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PROCEDURA GESTIONALE Rev. 6 Data: 08/1112010

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I GESTIONE DELLE ATTIVITÀ FORMATIVE

MATRICE DELLE REVISIONI

Rev. OGGETTO

O Prima emissione

1 Accreditamento corsi ai fini e.c.m.

2 Revisione indice - Inserimento delle attività riferite alla Scuola di formazione ambientale (par. 5.2 e 5.3)

3 Revisione punto 5.6 Inserimento delle procedure di funzionalità dell'aula magna

4 Revisione totale della procedura relativa alle attività formative dell' Agenzia

5 Revisione della procedura a seguito di: aggiornamento normativo (cap. 2) recepimento delle osservazioni SGS (cap. 5 par. 2) - pubblicazione sul sito web dell' Agenzia (cap. 5 par. 3)

6 Revisione della procedura a seguito delle osservazioni SGS - Inserimento di riferimenti puntuali alla norma ISO 900 l

l COPIA CONTROLLATA W:

) CONSEGNATA A:

i i 1 COPIA NON CONTROLLATA:

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REDAZIONE APPROVAZIONE CONVALIDA EMISSIONE

Conferenza di Direzione Direttore Generale

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Documento di proprietà di ARPA Lazio Riproduzione vietata

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j, INDICE

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1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ..............................................................................3

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2 RIFERIMENTI ......................................................................................................................... 3 1 I 3 RESPONSABILITÀ ................................................................................................................. 3 l

j 4 DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI ..................................................................................... 4 ,

5 MODALITÀ OPERA TIVE .....................................................................................................4

5.1 FORMAZIONE DEL PERSONALE INTERNO 4 5.1.1 Pianificazione della formazione (elementi di ingresso di progettazione e sviluppo) ......................5 5.1.2 Le modalità di realizzazione della formazione ................................................................................6 5.1.3 Pianificazione ed erogazione delle iniziative formative realizzate dall'Agenzia ............................7 5.1.4 Partecipazione ad iniziative di formazione erogate da soggetti esterni all' Agenzia ...................... l O 5.1.5 Strumenti gestionali ....................................................................................................................... 11

5.2 PIANIFICAZIONE DELLA PROGETTAZIONE DI ATTIVITÀ FORMATIVE PER UTENTI ESTERNI Il

5.2.1 Riesame annuale delle attività formative destinate ad utenti esterni ............................................. 12

5.3 PUBBLICAZIONE SUL SITO WEB DELL'AGENZIA __________ 13

5.4 EROGAZIONE DELLE ATTIVITÀ FORMATIVE 13

5.5 TIROCINI FORMATIVI 15 5.5.1 Istruttoria amministrativa .............................................................................................................. 15 5.5.2 Svolgimento dei tirocini ................................................................................................................ 16

5.6 FREQUENZE VOLONTARIE 17 5.6.1 Istruttoria amministrativa e svolgimento ....................................................................................... 17

5.7 APPROVVIGIONAMENTO E GESTIONE DELLE RISORSE 18

6 MODULISTICA .....................................................................................................................21


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l f1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE tLo scopo della procedura è descrivere le modalità di gestione delle attività formative dell' Agenzia in coerenza

con le direttive del Dipartimento della Funzione Pubblica e con l'art. 3, commi m ed n, della L.R. n. 45 del 1998.

In particolare, la procedura, regola: t • il processo di formazione adottato dall'Agenzia per il personale interno l • il processo di formazione per gli utenti esterni t • lo svolgimento dei tirocini e delle frequenze volontarie t

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La presente procedura si applica ai dipendenti dell ' ARPA Lazio e agli operatori esterni in relazione a progetti specifici, nel contesto di accordi di programma, convenzioni, protocolli d'intesa ed altre forme di collaborazione, su rilevazione di particolari esigenze.

I 2 RIFERIMENTI !

tDocumenti di origine interna IManuale Qualità par. 5.2, 6.2 l Deliberazione n. 332 del 18/06/03 - Approvazione del regolamento per lo svolgimento di tirocini formativi e di j

i orientamento sulla frequenza volontaria presso strutture di ARPA Lazio nonché dello schema di convenzione e 1 l di progetto per il tirocinio di formazione e orientamento ,!

Deliberazione n. 637 del 25/11/03 - Approvazione delle "Procedure per lo svolgimento dei tirocini formativi e 1 l di orientamento" nonché delle "procedure per lo svolgimento delle frequenze volontarie" presso le strutture di

l ~ Arpa Lazio

Deliberazione n. 21 del 03/02/05 - Modificazioni al regolamento e alla dotazione organica dell'Agenzia

i Regionale per la Protezione Ambientale (ARPA), in correlazione con il trasferimento di funzioni a norma ; dell'articolo 35 della L. R. 2/2004l

Deliberazione Giunta Regionale n. 418 del 25/03/05 - Approvazione del Regolamento (e della dotazione organica)

Deliberazione n. 8 del 24/01/06 - Istituzione ed organizzazione delle strutture dell'Agenzia in attuazione del Regolamento approvato con deliberazione n. 21 del 3 febbraio 2005 - Definizione delle attribuzioni dei dirigenti

Documenti di origine esterna

Per l'elenco dei documenti di origine esterna si rinvia a quanto indicato nel modello Mod Pgc.OI.G

3 RESPONSABILITÀ

Le responsabilità dell'applicazione della procedura sono riportate all'interno del capitolo sulle modalità operative.

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DEFINIZIONI E ABBREVIAZIONI

DG Direttore Generale

DT Direttore del Servizio tecnico della Direzione centrale

DA Direttore del Servizio amministrativo della Direzione centrale

DPD Divisione Polo Didattico

DOC Docente

TUT Tutor

CS Coordinatore Scientifico

MDL Moduli

PDF lJella Formazione I

RC Referente di ciclo

5 MODALITÀ OPERATIVE

La Divisione polo didattico è preposta alla pianificazione e alla gestione delle attività fonnative (Norma ISO 9001 - Par. 7.1) . In particolare, essa ha il compito di:

• elaborare metodologie e strumenti di analisi dei fabbisogni formativi interni

• svolgere attività di programmazione, gestione e valutazione della formazione, sia rivolta al personale interno che esterno

• curare la progettazione e l'attuazione del piano di formazione, secondo le indicazioni della Direzione generale

• gestire le richieste di aggiornamento e fonnazione provenienti dalle strutture dell' Agenzia e dai singoli operatori

• curare le relazioni con le università e le altre istituzioni in materia di fonnazione ambientale

Nello svolgimento della sua attività, in particolare per l'analisi dei fabbisogni fonnativi e la gestione delle attività previste dal Piano della fonnazione, la DPD opera in stretto collegamento con le strutture della Direzione centrale e delle Sezioni provinciali.

È compito della DPD elaborare le procedure, gli strumenti, la modulistica necessari alla migliore gestione di tutti i processi di pianificazione e attuazione della fonnazione (Piano della fonnazione, aggiornamento individuale e altre iniziative).

La DPD promuove, realizza e gestisce le attività di fonnazione in materia ambientale rivolte sia agli operatori dell' Agenzia sia a soggetti esterni.

5.1 FORMAZIONE DEL PERSONALE INTERNO

L'attività di fonnazione rivolta al personale dell' Agenzia assume a riferimento alcuni requisiti (ISO 9001 Par. 7.2.1), coerenti con le diretti ve del Dipartimento della Funzione pubblica:

• programmazione dell' attività fonnativa nel rispetto degli obiettivi istituzionali, di quelli aziendali e del sistema delle relazioni sindacali previste dai contratti collettivi nazionali e nel rispetto del principio delle pari opportunità

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• analisi dei fabbisogni e programmazione delle attività volti ad assicurare, parallelamente al raggiungi mento degli obiettivi istituzionali, il diritto del singolo alla formazione permanente

• realizzazione di un sistema attraverso il quale il/la dipendente assente per vari motivi per lungo tempo mantenga costantemente il rapporto con l'Agenzia e venga supportato/a nella ripresa delle proprie attività lavorative

• riconoscimento e valorizzazione dei contributi individuali e delle professionalità sviluppate dai dipendenti promuovendo a tal fine l'accesso privilegiato dei dipendenti a percorsi di alta formazione in primarie istituzioni educative nazionali e internazionali

• trasparenza sugli obiettivi formativi perseguiti, anche in termini di trasferibilità dei risultati raggiunti e della loro capitalizzazione nel percorso formativo individuale, in considerazione di possibili processi di mobilità professionale

• strutturazione di un sistema continuo e adeguato di indirizzo, coordinamento e monitoraggio delle attività formative

• attenzione alla qualità, all'efficacia e all'efficienza dell'attività formativa, che deve rispondere a standard qualitativi elevati e di cui andrà valutato il risultato in termini di cambiamento prodotto (incidenza sulla crescita professionale dei partecipanti, impatto organizzativo, miglioramento qualitativo e quantitativo del servizio prestato dall' Agenzia)

• progettazione della formazione come dimensione permanente della vita professionale dei dirigenti, mirata al raggiungimento di qualità manageriali di eccellenza

• corretta gestione delle spese

I requisiti descritti sono riesaminati dalla DPD (ISO 9001 - Par. 7.2.2) e costituiscono la premessa per la stesura del Piano della formazione triennale che, a partire dalla rilevazione dei fabbisogni formativi, definisce le linee di sviluppo della formazione rivolta ai dipendenti dell' Agenzia. Il PDF si realizza attraverso uno stanziamento economico commisurato alle esigenze tenendo conto delle normative in materia di contenimento della spesa pubblica.

