La gestione del protocollo informatico Classificazione...

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La gestione del protocollo informaticoClassificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti

Seminario ANAI-ASL RMF Civitavecchia

Bracciano, Ospedale Padre Pio

13 giugno 2011

Silvia Trani

[email protected]

[email protected]

Parte del materiale didattico a cura della Prof.ssa Mariella Guercio

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Temi (1)

I. Il sistema documentario: ruolo e nuova centralità

- definizioni e riflessioni generali

II. I requisiti archivistici: funzioni, regole e strumenti

della gestione documentale

- le fasi della gestione documentale: attività e strumenti

-la valutazione, la selezione, la conservazione e lo scarto

- gli obblighi secondo il Codice dei beni culturali e del

paesaggio (dlgs 42/2004 e successive modifiche)

- il trasferimento e il versamento

- il piano di conservazione

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Temi (2)

III. I requisiti organizzativi: strutture, ruoli e

responsabilità

- il Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei

flussi documentali e degli archivi

- il responsabile del Servizio

IV. Accesso, consultabilità e tutela della riservatezza e

della privacy

- il quadro normativo

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Temi (3)

V. Il manuale di conservazione

- riflessioni introduttive: ruolo e funzione del manuale di

gestione

- riferimenti normativi

- linee guida per la stesura

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I

Il sistema documentario:

ruolo e nuova centralità

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Definizioni e riflessioni generali (1)

sistema documentario

profilo fisico/oggettivo (corpus documentario funzionalmente strutturato e organizzato che un soggetto

produce/acquisisce nell’esercizio delle sue funzioni)

e profilo logico/organizzativo (regole, procedure e strumenti per la produzione, gestione e conservazione del

corpus documentario)

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componente essenziale del sistema informativo dell’ente

per il supporto ai processi decisionali

per la “testimonianza” delle attività svolte

per la conservazione e valorizzazione del patrimonio di informazioni e suo uso avanzato (grazie alle nuove

tecnologie)

fini amministrativi e di trasparenza

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ed ancora componente essenziale della “memoria” della

collettività (obblighi conservativi dell’ente)

fini di ricerca

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gestione documentale

funzione di organizzazione e controllo generale e sistematico esercitata da qualsiasi soggetto (soprattutto

una struttura organizzata) sulla propria documentazione al fine di disporre del necessario supporto informativo-

documentario per lo svolgimento efficiente della propria attività sia a fini interni che a fini di trasparenza

amministrativa

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gestione documentale e conseguenze teoriche-concettuali

1. “autonomia” della gestione documentale

� comunità scientifica internazionale (dottrina anglosassone):

separazione record management dall’archivio

� comunità scientifica nazionale: spostamento della funzione

archivistica dalla fase conservativa a quella gestionale

(necessità di intervento anche al momento della creazione

dei documenti, coerentemente con la concezione unitaria

dell’archivio come complesso organico)

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2. ampliamento e ripensamento dei confini e ruoli

disciplinari

� nuova interpretazione dell’archivio come componente del più

ampio sistema documentario (insieme dei documenti prodotti /

acquisiti e complesso di principi, regole e strumenti di governo)

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3. novità/specificità delle attuali riflessioni teoriche

�tentativo di descrivere analiticamente il contesto di

produzione e gestione dei documenti

�di formalizzarlo in modelli capaci di rappresentare i principi,

regole e strumenti che sovrintendono alla gestione documentale

(anche a seguito dell’impatto delle nuove tecnologie che hanno

comportato un’accelerazione nell’evoluzione delle forme

organizzative e nella razionalizzazione processi di lavoro)

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la funzione documentaria come strumento di innovazione per l’amministrazione “digitale”

1. introduzione diffusa di ICT implica in ogni settore una continua revisione dell’esistente in termini di:

�superamento di criticità tradizionali, ma anche di quelle indotte dall’innovazione sfruttamento di potenzialità

� valutazione della specificità e complessità degli oggetti su cui si interviene

2. necessità di comprendere in cosa consista l’amministrazione “digitale”e quanto si prestino i sistemi documentari a sostenerla senza indebolire le proprie originarie funzioni di certezza

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le disposizioni sulla gestione informatica dei documenti

1. interventi ripetuti del legislatore nella definizione di

principi, strumenti e regole finalizzati a coniugare la qualità delle

trasformazioni con l’efficienza, la trasparenza e un utilizzo facile

degli strumenti che le tecnologie ci rendono disponibili

2. i sistemi documentari sono sempre stati al centro della

normativa, ma assai poco al centro degli investimenti

pubblici e della ricerca a livello di mercato

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3. efficacia delle disposizioni insoddisfacente per

�incapacità di sostenere il processo di regolamentazione con

interventi di guida operativa

�valutazione limitativa, molto “tradizionale” (certamente non

sostenuta da una dimensione interdisciplinare) e semplificata

delle stesse potenzialità dell’innovazione tecnologica in termini

di miglioramento dei processi, di integrazione delle informazioni

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4. continue trasformazioni normative sono segno della difficoltà di far decollare, progettare e realizzare concretamente e con successo i processi di innovazione legati ai programmi di e-government (progettato il futuro con i limiti e i difetti del presente; pianificati interventi minimali)

5. organizzazioni pubbliche hanno gestito con prudenza, quasi con diffidenza i processi di innovazione per

�mancanza di risorse

�cautela

�ostilità all’innovazione

�insufficiente comprensione delle potenzialità

�consapevolezza della complessità dei nodi da sciogliere

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insuccessi dei progetti

1. sopravvalutazione delle soluzioni tecnologiche e di una

regolamentazione tecnica dettagliata che non si sono tradotte in

soluzioni qualificate e innovative

2. rallentamento dei processi formativi e delle attività di

ricerca, (necessità di formazione continua e di sviluppo di

strumenti di gestione documentaria avanzati)

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3. rinuncia con il CAD a sostenere un quadro normativo

unitario che tenga conto di una produzione documentaria

necessariamente ibrida, di un approccio multi e interdisciplinare

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criticità sottovalutate

1. frammentazione tradizionale dei processi amministrativi non è automaticamente superata dagli interventi di innovazione tecnologica e organizzativa se non è accompagnata da una gestione unitaria che tenga insieme e governi i processi di innovazione, le motivazioni generali e le finalità specifiche (es. organizzando e gestendo con facilità ed efficienza fascicoli in relazione, se opportuno, con i procedimenti amministrativi o loro fasi)

2. trasformazioni organizzative e processi di informatizzazione non maturati e non coordinati creano danni pari (o maggiori) ai ritardi che si vorrebbero colmare

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3. obiettivi istituzionali, esigenze funzionali e aspettative

personali devono essere contemperati e armonizzati nella

gestione dei processi di innovazione delle PA

4. rilevanza del ricorso a personale tecnico e professionalizzato

(in parte sottolineata nelle indicazioni dal D.P.R. 445/2000) è

stata spesso ignorata

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qualità nell’esercizio della funzione documentale dipende

1. dal grado di attendibilità e di interazione del sistema

documentario e dei documenti nella fase di formazione e

gestione

�organizzazione stabile (mediante la classificazione /

fascicolazione)

�controllo sulle responsabilità

�certezza dei dati sulla produzione/acquisizione dei documenti

�interoperabilità tra le componenti

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2. dall’autenticità dei documenti e delle informazioni per

l’accesso ai documenti

�nello spazio (trasmissione)

�e nel tempo (conservazione)

3. dalla capacità di garantire l’accessibilità nel tempo

�mantenimento della leggibilità e intelligibilità dei documenti e

del sistema documentario

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individuare e adottare corretti requisiti funzionali

� tecnico-archivistici (modelli di gestione dei

flussi, criteri di formazione e ordinamento del

sistema documentario)

� organizzativi (strutture, responsabilità, risorse

umane)

� tecnologici (definizione di architetture,

valutazione dei prodotti, monitoraggio)

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II

I requisiti archivistici:

funzioni, regole e strumenti della gestione documentale

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Le fasi della gestione documentale: attività

e strumenti (1)

un modello basato su

� quadro normativo

� standard e linee guida nazionali e internazionali

� dottrina archivistica

� progetti e ricerche nazionali e internazionali

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e strumenti (2)

quadro normativo

� l. 241/1990 (procedimento amministrativo e diritto di accesso) e successive modifiche (l. 15/2005, dpr184/2006)

� dpcm 31 ott. 2000 (regole tecniche protocollo informatico)

� dpr 445/2000 (TU sulla documentazione amministrativa; capo IV-Sistema di gestione informatica dei documenti)

� deliberazione CNIPA 11/2004 (riproduzione e conservazione sostitutiva: abr.)

