MANUALE SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE...2015/02/02 · MANUALE DI GESTIONE HSE UNI EN ISO...

MANUALE DI GESTIONE HSE

UNI EN ISO 14001:2004

BS OHSAS 18001:07

Revisione 1

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MANUALE SISTEMA DI GESTIONE HSE

AMBIENTE E SICUREZZA UNI EN IS O 14001 :2004

BS OHSAS 18001 :2007

DEPURA S.R.L.

MATRICE DI CONTROLLO DISTRIBUZIONE

COPIA CONTROLLATA N°_____ (COPIA OPERATIVA, SOGGETTA AD AGGIORNAMENTO)

Distribuita a:

COPIA NON CONTROLLATA (COPIA INFORMATIVA, NON SOGGETTA AD AGGIORNAMENTO)

MATRICE DI APPROVAZIONE

Edizione 1 Revisione 2 del 02/02/2015 VERIFICATO

Responsabile HSE

Stefano Casale

APPROVATO

Alta Direzione

Marco Fele


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MATRICE DI CONTROLLO DELLE MODIFICHE

ED. REV. DATA MODIFICHE MOTIVI

0 0 15/06/04 Intero documento Prima stesura

1 0 09/11/05 Intero documento in modo diffuso Adeguamento a

UNI EN ISO 14001:04

1 1 03/09/12 Intero documento in modo diffuso Cambio sede legale ed operativa

1 2 02/02/15 Modifica Organigramma Modifica Organigramma

INDICE

0 INTRODUZIONE ......................................................................................................................... 4 0.1 PRESENTAZIONE DELL’AZIENDA ................................................................................. 4 0.2 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ............................................................................. 4

0.3 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA' ................................................................................... 5 0.4 TERMINI E DEFINIZIONI ................................................................................................. 6

0.5 ORGANIZZAZIONE .......................................................................................................... 8 0.5.1 RESPONSABILITÀ ED AUTORITÀ ............................................................................. 8

0.5.2. RUOLO DEL RESPONSABILE DEL SISTEMA HSE (RSA) ...................................... 8 0.5.3 RISORSE ............................................................................................................................ 9 0.5.4 RAPPRESENTANTE DELLA DIREZIONE .................................................................... 9

0.6 ORGANIGRAMMA AZIENDALE .................................................................................... 10 0.7 COMUNICAZIONE ESTERNA RIGUARDO AGLI ASPETTI AMBIENTALI ............. 11

1. REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE HSE ................................................................... 12 1.1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE ........................................................................... 12 1.2 IL MANUALE HSE .......................................................................................................... 12

1.3 GESTIONE DEL MANUALE HSE .................................................................................. 13 1.4 DISTRIBUZIONE DEL MANUALE HSE ....................................................................... 13 1.5 SIGLE E ABBREVIAZIONI............................................................................................. 14

1.6 TABELLA DI CORRELAZIONE UNI EN ISO 14001 – OHSAS 18001/ MA ............... 14

1.7 INDICE DELLE PROCEDURE ........................................................................................ 14 2. POLITICA HSE ......................................................................................................................... 16

2.1 DEFINIZIONE DELLA POLITICA HSE ........................................................................... 16

2.2 ELABORAZIONE E REVISIONE DELLA POLITICA HSE ........................................... 16 2.3 DIFFUSIONE DELLA POLITICA HSE ............................................................................ 16

3. PIANIFICAZIONE .................................................................................................................... 17 3.1 ASPETTI AMBIENTALI E VALUTAZIONE RISCHI ..................................................... 17 3.2 PRESCRIZIONI LEGALI E ALTRE PRESCRIZIONI ...................................................... 18 3.3 OBIETTIVI, TRAGUARDI E PROGRAMMI ................................................................... 18

4. ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO ................................................................................... 20


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4.1 RISORSE, RUOLI, RESPONSABILITÀ E AUTORITÀ................................................... 20 4.2 FORMAZIONE, SENSIBILIZZAZIONE E COMPETENZE ............................................ 21 4.3 COMUNICAZIONE ............................................................................................................ 21 4.4 DOCUMENTAZIONE DEL SG HSE ................................................................................. 22 4.4.1 GENERALITÀ ............................................................................................................... 22

4.4.2 DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE HSE ...................................... 23 4.4.2.1 MANUALE HSE ........................................................................................................... 23 4.4.2.2 PROCEDURE ................................................................................................................ 23 4.4.2.3 ISTRUZIONI OPERATIVE .......................................................................................... 24 4.4.2.4 DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE .......................................................................... 24

4.5 CONTROLLO DEI DOCUMENTI ..................................................................................... 24 4.5.1 GENERALITÀ ............................................................................................................... 24

4.5.2 APPROVAZIONE ED EMISSIONE DEI DOCUMENTI E DEI DATI ....................... 25 4.5.3 MODIFICHE AI DOCUMENTI E AI DATI ................................................................. 25 4.5.4 DISTRIBUZIONE CONTROLLATA ............................................................................ 25 4.6 CONTROLLO OPERATIVO (ISO 14001:04 - 4.4.6) ........................................................ 25

4.7 PREPARAZIONE E RISPOSTA ALLE EMERGENZE .................................................... 26 5. verifica ....................................................................................................................................... 28

5.1 SORVEGLIANZA E MISURAZIONI ................................................................................ 28

5.2 VALUTAZIONE DEL RISPETTO DELLE PRESCRIZIONI ........................................... 29 5.3 NON CONFORMITÀ, AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE ................................... 29

5.4 REGISTRAZIONI AMBIENTALI ..................................................................................... 30 5.5 AUDIT DEL SISTEMA HSE .............................................................................................. 31

6. RIESAME DELLA DIREZIONE .............................................................................................. 33

6.1 RIESAME DELLA DIREZIONE ........................................................................................ 33


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0 INTRODUZIONE

0.1 PRESENTAZIONE DELL’AZIENDA

Presente da oltre 20 anni sul mercato della depurazione delle acque, l’azienda DEPURA S.R.L. è

specializzata nella progettazione, costruzione e conduzione di impianti per il trattamento delle

acque industriali e civili, sia primarie che secondarie. L’azienda depura ha trasferito la sede legale a

via Poggiomarino n. 324 il 20/07/2012.

