MANUALE UTENTE DEL SISTEMA GESTIONALE FESR/FAS 2007/2013 · Nel nuovo sistema, che registra e...

MANUALE UTENTE DEL SISTEMA

GESTIONALE FESR/FAS 2007/2013

Programmazione QSN 2007-13 - Regione Lazio

SOMMARIO

INTRODUZIONE .......................................................................................................................................... 4 1. ACCESSO AL SISTEMA E TIPOLOGIE DI UTENZA ............................................................................. 6 2. LA STRUTTURA DELLE MASCHERE .................................................................................................... 7 3. IL MENU OPERATIVO ...................................................................................................................... 10 4. PROCEDURE DI ATTIVAZIONE DEI PROGETTI ................................................................................ 12 Finalità della procedura (PA)......................................................................................................................... 12 L’accesso alla sezione della procedura ........................................................................................................... 13 Dati principali della procedura (Visualizzazione e Aggiorna) ............................................................................. 16 Le risorse finanziarie della procedura (Attività)............................................................................................. 17 Fasi della procedura (Iter) ........................................................................................................................... 17 Codifica del progetto (Istruttoria) ............................................................................................................... 20 Approvazione del progetto (Graduatoria) ....................................................................................................... 23 5. GESTIONE DEI PROGETTI ............................................................................................................... 26 Finalità della sezione .................................................................................................................................... 26 Accesso alla sezione .................................................................................................................................... 26 Dati anagrafici del progetto (Visualizza e Aggiorna) ....................................................................................... 30 Il Codice Unico di Progetto (CUP) ................................................................................................................. 31 L’ubicazione territoriale dell’intervento (Localizzazione) ................................................................................. 32 I soggetti del progetto (Soggetti) ................................................................................................................ 35 Classificazioni e rilevazioni qualitative sulle imprese/beneficiari (Dati Qualitativi) ............................................ 36 Annotazioni delle comunicazioni e degli atti riguardanti il progetto (Agenda) .................................................... 38 6. LE FONTI DI FINANZIAMENTO DEL PROGETTO ............................................................................. 40 Il Quadro Finanziario ................................................................................................................................... 40 Gli impegni e i trasferimenti regionali (integrazione con il sistema di bilancio) .................................................. 46 7. ATTUAZIONE DEL PROGETTO ......................................................................................................... 52 L’aggiudicazione/contratto/atto di impegno del beneficiario (Aggiudicazione) ................................................... 52 Le fasi dell’aggiudicazione (Iter) ................................................................................................................... 55 Il Quadro Economico ................................................................................................................................... 59 Gli impegni giuridicamente vincolanti (Impegni) .............................................................................................. 61 I pagamenti del beneficiario e le erogazioni alle imprese (Pagamenti) ............................................................... 64 Le fatture e i documenti giustificativi (Fatture) ............................................................................................ 67 La gestione dello stato del progetto (Revoche, rinunce, rideterminazioni del contributo) ................................... 69 Il PROGETTO E LO STATO DI AVANZAMENTO AMMINISTRATIVO E REALIZZATIVO .............................. 71 Avanzamento procedurale (Procedurale) ........................................................................................................ 71 Lo stato di realizzazione del progetto (Piano dei Costi) ................................................................................... 75 8. CLASSIFICAZIONI E INDICATORI ................................................................................................. 77 Classificazioni previste dal QSN e dai Programmi Operativi (Classificazioni) .................................................... 77 Gli indicatori di realizzazione (Fisico) ............................................................................................................ 80 9. VALIDAZIONE E CERTIFICAZIONE ................................................................................................ 83 La validazione del RGA e la compilazione delle Check List ................................................................................ 88 Il controllo del UC e la attestazione delle Check List ...................................................................................... 96 La dichiarazione di spesa del RGA (o RGA dell’OI) ........................................................................................ 104 La dichiarazione di spesa dell’UCC ............................................................................................................... 104 La validazione dell’ADG e la trasmissione all’ADC .......................................................................................... 104 La dichiarazione di spesa alla UE (ADC) ....................................................................................................... 105 10. VERIFICHE CONTROLLI E SOPRALLUOGHI .................................................................................... 106 La registrazione delle verifiche .................................................................................................................. 106 La registrazione delle irregolarità ............................................................................................................... 108

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11. PROGRAMMAZIONE, PIANO FINANZIARIO E OPERAZIONI ORIZZONTALI ................................. 111 Piano Finanziario ........................................................................................................................................ 111 Registrazione e codifica degli Strumenti Attuativi ....................................................................................... 111 Registro e codifica dei Grandi Progetti ........................................................................................................ 112 Registro e codifica dei Progetti Complessi ................................................................................................... 112 Trasferimenti agli Organismi Intermedi ...................................................................................................... 112 Previsioni di spesa...................................................................................................................................... 113 Audit, verifiche e controlli orizzontali ......................................................................................................... 113 12. ARCHIVI E REGISTRI .................................................................................................................... 114 La gestione dell’Archivio Soggetti ............................................................................................................... 114 Il registro delle Irregolarità ...................................................................................................................... 116 Il registro dei Recuperi .............................................................................................................................. 116 13. UTILITA’ ....................................................................................................................................... 117 Cambio proprietario del progetto ................................................................................................................ 117 Gestione Password ..................................................................................................................................... 118 Estrazione dei dati in excel ........................................................................................................................ 118 Report e stampe ........................................................................................................................................ 119 Controllo qualità e coerenza dei dati ........................................................................................................... 120


INTRODUZIONE Nella logica di rilevazione dei monitoraggio, il progetto è l’unità di riferimento.

Ad esso vengono associati dati, indicatori e classificazioni.

A partire da esso si elaborano le informazioni di livello aggregato1 o di dettaglio, ma sempre al

progetto2 il dato rilevato viene imputato.

Nel sistema Gestionale Ob2 della programmazione precedente (2000-2006), il progetto viene

attivato a partire dalla Misura/Sottomisura di riferimento.

Nel nuovo sistema, che registra e gestisce gli interventi della programmazione 2007/2013,

l’attivazione del progetto è svincolata dal contesto programmatico di riferimento, al quale viene

associato soltanto successivamente al censimento dei dati identificativi generali.

Inoltre, la vita del progetto, nel variare delle fonti di finanziamento che gli attribuiscono le

risorse, può far riferimento ad uno o più contesti programmatici, ad una o più

Attività/Misure/Linee di finanziamento.

Tale nuova ottica è frutto non soltanto della prospettiva di unificazione della politica regionale

adottata nel Quadro Strategico Nazionale, ma anche della differente architettura dei programmi

cofinanziati dai Fondi Strutturali, che ha spinto i soggetti preposti al monitoraggio della politica

1 Attività, Asse, Programma, ambito territoriale, ecc. 2 Affinché i dati di monitoraggio risultino uniformi, confrontabili ed aggregabili, è necessario che tutti i soggetti coinvolti nel monitoraggio interpretino in modo univoco il termine “progetto”. Non essendo, tuttavia, immediato definire in modo unico che cosa sia un progetto, si rende necessario adottare criteri differenti per ciascuna delle tre principali tipologie di operazioni finanziabili. La variabile discriminante è la “tipologia di operazione”, che prevede tre fattispecie: • Realizzazione di opere e lavori pubblici; • Acquisizione di beni e servizi; • Erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui. Nel caso di interventi che ricomprendano attività rientranti in tipologie diverse, sarà la tipologia prevalente a fornire il criterio identificativo del progetto. Nel caso della realizzazione di opere e lavori pubblici, il criterio guida per l’identificazione del progetto è l’esistenza di un atto (es. delibera di Giunta) che decide l’intervento pubblico. Il progetto sarà quindi delimitato dagli interventi e dalle attività previste da un atto amministrativo autonomo che ne decide l’attuazione, specificando tempi e risorse necessari. Nel caso di attività rientranti in modo prevalente sotto la categoria acquisizione di beni e servizi, l’adozione di un autonomo atto può non essere sufficiente per l’identificazione del progetto, quando questo mantiene un contenuto piuttosto generico riguardo alle attività da svolgere o alle forniture da acquistare. Oltre alla certezza della decisione pubblica si richiede l’identificazione del soggetto attuatore, allorché solo con questo passaggio si specificano in sufficiente dettaglio le attività ed i servizi da acquisire. Nel caso dell’erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui, per identificare un progetto è necessario un atto amministrativo di concessione di risorse pubbliche a favore di un soggetto privato identificato. Ciascuna assegnazione di risorse a favore di un distinto soggetto privato (cittadino, organizzazione o impresa) in relazione ad una specifica iniziativa o ad un determinato piano di investimenti costituirà un progetto indipendente.


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di coesione in Italia a decidere di far evolvere la definizione delle informazioni da rilevare e

trasmettere per il monitoraggio della programmazione 2007-2013.

Il sistema di monitoraggio della programmazione 2007-2013 della Regione Lazio si inserisce

nel sistema informativo già utilizzato dalle strutture regionali per la gestione della Contabilità e

del Bilancio.

Il sistema informatico gestisce sia il Programma Operativo POR FESR LAZIO 2007-2013

che la programmazione del Fondo Aree Sottoutilizzate (PAR FAS 2007-2013).


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1. ACCESSO AL SISTEMA E TIPOLOGIE DI UTENZA Il collegamento al sistema di bilancio e contabilità è disponibile sulla Intranet regionale

(http://intranet:81/intranet/home.shtml) nella sezione Atti Amministrativi.

In caso di utilizzo presso Enti esterni, si può accedere3 al sistema on-line tramite l’indirizzo

Internet https:\\bilancio.ised.it.

La prima operazione che l’utente compie è quella dell’identificazione.

Si accede al sistema attraverso l’inserimento di una User Name e di una Password abilitate

all’accesso4.

La chiave utente abilita a funzioni diverse e specifiche a seconda delle responsabilità e del ruolo

ricoperto dall’operatore.

3 Per le specifiche tecniche e autorizzative rivolgersi all’Assistenza Tecnica del POR presso l’Autorità di Gestione. 4 La richiesta di abilitazione va inoltrata all’Autorità di Gestione.


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I profili che caratterizzano la gestione del sistema descritto in queste pagine sono:

1) AMM (Utente amministratore) 2) MON (Utente di Programma) 3) DATA ENTRY (Operatore di monitoraggio) 4) RGA (Responsabile Gestione Attività) 5) RGA/OI (Responsabile di Gestione dell’Organismo Intermedio) 6) UC (Ufficio Controllo I° livello) 7) UCC (Ufficio Coordinamento Controlli I° livello) 8) ADG (Autorità di Gestione) 5 9) ADC (Autorità di Certificazione) 6 10) ADA (Autorità di Audit) 7 11) VIS (Utente di sola visualizzazione)

Per semplicità, nelle pagine del manuale saranno citati con il rispettivo acronimo.

2. LA STRUTTURA DELLE MASCHERE

All’interno di ogni sezione sono previste diverse funzionalità che consentono l’accesso a

specifiche maschere di inserimento (INS) e di visualizzazione (VIS) dei dati, che contengono

campi ( obbligatori o facoltativi ) e pulsanti, tra i quali quelli di ricerca .

Tutte le maschere sono strutturate in una modalità standard con:

o Testata;

o Corpo del Pannello;

5 AUTORITÀ DI GESTIONE è un’autorità pubblica o un organismo pubblico o privato, nazionale, regionale o locale, designato dallo Stato membro per gestire il programma operativo. Essa garantisce che i beneficiari vengano informati sulle condizioni specifiche relative ai prodotti o ai servizi da fornire nel quadro dell’operazione, sul piano di finanziamento, sul termine per l’esecuzione nonché sui dati finanziari o di altro genere che vanno conservati e comunicati. Prima di prendere una decisione in merito all’approvazione, essa si assicura che il beneficiario sia in grado di rispettare tali condizioni. Detta Autorità, prevista dall’articolo 59 del Regolamento (CE) 1083/2006, è tenuta ad effettuare delle verifiche a norma dell’art. 60 lettera b) del medesimo Regolamento. 6 AUTORITÀ DI CERTIFICAZIONE è una delle nuove strutture organizzative dei sistemi di gestione e controllo che si pone accanto all’Autorità di Gestione. L’articolo 59 del Regolamento (CE) 1083/2006 definisce l’Autorità in questione quale Autorità pubblica od Organismo pubblico, nazionale, regionale o locale, designato dallo Stato membro per certificare le dichiarazioni di spesa e le domande di pagamento prima del loro invio alla Commissione. L’articolo 61 del medesimo Regolamento ne definisce le funzioni nello specifico. 7 AUTORITÀ DI AUDIT è una delle nuove strutture organizzative dei sistemi di gestione e controllo che si pone accanto all’Autorità di Gestione. L’articolo 59 del Regolamento (CE) 1083/2006 definisce l’Autorità in questione quale Autorità pubblica od Organismo pubblico, nazionale, regionale o locale, funzionalmente indipendente dall’Autorità di Gestione e dall’Autorità di Certificazione. L’articolo 62 del medesimo Regolamento ne definisce le funzioni nello specifico.


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o Barra dei Pulsanti.

Sulla Testata è contenuta l’informazione della funzione della maschera e dello stato del sistema.

L’indicatore diventa Rosso quando il sistema è in attesa di risposta

L’area Messaggio notifica eventuali errori o campi obbligatori non compilati.

L’area Percorso eseguito mostra il livello della maschera attivata, con possibilità di utilizzarne i

link per risalire rapidamente ad un livello superiore.

Il Corpo del Pannello contiene i campi valorizzabili per l’esecuzione della funzione oggetto della

maschera, caratterizzati da riquadri a sfondo bianco o a sfondo giallo.

Se il campo è obbligatorio lo sfondo del campo assume colore giallo.

Per passare da un campo all’altro è utile, in alternativa al mouse, l’utilizzo del tasto tabulatore.


9

La Barra dei Pulsanti prevede, a seconda delle sezioni interessate, i seguenti tasti:

F4: Conferma - convalida8 e registra i dati inseriti nel Corpo del Pannello

F8: Avanti - consente di accedere alla pagina successiva di un elenco

F9: Inserisci - inserimento di un nuovo record in un elenco

F10: Menu - ritorno al Menu Operativo

F11: Ricicla - riattivazione della maschera di selezione

Esc: Annulla - annullamento dell’inserimento, con ritorno al livello precedente

F12: Logoff - disconnessione al Sistema

8 Il sistema effettua tutti i controlli logici e formali e, se riscontra un errore, mostra un messaggio di avviso, di colore rosso, nella

parte superiore del pannello.


