo documento si applicano alla gestione dei documenti

relativi al Sistema per la Gestione della Qualità adottato ed in uso nell'Istituto secondo

quanto previsto dalla norma UNI EN ISO 9001:2008 : Manuale della Qualità, Procedure

gestionali, Istruzioni Operative e Modulistica.

3. INPUT

Sistema per la Gestione della Qualità adottato nell’Istituto

Documenti del SGQ: Manuale della Qualità, Procedure gestionali, Istruzioni Operative

e Modulistica.

Normativa di origine esterna: Norme ISO e Legislazione scolastica

Regolamenti d’Istituto

Piani della qualità

Piani della Formazione

Piano dell’Offerta Formativa

4. OUTPUT

Documenti prescrittivi (Manuale, Procedure, Istruzioni Operative) e moduli di

registrazione conformi ai requisiti della norma ISO EN UNI 9001:2008.

Documenti della Qualità costantemente aggiornati dal Gruppo SGQ in collaborazione

delle funzioni competenti e sotto il controllo di DS.

Documenti della Qualità e Modulistica diffusi e divulgati al personale a cura di RQ e

DSGA

Elenco generale e lista di distribuzione dei documenti costantemente aggiornato da RQ.

Istruzioni Operative distribuite dai responsabili di funzione dell’istituto e conservate

come copia originale in vigore da RQ in modo da garantirne la reperibilità.



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documenti


Proc 4.2.3

Revisione n.4

5. RESPONSABILITA’

Il Gruppo SGQ, composto dal Rappresentante della Direzione (RD), dal Responsabile della

Qualità (RQ) e dal Responsabile degli Audit Interni (RAI), redige il Manuale della Qualità,

le Procedure e le Istruzioni Operative, coadiuvato da eventuali Funzioni interessate. La

successiva approvazione spetta sempre al Dirigente Scolastico.

In ogni documento del SGQ dovrà essere indicato il numero di revisione e la data di inizio

validità.

Ogni nuovo documento influente sul sistema qualità deve essere visionato e inserito

nell’“Elenco dei documenti e dei moduli del SGQ” dal Gruppo SGQ secondo la procedura.

Il RQ o il DSGA sono responsabili della comunicazione alle Funzioni Interessate, della

consegna del nuovo documento e del ritiro dell’eventuale precedente edizione.

I documenti della Qualità (Manuale – Procedure – Istruzioni Operative) sono consultabili

presso la sala insegnanti delle singole sedi. Copia di suddetti documenti è a disposizione del

DS e del DSGA nei rispettivi uffici. Il RQ e il DSGA sono autorizzati a distribuire copie

delle IO alle funzioni interessate.

Presso il RQ viene conservata almeno una copia di ciascun documento precedente l'ultima

edizione con la chiara indicazione di fine validità ( dicitura “ANNULLATO”).

I destinatari dei documenti rendono operativi gli stessi verificandone l'esatta applicazione

all'interno della propria area e sono tenuti alla distruzione delle copie obsolete. Chiunque ha

facoltà di proporre modifiche o segnalare la necessità di un nuovo documento. Nel caso di

modifiche il proponente si rivolge direttamente al Responsabile di Funzione interessato che,

dopo aver esaminato la proposta e averne verificata la idoneità all'applicazione, la sottopone

al Gruppo SGQ che, se lo riterrà opportuno, provvederà ad una nuova emissione dopo

l’approvazione del DS.

6. IDENTIFICAZIONE DEI DOCUMENTI DELLA QUALITA'

I diversi tipi di documenti vengono identificati come segue, con riferimento alla norma UNI

EN ISO 9001:2008 quando possibile:

Manuale della Qualità = MQ

Procedura = Proc

Istruzione Operativa = IO

Modulo = codice alfanumerico

MQ: identifica il Manuale. Nella intestazione delle pagine si trova la dicitura Cap, n° del

capitolo, n° di revisione e data di inizio validità. Al piè di pagina il n° di pagina

rispetto al totale. Nei riferimenti all’interno dei documenti, si trova la scritta MQ

seguita da Cap, n° del capitolo ed eventuale n° del paragrafo.

Proc: identifica una procedura:

se la procedura è relativa ad uno specifico punto della norma UNI EN ISO

9001:2008, il prefisso è seguito dalla numerazione di detto punto della norma;



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documenti


Proc 4.2.3

Revisione n.4

se la procedura si riferisce ad una quota parte di un punto della norma il prefisso è

seguito dal numero di questo punto della norma, da un trattino e da un numero

progressivo.

IO: identifica un’Istruzione Operativa. Il prefisso è seguito da un numero progressivo.

Nel caso di IO costituite da più parti il numero è seguito da un trattino ed un altro

numero progressivo a partire da 01.

Codice Alfanumerico: identifica un modulo del SGQ.

Ogni lettera identifica una specifica area in cui si realizza il servizio scolastico

(all. 7.1-07al MQ); ad esempio la lettera B riguarda la modulistica relativa

all’accesso del cliente, alla lettera D è riferibile alla modulistica relativa

all’erogazione del servizio.

I moduli relativi alle procedure:

Procedura n° 8.2.2 "Audit Interni"

Procedura n° 8.3 " Trattamento del prodotto non conforme"

Procedura n° 8.5.2 "Azioni Correttive”

Procedura n° 8.5.3 "Azioni Preventive”

sono identificati dalla lettera “M” seguita dal numero della procedura a cui fanno

riferimento, da un trattino e da un altro numero progressivo a partire da 01.

Negli altri casi il codice alfanumerico è dato da lettera e numero progressivo

correlato ai diversi processi indicati nel MQ - All.7.1-01 “Realizzazione del

Servizio”. Il codice alfanumerico è seguito da un trattino ed un altro numero

progressivo.

7. MODIFICHE DEI DOCUMENTI

La prima emissione di ogni documento avrà come indice di revisione 0. Ogni volta che un

documento viene modificato in una o più parti aumenta di un livello l’indice di revisione.

