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DOC_GVITA_001Emesso il 10/12/2015Rev.2.0

GUIDA ALLA VITA

IN AZIENDA

2015

OTS

Emesso da: F. Forino Approvato da: C. Albini Livello di riservatezza: uso interno Copyright OTS Spa 2015


GUIDA ALLA VITA IN AZIENDA

BENVENUTO

1. OTS

2. MISSION AZIENDALE

3. LA SEDE DI OTS

4. ASSUNZIONE

4.1 Residenza e Domicilio

5. REGOLAMENTO INTERNO

5.1 Orario di Lavoro

5.2 Consuntivazione presenze/attività

5.3 Lavoro Straordinario

5.4 Trasferte/Note spese

6. ASSENZE DAL LAVORO

6.1 Ritardi e Assenze

6.2 Ferie e ROL

6.3 Malattia

6.4 Infortunio sul Lavoro

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SOMMARIO



7. SITO OTS8. TUTELA SICUREZZA, SALUTE E AMBIENTE

8.1 Politica ambientale

8.2 Igiene e Sicurezza

8.3 Divieto di fumo

9. BENI DELLA SOCIETÀ

9.1 Utilizzo di beni aziendali

9.2 Sistemi informativi interni

10. POLITICA DELLA QUALITA’

11. CONDOTTA PERSONALE

11.1 Rispetto reciproco

12. DIREZIONE DEL PERSONALE

12.1 Amministrazione del Personale

12.2 Risorse Umane

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SOMMARIO



Un cordiale benvenuto, siamo lieti di accoglierLa all’interno di OTS.

Questa guida intende facilitare la conoscenza di alcuni aspetti di rilevanza per la vita all’interno

dell’Azienda, evidenziando e chiarendone le procedure interne con riferimento al CCNL. La

invitiamo pertanto a consultarla ogni qual volta ne avvertirà l’esigenza e a rivolgersi al Suo

Responsabile laddove dovessero sorgere domande o dubbi su quanto concerne le procedure in

vigore all’interno di OTS.

Questo vademecum alla vita in Azienda è il primo strumento che permette di affrontare in

maniera strutturata un insieme di argomenti che spesso possono essere oggetto di dubbi o

equivoci. Con il tempo, questa Guida diventerà un progetto comune, valorizzato attraverso

l’apporto di tutti; per tale motivo, contiamo di ricevere consigli e suggerimenti da Lei e dai Suoi

colleghi.

Ci auguriamo, pertanto, che tale strumento si riveli prezioso e soprattutto che Lei possa trovare

in OTS un ambiente favorevole per esprimere al meglio la Sua professionalità.

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BENVENUTO



OTS nasce nel 1996 come evoluzione e razionalizzazione di aziende già operanti nel settore e si

afferma come nuova realtà strutturata e competitiva sul mercato italiano.

Rappresenta un fornitore dinamico e flessibile in grado di offrire un’ampia gamma di servizi ICT:

dall’Outsorcing al Facility Management, dal Desktop Management al System Network

Management fino ad arrivare all’Application Management, contando su un centro servizi

caratterizzato dalle più avanzate Tecnologie presenti sul mercato.

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1. OTS

OTS è una realtà in continua crescita ed espansione, con una rete di partner e di consulenti integrati e sinergici.I punti di forza di OTS sono l’elevata competenzaprofessionale delle sue risorse inserite in unastruttura dinamica e consolidata, la visione integratadi tecnologie e servizi di gestione ICT e un’ampia econcreta esperienza di successo con i propri Clienti.



OTS vuole diventare sempre più un riferimento di eccellenza capace di aggregare e prevenire la

domanda delle imprese e di fornire a queste ultime, eccellenti servizi informativi allineati agli

standard di mercato più elevati.

OTS crede da sempre nel valore della comunicazione: per sapere ascoltare le esigenze dei suoi

Clienti e soddisfarne prontamente ogni necessità in modo concreto e innovativo.

La mission che OTS si è data è quella di creare valore aggiunto per i propri Clienti, aiutandoli ad

individuare e realizzare soluzioni innovative che consentono di trarre vantaggio dagli investimenti

in campo IT.

