KARTHA

Le soluzioni per la gestione documentale

Kartha S.r.l. – Via Carlo Marx, 131/2, 41012Carpi (MO) – tel 059.9770.550 – fax 059.4909.080 - www.kartha.it

Le soluzioni per la gestione documentale

Novembre 2010

La Società

� Kartha è una società di sviluppo e distribuzione di soluzionisoftware ad alto valore aggiunto, specializzata nellagestione dell’informazione aziendale

� Kartha fa parte di SMC Holding, realtà presente sulmercato da oltre trent’anni, che le conferisce solidità,

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mercato da oltre trent’anni, che le conferisce solidità,continuità ed esperienza

� La missione di Kartha è offrire a clienti e partner soluzioniinnovative e opportunità di sviluppo, attraverso un modellobasato sull’innovazione, la crescita e l’etica del business

LE COMPETENZE di KARTHA

�Progetto e sviluppo di sistemi software per la gestionedocumentale

�Progetto e sviluppo di sistemi software per la conservazionesostitutiva

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sostitutiva

�Consulenza organizzativa per i progetti di DMS

�Consulenza normativa, fiscale ed organizzativa per laconservazione sostitutiva

�Studio e sviluppo di tecnologie documentali innovative

LE SOLUZIONI ed i PRODOTTI

� KarthaDocSoluzione per gestire, archiviare e consultare tutto ilflusso documentale aziendale

� Kartha SignDoc

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� Kartha SignDocSoluzione per firmare con firma autografa elettronicai documenti aziendali

� Kartha For InvoiceSoluzione specifica per la gestione delle fatture

KarthaDoc è una suite di prodotti integrati che consente:

� L’acquisizione dei documenti da carta, da file, da spool,da e-mail

� La classificazione, l’indicizzazione e l’archiviazione dei

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� La classificazione, l’indicizzazione e l’archiviazione deidocumenti

� La conservazione sostitutiva a norma di legge deidocumenti fiscali

� La gestione ed ottimizzazione dei flussi informativi

� La consultazione e la distribuzione di contenuti, indici edocumenti

KARTHADOC: OBIETTIVI

� Incremento della produttività grazie alla drastica riduzionedei tempi di ricerca, localizzazione e consultazione deidocumenti

� Riproduzione, smistamento e spedizione dei documenti,collegandoli alle procedure gestionali senza movimentazione

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collegandoli alle procedure gestionali senza movimentazionecartacea

� Riduzione dei documenti cartacei costosi da gestire e daarchiviare, difficili da consultare ed estremamentevulnerabili in caso di emergenza

� Conservazione a norma di legge senza alterazioni nel tempoi documenti fiscali

I moduli funzionali di

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L’acquisizione dei documenti in

Automatica con acquisizione files e spool

da sistemi di produzione ERP

Tramite scansione massiva ed

indicizzazione semiautomatica guidata

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indicizzazione semiautomatica guidata

Tramite scansione massiva ed

indicizzazione automatica con barcode

Prelevando documenti da caselle e-mail,

con indicizzazione semiautomatica

Utilizzando chiamate dirette ai Web

Services KarthaDoc

La classificazione dei documenti in

Definizione di un numero a piacere

di Classi DocumentaliPer ogni Classe, definizione a

piacere degli indici caratteristici

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Definizione dei Utenti, Gruppi e relative

regole di accessibilità ai documenti

Per ogni Classe, definizione degli storage

da utilizzare

Classificazione immediata, differita o

automatica

Collegamenti manuali/automatici tra

documenti

La ricerca e la visualizzazione in

Ricerca trasversale su più Classi Ricerca per indici e contenuti

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Interrogazione via e-mailRicerca su documenti esterni

Visualizzazione tramite chiamata

a programma (portale, ERP)

Visualizzazione documenti in

formato nativo (Office, PDF, TIFF,

DWG, etc …)

Stampa e spedizione documenti in

Stampa singola e multipla

Documenti e Dati

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Invio Massivo programmato dei

Documenti

Esportazione Documenti e Dati

Lo smistamento dei documenti :

� Permette di smistare un documento, con invio di mail di notifica

� Gestione “in-box”, con visualizzazione documento ed indici

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� Gestione “in-box”, con visualizzazione documento ed indici

� Invio ad altro utente o re-invio al mittente, con note

� Traccia degli smistamenti

� Creazione di gruppi di utenti e documenti abilitati allo smistamento

L’accesso ai documenti via mail :

� Invio/ricezione di documenti tramitecasella di posta

� Controllo di sicurezza per utenti,

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� Controllo di sicurezza per utenti,documenti ed azioni

� Tracciamento degli accessi

� Contabilizzazioni per un modello“pay per use”

La spedizione dei documenti via mail :

� Spedizione via mail o fax di uninsieme di documenti selezionati dauna query configurabile

� Processo senza intervento

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� Processo senza interventodell’operatore (KIM service)

� Utilizzo di liste di destinazioni viamail, con ottimizzazione del numerodi mail con accorpamenti perdestinatario.