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e strumenti (3)

� dpr 68/2005 (PEC) e successive modifiche

� d.lgs 82/2005 (codice dell’amministrazione digitale) e successive modifiche (d.lgs 235/2010)

� l. 124/2007 (sistema di informazione per la sicurezza e nuova disciplina del segreto)

� d.lgs 196/2003 (codice in materia di protezione dei dati personali)

� d.lgs 42/2004 (codice dei beni culturali) e successive modifiche

� dpr 37/2001 (commissioni di sorveglianza)

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e strumenti (4)

standard e linee guida nazionali e internazionali

� UNI/ISO 15489-1:2006, Gestione dei documenti di

archivio-Parte 1: Principi generali; UNI/ISO TR 15489-

2:2007, Gestione dei documenti di archivio-Parte 2: Linee

guida (guida applicativa di UNI/ISO 15489-1:2006)

� Progetto AURORA (Amministrazioni unite per la

redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche

nel protocollo informatico)

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e strumenti (5)

� Model Requirement for the Management of Electronic Records

(MoReq): 2001 (MoReq1); 2008 (MoReq 2); 2010

(nuova versione MoReq)

� International Council on Archives, Principles and

Functional Requirements for Records in Electronic Office

Environments, 2008

� International Council on Archives: ISAD (G), ISAAR

(CPF), ISDF

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e strumenti (6)

i 3 momenti “convenzionali” nella teoria italiana

� archivio corrente = documenti attivi in corso di

trattazione

� archivio di deposito = documenti semi-attivi

� archivio storico = documenti inattivi

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e strumenti (7)

i 4 momenti “convenzionali” nella teoria tedesca

(sviluppata anche nel mondo anglosassone)

� “registratura corrente”

� “registratura di deposito”

� “prearchivio” (o “archivio intermedio” della teoria francese)

� “archivio” = documenti che hanno superato le 3 fasi iniziali e sono conservati permanentemente

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e strumenti (8)

archivio corrente

momento originario nel quale la documentazione

� si registra

� si classifica

� si conserva

� si gestisce

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e strumenti (9)

prevalenza valore giuridico-amministrativo-legale dei

documenti

interesse primario dell’ufficio produttore

responsabilità conservazione dell’ufficio produttore

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e strumenti (10)

archivio di deposito

momento intermedio nel quale

�si accolgono le pratiche concluse dall’archivio corrente

� si conserva la documentazione per il tempo ritenuto necessario dall’ufficio produttore (in base a necessità interne e alla normativa generale)

� si conserva per 40 anni la documentazione ritenuta di “interesse storico”

� si deve garantire la fruizione (individuazione e accesso) da parte delle strutture interne

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e strumenti (11)

“ diminuzione” del valore giuridico-amministrativo-legale dei documenti

“ crescita” del valore di testimonianza storica dei documenti

“ diminuzione” interesse primario dell’ufficio produttore

“ crescita” interesse delle strutture o dell’Amministrazione deputate/a alla salvaguardia del patrimonio documentario

responsabilità conservazione della struttura interna competente in materia di tenuta delle carte semi-attive

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e strumenti (12)

archivio storico

momento finale nel quale la documentazione

�si conserva permanentemente

� si ordina/riordina e inventaria

� si rende fruibile all’utenza esterna

� si valorizza

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e strumenti (13)

“ diminuzione” del valore giuridico-amministrativo-legale dei documenti

“ crescita” del valore di testimonianza storica dei documenti

interesse e responsabilità della struttura interna competente in materia di conservazione della

documentazione storica o dell’Amministrazione deputata alla salvaguardia e conservazione del patrimonio

documentario (AS)

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e strumenti (14)

le diverse fasi di esistenza dell’archivio non

contrastano il principio dell’unitarietà

dell’archivio

suddivisioni in fasi =

diverse procedure gestionali e diversi strumenti

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e strumenti (15)

il modello italiano di gestione documentale

1. realizzazione di sistemi di protocollo informatico e

sostituzione dei registri di protocollo cartacei (445/2000)

2. realizzazione di sistemi informativi automatizzati

finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei

procedimenti amministrativi (445/2000)

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e strumenti (16)

3. requisiti del sistema di gestione informatica dei documenti�garantire la sicurezza e l’integrità del sistema� garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscita�fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti dalla stessa formati nell’adozione dei provvedimenti finali�consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati

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e strumenti (17)

�consentire, in condizioni di sicurezza, l’accesso alle

informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati,

nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle

persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati

personali

�garantire la corretta organizzazione dei documenti

nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio

adottato

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e strumenti (18)

4. AOO (445/2000; dpcm 31 ott. 2000)

5. Servizio per la gestione informatica dei documenti dei

flussi documentali e degli archivi(445/2000; dpcm 31 ott.

2000)

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e strumenti (19)

registrazione dei documenti

identificazione univoca e data certa

di acquisizione / formazione

(445/2000; dpcm 31 ott. 2000)

registrazione di protocollo per tutti i documenti ricevuti e

spediti e per tutti i documenti informatici

( “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti”)

registrazione particolare di altre tipologie documentarie

(deliberazioni, fatture, ecc.)

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e strumenti (20)

classificazione e organizzazione dei documenti

“attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti,

protocollati e non (spediti, ricevuti, interni) di un soggetto

produttore secondo uno schema articolato di voci che identificano funzioni, attività e materie specifiche del soggetto con la finalità principale di individuare per ciascun documento la voce finale di appartenenza all’interno di un fascicolo o di una

unità archivistica definita”

“attribuire a ciascun documento un indice (indice di classificazione) desunto da una struttura di voci (piano di

classificazione)”

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e strumenti (21)

piano di classificazione

“schema generale di voci sistematicamente ordinate, stabilite in

modo uniforme, rispondenti ai bisogni funzionali (e non alla

struttura organizzativa in continua trasformazione) del soggetto

produttore e articolate tendenzialmente in modo gerarchico al

fine di identificare, appunto secondo uno schema logico-

sistematico che va dal generale al particolare, l’unità archivistica”

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e strumenti (22)

per affrontare adeguatamente l’attività di corretta

formazione dell’archivio (cartaceo i digitale) è

indispensabile predisporre un quadro/piano di

classificazione o titolario coerenti sulla base di

un’adeguata analisi delle funzioni e delle attività del

soggetto produttore

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e strumenti (23)

�il sistema di classificazione è lo strumento che permette di

organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico

con riferimento alle funzioni e alle attività dell’amministrazione

interessata (dpcm 31 ott. 2000)

�nel mdg deve essere riportato anche il sistema di

classificazione, con l’indicazione delle modalità di

aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai

tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione,

anche in riferimento all’uso di supporti sostitutivi (dpcm 31 ott.

2000)

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e strumenti (24)

�gestione dei documenti è l’insieme delle attività finalizzate alla

registrazione di protocollo e alla classificazione,

organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti

amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,

nell’ambito del sistema di classificazione adottato; essa è

effettuata mediante sistemi informativi automatizzati (dpr

445/2000)

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e strumenti (25)

� ciascuna amministrazione individua, nell’ambito del proprio

ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica

o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative

omogenee (AOO), assicurando criteri uniformi di

classificazione e archiviazione, nonché di comunicazione

interna tra le aree stesse (dpr 445/2000)

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e strumenti (26)

�il sistema di gestione informatica dei documenti deve garantire

la sicurezza e integrità del sistema; garantire la corretta e

puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita; ed

anche fornire informazioni sul collegamento esistente tra

ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i

documenti della stessa formati nell’adozione dei provvedimenti

finali; garantire la corretta organizzazione dei documenti

nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato

(dpr 445/2000)

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e strumenti (27)

�l’ operazione di segnatura di protocollo può includere l’indice di classificazione del documento, qualora tale informazione sia disponibile già al momento della registrazione di protocollo (dpr 445/2000)

�le operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistemadi gestione informatica dei documenti, oltre a quelle indicate per la registrazione di protocollo e per l’operazione di segnatura di protocollo, prevedono anche le operazioni di classificazione(dpr 445/2000)

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e strumenti (28)

� le amministrazioni determinano autonomamente e in modo

coordinato per le AOO, le modalità di attribuzione dei

documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi

procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione

d’archivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a

registrazione di protocollo (dpr 445/2000)

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e strumenti (29)

�il sistema per la gestione dei flussi documentali (oltre a garantire: sicurezza/integrità del sistema; corretta/puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata/uscita; fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall’amministrazione e i documenti formati dalla stessa nell’adozione dei provvedimenti finali; consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; consentire, in condizione di sicurezza e nel rispetto della tutela delle persone e dei dati personali, l’accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati; corretta organizzazione dei documenti nell’ambito del sistema di classificazione d’archivio adottato) deve fornire informazione sul legame tra ciascun documento registrato, il fascicolo e il singolo procedimento cui esso èassociato(dpr 445/2000)