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3. IL MENU OPERATIVO

Il Menu Operativo (o Menu Funzioni) è strutturato9 in cinque aree di gestione:

o PROGRAMMAZIONE

o ATTUAZIONE

o VALIDAZIONE E CERTIFICAZIONE

o ARCHIVI E REGISTRI

o UTILITÀ

Nell’area PROGRAMMAZIONE sono gestite le seguenti attività:

• Piano Finanziario • Strumenti Attuativi • Trasferimenti agli Organismi Intermedi • Previsioni di spesa • Audit, verifiche e controlli orizzontali

Nell’area ATTUAZIONE sono gestite le seguenti attività:

• Attivazione Progetti • Gestione Progetti • Progetto Complesso (Sovra Progetto) • Grandi Progetti

Nell’area VALIDAZIONE E CERTIFICAZIONE sono gestite le seguenti attività:

• Scrivania Quote Validazione • Scrivania Dichiarazione di Spesa • Archivio Dichiarazione di Spesa

Nell’area ARCHIVI e REGISTRI sono registrati i seguenti dati:

• Archivio Soggetti • Registro delle Irregolarità (in costruzione) • Registro dei Recuperi (in costruzione)

Nell’area UTILITA’ sono gestite le seguenti attività: • Cambio Proprietario Progetto • Gestione Password • Controllo qualità e coerenza dei dati (in costruzione) • Estrazioni Excel (in costruzione)

Nella versione attuale, in via di aggiornamento, il Menu Operativo (o Funzioni) visualizzabile è

quello della figura seguente.

9 Nella fase attuale di sviluppo del sistema, non tutte le sezioni sono state implementate, per cui alcune voci indicate non sono attualmente corrispondenti.


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4. PROCEDURE DI ATTIVAZIONE DEI PROGETTI

Finalità della procedura (PA)

La sezione è finalizzata a gestire le procedure di attivazione (PA) dei progetti.

La Procedura di Attivazione dei progetti è una fase sovra ordinata al progetto stesso e risulta di particolare interesse

in quanto è propedeutica all’individuazione dei beneficiari e delle singole operazioni, consentendo di monitorare la fase

che porta a identificare i singoli progetti.

Le informazioni da rilevare consentono di censire l’anagrafe della procedura, dettagliandone la tipologia (es. bando,

circolare, etc.) e la data di avvio.

Il codice attribuito alla procedura può essere richiamato all’atto dell’inserimento dell’anagrafica dei progetti che sono

stati selezionati attraverso quella procedura.

L’associazione di singoli progetti alla stessa procedura identificativa permette di analizzare le operazioni per aggregati

omogenei sotto il profilo delle modalità e dei tempi di attivazione e di ottenere viste di avanzamento a un livello che

ben si presta ad analisi comparative.

Sarà, ad esempio, possibile monitorare congiuntamente l’avanzamento dei progetti selezionati tramite lo stesso bando o

confrontare progetti selezionati con modalità diverse, anche al fine di individuare le opzioni più efficienti.

L’inserimento della procedura è dunque l’operazione preliminare e propedeutica alla rilevazione di

un progetto o di un insieme di progetti (es. graduatoria di un bando, elenco di progetti approvati

da una delibera regionale, ecc.).

Le informazioni da rilevare nell’ambito della PA si riferiscono:

• alla tipologia di procedura (es. bando, circolare, procedura negoziata, etc.);

• al soggetto/ente responsabile (tipologia e denominazione)

• alle risorse attribuite alla procedura (Programma, Attività, Linea di finanziamento)

• allo stato di avanzamento della procedura attraverso la rilevazione di informazioni

collegate agli step che costituiscono l’iter amministrativo di riferimento.


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L’accesso alla sezione della procedura

L’attivazione di una nuova PA e la sua codifica non sono nella disponibilità di qualsiasi utente, ma

sono gestite in modalità centralizzata10 dagli utenti Amministratori e di Programma.

Una volta censita la procedura e attribuito il relativo codice, l’utente Data-Entry abilitato per

quella PA potrà aggiornare i campi richiesti.

Per accedere alla sezione della PA, l’utente potrà fruire di una maschera di selezione in grado di

filtrare l’elenco delle procedure già registrate nell’archivio di monitoraggio attraverso i criteri

indicati.

Se i campi disponibili non vengono compilati, viene restituito l’intero elenco delle procedure per le

quali l’utente risulta abilitato. Viceversa, la compilazione dei criteri di selezione determina:

o la selezione per tipologia11 di procedura (Procedura);

o la selezione per Programma (Programma);

o la selezione per codice12 di PA (Codice Attivazione);

10 Nell’impostazione organizzativa attuale, l’inserimento di una nuova PA compete alla struttura di monitoraggio dell’ADG (utenti Amministratori o di Programma). Gli utenti Amministratori abiliteranno gli utenti per l’inserimento/modifica/cancellazione dei dati della PA e dei progetti che alla PA si riferiscono. 11 Le tipologie disponibili sono: 1 - Bando; 2 - Circolare; 3 - Avviso pubblico; 4 - Procedura negoziale; 5 - Individuazione diretta nel programma; 9 - Altro. 12 Per il richiamo puntuale di una specifica PA.


14

o la selezione per tipologia13 di struttura responsabile (Responsabile);

o la selezione per responsabile (Den. Responsabile).

Una volta inserita attribuito il criterio di selezione, si accede all’elenco delle procedure (PA)

corrispondenti ai criteri indicati e dell’abilitazione dell’utente14.

Con il tasto di selezione si accede alla sezione della procedura (PA) prescelta.

Ciascuna procedura di attivazione è identificata con un codice alfanumerico attributo dal sistema al momento dell’inserimento. Per esempio la procedura A0001 si compone: A – codifica attribuita dal sistema; 0001 – numerazione progressiva della procedura. 13 Le tipologie disponibili sono: 1 - Regione; 2 - Amministrazione centrale; 3 - Provincia; 4 - Amministrazione locale; 5 - Organismo intermedio; 6 - Titolare Sovvenzione Globale; 99 - Altro. 14 L’utente Data-Entry visualizzerà solo le PA cui è stato abilitato dall’ADG (utenti Amministratori).


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La sezione è dettagliata nelle seguenti schede:

Visualizzazione: Mostra i dati inseriti in modalità centralizzata15 (codifica, tipo, responsabile,

atto di riferimento, data di approvazione dei progetti);

Aggiorna: Maschera di modifica dei dati presenti in Visualizzazione16.

Attività: Rileva le fonti finanziarie della PA. In particolare, il Programma e le Attività/Linee di

finanziamento, le risorse attribuite e le date di attribuzione/rimodulazione degli importi17.

Iter: Rileva lo stato (previsionale ed effettivo) di perfezionamento delle diverse fasi della

procedura (dall’approvazione alla pubblicazione del bando, all’approvazione dei progetti, alla

convenzione con i beneficiari).

Istruttoria: La sezione nella quale viene censito e codificato il progetto.

Graduatoria: La sezione nella quale la domanda di finanziamento del progetto conclude la sua fase

istruttoria e viene ammessa (o non ammessa) al finanziamento.

15 Dati inseriti dall’ADG attraverso la propria struttura di monitoraggio (utenti di Programma/Amministratori). 16 La modifica dei dati è gestita in modalità centralizzata dalla struttura di monitoraggio dell’ADG (utenti di Programma/Amministratori). 17 Anche questa è una sezione di sola visualizzazione, alimentata in maniera centralizzata dalla struttura di monitoraggio dell’ADG.


16

Quando la procedura di attivazione non è censita nell’elenco di quelle registrate, ne va richiesta

la registrazione alla competente struttura di monitoraggio dell’ADG (utenti di

Programma/Amministratori), che vi provvederà attraverso la scheda di inserimento che segue,

corrispondente a quella Aggiorna utile alle modifiche successive.

Dati principali della procedura (Visualizzazione e Aggiorna)

Oltre ai campi indicati nel paragrafo relativo ai criteri di selezione (Procedura, Programma,

Codice Attivazione, Responsabile, Den. Responsabile) disponibili per l’accesso alla sezione della

PA, sono valorizzati, in modalità centralizzata, i seguenti campi:

Graduatoria Data Approv.: La data in cui viene approvato il parco progetti collegato alla

procedura;

Atto: L’atto (es. delibera di Giunta Regionale, BURL di pubblicazione della graduatoria, ecc.) di

riferimento della procedura;

Note: Eventuali annotazioni o descrizioni dello stato della PA.


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Le risorse finanziarie della procedura (Attività)

La scheda ATTIVITA’ permette all’utente abilitato (utenti di Programma/Amministratori, su

indicazione del RGA) di registrare i Programmi (POR, FAS, Programmi Regionali, ecc.) e le

Attività/Misure/Linee che concorrono a finanziare la procedura (PA), attribuendo le risorse

finanziarie disponibili per il finanziamento dei progetti.

Qualsiasi altro utente abilitato per quella PA potrà visualizzare i dati della scheda.

Fasi della procedura (Iter)

Nella sezione ITER si accede all’elenco delle fasi amministrative della procedura di attivazione.

Gli Iter procedurali di cui è prevista la valorizzazione, a cura del Data-Entry abilitato per la PA,

sono quelli di cui alla figura seguente.


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ITER PROCEDURALE MODALITÀ DI COMPILAZIONE

Definizione criteri di individuazione beneficiari e operazioni Data di approvazione del Bando o, in mancanza, di approvazione delle Modalità Attuative

Evidenza pubblica (se pertinente) / Pubblicazione bando Data di pubblicazione del Bando o della procedura di selezione dei progetti

Presentazione proposte /Ricezione progetti Data di scadenza per la presentazione delle domande relative al Bando

Individuazione beneficiari e operazioni / Approvazione progetti Data di approvazione dei progetti da parte della struttura regionale (Nucleo di Valutazione) o Determinazione dirigenziale di approvazione dei progetti

Conclusione procedura

Con il tasto di selezione si accede al dettaglio delle fasi:


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I campi da compilare sono:

o la data prevista per il perfezionamento della fase18 (Data Prevista);

o la data effettiva di perfezionamento della fase19 (Data Effettiva);

o l’importo della attribuibile alla fase20 (Importo);

o motivazione per il ritardo della procedura21 (Scostamento);

o eventuale annotazione aggiuntiva sulla procedura (Note).

Layout di registrazione dei dati della Procedura di Attivazione

18 Nell’esempio della schermata, la data prevista di approvazione dei progetti. 19 Nell’esempio della schermata, la data effettiva di approvazione dei progetti. 20 Nell’esempio della schermata, le risorse attribuite ai progetti approvati. 21 In caso di scostamento significativo tra data prevista e data effettiva, indicare la motivazione del ritardo. Le voci disponibili sono: 1 – Problemi amministrativi 2 – Problematiche tecniche


20

Codifica del progetto (Istruttoria)

La scheda ISTRUTTORIA è l’ambito nel quale il progetto viene registrato e codificato.

Accedendo alla stessa, si visualizza l’elenco dei progetti già attribuiti alla PA di riferimento.

Nella parte alta della schermata, sono presenti dei filtri di selezione utili alla definizione

dell’elenco dei progetti da richiamare sulla base dei criteri indicati, corrispondenti ai campi

compilabili nella scheda Istruttoria.


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Nel momento del suo inserimento22, a cura del Data-Entry abilitato per la PA corrispondente, il

progetto si trova in uno status iniziale (cd. “istruttoria in corso”).

Attraverso il tasto di selezione, si accede al dettaglio dei dati di istruttoria del progetto.

Nel caso di inserimento di un nuovo progetto, occorre attivare il tasto F9 : Inserisci nella barra

dei Menu.

La scheda attivata sarà la seguente:

Saranno compilati dunque i seguenti dati di base, utili alla registrazione e codifica del progetto:

o il tipo di operazione23 (Tipo Operazione). Le opzioni disponibili sono quelle indicate nella

figura che segue.

22 Dal punto di vista temporale, corrisponde alla fase di presentazione della domanda di finanziamento da parte dell’impresa/ente/beneficiario 23 Le tipologie disponibili sono: 1 - Realizzazione di opere e lavori pubblici 2 - Acquisizione di beni e servizi 3 - Erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui


22

o la tipologia di Aiuto24 (Tipo Aiuto), nel caso di associazione al Tipo Operazione = 3, secondo le

voci disponibili indicate in figura.

o il beneficiario/impresa/impresa capofila del progetto25 (Soggetto);

o la descrizione del progetto (Titolo);

o la data di ricezione della domanda di finanziamento (Data Ricezione);

o il protocollo o la codifica locale del progetto (Protocollo);

o il costo del progetto dichiarato dal beneficiario (Investimento);

o il contributo richiesto dal beneficiario (Contributo); 24 Se la tipologia di operazione (Tipo Operazione) è uguale a 3 - Erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui, il sistema renderà disponibile il campo per la definizione del Tipo Aiuto cui il progetto si riferisce. Il contenuto delle tipologie disponibili riguarda: Regime di aiuto approvato con programma: indica se l’aiuto è stato concesso ad un’impresa sulla base di un regime di aiuto approvato nell’ambito di un Programma nazionale o regionale approvato dalla Commissione Europea (es: PON, POR, etc.); Regime de minimis: indica se l’aiuto è stato concesso ad un’impresa attraverso un intervento attuato in base al regime “de minimis” di cui al Regolamento (CE) n. 1998/2006; Regime di esenzione: indica se l’aiuto è stato concesso ad un’impresa sulla base di un regime di aiuto che soddisfa tutte le condizioni stabilite in uno dei regolamenti di esenzione per categoria adottati dalla Commissione (es: aiuti alle PMI, alla formazione, all’occupazione, aiuti trasparenti per investimenti a finalità regionale, etc.); Aiuto di stato notificato: indica se l’aiuto è stato concesso ad un’impresa sulla base di un regime di aiuto notificato ed autorizzato in relazione agli inquadramenti comunitari in materia di aiuti di Stato (es: aiuti a finalità regionale, aiuti per la ricerca, sviluppo e innovazione, aiuti nel settore agricolo e forestale, etc.); Aiuto esistente (ai sensi dell’art.1 lett. b del Reg. (CE) N. 659/1999): indica se l’aiuto è stato concesso sulla base di un aiuto esistente in base all’articolo 1, lettera b) del regolamento (CE) n. 659/99 (es: aiuti in vigore in uno Stato membro al momento della sua adesione all’UE, aiuti che al momento della loro concessione non costituivano aiuti di Stato, ma lo sono divenuti successivamente per l’evoluzione del mercato comune in un determinato settore e senza che la misura in questione abbia subito modifiche legislative al riguardo, etc.); Altro tipo di aiuto: indica se l’aiuto è stato concesso ad un’impresa attraverso interventi non classificabili come aiuti di stato ai sensi della normativa comunitaria (es: aiuti di tipo fiscale concessi alla generalità delle imprese, etc.); Nessun regime di aiuto: indica progetti non classificabili come aiuti secondo i regolamenti. 25 Per SOGGETTO si intende il destinatario del finanziamento. Di fatto coincide con la definizione di Beneficiario ex art. 2 Reg. (CE)1083/2006 §1 punto 4. In dettaglio: � per le opere pubbliche (ex lege 109/94): l’Amministrazione cui spetta l’attuazione del progetto; � per studi, indagini e progettazioni relative ad opere pubbliche: l’Amministrazione cui spetta l’attuazione del progetto; � per gli aiuti alle attività produttive e la ricerca: il soggetto pubblico o privato che riceve l’aiuto (esempio: Azienda Industriale,

Azienda commerciale, Consorzio di ricerca,ecc.); � per gli interventi in campo formativo ed altri incentivi o forme di intervento in campo sociale: soggetto che eroga l’attività

formativa (Ente o Società di servizi); � per Acquisto di partecipazioni azionarie e conferimento di capitale: la Società a cui viene conferito il capitale.