I suoi impianti, oltre 200, vengono commissionati da aziende quali: industrie conserviere, caseifici,

aziende vinicole, industrie conciarie, tessili, metalmeccaniche, chimiche, lavanderie, tintorie,

complessi ospedalieri, enti pubblici e comunità varie.

La notevole disomogeneità della Committenza ha permesso la specializzazione in numerose

problematiche diverse e di volta in volta concretizzate con avanzati impianti chimici, fisici, e

biologici; tra i quali si evidenzia la notevole esperienza in impianti ad osmosi inversa per il

trattamento delle acque di processo e di alimentazione, e nella depurazione a fanghi attivi per le

acque reflue.

Nell’ambito del suo gruppo di progettazione, la DEPURA S.R.L. sviluppa processi innovativi,

derivati dalla ricerca applicativa che oggi presenta il settore depurativo e del trattamento delle

acque.

L’azienda ha ottenuto e mantiene aggiornate le autorizzazioni di competenza.

Attestazione SOA N° 265/31/00 del 15/03/2002

Cat: OS22 (con il nuovo DPR 34/2000 l’iscrizione ANC è stata sostituita)

iscrizioni Enti Previdenziali ed Assistenziali

INAIL Salerno N.10067457/05

INPS Nocera Inferiore N.7204759435

certificazione UNI EN ISO 9001:2008 del proprio Sistema di Gestione per la Qualità

certificazione UNI EN ISO 14001:04 del proprio Sistema di Gestione HSE (dal 2005 al 2011)

I principali committenti della DEPURA S.R.L. si dividono sostanzialmente in due grosse categorie:

1. Enti Pubblici;

2. Committenza privata.

Alla prima categoria si possono attribuire principalmente incarichi di costruzione, potenziamento e

adeguamento di impianti di depurazione civili.

In quanto alla seconda, poiché lo scenario è così ampio da rendere praticamente impossibile

numerare le varie tipologie di committenti, vengono di seguito descritte le principali attività

industriali servite dai nostri impianti:

industrie conserviere; concerie; lavanderie industriali; tintorie industriali; caseifici;

0.2 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il settore d’attività dell’Organizzazione, su cui si intende applicato il Sistema di Gestione

HSE, è:

PROGETTAZIONE, COSTRUZIONE E ASSISTENZA PER

IMPIANTI DI TRATTAMENTO ACQUE PRIMARIE E

DEPURAZIONE REFLUI, CIVILI E INDUSTRIALI


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0.3 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA'

La DEPURA S.R.L. opera nel settore della progettazione, costruzione e assistenza per impianti

di depurazione acque primarie e reflue, civili e industriali. Per tale attività sono richieste varie fasi

che vengono di seguito descritte in modo generale, ponendo in evidenza i principali aspetti

ambientali individuati e gestiti dal Sistema di Gestione HSE.

ATTIVITA’ ASPETTO AMBIENTALE

Fase Commerciale

promozione sul mercato e presso i clienti

contrattazione commerciale e definizione

ordine

mobilità resp. commerciale

mobilità clienti

strumenti di informazione commerciale

Fase progettuale

individuazione normative cogenti,

regolamenti tecnici, altre esigenze del cliente

individuazione opzioni tecniche per

funzionalità ed efficacia

realizzazione elaborati tecnici ed ulteriori

risultati della progettazione

risparmio energetico dell’opera progettata;

prestazioni ambientali per conduzione e

manutenzione dell’opera progettata

sicurezza per gli operatori dell’opera

progettata

affidabilità in situazioni di emergenza

dell’opera progettata

Fase di approvvigionamento

qualifica fornitori

definizione e comunicazione ordine

ricezione merci/servizi e controlli

immagazzinamento prodotti in deposito

trasporto dei prodotti

autorizzazioni obbligatorie dei fornitori

sensibilizzazione e informazione sulle

problematiche ambientali in cantiere e

generali

stoccaggio di prodotti e materiali

Fase di realizzazione

apertura cantiere

realizzazione opere

gestione scarti e reflui di lavorazione

gestione della sicurezza

verifiche e controlli

collaudo finale

chiusura cantiere

consumo di risorse energetiche

produzione di reflui e rifiuti

sicurezza degli operatori

uso di sostanze pericolose

rumore

Fase di assistenza

pianificazione interventi programmati

esecuzione interventi programmati e

straordinari

consumo di risorse energetiche


sicurezza degli operatori

uso di sostanze pericolose

mobilità del tecnico

rumore

Fase contabile e amministrativa

gestione fatturazione a clienti

gestione pagamento fornitori

archiviazione pratiche amministrative

consumo di risorse energetiche;

uso dei detergenti e prodotti per pulizia;



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0.4 TERMINI E DEFINIZIONI

Al fine di permettere una migliore comprensione del MA, si rinvia alla Norma UNI EN ISO

14001:2004 OHSAS 18001 per i termini e le definizioni utilizzati nel Manuale HSE. Sono in ogni

caso riportati, data la loro importanza, alcuni dei termini e definizioni delle suddette norme ed altri

d'uso comune presso l’Organizzazione:

Affidabilità: Attitudine di un oggetto o di un servizio ad adempiere alla funzione richiesta nelle

condizioni fissate e per un periodo di tempo stabilito. Il termine “affidabilità” è utilizzato anche

per designare quella specifica caratteristica d'affidabilità che indica la probabilità di successo

oppure la percentuale dei successi.

