PER L’ARCHIVIAZIONE, LA GESTIONE E LA

MACS

Completa dematerializzazione dei documenti e delle immaginiEfficienza ed organizzazione dei processi informativi Totale tracciabilità e reperibilità dei documentiProtezione della riservatezza dei documenti Accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezzaRiduzione dei costi diretti e indiretti Conservazione sostitutiva a norma di legge di tutti i documenti e immagini diagnostiche

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DI LEGGE

ottimizza i processi e riduci i costi in totale sicurezza

MACS, il massimo per la gestione documentale:

Bollino MACS (Massive Archiving and Communication System) è la soluzione studiata ad hoc per il mondo sanitario, si integra totalmente con i sistemi informativi aziendali e consente l’archiviazione, la gestione e la conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti e immagini diagnostiche.

GESTIONE DOCUMENTALE Archiviazione: raccoglie sistematicamente documenti di varia natura ed immagini.

Ricerche: i documenti vengono ricercati e visualizzati in modo facile e veloce tramite l'utilizzo di tag (parole chiave).

Condivisione dei documenti e delle informazioni: permette di condividere tutti i documenti e le informazioni internamente ed esterna

mente alla struttura sanitaria.

Gestione delle associazioni dinamiche tra i documenti archiviati: i documenti archiviati possono essere collegati in modalità dinami-

ca tra loro, è quindi possibile di un paziente visualizzare la Cartella clinica, gli esami diagnostici, i consensi e le relative fatture.

Gestione revisioni: è possibile modificare un documento archiviato, tenendo traccia delle varie versioni e delle informazioni associate

ad ognuna di esse.

Gestione stato del documento: ad ogni classe documentale possono essere associati diversi stati (es. documento firmato digitalmen-

te, creazione del lotto, firma del lotto, marcatura temporale del lotto...).

Gestione privacy e riservatezza: è possibile amministrare i diritti di ogni utente e di ogni gruppo definendo quali documenti può

vedere, e le operazioni che è abilitato ad effettuare.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA A NORMA DI LEGGE

La conservazione sostitutiva consente di conservare tutti i documenti e tutte le immagini diagnostiche in formato digitale ed eliminare gli archivi cartacei nel pieno rispetto dei dispositivi di legge. Garantisce l'autenticita', l'integrita', l'a�dabilita', la leggibilita’ e la reperibilita' dei documenti.

Creazione del documento con valore legale, civile e fiscale

• Firma digitale: attribuisce paternità ai documenti elettronici prodotti con strumenti informatici, ovvero l'identità del soggetto che ha

firmato e la non alterazione del documento dopo la firma. Garantisce l'autenticità del documento (Linee Guida per l’utilizzo della

Firma Digitale, AGID).

• Marcatura temporale: associa data e ora certe e legalmente valide al documento informatico, consentendo quindi di associare una

validazione temporale opponibile a terzi. Garantisce l’integrità del documento. (cfr. Art. 20, comma 3 Codice dell’Amministrazione

Digitale DLgs 82/2005).

• Tracciatura dei lotti di documenti conservati.

• Schedulazione dei processi di conservazione.

PRODUZIONEDATI

ACQUISIZIONEDOCUMENTIIMMAGINI

CONSERVAZIONESOSTITUTIVAFIRMA DIGITALEMARCA TEMPORALE

ARCHIVIAZIONEGESTIONE

RICERCACONSULTAZIONE

Nel libro bianco del CNIPA si legge: “La gestione documentale vale oltre il 2% del PIL. Un obiettivo di dematerializzazione di appena il 10% genererebbe un risparmio di tre miliardi di euro ripetibili ogni anno”

Le strutture sanitarie producono una molteplicita' di documenti che vanno da quelli strettamente clinici come le immagini dia-gnostiche, i referti le ricette fino a quelli di tipo amministrativo come ad esempio le fatture, consensi informati, consensi privacy, documenti di varia natura. Non è ipotizzabile che tutte queste informazioni possano essere ancora gestite in maniera cartacea. Per raggiungere il contenimento dei costi e l'e�cientamento dei processi si deve elaborare questa grande mole di dati, informa-zioni e documenti prodotti talvolta da strutture diverse, in tempi diversi e con modalita' non sempre omogenee.

MACS: MASSIMA CAPACITÀ DI INTEGRAZIONELa soluzione funziona con qualsiasi applicativo in quanto applica tutti gli standard e i protocolli anche quelli non specifici del mondo

sanitario:

CMIS (Content Management Interoperability Services);

DICOM (Digital Imaging and Communications in Medicine), HL7 (Health Level 7);

Profilo IHE (Integrating the Healthcare Enterprise) XDS (Cross Enterprise Document Sharing);

WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versiong), [S]FTP ([Secure] File Transfer Protocol);

Web Services, Atom, REST (REpresentional State Transfer);

CIFS (Common Internet File System)/SMB (Server Message Block).

MACS : TANTI SERVIZI A SUPPORTO

• Formazione • Redazione del Manuale della Conservazione sostitutiva • Consulenza in materia di Conservazione documentale sostitutiva e Privacy

CONFIGURAZIONI

La soluzione può essere configurata in base alle esigenze aziendali: • LIGHT: archivia esclusivamente le fatture elettroniche • FULL: archivia tutti i documenti medici e amministrativi di una struttura sanitaria mono sede • DYNAMIC: archivia tutti i documenti medici e amministrativi di una struttura sanitaria multi-sede

Costo medio del documento

Difettosità del processo

N persone dedicate al processo

Spazio in mq risparmiato

N documenti stampati e gestiti nell’anno

Tempo medio di svolgimento del processo

Tempo di ricerca del documento

Documenti perduti

- 30%

- 35%

- 43%

- 58%

- 72%

- 73%

- 80%

- 100%

Bollino IT S.r.l. (socio unico)Via delle Industrie, 31 - 80147 Napolitel. 081.559.28.19fax. 081.559.28.20bollinoit@bollino.comwww.bollino.com Soluzioni al servizio della sanità

MASSIMA EFFICIENZA

Unico archivio centralizzato: tutti i documenti sono conservati e opportunamente classificati.

Incremento dell’efficienza operativa del personale: modalità di ricerca semplici e funzionali, migliore e più veloce

condivisione di informazioni e documenti.

ABBATTIMENTO DEI COSTI

Diminuzione drastica dei costi diretti: carta, fotocopie, stampa, spazi recuperati, pellicole, film...

Recupero dei locali adibiti ad attività non produttive.

Riduzione dei costi per l’adeguamento dell’infrastruttura necessaria: scaffalatura, sistema antincendio, antialla-

gamento, sistemi di sicurezza.

Riduzione dei premi assicurativi.

Ottimizzazione delle ore/uomo dedicate all'archiviazione delle informazioni: diminuzione delle ore spese per

trovare quello che serve, diminuzione delle inefficienze e danni dovuti ad errori di catalogazione e smarrimento.

MASSIMA SICUREZZA

Accesso tramite permessi specifici: più affidabilità rispetto alla gestione cartacea.

Univocità del documento archiviato: eliminazione di errori e perdita di informazioni a causa di modalità di classifi-

cazione personali del soggetto che ha in gestione il file.

Conservazione sostitutiva a norma di legge: validità legale del documento digitale.

SCEGLIENDO LA GESTIONE DOCUMENTALE