CONSIGLIO NAZIONALE DELLE RICERCHE

CNR-IIT

Istituto di Informatica e Telematica di Pisa

NOTA INTERNA Il trattamento di missione sul territorio nazionale e all’estero del personale dipendente e dei soggetti assimilati al personale dipendente nell’ambito del Consiglio Nazionale delle Ricerche

Autori: Cinzia Gherarducci, Martina Roncolini e Rita Rossi

CNR-IIT di Pisa

Via Moruzzi N. 1

56124 Pisa

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INDICE

1. CONTESTO ........................................................................................ 3

1.1. L’ISTITUTO DI INFORMATICA E TELEMATICA DEL CNR (IIT-CNR) ................................................... 4

2. NORMATIVA SUL TRATTAMENTO DI MISSIONE .................................. 6

3. SOGGETTI DESTINATARI .................................................................... 8

4. GLI ELEMENTI DELLA MISSIONE ......................................................... 9

4.1. DURATA DELLA MISSIONE .......................................................................................................... 9 4.2. LIMITAZIONI DEL TRATTAMENTO DI MISSIONE ........................................................................... 9 4.3. PROCEDURA DI INCARICO MISSIONE .......................................................................................... 9

5. RIMBORSO DELLE SPESE SOSTENUTE ............................................... 11

5.1. RIMBORSO SPESE DI VIAGGIO .................................................................................................. 11 5.1.1 Viaggi in treno e in nave ............................................................................................................ 12 5.1.2 Viaggi in aereo ........................................................................................................................... 13 5.1.3 Mezzi di trasporto pubblico e taxi ............................................................................................. 14 5.1.4 Mezzo proprio ........................................................................................................................... 14 5.1.5 Noleggio automezzi ................................................................................................................... 15 5.1.6 Mezzo di Istituto ........................................................................................................................ 15 5.1.7 Spese di agenzia di viaggio ........................................................................................................ 16

5.2. RIMBORSO SPESE DI ALLOGGIO ................................................................................................ 17 5.3. RIMBORSO SPESE DI VITTO ...................................................................................................... 18 5.4. RIMBORSO SPESE DI ISCRIZIONE .............................................................................................. 19

6. TRATTAMENTO DI MISSIONE ALL’ESTERO AD OGGI ......................... 20

6.1. Trattamento di missione con rimborso documentato (a piè di lista): ......................................... 21 6.2. Trattamento alternativo di missione (forfettario) ..................................................................... 26

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1. CONTESTO

Come noto, il datore di lavoro pubblico, al fine del raggiungimento dello scopo istituzionale, può disporre che il dipendente presti l’attività lavorativa in luogo diverso da quello ordinario.

La normativa e la prassi in materia, comune nelle sue linee generali a tutta la Pubblica Amministrazione, può configurarsi secondo le discipline adottate da ciascun Ente per la realizzazione delle sue peculiari attività.

Il trattamento di missione si caratterizza per alcuni elementi essenziali che individuano l’istituto, ovvero: la temporaneità, la soddisfazione, la necessità di rispondere ad esigenze produttive e organizzative insorte.

Col primo attributo si intende lo spostamento del lavoratore presso altra località, diversa dalla sede ordinaria, per un tempo determinato, in presenza di un collegamento funzionale con l’originaria sede di lavoro1, col secondo requisito si tende a sottolineare che la prestazione deve essere resa al fine del soddisfacimento degli obiettivi scientifici e tecnologici perseguiti nell’ambito della sede di riferimento e secondo le direttive dirigenziali impartite. Il terzo requisito attiene alla necessità di rispondere ad esigenze di servizio, anche di carattere contingente, di aggiornamento professionale: convegni, congressi scientifici, corsi formativi, seminari idonei a costituire valido presupposto in quanto connessi alla natura dell’attività esercitata dalla struttura di riferimento.

Nell’ambito delle distinzioni applicabili all’istituto in esame, esso può concretarsi in missioni saltuarie, limitate a poche ore o pochi giorni, in missioni continuative, nell’ipotesi in cui l’attività svolta fuori dalla sede di lavoro debba proseguire per uno o più mesi mentre, allorché l’attività istituzionale si svolga fuori dalla sede di servizio, come ad esempio, l’attività ispettiva o di vigilanza, si usa parlare di missione abituale.

Lo svolgimento della missione comporta la corresponsione al personale di compensi che variano a seconda che la trasferta sia stata svolta in Italia o all’estero, del regime di liquidazione scelto, del tempo della stessa, del mezzo utilizzato per gli spostamenti.

Il presente report contiene una ricognizione delle fonti normative che regolamentano la materia con ampi riferimenti al disciplinare adottato dal Consiglio Nazionale delle Ricerche.

Le indicazioni che seguono sono suscettibili di aggiornamento e non hanno alcuna pretesa di esaustività, data la numerosa casistica finora riscontrata. La presente relazione mira essenzialmente a fornire supporto ai dipendenti dell’Istituto di Informatica e Telematica del CNR

1 Cass. 14 agosto 1998, n. 8004. La presenza di un collegamento funzionale fra l’attività della sede di appartenenza e lo svolgimento della missione differenzia quest’ultima da altri istituti quali il trasferimento e il distacco.

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nel districarsi fra le regole in uso oltre che costituire un supporto valido al personale addetto alla ” liquidazione” delle missioni stesse.

1.1. L’ISTITUTO DI INFORMATICA E TELEMATICA DEL CNR (IIT-CNR)

L’Istituto di Informatica e Telematica di Pisa – nato nel 2002 dalla fusione tra l’Istituto per le Applicazioni Telematiche (Iat) e l’Istituto di Matematica Computazionale (Imc) svolge attività di ricerca, valorizzazione, trasferimento tecnologico e formazione nel settore delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione e nel settore delle scienze computazionali. La sua vocazione verso le tematiche dell’Internet del Futuro, sia relativamente ai settori di ricerca legati all’ ”Internet delle cose” che all’ ”Internet dei servizi” ne fanno una struttura particolarmente versata all’instaurazione e al mantenimento dei rapporti internazionali con analoghe istituzioni di ricerca pubbliche e private.

L’Istituto ricopre, attraverso il Registro.it, la funzione di gestore per l’Italia del country code Top Level Domain .it sicuramente contribuendo, nello svolgimento di tale importante compito, alla diffusione capillare dei nomi a dominio. Tale funzione è peraltro realizzata attraverso contratti con intermediari tecnici, definiti Registrar, sia con sede nella Unione Europea che extra comunitari.

