PERFORMANCE ANNO 2012 Data Emissione: 6.04.2012 ...1. Aumentare l’estensione dell’approccio per...

Istituto Zooprofilattico Sperimentale della Sardegna

PERFORMANCE ANNO 2012

Data Emissione: 6.04.2012 Rev. 00 Pagina 1 di 17

PIANO INTEGRATO DEL DIPARTIMENTO SERVIZI TECNOLOGICI E FUNZIONE AQ:

RENDICONTAZIONE PRIMO TRIMESTRE

1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE Il presente documento rappresenta la rendicontazione del primo trimestre per quanto attiene lo stato di avanzamento rispetto al raggiungimento di obiettivi posti, attraverso la rappresentazione degli indicatori e del cronoprogramma. In azzurro vengono indicati i valori a cui si riferiscono le attività, le considerazioni se necessarie, la descrizione delle attività se previsto (vedi cronoprogramma). Il documento, viene presentato alla Direzione Aziendale come indicato nel regolamento a cui si fa espresso rinvio.

2. MODALITA’ DI VALUTAZIONE DELLA PERFORMANCE 2.1 Indicatori Prospettiva 1. miglioramento dei processi interni e dei compiti istituzionali: Obiettivi strategici:

1. Aumentare l’estensione dell’approccio per processi 2. Migliorare la qualità del servizio offerto al cliente interno 3. Migliorare la gestione dei processi interni 4. Impiego efficace delle risorse e dei tempi dei processi

Obiettivi operativi:

1. Estendere il Sistema di Gestione della Qualità 2. Analizzare le fasi dei processi interni

1. Indicatore

Standardizzazione/Formalizzazione prove, procedure e processi, regolamenti e banche dati: inserimento hardware e software in nuovo applicativo di gestione

Preparato CD: Grazia Pittau 1 / 17

Prospettiva Miglioramento dei processi interni e dei compiti istituzionali Obiettivo Strategico Aumentare l’estensione dell’approccio per processi Variabile Strategica Numero di record (corrispondente al cespite) standardizzati

Obiettivo Operativo Estendere il Sistema di Gestione della Qualità: gestire le risorse informatiche con l’applicativo Gestione strumenti

Motivazione La creazione di banche dati è la base per tenere sotto controllo i processi informatizzati

Modalità di espressione dell’indicatore Rapporto

Numeratore Numero record inseriti Denominatore Totale hardware/software dell’Ente

Formula Numero record (142) Totale patrimonio informatico (659)

Periodicità di variazione dell’indicatore Trimestrale

Modalità di valutazione dello Aumento del valore dell’indicatore

Valore indicatore=0,215







stato di avanzamento trimestrale Fonte Applicativo Gestione strumenti Stato avanzamento rispetto all’obiettivo

Sono stati inseriti 142 elementi hardware. Il software è stato censito all’interno di ciascun elelmento

L’attività si riferisce all’inserimento di tutto l’hardware e software di tutto l’Ente, a seguito dell’adeguamento anche per i cespiti informatici dell’applicativo “Gestione Strumenti” sviluppato internamente a suo tempo. Questo inserimento permetterà successivamente:

• per il CED: inserire tutti gli interventi effettuati sulle macchine • per la struttura a cui lo strumento appartiene: di vedere gli interventi e la tecnologia a disposizione

di seguito la schermata delle’elenco disponibile in Intranet ed alcune schede anagrafiche di hardware






Un particolare della scheda anagrafica di uno switch pdf che garantisce la gestione controllata del documento:







La scheda di manutenzione di un terminalino di rilevazione presenze:

Prospettiva 2. dell’apprendimento e dello sviluppo organizzativo (motivazione, benessere e competenza) Obiettivi strategici:

1. Creare un clima favorevole e presupposti di leadership 2. Migliorare le competenze del personale 3. Aumentare la visibilità e il riconoscimento delle competenze interne 4. Aumentare il benessere del personale

Obiettivi operativi:

1. Aumentare il n° di crediti formativi erogati







2. Aumentare la capacità di risposta dell’Ente 3. Migliorare l’organizzazione del personale attraverso la conoscenza e condivisione delle regole