5.1.1 Pianificazione della formazione (elementi di ingresso di progettazione e sviluppo)

La pianificazione della formazione ha come risultato l'elaborazione del Piano della formazione. Il PDF viene formulato con il diretto coinvolgimento dei dirigenti di struttura (Divisione IServizio/Staff) i quali, in qualità di responsabili della gestione del personale che da essi dipende, sono chiamati espressamente a cooperare all'individuazione dei fabbisogni e alle diverse fasi di attuazione del Piano.

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Ai dirigenti di struttura, con cadenza triennale. è sottoposta una scheda per la rilevazione dei fabbisogni formativi triennali 1 (ISO 9001 - Par. 7.3.2). La scheda, partendo da una ripartizione delle attività tecniche e amministrative dell'Agenzia, mira a raccogliere le informazioni utili alla definizione del singolo fabbisogno formativo e a definirne i contenuti sotto l'aspetto qualitativo e quantitativo. Nella scheda viene richiesto di esplicitare, oltre all'attività lavorativa che necessita di un intervento formativo, le motivazioni alla base della richiesta di formazione, gli obiettivi dell'intervento in termini di risultati misurabili a formazione avvenuta fino all'individuazione dei possibili beneficiari. Le schede provenienti dalle diverse strutture dell' Agenzia sono raccolte e i loro risultati sono sintetizzati dalla DPD.

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1 MDL DOO DPD 001 - Scheda per la rilevazione dei fabbisogni formativi triennali delle strutture della Direzione centrale \ MDL DOO DPD 002 - Scheda per la rilevazione dei fabbisogni formativi triennali delle Sezioni provinciali


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Pianificazione temporale della progettazione delle attività formative (Norma ISO - Par. 7.3.1)

Anno Periodo Attività

l° Entro il 30 Aprile Redazione e approvazione PDF triennale e annuale*

Ottobre - Dic~mhrp Integrazione (eventuale) del PDF annuale

12° Ottobre - Dicembre Integrazione (eventuale) del PDF annuale

3° Ottobre - Dicembre Rilevazione dei fabbisogni formativi per il triennio successivo

* I tempi di approvazione non sono nel controllo integrale della DPD in quanto condizionati dalla contrattazione sindacale

Ai fini della redazione del PDF, i risultati della rilevazione sono verificati e riesaminati (Norma ISO - Par. 7.3.2 - 7.3.4 -7.35) in collaborazione con i dirigenti delle strutture convocati in appositi tavoli tecnici per operare le necessaria selezione degli interventi di maggiore urgenza, di maggiore rilevanza, opportunità strategica o di più largo interesse.

Le informazioni raccolte confluiscono in apposite schede di ciclo triennali che, per ciascuna attività area di intervento, individuano le principali caratteristiche del ciclo dello specifico ambito formativo: il personale potenzialmente interessato, gli obiettivi da perseguire nel triennio di riferimento, le specificità didattiche e organizzative del ciclo, gli indicatori per la valutazione dell'impatto delle attività formative previste e, infine, il referente di progetto ciclo. Quest'ultimo è, in genere, un dipendente dell' Agenzia individuato dalla Divisione polo didattico tra personale competente in uno specifico ambito con il compito di assicurare la coerenza delle iniziative formative con il Piano della formazione e di affiancare il personale della Divisione polo didattico nella definizione dei contenuti e degli obiettivi della formazione nel medio lungo termine, tenendo conto delle criticità esistenti all'interno dell' Agenzia in quello specifico ambito formativo (Norma ISO Par. 7.3.3). La validazione della pianificazione triennale avviene mediante atto deliberativo (Norma ISO - Par. 7.3.6).

L'attuazione del PDF triennale avviene mediante l'adozione di Piani annuali. Il Piano annuale della formazione definisce in forma sintetica le iniziative formative che saranno attuate nel corso dell'anno di riferimento, riportando, all'interno del ciclo dell'ambito formativo di pertinenza e per ciascuna di esse, alcune indicazioni di carattere generale circa la tipologia, i destinatari, la durata, il periodo di svolgimento, gli obiettivi ed una stima dei costi da sostenere per la loro organizzazione.

Il Piano annuale, nel rispetto di quanto previsto dal PDF triennale, tiene conto e riesamina, quali requisiti, gli obiettivi previsti dalla programmazione annuale, i cambiamenti tecnologici intercorsi, gli aggiornamenti normativi o gli adeguamenti organizzativi (assunzione di nuovo personale, ri-organizzazioni, ri-definizione delle competenze dell' Agenzia ecc.) (Norma ISO Par. 7.3.2) e le eventuali integrazioni promosse dai responsabili di struttura.

In caso di effettiva necessità, infatti, il contenuto del PDF può essere integrato (Norma ISO - Par. 7.3.4 - 7.3.5), su segnalazione dei dirigenti responsabili di struttura, mediante la compilazione di un' apposita scheda di rilevazione2 (Norma ISO - Par. 7.3.7) nella quale - oltre alle informazioni su richiamate - si richiede di precisare i motivi che giustificano una richiesta di formazione aggiuntiva rispetto a quelle incluse nel PDF. La validazione della pianificazione annuale avviene mediante atto deliberativo (Norma ISO Par. 7.3.6).

5.1.2 Le modalità di realizzazione della formazione

Le esigenze formative accolte dal PDF possono essere soddisfatte:

l. attraverso iniziati ve realizzate dall'Agenzia, anche ricorrendo alla collaborazione di docenti esterni;

2 MDL DGO DPD 003 - Scheda per la rilevazione dei fabbisogni formativi non previsti dal Piano della formazione

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2. attraverso l'affidamento a soggetti esterni (selezionati con le procedure previste per l'acquisizione di beni e servizi) che realizzano gli interventi necessari secondo le puntuali indicazioni dell' Agenzia medesima;

3. inviando il personale dell' Agenzia a partecipare ad iniziative progettate e svolte integralmente da soggetti esterni.

Nelle prime due ipotesi la DPD cura direttamente la progettazione dell'iniziativa formativa.

Le attività formative realizzate direttamente dall' Agenzia si distinguono in corsi di formazione (articolati in corsi di aggiornamento, corsi di aggiornamento tecnologico - strumentale, corsi pratici finalizzati allo sviluppo continuo professionale e corsi di addestramento), d'ora in avanti indicati come attività di tipo a), attività a orientamento formativo (seminari, giornate di interconfronto, congressi, conferenze), d'ora in avanti indicati come attività di tipo b) e attività di tipo c) formazione per addestramento/affiancamento.

Le attività formative di tipo a) comprendono le iniziative formative finalizzate a sviluppare capacità, conoscenze e competenze per migliorare o integrare le prestazioni relative allo svolgimento di un determinato ruolo professionale o volte a formare nuove professionalità rese necessarie da modifiche nell'assetto organizzativo e gestionale all'interno dell' Agenzia.

Gli interventi di questo tipo sono corsi di formazione veri e propri, generalmente di durata superiore ad una giornata, che richiedono un approccio progettuale articolato e destinati a partecipanti in possesso di specifici prerequisiti. Per la loro realizzazione la DPD si avvale del re ferente di ciclo (RC) e di un coordinatore scientifico (CS). Il CS può essere un soggetto interno o esterno all' Agenzia, in possesso di una comprovata esperienza e professionalità nelle materie oggetto del corso, al quale è demandato il compito di declinare gli aspetti tecnico-scientifici del corso, di coordinare e verificare la coerenza didattico-formativa degli interventi e di sovrintendere alla compilazione del progetto formativo 3 tenendo conto delle indicazioni fomite dal RC e dalla Divisione polo didattico (Norma ISO - Par. 7.3).