Nel panorama delle attività di ricerca sviluppate e realizzate dallo IIT rivestono poi un’importanza rilevante quelle connesse a: Ubiquitous Internet, Algoritmi e matematica computazionale; Governance dell’Internet del futuro; Trustworthy and Secure Future Internet, Web applications for the future Internet.

Da quanto appena detto scaturisce la necessità per lo IIT di consentire lo svolgimento di missioni finalizzate al raggiungimento degli scopi scientifici e tecnologici applicativi e di servizio, perseguiti nell’ambito delle sopra citate attività. Va sottolineato peraltro che lo IIT si finanzia in maniera consistente attraverso accordi sia con contraenti italiani che comunitari o extra comunitari.

Lo IIT consta di 165 unità di personale così distribuiti:

- N. 99 dipendenti (68 a tempo indeterminato e 31 a tempo determinato), - N. 25 titolari di contratti di collaborazione coordinata e continuativa , - N. 28 assegni di ricerca e - N. 13 contratti di associatura.

L’attività realizzata dallo IIT è suddivisa in 10 commesse, denominate:

1. Registrazione nomi a dominio nel ccTLD .it 2. Commessa gestionale per istituti ICT 3. Commessa gestionale per istituti IC 4. Progettazione, sviluppo e monitoraggio di reti telematiche 5. Web Applications for the Future Internet 6. Metodi e algoritmi efficienti per la risoluzione di problemi complessi 7. Ubiquitous Internet

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8. Sicurezza delle Reti 9. Trustworthy and Secure Future Internet 10. Biologia Computazionale

Nello svolgimento delle attività scientifiche, tecnologiche e di servizio di cui sopra e al fine del rispetto degli accordi contrattuali che le sottendono si rendono indispensabili numerose trasferte, in Italia e all’estero, da parte del personale dedicato. Vanno considerati altresì gli aspetti connessi alla formazione del personale e alla necessità di assicurare un profilo tecnico, amministrativo e contabile adeguato a rispondere ad esigenze in continua evoluzione.

Valutando un dato statistico deve sottolinearsi che presso lo IIT si svolgono annualmente circa 600 missioni, con un calcolo approssimativo di circa 50 trasferte al mese, considerando in tale valore sia gli anticipi che i rimborsi.

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2. NORMATIVA SUL TRATTAMENTO DI MISSIONE

La disciplina dell’Istituto si ritrova sostanzialmente nei seguenti provvedimenti:

1. Il R.D. 03-06-1926, n. 941 (Indennità al personale dell'amministrazione dello Stato incaricato di missione all'estero)

e nelle seguenti due leggi principali:

2. la Legge 18/12/1973 n. 836 (Trattamento economico di missione e di trasferimento dei dipendenti statali) e

3. la Legge 26/7/1978 n. 417 (Adeguamento del trattamento economico di missione e di trasferimento dei dipendenti statali).

Successivamente:

- art. 5 DPR 23/8/1988 n°395 (norme risultanti dalla disciplina prevista dall’accordo intercompartimentale di cui all’art. 12 della legge quadro sul pubblico impiego) che introduce il rimborso della spesa documentata, mediante fattura o ricevuta fiscale, per pernottamento e per 1 o 2 pasti, per le missioni oltre 30 gg il rimborso in residenza turistico alberghiera e l’anticipo, se richiesto, per il 75% della spesa complessiva;

- CCNL di cui ai DPR: 26/5/1976 n°411 allegato 3; 16/10/1979 n°509 art. 29, 28/9/1987 n°568 art. 30; 12/2/1991 n°171 art. 25;

- Legge 23/12/1996 n°662 (misure di razionalizzazione della finanza pubblica) art. 1, comma 67;

- Legge 24/12/2003 n°350 (legge finanziaria 2004) art. 3, comma 75 precisa che al personale che si reca all’estero spetta il pagamento delle spese di viaggio aereo nella classe economica;

- Legge 23/12/2005 n°266 (legge finanziaria 2006) art. 1, commi 213 e 216 che ha abolito la diaria nelle missioni in Italia, l’indennità aggiuntiva del 10% sui biglietti di viaggio (5% sui voli aerei) e limita il viaggio aereo alla classe turistica;

- Decreto Legge 4/7/2006 n°223 art. 28 convertito nella legge 4/8/2006 n. 248 che stabilisce che le diarie per le missioni all'estero sono ridotte del 20%;

- Legge 27/12/2006 n° 296 (legge finanziaria 2007) art. 1 comma 468 decreta che la limitazione data dalle disposizioni di cui al comma 216 dell'articolo 1 della legge 23 dicembre 2005, n. 266, non si applica al personale con qualifica non inferiore a dirigente di prima fascia e alle categorie equiparate nonché ai voli transcontinentali superiori alle cinque ore.

Allo scopo di riassumere e interpretare la normativa precedentemente descritta il CNR ha predisposto un disciplinare ( manuale operativo su "Le spese di trasferta"),reperibile all’indirizzo: http://www.ittig.cnr.it/BancheDatiGuide/circolari/ Circ. N. 14/2008 del CNR “Novità in materia di

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missioni”, con l’obiettivo di razionalizzare e divulgare la normativa vigente sul trattamento di missione in Italia e all’estero.

Detto disciplinare deve essere integrato dalle Circ. 12/2010 e 26/2010 del CNR che contengono delucidazione in ordine ai seguenti atti normativi:

- D.L. N. 78 del 31 Maggio 2010 D.M. del Ministero degli Affari Esteri del 23 marzo 2011 e Deliberazione della Corte dei Conti a sezioni unite N. 8/CONTR/11 del 7 Febbraio 2011 2010 che abolisce le diarie all’estero ed esclude ogni possibilità di rimborso spese per l’utilizzo del mezzo proprio;

e Circ. N. 24/2011 del CNR interpretativa del:

- D.M. del Ministero degli Affari Esteri del 23 marzo 2011 e Deliberazione della Corte dei Conti a sezioni unite N. 8/CONTR/11 del 7 Febbraio 2011 che stabilisce due tipi di trattamento di missione all’estero modificando alcuni parametri di calcolo (ad es. spese di vitto) secondo una tabella che differenzia il rimborso in funzione dell’Area geografica del paese luogo di missione, (tabella sotto riportata nel “trattamento di missione all’estero ad oggi”) e inserisce il rimborso del mezzo ferroviario di II classe nell’uso del mezzo proprio, fermo restando i criteri limitativi di autorizzazione.