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e strumenti (30)

�il trasferimento dei fascicoli e delle serie documentarie relative a procedimenti conclusi [all’archivio di deposito deve avvenire almeno una volta ogni anno e deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente (dpr 445/2000)

�il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (in ogni AOO) deve elaborare e aggiornare il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei beni culturali (dpr 445/2000)

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e strumenti (31)

� gestione informatica dei documenti è l’insieme delle attività

finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché

alla classificazione, organizzazione, assegnazione,

reperimento e conservazione dei documenti amministrativi

formati o acquisiti dalle amministrazione, nell’ambito del

sistema di classificazione d’archivio adottato, effettuate

mediante sistemi informatici (dlgs 82/2005, mod. dlgs

235/2010)

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e strumenti (32)

� la pubblica amministrazione titolare del procedimento può

raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i

dati del procedimento medesimo da chiunque formati (dlgs

82/2005, mod. dlgs 235/2010)

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e strumenti (33)

in sintesi la classificazione

�guida la stabile sedimentazione dell’archivio fin dal momento in cui si forma

�garantisce il controllo di archivi ibridi

�assicura l’identificazione di nuove forme di produzione documentaria che altrimenti potrebbero sfuggire alla identificazione (es. database di natura archivistica)

�sostiene, e in buona sostanza, determina la corretta definizione del necessario vincolo archivistico in ambienti organizzativi complessi (stabilità e completezza alla produzione documentaria nel corso del processo decisionale)

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e strumenti (34)

�assicura la corretta e flessibile gestione dei procedimenti (spesso non riconducibili a un unico fascicolo)

�garantisce l’identificazione dei documenti pervenuti in connessione con le attività svolte

�concorre, con altri sistemi, al reperimento rapido dei documenti (non solo di singoli documenti ma anche dei loro aggregati informativamente giuridicamente significativi) e ne consente l’immediata contestualizzazione interpretativa

�pone premesse utili per la razionale riutilizzazione del contenuto informativo dei documenti e per la costruzione di un patrimonio di conoscenza ed esperienza istituzionale

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e strumenti (35)

�accresce la possibilità di acquisire informazioni e documenti

coerenti creando collegamenti stabili tra voci diverse o tra

contenuti correlabili

�supporta i processi di selezione (base di qualunque

intervento conservativo)

�facilita l’accesso e la gestione della tutela della privacy,

rendendo possibile allargare le maglie della consultabilità

�fornisce la guida per il riordinamento di archivi disordinati

�consente di definire responsabilità chiare per la gestione

dei documenti e di verificarne l’esercizio

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e strumenti (36)

obiettivi della classificazione come strumento di

sedimentazione

�individuazione della posizione logica di ogni documento all’interno del sistema documentario secondo criteri rispondenti alle specifiche modalità operative dell’ente (organizzazione archivio)

�collegamento formazione dei documenti e loro conservazione = piani integrati di classificazione/conservazione (selezione programmata e razionale finalizzata all’individuazione delle tipologie di unitàarchivistiche e non dei documenti)

�supporto all’individuazione delle responsabilità specifiche per la gestione documentaria = attribuzione di ogni livello finale del piano di classificazione alla struttura competente

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e strumenti (37)

l’archivio di deposito

�insieme dei documenti semiattivi di un soggetto produttore

� deposito (locale) dove i documenti semiattivi sono conservati

�nella normativa nazionale la permanenza massima è di 40 anni

dall’esaurimento della pratica; in ogni caso si tratta di termini

variabili

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e strumenti (38)

� la fase semi-attiva è una fase critica e cruciale (“limbo”negli USA, “purgatorio” nell’UK: stato provvisorio di transizione) per la salvaguardia del patrimonio archivistico, sia dal punto di vista fisico che dal punto di vista intellettuale:

a) è in questa lunga fase che il documento mantiene o perde la

sua qualità informativa (che dipende dal mantenimento del

vincolo archivistico) sia a fini amministrativi che di ricerca

storico-scientifica

b) indica comunque uno stato provvisorio di conservazione

dei documenti fino alla eliminazione o all’invio nell’archivio

storico

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e strumenti (39)

ed ancora

��di norma di norma responsabilità delldell’’ufficio che ha prodotto i ufficio che ha prodotto i documenti (ente che versa/proprietario dei documenti)documenti (ente che versa/proprietario dei documenti)

� accesso garantito e rapido (procedure, distanza, garantito e rapido (procedure, distanza, trasmissione)trasmissione)

� ordine originario dei documenti non modificabile (art. 68 dei documenti non modificabile (art. 68 deldel dprdpr 445/2000 e codice b.c. 42/20004): l445/2000 e codice b.c. 42/20004): l’’ordine deve essere ordine deve essere garantito mediante il controllo intellettuale delle serie garantito mediante il controllo intellettuale delle serie archivistiche che devono essere perciò identificate nel archivistiche che devono essere perciò identificate nel momento stesso in cui entrano nellmomento stesso in cui entrano nell’’archivio (mantenimento archivio (mantenimento del vincolo archivistico)del vincolo archivistico)

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e strumenti (40)

� mantenimento dell’ordine originario: controllo della

movimentazione

� tempi di conservazione definiti

� gestione: movimentazione; accesso

� elaborazione strumenti di gestione: guide topografiche

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e strumenti (41)

infine, condizioni ambientali (per gli archivi cartacei)

� locali sani, puliti, aerati (eventuali ricambi d’aria con ventilatori

temporizzati o con richiami d’aria naturali), ragionevolmente sicuri da

intrusione e da rischi di allagamento

�materiali non facilmente infiammabili né tali da favorire l'installarsi

di agenti biologici, chimici o fisici di degrado (sconsigliati pavimenti e

soffitti di legno, tappezzerie, rivestimenti in materiali plastici,

intercapedini collegate con l'ambiente dei locali d'archivio)

� umidità relativa controllata e stabile (valore ideale tra 55% e 65%)

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e strumenti (42)

�temperatura costante (valore ideale 18°, ma le carte si stabilizzano bene anche a temperature inferiori; consentite oscillazioni di + o – 3°rispetto alla temperatura prescelta)

�caratteri strutturali compatibili con il rilevante peso al metro quadro delle scaffalature e delle carte in esse contenute (almeno 600 Kg/m2

per scaffali tradizionali e almeno 1.200 Kg/m2 per scaffalatura compattabile)

�impianto elettrico a norma, con punti luce che non emettano raggi ultravioletti. Utile un interruttore generale accanto alla porta di uscita dell'archivio (gli impianti a ciclo continuo, come quelli di allarme, dovranno essere alimentati a monte e muniti di batteria tampone che ne assicuri il funzionamento per un certo tempo anche in caso diblack-out)

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e strumenti (43)

� le finestre devono essere provviste di imposte o tapparelle esterne in modo da evitare che i raggi solari sui vetri provochino l’effetto serra. Evitare comunque che l’intensità luminosa, anche indiretta, danneggi i documenti

�da escludere l'esposizione permanente di documenti d'archivio (es. inquadrati e appesi alle pareti) perché gli effetti della luce si sommano nel tempo

� muri del magazzino e porte di comunicazione verso le altre parti dell'edificio: debbono avere caratteristiche diverse a seconda del carico d'incendio del locale

� indispensabili i rilevatori di fumo. L’allarme deve essere collegato a personale in grado di intervenire in qualsiasi momento

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e strumenti (44)

� scaffalature: preferibilmente metalliche, di profondità adeguata alle

dimensioni dei contenitori d’archivio, munite di aperture di aerazione.

Evitare gli armadi a porte scorrevoli e le scaffalature che presentano

sporgenze, bulloni e lamiere taglienti che possono danneggiare i

documenti; se lignee, occorrono periodici trattamenti antiparassitari.

Evitare scaffali alti, meglio quelli il cui ripiano più alto è raggiungibile

senza uso di scala. Piano inferiore ad almeno 15 cm. dal pavimento

per evitare che limitate perdite d'acqua provochino immediatamente

danni ai documenti

� i documenti devono essere consultabili in condizioni di sicurezza in

un locale diverso dal magazzino. Prevedere una semplice attrezzatura

(tavoli, sedie, illuminazione adeguata)

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e strumenti (45)

� eventuale installazione di deumidificatori (prevedere in tal caso un tubo

per lo scarico dell’acqua condensata e una efficiente manutenzione)

�assicurarsi che non possano presentarsi infiltrazioni d'acqua per perdita da

tubazioni (ovviamente evitare di posizionare scaffali d'archivio vicino al

percorso di tubi), per inadeguatezza del tetto o degli infissi (non posizionare

scaffali sotto abbaini o lucernari), per intasamento di tombini e impianti di

scolo, ecc.