Ambiente: Contesto nel quale un'organizzazione opera, comprendente l'aria, l'acqua, il terreno,

le risorse naturali, la flora, la fauna, gli esseri umani e le loro interrelazioni.

Aspetto ambientale: Elemento di un'attività, prodotto, servizio di un'organizzazione, che può

interagire con l'ambiente.

Audit del Sistema di Gestione HSE (interno): processo di verifica sistematico, indipendente e

documentato per conoscere e valutare, con evidenza oggettiva, in che misura i criteri di audit del

Sistema di Gestione HSE stabiliti dall’organizzazione siano rispettati.

In particolare per valutare se il Sistema di Gestione HSE (SGA) di un'organizzazione è

conforme ai criteri definiti dall'organizzazione stessa per l'audit del SISTEMA HSE e per

comunicare i risultati di questo processo alla Direzione.

Auditor: persona che ha la competenza per effettuare un audit.

Azione Correttiva: azione tesa ad eliminare la causa di una non conformità rilevata.

Azione Preventiva: azione tesa ad eliminare la causa di una non conformità potenziale.

Contratto: Accordo di due o più parti per costituire, regolare ed estinguere tra loro un rapporto

giuridico patrimoniale (art. 1321 c.c.). Esso include i requisiti concordati tra fornitore e cliente e

comunicati mediante un mezzo qualsiasi.

Deposito: Qualunque sito di giacenza di rifiuti, indipendentemente dalla sua natura e

dimensione e dalla durata di permanenza dei rifiuti.

Documento: informazioni con il loro mezzo di supporto.

Impatto ambientale: Qualunque modificazione dell'ambiente causata totalmente o

parzialmente dagli aspetti ambientali di un’organizzazione.

Miglioramento continuo: Processo di accrescimento del SISTEMA HSE per ottenere

miglioramenti della prestazione ambientale complessiva in accordo con la politica HSE

dell'organizzazione.

Non conformità: Mancato soddisfacimento di requisiti specificati.

Obiettivo Ambientale: Fine ambientale complessivo, coerente con la politica HSE che

un’organizzazione decide di perseguire.

Offerta: Risposta di un fornitore alla domanda di soddisfare i requisiti di un possibile contratto

per la fornitura di un prodotto.

Organizzazione: Gruppo, società, azienda, impresa, ente o istituzione, ovvero loro parti o

combinazioni, pubblica o privata, che abbia una propria struttura funzionale ed amministrativa.

Parte interessata: persona o gruppo coinvolto o influenzato dalla prestazione ambientale di

un’organizzazione.

Politica HSE: Dichiarazione, espressa formalmente dall’alta direzione di un'organizzazione,

delle sue intenzioni, direttive e dei suoi principi in relazione alla sua globale prestazione

ambientale, che fornisce uno schema di riferimento per l'attività, e per la definizione degli

obiettivi e dei traguardi in campo ambientale.

Prestazioni Ambientali: Risultati misurabili di un Sistema di Gestione HSE (SISTEMA HSE)

relativi agli aspetti ambientali aziendali, basati sulla politica HSE, sugli obiettivi e sui traguardi.


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Prevenzione dell'inquinamento: Uso di processi (procedimenti), prassi, tecniche, servizi o

fonti di energia, materiali o prodotti per evitare, ridurre o tenere sotto controllo (separatamente o

in combinazione) la generazione, l’emissione o lo scarico di qualsiasi tipo di inquinante o

rifiuto, al fine di ridurre gli impatti ambientali negativi.

Procedura: modo specificato per svolgere un’attività o processo.

Produttore: La persona fisica o giuridica la cui attività ha prodotto rifiuti.

Raccolta: Successione programmata di operazioni di presa e trasporto.

Raccolta differenziata: la raccolta idonea a raggruppare i rifiuti in frazioni merceologiche

omogenee.

Registrazione: Documento che riporta i risultati conseguiti o che fornisce l’evidenza delle

attività eseguite.

Riesame del SISTEMA HSE: Valutazione formale, da parte dell’Alta Direzione, dello stato

del SISTEMA HSE e della sua adeguatezza, in relazione alla politica per la qualità e ad

eventuali nuovi obiettivi derivanti dal mutamento delle condizioni.

Rifiuto: Qualsiasi sostanza od oggetto di cui il detentore si disfi o abbia deciso o abbia l'obbligo

di disfarsi.

Rintracciabilità: Capacità di ricostruire la storia e di seguire l’utilizzo o l’ubicazione di un

oggetto o di un’attività (o di oggetti ed attività analoghi), mediante identificazione documentata

e predisposta.

Sistema di Gestione HSE (EMS = environmental management system): Parte del sistema di

gestione di un’organizzazione utilizzata per sviluppare ed attuare la propria politica HSE e

gestire i propri aspetti ambientali.

Smaltimento: Operazione di segregazione, trasformazione od eliminazione dei rifiuti, senza

pericolo per la salute dell'uomo e senza usare procedimenti o metodi che possano recare

pregiudizio all'ambiente.