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3. SOGGETTI DESTINATARI

I soggetti destinatari che possono usufruire della missione e del relativo rimborso, sono i seguenti:

A) Dipendenti

- Dipendenti dell’Ente (dirigenti, ricercatori, tecnologi, personale tecnico e amministrativo)

- Associati (personale esterno all’Istituto stesso che partecipa alle attività dell’Istituto in posizione di associatura)

B) Soggetti assimilati

- Assegni di ricerca (collaborazione ad attività di ricerca con particolare riferimento a tematiche di rilievo dell’Istituto)

- Collaboratori coordinati e continuativi solamente per le spese connesse a missioni per attività previste nel contratto e limitatamente al periodo cui si riferisce il rapporto contrattuale con l’Istituto. Questa categoria include a sua volta i collaboratori “associati” che non intrattengono rapporti di lavoro dipendente:

1. titolari di borse post-doc o di assegno di ricerca presso enti e istituti di ricerca o presso strutture universitarie statali e non statali legalmente riconosciute;

2. dottorandi che operino presso strutture universitarie statali e non statali legalmente riconosciute;

3. ricercatori e tecnologi ex dipendenti di enti pubblici di ricerca in quiescenza, professori e ricercatori universitari in quiescenza.

Per l’attribuzione del trattamento di missione ai dipendenti occorre distinguere tra personale con qualifica dirigenziale (livelli I-III) e altro personale (livelli IV-IX), mentre per i soggetti assimilati l’applicazione ai medesimi del trattamento di missione deve essere indicata all’atto dell’affidamento dell’incarico, prefissando contestualmente, l’equiparazione dei soggetti assimilati alle qualifiche dell’Ente.

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4. GLI ELEMENTI DELLA MISSIONE

4.1. DURATA DELLA MISSIONE

Le caratteristiche minime di una missione prevedono che la località sia distante almeno 10 Km dalla sede di servizio (art. 1 L. 26/7/1978 n. 417) e che abbia una durata di almeno 4 ore (art. 3 L. 18/12/1973 n. 836). Per trasferte superiori alle 24 ore in località distanti sino a 80 Km (art. 3 L. 18/12/1973 n. 836) è previsto il rientro in sede giornaliero.

Il trattamento di missioni continuative eseguite sul territorio nazionale ed estero nella medesima località è corrisposto fino a un massimo di 240 giorni di calendario (pag. 8 quarto comma e pag. 10 sesto comma del manuale operativo su "Le spese di trasferta").

4.2. LIMITAZIONI DEL TRATTAMENTO DI MISSIONE

Ai sensi della Legge n. 836/1973, modificata dall'art. 5 della Legge n. 417/1978 non si possono rimborsare le missioni compiute:

- nelle ore diurne, quando siano inferiori alle quattro ore. Agli effetti del computo si sommano i periodi di effettiva durata che riguardano la stessa giornata;

- nella località di abituale dimora, anche se distante più di dieci chilometri dall’ ordinaria sede di servizio;

- nelle località distanti meno di dieci chilometri dal confine del comune in cui ha sede l'ufficio."

Il personale con contratto part-time orizzontale (se la riduzione di orario viene effettuata all’interno dell’orario giornaliero come ad es. 4 ore anziché 8) può recarsi in missione in qualsiasi giorno della settimana mentre il personale con contratto part-time verticale (se la riduzione di orario viene effettuata nell’ambito di periodi concordati come ad es. 3 giorni pieni alla settimana) può recarsi in missione soltanto nei giorni previsti dal relativo contratto.

Al personale dipendente che ha compiuto missioni per partecipazione a concorsi interni spetta il rimborso delle spese di viaggio. Non è prevista la possibilità del rimborso delle spese di vitto e alloggio.

4.3. PROCEDURA DI INCARICO MISSIONE

L’attività di missione consiste nell’incarico per lo svolgimento di un’attività lavorativa fuori dalla sede di lavoro, sia nel territorio nazionale che all’estero.

La sede di lavoro del dipendente o del collaboratore può essere:

- quella stabilita dal contratto di assunzione; - quella dell’ente, se nel contratto di assunzione non è indicata la sede del lavoro;

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- il domicilio fiscale del collaboratore, se risulta impossibile determinare contrattualmente la sede di lavoro.

Ogni missione deve essere autorizzata preventivamente dal Direttore dell’istituto e dall’assegnatario dei fondi mediante apposita lettera di incarico denominata “Ordine di Missione”, (All. 1 in Appendice).

All’ordine di missione deve sempre essere allegato il programma della conferenza/convegno. Qualora la missione sia relativa a eventi o inviti specifici, il personale - in assenza di programmi ben definiti - dovrà allegare una dichiarazione con l’indicazione del giorno e l’ora di inizio e fine dell’evento in questione.

Il personale inviato in missione ha diritto a un anticipo delle spese da sostenere e può farne richiesta presentando l’apposito modulo debitamente compilato almeno 10 giorni prima dell’inizio della missione (All. 2 in Appendice). L’anticipo, su richiesta dell’interessato, non potrà prevedere un importo superiore alle spese alberghiere preventivate nel rimborso documentato per le missioni in Italia o potrà essere pari al 90% del rimborso forfettario per le missioni all’estero calcolato sulla base dei costi di soggiorno come da foglio di calcolo per l’anticipo di missione riportato nella Tabella conteggio anticipo. (All. 3 in Appendice).

Al ritorno, dovrà essere compilata la tabella di liquidazione chiamata “Modulo di richiesta Rimborso spese di missione” con l’indicazione di tutte le spese sostenute (All. 4 in Appendice) e con allegati tutti i giustificativi di spesa in modo ordinato. Dovranno essere completate le ricevute con le proprie generalità (qualora ne fossero prive) e in tutti i campi in modo corretto facendo particolare attenzione a quelli relativi a data ed ora di inizio e chiusura missione (dato che l’orario indicato determina il diritto o meno al primo/ultimo pasto consumato).

Ai fini organizzativi e nel rispetto dei principi contabili, la richiesta di rimborso delle spese di missione sostenute deve essere presentata entro il termine di sei mesi dal compimento della missione.