� Notifica del risultato, anche con unsettings di un indice (ad esempio“Inviato”)

KarthaDoc permette la conservazione sostitutiva e la gestionedocumentale a norma di legge, con funzionalità complete per lagestione della firma digitale e la marca temporale. La conservazionesostitutiva può essere gestita in due modi:

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� In house, tramite un modulo integrato a KarthaDoc (moduloconservazione sostitutiva)

� In ASP, tramite LegalDoc, il sistema di conservazione sostitutivanato dalla collaborazione tra Infocert e Kartha che consentel’outsourcing del processo conservativo

La gestione del Libro Unico del Lavoro :

� I documenti del LUL sonosuddivisi per dipendente,firmati e marcatidigitalmente e collegati al

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digitalmente e collegati almese precedente

� I documenti del LUL sonoarchiviati in KarthaDoc eportati in conservazione

� I documenti del LUL possonoessere consultati, estratti,esibiti e verificati

Per consultare facilmente dal tuo PC: :

� Interfaccia semplice di ricerca documenti presenti in un lotto generato da KarthaDoc

Rende il supporto CD

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� Rende il supporto CD autoconsistente

� Compatibile con supporti Ottici, USB pen drive, supporti U3

� Pensato per la distribuzione dei documenti in Conservazione sostitutiva

Per esportare dati e documenti :

� Interfaccia semplice ed intuitiva per definire il set di dicumenti da esportare

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� Esporta i documenti in formato PDF, con il nome file personalizzabile

� Esporta i documenti collegati

� Esporta i dati dei documenti informato testuale importabile negli strumenti di Office

Per l’indicizzazione massiva dei documenti :

� Permette di indicizzare facilmente i documenti

� Creazioni di templates su cui definire le aree di indicizzazione e

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� Creazioni di templates su cui definire le aree di indicizzazione e le regole di compilazione

� Utilizza opzionalmente un motore OCR per leggere automaticamente i campi sul documento

� E’ possibile utilizzarlo anche in modalità “off-line”, cioè temporaneamente scollegato da KarthaDoc

L’erogazione in modalità SaaS dei servizi di gestione documentale,

conservazione sostitutiva e fatturazione elettronica

� Gestione Documentale KarthaDoc

Accesso alle funzioni KarthaDoc, con inserimento automatizzabile di

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Accesso alle funzioni KarthaDoc, con inserimento automatizzabile di

volumi massivi di documenti attivi (fatture, libri contabili, etc ..)

� Conservazione in Outsourcing

Conservazione sostitutiva dei documenti, con affidamento ad InfoCert

della gestione e responsabilità

� Fatturazione elettronica

Formazione delle fatture elettroniche

Lo strumento per l’integrazione :

� SDK completo e documentato

� Permette di integrare Portali, sistemi ERP ed in genere qualunquesistema informativo che utilizzi le chiamate in modalità Web

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sistema informativo che utilizzi le chiamate in modalità WebServices

� Permette di utilizzare anche parti limitate di KarthaDoc per scopispecifici (ad esempio ricercare e visualizzare un documento)

� KarthaDoc e tutti i suoi moduli sono realizzati utilizzandoesclusivamente i Kartha Web Services

La gestione delle fatture passive :

� Acquisizione fattura da scanner, multifunzione, e-mail e fax

� Acquisizione ed elaborazione automatica dei dati

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� Verifica dati della fattura in caso di incongruenze

� Trasmissione verso i sistemi contabili

� Trasmissione verso KarthaDoc o altri sistemi GED

Dall’esperienza di Kartha for Invoice :

� Lettura ed indicizzazione OCR/ICR di modulistica varia

� Acquisizione documenti da scanner, multifunzione, e-mail e fax

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� Acquisizione ed elaborazione automatica dei dati presenti nel documento

� Verifica dati del modulo in caso di incongruenze

� Trasmissione verso i sistemi informativi a valle

� Trasmissione verso KarthaDoc o altri sistemi GED

La firma elettronica olografa :

� Firma elettronica sicura su documentiquali contratti, transazioni bancarieassicurative, documenti postali,documenti aziendali (ad esempio RDA)

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� Firma con dati biometrici criptati,indissolubilmente legati al documentostesso

� Acquisizione dati da C.I., Tesserasanitaria, passaporto, carta di credito

� Facilmente integrabile nei processidocumentali dell’azienda