Le attività formative di tipo b) sono eventi a orientamento formativo, che possono assumere la veste di convegni, seminari, giornate di interconfronto ecc., finalizzati a stimolare il confronto e il dibattito tra gli operatori dell' Agenzia, anche mediante il ricorso ad esperti esterni, su argomenti di interesse strategico oppure a favorire l'uniformità e l'armonizzazione di comportamenti o procedure. Le iniziative formative di questo tipo hanno una durata ridotta (al massimo una giornata), sono aperte ad un numero ampio di partecipanti e per esse vengono meno parte dei vincoli di partecipazione e di natura progettuale previsti per le iniziative formative di tipo a). Considerata la particolare natura di tali iniziative, ai partecipanti non viene rilasciato alcun tipo di attestato, ferma restando la loro registrazione nel data base della formazione.

Le attività di tipo c) sono costituite da attività di formazione per affiancamento/addestramento svolta, di norma, tra operatori dell' Agenzia nei casi in cui sia necessario trasferire delle conoscenze e competenze da un operatore all'altro in seguito a specifiche circostanze come il rientro dopo prolungata assenza es. maternità, trasferimento ad altro Servizio, cambiamento delle mansioni affidate all'operatore, avvicendamento a causa di pensionamento. In tal caso il dirigente responsabile inoltra alla Divisione polo didattico il modello "Formazione per affiancamento/addestramento" 4 nel quale indica le modalità di svolgimento della formazione. A fine percorso il dirigente stesso redige una breve relazione sulle attività effettivamente svolte e le competenze acquisite dal dipendente.

5.1.3 Pianificazione ed erogazione delle iniziative formative realizzate dall'Agenzia

La pianificazione delle iniziative formative avviene secondo le seguenti fasi (Norma ISO - Par. 7.3 -7.5):

FASE PRELIMINARE (Norma ISO - Par. 7.3)

3 MDL DGO DPD 004 - Progetto formativo

4 MDL DGO DPD 005 - Formazione per affiancamento/addestramento


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PROCEDURA GESTIONALE

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In coerenza con quanto descritto nei paragrafi precedenti e con i contenuti del Piano della formazione annuale:

• si verifica la sussistenza del fabbisogno formativo e degli obiettivi organizzativi ai quali l'iniziativa formativa deve dare risposta

• si definisce il gruppo di progetto (di norma costituito almeno da un collaboratore, dal dirigente della DPD e dal referente di ciclo cui l'iniziativa formativa è pertinente)

• si acquisiscono le conclusioni del riesame finale dell'analoga iniziativa già precedentemente realizzata (in caso di nuove edizioni o riproposizioni di eventi formativi già svolti)

• si ipotizza la scelta della tipologia formativa da adottare [tipologia a), b) o c) ] • si ipotizz.ano le aree tematiche di massima di insegnamento e la metodologia didattica di massima e

conseguentemente: a) i requisiti dei docenti b) le caratteristiche di massima di materiali didattici e attrezzature necessarie c) la sede di svolgimento d) la scelta fra (i) la realizzazione in house e (ii) l'affidamento all'esterno della realizzazione del

progetto o parte di esso • si definiscono i costi di massima • si verifica la possibilità/opportunità/necessità di fonti di finanziamento e partner esterni • si decidono le modalità di comunicazione all'interno del gruppo di progetto e con gli altri soggetti

coinvolti • si fa una prima analisi dei rischi e delle ipotesi di loro contenimento

I risultati della fase di impostazione sono riportati nella "Scheda preliminare di progetto" che è parte integrante del modello di "Progetto formativo". Per i progetti più complessi si sviluppano nella scheda preliminare di progetto due o più approcci strategici alternativi. La scheda di progetto così formulata è sottoposta all'esame e alla valutazione del dirigente della DPD (Norma ISO par. 7.3.4 -7.3.5). Terminata la validazione delle attività descritte (Norma ISO par. 7.3.6) nella fase preliminare si passa alla fase successiva della "Pianificazione".

FASE DI PIANIFICAZIONE (Norma ISO - Par. 7.3)

Nella fase di pianificazione si dà seguito a quanto stabilito nella fase preliminare defmendo in dettaglio durata e relazioni di dipendenza, risorse umane assegnate e responsabilità, costi e requisiti delle attività necessarie per raggiungere gli obiettivi individuati - per le iniziative formative di tipo a). La pianificazione è effettuata in collaborazione dal tutor, dal CS e dal RC, che concorrono ciascuno per le proprie competenze e responsabilità secondo quanto descritto nel paragrafo 5.1.2 ..

In particolare, pur nella specificità dei singoli progetti, è possibile segnalare come ricorrenti le seguenti attività, delle quali vengono specificati nella fase di pianificazione gli aspetti indicati:

l. individuazione dei docenti (sulla base dei requisiti indicati) 2. individuazione dei partecipanti (sulla base dei requisiti indicati) 3. defmizione degli obiettivi didattici e formulazione del programma di dettaglio (sulla base degli obiettivi

formativi) 4. defmizione di dettaglio della metodologia e del materiale didattico 5. definizione degli strumenti di verifica (questionario di gradimento, test di apprendimento)

La definizione di ciascuna delle attività incluse in questa fase viene, dal tutor incaricato, sottoposta a verifica del rispetto dei requisiti pianificati mediante confronto informale con il dirigente della DPD. L'intera pianificazione è sottoposta al riesame (Norma ISO par. 7.3.4 e 7.3.5) attraverso la compilazione del "Piano di progetto" (che è parte integrante del modello di "Progetto formativo") che viene sottoposto progressivamente al vaglio del responsabile della Divisione. La validazione della fase di pianificazione è espressa mediante sottoscrizione del "Piano di progetto" (Norma ISO par. 7.3.6).


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FASE DI IMPLEMENTAZIONE (Nonna ISO - Par. 7.5)

Alla fase di pianificazione fa seguito l'implementazione o esecuzione di quanto previsto dal "Piano di progetto"(per le attività fonnative di tipo a) e della "Scheda preliminare di progetto" (per le attività fonnative di tipo b). Nel concreto si possono individuare, coerentemente con quanto definito per la fase di pianificazione, delle attività ricorrenti che consistono in:

l. individuazione e affidamento dell'incarico al docente 2. definizione di dettaglio del programma didattico 3. individuazione e convocazione dei partecipanti 4. acquisizione del materiale didattico 5. pubblicazione di tutte le infonnazioni necessarie sul sito web dell'Agenzia 6. predisposizione della ricognizione delle aspettative (per le attività fonnative di tipo a) 7. predisposizione degli strumenti di verifica in corso e finali (questionario di gradimento, test di

apprendimento....), per le attività fonnative di tipo a) 8. predisposizione di spazi e attrezzature necessarie per l'erogazione della fonnazione 9. erogazione del corso, secondo quanto previsto dal programma

Le attività l, 2 e 3 sono sottoposte a riesame del responsabile della DPD, che le valida mediante sottoscrizione della relativa detenni nazione e delle note di affidamento incarico (per le attività l e 2) e con la sottoscrizione della lettera di convocazione (per l'attività 3) (ISO 9001 - Par. 7.3.6).

Per i dettagli delle attività 8 e 9 si vedano anche i paragrafi 5.7 "Approvvigionamento e gestione delle risorse" e e il paragrafo 5.4 "'Erogazione delle attività fonnative".

In caso di iniziative fonnative non previste dal POF annuale è necessaria la validazione del legale rappresentante dell' Agenzia, che si esprime con la sottoscrizione di un atto deliberativo, preliminarmente sottoscritto dal dirigente della DPO (ISO 9001 - Par. 7.3.6).

Le attività di erogazione sono sottoposte a riesame e verifica mediante gli strumenti appositamente predisposti e la relazione finale del tutor, di cui alla fase successiva di "Conclusione".

FASE DI CONCLUSIONE

La fase di conclusione comprende adempimenti amministrativi quali i rendiconti delle docenze effettuate e la relativa liquidazione dei compensi e il rendiconto dell'effettiva partecipazione al corso dei convocati. L'una e l'altra operazione costituiscono anche un riesame dell'attività svolta. La liquidazione delle docenze coincide con la validazione dell'attività di docenza (ISO 9001 - Par. 7.5.1).