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5. RIMBORSO DELLE SPESE SOSTENUTE

Il personale dal IV al IX livello, inviato in missione al seguito e per collaborare con dipendenti di qualifica più elevata, può fruire dei rimborsi e delle agevolazioni previste per il dipendente in missione di grado più elevato, per tutte le spese sotto riportate. Tale circostanza deve essere esplicitamente menzionata nella richiesta di rimborso spese di missione nel campo “osservazioni”.

Il personale al momento della compilazione del rimborso deve fare attenzione ad allegare tutti i giustificativi di spesa in modo ordinato, completare le ricevute con le proprie generalità (qualora ne fossero prive) e in tutti i campi in modo corretto facendo particolare attenzione a quelli relativi a data ed ora di inizio e chiusura missione (dato che l’orario indicato determina il diritto o meno al primo/ultimo pasto consumato).

In caso di missioni già autorizzate e non effettuate a causa di gravi motivi di salute o di servizio, opportunamente documentati, possono essere rimborsate quelle spese già sostenute o anticipate presentando il relativo modulo di rimborso spese e dichiarazione con indicata la motivazione della rinuncia.

5.1. RIMBORSO SPESE DI VIAGGIO

Per il raggiungimento della località di missione e per il ritorno alla sede di partenza il dipendente ha l'obbligo di seguire il percorso più breve.

Il personale inviato in missione è tenuto, ove non sia preventivamente autorizzato ad avvalersi di mezzi straordinari, a usare i mezzi ordinari.

Sono considerati mezzi di trasporto ordinari:

a) i treni, le metropolitane, gli autobus, gli aerei, le navi, i servizi di trasporto collettivo da/per gli aeroporti, e gli altri mezzi in regolare servizio di linea;

b) i mezzi di trasporto acquisiti in proprietà dall’Istituto.

Sono invece considerati mezzi di trasporto straordinari:

a) i mezzi di trasporto noleggiati; b) il mezzo di trasporto di proprietà dell'incaricato c) i taxi sia in tragitti urbani che extraurbani.

L'impiego di mezzi straordinari nelle missioni in Italia è sempre subordinato a preventiva autorizzazione e alla sussistenza di una delle seguenti condizioni:

a) la convenienza economica deve essere accertata raffrontando la spesa globale che si sarebbe sostenuta (spese di viaggio, di eventuale vitto e/o pernottamento) attraverso l’uso del mezzo ordinario rapportata alla diversa ipotesi in cui si utilizzi il mezzo straordinario.

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Per queste ragioni, l'interessato deve indicare nella richiesta di accesso ai mezzi di trasporto straordinari ogni elemento utile di comparazione delle spese;

b) se il luogo della missione non è servito da ferrovia né da altri mezzi ordinari di linea; c) qualora esista una particolare esigenza di servizio o la necessità dichiarata di raggiungere

rapidamente il luogo della missione; d) nel caso in cui debbano essere trasportati materiali e strumenti delicati e/o ingombranti

indispensabili per effettuare il corso/convegno etc.

E’ fondamentale al fine del rimborso della missione che i biglietti di viaggio siano prodotti in originale.

Nel caso di smarrimento o sottrazione, è consentito il rimborso soltanto nel rispetto delle seguenti condizioni:

Titolo Entità rimborso Documentazione

Biglietto ferroviario (smarrimento)

Costo biglietto di 2° classe Dichiarazione di smarrimento

Biglietto ferroviario (furto) Costo biglietto di 2° classe Copia denuncia presentata all’autorità di polizia

Biglietto aereo (smarrim.)

Biglietto aereo (furto)

Integrale

Integrale

Copia autentica della matrice del tagliando di volo rilasciata dalla compagnia

Copia denuncia presentata all’autorità di polizia

5.1.1 VIAGGI IN TRENO E IN NAVE

Al personale in missione spetta il rimborso delle spese effettivamente sostenute per i viaggi in treno di 1° classe per tutti i livelli.

Per i viaggi in treno, in vagone letto, spetta altresì il rimborso dell’eventuale spesa sostenuta per:

1. personale di I e II livello l’uso di un posto letto in compartimento singolo;

2. personale dal III al VI livello , un posto letto in compartimento doppio.

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Per i viaggi in nave (ivi compresi traghetti, aliscafi e navi veloci) spetta il rimborso della spesa sostenuta per l’uso di un posto letto in cabina singola per tutto il personale.

Nel caso di biglietti acquistati “on line”, con carta di credito, la documentazione necessaria per ottenere il rimborso è composta da:

- conferma della prenotazione con l’indicazione dell’orario di partenza/arrivo e dell’importo della spesa del viaggio

- fotocopia dell’estratto conto, nominativo, riportante il corrispondente addebito.

5.1.2 VIAGGI IN AEREO

Per il trasporto aereo è rimborsabile soltanto la classe economica. La predetta limitazione non si applica ai voli transcontinentali superiori alle cinque ore.

Esistono vari sistemi per la prenotazione dei biglietti aerei. Tra i più comuni la prenotazione con il sistema elettronico il cosiddetto “E-Ticket” che consente l’eliminazione del biglietto cartaceo; in tal caso è sufficiente recarsi presso il check-in in aeroporto con un documento di identità e con il codice di prenotazione.

Altra diffusa modalità è la prenotazione “online” che consente di stampare la carta di imbarco comodamente da casa, utilizzando il proprio computer, anche molto prima di recarsi in aeroporto2.

Nel caso di biglietti emessi con il sistema elettronico i documenti da produrre sono:

- la conferma della prenotazione con l’indicazione dell’orario di partenza/arrivo e dell’importo della spesa del viaggio;

- boarding card.

Per i biglietti acquistati “on line”, con carta di credito, qualora non sia possibile presentare il biglietto stesso, non essendone previsto il rilascio, la documentazione necessaria per ottenere il rimborso è costituita da:

- conferma della prenotazione con l’indicazione dell’orario di partenza/arrivo e dell’importo della spesa del viaggio;

- fotocopia dell’estratto conto, nominativo, riportante il corrispondente addebito.

2 In tale circostanza con il solo bagaglio a mano si va direttamente al gate senza fare la fila al check-in. In caso contrario, di solito, le compagnie hanno un banco di “drop off” dove si possono stivare i bagagli evitando la fila.

