ORGANIZZAZIONE AZIENDALE

OrganizzazioneINSIEME DI RISORSE ORIENTATE AL PERSEGUIMENTO DI UNA FINALITA’ COMUNE, IN UN COSTANTE RAPPORTO CON L’AMBIENTE DI RIFERIMENTO

IL GIURASSICO DELL’ORGANIZZAZIONE

I primi problemi di organizzazione di persone nacquero nel giurassico quando si passò dalla caccia individuale alla caccia collettiva.

Cacciando in più persone si poteva puntare ad animali più grandi come i mammuth. Ma occorreva una organizzazione con persone e mezzi per passare dagli avvistamenti, alla formazione delle squadre, ecc.

Occorreva organizzare gli strumenti per la caccia (corde, lance) e le tecniche di caccia

Occorreva dividere il lavoro tra i battitori, gli urlatori, il capo spedizione, gli uomini in prima linea, ecc

E poi … come dividere il bottino: in parti uguali, in base all’anzianità, in base al rischio, ecc

Chi era il capo della spedizione: il più anziano, il più forte, il più esperto, ecc

Identificare un’organizzazione

Per definire il concetto di organizzazione cominciamo a pensare a delle entità organizzate:la famiglia

la scuola

una squadra sportiva

una comunità religiosa

un circolo culturale

un centro commerciale

la Fiat

La borsa valori

Definire l’organizzazione• Un insieme di:

– Persone

– Strutture e materiali collegati e coordinati deliberatamente

• Ben individuabile nei suoi confini

• Opera senza soluzione di continuità

• Opera per il raggiungimento di uno o più obiettivo comuni

Una classificazione di organizzazione

• In base all’obiettivo– Economico: l’impresa opera in tal caso secondo le regole della

massima efficienza per il raggiungimento del miglior risultato possibile– Non economico (associazioni umanitarie, etiche…): imprese cosiddette

“non profit” che possono però far ricorso alla dimensione economica come strumento gestionale

– Altri tipi di obiettivi: sociali, politici…

Scopo dell’organizzazione

Perseguire una finalità comune a tutta l’organizzazione (da non confondere con l’obiettivo, ad esempio, economico): un obiettivo primario che va individuato soprattutto in relazione all’ambiente in cui essa stessa opera: tale obiettivo è la “missione” per la quale l’organizzazione esiste e “deve essere perseguito anche a costo di compromettere l’esistenza della stessa organizzazione” (Rice, 1963)

Concetto di organizzazione

Insieme di risorse orientate al perseguimento di una finalità comune,mission in continuo rapporto di evoluzione con l’ambiente operativo

L’ORGANIZZAZIONE AZIENDALE

IL SISTEMA

La parola "sistema" indica un insieme di oggetti o di persone collegati tra di loro e tra loro interdipendenti.

Catena di montaggio Classe scolastica

IL SISTEMA

Un insieme di persone che si organizzano tra loro costituiscono un sistema

L’Organizzazione Aziendale

Il sistema azienda si fonda e si identifica nella definizione di Organizzazione (connotazione utilizzata spesso, soprattutto nei paesi anglossassoni, come sinonimo stesso del termine “Azienda”). In ambito aziendale possiamo però rilevare almeno altri due concetti riconducibili al termine “organizzazione”:•Il processo attraverso il quale le persone con il loro lavoro e la razionalizzazione dello stesso conseguono la gestione ottimale del sistema aziendale•La funzione aziendale che svolge il processo di organizzazione stessa.Ai fini dello studio della sua organizzazione, l'azienda può essere considerata un sistema socio-tecnico, ossia costituito da

* persone (le risorse umane che costituiscono l’organismo personale dell'azienda); * tecnologie (mezzi strumentali e know how).

In funzione delle opportunità fornite dall’ambiente esterno e tenendo conto dei vincoli dal medesimo posti, l’azienda definisce i propri obiettivi. Dall’interazione tra risorse umane e tecnologie deriva il comportamento aziendale, rivolto al raggiungimento degli obiettivi, che produce dei risultati.

