Master P.A. 2006 - Cod. W4

Realizzare soluzioni di modulistica elettronica con gestione integrata di Workflow e Document Management

Ing. Marco CaprioSolution Specialist

Microsoft ItaliaDivisione Enterprise

Forum P.A. – Roma, 9 Maggio 2006

Agenda

Introduzione Evoluzione dell’Office Automation e-Form con Microsoft Office System Qualche esempio Conclusioni

e-Form: perchè sono importanti?

La modulistica è ovunque I moduli “dilagano” in qualsiasi organizzazione, pubblica e privata

Nota spese, richiesta ferie, dichiarazioni, autorizzazioni, ecc.

La modulistica maschera la complessità dei processi di back-office La raccolta di informazioni in formato elettronico semplifica la

successiva manipolazione dei dati

La modulistica guida i processi L’immissione di informazioni errate o imprecise produce effetti

negativi sui sistemi informativi

Limiti dei moduli cartacei

La proliferazione di carta è onerosa Costi di archiviazione e gestione Scarsa praticità e ingombro elevato

L’elaborazione è manuale Costi di re-inserimento dei dati in sistemi differenti Errori di battitura Ripetitività delle operazioni Frustrazione del

dipendente/operatore

I processi sono lenti Difficoltà di accesso alle informazioni Nessuna visibilità sullo stato di avanzamento delle pratiche Lunghi tempi di attesa Frustrazione del cittadino/cliente

Limiti delle applicazioni tradizionali

Lo sviluppo di applicazioni informatiche “ad-hoc” è costoso Necessità di allocare più risorse e sviluppatori Difficoltà di integrazione con i sistemi pre-esistenti

Le applicazioni “custom” raramente si adattano al mutare delle esigenze dell’organizzazione Difficoltà di gestione e distribuzione Costi di manutenzione

Ogni nuova applicazione presenta una nuova interfaccia Proliferazione di strumenti Client e relative credenziali d’accesso Necessità di formazione del personale

La proposta di Microsoft

Applicazioni tradizionali a “silos” “Sistema” integrato MS Office

CRM

ERP

APP

Re-ingegnerizzare i processi valorizzando il capitale umano Le persone sono il principale asset dell’organizzazione La tecnologia è lo strumento abilitante il cambiamento

La “User Experience” fa la differenza!

Come esaltare il ruolo centrale delle persone nella catena di creazione del valore? Vincere la resistenza al cambiamento con un approccio

tecnologico “morbido” Fornire agli utenti degli strumenti innovativi che migliorino la

qualità del loro lavoro Smart Client

Il nuovo Microsoft Office System Una famiglia di prodotti perfettamente integrati

Applicazioni Server Servizi Online

Strumenti già noti (Word, Excel, …), semplici ed efficaci Una piattaforma omogenea, facile da usare Maggiore

propensione delle persone ad utilizzarla

L’evoluzione dell’Office Automation

Dalla produttività individuale all’integrazione dei processi Nuovi strumenti Nuovi servizi Stessa semplicità

CollaborazioneCollaborazione Content Content managementmanagement

OttimizzazionOttimizzazione dei processie dei processi

PortaliPortali

Business Business intelligenceintelligence

Motori diMotori diricercaricerca

ElaborazioneElaborazionedi testidi testi

CreazioneCreazionedi modellidi modelli

PresentazioniPresentazioniGestione dei Gestione dei

dati dati aziendaliaziendali

Gestione deiGestione deidati personalidati personali

MS Office

XML

SQLSQL

ERPERP

LegacyLegacy

CRMCRM

MS Office come Front-end applicativo

Middle-tierBack-end

Front-end

Generico sistema informativo

XML: perché è importante?

