La conservazione digitale

Mariella Guercio

Università degli studi di Urbino

2011

i temi

• La conservazione digitale : modelli e quadro concettuale – I nodi concettuali

– I formati

– I metodi per la conservazione

– I depositi d’archivio e custodia delle memorie digitali

• Il quadro normativo aggiornato sulla conservazione a norma (a medio e a lungo termine)– … e le sue criticità

la conservazione digitale: modelli e quadro concettuale

i nodi concettuali

che cosa si intende per conservazione di documenti digitali

• La funzione in grado di assicurare che gli utenti del futuro possano:

– identificare, ricercare, trattare, interpretare, utilizzare documenti digitali in un ambiente caratterizzato dalla modifica costante della tecnologia e in condizioni che assicurino la presunzione di autenticitàdei documenti medesimi

• Si caratterizza più decisamente rispetto al passato in termini di gestione del rischio

• Richiede un continuo aggiornamento delle policy, delle attrezzature, degli standard di rappresentazione

• Si configura come una funzione diffusa e condivisa di cura del

digitale (digital curation)

che cosa implica la conservazione di documenti digitali

• interventi di mantenimento dei documenti e delle loro caratteristiche significative (significant properties e/o informazioni di rappresentazione?) con specifica attenzione – alla completezza, coerenza e accuratezza degli elementi

descrittivi delle entità documentarie e delle relazioni di

contesto che danno al documento significato – all’adozione di corrette e precoci politiche per gestire il

trasferimento di custodia e la selezione

– alla documentazione nel tempo dei processi e delle attività di gestione e tenuta in tutte le fasi di vita

– alla definizione e gestione di architetture sostenibili

il ruolo di OAIS: un modello dinamico e funzionale

il modello OAIS: i vantaggi - 1

• capacità di rispondere alle esigenze di qualunque tipo di ambiente,

• adattabilità alle esigenze di un’archiviazione complessa,

• supporto agli interventi pianificati,

• possibilità di applicare lo standard anche retroattivamente,

• sviluppo di un linguaggio comune e di comunicazione per una sempre più ampia e diversificata comunità di riferimento(utenti interessati ai contenuti, personale addetto alla gestione amministrativa e informatica dei depositi, sistemisti e sviluppatori, responsabili per la definizione di policy, auditor e finanziatori)

il modello OAIS: i vantaggi - 2

• possibilità di gestire - oltre alle componenti descrittive -requisiti gestionali e attività rilevanti per il servizio di conservazione: avvisi di gestione, controllo terminologico e di coerenza, registrazione di schemi di metadati, autorizzazioni. Ogni servizio è adeguatamente documentato

• capacità di rispondere alla necessità crescente di strumenti in grado di tracciare l’evoluzione della prassi e gestire problemi complessi e imprevisti di conservazione (identificazione e tenuta di nuove tipologie di oggetti anche complessi, impacchettamento, federazione, identificatori, integrazione tra depositi e altri sistemi)

vincoli documentari• Per l’automazione avanzata dei sistemi documentari servono

standard per la conservazione degli archivi informatici che garantiscano due obiettivi contrastanti:

– autenticità (identificazione e integrità) e

– accessibilità generalizzata e di lungo periodo dei sistemi documentari (dei documenti e delle relazioni di contesto

mediante la corretta gestione dei metadati)

la conservazione digitale in particolare: i passaggi critici all’interno di un’organizzazione -

1• policy interne a ciascuna organizzazione utilizzando nel caso

dei sistemi documentari attivi l’opportunità di predisporre manuali di gestione del sistema documentario (dpr 445/2000 per le pp.aa, ma il nuovo CAD si applica in parte ai privati), con crescente attenzione alle parti, già previste, dedicate alla tenuta dei documenti

• adozione di formati standard nella fase di formazione dei documenti

• individuazione di responsabilità certe, diffuse e riconosciute interne all’ente

la conservazione digitale in particolare: i passaggi critici all’interno di un’organizzazione -

2• definizione di regole e procedure stringenti soprattutto nel

caso di esternalizzazione dei servizi per la p.a.: la funzione documentaria è una funzione pubblica e non può essere gestita da terzi senza garanzie; la responsabilità è sempre dell’amministrazione

• valutazione, analisi e contenimento dei costi in relazione agli obiettivi e ai metodi possibili o necessari

• riqualificazione delle componenti professionali tecniche(archivisti e informatici) e di tutto il personale con specifico riferimento ai dirigenti responsabili mediante programmi di formazione: la conservazione è possibile nella misura in cui si gestisce adeguatamente la formazione dei documenti

concetti chiave: autenticità

• “la capacità del documento di essere ciò che dichiara, senza falsificazioni e manipolazioni”: implica identità e integrità

• È a rischio nei processi di trasmissione e di conservazione

• L’autenticità in ambito digitale non è verificabile in termini di bit nel caso della conservazione a lungo termine, ma può essere presunta sulla base dei requisiti cumulativamente rispettati da un sistema di conservazione: più alto è il numero dei requisiti previsti e rispettato, più alto è il grado di presunzione dell’autenticità

concetti chiave: definizione di conservazione digitale

• “L’insieme dei principi, delle politiche, delle disposizioni e delle strategie finalizzate a prolungare l’esistenza di un

documento o di una risorsa digitale grazie alla sua tenuta in condizioni adatte all’uso nella forma originale e/o in un formato persistente che garantisca l’integrità della configurazione logica e del contenuto” (Standard ISO 14721 –Open Archive Information System)

concetti chiave: validazione

• La dichiarazione dell’autenticità di un documento da parte di chi sia autorizzato in un determinato sistema giuridico a produrre tale dichiarazione (pubblico ufficiale, notaio, autorità di certificazione)

• può essere inclusa nel documento

• in ambiente digitale si traduce in un metodo per provare

l’autenticità del documento in un momento dato (firma digitale, sigillo informatico, timbro elettronico, ecc.)

concetti chiave: validazione nel tempo del documento digitale

• Tema centrale e di non facile trattamento

• Firme digitali e sigilli informatici sono strumenti cruciali per la validità giuridica dei documenti, sono utilizzabili nella gestione dei processi conservativi, ma non sono oggetto di conservazione (almeno nel caso della conservazione a lungo termine) e non sono sufficienti a garantire la persistenza dellememorie digitali:– gli istituti di conservazione in Nord America non accettano in

versamento documenti cifrati o firmati digitalmente

il nodo dell’autenticità e degli strumenti di verifica nel progetto InterPARES

• Centralità del concetto di provenienza, della sua documentazione e del custode fidato

• Inutilità della firma digitale a fini di conservazione a lungo termine: difficoltà di valutare – a distanza di tempo – la semantica delle firme utilizzate (per funzioni e fini diversi da persone diverse), rischi nella durata delle Public Key Infrastructure; il documento perduto non può essere ricostituito e non ci sono garanzie sul fatto che anche il valore dell’impronta non sia stato manipolato: la firma digitale è un meccanismo molto fragile

• Nel deposito digitale sono necessari numerosi sistemi di garanzia e sicurezza anche con riferimento alla conservazione dei metadati

la garanzia dell’accessibilità nel progetto InterPARES)

• Mantenere, a costi accettabili, la possibilità di accesso e la fruizione efficiente implica la definizione di metodi per affrontare l’evoluzione delle tecnologie

• Non ci sono metodi oggi accettati e fattibili che non implichino (sia pure con frequenza diversificata) modifiche al flusso di bit dei documenti

• Diversi approcci sono possibili e spesso complementari nelle diverse fasi di tenuta di una risorsa digitale: emulazione, incapsulamento, virtual machine software, migrazione evolutiva o in formati standard persistenti(es. XML)

• La fattibilità della tenuta delle fonti digitali nel tempo costituisce un parametro molto significativo e di difficile valutazione (in tempi utili). E’indispensabile;

– preparare per tempo la transizione

– utilizzare gli standard per gestire formati dei dati compatibili con l’interoperabilità e la conservazione, escludendo formati binari, formati proprietari, formati orientati all’applicazione

concetti chiave: le condizioni per la conservazione ‘sostenibile’

• l’autenticità è assicurata da un sistema documentario affidabile integrato da un sistema di conservazione

• la “smaterializzazione” finalizzata alla conservazione implica il controllo sul processo di formazione del documento, ma anche il governo dell’intero sistema di gestione, tenuta e

conservazione dei documenti in tutte le loro fasi

• E’ necessario definire linee direttive interne che descrivano un modello di smaterializzazione sostenibile, stabiliscano prioritàe parametri

un nodo giuridico è la prova documentale informatica

• Le prove informatiche sono quelle più delicate che le scienze forensi abbiano forse mai trattato proprio per la loro intangibilità che le rende volatili e facilmente alterabili.

