Manuale Utente WinGepa - Chiesa di Milano · Modulo a schede ... di Milano o la maschera delle...

Manuale Utente WinGePa ver. 1.2

Manuale Utente WinGepa

a cura dell’Ufficio per i Progetti Informatici e la Statistica - Arcidiocesi di Milano

Tel: 02 8556276 e_mail: [email protected]

INDICE INDICE.................................................................................................................................1

AVVIO DEL PROGRAMMA.................................................................................................3

Primo utilizzo....................................................................................................................3

NOTE GENERALI DI UTILIZZO ..........................................................................................4

Tasti funzione...................................................................................................................4

Pulsanti nelle maschere ...................................................................................................4

Campi a compilazione guidata .........................................................................................5

Campi a compilazione obbligatoria ..................................................................................5

DESCRIZIONE FUNZIONALE DELLE MASCHERE ...........................................................6

Maschera principale (WinGepa) ..........................................................................................6

SEZIONE ARCHIVI .............................................................................................................7

Maschera Persone ...........................................................................................................7

Area dei pulsanti principali ............................................................................................7

Area delle selezioni.......................................................................................................9

Area di visualizzazione ...............................................................................................11

Modulo a schede.....................................................................................................12

Anagrafica: ..........................................................................................................13

Dati Aggiuntivi:.....................................................................................................14

Battesimo, Comunione, Cresima, Matrimonio, e Morte: ......................................14

Famiglia e Gruppi: ...............................................................................................16

Istuuttoria Matrimoniale: ......................................................................................17

Maschera Famiglie .........................................................................................................18

Area dei pulsanti principali ..........................................................................................18

Area delle selezioni.....................................................................................................19

Area di visualizzazione (sotto l’area di ricerca)...........................................................21

Inserimento e/o variazione dei dati :........................................................................21

Maschera Gruppi............................................................................................................22

Area dei pulsanti principali ..........................................................................................22

Area delle selezioni.....................................................................................................24

rev. C ottobre 2004 Pag. 1 di 38

Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 Area di presentazione dati suddivisa in tre parti: ........................................................24

Inserimento e/o variazione dei dati :........................................................................24

SEZIONE TABELLE ..........................................................................................................26

PARROCCHIA ...............................................................................................................26

Sacerdoti della Parrocchia..........................................................................................26

Cimiteri .......................................................................................................................27

Stradario Parrocchiale ................................................................................................27

PROGRAMMA ...............................................................................................................28

Maschera Professioni: ................................................................................................28

Maschera Comuni.......................................................................................................29

Maschera Parrocchie..................................................................................................30

Recupero Note Riservate ...........................................................................................30

SEZIONE SERVIZI ............................................................................................................31

Seleziona Parrocchia .....................................................................................................31

Salvataggio e Recupero dati ..........................................................................................31

Export per Curia .............................................................................................................33

Aggiornamento e Compattazione...................................................................................34

PROMEMORIA..................................................................................................................35

Per inserire una persona: ...............................................................................................35

Per modificare i dati di una persona: ..............................................................................35

Per registrare i Sacramenti.............................................................................................35

Per stampare un Certificato o un Atto ............................................................................36

Per Inserire o modificare una Famiglia...........................................................................37

Per Inserire o modificare un Gruppo ..............................................................................38



AVVIO DEL PROGRAMMA All’avvio del programma si presenta una maschera di login:

dove è necessario scegliere l’utente dall’apposita casella predisposta con gli utenti di default, (Parroco, Segreteria o Consultazione) e inserire la corrispondente password. Dopo aver digitato utente e password fare click sul tasto “ESEGUI” “Parroco” è l’utente abilitato all’inserimento di dati, alla consultazione e alle stampe,

incluse le note riservate relative a persone e famiglie. “Segreteria” è l’utente abilitato all’inserimento di dati, alla consultazione e alle stampe, ad

esclusione delle note riservate. “Consultazione” è l’utente abilitato alla sola consultazione e alle stampe. Al momento della installazione del programma le password sono le seguenti : Parroco omega Segreteria sigma Consultazione alfa E’ possibile, al momento dell’avvio del programma, cambiare le password degli utenti cliccando sul bottone “Cambio password”: compariranno i due campi necessari per l’inserimento della nuova password Primo utilizzo Prima di iniziare la registrazione di persone o famiglie è necessario controllare i dati di installazione della parrocchia ( pulsante “Parrocchia” della maschera principale ). In particolare : - i dati anagrafici della parrocchia: indirizzo, telefoni, etc. - i registri dei sacramenti (numero, pagina e progressivo) in modo che al momento

dell’inserendo di un atto la numerazione dei registri sia automaticamente proposta dal programma stesso

- le tabelle dei sacerdoti, cimiteri e stradario parrocchiale .


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 NOTE GENERALI DI UTILIZZO Tasti funzione - F1 Richiama l’help di Windows - F2 Se premuto con il cursore all’interno di un campo, a cui è associata una scelta

guidata, visualizza la maschera dalla quale scegliere, modificare o inserire la voce desiderata. L’aggiornamento/visualizzazione di queste tabelle è possibile anche da Menu Principale -> Tabelle -> Parrocchia/Programma.

