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04/10/2018 FATTURAZIONE ELETTRONICA

Premessa Con il presente documento si vedrà come gestire la procedura di fatturazione elettronica attiva e passiva, come da normativa in vigore dal 01/01/2019

Cenni Normativi

La Legge di Bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo diffuso della fatturazione elettronica sia nelle relazioni

commerciali tra soggetti passivi Iva privati (aziende e professionisti con P.Iva) sia verso i consumatori finali.

Dal 1° gennaio 2019 per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o

identificati nel territorio dello Stato, e per le relative variazioni, sono emesse esclusivamente fatture

elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio e secondo il formato XML già in uso per la FatturaPA.

I soggetti passivi IVA, altresì, trasmettono telematicamente all’Agenzia delle Entrate i dati relativi

alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non

stabiliti nel territorio dello Stato, salvo quelle per le quali è stata emessa una bolletta doganale e quelle per

le quali siano state emesse o ricevute fatture elettroniche secondo le modalità del Sistema di Interscambio.

La trasmissione telematica è effettuata entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data del

documento emesso ovvero a quello della data di ricezione del documento comprovante l’operazione.

Sono, comunque, già esonerati dalle precedenti disposizioni i soggetti passivi che rientrano nel c.d. “regime

di vantaggio” e quelli che applicano il regime forfettario.



Ciclo attivo In questa parte si vedrà come configurare il programma ed inserire correttamente i dati per emettere una fattura elettronica ed inviarla allo SDI ANAGRAFICA AZIENDA Servizio\Gestione Ditta\Dati anagrafici ditta: page Fattura Elettronica: è necessario che sia compilato il campo Regime Fiscale

CONFIGURAZIONE ANAGRAFICHE CLIENTI Anagrafica/Clienti/Gestione: Andare nella page Dati Contabili In caso di ENTE PUBBLICO spuntare l’omonimo flag (vediamo che verrà impostato automaticamente anche quello sotto ‘Scissione Pagamenti’) ed indicare il Codice Ufficio P.A Se non si dispone del suddetto codice, cliccando a fianco su IPA lo si può ottenere dal sito In Caso di PRIVATO Inserire il Codice Destinatario o l’indirizzo PEC, ed impostare il flag Non creare Fatture elettroniche in modo che la gestione parta dal 01/01/19 Nel caso l’indirizzo PEC fosse già presente nel campo ‘contatto’ della anagrafica cliente, verrà riportato in automatico semplicemente cliccando all’interno del campo N.B. Se il cliente non fornisse per tempo il codice destinatario o la PEC, sarà comunque possibile emettere la fattura elettronica, che verrà inviata allo SDI, sarà poi obbligo dell’emittente comunicare al ricevente l’emissione avvenuta, ed il ricevente dovrà andare a scaricarla manualmente dallo SDI



Importante: è anche possibile compilare massivamente i campi indicati sopra, eseguendo dei semplici passaggi: Anagrafica/Clienti/Strumenti/Manutenz. Clienti Scegliendo Imposta destinatario FE e poi freccia avanti Codice Destinatario e freccia avanti (questa procedura e’ utile per gli stranieri, perchè non hanno codice destinatario assegnato) E selezionando i clienti per i quali si vuole compilare Il campo Verrà proposta una lista di clienti Sarà possibile deselezionare alcuni clienti prima di lanciare l’esecuzione Una volta eseguito il comando, la procedura inserirà 0000000 (sette volte zero) per i clienti Italiani e XXXXXXX (sette volte X) per i clienti stranieri, come da normativa. N.B. La procedura può essere usata anche per inserire i codici destinatari forniti dai clienti in maniera veloce, anagafica per anagrafica.



È possibile rifare l’operazione flaggando PEC In questo caso verrà recuperato l’indirizzo PEC presente nel campo Contatto dell’anagrafica cliente Ultima cosa da fare per la modifica massiva: Impostare il flag ‘Non creare FE fino al ..’ Anche in questo caso, come per le operazioni precedenti, si eseguendo il programma ed andando avanti si selezioneranno le anagrafiche, e si sceglierà ‘SI (spuntato)’ Lanciando la procedura avremo tutti i flag dei clienti selezionati impostati correttamente. CONFIGURAZIONE DOCUMENTI Prima della configurazione dei documenti sarà necessario definire se creare un tipo documento nuovo, o utilizzare quello solito Per inserire un nuovo documento agire come segue: Documenti/Configurazione Scegliere il tipo documento usato abitualmente (Fattura di Vendita) e fare NUOVO CON DUPLICAZIONE. Inserire il codice scelto per il tipo documento, e correggere la descrizione aggiungendo FE Flaggare il campo archiviazione automatica, e impostare nel page Moduli Stampa il flag su ‘Uff’ su una riga.