• In ambito giudiziario i nodi centrali riguardano:– l’affidabilità dei documenti nella fase di formazione la gestione (e

documentazione) della catena di custodia e

– l’adozione di strumenti e comportamenti atti a preservare la prova

gli strumenti di smaterializzazione e i processi di conservazione a norma e a lungo termine

• La firma elettronica e la definizione di tipologie e procedure adatte ai processi di lavoro aziendali (ad esempio firma digitale o firma elettronica avanzata per i documenti a rilevanza esterna)

• I riferimenti temporali: valutazione dei termini di opponibilità

a terzi (marche temporali, casella PEC, registro di protocollo per la p.a., costituzione di lotti-volumi d conservazione)

• La documentazione dei processi documentali interni è uno strumento di supporto essenziale (manuale di gestione, manuale della conservazione)

i problemi aperti

• Tempistica nella smaterializzazione a norma:

– Al momento della formazione del documento?

– Quando si chiude la pratica e il relativo fascicolo?

• Modalità di riconoscimento della validità giuridica a lungo

termine del documento digitale

le strategie di Adobe per la validità giuridica a lungo termine del documento digitale

• Le strategie individuate da Adobe includono l’incorporazione delle risposte di verifica e controllo da parte di chi deve verificare la validità del documento

1. incorporazione nel pdf delle risposte sul controllo delle revoche (server OCSP) con indicazione di data e ora dal server che le crea: es. un consorzio di produttori farmaceutici richiede il controllo incorporato come requisito per una soluzione ‘leggera’

2. incorporazione nel pdf del controllo affidabile di data e ora in connessione con la produzione dell’impronta del documento

3. convalida di archivio: “internalizzazione del processo di autenticazione” mediante la registrazione dei processi di verifica e controlli di validità, revoca e indicatori di data e ora: i metadati sono conservati insieme ai documenti nel sistema di gestione dei documenti (es. il tribunale che accetta documenti legali, moduli e prove “non può contare sul fatto che i certificati siano validi di per sé o sul fatto che una …CA continui ad esistere … Il risultato dei controlli viene documentato e memorizzato nei db e può essere referenziato nel sistema di gestione dei contenuti che ospita i documenti … Il documento può essere considerato valido per un periodo indefinito, coincidente con l’esistenza dei sistemi di archiviazione”

documento digitale e componenti digitali

• Un documento digitale viene riprodotto da un sistema informatico, tipicamente su uno schermo, in relazione alla richiesta di un utente o nell’ambito di interrelazioni tra sistemi. In ogni caso non può essere memorizzato nella forma in cui è visualizzato e utilizzato.

• Il documento digitale è conservabile non come originale, ma solo in quanto capacità di riprodurre il documento (una sua copia autentica) mediante la conservazione delle componenti digitali costitutive: il sistema deve perciò essere in grado di identificare e localizzare tutti le componenti digitali di ciascun documento e utilizzare il software appropriato per ciascuna componente. Esempi:

– E-Mail = 1. testo del messaggio, 2. una fotografia, 3. una firma digitale, 4. dati di intestazione (4 componenti)

– Rapporto: file pdf unico (1 componente) oppure n file per ciascuna pagina (n componenti): n componenti possono essere incorporate in un’unica componente senza produrre significativi cambiamenti

alcuni punti fermi negli standard internazionali - 1

• Il problema della conservazione non è riducibile alla gestione del

supporto

• E’ necessario distinguere due classi di documenti digitali: i documenti

memorizzati (stored record) e i documenti resi accessibili/esibiti

temporaneamente, ogni volta che sia necessario, in quanto copie autentiche

(manifested record)

• Con riferimento ai dati digitali memorizzati (componenti digitali) da

conservare per riprodurre i documenti conservati si distinguono tre

tipologie: content data, form data, composition data

alcuni punti fermi negli standard internazionali - 2

• Il processo di conservazione richiede un numero crescente e impegnativo di informazioni (metadati) da acquisire: èdestinato ad avere peso e successo se gestito automaticamente, strettamente correlato ai processi di formazione dei documenti e alla gestione delle informazioni di contesto, utilizzato come componente specifica di una catena della conservazione

• I metadati resi disponibili nei processi di formazione dei documenti e rilevanti a fini conservativi sono finalizzati ad acquisire informazioni significative in relazione agli aspetti gestionali e alle transazioni che hanno per oggetto i documenti, la cui principale funzione è quella di testimonianza di attività giuridicamente rilevanti e non di contenitore di informazioni

• E’ necessaria una mediazione “descrittiva” da parte dell’archivista.

metadati e conservazione digitale: una funzione essenziale

• Per quanto riguarda le finalità conservative, i metadati sono necessari:– alla identificazione certa e univoca della risorsa (ad esempio i dati di

protocollazione/classificazione, ecc.)

– a documentarne l’integrità in fase di trasmissione nello spazio e nel tempo:

• dati di contesto in relazione al processo di lavoro

• documentazione sulle attività per la tenuta dei documenti (selezione, collocazione fisica, protezione, migrazione…)

i formati per la formazione e conservazione di documenti informatici

i formati dei file• Ogni oggetto digitale (non ogni documento digitale)

è memorizzato come una sequenza di bit identificata e memorizzata come entità unica nell’unità di memoria (un file word di 30 kb equivale a una sequenza di 245760 bit costituiti di 0 e 1 espressi secondo uno specifico ordine)

• La sequenza di bit è intelligibile e riproducibile come contenuto e forma se interpretata da un sistema informatico sulla base dei medesimi codici e delle stesse regole con cui è stata originariamente creata

i requisiti dei formati per la conservazione: requisiti generali di I livello

• non proprietà (formato libero): le specifiche non sono prerogativa di organizzazioni private, ma dipendono dalla comunità degli sviluppatori (ODF)

• apertura (completa documentazione pubblica e liberamente accessibile, ad esempio sul web) (DOCX, PDF)

• standardizzazione (specifiche definite o approvate da un organismo di normalizzazione: ISO, ECMA, W3C): riconoscimento ufficiale possibilmente de jure; ampia adozione

• trasparenza: semplicità nell’analisi diretta del file anche mediante editor (TXT): sono trasparenti i formati non binari espressi direttamente con codifiche ASCII o UNICODE (TXT, XML, HTML). Sono formati facilmente interpretabili e quindi da privilegiare per la conservazione

i requisiti dei formati per la conservazione: requisiti generali di I livello: esemplificazioni

• DOC: proprietario, aperto, non trasparente, standard de facto

• RTF: proprietario, aperto, trasparente, standard de facto

• DOCX: non proprietario in quanto approvato dall’ISO nel 2008, aperto, trasparente (basato su XML), standard de jure

i requisiti dei formati per la conservazione: requisiti generali di II livello

• robustezza: in caso di corruzione consente il recupero anche parziale dei contenuti (è un problema di gradi: i formati compressi sono meno robusti): TIFF vs JPEG

• stabilità (compatibilità retroattiva e prospettica): modifiche limitate nel tempo (TIFF vs DOC): è quasi sempre solo retroattiva

• auto-contenimento o auto-inclusione: permette di includere tutte le risorse necessarie per la sua rappresentazione (risorse interne vs link)

• auto-documentazione: possibilità di includere metadati nel file• indipendenza dal dispositivo o portabilità rispetto alla piattaforma• assenza di meccanismi tecnici di protezione (possibilità di riproduzione vs

password o crittografia)• assenza di limitazioni sull’utilizzo

• accessibilità: facile fruizione anche da persone diversamente abili• non modificabilità

• sicurezza: rispetto ad attacchi da parte di codici maligni• efficienza: contenimento delle dimensioni del file

lo stato dell’arte per i principali formati

• ODF (OpenOffice): soddisfa tutti i requisiti purché non contengano contenuti multimediali (binari)

• OOXML (Microsoft): c.s. dal 2008 anche se l’efficienza è limitata

• PDF e PDF/A (Adobe): non proprietario, aperto, non trasparente (compresso), standard de jure

PDF/A

• Corrisponde alla versione 1.4 del PDF

• Assicura la produzione di rappresentazioni stabili (testo e immagini)

