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Management 2017

«Organizzazione e metodo per i manager didattici per la qualità»

Milano Bicocca 17 - 18 maggio

https://www.youtube.com/watch?v=MZ_MXudZUms&feature=youtu.be

FORMAZIONE 2017

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«Organizzazione e metodo per i manager didattici per la qualità»

17 marzo 2017 Mattina

• Conoscenza reciproca• Il ruolo, la Vision, gli strumenti per gli MDQ• Process Design – introduzione• Esercitazione di process design (a coppie)

17 maggio 2017 Pomeriggio

• Elaborazione plenaria esercitazione di process design (Top Map)• Esercitazione (a gruppi): impostazione del progetto di cambiamento • Raccolta e sistematizzazione del progetto di cambiamento (WBS base)• Sintesi della giornata

18 maggio 2017 Mattina

• L’MDQ come leader• Stress e resilienza• Meditazione e consapevolezza• Il leader come attore del risultato

Prof. Alfredo Biffi(Università degli Studi dell’Insubria)

MANAGER DIDATTICO PER LA QUALITA’:

ruolo, Vision, strumenti.

Corso Management 2017 - «Organizzazione e

metodo per i manager didattici per la qualità»Salerno 22 marzo

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Organizzazione e metodo: il significato

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Organizzazione: raggruppamento di persone finalizzate ad ottenere in modo congiunto un risultato altrimenti non raggiungibile individualmente

Organizzare: costituire in forma sistematica un complesso di organi o di elementi, coordinandoli fra loro in rapporto di mutua dipendenza in vista di un fine determinato

Metodo: strumento da utilizzare composto da modalità e attrezzi per ottenere il risultato ( approcci logici, tempistiche, cassette attrezzi, …)

QUALE L’ORGANIZZAZIONE DEGLI MDQ E

QUALE IL METODO/I PER AGIRE NELLA PROPRIA ORGANIZZAZIONE

VisioneRuolo

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MDQ: chi è e chi sarà?

1 (Da soli) Quali sono gli aggettivi che descrivono il vostro ruolo adesso?

2(Con il vicino) Quali sono le tecnologie che modificheranno la didattica nei prossimi 5 anni?

4 (con la coppia vicina) Quale sarà il vostro ruolo (MDQ) fra 5 anni?

Cambiate di posto: non dovete avere vicino colleghi della vostra Università

Sfera interpersonale

1) figura rappresentativa, formale, ufficiale all’interno e all’esterno,

2) leader che guida, addestra e stimola i collaboratori,

3) collegamento e rapporti con colleghi di altre unità o altre aziende.

Sfera informativa

4) sorvegliante, che controlla attentamente quello che succede,

5) disseminatore che trasmette le informazioni essenziali ai dipendenti,

6) portavoce della sua unità.

Sfera decisionale

7) imprenditore, che cerca di migliorare la propria unità,

8) gestore dei fattori di disturbo, che reagisce a eventi imprevisti,

9) allocatore di risorse, in particolare umane, alle attività/progetti,

10) negoziatore con il personale, i clienti, il sindacato etc.

H. Mintzberg

Il ruolo manageriale e le sue componenti: un modello di riferimento

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INFORMAZIONE PERSONE

AZIONEProgettazioneInnovazione

(Anche MDQ)

Il modello: dalla Vision agli strumenti

La definizione della MDQ Vision passa attraverso la ricerca di risposte a domande quali (in ordine sparso):

a) Cosa sta succedendo di importante nell’ambiente che provocherà profondo cambiamento nelle finalità, nei modi, nei tempi della diffusione/trasferimento della conoscenza (insegnamento e didattica) ?

b) Cosa ci chiedono i nostri clienti e come possiamo migliorare il nostro servizio?c) Cosa stanno facendo «gli altri» che potremmo fare anche noi ... e meglio? d) Quali strumenti stanno arrivando che potrebbero aiutarci nello svolgimento delle attività MDQ? e) Quali elementi fondamentali per il coordinamento dei processi MDQ con altri processi della

Istituzione (es. ricerca, …)?f) ................

Il Bisogno d’innovazione (rilevato, percepito, suggerito/imposto)

Definizione del progetto (progettazione&organizzazione)

Realizzazione del contenuto del progetto

VISIONLe condizioni di contesto

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https://www.youtube.com/watch?v=hT9GpCJj6nw

«... una universitas circolare di relazioni e snodi

con lo studente al centro ...»