In caso di documenti con Fatturazione PA già emessi, è consigliabile creare un nuovo tipo documento ed un nuovo codice Iva, che permetterà di distinguere le operazioni facilitando le operazioni di quadratura. Successivamente le operazioni da eseguire saranno le seguenti: Documenti/configurazione Selezionare il tipo documento FATTURA ELETTRONICA E, passando da Causale/Registro Iva/contatori, Impostare il flag ‘Fatturazione Elettronica Oppure, in modo più veloce andare in Contabilità/Tabelle/Contatori e spuntare il Flag Attenzione: Solo un documento con contatore IVA con questo flag abilitato permetterà di creare il file XML Documenti/configurazione Selezionare il tipo documento ‘FATTURA ELETTRONICA Verificare che il campo archiviazione automatica sia flaggato, e che ci sia un report di stampa associato, definito ufficiale



INSERIMENTO DOCUMENTI Effettuate le configurazioni di cui sopra, si potranno inserire i documenti, l’operatività rimarrà la medesima delle fatture cartacee La generazione della fattura potrà avvenire evadendo ordini, DDT, o anche inserendo manualmente le fatture stesse Dopo aver inserito, e salvato il documento, si vedranno apparire due icone: file xml e dati aggiuntivi cliccando su dati aggiuntivi sarà possibile inserire/verificare i dati necessari a creare il file xml per la fatturazione elettronica Sempre da dati aggiuntivi, ci sarà la possibilità di andare ad allegare documenti al file xml, semplicemente cliccando su ‘nuovo’, scegliendo il file da importare e salvando Ed anche di allegare il PDF della fattura, selezionando l’apposito flag I dati aggiuntivi potranno essere inseriti anche a livello di riga documento Al momento gli unici dati aggiuntivi richiesti riguardano la vendita di carburante, e sono, ad esempio, la targa dell’automezzo La form contiene fino a 4 dettagli per ogni riga documento



nell’ultima page del dettaglio riga documenti per la fattura elettronica, potremo inserire altri dati riguardanti l’articolo, anche in questo caso facciamo l’esempio del carburante dove sarà possibile indicare, con la tipologia CARB il valore dettato dalla tabella ministeriale In caso i dati di riga siano specifici di un articolo, anziché inserirli manualmente si potrà procedere compilando l’anagrafica in modo che possano essere riportati in automatico Li troveremo nella page generale dell’anagrafico articolo, nella parte dedicata alla fattura elettronica Al completamento dei dati aggiuntivi sugli articoli potremo tornare nella testata della nostra fattura

Cliccando sul tasto xml, o cliccando su operazioni in basso a sinistra, si apriranno due alternative Potremo vedere in anteprima in formato PDF la fattura appena creata o mandarla in conservazione.



Documenti/Documenti elettronici/ Fatture Elettroniche/Creazione Invio Utilizzando questa procedura sarà possibile firmare ed inviare le fatture allo SDI o via PEC Come vediamo nella prima parte della maschera, per prima cosa dovremo selezionare il periodo e/o il cliente di cui vogliamo inviare le fatture È possibile anche filtrare solo i clienti con PEC , codice destinatario o codice Ufficio in caso di pubblica amministrazione Il rinvio sarà consentito solo per l’invio tramite PEC, impostando l’apposito flag Potremo inoltre decidere anche in questo punto, (oltre che dalla modifica dei documenti) di includere Il PDF della fattura nell’invio In questa seconda parte si decide l’invio tramite Wolters Kluwer o SDI In caso di invio tramite Wolters Kluwer sarà importante essere certi di avere già collegato il lettore smart card per la firma digitale, ed essere in possesso del PIN Con questa scelta gli altri flag saranno disabilitati



In caso di ‘Salvataggio file per utilizzo PEC’ Occorrerà invece controllare che siano presenti ISO e Partita IVA della Nostra azienda, la directory dove salvare il file e, se vorremo la firma automatica, il relativo flag alzato Andando avanti si potranno selezionare le fatture da inviare e confermare il certificato A conferma avvenuta verrà richiesto il codice PIN