- F3 Può essere utilizzato nei campi Parrocchia o Comune per facilitare l’inserimento dei dati. Se premuto inserisce la Parrocchia o il Comune della Parrocchia sulla quale si sta operando.

- F4 Sui campi a tendina apre o chiude la lista dei valori possibili, sui campi nota espande il campo in modo da permettere l’inserimento di testi lunghi.

- F5 Richiama il manuale in linea per la maschera corrente - F12 Esegue l’operazione in corso o salva ed esce - Esc Esce dalla maschera corrente Tutti i comandi possono essere eseguiti facendo click con il mouse, o selezionando la funzione desiderata con TAB e quindi INVIO Pulsanti nelle maschere

Visualizza la lista delle stampe possibili Nuova persona o Nuovo Permette l'accesso a maschere di inserimento dati. Elimina Cancella l’elemento selezionato Annulla Ripristina i valori salvati prima delle ultime modifiche

o Esci Esce dalla maschera corrente Attiva Modifica Permette di modificare i dati immessi Fine Modifiche Termina le modifiche e torna allo stato di sola lettura Salva salva negli archivi i dati immessi Ric.avanzata Permette selezioni particolari per la ricerca Rimuovi filtro rimuove le selezioni impostate e riporta allo stato originale Esegui attiva la ricerca secondo le selezioni impostate Doppio click sulla a sinistra di qualsiasi lista apre l’elemento selezionato (persona, famiglia, gruppo…) rev. C ottobre 2004 Pag. 4 di 38


Campi a compilazione guidata L’inserimento di un Nominativo di un Testimone o Padrino o Madrina o Padre o Madre può avvenire:

1. Digitando direttamente il nominativo nel campo, in tal caso però la persona non viene inserita nell’archivio anagrafico ma resta scritta solo nell’atto che si sta registrando

2. Premendo il tasto F2 e selezionando (con un doppio click) dalla lista delle persone che compare in una sottofinestra, se la persona desiderata non è presente si può a sua volta inserirla premendo il tasto “Nuova persona”

L’inserimento del Coniuge in un atto di matrimonio può avvenire soltanto premendo il tasto F2 e selezionando (con un doppio click) dalla lista delle persone, se la persona desiderata non è presente si può a sua volta inserirla premendo il tasto “Nuova persona” L’inserimento di dati nel campo Comune in qualunque maschera può avvenire in diversi modi:

1. Digitando direttamente il nome del comune o parte di esso seguito dalla pressione del tasto TAB

2. Digitando un CAP seguito dalla pressione del tasto TAB 3. Premendo il tasto F2 e selezionando (con un doppio click) dalla maschera

“Seleziona Comuni” che compare, se non è presente si può a sua volta inserire il comune premendo il tasto “Inserisci”

4. Premendo il tasto F3 per inserire il comune della Parrocchia in uso N.B. Nei primi due casi se il comune o il CAP digitato non sono presenti nella tabella COMUNI o non sono univoci si apre comunque la maschera della lista dei comuni da cui andrà fatta la scelta. L’inserimento di dati nei campi Parrocchia o Diocesi di qualunque maschera digitando direttamente il testo (in questo caso nessun controllo di coerenza viene effettuato), oppure tramite la pressione del tasto F2 che presenta la maschera delle parrocchie della diocesi di Milano o la maschera delle Diocesi italiane. Campi a compilazione obbligatoria Tutti i campi obbligatori sono riconoscibili per lo sfondo giallo del campo stesso: se nel compilare una maschera si omette uno di questi campi, non sarà possibile salvare i dati. Uniche eccezioni sono i campi “nato a” e “nato il” nel registro di cresima. Essi sono obbligatori, ma è possibile rimuovere temporaneamente tale vincolo quando si effettuano trascrizioni da vecchi registri che non riportavano queste voci. Per rimuovere temporaneamente l’obbligatorietà di questi campi, si deve selezionare la maschera “Dati Parrocchia” ( pulsante “Parrocchia” della maschera principale ) e togliere il segno di spunta sulla casella posta a sinistra di “volume, pagina e numero cresima”. Questa impostazione rimane attiva fino a quando si chiude il programma



DESCRIZIONE FUNZIONALE DELLE MASCHERE Maschera principale (WinGepa) Una volta identificato l’utente, il programma presenta la maschera principale che ha tre sezioni : Archivi Tabelle Servizi

sezione Archivi - a sinistra è la sezione principale di lavoro e permette l’inserimento dei dati delle “Persone”, delle “Famiglie” e dei “Gruppi”, nonché l’ottenimento delle stampe dei certificati, degli elenchi e l’esportazione dei dati in excel. sezione Tabelle - al centro presenta due pulsanti “Parrocchia” e “Programmi” per la gestione in aggiornamento e consultazione delle tabelle rispettivamente riferite alla parrocchia e alla struttura del programma stesso. Queste tabelle, che già contengono i dati di uso più comune, possono essere aggiornate di volta in volta che si incontrano termini particolari e non previsti. sezione Servizi - a destra presenta quattro pulsanti “Seleziona parrocchia” (attivo solo quando è installata sullo stesso PC più di una parrocchia); “Salvataggio e Recupero dati” (funzione di back up su dischetto o altra unità a scelta) e “Export x Curia” (funzione di estrazione dati e invio alla Curia delle variazioni di archivio annuali) e “Aggiornamento e compattazione” (per riorganizzare e compattare gli archivi usati)



