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MEETING

NET BOOKING

POS

ECONOMATO

CRM

PROXIMA SERVICE S.r.l.10143 Torino - Corso Francia 2/bis

Tel. +39 011 4731745 - Fax +39 011 4378961info@hotelcube.eu - www.hotelcube.eu

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Azie

nda

PROxIMA Service (acronimo di PROdotti x Il Management Alberghiero)

vanta un’esperienza di oltre 20 anni nella meccanizzazione di strutture

ricettive, sia commerciali che turistiche, e dal 1997 si propone con

HotelCUBE che è uno dei software gestionali per alberghi leader sul

mercato con oltre 500 installazioni.

In questi anni PROxIMA ha saputo porsi al fianco delle strutture

alberghiere per approfondire le esigenze di ogni singolo reparto e,

con HotelCUBE, ha offerto uno strumento adeguato per affrontare

l’evoluzione del mercato e dei continui cambiamenti dell’Information

Technology.

HotelCUBE è un software che permette di gestire, con i suoi diversi

moduli, tutti i reparti dell’Hotel fornendo una soluzione a 360° che va

dal Booking (anche via Internet), statistiche, Uniform System, Revenue

Management, f ino al Customer Relat ion Management.

Attenta all’evolversi delle tecnologie Microsoft, PROxIMA migliora e

sviluppa costantemente HotelCUBE per renderlo sempre più affidabile

ed in linea con le nuove esigenze applicative.

HotelCUBE viene commercializzato nelle seguenti versioni:

PROxIMA Service

Stru

ttura

del

softw

are

HotelCUBE International è costruito su un unico database ed è

organizzato in moduli. Gli operatori possono utilizzare i moduli, e di

questi le funzionalità specifiche, se muniti di autorizzazione. L’utilizzo

delle più moderne tecnologie di implementazione delle applicazioni

(Web Service) e di Microsoft SQL 2005 consentono di gestire i dati,

in modo automatico e trasparente, sia su un unico database centrale,

sia su un database per struttura ricettiva, sia su una distribuzione

mista (solo alcune tabelle centralizzate, per esempio i Clienti, le Ditte,

i Fornitori).

L’architettura di HotelCUBE International consiste in una parte client

e in una parte server suddivisa in diversi layer:

• Application Layer, consiste in uno o più Web Service che ricevono

le richieste provenienti dai client e le smistano al Services Layer.

• Services Layer, consiste in diversi Web Service specializzati (es.

per i dati, per le stampe, per le statistiche, ecc) che ricevono le richieste

dall’Application Layer.

• Data Layer, gestisce le richieste provenienti dal Service Layer

effettuando le query sul database.

La suddivisione in layer consente di ottimizzare le prestazioni dei

server nel caso di strutture complesse e di salvaguardare l’investimento

hardware.

In caso di multi property, inoltre, viene garantita l’unicità delle anagrafiche

dei clienti, ditte, agenzie, fornitori.

Di seguito vengono evidenziati alcuni scenari, dal più semplice (albergo

singolo) al più complesso (alberghi multiproperty con database

parzialmente distribuiti).

New Generation. Completa, flessibile.

Contiene, oltre a tutte le funzioni standard,

un insieme di statistiche per analisi di

marketing. Lo standard di riferimento a

livello nazionale.

Lite. Ideale per piccoli alberghi, B&B, case

vacanza. Scaricabile dal sito aziendale,

autoinstallante.

Free. L’unico prodotto di gestione alberghiera

freeware.

International. Lo strumento più

moderno d i gest ione de l le

multiproperty, con funzionalità di

Revenue Management, CRM e Workflow.

Anche se progettato per multiproperty,

l’albergo singolo può utilizzarlo traendone

tutti i vantaggi funzionali e tecnologici.

Azienda Struttura del software

Fron

t offi

ce

La semplicità, l’intuitività e la potenza delle funzioni sono le caratteristiche

principali del modulo del Front Office di HotelCUBE International.

Visualizzazioni chiare, con caratteri di dimensione adeguate che non

costringono a sforzi visivi, grafica e disposizione dei campi lo rendono

immediato e semplice nella registrazione dei dati.