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In mancanza della documentazione descritta in precedenza, è possibile produrre una:

- conferma della prenotazione con l’indicazione dell’orario di partenza/arrivo e dell’importo della spesa del viaggio ;

- dichiarazione disponibile online, (All. 5 in Appendice) opportunamente compilata in tutte le sue parti.

5.1.3 MEZZI DI TRASPORTO PUBBLICO E TAXI

I mezzi di trasporto pubblici quali bus/tram/metro urbani ed extraurbani sono rimborsabili dietro presentazione dei biglietti in originale debitamente obliterati.

Al dipendente spetta inoltre il rimborso delle spese effettivamente sostenute per l’uso del taxi in casi debitamente motivati da esigenze di servizio o da difficoltà nell’uso di altri mezzi di trasporto. Tale motivazione dovrà essere esplicitata nell’ apposita dichiarazione (All. 6 in appendice), che, debitamente compilata, sarà allegata al rimborso delle spese di missione e firmata, per approvazione, dal Direttore. Insieme alla dichiarazione dovrà essere allegata la ricevuta del taxi con indicati: la data, il percorso effettuato e la sigla dello stesso.

Le spese del taxi per gli spostamenti nell’area urbana, ove si svolge la missione, per essere ammissibili a rimborso, devono avere un limite massimo giornaliero di 25,00 euro. Al contrario per gli spostamenti in taxi da e verso collegamenti con aeroporti, porti o stazioni, non ci sono limiti di spesa.

5.1.4 MEZZO PROPRIO

La Circolare N. 26 del 29/10/2010 sull'utilizzo del mezzo proprio, in missione, ha escluso ogni possibilità di rimborso delle spese per l'utilizzo del mezzo proprio (carburante, pedaggi autostradali, parcheggi, indennità KM etc.) e ha precisato che l'autorizzazione all'utilizzo del mezzo proprio a favore del dipendente che si reca per servizio oltre i limiti della circoscrizione provinciale, rilasciata dal Direttore, è limitata esclusivamente alla copertura assicurativa.

L’unica deroga prevista dalla norma, in tal caso, riguarda "il personale adibito a funzioni ispettive o dei soggetti impegnati nello svolgimento di funzioni istituzionali di verifica e controllo". Anche in questi casi il ricorso al mezzo proprio è consentito soltanto nelle situazioni di disagio o qualora risulti economicamente più vantaggioso.

Con la Circ. 24/2011 rimangono stabiliti i criteri di autorizzazione preventiva da parte del Direttore, esplicitando in maniera rigorosa i criteri di economicità della scelta in termini di rapporto costi/benefici.

Relativamente al rimborso delle spese di viaggio, qualora nel modulo di ordine di missione si indichi l’utilizzo del mezzo proprio si deve compilare la richiesta di autorizzazione all’uso del mezzo proprio (All. 7 in appendice) da allegare al modulo di ordine e l’indennizzo è esclusivamente corrispondente alla somma che il dipendente avrebbe speso utilizzando il mezzo di trasporto

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pubblico ordinario e, quindi, il mezzo ferroviario di seconda classe, escludendo il rimborso delle spese di viaggio autostradali, di parcheggio e custodia del mezzo.

5.1.5 NOLEGGIO AUTOMEZZI

Nelle missioni in Italia il noleggio è consentito soltanto in quei casi per i quali sussistono evidenti e motivate ragioni quali, ad esempio: economicità, necessità di raggiungere un luogo altrimenti non raggiungibile con mezzi pubblici, particolari esigenze di servizio (trasporto di materiale pesante/ingombrante, ecc.).

Il noleggio deve essere preventivamente autorizzato dal Direttore. Affinché sia possibile eseguire un'attenta verifica sull'effettiva necessità, il personale (strutturato e non) deve:

1. predisporre una semplice dichiarazione di necessità; 2. allegare la dichiarazione al modulo di ordine missione; 3. presentare la documentazione completa alla Segreteria di Direzione con il dovuto anticipo

rispetto alla data di inizio della missione affinché possa essere autorizzata dal Direttore.

Nelle missioni all'estero non è consentito usufruire di mezzi noleggiati con partenza dalla sede di Istituto ma, soltanto ed esclusivamente, di mezzi noleggiati nel luogo di espletamento della missione e, comunque, a seguito delle stesse particolari esigenze sopra descritte per le missioni in Italia.

La spesa inerente al mezzo noleggiato sarà rimborsata dall’amministrazione soltanto al rientro dalla missione, dietro presentazione della fattura/ricevuta fiscale intestata a colui che chiede il rimborso.

5.1.6 MEZZO DI ISTITUTO

Presso l’IIT è possibile l’utilizzo di un mezzo d’istituto.

L'uso del mezzo di Istituto deve essere sempre opportunamente motivato e devono essere evidenziate le ragioni del suo utilizzo (es. economicità, rispetto di orari, trasporto di strumentazione, ecc.), in confronto ad altre soluzioni di viaggio, al fine di razionalizzarne l'uso.

Lo svolgimento delle missioni all’estero non può avvenire con il mezzo dell’Istituto fatto salvo , come precisato dal Ministero del Tesoro - Ragioneria Generale dello Stato, le trasferte stesse che rientrino: “in un piano programmato di attività da svolgere periodicamente all’estero per le quali l’utilizzazione delle autovetture di servizio sia più economica rispetto ai servizi di linea normale ovvero trovi presupposto nella necessità di dover trasportare strumentazione scientifica di particolare delicatezza”.

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Di seguito alcune semplici regole da seguire per il ricorso al mezzo di Istituto:

1. prenotazione del mezzo secondo la normale procedura telematica sulla Intranet di Istituto per le missioni in Italia. Per le missioni all’estero, al momento della prenotazione del mezzo, è necessario presentare all’Ufficio Tecnico una dichiarazione, sottoscritta per accettazione dal direttore, con l’indicazione delle specifiche esigenze che rientrino nelle due opzioni sopra descritte;

2. verificare, una volta avuto il mezzo, che esso non presenti evidenti graffi/ammaccature ecc. In caso contrario: avvertire prontamente l'Ufficio Tecnico

3. verificare che il mezzo disponga del pieno di carburante. In caso contrario: informare l'Ufficio Tecnico.