• Comprende regole in grado di sostenere la leggibilità(ad es. assenza di cifratura, font incorporati e standard, metadati standard)

• Esistono prodotti per la verifica del rispetto di tali regole

Formato Valido Motivo

HTML NO Formato non standard, può essere interpretato diversamente

a seconda del tipo di browser e può contenere codice che ne

altera il contenuto

PDF SI Formato standard nelle versioni approvate dall’ISO

TIFF SI Formato immagine standard non modificabile che non

richiede software proprietario per la visualizzazione

WORD NO Formato proprietario che può contenere codice che ne altera

il contenuto

XML SI Formato standard non proprietario utilizzato per i metadati

un’analisi dei formati più diffusi

<?xml version="1.0"?><rubrica><persona><nome>Mario</nome><cognome>Rossi</cognome><indirizzo>

<via>via bianchi 1</via><cap>00000</cap><citta>Roma</citta>

</indirizzo><telefono>

<telefono_fisso>123456</telefono_fisso><telefono_cellulare>987656412</telefono_cellulare>

</telefono></persona>

</rubrica>

rubrica.xml

XML(Extensible Markup Language)

Lo stesso file Rubrica.xml è rappresentatodiversamente da due applicativi diversi

TIFF(Tagged Image File Format)

E’ un formato grafico consentito per la formazione dei documenti informatici. A differenza del formato JPEG non ha fattori di compressionenon ha fattori di compressionenon ha fattori di compressionenon ha fattori di compressione e gestiscegestiscegestiscegestisce la funzione multipaginamultipaginamultipaginamultipagina, cio, cio, cio, cioèèèè la capacitla capacitla capacitla capacitàààà di salvare pidi salvare pidi salvare pidi salvare piùùùùpagine allpagine allpagine allpagine all’’’’interno dello stesso fileinterno dello stesso fileinterno dello stesso fileinterno dello stesso file.E’ pipipipiùùùù versatile del pdfversatile del pdfversatile del pdfversatile del pdf: si possono ad esempio ruotare le pagine, o “spostarle” all’interno del documento, o copiare singole pagine in un altro documento. Il file pdf una volta creato consente modifiche solo con Acrobat Writer.

TIFF & PDF

Il file tiff di solito è il risultato diun’acquisizione di immagini tramitescanner: il contenuto testuale del file non è disponibile . Abbiamo

una “fotografia” del documento , ma non possiamo gestire il testo ivi

contenuto a meno che non sottoponiamo il file ad un processo

di riconoscimento ortografico(OCR).

La stessa cosa vale per un file pdf ottenuto da una scansione didocumento: non è possibile gestire il testo su una foto! Distinguiamoquindi un pdf creato da un documento informatico (testo gestibile)da quello ottenuto da scansione del cartaceo (non gestibile)

PDF/A(Portable Document Format / Archive) - 1

E’ un’evoluzione del formato pdf, specificatamente realizzato per llll’’’’archiviazione a lungo termine dei documenti elettroniciarchiviazione a lungo termine dei documenti elettroniciarchiviazione a lungo termine dei documenti elettroniciarchiviazione a lungo termine dei documenti elettronici. Risponde agli standard ISO 19005-1 e presenta proprietà di indipendenza indipendenza indipendenza indipendenza

dalle periferichedalle periferichedalle periferichedalle periferiche che lo utilizzano e autoreferenzialitautoreferenzialitautoreferenzialitautoreferenzialitàààà, cioè la capacità di avere al suo interno tutti gli elementi necessari per la

rappresentazione. Per queste sue proprietà:- Contenuti multimediali audio e video sono proibiti. - Javascript e file eseguibili sono proibiti. - Tutti i font devono essere incorporati e legalmente incorporabili senza limiti e universalmente utilizzabili.

Un documento salvato in formato pdf/a fornisce la garanzia di Un documento salvato in formato pdf/a fornisce la garanzia di Un documento salvato in formato pdf/a fornisce la garanzia di Un documento salvato in formato pdf/a fornisce la garanzia di leggibilitleggibilitleggibilitleggibilitàààà nel temponel temponel temponel tempo

PDF/A(Portable Document Format / Archive) - 2

Non sempre si possono convertire i file PDF in PDF/A: dipende dal file originale anche se le nuove versioni di Acrobat offrono lapossibilità di verificare il processo e gestirlo.

Pulsanti PDF/X (i pulsanti PDF/A sono simili)

A.Conversione in PDF/XB. Verifica di PDF/XC. PDF/X non validoD. PDF/X valido

i formati compressi: il caso del formato ZIP: un

esempio

Il Ministero degli Esteri e il Ministero dell’Interno hanno concordato delle linee guida per lalinee guida per lalinee guida per lalinee guida per latrasmissione telematica degli atti di stato civiletrasmissione telematica degli atti di stato civiletrasmissione telematica degli atti di stato civiletrasmissione telematica degli atti di stato civile tra Ambasciate (e Consolati) e gli uffici di stati civile dei Comuni Italiani.Le linee guida prevedono che i tutti documenti tutti documenti tutti documenti tutti documenti relativi a una pratica possano essere raccolti in un relativi a una pratica possano essere raccolti in un relativi a una pratica possano essere raccolti in un relativi a una pratica possano essere raccolti in un file zip firmato digitalmente dallfile zip firmato digitalmente dallfile zip firmato digitalmente dallfile zip firmato digitalmente dall’’’’ufficiale incaricatoufficiale incaricatoufficiale incaricatoufficiale incaricato.Anche se la firma digitale consente l’identificazione del firmatario, il formato il formato il formato il formato ““““zipzipzipzip”””” non non non non èèèè un formato un formato un formato un formato adatto alla conservazione dei documentiadatto alla conservazione dei documentiadatto alla conservazione dei documentiadatto alla conservazione dei documenti.

i formati specifici accettati dagli Archivi francesi - 1

Type de données Format accepté en entrée Version(s) s upportée(s) Format cible d'archivage

PNG 1.0/1.1/1.2 PNG GIF GIF89a PNG JPEG 2000 (jp2) ISO/IEC 15444:2000 JPEG 2000 JPEG (jfif, jpg) ISO 10918 JPEG TIFF 6.X TIFF BMP N/A JPEG 2000 PCX N/A JPEG 2000 HTML 2/3.2/4.0/4.1 HTML XHTML 1.0/1.1 XHTML OpenDocument ISO 26300:2006 OpenDocument MSoffice DOC 97/2000/XP ; 95 ; 6.0 OpenDocument Msoffice XLS 97/2000/XP ; 95 ; 5.0 OpenDocument Msoffice PPT 97/2000/XP OpenDocument Msoffice DOC 97/2000/XP ; 95 ; 6.0 PDF/A (ISO 19005) Msoffice XLS 97/2000/XP ; 95 ; 5.0 PDF/A (ISO 19005) Msoffice PPT 97/2000/XP PDF/A (ISO 19005) PDF/A PDF 1.4 PDF/A (ISO 19005) PDF 1.3 ; 1.4 ; 1.5 ; 1.6 PDF/A (ISO 19005) RTF 1.5 ; 1.7 ; 1.8 PDF/A (ISO 19005) CSV N/A CSV TXT N/A TXT

Images fixes

Documents structurées et non structurés

i formati specifici accettati dagli Archivi francesi - 2

Type de données Format accepté en entrée Version(s) s upportée(s) Format cible d'archivage

MPEG-2 Layer III (MP3) MPEG-2 Layer III (MP3) WAV MPEG-2 Layer III (MP3) MPEG-2 ISO/CEI 13818 MPEG-2 MPEG-4 ISO/CEI 14496 MPEG-4 ZIP 10.X Format Original WinRAR 3.X Format Original Sit Format Original E-mail RFC 2822 + RFC 2045 E-mail + pièces jointes XML 1.0 XML XSD 1.0 XSD

XML validé par XSD XML 1.0 XML SGBD N/A TXT SVG 1.1 SVG DWG R2007/R2004/R2000/R14

/R13/R12/R11/R10/R9 SVG

DXF v.u.21.1.01/v.u.20.1.01/v.u19.1.01/v.u18.1.01/v.u16.1.01/v.u15.0.02/v.u14.1.04/v.u13.1.0

SVG

CGM ISO 8632:1992 CGM STEP ISO/10303 STEP

Formats composites

Documents structurés

Données graphiques

Son et Vidéo

i metodi per la conservazione

considerazioni preliminari alla definizione di un metodo ( 1)

