PAOLO A. RUGGERI - nexo corporationSe hai tre ore per preparare una presentazione, quello è quanto...
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PAOLOA.RUGGERI
TIMEMANAGEMENTI18PRINCIPIPERGESTIREALMEGLIOILTUOTEMPO
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TUTTIIDIRITTIRISERVATI
1.RISERVADELTEMPOINAGENDAPERFAREOGGIQUELLOCHEFARA’UNAGRANDEDIFFERENZADOMANI
Il lavoro si espande per occupare tutto il tempo che hai a disposizione.Questo è ilprincipiodiParkinson.Sehaitreoreperpreparareunapresentazione,quelloèquantocimetterai.
Senonriserviinagendadeltempodedicatoallaformazione,allaricercaesviluppo,almarketing e a tutte quelle attività che renderanno la tua azienda o attività più forte, illavorooperativochehaisiespanderàeconsumeràtuttoiltempochehaiadisposizionee,inpiùnonavrailavoratosulleattivitàcherenderannolatuaaziendapiùforte.
Dellaseriecornutoegabbato.
2.COMPILAUNALISTADIPROGETTIAPERTI
Latuamenteoperacomeuncomputer.Quandohaitantiprogettiincompletioametàècome se tu avessi tante finestre aperte sul tuo laptop, l’efficienza cala e tutto il lavorodiventapiùlento,anchelagestionedeltempo.
Unrimedioèquellodicompilareunalistacompletadituttiiciclioprogettiapertichehai in questo momento. Semplicemente scrivila su un foglio di carta assicurandoti discendere nello specifico.Non scrivere, dunque, “recuperare i crediti”ma “MarcoRossi2000 euro; Francesco Giovannardi 2356 euro…”. Essere specifico ti permetterà dichiuderelefinestreerecuperareenergia.
Aggiornalalistaunavoltaallasettimanaoogniquindicigiornieognitantodepennanequalcuno.
3.USALELISTE
E’ provato che se ti fai ogni giorno o ogni settimana una lista di cose da fare quelgiorno,altuaproduttivitàaumentadiunbuon15/20%.Quindiognisettimanacompilaunalistadelleattivitàdasvolgereprendendosenecessarioaspuntolalistadeicicliaperti,poiportalalistachehaipreparatosempreconte.
Ognigiornodedicacinqueminutiascrivereilpianodellagiornatae,sepossibile,fallolaseraprima.
4.FALLOSUBITO!
Seun’attivitàrichiedemenodicinqueminutifallasubitoenonrimandarla.E’moltopiùeconomicodalpuntodivistadeltempochenonsegnarselainagenda,cominciarlaepoi interromperla. Se fai un colloquio con una persona e rimanete d’accordo che lemanderaiunabreverelazionescritta,fallononappenaescidall’incontro.Saraipiùfrescoetiricorderaiidettagli.Senonlofaisubitoquellocheinorigineeraunprogettodicinqueminutipotrebbeallungarsifinoaconsumarnetrenta.
5.ILTEMPOCHESENTIDIAVEREADISPOSIZIONESIESPANDEOSICONTRAEASECONDADELTUOSTATOD’ANIMO
Quandohai l’idea di non avere tempo è perché, di fatto, stai inseguendo lemete diqualcunaltro.Riflettisuquestoconcettoognivoltaincuitisentiiperlavorizzato.Fermatieragionasuquellochevuoidavverofaretu.
Troveraigrandissimosollievodaquestotipodiesercizio.
Inoltre devi sapere che quando un individuo sente di non avere tempo è perché inqualchemodoa livellopsicologicoha smessodi essere il vero se stesso: si sta facendoguidaredaglialtri,dall’universomaterialechelocirconda,stacercandodiesserequalcunochenonè.