SEZIONE ARCHIVI Maschera Persone La struttura della maschera si compone di tre parti : 1. Area dei pulsanti principale 2. Area delle selezioni 3. Area di visualizzazione

Area dei pulsanti principali (parte alta della maschera con sfondo grigio)

Rende disponibili le seguenti funzioni: Stampe

Cliccando sul pulsante si ottiene la lista delle stampe possibili Sono disponibili tre tipologie di funzioni: Stampa degli elenchi in base alla selezioni effettuate

Lista persone con indirizzo Lista persone ordinate per indirizzo Lista persone con situazione sacramenti Lista persone con date dei sacramenti


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 Stampa delle etichette per spedizioni (nel formato 24 etichette distribuite su foglio A4

con 3 colonne e 8 righe Etichette con indirizzi delle persone selezionate

Esportazione dei dati in base alla selezioni effettuate in un file di excel nella cartella expo di WinGepa

Esporta i dati selezionati Esporta i dati selezionati con i riferimenti dei registri

Selezionando una di queste due opzioni viene richiesto il nome con cui salvare i dati selezionati. Il file excel viene quindi creato nella sottocartella Expo della cartella WinGepa. I dati sono riportati con caratteri di default e con le date in inglese. Per poterli usare occorre manipolarli e selezionarli secondo le possibilità offerte da Excel.

N.B. Per ogni stampa si può vedere l’anteprima. Nuova persona Apertura di una maschera per inserire i dati anagrafici principali (in tutte le maschere i campi con fondo giallo sono obbligatori)

A fine inserimento i dati devono essere registrati mediante il pulsante “Salva” oppure col

pulsante (Chiudi maschera). Solo a questo punto è possibile continuare nell’inserimento delle informazioni completando le altre schede. Elimina Cancella dall’archivio la persona selezionata (la persona è quella evidenziata dalla freccia nera sull’ estremità sinistra dell’elenco delle persone). La cancellazione è possibile solo se non sono associati sacramenti. Tasto di chiusura della maschera

Ritorno al menù principale della maschera iniziale



Area delle selezioni (zona a sfondo verde)

La sezione della ricerca propone alcune possibilità: per Cognome, con l’uso del * prima della voce si può ricercare anche una parte del

cognome es.: *noce troverà anche Del Noce, De Nocelli …. per Categoria, scegliendo Parrocchiano si ottengono solo le persone residenti nel

territorio parrocchiale.Analogamente è possibile scegliere Trasferito o Esterno per data di nascita, permette di selezionare tutti i nati in un certo periodo per Archivio, permette di scegliere tra Attuale, Storico, Attuale+Storico; l’impostazione

iniziale all’apertura è “Attuale” di conseguenza non si vedranno nella lista i defunti, per visualizzarli bisognerà scegliere Archivio: Storico

per presenza di Sacramenti o Annotazioni di sacramento, basta cliccare sulla casellina

desiderata per ottenere la lista dei battesimi o cresime o … Una volta impostati i criteri di selezione si deve premere il pulsante “Esegui” per visualizzare il risultato della selezione. Il pulsante “Rimuovi Filtro” rimuove tutti i criteri di ricerca e visualizza tutte le persone presenti nell’archivio “Attuale”


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 Il pulsante di Ricerca Avanzata visualizza una schermata con ulteriori possibilità di ricerca:

questa maschera offre numerose possibilità di ricerca dai dati ANAGRAFICI, ai dati di RECAPITO, ai dati AGGIUNTIVI, e i SACRAMENTI. Si possono così ottenere l’elenco delle persone di una via, o di un fabbricato, l’elenco dei battezzati in un anno, o dei matrimoni, delle morti ecc. Impostati i criteri premere il pulsante “Esegui” che chiuderà questa maschera e visualizzerà il risultato della selezione. E’ presente inoltre una funzione di “ricerca catalogata” tramite la quale è possibile memorizzare (Registra) e richiamare le impostazioni delle ricerche più frequenti. Col pulsante Elimina si possono poi cancellare



Area di visualizzazione (sotto l’area di ricerca)

E’ composta da 7 schede che presentano il risultato delle ricerche effettuate ordinate in modo diverso:

• * Archivio Anagrafico * Propone la lista delle persone presenti nell’archivio selezionato (attuale, storico o entrambi) che soddisfano i criteri di ricerca impostati. La tipologia di archivio è visibile come risultato nella prima colonna della lista (S se la persona è stata storicizzata). La parte destra della lista riporta la situazione dei sacramenti delle persone in elenco.

• Registro Battesimi, I°Comunioni, Cresime, Matrimoni, Defunti Visualizzano (se

esistono) i rispettivi sacramenti ordinati per data e numero progressivo delle persone che soddisfano i criteri di ricerca impostati.

• Registro Matrimoni Visualizza gli atti di matrimonio che soddisfano i criteri di ricerca impostati, ordinati per data e numero progressivo delle persone.

• Istruttorie Matrimoniali Visualizza le istruttorie matrimoniali in essere, che soddisfano i criteri di ricerca impostati, ordinate alfabeticamente per le persona.