La ricognizione e rendicontazione delle partecipazioni effettive, attraverso il confronto con quelle programmate, consente il riesame di tale aspetto e l'individuazione di eventuali criticità da riportare nel riesame conclusivo. Tutti i dati pertinenti sono riportati dal tutor nel database di gestione della fonnazione (di cui al paragrafo 5.1.5). La chiusura dell'iniziativa fonnativa è fonnalizzata per gli utenti con l'aggiornamento delle infonnazioni relative sul sito web dell' Agenzia. La fase di chiusura comprende, altresì, l'analisi dei dati emersi dagli strumenti di monitoraggio e verifica (questionari di gradimento, test di apprendimento ..) e la loro inclusione in una relazione sintetica finale redatta dal tutor 5 (cfr anche paragrafo 5.4 "Attività di monitoraggio e verifica") e sottoposta al dirigente della Divisione in una riunione di verifica finale, le cui conclusioni sono riportate nella sezione "Conclusioni" del modeHo di "Progetto fonnativo" e possono costituire elemento di input per eventuali iniziative analoghe future (ISO 9001 - Par. 8.2 - 8.3 - 8.4).

Tutta la documentazione relativa alle attività fonnative erogate dall' Agenzia è raccolta in fascicoli gestiti dalla DPD. I fascicoli delle iniziative fonnative concluse sono custoditi presso gli uffici della OPO per un periodo di

5 MDL 000 006 - Relazione del tutor


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dieci anni (ISO 9001 - Par. 7.5.3). Nel fascicolo sono riportati anche i requisiti specifici stabiliti per i docenti e le attrezzature, i requisiti generali, validi per tutte le iniziative formative, indicati nel capitolo 5.7.

5.1.4 Partecipazione ad iniziative di formazione erogate da soggetti esterni all' Agenzia

La partecipazione ad iniziative formative erogate da soggetti esterni all'Agenzia può avvenire o perché tali iniziative sono previste nel Piano della formazione annuale - caso 1- o su richiesta di un dirigente di struttura (Divisione/Servizio/Stafl) a favore di uno o più dipendenti dell'Agenzia - caso 2.

Nel primo caso, la DPD dopo aver selezionato, anche in collaborazione con i potenziali destinatari, le migliori opportunità formative offerte dal mercato, ne dà notizia agli interessati e predispone gli atti necessari a consentire la partecipazione.

Le richieste di partecipazione ad attività di formazione erogate da soggetti diversi dalI'Agenzia e non previste nel Piano annuale (caso 2), sono soggette ad autorizzazione. In tale circostanza, il responsabile di struttura deve preventivamente individuare nella scheda per la rilevazione fabbisogni formativi i motivi della richiesta dell'intervento formativo al di fuori della procedura di rilevazione prevista non previsti dal PDF (MDL già richiamato nel paragrafo 5.1.1.) e poi trasmetterla alla DPD. Sulla base delle motivazioni addotte nella scheda, la DPD valuta l'opportunità di includere l'esigenza formativa nella programmazione annuale e, in caso favorevole, lo comunica per le vie brevi al dirigente di struttura affmché inizi l'iter autorizzatorio.

Sono soggette ad autorizzazione sia le richieste di partecipazione a corsi di formazione erogati da soggetti esterni all' Agenzia con o senza costi di iscrizione ovunque essi si svolgano, sia le richieste di partecipazione a convegni/congressi che comportino costi di iscrizione e/o si svolgano fuori del territorio regionale.

La richiesta di partecipazione a queste iniziative deve essere presentata da un dirigente (richiedente) a favore di dipendente (beneficiario) mediante la compilazione di un apposito modell06 nel quale il dirigente esplicita i motivi della richiesta e i possibili vantaggi conseguenti dalla partecipazione del beneficiario all'attività formativa esterna espressi sia in relazione all'attività lavorativa svolta sia in termini di capacità e competenze acquisite.

Il dirigente che autorizza la partecipazione di uno o più dipendenti dell' Agenzia, si impegna, inoltre, a trasmettere alla DPD, entro trenta giorni, gli esiti ed i risultati derivanti dalla partecipazione, mediante la redazione di una relazione conclusiva7

•

Se il beneficiario appartiene ad una Sezione provinciale, la richiesta di partecipazione deve essere autorizzata, prima dell'invio alla DPD, anche dal Direttore della Sezione.

La richiesta di partecipazione deve essere protocollata e inoltrata, entro il 300 giorno antecedente la data di inizio dell'attività formativa, al responsabile della DPD.

La DPD, accertata la sussistenza delle autorizzazioni necessarie, valuta la coerenza della richiesta con il PDF e la compatibilità con le disponibilità economiche, provvede ad acquisire il nullaosta del DT, DA o DG a seconda della struttura cui afferisce il beneficiario e, se necessario, chiede alla Divisione bilancio di eseguire anticipatamente il pagamento della quota di iscrizione8

• In caso di mancato accoglimento, la DPD comunica all'interessato le ragioni dell'eventuale non procedibilità della richiesta ovvero provvede alla predisposizione degli atti necessari a consentire la partecipazione.

Ad iniziativa formativa conclusa la DPD verifica che il beneficiario invii una copia del materiale didattico acquisito alla Biblioteca ambientale affinché la stessa provveda a metterla a disposizione di tutti gli utenti interessati e verifica altresì che il beneficiario trasmetta il questionario di gradimento compilat09

•

6 MDL DGO DPD 007 - Richiesta di partecipazione ad attività formative esterne

7 MDL DGO DPD 009 - Relazione finale per attività formative esterne

8 MDL DGO DPD 008 - Richiesta di esecuzione mandato di pagamento

9 MDL DGO DPD O I O - Questionario di gradimento per attività formative esterne

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POG DGO DPD 008

Rev. 6 Data: 08/l1l2010

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Le partecipazioni dei dipendenti dell' Agenzia a convegni, congressi e iniziative assimilabili che si svolgono nel territorio del Lazio e che non comportano costi di iscrizione, sono oggetto di semplice comunicazioneIO alla DPD da parte del responsabile di struttura.

I dipendenti dell' Agenzia che intendono beneficiare dell' «aggiornamento professionale facoltativo comunque connesso all'attività di servizio» previsto dall'art. 21 del CCNL vigente, ne danno comunicazione alla DPD l compilando l'apposito modelloll al fine di una valutazione quantitativa e qualitativa delle partecipazioni ad l attività formative erogate da soggetti esterni all' Agenzia.

l 5.1.5 Strumenti gestionali

l Tanto le attività formative interne quanto le partecipazioni individuali ad eventi formativi esterni sono gestite attraverso un data base realizzato con strumenti di Office automation, che descrive le caratteristiche delle

l l iniziative e le pone in relazione con il database del personale, in modo da rendere possibile un controllo

periodico delle aree tematiche degli ambiti interessati dalla formazione e dalla partecipazione dei singoli come discenti e come docenti, anche ai fini della verifica delle pari opportunità formative (ISO 9001 - Par. 7.5.3).

Nel medesimo database, la DPD provvede a registrare, mediante la compilazione di una scheda anagrafica, i 1 partecipanti alle iniziative formative erogate dalI'Agenzia e provenienti da altri Enti anche ai fini della creazione l l di un indirizzario dei potenziali destinatari delle attività formative progettate dall' Agenzia per utenti esterni (cfr

paragrafo successivo 5.2). l J

I 5.2 PIANIFICAZIONE DELLA PROGETTAZIONE DI ATTIVITÀ FORMATIVE PER UTENTI ESTERNI

j La DPD pianifica, progetta e realizza le iniziative formative destinate esclusivamente ad utenti esterni nei seguenti ambiti:

l l. condizioni ambientali, fonti e cause di inquinamento acustico, dell'aria, delle acque, del suolo e del sottosuolo, rischi biologici, chimici e fisici per l'ambiente;

I 2. uso pacifico dell'energia nucleare e protezione dell'ambiente dalle radiazioni e dai campi elettromagnetici;1

l 3. interventi per la tutela, il risanamento, il recupero dell'ambiente;

4. norme vigenti in materia di tutela ambientale;

5. promozione degli strumenti di sostenibilità ambientale.

La DPD pianifica le iniziative formative destinate ad utenti esterni alle quali intende dare corso che possono scaturire da progetti speciali nati nel contesto di accordi di programma, convenzioni, protocolli di intesa e altre forme di collaborazione con enti pubblici o da segnalazioni di opportunità della DPD stessa, delle Divisioni centrali o di altre strutture dell'Agenzia, sulla base di una rilevazione di fabbisogni specifici o di una richiesta proveniente dal territorio.

