ORGANIZZAZIONE, PIANIFICAZIONE E

CRESCITA DELLO STUDIO

PROFESSIONALE

Roberto Cunsolo

Commercialista in Catania

Catania – 27 marzo 2014

Guida alla gestione dei piccoli e medi studi professionali

Modulo 2: Modelli organizzativi per gli studi professionali e network

Modulo 4: Strategie per le risorse umane

Modulo 7: Gestione del rischio

Modelli organizzativi per gli studi professionali e network

Modelli disponibili: studio individuale, studio associato, altre forme….

Ripartizione dei costi e degli utili

Processi decisionali

I network

Modelli organizzativi per gli studi professionali e network

Qual è il giusto modello?

Il modello scelto è valido per qualsiasi studio?

Vision e Mission dello studio

Lo Studio professionale individuale: pro e contro

Vantaggi1) La semplificazione del processo decisionale

2) Nessuna ripartizione di utili

3) Senso di soddisfazione

Svantaggi1. Mancanza di competenza

2. Difficoltà di aggiornamento

3. Reperibilità

4. Qualità del lavoro

5. Mezzi finanziari

Soluzione? Accordo di ripartizione dei costi

Vantaggi

1. Flessibilità ed autonomia2. Integrazione sulle competenze professionali

Svantaggi

1. Dimensioni limitate=Minore crescita futura

2. Gestione ordini e pagamenti a livello centrale

L’associazione professionale: pari diritti e doveri

Riflessione:

Sto fondando uno studio associato o sto entrando a far parte di uno studio associato?

Nel primo caso si parte da zero.

Nessuna procedura, nessuna direttiva, nessunsistema

Nel secondo caso dobbiamo accettare sistemi,processi, direttive e filosofia

Appendice 2.1

L’associazione professionale: pari diritti e doveri

Vantaggi1. Il lavoro di squadra rende di più2. Semplicità nella ripartizione degli utili3. Sviluppo di diverse competenze specialistiche

Svantaggi1. + associati = - comunanza di vedute2. Interessi e capacità diversificati3. Lentezza del procedimento decisionale4. Vincolo nelle decisioni assunte5. Responsabilità solidale per errori causati dallo

studio (secondo la forma giuridica scelta)

L’associazione professionale: diritti e doveri diversi

Quindi disparità di quote di proprietà, di carichidi lavoro e di distribuzione di utili

Vantaggi

1. Subentrare in uno studio associato di valoreelevato con una quota parziale

Svantaggi

1. Dover sottostare alle volontà di unassociato con elevata quota ma con ideediverse dalle proprie

Lo studio multidisciplinare

1) Sistema adottato in molti paesi ed ancora all’inizio in Italia

2) Varie strutture coinvolte3) Coinvolgimento di professionisti esperti in varie

disciplineVANTAGGI

• Identificazione degli obiettivi di ciascuna struttura• Distinzione delle responsabilità legali• Diversità dello stile• Eliminazione delle controversie su chi è il titolare

del rapporto con il cliente (commercialista)SVANTAGGI

• Maggiori obblighi amministrativi, contabili e direndicontazione

I processi decisionali

Studi fino a 5 associati: riunioni periodiche

Studi oltre 5 associati:- fissare una percentuale (es. 75%)- delegare un consiglio direttivo

Forma giuridica

• STUDIO PROFESSIONALE INDIVIDUALE

• STUDIO PROFESSIONALE ASSOCIATO

• SOCIETÀ DI CAPITALI

• TRUST

• COMBINAZIONE DELLE TIPOLOGIE PRECEDENTI

L’accordo associativo

Stipulare sempre, in forma scritta, un accordo ove vengono definiti gli aspetti essenziali del rapporto instaurato fra gli associati.

Appendice 2.2

Il Network

Segnalazione di clienti per servizi di:• CONSULENZA LEGALE

• MARKETING

• CONSULENZA IN CAMPO ASSICURATIVO

• GESTIONE PATRIMONIALE E PIANIFICAZIONE

FINANZIARIA

• CONSULENZA IT• ELABORAZIONE DELLA CONTABILITÀ

• SERVIZI IMMOBILIARI

• STIME

• SERVIZI OFFERTI DA ALTRI PROFESSIONISTI (ING., ARCH.)

• FINANZA AGEVOLATA

Modulo 4: Valorizzare le persone

Intervento

• I processi di gestione delle persone

• Il gap generazionale

• Leadership

• Delega

• Controllo

Valorizzare le persone

CARICHI DI LAVORO = TEMPI DI PRODUZIONE DIVERSI

E’ UTILE VALUTARE LA PRODUTTIVITÀ E LA

PERFORMANCE?