Al termine della missione, prima della riconsegna del mezzo, è necessario:

- fare il pieno di carburante richiedendone la relativa ricevuta per il rimborso al termine della missione;

- fare in modo che sulla ricevuta del distributore o del parcheggiatore (nei casi previsti) oltre alla data e all'importo ci siano indicati espressamente sia la tipologia e marca del mezzo che la relativa targa: "Lancia Phedra targa: DT602GD";

- rimuovere dall'automezzo ogni oggetto introdotto durante la missione (bottigliette, carte, residui vari , ecc.) in modo da garantire ai prossimi utilizzatori un mezzo "pulito".

Tutte le spese inerenti al mezzo usato per la missione verranno rimborsate in contanti dall’amministrazione soltanto al rientro dalla missione, dietro presentazione delle ricevute contenenti i dati di cui sopra, allegate a un documento sul quale sarà riportato il luogo e la data della missione stessa.

E’ necessario indicare nella richiesta di rimborso spese nell’apposito campo “osservazioni” che il viaggio è stato effettuato con il mezzo di Istituto.

Il mezzo di Istituto è dotato di TELEPASS (quindi non si devono più fare code ai caselli autostradali e richiedere/conservare ricevute per i pedaggi).

5.1.7 SPESE DI AGENZIA DI VIAGGIO

Sulla base del disciplinare sul trattamento di missione del CNR è possibile acquistare biglietti aerei/o ferroviari tramite agenzia di viaggio; in tal caso alla richiesta rimborso spese di missione è necessario allegare la ricevuta, intestata al dipendente stesso, con le spese sostenute per i diritti di agenzia.

Non è invece possibile usufruire di tale servizio intestando le fatture all'Ente. Per quanto concerne le spese riguardanti le provvigioni applicate dall'agenzia di viaggio per il servizio prestato riguardo all'emissione di biglietti aerei, il relativo rimborso era stato a suo tempo stabilito dalla circolare del Ministero dell'Economia n. 36 del 24 luglio 2003 nei limiti di euro 5 per i voli nazionali e di euro 10 per i voli internazionali.

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Considerato che, il predetto Ministero non ha prodotto alcuna direttiva aggiornata sull'argomento e considerati gli adeguamenti al costo della vita, il disciplinare del CNR sul punto prevede che i singoli Direttori/Dirigenti possano procedere a un rimborso delle provvigioni maggiore rispetto a quello precedentemente indicato. Tuttavia, i Direttori/Dirigenti sono tenuti ad informare i dipendenti che usufruiscono del servizio delle agenzie di viaggio della necessità di acquisire preventivamente l'entità della provvigione. Lo scopo è quello di accertare che essa non si discosti - in misura eccessiva - rispetto agli importi predetti e che, dunque, sia proporzionata al servizio prestato (emissione biglietti).

Inoltre, per tale spesa, non è possibile prenotare tramite agenzia di viaggio:

• iscrizioni ai corsi/convegni e • spese di alloggio

in quanto dette spese devono essere presentate nel rimborso spese di missione allegando le fatture/ricevute originali e dettagliate.

5.2. RIMBORSO SPESE DI ALLOGGIO

E' ammesso il rimborso delle spese di pernottamento previa presentazione di idonea fattura o ricevuta fiscale, in originale, intestata al personale che ha usufruito dell'alloggio.

Le spese di pernottamento ammesse al fine del rimborso possono comprendere anche la prima colazione, purché quest’ultima sia compresa nel costo della camera.

E’ ammesso altresì il rimborso delle spese di collegamento a Internet, sostenute, per ragioni di servizio, presso la struttura alberghiera dove il dipendente alloggia, purché documentate e con la relativa autocertificazione delle motivazioni dell’interessato.

Il personale dal IV al VII livello può usufruire di hotel fino a tre stelle. E’ possibile pernottare in hotel a 4 stelle se si effettua la missione al seguito di personale di grado più elevato. Oppure qualora ci sia un effettivo risparmio ma in tal caso è necessario, presentare insieme all’ordine di missione, una dichiarazione che giustifichi la scelta di un hotel con una categoria superiore a quella ammessa per il proprio livello.

Il solo limite nel caso del rimborso spese di alloggio è quello di non poter usufruire di alberghi di lusso (cinque stelle) a qualsiasi livello.

Nei casi di missione continuativa nella medesima località, di durata non inferiore a 30 giorni, è consentito il rimborso della spesa per il pernottamento in residenza turistico-alberghiera, di categoria corrispondente a quella ammessa per l'albergo mentre non è consentito l’affitto di appartamenti.

La ricevuta fiscale deve recare il nominativo del dipendente e la sua residenza o domicilio.

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Nel caso di una ricevuta/fattura cumulativa per più persone, dovranno essere riportati i nominativi di tutti i soggetti fruitori del pernottamento. L’importo andrà suddiviso pro-quota e in ogni tabella di rimborso spese missione andrà allegata una copia indicante a quale soggetto è stato affidato l’originale del documento.

5.3. RIMBORSO SPESE DI VITTO

Per incarichi di missione giornaliera, di durata superiore alle 8 ore, è ammesso il rimborso della spesa per un pasto nei limiti degli importi di euro 22,26 per il personale dal IV al IX livello e di euro 30,55 per il personale dal I al III livello.

Per incarichi di missione giornaliera di durata superiore alle 12 ore, è ammesso il rimborso della spesa per due pasti, nei limiti degli importi di euro 44,26 per il personale dal livello IV al livello IX e di euro 61,10 per il personale dal I al III livello.

Per il personale inquadrato nei primi tre livelli il rimborso di un pasto è possibile anche per le missioni di durata compresa tra 4 e 8 ore, purché il pasto venga consumato nell’arco delle ore “canoniche” dei pasti.

Per le spese di vitto, qualora spetti il rimborso di due pasti, si devono presentare non più di due ricevute e gli importi possono essere conguagliati fra loro entro il limite massimo fissato per due pasti.

Nel caso di giornate in cui uno dei due pasti ha un importo elevato (entro i limiti consentiti), è sufficiente presentare, al rimborso, anche soltanto lo scontrino di un caffè, per il secondo pasto, in modo da fare un conguaglio complessivo del costo dei pasti giornaliero, sempre tenendo presente l’orario degli stessi. Questa indicazione non è più necessaria in caso di missione all’estero, dato che la recente normativa ha ammesso anche una sola ricevuta.