Le iniziative formative a beneficio di utenti esterni sono progettate seguendo le indicazioni contenute nel modello "Progetto formativo" (che riporta tutti gli elementi necessari per la valutazione e la gestione degli interventi: denominazione, area d'intervento, tipologia, CS, referente di ciclo, numero e provenienza dei partecipanti, analisi degli obiettivi, periodo di svolgimento, contenuti dell'iniziativa formativa, metodi di monitoraggio e verifica, materiali didattici, azioni di comunicazione verso l'esterno, partenariati ecc.

La realizzazione delle iniziative formative destinate ad utenti esterni ricalca i passaggi illustrati per le iniziative formative destinate al personale dell' Agenzia, con l'aggiunta di:

lO MDL DGO DPD O Il - Comunicazione della partecipazione a convegni, congressi e iniziative assimilabili

11 MDL DGO DPD 012 - Comunicazione della partecipazione ad attività formative ex art. 21 del CCNL


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POG DGO DPD 008

A Rev. 6 Data: 08/11/2010PROCEDURA GESTIONALE ARPALAZIO """'''~R'''''''''''''.''''''''''''''''''''''''''_.,."", ""''''' Pag 12/24

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if • azioni di comunicazione e promozione presso i potenziali fruitori (per le iniziative formative che non abbiano destinatari predefmiti all'interno di accordi con altre istituzioni) attraverso un'attività di mailing e di diffusione di materiali informativi cartacei appositamente predisposti

• determinazione dei costi di iscrizione a carico degli utenti esterni (per le iniziative formative a pagamento) • raccolta delle iscrizioni • raccolta della documentazione relativa agli avvenuti pagamenti (in collaborazione con la Divisione bilancio,

contabilità e sistema informativo)

Nel caso di progetti presentati nell'ambito di bandi pubblici, il progetto dovrà essere presentato nelle forme e con gli strumenti previsti dal bando. In tal caso saranno quindi utilizzati i formulari e gli altri strumenti progettuali previsti dal bando stesso.

Tutti i progetti sono sottoposti a validazione da parte del responsabile della DPD. Ai fini della validazione sono esaminati:

• congruità della durata e della articolazione dell'iniziativa • adeguatezza delle metodologie e degli strumenti adottati • rispondenza agli obiettivi proposti dall'Agenzia nella programmazione annuale • adeguatezza degli strumenti di verifica dei risultati adottati

Le eventuali modifiche alla progettazione sono concordate anche con il es. La pianificazione delle iniziative formative destinate ad utenti esterni spetta al responsabile della DPD il quale, in relazione alle esigenze del mercato, definisce in modo specifico i costi e l'articolazione temporale. La pianificazione di ogni iniziativa può comprendere la:

• allocazione di risorse e defmizione di responsabilità ed autorità necessarie • redazione o modifica di documentazione • identificazione di specifici luoghi per la formazione in campo • identificazione e accordo con i docenti • identificazione di appropriate verifiche durante tutto il ciclo di erogazione del servizio

Tutte le specifiche dell'iniziativa formativa sono rese pubbliche e sono messe a disposizione dei potenziali utenti mediante apposite pubblicazioni e nell'apposita sezione del sito web dell'Agenzia.

I documenti informativi predisposti per la promozione del corso sono riesaminati dal responsabile della DPD prima deJl'inizio delle iscrizioni. Per tali riesami possono essere delegati esperti tecnici del settore.

Anche le iniziative formative destinate ad utenti esterni, come quel1e rivolte al personale dell' Agenzia, sono gestite attraverso il database citato (cfr. paragrafo 5.1.5.).

5.2.1 Riesame annuale delle attività formative destinate ad utenti esterni

La DPD riesamina annualmente l'andamento delle attività formative destinate a soggetti esterni. Tale riesame è finalizzato ad individuare le criticità e i possibili interventi di miglioramento.

Nella relazione di riesame sono riportate le decisioni in merito a:

l'andamento delle attività formative erogate il grado di raggiungimento degli obiettivi il piano dei conti l'eventuale aggiornamento dell'elenco dei formatori il miglioramento dei servizi formativi le strategie di marketing l'idoneità deJla struttura e dene risorse umane l'efficacia delle azioni intraprese per il superamento delle criticità e la risoluzione delle non-conformità

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l documenti prodotti nel corso del riesame sono conservati dalla DPD.


I A PROCEDURA GESTIONALE ARPALAZIO

POG DGO DPD 008

IRev. 6 Data: 08/11120 I O

Pag 13124 f

ì ~

t5.3 PUBBLICAZIONE SUL SITO WEB DELL' AGENZIA

La Divisione polo didattico, al fine garantire ]'accessibilità alle infonnazioni da parti di tutti i soggetti Ipotenzialmente interessati, provvede, in maniera diretta, al1a pubblicazione su] sito web dell' Agenzia dei principali documenti di programmazione (Piani del1a fonnazione) e di tutte le infonnazione relative alle singole tiniziative di volta in volta progettate. In particolare la pubblicazione contiene le seguenti infonnazioni: l'eventuale scadenza e le modalità per l'iscrizione e partecipazione, i destinatari, la durata, le date di i svolgimento, la metodologia didattica usata, gli obiettivi, i contenuti, i docenti e il materiale didattico (ISO 900 l - Par. 7.2.3). I Il materiale didattico in fonnato elettronico è pubblicato nell'apposita sezione fonnazione della intranet ì

~ dell' Agenzia accessibile a tutti i dipendenti. Agli operatori esterni all' Agenzia che partecipano al1e iniziative i fonnative viene consegnato un CD contenente il materiale didattico. La DPD cura l'aggiornamento periodico

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delle pagine del sito, in particolare la gestione dei corsi/archivio, delle news e dell'albo dei docenti.

5.4 EROGAZIONE DELLE ATTIVITÀ FORMATIVE

ISO 900 l - Par. 7.5

Operazioni preliminari

Per le attività tipo a) e tipo b) I Il CS, preliminarmente all'inizio di un'iniziativa fonnativa, riesamina la disponibilità della strumentazione tecnica specialistica eventualmente necessaria e a verificare l'adeguatezza dei contenuti dei materiali didattici.

11 tutor controlla la funzionalità delle attrezzature didattiche e di tutti i materiali di corredo (videoproiettore, microfoni, cancelleria, materiali didattici ecc.).

Inizio delle attività formative

Per le attività tipo a) e tipo b)

Ali' avvio di ciascuna iniziativa fonnativa il tutor illustra agli allievi il programma, i contenuti e gli obiettivi di apprendimento. Se necessario può essere consegnata una nota infonnativa contenente le indicazioni relative alle caratteristiche dell'iniziativa (es. condizioni per il rilascio dell'attestato di partecipazione, del materiale didattico ecc).

Per le attività fonnative di tipo a) il tutor procede alla verifica del possesso da parte dei partecipanti delle competenze richieste come prerequisito per l'ottimale fruizione del servizio, alla verifica delle effettive presenze in aula e alla somministrazione del questionario sulle aspettative fonnative.

Comunicazioni

La comunicazione con i discenti avviene mediante note e circolari, approvate dal responsabile della DPD, che vengono consegnate agli allievi in aula, ovvero mediante affissione in luogo visibile nella sede scelta per le iniziative fonnative.

Le comunicazioni interne avvengono tramite:

• riunioni periodiche • e-mail • cartella di scambio

Svolgimento dell'attività didattica

Per le attività tipo a)


POG DGO DPD 008

A Rev. 6 Data: 08/11/2010 PROCEDURA GESTIONALE ARPALAZIO"'.......~ ....._.. ~ ........,..-............ ~ ...., •.~ Pag 14/24

I 11 es fornisce indicazioni sull'andamento del programma dell'attività formativa e garantisce il coordinamento e la coerenza tra i singoli interventi dei docenti. IIl tutor funge da interfaccia tra docenti e partecipanti, assiste alle attività d'aula e provvede alle eventuali esigenze sopraggiunte. INello svolgimento del tutoraggio in aula raccoglie le informazioni di ritorno dei partecipanti (reclami e dati sul livello di soddisfazione) e le raccomandazioni per il miglioramento suggerite dagli stessi e dalle altre parti tinteressate. Nel caso di iniziative formative di tipo a) e di lunga durata, il tutor distribuisce e raccoglie, secondo scansioni predefinite, i test di apprendimento e questionari di gradimento intermedi. i Attività conclusive

Per le attività tipo a)

A conclusione delle iniziative formative viene effettuata una verifica di apprendimento. La tipologia della prova I, viene individuata dal es di concerto con il referente di progetto a seconda della natura e dei contenuti del corso (test scritto, prova pratica, colloquio ecc.). Il superamento della prova, unitamente alla verifica da parte del tutor, di una presenza in aula pari ad almeno i1 75% del totale delle ore di formazione erogate, costituiscono i presupposti inderogabili per il rilascio dell'attestato finale di partecipazione.

