La gestione del protocollo informatico Classificazione...

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La gestione del protocollo informaticoClassificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti

Seminario ANAI-ASL RMF Civitavecchia

Bracciano, Ospedale Padre Pio

13 giugno 2011

Silvia Trani

[email protected]

[email protected]

Parte del materiale didattico a cura della Prof.ssa Mariella Guercio

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Temi (1)

I. Il sistema documentario: ruolo e nuova centralit

- definizioni e riflessioni generali

II. I requisiti archivistici: funzioni, regole e strumenti

della gestione documentale

- le fasi della gestione documentale: attivit e strumenti

-la valutazione, la selezione, la conservazione e lo scarto

- gli obblighi secondo il Codice dei beni culturali e del

paesaggio (dlgs 42/2004 e successive modifiche)

- il trasferimento e il versamento

- il piano di conservazione

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Temi (2)

III. I requisiti organizzativi: strutture, ruoli e

responsabilit

- il Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei

flussi documentali e degli archivi

- il responsabile del Servizio

IV. Accesso, consultabilit e tutela della riservatezza e

della privacy

- il quadro normativo

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Temi (3)

V. Il manuale di conservazione

- riflessioni introduttive: ruolo e funzione del manuale di

gestione

- riferimenti normativi

- linee guida per la stesura

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I

Il sistema documentario:

ruolo e nuova centralit

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Definizioni e riflessioni generali (1)

sistema documentario

profilo fisico/oggettivo (corpus documentario funzionalmente strutturato e organizzato che un soggetto

produce/acquisisce nellesercizio delle sue funzioni)

e profilo logico/organizzativo (regole, procedure e strumenti per la produzione, gestione e conservazione del

corpus documentario)

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componente essenziale del sistema informativo dellente

per il supporto ai processi decisionali

per la testimonianza delle attivit svolte

per la conservazione e valorizzazione del patrimonio di informazioni e suo uso avanzato (grazie alle nuove

tecnologie)

fini amministrativi e di trasparenza

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ed ancora componente essenziale della memoria della

collettivit (obblighi conservativi dellente)

fini di ricerca

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gestione documentale

funzione di organizzazione e controllo generale e sistematico esercitata da qualsiasi soggetto (soprattutto

una struttura organizzata) sulla propria documentazione al fine di disporre del necessario supporto informativo-

documentario per lo svolgimento efficiente della propria attivit sia a fini interni che a fini di trasparenza

amministrativa

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gestione documentale e conseguenze teoriche-concettuali

1. autonomia della gestione documentale

comunit scientifica internazionale (dottrina anglosassone):

separazione record management dallarchivio

comunit scientifica nazionale: spostamento della funzione

archivistica dalla fase conservativa a quella gestionale

(necessit di intervento anche al momento della creazione

dei documenti, coerentemente con la concezione unitaria

dellarchivio come complesso organico)

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2. ampliamento e ripensamento dei confini e ruoli

disciplinari

nuova interpretazione dellarchivio come componente del pi

ampio sistema documentario (insieme dei documenti prodotti /

acquisiti e complesso di principi, regole e strumenti di governo)

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3. novit/specificit delle attuali riflessioni teoriche

tentativo di descrivere analiticamente il contesto di

produzione e gestione dei documenti

di formalizzarlo in modelli capaci di rappresentare i principi,

regole e strumenti che sovrintendono alla gestione documentale

(anche a seguito dellimpatto delle nuove tecnologie che hanno

comportato unaccelerazione nellevoluzione delle forme

organizzative e nella razionalizzazione processi di lavoro)

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la funzione documentaria come strumento di innovazione per lamministrazione digitale

1. introduzione diffusa di ICT implica in ogni settore una continua revisione dellesistente in termini di:

superamento di criticit tradizionali, ma anche di quelle indotte dallinnovazione sfruttamento di potenzialit

valutazione della specificit e complessit degli oggetti su cui si interviene

2. necessit di comprendere in cosa consista lamministrazione digitalee quanto si prestino i sistemi documentari a sostenerla senza indebolire le proprie originarie funzioni di certezza

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le disposizioni sulla gestione informatica dei documenti

1. interventi ripetuti del legislatore nella definizione di

principi, strumenti e regole finalizzati a coniugare la qualit delle

trasformazioni con lefficienza, la trasparenza e un utilizzo facile

degli strumenti che le tecnologie ci rendono disponibili

2. i sistemi documentari sono sempre stati al centro della

normativa, ma assai poco al centro degli investimenti

pubblici e della ricerca a livello di mercato

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3. efficacia delle disposizioni insoddisfacente per

incapacit di sostenere il processo di regolamentazione con

interventi di guida operativa

valutazione limitativa, molto tradizionale (certamente non

sostenuta da una dimensione interdisciplinare) e semplificata

delle stesse potenzialit dellinnovazione tecnologica in termini

di miglioramento dei processi, di integrazione delle informazioni

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4. continue trasformazioni normative sono segno della difficolt di far decollare, progettare e realizzare concretamente e con successo i processi di innovazione legati ai programmi di e-government (progettato il futuro con i limiti e i difetti del presente; pianificati interventi minimali)

5. organizzazioni pubbliche hanno gestito con prudenza, quasi con diffidenza i processi di innovazione per

mancanza di risorse

cautela

ostilit allinnovazione

insufficiente comprensione delle potenzialit

consapevolezza della complessit dei nodi da sciogliere

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insuccessi dei progetti

1. sopravvalutazione delle soluzioni tecnologiche e di una

regolamentazione tecnica dettagliata che non si sono tradotte in

soluzioni qualificate e innovative

2. rallentamento dei processi formativi e delle attivit di

ricerca, (necessit di formazione continua e di sviluppo di

strumenti di gestione documentaria avanzati)

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3. rinuncia con il CAD a sostenere un quadro normativo

unitario che tenga conto di una produzione documentaria

necessariamente ibrida, di un approccio multi e interdisciplinare

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criticit sottovalutate

1. frammentazione tradizionale dei processi amministrativi non automaticamente superata dagli interventi di innovazione tecnologica e organizzativa se non accompagnata da una gestione unitaria che tenga insieme e governi i processi di innovazione, le motivazioni generali e le finalit specifiche (es. organizzando e gestendo con facilit ed efficienza fascicoli in relazione, se opportuno, con i procedimenti amministrativi o loro fasi)

2. trasformazioni organizzative e processi di informatizzazione non maturati e non coordinati creano danni pari (o maggiori) ai ritardi che si vorrebbero colmare

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3. obiettivi istituzionali, esigenze funzionali e aspettative

personali devono essere contemperati e armonizzati nella

gestione dei processi di innovazione delle PA

4. rilevanza del ricorso a personale tecnico e professionalizzato

(in parte sottolineata nelle indicazioni dal D.P.R. 445/2000)

stata spesso ignorata

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qualit nellesercizio della funzione documentale dipende

1. dal grado di attendibilit e di interazione del sistema

documentario e dei documenti nella fase di formazione e

gestione

organizzazione stabile (mediante la classificazione /

fascicolazione)

controllo sulle responsabilit

certezza dei dati sulla produzione/acquisizione dei documenti

interoperabilit tra le componenti

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2. dallautenticit dei documenti e delle informazioni per

laccesso ai documenti

nello spazio (trasmissione)

e nel tempo (conservazione)

3. dalla capacit di garantire laccessibilit nel tempo

mantenimento della leggibilit e intelligibilit dei documenti e

del sistema documentario

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individuare e adottare corretti requisiti funzionali

tecnico-archivistici (modelli di gestione dei

flussi, criteri di formazione e ordinamento del

sistema documentario)

organizzativi (strutture, responsabilit, risorse

umane)

tecnologici (definizione di architetture,

valutazione dei prodotti, monitoraggio)

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II

I requisiti archivistici:

funzioni, regole e strumenti della gestione documentale

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Le fasi della gestione documentale: attivit

e strumenti (1)

un modello basato su

quadro normativo

standard e linee guida nazionali e internazionali

dottrina archivistica

progetti e ricerche nazionali e internazionali

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e strumenti (2)

quadro normativo

l. 241/1990 (procedimento amministrativo e diritto di accesso) e successive modifiche (l. 15/2005, dpr184/2006)

dpcm 31 ott. 2000 (regole tecniche protocollo informatico)

dpr 445/2000 (TU sulla documentazione amministrativa; capo IV-Sistema di gestione informatica dei documenti)

deliberazione CNIPA 11/2004 (riproduzione e conservazione sostitutiva: abr.)