Su ogni operazione, viene effettuato il controllo delle autorizzazioni

concesse all’operatore.

Nel modulo sono presenti tutte le funzionalità necessarie per qualsiasi

tipologia di struttura ricettiva.

Le principali funzioni innovative del Front Office di HotelCUBE

International sono:

Allotment. E’ possibile effettuare la registrazione del contratto per

numero di camera (la 101, 110, ecc), per tipologia di camera o generica.

Si possono definire quantità di camere differenti per giorno della

settimana e release diversi per periodo. Una chiara rappresentazione

grafica consente di visualizzare la situazione delle vendite per agenzia.

Booking. Semplice e immediato, fornisce in automatico le tariffe

allocate dal Revenue Manager. Per il soggiorno è possibile assegnare,

giorno per giorno, trattamento, tariffa e camera differente. E’ gestito

l’invio automatico del fax di conferma e la memorizzazione della

corrispondenza su una cartella specifica per prenotante, facilmente

visualizzabile da Outlook o Word. Tramite le funzionalità di CRM è

possibile visualizzare i dati che consentono all’operatore di relazionarsi

al meglio con il prenotante. Oltre alla semplice prenotazione della

camera, è possibile inserire prenotazioni accessorie (come posto auto,

ombrelloni, ecc.) o associare le camere ad un meeting.

Preassegnazione. Associare le camere ad una prenotazione di gruppo,

modificarne l’assegnazione e registrare la roaming list, tutte operazioni

che possono essere eseguite con estrema semplicità, con un semplice

click sulla camera.

Check In. E’ possibile gestire individuali, walkin, prenotati, gruppi. In

qualsiasi momento del soggiorno si può dividere il conto di appartenenti

alla stesso conto o riunire i conti se eseguiti separatamente. Anche

in questa fase, tramite le funzionalità di CRM, è possibile visualizzare

i dati che consentono all’operatore di relazionarsi al meglio con il

prenotante.

Governante .Gestisce tutti gli eventi e produce le stampe per i reparti.

E’ possibile integrare le funzionalità della governante con i dispositivi

di gestione della struttura per essere aggiornati su richiesta di pulizia

della camera, una richiesta di manutenzione, o sulla presenza in

camera del cliente.

Check out. E’ possibile, in qualsiasi momento del soggiorno, aprire

più conti per la stessa camera ed assegnare intestazioni differenti. In

fase di emissione del conto tutto è possibile: dividere conti, estrarne

parzialmente, ecc.

Visualizzazioni. Tutte le visualizzazioni possono essere esportate su

stampa, su PDF, su XML, su Excel. In HotelCUBE International, tramite

le funzionalità di drill down, è possibile acquisire maggiori informazioni

di dettaglio.

Front office

Il modulo MEETING è destinato alle strutture che hanno la necessità

di gestire le sale riunioni, sale ristoranti e spazi comuni in base a

eventi congressuali o conferenze.

Il programma gestisce le prenotazioni consentendo la registrazione di:

• ordini di servizio

• mise en place

• attrezzature e loro disponibilità

• servizi erogati da fornitori esterni

E’ possibile associare alla prenotazione di un evento congressuale

diverse sale in varie fasce orarie e diverse tipologie; contestualmente

è possibile prenotare più camere dell'albergo.

La relazione tra prenotazione evento e prenotazione camere consentirà

di ottenere una ricca collezione di statistiche per l’analisi sull’occupazione

e sulla produzione.

Avere a disposizione il dettaglio di ogni singolo evento è sicuramente

uno degli aspetti di maggiore rilevanza. In tempo reale, quando il

cliente richiede informazioni sull’evento da organizzare, con il modulo

Meeting potrete fornire un preventivo dettagliato della situazione delle

sale e di quelle che sono le disponibilità delle attrezzature e naturalmente

dei costi.

Inoltre è possibile predisporre automaticamente, con i dati forniti dal

cliente, tutti gli ordini di servizio per i vari reparti dell’albergo, impostati

in maniera tale che potrete avere, grazie all’elaborazione automatica

dei dati, anche i tempi di preparazione per l’allestimento delle sale e

l’organizzazione dei vari servizi collaterali (coffe break, colazioni di

lavoro, ecc.).