Le modifiche ai documenti implicano le seguenti operazioni:

indicazione negli appositi campi della data di emissione e, nel caso di procedure o

sezioni del manuale, della natura della modifica (nella nuova edizione del documento

le parti del testo che sono state modificate devono essere evidenziate da una riga

verticale sul bordo destro del testo. La suddetta riga ha lo scopo di individuare

velocemente e sicuramente le variazioni apportate rispetto al testo precedente)

verifica ed approvazione, dimostrate dalle firme negli appositi campi, da parte dei

responsabili autorizzati(gli stessi della prima emissione)

distribuzione dei documenti e delle successive revisioni effettuata dal Gruppo SGQ

che se necessario delega i Responsabili di Funzione

distruzione, da parte dei destinatari, di tutti i documenti sostituiti.

conservazione dell’originale del documento superato, identificato dalla dicitura

“ANNULLATO” in apposito archivio predisposto dal RQ.



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documenti


Proc 4.2.3

Revisione n.4

8. DOCUMENTI DI ORIGINE ESTERNA

La responsabilità della selezione, dell'aggiornamento, del mantenimento e della

conservazione dei documenti e dei dati di origine esterna, ognuno per l’area di propria

competenza, è di:

DS: Il Dirigente Scolastico riceve ed esamina le disposizioni normative, gli

aggiornamenti legislativi e i documenti contrattuali della scuola secondaria

superiore che sono poi consegnati al DSGA per i successivi atti di protocollo,

catalogazione e archiviazione a cura del personale amministrativo.

DSGA: Il Direttore dei Servizi Generali Amministrativi è responsabile della procedura

di protocollo, catalogazione, archiviazione delle disposizioni normative, degli

aggiornamenti legislativi e dei documenti contrattuali inerenti le attività

dell'Istituto ( art.32 del Decreto Interministeriale n.44 del 1/2/2001). E’ inoltre

consegnatario-responsabile della tenuta e della cura dell’inventario( art.24

comma7 Decreto Interministeriale n.44 del 1/2/2001 fatto salvo quanto previsto

dall’art.27)

RQ: Il Responsabile Qualità è responsabile del procedura di protocollo ed

archiviazione della norma UNI EN ISO 9001:2008.

9. RIFERIMENTI

Manuale della Qualità : Sezione 4.



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Tenuta delle

Registrazioni della

Qualità


Proc 4.2.4

Revisione n. 3

Procedura n° 4.2.4

“Tenuta delle registrazioni della Qualità”

Indice di Revisione




2 Denominazione dell’Istituto 01/09/11

3 Nuova denominazione dell'Istituto 01/09/15

Indice

Paragrafo Titolo

1 Scopo


3 Input

4 Output

5 Responsabilità

6 Modalità operative

7 Riferimenti

Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DSil 1/9/2015 il 1/9/2015

_______________________ ________________________

La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.


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Tenuta delle

Registrazioni della

Qualità


Proc 4.2.4

Revisione n. 3

1. SCOPO

La presente procedura definisce le modalità di identificazione, raccolta, accesso, archiviazione,

eliminazione dei documenti di registrazione della Qualità.

2. CAMPO DI APPLICAZIONE

Le disposizioni contenute in questo documento si applicano ai documenti di registrazione

dell’Istituto “B. Montagna”, attinenti al Sistema di Gestione per la Qualità.

La presente procedura si applica ogni volta che si manifesti la necessità di produrre una

registrazione per documentare le attività svolte e l’esito delle medesime.

3. INPUT

Tutti i documenti attinenti al SGQ, debitamente compilati, costituiscono gli input di questa

procedura.

4. OUTPUT

Chiara evidenza del servizio scolastico erogato


Per i documenti di registrazione della Qualità sono definite le modalità di gestione delle

responsabilità di seguito riportate

In occasione del riesame da parte del Dirigente Scolastico (DS), il rappresentante della

direzione (RD) redige una relazione riportante le osservazioni, le conclusioni e le decisioni

relative. Tali relazioni devono essere conservate e archiviate a cura del RD per un periodo

minimo di 3 anni.

Il Direttore Servizi Generali Amministrativi (DSGA) conserva le registrazioni relative al

grado di istruzione, alle qualifiche, alle competenze acquisite, alle esperienze maturate,

durante il servizio e prima dell’assunzione, nonché gli atti relativi all’aggiornamento nel

fascicolo personale di ogni dipendente.

Le registrazioni dei monitoraggi, delle misurazioni dei risultati e dei processi che

evidenziano il soddisfacimento dei requisiti sono archiviati, per un periodo di 3 anni, dalla

Funzione individuata dal DS come responsabile di quella operazione.



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Tenuta delle

Registrazioni della

Qualità


Proc 4.2.4

Revisione n. 3

Le registrazioni relative ai risultati delle attività di riesame relativi al POF, sono conservate

a cura del RD per un periodo minimo di 3 anni.

Le registrazioni dei reclami sono conservate per un periodo minimo di 3 anni, a cura di RQ

Le registrazioni del monitoraggio e dell’analisi della soddisfazione del cliente sono

archiviate da RQ, per un periodo minimo di 3 anni.

Tutti i documenti di ingresso, di riesame, di verifica e modifica della progettazione sono

conservati a cura di DSGA nei fascicoli relativi ai vari progetti per 3 anni.

Le registrazioni relative alla qualità delle prestazioni dei fornitori e delle eventuali azioni

sono conservate da DSGA nell’archivio fornitori rinnovato annualmente.

Le liste dei fornitori qualificati riportano l’elenco dei fornitori che dimostrano di possedere

adeguati requisiti relativi sia alla fornitura di prodotti che di servizi. La responsabilità

dell’inserimento nella lista è del DSGA. Le liste aggiornate dei fornitori devono essere

disponibili presso gli uffici di segreteria secondo la tipologia del servizio o prodotto e copia

deve essere consegnata al RQ.. Le liste di fornitori sono conservate per un periodo di tre

anni.

La produzione/erogazione del servizio scolastico è identificabile attraverso le registrazioni

relative ai verbali del Consiglio d’Istituto, del Collegio dei Docenti, dei Consigli di Classe,

dei Registri di Classe e Personali dei docenti, Registri di valutazione finale, Registri

d’esame ecc.; tutte queste registrazioni sono conservate dall’ufficio segreteria didattica

dell’Istituto, sotto la responsabilità del DSGA, secondo quanto previsto dalla normativa

vigente.

L’Istituto individua attività di monitoraggio e misurazione per assicurare la conformità del

servizio ai requisiti richiesti.

I documenti che riportano gli esiti degli Audit Interni effettuati, con l’indicazione delle NC

riscontrate, sono compilati da personale addestrato e incaricato delle verifiche stesse e

conservati a cura del RAI in apposito raccoglitore per un periodo minimo di 3 anni.