Confermato il PIN il programma inizierà a lavorare, mostrando al termine il log contenente le attività eseguite In questo file, che potremo anche salvare, verranno indicate le informazioni inviate per ogni fattura E, cosa fondamentale, il percorso dove l’xml è stato salvato, nel caso di creazione file per invio tramite PEC Documenti/Ciclo attivo/fatture/gestione Rientrando nelle fatture, ed andando a cliccare i l tasto XML (o in basso a sinistra il tasto operazioni) Si vedrà che oltre alle due scelte indicate nel paragrafo precedente ci sarà la possibilità di vedere la fattura elettronica generata Attenzione: in caso di invio tramite PEC questa scelta la avrò anche se non è ancora stato inviato il file, basta sia stato generato nel percorso indicato. Scegliendo ‘vedi fattura elettronica’ si sceglierà se visualizzare il documento PDF, Stile Assosoftware O stile Agenzia delle Entrate Lo stile Assosoftware è utilizzato principalmente per l’invio a privati e contiene dati aggiuntivi rispetto al tracciato Agenzia Entrate, questi file sono detti ARRICCHITI . Arca produce sempre files arricchiti, anche se i campi non vengono compilati



Documenti/Documenti Elettronici /Fattura Elettronica/Ricezione dati SDI Solo per gli invii tramite Wolters Kluwer, andando su questo programma potrò vedere gli esiti inviati dallo SDI



Ciclo passivo RICEZIONE FATTURE In questa seconda parte si vedrà come gestire le fatture elettroniche che arrivano dai fornitori, che abbiano iva normale o Reverse Charge Documenti/Ciclo Passivo/Fatture/Ricevi Fatture Elettroniche Sarà necessario posizionare il file in ricezione nella directory indicata nel campo ‘cartella di lavoro’ Se questa è corretta, nel riquadro sotto si vedranno tutte le fatture da importare Si noti che già in questo momento si possono vedere l’anagrafica del fornitore, numero e data documento

Posizionando il cursore nella riga della fattura, si vedrà l’anteprima del documento a sinistra. La visualizzazione è possibile in PDF, in stile Assosoftware (come il PDF ma più dettagliata per la gestione del B2B con i privati) ed in stile Agenzia delle Entrate, che sarà il vero e proprio file XML, come da indicazioni ministeriali Premendo freccia avanti potremo importare il documento Se il fornitore è già censito in anagrafica Arca lo riconoscerà in automatico, in alternativa cliccando sul simbolo + verrà creato in automatico. Nelcaso di fornitore presente con più di un codice, si potrà scegliere a quale codice associare il documento, premendo F3



Una volta inserito il fornitore, se non presente, premendo il tasto CREA NUOVO DOCUMENTO Si vedranno i dati del documento che si andrà ad importare

Anche in questo caso potrò inserire l’eventuale codice articolo mancante premendo il tasto + a fianco del campo, per tutte le righe presenti

andando ancora avanti controllerò totali e scadenze e dando esegui il documento sarà creato. Arca aprirà in automatico la fattura creata e mi permetterà di vedere il documento, i movimenti contabili e le scadenze come una normale altra fattura RICEZIONE FATTURE REVERSE CHARGE Per importare un documento in Reverse Charge, la procedura sarà la medesima utilizzata fino ad ora , quindi in



Documenti/Ciclo Passivo/Fatture/Ricevi Fatture Elettroniche Sarà necessario posizionare il file in ricezione nella directory indicata nel campo ‘cartella di lavoro Se questa è corretta, nel riquadro sotto si vedranno tutte le fatture da importare Si noti che già in questo momento si possono vedere l’anagrafica del fornitore, numero e data documenti

Posizionando il cursore nella riga della fattura, si vedrà l’anteprima del documento a sinistra. La visualizzazione è possibile in PDF, in stile Assosoftware (come il PDF ma più dettagliata per la gestione del B2B con i privati) ed in stile Agenzia delle Entrate, che sarà il vero e proprio file XML, come da indicazioni ministeriali Premendo freccia avanti potremo importare il documento Inizialmente verifichiamo che il fornitore esista, se questo non dovesse essere, premendo più si aprirà in automatico la maschera dell’anagrafica fornitore, con i dati presenti nel file precompilati Basterà salvare, completando nel caso con i campi mancanti, ed il fornitore sarà inserito. una volta inserito il fornitore, se non presente, premendo il tasto CREA NUOVO DOCUMENTO Si vedranno i dati del documento che si andrà ad importare