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e strumenti (3)

dpr 68/2005 (PEC) e successive modifiche

d.lgs 82/2005 (codice dellamministrazione digitale) e successive modifiche (d.lgs 235/2010)

l. 124/2007 (sistema di informazione per la sicurezza e nuova disciplina del segreto)

d.lgs 196/2003 (codice in materia di protezione dei dati personali)

d.lgs 42/2004 (codice dei beni culturali) e successive modifiche

dpr 37/2001 (commissioni di sorveglianza)

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e strumenti (4)

standard e linee guida nazionali e internazionali

UNI/ISO 15489-1:2006, Gestione dei documenti di

archivio-Parte 1: Principi generali; UNI/ISO TR 15489-

2:2007, Gestione dei documenti di archivio-Parte 2: Linee

guida (guida applicativa di UNI/ISO 15489-1:2006)

Progetto AURORA (Amministrazioni unite per la

redazione degli oggetti e delle registrazioni anagrafiche

nel protocollo informatico)

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e strumenti (5)

Model Requirement for the Management of Electronic Records

(MoReq): 2001 (MoReq1); 2008 (MoReq 2); 2010

(nuova versione MoReq)

International Council on Archives, Principles and

Functional Requirements for Records in Electronic Office

Environments, 2008

International Council on Archives: ISAD (G), ISAAR

(CPF), ISDF

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e strumenti (6)

i 3 momenti convenzionali nella teoria italiana

archivio corrente = documenti attivi in corso di

trattazione

archivio di deposito = documenti semi-attivi

archivio storico = documenti inattivi

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e strumenti (7)

i 4 momenti convenzionali nella teoria tedesca

(sviluppata anche nel mondo anglosassone)

registratura corrente

registratura di deposito

prearchivio (o archivio intermedio della teoria francese)

archivio = documenti che hanno superato le 3 fasi iniziali e sono conservati permanentemente

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e strumenti (8)

archivio corrente

momento originario nel quale la documentazione

si registra

si classifica

si conserva

si gestisce

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e strumenti (9)

prevalenza valore giuridico-amministrativo-legale dei

documenti

interesse primario dellufficio produttore

responsabilit conservazione dellufficio produttore

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e strumenti (10)

archivio di deposito

momento intermedio nel quale

si accolgono le pratiche concluse dallarchivio corrente

si conserva la documentazione per il tempo ritenuto necessario dallufficio produttore (in base a necessit interne e alla normativa generale)

si conserva per 40 anni la documentazione ritenuta di interesse storico

si deve garantire la fruizione (individuazione e accesso) da parte delle strutture interne

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e strumenti (11)

diminuzione del valore giuridico-amministrativo-legale dei documenti

crescita del valore di testimonianza storica dei documenti

diminuzione interesse primario dellufficio produttore

crescita interesse delle strutture o dellAmministrazione deputate/a alla salvaguardia del patrimonio documentario

responsabilit conservazione della struttura interna competente in materia di tenuta delle carte semi-attive

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e strumenti (12)

archivio storico

momento finale nel quale la documentazione

si conserva permanentemente

si ordina/riordina e inventaria

si rende fruibile allutenza esterna

si valorizza

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e strumenti (13)

diminuzione del valore giuridico-amministrativo-legale dei documenti

crescita del valore di testimonianza storica dei documenti

interesse e responsabilit della struttura interna competente in materia di conservazione della

documentazione storica o dellAmministrazione deputata alla salvaguardia e conservazione del patrimonio

documentario (AS)

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e strumenti (14)

le diverse fasi di esistenza dellarchivio non

contrastano il principio dellunitariet

dellarchivio

suddivisioni in fasi =

diverse procedure gestionali e diversi strumenti

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e strumenti (15)

il modello italiano di gestione documentale

1. realizzazione di sistemi di protocollo informatico e

sostituzione dei registri di protocollo cartacei (445/2000)

2. realizzazione di sistemi informativi automatizzati

finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei

procedimenti amministrativi (445/2000)

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e strumenti (16)

3. requisiti del sistema di gestione informatica dei documentigarantire la sicurezza e lintegrit del sistema garantire la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata e in uscitafornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dallamministrazione e i documenti dalla stessa formati nelladozione dei provvedimenti finaliconsentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati

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e strumenti (17)

consentire, in condizioni di sicurezza, laccesso alle

informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati,

nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela delle

persone e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati

personali

garantire la corretta organizzazione dei documenti

nellambito del sistema di classificazione darchivio

adottato

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e strumenti (18)

4. AOO (445/2000; dpcm 31 ott. 2000)

5. Servizio per la gestione informatica dei documenti dei

flussi documentali e degli archivi(445/2000; dpcm 31 ott.

2000)

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e strumenti (19)

registrazione dei documenti

identificazione univoca e data certa

di acquisizione / formazione

(445/2000; dpcm 31 ott. 2000)

registrazione di protocollo per tutti i documenti ricevuti e

spediti e per tutti i documenti informatici

( la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati

giuridicamente rilevanti)

registrazione particolare di altre tipologie documentarie

(deliberazioni, fatture, ecc.)

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e strumenti (20)

classificazione e organizzazione dei documenti

attivit di organizzazione logica di tutti i documenti correnti,

protocollati e non (spediti, ricevuti, interni) di un soggetto

produttore secondo uno schema articolato di voci che identificano funzioni, attivit e materie specifiche del soggetto con la finalit principale di individuare per ciascun documento la voce finale di appartenenza allinterno di un fascicolo o di una

unit archivistica definita

attribuire a ciascun documento un indice (indice di classificazione) desunto da una struttura di voci (piano di

classificazione)

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e strumenti (21)

piano di classificazione

schema generale di voci sistematicamente ordinate, stabilite in

modo uniforme, rispondenti ai bisogni funzionali (e non alla

struttura organizzativa in continua trasformazione) del soggetto

produttore e articolate tendenzialmente in modo gerarchico al

fine di identificare, appunto secondo uno schema logico-

sistematico che va dal generale al particolare, lunit archivistica

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e strumenti (22)

per affrontare adeguatamente lattivit di corretta

formazione dellarchivio (cartaceo i digitale)

indispensabile predisporre un quadro/piano di

classificazione o titolario coerenti sulla base di

unadeguata analisi delle funzioni e delle attivit del

soggetto produttore

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e strumenti (23)

il sistema di classificazione lo strumento che permette di

organizzare tutti i documenti secondo un ordinamento logico

con riferimento alle funzioni e alle attivit dellamministrazione

interessata (dpcm 31 ott. 2000)

nel mdg deve essere riportato anche il sistema di

classificazione, con lindicazione delle modalit di

aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai

tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione,

anche in riferimento alluso di supporti sostitutivi (dpcm 31 ott.

2000)

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e strumenti (24)

gestione dei documenti linsieme delle attivit finalizzate alla

registrazione di protocollo e alla classificazione,

organizzazione, assegnazione e reperimento dei documenti

amministrativi formati o acquisiti dalle amministrazioni,

nellambito del sistema di classificazione adottato; essa

effettuata mediante sistemi informativi automatizzati (dpr

445/2000)

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e strumenti (25)

ciascuna amministrazione individua, nellambito del proprio

ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica

o coordinata dei documenti per grandi aree organizzative

omogenee (AOO), assicurando criteri uniformi di

classificazione e archiviazione, nonch di comunicazione

interna tra le aree stesse (dpr 445/2000)

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e strumenti (26)

il sistema di gestione informatica dei documenti deve garantire

la sicurezza e integrit del sistema; garantire la corretta e

puntuale registrazione dei documenti in entrata e in uscita; ed

anche fornire informazioni sul collegamento esistente tra

ciascun documento ricevuto dallamministrazione e i

documenti della stessa formati nelladozione dei provvedimenti

finali; garantire la corretta organizzazione dei documenti

nellambito del sistema di classificazione darchivio adottato

(dpr 445/2000)

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e strumenti (27)

l operazione di segnatura di protocollo pu includere lindice di classificazione del documento, qualora tale informazione sia disponibile gi al momento della registrazione di protocollo (dpr 445/2000)

le operazioni necessarie e sufficienti per la tenuta del sistemadi gestione informatica dei documenti, oltre a quelle indicate per la registrazione di protocollo e per loperazione di segnatura di protocollo, prevedono anche le operazioni di classificazione(dpr 445/2000)

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e strumenti (28)

le amministrazioni determinano autonomamente e in modo

coordinato per le AOO, le modalit di attribuzione dei

documenti ai fascicoli che li contengono e ai relativi

procedimenti, definendo adeguati piani di classificazione

darchivio per tutti i documenti, compresi quelli non soggetti a

registrazione di protocollo (dpr 445/2000)