In ognuna delle 7 visualizzazioni è possibile aprire il modulo a schede relativo alla persona o al sacramento desiderato mediante doppio click sul pulsante con freccia posto all’estremità di sinistra dell’elenco o tramite la pressione del tasto Invio. rev. C ottobre 2004 Pag. 11 di 38

Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 Modulo a schede Il modulo a schede prevede per ogni persona 9 schede di dettaglio che permettono di visualizzare inserire e modificare i dati relativi all’anagrafica, ai dati aggiuntivi (titolo studio, etc – note – note riservate), al battesimo, alla comunione, alla cresima, al matrimonio, alla morte, e alla famiglia e gruppi di appartenenza e all’Istruttoria matrimoniale.

Mediante click sull’indicatore della scheda, si visualizzano le informazioni contenute nella scheda stessa. Per inserire o variare i dati fare click sul pulsante “Attiva modifica” in alto a destra. Una volta terminato l’inserimento o la variazione è possibile salvare e continuare (click su “Salva” - memorizza i dati e resta nello stato di modica) oppure chiudere l’attività di modifica (click su “Fine Modifica” - chiede conferma per la memorizzazione dei dati ed esce dallo stato di modifica) In corso di modifica col pulsante “Annulla” si possono annullare le modifiche



Anagrafica: è la scheda con i dati anagrafici e i recapiti di una persona

cliccando sul pulsante “Attiva modifica” si ha la possibilità di: • modificare i dati anagrafici • spostare la persona dall’archivio attuale a quello storico e viceversa tramite il pulsante

“Sposta in archivio storico/corrente” • inserire e/o modificare o cancellare i recapiti della persona.

Infatti è possibile inserire più indirizzi associati alla stessa persona (Residenza, domicilio, ufficio, seconda casa,….) col pulsante “Inserisci” o eliminarli col pulsante “Elimina”. Con la casella da spuntare “Da usare per la posta” si identifica il recapito che tra tutti si vuole utilizzare quando si stampano ad esempio le etichette postali.



Dati Aggiuntivi: è la scheda con ulteriori dati anagrafici e permette di inserire sia le note che le note riservate al parroco (visibili e gestibili solo entrando nel programma con l’utente Parroco)

Battesimo, Comunione, Cresima, Matrimonio, e Morte: danno la possibilità di inserire e/o modificare o gli atti o le annotazioni di questi sacramenti.


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 I pulsanti Inserisci Atto (inserimento di un Atto della parrocchia) e Inserisci Annotazione (inserimento di semplici note conoscitive della parrocchia ove è avvenuto il sacramento) compaiono quando si è premuto “Attiva Modifica” e non è ancora presente alcuna registrazione. Ad eccezione del matrimonio le due possibilità sono mutuamente esclusive. Nel matrimonio infatti è possibile registrare più atti ed una annotazione inerenti a successivi matrimoni effettuati dalla stessa persona. Le schede Battesimo e matrimonio essendo più lunghe di una videata visualizzano sul fianco destro la barra di scorrimento verticale che consente di visionare l’intero atto. Nelle schede dei sacramenti sono presenti degli automatismi che facilitano l’inserimento dei dati: Dopo i primi inserimenti sono proposti automaticamente i seguenti campi:

• Il Volume Pagina e Numero di tutti i sacramenti • La data di Comunione e Cresima • Il ministro della Cresima

Nel Battesimo se i genitori sono scelti dall’archivio (e non inseriti come testo libero) automaticamente si propone:

• l’indirizzo di residenza • la parrocchia e la data del matrimonio dei genitori • la creazione della famiglia • l’aggiornamento del recapito della famiglia e dei suoi membri

In Comunione e Cresima sono riportati automaticamente i dati del battesimo se già presente Nel Matrimonio si può avere la creazione automatica della famiglia Nel funerale si ha

• la storicizzazione della persona • la cancellazione della stessa dalla famiglia e dai gruppi di appartenenza • il cambio di stato del coniuge in “vedovo/a”

Le Stampe disponibili nei sacramenti sono:

• Certificato di Battesimo uso Documentazione • Certificato di Battesimo uso Matrimonio • Certificato di Battesimo uso Matrimonio Estero

• Certificato Cresima uso documentazione • Certificato Cresima uso documentazione all’estero

• Certificato di Matrimonio • Atto di Matrimonio • Richiesta di trasferimento agli effetti civili

• Certificato di morte



Famiglia e Gruppi: è una scheda che permette di solo visualizzare l’appartenenza della persona alla famiglia e ai gruppi

Mediante doppio click sulla freccia a sinistra dei due elenchi si può visionare ed eventualmente modificare il dettaglio della famiglia e dei gruppi.



