PO Richiesta Analisi WEB rv6 - Buzzi Laboratorio Analisi · Inserimento Richiesta Analisi via WEB...

LAB. ITS T. BUZZI Viale della Repubblica,9 – 59100 PRATO

Procedura Operativa Inserimento Richiesta Analisi via WEB

Mod.054 rev.1 del 02/02/04

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� Copia controllata n°: � Copia non controllata RSQ : (soggetta ad aggiornamento) ----------------- (non soggetta ad aggiornamento) -------------------------------------

Distribuita a : in data :

10

9

8

7

6 20/12/2014 Aggiunta descrizione dell’ “Elenco Funzioni Abilitate” (scelta opzionale)

Firmato elettronicamente



5 30/06/2014 Aggiunta descrizione servizi Firmato

elettronicamente Firmato elettronicamente


4 02/09/2013 Introdotto campo Tipologia Campioni e Care Lable Firmato



3 30/07/2013 Introdotto campo Composizione, Gestione Urgenze, Raggruppamento richieste, Spedizione Campioni




2 02/04/2012 Introdotta gestione Brand Firmato



1 07/03/2012 Aggiunti flag x scelta Foto, Cartolina, Restituzione materiale, Restituzione provini

0 05/03/2012 Prima versione

R.Barsi P.Borgiotti G.Bartolini

Rev. Data Note di revisione Emesso Verificato Approvato

Procedura Operativa per

Inserimento Richiesta Analisi via WEB



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1. Scopo e campo di applicazione

La presente procedura descrive la modalità di inserimento delle Richieste di Analisi per un determinato materiale.

2. Modalità Operative

Accesso al portale

1) Collegarsi al portale all’indirizzo http://analisi.buzzilab.it

2) Accedere alla propria area privata con codice utente e password.

Account: ________

PSW: ________

All’ingresso comparirà la form sotto riportata (Home page), con il link alle condizioni contrattuali e la barra

degli strumenti riportante le scelte possibili (Inserimento Richiesta Analisi, Richieste in Attesa, Archivio

Risultati, etc):



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Inserimento richiesta Analisi (prima scelta)

Per l’inserimento delle informazioni per la richiesta di analisi è sufficiente seguire i seguenti step:

1) Cliccare sulla barra in alto sulla scelta “Inserimento Richiesta Analisi”;

2) Selezionare nel campo “Brand Riferimento” il cliente/Brand per cui vengono effettuate le analisi

(nell’esempio R.Qualità Buzzi – 103 RDQ01 Responsabile della Qualità) utilizzando il bottone della

combo box;

3) Laboratorio: non è attualmente selezionabile (default � BUZZI);

4) Tipologia: non è selezionabile se non sono stati creati dei raggruppamenti di prove relative al listino

personalizzato di ciascun utente. La funzione “Tipologie Campioni” consente di creare dei

raggruppamenti di analisi per velocizzare la scelta delle analisi singole addizionali in inserimento

richiesta. Le tipologie vengono memorizzate nel database per codice cliente dell’utente che le ha

create, pertanto sono visibili a tutti gli account associati allo stesso codice cliente. Le analisi

selezionabili sono quelle presenti nel listino del cliente alla data corrente;

5) Inserire nel campo “Campione” il nome dell’articolo per il quale saranno richieste le analisi, con la

relativa composizione (se tessuto);

6) Inserire nel campo Composizione la composizione del tessuto (è obbligatoria se si richiedono analisi

di solidità del colore Cina e analisi di composizione, in quanto vengono fatti dei controlli). La

composizione deve essere inserita nel formato %/Sigla fibra (per esempio 70%CO 30%PL per una

mista cotone poliestere. E’ riportato in basso a destra l’elenco delle sigle internazionali delle

composizioni, che sono le uniche sigle che il programma accetta);