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e strumenti (29)

il sistema per la gestione dei flussi documentali (oltre a garantire: sicurezza/integrit del sistema; corretta/puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata/uscita; fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dallamministrazione e i documenti formati dalla stessa nelladozione dei provvedimenti finali; consentire il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; consentire, in condizione di sicurezza e nel rispetto della tutela delle persone e dei dati personali, laccesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati; corretta organizzazione dei documenti nellambito del sistema di classificazione darchivio adottato) deve fornire informazione sul legame tra ciascun documento registrato, il fascicolo e il singolo procedimento cui esso associato(dpr 445/2000)

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e strumenti (30)

il trasferimento dei fascicoli e delle serie documentarie relative a procedimenti conclusi [allarchivio di deposito deve avvenire almeno una volta ogni anno e deve essere attuato rispettando lorganizzazione che i fascicoli e le serie avevano nellarchivio corrente (dpr 445/2000)

il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi (in ogni AOO) deve elaborare e aggiornare il piano di conservazione degli archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dellarchivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei beni culturali (dpr 445/2000)

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e strumenti (31)

gestione informatica dei documenti linsieme delle attivit

finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonch

alla classificazione, organizzazione, assegnazione,

reperimento e conservazione dei documenti amministrativi

formati o acquisiti dalle amministrazione, nellambito del

sistema di classificazione darchivio adottato, effettuate

mediante sistemi informatici (dlgs 82/2005, mod. dlgs

235/2010)

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e strumenti (32)

la pubblica amministrazione titolare del procedimento pu

raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i

dati del procedimento medesimo da chiunque formati (dlgs

82/2005, mod. dlgs 235/2010)

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e strumenti (33)

in sintesi la classificazione

guida la stabile sedimentazione dellarchivio fin dal momento in cui si forma

garantisce il controllo di archivi ibridi

assicura lidentificazione di nuove forme di produzione documentaria che altrimenti potrebbero sfuggire alla identificazione (es. database di natura archivistica)

sostiene, e in buona sostanza, determina la corretta definizione del necessario vincolo archivistico in ambienti organizzativi complessi (stabilit e completezza alla produzione documentaria nel corso del processo decisionale)

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e strumenti (34)

assicura la corretta e flessibile gestione dei procedimenti (spesso non riconducibili a un unico fascicolo)

garantisce lidentificazione dei documenti pervenuti in connessione con le attivit svolte

concorre, con altri sistemi, al reperimento rapido dei documenti (non solo di singoli documenti ma anche dei loro aggregati informativamente giuridicamente significativi) e ne consente limmediata contestualizzazione interpretativa

pone premesse utili per la razionale riutilizzazione del contenuto informativo dei documenti e per la costruzione di un patrimonio di conoscenza ed esperienza istituzionale

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e strumenti (35)

accresce la possibilit di acquisire informazioni e documenti

coerenti creando collegamenti stabili tra voci diverse o tra

contenuti correlabili

supporta i processi di selezione (base di qualunque

intervento conservativo)

facilita laccesso e la gestione della tutela della privacy,

rendendo possibile allargare le maglie della consultabilit

fornisce la guida per il riordinamento di archivi disordinati

consente di definire responsabilit chiare per la gestione

dei documenti e di verificarne lesercizio

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e strumenti (36)

obiettivi della classificazione come strumento di

sedimentazione

individuazione della posizione logica di ogni documento allinterno del sistema documentario secondo criteri rispondenti alle specifiche modalit operative dellente (organizzazione archivio)

collegamento formazione dei documenti e loro conservazione = piani integrati di classificazione/conservazione (selezione programmata e razionale finalizzata allindividuazione delle tipologie di unitarchivistiche e non dei documenti)

supporto allindividuazione delle responsabilit specifiche per la gestione documentaria = attribuzione di ogni livello finale del piano di classificazione alla struttura competente

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e strumenti (37)

larchivio di deposito

insieme dei documenti semiattivi di un soggetto produttore

deposito (locale) dove i documenti semiattivi sono conservati

nella normativa nazionale la permanenza massima di 40 anni

dallesaurimento della pratica; in ogni caso si tratta di termini

variabili

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e strumenti (38)

la fase semi-attiva una fase critica e cruciale (limbonegli USA, purgatorio nellUK: stato provvisorio di transizione) per la salvaguardia del patrimonio archivistico, sia dal punto di vista fisico che dal punto di vista intellettuale:

a) in questa lunga fase che il documento mantiene o perde la

sua qualit informativa (che dipende dal mantenimento del

vincolo archivistico) sia a fini amministrativi che di ricerca

storico-scientifica

b) indica comunque uno stato provvisorio di conservazione

dei documenti fino alla eliminazione o allinvio nellarchivio

storico

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e strumenti (39)

ed ancora

di norma di norma responsabilit delldellufficio che ha prodotto i ufficio che ha prodotto i documenti (ente che versa/proprietario dei documenti)documenti (ente che versa/proprietario dei documenti)

accesso garantito e rapido (procedure, distanza, garantito e rapido (procedure, distanza, trasmissione)trasmissione)

ordine originario dei documenti non modificabile (art. 68 dei documenti non modificabile (art. 68 deldel dprdpr 445/2000 e codice b.c. 42/20004): l445/2000 e codice b.c. 42/20004): lordine deve essere ordine deve essere garantito mediante il controllo intellettuale delle serie garantito mediante il controllo intellettuale delle serie archivistiche che devono essere perci identificate nel archivistiche che devono essere perci identificate nel momento stesso in cui entrano nellmomento stesso in cui entrano nellarchivio (mantenimento archivio (mantenimento del vincolo archivistico)del vincolo archivistico)

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e strumenti (40)

mantenimento dellordine originario: controllo della

movimentazione

tempi di conservazione definiti

gestione: movimentazione; accesso

elaborazione strumenti di gestione: guide topografiche

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e strumenti (41)

infine, condizioni ambientali (per gli archivi cartacei)

locali sani, puliti, aerati (eventuali ricambi daria con ventilatori

temporizzati o con richiami daria naturali), ragionevolmente sicuri da

intrusione e da rischi di allagamento

materiali non facilmente infiammabili n tali da favorire l'installarsi

di agenti biologici, chimici o fisici di degrado (sconsigliati pavimenti e

soffitti di legno, tappezzerie, rivestimenti in materiali plastici,

intercapedini collegate con l'ambiente dei locali d'archivio)

umidit relativa controllata e stabile (valore ideale tra 55% e 65%)

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e strumenti (42)

temperatura costante (valore ideale 18, ma le carte si stabilizzano bene anche a temperature inferiori; consentite oscillazioni di + o 3rispetto alla temperatura prescelta)

caratteri strutturali compatibili con il rilevante peso al metro quadro delle scaffalature e delle carte in esse contenute (almeno 600 Kg/m2

per scaffali tradizionali e almeno 1.200 Kg/m2 per scaffalatura compattabile)

impianto elettrico a norma, con punti luce che non emettano raggi ultravioletti. Utile un interruttore generale accanto alla porta di uscita dell'archivio (gli impianti a ciclo continuo, come quelli di allarme, dovranno essere alimentati a monte e muniti di batteria tampone che ne assicuri il funzionamento per un certo tempo anche in caso diblack-out)

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e strumenti (43)

le finestre devono essere provviste di imposte o tapparelle esterne in modo da evitare che i raggi solari sui vetri provochino leffetto serra. Evitare comunque che lintensit luminosa, anche indiretta, danneggi i documenti

da escludere l'esposizione permanente di documenti d'archivio (es. inquadrati e appesi alle pareti) perch gli effetti della luce si sommano nel tempo

muri del magazzino e porte di comunicazione verso le altre parti dell'edificio: debbono avere caratteristiche diverse a seconda del carico d'incendio del locale

indispensabili i rilevatori di fumo. Lallarme deve essere collegato a personale in grado di intervenire in qualsiasi momento

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e strumenti (44)

scaffalature: preferibilmente metalliche, di profondit adeguata alle

dimensioni dei contenitori darchivio, munite di aperture di aerazione.

Evitare gli armadi a porte scorrevoli e le scaffalature che presentano

sporgenze, bulloni e lamiere taglienti che possono danneggiare i

documenti; se lignee, occorrono periodici trattamenti antiparassitari.