L’azienda

Se consideriamo ora una azienda, cioè l'insieme dei beni che servono all'imprenditore per la sua impresa, anche una azienda deve essere organizzata; per cui l'organizzazione aziendale  sarebbe l'insieme dei componenti che rendono possibile il funzionamento di una azienda.

L'azienda non è solo persone, macchine, energie, denaro ecc. senza relazioni tra di loro, ma l'insieme organizzato in modo da realizzare uno scopo.

La organizzazione aziendale indica, quindi, proprio i comportamenti e le relazioni che devono avere gli elementi di una azienda, in modo da realizzare lo scopo.

CARATTERISTICHE DELL’ORGANIZZAZIONE AZIENDALE

• 1 - La suddivisione del lavoro fra più persone, la suddivisione del potere, cioè del comando, la suddivisione delle responsabilità; tali suddivisioni servono per raggiungere in modo ottimale gli scopi prefissati.

• 2 -La presenza di un centro di potere o di più centri di potere, cioè di una persona o un ente che emana le direttive e controlla che le direttive siano eseguite.

• 3 - La sostituibilità del personale che fa parte della organizzazione, quando questo si mostri inadeguato o inefficiente.

EFFICACIA ED EFFICIENZA DI UN’ORGANIZZAZIONE

• Una organizzazione è efficace se raggiunge gli scopi previsti, in quanto l'efficacia è proprio il rapporto tra risultati raggiunti e risultati previsti.

• Ma l'organizzazione aziendale deve essere anche efficiente, cioè non deve sprecare né persone, né denaro, né risorse.

• Cioè a parità di risultati ottenuti una organizzazione efficiente è quella che consente di ottenere o risultati migliori di quelli previsti o gli stessi risultati con minore utilizzo di energie.

LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA

• Compito• La parola "compito" sta a significare un insieme di

attività elementari, collegate tra di loro e necessarie per svolgere una certa attività di una impresa.

• Esempio.• 1 - Compilare una fattura è un compito;• 2 - Accendere un impianto e prendersi la

responsabilità del suo funzionamento è un compito;3 - In un sistema classe un compito del rappresentante di classe è quello di partecipare alle riunioni del Consiglio di Classe;

LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA

• Mansione• Se uniamo più attività elementari che deve compiere una

certa persona, cioè se uniamo tutti i compiti di una certa persona, otteniamo la mansione.

• In ogni impresa esiste un mansionario, cioè un manuale in cui sono indicati i compiti di ciascuno. I lavoratori hanno diritto di essere adibiti alle mansioni per le quali sono stati assunti.

• Esempio• 1 - Tecnico in una industria è una mansione.• 2 - Professore in un sistema classe è una mansione.• 3 - Commessa in un supermercato è una mansione.

Operazione elementare

mansione

compito

compitocompito

LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA

• Organo o unità organizzativeSe considero l'insieme di tutte le persone che

hanno le stesse mansioni nella stessa impresa ottengo un organo, cioè l'organo è l'insieme delle persone che hanno le stesse mansioni.

• In una società esiste l'Assemblea dei soci, che è un organo.

• In una grande impresa commerciale esiste la Direzione Acquisti o la Direzione Vendite, che sono degli organi.

LA STRUTTURA ORGANIZZATIVA

Attività elementari: compiti

Insieme di compiti svolti da un dipendente: mansioni

u.o.

u.o.

u.o.