Traguardo HSE: Richiesta di prestazione ambientale dettagliata e possibilmente quantificata,

applicabile ad un'azienda o ad alcuni suoi reparti/processi, che deriva dagli obiettivi HSE e che

bisogna fissare e realizzare al fine di raggiungere tali obiettivi.

Rischio accettabile (acceptable risk): Rischio che può essere ridotto ad un livello che può

essere tollerabile per l’organizzazione con riferimento agli obblighi di legge e a quanto espresso

nella propria politica HSE.

Pericolo: Fonte, situazione o atto che può provocare un danno come una ferita, una malattia

professionale, o una combinazione di esse.

Identificazione del pericolo: Processo per il riconoscimento del pericolo esistente e definizione

delle sue caratteristiche

Malattia professionale: Identificabile condizione fisica o mentale avversa ed identificabile

derivante o peggiorata da un’attività lavorativa e/o legata a situazioni lavorative

Incidente: Evento/i collegato all’attività lavorativa che ha o avrebbe potuto portare a lesioni,

morte o malattia professionale (indipendentemente dalla gravità).

NOTA1: un infortunio è un incidente che ha causato ferite, malattie o morti.

NOTA2: un infortunio che non produca lesione, malattia professionale o morte può anche essere

definito come “quasi incidente”, “mancato infortunio” o ”situazione pericolosa”.

NOTA3: le situazioni di emergenza sono un particolare tipo di incidente

Rischio: Combinazione delle probabilità dell’accadimento di un evento pericoloso (o

esposizione), e gravità della lesione o della malattia professionale che può essere causata da

quell’evento o esposizione

Valutazione del rischio: Processo di valutazione del rischio originato dall’identificazione dei

pericoli e che considera l’adeguatezza dei controlli esistenti per stabilire se il rischio sia

accettabile o no.


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Luogo di lavoro: Ogni luogo fisico nel quale sono svolte le attività lavorative svolte sotto il

controllo dell’organizzazione.

0.5 ORGANIZZAZIONE

0.5.1 RESPONSABILITÀ ED AUTORITÀ

La descrizione delle responsabilità ed autorità conferite ai responsabili delle funzioni

aziendali coinvolte nella gestione del SISTEMA DI GESTIONE HSE e che dispongono della

libertà organizzativa e dell’autorità necessarie per dirigere, eseguire e verificare le attività che

influenzano la qualità è eseguita tramite la realizzazione di uno specifico mansionario come

descritto dalla procedura PR10 “SENSIBILIZZAZIONE, TRAINING E COMPETENZE DEL

PERSONALE”.

Si riporta di seguito la descrizione del solo ruolo del “Rappresentante della Direzione” di

seguito indicata con RD, e del “Responsabile del Sistema HSE” (RSA) rimandando per le altre

figure al documento detto.

0.5.2. RUOLO DEL RESPONSABILE DEL SISTEMA HSE (RSA)

L’ufficio Qualità/Ambiente/Sicurezza della Depura Srl, è diretto dal Rappresentante della

Direzione coadiuvato nelle sue mansioni dal Responsabile del Sistema HSE e dal Responsabile

Qualità.

Di seguito vengono riportati i compiti e responsabilità dell’Ufficio Qualità/HSE della Depura Srl,

relativamente al Sistema di Gestione HSE, che sono da intendersi dunque come compiti e

responsabilità del RSA in subordine ad RD:

- assicurare che le prescrizioni e gli obiettivi definiti dall’Alta Direzione in merito alla gestione

HSE siano applicati e mantenuti in tutte le attività sviluppate dall’Azienda ed inerenti

l’erogazione del servizio;

- relazionare all’Alta Direzione sull’andamento del SISTEMA DI GESTIONE HSE per il riesame

della Direzione.

- definire, sviluppare ed aggiornare il SISTEMA DI GESTIONE HSE aziendale, in accordo con

le linee guida stabilite dall’Alta Direzione;

- curare la preparazione, l’emissione e la distribuzione del Manuale SISTEMA DI GESTIONE

HSE, garantendo la corretta gestione delle revisioni;

- gestire e coordinare l’iter di emissione di tutti i documenti di gestione HSE, garantendo

uniformità di contenuto ed omogeneità di approccio metodologico;

- verificare i documenti del sistema;

- disporre il programma delle verifiche ispettive interne, individuando le funzioni e le attività da

verificare;

- gestire le verifiche ispettive interne presso le funzioni previste valutando l’efficienza e

l’efficacia della documentazione del Sistema di Gestione HSE in uso e dell’operato del

personale;

- promuovere e coordinare la gestione di richieste di azioni correttive relativamente a ripetute non

conformità o a carenze significative, seguendone lo sviluppo e la conclusione positiva;

- analizzare i dati relativi agli indicatori del sistema HSE raccolti presso le diverse funzioni al fine

di valutare tendenze anomale e non giustificate;

- coordinare ed attuare per quanto di sua competenza, le attività inerenti all’addestramento e alla

formazione del personale;

- sviluppare indagini su situazioni ritenute avverse o potenzialmente avverse alla gestione del

sistema HSE, formulando interventi correttivi da proporre all’Alta Direzione;

- gestire l’archivio dei documenti del Sistema di Gestione HSE in uso, custodendo gli originali di

ogni emissione;


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- tenere l’interfaccia con gli enti di Certificazione e con i rappresentanti del Sistema di Gestione

HSE delle parti interessate sul territorio;

- gestire e coordinare l’addestramento del personale addetto alle verifiche ispettive ed ai controlli;

- disporre tutti gli elementi necessari affinché l’Alta Direzione possa sviluppare il proprio riesame

sul SISTEMA DI GESTIONE HSE adottato;

- sviluppare operativamente la valutazione dei fornitori di prestazioni e materiali con il supporto

delle altre funzioni competenti.