7) Inserire nel campo “Care Label” le note relative al ciclo di manutenzione (è necessario per le prove

di stabilità dimensionale e solidità del colore. Lavaggio a umido, Candeggio, Asciugamento in

Tubler, Asciugamento naturale, Stiratura, Lavaggio a secco. P.e. inserire lavaggio a 40°C delicato, No

candeggio, No tumbler, Stiratura 1 punto, Lavaggio in Percloro)

8) Inserire eventuali annotazione nell’omonimo campo. Le annotazioni non sono riportate nel

rapporto di prova ma restano legate alla “Richiesta di Analisi” ed all’”Ingresso” del Laboratorio ;

9) Inserire il segno di spunta nelle scelte a disposizione, riportate sotto le annotazioni . In particolare:

a. Foto Campione: verrà allegato al Rapporto di Prova la Foto del materiale analizzato;

b. Cartolina Campione: verrà allegato al Rapporto di Prova un’aliquota del materiale



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analizzato;

c. Restituzione Materiale: verrà allegato al Rapporto di Prova tutto il materiale avanzato dalle

prove;

d. Restituzione Provini: verranno allegati al Rapporto di Prova i provini testati.

10) inserire l’eventuale urgenza (niente � il tempo standard riportato sul contratto, Urgent 3gg � con

un supplemento di costo del 30%, Rush 24h � non valido per i pacchetti di analisi e con

supplemento di costo del 100%);

11) inserire l’eventuale Capitolato con cui confrontare i valori risultanti delle prove ed ottenere una

maschera di Pass/Fail per ciascuna prova (deve essere richiesto alla segreteria tecnica del

laboratorio fornendo i valori dei parametri delle prove che si vogliono valutare);

12) Premere sul bottone “Salva”. Effettuato il salvataggio appare a destra, nella gestione pacchetti, tutti

i pacchetti di analisi concordati con Gucci;

13) Selezionare il pacchetto di analisi (Area Gestione Pacchetti) o la singola analisi (Area Singola Analisi)

cliccando nel quadratino posto nella prima colonna della tabella;

14) Cliccare sul bottone “Richiedi/Rimuovi” per confermare la selezione effettuata (ovvero confermare

/ rimuovere le voci con il segno di spunta). Esempio: per eliminare un pacchetto od un’analisi

dovete cliccare nel quadratino relativo al pacchetto o analisi da eliminare e premere il pulsante

“Richiedi/Rimuovi”. La pagina, a fine selezione, si presenterà come la figura seguente

15) A fine inserimento occorre premere il pulsante “Invia” per inviare le informazioni al Laboratorio

Buzzi, avviare l’iter di analisi e poter tornare ad un nuovo inserimento.

IMPORTANTE: fintanto che non viene premuto invia, rimane attiva la pagina relativa alla richiesta

corrente per cui, anche uscendo e rientrando nel programma successivamente, apparirà la solita

richiesta (potrebbe quindi essere completata anche in un secondo memento) . Per contro fino a che

non viene premuto “Invia” non si può fare nuove richieste.

16) Accedi a Raggruppamento Richieste: nella parte bassa sx della videata, è presente questa scelta,

con la quale è possibile raggruppare più richieste per ottenere un unico rapporto di prova delle

richieste “raggruppate”. Per effettuare il raggruppamento occorre:

a. inserire tutte le richieste con la normale procedura sopra descritta;

b. entrare nuovamente in Richiesta Analisi (si presenterà la videata vuota);

c. cliccare su Accedi a Raggruppamento Richieste (si presenterà l’elenco delle richieste appena

inserite, come nella videata Richieste in Attesa descritta al paragrafo successivo);

d. cliccare sulla prima richiesta del raggruppamento (sarà la richiesta che conterrà al suo



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interno tutte le successive da raggruppare). Si presenterà nella parte bassa l’elenco con

tutte le altre richieste fatte sotto la scritta “Selezionare Richieste da Raggruppare alla

Principale per Ottenere un Unico Certificato”;

e. cliccare su le caselle ad inizio rigo delle Richieste da raggruppare inserendo il segno di

spunta e premere il pulsante “Raggruppa/Dividi”. Nel esempio sotto riportato, nel

rapporto di prova, alla richiesta n°21249 (R) saranno aggiunti i risultati delle richieste

21250, 21251, 21252, 21253, 21254, 21255, 21256 e 21258.