• Non è possibile conservare l’originale di documento elettronico, ma solo la capacità di riprodurlo

• La relazione tra un documento archivistico e un “file” può essere uno-a-uno, uno-a-tanti, tanti-a-uno, tanti-a-tanti

• La stessa presentazione di un documento può essere creata da una varietà di presentazioni digitali, e viceversa, da una presentazione digitale si può generare una varietà di presentazioni documentarie

• E’ possibile cambiare il modo in cui un documento ècontenuto in un “file” senza cambiare il documento

• La conservazione digitale riguarda sia i documenti nati digitaliche i patrimoni digitalizzati a fini culturali di varia natura

considerazioni preliminari alla definizione di un metodo (2): riproduzione

• Il primo passo nel riprodurre un documento elettronico èricostruirlo associando tutte le sue componenti digitali nell’ordine giusto

• Il secondo passo è rendere le componenti, individualmente e collettivamente, nella forma documentaria giusta

• Il terzo passo è ristabilire le relazioni tra il documento in questione e tutti gli altri documenti che appartengono alla stessa unità.

considerazioni preliminari alla definizione di un metodo (3): catena di conservazione

• In considerazione del fatto che i processi di immagazzinamento e reperimento comportano trasformazioni fisiche e di rappresentazione, il concetto tradizionale di catena ininterrotta di custodia deve essere ampliato e includere i processi necessari ad assicurare la trasmissione inalterata nel tempo del documento

• La catena ininterrotta di conservazione comincia quando i documenti sono prodotti col rispetto dei requisiti per autenticità/benchmark e continua con la documentazione di tutti i cambiamenti subiti dai documenti e dei processi di selezione, trasferimento, riproduzione e conservazione

considerazioni preliminari alla definizione di un metodo (4)

• I controlli possono essere realizzati tecnologicamente, ma devono essere determinati sulla base di principi e criteri definiti in base alla natura dei

documenti medesimi

• E’ impossibile mantenere letteralmente inalterato un documento elettronico

• L’unico modo di provare che un documento elettronico è autentico èriprodurre una copia autentica

• La tecnologia non può determinare la soluzione al problema dellaconservazione permanente dei documenti elettronici:

– Le esigenze determinate dalla natura degli oggetti digitali trattati (funzioni e caratteristiche) definiscono il problema e i principi per valutare la correttezza e adeguatezza di ogni soluzione tecnica

• Le soluzioni al problema della conservazione sono dinamiche

i metodi per la conservazione dei documenti informatici: requisiti

• Conservare una copia dell’oggetto digitale (con il livello di dettaglio sufficiente: non sempre è necessaria una copia esatta dell’originale)

• Restituire forma e contenuto dell’oggetto grazie a un sistema accurato di riproduzione delle caratteristiche ritenute essenziali

• Verificare (e assicurarne la verificabilità nel tempo) l’accuratezza

dell’intero processo

• Disporre della necessaria consapevolezza per la complessità della gestione della funzione conservativa di lungo periodo

i metodi per la conservazione dei documenti informatici: proprietà significative

• La complessità dell’intervento dipende anche dalla necessità di definire criteri su base soggettiva (almeno parzialmente) generali di comportamento per tipologie documentarie e procedure definite:

– La decisione impegnativa di conservare i colori di una mappa richiede la valutazione del significato dei colori (essenziali in una mappa catastale), rilevanti a fini estetici in una mappa architetturale.

– La decisione conservativa deve avvenire a livello di archivio

– E’ necessario disporre degli elementi per valutare il grado di funzionalità e il loro possibile sviluppo soprattutto in termini di ragionevole riuso.

– E’ di grande utilità disporre dei dati che ci consentono di valutare il livello di

documentazione accessibile e necessario per le diverse classi di oggetti: per i documenti testuali si possono richiedere la presentazione e il layout di stampa al fine di non perdere la fluidità e il contesto del testo; nel caso di un db relazionale la perdita dei metodi di presentazione può rendere del tutto incomprensibile il risultato finale del processo conservativo.

i metodi per la conservazione dei documenti informatici: contro la dipendenza dal software

• Contro i rischi di bitstream privi di significato è necessaria documentazione ricca finalizzata anche ad estrarre informazioni dai dati conservati

• Nonostante gli sforzi delle organizzazioni internazionali a proposito dei formati, i venditori elaborano nuove versioni

senza rilasciare le specifiche tecniche (tuttavia i formati proprietari più diffusi sono sempre più ‘conservabili’)

• La specifica dei formati è in crescita ed è destinata a svolgere un ruolo rilevante in alcuni contesti (ambiti scientifici e tecnici evoluti, performing arts)

i metodi per la conservazione dei documenti informatici

• Conservazione delle tecnologie

• Stampare su carta

• Imitazione/Emulazione

• Migrazione

conservazione di tecnologia• Conservazione di tecnologia: consiste nel conservare o riprodurre

l’hardware e il software originari insieme al loro ambiente operativo. Prevede due opzioni:

– Mantenimento del vecchio ambiente tecnologico

– Riproduzione del vecchio ambiente

• E’ un metodo ritenuto da tempo non perseguibile per l’enorme quantità(in crescita esponenziale) di tecnologia diversa da mantenere. Esistono poi limiti fisici invalicabili. Ha il vantaggio di “sembrare” facile e di semplificare le procedure di verifica dell’autenticità dei documenti.

• E’ utilizzabile per fasi transitorie e per soluzioni di emergenza

• Le capacità di utilizzare i vecchi ambiente diminuisce molto rapidamente

• Gli oggetti fisici conservati rischiano di non poter più essere riparati

riprodurre su carta– E’ una soluzione sempre meno utilizzabile (solo per gli

oggetti statici: documenti testuali, immagini, ma non i database che sono ancora in attesa di soluzioni inadeguate).

imitazione/emulazione• Prevede più opzioni:

– emulazione

– creazione di macchine virtuali

– ingegnerizzazione del software

• Consiste nel produzione di software specifico per la creazione di un nuovo ambiente informatico che consenta di utilizzare i documenti a fronte di una evoluzione o di una perdita dell’hardware o del software nativi. E’ una sorta di “strato” tra il sistema operativo e i programmi applicativi che “simula” le proprietàoriginarie del precedente ambiente.

• Si basa sul presupposto che l’hardware esistente (ad esempio il computer Intel) sia perfettamente (o adeguatamente) documentato.

• E’ in ogni caso indispensabile operare al momento giusto: non troppo presto nétroppo tardi in modo da evitare sia tecnologie troppo complesse sia soluzioni non ancora mature e sperimentate

imitazione/emulazione: condizioni• E’ necessario conservare:

– la documentazione dell’hardware

– il sistema operativo nella forma di un flusso di bit (Windows 2000)

– il programma applicativo (ad esempio word 2000) nella forma di un flusso di bit

– l’oggetto digitale (il documento) nella forma di un flusso di bit

– tutti i metadati necessari (descrittivi, gestionali, ecc.)

imitazione/emulazione: le fasi successive• Le fasi successive della conservazione comprendono:

– la costruzione di un software che emuli l’hardware originario (ad es. Pentium Intel)

– l’utilizzo del sistema operativo conservato come flusso di bit (ad es. Windows 2000)

– la ricostruzione e l’uso del programma originario conservato come flusso di bit (ad es. word 2000) per leggere l’oggetto digitale conservato (recuperato e interpretabile grazie alla presenza di metadati)

imitazione/emulazione: svantaggi• Non è un metodo molto usato per fini di conservazione a lungo termine: è

molto costoso e impegnativo e l’’evoluzione tecnologica rende sempre più difficile la scrittura di emulatori di software sempre più numerosi,

sofisticati e complessi (centinaia di migliaia di combinazioni possibili di software applicativi), di cui non si hanno generalmente conoscenze sufficienti. Ripropone, inoltre, i difetti delle tecnologie originarie.

• Crea problemi notevoli per lo sviluppo di funzioni di help desk necessari a sostenere l’accesso futuro: ad esempio nei sistemi in rete sono necessari sistemi di aiuto alla ricerca molto complessi e diversificati

• Implica la rinuncia alla possibilità di utilizzare tecniche e prodotti migliori.

• Il progetto più noto è CAMiLEON (che si è tra l’altro basato anche sulla gestione dei metadati secondo il modello standard OAIS)

migrazione

• Consiste nel trasferimento di oggetti da un ambiente hardware/software a un altro. Può implicare modifiche anche rilevanti nel flusso di bit che costituiscono il documento.