6.PENSAAQUALISONOLEATTIVITA’CHESEFATTEREGOLARMENTEPERIPROSSIMIMESIOANNIFARANNOUNENORMEDIFFERENZAPERILSUCCESSODELLATUAAZIENDA
Il tempo non è infinito. Devi imparare a dedicare oggi tempo a quelle attività chefarannounenormedifferenzaper il tuo successodomani.Sehaiunapiccola impresaoun’attivitàprofessionale25-30%deltuotempoognisettimanadovrebbeesserededicatoaquesteattività:
Ricercaesviluppoeinnovazione
Formazionedelpersonale–Motivazionedelpersonale
Marketing
Pianificazione,Coordinazione
Nuovealleanze
Gestionefinanziaria
E in generale a tutte quelle attività che renderanno la tua azienda più forte (e nondimenticartidellatuafamiglia).
Selatuaaziendaèstrutturata,iltempochedevidedicareaquesteattivitàsaleal50%.
Se sei un commerciale o un agente di commercio almeno 25-30% del tuo tempodovrebbeesserededicatoafaremarketingosviluppodinuoviclienti
7.CERTEATTIVITA’NONSVOLTEOGGI,DIVENTANOUNACRISIDOMANI
Secorri sempredietroalleprioritàdegli altri (dei clienti,dei tuoi responsabiliodeituoicollaboratori)enonusideltempoperfareleattivitàdicuialpunto6,questeultimediventeranno semprepiù critiche fino aquandonon si trasformeranno invere e propriecrisichestravolgerannoqualsiasituapianificazione.
Lepersonenonformatefannoerrori,lepersonenonmotivatesenevanno,lafamigliaacuinondedichimaiattenzionesisfalda.
Dedicaalmenoil25–30%deltuotempoalleattivitàdicuialpunto6inserendoleinagendacomedeiveriepropriappuntamenti.
8.LEE-MAILSIRIPRODUCONOPIU’RAPIDAMENTEDEICONIGLI:USALECONMODERAZIONE
Nessuna grande organizzazione è stata costruita scrivendo e-mail. Per costruireaziendedisuccessodeviincontrareecoinvolgerelepersone.
Se passi tutto il tuo tempo a rispondere allemail, il numero di e-mail che riceveraiaumenterà ancora.Dopo che hai, finalmente, finito di rispondere alle 100mail che hairicevuto,ilriceventedellaprimatihagiàrispostorichiedendotiulterioriinformazioni.
Ogni cc aggiuntivo chemetti suunamail, generaun’ora in piùdi lavoroper la tuaorganizzazione.
Rispondi per prime allemail che sono importanti. Se sei cc sumail di persone cheritienipocoaffidabili oproduttive,non leggerlenemmenoamenochedal titolo tunoncapiscachesitrattidiunacosamoltoimportante.
9.DELEGAALLEPERSONEGIUSTE
Seseibravo/alatuaattivitàcresceetantapiùgentevuoleavereachefareconte.Nonsipuòevitare.
Alloradevidiventarebravoadelegare.Sceglilepersonegiuste,dailorounmanualettochespieghiperfiloepersegnocomesisvolgequellavoro(inquelmodonondovrannosemprevenireadisturbarti)ecercadiavere incontri settimanali regolaricon ildelegatodovele/glispieghiillavoroepreparateassiemeunpianodilavoro.
Sedopoduemesinonseisoddisfattodellapersonaetitroviadoversemprerispiegareo programmare con lei il lavoro o, peggio, ti ritornano un sacco di cose da gestire, haisceltolapersonasbagliataedeviricominciaredacapoconunapersonamigliore.Inquestocaso non abbatterti: tutti noi ci mettiamo uno o due errori prima di trovare la personagiusta.
Qualsiasi training per imparare a riconoscere le persone giuste si rivela un ottimoinvestimentodalpuntodivistadeltempo.
10.NONFAREILLAVORODEITUOICOLLABORATORI
Per quanto possa essere una forte tentazione, non svolgere tu il lavoro dei tuoicollaboratoriamenochenonsitrattidiunaveraepropriaurgenza.
Quindi dirigi le mail che ricevi che riguardano i tuoi collaboratori alla personacorretta.SevienichiamatoaltelefonospiegacheneparleraiconTiziocheèl’individuochesioccupadiquellacosa.
Ti devi riappropriare del lavoro che hai delegato ai tuoi collaboratori solamentequandotirendicontochelorononcelafarannoagestirequellafunzione.