Richieste in Attesa (seconda scelta)

Con questa funzione è possibile avere l’elenco delle Richieste effettuate e la possibilità di vedere il

contenuto di ciascuna singola richiesta.

La form è suddivisa in due parti:

- la sezione superiore riporta l’elenco di tutte le richieste registrate dall’utente ma non ancora prese

in carico dal Laboratorio Buzzi;

- la sezione inferiore riporta l’elenco di tutte le richieste prese in carico dal Laboratorio Buzzi.

Dato che la segreteria del laboratorio prende in carico ovvero trasforma le Richieste in Ordini di lavoro solo

dopo che è arrivato il materiale al laboratorio, il passaggio di una richiesta dalla sezione superiore a quella

inferiore corrisponde all’avvenuta consegna del materiale al laboratorio ed alla sua presa in carico.

Come si vede dalla form sopra riportata, negli ultimi due campi (view e edit) sono presenti, per ciascuna



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richiesta, una serie di puntini: cliccando su essi si accede rispettivamente alla visualizzazione del contenuto

della richiesta o alla sua manutenzione. In quest’ultimo caso, se la Richiesta non è ancora stata presa in

carico dal laboratorio, ovvero se è nella sezione superiore, può essere eliminata o modificata.

IMPORTANTE: con la scelta edit, è possibile duplicare una richiesta, semplificando ulteriormente l’input dei

dati; se, per esempio, c’è da inserire una serie di richieste con stesso pacchetto di analisi e/o analisi singole

su diversi articoli, risulta particolarmente comodo entrare in edit della riga da duplicare e premer il

pulsante “Duplica” della form successiva. Viene riproposta la form di inserimento con un numero di

richiesta diverso nella quale è sufficiente modificare i dati diversi, premere “Salva” e “Invia”.

Archivio Risultati (terza scelta)

Con questa scelta è possibile sia scaricare la bozza del Rapporto di Prova sia visualizzare i risultati delle

singole prove.

All’ingresso la form presenta l’elenco delle analisi richieste con il numero di accettazione del laboratorio

Buzzi (Ingresso) e, nella sezione destra, i Rapporti di Prova (Certificati) già pronti.

La corrispondenza tra Vs richiesta e numero d’ingresso è presente nella scelta precedente.

Cliccando sui puntini riportati nella colonna View è possibile vedere lo stato avanzamento lavori relativo a

quell’ingresso. La form si presenta come la seguente:

Se cliccate sul codice della prova due volte (p.e. CE0600, CA0071, ecc), appaiono, nella sezione “Risultati”, i

valori dei parametri testati.

Nel caso di prove Cinesi, il codice prova CE0600, riporta il riepilogo di tutte le prove confrontato con i valori

di accettabilità, per cui avrete la mappa Pass/Fail per tutte le prove del pacchetto.



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Cliccando sul bottone [download] avrete la possibilità di archiviare o stampare il risultato della prova.

In ogni caso, appena il rapporto di prova è stato redatto dalla nostra segreteria tecnica, sarà

automaticamente inviato all’indirizzo di posta elettronica che è stato comunicato al laboratorio in fase di

inserimento dell’anagrafica del cliente.

Servizi

a) Acc.Buzzi

La funzione è attiva per l’amministratore di sistema e permette l’accesso al data base.

b) Duplicazione richieste

La funzione permette di duplicare una richiesta già accettata, ovvero presente nell’elenco inferiore della

scelta “Richieste in Attesa” che non hanno abilitato il pulsante […] nella colonna edit.

