1

Overlookhotel è un software innovativo, modulare

e di facile utilizzo, pensato e realizzato per

soddisfare tutte le necessità di una gestione

alberghiera, dalla più semplice alla più complessa,

incluso quelle con importanti esigenze di

organizzazione e di pianificazione delle risorse e

dei servizi.

Realizzato in ambiente Windows, con Overlookhotel

è possibile avviare una gestione alberghiera

partendo da un minimo investimento iniziale, con la

possibilità di implementare il prodotto con numerosi

moduli. Uno staff tecnico efficiente e preparato è

sempre a completa disposizione per rispondere a

tutte le esigenze della clientela.

In un settore come quello alberghiero,

dove l’alta professionalità e la cura dei

dettagli sono fondamentali, i risultati

ottenuti dall’impiego di Overlookhotel

concorrono al raggiungimento del vostro

principale obiettivo: la massima

soddisfazione della clientela.

Pochi clickinfinite

soluzioni

2

Grande flessibilità per un servizio sempreal top.In grado di soddisfare le esigenze del piccolo albergocome quelle della grande struttura, Overlookhotelimplementa i metodi di gestione più articolati, secondole necessità e i desideri del gestore.

Più semplice di così…L’operatività giornaliera è semplice e organizzata, tale darichiedere all’utente un impegno davvero minimo.Overlookhotel vi offre l’opportunità di avere il massimorisultato con il minimo impegno.

La più alta qualità del servizio offerto aivostri ospiti.Il programma consente di migliorare la qualità del servizioofferto agli ospiti dell’albergo, in termini di organizzazione,efficienza e velocità.

Un controllo accurato della gestioneamministrativa.Integrandosi con Mago.Net, Overlookhotel permette ilcontrollo accurato della gestione amministrativa (primanota, bilanci, scadenzari e magazzino). L’utente può così contare su dettagliate informazioniamministrative utili nella gestione quotidiana del proprioalbergo, oltre a un importante risparmio sulle spese ditenuta della contabilità.

.

La risposta a tutte le vostre domande

3

Overlookhotel è un software evoluto e scalabile.Secondo le necessità, il modulo base vieneopportunamente integrato da altri modulispecifici.

I numerosi moduli associati a Overlookhotel, differenziatiper funzioni e tipologia, sono in grado di soddisfare lemolteplici necessità di una struttura alberghiera. Dalmarketing risorse alle liste di attesa, passando per lagestione ristorante alle preferenze ospite, Overlookhotelrisponde alle richieste più complesse.

Moduli disponibili:

•sedi• listino avanzato•marketing risorse•affidamenti•sveglie e avvisi•messaggi/posta• liste d’attesa•erogazione servizi avanzata• tableau servizi limitati•sessioni di servizi• interfaccia gestione centralino• interfaccia building automation•overlookWEB•caratteristiche camere•preferenze ospite•sicurezza •gestione ristorante

Tutti i vantaggidell’integrazione

menù base dell’applicazione

4

Le Funzioni Principali del programmapermettono una gestione completa delleprenotazioni, facilitata da un planningcamere grafico, interattivo e di semplicelettura.

Le Funzioni Principali permettono anche lagestione flessibile del conto, degli extra e degliadempimenti fiscali per un numero illimitato dicamere.

In modo semplice e intuitivo, il tableau grafico interattivopermette di spostare le camere e le prenotazioni.

Il Listino Prezzi Avanzato permette di gestire unprezzo differente per tipologia di camera,stagione, giorno della settimana, convenzione(azienda, tour operator, ecc.), trattamento(bed&breakfast, half-board, ecc.) e varianted’utilizzo (uso singolo, bambino, ecc.).

Che il vostro albergo si trovi tra suggestivi declivi collinari,che si affacci direttamente sulle onde del mare o siaincastonato come un gioiello tra le montagne,Overlookhotel vi garantirà il suo efficiente contributo nelmigliorare la vostra offerta di ospitalità.

listini

FunzioniPrincipali

Listino PrezziAvanzato

tableau

5

Con Overlookhotel è possibile gestire realtàalberghiere dove la capacità ricettiva è distribuitasu più sedi.

Una situazione complessa e articolata, chenecessita di un’organizzazione efficiente e precisacosì come degli idonei strumenti di supporto.