1. Indicatore

Attività di docenza interna

Prospettiva dell’apprendimento e dello sviluppo organizzativo (motivazione, benessere e competenza)

Obiettivo Strategico Aumentare la visibilità e il riconoscimento delle competenze interne Variabile Strategica Utilizzo del personale dell’ente in attività formative interne Obiettivo Operativo Aumentare la competenza del personale

Motivazione L’utilizzo del personale interno nelle attività formative consente il miglioramento dei rapporti tra personale dirigente e comparto; contribuisce a ridurre i costi di realizzazione delle attività formative; aumenta la leadership del personale coinvolto

Modalità di espressione dell’indicatore Rapporto

Numeratore Numero sessioni di formazione/addestramento Denominatore Totale sessioni previste

Formula numero sessioni effettuate Totale sessioni previste (2+ 10 + 6)


Modalità di valutazione dello stato di avanzamento trimestrale

Movimento indicatore e relazione

Fonte Dati formazione, dati interni

Stato avanzamento rispetto all’obiettivo

per vincoli esterni (il corso Qualità per amministrativi è stato spostato in due date di giugno, SIGLA non è stato ancora rilasciato dal fornitore, la procedura Amministrativa è ancora in corso di implementazione definitiva), l’attività di formazione è spostata ai successivi trimestri.

Valore indicatore

Docenze per formazione/addestramento: Corso Qualità per amministrativi, corso Utility PC ed applicativi Intranet, addestramento SIGLA e procedura magazzino.







Prospettiva 4: efficienza e sostenibilità economica Obiettivi strategici:

1. Attivare il controllo di gestione Obiettivi operativi:

1. Valorizzare i processi interni








1. Indicatore Valorizzazione prove, vaccini, terreni, processi:

Prospettiva efficienza e sostenibilità economica Numeratore N° processi valorizzati Denominatore Totale processi da valorizzare Modalità di espressione dell’indicatore rapporto

Numeratore Numero processi valorizzati Denominatore Totale processi da valorizzare

Formula Numero processi valorizzati (1) Totale processi da valorizzare (8)


Modalità di valutazione dello stato di avanzamento trimestrale

Aumento indicatore, validazione e rilascio dei fogli di calcolo compilati

Stato avanzamento rispetto all’obiettivo

è stato tariffato il processo “taratura micro pipette. Di seguito le schermate del foglio di calcolo impiegato per la valorizzazione

Standard 8 processi Fonte Fogli di calcolo, PG 06 006

Valore indicatore= 0,125

Si valorizzeranno i seguenti processi: a) intervento CED:

1. preparazione PC 2. preparazione server 3. rilascio flussi informativi 4. installazione stampante

b) Pubblicazione documenti di sistema in intranet c) taratura micropipetta d) caratterizzazione camera termostatica e) preparazione documento di valutazione del rischio






4. Indicatore Attività di docenza interna

Prospettiva efficienza e sostenibilità economica Obiettivo Strategico Ridurre i costi per la realizzazione del Piano Formativo Aziendale Variabile Strategica Utilizzo del personale dell’ente in attività formative interne

Obiettivo Operativo Incrementare la partecipazione in qualità di docenti del personale interno

Motivazione L’utilizzo del personale interno nelle attività formative contribuisce a ridurre i costi di realizzazione delle attività formative

Modalità di espressione dell’indicatore

Rapporto (definisce l’indice di risparmio, variabile a seconda della figura professionale che svolge attività di docenza)) e differenza (definisce il risparmio che si ottiene)

Numeratore Valore economico ora di personale interno x ore di docenza erogate dal personale interno

Denominatore Valore economico ora di formatore esterno x ore di docenza erogate dal personale interno

Formula indice Costo orario interno* x ore erogate Minimo € 120 x ore erogate

Formula indicatore Totale costi teorici -totale costi sostenuti Standard Costo orario minimo formatore esterno (circa € 120**) Periodicità di variazione dell’indicatore Trimestrale

Modalità di valutazione dello stato di avanzamento

Modifica del numeratore, diminuzione del valore del rapporto, aumento della differenza dei costi

Valore indice








trimestrale Fonte Dati Servizio Formazione Stato avanzamento rispetto obiettivo Da compilare in verifica/rendicontazione: vedi indicatore prospettiva 2