Le registrazioni che descrivono le NC riscontrate, le eventuali azioni intraprese non

sfocianti in AC e l’esito degli interventi, sono archiviate da RQ per un periodo minimo di 3

anni.

Le registrazioni che hanno comportato Azioni Correttive sono invece archiviate da RD per 3

anni.

I documenti che riportano le Azioni Preventive intraprese, sono gestiti e archiviati a cura del

RD, per un periodo minimo di 3 anni.

E’ cura del RD redigere rapporti annuali sul miglioramento continuo dell’Istituto,

comprendenti anche le AC e AP che costituiscono la base per il riesame del SGQ.

Tali rapporti sono archiviati a cura del RD per un periodo minimo di 3 anni.



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Tenuta delle

Registrazioni della

Qualità


Proc 4.2.4

Revisione n. 3

6. MODALITA’ OPERATIVE

Le registrazioni della Qualità seguono le fasi sotto elencate:

Identificazione rispetto all’oggetto della registrazione al fine di permetterne la

rintracciabilità

raccolta e catalogazione in modo da prevenirne lo smarrimento;

archiviazione e custodia in condizioni ambientali idonee per permetterne la leggibilità

durante tutto il periodo di conservazione richiesto e prevenirne deterioramenti e

danneggiamenti;

eliminazione dopo il periodo di conservazione previsto, rispettando le modalità previste

dalla legge;

7. RIFERIMENTI

Manuale Qualità : Sezioni 6, 7, 8.



Pagina 4 di 4

Programmazione/erogazione

del servizio scolastico


Proc 7

Revisione n. 4

Procedura n° 7

"Programmazione/erogazione del servizio scolastico"

Indice di Revisione




3 Nuova Denominazione dell’Istituto 1/9/2011


Indice

Paragrafo Titolo

1 Scopo


3 Input

4 Output

5 Responsabilità


6.1 Nomina delle figure di sistema

6.2 Programmazione

6.3 Pianificazione delle attività

6.4 Archiviazione della documentazione

7 Riferimenti

Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS

il 1/9/2015 il 1/9/2015

__________________ __________________



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Proc 7

Revisione n. 4

1. SCOPO

La presente Procedura definisce le modalità e le responsabilità del processo di programmazione

ed erogazione del servizio scolastico dell’IIS “Bartolomeo Montagna” al fine di verificarne

l’idoneità a conseguire gli obiettivi di Qualità prefissati dalla Direzione.

2. CAMPO DI APPLICAZIONE E INTERAZIONI TRA PROCESSI

Le disposizioni contenute in questo documento si applicano al processo fondamentale di

realizzazione del servizio scolastico, che si struttura nei seguenti sotto processi e processi

complementari.

Il processo fondamentale di realizzazione del servizio scolastico (Manuale della Qualità:All.7.1-

01 e All.7.1-02) è basato sui seguenti sottoprocessi:

Offerta del corso di studi (analisi del territorio, orientamento, azioni per promuovere l’offerta

dell’Istituto)

Accesso del cliente (iscrizioni, formazione classi, affidamento alle classi del team docenti,

accoglienza)

Tali sottoprocessi costituiscono i presupposti per la realizzazione delle attività relative al processo

fondamentale costituito da:

Programmazione del servizio scolastico (piano triennale dell’offerta formativa,

programmazione operativa delle attività scolastiche)

Erogazione del servizio didattico-educativo: programmazione didattica; gestione dell’attività di

insegnamento e certificazione.

Affinché il processo fondamentale possa essere realizzato al meglio, l’Istituto individua i seguenti

processi trasversali di supporto:

Gestione delle risorse umane

Gestione amministrativa e controllo finanziario

Sistema informativo

Ambiente di lavoro

Approvvigionamento.

I processi elencati interagiscono per realizzare gli obiettivi per la Qualità con particolare

attenzione alla soddisfazione del cliente (Manuale della Qualità:All.7.1-01 e All.7.1-02).



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Proc 7

Revisione n. 4

3 INPUT

Gli input sono costituiti da:

Normativa dell’istituzione scolastica riportata al paragrafo 2.3 del Cap.2 del Manuale della

Qualità

Norme UNI EN ISO 9001:2008

Esigenze nel territorio di figure professionali negli indirizzi servizi socio sanitari, e produzioni

tecnico sartoriali e audiovisive, rilevate dai rapporti occupazionali delle associazioni di categoria

e dalle richieste che pervengono da parte di Enti e Aziende

Esigenze ed aspettative del cliente rilevabili dal sistema di monitoraggio , e dai questionari

relativi alle diverse fasi del servizio erogato (v. cap. 8 del Manuale della Qualità)

Gli input della dirigenza rilevabili dagli esiti del Riesame della Direzione effettuato alla fine

dell’anno scolastico in preparazione del nuovo Piano triennale dell’Offerta Formativa.

Scheda di valutazione dell’efficacia delle attività inserite nel P.O.F. a.s. precedente

I reclami dei clienti rilevabili da osservazioni verbali, schede di NC, schede di reclamo.

4 OUTPUT

Gli output sono costituiti da:

Programmazione ed erogazione del servizio

Aggiornamento del P.T.O.F.

Aggiornamento delle figure professionali

Adeguata preparazione per gli studenti

Certificazione dei saperi in fase conclusiva

Documenti di registrazione

Archiviazione della documentazione

Elementi utili per la predisposizione della politica e degli obiettivi dell’a.s. successivo.

5. RESPONSABILITA'

La responsabilità del processo è del Dirigente Scolastico che si avvale della collaborazione delle

figure individuate nel funzionigramma assegnando loro specifici compiti per la parte di

competenza.

Il Dirigente Scolastico si adopera per:

- far recepire gli obblighi legali e regolamentari nell’ambito del SGQ, stabilendo apposite

istruzioni operative;

- valutare, attraverso il riesame periodico, la soddisfazione e i reclami dei clienti, i processi e le

conformità del servizio erogato, i risultati degli Audit e delle attività di autovalutazione

- assicurare che le esigenze e le aspettative dei clienti siano determinate, tradotte in requisiti,

comunicate e comprese a tutti i livelli all'interno dell'Istituto.

Le funzioni coinvolte nelle responsabilità dei processi / sotto processi e processi trasversali di supporto,

sono riportate nell’All.7.1-01 del MQ, nelle procedure e nelle istruzioni operative.