�controllare l'umidità di risalita dai muri (inutile impermeabilizzare la

superficie dei muri, meglio un intonaco traspirante se non si può eliminare

del tutto il problema alla fonte)

�se non si può in alcun modo evitare che tubazioni varie attraversino il

locale, lasciarle a vista per una migliore ispezionabilità. e munirle di una

grondaia che scarichi le eventuali perdite senza danni per i documenti

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e strumenti (46)

� preferibile (ed economico) difendersi passivamente grazie a una buona coibentazione dei locali (es. muri spessi, lato nord dell'edificio). Eventuale impianto di riscaldamento/raffreddamento tale tuttavia da non provocare pericoli all’archivio (in particolare si segnalano i rischi che possono provenire da termosifoni ad acqua e da resistenze elettriche; da evitare la vicinanza della caldaia ai locali d’archivio)

�per la sicurezza antincendio attenersi alle prescrizioni dei Vigili del fuoco

�posizionare estintori (preferibilmente del tipo a polvere polivalente) in perfetta efficienza sia all’interno sia all’ingresso dei locali d'archivio

�prevedere inoltre la cartellonistica indicante vie di fuga e posizione degli impianti antincendio

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e strumenti (47)

� prevedere la periodica spolveratura degli scaffali, la pulizia e

l'eventuale disinfestazione dei locali

�far rimuovere e sostituire periodicamente i prodotti antiparassitari e

derattizzanti

�non ingombrare l'archivio con oggetti incongrui (pacchi di moduli

in bianco, bandiere, sedie rotte…) specialmente se infiammabili

�utilizzare carta permanente (grammatura adeguata) per i documenti

destinati alla conservazione di lungo termine

�non conservare i documenti su carta chimica (fax e telex in

particolare)

72

La valutazione, la selezione, la

conservazione e lo scarto (1)

la proliferazione dei documenti una nuova emergenza

�l’eccesso di carte impedisce l’accesso

� lo scarto è stato a lungo considerato dagli archivisti solo in

termini di mutilazione dell’archivio, una operazione negativa: la

teoria archivistica ha sottovalutato il problema e non ha

sviluppato per tempo criteri adeguati di valutazione dei

documenti

73



� lo sviluppo di un ambiente di natura elettronica anche per i

sistemi di gestione dei documenti richiede una metodologia

adeguata, principi definiti, strumenti evoluti

� lo sviluppo dell’outsourcing, cioè del trasferimento a terzi

delle funzioni di gestione dei documenti (inclusa l’attività di

selezione) richiede la definizione di parametri certi e di

standard di qualità per l’assunzione di decisioni e il controllo

dei costi

74



� la valutazione è l’attività di analisi delle tipologie

documentarie per deciderne i termini di conservazione

� la selezione è la decisione circa la durata e la destinazione

finale dei documenti in base alla loro funzionalità archivistica:

distruzione/conservazione

�lo scarto è il risultato della selezione nel caso in cui i

documenti siano destinati alla distruzione

75



la selezione

� tradizionalmente è basata sul concetto di utilitàamministrativa: come attività archivistica autonoma distinta dalle altre attività di gestione dei documenti nasce solo con la Rivoluzione francese (criteri radicali di distruzione di tutto ciò che costituiva testimonianza del feudalesimo)

�in passato il problema della selezione era limitato nella quantità e nella qualità: pochi documenti finali ufficiali, dotati di pubblica fede: titoli legali di proprietà e diritti

76



�i criteri di selezione erano impliciti nelle procedure quotidiane

di archiviazione: i documenti di sintesi sostituivano sempre

quelli analitici precedenti, destinati alla eliminazione (il caso

delle tavolette d’argilla)

�è stata a lungo considerata una mutilazione dell’archivio o,

nella migliore delle ipotesi, un compromesso tra il principio

teorico della conservazione integrale e la necessità pratica di

scartare.

77



�non esiste un fondamento obiettivo ed assoluto

�il fondamento va ricercato nel criterio di selezionare per la

conservazione permanente quei documenti necessari per lo

svolgimento dell’attività in corso e per la piena comprensione delle funzioni istituzionali del soggetto

produttore: i documenti destinati alla distruzione non sono

inutili sul piano amministrativo, néprivi di valore storico; sono meno essenziali per la conoscenza e la valutazione delle funzioni

dell’ente produttore e del modo concreto dell’esercizio delle funzioni medesime svolte

78



�nelle democrazie moderne si selezionano i documenti per la

conservazione anche con lo scopo di rendere chiaro e leggibile il

processo di assunzione delle decisioni politiche, di natura

generale (trasparenza)

79



�la selezione èquindi il risultato della attivitàdi valutazione dei documenti per deciderne i termini di conservazione, ovvero la

durata dei documenti in base a criteri di funzionalitàarchivistica, che sono fissati in base a fini probatori,

amministrativi, informativi e di ricerca (supporto delle decisioni

presenti e future, mezzo di prova legale, surrogato dell’atto o del fatto che il documento rappresenta)

�la selezione è sempre il risultato di un’attivitàdi valutazione di contenuto, ma in modo indiretto e in base al contesto

amministrativo di riferimento: si valuta la funzione che i

documenti svolgono

80



�obiettivo finale: la conservazione permanente dei documenti

necessari a testimoniare l’attività istituzionale dell’ente

produttore, identificare cioè il valore archivistico dei documenti

e selezionarli su tale base

�obiettivo subordinato: risolvere problemi di ridondanza e

mettere i documenti a disposizione della ricerca interna ed

esterna

81



alcune indicazioni generali

� scarto copie senza annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e completezza

�conservazione dei documenti originali e primari con esclusione solo di alcuni materiali preparatori

�conservazione del contenuto giuridico (della notizia): si possono distruggere i documenti primari e originali se le notizie contenute siano a loro volta contenuti in altri documenti originali destinati alla conservazione

82



�possono essere scartati documenti analitici di cui si

conservino documenti riassuntivi (es. documenti contabili

analitici i cui dati si ritrovano in libri contabili)

�conservazione di tutti i repertori (es. registri di protocollo)

83



� valutare la funzione del documento:

a) amministrativa: documenti definiti rispetto alle attivitàistituzionali (statuti, deliberazioni, verbali, circolari, bilanci, rapporti, promemoria generali)

b) legale: documenti individuati sulla base dell’ordinamento giuridico (diritti e obblighi dei singoli, siano essi il personale dell’ente o gli utenti esterni, impegni verso terzi, ecc.): contratti, titoli, ecc.

c) fiscale/contabile: documentazione che testimonia le modalità di impiego, distribuzione e controllo delle risorse finanziarie (fatture, mastri, mandati, libri cassa, ecc.)

84



� selezionare per la conservazione o distruzione intere serie

(selezionare per serie): di norma la selezione non si applica

a singoli documenti ma a raggruppamenti omogenei di

documenti e fascicoli (serie archivistiche)

� oppure adottare tecniche di campionatura, peraltro molto

contestate dal punto di vista teorico (Romiti le giustifica

solo nella pratica, perché il risultato è quello di conservare

spezzoni frammentari di archivi: metodo antiarchivistico)

85



� la tecnica di campionatura può essere:

a) su base soggettiva: qualitativo o statistico

b) su base oggettiva: casuale: secondo cadenze numeriche

(es. 1 ogni 10), presuppone criteri numerici di

identificazione dei documenti. Richiede una difficile

valutazione scientifica dei documenti nel caso di dati

quantitativi complessi; sistematica: individuazione di un

criterio seguito sistematicamente (es. tutti i fascicoli

individuali che inizino con una determinata lettera);

finalizzata: campioni che si riferiscono a individui o

argomenti scelti

86



� verificare la complementarietà e le lacune di serie documentarie prodotte da uffici in corrispondenza reciproca

� individuazione dei documenti “vitali”: tecnica diffusa inNordamerica (ora prevista anche in Europa, ad esempio dagli organi comunitari) di intervento preventivo in caso di disastro (riguarda, generalmente, non più del 4% del patrimonio documentario): si seleziona per una conservazione in duplice copia il materiale che è necessario per dare continuità all’attività dell’ente; richiede un continuo aggiornamento e revisioni periodiche

87



la selezione può

� precedere e/o seguire il versamento (meglio se precede)