VISION

Una Vision è una immagine, anzitutto mentale, di un obiettivo a cui si vorrebbe tendere sotto la spinta di finalità e motivazioni personali e/o di gruppo. Questa immagine descrive l’obiettivo e il senso di «benessere» percepito dal «visionario» attraverso i caratteri che lo rappresentano.

La Vision deve essere descritta formalmente se e quando deve diventare conoscenza condivisa di chi opererà per realizzare l’obiettivo. (Biffi, 2015)

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MDQ come ATTORI

1. PERCETTORI DEI SEGNALI DI CAMBIAMENTO

2. (PROPOSITORI DI IDEE ED AZIONI DI CAMBIAMENTO)

3. COMPONENTE NELLA RETE DI Stakeholder ATTORNO ALLO STUDENTE

4. ESECUTORI DELLE AZIONI DI QUALITA’ VERSO LO STUDENTE

5. ESECUTORI DELLE AZIONI DI QUALITA’ VERSO STAKEHOLDER ISTITUZIONALI

Normalità nel processo e del ruolo

1. PERCETTORI DEI SEGNALI DI CAMBIAMENTO

2. PROPOSITORI DI IDEE ED AZIONI DI CAMBIAMENTO

3. CO-PROGETTISTI E REALIZZATORI DEL CAMBIAMENTO IN LOGICA DI MIGLIORAMENTO CONTINUO

1. COORDINATORI DELLA RETE DI Stakeholder ATTORNO ALLO STUDENTE

2. COORDINATORI DELLE AZIONI DI QUALITA’ VERSO LO STUDENTE

3. COORDINATORI DELLE AZIONI DI QUALITA’ VERSO STAKEHOLDER ISTITUZIONALI

Progetto continuo

Processo di qualità

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LE CONDIZIONI DI CONTESTO (in partenza)

I decisori sono confidenti con la Vision? (Organi decisionali di Ateneo, PTA Managers, ...)? Quali le aree della sponsorship?

Quali sono le competenze degli attuali profili MDQ type? (adatte a ...)

E’ possibile «chiedere di più»? (spazio realistico nel carico di lavoro e nelle responsabilità in essere)

Esistono «spinte» alla innovazione che aiutano a proporre ...? (es. Altri progetti di innovazione in corso in altri ambiti)

Abbiamo capito bene cosa hanno fatto altri? Cosa è replicabile? (strategia follower, individuale o di gruppo)

...

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REALIZZAZIONE

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OLTRE AL METODO .... LE CARATTERISTICHE PERSONALI PER FARCELA!

Qualità, qualità, qualità,

qualita’, quali..Cercare di

aumentare le competenze

Assertivi

PROGETTAZIONE

A. OBIETTIVI OPERATIVI DA REALIZZARE E IL LORO COLLEGAMENTO CON GLI ELEMENTI DELLA VISION

B. MODALITA’ DI DEFINIZIONE DEI CONTENUTI DEGLI ELEMENTI DELLA VISION

C. IL QUADRO DEGLI STAKEHOLDER E LE LOGICHE DI LORO GESTIONE

D. IL PIANO DI LAVORO DEL PROGETTO

E. LE ATTIVITA’ FORMATIVE DI ACCOMPAGNAMENTO

F. I PASSI PER IMPOSTARE IL CAMBIAMENTO DELL’ORGANIZZAZIONE DURANTE LA REALIZZAZIONE DEL PROGETTO

G. IL SISTEMA DI VALUTAZIONE DEL PROGETTO

H. GLI ELEMENTI DI MOTIVAZIONE (GENERAZIONE E MANTENIMENTO)

I. .......

Top, directors mgmgt

Process design, quality design

Relationship mgmt

Project management

Change design & mgmt

Project & quality control/ evaluation

People mgmt

Education & training mgmt

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Elementi della cassetta degli attrezzi: process design