In caso di presentazione a rimborso di una ricevuta/scontrino fiscale cumulativo per più persone, l’importo andrà suddiviso per il numero delle stesse ed ognuno nel proprio rimborso spese di missione dovrà allegare una copia indicante a quale soggetto è stato affidato l’originale del documento.

Non potranno essere più rimborsate, nelle missioni in Italia, ricevute che non siano fiscali e che non siano state opportunamente compilate con il timbro o indicazione dell'azienda erogatrice del servizio, il numero di ricevuta, data, importo e indicazione del servizio offerto.

Per lo smarrimento di ricevute/scontrini relativi ai pasti non sono previste sostituzioni con autocertificazioni perché non verificabili.

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5.4. RIMBORSO SPESE DI ISCRIZIONE

Riguardo alla partecipazione a convegni, conferenze, congressi, corsi o seminari è ammesso il rimborso delle eventuali spese di iscrizione, che devono essere dimostrate con una fattura o nota di addebito emessa dall'ente organizzatore corredata di separata ricevuta o di altro documento bancario o postale attestante l'avvenuto pagamento.

Qualora le spese di iscrizione comprendano spese di vitto e alloggio, ciò deve risultare dalla documentazione e, per i pasti o pernottamenti corrispondenti, non possono essere rimborsate ulteriori spese sostenute allo stesso titolo.

Se il documento di addebito rilasciato dall'ente organizzatore non espone il dettaglio delle prestazioni, il dipendente è tenuto a richiedere all'ente stesso il rilascio di una dichiarazione che fornisca tale dettaglio, oppure attesti che le spese di alloggio e/o di vitto non possono essere dichiarate separatamente dal resto.

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6. TRATTAMENTO DI MISSIONE ALL’ESTERO AD OGGI

Il D.M. del Ministero degli Affari Esteri del 23 marzo 2011 e la Deliberazione della Corte dei Conti a sezioni unite N. 8/CONTR/11 del 7 Febbraio 2011 stabiliscono i nuovi tetti per i rimborsi delle missioni all’estero dei dipendenti della Pubblica Amministrazione (come noto, a seguito dell’entrata in vigore del D.L. 78/2010 convertito in Legge 122/2010, a decorrere dal 30 maggio 2010, è stata abolita la diaria).

La documentazione necessaria per ottenere il rimborso di tutte le spese acquistate “online”, con carta di credito, qualora non sia possibile presentare ricevuta fiscale/fattura, è costituita da:

- conferma della prenotazione con l’indicazione dell’importo pagato e dell’indicazione delle date di pernotto

- fotocopia dell’estratto conto, nominativo e del corrispondente addebito.

Premesso che il limite massimo di spesa deve essere conforme alle tabelle sotto riportate, non vi è più la distinzione tra “pasto singolo” (o pranzo o cena) e “pasto giornaliero”(pasto doppio con la presentazione obbligatoria di due ricevute). Pertanto il dipendente potrà richiedere il rimborso anche di un singolo pasto di importo minore o uguale al massimo del valore inserito in tabella con la presentazione di una sola ricevuta.

Nelle missioni all’estero non saranno più rimborsate ricevute che non siano opportunamente compilate con l’indicazione dell'azienda erogatrice del servizio, timbro o l’indicazione del codice fiscale/partita iva, data, importo e indicazione del servizio offerto.

Nelle missioni all’estero non è consentito l’impiego del mezzo di trasporto di proprietà dell’incaricato; altrettanto non è consentito l’utilizzo del mezzo di Istituto salvo che, come è stato precisato dal Ministero del Tesoro - Ragioneria Generale dello Stato, e riportato sopra, le trasferte stesse rientrino: “in un piano programmato di attività da svolgere periodicamente all’estero per le quali l’utilizzazione delle autovetture di servizio sia più economica rispetto ai servizi di linea normale ovvero trovi presupposto nella necessità di dover trasportare strumentazione scientifica di particolare delicatezza”.

L’impiego dei mezzi di trasporto straordinari quali il mezzo noleggiato e il taxi sono sempre subordinati a preventiva autorizzazione da parte del Direttore.

Nelle missioni all’estero non è consentito usufruire di mezzi noleggiati con partenza dalla sede di Istituto ma, soltanto ed esclusivamente, di mezzi noleggiati nel luogo di espletamento della missione e, comunque, sempre a seguito di particolari esigenze come riportato al punto E.1.5 “missioni in Italia” .

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Al momento della presentazione dell’ordine di missione all’estero il dipendente può scegliere tra due modalità di trattamento:

6.1. TRATTAMENTO DI MISSIONE CON RIMBORSO DOCUMENTATO (A PIÈ DI LISTA):

Questo sistema di rimborso prevede un limite massimo giornaliero per il rimborso delle spese sostenute per il vitto, secondo il nuovo sistema di rimborso che avviene su presentazione documentale di spese effettivamente sostenute (il cosiddetto piè di lista); il limite massimo in argomento varia sulla base delle diverse aree geografiche, con la previsione di importi differenti secondo il paese di espletamento della missione.

A tal fine gli Stati di destinazione sono accorpati in 7 gruppi (da A a G) secondo la tabella A sotto riportata:

TABELLA A – CLASSIFICAZIONE PER AREE PAESI ESTERI

AREA PAESE

A Afganistan A Australia A Botswana A Bulgaria A Burundi A Cipro A Comore A Eritrea A Etiopia A Gibuti A Grecia A Iran A Malta A Mozambico A Nauru Rep. A Papua Nuova Guinea A Portogallo A Romania A Ruanda A Siria A Somalia A Spagna A Uganda A Ungheria A Zimbabwe

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AREA PAESE

B Angola B Armenia B Azerbaigian B Bangladesh B Bielorussia B Canada B Ceca Repubblica B Cile B Cina Rep. Popolare B Costa Rica B Cuba B Egitto B Estonia B Figi B Finlandia B Finlandia - Helsinki B Georgia B Giamaica B Guatemala B Honduras B India B Iraq B Irlanda B Islanda B Kazakistan B Kenia B Kirghizistan B Kiribati B Lesotho B Lettonia B Lituania B Madagascar B Malawi B Maldive B Maurizio B Messico B Moldavia B Monaco Principato B Namibia B Nepal B Nuova Caledonia B Nuova Zelanda B Pakistan B Polonia B Russia - Federazione Russa B Salomone B Samoa