Insieme di persone che svolgono la stessa mansione: Unità organizzative

JOB ANALYSISESAME DELLE POSIZIONI DI LAVORO

Esposizione scritta ed analitica di compiti, metodi attrezzature, collegamenti

JOB DESCRIPTION

IL RUOLOASPETTI OGGETTIVI

COMPITI

MANSIONI

ASPETTI SOGGETTIVI

PROFESSIONALITA’

COMPETENZE

ASPETTATIVE

interazione

RUOLO

IL RUOLO

IL CONCETTO DI RUOLO: sistema di norme e di aspettative che convergono su una persona in quanto occupa una determinata posizione in una rete di relazioni sociali

IL CONCETTO DI RUOLO ORGANIZZATIVO: spazio di attività affidato ad una persona che occupa una determinata posizione all’interno del sistema organizzativo e definito da un obiettivo fondamentale

Area innovativa

Area discrezionale

Area prescrittaObiettivo

fondamentale

Area innovativa

Area discrezionale

Area prescritta

AREA PRESCRITTA

L’ORGANIZZAZIONE HA GIA’ SVOLTO UNA QUOTA DI ANALISI E DI

RAZIONALIZZAZIONE DELL’ATTIVITA’ DI QUEL RUOLO E REGOLA I

COMPORTAMENTI DELLE PERSONE CHE LO RICOPRONO

• parte direttamente collegata all’obiettivo aziendale

•Si formalizzano procedure, regole, mezzi e tempi di attività

•Il livello sovraordinario padroneggia i contenuti di questa parte dei ruolo

•Non è mai pari a 0

•Non è mai la totalità del sistema

Area innovativa

Area discrezionale

Area prescritta

AREA DISCREZIONALE

L’ORGANIZZAZIONE AFFIDA L’INCARICO DI LEGGERE ED

INTERPRETRARE FENOMENI, SITUAZIONI, ELEMENTI, DATI ED

INFORMAZIONI AL FINE DI INDIVIDUARE QUALI COMPORTAMENTI

SIANO PIU’ ADATTI A PERSEGUIRE L’OBIETTIVO FONDAMENTALE DI

RUOLO• non va confusa con il concetto di indipendenza

•Non coincide con il potere decisionale del ruolo

•Non è un’area facoltativa

•Più è elevata quest’area più è necessario che chi ricopre il ruolo padroneggi e condivida l’obiettivo fondamentale e sia in possesso di un elevato livello professionale

Area innovativa

Area discrezionale

Area prescritta

AREA INNOVATIVA

CONSISTE NELLA RICERCA DI COME ASSOLVERE L’OBIETTIVO

FONDAMENTALE DI RUOLO MODIFICANDO E RIPROGETTANDO I “COME”

E LE METODOLOGIE

• ha la caratteristica di non essere prescrittiva (al massimo incoraggiata e favorita)

•La negoziazione e la delega vanno intese in senso limitativo, per fissare i confini ammessi (fin a dove si può arrivare)

Alla luce di quanto detto possiamo integrare il concetto di ORGANIZZAZIONE con nuovi elementi:

•L’organizzazione è la naturale conseguenza della divisione del lavoro

• dove gli sforzi individuali sono opportunamente organizzati e combinati tra loro per il raggiungimento dell’obiettivo comune, si ottengono vantaggi in termini di EFFICIENZA ed EFFICACIA

L’organizzazione è quindi un limite all’iniziativa individuale in termini di regole, strutture e ruoli da rispettare

Il raggiungimento dell’equilibrio tra autonomia individuale ed adeguamento alla disciplina organizzativa è un obiettivo in continua evoluzione che cambia al mutare degli obiettivi e del contesto di riferimento

CARATTERISTICHE DELLE ORGANIZZAZIONI DIVENTANO

•SCOPI

•PERSONE

•CONVENZIONI E REGOLE

L’organizzazione è un insieme di risorse orientate al perseguimento di una finalità comune con regole, piani, sistemi e strutture istituti per raggiungere tale scopo in un rapporto di continua evoluzione con l’ambiente esterno.