OTS vuole, inoltre, essere partner efficace nelle soluzioni mirate al contenimento dei costi di

gestione, prevenendo concretamente i bisogni dei suoi Clienti e coniugando una profonda

conoscenza dei processi e delle tecnologie con l’esigenza di flessibilità e di personalizzazione dei

servizi stessi.

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2. MISSION AZIENDALE



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3. LA SEDE OPERATIVA DI OTS

Dal 2009 la sede operativa di OTS è collocata nellazona sud di Milano, all’interno del CentroDirezionale Milanofiori.Tale sede, oltre alla parte amministrativa edirezionale, ospita il Centro Servizi, supportatoanche dalle più avanzate tecnologie presenti sulmercato.



Il tipo di contratto con il quale Lei è stato assunto è il CCNL per i lavoratori del terziario,

distribuzione e servizi.

A questo proposito, Le è stata rilasciata una lettera di assunzione controfirmata per accettazione.

In tale lettera sono stati specificati:

• la data di assunzione

• la mansione, la qualifica, il livello di inquadramento e il trattamento economico

• la durata del periodo di prova

All’interno del contratto, viene precisato che i dati personali in possesso dell’Azienda sono

necessari per l’elaborazione ed il pagamento della retribuzione, per ogni adempimento di legge o

di contratto nei confronti degli istituti di previdenza ed assistenza (Art. 10. Legge 196/2003).

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4. ASSUNZIONE



Per eventuali cambiamenti del Suo domicilio o residenza, del Suo stato civile e di ogni altro dato

rilevante per una corretta gestione del rapporto di lavoro, occorre che Lei informi

tempestivamente ed in forma scritta l’Ufficio Amministrazione del Personale.

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4.1 DOMICILIO O RESIDENZA



5.1 ORARIO DI LAVORO

La settimana lavorativa, così come stabilito dal CCNL, è di 40 ore, distribuite su 5 giorni, per 8 ore

giornaliere (vedi allegato 1). La informiamo che, in relazione alle esigenze aziendali, potranno

all’occorrenza essere attuati, per singoli uffici o per specifiche mansioni, diversi regimi di orario o

turnazioni. Inoltre, per particolari esigenze, potrà essere temporaneamente chiamato a sostituire

un collega, secondo modalità di attuazione concordate con il Suo Responsabile.

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5. REGOLAMENTO INTERNO

Il Suo primo giorno di lavoro, Le verrà consegnato un tesserino

di riconoscimento, che dovrà indossare e mantenere visibile

durante le ore di lavoro, corredato di fotografia, generalità

(nome e cognome) Sue e del datore di lavoro, come previsto

dall’art. 26 comma 8 del D.Lgs. 81/2008. Tale tessera di

riconoscimento è considerata documento aziendale, pertanto,

in caso di smarrimento o furto, dovrà essere tempestivamente

denunciata alle autorità, per iscritto.



5.2 CONSUNTIVAZIONE PRESENZE/ATTIVITA’

Ad ogni dipendente viene richiesta la compilazione di un sistema online, necessario per la

rilevazione delle attività e delle presenze.

Il sistema EVO-HRP prevede, attraverso il collegamento al sito http://evohrp.ots-web.com, la

consuntivazione giornaliera su specifiche commesse di lavoro.

A tal fine, le verranno comunicati preventivamente i suoi codici di riferimento (relativi al cliente e

alla commessa) e una guida di istruzioni tecniche.

5.3 LAVORO STRAORDINARIO

Le ricordiamo che, per esigenze aziendali temporanee, Le potrà essere richiesto di prestare la Sua

opera oltre l’orario di lavoro ordinario.

La retribuzione del lavoro straordinario sarà integrata al Suo stipendio mensile in proporzione al

numero di ore effettuate. La Sua prestazione straordinaria, cioè le ore lavorative da Lei svolte al di

fuori del normale orario di lavoro, dovrà essere preventivamente autorizzata dal Suo Responsabile.