Uno strumento pertanto di grande utilità per una adeguata ed evoluta

pianificazione della situazione congressuale che permette di controllare,

con una visione d’insieme, tutta l’area congressuale dell’albergo e

naturalmente tutta la situazione dei budget relativi ai vari eventi

(preventivi di spesa per il cliente organizzatore, impiego di personale

e attrezzature, eventi collaterali alla manifestazione e collegamento

con la situazione delle camere – prenotazioni e occupazione) in

relazione ai vari eventi congressuali.

Reve

nue

man

agem

ent

Lo scopo del modulo è poter stabilire quante e quali “tariffe” possono

essere vendute.

Il Revenue Manager avrà a disposizione una serie di statistiche sullo

storico e la previsione di occupazione.

Poiché il RM può lavorare solo sulle camere da lui gestibili, il modulo

esclude dai conteggi le camere in allotment e quelle assegnate a

specifici segmenti di business sulla base dell’esperienza o dei dati

statistici.

Profili. Questo strumento fornisce, sulla base dei dati storici, l’incidenza

sull’occupazione per i segmenti di clienti per giorno della settimana.

Un profilo è costituito da un insieme di identificatori (tariffa, spesa

appartamento, spesa residua trattamento, extras, lead time, ecc) a

cui è possibile associare un “peso”. Nel caso di archivi non strutturati

(dove l’uso del segmento cliente, del mercato di provenienza, ecc.

non erano gestiti accuratamente) o provenienti da altre applicazioni

di gestione alberghiera è possibile utilizzare processi di data mining

insiti in HotelCUBE International per ottenere una segmentazione

della clientela.

Previsione. E’ possibile eseguire previsioni a lungo e breve termine.

Una collezione di statistiche, eseguite sia su dati storici sia su

prenotazioni con date future, forniscono un supporto al RM per

determinare l’occupazione prevista. L’occupazione viene memorizzata

per poi essere utilizzata in fase di ottimizzazione.

Le statistiche di supporto sono:

• Serie storiche (presenze e camere)

• Prenotazioni acquisite

• Curve di prenotazione cumulative

• Tabella eventi. Oltre a definire i tassi di occupazione previsti è possibile dichiarare le date

di “alone”.

Sovrapponendo i contenuti della tabella eventi ai grafici delle serie storiche il RM può orientarsi

per decidere la relazione Eventi-Prenotazioni acquisite.

Per le previsioni vengono determinate le occupazioni previste tramite il metodo del pick up.

Ottimizzazione. L’ottimizzazione permette di definire la quantità ed

il tipo di tariffa disponibile alla vendita. Il RM, supportato dalle statistiche

e grafici delle previsioni, può determinare giorno per giorno l’allocazione

delle tariffe. Il personale del booking vedrà esclusivamente le tariffe

disponibili per segmento di cliente e, se nessuna è applicabile, potrà

facilmente registrare il regret o denial. Meet

ing

Revenue management Meeting

Il modulo è totalmente integrato in HotelCUBE International.

Oltre a poter gestire le vendite di bar e ristoranti per esterni, consente

l’addebito automatico su conti in camera o su conti passanti (meeting, ecc.).

Collegabile al modulo Economato, permette di scaricare in automatico dal

magazzino gli articoli a quantità unitaria (lattine, bottiglie, ecc.) e proporre i

consumi presunti nel caso di ricette.

Particolarmente adatto ai sistemi touch screen, anche se non indispensabili,

ha la possibilità di personalizzare la posizione dei pulsanti corrispondenti

ai prodotti in vendita e può pilotare una stampante tradizionale o stampanti

fiscali (Olivetti, Ditron)

Le principali funzioni dell’applicazione, consentono di:

• Registrare il prodotto (piatto al Ristorante o consumazione al Bar o

prodotto da “Boutique”) attribuendo a ciascuno una classificazione di

Classe, Tipo e Sub-tipo utilizzabile in fase di generazione delle statistiche.

• Registrare le ricette dei piatti utilizzando come componenti sia gli articoli

codificati in Economato che ulteriori ricette (per un massimo di due livelli).