� essere affidata agli archivisti o condivisa con gli

amministratori degli enti produttori

� richiedere l’esistenza di strumenti generali di guida (piani di

conservazione)

88



� alcuni tempi di conservazione sono fornite dalla normativa:

a) norme di natura amministrativo-contabile: 10 anni (fatture, note di addebito e accredito, estratti conto, registridi magazzino, pagamenti a terzi, piani dei conti, registri prescritti per legge, docc. su operazioni bancarie come mandati) in base all’art. 2220 del codice civile le scritture contabili e la corrispondenza relativa devono essere conservate per 10 anni dalla data dell’ultima registrazione

b) nel caso di documentazione fiscale: le norme prevedevano come termine di conservazione l’obbligo fino a che non erano definiti gli accertamenti fiscali del corrispondente anno di imposta; le nuove norme sui procedimenti amministrativi hanno stabilito termini inderogabili di 5 anni

89



c) documenti relativi al personale: normativa del Consiglio di

amministrazione dell’ INPS (1966) a fini interni: fascicoli

personali per 40 anni dopo il pagamento dell’ultima rata di

pensione diretta o indiretta (di fatto equivale alla conservazione

illimitata); cartellini orario, documentazione relativa ai concorsi:

10 anni (esclusi gli atti generali e i verbali delle commissioni per

cui èprevista la conservazione illimitata)

90



la selezione in ambiente digitale

�necessario programmare la selezione nella fase di creazione dei documenti, anche se non in modo automatico

�necessario dare sistematicità ai criteri di selezione implicita che distinguono i documenti “ufficiali” di un ente dal materiale documentario che circola all’interno dell’ente in modo informale o improprio: il decentramento e il venir meno delle gerarchie, oltre allo sviluppo di sistemi elettronici di comunicazione rendono impossibile il controllo gerarchico centralizzato

91



�è operazione continuativa, a causa dei problemi di

obsolescenza tecnologica (ogni migrazione richiede una tacita

autorizzazione alla conservazione): la conservazione è

un’attività positiva

�la selezione richiede strumenti di guida e orientamento che

seguono il documento in tutte le fasi di gestione

�necessario definire precocemente e in dettaglio la natura dei

documenti, la loro funzione, le responsabilitànell’ente

92



� un monitoraggio costante deve essere sviluppato soprattutto con riferimento al cambiamento del contesto tecnologico: in alcuni casi può essere necessario procedere a una seconda valutazione in caso di difficile fattibilità “tecnica”della conservazione: il monitoraggio può determinare conseguenze sulla documentazione da conservare e sui termini di trasferimento

� nuove attività e competenze sono necessarie per la preparazione fisica e logica dei documenti elettronici per la selezione (copiatura, migrazione, ecc.) e il trasferimento (informazioni descrittive: termini di trasferimento, elenco delle componenti, documentazione tecnica e archivistica per il trattamento)

93



lo scarto

�differito

�in itinere

�preordinato (piano di conservazione)

94

Gli obblighi secondo il Codice BBCCP(1)

sono beni culturali

�le cose immobili e mobili appartenenti allo Stato, alle regioni,

agli altri enti pubblici territoriali, nonché ad ogni altro ente ed

istituto pubblico e a persone giuridiche private senza fine di

lucro, che presentano interesse artistico, storico, archeologico o

etnoantropologico.

�gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli

altri enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro ente ed

istituto pubblico

95

Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (2)

interventi vietati

�i beni culturali non possono essere distrutti, danneggiati o

adibiti ad usi non compatibili col loro carattere storico o

artistico oppure tali da recare pregiudizio alla loro

conservazione

�gli archivi non possono essere smembrati

96


interventi soggetti ad autorizzazione Ministero BBCC

�lo scarto dei documenti

�il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi

organici di documentazione

�lo spostamento degli archivi correnti dello Stato, degli enti ed

istituti pubblici non è soggetto ad autorizzazione

97


obblighi conservativi

� lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali nonché

ogni altro ente ed istituto pubblico

a) hanno l’obbligo di garantire la sicurezza e la conservazione

dei beni culturali di appartenenza

b) “fissano i beni cultuali di loro appartenenza, ad eccezione

degli archivi correnti, nel luogo di loro destinazione”

c) hanno l’obbligo di conservare archivi nella loro organicità,

di ordinarli (di inventariare i propri archivi storici, costituiti

da documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni)

98


obblighi di versamento agli AS dei documenti conservati

dalle amministrazioni statali

�versamento agli AS di documenti relativi ad affari esauriti da

oltre 40 anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la

conservazione; liste di leva e di estrazione versati 70 anni dopo

l’anno di nascita della classe cui si riferiscono; archivi notarili

versano atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l’esercizio

professionale anteriormente all’ultimo centennio

�AS possono accettare versamenti di documenti più recenti

quando vi sia pericolo di dispersione o danneggiamento

99


� nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto; le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti

�archivi di uffici statali soppressi (…) sono versati agli AS a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto oin parte, ad altri uffici

�commissioni di sorveglianza con il compito di vigilare [sorvegliare] sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti, di curare i versamenti, di identificare gli atti di natura riservata; gli scarti sono autorizzati dal Ministero beni culturali

100


custodia coattiva

� il Ministero BBCC ha facoltà di far trasportare e

temporaneamente custodire in pubblici istituti i beni culturali

mobili (quindi anche gli archivi di deposito) al fine di garantirne

la sicurezza, assicurarne la conservazione o impedirne il

deterioramento

101


violazioni

(incluso lo scarto di documenti non autorizzato) sono punite

�con la nullità degli atti giuridici

�con l’arresto da sei mesi a un anno

�con l’ammenda da euro 775 a 38734,50

si sottolinea che anche la cancellazione di documenti elettronici

è considerato scarto e deve essere quindi autorizzata

102


commissioni di sorveglianza (dpr 37/2001)

�costituzione

�composizione

�periodicità riunione

�responsabilità dei dirigenti degli uffici in merito alla conservazione e corretta gestione degli archivi e alla regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari all’esercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi

�documenti da proporre per lo scarto sono individuati dalla commissione di sorveglianza sugli archivi e approvati dall’Amministrazione archivistica

103


�per i documenti da proporre per lo scarto devono essere

elaborati: 1) relativi elenchi; 2) relazione illustrativa contenente

le motivazioni dello scarto, l’ indicazione della data iniziale e finale di ciascuna serie, nonchédella quantità, almeno approssimativa, dei documenti da eliminare. Elenchi e relazione

illustrativa devono essere trasmessi all’Amministrazione archivistica che deve inviare, entro 120 giorni dal ricevimento, il

nulla osta comprese le modalitàdi scarto (documenti bruciati, macerati o ceduti in libero uso)

�delega al sovrintendente dell’ACS o al direttore dell’AS per il rilascio del nulla osta

104


�le modalitàdi cessione degli atti d’archivio di cui è stato disposto lo scarto vengono stabilite da ciascuna

amministrazione anche attraverso le organizzazioni di

volontariato o la CRI

�le eventuali somme ricavate dalla cessione dovranno essere

versate alla Tesoreria dello Stato

�le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera

consultazione sono inoltrate al Ministero dell’ interno che si deve pronunciare entro 90 giorni

105


elenco per lo scarto

�consistenza materiale (UA o UC)

�peso (per la presa in carico)

�descrizione materiale (tipologia ed estremi cronologici)

�motivazione scarto

106


modello elenco scarto

ELENCO DEG LI ATTI CH E SI PRO PO NG ONO PER L ’EL IM INAZI O NE

N . d’ordi

ne

C lassificazione (1)

Descrizione degli atti (2)

Estrem i cronologici

N . pezzi (3)

Peso in Kg.