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Proc 7

Revisione n. 4

6 MODALITA'OPERATIVE

6.1 Nomina delle figure di sistema

Il Dirigente Scolastico, dopo aver indetto le riunioni degli organi collegiali competenti per

l’individuazione delle funzioni di non diretta emanazione, annualmente nomina le figure di

sistema ed assegna gli incarichi relativi alle funzioni descritte nel funzionigramma (All. 5.5.1-01

del MQ).

Nell’assegnazione degli incarichi tiene presente i seguenti requisiti di base:

Normativa ministeriale relativa alla dotazione organico

Esigenze organizzative dell’Istituto quali il numero delle classi, il numero dei laboratori e

la loro ubicazione

Proposte del Collegio Docenti

Esigenze del P.T.O.F.

Esigenze riscontrate dal riesame della Direzione

Obiettivi della Qualità

Particolari esigenze dei singoli uffici

Curricula del Personale (titoli ed esperienze professionali)

Esperienze pregresse nell’incarico specifico

Requisiti del servizio

Caratteristiche personali del dipendente ritenute importanti dal DS e dal DSGA per lo

svolgimento dell’incarico specifico

6.2 Programmazione

La programmazione del servizio offerto, sulla base delle indicazioni generali fornite dal dirigente,

viene definita per aree di competenza nel corso di apposite riunioni collegiali prima dell’inizio di

ogni anno scolastico. Il Dirigente fornirà indicazioni sulla politica che si intende perseguire e

sugli obiettivi che si vogliono raggiungere nell’ottica del miglioramento continuo. Per

l’attuazione della programmazione, si rinvia alle indicazioni descritte nelle Istruzioni Operative

IO7-09 “Programmazione didattica” e IO7-13 “Progettazione del Piano Triennale dell’Offerta

Formativa”.

6.3 Pianificazione delle attività

L’attività di pianificazione della progettazione e dello sviluppo del processo di erogazione del

servizio avviene in base ai bisogni formativi dei clienti, ricavabili dalle proposte effettuate dal

Comitato Didattico Scientifico, presieduto dal Dirigente Scolastico. Questi, avvalendosi della

collaborazione dello staff di presidenza, stabilisce le fasi operative, i responsabili e le interfacce

tra i diversi gruppi coinvolti, i tempi e le risorse; delinea, infine, le attività di riesame, verifica e

validazione. Le modalità di svolgimento sono descritte in specifiche istruzioni operative relative

alla programmazione ed erogazione del servizio (All.7.1-01 MQ).



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Proc 7

Revisione n. 4

6.4 Archiviazione della documentazione

La documentazione è conservata agli atti della scuola, secondo la procedura 4.2.3 “Tenuta sotto

controllo dei documenti”e 4.2.4 “Tenuta sotto controllo delle registrazioni”.

7. RIFERIMENTI

Manuale della Qualità, Cap.7 - Realizzazione del servizio

Manuale della Qualità, Cap. 8 – Misurazioni, Analisi e Miglioramento

Proc4.2.3 “Tenuta sotto controllo dei documenti”

Proc4.2.4 “Tenuta delle registrazioni della Qualità”.

IO7-09 “Programmazione didattica”

IO7-13 “Progettazione del Piano Triennale dell’Offerta Formativa”.



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Audit Interni


Proc 8.2.2

Revisione n. 5

Procedura n° 8.2.2

" Audit interni"

Indice di Revisione




2 Adozione modello unico M8.5.2/3 “Richiesta di Azione

Correttiva/Preventiva”

01/09/2005

3 Modifica sostanziale al par. 5 “Responsabilità” 01/09/2006



Indice

Paragrafo Titolo

1 Scopo

2 Campo di applicazione

3 Input

4 Output

5 Responsabilità


7 Riferimenti

Redatta dal Gruppo SGQ Approvato da DS

il 01/09/2015 il 01/09/2015

_________________________ ________________________



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Audit Interni


Proc 8.2.2

Revisione n. 5

1. SCOPO

La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità nelle attività di verifica e

controllo del Sistema per la Gestione della Qualità (SGQ).

La procedura permette di stabilire, sulla base di una adeguata pianificazione, se quanto

attuato dall’Istituto è conforme a quanto prefissato per il raggiungimento degli obiettivi del

Sistema Qualità e ai requisiti stabiliti dalle norme UNI EN ISO 9001:2008.


Le disposizioni contenute in questo documento si applicano alle attività di Audit Interni

dell’Istituto “ B. Montagna”.

La conduzione degli Audit interagisce con tutti gli altri processi sviluppati in Istituto per

realizzare la piena soddisfazione del cliente.

3. INPUT


Necessità di controllo dello stato dei processi del SGQ

Risultati degli Audit Interni precedenti

Audit Interni non programmati richieste dal DS per esigenze specifiche e contingenti.

4. OUTPUT


Programma annuale degli Audit

Documenti di registrazione degli Audit

Richiesta, da parte del RD, alla Funzione Competente di eventuali AC da intraprendere

a seguito di NC riscontrate;

Archiviazione a cura del RAI dei documenti inerenti la gestione degli Audit

Addestramento e valutazione degli auditors.


La responsabilità di pianificare gli AI della Qualità è del Dirigente Scolastico (DS) che ne

delega il compito al Gruppo SGQ .

Il piano degli AI è approvato nel corso della riunione annuale di riesame del Sistema per la

Gestione della Qualità da parte del DS.



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Audit Interni


Proc 8.2.2

Revisione n. 5

Il Gruppo SGQ individua, per ogni specifico audit, i componenti del gruppo di audit interno

(GAI).

Il DS garantisce l’indipendenza del personale che si occupa degli AI nei confronti delle

attività oggetto delle verifiche stesse e ne garantisce l’aggiornamento sulla normativa

pertinente.