23

o il riferimento/linea di attività/tipologia del progetto (Riferimento);

o la tipologia del richiedente (Richiedente).

Completato l’inserimento dei dati nella scheda istruttoria, l’utente, attraverso il tasto F4 :

Conferma sulla barra dei Menu, registrerà i dati suindicati e attribuirà la codifica26 al progetto.

Da questo momento non è più possibile la sua cancellazione, mentre saranno modificabili i dati e le

tipologie attribuite.

L’utente che effettua il primo inserimento diviene proprietario del progetto ed è l’unico abilitato

alla modifica/aggiornamento/integrazione/cancellazione dei dati dello stesso, sia nella sezione

Istruttoria che nelle altre sezioni27.

Attraverso la funzionalità Cambio Proprietario Progetto, di cui si dirà nelle pagine seguenti, sarà

possibile trasferire la facoltà ad altro utente abilitato.

Approvazione del progetto (Graduatoria)

La scheda GRADUATORIA è l’ambito nel quale il progetto definisce l’esito della valutazione

istruttoria della domanda di finanziamento.

La maschera di inserimento/aggiornamento consente all’utente di operare il passaggio dello stato

del progetto da quello iniziale di “istruttoria in corso” a quello definito dalla

graduatoria/provvedimento di approvazione.

26 Il codice di progetto è un dato alfanumerico composto dalla stringa della PA, da una lettera identificativa del Programma di attivazione (es. “P” per il POR, “F” per il FAS, ecc.) e da un progressivo numerico. 27 Graduatoria, Gestione Progetti.


24

I campi nella maschera di approvazione da compilare sono i seguenti:

• lo stato del progetto (Status). Le opzioni disponibili sono quelle indicate nella figura che

segue.

• il costo ammesso o ammissibile del progetto (Investim. Amm.);

• il contributo ammesso o ammissibile al finanziamento (Contributo Amm.);

• la data di approvazione del progetto (Data approvazione)28;

• la data di approvazione del progetto in relazione a risorse aggiuntive (Data Scorrimento)29;

• la posizione del progetto in graduatoria (Posizione);

28 Il campo non è stato ancora implementato, riferendosi il campo Data Graduatoria Procedura alla data inserita nella scheda della PA e che la maschera riporta solo per memoria e come riferimento per il campo Data Scorrimento. 29 Solo nel caso in cui sia stata valorizzata la Data Graduatoria Procedura nella maschera principale della PA. In quel cso, la Data Graduatoria del progetto non sarà valorizzabile.


25

• il punteggio ottenuto in graduatoria (Punteggio).

Layout di registrazione dei dati di attivazione del progetto


26

5. GESTIONE DEI PROGETTI

Finalità della sezione

La sezione GESTIONE PROGETTI rappresenta il cuore dell’attività di rilevazione dei dati di

monitoraggio, in particolare di quelli di attuazione.

Nell’ambito di questa sezione, infatti, vengono rilevati tutti i dati di monitoraggio finanziario,

procedurale, fisico, anagrafico e classificatorio del progetto.

L’aggiornamento dei dati in Gestione Progetti è consentito per qualunque progetto registrato

nelle procedure di attivazione, indipendentemente dallo stato di approvazione30.

L’utente abilitato alla registrazione dei dati è quello reso “proprietario” dall’inserimento iniziale

del progetto o, eventualmente, quello abilitato attraverso la procedura Cambio Proprietario

Progetto.

Accesso alla sezione

Dal Menu Operativo (Funzioni) si accede alla GESTIONE PROGETTI mediante una maschera di

selezione, che, attraverso la compilazione dei criteri indicati, permette di filtrare l’elenco dei

progetti registrati sull’archivio di monitoraggio.

30 Un progetto non attivo (istruttoria in corso, non ammissibile, rinunciato in istruttoria, ammissibile non finanziato) può essere compilato nei dati presenti in Gestione Progetti, ovviamente per quelli per i quali tale compilazione ha un significato. Sarà possibile compilare la scheda relativa alla Localizzazione, alle Classificazioni di Progetto, ai Dati Qualitativi dei Soggetti. Non sarà per esempio possibile compilare i dati relativi all’avanzamento Procedurale, Finanziario e Fisico.


27

La compilazione dei campi o dei campi di selezione determina:

o la selezione per Programma di finanziamento dei progetti (Programma)

o la selezione per Procedura di attivazione (PA) dei progetti (Procedura Attiv.)

o la selezione per Comune di ubicazione degli interventi (Localizzazione)

o la selezione per stato di Istruttoria/Approvazione dei progetti (Status)

o la selezione per Codice di progetto, per la selezione puntuale dello stesso (Progetto)

o la selezione per beneficiario (Beneficiario)

o la selezione per Codice Unico di progetto (Codice CUP)

o la selezione per Riferimento (Riferimento)

o la selezione per Attività/Linea di finanziamento dei progetti (Attività)


28

Attraverso il tasto di selezione si accede al dettaglio del progetto, nell’ambito del quale il

Data-Entry potrà effettuare tutte le registrazioni di monitoraggio anagrafico, finanziario,

procedurale e fisico, nonché attivare le procedure di gestione, contabilità, validazione e

certificazione che hanno il progetto come riferimento e che saranno successivamente

perfezionate e integrate dai responsabili di livello superiore (RGA, UC, ecc).


29

La sezione relativa al PROGETTO viene aperta in visualizzazione, come mostrato nell’immagine

che segue.

Come mostra la parte superiore della scheda, è possibile accedere alle diverse aree di

monitoraggio del progetto, in particolare:

• Dati anagrafici del progetto (Visualizzazione e Aggiorna)

• Classificazioni previste dal QSN e dai Programmi Operativi (Classif.);

• L’ubicazione territoriale dell’intervento (Localizzazione)

• I soggetti del progetto (Soggetti)

• Il Quadro Finanziario (Q.F.)

• Aggiudicazione/contratto/Atto di impegno del beneficiario (Aggiudic.)


30

• Verifiche, sopralluoghi e irregolarità relativi al progetto (Verif. e irregolarità)

• L’avanzamento procedurale (Procedurale)

• Gli indicatori di realizzazione (Fisico)

• L’annotazione delle comunicazioni e degli atti del progetto (Agenda)

• Lo stato di realizzazione del progetto (Piano Costi)31

• Il controllo di qualità e coerenza dei dati del progetto (Controlli)

Dati anagrafici del progetto (Visualizza e Aggiorna) Nella maschera AGGIORNA, l’utente proprietario può modificare i dati inseriti in Istruttoria:

• la descrizione del progetto (Titolo);

• il tipo di operazione (Tipo Operazione);

• la tipologia di Aiuto (Tipo Aiuto);

Le informazioni aggiuntive richieste sono:

• la tipologia di investimento (Tipo Investim.);

• il Codice Unico di progetto provvisorio (CUP Provvisorio);

• il Codice Unico di progetto definitivo (CUP Definitivo);

31 Per i soli progetti con tipologia di operazione “realizzazione di opere pubbliche”.


31

Il Codice Unico di Progetto (CUP)

Il sistema gestionale regionale è predisposto al colloquio con la banca dati del CIPE32.

Il CUP è uno strumento33 che consente alla Pubblica Amministrazione, nelle sue varie articolazioni

organizzative e territoriali, di identificare ogni progetto d'investimento pubblico34, con una

codifica valida per tutte le Amministrazioni e per i soggetti (pubblici e privati) coinvolti nel ciclo

di vita dei progetti stessi, con la finalità di seguirne, in prospettiva, l'evoluzione.

32 Comitato Interministeriale per la Programmazione Economica (www.cipecomitato.it). 33 Il CUP, Codice Unico di Progetto, è costituito da una stringa alfanumerica di 15 caratteri, che accompagna ciascun progetto di investimento pubblico a partire dall’atto amministrativo che stabilisce la realizzazione del progetto e, quando il CUP è “completo”, individua le risorse per realizzarlo. E’ un'etichetta che caratterizza in maniera biunivoca ogni progetto d'investimento pubblico; è una sorta di "codice fiscale" del progetto, costruito a partire dalle caratteristiche del progetto stesso, secondo un algoritmo che ne assicura l'univocità. 34 Che preveda cioè, in tutto o in parte, oneri a carico dei contribuenti.


32

La responsabilità della richiesta del CUP è attribuita all'Amministrazione o all’Ente responsabile

del progetto, cui compete l'attuazione dell’intervento (che, nei casi di concessione di incentivi o

di aiuti, consiste nell'erogazione delle risorse finanziarie pubbliche).

I soggetti responsabili, cui è riservata la funzione di richiesta del CUP, hanno facoltà di

richiedere l'abilitazione di uno o più utenti, anche in tempi successivi, oppure di rivolgersi ai

soggetti cosiddetti "concentratori", cui delegare la funzione di richiesta del codice, indicando,

però, un utente di riferimento con cui la struttura di supporto può rapportarsi, in caso di

necessità.

Il soggetto responsabile dell’attuazione del progetto rimane comunque responsabile sia

dell’attivazione della richiesta del codice che della correttezza delle informazioni inserite, con la

responsabilità di intervenire sul sistema CUP per l’aggiornamento delle stesse35.

L’ubicazione territoriale dell’intervento (Localizzazione) Nella maschera LOCALIZZAZIONE l’utente compila uno o più record relativi al Comune (o più

Comuni36) di ubicazione dell’intervento.

I campi da compilare nella sezione sono i seguenti:

• il Comune di ubicazione, attraverso la ricerca per classificazione ISTAT (Cod. Comune);

• l’indirizzo della sede dell’intervento (Indirizzo);

• il Codice di Avviamento Postale della sede dell’intervento (CAP);

35 Una volta assegnato il CUP, infatti, lo stesso e il suo corredo informativo sono comunicati dal soggetto concentratore all’utente di riferimento (che fa capo al soggetto responsabile), che può intervenire nel caso in cui riscontri errori nel suddetto corredo informativo. Il CUP si può richiedere anche per i progetti d'investimento pubblico di cui non si conoscano ancora le caratteristiche della copertura finanziaria. In tal caso il soggetto responsabile ha facoltà di registrare il corredo informativo limitatamente alle informazioni relative alla localizzazione e alla categoria d'investimento, nonché alla descrizione dell'oggetto progettuale, ottenendo il cosiddetto "CUP provvisorio". Quando divengono note le caratteristiche finanziarie del progetto, il CUP provvisorio può essere reso completo con l'inserimento delle informazioni relative alla componente finanziaria. Al completamento del progetto d'investimento pubblico, e dunque quando sono state erogate tutte le risorse pubbliche previste, il progetto deve essere chiuso, completando con questo dato il suo corredo informativo. Se il soggetto responsabile decide formalmente di non realizzare più il progetto, il CUP deve essere revocato. L'operazione di chiusura/revoca di un CUP deve essere eseguita dall'utente richiedente del codice, dall’utente di riferimento, o da un utente accreditato per la stessa Unità Organizzativa del suddetto utente richiedente. 36 Diversamente che nel sistema disponibile nella programmazione precedente, è possibile registrare più aree territoriali (identificate dal Comune) di intervento per ogni progetto.


33

• il tipo di ubicazione, per definire l’area territoriale principale o secondaria (Tipo Ubicazione);

• la percentuale del Costo del progetto attribuibile all’ubicazione (Finanz. per Ubicaz.);

La compilazione dei campi è obbligatoria, tranne che per l’indirizzo e i CAP, per i quali

l’obbligatorietà è prevista solo per i progetti relativi agli Aiuti alle Imprese37.

37 Tipo Operazione = 3.


34

Layout di registrazione dei dati anagrafici del progetto


35

I soggetti del progetto (Soggetti)

Nelle varie fasi del ciclo di vita dei progetti, da quelle programmatiche a quelle attuative e di

rendicontazione, intervengono diversi soggetti, pubblici e privati, per i quali si richiede la

registrazione nell’apposita sezione del progetto e, in qualche caso, la rilevazione di dati

anagrafici, qualitativi e classificativi utili al monitoraggio regionale e nazionale.

