Dipartimento dell’Organizzazione Giudiziaria, del personale e dei serviziDirezione Generale per i Sistemi Informativi Automatizzati

Sistema di Notifiche e Comunicazioni telematiche penali

1Lucia Marcon – Maria Grazia Salari 

Indice

1. Premessa

2. Concetto di notifica e comunicazione

3. Contesto normativo

4. Contesto attuale : Attori e Flusso

5. Soluzione adottata: Sistema SNP

6. L’applicativo

7. Monitoraggio

8. L’artefatto

9. Ipotesi organizzative del flusso di lavoro

10. Sviluppi futuri

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1. Premessa

Il progetto SNT – Sistema Notifiche Telematiche  si  inserisce nell’ambito delle  iniziative volte all’attuazione del Protocollo di  intesa  tra  il  Ministro  della  Giustizia  ed  il  Ministro  per l’Innovazione  nella  Pubblica  Amministrazione  siglato  il 26/11/2008.

L’obiettivo del  sistema  è la  digitalizzazione  dell’invio  degli atti, in merito alle notificazioni e comunicazioni, utilizzando il sistema di invio basato sulla Posta Elettronica Certificata 

Notifiche e Comunicazioni

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2. Concetto di Notifica e Comunicazione

Il procedimento penale è caratterizzato da una sequenza di atti ed attività che 

devono  essere  portati  a  conoscenza  di  diversi  soggetti  ed  in  generale  delle 

persone che sono chiamate ad agire nella  fase processuale e pre‐processuale

ciò avviene tramite l’invio delle notificazioni e le comunicazioni .

Notificazioni 

Comunicazioni 

riguardano  gli  atti  diretti  a:  interessato  (indagato, imputato,  condannato),  difensori,  periti  e  consulenti, parte offesa, parte civile, responsabile civile.

riguardano  gli  stessi  atti  ma  nel  flusso  interno  agli uffici giudiziari.

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3. Contesto normativo

a) Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 convertito con 

Legge n. 133 del 6 agosto 2008

b) Decreto Legge n. 193 del 29 dicembre 2009 art. 4  

convertito con Legge del 22 febbraio 2010 n. 24 

c) Decreto Ministeriale n. 44 del 21 febbraio 2011

d) Decreto dirigenziale DGSIA

e) Decreto del Ministro di avvio del sistema

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a) Decreto Legge n. 112 del 25 giugno 2008 convertito con Legge del 6 agosto 2008 n. 133 

Comma  1  ‐ A  decorrere  dalla  data  fissata  con  uno  o  più decreti  del Ministro della  giustizia,  le notificazioni  e  comunicazioni di  cui  al primo comma dell'articolo 170 del codice di procedura civile,  la notificazione di cui al primo comma dell'articolo 192 del codice di procedura civile e ogni altra  comunicazione  al  consulente  sono  effettuate  per  via  telematica all'indirizzo elettronico comunicato ai sensi dell'articolo 7 del decreto del Presidente della Repubblica 13  febbraio 2001, n. 123, nel  rispetto della normativa,  anche  regolamentare,  relativa  al  processo  telematico,concernente  la  sottoscrizione,  la  trasmissione  e  la  ricezione  dei documenti informatici. 

Art. 51.Comunicazioni e notificazioni per via telematica 

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b) Decreto Legge n. 193 del 29 dicembre 2009 art. 4  convertito con Legge del 22 febbraio 2010 n. 24 

Comma  2  ‐ Nel  processo  civile  e  nel  processo  penale,  tutte  le comunicazioni  e  notificazioni  per  via  telematica  si  effettuano, mediante posta elettronica certificata, ai sensi del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.  82,  e  successive  modificazioni,  del  decreto  del  Presidente  della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, e delle regole tecniche stabilite con  i decreti previsti dal comma 1. “

Art. 4.