Istruttoria Matrimoniale: è una scheda che permette di Inserire e/o modificare un’istruttoria matrimoniale:

contempla i dati anagrafici dei due fidanzati e i dati delle pubblicazioni religiose e civili. Le Stampe disponibili sono:

• Pubblicazioni di matrimonio • Richiesta di pubblicazioni in altre parrocchie • Richiesta di pubblicazioni nei comuni

A conclusione di un’istruttoria, dopo aver eventualmente stampato le pubblicazioni, se si vuole creare l’atto di matrimonio basterà premere l’apposito tasto “Crea Atto Matrimonio” che provvederà a trasportare tutti i dati già inseriti in un nuovo atto. Allo stesso risultato si giunge anche partendo direttamente dalla scheda Matrimonio e premendo il tasto “Crea Atto” qui una domanda chiede se importare i dati dell’istruttoria. Nel momento in cui si salverà l’Atto di matrimonio il programma provvederà a cancellare automaticamente la scheda dell’istruttoria. Tale scheda verrà cancellata automaticamente anche se viene fatto un atto di morte di uno dei due fidanzati.



Maschera Famiglie Analoga struttura della sezione Persone, con area dei pulsanti principali in alto e sezione di ricerca appena sotto (sfondo verde). L’area di presentazione dati è suddivisa in tre parti:


Rende disponibili le seguenti funzioni: Stampe

Cliccando sul pulsante si ottiene la lista delle stampe possibili Sono disponibili tre tipologie di funzioni: Stampa degli elenchi in base alla selezioni effettuate

Elenco e composizione delle famiglie per indirizzo Elenco delle famiglie selezionate

Stampa delle etichette per spedizioni (nel formato 24 etichette distribuite su foglio A4 con 3 colonne e 8 righe

Etichette per comunicazioni alle famiglie Etichette per anniversari



Esportazione dei dati in base alla selezioni effettuate Esporta i dati selezionati (In un file di excel nella cartella expo di Wingepa) Per ogni stampa si può vedere l’anteprima.

Attiva Modifiche da la possibilità agli utenti autorizzati di inserire e/o modificare famiglie e componenti Tasto di chiusura della maschera



La sezione della ricerca propone alcune possibilità: per Famiglia, con l’uso del * prima della voce si può ricercare anche una parte della

famiglia es.: *noce troverà anche Del Noce, De Nocelli …. per Tipo, si distinguono qui le “Famiglie” dalle “Aggregazioni di tipo familiare” per Status, è possibile scegliere le famiglie “Attive” o le “Trasferite” per Data Matrimonio che serve per le selezioni degli anniversari di matrimonio Una volta impostati i criteri di selezione si deve premere il pulsante “Esegui” per visualizzare il risultato della selezione. Il pulsante “Rimuovi Filtro” rimuove tutti i criteri di ricerca e visualizza tutte le famiglie presenti nell’archivio.


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 Il pulsante di Ricerca Avanzata visualizza una schermata con ulteriori possibilità di ricerca:

In particolare nella maschera della Ricerca Avanzata Famiglie c’è una sezione “ANNIVERSARI” che permette la ricerca di tutte le famiglie (entrambi i coniugi ancora in vita, non separati o divorziati) che hanno celebrato il loro matrimonio in un determinato anno (o periodo: Dal – Al). Un’altra funzione è la ricerca di tutte le famiglie che risiedono in una via in determinati numeri civici : una volta effettuata la selezione, è possibile attivare la stampa di questo “elenco e composizione delle famiglie, per indirizzo” , utile – ad esempio - per la Benedizione Natalizia delle famiglie. Impostati i criteri premere il pulsante “Esegui” che chiuderà questa maschera e visualizzerà il risultato della selezione. E’ presente inoltre una funzione di “ricerca catalogata” tramite la quale è possibile memorizzare (Registra) e richiamare le impostazioni delle ricerche più frequenti. Col pulsante Elimina si possono poi cancellare



Area di visualizzazione (sotto l’area di ricerca) A sinistra, “Famiglie”, con la lista delle famiglie selezionate A destra, “Recapito”, con il recapito della famiglia evidenziata dalla freccia nera nella lista Famiglie In basso, “Membri della Famiglia”, con il dettaglio dei componenti della famiglia evidenziata dalla freccia nera nella lista Famiglie La visualizzazione dei dati di dettaglio della singola famiglia si ottiene tramite doppio click sul bottone del bordo sinistro della famiglia interessata. Inserimento e/o variazione dei dati : fare click su pulsante “Attiva modifica” compaiono i pulsanti di “Nuovo” ed “Elimina“ nelle due sezioni “Famiglie” e “Membri della Famiglia”. Utilizzare il pulsante “Nuovo” di ogni sezione per aggiungere i relativi dati o il pulsante “Elimina” per cancellarli. I campi della sezione “Recapito” (a destra) e “Membri della Famiglia” sono modificabili. Una volta effettuati gli inserimenti e/o le modifiche fare click su “Fine modifica” . Per modificare la sezione “Famiglia” fare doppio click sul bottone del bordo sinistro della famiglia interessata, comparirà la maschera “Dati famiglia” con i dati da modificare.