• E’ costosa e presenta molti rischi di perdita di informazioni rilevanti all’adeguato accesso archivistico ai documenti.

• Richiede un livello dettagliato di metadati

• Prevede più opzioni per la gestione dei formati:– il mantenimento dei formati originari compatibili (ad esempio il

mantenimento dei vecchi formati word della Microsoft)

– la migrazione dei formati in modalità evolutiva

– la migrazione in formati standard per la creazione di persistent object , a sua volta distinguibile in:

• utilizzo di formati standard in fase di formazione

• utilizzo in formati standard in fase di trasferimento a fini di tenuta/conservazione

mantenimento dei formati originari• Il mantenimento dei formati originari consente la capacità

diffusa di manipolazione e, quindi, accresce i rischi per l’integrità dei documenti

• Non sono garantite le funzioni di archiviazione permanente

migrazione dei formati in modalità evolutiva

• Non risolve il problema dell’obsolescenza, perché è basata su soluzioni ad hoc e a termine

• Non è certa l’esistenza di formati di archiviazione

• Non elimina la difficoltà di gestire una molteplicità eccessiva di formati

• Non sono sotto controllo i cambiamenti dei formati medesimi: rischia di introdurre errori

• E’ costosa e impegnativa

• Dopo un certo numero di anni e una catena di conversioni può essere impossibile e troppo costoso gestire le necessarie verifiche in relazione all’integrità degli oggetti

• La comunità archivistica ha sempre più consapevolezza della necessità di conservare (anche) il bitstream originario

• Si utilizza talvolta la “migrazione on demand” per la quale è tuttavia necessaria una struttura intermedia di gestione (modulo di input, di conversione e di output)

migrazione in formati standard• Consiste nella trasformazione/produzione di qualunque oggetto

informatico utilizzando strumenti standard non proprietari, indipendenti dalla specifica applicazione.

• Nel caso di documenti office (testi, presentazioni, fogli elettronici) consiste nell’utilizzo di un linguaggio standard (ASCII o UNICODE), incapsulato in un insieme di metadati espressi con marcatori

• Ha tra l’altro il vantaggio di presumere una durata maggiore del formato e richiedere quindi un numero inferiore di migrazioni

• Nel caso di utilizzo di tali formati per la produzione di oggetti digitali, si riducono notevolmente i rischi di perdite dovute al processo di migrazione e si aumentano le potenzialità dell’interazione

migrazione in formati standard: vantaggi e limiti• Poiché implica un numero minore di interventi di migrazione, si riducono i

rischi di autenticità e si minimizzano i cambiamenti

• Consente controlli specifici e procedure predefinite per la verifica dell’autenticità

• E’ una tecnica coerente con la natura dei documenti (stabilità dei contenuti e della struttura di rappresentazione)

• Consente l’utilizzo di tecnologie più avanzate che migliorano l’accesso e la gestione del sistema

• Ha il limite (temporaneo) di non disporre di applicazioni di mercato evolute

depositi d’archivio e custodia delle memorie digitali

deposito digitale: una definizione - 1• E’ definito come “un luogo” dove memorizzare, consentire

l’accesso e conservare oggetti digitali di diversa natura e complessità insieme ai metadati necessari per descrivere e gestire gli oggetti medesimi.

deposito digitale: una definizione - 2• I requisiti fondamentali previsti dal rapporto riguardano:

• Il deposito e le relative politiche, standard e infrastrutture tecnologiche

• Il deposito in quanto sistema accreditato (ovvero un sistema di sw e hw fondato su regole certe)

• E’ implicito il principio di assunzione di responsabilità per la conservazione e tutte le attività correlate inclusa la definizione di metodologie di valutazione e monitoraggio

• La prima sfida è quella di trasformare i servizi e i depositi tradizionali in servizi e depositi digitali accreditati

il nodo cruciale non è tecnologicoDa JISC, Infokit Digital Repository, 2010

http://www.jiscinfonet.ac.uk/infokits/repositories//index_html

• "What goes into a repository is currently less an issue of technological or software ability, and more a policy decision made by each institution or administrator”

• .

criteri di creazione (TRAC e NESTOR)• Le raccomandazioni del documento RLG-NARA, Task Force on digital repository

certification, Audit checklist for certifying digital repositories (www.rlg.org/en/pdfs/rlgnara-repositorieschecklist.pdf) individuano 4 aree di riferimento:

– organizzazione interna: policy per la conservazione, documentazione delle finalità, responsabilità, procedure e risorse, gestione della qualità (ISO 9000), pianificazione delle risorse

– cooperazione con i produttori e gli utenti finali: definizione della comunità di riferimento, criteri di selezione, linee guida per l’acquisizione, accordi e cooperazione con i produttori, politiche per l’accesso, servizi di consultazione

– gestione tecnica del sistema: conformità agli standard (es. ISO 15489:2001 sul RM, ISO 17799:2005 sulla sicurezza dell’informazione, ISO OAIS 14721), documentazione dei processi tecnici (disegno di sistema delle funzioni conservative della DL), garanzie di autenticità e integrità del sistema, ambiente HW e SW adeguato, fattibilità della migrazione, flessibilità e modularità)

– gestione tecnica degli oggetti digitali (metadati descrittivi, digestione, di conservazione e accesso, vocabolari controllati, codici di identificazione persistenti, autenticità e integrità degli oggetti, formati di archiviazione controllati, disponibilità a lungo termine degli oggetti)

requisiti essenziali negli standard internazionali– conformità allo standard OAIS in quanto capace di fornire un modello

funzionale (per l’archiviazione e l’accesso) e informativo (per la gestione dei metadati descrittivi e conservativi) adeguato

– chiara responsabilità amministrativa

– adeguatezza organizzativa e procedurale del deposito

– sostenibilità finanziaria dell’intervento nel lungo periodo

– idoneità della infrastruttura tecnologica

– sicurezza del sistema

La finalità è quella di assicurare il grado necessario di affidabilità del sistema mediante il riconoscimento di procedure esplicite e

formalizzate

le responsabilità

• amministratore generale e amministratori di settore;

• record manager e archivisti;

• specialisti ICT (sia nel disegno che nell’implementazione dei sistemi);

• personale per la gestione dei servizi di base e per la sicurezza

• esperti di gestione del rischio;

gli elementi di valutazione per la certificazione (ISO 16363 - draft) - 1

– mandato istituzionale coerente con le finalità anche in termini di garanzia di continuità in caso di trasformazioni istituzionali

– personale competente ed esperto per tutti i compiti affidati (tecnologici, organizzativi, archivistici) adeguato in numero e riconosciuto nelle responsabilità

– strumenti e meccanismi per garantire l’aggiornamento professionale del personale

– procedure e linee d’azione coerenti inclusive di meccanismi di verifica e aggiornamento sul piano tecnologico e organizzativo

– strumenti di verifica e monitoraggio interni finalizzati a sostenere la continuitàdella funzione conservativa

– valutazione esterna periodica sulle funzionalità del deposito

– documentazione dei cambiamenti intervenuti nel deposito con riferimento alle procedure, al software, all’hardware e in relazione alle strategie di conservazione adottate

– strumenti per la verifica dell’integrità delle risorse digitali conservate– pianificazione delle attività al fine di garantire la sostenibilità del deposito

gli elementi di valutazione per la certificazione (ISO 16363 - draft)- 2

– accordi di deposito con eventuali altri depositi federati– funzioni, attività e procedure di acquisizione degli oggetti digitali che

includano:• elementi e attributi per ciascuna tipologia di oggetti (identificati secondo

standard internazionali)• definizione sulla base di accordi scritti con i soggetti produttori che

depositano/versano i documenti/archivi delle procedure e delle modalitàdi gestione e di accesso

• linee guida per l’acquisizione• requisiti per un controllo fisico degli oggetti depositati• verifica della completezza e accuratezza degli elementi informativi• disponibili (secondo i parametri indicati dal modello OAIS)• documentazione delle responsabilità per la conservazione• utilizzo di sistemi che garantiscano la identificazione univoca degli oggetti

e i legami con le informazioni di rappresentazione• utilizzo di meccanismi indipendenti di verifica dell’integrità dei contenuti

del deposito

gli elementi di valutazione per la certificazione (ISO 16363 - draft) - 3

– esistenza e documentazione di strategie di pianificazione della funzione conservativa e di migrazione/gestione che includano i riferimenti ai registri dei formati secondo gli standard internazionali