In particolare, i Soggetti per i quali è richiesta questa attività di registrazione sono qualificabili

(Ruolo) come:

1 - Programmatore del progetto38

2 - Attuatore del progetto39

3 - Destinatario del finanziamento del progetto40

4 - Realizzatore del progetto41

5 - Responsabile Unico di progetto

Per richiamare un soggetto dall’Archivio Soggetti e legarlo al progetto, occorre inserire:

• il codice di partita IVA del soggetto richiamato42 dall’Archivio (Nome/Ragione Sociale);

38 il Programmatore del progetto è il soggetto a cui compete la decisione di finanziare il progetto e che coordina e vigila sulla sua attuazione, nel caso dei regimi di aiuto si tratta dell’ente che eroga l’aiuto); 39 L’Attuatore del progetto è il soggetto responsabile dell’attuazione. Per i Fondi Strutturali- e quindi anche per i regimi di aiuto- corrisponde al beneficiario ex art. 2 del Reg. (CE) N. 1083/2006); 40 Il Destinatario del finanziamento del progetto è il soggetto che riceve il finanziamento;di fatto coincide con la definizione di Beneficiario ex art. 2 Reg. (CE)1083/2006 §1 punto 4. In dettaglio:

• per le opere pubbliche (ex lege 109/94): l’Amministrazione cui spetta l’attuazione del progetto; • per studi, indagini e progettazioni relative ad opere pubbliche: l’Amministrazione cui spetta l’attuazione del progetto; • per gli aiuti alle attività produttive e la ricerca: il soggetto pubblico o privato che riceve l’aiuto (esempio: Azienda Industriale, Azienda commerciale, Consorzio di ricerca,ecc.); • per gli interventi in campo formativo ed altri incentivi o forme di intervento in campo sociale: soggetto che eroga l’attività formativa (Ente o Società di servizi); • per Acquisto di partecipazioni azionarie e conferimento di capitale: la Società a cui viene conferito il capitale.

41 Il Realizzatore del progetto è il soggetto che realizza il progetto; in dettaglio: • per le opere pubbliche (ex lege 109/94): la ditta titolare del/dei contratto/i d’appalto; • per studi, indagini e progettazioni relative ad opere pubbliche: la società di servizi che esegue lo studio, l’indagine e la progettazione; • per gli aiuti alle attività produttive e la ricerca: non è significativo; • per gli interventi in campo formativo ed altri incentivi o forme di intervento in campo sociale: non è significativo; • per Acquisto di partecipazioni azionarie e conferimento di capitale: non è significativo

42 La registrazione è agevolata dalla apposita funzione di ricerca.


36

• la funzione svolta, nell’ambito del progetto, dal soggetto individuato (Ruolo);

Classificazioni e rilevazioni qualitative sulle imprese/beneficiari (Dati Qualitativi)

Nella sezione Soggetti, selezionando il soggetto di interesse, è possibile aggiornare i dati sulle

imprese beneficiarie, attraverso l’attivazione della scheda Dati Qualitativi.

I soggetti per i quali l’aggiornamento è dovuto sono quelli che rispondono a una duplice condizione:

• essere legati a progetti Tipo Operazione = 3 - Erogazione di finanziamenti e aiuti a

imprese e individui;

• partecipare al progetto con il Ruolo 3 - Destinatario del finanziamento del progetto.


37

I campi da compilare nella maschera dei dati qualitativi riguardano l’impresa destinataria del

finanziamento, sono i seguenti:

• la data di rilevazione43 (Data);

• la causa della rilevazione44 (Causa);

• l’eventuale natura artigiana dell’impresa (Artigiana);

• la classe dimensionale (media, piccola, micro, grande) dell’impresa45 (Dimensione Impresa);

• il fatturato dell’impresa (Fatturato);

• la forma giuridica dell’impresa, secondo la classificazione Istat (Forma Giuridica);

• la codifica ATECO 2007 dell’attività dell’impresa (Attività ATECO);

• il numero di addetti dell’impresa (Addetti totali);

43 Data di presentazione della domanda di finanziamento, del sopralluogo, della rilevazione di chiusura, ecc. I dati (es. fatturato, dipendenti, ecc.) si riferiscono al 31 dicembre dell’anno precedente a quello di rilevazione. 44 La circostanza che ha determinato la rilevazione (domanda di finanziamento, sopralluogo, chiusura progetto, ecc.). 45 Nella definizione di DIMENSIONE IMPRESA si ricorda che il numero degli addetti è: • piccola impresa – fino a 9 dipendenti; • media impresa – da 10 a 49 dipendenti; • grande impresa – da 50 a 249 dipendenti.


38

• il numero di addetti donne dell’impresa (Addetti donne);

• il numero di addetti a tempo determinato (Addetti a t.d.);

• il numero di addetti donne a tempo determinato (Donne);

Layout di registrazione dei dati anagrafici e qualitativi dei soggetti

Annotazioni delle comunicazioni e degli atti riguardanti il progetto (Agenda)

La funzionalità AGENDA è inserita tra le sezioni del progetto ed è utile per la creazione di un

“diario” dell’intervento, cui registrare quelle operazioni di natura amministrativa (comunicazioni

del beneficiario, al beneficiario, ecc.) che non hanno rilievo di dato di monitoraggio.


39

I campi previsti nella scheda dell’agenda sono i seguenti:

• la data dell’atto e/o documento di riferimento (Data);

• il tipo (Sequenza);

• il campo descrittivo (Note).


40

6. LE FONTI DI FINANZIAMENTO DEL PROGETTO Particolare rilevanza rivestono le risorse di cui il progetto si avvale per il suo finanziamento.

Con la finalità del loro monitoraggio e della loro gestione (dal punto di vista dei legami con la

contabilità regionale e con le procedure di rendicontazione delle Attività), ad esse è dedicata una

particolare e complessa procedura nel sistema regionale.

E’ questa la sezione, inoltre, nella quale un progetto è attribuito all’una o all’altra Attività/Linea

del Programma.

La disponibilità delle risorse utili all’alimentazione del quadro finanziario dei progetti è legata al

Piano Finanziario del Programma che ha approvato l’intervento, per cui a un livello superiore

(Programmazione) è registrato, a cura della struttura di monitoraggio dell’ADG (utenti di

Programma/Amministratori), il profilo finanziario di ogni Attività/Linea d’intervento,

disaggregato per annualità e fonte (comunitaria, statale, provinciale, comunale, ecc.) di

finanziamento.

Al contenuto e alle modalità operative del Piano Finanziario sarà dedicato un apposito capitolo.

In quest’ambito è descritto come le risorse sono attribuite allo specifico progetto/intervento,

registrazione affidata al Data-Entry proprietario del progetto.

Il Quadro Finanziario All’interno della sezione GESTIONE PROGETTI, si accede al QUADRO FINANZIARIO,

nell’ambito del quale viene dettagliato e gestito finanziamento del progetto, prevedendosi la

rilevazione puntuale delle fonti di finanziamento e dei relativi provvedimenti di assegnazione.

L’elenco che viene attivato mostra tutte le variazioni finanziarie di cui il progetto è stato

oggetto, consentendone, attraverso il tasto Inserisci, l’inserimento di nuove.


41

L’inserimento di una nuova variazione richiede la compilazione della scheda mostrata nell’immagine

che segue.


42

I campi sono valorizzabili con:

• il Programma cui si riferiscono le risorse oggetto della variazione finanziaria (Programma);

• il beneficiario/destinatario46 cui sono trasferite le risorse oggetto della variazione

finanziaria (Destinatario);

• l’Attività/Linea di intervento del Programma selezionato, cui si riferiscono le risorse oggetto

della variazione finanziaria (Attività);

• la tipologia di variazione che identifica le risorse oggetto della variazione finanziaria (Tipo

Var.), le cui opzioni di scelta sono quelle della tabella di contesto seguente:

Codice Tipo Variazione Gruppo

0 Ammissione al Programma/Attivita (Delibera, Graduatoria, Nucleo di Valutazione) Approvazione 1 Risorse da economie di altri progetti Approvazione 2 Approvazione Variante in corso d'opera Approvazione 3 Rideterminazione contributo Economie 4 Ribasso d'asta Economie 5 Autorizzazione all'utilizzo ribasso/economie Economie 6 Revoca Economie 7 Rinuncia Economie

46 Sarà possibile selezionare i soli soggetti presenti nella sezione Soggetti con il Ruolo “Destinatario del finanziamento del progetto”.


43

Codice Tipo Variazione Gruppo 8 Riprogrammazione o rimodulazione quote Approvazione 9 Assegnazione ad altro Programma Approvazione

Ai fini della corretta compilazione delle variazioni da parte degli utenti e per una opportuna elaborazione della trasmissione dei dati all’IGRUE, è necessario osservare le seguenti modalità di compilazione: � Per i codici 0, 1,2 e 5 il valore di ciascuna quota deve essere >= 0 e il totale aggregato della variazione >0. � Per i codici 3, 4, 6, 7 e 9 il valore di ciascuna quota deve essere <= 0 e il totale aggregato della variazione <0. � Per il codice 8 il valore totale della variazione deve essere pari a 0. � Il valore aggregato delle variazioni inserite nel QF, per ciascuna quota, del gruppo “Approvazione” non può essere

<0. � Il valore aggregato delle variazioni inserite nel QF, per ciascuna quota, del gruppo “Economie” non può essere >0.

• le quote di finanziamento, con possibilità di inserire valori negativi a

rettifica/revoca/rideterminazione di valori inseriti ed eventualmente contabilizzati in

variazioni precedenti (Fondo, Stato, Regione, Provincia, Comune, Altra Pubblica, Da

Reperire47, Privati, Fuori Programma);

• i capitoli di bilancio regionale utili a contabilizzare le quote inserite (Capitolo).

La modifica di una variazione precedentemente inserita è consentita se quella variazione non è

legata ad un atto di contabilità regionale, nel qual caso ne viene consentita la sola visualizzazione,

come mostrato nell’immagine che segue.

47 La quota “da reperire” rappresenta la quota di costo di un progetto non ancora dotata di copertura finanziaria.


44

Viceversa, sarà possibile effettuarne la modifica, attivando la maschera di Aggiornamento

(Aggiorna).


45


46

Layout di registrazione delle fonti di finanziamento dei progetti

Gli impegni e i trasferimenti regionali (integrazione con il sistema di bilancio)

Il sistema di monitoraggio è integrato con quello di contabilità e bilancio della Regione Lazio.

Qualsiasi atto contabile imputato ai capitoli del Programma (per es. i capitoli con UPB “A38” del

POR FESR 2007/2013) origina i suoi importi dalle quote inserite nel QF dal Data-Entry e dalla

validazione effettuata dal RGA.

La procedura consente al RGA di legare quelle pagine contabili al relativo Atto, che da quel

momento inizia il suo iter fino alla propria esecutività.

Relativamente ai capitoli del Bilancio regionale interessati dai Programmi gestiti, non sarà

possibile effettuare la produzione di atti contabili con procedure diverse da quelle del sistema di

gestione e monitoraggio descritto nel presente documento.


47

Il sistema, le cui procedure originano e in buona parte ricalcano quelle del Gestionale Ob2 della

programmazione 2000/2006, ha attraversato una fase di ristrutturazione, per cui diversi atti

contabili sono allo stato prodotti esternamente al sistema.

Sarà cura della struttura responsabile (RGA, coadiuvato dal Data-Entry) informare la struttura

di monitoraggio dell’ADG degli Atti contabili prodotti prima dell’entrata a regime del sistema, in

modo da consentire l’associazione in batch dei QF dei progetti agli Atti contabili di impegno e

garantire il corretto allineamento dei dati.

Descrizione della procedura

Il presupposto per l’attivazione della procedura di contabilizzazione è la presenza di variazioni

provvisorie del QF.

E’ utile altresì ricordare che se il progetto non è aggiornato con il codice CUP non si può

procedere alla contabilizzazione dell’Atto di Impegno.


48

Una volta soddisfatte le due condizioni descritte, attraverso la scheda Selezione per

inserimento Atto iniziale, attivabile dal solo utente RGA, si accede all’elenco delle variazioni del

QF disponibili per la contabilizzazione.

Inserendo il flag in corrispondenza delle variazioni interessate e premendo il tasto di Conferma,

il sistema restituisce la seguente maschera:


49

Gli importi, per ogni capitolo, aggregano quelli delle variazioni selezionate.

Una volta che il RGA ha compilato i campi della scheda, in particolare il Responsabile

Procedimento e la Struttura Proponente, attribuisce la Conferma.

A quel punto il sistema registra il numero e la data della Proposta.


50

A questo punto il RGA, accedendo alla corrispondente procedura del Sistema di Bilancio e

Contabilità, potrà richiamare gli estremi della Proposta secondo le procedure ordinarie e legarvi il

testo dell’Atto.

Tornando al sistema di gestione e monitoraggio, ora la variazione del QF non è più provvisoria

(l’utente non può più modificarne i dati, se non attraverso una nuova variazione

compensativa/integrativa/rettificativa) e l’elenco iniziale la associa alla Proposta di Atto

Contabile, e, una volta attraversato l’iter di esecutività, all’Atto Contabile perfezionato

(Determinazione dirigenziale di impegno o disimpegno).

Nel dettaglio della singola variazione, tra le schede presenti vi è quella dell’Atto di Impegno.


51

Attivandola, si possono visualizzare tutti gli Atti Contabili collegati alla stessa e consultarne,

attraverso l’accesso diretto al Sistema di Bilancio e Contabilità, estremi, pagine contabili,

disponibilità e residui, iter, testo, ecc.

Nel caso di esempio, trovandoci nella fase della Proposta, si avrà l’accesso ai dati della stessa.

Di seguito, invece, la stessa scheda di un progetto con gli Atti già esecutivi.


52

7. ATTUAZIONE DEL PROGETTO Il progetto, registrato nelle sue componenti anagrafiche e localizzative, dotato della sua

copertura finanziaria, vive la fase attuativa attraverso l’attività del beneficiario che è rivolta alla

sua realizzazione.

Il monitoraggio registra quindi l’avanzamento amministrativo, procedurale e finanziario di questa

realizzazione, anche al fine di rendicontarne gli esiti ai soggetti programmatori.

Il punto di partenza è la nascita dell’obbligazione nei confronti di uno o più soggetti realizzatori

(Aggiudicazione/Contratto), da cui derivano le sue rideterminazioni (Impegni giuridicamente

vincolanti) e il succedersi dei SAL, delle erogazioni (Pagamenti) e della documentazione

giustificativa (Fatture, note di spesa, ecc.), documentazione che viene sottoposta a controlli di

natura amministrativa e contabile, anche ai fini della rendicontazione (controllo di I° livello,

dichiarazione di spesa alla UE, ecc.).