A fine modifica selezionare il tasto “Esci” per salvare e tornare alla maschera di gestione famiglia rev. C ottobre 2004 Pag. 21 di 38

Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 Maschera Gruppi Analogamente alle due maschere precedenti (persone e famiglie) , la maschera “gruppi” presenta la struttura seguente:


Rende disponibili le seguenti funzioni: Stampe Fare click sul pulsante lista delle stampe possibili Sono disponibili tre tipologie di funzioni: Stampa degli elenchi in base alla selezioni effettuate

Elenco e composizione dei gruppi, in base a ricerca effettuata Elenco nominativi, in base a ricerca effettuata Elenco nominativi del gruppo/sottogruppo selezionato

Stampa delle etichette per spedizioni (nel formato …. 24 etichette distribuite su foglio

A4 con 3 colonne e 8 righe Etichette nominativi, in base a ricerca effettuata Etichette nominativi del gruppo/sottogruppo selezionato


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 Esportazione dei dati in base alla selezioni effettuate

Esporta i membri dei Gruppi, in base a ricerca effettuata (In un file di excel nella cartella expo di Wingepa) Per ogni stampa si può vedere l’anteprima.

Tutti i membri Visualizza in una apposita maschera la lista di tutti i membri del gruppo selezionato nella sezione “Gruppi” (compresi i membri dei suoi sottogruppi)

Recapito Permette la visualizzazione del recapito del gruppo selezionato nella sezione “Gruppi” nell’area di destra della maschera normalmente occupata dalla sezione “Sottogruppi”.

L’ulteriore pressione del tasto, che in questa situazione reca la scritta “Sottogruppi” riporta la sezione di destra nella condizione di visualizzazione sottogruppi. Attiva modifica Permette di aggiungere o modificare i dati dei Gruppi/Sottogruppi. Tasto di chiusura della maschera





La sezione della ricerca propone alcune possibilità: per Gruppo, con l’uso del * prima della voce si può ricercare anche una parte del gruppo

es.: *2004 troverà anche Consiglio pastorale parrocchiale 2004 per Sottogruppo, anche qui con l’uso del * prima della voce si può ricercare anche una

parte del sottogruppo per Tipo, sono qui proposti in elenco diversi tipi di gruppi ma se ne possono anche

aggiungere altri. per Status, è possibile scegliere i gruppi “Attivi” o “Non Attivi” Una volta impostati i criteri di selezione si deve premere il pulsante “Esegui” per visualizzare i gruppi cercati. Il pulsante “Rimuovi Filtro” rimuove tutti i criteri di ricerca e visualizza tutti i gruppi presenti nell’archivio. E’ presente inoltre una funzione di “ricerca catalogata” tramite la quale è possibile memorizzare (Registra) e richiamare le impostazioni delle ricerche più frequenti. Col pulsante Elimina si possono poi cancellare

Area di presentazione dati suddivisa in tre parti: A sinistra, “Gruppi”, con la lista dei gruppi selezionati A destra, “Sottogruppi” o “Recapito”, con i sottogruppi o il recapito del gruppo evidenziato dalla freccia nera nella lista Gruppi In basso, “Membri della Gruppo”, con il dettaglio dei componenti del gruppo evidenziato dalla freccia nera nella lista Gruppi La visualizzazione dei dati di dettaglio del singolo gruppo si ottiene tramite doppio click sul bottone del bordo sinistro del gruppo interessato. La visualizzazione dei dati di dettaglio del singolo sottogruppo si ottiene tramite doppio click sul bottone del bordo sinistro del sottogruppo interessato. Inserimento e/o variazione dei dati : fare click su pulsante “Attiva modifica” compaiono i pulsanti di “Nuovo” ed “Elimina“ nelle tre sezioni “Gruppi”, “Sottogruppi” e “Membri del Gruppo”. Per ogni gruppo è possibile assegnare uno o più sottogruppi.


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 La selezione del gruppo o del sottogruppo avviene puntando il mouse in un punto qualsiasi della corrispondente area di elenco. Utilizzare il pulsante “Nuovo” di ogni sezione per aggiungere i relativi dati o il pulsante “Elimina” per cancellarli. I campi della sezione “Recapito” se visualizzato (a destra) e “Membri del Gruppo” (in basso) sono modificabili. Una volta effettuati gli inserimenti e/o le modifiche fare click su “Fine modifica” . Per modificare le sezioni “Gruppi” e “Sottogruppi” fare doppio click sul bottone del bordo sinistro del gruppo o sottogruppo interessato, comparirà la maschera “Dati gruppo” o “Dati sottogruppo” con i dati da modificare.

A fine modifica selezionare il tasto “Salva ed esci” per salvare oppure “Annulla ed esci” per annullare l’operazione.



SEZIONE TABELLE PARROCCHIA La maschera permette di completare e aggiornare i dati inerenti: l’anagrafica della Parrocchia stessa i riferimenti degli Sacramenti inseriti i Sacerdoti della Parrocchia i Cimiteri lo Stradario Parrocchiale

Per effettuare modifiche cliccare su “Attiva Modifica”, selezionare il campo da modificare,

o il pulsante di inserimento e modifica dei Sacerdoti della Parrocchia o dei Cimiteri o dello Stradario parrocchiale, effettuare le modifiche o l’aggiunta ed infine terminare premendo il tasto “Fine Modifica” e/o “Esci”.