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http://evohrp.ots-web.com/



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Durante le trasferte, avrà a disposizione buoni pasto per il pranzo (ticket restaurant di € 5,20) e

potrà usufruire di un rimborso per la cena fino a € 18,50*. Al ritorno dalle trasferte, La

invitiamo a compilare correttamente il modulo relativo alle note spese: ogni voce dovrà essere

accompagnata da fattura, ricevuta o scontrino fiscale, per poter essere rimborsata.

Tale modulo dovrà essere autorizzato dal Suo Responsabile diretto prima di essere inviato

all’Amministrazione del Personale, altrimenti le note spese non verranno liquidate.

Per qualsiasi ulteriore dettaglio in merito ai termini di presentazione delle note spesa, ai limiti

di spesa previsti, etc., La invitiamo a rivolgersi all’Ufficio Amministrazione del Personale.

* La cifra può essere soggetta ad adeguamenti.

5.4 TRASFERTE/NOTE SPESE



6.1 RITARDI E ASSENZE

Al fine di consentire un’efficiente programmazione e gestione dell’attività lavorativa e di

garantire una corretta rilevazione delle presenze, Le ricordiamo che tutte le assenze dal lavoro

devono essere giustificate. È, quindi, tenuto a comunicare al Suo Responsabile eventuali ritardi e

assenze non programmate in modo tempestivo.

Il Suo Responsabile, a sua volta, provvederà a trasmettere all’Ufficio Amministrazione del

Personale la comunicazione pervenutagli.

In mancanza delle comunicazioni di cui sopra, qualsiasi Sua assenza sarà considerata ingiustificata

e pertanto gestita come previsto dal CCNL.

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6. ASSENZE DAL LAVORO



Ogni dipendente ha diritto ad un periodo di ferie annuali pari a 26 giorni lavorativi (dal lunedì al

sabato). A questi si sommano altri 4 giorni di festività soppresse (S. Giuseppe, Corpus Domini,

Ascensione, S.S. Pietro e Paolo).

Ai giorni di ferie si aggiungono fino a 72 ore di riposo retribuito, denominato R.O.L. (Riduzione

Orario di Lavoro) da godere sempre nel corso dell’anno solare. In relazione a ciò,

compatibilmente con le obiettive possibilità di programmazione del servizio e ai fini del migliore

espletamento delle attività interne, la Direzione concorderà con le diverse funzioni il calendario

annuo relativo al godimento delle ferie e dei riposi retribuiti.

Per quanto riguarda i Suoi giorni di ferie residui, non rientranti in tale calendario, dovrà

concordare con il Suo Responsabile le date più idonee di utilizzo e comunicarle successivamente

all’Ufficio Amministrazione del Personale tramite e-mail.

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6.2 FERIE E R.O.L.

Qualora Lei svolgesse la Sua attività presso la sede del Cliente, dovrà concordare le eventuali

assenze sul lavoro (ritardi, ferie e straordinari) con il Suo referente in loco (responsabile presso

il cliente o Service Manager), il quale provvederà ad autorizzarLa.



Dovrà comunicare telefonicamente le assenze e le prosecuzioni di assenza per malattia,direttamente al Suo Responsabile, il giorno stesso dell’insorgenza della malattia e giustificarlaall’Ufficio Amministrazione del Personale con la consegna o la comunicazione del numero diprotocollo rilasciato dal Suo medico curante su apposito modulo, entro due giorni dalla data delrilascio; in caso contrario non verrà riconosciuta l’indennità per i giorni di assenza per malattia.

In caso di malattia, è tenuto a farsi trovare presso il Suo domicilio, disponibile per le visite di

controllo. Il mancato rispetto da parte Sua di tale obbligo comporterà la decadenza dal diritto a

qualsiasi trattamento economico per l’intero periodo sino a dieci giorni e nella misura della metà

per l’ulteriore, esclusi i giorni di ricovero ospedaliero o già accertati da precedente visita di

controllo.