L’aggiudicazione/contratto/atto di impegno del beneficiario (Aggiudicazione) Dalla sezione del Progetto si accede in visualizzazione alla maschera dell’Aggiudicazione

(Aggiudic.) del progetto, come si seguito evidenziato.

Attraverso il tasto Inserisci possono essere accodate, all’elenco visualizzato, una o più

Aggiudicazioni/Contratti/Affidamenti.


53

Per le operazioni di realizzazione di opere pubbliche, la sezione va compilata con l’insieme delle gare/affidamenti/lotti

gestiti, per la realizzazione del progetto, dal soggetto attuatore (stazione appaltante) dell’opera.

Per le operazioni relative ad aiuti alle imprese, la sezione va compilata con l’atto di impegno che l’organismo gestore (es.

l’Organismo Intermedio) trasmette all’impresa ammessa al finanziamento.

Per le operazioni di acquisizione di beni e servizi, la sezione va compilata con l’insieme dei contratti di acquisto,

fornitura di beni e servizi, ecc.

La maschera di inserimento è quella della figura seguente.


54

I campi da compilare sono i seguenti.

• la descrizione sintetica dell’aggiudicazione/affidamento/atto di impegno (Descrizione);

• la data di inizio della procedura48 o di invio dell’Atto di Impegno (Data Agg.)

• l’importo da aggiudicare/assegnare (a base di Gara, o importo del contributo di cui all’Atto di

Impegno) o all’atto dell’individuazione dell’ammontare dei lavori in economia (Importo);

• la tipologia dell’affidamento, sulla base della modalità di selezione dell’offerente49 (Tipo);

48 Prevista o effettiva, a seconda del momento in cui viene registrato il dato. 49 Il nuovo “Codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture – D.Lgs 163/06” disciplina i contratti delle stazioni appaltanti, degli enti aggiudicatori e dei soggetti aggiudicatori, aventi per oggetto l’acquisizione di servizi, prodotti, lavori e opere (art.1). L’art. 54 individua le procedure attraverso le quali il beneficiario perviene alla scelta dell’offerente, vale a dire del soggetto che realizzerà l’opera o che fornirà i beni e/o i servizi oggetto del contratto. Le procedure per la scelta dell’offerente indicate dal Codice sono le seguenti: � Procedura Aperta (art. 55); � Procedura Ristretta (art. 55); � Procedura Negoziata con Bando (art. 56); � Procedura Negoziata senza Bando (art. 57); � Procedura in Economia - Amministrazione diretta (art. 125); � Procedura in Economia - Cottimo fiduciario (art. 125); � Procedura per Project Financing (artt. 152 - 160).


55

• il Codice Identificativo della Gara (CIG);

• eventuali annotazione concernenti l’aggiudicazione (Note).

Relativamente alla stipula del Contratto (o accettazione Atto di Impegno):

• l’impresa aggiudicataria, il soggetto affidatario, l’impresa beneficiata, ecc. (Impresa)50;

• il numero del Contratto (Num.);

• la data del Contratto (Data);

• l’importo del Contratto (Importo).

Dalla sezione dell’Aggiudicazione, è possibile accedere alle schede concernenti la registrazione

del Quadro Economico, degli Impegni giuridicamente vincolanti, dei Pagamenti del beneficiario,

dei SAL, delle Fatture e della Certificazione (controllo di I° livello) delle spese.

Tra di esse, a completamento della registrazione dell’Aggiudicazione fin qui descritta, vi è quella

relativa all’Iter dell’Aggiudicazione.

Le fasi dell’aggiudicazione (Iter)

Con riferimento ad ogni singola aggiudicazione (affidamento, gara di appalto, lotto, ecc.)

registrata, è necessario compilare le date previsionali ed effettive di perfezionamento dei

principali step previsti, attribuiti sulla base delle modalità di selezione dell’offerente indicato

nella procedura prima descritta.

In particolare, l’attribuzione è operata secondo le corrispondenze seguenti:

50 Sono selezionabili solo i soggetti inseriti tra i Realizzatori nella sezione Soggetti del Progetto.


56

Codice Modalità selezione Codice Step 1 Procedura Aperta 101 Pubblicazione Bando 1 Procedura Aperta 102 Acquisizione Offerte 1 Procedura Aperta 103 Aggiudicazione Provvisoria 1 Procedura Aperta 104 Aggiudicazione Definitiva 1 Procedura Aperta 105 Stipula Contratto 1 Procedura Aperta 106 Risoluzione o recesso 2 Procedura Ristretta 201 Pubblicazione Bando 2 Procedura Ristretta 202 Selezione Offerenti 2 Procedura Ristretta 203 Acquisizione Offerte 2 Procedura Ristretta 204 Aggiudicazione Provvisoria 2 Procedura Ristretta 205 Aggiudicazione Definitiva 2 Procedura Ristretta 206 Stipula Contratto 2 Procedura Ristretta 207 Risoluzione o recesso 3 Procedura Negoziata con Bando 301 Pubblicazione Bando 3 Procedura Negoziata con Bando 302 Selezione Offerenti 3 Procedura Negoziata con Bando 303 Acquisizione Offerte 3 Procedura Negoziata con Bando 304 Negoziazione delle Offerte 3 Procedura Negoziata con Bando 305 Aggiudicazione Provvisoria 3 Procedura Negoziata con Bando 306 Aggiudicazione Definitiva 3 Procedura Negoziata con Bando 307 Stipula Contratto 3 Procedura Negoziata con Bando 308 Risoluzione o recesso

4 Procedura Negoziata senza Bando 401 Individuazione degli Offerenti (Operatori economici)

4 Procedura Negoziata senza Bando 402 Invito a presentare le Offerte 4 Procedura Negoziata senza Bando 403 Acquisizione Offerte 4 Procedura Negoziata senza Bando 404 Aggiudicazione Provvisoria 4 Procedura Negoziata senza Bando 405 Aggiudicazione Definitiva 4 Procedura Negoziata senza Bando 406 Stipula Contratto 4 Procedura Negoziata senza Bando 407 Risoluzione o recesso

5 Procedura in Economia - Amministrazione diretta

501 Individuazione Lavori in Economia

6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 601 Individuazione Lavori in Economia

6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 602 Individuazione degli Offerenti (Operatori economici)

6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 603 Invito a presentare le Offerte 6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 604 Acquisizione Offerte

6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 605 Aggiudicazione (Pubblicazione nominativi affidatari)

6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 606 Stipula Contratto 6 Procedura in Economia - Cottimo fiduciario 607 Risoluzione o recesso 7 Procedura per Project Financing 701 Pubblicazione Bando 7 Procedura per Project Financing 702 Selezione Offerenti 7 Procedura per Project Financing 703 Acquisizione Offerte 7 Procedura per Project Financing 704 Individuazione Offerte (le due migliori) 7 Procedura per Project Financing 705 Negoziazione delle Offerte 7 Procedura per Project Financing 706 Aggiudicazione Provvisoria 7 Procedura per Project Financing 707 Aggiudicazione Definitiva 7 Procedura per Project Financing 708 Stipula Contratto 7 Procedura per Project Financing 709 Risoluzione o recesso


57

Alla scheda di compilazione dell’Iter si accede direttamente dalla sezione dell’Aggiudicazione.

La scheda mostra lo stato di compilazione degli step, aggiornabili attraverso il tasto di selezione

di cui allo step che si intende aggiornare.

La maschera di inserimento è la seguente.


58

I campi da compilare sono i seguenti.

• Previsione della data di realizzazione dello step (Data Prevista Fine);

• Data effettiva di realizzazione dello step (Data Effettiva Fine)

• Responsabile della realizzazione dello step (Responsabile)

• Importo corrispondente allo step (Importo)

• Motivo della differenza tra data prevista e data effettiva dello step (Motivo Scostamento)

• Eventuali annotazioni (Note)

La compilazione della scheda non è richiesta per i progetti con tipo di operazione “erogazione di

finanziamenti e aiuti ad imprese ed individui”.


59

Il Quadro Economico

La rilevazione del quadro economico e la disaggregazione del costo previsto del progetto tra le

tipologie di spesa è legato alla tipologia di operazione che a quel progetto è stata assegnata.

Relativamente a progetti di realizzazione di opere pubbliche, dovrà essere trasmesso il dettaglio degli importi previsti per le diverse

voci di spesa componenti il Quadro economico dell’opera, secondo la classificazione seguente:

Codice Voce di spesa

7 Progettazione e studi (incluse spese tecniche) 8 Acquisizione aree o immobili 9 Lavori realizzati in affidamento 10 Lavori realizzati in economia 11 Servizi di consulenza non imputabili a progettazioni e studi 12 Imprevisti 13 IVA 99 Altro

Relativamente a progetti di acquisizione di beni e servizi, dovrà essere trasmesso il dettaglio degli importi secondo la classificazione

seguente:


14 Progettazione e consulenze 15 Valore dei beni 16 Messa in opera beni 17 Valore del servizio 18 Spese generali e accessorie 19 Diffusione (trasferte, pubblicità, seminari, ecc.)

Relativamente a progetti di erogazione finanziamenti e aiuti a imprese e individui, dovrà essere trasmesso il dettaglio degli importi

previsti secondo la classificazione51 seguente:


1 Progettazione e studi 2 Suolo aziendale 3 Opere murarie 4 Macchinari impianti, attrezzature e altre forniture 5 Servizi di consulenza non imputabili a progettazioni e studi 6 Formazione

99 Altro (compreso personale e spese generali)

Si accede alla scheda del QUADRO ECONOMICO…

51 In caso di erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui si rileva il dettaglio delle spese in relazione alle tipologie di spesa ammissibili ai sensi della Legge N. 488/1992.


60

Si accede all’area di compilazione del Quadro Economico, in particolare:

• Valore del Quadro Economico iniziale (Visualizzazione e Aggiorna)

• Dettaglio per tipologia di spesa del QE iniziale (Dettaglio);

• Inserimento variazioni successive (Var Q.E.)

La maschera di aggiornamento (Aggiorna) consente di inserire i dati visualizzati nella figura

precedente, quella di dettaglio (Dettaglio) di specificarne la tipologia di spesa, come mostrato

nella figura che segue.


61

Attraverso il tasto di selezione posto in corrispondenza della voce prescelta, sarà possibile

aggiornarne l’importo nella scheda di cui alla figura seguente.

Gli impegni giuridicamente vincolanti (Impegni)

Si accede alla maschera degli IMPEGNI GIURIDICAMENTE VINCOLANTI, la cui rilevazione si

riferisce in linea generale all’atto con il quale sorge l’obbligo del soggetto beneficiario nei

confronti del soggetto terzo (es. stipula del contratto con il soggetto aggiudicatario,

pubblicazione della graduatoria dei progetti ammessi al finanziamento, ecc.).


62

E’ proprio nella scheda dell’Aggiudicazione selezionata che troviamo la scheda per accedere alla

compilazione dei dati relativi all’impegno giuridicamente vincolante.

L’accesso alla scheda Impegni determina l’attivazione dell’elenco degli impegni giuridicamente

vincolanti inseriti in quella specifica procedura di Aggiudicazione.

Sarà quindi possibile modificare l’impegno già inserito o inserirne uno nuovo.



63

I campi previsti sono dunque:

• il tipo di impegno, a seconda se si tratti di un incremento o di una rideterminazione dello

stesso (Tipo);

• il numero dell’impegno, in assenza è opportuno inserire un contatore numerico (Numero)

• la data dell’impegno (Data);

• il valore dell’impegno (Importo);

• l’origine della variazione (Tipo Var.), le cui opzioni di scelta sono quelle della tabella di

contesto seguente:

Codice Tipo Variazione

1 Spese tecniche/Progettazione 2 Contratto/affidamento/graduatoria/atto impegno 3 Rideterminazione 4 Perizia di variante 5 Rideterminazione finale 6 Revoca 7 Rinuncia

• eventuali annotazioni (Note).


64

Layout di aggiornamento della sezione Aggiudicazione

I pagamenti del beneficiario e le erogazioni alle imprese (Pagamenti)

I pagamenti sono identificati dagli atti che dispongono l’erogazione delle somme in favore dei

soggetti percipienti che svolgono le attività previste per la realizzazione del progetto.

Ai fini del monitoraggio52, è necessario registrare l’atto di pagamento del beneficiario nei

confronti del soggetto terzo attuatore del progetto (es. mandato di pagamento), ad eccezione

52 Il monitoraggio dei pagamenti effettuati a valere su un progetto rappresenta un importante indicatore non soltanto dell’avanzamento del progetto ma anche delle risorse che è necessario attivare a livello nazionale, regionale, provinciale, etc., per far fronte al fabbisogno di liquidità degli enti responsabili dell’attuazione del progetto. Nell’ambito della programmazione comunitaria le spese del beneficiario giustificate da fatture quietanzate o da documenti contabili di valore probatorio equivalente vengono incluse nelle dichiarazioni di spesa alla Commissione Europea.


65

dei regimi di aiuto per i quali è necessario trasmettere il dato relativo al pagamento (erogazione

di risorse) da parte dell’organismo erogante nei confronti del beneficiario.

Il pagamento va inteso in maniera differente nel caso dei “tipo operazione” 1 e 2 (“realizzazione di opere e lavori

pubblici” ed “acquisizione di beni e servizi”), rispetto al 3 (“erogazione di finanziamenti e aiuti”).

Nel primo caso si tratta dei pagamenti effettuati dal beneficiario; nel secondo, il pagamento coincide (anche

temporalmente) con il trasferimento di risorse pubbliche alle imprese, organismi, o privati individui beneficiari del

progetto.

In particolare, per le Opere pubbliche sono riferibili alle disposizioni di pagamento a valere su risorse impegnate

emesse dall’Attuatore del progetto (es: mandati emessi dalle Ragionerie); per gli aiuti, sono le disposizioni emesse

dall’organismo che eroga l’aiuto.

Si accede alla maschera dei PAGAMENTI…

… e viene attivata la maschera contenente l’elenco dei pagamenti inseriti in quella specifica

procedura di Aggiudicazione.