0.5.3 RISORSE

Al fine di permettere il conseguimento degli obiettivi dichiarati nella Politica HSE, l’Alta

Direzione individua l’esigenza di nuove risorse da mettere a disposizione per le diverse attività

eseguite nell’Azienda e cioè delle attività di gestione, esecuzione e verifica del lavoro e quelle di

selezione e addestramento del personale incluso il personale per le Verifiche Ispettive interne

(Audit ambientali), attraverso l’analisi delle:

- risorse in essere;

- innovazioni tecnologiche;

- richieste dei clienti;

- modifiche legislative e normative;

- esigenze di mercato;

- informazioni dalle parti interessati;

- informazioni fornite dal SISTEMA DI GESTIONE HSE.

0.5.4 RAPPRESENTANTE DELLA DIREZIONE

Per assicurare l’attuazione della Politica HSE, l’Alta Direzione si fa carico direttamente di

quanto previsto dalla norma UNI EN ISO 14001 al par. 4.4.1 per il Rappresentante della Direzione

per la Gestione del Sistema HSE, incaricando il Responsabile SISTEMA DI GESTIONE HSE

(RSA) per le relative attività operative, come sopra descritto, in modo che si provveda a rendere

operativo il MA, ne sia coordinata la relativa applicazione e il costante adeguamento alle necessità

dell’Azienda, alle normative ed all'evoluzione della tecnica compiendo verifiche ispettive interne,

nel rispetto di quanto riportato nel MA.

Il Rappresentante della Direzione (Relativamente al Sistema di Gestione HSE) ha

l’autorità/responsabilità di:

assicurare che il Sistema di Gestione HSE sia stabilito, attuato e mantenuto attivo in

conformità ai requisiti della norma UNI EN ISO 14001 e OHSAS 18001;

riferire alla Direzione sulle prestazioni del Sistema di Gestione HSE al fine del riesame,

comprese le raccomandazioni per il miglioramento.

Tali attività vengono svolte anche tramite il coordinamento del Responsabile del Sistema di

Gestione HSE che provvede a realizzare le attività operative di controlli, monitoraggi, redazione e

verifica di procedure e istruzioni, ecc.


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0.6 ORGANIGRAMMA AZIENDALE

È di seguito riportato l’organigramma dell’organizzazione, nel quale sono espresse le linee

di comunicazione, le modalità d’interazione tra le funzioni, la gerarchia tra i ruoli.


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0.7 COMUNICAZIONE ESTERNA RIGUARDO AGLI ASPETTI AMBIENTALI

Ai sensi del par. 4.4.3, La DEPURA Srl ha scelto, per il momento, di non comunicare

all’esterno riguardo ai propri aspetti ambientali significativi.


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1. REQUISITI DEL SISTEMA DI GESTIONE HSE

DEPURA Srl stabilisce, documenta, attua, mantiene attivo e migliora in continuo il Sistema di

Gestione HSE in conformità ai requisiti della norma UNI EN ISO 14001:2004.

Il presente manuale presenta, per ogni requisito di detta norma, l’indicazione di come tale Sistema

di Gestione HSE ne soddisfi i requisiti. A tal fine, bisogna considerare che, per ogni requisito della

norma, è possibile individuare il paragrafo (e relativi sottoparagrafi di dettaglio) di riferimento nel

presente manuale attraverso gli specifici richiami e la matrice di correlazione generale riportata al

par. 1.6.

1.1 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

Il presente Manuale HSE si propone i seguenti scopi:

● descrivere ed attuare il Sistema di Gestione HSE per la gestione delle attività e dei

servizi che possono causare aspetti/impatti ambientali;

● delineare la struttura della documentazione del SISTEMA DI GESTIONE HSE;

● descrivere le responsabilità interne dell'organizzazione del SISTEMA DI GESTIONE

HSE;

● assicurare la continuità del SISTEMA DI GESTIONE HSE nel caso di cambiamenti

delle attività o dei servizi influenti sull'ambiente;

● addestrare il personale in merito ai requisiti del SISTEMA DI GESTIONE HSE;

● presentare il SISTEMA DI GESTIONE HSE per scopi esterni, tra cui la dimostrazione

della sua conformità alla norma UNI EN ISO 14001:2004 e OHSAS 18001;

● fornire le basi documentali per eseguire gli audit del SISTEMA DI GESTIONE HSE.

Le prescrizioni del Manuale sono applicabili a tutte le attività e i servizi che possono

produrre aspetti/impatti ambientali sui quali l’Azienda esercita un controllo oppure ha influenza, e

sono individuati in modo specifico al par. 0.2.

1.2 IL MANUALE HSE

Lo scopo principale del Manuale HSE (da questo momento in poi MA) è descrivere

l'organizzazione degli aspetti funzionali e tecnici, al fine di consolidare e migliorare la gestione in

ottica HSE, tanto nei suoi aspetti interni quanto in quelli esterni.

Guardando a questi obiettivi, esso è stato concepito con l'intento di permettere:

- relativamente ai rapporti con l'interno, di disporre di una descrizione sistematica delle

attività di tutte le funzioni aziendali e di un documento per la divulgazione a tutti i livelli degli

obiettivi ambientali che l'azienda si è posta relativamente al SISTEMA DI GESTIONE HSE;

- relativamente ai rapporti con l'esterno, di specificare con i clienti e con le parti interessate

la struttura del Sistema di Gestione HSE.