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B Seychelles B Slovacchia B Spagna - Madrid B Sri Lanka B Sudafrica Repubblicana B Swaziland B Tagikistan B Tanzania B Tonga B Turkmenistan B Tuvalu B Ucraina B Uruguay B Uzbekistan B Vanuatu B Zambia

AREA PAESE

C Albania C Argentina C Bahama C Barbados C Belize C Benin C Bhutan C Birmania C Bolivia C Bosnia ed Erzegovina C Cambogia C Cina Taiwan C Colombia C Corea del Nord C Corea del Sud C Croazia C Danimarca C Domicana Repubblica C Dominica C Ecuador C El Salvador C Filippine C Francia C Giordania C Gran Bretagna C Grenada C Haiti C Hong Kong C Indonesia C Israele

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C Liberia C Macedonia C Malaysia C Marocco C Mongolia C Nicaragua C Norvegia C Panama C Paraguay C Perù C Russia - Fed. Russa Mosca C Saint Lucia C Saint Vincente e Grenadine C Serbia e Montenegro C Singapore C Slovenia C Sudan C Svezia C Thailandia C Tunisia C Turchia

AREA PAESE

D Algeria D Belgio D Brasile D Burkina D Camerun D Capo Verde D Centrafricana Repub. D Ciad D Congo D Congo (ex Zaire) D Costa D'Avorio D Francia - Parigi D Gabon D Gambia D Ghana D Gran Bretagna - Londra D Guinea D Guinea - Bissau D guinea equatoriale D Guyana D Laos D Libia D Lussemburgo

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D Mali D Mauritania D Niger D Nigeria D sao - Tomè e Principe D Senegal D Sierra Leone D Suriname D Togo D Trinidad e Tobago D venezuela D Vietnam

AREA PAESE

E Arabia Saudita E Austria E bahrein E Belgio - Bruxelles E Emirati Arabi Uniti E Giappone E Kuwait E Oman E Qatar E Stati Uniti d'America E Yemen

AREA PAESE

F Germania F Paesi Bassi F Stati Uniti - New York F Stati Uniti - Washington

AREA PAESE

G Austria - Vienna G Germania - Berlino G Germania - Bonn G Giappone - Tokio G Libano G Liecthenstein G Svizzera G Svizzera - Berna

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G Svizzera - Ginevra

In sostanza dunque, oltre alle spese di viaggio, da liquidare secondo la normativa vigente, è previsto il rimborso dei seguenti costi:

- servizio alberghiero: secondo la normativa vigente; - vitto per la fruizione di uno o due pasti per ogni giorno di missione (su presentazione di

idonea documentazione), come detto in apertura del presente paragrafo, entro un limite giornaliero stabilito dalla tabella B;

TABELLA B (documentato) AREA CLASSE 1 (I/II/III liv.) CLASSE 2 (IV/VII liv.)

A 60 40

B 60 40

C 60 45

D 70 60

E 80 65

F 85 70

G 95 75

- mezzi di trasporto urbani o del taxi per le tratte di andata e ritorno verso aeroporti, stazioni e porti verso le sedi di svolgimento delle missioni;

- taxi per gli spostamenti nell’area urbana di svolgimento delle missioni nel limite massimo giornaliero di Euro 25,00.

6.2. TRATTAMENTO ALTERNATIVO DI MISSIONE (FORFETTARIO)

In tale ipotesi il dipendente ha diritto:

- al rimborso del viaggio secondo la normativa vigente; - al rimborso di una somma “forfettaria”, determinata nella tabella C per missioni superiori a

un giorno:

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TABELLA C (forfettario) AREA CLASSE 1 CLASSE 2

A 120 120

B 120 120

C 120 120

D 125 125

E 130 130

F 140 140

G 155 155

La somma è calcolata per ogni 24 ore di missione, fermo restando che “in caso di prosecuzione della missione per periodi non inferiori a 12 ore continuative è corrisposta, a titolo di quota di rimborso” un’ulteriore somma pari alla metà dell’importo determinato nella tabella C.

Ai fini dell'applicabilità del "trattamento alternativo di missione", atteso che l'art. 4, comma 1 del D.MAE 23/3/2011, prevede un riferimento alle ore effettive di missione, l'inizio e la fine della missione stessa decorrono: a) dalla data e dalI'orario di partenza e di rientro in Italia, quali risultanti dai titoli di viaggio e come dichiarato dall'interessato nella richiesta di rimborso missione nel caso di viaggio in aereo o nave; b) dalla data e orario di attraversamento della frontiera nel caso di viaggi in treno/bus.

Tale modalità di trattamento di liquidazione della missione è subordinata alla presentazione di idonea richiesta dell’interessato e deve essere autorizzata preventivamente.

Va sottolineato che, nel trattamento alternativo di missione, non si ha diritto ad alcun rimborso per l’utilizzo dei mezzi di trasporto pubblici urbani o del taxi utilizzati in occasione della missione svolta. Resta inteso che il rimborso delle spese di trasporto per mezzi pubblici e taxi, con le regole già note, dalla sede di servizio in Italia alI' aeroporto, stazione ferroviaria o marittima di partenza e viceversa, è riconosciuto a tutto il personale a prescindere dal trattamento prescelto, in quanto da considerarsi trasporto extraurbano e parte integrante delle spese di viaggio.

Il “trattamento alternativo di missione” o T.A.M. sarà soggetto a tassazione ai sensi dell'art. 51 c. 5 TUIR (quota esente pari ad € 77,47). Pertanto nella scelta di tale trattamento si raccomanda di tenere nel dovuto conto il prelievo.

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Ove il dipendente voglia richiedere un ANTICIPO questo sarà liquidato per un importo non superiore alle spese alberghiere preventivate nel rimborso a piè di lista, o pari al 90% nel rimborso forfettario.

Tali norme si applicano alle missioni disposte dalla data di entrata in vigore del decreto legge n. 78/2010, ovvero dal 31 maggio 2010.

Si noti infine che per i rimborsi delle spese pagate in valuta straniera si applica il tasso di cambio medio riferito al periodo in cui è avvenuta la missione.

E’ necessario che tutto il personale, dipendente e non, inclusi gli “associati”, in procinto di andare in missione in paesi al di fuori dell’Unione Europea si rivolga con largo anticipo all’ufficio del personale per la verifica delle azioni necessarie per la apposita copertura sanitaria.