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6.3 MALATTIA

Qualora Lei svolgesse la Sua attività presso la sede del Cliente, dovrà informare della Sua assenza

il Suo referente in loco (responsabile presso il cliente o Service Manager).



La retribuzione dei primi tre giorni di malattia è in seguito descritta:

• Il 100% della retribuzione giornaliera per i primi tre giorni viene concesso solo per le prime due malattie dell'anno solare.

• Alla terza e quarta malattia durante l'anno, nei primi tre giorni di malattia la retribuzione si dimezza.

• A partire dalla quinta malattia durante l'anno, per i primi tre giorni di malattia, non si percepirà nessuna retribuzione.

Ciò non si applica nel caso di:

• ricovero ospedaliero, day hospital ed emodialisi

• malattia certificata con prognosi iniziale non inferiore ai 12 giorni

• sclerosi multipla o progressiva e qualsiasi patologia grave e continuativa con terapie salvavita

La retribuzione dal 4° giorno e dal 21° giorno in poi:

• 75% della retribuzione giornaliera dal 4° al 20° giorno

• 100% della retribuzione giornaliera dal 21° giorno in poi

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6.3 MALATTIA



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In caso di infortunio sul lavoro,

anche di natura leggera, tale però

da non permettere la normale

prosecuzione dell’attività

lavorativa, dovrà immediatamente

informare il Suo Responsabile e

l’Ufficio Amministrazione del

Personale che provvederà affinché

sia espletata la stesura della

denuncia di legge.

6.4 INFORTUNIO SUL LAVORO



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7. SITO OTS

La invitiamo a visitare il sito pubblico di OTS (www.ots-web.com), in cui potrà

trovare utili informazioni relative alla nostra azienda.

http://www.ots-web.com/



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8. TUTELA SICUREZZA, SALUTE E AMBIENTEConsideriamo obbligatorio da parte del neo assunto prendere visione dell’informativa sulla

Sicurezza sul Lavoro e del decreto Antifumo, disponibile sul sito pubblico di OTS, alla voce

D. Lgs 81/08.

I dipendenti che prestano attività presso la sede del Cliente sono tenuti ad adeguarsi alle

disposizioni in materia di Sicurezza sul Lavoro, in accordo con quanto previsto dal Cliente

stesso.

8.1 POLITICA AMBIENTALE

La politica ambientale a cui l’Azienda si ispira si basa su un’attività di sensibilizzazione checoinvolge tutti i dipendenti, a partire da comportamenti semplici ma di grande utilità, quali ilriciclo di alcuni materiali operativi (toner, carta, plastica), la raccolta differenziata, l’attenzione airisparmi e l’utilizzo dei mezzi pubblici per recarsi sul luogo del lavoro.È politica di OTS e responsabilità di ogni dipendente conformarsi completamente ad ogni legge,ordinanza, regolamento, disposizione relativi alla salute pubblica, alla sicurezza e all’ambiente.I dipendenti devono segnalare immediatamente ai propri responsabili il mancato rispetto diquanto prescritto.

http://www.ots-web.com/gruppo_otssrl/8108.htm



Per OTS è della massima importanza che la sicurezza e la salute dei suoi dipendenti siano

garantite in qualsiasi momento; a tale fine, provvede a mantenere i propri locali in condizioni da

assicurare la salubrità e l’igiene dell’ambiente di lavoro.

OTS ritiene fondamentale la partecipazione attiva nel rispettare l’ambiente, la salute e la

sicurezza. Adotta tutte le misure finalizzate a ridurre l’impatto ambientale delle proprie attività e

si impegna a porre in essere misure volte a sensibilizzare l’attenzione ed il rispetto verso

l’ambiente.

Sul sito www.ots-web.com, nella sezione “Decreto Lgs. 81/08”, sono disponibili informazioni

sull’igiene e sicurezza negli ambienti di lavoro.

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8.2 IGIENE E SICUREZZA

8.3 DIVIETO DI FUMO

È importante che lei sappia che è vietato fumare in tutti i locali interni all’Azienda.