Per questo motivo, il MA è fornito alle funzioni aziendali ed a tutti i referenti delle parti

interessate che ne facciano domanda. Esso deve essere restituito in caso di richiesta da parte del

RSA.

I dipendenti o enti esterni ai quali sia stato consegnato il MA, lo devono restituire al

Responsabile del Sistema HSE quando richiesto, a meno che non valgano specifici accordi.

Il MA è proprietà dell’Azienda emittente, la quale è anche l'unico soggetto autorizzato a

gestirne l'emissione, la revisione ed il ritiro.


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1.3 GESTIONE DEL MANUALE HSE

Il MA è suddiviso in sei capitoli, al paragrafo par. 1.6 è riportata la “Tabella di

Correlazione” tra l'UNI EN ISO 14001 – OHSAS 18001 ed il Manuale HSE. Al par. 1.7 e riportato

l’elenco delle procedure richiamate dal manuale ed in applicazione nell’azienda.

La pagina iniziale del Manuale HSE contiene:

- “Matrice di controllo distribuzione”, per attestare la modalità di distribuzione del manuale ed

il destinatario;

- “Matrice di approvazione” con le firme di verifica del RSA e approvazione di AD.

Nelle pagine successive:

- “Matrice di controllo delle modifiche”, con descrizione delle modifiche e relativi motivi

rispetto alla revisione/edizione precedente;

- L’indice dei contenuti del MA.

In intestazione ad ogni pagina è presente una matrice con :

- nome dell’organizzazione;

- nome del documento;

- indice di revisione;

- indice di edizione;

- data dell’ultima revisione;

- numero di pagina corrente e numero totale delle pagine.

Al RSA spetta il compito di mantenere aggiornati i contenuti del MA, adeguandoli

costantemente allo sviluppo tecnologico ed organizzativo coerentemente a quanto stabilito dalla

Direzione nella Politica HSE. Per questo motivo, ogni parte del MA può essere sottoposta a

revisione. In tal caso, si aggiorna l’indice di revisione del MA, si riportano le descrizioni delle

modifiche e si evidenziano, con un tratto verticale sul lato destro, le parti modificate. Le revisioni

partono dal valore 0 e sono senza limite e comportano l’aumento di una unità dell’indice di

revisione.

Solo in caso di revisioni che comportino la modifica della struttura dell’intero MA si

provvede ad una riedizione completa del MA, con aumento di una unità dell’indice di edizione e

riattribuzione del valore 0 all’indice di revisione. Anche l’indice di edizione è un indice numerico

che parte da 0.

1.4 DISTRIBUZIONE DEL MANUALE HSE

È prevista l'emissione di due tipi di copie del MA:

copia non controllata: è il caso in cui la copia distribuita, a seguito di una revisione del

manuale, non necessita di aggiornamento/sostituzione presso l'ente destinatario;

copia controllata: è il caso in cui ogni modifica comporta la sostituzione completa della copia

obsoleta con la nuova anche presso eventuali possessori esterni del documento.

Il MA, nella sua forma controllata, è distribuito a tutte le Funzioni Aziendali sulla base di

una Lista di Distribuzione gestita dal RSA come descritto nella procedura PR01 “GESTIONE DEI

DATI E DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE AL SISTEMA HSE”. Sono copie controllate

anche quelle distribuite a enti esterni che richiedano esplicitamente il MA. La Lista di Distribuzione

viene di volta in volta aggiornata con l'inserimento di tali Enti o con la loro eventuale esclusione in


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caso di cambiamento di attività.

L'identificazione del tipo di copia avviene sulla pagina di copertina del MA.

La trasmissione delle copie controllate del MA agli Enti esterni, avviene a mezzo

Raccomandata A/R (o consegna a mano previa opportuna registrazione ), opportunamente registrata

sulla Lista di Distribuzione, al fine di garantirne l'avvenuta ricezione.

Tutti i soggetti in possesso del MA sono tenuti a restituirlo dietro richiesta del RSA.

1.5 SIGLE E ABBREVIAZIONI

Manuale HSE MA

Sistema di Gestione HSE SGHSE

Alta Direzione AD

Rappresentante della Direzione RD

Responsabile Sicurezza RS

Amministrazione AM

Responsabile Sistema Ambiente e Sicurezza (HSE) RSA

Non conformità NC

Azioni correttive AC

Azioni preventive AP

1.6 TABELLA DI CORRELAZIONE UNI EN ISO 14001 – OHSAS 18001/ MA

UNI EN ISO 14001 :2004 OHSAS 18001 :07 MA

P.to 4.1 Requisiti Generali del SGA P.to 4.1 Requisiti Generali Cap. 1

P.to 4.2 Politica HSE P.to 4.2 Politica Cap. 2

P.to 4.3 Pianificazione P.to 4.3 Pianificazione Cap. 3

P.to 4.4 Attuazione e funzionamento P.to 4.4 Attuazione e funzionamento Cap. 4

P.to 4.5 Verifica P.to 4.5 Verifica Cap. 5

P.to 4.6 Riesame della Direzione P.to 4.6 Riesame della Direzione Cap. 6

1.7 INDICE DELLE PROCEDURE

PROCEDURA TITOLO

PR01 GESTIONE DEI DATI E DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE AL SISTEMA HSE