(4)

M otivazioni dell’elim inazione

(5)

Data __________________ Firm a (6)____________________ NOTE 1) Si riporta la classificazione che le unità archiv istiche possiedono 2) Descrizione sintetica di ogni voce, sufficiente a rendere riconoscibili i docum enti 3) O ltre alla quantità, specificare anche la qualità dei contenitori (cartelle,fa ldoni,scatole, pacchi, sacchi… ) 4) Il peso può anche essere indicato complessivam ente per tutte le unità che si propongo per lo scarto 5) Indicare sinteticamente il motivo dello scarto e/o la docum entazione alternativa che viene conservata 6) Indicare con chiarezza la qualifica e la responsabilità d i chi firma, apponendo il timbro dell’Ente

107

Il piano di conservazione (1)

di fronte all’emergenza della quantità della produzione

documentaria, la capacità di selezione in modo tempestivo,

corretto dal punto di vista legale ed efficiente è strategica, ma ha

bisogno di strumenti specifici

� controllo sulla formazione dei documenti e dei fascicoli

� controllo sulla accumulazione di documenti e fascicoli nel corso del tempo

� sviluppo tempestivo di criteri di analisi e valutazione dei documenti ai fini della conservazione/eliminazione

� sviluppo di sistemi integrati (piani di conservazione/selezione che connettano le fasi di formazione dell’archivio alla loro tenuta nell’archivio di deposito e storico)

108


il piano di conservazione

� documento debitamente autorizzato che stabilisce i tempi

di attività, semiattività e inattività e il destino ultimo dei

documenti (dpr 445/2000 art. 68)

� uno strumento che permette la:

a) distruzione immediata (anche con procedure abbreviate)

dei documenti ritenuti inutili

b) protezione dei documenti utili per il loro valore giuridico o

storico

c) formalizzazione del trasferimento di responsabilità

109


d) riduzione delle spese per attrezzature e locali

e) soddisfazione della trasparenza amministrativa

f) dimostrazione dell’assolvimento di obblighi legali connessi

alla conservazione

110


� nel mdg deve essere riportato anche il sistema di

classificazione, con l’indicazione delle modalità di

aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai

tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione,

anche in riferimento all’uso di supporti sostitutivi (dpcm 31

ott. 2000)

�il trasferimento dei fascicoli e delle serie documentarie relative

a procedimenti conclusi deve avvenire almeno una volta ogni

anno e deve essere attuato rispettando l’organizzazione che i

fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente (dpr

445/2000)

111


� il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della

gestione dei flussi documentali e degli archivi (in ogni AOO)

deve elaborare e aggiornare il piano di conservazione degli

archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la

definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di

selezione periodica e di conservazione permanente dei

documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei

beni culturali (dpr 445/2000)

112


requisiti di un piano di conservazione

� integrazione con il piano di classificazione e fascicolazione (dpr 445/2000)

� identificazione dei formati dei documenti

� identificazione delle responsabilità conservative

� identificazione delle responsabilità in materia di accesso

� indicazione della periodicità dei trasferimenti /versamenti

� indicazione delle procedure e strumenti per i trasferimenti / versamenti

� monitoraggio e aggiornamento continuo

113


interventi in caso di assenza del piano di conservazione

sono interventi necessari in situazioni di emergenza, in assenza

di interventi periodici e di strumenti di controllo, in caso cioè di

accumulo; oppure per la predisposizione di nuovi strumenti di

gestione in assenza di una conoscenza adeguata del materiale

documentario e delle procedure seguite

114


strumenti

�creazione di un gruppo di lavoro con personale specializzato

autorevole (funzioni di ricognizione, valutazione, elaborazione

di soluzioni complessive e parziali e/o intermedie, ad esempio

proprio per la selezione)

�questionario/ricognizione dei depositi/interviste

�ricognizione vera e propria

115


ricognizione

� studio preliminare: recupero e analisi di normativa interna, organigrammi, elenchi e repertori (per strutture); richiede cooperazione con il personale, un elenco dei referenti, l’individuazione e la valutazione dei centri di protocollazione, il recupero di dati di sintesi sul materiale conservato e distrutto

�censimento fisico: individuazione di un referente autorevole ed esperto, colloqui preliminari guidati da domande preconfezionate, visite in loco ad uffici e depositi, individuazione e studio dei meccanismi di trasferimento e degli strumenti di archiviazione e di ricerca esistenti, raccolta di esigenze e interrogativi

�compilazione di elenchi di conservazione/scarto per serie

116


Aerea informazioni fondo / serie

1.codice identificativo

2.definizione del livello

3.provenienza (ufficio/unità op.)

4.denominazione/descrizione

5.estremi cronologici

6.collocazione

7.consistenza

8.strumenti di corredo/consultazione

9.stato di conservazione/ordinamento

10.destinazione finale (scarto, conservazione permanente, altro)

modello scheda

ricognizione

Area informazioni Ente

1. Denominazione ente

produttore

2. Indirizzo

3. Ubicazione archivio (piano,

locale, settore)

117

Il trasferimento e il versamento (1)

trasferimento

� passaggio fisico o logico dall’archivio corrente all’archivio di

deposito

�passaggio anche di responsabilità

118


versamento

� passaggio fisico o logico dall’archivio di deposito all’archivio

storico (40 anni dopo la chiusura della pratica)

�passaggio anche di responsabilità (all’interno dello stesso

soggetto produttore; o tra due soggetti diversi, produttore e

conservatore)

�preceduto dalla selezione / scarto

119


� trasferimento all’archivio di deposito

a) responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve provvedere, almeno una volta ogni anno, al trasferimento dei fascicoli o serie documentarie relativi a procedimenti conclusi presso un apposito archivio di deposito

b) trasferimento attuato rispettando l’organizzazione che i fascicoli e le serie avevano nell’archivio corrente

c) responsabile del servizio deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nell’archivio di deposito (dpr 445/2000)

120


� disposizioni per la conservazione nell’archivio di deposito

a) il Servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora e aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato col sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei beni culturali

b) deve essere tenuta traccia di movimentazioni e richieste di prelevamento

c) per l’archiviazione e custodia dei documenti contenenti dati personali di applicano le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali (dpr 445/2000)

121


�versamento

a) documenti selezionati per la conservazione permanente sono

trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono

l’accesso, negli AS competenti per territorio o nella separata

sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti

disposizioni in materia di tutela dei beni culturali (dpr

445/2000)

122


strumenti e procedure

� elenchi di trasferimento

�elenchi di versamento

�verbali sottoscritti dal soggetto che versa e dal soggetto che riceve

� procedure e regole per la movimentazione

123


elenchi di versamento (per serie)

� corretta denominazione delle voci

�predisposizione di rinvi e indici

�attività di normalizzazione dei termini

�indicazione della forma giuridica della natura del documento

�elaborazione di elenchi diversi per facilitare la consultazione

�analisi attenta della corrispondenza e qualità del materiale

conservato

124

III. I requisiti organizzativi:

strutture, ruoli e responsabilità

125

Il Servizio per la gestione informatica dei

documenti, dei flussi documentali e degli

archivi (1)

� ciascuna amministrazione istituisce un Servizio per la tenuta

del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali

e degli archivi in ciascuna delle AOO; il servizio è posto alle

dirette dipendenze della stessa AOO (445/2000)

126

Il Servizio per la gestione informatica dei

documenti, dei flussi documentali e degli

archivi (1)

in particolare, il Servizio svolge i seguenti compiti

(dpr 445/2000)

� attribuisce il livello di autorizzazione per l’accesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni� garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del 445/2000�garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo

127

Il Servizio … (2)

�cura che le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attività e, comunque, nel più breve tempo possibile

�conserva le copie di cui agli artt. 62 e 63 (informazioni sistema, registro emergenza), in luoghi sicuri differenti

� garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli e le attività di gestione degli archivi

�autorizza le operazioni di annullamento degli elementi di registrazione di protocollo

128

Il Servizio … (3)

�vigila sull’osservanza delle disposizioni del T.U. parte del

personale autorizzato e degli incaricati

�elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi,

integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei

criteri di organizzazione dell’archivio, di selezione periodica e di

conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle

vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni

culturali e successive modificazioni ed integrazioni; dei

documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del

movimento effettuato e della richiesta di prelevamento

129

Il responsabile del Servizio (1)

� al Servizio è preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione

�il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile

�il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica

130


�almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione (dpr 445/2000)

� adozione, dopo la nomina del responsabile del servizio e sulla sua proposta, del manuale di gestione (dpcm 31 ott. 2000)

� definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalità e delle misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico(dpcm 31 ott. 2000)

131


obiettivi e compiti particolari del responsabile del Servizio

�le PPAA provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare, il compito di:a) predisporre lo schema del manuale di gestione

�proporre i tempi, le modalità e le misure organizzative e tecniche previste dal decreto

�predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, all’interscambio, all’accesso, alla conservazione dei documenti informatici d’intesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzatie con il responsabile della sicurezza dei dati personali (dpcm 31 ott. 2000)

132


le altre figure

�il responsabile del procedimento (l. 214/1990 e successive

modifiche)

�il responsabile del trattamento dei dati personali (dlgs

196/2003)

� il responsabile della conservazione (delibera CNIPA

11/2004; CAD)

133

IV. Accesso, consultabilità e tutela della riservatezza e della privacy

134

Il quadro normativo (1)

�l. 241/1990, e successive modifiche: disposizioni in materia di procedimento amministrativo e di diritto all’accesso dei documenti amministrativi

�Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003): trattamento dei dati personali relativamente alla documentazione amministrativa e alla ricerca storica