Tale divieto riguarda non solo il personale OTS ma si estende a tutti coloro che sono in visita

presso i locali aziendali, qualunque sia il motivo della loro presenza.

http://www.ots-web.com/



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9. BENI DELLA SOCIETÀ

Nell’ottica di una politica aziendaletrasparente e in riferimento all’utilizzodegli strumenti e delle risorse che l’Aziendamette a disposizione del proprio personaleper un migliore svolgimento delle attivitàassegnate, troverà di seguito ulteriorinorme interne, finalizzate ad evitarecomportamenti non consoni alle direttiveaziendali.



9.1 UTILIZZO DEI BENI AZIENDALI

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I beni dell’Azienda possono essere utilizzati solo per esigenze di lavoro ed esclusivamentenell’interesse della Società. Ogni dipendente è responsabile dell’utilizzo corretto di tali beniproteggendoli da furto, danno e spreco.Ogni dipendente è, inoltre, tenuto ad operare con diligenza e correttezza per tutelare i beniaziendali attraverso comportamenti responsabili e in linea con gli obiettivi e le procedureoperative predisposte per regolamentare l’utilizzo.

Le scrivanie, gli armadi di lavoro, gli archivi, i computer, i sistemi di comunicazione elettronica

(compresi i dati ivi memorizzati), i sistemi telefonici, i modem telefonici d’ufficio, gli

apparecchi fax, le macchine copiatrici e i veicoli della Società di proprietà OTS devono essere

usati solamente per scopi di lavoro e mantenuti come prescritto dalla Società.

Non è permesso svolgere attività al di fuori di quelle aziendali durante l’orario di lavoro e

all’interno di OTS.

Non è ugualmente consentito l’uso di attrezzature, materiali, risorse e informazioni riservate

OTS per attività personali di qualunque genere.



Per lo svolgimento delle attività, OTS si affida sempre di più ai sistemi

informativi e ai mezzi di comunicazione interni i quali devono essere

utilizzati in modo appropriato.

Come tutti gli altri beni di OTS, anche questi sistemi e le informazioni

che essi rendono disponibili mediante una vasta gamma di database

possono essere utilizzati esclusivamente per svolgere attività aziendali.

Le ricordiamo che anche la posta elettronica rientra tra le risorse che l’Azienda mette a

disposizione del proprio personale per un migliore svolgimento delle attività assegnate. Si

richiede pertanto un suo utilizzo corretto.

Nel “Codice di comportamento per la tutela delle informazioni in azienda” (DOC_SECINST_001),

potrà trovare ulteriori informazioni.

Nel rispetto del bene aziendale, il riscontro di un uso improprio o di anomalie (quali, virus, ecc.)

deve essere tempestivamente gestito chiedendo assistenza immediata al HELP DESK (interno:

666; da esterno: 02/36161.666)

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9.2 SISTEMI INFORMATIVI INTERNI



10. POLITICA DELLA QUALITÀ

OTS si impegna:

• al controllo ed al miglioramento continuo dei processi e dei servizi perseguendo efficacia ed

efficienza nella costante ricerca della soddisfazione del Cliente;

• alla prevenzione dei problemi e delle non-conformità al fine di ridurre ed eliminare ogni

eventuale forma di inefficienza e di spreco;

• al coinvolgimento e motivazione del personale attraverso la formazione e addestramento a

tutti i livelli;

• alla promozione e diffusione della cultura del miglioramento continuo sia all’interno

dell’azienda, del personale dipendente, sia attraverso il coinvolgimento dei fornitori;

• all’utilizzo, ove economicamente sostenibile, delle migliori tecnologie disponibili sul mercato;

• a consolidare e, se possibile, migliorare i servizi erogati nonché a sviluppare nuovi servizi

sulla base delle indicazioni del Cliente;

• a riesaminare periodicamente la Politica della Qualità ed i suoi obiettivi.

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Premesso che la soddisfazione del Cliente è obiettivo prioritario della sua Politica, OTS

riconosce nel suo Sistema di Gestione per la Qualità (conforme ai requisiti della norma UNI EN

ISO 9001:2000) il suo strumento di riferimento.