UNO STUDIO IL CUI MOTORE VA SEMPRE «FUORI GIRI»

È EFFICACE MA NON EFFICIENTE

SE ABBASSIAMO IL NUMERO DI GIRI RIUSCIAMO A

MIGLIORARE LE PRESTAZIONI?

La gestione delle persone

-

Figure all’interno di uno studio: - Associati, Collaboratori, Dipendenti, Tirocinanti

Problematiche da gestire• Specializzazione• Gestione del cliente• Obiettivi• Attribuzione di compiti• Percorsi professionali

La Gestione delle risorse umane

• Le risorse umane sono la vera ricchezza dello studio professionale

STUDIO=AZIENDA

COINVOLGIMENTO DEL PERSONALE

APPAGAMENTO

SUCCESSO

Le problematiche

• La clientela sempre più esigente• I competitor in continuo aumento• Il quadro normativo in continua evoluzione

I processi

• Pianificazione• Reclutamento, selezione ed inserimento

• Formazione• Valutazione• Carriera• Politica retributiva• Relazioni e rapporti con il personale

Il Gap generazionale

1929-1945 Ordine, coerenza e disciplina

1946-1964Ambizioso, leale, il lavoro è visto come status-symbol, concentrati su processo e rendimento

1965-1979Individuali, indipendenti, facili da reclutare ma difficili da fidelizzare, no carriere a lungo termine

1980-1996Flessibili al lavoro, tecnologici, difficili da motivare

Il Gap generazionale

E le generazioni future?Che problematiche avremo nella loro

gestione?

La leadership

Guidare una squadra• Dare l’esempio

• Cosa si aspettano le persone dal titolare?

• Come costruire una valida squadra

• Comunicare

Vision• Quale messaggio trasmettiamo?

• Il messaggio è chiaro?

• Il messaggio è coerente?

Formare un team

• Concordare obiettivi chiari e realizzabili

• Definire un piano chiaro

• Definire con chiarezza i ruoli

• Comunicare in modo chiaro

• Incoraggiare il lavoro di squadra

• L’importanza dello scambio di informazioni

Esempi

La delega

In uno studio il professionista o l’associato seniorè quello più impegnato e va in sovraccarico dilavoro

Il sovraccarico si manifesta con una serie disegnali:

- I collaboratori non riescono a parlare con lui

- L’accumulo di pratiche inevase da controllare

- Le richieste dei clienti rimaste inevase

- Le parcelle emesse ma non ancora spedite

UNICA SOLUZIONE: LA DELEGA

La delega

VANTAGGI

Diminuzione del sovraccarico di lavoro

Riacquistare la disponibilità del proprio tempo

Poter effettuare altri lavori, magari con piùredditività

Poter gestire meglio i rapporti con i clienti

Spesso per non delegare si assume nuovopersonale con la necessità poi di aumentare icontrolli e la supervisione

Cosa significa delegare

Assegnare ai propri collaboratori compiti,incarichi e progetti, con la responsabilità, ilpotere e l’autorità necessaria per svolgerli edottenere i risultati attesi.

Consentire al proprio team di sfruttare al megliole capacità individuali di ogni componente inmodo che lo studio possa rispettare i tempi dievasione delle pratiche e la conseguentesoddisfazione del cliente.

Perché molte volte non si delega

1) Per non cedere parte del controllo

2) Si teme di perdere il rapporto con il cliente

3) Si pensa che se il lavoro è svolto da altri sidiminuisce la qualità

4) Soddisfazione personale

5) Fare le cose in prima persona è più semplicee veloce

6) Il titolare/associato è più bravo di qualsiasicollaboratore dello studio

In parte corretto ma impedisce il migliorerisultato nel lungo periodo

Imparare a delegare

Iniziamo delegando:1) Tutto ciò che richiede un notevole dispendio di tempo

2) Non è prioritario ma occorre farlo

3) È ripetitivo e meccanico

4) Qualcuno potrebbe farlo a costi minori

Poi:1) Stabiliamo chi svolge quell’incarico

2) Forniamo indicazioni chiare su come svolgere il lavoro

3) Fissare scadenze intermedie

4) Pretendere di essere aggiornati sempresull’andamento del lavoro

5) Fissare la data limite per il completamentodell’incarico

Misurare le prestazioni

Abituiamo noi stessi ed i nostri collaboratori ad unconfronto aperto e schietto su cosa va e cosa potrebbeandare meglio