Evitare scaffali alti, meglio quelli il cui ripiano pi alto raggiungibile

senza uso di scala. Piano inferiore ad almeno 15 cm. dal pavimento

per evitare che limitate perdite d'acqua provochino immediatamente

danni ai documenti

i documenti devono essere consultabili in condizioni di sicurezza in

un locale diverso dal magazzino. Prevedere una semplice attrezzatura

(tavoli, sedie, illuminazione adeguata)

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e strumenti (45)

eventuale installazione di deumidificatori (prevedere in tal caso un tubo

per lo scarico dellacqua condensata e una efficiente manutenzione)

assicurarsi che non possano presentarsi infiltrazioni d'acqua per perdita da

tubazioni (ovviamente evitare di posizionare scaffali d'archivio vicino al

percorso di tubi), per inadeguatezza del tetto o degli infissi (non posizionare

scaffali sotto abbaini o lucernari), per intasamento di tombini e impianti di

scolo, ecc.

controllare l'umidit di risalita dai muri (inutile impermeabilizzare la

superficie dei muri, meglio un intonaco traspirante se non si pu eliminare

del tutto il problema alla fonte)

se non si pu in alcun modo evitare che tubazioni varie attraversino il

locale, lasciarle a vista per una migliore ispezionabilit. e munirle di una

grondaia che scarichi le eventuali perdite senza danni per i documenti

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e strumenti (46)

preferibile (ed economico) difendersi passivamente grazie a una buona coibentazione dei locali (es. muri spessi, lato nord dell'edificio). Eventuale impianto di riscaldamento/raffreddamento tale tuttavia da non provocare pericoli allarchivio (in particolare si segnalano i rischi che possono provenire da termosifoni ad acqua e da resistenze elettriche; da evitare la vicinanza della caldaia ai locali darchivio)

per la sicurezza antincendio attenersi alle prescrizioni dei Vigili del fuoco

posizionare estintori (preferibilmente del tipo a polvere polivalente) in perfetta efficienza sia allinterno sia allingresso dei locali d'archivio

prevedere inoltre la cartellonistica indicante vie di fuga e posizione degli impianti antincendio

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e strumenti (47)

prevedere la periodica spolveratura degli scaffali, la pulizia e

l'eventuale disinfestazione dei locali

far rimuovere e sostituire periodicamente i prodotti antiparassitari e

derattizzanti

non ingombrare l'archivio con oggetti incongrui (pacchi di moduli

in bianco, bandiere, sedie rotte) specialmente se infiammabili

utilizzare carta permanente (grammatura adeguata) per i documenti

destinati alla conservazione di lungo termine

non conservare i documenti su carta chimica (fax e telex in

particolare)

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La valutazione, la selezione, la

conservazione e lo scarto (1)

la proliferazione dei documenti una nuova emergenza

leccesso di carte impedisce laccesso

lo scarto stato a lungo considerato dagli archivisti solo in

termini di mutilazione dellarchivio, una operazione negativa: la

teoria archivistica ha sottovalutato il problema e non ha

sviluppato per tempo criteri adeguati di valutazione dei

documenti

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lo sviluppo di un ambiente di natura elettronica anche per i

sistemi di gestione dei documenti richiede una metodologia

adeguata, principi definiti, strumenti evoluti

lo sviluppo delloutsourcing, cio del trasferimento a terzi

delle funzioni di gestione dei documenti (inclusa lattivit di

selezione) richiede la definizione di parametri certi e di

standard di qualit per lassunzione di decisioni e il controllo

dei costi

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la valutazione lattivit di analisi delle tipologie

documentarie per deciderne i termini di conservazione

la selezione la decisione circa la durata e la destinazione

finale dei documenti in base alla loro funzionalit archivistica:

distruzione/conservazione

lo scarto il risultato della selezione nel caso in cui i

documenti siano destinati alla distruzione

75



la selezione

tradizionalmente basata sul concetto di utilitamministrativa: come attivit archivistica autonoma distinta dalle altre attivit di gestione dei documenti nasce solo con la Rivoluzione francese (criteri radicali di distruzione di tutto ci che costituiva testimonianza del feudalesimo)

in passato il problema della selezione era limitato nella quantit e nella qualit: pochi documenti finali ufficiali, dotati di pubblica fede: titoli legali di propriet e diritti

76



i criteri di selezione erano impliciti nelle procedure quotidiane

di archiviazione: i documenti di sintesi sostituivano sempre

quelli analitici precedenti, destinati alla eliminazione (il caso

delle tavolette dargilla)

stata a lungo considerata una mutilazione dellarchivio o,

nella migliore delle ipotesi, un compromesso tra il principio

teorico della conservazione integrale e la necessit pratica di

scartare.

77



non esiste un fondamento obiettivo ed assoluto

il fondamento va ricercato nel criterio di selezionare per la

conservazione permanente quei documenti necessari per lo

svolgimento dellattivit in corso e per la piena comprensione delle funzioni istituzionali del soggetto

produttore: i documenti destinati alla distruzione non sono

inutili sul piano amministrativo, nprivi di valore storico; sono meno essenziali per la conoscenza e la valutazione delle funzioni

dellente produttore e del modo concreto dellesercizio delle funzioni medesime svolte

78



nelle democrazie moderne si selezionano i documenti per la

conservazione anche con lo scopo di rendere chiaro e leggibile il

processo di assunzione delle decisioni politiche, di natura

generale (trasparenza)

79



la selezione quindi il risultato della attivitdi valutazione dei documenti per deciderne i termini di conservazione, ovvero la

durata dei documenti in base a criteri di funzionalitarchivistica, che sono fissati in base a fini probatori,

amministrativi, informativi e di ricerca (supporto delle decisioni

presenti e future, mezzo di prova legale, surrogato dellatto o del fatto che il documento rappresenta)

la selezione sempre il risultato di unattivitdi valutazione di contenuto, ma in modo indiretto e in base al contesto

amministrativo di riferimento: si valuta la funzione che i

documenti svolgono

80



obiettivo finale: la conservazione permanente dei documenti

necessari a testimoniare lattivit istituzionale dellente

produttore, identificare cio il valore archivistico dei documenti

e selezionarli su tale base

obiettivo subordinato: risolvere problemi di ridondanza e

mettere i documenti a disposizione della ricerca interna ed

esterna

81



alcune indicazioni generali

scarto copie senza annotazioni amministrative o visti essenziali per ricostruire il procedimento nella sua correttezza e completezza

conservazione dei documenti originali e primari con esclusione solo di alcuni materiali preparatori

conservazione del contenuto giuridico (della notizia): si possono distruggere i documenti primari e originali se le notizie contenute siano a loro volta contenuti in altri documenti originali destinati alla conservazione

82



possono essere scartati documenti analitici di cui si

conservino documenti riassuntivi (es. documenti contabili

analitici i cui dati si ritrovano in libri contabili)

conservazione di tutti i repertori (es. registri di protocollo)

83



valutare la funzione del documento:

a) amministrativa: documenti definiti rispetto alle attivitistituzionali (statuti, deliberazioni, verbali, circolari, bilanci, rapporti, promemoria generali)

b) legale: documenti individuati sulla base dellordinamento giuridico (diritti e obblighi dei singoli, siano essi il personale dellente o gli utenti esterni, impegni verso terzi, ecc.): contratti, titoli, ecc.

c) fiscale/contabile: documentazione che testimonia le modalit di impiego, distribuzione e controllo delle risorse finanziarie (fatture, mastri, mandati, libri cassa, ecc.)

84



selezionare per la conservazione o distruzione intere serie

(selezionare per serie): di norma la selezione non si applica

a singoli documenti ma a raggruppamenti omogenei di

documenti e fascicoli (serie archivistiche)

oppure adottare tecniche di campionatura, peraltro molto

contestate dal punto di vista teorico (Romiti le giustifica

solo nella pratica, perch il risultato quello di conservare

spezzoni frammentari di archivi: metodo antiarchivistico)

85



la tecnica di campionatura pu essere:

a) su base soggettiva: qualitativo o statistico

b) su base oggettiva: casuale: secondo cadenze numeriche

(es. 1 ogni 10), presuppone criteri numerici di

identificazione dei documenti. Richiede una difficile

valutazione scientifica dei documenti nel caso di dati

quantitativi complessi; sistematica: individuazione di un

criterio seguito sistematicamente (es. tutti i fascicoli

individuali che inizino con una determinata lettera);

finalizzata: campioni che si riferiscono a individui o

argomenti scelti

86



verificare la complementariet e le lacune di serie documentarie prodotte da uffici in corrispondenza reciproca

individuazione dei documenti vitali: tecnica diffusa inNordamerica (ora prevista anche in Europa, ad esempio dagli organi comunitari) di intervento preventivo in caso di disastro (riguarda, generalmente, non pi del 4% del patrimonio documentario): si seleziona per una conservazione in duplice copia il materiale che necessario per dare continuit allattivit dellente; richiede un continuo aggiornamento e revisioni periodiche

87



la selezione pu

precedere e/o seguire il versamento (meglio se precede)

essere affidata agli archivisti o condivisa con gli

amministratori degli enti produttori

richiedere lesistenza di strumenti generali di guida (piani di

conservazione)