�Codice dei beni culturali e del paesaggio, (d.lgs. 42/2004), artt. 122-127: accesso ai documenti per la ricerca storica

135


l. 241/1990, e successive modifiche

� disciplina il diritto di accesso ai documenti della PA,

anteriormente al loro versamento negli AS, per la tutela di

interessi giuridicamente protetti (rilevanti)

136


� le limitazioni all’accesso salvaguardano:

a) la sicurezza, la difesa nazionale e le relazioni internazionali

b) la politica monetaria e finanziaria

c) l’ordine pubblico e la prevenzione e repressione della

criminalità

d) la riservatezza di terzi, persone, gruppi e imprese

137


�esclusione dal diritto di accesso

a) per i documenti coperti da segreto di Stato e nei casi di

segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti ai

sensi della legge

b) nei procedimenti tributari

c) nei confronti dell'attività della pubblica amministrazione

diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione

d) nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi

138


�obblighi delle amministrazioni

a)individuare le categorie di documenti sottratti all'accesso

b)fissare, per ogni categoria di documenti, anche l'eventuale

periodo di tempo per il quale essi sono sottratti all'accesso

139


�con regolamento il Governo può prevedere casi di sottrazione all'accesso per garantire

a) sicurezza e difesa nazionale, sovranità nazionale e relazioni internazionali

b) politica monetaria e valutaria

c) tutela dell'ordine pubblico, prevenzione e repressione della criminalità

d) riservatezza di persone fisiche e giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale

e) l'attività in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro e gli atti interni connessi all'espletamento del relativo mandato

140


�Commissione per l’accesso ai documenti amministrativi (mod.

con l. 15/2005)

a) non più nominata con decreto del presidente della

Repubblica su proposta del Presidente del Consiglio e sentito il

Consiglio stesso, ma con decreto del presidente del Consiglio

sentito il Consiglio

b) non più 16 ma 12 membri

141


+ Regolamento (il dpr 184/2006)

Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai

documenti amministrativi, in base all’art. 23 della l. 15/2005

142


Codice in materia di protezione dei dati personali

il primo esempio, su scala internazionale, di un riordinamento

generale di una materia complessa e mutevole, segnando il

passaggio da una situazione di frammentazione legislativa a un

sistema unitario

143


Parte I: disposizioni generali

Parte II: trattamento dei dati in ambito giudiziario, forze di

polizia, difesa e sicurezza dello Stato, ambito pubblico

(l’accesso ai documenti dell’amministrazione), sanitario,

istruzione, scopi storici, statistici e scientifici, lavoro e

previdenza sociale, sistema bancario finanziario e assicurativo,

comunicazione elettroniche, libere professioni e investigazione

privata, giornalismo ed espressione letteraria e artistica,

marketing

Parte III: tutela amministrativa e giurisdizionale

dell’interessato e sanzioni

144


principi

�chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano

�garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali e della dignitàdella persona (con part. riferimento alla riservatezza, identitàpersonale, diritto alla protezione dei dati personali)

�diritti e liberta (modalità per loro difesa)

�obblighi dei titolari del trattamento dei dati personali (adempimenti)

�principio di necessità nel trattamento dei dati

145


definizioni

� trattamento: operazione/operazioni concernenti la raccolta,

registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione,

elaborazione, selezione, estrazione, raffronto, uso, blocco,

comunicazione, diffusione, cancellazione e distruzione dati

personali

�dato personale: informazione relativa a p.f., p.g., ente o

associazione identificati o identificabili anche indirettamente

mediante riferimento a altra informazione

�dato identificativo: dato personale che permette

l’identificazione diretta dell’interessato

146


�dati sensibili: dati personali idonei a rivelare l’origine razziale

ed etnica; le convinzioni religiose, filosofiche, ecc.; le opinioni

politiche, adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere

religioso, filosofico, politico; lo stato di salute; la vita sessuale

�dati giudiziari: dati personali idonei a rivelare provvedimenti

in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni

amministrative dipendenti da reati e relativi carichi pendenti, o

la qualità di imputato o indagato ai sensi del CP

�titolare: p.f., p.g., PA, ecc. cui competono le decisioni in

ordine alle finalità, alle modalità del trattamento di dati

personali e agli strumenti usati, ivi compreso il profilo della

sicurezza

147


�responsabile: p.f., p.g., ecc., proposta dal titolare al

trattamento di dati personali

�interessato: p.f., p.g., ecc., cui si riferiscono i dati personali

�comunicazione: dare conoscenza di dati personali a uno o

più soggetti determinati diversi dall’interessato, dal titolare,

dal responsabile, ecc., in qualunque forma mediante la loro

messa a disposizione o consultazione

�diffusione: dare conoscenza di dati personali a uno o più

soggetti indeterminati

148


�dato anonimo: non più associabile a un interessato

identificato o identificabile

�blocco: conservazione di dati personali con sospensione

temporanea di ogni altra operazione del trattamento

�scopi storici: finalità di studio, indagine, ricerca di figure, fatti

e circostanze del passato

�scopi statistici: finalità di indagine statistica o di produzione di

risultati statistici

�scopi scientifici: finalità di studio e di indagine finalizzata alo

sviluppo e conoscenza scientifica

149


diritti dell’interessato

�ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile

�ottenere indicazioni su:

a) origine dati

b) finalità e modalità del trattamento

c) estremi identificativi del titolare, responsabile, ecc.

d) soggetti o categorie di soggetti a cui i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza

� ottenere aggiornamento, rettificazione e integrazione dei dati

150


�ottenere cancellazione, trasformazione in forma anonima o

blocco in caso di dati trattati in violazione di legge, compresi

quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli

scopi per i quali sono stati raccolti e trattati

�opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento

dei dati personali che lo riguardano anche se pertinenti allo

scopo della raccolta

151


i diritti dell’interessato non possono essere esercitati

�in materia di antiriciclaggio

�in materia di sostegno alle vittime di richieste estorsive

�in materia di commissioni parlamentari d’inchiesta

�in materia di politica monetaria e valutaria, sistema di

pagamenti, controllo intermediari e mercati creditizi e finanziari

�se possono creare pregiudizio nello svolgimento di indagini

difensive o nell’esercizio del diritto in sede difensiva

�in materia di giustizia

152


inoltre non possono essere esercitati quando il trattamento

è effettuato

�da organi di PS

�da organi finalizzati alla tutela dell’ordine pubblico e della

sicurezza pubblica, della prevenzione, accertamento e

repressione reati

in questi casi però i dati personali devono essere

conservati separatamente da quelli registrati per finalità

amministrative

153


modalità esercizio diritti

�richiesta e consenso dell’interessato

i diritti di persone decedute possono essere esercitate da

chi ha un interesse proprio, agisce a tutela dell’interessato

o per ragioni familiari meritevoli di protezione

154


se la richiesta è rivolta a un esercente professione sanitaria

o a un organismo sanitario i dati personali possono essere

noti all’interessato solo per il tramite di un medico

designato dall’interessato o dal titolare trattamento

gli esercenti professioni sanitarie e gli organi sanitari

pubblici non devono richiedere il consenso all’interessato

e la raccolta risponde allo svolgimento delle funzioni

istituzionali

155


i dati personali devono essere trattati

�in modo lecito e secondo correttezza

�raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi

�esatti e se necessario aggiornati

�pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alla finalità per le

quali sono stati raccolti o trattati

�conservati in una forma che consenta l’identificazione

dell’interessato per un tempo non superiore a quello necessario

agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati

156


codice deontologia

�sottoscrizione di codici di deontologia e di buona condotta

per determinati settori (giornalisti, storici-archivisti, in mabito

SISTAN)

�controllati e pubblicati su GU dal Garante

157


cessazione trattamento dati personali

�distrutti

�ceduti a altro titolare ma per trattamento compatibile agli

scopi per i quali sono stati raccolti

�conservati per fini esclusivamente personali e non destinati

alla comunicazione o diffusione

�conservati o ceduti a altro titolare per scopi storici, statistici o

scientifici

158


trattamento dati sensibili

�consentito sono se autorizzato da espressa disposizione di

legge e per finalità di rilevante interesse pubblico

�se il trattamento non è previsto da disposizioni di legge i

soggetti pubblici possono richiedere al Garante l’autorizzazione

�devono essere verificati periodicamente (esatti, aggiornati,

pertinenti, completi, non eccedenti e indispensabili rispetto alle

finalità perseguite)