11.SETITROVIAPERDERETEMPO,IDENTIFICACHECOSATIHADEMOTIVATO
A volte ti ritrovi a vagare per Facebook o su Google o Youtube perdendo tempo:controlli che cosa stanno facendo i tuoi compagni di scuola o guardi i video sullaprobabilitàdiunaTerzaGuerraMondiale…Inqueimomentisappichec’èqualcosachetihademotivato.
Avolteèunapersona,altrevolteèqualcosacheèsuccessainaziendaonellatuavitapersonalechenontièandatagiù.
Dopochetiseiguardatounpo’difilmatisullaCommissioneBilderbergosugliAlieniche torneranno sulla Terra, identifica che cosa è successo e risolvilo in quanto noncostruiraiunagrandeaziendaspendendooresuYouTubeoFacebook
12.ABBICHIARALAMETA
Checosastaicercandodicostruire?Comevorrestichefosse la tuavita tracinqueodieci anni? Come vorresti che fosse la tua azienda? Quando non sai che cosa staicostruendoèdifficilestabilirelepriorità,tuttodiventaurgenteelatuagestionedeltempovaafarsibenedire.
Fermatieappuntatisuunfogliodicarta7-10metechetiponidaquiacinqueanni.Poicercadirimanerefocalizzato.Latuaefficaciaaumenteràconsiderevolmente.
13.LAVORASOLOCONPROFESSIONISTIEFFICACI
Cercadilavoraresempreconimiglioriprofessionisti:imiglioriconsulentidellavoro,i migliori commercialisti, i migliori avvocati, i migliori esperti di real estate o dimarketing.
Riconosciunprofessionistachedovresticambiaredalfattochetidàproblemiinvecechedirtisemplicemente“Tranquillomeneoccupoio”.Senonsadirtiquellamagicafraseoteladicetroppepochevolte,devicambiare.
14.IMPARAAUSARELATECNOLOGIAPERCONDIVIDERELEINFORMAZIONI
Numerose soluzioni tecnologiche possono aiutarti a diventare più efficiente comeaziendaecomeindividuo:
-IgruppidiWhatsApptipermettonodicondividereleinformazionirapidamenteconalcune persone selezionate invece che fare telefonate o, peggio,mandaremail che nonverrannomailette.Permettonounoscambiovelocediinformazioni.
-IgruppiprivatidiFacebookcostituisconouneccellentesistemapercondividerefiles,procedure,listiniprezzieannuncigeneralicontuttalatuaorganizzazione.Igruppiprivatidi Facebook costituiscono un eccellente sistema per condividere files, procedure, listiniprezzieannuncigeneralicontuttalatuaorganizzazione.
- Skype ti permette di risparmiare ore incontrando una persona in videoconferenzainvececheviaggiare,ecc.Teloconsigliononsoloperincontriconpersonecherisiedonoall’estero ma anche ogni volta in cui devi avere incontri poco importanti ma cherichiedonoalcuneorediviaggio.
15.STABILISCIUNMOMENTOSACROINCUIPIANIFICARE
Tuttelecosevengonocreateduevolte,ancheun’ottimapianificazione.
Che sia il Sabato mattina o la Domenica sera abbi un momento dedicato allaprogrammazionedellasettimanaentrante.Inquestomomentopotrairifletteresuiprogettiaperti,stabilirepriorità,fareliste,ecc.
16.IMPARAADIRENO!
Imparaadire“no”aquellochenonsiallineaconletuemete.
Imparaadire“no”allepersonedemotivanti(quellecheti rubanosolotempo,quelleche con te non si sono comportate correttamente, quelle che pretendono di avere da tedandopocooniente,quellechetifannosentireinadeguato).
Imparaadire“no”aqueiclientichevoglionotantosenzamaidareniente.
Imparaadire“no”achititrattamale.
Ricordaticheseiunessereprezioso.
Imparaadire“no”altuopassatoeadire“sì”altuofuturo.
17.NONASPETTAREDIAVERSVOLTOTUTTIICOMPITIDIROUTINEPRIMADIDEDICARTIALLEATTIVITA’CHETIPORTERANNONELFUTURO
Lamaggiorpartedinoiaspettadiavercompletatotuttiicompitidiroutine–tipoaverrispostoatuttelemail,averritornatotutteletelefonate,averfattotuttelenotespeseelerelazioni–primadidedicarsialleattivitàchecreerannoungrandeimpattoperilfuturo.