88



alcuni tempi di conservazione sono fornite dalla normativa:

a) norme di natura amministrativo-contabile: 10 anni (fatture, note di addebito e accredito, estratti conto, registridi magazzino, pagamenti a terzi, piani dei conti, registri prescritti per legge, docc. su operazioni bancarie come mandati) in base allart. 2220 del codice civile le scritture contabili e la corrispondenza relativa devono essere conservate per 10 anni dalla data dellultima registrazione

b) nel caso di documentazione fiscale: le norme prevedevano come termine di conservazione lobbligo fino a che non erano definiti gli accertamenti fiscali del corrispondente anno di imposta; le nuove norme sui procedimenti amministrativi hanno stabilito termini inderogabili di 5 anni

89



c) documenti relativi al personale: normativa del Consiglio di

amministrazione dell INPS (1966) a fini interni: fascicoli personali per 40 anni dopo il pagamento dellultima rata di pensione diretta o indiretta (di fatto equivale alla conservazione

illimitata); cartellini orario, documentazione relativa ai concorsi:

10 anni (esclusi gli atti generali e i verbali delle commissioni per

cui prevista la conservazione illimitata)

90



la selezione in ambiente digitale

necessario programmare la selezione nella fase di creazione dei documenti, anche se non in modo automatico

necessario dare sistematicit ai criteri di selezione implicita che distinguono i documenti ufficiali di un ente dal materiale documentario che circola allinterno dellente in modo informale o improprio: il decentramento e il venir meno delle gerarchie, oltre allo sviluppo di sistemi elettronici di comunicazione rendono impossibile il controllo gerarchico centralizzato

91



operazione continuativa, a causa dei problemi di

obsolescenza tecnologica (ogni migrazione richiede una tacita

autorizzazione alla conservazione): la conservazione

unattivit positiva

la selezione richiede strumenti di guida e orientamento che

seguono il documento in tutte le fasi di gestione

necessario definire precocemente e in dettaglio la natura dei

documenti, la loro funzione, le responsabilitnellente

92



un monitoraggio costante deve essere sviluppato soprattutto con riferimento al cambiamento del contesto tecnologico: in alcuni casi pu essere necessario procedere a una seconda valutazione in caso di difficile fattibilit tecnicadella conservazione: il monitoraggio pu determinare conseguenze sulla documentazione da conservare e sui termini di trasferimento

nuove attivit e competenze sono necessarie per la preparazione fisica e logica dei documenti elettronici per la selezione (copiatura, migrazione, ecc.) e il trasferimento (informazioni descrittive: termini di trasferimento, elenco delle componenti, documentazione tecnica e archivistica per il trattamento)

93



lo scarto

differito

in itinere

preordinato (piano di conservazione)

94

Gli obblighi secondo il Codice BBCCP(1)

sono beni culturali

le cose immobili e mobili appartenenti allo Stato, alle regioni,

agli altri enti pubblici territoriali, nonch ad ogni altro ente ed

istituto pubblico e a persone giuridiche private senza fine di

lucro, che presentano interesse artistico, storico, archeologico o

etnoantropologico.

gli archivi e i singoli documenti dello Stato, delle regioni, degli

altri enti pubblici territoriali, nonch di ogni altro ente ed

istituto pubblico

95

Gli obblighi secondo il Codice BBCCP (2)

interventi vietati

i beni culturali non possono essere distrutti, danneggiati o

adibiti ad usi non compatibili col loro carattere storico o

artistico oppure tali da recare pregiudizio alla loro

conservazione

gli archivi non possono essere smembrati

96


interventi soggetti ad autorizzazione Ministero BBCC

lo scarto dei documenti

il trasferimento ad altre persone giuridiche di complessi

organici di documentazione

lo spostamento degli archivi correnti dello Stato, degli enti ed

istituti pubblici non soggetto ad autorizzazione

97


obblighi conservativi

lo Stato, le regioni, gli altri enti pubblici territoriali nonch

ogni altro ente ed istituto pubblico

a) hanno lobbligo di garantire la sicurezza e la conservazione

dei beni culturali di appartenenza

b) fissano i beni cultuali di loro appartenenza, ad eccezione

degli archivi correnti, nel luogo di loro destinazione

c) hanno lobbligo di conservare archivi nella loro organicit,

di ordinarli (di inventariare i propri archivi storici, costituiti

da documenti relativi agli affari esauriti da oltre 40 anni)

98


obblighi di versamento agli AS dei documenti conservati

dalle amministrazioni statali

versamento agli AS di documenti relativi ad affari esauriti da

oltre 40 anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la

conservazione; liste di leva e di estrazione versati 70 anni dopo

lanno di nascita della classe cui si riferiscono; archivi notarili

versano atti notarili ricevuti dai notai che cessarono lesercizio

professionale anteriormente allultimo centennio

AS possono accettare versamenti di documenti pi recenti

quando vi sia pericolo di dispersione o danneggiamento

99


nessun versamento pu essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto; le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti

archivi di uffici statali soppressi () sono versati agli AS a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto oin parte, ad altri uffici

commissioni di sorveglianza con il compito di vigilare [sorvegliare] sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti, di curare i versamenti, di identificare gli atti di natura riservata; gli scarti sono autorizzati dal Ministero beni culturali

100


custodia coattiva

il Ministero BBCC ha facolt di far trasportare e

temporaneamente custodire in pubblici istituti i beni culturali

mobili (quindi anche gli archivi di deposito) al fine di garantirne

la sicurezza, assicurarne la conservazione o impedirne il

deterioramento

101


violazioni

(incluso lo scarto di documenti non autorizzato) sono punite

con la nullit degli atti giuridici

con larresto da sei mesi a un anno

con lammenda da euro 775 a 38734,50

si sottolinea che anche la cancellazione di documenti elettronici

considerato scarto e deve essere quindi autorizzata

102


commissioni di sorveglianza (dpr 37/2001)

costituzione

composizione

periodicit riunione

responsabilit dei dirigenti degli uffici in merito alla conservazione e corretta gestione degli archivi e alla regolare tenuta degli inventari e degli altri strumenti necessari allesercizio del diritto di accesso ai documenti amministrativi

documenti da proporre per lo scarto sono individuati dalla commissione di sorveglianza sugli archivi e approvati dallAmministrazione archivistica

103


per i documenti da proporre per lo scarto devono essere

elaborati: 1) relativi elenchi; 2) relazione illustrativa contenente

le motivazioni dello scarto, l indicazione della data iniziale e finale di ciascuna serie, nonchdella quantit, almeno approssimativa, dei documenti da eliminare. Elenchi e relazione

illustrativa devono essere trasmessi allAmministrazione archivistica che deve inviare, entro 120 giorni dal ricevimento, il

nulla osta comprese le modalitdi scarto (documenti bruciati, macerati o ceduti in libero uso)

delega al sovrintendente dellACS o al direttore dellAS per il rilascio del nulla osta

104


le modalitdi cessione degli atti darchivio di cui stato disposto lo scarto vengono stabilite da ciascuna

amministrazione anche attraverso le organizzazioni di

volontariato o la CRI

le eventuali somme ricavate dalla cessione dovranno essere

versate alla Tesoreria dello Stato

le proposte di scarto di documenti sottratti alla libera

consultazione sono inoltrate al Ministero dell interno che si deve pronunciare entro 90 giorni

105


elenco per lo scarto

consistenza materiale (UA o UC)

peso (per la presa in carico)

descrizione materiale (tipologia ed estremi cronologici)

motivazione scarto

106


modello elenco scarto

ELENCO DEG LI ATTI CH E SI PRO PO NG ONO PER L EL IM INAZI O NE

N . dordi

ne

C lassificazione (1)

Descrizione degli atti (2)

Estrem i cronologici

N . pezzi (3)

Peso in Kg.