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Funzione

A

Persona Persona

Unità

B.1

Unità

B.2

Funzione

B

Funzione

C

Direzione

GeneraleStrategiche

Programmazione e

controllo

Operatività

* Si opera prevalentemente all’interno

* Coordinamento tramite gerarchia

* Meccanismi di azione per procedure e norme

* Fedeltà all’azienda

* Tempificazione della carriera economica e gerarchica

dalla

organizzazione per FUNZIONI …

Configurazione a gruppi di lavoro interni Configurazione a rete

Funzione

A

Persona Persona

Unità

B.1

Unità

B.2

Funzione

B

Funzione

C

Direzione

Generale

Configurazione tradizionale

Input Output

= Processo

… alla

organizzazione

per PROCESSI

L’IMPORTANZA DEL

PROCESSO

COME ELEMENTO GUIDA

PER UNA

MIGLIORE

ORGANIZZAZIONE

Attenzione:Il progetto come

spauracchio o come opportunità?

“insieme di attività, svolte in sequenza e/o in

parallelo, che partendo da un dato input

permettono di raggiungere un determinato output

(Biffi-Pecchiari, 1998), in un tempo predeterminato,

utilizzando metodiche lavorative predefinite e

standardizzate per consentire la ripetitività

dell’output”

PROCESSO

FISICO/LOGICO

INDUSTRIALE

AMMINISTRATIVO

DI BUSINESS

INTRA/INTER-ORGANIZZATIVO

OPERATIVO/DIREZIONALE

VERTICALE/ORIZZONTALE

“…………..”

Il concetto di processo

PROCESSO

PROCEDURA(E) ORGANIZZATIVA

PROCEDURA(E) INFORMATICA

Norma e regola

Tecnologia ICT

PROCEDIMENTO: «una pluralità di atti tra loro autonomi, scanditi nel

tempo e destinati allo stesso fine, cioè alla emanazione di un

provvedimento finale» (Penzo Doria, 19 maggio 2014).

Il processo rappresenta la logica di funzionamento del procedimento, il

quale può essere composto da un univoco processo o da più processi.

Processo come «normazione organizzativa e tecnologica»

- RENDERE UN PROCESSO EFFICACE (Qualità del processo)o Il corretto output

o La soddisfazione del cliente

o Il valore atteso dagli stakeholder

- RENDERE UN PROCESSO EFFICIENTE (“Produttività del processo”)o La minimizzazione del costo e del tempo

o La minimizzazione nell’impiego delle persone

o L’impiego della documentazione essenziale

o La capacità di assorbire le varianze minimizzando gli sforzi

o più semplicemente “FARLO VIVERE”!

Chiedersi anzitutto quali sono le caratteristiche del processo che vogliamo! Provare a immaginarlo e poi:

Chiedersi quale è l’output? Chiedersi quale l’input?

Chiedersi se hanno senso le ridondanze?

Chiedersi come permettere l’utilizzo della medesima cosa a più processi/procedimenti?

Il fine del process design

I modelli base:

Flow chart e swim lane (diagramma di analisi operativa)

Elementi simbolici base come framework concettuale

Come si rappresenta il processo?

BANCO

INFORMAZIONI

SISTEMA

INFORMATIVOCASSE SUPERVISORE

MARKETING,

CUSTOMER

SERVICES

Ricerca del

disco

Gestione

informazioni

prodotto e

servizio

Dbase

Dischi

Non trovato,

delucidazioni

Pagamento

Dbase

clienti

PROCESSO DI MARKETING E DI ACQUISTO

Acquisto

Fidelity

Informazioni

positive

Predisposizione

offerte

Customer

retention

Gestione

eccezioni

sabato 21 novembre 1998

CMUSIC

a cura di A. Biffi

CLIENTE

Flow Chart e swim lane

Elaborazione (attività operativa)

Documento cartaceo

Decisione

Archivio cartaceo

Archivio elettronico

Flusso di materiale fisico

Flusso elettronico di informaz.

Documento elettronico

Simboli del flow chart (i più usati)

Esercitazione: Top Map dei processi MDQ

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I processi chiave per la didattica del futuro!

Accreditamento

Didattica innovativaInternazionalizzazione

Vari altri …

PlacementImmatricolazione Laurea

Orientamento Tutorato

Gestione integrata del servizio al cliente

Gestione carriera studenti

Delibere organi su Carriera Studenti

Gestione amministrativa del servizio al cliente

Definizione target (laureato)

Progettazione CDSDefinizione dei profili professionali

Sviluppo&Innovazione Didattica

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Esercitazione: WBS del Pj Teaching in the future