I compiti, previsti dalla Procedura, che devono essere assolti dalle varie funzioni

sottoelencate sono i seguenti:

DS ( Dirigente Scolastico ) ha la responsabilità di :

approvare il programma annuale degli AI proposto dal RD

analizzare i risultati degli AI

RD ( Rappresentante della Direzione ) ha la responsabilità di:

programmare il piano annuale degli Audit in collaborazione con il RQ e

il RAI

aiutare il committente nella scelta degli auditors componenti il gruppo di

Audit

effettuare gli AI su indicazione del RAI

RQ (Responsabile della Qualità ) ha il compito di:

programmare il piano annuale degli Audit Interni in collaborazione con il

RD e il RAI


Audit

effettuare le Audit su indicazione del RAI

RAI ( Responsabile Audit Interni) ha il compito di:

programmare il piano annuale degli Audit Interni in collaborazione con il

RQ e il RD


Audit

preparare il piano della specifica AI

effettuare le AI

redigere il rapporto di AI e distribuirlo

archiviare la documentazione delle AI

GAI ( Gruppo di Audit Interno )ha il compito di:

effettuare le Audit su specifica indicazione del RAI

Le Funzioni verificate hanno il dovere di:

collaborare con il gruppo Audit e fornire il necessario supporto durante lo

svolgimento della verifica stessa



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Audit Interni


Proc 8.2.2

Revisione n. 5

definire e mettere in atto le AC necessarie per evitare il ripetersi delle NC

eventualmente rilevate


6.1 PROGRAMMAZIONE

Il Gruppo SGQ prepara con frequenza annuale, su delega del DS, un programma delle AI

che coinvolge nel tempo stabilito le Funzioni dell’Istituto interessate al SGQ.

Il programma annuale è approvato dal DS nel corso della riunione di riesame del SGQ.

Quando si verificano fatti che consigliano l’effettuazione di Audit supplementari (quali

revisione delle Procedure, variazioni organizzative significative, Azioni Correttive stabilite

da precedenti ispezioni, modifica del programma annuale delle Audit ) il RD, rappresentante

del gruppo, segnala alle Funzioni interessate l’aggiornamento inviando il programma

annuale modificato.

Il Programma delle verifiche ispettive è predisposto per accertare, almeno una volta

all’anno:

Lo stato di attuazione del processo complessivo di realizzazione del servizio scolastico

nelle sue articolazioni di programmazione ed erogazione del servizio e processi

trasversali di supporto.

Le funzioni responsabili dell’attuazione di detti processi (direzione, docenza, servizi

amministrativi ed ausiliari).

6.2 COSTITUZIONE DEL GRUPPO DI AUDIT INTERNO

Per le visite ispettive da effettuare il DS delega il gruppo SGQ a definire la composizione

del GAI tenendo presente i seguenti requisiti di base per la scelta del personale:

indipendenza nei confronti dell’attività da verificare

competenza nel settore oggetto della Audit

Su autorizzazione del DS agli Audit possono partecipare anche osservatori esterni.

Il numero dei componenti del GAI è in funzione del tipo e della complessità della Audit e

del tempo entro il quale la si vuole portare a termine.

Il GAI può essere composto dal solo RAI.

La qualifica di auditor interno dell’azienda può essere conseguita per mezzo di uno dei

seguenti iter:

frequenza di un corso sugli Audit della durata non inferiore a 20 ore

conduzione di almeno due Audit eseguite in affiancamento ad un Auditor qualificato.

Il mantenimento della qualifica di auditor interno è subordinato alla conduzione di almeno

due visite ispettive nell’arco di un anno.



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Audit Interni


Proc 8.2.2

Revisione n. 5

6.3 PIANO DELL’AUDIT INTERNO

Sulla base delle indicazioni ricevute, il RAI prepara il piano della specifica Audit in cui

devono essere indicati il luogo, l’orario, le persone coinvolte ed i documenti da verificare e

lo trasmette ai Responsabili delle Funzioni interessate all’ Audit almeno 48 ore prima.

Ogni Responsabile di Funzione informa i propri collaboratori dell’ Audit programmato ed

individua le persone che devono essere presenti alla riunione iniziale.

6.4 ESECUZIONE DELL’AUDIT

Il GAI si riunisce con i Responsabili della funzione da verificare nel corso di una riunione

iniziale allo scopo di :

presentare i componenti del GAI

esaminare estensione ed obiettivi della Audit e definire il programma temporale

stabilire i canali di comunicazione tra GAI e le Funzioni da verificare

stabilire data e durata della riunione finale

precisare qualsiasi dettaglio non chiaro nel piano di Audit

valutare l’efficacia di AC realizzate sulla base di non conformità precedentemente

rilevate.

Una volta conclusa la riunione iniziale, il GAI raccoglie mediante visite, interviste, esami di

documenti ed osservazioni tutte le informazioni utili per il raggiungimento degli obiettivi

prefissati dal piano della verifica ispettiva.

All’ Audit deve essere presente il Responsabile della Funzione da verificare o, in casi di

impossibilità, un suo delegato per fornire le informazioni ed effettuare gli approfondimenti

necessari.

Al termine dell’Audit, prima di redigere il rapporto finale, il GAI tiene una riunione con i

Responsabili delle Funzioni verificate, già prevista nel piano dell’Audit. Scopo principale di

questa riunione è di presentare i risultati dell’Audit in modo da garantire una corretta

comprensione

6.5 RAPPORTO DI AUDIT

Il rapporto di Audit descrive, in una breve relazione, quanto rilevato durante la verifica

ispettiva alle varie Funzioni dell’Istituto; viene preparato dal Responsabile del GAI, con la

collaborazione degli eventuali componenti il gruppo. Egli ne cura la stesura rispondendo

della accuratezza e della completezza di questo documento.

Tale rapporto, sottoscritto dal Responsabile della Funzione verificata, viene consegnato alle

varie Funzioni dell’Istituto per le parti di competenza.La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.


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Audit Interni


Proc 8.2.2

Revisione n. 5

6.6 AZIONI CORRETTIVE

Per ciascuna NC accertata durante l’Audit viene emessa una segnalazione di NC, su modulo

M8.3-01, consegnata poi alla Funzione Competente e in copia al RQ. La Funzione

Competente deve risolvere la NC, anche proponendo AC, e definire i tempi entro cui queste

soluzioni devono essere attuate (Proc8.3 “Tenuta sotto controllo delle non conformità” e

Proc 8.5.2 “Azioni Correttive”.

6.7 ARCHIVIAZIONE DELLA DOCUMENTAZIONE

La documentazione relativa agli Audit Interni viene conservata dal RAI per un periodo di 3

anni.

7 RIFERIMENTI

Manuale della Qualità, Sezione 8.