Sacerdoti della Parrocchia In questa tabella inserire il nome dei sacerdoti della parrocchia e non che ricorrono nell’inserimento dei Sacramenti



Cimiteri In questa tabella inserire il nome dei cimiteri della parrocchia e non che ricorrono nell’inserimento dei Sacramenti

Stradario Parrocchiale In questa tabella le vie della parrocchia in modo da essere facilitati durante l’inserimento dei recapiti

nello stradario è possibile inserire anche vie non parrocchiali, ma in tal caso è bene indicarlo nel campo territorio



PROGRAMMA Questa maschera da l'accesso alle numerose tabelle utilizzate nell’inserimento delle Persone delle Famiglie e dei Gruppi, suddivise in diverse sezioni: Persone, Famiglie, Gruppi, Recapiti, Diocesi e Varie

Le tabelle contengono già termini più comuni, che possono essere richiamati con F2 nei campi a compilazione guidata degli Archivi, altri termini non previsti possono essere inseriti. Le maschere delle tabelle invece sono tutte simili riportiamo qui sotto a titolo di esempio la

Maschera Professioni:


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 dispone di sei tasti che possono essere visibili o meno a secondo dell’utente che si è loggato “inserisci” per immettere nuovi dati, “Modifica” permette di modificare solo i dati inseriti dall’utente (non quelli precaricati) “Salva” per salvare le modifiche o l’inserimento “Elimina” permette di cancellare solo i dati inseriti dall’utente se non sono già stati

associati da nessun archivio “Annulla” annulla le modifiche fatte

Salva ed esce dalla maschera Hanno invece una gestione particolare le maschere dei comuni e delle parrocchie.

Maschera Comuni

Permette l’Inserimento e la modifica dei soli Comuni Esteri quindi se si dovesse inserire un comune, anche Italiano ma non presente nella tabella, questo verrà automaticamente inserito solo nella tabella Estera:



Maschera Parrocchie

La tabella è di sola consultazione in quanto aggiornabile solo dalla Curia (Uff. Cancelleria) Si utilizza solo come supporto per l’inserimento nei campi parrocchia (tasto F2)

Recupero Note Riservate Se si è entrati nel programma con l’utente Parroco o Supervisor nella sezione Varie è presente anche il pulsante “Recupero Note Riservate” che permette di esportare in un file excel la lista delle persone che hanno delle note riservate, in modo da risalire a queste con il vecchio Gepa e trascriverle. WinGepa infatti non è in grado di decriptare le note riservate inserite dal precedente programma Gepa, è necessario trascriverle.



SEZIONE SERVIZI Seleziona Parrocchia Il tasto è attivo solo se sono state installate più parrocchie. In questo caso la pressione del tasto visualizza la maschera “Parrocchie Installate” .

La scelta della parrocchia su cui operare avviene selezionando con un doppio click il bottone alla sinistra della lista parrocchie. Salvataggio e Recupero dati Il tasto attiva la maschera “Salvataggio e recupero dati” tramite la quale è possibile effettuare i salvataggi periodici, ed eventuali recuperi dati.


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 Selezionando Salva o Recupera si apre la finestra che permette di sfogliare le risorse del computer e indicare la destinazione del salvataggio o l’origine del file da cui ripristinare gli archivi

Premendo infine il tasto OK si da avvio all’operazione scelta. E’ consigliabile effettuare questa procedura almeno una volta alla settimana per evitare la perdita di dati dovuta a guasti. Se in un intero mese non viene effettuato alcun salvataggio Il programma WinGepa ogni volta che si apre o si chiude segnalerà la necessità di effettuare il salvataggio dati



Export per Curia Il tasto è disponibile solo agli utenti Parroco e Segreteria e visualizza la maschera “Esportazioni dati per la Curia”:

La prima fase dell’esportazione consiste nella “Preparazione Dati” ovvero nella creazione di un file contenente i dati da inviare in Curia. Si procede definendo 1. il tipo di estrazione:

1. solo i dati modificati dall’ultima consegna effettuata oppure la prima volta : “Estrai i dati modificati”

2. tutti i dati dell’archivio (solo in caso di precedenti consegne non effettuate

correttamente) : “Estrai tutti i dati”

A seguito della selezione attivare il tasto “Preparazione Dati” 2. destinazione del file di esportazione. Prima di premere il tasto “Trasferimento esportazione” scegliere la destinazione del file :

• Floppy disk (a:\) Il floppy deve essere poi recapitato al Servizio Disciplina dei Sacramenti della Curia



• Seleziona da risorse del computer in tal caso si apre la finestra che permette di sfogliare le risorse del PC il file salvato su disco può essere poi spedito tramite e_mail alla casella [email protected] allegandolo ad un messaggio in cui si specifica il Decanato e la Parrocchia.

• Posta elettronica automaticamente WinGepa tenterà di aprire la posta elettronica

del PC creando un messaggio con già con l’allegato e l’indirizzo [email protected]

L’esportazione deve essere effettuata ogni anno entro la fine del mese di febbraio. Aggiornamento e Compattazione Questo tasto è disponibile solo agli utenti Parroco e Segreteria e consente la riorganizzazione e compattazione degli archivi. Svolge inoltre una funzione di aggiornamento delle strutture della base dati qualora venissero cambiate da una aggiornamento di programma L’operazione va eseguita saltuariamente 2 o 3 volte l’anno


mailto:[email protected]

mailto:[email protected]