Sarà quindi possibile modificare il pagamento già inserito o inserirne uno nuovo.



66


• il numero/codice dell’atto/mandato/bonifico di pagamento (Numero);

• la data dell’atto/mandato/bonifico di pagamento (Data)

• l’importo dell’atto/mandato/bonifico di pagamento (Importo);

• l’oggetto dell’atto o eventuali annotazioni (Note);

• il tipo di pagamento, ossia se si tratti di pagamento o recupero (Tipo Pagamento);

• la specifica del tipo di pagamento (Codice Causale), definita in base alla valorizzazione del

campo precedente.

In caso di pagamento, avremo come scelte opzionali le seguenti:

Codice Causale A Erogazione anticipo B Erogazione anticipo ex art. 78 P Erogazione SAL intermedio S Erogazione saldo U Richiesta autorizzazione pagamento al Controllo Interno


67

In caso di recupero, avremo:

Codice Causale C Recupero in corso E Recupero incassato F Altra rettifica finanziaria I Recupero interessi di mora

• il codice gestionale risultante dal mandato di pagamento (Codice Gestionale);

• la data dell’ordine dell’eventuale recupero (Data Ordine);

• la data dell’incasso dell’eventuale recupero (Data Incasso);

Le fatture e i documenti giustificativi (Fatture)

La sezione Fatture contiene la documentazione giustificativa fornita dai beneficiari che svolgono

le attività previste per la realizzazione del progetto.

Ai fini del monitoraggio, è necessario registrare gli estremi del documento.


68

I campi previsti sono:

• il numero/codice della fattura/documento giustificativo (Numero);

• la data della fattura/documento giustificativo (Data)

• la data di quietanza (Data Termine)

• la descrizione/oggetto della fattura/documento giustificativo (Descrizione);

• l’importo della fattura/documento giustificativo (Importo);

• il soggetto emittente (impresa, professionista, ecc.) la fattura (Emittente);

• eventuali annotazioni (Note);

• il tipo di documento giustificativo (Tipo Doc).

Confermati i dati, occorre dettagliare (scheda Dettaglio) l’importo della fattura secondo le

stesse voci di spesa previste per il Quadro Economico del progetto.


69

Le modalità di inserimento dell’importo sono le stesse di quelle previste per il Quadro Economico.

La gestione dello stato del progetto (Revoche, rinunce, rideterminazioni del

contributo)

In occasione di variazioni dell’entità del contributo concesso al beneficiario (revoche totali o

parziali, rinunce, rideterminazioni del contributo, ecc.), le sezioni finanziarie del monitoraggio su

cui andare a operare sono, in ordine temporale di aggiornamento, gli impegni giuridicamente

vincolanti e il quadro finanziario.

� IMPEGNI GIURIDICAMENTE VINCOLANTI: va inserito un disimpegno (D) con valore

negativo pari a quello positivo inserito (in caso di Rinuncia o Revoca totale) o di importo

negativo corrispondente alla rideterminazione (Revoca parziale, rideterminazione contributo,

ecc.);


70

� QUADRO FINANZIARIO: vanno rettificate le quote delle Attività approvate, come

nell’esempio dell’immagine che segue, dove sono evidenziate le variazioni negative attribuibili

alla rinuncia.


71

Il PROGETTO E LO STATO DI AVANZAMENTO AMMINISTRATIVO E

REALIZZATIVO

Il progetto è gestito e valutato anche attraverso la registrazione della sequenza delle fasi

procedurali (Procedurale) e realizzative (Piano dei Costi), sia dal punto di vista delle risultanze

effettive che di quelle previsionali.

Avanzamento procedurale (Procedurale) La sezione è deputata all’inserimento delle informazioni relative alla tempistica previsionale ed

effettiva di espletamento dei vari passaggi amministrativi (fasi) in cui risulta articolato il ciclo di

vita di un progetto, relativamente ai momenti inerenti l’inizio e la fine della singola fase.

L’inserimento dei dati procedurali del progetto è fondamentale per monitorare con precisione la tempistica

di attuazione sia in termini previsionali che di effettivo espletamento.

Tali informazioni sono particolarmente rilevanti nell’ambito della programmazione 2007- 2013, in quanto

consentono di supervisionare il grado di realizzazione delle politiche di intervento comunitarie e nazionali

secondo un fattore temporale, ossia attraverso un’analisi delle previsioni formulate e delle date di

espletamento a consuntivo dei passaggi amministrativi (fasi) legati all’attuazione del ciclo di vita dei

progetti.

La sezione PROCEDURALE è inserita in quella dedicata al progetto (Gestione Progetti).

Attivando la scheda dedicata, si accede al dettaglio delle fasi del procedurali del progetto, come

di seguito riportato:


72

Nella maschera Iter Procedurale, i campi da inserire riguardano le principali Fasi di avanzamento

amministrativo del progetto, specifiche per la tipologia di operazione che caratterizza il

progetto.

Relativamente ai progetti di realizzazione di opere pubbliche, le fasi di cui dovrà essere fornita la tempistica previsionale ed

effettiva sono le seguenti, corredate dal significato attribuibile agli step “inizio” e “fine”, che in qualche caso (vedi Chiusura

intervento e Funzionalità) potrebbero coincidere:

Fase procedurale Inizio Fine

Studio di fattibilità Affidamento studio Approvazione studio Progettazione Preliminare Affidamento progettazione Approvazione progettazione Progettazione Definitiva Affidamento progettazione Approvazione progettazione Progettazione Esecutiva Affidamento progettazione Approvazione progettazione Esecuzione Lavori Inizio lavori Conclusione dei lavori Collaudo Inizio collaudo Approvazione collaudo Chiusura intervento Inizio procedura Conclusione procedura Funzionalità Inizio operatività Inizio operatività

Per quanto riguarda i progetti di acquisizione di beni e servizi, le fasi di cui dovrà essere fornita la tempistica previsionale ed

effettiva , compilabili sulla base della specifica tipologia di dettaglio indicata nella prima colonna della tabella, sono le seguenti:

Tipo di operazione dettaglio Fase procedurale Inizio Fine

Acquisizione Beni Definizione e stipula contratto Acquisizione Beni Esecuzione Fornitura Acquisizione Beni Verifiche e controlli Acquisizione Servizi Definizione e stipula contratto Acquisizione Servizi Esecuzione Fornitura Acquisizione Servizi Verifiche e controlli Formazione Definizione e regolamentazione attività Formazione Esecuzione attività Formazione Controllo chiusura finanziaria


73

Per quanto riguarda i progetti di erogazione di finanziamenti e aiuti ad imprese e individui, le fasi di cui dovrà essere fornita la

tempistica previsionale ed effettiva sono le seguenti:

Tipo di operazione dettaglio Fase procedurale Inizio Fine

Aiuti alle imprese Concessione finanziamento Invio atto impegno Erogazione primo anticipo Aiuti alle imprese Esecuzione investimenti Inizio lavori Conclusione dei lavori Aiuti alle imprese Chiusura intervento Erogazione del saldo Funzionalità/Operatività Aiuti a individui Concessione finanziamento Aiuti a individui Esecuzione interventi Aiuti a individui Chiusura intervento Acquisto di partecipazione azionarie e conferimenti di capitale

Autorizzazione acquisizione/conferimento

Inizio procedura Fine procedura

Acquisto di partecipazione azionarie e conferimenti di capitale

Esecuzione acquisizione/conferimento

Inizio procedura Fine procedura

La maschera di compilazione delle date procedurali è la seguente.

Per ogni Fase prevista dall’elenco, sono da valorizzare (in giallo le date da compilare

obbligatoriamente) le informazioni sotto elencate:

• il nominativo del responsabile della fase (Responsabile/Titolare);

• la data prevista di avvio della Fase (Data Inizio - Prevista);

• la data di aggiornamento della previsione di avvio (Data Inizio - Aggiornamento);

• la data effettiva di avvio della Fase (Data Inizio - Effettiva);

• la data prevista di conclusione della Fase (Data Fine - Prevista);


74

• la data di aggiornamento della previsione di conclusione (Data Fine - Aggiornamento);

• la data effettiva di conclusione della Fase (Data Fine - Effettiva);

• eventuali annotazioni o descrizioni (Note);

Per i progetti con tipologia di operazione “realizzazione di opere pubbliche”, nell’elenco dell’iter

procedurale compare la voce “Sospensione lavori”.

Nello specifico, per sospensione si intende la sospensione fisica dei lavori. E’ una fase, eventuale, che può

essere originata da imprevisti tecnici, ovvero da cause di natura giudiziaria.

Nel caso di opere pubbliche le sospensioni e le successive riprese sono attestate da atti della stazione

appaltante.

Layout di aggiornamento della sezione Procedurale


75

Lo stato di realizzazione del progetto (Piano dei Costi)

In questa sezione sono rilevate informazioni inerenti agli aspetti puramente economici del

monitoraggio di progetto.

La rilevazione si riferisce al valore/costo delle attività effettuate (importo realizzato) e di

quelle da eseguire (importo da realizzare) in corrispondenza delle varie annualità.

In ogni momento del ciclo di vita attuativo del progetto, il valore complessivo (realizzato + da realizzare) del Piano dei

Costi deve eguagliare il valore complessivo delle fonti di finanziamento (Quadro Finanziario).

La compilazione è richiesta per i soli progetti la cui tipologia di operazione sia riferita alla

“realizzazione di opere pubbliche” e solo per i progetti approvati, che di conseguenza

presentano un Quadro Finanziario valorizzato.

I campi da valorizzare, per ciascuna annualità di riferimento del ciclo temporale di realizzazione

del progetto, sono i seguenti (MISE-Servizio Intese Circolare sulle procedure di monitoraggio

degli Accordi di Programma Quadro):

• Anno di riferimento del piano economico: E’ possibile inserire annualità solo relativamente

all’intervallo temporale 2007-2018.

• Importo realizzato nell’anno: valore delle opere e delle attività progettuali effettivamente

realizzate nell’anno di riferimento, ancorché non liquidate. Si tratta di un indicatore


76

anticipatore dei fabbisogni di cassa, che fornisce anche informazioni sull’avanzamento del

progetto in termini economici, ovvero tramite parametri comparabili anche tra tipologie di

progetto diverse53.

• Importo da realizzare nell’anno: valutazione/previsione del valore delle opere e delle attività

progettuali da realizzare, fino alla concorrenza del costo complessivo del progetto54.

53 Per le opere pubbliche, il valore del costo realizzato si desume dalla contabilità analitica di cantiere e dalle ulteriori spese sostenute dal soggetto attuatore per ulteriori attività progettuali (es. spese tecniche, espropri). 54 In questo campo occorre imputare il valore previsionale del costo realizzato, secondo i criteri sopra esposti.


77

8. CLASSIFICAZIONI E INDICATORI

Classificazioni previste dal QSN e dai Programmi Operativi (Classificazioni)

Le disposizioni del monitoraggio nazionale dei progetti del QSN prevedono la rilevazione di una

serie di dati volti a descrivere e classificare il progetto sotto vari aspetti.

Il sistema di monitoraggio regionale recepisce questa richiesta e attiva una serie di campi e

procedure idonee a valorizzare questo tipo di dati.

In particolare, vengono distinti in due sottocategorie:

� le classificazioni di progetto;

� le classificazioni di programma.

Le prime sono associate in maniera univoca al progetto e possono essere rilevate sin dall’atto di

inserimento del progetto nell’archivio di monitoraggio (fase Istruttoria).

Le seconde derivano dal Programma e dall’Attività inserita nelle fonti di finanziamento del

progetto (Quadro Finanziario), per cui sono rilevabili solo dopo l’approvazione dello stesso.

Dalla funzionalità GESTIONE PROGETTI si accede alla maschera delle CLASSIFICAZIONI.

La maschera attivata presenta le classificazioni di programma (Classificazioni QSN).

Attivando l’Attività che interessa, sarà possibile compilarne le classificazioni.


78


• Obiettivo specifico del QSN (Ob. Specifico QSN);

• Indicatore di risultato del QSN (Ind. Risultato QSN)

• Categoria di spesa prevista nelle Modalità Attuative (Tema Prioritario);

• Dimensione territoriale (Dim. Territoriale);

• Forma di finanziamento (Tipo Finanziamento);

• Intesa istituzionale di programma (Codice Intesa);

Relativamente alle Classificazioni di Progetto, la maschera di inserimento è la seguente.


79


• Codice settore dei Conti Pubblici Territoriali (Settore Prevalente);

• Attività economica UE (Attività Economica)

• Codice ATECO 2007 assegnato al progetto (Codice ATECO);

• Codice progetto complesso (Progetto complesso);

• Codice Grande Progetto (Grande Progetto);

• Flag progetto generatore di entrate (Gen. Entrate);

• Flag progetto di cui alla Legge Obiettivo (Legge Ob.);

• Flag progetto classificato Grande Progetto (Grande Progetto).

La compilazione del codice ATECO 2007 è obbligatoria per i progetti aventi tipologia di

operazione “3 - Erogazione di finanziamenti e aiuti a imprese e individui”.


80

Gli indicatori di realizzazione (Fisico)

Il monitoraggio fisico dei progetti rappresenta un momento fondamentale di verifica delle

realizzazioni fisiche conseguite attraverso l’utilizzo di risorse pubbliche nazionali e

comunitarie55.

Dalla funzionalità GESTIONE PROGETTI si accede alla maschera degli indicatori di

realizzazione attraverso la scheda Fisico.

Le tipologie di indicatori di realizzazione che il sistema consente di rilevare sono:

� gli indicatori di realizzazione (indicatori del sistema CUP/CIPE);

� gli indicatori occupazionali (indicatori del sistema CUP/CIPE);

� gli indicatori di Programma (indicatori previsti dalle Modalità Attuative del Programma

Operativo – MAPO).

La valorizzazione di tutti gli indicatori di realizzazione è obbligatoria in due momenti del ciclo di

vita del progetto:

� All’atto dell’approvazione del progetto, con l’inserimento di un valore previsionale, o target

(Previsto);

� alla conclusione del progetto, con l’inserimento di un valore effettivamente realizzato

(Conclusivo).