(4)

M otivazioni dellelim inazione

(5)

Data __________________ Firm a (6)____________________ NOTE 1) Si riporta la classificazione che le unit archiv istiche possiedono 2) Descrizione sintetica di ogni voce, sufficiente a rendere riconoscibili i docum enti 3) O ltre alla quantit, specificare anche la qualit dei contenitori (cartelle,fa ldoni,scatole, pacchi, sacchi ) 4) Il peso pu anche essere indicato complessivam ente per tutte le unit che si propongo per lo scarto 5) Indicare sinteticamente il motivo dello scarto e/o la docum entazione alternativa che viene conservata 6) Indicare con chiarezza la qualifica e la responsabilit d i chi firma, apponendo il timbro dellEnte

107

Il piano di conservazione (1)

di fronte allemergenza della quantit della produzione

documentaria, la capacit di selezione in modo tempestivo,

corretto dal punto di vista legale ed efficiente strategica, ma ha

bisogno di strumenti specifici

controllo sulla formazione dei documenti e dei fascicoli

controllo sulla accumulazione di documenti e fascicoli nel corso del tempo

sviluppo tempestivo di criteri di analisi e valutazione dei documenti ai fini della conservazione/eliminazione

sviluppo di sistemi integrati (piani di conservazione/selezione che connettano le fasi di formazione dellarchivio alla loro tenuta nellarchivio di deposito e storico)

108


il piano di conservazione

documento debitamente autorizzato che stabilisce i tempi

di attivit, semiattivit e inattivit e il destino ultimo dei

documenti (dpr 445/2000 art. 68)

uno strumento che permette la:

a) distruzione immediata (anche con procedure abbreviate)

dei documenti ritenuti inutili

b) protezione dei documenti utili per il loro valore giuridico o

storico

c) formalizzazione del trasferimento di responsabilit

109


d) riduzione delle spese per attrezzature e locali

e) soddisfazione della trasparenza amministrativa

f) dimostrazione dellassolvimento di obblighi legali connessi

alla conservazione

110


nel mdg deve essere riportato anche il sistema di

classificazione, con lindicazione delle modalit di

aggiornamento, integrato con le informazioni relative ai

tempi, ai criteri e alle regole di selezione e conservazione,

anche in riferimento alluso di supporti sostitutivi (dpcm 31

ott. 2000)

il trasferimento dei fascicoli e delle serie documentarie relative

a procedimenti conclusi deve avvenire almeno una volta ogni

anno e deve essere attuato rispettando lorganizzazione che i

fascicoli e le serie avevano nellarchivio corrente (dpr

445/2000)

111


il Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della

gestione dei flussi documentali e degli archivi (in ogni AOO)

deve elaborare e aggiornare il piano di conservazione degli

archivi, integrato con il sistema di classificazione, per la

definizione dei criteri di organizzazione dellarchivio, di

selezione periodica e di conservazione permanente dei

documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei

beni culturali (dpr 445/2000)

112


requisiti di un piano di conservazione

integrazione con il piano di classificazione e fascicolazione (dpr 445/2000)

identificazione dei formati dei documenti

identificazione delle responsabilit conservative

identificazione delle responsabilit in materia di accesso

indicazione della periodicit dei trasferimenti /versamenti

indicazione delle procedure e strumenti per i trasferimenti / versamenti

monitoraggio e aggiornamento continuo

113


interventi in caso di assenza del piano di conservazione

sono interventi necessari in situazioni di emergenza, in assenza

di interventi periodici e di strumenti di controllo, in caso cio di

accumulo; oppure per la predisposizione di nuovi strumenti di

gestione in assenza di una conoscenza adeguata del materiale

documentario e delle procedure seguite

114


strumenti

creazione di un gruppo di lavoro con personale specializzato

autorevole (funzioni di ricognizione, valutazione, elaborazione

di soluzioni complessive e parziali e/o intermedie, ad esempio

proprio per la selezione)

questionario/ricognizione dei depositi/interviste

ricognizione vera e propria

115


ricognizione

studio preliminare: recupero e analisi di normativa interna, organigrammi, elenchi e repertori (per strutture); richiede cooperazione con il personale, un elenco dei referenti, lindividuazione e la valutazione dei centri di protocollazione, il recupero di dati di sintesi sul materiale conservato e distrutto

censimento fisico: individuazione di un referente autorevole ed esperto, colloqui preliminari guidati da domande preconfezionate, visite in loco ad uffici e depositi, individuazione e studio dei meccanismi di trasferimento e degli strumenti di archiviazione e di ricerca esistenti, raccolta di esigenze e interrogativi

compilazione di elenchi di conservazione/scarto per serie

116


Aerea informazioni fondo / serie

1.codice identificativo

2.definizione del livello

3.provenienza (ufficio/unit op.)

4.denominazione/descrizione

5.estremi cronologici

6.collocazione

7.consistenza

8.strumenti di corredo/consultazione

9.stato di conservazione/ordinamento

10.destinazione finale (scarto, conservazione permanente, altro)

modello scheda

ricognizione

Area informazioni Ente

1. Denominazione ente

produttore

2. Indirizzo

3. Ubicazione archivio (piano,

locale, settore)

117

Il trasferimento e il versamento (1)

trasferimento

passaggio fisico o logico dallarchivio corrente allarchivio di

deposito

passaggio anche di responsabilit

118


versamento

passaggio fisico o logico dallarchivio di deposito allarchivio

storico (40 anni dopo la chiusura della pratica)

passaggio anche di responsabilit (allinterno dello stesso

soggetto produttore; o tra due soggetti diversi, produttore e

conservatore)

preceduto dalla selezione / scarto

119


trasferimento allarchivio di deposito

a) responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi deve provvedere, almeno una volta ogni anno, al trasferimento dei fascicoli o serie documentarie relativi a procedimenti conclusi presso un apposito archivio di deposito

b) trasferimento attuato rispettando lorganizzazione che i fascicoli e le serie avevano nellarchivio corrente

c) responsabile del servizio deve formare e conservare un elenco dei fascicoli e delle serie trasferite nellarchivio di deposito (dpr 445/2000)

120


disposizioni per la conservazione nellarchivio di deposito

a) il Servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi elabora e aggiorna il piano di conservazione degli archivi, integrato col sistema di classificazione, per la definizione dei criteri di organizzazione dellarchivio, di selezione periodica e di conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei beni culturali

b) deve essere tenuta traccia di movimentazioni e richieste di prelevamento

c) per larchiviazione e custodia dei documenti contenenti dati personali di applicano le disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali (dpr 445/2000)

121


versamento

a) documenti selezionati per la conservazione permanente sono

trasferiti contestualmente agli strumenti che ne garantiscono

laccesso, negli AS competenti per territorio o nella separata

sezione di archivio secondo quanto previsto dalle vigenti

disposizioni in materia di tutela dei beni culturali (dpr

445/2000)

122


strumenti e procedure

elenchi di trasferimento

elenchi di versamento

verbali sottoscritti dal soggetto che versa e dal soggetto che riceve

procedure e regole per la movimentazione

123


elenchi di versamento (per serie)

corretta denominazione delle voci

predisposizione di rinvi e indici

attivit di normalizzazione dei termini

indicazione della forma giuridica della natura del documento

elaborazione di elenchi diversi per facilitare la consultazione

analisi attenta della corrispondenza e qualit del materiale

conservato

124

III. I requisiti organizzativi:

strutture, ruoli e responsabilit

125

Il Servizio per la gestione informatica dei

documenti, dei flussi documentali e degli

archivi (1)

ciascuna amministrazione istituisce un Servizio per la tenuta

del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali

e degli archivi in ciascuna delle AOO; il servizio posto alle

dirette dipendenze della stessa AOO (445/2000)

126

Il Servizio per la gestione informatica dei

documenti, dei flussi documentali e degli

archivi (1)

in particolare, il Servizio svolge i seguenti compiti

(dpr 445/2000)

attribuisce il livello di autorizzazione per laccesso alle funzioni della procedura, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all'inserimento e alla modifica delle informazioni garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto delle disposizioni del 445/2000garantisce la corretta produzione e la conservazione del registro giornaliero di protocollo

127

Il Servizio (2)

cura che le funzionalit del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate entro ventiquattro ore dal blocco delle attivit e, comunque, nel pi breve tempo possibile

conserva le copie di cui agli artt. 62 e 63 (informazioni sistema, registro emergenza), in luoghi sicuri differenti

garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dellorganizzazione delle attivit di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalit di accesso di cui agli articoli e le attivit di gestione degli archivi

autorizza le operazioni di annullamento degli elementi di registrazione di protocollo

128

Il Servizio (3)

vigila sullosservanza delle disposizioni del T.U. parte del

personale autorizzato e degli incaricati

elabora ed aggiorna il piano di conservazione degli archivi,

integrato con il sistema di classificazione, per la definizione dei

criteri di organizzazione dellarchivio, di selezione periodica e di

conservazione permanente dei documenti, nel rispetto delle

vigenti disposizioni contenute in materia di tutela dei beni

culturali e successive modificazioni ed integrazioni; dei

documenti prelevati dagli archivi deve essere tenuta traccia del

movimento effettuato e della richiesta di prelevamento

129

Il responsabile del Servizio (1)

al Servizio preposto un dirigente ovvero un funzionario, comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalit tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione

il responsabile per la tenuta del sistema di gestione informatica dei documenti dispone per la corretta esecuzione delle operazioni di salvataggio dei dati su supporto informatico rimovibile

il responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, autorizza lo svolgimento anche manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o pi registri di emergenza, ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica

130


almeno una volta ogni anno il responsabile del servizio per la gestione dei flussi documentali e degli archivi provvede a trasferire fascicoli e serie documentarie relativi a procedimenti conclusi in un apposito archivio di deposito costituito presso ciascuna amministrazione (dpr 445/2000)

adozione, dopo la nomina del responsabile del servizio e sulla sua proposta, del manuale di gestione (dpcm 31 ott. 2000)

definizione, su indicazione del responsabile del servizio, dei tempi, delle modalit e delle misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli diversi dal protocollo informatico(dpcm 31 ott. 2000)

131


obiettivi e compiti particolari del responsabile del Servizio

le PPAA provvedono a definire le attribuzioni del responsabile del servizio in modo da assicurargli, in particolare, il compito di:a) predisporre lo schema del manuale di gestione

proporre i tempi, le modalit e le misure organizzative e tecniche previste dal decreto

predisporre il piano per la sicurezza informatica relativo alla formazione, alla gestione, alla trasmissione, allinterscambio, allaccesso, alla conservazione dei documenti informatici dintesa con il responsabile dei sistemi informativi automatizzatie con il responsabile della sicurezza dei dati personali (dpcm 31 ott. 2000)

132


le altre figure

il responsabile del procedimento (l. 214/1990 e successive

modifiche)

il responsabile del trattamento dei dati personali (dlgs

196/2003)

il responsabile della conservazione (delibera CNIPA

11/2004; CAD)

133

IV. Accesso, consultabilit e tutela della riservatezza e della privacy

134

Il quadro normativo (1)

l. 241/1990, e successive modifiche: disposizioni in materia di procedimento amministrativo e di diritto allaccesso dei documenti amministrativi

Codice in materia di protezione dei dati personali (d.lgs. 196/2003): trattamento dei dati personali relativamente alla documentazione amministrativa e alla ricerca storica

Codice dei beni culturali e del paesaggio, (d.lgs. 42/2004), artt. 122-127: accesso ai documenti per la ricerca storica

135


l. 241/1990, e successive modifiche

disciplina il diritto di accesso ai documenti della PA,

anteriormente al loro versamento negli AS, per la tutela di

interessi giuridicamente protetti (rilevanti)

136


le limitazioni allaccesso salvaguardano:

a) la sicurezza, la difesa nazionale e le relazioni internazionali

b) la politica monetaria e finanziaria

c) lordine pubblico e la prevenzione e repressione della

criminalit

d) la riservatezza di terzi, persone, gruppi e imprese

137


esclusione dal diritto di accesso

a) per i documenti coperti da segreto di Stato e nei casi di

segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti ai

sensi della legge

b) nei procedimenti tributari

c) nei confronti dell'attivit della pubblica amministrazione

diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione

d) nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psico-attitudinale relativi a terzi

138


obblighi delle amministrazioni

a)individuare le categorie di documenti sottratti all'accesso

b)fissare, per ogni categoria di documenti, anche l'eventuale

periodo di tempo per il quale essi sono sottratti all'accesso

139


con regolamento il Governo pu prevedere casi di sottrazione all'accesso per garantire

a) sicurezza e difesa nazionale, sovranit nazionale e relazioni internazionali

b) politica monetaria e valutaria

c) tutela dell'ordine pubblico, prevenzione e repressione della criminalit

d) riservatezza di persone fisiche e giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale

e) l'attivit in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro e gli atti interni connessi all'espletamento del relativo mandato

140


Commissione per laccesso ai documenti amministrativi (mod.

con l. 15/2005)

a) non pi nominata con decreto del presidente della

Repubblica su proposta del Presidente del Consiglio e sentito il

Consiglio stesso, ma con decreto del presidente del Consiglio

sentito il Consiglio

b) non pi 16 ma 12 membri

141


+ Regolamento (il dpr 184/2006)

Regolamento recante disciplina in materia di accesso ai

documenti amministrativi, in base allart. 23 della l. 15/2005

142


Codice in materia di protezione dei dati personali

il primo esempio, su scala internazionale, di un riordinamento

generale di una materia complessa e mutevole, segnando il

passaggio da una situazione di frammentazione legislativa a un

sistema unitario

143


Parte I: disposizioni generali

Parte II: trattamento dei dati in ambito giudiziario, forze di

polizia, difesa e sicurezza dello Stato, ambito pubblico

(laccesso ai documenti dellamministrazione), sanitario,

istruzione, scopi storici, statistici e scientifici, lavoro e

previdenza sociale, sistema bancario finanziario e assicurativo,

comunicazione elettroniche, libere professioni e investigazione

privata, giornalismo ed espressione letteraria e artistica,

marketing

Parte III: tutela amministrativa e giurisdizionale

dellinteressato e sanzioni

144


principi

chiunque ha diritto alla protezione dei dati personali che lo riguardano

garantire che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libert fondamentali e della dignitdella persona (con part. riferimento alla riservatezza, identitpersonale, diritto alla protezione dei dati personali)

diritti e liberta (modalit per loro difesa)

obblighi dei titolari del trattamento dei dati personali (adempimenti)

principio di necessit nel trattamento dei dati

145


definizioni

trattamento: operazione/operazioni concernenti la raccolta,

registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione,

elaborazione, selezione, estrazione, raffronto, uso, blocco,

comunicazione, diffusione, cancellazione e distruzione dati

personali

dato personale: informazione relativa a p.f., p.g., ente o

associazione identificati o identificabili anche indirettamente

mediante riferimento a altra informazione

dato identificativo: dato personale che permette

lidentificazione diretta dellinteressato

146


dati sensibili: dati personali idonei a rivelare lorigine razziale

ed etnica; le convinzioni religiose, filosofiche, ecc.; le opinioni

politiche, adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere

religioso, filosofico, politico; lo stato di salute; la vita sessuale

dati giudiziari: dati personali idonei a rivelare provvedimenti

in materia di casellario giudiziale, di anagrafe delle sanzioni

amministrative dipendenti da reati e relativi carichi pendenti, o

la qualit di imputato o indagato ai sensi del CP

titolare: p.f., p.g., PA, ecc. cui competono le decisioni in

ordine alle finalit, alle modalit del trattamento di dati

personali e agli strumenti usati, ivi compreso il profilo della

sicurezza

147


responsabile: p.f., p.g., ecc., proposta dal titolare al

trattamento di dati personali

interessato: p.f., p.g., ecc., cui si riferiscono i dati personali

comunicazione: dare conoscenza di dati personali a uno o

pi soggetti determinati diversi dallinteressato, dal titolare,

dal responsabile, ecc., in qualunque forma mediante la loro

messa a disposizione o consultazione

diffusione: dare conoscenza di dati personali a uno o pi

soggetti indeterminati

148


dato anonimo: non pi associabile a un interessato

identificato o identificabile

blocco: conservazione di dati personali con sospensione

temporanea di ogni altra operazione del trattamento

scopi storici: finalit di studio, indagine, ricerca di figure, fatti

e circostanze del passato

scopi statistici: finalit di indagine statistica o di produzione di

risultati statistici

scopi scientifici: finalit di studio e di indagine finalizzata alo

sviluppo e conoscenza scientifica

149


diritti dellinteressato

ottenere conferma dellesistenza o meno di dati personali che lo riguardano e la loro comunicazione in forma intelligibile

ottenere indicazioni su:

a) origine dati

b) finalit e modalit del trattamento

c) estremi identificativi del titolare, responsabile, ecc.