Tradizione, creatività e cura dei particolari sonocertamente all’origine della vostra ospitalità, cosìcome avrete fatto proprio il concetto di lifestylecorrelandolo all’idea di casa e di persona. Avrete poisicuramente curato ogni dettaglio per tendere aun’atmosfera che abbia a cuore il benessere dei vostriospiti ma sia anche capace di rispecchiare la vostrapersonalità.In questo contesto di ricerca della perfezione, orapotete contare su Overlookhotel, il software pensatoe realizzato per soddisfare tutte le necessità del vostroalbergo.

Con Overlookhotel sono sufficienti pocheinformazioni per inserire e completare laprenotazione.

Anche la generazione di allotments è immediata,essendo automatica e di semplice gestione. Ilprogramma permette anche di creare Liste d’Attesa conun parametro di precedenza a discrezione del gestore.

Organizzazione delle prenotazioni veloce e immediata

Più strutture una sola gestione

Basta una scansioneed è fatta.Overlookhotel semplifica il lavoroanche al check-in. Infatti, offre la possibilità di compilareautomaticamente la scheda ospitepartendo da una semplice scansionedel documento d'identità.

66

Pianificazione Utilizzo Camere: Overlookhoteldispone di un tableau grafico facile da utilizzare edi piacevole visione.

Rapido e intuitivo, il tableau permette la visualizzazionecompleta degli impegni presenti e futuri dell’albergo,offrendo un immediato ed efficace strumento dicomprensione della capacità ricettiva residua. Il tableau è interattivo e permette di inserire, modificare ecancellare prenotazioni e impegni utilizzando latecnologia Drag & Drop.

Un colpo d’occhio e la situazioneè sotto controllo

Possiamocontaresullemiglioririsorse

Marketing Risorse: Overlookhotel è stato studiatoper permettere di ottimizzare la capacità ricettiva,garantendo la totale soddisfazione degli ospiti.

A questo scopo, viene utilizzato un tableau riepilogativo

che permette, giorno per giorno, di visualizzare quante

camere sono libere per categoria.

La prenotazione può essere inserita in due modalità: per

camera o per categoria. Inserendo la prenotazione per

categoria, l’assegnazione della camera può essere

effettuata in qualsiasi momento, fino all’arrivo dell’ospite.

Tra i vantaggi della prenotazione per categoria, è da

sottolineare la gestione intelligente dell’overbooking. La

disponibilità residua, infatti, appare nei minimi dettagli.

tableau riepilogativo

7

Erogazione Servizi.Ogni consumo extra dell’ospite viene memorizzatoe associato alla prenotazione.

Per individuare i consumi da fatturare, ogni singolaerogazione può essere imputata alla Camera, all’Ospite,alla Prenotazione, al Gruppo, ecc. Con Overlookhotel, la gestione del magazzino èalimentata automaticamente dalle erogazioni, conun’ottimale gestione delle scorte e una chiara analisi deicosti.

Una questionedi servizi

Planning Servizi.È possibile pianificare l’utilizzo dei servizi cheattingono a risorse limitate.

Campo da tennis, noleggio biciclette, ombrelloni, ecc: èpossibile pianificarne l’utilizzo ai vari ospiti tramite untableau grafico interattivo, in grado di visualizzare, inmodo immediato e intuitivo, la disponibilità del servizio edi assegnarlo direttamente all’ospite. Anche con questotableau è possibile utilizzare la tecnologia Drag & Drop.

Listini Servizi.Overlookhotel permette di avere la massimaflessibilità sui prezzi di vendita.

Il programma gestisce diversi prezzi per i servizi offerti,potendoli pilotare in base alla Stagionalità e alleConvenzioni.

8

La gestioneristorante è pratica e veloce

Overlookhotel consente un’efficiente organizzazionedella cucina e del ristorante grazie a una veloce epratica gestione del menu.

È possibile pianificare i piatti proposti per il pranzo e perla cena, così come predisporre le prenotazioni dellepietanze e stampare i menu.

Su ognioperazionesolocertezze

Overlookhotel permette di avere il massimocontrollo su tutte le operazioni svolte.

Ogni operatore verrà dotato di un proprio badge

identificativo da inserire durante il turno di lavoro. In termini

di sicurezza e supervisione, diventa estremamente

semplice risalire a chi ha svolto una determinata

operazione.

Che la vostra clientela sia composta da uomini d’affari

perennemente impegnati, turisti avidi di relax assoluto o

entusiasti seguaci dell’enogastronomia alla ricerca di

nuove emozioni, il vostro albergo risponderà sempre con

velocità e precisione a ogni loro richiesta. Anche grazie a

Overlookhotel.

9

Per chiamanavigareGrazie ad OverlookWEB, per i vostri clienti laprenotazione on line è semplice e immediata.