* il costo orario dipende dalla qualifica del formatore interno. Nel caso del dipartimento (vedi indicatori della prospettiva 2) variano da € 70 a € 20 ** il costo minimo proposto dall’Ente è € 100+IVA, ma può salire anche a € 1000 (dati forniti dal Servizio Formazione) 3.2 Obiettivi e relative attività da evidenziare con la metodologia del Project Management (Sperimentale) Si descrive di seguito l’attività di sviluppo software con gli strumenti che offre la metodologia e con un software open source (OpenProj):

1. Sviluppo e rilascio dell’applicativo Intranet “Circuiti interlaboratorio”. Nella seguente tabella sono riportate le fasi di cui è composto il progetto, i tempi previsti per ogni fase, le date presunte di inizio e fine di ciascuna, i legami fra loro.

Nella seguente immagine è possibile evidenziare il personale coinvolto i tempi e gli intervalli di coinvolgimento (GANTT).

L’ultima immagine descrive i legami fra le fasi






Stato di avanzamento: sono state effettuate tutte le fasi previste nel cronoprogramma, l’evidenza delle funzionalità e dell’uso (disponibile in Intranet) viene riportata di seguito nelle immagini catturate:







2. Sviluppo e rilascio dell’applicativo Intranet “Gestione Reagenti”. Come in precedenza, vengono individuate le fasi, la loro durata e le date di inizio e fine:







Il collegamento tra le fasi, il personale coinvolto, i tempi e la durata dell’impegno di ciascuno rispetto alla singola fase (GANTT).

Il legame tra le fasi.

Stato di avanzamento: è conclusa l’analisi dei requisiti, di cui di seguito si riporta l’evidenza (tratto dallo specifico documento):








APPLICATIVO GESTIONE REAGENTI (prodotti chimici e/o loro soluzioni)

La gestione dei prodotti chimici ha la finalità di tenere traccia dei dati d’uso a scopi di tracciabilità dei dati di prova e di rilevare l’esposizione dei lavoratori ai prodotti chimici pericolosi. L’inserimento di un dato una sola volta permetterà pertanto che questo possa essere elaborato per entrambi gli scopi. L’impiego dell’applicativo pertanto prevede, attraverso la login alla intranet, di caricare (in termini di responsabilità dal punto di vista della Qualità, in termini di esposizione dal punto di vista della salute) l’uso alla persona che ha effettuato la login. Il software è organizzato a schede, di cui una (anagrafica) riporta i dati di gestione generali del laboratorio, la seconda (Scheda di gestione interna) i dati relativi alla gestione del lotto caricato al laboratorio, la terza (Scheda d’uso) i dati relativi all’impiego del prodotto.

La scheda di gestione interna può aver caricato il consumo del lotto una volta sola, la scheda d’uso può non essere impiegata.

L’applicativo viene organizzato secondo pagine di inserimento che vengono aperte da linguette

Per default (a seguito di accesso):

1. Dipartimento 2. Laboratorio

Per prima cosa il prodotto chimico viene classificato (check box) in :

1. solvente 2. reattivo o sale 3. organico 4. inorganico 5. altro (specificare) 6. materiale di riferimento (MR)

un MR può essere una delle precedenti classificazioni

Se classificato come MR, questo può essere certificato (MRC) o non certificato (MR) (check)

alla classificazione segue una parte comune (parte anagrafica), se pericoloso permette l’aggancio con la sua scheda di sicurezza.

Il reagente pericoloso richiede la registrazione dei Dispositivi di protezione individuali e/o collettivi e questo dato e le quantità impiegate dall’utilizzatore verranno anche elaborate per l’inserimento di dati d’uso complessivi medi nella scheda mansioni/rischio del lavoratore e nel documento di valutazione del rischio del Dipartimento. (il programma permette anche di effettuare lo scarico alla fine dell’uso)

Se il reagente è materiale di riferimento, oltre all’inserimento di informazioni aggiuntive in fase di compilazione di anagrafica, permetterà, se richiesto, la gestione delle aliquote.