PR02 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DEL SISTEMA HSE

PR03 RIESAME DEL SISTEMA HSE

PR04 DEFINIZIONE OBIETTIVI, TRAGURADI E PROGRAMMI DI GESTIONE HSE

PR05 GESTIONE OPERATIVA AMBIENTE E SICUREZZA


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PR06 INDIVIDUAZIONE E RISPOSTA ALLE EMERGENZE

PR07 IDENTIFICAZIONE E VALUTAZIONE DEGLI ASPETTI AMBIENTALI E

VALUTAZIONE RISCHI E VALUTAZIONE RISCHI

PR08 GESTIONE DELLE NON CONFORMITÀ HSE

PR09 AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE

PR10 SENSIBILIZZAZIONE, TRAINING E COMPETENZE DEL PERSONALE

PR11 COMUNICAZIONI INTERNE ED ESTERNE

PR12 GESTIONE DEI CONTROLLI HSE

PR13 AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE HSE

PR14 GESTIONE DEI FORNITORI

PR15 GESTIONE ED AGGIORNAMENTO DELLA LEGISLAZIONE PER L’AMBIENTE

E PER LA SICUREZZA


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2. POLITICA HSE

2.1 DEFINIZIONE DELLA POLITICA HSE

L’Alta Direzione definisce la Politica HSE dell’organizzazione assicurandosi che:

- sia appropriata alla natura, alla dimensione e agli impatti ambientali

dell’organizzazione e delle sue attività, prodotti e servizi;

- includa un impegno al miglioramento continuo delle prestazioni ambientali e alla

prevenzione dell’inquinamento;

- includa un impegno ad essere conforme alla relativa legislazione e regolamentazione

HSE applicabile e agli altri requisiti sottoscritti dall’organizzazione, che riguardano i

propri aspetti ambientali e sicurezza;

- fornisca il quadro di riferimento per stabilire e riesaminare gli obiettivi e traguardi

HSE;

- sia documentata, resa operante, mantenuta attiva

- sia comunicata a tutte le persone che lavorano per l’organizzazione o per conto di

essa;

- sia disponibile al pubblico.

2.2 ELABORAZIONE E REVISIONE DELLA POLITICA HSE

L'elaborazione e l'emissione dei principi della Politica HSE è di responsabilità dell’Alta

Direzione, tenendo conto delle leggi, dei regolamenti nazionali e/o locali, delle attività svolte e del

programma HSE.

L'analisi e l'eventuale revisione ed aggiornamento della Politica HSE sarà oggetto delle

riunioni stabilite dall’Alta Direzione e dal RSA.

Sarà responsabilità del RSA diffondere tempestivamente ogni variazione e ritirare le vecchie

versioni.

2.3 DIFFUSIONE DELLA POLITICA HSE

Al fine della completa diffusione e comprensione, la Politica HSE, firmata dall’Alta

Direzione, sarà distribuita, a cura del RSA, a tutte le persone dell’organizzazione mediante un

incontro e sarà affissa nelle bacheche interne, in luoghi ben visibili a tutti.

È compito di ogni responsabile di settore diffondere, poi, ulteriormente i contenuti della

Politica HSE al fine di sensibilizzare tutto il personale in relazione all'importanza dell'ambiente e

sicurezza per l'Azienda.

I risultati raggiunti dall’Organizzazione, in base alla Politica HSE e agli obiettivi e traguardi

prefissati, vengono comunicati o resi disponibili sia all'interno che all'esterno mediante specifici

documenti statistici affissi negli uffici amministrativi e riportati su supporti informativi on

line/cartacei.

La Politica HSE viene comunicata a tutte le persone che lavorano per l’organizzazione o per

conto di essa. Tale attività viene controllata con l’ausilio del di specifico documento di

distribuzione come descritto nella procedura PR01 “GESTIONE DEI DATI E DELLA

DOCUMENTAZIONE INERENTE AL SISTEMA HSE”.


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3. PIANIFICAZIONE

L’Organizzazione intende descrivere in questo capitolo tutte le attività da implementare o

soddisfare nell'ambito della pianificazione del SISTEMA HSE, che sono principalmente:

- aspetti ambientali;

- prescrizioni legali;

- obiettivi e traguardi ambientali;

- programma di gestione HSE.

Tutti questi argomenti saranno poi formalizzati dettagliatamente in specifiche procedure.

3.1 ASPETTI AMBIENTALI E VALUTAZIONE RISCHI

La DEPURA Srl ha stabilito e documentato la procedura PR07 "IDENTIFICAZIONE E

VALUTAZIONE DEGLI ASPETTI AMBIENTALI E VALUTAZIONE RISCHI" allo scopo di:

identificare gli aspetti ambientali delle proprie attività che, all’interno del campo di

applicazione definito dal SISTEMA HSE, l’organizzazione può tenere sotto controllo e

quelli su cui può esercitare un’influenza, anche in considerazione di sviluppi nuovi o

pianificati, o di attività nuove o modificate.

Determinare gli aspetti ambientali, tra quelli individuati, che possono avere impatti

significativi sull’ambiente.

Valutare i rischi per la salute e sicurezza dei lavoratori.

L’Organizzazione ha preso in considerazione tutte le attività aziendali al fine di individuare

e valutare quelle che hanno o che possono avere aspetti ambientali significativi, sia diretti che

indiretti.

Ciascun processo è stato valutato in condizioni normali di funzionamento ed ipotizzando

inoltre particolari situazioni anomale, quali malfunzionamenti, guasti ed emergenze, che possono

avere influenza sugli impatti.