Proc8.5.2 “Azioni Correttive”

Proc8.3 “Trattamento del prodotto non conforme”

M8.2.2-01 “Programma degli Audit Interni”

M8.2.2-02 “Rapporto di Audit Interno”

M8.3-01 “Segnalazione di NC”

M8.5.2/3 “Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva”



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Trattamento del prodotto

non conforme


Proc 8.3Revisione n.4

Procedura n° 8.3

" Trattamento del prodotto non conforme "

Indice di Revisione






01/09/2005



Indice

Paragrafo Titolo

1 Scopo


3 Input

4 Output

5 Responsabilità


7 Riferimenti


il 01/09/2015 il 01/09/2015

_________________ ___________________


Riproduzione vietata. Tutti i diritti sono riservati. Pagina 1 di 5


non conforme



1. SCOPO

La presente procedura definisce, per l’Istituto “B.Montagna”, le modalità e le responsabilità

nei casi di non conformità del servizio scolastico rispetto alle esigenze o aspettative

dell’organizzazione, dei clienti e delle altre parti interessate.


Le disposizioni contenute in questo documento si applicano alle non conformità relative alle

aree tenute sotto controllo dal SGQ relative al servizio offerto dall’Istituto.

Il controllo viene condotto in base a specifiche richieste dei clienti interni ed esterni.

Quando viene presentato uno specifico reclamo da un cliente l’Istituto applica quanto

indicato nella seguente procedura al fine di individuare l’eventuale NC e risolverla.

3. INPUT


NC relative al servizio offerto sorrette da relativa segnalazione da parte della Funzione

Emittente (docente –ATA –genitore –studente –fornitore ) attraverso la compilazione del

modulo “Segnalazione di Non Conformità”( M8.3-01 )

Reclami dei clienti tramite compilazione del modulo M8.5.1-01 “Scheda di

segnalazione Reclami /suggerimenti”

Reclami informali

Esiti degli Audit Interni

4. OUTPUT


Individuazione ed attuazione delle azioni risolutive atte ad eliminare le cause della Non

Conformità da parte della Funzione Competente;

Individuazione delle eventuali Azioni Correttive (AC) per la risoluzione di Non

Conformità

Verifica da parte del RQ dell’efficacia delle azioni risolutive intraprese per le NC non

sfocianti in AC

Compilazione del registro Segnalazione Non Conformità




non conforme




Le responsabilità sono così attribuite:

Funzione Emittente che rileva la Non Conformità ( NC )

1. Segnala la Non Conformità al Responsabile Qualità

Responsabile Qualità ( RQ )

Individua, nel caso non fosse già stato fatto dalla Funzione Emittente, la Funzione

Competente a risolvere la Non Conformità

Collabora con la Funzione Competente per l’analisi delle cause e la ricerca di soluzione

alla NC nel caso la NC comporti AC contatta il RD e gli consegna la documentazione

relativa

Compila il registro Segnalazione di Non Conformità ( M8.3-02)

Archivia la documentazione relativa alle Non Conformità non sfocianti in Azioni

Correttive

Funzione Competente ove la NC è stata rilevata

Esamina la segnalazione di non conformità

Analizza le cause della NC

Attua le azioni immediate volte a risolvere la NC ed invia una risposta alla Funzione

Emittente

Propone eventuale Azione Correttiva conseguente a non conformità

Attua Azione Correttiva

Rappresentante Direzione ( RD )

Propone Azioni Correttive a seguito di NC riscontrate durante verifiche ispettive interne

Compila il registro Azioni Correttive ( M8.5.2-01)

Verifica l’attuazione e l’efficacia delle AC intraprese

Archivia la documentazione relativa alle Non Conformità che hanno portato ad Azioni

Correttive

Dirigente Scolastico ( DS )

1. Convoca periodicamente il Gruppo SGQ per effettuare il riesame della Direzione

durante il quale controlla le informazioni riguardanti le NC e le AC intraprese

nell’Istituto.




non conforme




6.1 SEGNALAZIONE DELLA NON CONFORMITA’

Chiunque svolga attività nell’Istituto o ne benefici direttamente o indirettamente del servizio

(docenti, ATA, genitori, studenti, fornitori) ha la facoltà e la responsabilità di mettere in

evidenza le NC che dovesse riscontrare ed è definito Funzione Emittente.

La gestione delle NC è così articolata:

NC rilevate durante gli AI: nella Proc8.2.2 “Audit Interni” sono descritte le modalità di

esecuzione degli AI, il rilevamento e la segnalazione delle NC.

NC rilevate da chi usufruisce o eroga il servizio. Le segnalazioni o i reclami devono essere

formalizzati con la compilazione del modulo Segnalazione di NC (M8.3-01). Chi non

svolge attività nell’Istituto e non ha dimestichezza con questa modulistica può compilare la

scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti ( M8.5.1-01) o comunicare il rilievo, in

modo informale, mediante lettera e depositarle nella apposita cassetta situata nell’ingresso

delle sedi e identificata con la dicitura “MIGLIORARE INSIEME”. Sarà cura di RQ

analizzare le segnalazioni e attivarsi presso le Funzioni Competenti.

NC rilevate durante il riesame del SGQ

NC rilevate in altre fasi.

Nel caso la NC interessi più Funzioni sarà compito del RQ coordinarle per definire le

responsabilità specifiche.

6.2 ESAME E TRATTAMENTO DELLA NON CONFORMITA’

Il RQ, dopo aver esaminato le segnalazioni, decide quale Funzione possa risolvere con

competenza l’anomalia riscontrata o il disservizio. Completa o integra la scheda di

“Segnalazione di Non Conformità” M8.3-01, indicando una numerazione progressiva per

anno scolastico e comunica il problema alla Funzione Competente.

Ogni modulo M8.3-01 deve essere tenuto dal RQ che provvede alla registrazione sul M8.3-

02 “Registro segnalazione Non Conformità”.

La Funzione Competente decide in merito al trattamento della Non Conformità e sarà sua

cura dare corso, dopo aver consultato il RD, alle eventuali Azioni Correttive definite

secondo quanto previsto dalla procedura n. 8.5.2 “ Azioni Correttive”, utilizzando il modulo

M8.5.2/3 “Richiesta di Azione Correttiva/Preventiva”.

Qualora il rilievo segnalato non preveda alcuna azione correttiva, la Funzione Competente

invia comunicazione esplicativa alla Funzione Emittente entro trenta giorni.