Comeabbiamodettoall’inizioconlaRegola1,seoperiinquestomodotaliattivitàdiroutine si espanderanno e occuperanno tutto il tempo impedendoti così di dedicarti acostruire il futuro. Un classico caso dove il tuo senso di responsabilità ti uccidecondannandotiarimanerenelpresenteo,peggioancora,nelpassato.
Stabilisciinanticipodeltempoincuitidedicheraialfuturoe,arrivataquell’ora,lasciaperderelemailoiprogettiincompleti.Cisaràunsaccoditempoinseguitoperportarliatermine.Manoncisaràmaitemposufficienteperandarenelfuturo.
18.COMINCIAIPROGETTIGRANDIDELLATUAVITAORA:SECOMINCILAPROVVIDENZASIPRENDERERA’CURADELRESTO
Nella Parabola dei Pani e dei Pesci Gesù non aspetta di avere abbastanza pesci epagnottepersfamarelafollachesièradunatadifrontealui,madàordinedicominciareadistribuirequellechehanno.EglisachelaDivinaProvvidenzasiprenderàcuradelresto.
Quellaparabolaèunaeccellentemetaforaperlavitae,soprattutto,perlagestionedeltempo.Anchesenontisembradiaveretempoperquelfantasticoprogetto,nonaspettarediavereipescipersfamaretuttiprimadicominciareadistribuirli.Comincia!
Secominci,vedraichemagicamentelaProvvidenzasiprenderàcuradelresto.
NessunagrandeorganizzazioneèstatacostruitadauominisenzaFede.
INCONCLUSIONE
Applicandoipuntidicuisopradovrestisperimentarequantosegue:
a)Ilnumeroditelefonatechericevisidovrebberidurredrasticamente
b) Dovresti essere comunque pieno di cose da fare ma in uno stato d’animocompletamentenuovoepositivo
c)Latuaproduttivitàsaràaumentatadecisamente.
BuonLavoro
PaoloA.Ruggeri
TavoladeiContenuti(TOC)1.RISERVADELTEMPOINAGENDAPERFAREOGGIQUELLOCHEFARA’UNAGRANDEDIFFERENZADOMANI
2.COMPILAUNALISTADIPROGETTIAPERTI
3.USALELISTE
4.FALLOSUBITO!
5.ILTEMPOCHESENTIDIAVEREADISPOSIZIONESIESPANDEOSICONTRAEASECONDADELTUOSTATOD’ANIMO
6.PENSAAQUALISONOLEATTIVITA’CHESEFATTEREGOLARMENTEPERIPROSSIMIMESIOANNIFARANNOUNENORMEDIFFERENZAPERILSUCCESSODELLATUAAZIENDA
7.CERTEATTIVITA’NONSVOLTEOGGI,DIVENTANOUNACRISIDOMANI
8.LEE-MAILSIRIPRODUCONOPIU’RAPIDAMENTEDEICONIGLI:USALECONMODERAZIONE
9.DELEGAALLEPERSONEGIUSTE
10.NONFAREILLAVORODEITUOICOLLABORATORI
11.SETITROVIAPERDERETEMPO,IDENTIFICACHECOSATIHADEMOTIVATO
12.ABBICHIARALAMETA
13.LAVORASOLOCONPROFESSIONISTIEFFICACI
14.IMPARAAUSARELATECNOLOGIAPERCONDIVIDERELEINFORMAZIONI
15.STABILISCIUNMOMENTOSACROINCUIPIANIFICARE
16.IMPARAADIRENO!
17.NONASPETTAREDIAVERSVOLTOTUTTIICOMPITIDIROUTINEPRIMADIDEDICARTIALLEATTIVITA’CHETIPORTERANNONELFUTURO
18.COMINCIAIPROGETTIGRANDIDELLATUAVITAORA:SECOMINCILAPROVVIDENZASIPRENDERERA’CURADELRESTO
INCONCLUSIONE