– gestione dei metadati descrittivi e gestionali/amministrativi

– politiche per l’accesso in grado di garantire risposte certe e documentate

– sistemi di tracciamento dei file di log in grado di testimoniare le criticità degli accessi

– strumenti in grado di garantire l’esibizione di documenti autentici

– infrastruttura tecnologica adeguata in termini di sistemi operativi, funzioni di backup, ridondanza (almeno 3 copie) e collocazione sicura delle copie, garanzie per il loro allineamento, meccanismi di verifica delle perdite e delle manipolazioni, processi di migrazione, di documentazione dei processi di gestione del ciclo di vita e del loro impatto sulla conservazione

gli elementi di valutazione per la certificazione (ISO 16363 - draft)- 4

– sistemi di sicurezza di alta qualità che includano:

• l’analisi sistematica dell’ambiente, dei dati, del personale, degli impianti e delle attrezzature, delle esigenze

• meccanismi di implementazione

• un sistema chiaro di ruoli, responsabilità e autorizzazioni

• piani scritti di disaster recovery regolarmente verificati

• processi per la continuità del servizio

Il quadro normativo aggiornato sulla conservazione a norma (a medio e a lungo

termine)

le norme di riferimento principali

• Decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 23 gennaio 2004: Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto

• Deliberazione CNIPA 19 febbraio 2004 n. 11: conservazione ‘sostitutiva’

• CAD 82/2005 e successive modifiche, in particolare dlgs 235/2010

• Regole tecniche ai sensi dell’articolo 71 CAD in corso di elaborazione (bozza in via di ridefinizione presso i gruppi di lavoro coordinati da DigitPa)

• Percorso lungo e complesso con riferimento sia alla normativa sulla validità giuridica del documento sia alle disposizioni specifiche sulla conservazione ‘a norma’

• Complessità delle disposizioni sulle copie nel nuovo CAD

• Difficoltà del giurista in assenza di un quadro consolidato e di esperienze: inevitabile tendenza a rapportare problemi e soluzioni alla dimensione analogica

considerazioni introduttive

• Il problema della conservazione digitale è stato trattato dal legislatore italiano inizialmente in termini di conservazione a breve-medio termine e si è a lungo concentrato sulla questione della ‘riproduzione sostitutiva dei documenti analogici e della loro archiviazione/tenuta nel tempo a fini legali/fiscali’.

• La legislazione esistente offre comunque indicazioni

operative utili anche a un processo di conservazione a lungo termine

il documento come rappresentazione e gli obblighi della conservazione

• Il concetto di documento implica una serie di conseguenze in termini di gestione dei controlli e presenza di informazioni necessarie a garantire

• certezza nell’imputabilità dei contenuti del documento all’autore (integrità, data certa, provenienza) (metadati?)

• definizione della posizione logica che il documento occupa nell’archivio o nel sistema di tenuta e identificazione delle relazioni di contesto (documentarie e amministrative in particolare) (metadati?)

• stabilità dei contenuti e delle componenti del documento nel tempo e delle relazioni tra i documenti (condizioni adeguate di verifica, gestione persistente delle informazioni rilevanti) (metadati?)

le esigenze principali della normativa

• fornire indicazioni e procedure che assicurino l’autenticità, l’integrità, la

non modificabilità dei dati e dei singoli documenti conservati anche da un ente terzo per ragioni giuridiche e per un arco temporale limitato (senza quindi considerare in alcun modo i nodi tecnologici e organizzativi della conservazione a lungo termine di archivi digitali): non si affrontano i problemi archivistici

• l’esigenza di stabilire modalità che assicurino la conformità all’originale

di documenti digitali nativi non più conservabili nella stessa forma e nello stesso formato: affidamento a strumenti crittografici

• di documenti digitali che costituiscono la riproduzione di documenti

analogici che si vorrebbe destinare successivamente alla distruzione

i principi generali - 1

• distinzione tra archiviazione informatica (intesa come semplice attività di memorizzazione su supporti digitali senza ulteriori prescrizioni) e conservazione (definita nel dlgs 235/2010 come conservazione senza ulteriori attributi), finalizzata a rendere il documento non modificabile nédeteriorabile e, quindi, capace di mantenere nel tempo le sue caratteristiche originarie di autenticità e integrità,

• libertà dell’utente nel definire le modalità operative del processo (anche in risposta all’eccesso di dettagli tecnici delle disposizioni precedenti, ovvero delle deliberazioni Aipa 15/1994 e 24/1998) e assenza di autorizzazioni preventive

i principi generali - 2

• definizione di regole tecniche per la conservazione mediante l’utilizzo dell’impronta del documento e l’apposizione all’insieme dei documenti da conservare del relativo riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione (che in alcuni casi deve avere la veste del pubblico ufficiale), con funzioni di file di chiusura del lotto di

conservazione: si ipotizza (anche se in modo esplicito) la creazione di lotti/vokumi di conservazione (ma non se ne definiscono le caratteristiche)

• distinzione tra riversamento diretto o indiretto dei documenti a seconda che si tratti o meno di modificare la rappresentazione informatica del contenuto e della forma del documento per ragioni di obsolescenza tecnologica (migrazione) o semplicemente per evitare la perdita di efficienza dei supporti (copiatura): nel nuovo CAD si distinguono copia

informatica per immagine e duplicato

I principi generali - 3

• definizione del concetto di riferimento temporale opponibile a terzi

utilizzando strumenti diversi: marcatura temporale, segnatura di protocollo, posta certificata, predisposizione di lotti per la conservazione,

• individuazione delle modalità per l’esibizione dei documenti, identificazione dei compiti e delle responsabilità del responsabile della

conservazione che includono la realizzazione secondo principi di sicurezza documentati di un sistema informativo relativo ai documenti digitali e la definizione e gestione dell’ambiente applicativo, con specifica attenzione alla tipologia dei documenti da conservare, alle copie di sicurezza e all’eventuale delega di funzioni a terzi. Il nuovo CAD prevede il coordinamento con il responsabile del sistema di gestione dei documenti

circoscrivere le responsabilità per la conservazione

• La responsabilità per la funzione conservativa ha bisogno di specifiche indicazioni sulle forme e sui limiti del suo esercizio, stabilendo ad esempio che– la delega sia assicurata mediante un atto formale di designazione

– le procedure specifiche di conservazione (ottenute ad esempio mediante la stesura e approvazione congiunta di un manuale di

conservazione) non siano riducibili alle sole procedure di sicurezza, ma siano capaci di collegare la conservazione alla gestione (il manuale di gestione) con attenzione alle informazioni della fase attiva quali le specifiche modalità di organizzazione e tracciamento dei flussi o la gestione dei fascicoli ibridi

le modalità di verifica temporale della validità giuridica del documento digitale: la marca temporale - 1

• Il servizio di marcatura temporale: (fornito dal certificatore accreditato tramite server accessibili via Internet:

– si trasmette una richiesta contenente l’impronta e si ottiene in risposta la marca temporale, ovvero un documento firmato dal certificatore contenente un insieme formato dall’impronta del documento per il quale si richiede la marcatura e da una informazione di data ed ora precisa e affidabile (dato che è affidabile il certificatore accreditato)

le modalità di verifica temporale della validità giuridica del documento digitale: la marca temporale – 2

(da una slide di Roberto Baudizzone)

i tempi e la gestione delle marche temporali - 1

• A seguito del dpcm 30 marzo 2009 e della delibera Cnipa 45/2009:

– la validità delle marche temporali è di 20 anni (prima 5 anni) e le chiavi di marcatura temporale sono sostituite ogni 3 mesi (prima era 30 giorni)

– i certificatori devono mantenere nelle CRL informazioni sui certificati revocati e sui certificati rilasciati anche dopo la loro scadenza naturale per un periodo di 20 anni i certificatori devono indicare/fornire software di verifica in grado di eseguire “verifica alla data”

– l’annullamento di una sospensione temporanea non implica la scadenza del certificato ma equivale all’assenza di sospensione

– In sostanza, la CRL presente sul sito dovrebbe essere sufficiente a garantire le verifiche senza richiedere la conservazione delle diverse CRL modificate.

i tempi e la gestione delle marche temporali

• Restava in sospeso (fino al nuovo CAD) il nodo della scadenza

del certificato della CA o della cessazione di attività: ai sensi dell’articolo 37 comma 4bis si prevede il deposito presso