55 La rilevazione periodica degli indicatori di realizzazione fisica risponde, peraltro, al dettato dei regolamenti comunitari vigenti per la programmazione 2007-2013, per cui occorre trasmettere alla Commissione Europea dati di monitoraggio fisico aggiornati con cadenza annuale, all’atto dell’invio del Rapporto Annuale di Esecuzione.


81

Il set di indicatori disponibili deriva:

� dalla scelta dell’operatore, relativamente agli indicatori di realizzazione e occupazionali,

previa verifica degli indicatori proposti dal sistema CUP – CIPE in corrispondenza dello

specifico progetto;

� dall’Attività del Programma Operativo attivato nelle fonti finanziarie del progetto (Quadro

Finanziario), che rendono disponibili, nella sezione Fisico, i corrispondenti indicatori di


82

Programma previsti dal PO e dalle relative Modalità Attuative, associati al tasto di selezione

delle diverse Attività inserite nel QF.

Layout di aggiornamento della sezione Procedurale


83

9. VALIDAZIONE E CERTIFICAZIONE Attività propedeutica alla validazione e certificazione delle spese è l’inserimento, di competenza

del Data-Entry proprietario del progetto, della relativa documentazione giustificativa

(pagamenti del beneficiario, fatture, ecc.) nelle relative sezioni (Pagamenti, Fatture) e la loro

assegnazione (integrale o pro-quota) ad un Programma/Attività.

La prima operazione da compiere nella sezione della Validazione e Certificazione, compiuta dal

Data-Entry, è proprio l’assegnazione descritta.

Si accede alla scheda Certificazioni attraverso il menu presente in Gestione Aggiudicazione.

Si accede nell’area di validazione e certificazione delle spese, dove sono riportati i Programmi e

le Attività su cui è possibile rendicontarle (quelle attivate nel QF).

Una volta scelto il Programma e l’Attività, si accede all’area di validazione (Elenco Pagamenti

Fatture per ID. Certificazione).


84


Visualizzazione: nell’ambito della quale il Data-Entry collega al Programma e all’Attività

selezionata i pagamenti e le fatture da destinare alla certificazione (a partire dalla I

attestazione), attribuendovi la quota (importo) di competenza.

Invio RGA: attraverso la quale l’operatore trasmette le quote predisposte al RGA (o RGA/OI).

Certificazione Succ.: nell’ambito della quale il Data-Entry collega al Programma e all’Attività

selezionata le quote dei pagamenti e delle fatture da destinare alle certificazioni successive alla

prima (Attestazioni intermedie e finali).

Validazione Qte. Certif.: sezione disponibile per il RGA e l’UC.

Iter: mostra la sequenza temporale dei “passaggi di scrivania” dell’ID di Certificazione

selezionato.

Nella scheda Visualizzazione, attraverso il tasto Inserisci è possibile assegnare all’ID di

certificazione la prima quota certificabile56.

56 Quella che, nel sistema precedente, era definita “intersezione”.


85

La scheda può essere utilizzata secondo due modalità, a seconda delle procedure di certificazione previste;

1) Inserendo nella stessa scheda la quota (cd. “intersezione”) di eguale importo per il pagamento e la fattura inserita;

2) Inserendo in schede diverse le quote relative ai pagamenti e quelle relative alla fattura.

La prima modalità è, in generale, quella prevista per la rendicontazione dei progetti a “regia regionale” attuati da

soggetti pubblici (enti locali, società pubbliche, ecc.), nell’ambito della quale il mandato di pagamento dell’ente è

“giustificato” da fatture di pari importo.


86

La seconda è più idonea a gestire la rendicontazione:

• dei progetti relativi ad aiuti alle imprese, per i quali il valore della documentazione giustificativa (fatture)

prodotta dal destinatario del finanziamento è diverso da quello del pagamento (erogazione) dell’organismo gestore

dell’Aiuto, in virtù del finanziamento parziale (contributo) dell’investimento complessivo del progetto e

dell’erogazione dell’anticipo iniziale a fronte di una fidejussione e senza documentazione giustificativa di spesa

dell’impresa;

• dei progetti a titolarità regionale, per i quali il valore della documentazione giustificativa (fatture) prodotta è

diverso da quello del pagamento (erogazione) della Regione Lazio all’interno della singola attestazione di spesa (ID

di certificazione), in virtù del finanziamento in parte anticipato rispetto alla realizzazione effettiva dei SAL del

progetto.

In queste due fattispecie, l’eguaglianza sopra descritta può dunque non esserci, per cui è opportuno distinguere la

validazione delle fatture da quella dei pagamenti, che da quella validazione (del controllo interno) originano.

L’esempio della figura precedente appartiene alla 2 modalità.

Attivando la scheda Invio RGA sarà possibile trasmettere il contenuto dell’ID di certificazione al

RGA dell’Attività interessata.


87

Il documento pdf prodotto è un promemoria dell’operazione effettuata, il cui contenuto è

rappresentato dagli elenchi dei pagamenti e delle fatture trasmesse.

Nelle fasi successive (verifica del RGA e controllo dell’UC), il documento allegato sarà costituito

dalla vera e propria check list compilata, completa dei dati finanziari e delle verifiche

effettuate.

Per poter attivare ulteriori ID di Certificazione sullo stesso progetto, una volta che la

certificazione precedente sia stata inviata al livello successivo (Invio RGA), il Data-Entry

attiverà la scheda Certificazione Succ.


88

Da quel momento, l’accesso nella sezione Certificazioni determinerà la visualizzazione dell’elenco

degli ID di certificazione fino a quel momento attivati. Sarà cura del Data-Entry selezionare

quella su cui intervenire in modifica o visualizzazione.

La validazione del RGA e la compilazione delle Check List

L’insieme delle quote “certificabili” trasmesse dal Data-Entry è ora presente sulla scrivania

informatica del RGA (o RGA/OI).

Vi può accedere attivando il link Scrivania Quote Validazione presente nel Menu Operativo

(Funzioni), che attribuisce al RGA (o al RGA/OI) la possibilità di visualizzare con immediatezza

l’insieme dei progetti e delle quote di cui è proposta la validazione.


89

L’area di lavoro cui si accede attivando il singolo ID di Certificazione è mostrata nella figura

seguente.


Visualizzazione: nell’ambito della quale il RGA attribuisce la quota (importo) ammessa da inviare

in certificazione, che può essere uguale o ridotta rispetto a quella trasmessa dal Data-Entry.

CheckList: dove il RGA compila le verifiche (check list) previste per quell’operazione a quel livello

di attestazione della spesa, controllandone la regolarità e rilevando le eventuali irregolarità.

OLAF: utile a registrare le irregolarità rilevate in corrispondenza delle verifiche effettuate.


90

Passaggio di scrivania: attraverso la quale il RGA trasmette le quote ammesse e le check list

compilate all’UC57.

Le schede della sezione Visualizzazione ricalcano quelle utilizzate dal Data-Entry58.

57 O al Controllo Interno nel caso ci si trovi in una condizione di richiesta di autorizzazione al pagamento (vedi paragrafo relativo ai Pagamenti e il paragrafo relativo alla certificazione dell’UC). 58 Mentre l’operatore di monitoraggio individua la quota da assegnare sulla base della sua imputabilità alla specifica Attività, il RGA la definisce valutando la sua ammissibilità alla certificazione, che sarà poi definita e perfezionata dall’UC.


91

La trasmissione all’UC (Passaggio di Scrivania) non è consentita se non sono state compilate le

check list.

E’ necessario dunque attivare la scheda CheckList.


92

Linkando su ciascun controllo, è possibile attribuire la regolarità o l’eventuale non regolarità.

Le tre opzioni di validazione della verifica sono:

• Irregolare

• Regolare

• Non valutabile


93

Sull’elenco delle verifiche, è disponibile un tasto per l’attribuzione rapida della regolarità a tutti i

controlli, nel caso di procedure ripetute su un gran numero di progetti che non necessitano di una

verifica ripetuta per ogni validazione.


94

In caso di irregolarità sarà possibile attribuirvi la codifica OLAF della tipologia di irregolarità59 e

definirne impatto finanziario e natura (sistematica o non sistematica).

La trasmissione all’UC della check list, validata dal RGA (o RGA/OI), può a questo punto essere

effettuata.

59 OLAF- ORGANISMO ANTIFRODI dell’UNIONE EUROPEA (OLAF) predispone un’appropriata codifica delle diverse tipologie delle irregolarità riscontrate nello svolgimento delle attività di controllo affinché si provveda al recupero degli importi indebitamente versati (art.70 del Regolamento (CE) 1083/2006). In concreto, L'OLAF svolge per conto della Commissione indagini amministrative presso gli Stati membri, in collaborazione con i servizi investigativi nazionali (autorità di polizia, giudiziarie e amministrative).


95

Come evidenzia la figura precedente, è possibile non solo trasmettere (R – Validato RGA

(Responsabile Gestione Attività)) la validazione al successivo livello (UC), ma anche ripristinare

la disponibilità dei dati per il livello di validazione precedente (in questo caso, il Data-Entry nello

stato P – Provvisorio in lavorazione), che provvederà, una volta aggiornati i dati, a trasmettere

nuovamente le quote da certificare.

Il download del file pdf disponibile consente di stampare la check list che, con il tasto

Conferma, viene trasmessa informaticamente sulla scrivania dell’UC, attivandone la procedura di

controllo.


96

Il controllo del UC e la attestazione delle Check List

Gli importi validati dal RGA (o RGA/OI) sono ora presenti sulla scrivania informatica dell’UC.

Come già descritto in relazione al RGA, vi può accedere attivando il link Scrivania Quote

Validazione presente nel Menu Operativo (Funzioni), che attribuisce la possibilità di visualizzare

con immediatezza l’insieme dei progetti e delle quote di cui è proposta la certificazione.


97

L’area di lavoro, cui si accede attivando il singolo ID di certificazione, è mostrata nella figura

seguente.


Visualizzazione: nell’ambito della quale l’UC attribuisce la quota (importo) ammessa da

certificare, che può essere diversa rispetto a quella trasmessa dal RGA, pur non potendo essere

superiore a quella proposta (quota) dal Data-Entry.

CheckList: dove l’UC, integrando quelle compiute dal RGA, compila le verifiche (check list)

previste per quell’operazione a quel livello di attestazione della spesa, controllandone la

regolarità e rilevando le eventuali irregolarità.

OLAF: utile a registrare le irregolarità rilevate in corrispondenza delle verifiche effettuate.

Passaggio di scrivania: attraverso la quale l’UC trasmette le quote certificate e le check list

compilate al livello di validazione successivo, cioè al RGA (o RGA/OI), che potrà redigere la

dichiarazione di spesa.

Le schede della sezione Visualizzazione ricalcano quelle utilizzate dal RGA. L’importo proposto

dal RGA (Quota Amm.) può essere modificato dall’UC.


98

La trasmissione al RGA o RGA/OI (Passaggio di Scrivania), che dovrà elaborare la dichiarazione

di spesa, è consentita solo se sono state compilate le check list e a condizione che vi sia almeno

un pagamento ammesso (con causale pagamento60 diversa da U).

60 Vedi paragrafo relativo ai Pagamenti.


99

E’ necessario dunque attivare la scheda CheckList.

Attivando il tasto di selezione associato alla verifica che interessa, è possibile attribuire la

regolarità o l’eventuale non regolarità.


100

Sull’elenco delle verifiche, è disponibile un tasto per l’attribuzione rapida della regolarità a tutti i

controlli, nel caso di procedure ripetute su un gran numero di progetti che non necessitano di una

verifica ripetuta per ogni validazione.


101

In caso di irregolarità sarà possibile attribuirvi la codifica OLAF della tipologia di irregolarità e

definirne impatto finanziario e natura (sistematica o non sistematica).

La trasmissione della certificazione e della relativa check list può a questo punto essere

effettuata.


102

Come evidenzia la figura precedente, è possibile non solo trasmettere la validazione al successivo

livello (RGA o RGA/OI) per la dichiarazione di spesa (nello stato Q – Validato da UC (Ufficio

Controllo)), ma anche ripristinare la disponibilità dei dati per il livello precedente (quello nella

disponibilità del RGA o RGA/OI, nello stato M – Scrivania RGA), che provvederà, una volta

effettuata la modifica richiesta, a trasmettere nuovamente le quote da validare.

Il download del file pdf disponibile consente di stampare la check list che, con il tasto

Conferma, viene trasmessa informaticamente sulla scrivania del RGA, attivandone la procedura di

elaborazione della dichiarazione di spesa.

La check list firmata dall’UC conterrà sia le verifiche proprie che quelle validate dal RGA.


103

Per gli Organismi o Enti (o anche per i progetti a titolarità regionale61) che utilizzano il sistema

per la gestione dell’autorizzazione al pagamento del Controllo Interno, il ripristino della

disponibilità dei dati per il RGA (o RGA/OI) e da questi al Data-Entry (P – Provvisorio in

61 Progetti per i quali il beneficiario è la Regione Lazio e i pagamenti del beneficiario da certificare sono quelli erogati con mandato di pagamento regionale.


104

lavorazione) consentirà di registrare, in luogo della richiesta di erogazione (codice causale U), gli

estremi del pagamento perfezionatosi con la relativa causale aggiornata (anticipo, SAL, Saldo).

A quel punto ripartirà l’Iter di validazione del RGA (o RGA/OI) e il controllo dell’UC, che

troveranno sulla propria scrivania il pagamento da rendicontare attraverso la dichiarazione di

spesa del RGA (o RGA/OI) e l’elenco delle Check List, già compilato (in tutto o in parte) nella

fase di autorizzazione dell’erogazione. In questa fase, sarà possibile la loro modifica o

integrazione ai fini della rendicontazione citata.

La dichiarazione di spesa del RGA (o RGA dell’OI)

L’elenco delle spese controllate dall’UC, trasmesse al RGA (o RGA/OI), sono da questi inviate,

sotto forma di dichiarazione di spesa per Attività, dettagliata per progetto, all’UCC presso

l’AdG.

La procedura informatica di elaborazione e trasmissione è in fase di costruzione.