AI termine dell'iniziativa formativa viene effettuato un monitoraggio della soddisfazione dei partecipanti mediante questionari di gradimento. I dati forniti dai partecipanti mediante i questionari sono analizzati, con l'ausilio di opportune tecniche statistiche, dalla DPD e raccolti dal tutor in una relazione sintetica.

Attività di monitoraggio e verifica (ISO 9001 - Par. 7.6)

In relazione al momento in cui vengono effettuati e alla tipologia di iniziativa formativa è possibile distinguere: t • controlli antecedenti all'erogazione: t

- verifica della disponibilità e della funzionalità delle attrezzature didattiche e di tutti i materiali di I corredo [per tutte le iniziative formative l f verifica del possesso da parte dei partecipanti delle competenze richieste come prerequisito per l'ottimale fruizione del servizio [per le attività di tipo al l

I t

verifica delle motivazioni e delle aspettative dei partecipanti alle attività formative mediante distribuzione di un questionario sulle aspettative formative [per le attività di tipo al

I • controlli in itinere

- verifica delle effettive presenze in aula [per tutte le attività formative l - verifica intermedia, nel caso di corsi di lunga durata, dell'apprendimento dei partecipanti (test scritto,

prova pratica, colloquio ecc.) [per le attività di tipo al - verifica intermedia, nel caso di corsi di lunga durata, del livello di soddisfazione dei partecipanti [per le

attività di tipo a l

• controlli conclusivi:

verifica dell'apprendimento dei partecipanti (test scritto, prova pratica, colloquio, ecc.) [per le attività di tipo a] verifica del livello di soddisfazione dei partecipanti [per le attività di tipo a] verifica del livello di soddisfazione del docente [per le attività di tipo al verifica dell'impatto delle attività formative (ove richiesto)

Per le attività formative di tipo a) il tutor redige una relazione finale (cfr paragrafo 5.1.3. "Fase di conclusione") e per alcune attività di tipo a) che la DPD ritiene particolarmente significative, si procede anche ad una valutazione a distanza dell'impatto generato dall'iniziativa formativa sull'attività lavorativa (questionario di impatto). Per le attività formative di tipo c), al termine del percorso, il dirigente redige una breve relazione sulle


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lì POG DGO DPD 008l I Rev. 6 Data: 08/11/2010 A PROCEDURA GESTIONALE

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attività effettivamente svolte e le competenze acquisite dal dipendente che ha usufruito della fonnazione per

1 affiancamento/addestramento (cfr paragrafo 5.1.2). .~

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5.5 TIROCINI FORMATIVI 1

I tirocini fonnativi e di orientamento sono finalizzati a realizzare momenti di alternanza tra studio e lavoro e adI ! agevolare le scelte professionali mediante la conoscenza diretta del mondo del lavoro.

J La Divisione polo didattico organizza tirocini fonnativi per gli Enti che ne facciano richiesta, curandone essenzialmente gli aspetti amministrativo-gestionali.

1 l

5.5.1 Istruttoria amministrativa

I. Verifica con la Divisione risorse umane della possibilità di accogliere la domanda in relazione al limite di cui all'art. 5, comma 4 del regolamento (max. 10% dei dipendenti a tempo indetenninato)

2. Verifica del rispetto del limite massimo di durata di cui all' art. 4 del regolamento (12 mesi)

3. Stipula convenzione

- ricezione della proposta informale di stipula della convenzione

- invio tramite posta elettronica dello schema di convenzione12 adottato dall' Agenzia e richiesta di formalizzazione della proposta da inviare all' Agenzia con 3 originali della convenzione sottoscritti dall'ente promotore

- la Divisione affari istituzionali, generali e legali riceve la proposta ed esprime parere preventivo per la stipula della convenzione

a. parere negativo (come nel caso di convenzioni presentati su schemi diversi o difformi da quello dell' Agenzia): - la Divisione affari istituzionali generali e legali comunica il parere e la motivazione alla Divisione polo didattico - la Divisione polo didattico cura la restituzione degli originali non sottoscritti dall' Agenzia all'ente proponente

b. parere positivo: -la Divisione affari istituzionali generali e legali trasmette la convenzione per la firma al Direttore Tecnico o al Direttore Amministrativo, a seconda dell'oggetto del tirocinio (in virtù della delega da parte del Direttore generale). - la Divisione affari istituzionali generali e legali riceve gli originali sottoscritti, ne trattiene uno per il repertorio delle convenzioni dell' Agenzia e trasmette gli atti alla Divisione polo didattico - la Divisione polo didattico invia l'originale sottoscritto al soggetto proponente e trattiene l'altro per l'inserimento nel fascicolo relativo alla convenzione.

4. Definizione progetto formativo (a)

- contatto con l'aspirante tirocinante

- verifica dell'esistenza di una convenzione tra l'Agenzia e il soggetto promotore e della sua validità

- verifica della possibilità di accogliere la domanda in relazione al limite di cui all'art. 5, comma 4 del regolamento

- indicazione all'aspirante tirocinante dei referenti di Arpalazio in relazione all'ambito di studio e consegna: I) del modulo per la definizione delle modalità di svolgimento del tirocinio13 da compilare con lo stesso referente e II) dello

12 MDL DGO 013 - Schema di convenzione tirocinio

13 MDL DGO 016 Modalità di svolgimento della frequenza volontaria/tirocinio


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A Rev. 6 Data: 08/1112010PROCEDURA GESTIONALE ARPALAZIO_ .... ..... .. _",._ .._ ............ ,.,....~M _ ~ ~ Pag 16/24

I schema di progetto formativo l4 da consegnare all'ente promotore per la compilazione e sottoscrizione da parte del legale rappresentante e del candidato al tirocinio

- ricezione del modulo compilato e sottoscritto dal dirigente responsabile della struttura presso la quale si chiede lo Isvolgimento del tirocinio

- verifica dei dati contenuti nel modulo: struttura ospitante, divisione e unità organizzativa, tutor, orario e periodo di svolgimento

- verifica del rispetto del limite massimo di durata di cui all'art. 4 del regolamento (12 mesi)

- ricezione del progetto formativo in triplice originale

- verifica della congruità del progetto formativo rispetto al modulo suddetto

- verifica del rispetto dell'intervallo di almeno 30 giorni tra la presentazione del progetto e la data di inizio del tirocinio

- trasmissione degli originali del progetto formativo al Direttore tecnico o al Direttore amministrativo, o al dirigente delegato, per l'autorizzazione

5. Definizione progetto fonnativo (b)

Nel caso di presentazione dei progetti formativi su iniziativa diretta dei soggetti promotori convenzionati con l'Agenzia, il punto 4 della procedura si articola nel seguente modo:

- ricezione del progetto formativo in triplice originale sottoscritto dall'ente promotore e dallo studente

- verifica con la Divisione risorse umane della possibilità di accogliere la domanda in relazione al limite di cui all'art. 5, comma 4 del regolamento

- verifica del rispetto del limite massimo di durata di cui all' art. 4 del regolamento (12 mesi)

- trasmissione di copia del progetto formativo al dirigente della struttura ospitante e al tutor indicati dall'ente promotore sul progetto, con richiesta di esprimere formale parere sulla possibilità di accogliere la proposta:

a. parere negativo : la Divisione polo didattico cura la restituzione degli originali non sottoscritti dall' Agenzia all'ente proponente

b. parere positivo: trasmissione degli originali del progetto formativo al Direttore tecnico o al Direttore amministrativo, o al dirigente delegato, per l'autorizzazione

6. Comunicazione ammissione

- nota al direttore di sezione, al dirigente della Divisione/Servizio presso cui sarà svolto il tirocinio e al tutor con la comunicazione dell'ammissione e del periodo di svolgimento del tirocinio e trasmissione dei documenti ad uso del I tutor: foglio per la registrazione delle presenzel5

, modello di relazione conclusival6

- inoltro per conoscenza della nota di cui sopra al dirigente della Divisione risorse umane e al dirigente del10 Staff Servizio prevenzione e protezione

- nota al tirocinante per la comunicazione dell'ammissione, del periodo di svolgimento, degli obblighi, restituzione di un originale sottoscritto del progetto formativo e trasmissione del modulo per]a richiesta dell'attestato finale l

?

