PremessaPremessa

Ottimizzazione del processo di gestione delle missioni e realizzazione di un sistema

informativo che copra integralmente tutte le fasi del processo prevedendo l’integrazione dei

diversi sistemi coinvolti nel processo

Modernizzazione delle Pubbliche Amministrazioni

Innovazione tecnologica

Semplificazione delle procedure e dell’organizzazione

Contenimento della spesa pubblica

Interventi volti alla corretta gestione e programmazione delle risorse pubbliche

La situazione desiderata alla quale la RGS vuole tendere indica le linea guida cui deve essere orientata la nuova applicazione.

L’applicazione “Missioni” deve rispondere alla necessità di progettare un processo organico ed efficiente, basato sulla normativa esistente prendendo in esame l’intero iter amministrativo dalla fase di conferimento dell’incarico al rimborso delle spese di missioni, allo scopo di:

Linee guidaLinee guida

ottenere uno strumento per raggiungere maggiori obiettivi di risparmio e migliorare la gestione delle risorse, in coerenza con i criteri di efficienza ed efficacia propri del generale processo di razionalizzazione della spesa

aumentare l’efficacia del servizio migliorandone la qualità

migliorare i tempi di percorrenza del processo in termini di riduzione di tempo

ObiettiviObiettivi

limitare il flusso cartaceo in previsione di una completa materializzazione con la digitalizzazione dei documenti giustificativi

assistere gli Uffici che gestiscono il trattamento di missione del personale del MEF supportandoli nelle diversi fasi e informandoli sulle attività da svolgere

comunicare al personale le informazioni sulla missione e lo stato del proprio provvedimento

supportare l’analisi della spesa e dei costi, dal momento di attribuzione dell’incarico alla liquidazione della parcella, consentendo di allocare meglio le risorse rispetto alle esigenze degli Ispettorati e delle Ragionerie territoriali

gestire la rilevazione analitica delle informazioni anche ai fini dell'alimentazione della contabilità economico analitica e del controllo di gestione

Febbraio 2007: avvio lavori La tendenza a sperimentare approcci innovativi nel soddisfacimento delle esigenze di informatizzazione, ha indotto la Ragioneria Generale dello Stato a costituire un gruppo volto a rappresentare i requisiti dei diversi Dipartimenti realizzando un unico processo flessibile e calibrato sulle necessità di tutto il Ministero.

La soluzione, quindi, soddisfa le esigenze dei diversi Dipartimenti avvalendosi di un sistema modulare che traccia tutte le fasi del processo e di alcune applicazioni trasversali, già in uso dall’Amministrazione.

Gennaio 2008: avvio sistema per la RGS A partire dalle missioni del 2008 tutti i dipendenti della RGS fruiranno delle nuove funzionalità che automatizzano l’intero processo.

Il progettoIl progetto

La procedura automatizzata La procedura automatizzata

L’applicazione prevede la gestione dell’intero iter delle missioni, nazionali ed estere, prevedendo l’automazione delle seguenti fasi:

Programmazione Disponibilità budget per U.O.

  Revisione risorse

Autorizzazione Conferimento incarico

  Monitoraggio disponibilità finanziaria

  Autorizzazione alla missione

Gestione anticipo Richiesta anticipo

  Autorizzazione anticipo

  Erogazione anticipo

Prenotazione Richiesta soluzioni e prenotazione

  Ricezione consuntivo prenotazioni

Rimborso spese Compilazione nota spese

  Liquidazione nota spese

Controllo di legalità Controllo UCB

E’ prevista l’integrazione con:

il SICOGE nella fase di liquidazione

i sistemi informatici del fornitore di servizi alberghieri e di viaggio nella fase di

prenotazione

i sistemi informatici dell’istituto di credito gestore delle carte di credito nella fase di

rimborso spese

L’utilizzo della firma digitale consente di scambiare ed archiviare con mezzi informatici i

documenti cartacei previsti nel processo garantendone l’integrità, l’autenticità e la non

ripudiabilità

La procedura automatizzata La procedura automatizzata

Le funzionalità rese disponibili consentono:

di seguire tutto il processo e controllarne l’esito, garantendo la trasparenza, la comunicazione, l’integrazione e il coordinamento delle diverse fasi dando rilievo principalmente a quelle che mettono in comunicazione diverse strutture organizzative

di tracciare tutte le spese sostenute in occasione delle missioni, permettendo così di verificare la situazione sia debitoria che creditoria del soggetto nei confronti dell’Amministrazione

di gestire tutte le informazioni necessarie a rappresentare l’utilizzo delle risorse in senso economico analitico sia nella fase di programmazione che nel corso della gestione

La procedura automatizzata La procedura automatizzata

Al 30 aprile risultano trattate con la nuova applicazione 1500 missioni di cui più di 1000 in

fase di liquidazione

E’ tuttora in corso un’analisi per ottenere elementi di ritorno volti a quantificare e valutare i

risultati raggiunti in termini di efficienza e di riduzione dei tempi di percorrenza delle varie

fasi.

RisultatiRisultati

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Automazione dell’intero processo

Offerta di servizi on-line ai dipendenti

Possibilità di fruire del servizio anche dall’esterno con una postazione collegata ad internet

Integrazione con altri sistemi

Capitalizzazione dell’informazione

Informazioni utili al monitoraggio e al supporto alle decisioni

Garanzia di trasparenza del fasi del processo

Eliminazione dei lavori ripetitivi e a basso valore aggiunto

Integrazione con altri sistemi

Capitalizzazione dell’informazione

Elementi utili alla valutazione dell'efficacia della fornitura dei servizi

Informazioni per la rilevazione analitica economica

RisultatiRisultati