Pierluigi Feliciati - Padova 16032005 1 Il progetto SIAS Il progetto SIAS Sistema Informativo degli...

Pierluigi Feliciati - Padova 16032005

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Il progetto SIASIl progetto SIASSistema Informativodegli Archivi di Stato

Una piattaforma software distribuita per la descrizione e

gestione del patrimonio archivistico degli Archivi di Stato italiani


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Il progetto SIAS - storia

il progetto è nato dall’esigenza, da sempre sentita dall’Amministrazione archivistica, di poter disporre di uno strumento di informazione aggiornato sulla consistenza qualitativa e quantitativa del patrimonio documentario, a qualsiasi titolo conservato negli Archivi di Stato e del relativo stato di ordinamento e di inventariazione.


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“. . . si potrebbero incominciare, serie per serie completa, i singoli inventari a tipo unico (preferibilmente quello seguito dal Bongi per l’A.S. di Lucca), in modo da preparare il materiale per la futura pubblicazione dell’inventario generale . . . ”

Dal verbale dell’adunanza n. 142 del 2 dicembre1895 del Consiglio Superiore degli Archivi


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Criticità storiche:• inadeguatezza delle risorse umane e

finanziarie • mancanza di strumenti a supporto

dell’attività di programmazione• peculiarità della descrizione archivistica,

che ha per molto tempo impedito la formalizzazione di regole di descrizione



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la Guida generale degli Archivi di Stato ha finalmente realizzato non solo l’obiettivo di offrire informazioni complete sul patrimonio archivistico degli Archivi di Stato ma soprattutto di costituire le basi per un repertorio di livello nazionale e di alta qualità scientifica delle istituzioni e delle magistrature che hanno prodotto tale patrimonio.


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• le leggi speciali emanate degli anni 80 e 90 con finanziamenti straordinari hanno consentito ad alcuni Archivi di realizzare progetti di eccellenza nella creazione di basi informative e nella riproduzione digitale di documenti

• la mancanza di ordinarie risorse ha impedito però per anni di perseguire una strategia di sviluppo omogenea, di “pari opportunità” per tutti gli Istituti e ha rischiato di minacciare la sopravvivenza di quanto era stato realizzato.


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Era necessario sviluppare uno strumento a basso costo di sviluppo, implementazione e gestione, di facile utilizzo anche da parte di operatori che non avevano avuto l’opportunità di cimentarsi con lo strumento informatico, tanto duttile da rispondere alla molteplicità di esigenze informative interne ed esterne all’Amministrazione e alla variegata realtà degli Archivi di Stato.

Si doveva poter recepire banche dati inventariali nate in tempi e su sistemi diversi e restare nelle strategie di informatizzazione della P.A. e in quelle del Ministero per i beni e le attività culturali.


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• il progetto SIAS è stato varato nel 2003• nel mese di aprile il prototipo del

software era stato già sviluppato sulla base di un progetto della DG dalla società Amanuense s.r.l. di Firenze

• Nel mese di luglio è stato distribuito ai primi Archivi di Stato perché lo testassero


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• E’ stato proposto di testare la validità del software agli Archivi di Stato della Sicilia e della Liguria: due regioni, loro malgrado, appena sfiorate dal processo di informatizzazione.

• Attraverso questo lavoro il software è stato corretto, migliorato e arricchito, arrivando in un anno alla versione 3.01

• Nell’aprile del 2004 è stata infatti portata a conclusione la prima fase del progetto con l’inserimento dei dati relativi al patrimonio documentario e ai relativi strumenti di ricerca, dati che saranno fra breve pubblicizzati sul web.


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In quest’anno di sperimentazione sono state formalizzate anche le “istruzioni per l’uso”. Sono stati prodotti e diffusi attraverso il sito Intranet degli archivi:

• Manuale d’uso del programma gestionale, un vero e proprio help all’uso del software, redatto però da archivisti e non da informatici

• Linee guida alla descrizione e gestione del patrimonio documentario, che oltre a sostenere gli utenti nell’uso del software, guidano nell’applicazione delle norme ISAD(G), ISAAR(CPF) e di quelle redazionali della Guida Generale, ponendo l’accento sul rigore della qualità informativa dei dati anche nella loro rappresentazione formale.