6.3 ARCHIVIAZIONE

La documentazione relativa alle Non Conformità è conservata dal RQ nel caso in cui non sia

stata decisa una Azione Correttiva, in caso contrario copia della segnalazione e modulistica

relativa alla AC, è archiviata dal RD.

In entrambi i casi il periodo di conservazione delle registrazioni è di tre anni.




non conforme



6.4 RIUNIONI PERIODICHE DI VALUTAZIONE

Il DS, durante il Riesame della Direzione, analizza le NC che hanno generato una AC sulla

base del documento di sintesi elaborato dal RD.

7. RIFERIMENTI

Manuale della Qualità 8.3

Procedura N°8.5.2”Azioni Correttive”

Procedura N°8.5.3”Azioni Preventive”

M8.3-01 “Trattamento del prodotto non conforme”

M8.3-02 “Registro segnalazione Non Conformità”

M8.5.1-01 “ Scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti ”

M8.5.2-01 “Registro Azioni Correttive”




Azioni Correttive Sistema Gestione Qualità

Proc 8.5.2Revisione n. 4

Procedura n° 8.5.2

"Azioni Correttive”

Indice di Revisione






01/09/2005



Indice

Paragrafo Titolo

1 Scopo


3 Input

4 Output

5 Responsabilità


7 Riferimenti


il 01/09/2015 il 01/09/2015

________________ _________________

Pagina 1 di 4La presente procedura è di proprietà dell’I.P.S.S. “Bartolomeo Montagna” di Vicenza.




1.SCOPO

La presente procedura definisce le modalità e le responsabilità delle Azioni Correttive (AC)

intraprese per eliminare le cause di Non Conformità (NC) effettive, in funzione

dell’importanza dei problemi riscontrati e dei relativi rischi.

2.CAMPO DI APPLICAZIONE ED INTERAZIONE TRA PROCESSI

Le disposizioni contenute in questo documento si applicano a tutte le aree del Sistema di

Gestione della Qualità che influenzano la qualità dei prodotti e servizi forniti dall’Istituto.

La gestione delle Azioni Correttive interagisce con tutti gli altri processi sviluppati dall’IIS

“B. Montagna”; in particolare deve tenere in evidenza gli obiettivi per la qualità individuati

dalla direzione, i monitoraggi effettuati, l’analisi dei dati dei processi del SGQ al fine di

pervenire ad un miglioramento continuo dell’organizzazione per una completa soddisfazione

del cliente (M8.5.1)

3.INPUT

Gli input del processo sono:

risultati emersi dagli Audit Interni

segnalazioni o reclami dai clienti

riesame del Sistema per la Gestione della Qualità da parte della Direzione

richiesta di AC per NC giudicate rilevanti

richiesta di nuove AC da parte del RD ai vari responsabili di Funzione derivanti dal

riesame delle AC precedentemente adottate e risultate non efficaci

4.OUTPUT

Gli output sono:

definizione e adozione dell’AC attraverso la compilazione del modulo M8.5.2/3 “Richiesta di

Azione Correttiva/Preventiva”

approvazione dell’AC proposta dalla Funzione competente da parte del RD o del DS

verifica dell’attuazione da parte della Funzione Competente

verifica dell’efficacia dell’AC da parte del RD

compilazione del rapporto annuale sulle AC da parte del RD

compilazione registro AC da parte del RD

archiviazione della documentazione inerente l’AC da parte del RD

5.RESPONSABILITA’

Il RD è la Funzione responsabile della procedura ed ha inoltre i seguenti compiti:

supportare le varie Funzioni Competenti per l’eliminazione delle cause di NC attraverso

l’individuazione di adeguate Azioni Correttive

proporre eventuali AC per il miglioramento del SGQ

rilevare ed evidenziare, nel corso dei riesami da parte della Direzione, le carenze

ripetitive del SGQ al fine di proporre AC





verificare l’efficacia delle AC intraprese

elaborare un rapporto annuale sulle AC

archiviare la documentazione relativa alle AC.

La Funzione Emittente è la funzione che rileva la NC. Essa ha la responsabilità di compilare

la scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti M8.5.1-01 e di inserirla nelle apposite

cassette, situate all’ingresso delle sedi, e identificate con la dicitura “MIGLIORARE

INSIEME” o di aprire formalmente il modulo di segnalazione della NC (M8.3-01) e di

trasmetterlo al RQ che a sua volta lo consegnerà alla Funzione Competente. (Proc8.3)

La Funzione Competente è la funzione nel cui ambito di responsabilità si è verificata la NC ed

è essa che ha la responsabilità di proporre le relative Azioni Correttive, supportata da RD.

La Funzione Competente, nel cui ambito si è decisa una AC, deve:

svolgere l’analisi interna per la ricerca e l’individuazione delle cause della NC, con

l’eventuale supporto delle funzioni specialistiche di volta in volta interessate

proporre l’AC che si ritiene risolutiva del problema

individuare le verifiche più opportune per controllare il risultato delle azioni messe in atto

per la risoluzione della NC che ha richiesto una AC

verificare il risultato dell’azione intrapresa, con il supporto di RD

6.MODALITA’ OPERATIVE

6.1 SEGNALAZIONE DELLE NON CONFORMITA’

Chiunque svolga attività nell’Istituto o ne benefici direttamente o indirettamente del servizio

(docenti, ATA, genitori, studenti, fornitori) ha la facoltà e la responsabilità di mettere in

evidenza le NC che dovesse riscontrare ed è definito Funzione Emittente.

La gestione delle NC è così articolata:

NC rilevate durante gli Audit Interni.: nella Proc8.2.2 “Audit Interni” sono descritte le

modalità di esecuzione delle AI, il rilevamento e la segnalazione delle NC.

NC rilevate da chi usufruisce o eroga il servizio. Le segnalazioni o i reclami devono essere

formalizzati con la compilazione del modulo Segnalazione di NC (M8.3-01). Chi non

svolge attività nell’Istituto e non ha dimestichezza con questa modulistica può compilare la

scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti ( M8.5.1-01) e porla nella apposita cassetta

situata nell’ingresso delle sedi e identificata con la dicitura “MIGLIORARE INSIEME”.

Sarà cura del RQ analizzare le segnalazioni e consegnarle alle Funzioni Competenti.

NC rilevate durante il riesame del SGQ da parte della Direzione

NC rilevate in altre fasi.