Anche in questo caso potrò inserire l’eventuale codice articolo mancante premendo il tasto + a fianco del campo, per tutte le righe presenti

Se il tracciato di import è un file arricchito, cioè un XML con tutti i campi compilati, in questo punto vedrò che Arca ha già inserito nella riga articolo in codice IVA 22% , anche se , come si può vedere, la fattura è esente Avrà anche inserito come causale contabile quella relativa a Reverse Charge (PUL) Ovviamente tutti questi campi sono modificabili o compilabili manualmente, nel caso il file non li avesse andando ancora avanti controllerò totali e scadenze e dando esegui il documento sarà creato. Arca aprirà in automatico la fattura creata e mi permetterà di vedere il documento, i movimenti contabili e le scadenze come una normale altra fattura IMPORT FATTURE IN CONTABILITA’ È possibile importare i documenti direttamente in contabilità andando in Contabilità/Ricevi Fatture Elettroniche All’esecuzione del programma, controllando che la cartella evidenziata sia quella corretta, vedremo l’elenco dei documenti da importare



premendo il tasto ‘Crea Una Nuova Registrazione Contabile’ In caso di fornitore inesistente, si potrà crearlo premendo il tasto + in caso di fornitore presente con più di un codice, si potrà scegliere a quale codice associare il documento, premendo F3 Verranno evidenziati i riferimenti del documento da importare (in questa fase potrò inoltre variare la data di registrazione) andando avanti verranno evidenziate le righe del documento, che serviranno per controllare importi e codici IVA Ed apparirà l’anteprima della registrazione Cliccando su esegui la fattura sarà registrata in contabilità IMPORT FATTURE CON EVASIONE DOCUMENTI Anche in questo caso partiremo mettendo i documenti da importare in una apposita cartella, che andremo a leggere come segue



Documenti/Ciclo Passivo/Fatture/Ricevi Fatture Elettroniche Sarà necessario posizionare il file in ricezione nella directory indicata nel campo ‘cartella di lavoro Se questa è corretta, nel riquadro sotto si vedranno tutte le fatture da importare Si noti che già in questo momento si possono vedere l’anagrafica del fornitore, numero e data documenti

Posizionando il cursore nella riga della fattura, si vedrà l’anteprima del documento a sinistra. La visualizzazione è possibile in PDF, in stile Assosoftware (come il PDF ma più dettagliata per la gestione del B2B con i privati) ed in stile Agenzia delle Entrate, che sarà il vero e proprio file XML, come da indicazioni ministeriali Premendo freccia avanti potremo importare il documento Inizialmente verifichiamo che il fornitore esista, se questo non dovesse essere, premendo più si aprirà in automatico la maschera dell’anagrafica fornitore, con i dati presenti nel file precompilati Basterà salvare, completando nel caso con i campi mancanti, ed il fornitore sarà inserito. Proseguendo vedremo nella parte superiore il dettaglio delle righe del documento da importare , e nella parte inferiore le righe dei documenti evadibili con la fattura che stiamo importando Il programma segnalerà, evidenziando in giallo, le discrepanze tra le due righe Nell’immagine a fianco vediamo la quantità in giallo perché’ non è ancora selezionata la riga da evadere



È importante sapere che, se avessimo un documento fattura, che evade parzialmente la quantità del ddt ricevuto, vedremmo in blu il totale evadibile Selezioniamo le righe che vogliamo evadere Andando avanti con il wizard Vedremo le scadenze Ed andando ancora avanti il documento sarà registrato



ELIMINAZIONE DOCUMENTI IMPORTATI In caso di errore sarà possibile eliminare la fattura creata ed importarla nuovamente. Per eliminare una fattura senza DMS la procedura è molto semplice, ed è la medesima che si esegue per le fatture cartacee, quindi si andrà in documenti/ciclo passivo/fatture/gestione si richiamerà la fattura e si eliminerà con il tasto X Nel caso sia presente anche il DMS , sarà necessario andare a cancellare l’allegato da Dms/Documenti/X Tipo Documento/Ciclo Passivo Selezionando proprietà e cliccando sulla X

Ora il documento si potrà importare di nuovo con la stessa procedura descritta prima

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