Essere in grado di premiare l’impegno ed i risultati

Calcolare la produttività

Misurare le prestazioni

Tabella Calcolo ore standard

Criteri Settimane

Settimane per un anno 52

Ferie e permessi annuali - 4

Festività - 2

Assenze per malattia - 1

Formazione - 1

Settimane effettive 44

Ore lavorate in settimana 40

Totale ore standard 1,760

Misurare le prestazioni

Tabella Calcolo ore standard per livello di efficienza

Il livello di efficienza si riferisce al volume di lavoro svolto

Qualifica Tariffa

Titolare/Associato 100%

Manager 75 – 80%

Collaboratore senior 55 – 60 %

Assistente 40 – 50 %

Collaboratore di supporto 50 % o meno in funzione del ruolo

Modulo 7: La gestione dei rischi dello Studio

INTERVENTO• Professionalità ed etica dentro lo studio

• La gestione del rischio

• Strategia dello studio: rapporti con il cliente

• Sistema controllo qualità

• Copertura assicurativa

Modulo 7: La gestione dei rischi dello Studio

OBIETTIVI• Far capire ai propri collaboratori i rischi che lo

Studio si assume

• La gestione del rischio dal Titolare alla Segretaria

• Governare il rischio e quindi proteggere lareputazione, la credibilità e la sopravvivenza delloStudio

I principi etici e deontologici

Il Codice deontologico del CNDCEC

I principi dello IESBA Code

• Integrità

• Obiettività

• Diligenza e competenza professionale

• Riservatezza

• Comportamento professionale

Rischi potenziali

Rischi etici e clausola di salvaguardia

Appendice 7.2

Il Risk Management

Non significa eliminare il rischio ma gestire ilrischio, quindi:

• Creare un modello di gestione del rischio

• Identificare i rischi potenziali

• Analizzare i rischi

• Definire una strategia per ridurre/gestire i rischi

I Rischi

Nello Studio esistono due macro categorie dirischi:

• Rischi interni

• Rischi esterni

I Rischi interni

• Rischi legati allo staff• Rischi legati ai servizi erogati

• Rischi legati ai contratti stipulati

• Rischi legati all’accettazione o mantenimentodell’incarico

• Rischi legati allo svolgimento dell’incarico

• Rischi legati all’avviamento e alla reputazione• Conseguenze negative per coinvolgimento in frodi

• Rischi legati all’IT• Conseguenze in caso di blackout del sistema IT

I Rischi esterni

• Rischi legati alla composizione dei clienti• Elevata concentrazione del fatturato in pochi clienti

• Rischi legati ai competitors• Elevato numero di competitors con servizi simili

• Rischi legati alla mancata percezione del mercato• Mancato adeguamento dei servizi alle esigenze del

mercato

Le strategie di gestione del rischio

• Strategia di contingenza• Si applica a quei rischi che si verificano raramente ma che

portano conseguenze gravi ma che hanno bassa

probabilità di verifica. Una soluzione possono essere le

polizze assicurative e gli indennizzi previsti dal contratto

• Strategia di prevenzione• Si applica a quei rischi che si possono verificare spesso

ma il cui impatto non è eccessivo. Es. reclami da parte dei

clienti. Soluzione: Controlli di qualità e supervisione del

lavoro svolto

• Strategia di monitoraggio• Possibilità e conseguenze del rischio sono ridotte.

Soluzione: riesame periodico delle procedure di qualità

Rapporti con il cliente

• Primo contatto• Verifica:

• il cliente corrisponde al target dello studio?

•Lo studio è in grado di soddisfare il cliente?

• Analisi del fabbisogno del cliente• Bozza di analisi

Segue: Rapporti con il cliente

Accettazione del cliente• Identificazione del cliente (D.lgs. 231/07)

• Compilazione check list

• Predisposizione lettera di incarico

• Consegna al cliente dell’informativa

• Acquisizione di incarichi collaterali (Pagamento imposte,

delega per utilizzo cassetto fiscale, etc)

• Dichiarazione di tenuta delle scritture contabili

• Definizione delle modalità di rapportarsi con lo studio (numeri, orari e referenti, definizione visite periodiche, etc.)

• Costante monitoraggio delle eventuali non conformità del cliente

• Monitoraggio dei flussi documentali del cliente

• Altro

Segue: Rapporti con il cliente

Esempio modelli

Copertura assicurativa

Obbligo di legge (DL 138/2011 attuato dal DPR 137/2012)

ASSICURARE CHI?• Lo studio ed il suo titolare

• Gli associati singolarmente anche in caso diliquidazione della quota agli eredi in caso di morte

• Il capitale umano dello studio

ASSICURARE COSA?Tutti i rischi da responsabilità professionale.

Grazie per l’attenzione

Roberto Cunsolorcunsolo@studiocunsolo.it