- restituzione di un originale sottoscritto del progetto formativo all'ente promotore

5.5.2 Svolgimento dei tirocini

1. Ricezione comunicazioni da parte del tutor:

- su eventuali interruzioni del tirocinio

14 MDL 000 O14 Schema di progetto formativo tirocinio

15 MDL 000 DPD 017 - Foglio delle presenze per tirocini e frequenze volontarie 16 MDL 000 DPD 018 - Relazione conclusiva tirocini/frequenze volontarie 17 MDL 000 DPD 019 - Richiesta attestato fmale tirocinio/frequenza volontaria

l Documento di proprietà di ARPA Lazio Riproduzione vietata

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POG DGO DPD 008 Rev. 6 Data: 08/1112010

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- su mancato rispetto dei doveri da parte del tirocinante

2. Ricezione al temine del tirocinio dei fogli firma sottoscritti dal tutor

3. Ricezione copia della relazione del tutore contenente:

- indicazione del lavoro svolto - valutazione sullo svolgimento del progetto - raggiungimento degli obiettivi

4. Ricezione della richiesta di rilascio di attestato formulata dal tirocinante, al temine del tirocinio e sul modello ricevuto in allegato alla lettera di comunicazione dell' ammissione

5. Verifica della frequenza (almeno 2/3 dell'impegno previsto nella convenzione)

6. Sottoscrizione e rilascio dell'attestato da parte del dirigente della Divisione polo didattico

7. Invio dell'attestato di tirocinio

5.6 FREQUENZE VOLONTARIE

Attraverso le frequenze volontarie si intende agevolare la conoscenza diretta del mondo del lavoro a conclusione del percorso di studi.

La Divisione polo didattico organizza frequenze volontarie per i singoli che ne facciano richiesta18, curandone

essenzialmente gli aspetti amministrativo-gestionali.

5.6.1 Istruttoria amministrativa e svolgimento

l. Verifica della completezza e conformità della domanda e del curriculum.

2. Verifica periodica con la Divisione Risorse Umane della possibilità di accoglimento in relazione al limite di cui all'art. IO, comma 4 del regolamento (5% dei dipendenti a tempo indeterminato).

3. Definizione della modalità di svolgimento della frequenza con le strutture interessatel9 (contatti con i direttori e i dirigenti per stabilire orari, giorni, tutore)

4. Trasmissione copia della domanda, del curriculum del candidato e delle modalità di svolgimento al Direttore tecnico o al Direttore amministrativo (o al dirigente delegato) a seconda dell'oggetto della tipologia delle frequenze accompagnate da una proposta. Elementi della proposta al Direttore (o al dirigente delegato):

- Richiesta di valutare i curricula, in caso di più domande che eccedano la percentuale consentita

- Richiesta di disporre l'ammissione

- Proposta per l'individuazione della struttura o strutture presso cui si svolgerà la frequenza, sulla base dei seguenti criteri: idoneità organizzativa e didattica e minor presenza di altri tirocinanti

- Proposta circa gli orari e le condizioni di svolgimento

- Proposta per l'individuazione del tutore sulla base della designazione del responsabile della struttura che deve ospitare il candidato

5. Acquisizione dell'autorizzazione del Direttore tecnico o del Direttore amministrativo (o del dirigente delegato).

6. Comunicazione di avvenuta ammissione al direttore di Sezione, al responsabile dell'unità amministrativa della Sezione, al dirigente del Servizio/Divisione presso cui sarà svolta la frequenza e al tutore individuato

18 MDL 000 DPD 015 - Richiesta di frequenza volontaria 19 MDL DGO DPD 016 - Svolgimento della frequenza volontaria/tirocinio

I Documento di proprietà di ARPA Lazio Riproduzione vietata

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7. Inoltro, per conoscenza, della nota di cui sopra al dirigente della Divisione risorse umane e al dirigente dello Staff Servizio prevenzione e protezione.

8. Comunicazione di ammissione al candidat020

Verifica dell'avvenuta copertura assicurativa prima dell'inizio della frequenza. Richiesta al candidato di

- certificato medico di idoneità fisica

- copia della polizza di assicurazione contro rischi da infortunio e malattie professionali e per la responsabilità civile verso terzi, che copra tutta la durata della frequenza21

9. Svolgimento della frequenza

- ricezione comunicazioni da parte del tutore su ogni eventuale circostanza che impedisca la prosecuzione della frequenza

- ricezione relazione finale del tutore sul lavoro svolto22

- ricezione della richiesta di rilascio di attestato da parte del frequentatore, sottoscrizione e rilascio dell'attestato

5.7 APPROVVIGIONAMENTO E GESTIONE DELLE RISORSE

Le risorse umane a disposizione della DPD sono stabilite nella dotazione organica dell' Agenzia. A loro sono assicurate formazione/aggiornamento/addestramento secondo le modalità previste per il personale dipendente dell' Agenzia e descritte nella presente procedura

Infrastrutture

Per lo svolgimento delle proprie attività la DPD si avvale di infrastrutture dedicate, rispondenti ai requisiti di legge previsti per gli spazi destinati ad uso pubblico. (ISO 9001 - Par. 6.3 - 6.4).

Per l'erogazione delle iniziative formative rivolte sia al personale interno sia ad utenti esterni, la DPD si avvale dell'aula della formazione sita al quinto piano di Via Boncompagni, 101 a Roma. Nei casi in cui tale localizzazione risulti particolarmente favorevole allo svolgimento dell'attività formativa, la DPD può avvalersi anche dell'emeroteca della Biblioteca ambientale "P. Colli" sita presso l'ex complesso monastico di S. Lucia, in Via delle Fontanelle a Rieti.

Qualora sia previsto che al1'iniziativa formativa partecipino un numero elevato di persone oppure nel caso in cui l'iniziativa abbia un forte impatto verso soggetti esterni, la DPD può avvalersi del1' Aula magna adiacente alla Sezione provinciale dell' Agenzia, sita a Roma in Via Saredo, 52.

La DPD cura la programmazione degli eventi, formativi e non, che prevedono l'utilizzo della struttura (anche a titolo oneroso) valutandone la compatibilità con le fmalità istituzionali dell'Agenzia e con il calendario delle iniziative di formazione programmate.

Al fine di assicurare la piena funzionalità della gestione dell' Aula magna, la DPD si coordina:

mediante invio di mail con il referente per la gestione dell' Aula magna, individuato dal dirigente dell'Unità amministrativa della Sezione provinciale di Roma, con il responsabile della struttura, per quanto attiene l'apertura e chiusura dei locali, l'accertamento dell'accessibilità e delle buone condizioni di funzionalità dell'aula, ivi compresa la richiesta alla ditta incaricata di effettuare la preventiva pulizia dei locali e la gestione degli interventi di manutenzione della macchina fotocopiatrice previa segnalazione da parte degli operatori della DPD

20 con allegata richiesta attestato finale (MDL DGO DPD 019 Richiesta attestato finale tirocinio/frequenza volontaria) 21 art. Il del Regolamento per lo svolgimento di tirocini formativi e di orientamento sulla frequenza volontaria presso strutture di ARPA Lazio 22 MDL 000 DPD 018 - Relazione conclusiva tirocini/frequenza volontaria

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A PROCEDURA GESTIONALE

POG DGO DPD 008

Rev. 6 Data: 08111/2010

ARPALAZIO Pag 19/24

I

mediante invio di mai] con il personale preposto dell'Unità patrimonio beni e servizi tecnico-manutentivi della Divisione patrimonio, beni e servizi per quanto attiene alla manutenzione e gestione degli impianti (elettrico, acustico, di riscaldamento/condizionamento) e delle attrezzature presenti nell' Aula e nella sala regia e alla relativa attivazione in occasione dello svolgimento di iniziative formative e non

mediante invio di mail con lo Staff Sviluppo organizzativo dei sistemi informativi per quanto attiene alla manutenzione e gestione delle attrezzature informatiche.

L'Aula magna è concessa in locazione a terzi su richiesta e secondo le tariffe indicate nella scheda costi 23

compatibilmente con i] normale svolgimento delle attività istituzionali dell'Agenzia e, in particolare, della DPD.

La DPD cura l'istruttoria relativa alle richieste di locazione e riceve le relative istanze almeno trenta giorni prima della data di utilizzo dei locali.