Nel caso la NC interessi più Funzioni sarà compito del RQ coordinarle per definire le

responsabilità specifiche.

6.2 DEFINIZIONE DELLE AZIONI CORRETTIVE

Al ricevimento della segnalazione della NC la Funzione Competente della NC (eventualmente

supportata dalle altre Funzioni Interessate) avvia un’indagine per accertare i fatti accaduti al

fine di :

valutare la fondatezza della NC rilevata

predisporre e mettere in atto le azioni immediate per risolverla





valutare la necessità di effettuare AC per evitare il ripetersi della NC, analizzando le

cause primarie che hanno generato la NC, la possibilità del ripetersi di eventi negativi, il

rapporto costo/beneficio di una eventuale AC, il grado di frequenza con cui si

manifestano le NC.. Se decide in tal senso deve informare il RD.

Il RD compila la prima parte del modulo M8.5.2/3, indicando la Funzione Emittente o la

fonte di informazione e la causa della NC e, insieme alla Funzione Competente e alle altre

eventuali funzioni coinvolte, definisce modalità, costi e tempi di attuazione.

Entro i termini previsti per la attuazione della AC, il RD effettua un controllo finale per

verificarne l’effettiva realizzazione, quindi ne controlla l’efficacia, motivandone

sinteticamente le risultanze.

L’AC viene inserita nel registro AC (M8.5.2-01), indicando una numerazione progressiva per

anno scolastico.

Per AC che implichino comunque una spesa si segue l’iter previsto dalla procedura relativa

agli approvvigionamenti con l’approvazione finale del DS.

Il RD elabora, con periodicità annuale, un documento di sintesi relativo a tutte le AC

intraprese. Questo documento, in cui sono indicate le realizzazioni ed i risultati delle AC,

viene discusso durante le riunioni per il riesame del SGQ da parte della Direzione.

6.3 DOCUMENTAZIONE

La documentazione completa relativa all’analisi delle AC viene archiviata dal RD per un

periodo di tre anni.

7. RIFERIMENTI

Manuale della Qualità, sezione 8.5.2

Proc8.3 “Trattamento del prodotto non conforme”

Proc8.2.2”Audit Interni”

M8.5.1-01 “Scheda di segnalazione Reclami/suggerimenti”

M8.3-01 “Segnalazione di NC e richiesta di AC”

M8.3-02 “Registro Segnalazione Non Conformità”

M8.5.2-01 “Registro delle Azioni Correttive”




Azioni Preventive



Procedura n° 8.5.3

"Azioni Preventive”

Indice di Revisione






01/09/2005



Indice

Paragrafo Titolo

1 Scopo


3 Input

4 Output

5 Responsabilità


7 Riferimenti

Redatto dal Gruppo SGQ Approvato da DS il 01/09/2015 il 01/09/2015

_________________ ___________________



Pagina 1 di 3

Azioni Preventive



1. SCOPO

La presente Procedura definisce le modalità e le responsabilità delle Azioni Preventive (AP)

intraprese per eliminare “a monte” le cause potenziali di Non Conformità (NC) in relazione

all’importanza dei problemi e dei relativi rischi.


Le disposizioni contenute in questo documento si applicano a tutto il Sistema per la Gestione

della Qualità dell’Istituto “B.Montagna”.

La gestione delle Azioni Preventive interagisce con tutti gli altri servizi e/o processi presenti

nell’Istituto e in particolare interagisce con la definizione degli obiettivi per la Qualità da

parte del DS e con il monitoraggio e la misurazione dei processi del SGQ.

La finalità è di dimostrare la capacità del servizio scolastico offerto di poter raggiungere i

risultati che L’Istituto si è prefisso e la piena soddisfazione dei clienti.

3. INPUT

Gli input possono essere di origine interna od esterna.

Esempi di fonti di origine interna sono:

Risultati di monitoraggi

Verifiche Ispettive

Andamento degli indicatori della qualità

Grado di soddisfazione dei clienti

Riesame da parte della Direzione

Proposte di AP da parte di tutte le funzioni dell’Istituto

Richieste di nuove AP ai vari responsabili di Funzione derivanti dal riesame delle

AP precedentemente adottate e risultate non efficaci.

Esempi di fonti di informazione di origine esterna sono:

Rilievi dei clienti

Risultati di prove da parte dell’Invalsi, di enti o istituti esterni.

4. OUTPUT

Gli output del processo sono:

valutazione dell’esigenza di adottare AP;

selezione delle AP appropriate e loro tempi di attuazione;

verifica da parte del RD dell’attuazione ed efficacia delle AP intraprese;

archiviazione, a cura del RD , dei documenti pertinenti la gestione delle AP per un

periodo minimo di 3 anni.



Pagina 2 di 3

Azioni Preventive




La Funzione responsabile di questa procedura è il Rappresentante della Direzione (RD) che,

coadiuvato dal RQ, ha i seguenti compiti:

supportare le varie Funzioni nell’individuazione delle NC potenziali;

supportare le varie Funzioni nell’eliminazione delle cause di NC potenziali;

verificare l’attuazione e l’efficacia delle AP intraprese;

elaborare un rapporto annuale sulle AP;

Il Dirigente Scolastico ha la responsabilità di approvare le Azioni Preventive da attuare

quando le ritiene opportune per il miglioramento dell’offerta del servizio scolastico, dopo

aver esaminato le informazioni presentate dal RD.


L’Azione Preventiva implica una gestione migliorativa delle attività, basata

sull’individuazione in anticipo dei possibili pericoli di insorgenza di Non Conformità.

Nella proposta delle AP possono essere coinvolte tutte le funzioni dell’Istituto.

In base ai dati a sua disposizione, ai costi e ai benefici derivanti da una applicazione sul

SGQ, la Direzione decide in merito all’approvazione delle AP, ne definisce il Responsabile

attuativo e mette a disposizione le risorse necessarie.

Le AP sono documentate in un apposito modulo (M8.5.2/3 “Richiesta di Azione

Correttiva/Preventiva”) emesso dal Rappresentante della Direzione (RD) e approvato dalla

Direzione. Tutte le AP sono riassunte nel registro delle AP (M8.5.3-02).

Il RD conserva registrazione delle AP intraprese per un periodo minimo di 3 anni.

7. RIFERIMENTI

Manuale della Qualità, Sezione 8.5.3


M8.5.3-02 “Registro Azioni Preventive”



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