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art. 4 comma 3 – sostituisce i commi 1 2 e 3 dell’art 51

Art.  51  – 1. A decorrere  dal  quindicesimo  giorno  successivo  a  quello  della  pubblicazione  nella 

Gazzetta Ufficiale  della  Repubblica  italiana  dei  decreti  di  cui  al  comma  2,  negli  uffici  giudiziari 

indicati negli stessi decreti, le notificazioni e  le comunicazioni di cui al primo comma dell'articolo 

170 del  codice di procedura  civile,  la notificazione di  cui  al primo  comma dell'articolo  192 del 

codice  di  procedura  civile  e  ogni  altra  comunicazione  al  consulente  sono  effettuate  per  via 

telematica  all'indirizzo di posta elettronica  certificata di  cui all'articolo 16 del decreto‐legge 29 

novembre  2008,  n.  185,  convertito,  con modificazioni,  dalla  legge  28  gennaio  2009,  n.  2. Allo 

stesso modo  si  procede  per  le  notificazioni  e  le  comunicazioni  previste  dal  regio  decreto  16 

marzo 1942, n. 267, e per le notificazioni a persona diversa dall'imputato a norma degli articoli 

148, comma 2‐bis, 149, 150 e 151, comma 2, del codice di procedura penale. La notificazione o 

comunicazione che contiene dati sensibili e' effettuata solo per estratto con contestuale messa a 

disposizione,  sul  sito  internet  individuato  dall'amministrazione,  dell'atto  integrale  cui  il 

destinatario accede mediante gli  strumenti di  cui all'articolo 64 del decreto  legislativo 7 marzo 

2005, n. 82. 

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art. 4 comma 3 – sostituisce i commi 1 2 e 3 dell’art 51

Art. 51 – comma 2. Con uno o più decreti aventi natura non regolamentare …. sentiti l’Avvocatura generale dello Stato, il Consiglio nazionale forense ed i consigli dell’ordine degli avvocati interessati, il Ministro della giustizia, previa verifica, accerta la funzionalità dei servizi di comunicazione, individuando gli uffici nei quali trovano applicazione le disposizioni di cui al comma 1.

Art. 51 – comma 3.  …… le notificazioni e comunicazioni nel corso del procedimento alle parti che non hanno provveduto ad istituire e comunicare l'indirizzo elettronico di cui al medesimo comma, sono fatte presso la cancelleria o segreteria dell'ufficio giudiziario.»;  “

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c) Decreto Ministeriale n. 44 del 21 febbraio 2011

Il regolamento  individua  le regole tecniche per  l'adozione, nel processo civile e nel processo penale, delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, in attuazione  dei  principi  previsti  dal  decreto  legislativo  7 marzo 2005,  n.  82,  e successive modificazioni  ed  ai    sensi   dell'articolo   4,    commi  1      e      2,     del decreto‐legge 29 dicembre 2009, n. 193,    convertito   nella    legge   22  febbraio 2010 n. 24. 

d) Decreto dirigenziale DGSIA

Provvedimento 18  luglio 2011  ‐ Specifiche tecniche previste dall'art. 34, c.1, del regolamento concernente  le regole tecniche per  l'adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione,  in attuazione dei  principi  previsti  dal D.lgs 82/2005  e  successive modificazioni,  ai sensi  dell’articolo  4,  commi  1  e  2,  del  Ddl 193/2009,  convertito  nella  legge 24/2010

e) Decreto del Ministro di avvio del sistema 

4. Contesto attuale

a) Attori

Notificare  o  comunicare  un  atto  è il  risultato  di  una  serie  di attività che vede coinvolti diversi soggetti:

MAGISTRATO

CANCELLIERE

UFFICIALE GIUDIZIARIOALTRO UFFICIO GIUDIZIARIO

AVVOCATO

INTERESSATO (indagato,  imputato, condannato)