E’ un linguaggio di descrizione dei dati Associa ai dati un significato, oltre a presentazione e formattazione

Separa i contenuti dalla loro rappresentazione grafica Consente di trasformare informazioni destrutturate (documenti, e-mail, pagine web) in

dati strutturati Inserimento in Database e pubblicazione

Favorisce lo scambio di dati tra sistemi differenti o incompatibili E’ indipendente dalla piattaforma E’ indipendente dal linguaggio di sviluppo dell’applicazione

Riduce tempi ed errori nello scambio di informazioni

E’ uno standard del World Wide Web Consortium (W3C) Garantisce la piena interoperabilità dei sistemi Cooperazione applicativa

Semplifica lo sviluppo applicativo

Consente l’utilizzo di Schemi dati personalizzati (XSD) Permette di avere viste differenti sugli stessi dati Abilita la multicanalità Unica fonte dati, molteplici modalità di fruizione

XML in Microsoft Office

Con MS Office è nativamente possibile: Creare Smart Document

Un documento MS Office con una struttura dati XML associata Può contenere della logica applicativa Fornisce al documento una “intelligenza” intrinseca

Sulla base dello Schema può essere creato un servizio Web Interoperabilità via XML Web Services

Interagire direttamente con i sistemi nel Back-end Interrogare le banche dati Recuperare i dati aggiornati quando servono Reportistica

Condividere velocemente le informazioni Gestire i processi direttamente in Word o Excel Workflow Pubblicare in sistemi di Content & Document Management

Analizzare l’informazione destrutturata Associare un significato al dato, direttamente dall’interfaccia degli applicativi MS Office Definire schemi personalizzati per ciascuna tipologia di documento

Es. Pratiche Amministrative, Curriculum, Budget… Aggregare più documenti XML in un unico modello Modulistica

MS Office XML Reference Schema Sono orientati alla rappresentazione grafica

Grassetto, Corsivo, Stile, … Sono disponibili pubblicamente Abilitano l’interscambio tra applicazioni che

supportano formati di File differenti

Schemi definiti dall’utente Sono orientati al valore dei dati

Nominativo, Telefono, Ufficio, … Rappresentano le informazioni

significative all’interno del documento Abilitano l’integrazione tra sistemi

Schemi Personalizzati vs. Predefiniti

<sales> <account> <region>NW</region> <customer>Boeing</customer> <amount>100,000</amount> <discount>15</discount> </account> <account> <region>NW</region> <customer>Starbucks</customer> <amount>50,000</amount> <discount>10</discount> </account> ….</sales>

Esempio di Smart Document: Excel

Esempio di importazione dati in Excel

Interoperabilità via Smart Document

Word DocumentDocumento MS Office

Ciascuna porzione di documento può essere descritta da uno specifico Schema XML e riempita con dati provenienti da fonti diverse

e-Form a volontà con InfoPath

Cos’è InfoPath? Una nuova applicazione di MS Office System Nata per disegnare “rich form” in modo semplice e rapido Altamente programmabile Pienamente integrata con la piattaforma Server di Microsoft

Cosa offre in più rispetto a MS Word? Costruzione visuale dei moduli via “drag&drop”, senza scrivere

codice Funzionalità di validazione e formattazione condizionale Gestione di viste multiple nello stesso modulo Compilazione in modalità Offline e possibilità di sottomissione via

e-mail Modalità di inserimento dati “user-friendly” Compilazione “a mano” mediante Tablet PC

InfoPath: esempio di utilizzo

Accesso a sistemi Legacy con InfoPath

Uno sguardo al prossimo futuro

Principali novità attese in Office System 2007: Forms Services per la pubblicazione dei moduli su

Web Server e Intranet (SharePoint) Gestione documentale e Workflow migliorati Esecuzione delle attività e modifica dei Metadati

direttamente dalle applicazioni MS Office Lifecycle Management Auditing

Esempio – Creazione di un modulo

Step 2 - Definizione di viste multiple

Step 3 - Definizione del Workflow

Step 4 – Compilazione del modulo

Step 5 – Esecuzione del Workflow

Editing dei Metadati dall’applicazione Office

Lifecycle Management e Auditing

Controllo dell’accesso alle informazioni

Conclusioni

Microsoft Office System consente una gestione del ciclo di vita dei documenti e delle informazioni che copre nativamente la gran parte delle esigenze di clienti e utenti finali Creazione Condivisione Pubblicazione Classificazione e smistamento Workflow documentale Archiviazione automatica Controllo degli accessi Record Management per Compliance normativa

Con Microsoft Office System la creazione di modulistica e la gestione documentale sono alla portata di tutti gli utenti Microsoft Office System rappresenta la piattaforma ideale sulla quale sviluppare

soluzioni innovative con tempi e costi relativamente contenuti

Grazie per l’attenzione!