DigitPA delle liste di revoca in caso di cessazione delle

attività del certifcatore

• La normativa ha di fatto affidato alle società di archiviazione e in prospettiva a quelle certificate funzioni privilegiate di acquisizione e tenuta dei documenti (soprattutto dei documenti firmati digitalmente nella forma di una

conservazione anticipata

la conservazione nel CAD: articolo 44

• Le indicazioni si limitano a considerazioni generiche ma corrette (anche se apparentemente riferite ai singoli documenti più che ai contesti archivistici di produzione e tenuta):

– identificazione certa del soggetto che ha formato il documento o che lo ha acquisito

– Integrità

– leggibilità e agevole reperibilità dei documenti e delle informazioni identificative inclusi i dati di registrazione e

classificazione originari

– rispetto delle misure di sicurezza

nodi organizzativi: deleghe e limiti del responsabile: articolo 44, comma 1ter

• 1-ter. Il responsabile della conservazione può chiedere la conservazione dei documenti informatici o la certificazione della conformità del relativo processo di conservazione a quanto stabilito dall’articolo 43 e dalle regole tecniche ivi previste, nonché dal comma 1 del presente articolo, ad altri

soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie

organizzative e tecnologiche

i conservatori accreditati: articolo 44 bis

• I soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi per conto di terzi ed intendono

conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti del

livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza, chiedono l’accreditamento presso DigitPA

• Si applicano, in quanto compatibili, gli articoli 26 (requisiti dei certificatori), 27 (certificatori qualificati), 29 (accreditamento, ad eccezione del comma 3, lettera a) e 31 (vigilanza)

• I soggetti privati di cui al comma 1 sono costituiti in società di

capitali con capitale sociale non inferiore a euro 200.000

i conservatori accreditati: il riferimento all’articolo 29 sulla qualificazione

• La qualificazione deve implicare la capacità di:

– dimostrare l’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria,

– utilizzare personale dotato delle conoscenze specifiche, dell’esperienza e

delle competenze necessarie per i servizi forniti, in particolare della competenza archivistica a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore tecnologico, della dimestichezza con procedure di sicurezza appropriate ed essere in grado di rispettare le norme previste

– applicare procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate (standard internazionali tra cui UNI 11386:2010 SInCRO, norme di sicurezza ETSI, ISO 14721 OAIS, ISO 16363 sui depositi certificati)

– utilizzare sistemi affidabili e che garantiscono la sicurezza tecnica e

crittografica dei procedimenti in conformità a criteri di sicurezza riconosciuti

in ambito europeo e internazionale

continuità operativa: articolo 50 bis - 1

• In relazione ai nuovi scenari di rischio, alla crescente complessità dell’attività istituzionale caratterizzata da un intenso utilizzo della tecnologia dell’informazione, le pubbliche amministrazioni predispongono i piani di

emergenza in grado di assicurare la continuità delle

operazioni indispensabili per il servizio e il ritorno alla normale operatività.

• Il Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione assicura l’omogeneità delle soluzioni di continuità operativa definite dalle diverse Amministrazioni e ne informa con cadenza almeno annuale il Parlamento.

continuità operativa: articolo 50 bis - 2

• A tali fini, le pubbliche amministrazioni definiscono (sulla base di studi di fattibilità valutati da DigitPA):

– a) il piano di continuità operativa, che fissa gli obiettivi e i principi da perseguire, descrive le procedure per la gestione della continuità operativa, anche affidate a soggetti esterni. Il piano tiene conto delle potenziali criticitàrelative a risorse umane, strutturali, tecnologiche e contiene idonee misure preventive. Le amministrazioni pubbliche verificano la funzionalità del piano di continuità operativa con cadenza biennale

– b) il piano di disaster recovery, che costituisce parte integrante di quello di continuità operativa di cui alla lettera a) e stabilisce le misure tecniche e organizzative per garantire il funzionamento dei centri di elaborazione dati e delle procedure informatiche rilevanti in siti alternativi a quelli di produzione. DigitPA, sentito il Garante per la protezione dei dati personali, definisce le linee guida per le soluzioni tecniche idonee a garantire la salvaguardia dei dati e delle applicazioni nformatiche, verifica annualmente il costante aggiornamento dei piani di disaster recovery delle amministrazioni interessate e ne informa annualmente il Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione.

sicurezza dei dati, dei sistemi, delle infrastrutture delle pp.aa.: articolo 51

• 1. Le norme di sicurezza definite nelle regole tecniche di cui all’articolo 71 garantiscono l’esattezza, la disponibilità, l’accessibilità, l’integrità e la riservatezza dei dati. Con le regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71 sono individuate le modalità che garantiscono l’esattezza, la disponibilità, l’accessibilità, l’integrità e la riservatezza dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture.

• 1-bis. DigitPA, ai fini dell’attuazione del comma 1:– a) raccorda le iniziative di prevenzione e gestione degli incidenti di

sicurezza informatici;– b) promuove intese con le analoghe strutture internazionali;– c) segnala al Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione

il mancato rispetto delle regole tecniche di cui al comma 1 da parte delle pubbliche amministrazioni.

• 2-bis. Le Amministrazioni hanno l’obbligo di aggiornare tempestivamente i dati nei propri archivi, non appena vengano a conoscenza dell’inesattezza degli stessi.

sicurezza dei dati, dei sistemi, delle infrastrutture delle pp.aa.: articolo 51

• 1. Le norme di sicurezza definite nelle regole tecniche di cui all’articolo 71 garantiscono l’esattezza, la disponibilità, l’accessibilità, l’integrità e la riservatezza dei dati. Con le regole tecniche adottate ai sensi dell’articolo 71 sono individuate le modalità che garantiscono l’esattezza, la disponibilità, l’accessibilità, l’integrità e la riservatezza dei dati, dei sistemi e delle infrastrutture.

• 1-bis. DigitPA, ai fini dell’attuazione del comma 1:– a) raccorda le iniziative di prevenzione e gestione degli incidenti di

sicurezza informatici;– b) promuove intese con le analoghe strutture internazionali;– c) segnala al Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione

il mancato rispetto delle regole tecniche di cui al comma 1 da parte delle pubbliche amministrazioni.

• 2-bis. Le Amministrazioni hanno l’obbligo di aggiornare tempestivamente i dati nei propri archivi, non appena vengano a conoscenza dell’inesattezza degli stessi.

valutazioni complessive

• Il ritardo nel riconoscimento della centralità del problema lascia margini ampi alla scelta delle singole amministrazioni

• E’ indispensabile definire linee d’azione nazionali, approvare policy interne adeguate e adottare infrastrutturecommisurate alle dimensioni e ai mezzi dei singoli enti di conservazione e delle diverse aree della produzione documentaria (depositi digitali e manuali per la produzione di documenti digitali e per la loro conservazione, nonché per la gestione delle responsabilità specifiche)

• Il CAD ha una impostazione generica che tende a ricondurre la conservazione a problemi di sicurezza, ma lascia aperti spazi di approfondimento con le regole tecniche

le potenzialità del nuovo CAD

• il riconoscimento della necessità di discipline particolari (da approvare con dpcm ad hoc ) per la conservazione sostitutiva di particolari tipologie di documenti analogici originali (garanzie di controllo nel processo di formazione);

• l’ancoraggio al protocollo informatico delle caselle di pec

• la norma stabilisce uno stretto collegamento tra il responsabile del servizio di protocollo e archivio e il responsabile della conservazione (garanzie di continuità nella

catena delle responsabilità);

• le norme sull’obbligo dei piani di continuità operativa e di

disaster recovery e di sicurezza (garanzie di protezione dei

contenuti digitali)

i nodi da affrontare nelle regole tecniche

• Definizione dei livelli e delle modalità di cooperazione tra responsabile degli archivi correnti e conservazione digitale

• Definire l’obbligo e la struttura minima del manuale di

conservazione e della sua integrazione con il manuale di gestione

• Sviluppare regole per l’interoperabilità nella trasmissione (come nel caso della segnatura XML) e sostenere processi di cooperazione applicativa finalizzati a favorire l’automazione nei processi di trasmissione nello spazio e nel tempo

il manuale di conservazione

• Il manuale operativo della conservazione non è indicato in modo esplicito nella normativa (anche se è citato come strumento di supporto dal dpcm 30 marzo 2009 che approva le nuove regole tecniche in materia di firme digitali)

• E’ possibile (opportuno) integrarlo nel manuale di gestione

(che include procedure rilevanti a fini di conservazione) dei documenti nella forma di un allegato

la conservazione nel manuale di gestione

• regole di selezione, versamento e conservazione

• sicurezza (diritti di accesso, protocollo di emergenza, gestione dei supporti)

• conservazione del registro di protocollo informatico (periodicità coerenti con le esigenze della sicurezza, responsabilità distinte)

• uso e validità giuridica nel tempo della firma digitale (natura e titolarità, procedure di sicurezza soprattutto con riferimento al controllo degli accessi: identificabilità degli utenti, mantenimento dei file di log, verifica della firma,ecc.)