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b) Flusso cartaceo 

Cancelliere

Ufficiali giudiziari

Altre autoritàgiudiziarie

Comu

nicazioni

Comu

nicazioni

Indagato, imputato, condannato

Avvocato

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NotificazioniNotificazioni

1. Il magistrato deposita l’atto da notificare in 

cancelleria

c) Dettaglio: flusso Notifica

Magistrato

Cartaceo

2. Il Cancelliere• Controfirma  e deposita l’atto

• Prepara le missive e le copie dell’atto

• Reperisce gli indirizzi dei destinatari della notifica 

• Annota sul Registro delle notifiche (Mod. 29 – Procura e Tribunale; Mod. S5 per la Sorveglianza)

• Annota sul Registro di passaggio  per le comunicazioni degli atti (Mod. 28 e S6)

• Trasmette l’atto da notificare all’Unep per la notifica al difensore e all’interessato

Cancelliere

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L’Ufficiale Giudiziario:

1. Ritira le copie dell’atto da notificare

2. Firma il Registro di passaggio

3. Prepara il plico da consegnare o inviare tramite Raccomandata

4. Restituisce al Cancelliere la relata di notifica e l’elenco delle Raccomandate inviate

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L’Ufficio Giudiziario:

Cancelliere

1. Riceve la copia dell’atto notificato

2. Ufficio ricezione posta smista alla cancelleria/segreteria competente

3. Annota sul registro notifiche il rientro della cartolina

4. Il cancelliere inserisce la ricevuta di consegna nel fascicolo del Procedimento e verifica la corretta notifica

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5. Soluzione adottata: SNP – Sistema Notifiche Penali

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La  soluzione  adottata  consente  l’invio  di  notifiche  per  mezzo  della 

Posta  Elettronica  Certificata  (PEC)  a  persona  diversa  dall’imputato, 

quindi  a  difensori,  periti  e  consulenti,  parte  offesa,  parte  civile, 

responsabile  civile  e,  ove  dotati  di  un  indirizzo  di  posta  elettronica 

certificata,  anche  gli  uffici  giudiziari  verso  i  quali  effettuare 

comunicazioni.

Cancelliere

Difensori

Periti e Consulenti

Parte offesa, Parte civile

Uffici Giudiziari18

6. L’applicativo

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a)Il processo di notifica telematica

Acquisizione eClassificazione

Firma Digitale Invio Notifica

Atto cartaceo

Monitoraggio

Atto Digitale

Destinatari

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Off‐lineScanning

Cancelliere

b) Il flusso: acquisizione, classificazione, firma

.

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Magistrato

1. Il Magistrato deposita l’atto cartaceo da notificare presso la sua Cancelleria.

Cancelliere

2.A   Il Cancelliere

• Firma in via autografa l’atto depositato.

• Acquisisce l’atto mediante funzionalità native dello scanner.

2.B   Il Cancelliere

• classifica l’atto all’interno del sistema documentale inserendo i metadati caratteristici dell’atto (tipologia di atto, registro numero, etc)

• Firma elettronicamente l’atto

Cartaceo

Digitale

b) Il flusso:l’invio 

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Cancelliere

3. Il Cancelliere ricerca i destinatari nella notifica

3.A    Il sistema si integra con i Servizi telematici per l’interrogazione all’indirizzario PEC degli avvocati.

Avvocato

3.B     Il Cancelliere invia la notifica mediante PEC all’UNEP che la notificherà all’imputato

Imputato

4   Il sistema registra tutte le attività svolte e le riproduce sull’apposito Registro delle notifiche.

3.C   Il Cancelliere può inviare la notifica mediante PEC a diverse tipologie di destinatari (Uffici Giudiziari, Istituti Penitenziari, UEPE)

Altri

b) Il flusso : le ricevute

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Cancelliere

4. Il Cancelliere esegue l’operazione di invio della notifica

5 Il sistema crea un fascicolo, se non già presente, aggregando informazioni relative al procedimento e alla sede geografica. Una volta creato il fascicolo, il sistema crea il sottofascicolo Notifiche, unico per più destinatari, nel quale collocherà gli atti notificati con l’identificativo univoco del numero d’ordine della notifica.