• Registrare la comanda di ogni singolo tavolo utilizzando anche i palmari.

• Possibilità di suddividere il conto in più conti.

• Possibilità di gestire i menù speciali e scegliere quali piatti serviti.

• addebito su conto camera o conto passante, con registrazione automatica

sullo scarico sala.

• Sconti per percentuale o importo fisso.

• Ottenere molteplici statistiche tra le quali:

- Piatti più venduti.

- Convenienza nel rapporto "Costo materiale del piatto" confrontato con

il "Prezzo di vendita" secondo le tecniche della Cornwell University.

Net b

ooki

ng

Pos Su tutte le configurazioni viene garantito, oltre all’addebito in main courante

sul conto del cliente o sul conto passante, anche la parte relativa agli scarichi

degli art icol i venduti nel reparto di magazzino interessato.

Gli Albergatori oggi percepiscono sempre di più la necessità di fornire alle proprie strutture ricettive la “visibilità

globale” che Internet può garantire. Prova ne è il crescente numero di siti Web che offrono i prodotti di singoli alberghi

o gruppi di strutture e ne consentono la richiesta di prenotazione da parte di nuovi clienti occasionali (navigatori) o

ditte convenzionate. I siti Web degli alberghi sono di diverso tipo, in parte evoluti ma quasi tutti con lo stesso limite:

• obbligo di chiudere/aprire le date

• modificare la quantità di camere disponibili alla vendita

• conferma richiesta prenotazione non automatica

Tutto ciò comporta l’intervento di un operatore qualificato e tempi lunghi per la risposta, drasticamente accresciuti

da eventuali fusi orari. L’esigenza degli Albergatori è di disporre di uno strumento che permetta di:

• Fornire al richiedente una risposta in tempo reale, 24 ore al giorno, 365 giorni l’anno.

• Vendere secondo criteri di Yield.

• Avere la totale “affidabilità” della vendita e garantirla al cliente.

• Offrire alternative, se esistono, e non perdere mai alcun contatto.

I principali canali attraverso i quali gli alberghi espongono le loro tariffe e disponibilità sono rappresentati dai portali

degli IDS, molti dei quali a loro volta sono collegati anche ai GDS. A questo iniziale approccio si va costantemente

affiancando la vendita diretta attraverso il sito dell’albergo realizzata con l’ausilio di un Booking Engine. I risultati

ottenuti attraverso la vendita diretta sono in molti casi migliori

rispetto a quella dei portali turistici, consentendo all’albergo

un risparmio notevole in termini di commissioni ed un contatto

diretto con il cliente. Il modulo NetBooking di Hotelcube

International è il primo CRUSCOTTO integrato con il Booking

Engine in grado di gestire entrambe le modalità di vendita

attraverso un’unica interfaccia.

I punti di forza della nostra soluzione sono:

Aspetti Funzionali

• integrazione completa tra il booking engine con il PMS HotelCUBE

• sincronizzazione in tempo reale tra il booking engine con il PMS HotelCUBE

semplice, flessibile e potente

• unica nel suo genere, definizione di regole automatiche per la gestione tariffe e disponibilità secondo

indicatori di performance stabili dall’albergatore

• unica nel suo genere, definizione di trigger che informano in tempo reale il revenue manager

sull’andamento delle vendite interne ed esterne

• disponibilità albergo integrata con le tariffe internet

• controllo completo sui log variazioni

• controllo completo tariffe e disponibilità pubblicate su internet

• possibilità di operare da un unico cruscotto

Aspetti Tecnici

• web service realizzati su piattaforma .Net

• utilizzo reale degli standard OTA

• continuità di servizio (seamless)

• sicurezza e certezza nelle comunicazioni delle variazioni tariffe e disponibilità

• sicurezza nell’acquisto on line (Https, Verified by Visa)

Net booking Pos

"Il Customer Relationship Management è una strategia aziendale per

selezionare e gestire le relazioni con i clienti di maggior valore. Il CRM

richiede una filosofia e una cultura aziendale cliente-centrica per

sostenere degli efficaci processi di marketing, vendita e servizio.”