Variabili in gioco

L’azienda è quindi un sistema aperto, risultante delle attività di tutta una serie di sottosistemi coerenti fra loro e con obiettivi comuni: sui vari sottosistemi intervengono variabili d’ambiente e variabili interne

Variabili d’ambiente

• Mercato: domanda (cosa, quanto e a che prezzo) quote di mercato, livelli ed ambiti di competizione, strategie prodotti concorrenti, prodotti sostitutivi

• Tecnologie: gradi di utilizzo nel settore, grado di dipendenza dalla tecnologia, grado di complessità, stadio del ciclo di vita, frequenza di innovazione

• Istituzionale: assetto politico, sistema di governo e legislativo, enti locali

Variabili d’ambiente

• Sociale: conflittualità, pressioni su inquinamento, onestà, trasparenza, composizione e bisogni delle parti sociali, aspettative e stili di vita

• Economico-Finanziario: costo del denaro, congiuntura economica, economia locale, influenza di altri ambiti economici, mercato dei cambi

Variabili interne

• Strategie: come perseguire la missione aziendale, costruire dei sotto obiettivi

• Strutture: Modello organizzativo, ruoli, deleghe, accentramento e decentramento

• Meccanismi operativi: Procedure, regole di funzionamento, processi di pianificazione, sistemi informativi, formazione e addestramento

• Risorse umane: tipologia, competenze e livello professionale, valori, specializzazione, motivazione, quantità

Variabili interne

• Comportamenti organizzativi: stili di guida, atteggiamenti (verso il rischio, il tempo, le norme, i risultati …), gestione dei conflitti

• Sistema premiante: criteri di valutazione, promozione, sviluppo, incentivazione, valori premianti

PREZZI E ALTRI RICONOSCIMENTI

OFFERTA DI PRODOTTI E SERVIZI

CARATTERISTICHE:Veloce e turbolento

DiscontinuoImprevedibile

Molteplice ed eterogeneo

ORGANIZZAZIONEobiettivi di profitto

Obiettivi socialiObiettivi politici

Obiettivi eticiecc

UTILI AL SODDISFACIMENTO DI ALCUNI BISOGNI

MISSIONE

AMBIENTE ESTERNO

COMPLESSO

ORGANIZZAZIONE

Caratteristiche dell’ambiente esterno: COMPLESSITA’

1. VELOCITA’

2. DISCONTINUITA’

3. IMPREVEDIBILITA’

4. MOLTEPLICITA’

5. CIRCOLARITA’

6. CONTRADDITORIETA’

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 1 VELOCITA’

Cambiamenti sempre più veloci, cicli di vita dei prodotti sempre più brevi

La diffusione dell’informatica e delle telecomunicazioni spinge tutti i campi verso il “tempo reale”

Economia sempre più finanziaria, i tempi di risposta tendono a 0

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 2 DISCONTINUITA’

Il presente ed il futuro sono sempre meno funzione del passato

Le previsioni basate sull’analisi delle tendenze non sono più realistiche ma “tendono a diventare esercizi di stile”

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 3 IMPREVEDIBILITA’

Il numero delle variabili in gioco e la loro interdipendenza tendono a rendere sempre meno prevedibile il futuro

Migliorano gli strumenti di comunicazione e di analisi, ma si riduce la capacità di prevedere gli effetti delle scelte organizzative

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 4 MOLTEPLICITA’

Terzializzazione, esternalizzazione, delocalizzazione …

Quali sono i confini dell’organizzazione, chi “è dentro” e chi “è fuori”?

Aumenta il numero dei portatori di interesse (stakeholders) nei confronti delle organizzazioni

Aumenta il numero di soggetti in gioco

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 5 CIRCOLARITA’

E’ sempre più difficile identificare relazioni causa – effetto chiare

I processi lineari tendono a divenire circolari Azienda – cliente – azionista

Cittadino - utente

Caratteristiche dell’ambiente esterno: 6 CONTRADDITTORIETA’

Qualità – prezzo

Efficienza – efficacia

Sicurezza – flessibilità

Strategia di lungo periodo – reattività di breve termine

OrganizzazioneL’organizzazione è un sistema composto da più variabili tra di loro interconnesse ed interdipendenti.

Non esiste un modello organizzativo ottimale, ma l’organizzazione è efficace solo se è coerente con l’esterno e se le sue variabili interne si adattano continuamente ai cambiamenti delle variabili esterne