Al ricevimento dell'istanza la DPD verifica che le richieste di locazione, redatte su apposito modul024 siano rivolte allo svolgimento di incontri di carattere scientifico culturale, corsi di formazione, convegni o altre attività purché consone ad una sede istituzionale e prive di connotazioni politiche o religiose, quindi procede a:

verificare la disponibilità dei locali nei giorni richiesti verificare la disponibilità del personale tecnico, se richiesto, presso lo Staff sviluppo organizzativo dei sistemi informativi inoltrare al richiedente formale comunicazione di accoglimento o di rifiuto della richiesta.

In caso di favorevole accoglimento della richiesta, la DPD attiva le necessarie azioni per garantire un efficiente funzionamento della struttura, della strumentazione e degli impianti dati in locazione, coinvolgendo direttamente, come già descritto, il referente per la gestione dell'Aula magna (che garantirà anche il corretto utilizzo dei locali) e il personale preposto dell'Unità patrimonio e servizi tecnico-manutentivi della Divisione patrimonio, beni e servizi.

Qualora sia richiesta la presenza del tecnico informatico, la DPD inoltra richiesta, a mezzo posta elettronica, allo Staff sviluppo organizzativo dei sistemi informativi, affinché sia resa disponibile tale professionalità.

A partire dal quindicesimo giorno precedente l'evento, la DPD fornisce in forma scritta le indicazioni necessarie alla Divisione bilancio, contabilità e sistema informativo, ai fini dell'emissione di regolare fattura che deve essere liquidata, da parte del richiedente, entro 30 giorni dal ricevimento della stessa.

Tutte le attrezzature a disposizione della DPD sono controllate prima del loro utilizzo con anticipo tale da consentirne l'eventuale riparazione o manutenzione (ISO 9001 - Par. 6.3).

Risorse umane

I docenti sono individuati tra gli esperti nelle materie di insegnamento per ciascuna iniziativa formativa, secondo quanto previsto da eventuali disposizioni normative e in quanto appartenenti alle categorie di seguito indicate (ISO 9001 - Par. 7.4.1 e 7.4.3):

Categoria A:

1. docenti universitari di ruolo di prima e seconda fascia 2. magistrati ordinari, amministrativi e contabili 3. dirigenti generali dello Stato o dirigenti pubblici di struttura complessa 4. dirigenti d'azienda, professionisti, esperti di chiara fama con esperienza professionale almeno decennale

Categoria B:

1. ricercatori universitari

23 MDL DGO DPD 021 - Tariffario per la locazione dell'aula magna 24 MDL DGO DPD 020 - Richiesta locazione aula magna


POG DGO DPD 008

A Rev. 6 Data: 08/1 1/2010PROCEDURA GESTIONALE ARPALAZIO ....._ .. ~..."._"'!l........,._ ..__,,~<>'" "'_ Pag 20/24

2. dirigenti di prima fascia o di struttura semplice 3. dirigenti d'azienda, professionisti ed esperti di comprovata professionalità con esperienza professionale

almeno quinquennale

Categoria C

1. dottori di ricerca 2. funzionari di go e 9° qualifica 3. professionisti ed esperti con esperienza almeno triennale

Le qualifiche dei docenti sono indicate nei loro curricula che vengono acquisiti informaticamente e preliminarmente al10 svolgimento del1e iniziative formative dal personale della DPD e inseriti neIJ'albo dei docenti presente nella cartella di scambio della DPD.

I requisiti comuni a tutti i docenti sono:

• assenza di condanne penali passate in giudicato • assenza di conflitti di interesse


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A I PROCEDURA GESTIONALE

ARPALAZIO

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6 MODULISTICA

MDL DGO DPD 001

MDL DGO DPD 002

MDL DGO DPD 003

MDL DGO DPD 004

MDL DGO DPD 005

MDL DGO DPD 006 1

I MDL 000 DPD 007

MDL DGO DPD 008

MDL 000 DPD 009

I MDL DGO DPD 010

MDL 000 DPD OlI

MDL DGO DPD 012

MDL 000 DPD 013

MDL DGO DPDOl4

MDL 000 DPD 015

MDLDGODPDOl6

MDL DGO DPD 017

MDL DGO DPD 018

MDL DGO DPD 019

MDL DGO DPD 020

MDL DGO DPD 021

Scheda per la rilevazione dei fabbisogni formativi triennali delle strutture della direzione centrale

Scheda per la rilevazione dei fabbisogni formativi triennali delle sezioni provinciali

Scheda per la rilevazione di fabbisogni formativi non previsti dal piano della formazione

Progetto formativo

Formazione per affiancamento/addestramento

Relazione del Tutor

Richiesta di partecipazione ad attività formative esterne

Richiesta di esecuzione mandato di pagamento

Relazione finale per attività formative esterne

Questionario di gradimento per attività formative esterne

Comunicazione della partecipazione a convegni, congressi ed iniziative assimilabili

Comunicazione della partecipazione ad attività formative ex art. 21

Schema di convenzione tirocinio

Schema di progetto formativo tirocinio

Richiesta di frequenza volontaria

Modalità di svolgimento della frequenza volontaria/tirocinio

Foglio delle presenze per tirocini e frequenze volontarie

Relazione conclusiva tirocini/frequenze volontarie

Richiesta attestato finale tirocinio/frequenza volontaria

Richiesta locazione aula magna

Tariffario per la locazione del1'aula magna

POG DGO DPD 008 Rev. 6 Data: 08/1 1/20 I O

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I

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I


A PROCEDURA GESTIONALE ARPALAZIO ""...."AOU-"'....... " ....,....""- ...M ......................,

POG DGO DPD 008

Rev. 6 Data: 08/11/2010

Pag 22124

I

DIAGRAMMA DEI FLUSSI E DELLE RELAZIONI

~ Struttura

ATTIVITA' ARPA Lazio DPD DTIDA

............. >!ili~4~S(Formazione del personale interno

. ··ii <'

Fabbisogni Input

l ~ l

4Partecipazione ai tavoli tecnici I I

I.. Programmazione r I

Elaborazione del Piano di L _Jfonnazione (PDF)

I IRichiesta di integrazione al piano di fonnazione

Integrazione al Piano di L................ ~ CJfonnazione

DG Output

i

Obiettivi MDL DGO DPD 001

J MDL DGO DPD 002

I

PDF

MDL DGO DPD 003

PDF integrato

I

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I i I• , l


A I

r~i AITIVITA' i

Partecipazione ad iniziative di formazione e aggiornamento su richiesta

Richiesta (da dirigente di struttura)

IRichiesta approvata dal direttore di Sezione

Verifica di coerenza con il PDF i e disponibilità economiche !

Approvazione

Approvazione

Ricezione dai partecipanti di: l. questionario di gradimento 2. materiale didattico

Ricezione dal dirigente richiedente della relazione

. conclusiva i

Archiviazione

POG DGO DPD 008


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Struttura i DPD DTIDAARPA Lazio i DG Output

I I,~'Z\;è,,;;;, ,

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0 se su. centrale MDL DGO DPD 007

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Approvazione1 l

'I I MDL DGO DPD 007 MDL DGO DPD 011

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· · se a pagamento · D MDL DGO DPD 008

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A ARPALAZIO",.,,,,,,....,-.",,,,,,,, ...',.."""""'. ~..... ..,.., ....., ,.""



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~'ATTMTA' Esterno DPD DTIDA DG Output

, ........... 'H,«Frequenze volontarie e tirocini i:, 'E Ricezione domanda e curriculum C? MDL DGO DPD 013 (dal candidato) o proposta MDL DGO DPD 015 convenzione

Verifica domanda e disponibilità I .I I posti (con DRU) I I I Autorizzazione o stipula ... Approvazione

l_~convenzione (vedi POG DGO DAG convenzione 002) MDL DGO DPD 013 .. MDL 000 DPD 014 Definizione progetto formativo e l I Nomina tutor

i modalità svolgimento --' ! MDL 000 DPD 016

Autorizzazione l i J I Nota al candidato e

l I nota al resp del Comunicazione di ammissione + ServiziolDivisione

~

ospitante e p.c. DRU e SPP

Copertum assicumtiva e certificato

LrJidoneità fisica

Ricezione documentazione ty-J Svolgimento tirocinio/frequenza l I

~' volontaria

Preparazione documentazione fine J ~ MDLDGODPDOl8

tirocinio/frequenza volontaria ~L MDL DGO DPD 019- (su richiesta)

l_ l Invio attestato

Chiusura procedimento e ~Zarchiviazione


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