Parte comune:

1. Scheda anagrafica:







a) nome prodotto (da prendere dal database) b) identificazione ufficiale (da prendere dal database: numero cas o numero cee)

2. Scheda di gestione interna

a) Codice di magazzino b) produttore c) data ricevimento d) lotto e) quantità totale f) unità di misura (da tendina: litri, millilitri, grammi, milligrammi) g) n° confezioni h) taglio della confezione (i dati di d), e) f) e g) verranno calcolati per un controllo) i) data scadenza (Questo campo permetterà l’invio di una @ automatica al magazzino, che varrà come richiesta

d’ordine) j) luogo di conservazione (aggancio con l’elenco strumento del laboratorio per scegliere l’apparecchio in cui è

conservato: Armadio sicurezza, cappa, essiccatore, frigorifero, congelatore, etc) k) modalità di conservazione (automatico legato allo strumento precedente: ambiente, sottocappa, sottovuoto,

armadio sicurezza, congelato, refrigerato) l) campo non obbligatorio: data apertura della confezione (controllo: uguale o posteriore data ricevimento) m) le precedenti voci potranno generare l’etichetta che contenga codice di magazzino, nome, posizione, data

scadenza. n) data esaurimento (se verranno inserite le quantità impiegate verrà calcolata in automatico se il prodotto è

pericoloso e/o MR, perché verranno sottratte al totale pervenuto le quantità impiegate, se il prodotto è NP potrà venir inserita dall’operatore e avverrà il controllo di congruità di data) (Questo campo permetterà l’invio di una @ automatica al magazzino, che varrà come richiesta d’ordine)

l’esaurimento non consentirà di modificare la gestione del lotto, ma permetterà di effettuare un altro inserimento

3. Scheda d’uso (scheda non obbligatoria)

i dati da inserire saranno:

a) data preparazione b) data scadenza (se previsto) c) diluizione d) diluente e) la quantità utilizzata; f) le modalità di conservazione se diverso dal prodotto principale g) i DPI o i dispositivi di Protezione collettiva impiegati (questa finestra apparirà solo nel caso di prodotto

pericoloso)







a seguito dell’inserimento di questi dati è possibile stampare un’etichetta che contiene (PG 09 002):

a) Laboratorio/Dipartimento b) Nome del prodotto. c) Il codice univoco identificativo d) Data di preparazione. e) Data di scadenza (se inserita) f) Il diluente/solvente. g) La diluizione. h) Le modalità di conservazione. i) Nome del preparatore. (corrisponde alla login) j) Reagente o materiale di riferimento

nel caso di prodotto pericoloso nell’etichetta dovranno comparire anche le frasi R che sono indicate nella scheda di sicurezza (al momento sospeso se non troveremo la disponibilità di una banca dati)

elaborazioni: elenco reagenti del laboratorio/Dipartimento, elaborabile per tutto ciò che viene impiegato (anche se al momento esaurito) e per ciò che al momento dell’elaborazione è in uso, totale consumato per periodo per ciascun prodotto.

stampe: scheda anagrafica completa, elenchi reagenti, consumi, etichetta del prodotto in confezione ed in uso

Materiali di riferimento

In aggiunta ai dati già definiti per il prodotto generico, vanno inseriti in anagrafica i seguenti dati (PG 09 003):

- Certificato o no (possibilità di agganciare il pdf) - Interno o del commercio - la tipologia; (non obbligatorio) - il valore noto; (e relativa incertezza se presente?) (non obbligatorio) - il codice univoco assegnato dal Laboratorio (lotto interno); (?)(non obbligatorio) - il codice del prodotto; da magazzino? - la data di apertura della confezione; - il numero di certificato (se presente); (non obbligatorio) - la data del certificato (se presente); (non obbligatorio) - i metodi di prova per i quali viene utilizzato; (tendina?) - altri eventuali usi; (tendina?)

Se il MR prevede l’effettuazione di aliquote, o se perviene già in aliquote, si prevede una scheda per ciascuna aliquota che contiene tutti i dati presenti nella scheda anagrafica principale e dove vengono registrate:

Scheda aliquote MR

a) n° aliquote? b) la data di utilizzo; c) le operazioni svolte; (tendina?) d) la quantità utilizzata; e) il codice identificativo, assegnato dal laboratorio, della aliquota preparata; (?)

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