OverlookWEB è un software specifico che va aimplementare il sito utilizzato dall’albergo. L’utente ha lapossibilità di verificare la disponibilità delle camere nelperiodo richiesto, il prezzo di listino e ricevere la confermaimmediata della prenotazione.Per i vostri clienti la visualizzazione della disponibilità èsemplice e intuitiva, grazie alla colorazione (verde e rosso)delle caselle del calendario presente sulla pagina dedicataalle prenotazioni.È possibile realizzare l’intera pagina web di prenotazioneo rilasciare la sola interfaccia da agganciare al sito giàutilizzato.

Preferenze Ospite. Overlookhotel memorizza le preferenze dell’ospite,al fine di offrire il più alto livello di soddisfazione allavostra clientela.

Risulta estremamente semplice memorizzare, per ogniospite, la camera e la categoria della camera .Se la struttura alberghiera utilizza telefoni e centralinicompatibili, viene riconosciuto il numero di telefonodell’ospite con l’immediata apertura del tableau“preferenze ospite”.

Conoscere in anticipo i desideri di tutti i clienti è il sognodi ogni albergatore. L’ospite desidera pernottare all’ultimo piano,preferibilmente in una camera rivolta verso il parco interno,che desidera la colazione in camera e un guancialeparticolarmente morbido. Sapere tutto questo appenasquilla il telefono? Con Overlookhotel si può.

Ognidesiderio è un ordine

10

Alla fine si tirano i contiPer soddisfare le esigenze dei vostri ospiti, èprevista la massima flessibilità nell’emissione delconto.

Al fine di assecondare ogni richiesta dell’ospite, durantel’erogazione del conto è consentita la massima flessibilitàin termini di ripartizione degli importi sui periodi disoggiorno, numero degli ospiti e servizi extra. In questomodo, si ha comunque la certezza di fatturare la totalitàdegli importi prima del check-out dell’ospite.

Teniamociin contattoSu richiesta del cliente, con Overlookhotel puòessere interfacciata qualunque altra applicazione.

Overlookhotel consente la massima apertura verso le altreapplicazioni utilizzate nel vostro albergo. Per ogni vostrosoftware viene creata una specifica interfaccia dicomunicazione.

Sono concetti come cooperazione, modularità eintegrazione che hanno influito sulla messa a punto di unsoftware innovativo ed efficiente come Overlookhotel. Unprodotto pensato per un mondo senza ostacoli e senzabarriere, dove le informazioni viaggiano alla massimavelocità, un mondo dove a ogni esigenza corrispondesempre una soluzione.

11

Stampe e ReportCon Overlookhotel è possibile avere tutte le stampedi gestione, anagrafiche, fiscali e statistiche. Èdisponibile anche un generatore di report chepermette all’utente di ottenere le stampe a luinecessarie, consentendone l’esportazione deicontenuti anche in altri formati (pdf, xls, htlm, ecc.).

Il tutto, grazie a Woorm, il generatore di report integratonel programma che permette di realizzare liste, statistiche,tabelle, modulistica e documenti più complessi, comebolle o fatture, per un totale di oltre 900 differenti report adisposizione dell’utente.

MailConnectorIl modulo permette di generare report in formatoPDF e di automatizzarne l’invio tramite e-mail o faxverso indirizzi di posta elettronica e numeri ditelefono ottenuti dalle anagrafiche contenute nelsoftware.

Con Mail Connettor si possono inviare fatture, offerte,promozioni, e altri documenti.

12

ContabilitàGeneraleIl modulo Contabilità Generale permette l’adempimentodi tutti gli obblighi fiscali relativi alla contabilità ordinaria.

Comprende la contabilità Clienti/Fornitori, la Prima Notae l’ausilio di modelli che permettono di compilareautomaticamente le registrazioni. Il Piano dei Conti ègestito come una struttura a livelli modificabili, condettaglio fino a 8 livelli.

Con il modulo Contabilità Generale tutta la gestioneamministrativa, fino al bilancio, sarà sempre sotto il vostrocontrollo.

Grazie ai suoi moduli pensati per la gestione aziendale,con Overlookhotel è possibile, sia in automatico siamanualmente, gestire gli scadenzari clienti e fornitori conpossibilità di impostare avvisi e solleciti di pagamento,consentendo così una corretta ottimizzazione dei flussifinanziari.Queste funzionalità permettono monitorare in tempo realel’andamento dell’azienda attraverso un concreto controllodi gestione, senza che l’utente necessiti di particolaricompetenze amministrative.