d) soggetti o categorie di soggetti a cui i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza

ottenere aggiornamento, rettificazione e integrazione dei dati

150


ottenere cancellazione, trasformazione in forma anonima o

blocco in caso di dati trattati in violazione di legge, compresi

quelli di cui non necessaria la conservazione in relazione agli

scopi per i quali sono stati raccolti e trattati

opporsi, in tutto o in parte, per motivi legittimi al trattamento

dei dati personali che lo riguardano anche se pertinenti allo

scopo della raccolta

151


i diritti dellinteressato non possono essere esercitati

in materia di antiriciclaggio

in materia di sostegno alle vittime di richieste estorsive

in materia di commissioni parlamentari dinchiesta

in materia di politica monetaria e valutaria, sistema di

pagamenti, controllo intermediari e mercati creditizi e finanziari

se possono creare pregiudizio nello svolgimento di indagini

difensive o nellesercizio del diritto in sede difensiva

in materia di giustizia

152


inoltre non possono essere esercitati quando il trattamento

effettuato

da organi di PS

da organi finalizzati alla tutela dellordine pubblico e della

sicurezza pubblica, della prevenzione, accertamento e

repressione reati

in questi casi per i dati personali devono essere

conservati separatamente da quelli registrati per finalit

amministrative

153


modalit esercizio diritti

richiesta e consenso dellinteressato

i diritti di persone decedute possono essere esercitate da

chi ha un interesse proprio, agisce a tutela dellinteressato

o per ragioni familiari meritevoli di protezione

154


se la richiesta rivolta a un esercente professione sanitaria

o a un organismo sanitario i dati personali possono essere

noti allinteressato solo per il tramite di un medico

designato dallinteressato o dal titolare trattamento

gli esercenti professioni sanitarie e gli organi sanitari

pubblici non devono richiedere il consenso allinteressato

e la raccolta risponde allo svolgimento delle funzioni

istituzionali

155


i dati personali devono essere trattati

in modo lecito e secondo correttezza

raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi

esatti e se necessario aggiornati

pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alla finalit per le

quali sono stati raccolti o trattati

conservati in una forma che consenta lidentificazione

dellinteressato per un tempo non superiore a quello necessario

agli scopi per i quali sono stati raccolti e trattati

156


codice deontologia

sottoscrizione di codici di deontologia e di buona condotta

per determinati settori (giornalisti, storici-archivisti, in mabito

SISTAN)

controllati e pubblicati su GU dal Garante

157


cessazione trattamento dati personali

distrutti

ceduti a altro titolare ma per trattamento compatibile agli

scopi per i quali sono stati raccolti

conservati per fini esclusivamente personali e non destinati

alla comunicazione o diffusione

conservati o ceduti a altro titolare per scopi storici, statistici o

scientifici

158


trattamento dati sensibili

consentito sono se autorizzato da espressa disposizione di

legge e per finalit di rilevante interesse pubblico

se il trattamento non previsto da disposizioni di legge i

soggetti pubblici possono richiedere al Garante lautorizzazione

devono essere verificati periodicamente (esatti, aggiornati,

pertinenti, completi, non eccedenti e indispensabili rispetto alle

finalit perseguite)

159


trattamento dati su stato di salute e vita sessuale

conservati separatamente dagli altri dati personali

i dati su stato di salute non possono essere diffusi

160


misure di sicurezza

obblighi di sicurezza: dati personali custoditi e controllati per

ridurre al minimo i rischi di una loro distruzione, perdita,

accesso non autorizzato

in caso di trattamento con strumenti elettronici: procedure di

autenticazione; gestione credenziali di autenticazione; sistema di

autorizzazioni; protezione da accessi non consentiti; copie di

sicurezza (tenuta documento programmatico sulla sicurezza)

161


devono essere adottate tecniche di cifratura o di codici

identificati per determinati trattamenti su stato di salute o

vita sessuale effettuati da organismi sanitari

162


notifica trattamento al Garante

trattamento di dati genetici, biometrici ..

trattamento dati su stato di salute e vita sessuale trattati a fini di procreazione assistita, prestazioni di servizi sanitari

per via telematica relativi a banche dati, indagini epidemiologiche, rilevazione di malattie mentali, infettive e diffusive, sieropositivit, trapianti di organi e tessuti,

monitoraggio spesa sanitaria

163


accesso ai documenti amministrativi

in caso di dati idonei a rilevare lo stato di salute e la vita

sessuale laccesso consentito se la situazione

giuridicamente rilevante che si intende tutela di rango

almeno pari al diritto dellinteressato

164


Titolo V-Trattamento in ambito sanitario

(arrt. 75-94)

settore con finalit di rilevante interesse pubblico

trattamento dei dati personali idonei rilevare lo stato di salute:

a) con consenso dellinteressato e anche senza lautorizzazione del Garante se il trattamento riguarda dati e operazioni indispensabili per perseguire finalit di tutela della salute o incolumit fisica dellinteressato

b) anche senza il consenso dellinteressato e previa autorizzazione del Garante se la finalit suddetta riguarda 1/3 o la collettivit

165


trattamento dei dati personali idonei rilevare lo stato di

salute:

a) con consenso dellinteressato e anche senza

lautorizzazione del Garante se il trattamento riguarda dati

e operazioni indispensabili per perseguire finalit di tutela

della salute o incolumit fisica dellinteressato

b) anche senza il consenso dellinteressato e previa

autorizzazione del Garante se la finalit suddetta riguarda

1/3 o la collettivit

166


informativa e consenso possono intervenire successivamente alla prestazione:

a) in caso di emergenza sanitaria o di igiene pubblica

b) in caso di impossibilit fisica, incapacit di agire o di intendere o volere dellinteressato

c) quando non possibile acquisire il consenso da chi esercita legalmente la potest, o da un prossimo congiunto, familiare, convivente,..

d) in caso di rischio grave, imminente e irreparabile, per la salute e per linteressato

e) .

167


comunicazione dati su stato di salute allinteressato

a) solo per il tramite di un medico designato dallinteressato e

dal titolare; questo non si applica in caso di dati forniti in

precedenza dallo stesso interessato

b) il titolare o responsabile possono autorizzare per iscritto le

professioni sanitarie diverse dai medici che nellesercizio

dei loro compiti intrattengono rapporti diretti con i

pazienti e sono incaricati di trattare dati sullo stato di salute

a rendere noti i medesimi dati allinteressato

168


prescrizioni mediche

a) ricette medicinali a carico del SSN: redatte secondo un

modello che permette di risalire allidentit dellinteressato

solo in caso di necessit (controllo correttezza

prescrizione; verifiche amministrative; per ricerche

epidemiologiche e di ricerca)

b) ricette medicinali non a carico del SSN: generalit

dellinteressato non indicate; indicato dal medico solo se

ritiene indispensabile permettere di risalire alla sua identit

169


trattamento dati genetici e donatori di midollo osseo

a) consentito nei casi previsti da apposita autorizzazione

rilasciata dal Garante, sentito il Ministero salute (che

acquisisce il pare del Consiglio superio di sanit)

b) il donatore di midollo osseo ha diritto e dovere di

mantenere lanonimato

170


cartelle cliniche

a) comprensibilit dati

b) distinzione tra dati del paziente da quelli di altri (es.

nascituri)

171


inoltre

richiesta di visione o rilascio copia cartella e acclusa scheda

di dimissione ospedaliera da parte di soggetti diversi

dallinteressato solo se la richiesta giustificata dalla

documentata necessit:

a) di far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria di

rango pari a quello dellinteressato

b) di tutelare, in conformit alla disciplina sullaccesso ai

documenti amministrativi, una situazione giuridicamente

rilevante di rango pari a quello dellinteressato

172


certificato di assistenza al parto

a) si fini della dichiarazione di nascita il certificato sempre

sostituito da semplice attestazione con i soli dati richiesti

nei registri di nascita

b) il certificato o a cartella clinica se compresivi di dati

personali che rendono identificabile la madre che abbia

dichiarato di non voler essere nominata possono essere

rilasciati in copia integrale a chi vi abbia interesse decorsi

100 anni dalla formazione del documento; durante tale

periodo la richiesta di accesso al certifica o alla cartella pu

essere accolta solo se si rende non identificabile la madre

173


trattamento per scopi storici, statistici o scientifici

finalit di rilevante interesse pubblico

174


Codice dei beni culturali e del paesaggio

conferma il principio generale della libera consultabilit dei

documenti conservati negli Archivi di Stato, negli Archivi

storici regionali, provinciali e comunali e in qualunque altro

Istituto pubblico

175


eccezioni alla libera consultazione

documenti dichiarati riservati, relativi alla politica interna ed

estera dello Stato: liberamente consultabili dopo 50 anni

documenti contenenti i dati sensibili e i dati relativi a

provvedimenti di natura penale: liberamente consultabili

dopo 40 anni

dati che rivelano lo stato di salute, la vita sessuale o

rapporti riservati di tipo familiare: liberamente consultabili

dopo 70 anni

176


possibilit di accedere ai documenti con limiti di

consultabilit

richiesta di autorizzazione alla Commissione consultiva per

le questioni relative ai documenti riservati (costituita dal

prefetto, da un rappresentante del Garante dei dati personali, da

un rappresentante della Commissione per laccesso ai

documenti amministrativi presso la Presidenza del consiglio dei

ministri, dal sovrintendente allArchivio centrale dello Stato e da

uno storico contemporaneista)

177


Codice di deontologia e di buona condotta per i

trattamenti di dati personali per scopi storici

distingue le regole di condotta degli archivisti da quelle per i

ricercatori

le regole previste per gli archivisti sono in armonia con i principi

concordati nel Codice de

La gestione del protocollo informatico Classificazione...

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