Selezionata la richiesta e premuto “Duplica” (vedi figura), viene popolata la scelta “Inserimento Richiesta

Analisi” con un nuovo numero di richiesta e tutti i campi della richiesta che è stata duplicata. Entrando nella

scelta “Inserimento Richiesta Analisi”, possono essere modificati i campi e successivamente premendo

“Salva” ed “Invia” è stata fatta una nuova richiesta basata su una già accettata od anche già evasa.

c) Spedizione Campioni

La funzionalità permette ai clienti che operano con il portale WEB, di gestire la tracciabilità delle spedizioni

di campioni. L’obiettivo è quello di fornire informazioni sulla data/ora di arrivo dei campioni in laboratorio e

consentire così di controllare i tempi tra l’arrivo del materiale e l’inizio delle analisi.

Se siete interessati ad effettuare questo tipo di monitoraggio, dovete acquisire dal portale un numero di

spedizione da scrivere sulla busta/pacco postale.



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Per acquisire il numero di spedizione, occorre utilizzare la scelta “Servizi” � “Spedizione Campioni” del

portale. Nella pagina vengono elencate tutte le richieste in attesa che non risultato spedite. Selezionare i

materiali in spedizione, inserendo un segno di spunta nella colonna a sinistra. Premere il bottone

“Seleziona” in alto a sinistra. In alto a destra verrà visualizzato il numero di campioni selezionati, premere il

tasto “Registra”, ottenendo il numero di spedizione (nella figura il numero 10550).

Nel caso di errore può essere sempre cancellata la spedizione con il pulsante “Cancella”.

La segreteria del laboratorio, al momento della consegna del corriere, provvederà a registrare sul portale

l’arrivo della spedizione col numero indicato sulla busta/pacco.

d) Controllo Spedizioni

Questa scelta consente di controllare in ogni momento le date/ore di arrivo delle spedizioni in laboratorio e

l’avvenuta presa in carico delle analisi dei singoli campioni.

e) Tipologie Campioni

Per alcuni clienti ed alcuni prodotti è stato definito un prezzo forfaitario a prezzo fisso per alcuni gruppi di

prove; in questo caso occorre definire una “Tipologia” di prodotto che segua questa logica. Con questa

scelta si definiscono queste tipologie e nel campo “Tipologia” della scelta “Inserimento Richiesta” dovrà

essere selezionata la tipologia per gli ingressi che devono essere fatturati a prezzo fisso (indipendente dal

numero e tipo di analisi effettivamente eseguite).

Le tipologie/prezzi sono le seguenti:

• Finished product: accessories (xxx)

• Finished product: apparel (yyy)

• Finished product: bags & shoes (zzz)

L’ingresso solitamente si comporrà di più richieste raggruppate. In questo caso è sufficiente che la tipologia

venga indicata su una delle richieste del gruppo. Sulle altre potrà essere assente oppure, se indicata, dovrà

essere la stessa, altrimenti verrà segnalata l’incoerenza in fase di fatturazione (non saprebbe quale prezzo

fisso prendere).

Se in nessuna richiesta del gruppo è presente la tipologia, verranno fatturate le analisi eseguite ai prezzi

concordati (pacchetto, listino o std) come avviene regolarmente per tutti i clienti.

Il campo della richiesta in cui deve essere inserita la tipologia è quello evidenziato sotto:

La seguente videata riporta i campi per l’input e la manutenzione delle Tipologie per un determinato cliente.



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f) Gestione Swatches

La scelta consente di analizzare le spedizioni già richieste con verifica della data di spedizione effettiva e di

inserire nuove spedizioni.

Per inserire una nuova spedizione premere il pulsante “Inserisci” in alto al centro, digitando eventuali

annotazioni relative al documento.