In HotelCUBE International il CRM è totalmente integrato e permette

di monitorare e migliorare il servizio offerto ai clienti. Le anagrafiche

sono uniche anche per i cluster alberghieri ed è possibile inserire e

visualizzare informazioni specifiche raccolte da tutti i reparti (ricevimento,

bar, ristorante,governante, booking).

Le informazioni registrabili possono essere personalizzate dal personale

autorizzato dell’albergo. Non è necessario, quindi, richiedere interventi

di programmazione e l’implementazione di altre informazioni può

essere effettuata autonomamente, senza l’intervento della PROxIMA.

Con i l CRM di HotelCUBE International è possibi le:

• definire gli alberghi e le organizzazioni (cluster di alberghi) che si

intendono gest i re, anche dist r ibui t i geograf icamente.

• definire gli utenti e i gruppi di utenti che hanno accesso alle

informazioni del sistema. La presenza di utenti e gruppi di utenti

permette al CRM di identificare sempre chi sta operando sulle

informazioni dei clienti. Viene quindi aggiunto un ulteriore livello

applicativo di sicurezza sopra a quelli forniti dalla piattaforma software

di base (Windows, IIS, SQL Server).

• definire l’interfaccia grafica di accesso alle informazioni sui clienti.

La personalizzazione dell’interfaccia grafica permette non solo di

definire quali informazioni, tra tutte quelle disponibili, debbano essere

presentate all’operatore, ma anche come debbano essere raggruppate,

in diversi pannelli e sotto-pannelli, e quali operazioni siano consentite

su di esse (solo visualizzazione o anche inserimento/modifica).

Econ

omat

oIl Modulo Economato è dotato di strumenti in linea con le crescenti

esigenze relative alla determinazione dei costi ed al controllo dei

consumi.

E’ possibile gestire un magazzino centrale e multi magazzini, uno per

struttura ricettiva.

Definiti i reparti, ed eseguite le movimentazioni, il modulo economato

fornisce la possibilità di determinare i consumi sia per quantità sia per

valore.

La registrazione dei carichi e degli spostamenti tra reparti può essere

effettuata utilizzando sistemi di lettura a codici a barre.

Le principal i funzioni del l ’appl icazione consentono di:

CRM

• Gestire un magazzino e più reparti oppure un magazzino centrale,

più magazzini e relativi reparti.

• Gestione degli ordini e della scorta di sicurezza degli articoli da riordinare.

• Registrare il Buono Entrata Merce con la merce che rimane giacente in magazzino o

scaricata al reparto per consumo diretto o per giacenza.

• Registrare i prelievi dal magazzino e scaricarli al reparto per consumo diretto

oppure lasciarli in giacenza per un consumo dilazionato nel tempo.

• Restituire la merce al fornitore.

• Spostare la merce da un reparto ad un altro oppure restituire la merce al magazzino.

• Registrare le giacenze della merce nei reparti.

• Ottenerne un inventario previsto della merce consegnata ai reparti per giacenza,

per consentire una più semplice rilevazione dell'inventario stesso.

• Valorizzare i consumi al prezzo medio oltre che all’ultimo costo di acquisto.

• Visualizzare e stampare i movimenti della merce.

• Ottenere le statistiche di consumo per reparto, riepilogate su quattro livelli:

-La Classe dell’articolo (Alimentari, Cantina, Generi di pulizia, ecc.)

-Il Gruppo Merceologico (Carne, Pesce, Verdure, ecc.)

-Il Tipo Prodotto (Fresco, Congelato, ecc.)

-L’Articolo

• Stampare o visualizzare le schede degli articoli con la situazione

per magazzino e per reparto.

• Visualizzare la situazione della merce.

• Gestire la data di scadenza della merce.

• Ottenere statistiche di consumo previsto in funzione delle comande di ristorante

e le consumazioni del bar.

• Gestire lo stock bar.

• Gestire l'anagrafica delle attrezzature e l'inventario nelle loro ubicazioni.

• Gestire lo spostamento delle attrezzature da una ubicazione ad un'altra.

• Gestire la distruzione dell'attrezzatura.

Economato CRM