La presente Politica per la Qualità è coerente e sinergica con le altre Politiche aziendali tese a

migliorare l’efficienza, redditività ed immagine sul mercato .

Allo scopo di rendere evidente l’attuazione della Politica per Qualità, la Direzione definisce

annualmente Obiettivi per la Qualità misurabili e relativi a prodotti, processi e servizi che,

periodicamente, sono riesaminati al fine di accertarne adeguatezza ed idoneità.

Per qualsiasi informazione sia di carattere generale sia di carattere operativo può rivolgersi al

Suo Responsabile interno che saprà darle tutte le indicazioni e chiarimenti del caso.

Il raggiungimento degli obiettivi è possibile con il coinvolgimento e la collaborazione di ognuno

di noi.



Il personale OTS deve agire lealmente, nell’osservanza degli obblighi sottoscritti nel contratto di

lavoro, assicurando elevati standard alle prestazioni rese.

Dovrà assolutamente evitare comportamenti tali da danneggiare i beni aziendali, la gestione e

l’immagine aziendale.

I dipendenti dovranno astenersi dall’eseguire attività che potrebbero mettere in dubbio la

conformità della Società alle disposizioni di legge e ai suoi principi etici.

All’interno dell’ambiente di lavoro i dipendenti dovranno tenere una condotta e un

abbigliamento che siano improntati a serietà, ordine e decoro.

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11. CONDOTTA PERSONALE



Per creare e sostenere uno spirito di gruppo, ciascuno di noi è chiamato a svolgere la propria

parte per mettere in opera il valore del rispetto:

• offrendo il proprio contributo allo svolgimento del lavoro;

• preservando un ambiente di lavoro positivo, in cui tutti hanno la possibilità di

apprendere e crescere professionalmente;

• fornendo pari opportunità di impiego a tutti i colleghi e candidati, senza distinzione di

razza, colore, religione, etnia, genere, età, condizione di salute, stato civile,

orientamento sessuale o qualsiasi altra caratteristica tutelata dalla legge;

• svolgendo valutazioni imparziali e costruttive;

• non lasciandosi mai coinvolgere in atti discriminatori illeciti o violenti, né tollerando chi

li esercita.

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11.1 RISPETTO RECIPROCO



Riteniamo importante sottolineare che per tutto ciò che riguarda i diversi aspetti trattati

all’interno di tale “Guida”, i Suoi interlocutori preferenziali saranno, in prima battuta, il Suo

Responsabile e, successivamente, l’Ufficio Amministrazione del Personale e l’Ufficio Risorse

Umane.

12.1 AMMINISTRAZIONE DEL PERSONALE (Tel. 02/36.161.232)

Potrà rivolgerti all’Ufficio Amministrazione del Personale, per qualsiasi eventuale dubbio in

riferimento ad aspetti Amministrativi e Contrattuali quali:

• contributi, retribuzioni e discordanze in busta paga

• orari e verifica degli straordinari

• ferie, R.O.L.

• trasferte

• infortuni o malattia

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12. DIREZIONE DEL PERSONALE



Per qualsiasi altra esigenza relativa alla Sua presenza all’interno del OTS che faccia riferimento ad

aspetti organizzativi e personali legati a:

• livello di soddisfacimento

• aspettative

• rapporto con i colleghi

• sviluppo e crescita professionale

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12.2 RISORSE UMANE (Tel. 02/36.161.243)



ORARIO DI LAVORO

Allegato 1

DIREZIONE TECNICA

COMMAND CENTER: H 24 dal LUNEDI’ alla DOMENICA

dalle 07:00 alle 15:00



DESKTOP MANAGEMENT: dal LUNEDI’ alla DOMENICA





SYSTEM MANAGEMENT: dal LUNEDI’ al VENERDI’



AMMINISTRAZIONE - STAFF

dal LUNEDI’ al VENERDI

MATTINO dalle 09:00 alle 13:00

POMERIGGIO dalle 14:00 alle 18:00

RECEPTION

dal LUNEDI’ al VENERDI


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