Dopo la registrazione, selezionare il nuovo record inserito nella griglia delle spedizioni esistenti e scegliere i

campioni da prelevare tra quelli presenti nell’elenco sottostante e premere Associa/Rimuovi. Di default

vengono elencate le richieste/ingressi delle ultime 4 settimane, se si vuole modificare il periodo di analisi,

occorre variare le date nel riquadro in alto a destra (selezione da/a data richiesta) e premere “Esegui”.

Le richieste associate alla spedizione selezionata hanno l’immagine col segno di spunta su sfondo verde, le

altre un pallino grigio.

Dopo che è avvenuta la spedizione non è più possibile modificare l’associazione

g) Raggruppamento Richiesta

Vedi scelta “Inserimento Richiesta” paragrafo 16 Accedi a Raggruppamento Richieste.

La scelta permette di raggruppare più richieste per ottenere un unico rapporto di prova delle richieste

“raggruppate”. Per effettuare il raggruppamento occorre:

a. inserire tutte le richieste con la normale procedura sopra descritta;

b. entrare nuovamente in Richiesta Analisi (si presenterà la videata vuota);



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c. cliccare su Accedi a Raggruppamento Richieste (si presenterà l’elenco delle richieste appena

inserite, come nella videata Richieste in Attesa descritta al paragrafo successivo);

d. cliccare sulla prima richiesta del raggruppamento (sarà la richiesta che conterrà al suo

interno tutte le successive da raggruppare). Si presenterà nella parte bassa l’elenco con

tutte le altre richieste fatte sotto la scritta “Selezionare Richieste da Raggruppare alla

Principale per Ottenere un Unico Certificato”;

e. cliccare su le caselle ad inizio rigo delle Richieste da raggruppare inserendo il segno di

spunta e premere il pulsante “Raggruppa/Dividi”. Nel esempio sotto riportato, nel

rapporto di prova, alla richiesta n°21249 (R) saranno aggiunti i risultati delle richieste

21250, 21251, 21252, 21253, 21254, 21255, 21256 e 21258.

Home Page con abilitazione Controlli (opzionale).

La sezione controlli evidenziata dalla freccia, comprende le seguenti Funzioni:

1) Riepilogo Ingressi/Certificati � Premendo su […] si entra nella funzione. Viene richiesto il periodo su cui effettuare la ricerca (Da data A data), e, alla pressione del pulsante Esegui, si popolano le due tabelle sottostanti. La prima riporta i dati delle aziende associate all’account (in generale una), la seconda riporta l’elenco degli ingressi / certificati relativi all’azienda selezionata.

All’interno della tabella sono riportati, oltre alle date ed ai riferimenti della richiesta / ingresso / certificati sono riportati l’utente che ha fatto la richiesta, il brand, il nome articolo, analisi richieste, analisi effettuate, n° fattura, data fattura e prezzo.

Sulla tabella sono attive tutte le funzionalità delle tabelle del portale (query, ordinamenti, raggruppamenti per colonna, etc.), nonché la possibilità di estrarre su foglio excel tutti i dati.

2) Situazione fatture � Premendo su […] si entra nella funzione. Vengono presentate tre tabelle: la prima riporta i dati delle AZIENDE associate all’account (in generale una), la seconda riporta l’elenco delle FATTURE relative all’azienda selezionata, la terza il DETTAGLIO FATTURA della fattura selezionata.

All’interno della tabella FATTURA sono riportati, oltre alle date ed ai riferimenti della fattura, le note e la situazione amministrativa (scadenza, pagamento, totale pagato, da pagare, giorni ritardo,



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scaduto).

All’interno della tabella DETTAGLIO FATTURA sono riportati i dati di tutti i righi fattura, ovvero tutti i dettagli delle prove con quantità e costi .

Sulla tabella sono attive tutte le funzionalità delle tabelle del portale (query, ordinamenti, raggruppamenti per colonna, etc.), nonché la possibilità di estrarre su foglio excel tutti i dati

3) Controllo Risultati Analisi � Questa scelta permette di lanciare le query preparate con la successiva funzione “Configurazione Gruppi per Controllo Risultati” ed ottenere i dati di ciascuna prova o gruppo di prove.