ContabilitàAnaliticaLe problematiche di controllo di gestione sonorisolte in modo completo attraverso lepredeterminazione, la rilevazione, la destinazione el’analisi dei costi e dei ricavi.

Il modulo consente una suddivisione anagrafica incentri di costo aziendali, reali o fittizi, e possiede unaricca dotazione di report, personalizzabili a piacere.

Per le sue caratteristiche, il modulo ContabilitàAnalitica può essere di grande aiuto anche nelledecisioni importanti, come quelle prese dallaDirezione o dal Consiglio di Amministrazione.

bilancio

13

ContabilitàPrevisionaleLe registrazioni contabili possono avere naturaprevisionale, con la possibilità di renderle definitive odi annullarle in automatico.

E’ anche possibile gestire più simulazioni contabiliassociando un diverso codice a ciascun gruppo diregistrazioni previsionali. Stampare bilanci e mastrinisimulati sarà ogni momento alla portata.

Con il programma, vengono gestite facilmente leproblematiche legate alla gestione dei cespitiammortizzabili.

Sono contemplati 3 regimi di ammortamento: fiscale, dibilancio e finanziario, tra loro indipendenti. Sono possibilisimulazioni di ammortamento eseguibili in automatico inqualsiasi momento.

Ammortamentiprima nota

14

MagazzinoIl modulo aiuta a razionalizzare l’organizzazione delmagazzino riducendo sensibilmente i costi digestione.

Vengono amministrate le movimentazioni dellemerci in entrata e in uscita attraverso strumentiavanzati completamente parametrizzabili.

Si possono inserire un numero illimitato di listini eprezzi per fasce di quantità, associabili sia ai clientiche ai fornitori. Ogni articolo può essere rintracciatotramite lettore ottico o utilizzando criteri di ricercacome la categoria di prodotto o il produttore.

Grazie ai suoi moduli pensati per la gestioneaziendale, Overlookhotel gestisce il ciclo attivo e ilciclo passivo permettendo un semplicemonitoraggio dell’iter di ogni singolo ordineattraverso controlli di conformità e di coerenza delleinformazioni.

15

Ciclo passivoIl modulo è preposto alla gestione e al controllo dellamerce in arrivo e dei documenti relativi (bolle dicarico, fatture, ecc.).

Nelle bolle di carico è possibile indicare la non conformitàdella merce e generare in automatico i documenti di reso.

Tramite la registrazione delle fatture di oneri accessori èpossibile collegarsi al movimento di carico della merceper aumentare il suo valore a magazzino. Il calcoloautomatico del lead time permette di pianificarecorrettamente gli acquisti, sulla base dei tempi medi diconsegna dei fornitori.

OrdinifornitoriSono gestite le offerte da fornitori potenziali e gliordini a fornitori. Il modulo è stato pensato perrendere semplice e veloce la compilazione degliordini a fornitori

È possibile creare gli ordini a fornitori importando ordinida clienti o generarli in automatico attraverso unaprocedura semplice e guidata, in grado di analizzare siagli ordini da clienti che eventuali sottoscorte di magazzino.In assenza del modulo Acquisti è possibile evadere gliordini a fornitori, generando la registrazione dei movimentidi magazzino tramite un’apposita procedura.

16

A supportodel businessEasyLookCon EasyLook è possibile lanciare report, attraversointernet, da una postazione esterna

La postazione esterna può essere, ad esempio, un PCportatile o un palmare. In modo semplice e veloce, unavolta riconosciuti dal sistema grazie alla propriapassword, è possibile collegarsi e avere il completoaccesso ai dati.

Magic DocumentsMagic Documents permette di interagiredirettamente con il gestionale aziendale.

Il tutto, in modo semplice e preciso, a partire da foglielettronici creati con Excel e documenti creati con Word.Si possono creare infiniti template personalizzabili apiacimento e condivisibili a livello aziendale: fatture, ordini,offerte, lettere, listini, analisi dei dati, ecc.

Magic LinkMagic Link rappresenta una soluzione semplice edefficace per salvaguardare i propri investimenti intecnologia.

La tutela degli investimenti avviene attraverso una sempremaggiore integrazione delle applicazioni software. MagicLink è una nuova tecnologia, basata su Web Services,che permette di aggiornare e integrare il software di base,preservando tutte le personalizzazioni.

18

OPEN Informatica trading s.r.l.Via Bianzanella, 11/13 • 24124 Bergamo BGTel. +39 035 4124216 • Fax +39 035 4175616marco.e@openinfo.it • www.openinfo.it