La dichiarazione di spesa dell’UCC

L’UCC, dopo aver controllato e validato le dichiarazioni di spesa dei RGA (o RGA/OI), elabora una

dichiarazione di spesa, dettagliata per Asse prioritario, validando, per ciascun progetto della

stessa, il Rapporto di Controllo elaborato dall’UC, i dati finanziari nello stesso contenuti e le

irregolarità nello stesso segnalate, e la trasmette all’AdG.


La validazione dell’ADG e la trasmissione all’ADC

L’ADG, dopo aver controllato e validato la dichiarazione di spesa dell’UCC, la trasmette all’ADC.



105

La dichiarazione di spesa alla UE (ADC)

L‘ADC registra la Dichiarazione di Spesa, secondo quanto previsto dall’art. 78 del Regolamento

(CE)1083/2006, sul sistema IGRUE – Ragioneria dello Stato, almeno tre volte l’anno e entro il 20

dicembre di ogni anno.

La Dichiarazione di Spesa contiene, per ciascun Asse prioritario, l’ammontare totale delle spese

ammissibili sostenute dai beneficiari nell’attuazione delle operazioni e il contributo pubblico

corrispondente versato o da versare ai beneficiari ai sensi delle condizioni che ne disciplinano

l’erogazione.

La procedura informatica di elaborazione e registrazione dei dati della trasmissione, degli esiti e

dei rimborsi richiesti alla UE e allo Stato e accreditati sul Bilancio Regionale, è in fase di

costruzione.


10. VERIFICHE CONTROLLI E SOPRALLUOGHI

La sezione Verifiche e Irregolarità gestisce la registrazione dei controlli (verifiche, sopralluoghi,

audit, ecc.) di cui gli interventi finanziati sono oggetto nel corso della loro vita attuativa, sia da

parte delle strutture regionali, sia da quelle nazionali e comunitarie.

La registrazione delle verifiche

Dalla sezione del Progetto si accede alla scheda di gestione delle verifiche e delle irregolarità

(Verif. e irregolarità) del progetto, come si seguito evidenziato.

La maschera attivata presenta l’elenco delle verifiche registrate sul progetto.

In occasione del primo inserimento62 l’elenco sarà vuoto e occorrerà attivare il tasto Inserisci,

che determinerà l’accesso alla maschera di inserimento mostrata nella figura seguente.

62 Per aggiornare/modificare i dati, è necessario, nell’elenco proposto, linkare la verifica che si intende aggiornare.


107


• Data di avvio della verifica/controllo/sopralluogo/audit (Data Inizio);

• Orario di inizio della verifica/controllo/sopralluogo/audit (Ora);

• Data di conclusione della verifica/controllo/sopralluogo/audit (Data Fine);

• Indicazione del soggetto che ha subito il controllo (Soggetto controllato);

• Indicazione del soggetto responsabile del controllo (Autorità di controllo).

I soggetti selezionabili sono: 1 - RGA 2 - Organismo intermedio 3 - UC - Uffici Controllo di I livello regionali 4 - UCC - Coordinamento Controlli di I livello 5 - Autorita di Gestione 6 - Autorita di Audit 7 - Autorita di Certificazione 8 - Commissione europea - DG Regio 9 - Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) 10 - Ispettorato Generale dei servizi 11 - Corte dei Conti Europea 12 - Ministero dell'Economia e Finanze (IGRUE, UVER IGF) 13 - Ministero dell'Economia e delle Finanze (GdF) 14 - Corte dei Conti

• Natura del controllo effettuato (Tipo di Controllo).


108

Le opzioni disponibili sono: 1 - Verifiche Gestionali 2 - Controllo di I livello 3 - Verifiche in fase di certificazione 4 - Autocontrollo 5 - Altri controlli a campione 6 - Valutazione di conformità

• Ente, Indirizzo e Comune dove si svolge il controllo (Luogo del Controllo);

• Indicazione dei riferimenti del verbale del controllo (Verbale del controllo);

• Indicazione della documentazione acquisita nel corso del controllo (Documentaz. Acquisita);

• Esito del controllo (Esito Verif/Sopraluog).

Le opzioni disponibili sono: 0 - Irregolare 1 - Regolare 2 - Non Valutabile

• Eventuali annotazioni (Note).

La registrazione delle irregolarità

In corrispondenza di ciascuna verifica registrata, è possibile associare una o più irregolarità

rilevate.

La maschera di aggiornamento delle verifiche, infatti, contiene, oltre alle funzionalità di

visualizzazione e aggiornamento della verifica, la scheda relativa alle Irregolarità.


109

Attivando la scheda si ottiene l’elenco delle irregolarità inserite, che è possibile andare a

modificare o ad integrare con un nuovo inserimento (tasto Inserisci).

La maschera di inserimento/modifica è la seguente.

Ne risulterà, in corrispondenza di ogni verifica, un elenco di irregolarità rilevate, le cui voci, come

prima descritto, potranno essere aggiornate, eliminate, integrate.


110


111

11. PROGRAMMAZIONE, PIANO FINANZIARIO E OPERAZIONI ORIZZONTALI

Piano Finanziario (La sezione è disponibile per gli utenti Amministratori, la procedura completa è in fase di

costruzione)

Registrazione e codifica degli Strumenti Attuativi

Lo strumento attuativo rappresenta l’insieme delle modalità operative, strumenti e procedure in

grado di garantire, indipendentemente dalla fonte di finanziamento specifica, le migliori

condizioni di efficacia ed efficienza per dare attuazione ad una specifica strategia di attuazione

di un programma.

Si distinguono in due diverse tipologie:

• Accordi di Programma Quadro63;

• Strumenti di attuazione diretta64.

La registrazione e codifica degli Strumenti Attuativi è affidata agli utenti di

Programma/Amministratori, cui eventualmente le strutture operative possono richiedere

l’aggiornamento dell’elenco.

Il Data-Entry ha il compito, nell’ambito del progetto, di assegnare lo strumento attuativo cui

quell’intervento si riferisce.

Può farlo nella sezione Classificazioni, nell’ambito della quale è presente la sezione (Strumenti

Attuativi) corrispondente.

63 APQ = APQ Stato – Regione, APQR = Interregionali 64 SADN = Nazionali, SADR = Regionali


112

Registro e codifica dei Grandi Progetti

Dal Menu Operativo (Funzioni) si accede alla sezione GRANDE PROGETTO, che, secondo il Reg.

CE 1083/2006 art.40, deve contenere informazioni65 tali da essere monitorate e

successivamente inviate alla Commissione Europea.

L’elenco dei grandi progetti è aggiornabile in modalità centralizzata.

All’interno di ogni progetto, il Grande Progetto può essere richiamato nella sezione

Classificazioni di Progetto.

Registro e codifica dei Progetti Complessi

Dal Menu Operativo (Funzioni) si accede alla sezione PROGETTO COMPLESSO, che è

funzionalità che consente di collegare il progetto ad aggregazioni sovraordinate (esempi di

progetti complessi sono i Patti Territoriali, i Progetti Integrati Territoriali di Sviluppo locale, i

progetti di Innovazione Industriale, ecc).

Trasferimenti agli Organismi Intermedi (La sezione è disponibile per gli utenti di Programma/Amministratori, la procedura completa è in

fase di costruzione)

65 Secondo il Reg. CE 1083/2006 art. 39 nell'ambito di un programma operativo, il FESR e il Fondo di coesione possono finanziare spese connesse a un'operazione comprendente una serie di lavori, attività o servizi in sé intesa a realizzare un'azione indivisibile di precisa natura tecnica o economica, che ha finalità chiaramente identificate e il cui costo complessivo supera i 25 milioni di EUR nel caso dell'ambiente e i 50 milioni di EUR negli altri settori. In base all’art.40 sulle informazioni da trasmesse alla Commissione in merito ai grandi progetti, lo Stato membro o l'autorità di gestione fornisce le informazioni seguenti: a) organismo responsabile dell'attuazione; b) natura dell'investimento e sua descrizione, dotazione finanziaria e ubicazione; c) risultati degli studi di fattibilità; d) calendario per l'attuazione del progetto e, qualora il periodo di attuazione dell'operazione sia prevedibilmente più lungo del periodo di programmazione, le fasi per le quali è richiesto il finanziamento comunitario durante il periodo di programmazione 2007-2013; e) analisi costi-benefici, compresi valutazione dei rischi e impatto prevedibile sul settore interessato e sulla situazione socioeconomica dello Stato membro e/o della regione nonché, se possibile e ove opportuno, delle altre regioni della Comunità; f) analisi dell'impatto ambientale; g) giustificazione del contributo pubblico; h) piano di finanziamento indicante le risorse finanziarie complessive previste e il contributo previsto dei Fondi, della BEI, del FEI e di tutte le altre fonti di finanziamento comunitario, incluso il piano annuale indicativo della partecipazione finanziaria del FESR o del Fondo di coesione per il grande progetto.


113

Previsioni di spesa (In costruzione)

Audit, verifiche e controlli orizzontali (In costruzione)


114

12. ARCHIVI E REGISTRI

Una serie di dati sono registrati in determinati archivi sia ai fini della gestione informatica del

programma, sia per ottemperare all’obbligo della tenuta di determinati registri (beneficiari,

recuperi, irregolarità).

Riguardo alla prima finalità, l’archivio dei soggetti consente di avere un riferimento unico per

tutti i soggetti (programmatori, attuatori, beneficiari, realizzatori, ecc.) che intervengono nella

vita operativa dei progetti registrati.

Ne consegue che, per essere registrato, nel proprio ruolo, all’interno del progetto, il

soggetto/ente/impresa deve essere preventivamente inserito66 nell’Archivio Soggetti.

La chiave identificativa del soggetto inserito in archivio è il codice di Partita IVA, sia per la sua

univocità, sia per la capacità di colloquio con altre banche dati.

La gestione dell’Archivio Soggetti

Dal Menu Operativo (Funzioni) si accede alla sezione ARCHIVIO SOGGETTI .

66 Qualora il soggetto sia già presente in archivio (per effetto del suo eventuale pregresso inserimento da parte di altro utente del Programma), l’operazione non va ripetuta.


115

La maschera di attivazione consente la selezione dell’elenco dei soggetti sulla base di uno o più

criteri67 inseriti:

• la denominazione del soggetto/ente/impresa (Denom./Ragione Sociale);

• la forma giuridica (Cod. Forma Giuridica);

• il codice creditore regionale (Cod. Creditore/Debitore);

• la Partita IVA o il codice fiscale (Cod.Fis/Partita IVA);

La modifica dei dati di un soggetto già inserito è affidata, in modalità centralizzata, agli utenti di

Programma/Amministratori, mentre l’utente Data-Entry potrà effettuare esclusivamente

l’inserimento di un nuovo soggetto.

La maschera di inserimento dei dati è mostrata nella figura che segue.

I campi da compilare sono i seguenti:

• la Partita IVA o il codice fiscale (Cod.Fis. / P. IVA);

• la denominazione del soggetto/ente/impresa (Nome / Rag. Sociale);

• la forma giuridica (Forma giuridica);

• il codice ATECO 2007 dell’impresa (Attività ATECO);

67 In caso di mancata valorizzazione, sarà restituito l’intero elenco.


116

• il codice creditore regionale (Creditore / Debitore);

• il Comune della sede legale del progetto (Sede Legale Soggetto);

Oltre ai dati indicati, per ciascun soggetto è possibile, tramite il link alla scheda Dati Legali,

l’aggiornamento dei dati mostrati nella figura che segue.

Il primo inserimento è affidato all’utente che lo ha attivato, la modifica ai soli utenti di

Programma/Amministratori.

Il registro delle Irregolarità (In costruzione)

Il registro dei Recuperi (In costruzione)


117

13. UTILITA’

Cambio proprietario del progetto

Il progetto (e i suoi dati finanziari, procedurali, anagrafici, fisici, ecc.) è assegnato alla proprietà

(inserimento/aggiornamento/modifica/cancellazione) dell’utente che lo ha inserito in origine

(nella sezione Istuttoria della procedura di attivazione corrispondente).

Il sistema consente di trasferire la proprietà di un altro utente abilitato per quella procedura di

attivazione, sia attraverso l’intervento di un utente Amministratore, sia attraverso una

procedura disponibile per l’utente stesso, di seguito illustrata.

Dal Menu Operativo (Funzioni) si accede alla sezione CAMBIO PROPRIETARIO PROGETTI.

Indicando il codice del progetto di cui si intende modificare la proprietà, si accede alla maschera

successiva dove è possibile attribuire la nuova indicazione.


118

Gestione Password

Dal Menu Operativo (Funzioni) si accede alla sezione GESTIONE PASSWORD, che consente

all’utente di resettare la sua password periodicamente o secondo le proprie necessità.

Estrazione dei dati in excel

Qualsiasi maschera o elenco visualizzabile sul sistema è esportabile in Excel attraverso

l’attivazione del tasto in alto a destra sullo schermo.


119

La procedura completa di estrazione di tutte le tabelle dell’archivio di monitoraggio è disponibile

per gli utenti di Programma/Amministratori, mentre è in fase di implementazione la sua

estensione a tutte le tipologie di utenti.

Nelle more dell’implementazione della procedura di estrazione anche per gli utenti Data-Entry,

gli stessi possono richiedere ogni volta che sia necessario i file estratti di propria competenza al

personale dell’Assistenza Tecnica dell’ADG.

Report e stampe

Dal menù principale FUNZIONI si accede alla sezione dei REPORT STANDARD, che contiene

una serie di report riepilogativi, concernenti l’andamento finanziario e procedurale del Programma

e degli interventi che ad esso si riferiscono.


120

Controllo qualità e coerenza dei dati

Nella sezione PROGETTI, tra le varie schede, è presente quella relativa ai CONTROLLI, che è

un utile strumento a disposizione del Data-Entry per verificare la correttezza e coerenza dei

dati inseriti.

Dalla maschera attivata è possibile estrarre il file Excel che elenca le eventuali anomalie

e/incongruenze sui dati registrati nel progetto.


121

La procedura è attualmente limitata nei controlli, ma gli utenti, nelle more del perfezionamento

della stessa, possono richiedere ogni volta che sia necessario l’elenco completo delle anomalie

riscontrate al personale dell’Assistenza Tecnica dell’ADG.

MANUALE UTENTE DEL SISTEMA GESTIONALE FESR/FAS 2007/2013 · Nel nuovo sistema, che registra e...

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