6 Il sistema • classifica in modo automatico le ricevute PEC recuperate,

associandole al relativo fascicolo processuale e al numero d’ordine della notifica.

• avvisa il Cancelliere, attraverso il cruscotto di monitoraggio, dell’avvenuta accettazione e consegna delle notifiche inviate per ciascun destinatario PEC.

7. Monitoraggio

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per ogni messaggio inviato il sistema restituirà diverse informazioni tipiche del processo di invio della posta elettronica certificata:

• Regolare invio della notifica

•Regolare recapito al destinatario

8.L’artefatto

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La notifica, sotto il profilo giuridico, è regolarmente eseguita nel momento in  cui  l’atto  viene  recapitato presso  la  casella di posta del destinatario e viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.

Stante  la difficoltà di  verificane  la  regolarità nel  corso di un’udienza, ma anche per consentire al giudice un facile controllo in ordine alla regolaritàdel procedimento di notifica durante lo studio del fascicolo, è stato previsto che  il  sistema  generi  un  documento  che  riassume  tutte  le  informazioni  relative  al  procedimento  suddetto  con  un’attestazione  del  cancelliere  in ordine  alla  rispondenza  dell’esito  indicato  nel  documento  con  quanto risulta dal sistema di posta certificata.

La notifica, sotto il profilo giuridico, è regolarmente eseguita nel momento in  cui  l’atto  viene  recapitato presso  la  casella di posta del destinatario e viene generata la ricevuta di avvenuta consegna.

Stante  la difficoltà di  verificane  la  regolarità nel  corso di un’udienza, ma anche per consentire al giudice un facile controllo in ordine alla regolaritàdel procedimento di notifica durante lo studio del fascicolo, è stato previsto che  il  sistema  generi  un  documento  che  riassume  tutte  le  informazioni  relative  al  procedimento  suddetto  con  un’attestazione  del  cancelliere  in ordine  alla  rispondenza  dell’esito  indicato  nel  documento  con  quanto risulta dal sistema di posta certificata.

9. Ipotesi organizzative di flusso di lavoro

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Il Sistema gestisce il flusso di notifica che è comune a tutti gli Uffici Giudiziari.E’ stato pensato per essere applicato a qualsiasi realtà organizzativa.

Sono stati ipotizzati:

a)Flusso baseb)Collaborazione fra utentic)Condivisione dei documenti

Utente: Mario Rossi

Utente: Luigi Bianchi

Ufficio A Ufficio B

Ufficio A

Utente: Paolo Verdi

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Utente: Mario RossiUfficio: A Acquisizione e

ClassificazioneFirma Digitale Invio Notifica

Atto cartaceo

L’intero flusso d’invio notifica per via telematica è condotto dal solo utente Mario Rossi per l’ufficio A: dall’acquisizione del documento, sino al monitoraggio dell’esito dell’invio della notifica.

Registro Notifiche

Monitoraggio

a) Flusso base

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b)  Collaborazione fra utenti

Acquisizione eClassificazione

Firma Digitale

Invio Notifica

Modifica Documento

Utente: Paolo VerdiUfficio: A

Il flusso d’invio della notifica è condotto inizialmente da Mario Rossi per l’ufficio A, quindi il documento è firmato ed inviato da Paolo Verdi, anch’egli utente dell’ufficio A. 

La collaborazione tra utenti del medesimo ufficio  è attuabile a qualsiasi stadio del flusso di invio di notifiche telematiche.

Utente: Mario RossiUfficio: A

Off‐lineScanning

Atto cartaceo

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Acquisizione eClassificazione

c) Condivisione documenti

CondivisioneDocumenti

Ufficio: B

Consultazione

Utente: Luigi BianchiUfficio: B

L’utente Mario Rossi, che lavora per l’ufficio A, acquisisce un documento e ne abilita la condivisione con l’ufficio B. L’utente Luigi Bianchi dell’ufficio B accede in consultazione al documento.

Utente: Mario RossiUfficio: A

Off‐lineScanning

Atto cartaceo

10. Sviluppi futuri

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