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Nell’attuale versione del software, oltre ai moduli per la descrizione “alta” del sistema documentario dei singoli Archivi di Stato, degli strumenti di accesso e dei soggetti produttori, sono compresi anche tre moduli per l’inventariazione vera e propria, i cui manuali sono in corso di diffusione:

• INVENTARIO-BASE• PERGAMENE• SIGILLI


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nel settembre 2004 erano 25 gli Archivi impegnati nel progetto (Sicilia, Liguria, Piemonte, Venezia, Massa Carrara, Pavia)

altri 63 Archivi di Stato, dopo i seminari di formazione di ottobre 2004, sono ora in attività sulla versione 3.1 del software, che comprende anche i moduli inventariali


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Sono in corso di analisi e progettazione altri moduli del progetto SIAS:

- un modulo gestionale per le Sale di Studio

- un modulo per la descrizione dei fondi notarili

- un modulo per la descrizione di cartografia e mappe catastali


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I sistemi informativi

Dal punto di vista dell’architettura generale, il progetto SIAS è nato partendo da alcune considerazioni su natura e caratteristiche dei Sistemi Informativi Archivistici


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la piramide dei SIAla piramide dei SIA

documenti in formato digitale

xml MAG

DL- strumenti di accesso elettronici

sistema documentariosistema documentariometadati fondi e strumentimetadati fondi e strumenti

contesto produzione contesto conservazione


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la piramide dei SIA-la piramide dei SIA-interoperabilitàinteroperabilità

documenti in formato digitale

strumenti di accesso elettronici

metadati sufondi e strumenti

contesto produzione contesto conservazione

1 2

3 4

public domain

partial copyright


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1. liste d’autorità e sistema dei contesti storico-istituzionali dei soggetti produttori, basato almeno su ISAAR(CPF) mandatory

2. sistema degli enti di conservazione, istituzionale, gestione depositi, sale di studio, utenti, riproduzione, etc.

3. sistema dei fondi archivistici basato almeno su ISAD(G) mandatory

4. sistema degli strumenti di ricerca sugli archivi, basato su Dublin Core

la piramide dei SIA-la piramide dei SIA-interoperabilitàinteroperabilità


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La struttura dati di ogni SI-ASLa struttura dati di ogni SI-AS

sistemasistemacomplessi documentaricomplessi documentari

contesticontesti didiproduzioneproduzione

sistemasistemastrumentistrumentidi ricercadi ricerca

singolostrumentodi ricerca

elettronico o digitalizzato

punti di accesso

documentidocumentidigitalizzatidigitalizzatiFunzioni gestionali:

Gestione depositi

Registro presa in carico

Valutazione patrimoniale

istituto diistituto diconservazioneconservazione

XML MAG


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L’architettura di SIASL’architettura di SIAS

SI-ASPD

SI-ASRO

SI-ASPA

SIASServer Web

validazionequalità tecnica

dei dati

reportGestionali

Multi-istituto

Softwaregestional

e

interfaccia Web

e report gestionali

xml

xml

xmlSAN


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SIAS - alcune specifiche• Attribuzione e visualizzazione di numeri di codice

univoci per ciascuna unità informativa • Interfaccia Web accessibile e usabile secondo le

linee guida definite nel progetto MINERVA• DBMS principale Microsoft SQL Server (gratuito)• Architettura client-server per ogni SIAS locale, con

la possibile sincronizzazione di postazioni off-line (PC portatili), ad esempio per le Sezioni

• Import/Export e trasmissione dei dati in XML• Backup periodico dei DB facilitato• Sincronizzazione periferia-centro-web per

garantire l’autonomia scientifica degli AS, allineamento formale e sicurezza sui dati gestionali

• 7 report stampabili, in parte riservati, oltre all’interfaccia Web consultabile in locale o da Web


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SIAS – istituto di conservazione


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SIAS – complessi documentari


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SIAS – Sogg. produttori persone


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SIAS – Sogg. produttori famiglie


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SIAS – Sogg. produttori enti


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SIAS – strumenti di ricerca


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Compatibilità per l’importazioneÈ possibile collegare alla scheda SRtramite un file XML MAG per gestire più

files: - Inventari digitalizzati (tiff, pdf …)- Inventari digitali testuali (rtf, doc, html …)

Oppure, convertiti in XML:- Inventari elettronici strutturati (dbase,

da qualunque fonte e con qualunque struttura)

SIAS – Strumenti di Ricerca


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Redazione nuovi strumenti(compatibilità formale EAD in sviluppo)

È possibile, a partire dalla scheda SR:• Attivare il modulo INVENTARIO BASE• Attivare il modulo

PERGAMENE+SIGILLI• Attivare il modulo SIGILLIPer costruire nuovi inventari elettronici

SIAS – Strumenti di Ricerca


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dagli strumenti ai documenti

A partire dagli inventari elettronici o digitali collegati al sistema è possibile

collegare le descrizioni alle immagini digitali dei documenti, con il tramite di files XML amministrativi e gestionali MAG



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dagli strumenti ai documentiUn caso in corso di realizzazione è il

Diplomatico dell’Archivio di Stato di Palermo

• Interamente digitalizzate più di 6000 pergamene

• Quasi interamente pronte le descrizioni analitiche, implementate coi moduli inventariali SIAS-Pergamene e SIAS-Sigilli



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grazie

[email protected]

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