PROMEMORIA Per inserire una persona: da Archivi Persone selezionare “Nuova Persona”, compare una mascherina con i soli dati anagrafici

compilare i campi con i dati a disposizione (obbligatori in giallo) e premere il pulsante “Salva”. i dati vengono salvati e la maschera mostra i campi dei recapiti e rende disponibili tutte le schede necessarie per l’inserimento di ulteriori dati e dei sacramenti E’ buona norma premere il pulsante “Salva” ogni volta che si finisce di inserire i dati di una scheda. Al termine premere “Fine Modifiche” e quindi il pulsante di uscita E’ comunque possibile inserire i dati di Indirizzo, sacramenti, etc. anche in un secondo tempo dopo aver registrato il solo nominativo della persona. Per modificare i dati di una persona: da Archivio Persone selezionare la persona dalla lista (completa o da quella ottenuta da una ricerca specifica) con doppio click sul pulsante con freccia posto all’estremità di sinistra dell’elenco o tramite la pressione del tasto Invio. Compare la struttura a schede della persona: premere il tasto “Attiva Modifica” e inserire/modificare i dati. Per registrare i Sacramenti da Archivi Persone premere il tasto “Nuova Persona” inserire i dati anagrafici essenziali (cognome, nome, sesso) e premere “Salva” se la persona risulta già inserita o esistono omonimi compare la maschera delle omonimie che consente di proseguire l’operazione di inserimento (tasto “Nuova Persona”) o scegliere dalla lista il nominativo su cui inserire il sacramento (tasto “Seleziona la Persona”)



Appena compare la prima scheda della persona, premere il tasto “Attiva Modifica” e selezionare la scheda del Sacramento di cui si vuole introdurre l’atto, procedere quindi alla trascrizione dei dati dai registri (i campi obbligatori sono in giallo). Al termine premere “Fine Modifiche” e quindi il pulsante di uscita Per stampare un Certificato o un Atto da “Archivi – Persone” selezionare la persona dalla lista (completa o da quella ottenuta da una ricerca specifica) con doppio click sul pulsante con freccia posto all’estremità di sinistra dell’elenco o tramite la pressione del tasto Invio. Compare la prima scheda della persona, posizionarsi sulla scheda del Sacramento,

premere il tasto compare la maschera delle stampe possibili:

Scelta la voce desiderata si può visualizzare l’Anteprima o andare direttamente in Stampa. rev. C ottobre 2004 Pag. 36 di 38


Per Inserire o modificare una Famiglia da Archivi Famiglie selezionare “Attiva Modifica”. Dalla sottomaschera Famiglie (in alto a sinistra),

• con un doppio click sul pulsante con freccia posto all’estremità di sinistra dell’elenco, è possibile visualizzare e/o modificare il dettaglio di una famiglia

oppure • premendo invece il bottone “Nuova” si presenta la maschere del dettaglio famiglia

vuota pronta per inserire una nuova famiglia

Nella maschera di dettaglio sono presenti 2 campi note:

• Note: sono note libere visibili da tutti gli utenti • Note riservate: sono note RISERVATE al solo Parroco e quindi visibili solo

all’utente parroco In alto sono presenti due tasti Annulla ed Esci: per uscire senza salvare le modifiche o l’inserimento fatto Salva ed Esci: per uscire salvando le modifiche o l’inserimento fatto Se la famiglia ha già dei componenti la loro lista compare nella sezione Membri della Famiglia. E’ possibile inserire nuovi componenti tramite il bottone “Nuovo”: compare la lista delle persone da cui selezionare o inserire il nuovo componente. Ad ogni componente si può assegnare il ruolo che ha nell’ambito della famiglia scegliendolo tra quelli dell’elenco (combo box) che compare nella lista davanti ad ogni componente.


Manuale Utente WinGePa ver. 1.2 Per eliminare un componente, posizionarsi su questo (posizionando il pulsante con freccia sulla riga desiderata) e premere il bottone “Elimina”. Confermare le modifiche con il bottone “Fine Modifica” Nel riquadro di destra “Recapito” si può indicare l’indirizzo della famiglia, tale indirizzo se inserito o modificato viene automaticamente copiato come indirizzo di residenza di tutti i membri della famiglia stessa Per Inserire o modificare un Gruppo da Archivi Gruppi selezionare “Attiva Modifica”. Le modalità di utilizzo sono simili a quelle di inserimento/modifica delle Famiglie, qui si possono inserire Gruppi (sezione di sinistra) e/o Sottogruppi del gruppo selezionato (sezione di destra) Se si volesse inserire un recapito del Gruppo si deve premere il pulsante “Recapito” che visualizzerà al posto del riquadro dei sottogruppi, quello del recapito. I membri possono essere inseriti sia a livello di Gruppo che di Sottogruppo basta selezionare i gruppo o sottogruppo interessato prima di inserire il membro Ad ogni componente si può assegnare il ruolo che ha nell’ambito del gruppo o sottogruppo scegliendolo tra quelli dell’elenco (combo box) che compare nella lista davanti ad ogni componente. Per eliminare un componente, posizionarsi su questo (posizionando il pulsante con freccia sulla riga desiderata) e premere il bottone “Elimina”. I membri si cancellano anche automaticamente in caso di registrazione dell’atto di morte della persona


Manuale Utente WinGepa - Chiesa di Milano · Modulo a schede ... di Milano o la maschera delle...

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