159


trattamento dati su stato di salute e vita sessuale

�conservati separatamente dagli altri dati personali

�i dati su stato di salute non possono essere diffusi

160


misure di sicurezza

�obblighi di sicurezza: dati personali custoditi e controllati per

ridurre al minimo i rischi di una loro distruzione, perdita,

accesso non autorizzato

�in caso di trattamento con strumenti elettronici: procedure di

autenticazione; gestione credenziali di autenticazione; sistema di

autorizzazioni; protezione da accessi non consentiti; copie di

sicurezza (tenuta documento programmatico sulla sicurezza)

161


devono essere adottate tecniche di cifratura o di codici

identificati per determinati trattamenti su stato di salute o

vita sessuale effettuati da organismi sanitari

162


notifica trattamento al Garante

trattamento di dati genetici, biometrici …..

trattamento dati su stato di salute e vita sessuale trattati a fini di procreazione assistita, prestazioni di servizi sanitari

per via telematica relativi a banche dati, indagini epidemiologiche, rilevazione di malattie mentali, infettive e diffusive, sieropositività, trapianti di organi e tessuti,

monitoraggio spesa sanitaria

………………

163


accesso ai documenti amministrativi

in caso di dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita

sessuale l’accesso è consentito se la situazione

giuridicamente rilevante che si intende tutela è di rango

almeno pari al diritto dell’interessato

164


Titolo V-Trattamento in ambito sanitario

(arrt. 75-94)

settore con finalità di rilevante interesse pubblico

� trattamento dei dati personali idonei rilevare lo stato di salute:

a) con consenso dell’interessato e anche senza l’autorizzazione del Garante se il trattamento riguarda dati e operazioni indispensabili per perseguire finalità di tutela della salute o incolumità fisica dell’interessato

b) anche senza il consenso dell’interessato e previa autorizzazione del Garante se la finalità suddetta riguarda 1/3 o la collettività

165


� trattamento dei dati personali idonei rilevare lo stato di

salute:

a) con consenso dell’interessato e anche senza

l’autorizzazione del Garante se il trattamento riguarda dati

e operazioni indispensabili per perseguire finalità di tutela

della salute o incolumità fisica dell’interessato

b) anche senza il consenso dell’interessato e previa

autorizzazione del Garante se la finalità suddetta riguarda

1/3 o la collettività

166


� informativa e consenso possono intervenire successivamente alla prestazione:

a) in caso di emergenza sanitaria o di igiene pubblica

b) in caso di impossibilità fisica, incapacità di agire o di intendere o volere dell’interessato

c) quando non è possibile acquisire il consenso da chi esercita legalmente la potestà, o da un prossimo congiunto, familiare, convivente,..

d) in caso di rischio grave, imminente e irreparabile, per la salute e per l’interessato

e) ….

167


� comunicazione dati su stato di salute all’interessato

a) solo per il tramite di un medico designato dall’interessato e

dal titolare; questo non si applica in caso di dati forniti in

precedenza dallo stesso interessato

b) il titolare o responsabile possono autorizzare per iscritto le

professioni sanitarie diverse dai medici che nell’esercizio

dei loro compiti intrattengono rapporti diretti con i

pazienti e sono incaricati di trattare dati sullo stato di salute

a rendere noti i medesimi dati all’interessato

168


� prescrizioni mediche

a) ricette medicinali a carico del SSN: redatte secondo un

modello che permette di risalire all’identità dell’interessato

solo in caso di necessità (controllo correttezza

prescrizione; verifiche amministrative; per ricerche

epidemiologiche e di ricerca)

b) ricette medicinali non a carico del SSN: generalità

dell’interessato non indicate; indicato dal medico solo se

ritiene indispensabile permettere di risalire alla sua identità

169


� trattamento dati genetici e donatori di midollo osseo

a) consentito nei casi previsti da apposita autorizzazione

rilasciata dal Garante, sentito il Ministero salute (che

acquisisce il pare del Consiglio superio di sanità)

b) il donatore di midollo osseo ha diritto e dovere di

mantenere l’anonimato

170


� cartelle cliniche

a) comprensibilità dati

b) distinzione tra dati del paziente da quelli di altri (es.

nascituri)

171


inoltre

� richiesta di visione o rilascio copia cartella e acclusa scheda

di dimissione ospedaliera da parte di soggetti diversi

dall’interessato solo se la richiesta è giustificata dalla

documentata necessità:

a) di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria di

rango pari a quello dell’interessato

b) di tutelare, in conformità alla disciplina sull’accesso ai

documenti amministrativi, una situazione giuridicamente

rilevante di rango pari a quello dell’interessato

172


� certificato di assistenza al parto

a) si fini della dichiarazione di nascita il certificato è sempre

sostituito da semplice attestazione con i soli dati richiesti

nei registri di nascita

b) il certificato o a cartella clinica se compresivi di dati

personali che rendono identificabile la madre che abbia

dichiarato di non voler essere nominata possono essere

rilasciati in copia integrale a chi vi abbia interesse decorsi

100 anni dalla formazione del documento; durante tale

periodo la richiesta di accesso al certifica o alla cartella può

essere accolta solo se si rende non identificabile la madre

173


trattamento per scopi storici, statistici o scientifici

finalità di rilevante interesse pubblico

174


Codice dei beni culturali e del paesaggio

conferma il principio generale della libera consultabilità dei

documenti conservati negli Archivi di Stato, negli Archivi

storici regionali, provinciali e comunali e in qualunque altro

Istituto pubblico

175


eccezioni alla libera consultazione

� documenti dichiarati riservati, relativi alla politica interna ed

estera dello Stato: liberamente consultabili dopo 50 anni

� documenti contenenti i dati sensibili e i dati relativi a

provvedimenti di natura penale: liberamente consultabili

dopo 40 anni

�dati che rivelano lo stato di salute, la vita sessuale o

rapporti riservati di tipo familiare: liberamente consultabili

dopo 70 anni

176


possibilità di accedere ai documenti con limiti di

consultabilità

�richiesta di autorizzazione alla Commissione consultiva per

le questioni relative ai documenti riservati (costituita dal

prefetto, da un rappresentante del Garante dei dati personali, da

un rappresentante della Commissione per l’accesso ai

documenti amministrativi presso la Presidenza del consiglio dei

ministri, dal sovrintendente all’Archivio centrale dello Stato e da

uno storico contemporaneista)

177


Codice di deontologia e di buona condotta per i

trattamenti di dati personali per scopi storici

distingue le regole di condotta degli archivisti da quelle per i

ricercatori

le regole previste per gli archivisti sono in armonia con i principi

concordati nel Codice deontologico approvato nel Congresso

internazionale degli archivi del 1996 a Pechino

178


archivista

il trattamento dei dati da parte dell’archivista

(acquisizione, conservazione, ordinamento, inventariazione e

comunicazione dei documenti conservati negli Archivi di Stato e

negli Archivi storici degli enti pubblici)

è considerato di rilevante interesse pubblico

179


compiti dell’archivista

�favorire l’acquisizione e la tutela dei documenti

�tutelare l’integrità degli archivi e l’autenticità dei documenti, anche elettronici e multimediali, di cui promuovono la conservazione permanente

�salvaguardare la conformità delle riproduzioni ai documenti originali ed evitano ogni azione diretta a manipolare o deformare fatti, testimonianze, documenti e dati

�assicurare il rispetto delle norme di sicurezza volte ad evitarela distruzione, la dispersione o l’accesso non autorizzato ai documenti

180


compiti dell’archivista nella comunicazione

�promuovere la più larga fruizione dei documenti, favorendo

l’attività di ricerca e l’acquisizione di nuove fonti

�informare i ricercatori dell’eventuale estrazione temporanea di

documenti sottratti alla consultazione

�non diffondere notizie e informazioni riservate, né usare i

documenti riservati di cui si è a conoscenza in virtù della propria

attività, a meno che non ci si assoggetti alle regole previste per i

ricercatori esterni

181


ricercatore

il trattamento relativo alla ricerca e alla diffusione dei dati rientra

nella responsabilità dei ricercatori, che devono assumersi la

responsabilità di un uso dei documenti rispettoso della dignità

delle persone

182


obblighi del ricercatore

� il Codice di deontologia detta regole generali di condotta, disciplina l’accesso agli Archivi pubblici, fissa i criteri per la diffusione dei dati, raccomanda la promozione della conoscenza e dell’applicazione del codice, stabilendo le sanzioni in caso di violazione

�le sanzioni sono applicate dagli Archivi che conservano i documenti e dalle società e associazioni di storici tenute ad applicare il codice. Oltre alla denuncia di reato, la segnalazione delle violazioni può essere presentata al Garante che può adottare sanzioni e provvedimenti di sua competenza

La gestione del protocollo informatico Classificazione...

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