Si procede selezionando la ricerca (nell’esempio “Fibre”) nella matrice “Selezione gruppo risultati”, il periodo di tempo su cui effettuare la ricerca (da Data a Data) e si preme il pulsante “Elabora”. Il risultato della query viene riportato nella matrice sottostante “Ingressi nel Periodo”; questa tabella, come tutte le tabelle del portale WEB, può essere filtrata inserendo nei campi vuoti sotto le etichette di colonna, dati da ricercare, effettuare raggruppamenti trascinando con il mouse (premere sul pulsante sinistro) l’etichetta di una delle colonne presenti, nella prima riga della tabella, sulla scritta “Raggruppa per Colonna” e/o estraendo tutti i dati su un foglio di excel (premere sull’icona di Excel).

4) Configurazione Gruppi per Controllo Risultati � Questa funzione permette di configurare una query.

Si procede con i seguenti step:

1) Inserimento del nome della query � inserire il nome della query nel campo descrizione e premere “Inserisci”



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2) Selezionare la riga della query ed entrare in manutenzione (premere su […] della colonna Edit)

3) Ricercare la prova inserendo parte della descrizione della prova nel campo “Descrizione” o il suo Codice nel campo “Codice”;

selezionare la prova (passo 1); selezionare il/i parametri che si vogliono visualizzare (passo 2); inserire il numero della colonna (da 1 a 25) in cui vogliamo avere i risultati (passo 3); premere il pulsante “Inserisci”.

4) il parametro della prova selezionata apparirà nella tabella inferiore

Le query permettono anche di evidenziare eventuali valori non conformi; per inserire il controllo desiderato occorre selezionare il “Tipo Controllo Valore da Evidenziare” nell’omonimo campo (p.e. “≤”) e selezionare un

valore nel campo “Elenco Valori Risultato da Evidenziare”. Nel nostro esempio sulla costruzione della query per la solidità del colore alla luce artificiale, se avessi configurato il controllo con ≤ 4, tutti i valori di solidità che soddisfano questa equazione apparirebbero in rosso in “Controllo Risultati Analisi” (vedi risultato nella videata successiva).



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3. Flusso Attività

Per quanto concerne la cronologia delle attività, si possono riassumere le fasi in :

- inserire la richiesta;

- stampare la richiesta con il proprio numero identificativo;

- applicare la stampa con il numero della richiesta al materiale da esaminare e spedirlo al laboratorio

Buzzi;

- all’arrivo del materiale il laboratorio Buzzi converte in ordine di produzione la richiesta utilizzando il

riferimento al n° di Richiesta spillato al materiale: L’utente può verificare il passaggio controllando

la scelta n°2 (Richieste in attesa);

- lo stato avanzamento lavori è disponibile in tempo reale nella scelta n°3 (Archivio risultati) sia nella

colonna delle prove “Fare” e “Fatte”, sia controllando il dettaglio delle prove con il tasto “View”.

- l’attività termina con l’invio in automatico del rapporto di prova in formato .pdf.

4. Conformità del Rapporto di Prova

La conformità del Rapporto di Prova in formato .pdf inviato per e_mail rispetto al Rapporto di prova

originale è garantita dalle caratteristiche di formato del documento elettronico (.pdf) creato: questo non è

modificabile, ha la possibilità di documentare qualsiasi tipo di manomissione effettuata sul documento ed è

possibile stampare l’iter di spedizione ricezione del documento in quanto l’iter è tracciato e documentabile.

La dimostrabilità dell’uguaglianza del Rapporto di prova in formato elettronico (.pdf) inviato rispetto a

quello archiviato è garanzia della conformità Rapporto di prova in formato .pdf inviato per e_mail.

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