• procedure per la conservazione a norma (anticipata? sostitutiva?)

• uso di formati per i documenti in grado di garantire leggibilità nel tempo, interscambiabilità, immutabilità e persistenza e compatibilità con i meccanismi di firma (html, xml, pdf-a.tiff, txt)

qualche suggerimento per il manuale di conservazione

• Il manuale operativo della conservazione può assumere la finalità di definire un intervento di pianificazione delle procedure necessarie per la conservazione (vedi anche articoli 50 bis e 51 del CAD)

• Riferimento utile: le misure operative per la conservazione e la sicurezza

previste per i certificatori accreditati che gestiscono le firme elettroniche ai sensi del CAD (dpcm 30 marzo 2009 - Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme digitali e validazione temporale dei documenti informatici): articoli 31 (piano della sicurezza), 32 (sistema di controllo), 33 (sistema di qualità del certificatore), 34 (organizzazione del personale addetto alla certificazione), 35 (requisiti di competenza ed esperienza del personale) e 36 (manuale operativo).

le criticità della cosiddetta conservazione anticipata

• La normativa nazionale non risolve il nodo di una sedimentazione archivistica governata e razionale, ma si limita a stabilire obblighi di interoperabilità dei servizi di firma e di marcatura

• E’ necessario definire le modalità per la creazione dei volumi/lotti di conservazione con particolare (ma non esclusivo) riferimento ai documenti firmati digitalmente a cura del responsabile della conservazione (lotti o volumi di conservazione gestiti con indici di conservazione riferiti alla procedura di chiusura dei documenti memorizzati a fini di conservazione sostitutiva e alla creazione e gestione di file di chiusura previsti dalle delibere Cnipa)

volumi o lotti di conservazione

• Nei sistemi di conservazione sostitutiva un volume o un lotto diconservazione è costituito dall’insieme dei file oggetto di conservazione e da un file ausiliario (indice o file di chiusura) che contiene informazioni identificative per ogni file conservato (almeno un codice identificativo e l’impronta). A fini di integrità l’indice deve essere firmato digitalmente dal responsabile della conservazione e corredato di un riferimento temporale opponibile ai terzi, che può essere una marca temporale.

• L’indice, con firma e riferimento temporale, è finalizzato ad assicurare l’inalterabilità di ogni file memorizzato nel sistema di conservazione (grazie all’impronta), la sua identificazione mediante un codice univoco e la data certa di memorizzazione nel sistema mediante la marcatura temporale. Si tratta di uno strumento definito dalla delibera Cnipa del 2004 e sviluppato dai fornitori dei servizi di conservazione sostitutiva al fine di assicurare garanzie di controllo al processo di acquisizione e tenuta di file digitali firmati.

consolidamento di documenti sottoscritti e conservazione

• Poiché un volume o un lotto di conservazione èobbligatoriamente corredato di un riferimento temporale opponibile ai terzi (marcatura temporale), tale procedura viene utilizzata non solo al fine di digitalizzare documenti analogici ma anche per risolvere il problema del consolidamento (processo di apposizione di una marca temporale a un documento dopo averne verificato la validitàin termini di certificato non scaduto, non revocato o sospeso e integrità del contenuto) dei documenti informatici sottoscritti (considerata la difficoltà organizzativa e tecnologica delle amministrazioni e dei privati).

i limiti della procedura

• “Tuttavia, poiché in un volume si accumulano un certo numero di documenti e solo al termine dell’accumulo si applicano la firma del RdC ed il riferimento temporale, può trascorrere un tempo significativo tra la sottoscrizione del documento ed il riferimento temporale. Se una revoca o una scadenza di certificato capita in quell’intervallo, si perde il valore probatorio” (Baudizzone)

l’indice di conservazione o file di chiusura: contenuti e formato

• Le disposizioni regolamentari (dpcm 31 marzo 2009) non danno indicazioni specifiche sulle modalità operative di tale processo né sul formato del cosiddetto “file di chiusura” (il termine indice è citato in forme scarsamente comprensibili tra i compiti del responsabile della conservazione ed è frutto della inconsapevolezza di chi ha scritto quelle norme).

• L’interoperabilità è quindi a rischio sia in relazione a servizi forniti da fornitori diversi per quanto riguarda l’apposizione di firme e di marcature temporali sia con riferimento a sistemi di indicizzazione utilizzati nel tempo anche da parte dello stesso fornitore.

standard e raccomandazioni: lo standard UNI SINCRO

• Lo standard SInCRO è stato elaborato dalla Commissione UNI-DIAM e in particolare dal comitato sulla gestione dei documenti e degli archivi per iniziativa di fornitori preoccupati per la qualità nel tempo dei servizi offerti (Ferri e Baudizzone)

• Ha la finalità di definire una struttura di dati in XML che consenta di predisporre sia le informazioni identificative minime (previste dal legislatore) che una infrastruttura generale in grado di gestire tutte le informazioni archivistiche necessarie al processo di formazione e tenuta dei documenti digitali in modo da assicurare l’interoperabilità tra sistemi e la conservazione a lungo termine

• Presuppone un corretto processo a monte di analisi archivistica dei

documenti da digitalizzare e conservare e un adeguato sistema di tenuta

dei documenti negli archivi correnti

le procedure del governo federale degli Stati Uniti per la dematerializzazione ‘sostitutiva’ (scan and destroy

policies): FAR 4.7

• I documenti originali non devono essere esibiti a fini di verifica (audit) se chi ha prodotto la copia sostitutiva (contractor) fornisce le immagini elettroniche del documento e risponde ai seguenti requisiti:1. L’adozione di procedure in grado di assicurare che il processo di

imaging conservi immagini accurate inclusive delle firme e che il

processo sia affidabile e sicuro in grado di mantenere l’integrità dei documenti

2. L’adozione di un sistema efficace di indicizzazione in grado di consentire un accesso opportuno e tempestivo ai documenti riprodotti

3. La tenuta dei documenti originali riprodotti per almeno un anno

dopo la digitalizzazione in forma di immagine al fine di permettere la validazione periodica dei sistemi di imaging (4.703(c))

indicazioni di approfondimentohttp://www.interpares.org (progetto InterPARES)

http://www.casparpreserves.eu (progetto Caspar)

http://JISC-REPOSITORIES@JISCMAIL.AC.UK (lista per i depositi digitali)http://www.ukoln.ac.uk/repositories/digirep/index/JISC_Digital_Repository_Wiki (rete per depositi digitali)

http://www.si.umich.edu/CAMILEON/ (Creative archiving at Michigan and Leeds emulating the old on the new)

http://www.sdsc.edu/NARA (progetto del National Archives di Washington

http://www.erpanet.org (Erpanet)

http ://www.dpconline.org (Digital preservation coalition, UK)

http://www.digitaleduurwaamheid.nl (Digital preservation testbed, NL)

http://www.pro.gov.uk/about/preservation/digital/pronom/default.htm (TNA: PRONOM File Format Database) e http://droid.sourceforge.net/wiki/index.php/Introduction (DROID)

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http://www.digitalpreservation.gov/formats/intro/format_eval_rel.shtml (sui formati secondo la Library of Congress)

http://ec.europa.eu/idabc/en/document/3428/556 (The IDABC PEGSCO Recommendations on Open Document Formats can be found on the IDABC website - as well as further information on related IDABC activities)

http://www.jisc.ac.uk/whatwedo/programmes/programme_preservation/2008sigprops.aspx (Progetto INSPECT)

http://repinf.pbworks.com (REPINF: interoperabilità tra depositi digitali)

http://www.jiscinfonet.ac.uk/infokits/repositories//index_html (JISC, Infokit Digital Repository, 2010)