L’identificazione degli aspetti ambientali e la valutazione degli impatti ad essi associati è un

processo articolato in quattro fasi principali:

1. scelta dell’attività: essa deve essere abbastanza ampia da permettere un esame

significativo e sufficientemente chiaro;

2. identificazione degli aspetti ambientali: vanno identificati con esattezza il maggior

numero possibile di aspetti ambientali connessi all’attività in esame, cioè tutte le

possibili interazioni con l’ambiente, senza fare alcuna distinzione fra condizioni normali

e anormali;

3. identificazione degli impatti ambientali: occorre determinare il maggior numero

possibile di impatti ambientali reali o potenziali, positivi o negativi, associati ad ogni

aspetto ambientale precedentemente identificato. Vanno, quindi, prese in considerazione

tutte le possibili modificazioni dell’ambiente che possono essere una o più di una per

ciascun aspetto;

4. valutazione dell’importanza degli impatti: traduce in un indicatore numerico (Indice di

Criticità -> IC) la significatività di ogni impatto considerato. I fattori utilizzati per

definire la criticità sono:

- vastità: quanta parte dell'ambiente può essere interessata;

- severità: quanto l'impatto può influire, in positivo o negativo, sull'ambiente:

- probabilità: quanto probabile può risultare l'accadimento dell'impatto;

- frequenza: ogni quanto tempo può accadere l'impatto;


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- durata: per quanto tempo può manifestarsi l'impatto:

- prescrittività: quanto l'impatto può comportare un mancato soddisfacimento di

prescrizioni legislative.

Ad ognuno di essi è stato assegnato un punteggio da 1 a 3 (1 = non critico; 2 = critico; 3 =

molto critico) e sommando questi punteggi parziali, si è ottenuto l’Indice di Criticità (IC).

La significatività di ogni impatto viene discriminata a seconda del punteggio raggiunto in

fase di analisi, dal quale deriva il carattere di urgenza e/o priorità con cui intervenire sul singolo

rischio.

Per la valutazione dei rischi per la salute e sicurezza dei lavoratori riferirsi al DVR.

Per maggiori dettagli far riferimento alla procedura PR07 "IDENTIFICAZIONE E

VALUTAZIONE DEGLI ASPETTI AMBIENTALI E VALUTAZIONE RISCHI".

3.2 PRESCRIZIONI LEGALI E ALTRE PRESCRIZIONI

Al fine di mantenere efficiente il Sistema di Gestione HSE e di adempiere costantemente a

tutte le prescrizioni legislative, a livello Nazionale, Regionale e locale direttamente correlate agli

aspetti ambientali e sicurezza delle attività e servizi offerti dall’Organizzazione, è stata definita la

procedura PR15 "GESTIONE ED AGGIORNAMENTO DELLA LEGISLAZIONE HSE" per

identificare, raccogliere, aggiornare ed archiviare tutte le prescrizioni legali e di altro tipo che

riguardano gli aspetti ambientali della DEPURA Srl.

Nel documento di analisi ambientale, definito nella procedura sopra citata, e nell’elenco dei

documenti di origine esterna, si determina come tali prescrizioni si applicano ai propri aspetti

ambientali.

Attraverso l’applicazione delle procedure PR15 "GESTIONE ED AGGIORNAMENTO

DELLA LEGISLAZIONE HSE" e PR07 "IDENTIFICAZIONE E VALUTAZIONE DEGLI

ASPETTI AMBIENTALI E VALUTAZIONE RISCHI" viene assicurato che tali prescrizioni legali

applicabili, e altre prescrizioni che la DEPURA Srl sottoscrive, siano tenute in considerazione nello

stabilire, attuare e mantenere attivo il proprio SISTEMA HSE.

3.3 OBIETTIVI, TRAGUARDI E PROGRAMMI

L’Alta Direzione, in accordo con i Responsabili di Funzione ed in base alle indicazioni

ricevute dal RSA, stabilisce gli obiettivi/traguardi ambientali considerando i seguenti dati:

- Riesame Ambientale e Contratto Ambientale;

- risultati della procedura per l'IDENTIFICAZIONE E VALUTAZIONE DEGLI

ASPETTI AMBIENTALI E VALUTAZIONE RISCHI;

- prescrizioni legali ed altre che l’organizzazione sottoscrive;

- misurabilità degli obiettivi (quando appropriato);

- possibili opzioni tecnologiche, compatibili con il budget previsto dall'Azienda per le

attività ambientali, nonché le esigenze operative e commerciali ed il punto di vista delle

parti interessate;

- principi e impegni della Politica HSE stabilita dall'Azienda (rispetto delle prescrizioni

legali ed altre che l’azienda sottoscrive, miglioramento continuo, prevenzione

dell’inquinamento).

Per ogni obiettivo complessivo l’Organizzazione definisce uno o più indicatori di

prestazione HSE e relativi programmi di miglioramento da tenere sotto controllo da parte del RSA e

dell’Alta Direzione.

Tutte le attività e le azioni connesse agli obiettivi ambientali sono monitorate e controllate


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periodicamente dal RSA e dai Responsabili di Funzione, al fine di sostenere lo sviluppo ed il

miglioramento continuo del Sistema di Gestione HSE.

Gli obiettivi derivanti da vincoli legislativi, compatibilmente con i tempi disponibili per la

loro realizzazione, hanno criterio di priorità.

Tutti gli obiettivi sono oggetto di riesame e revisione da parte dell’Alta Direzione (secondo

una periodicità definita nel Capitolo 6 "Riesame della Direzione" del presente MA) prendendo in

considerazione:

- prescrizioni legali e normative in genere;

- aspetti ambientali identificati come significativi (vedi paragrafo 3.2);

- eventuali innovazioni tecnologiche;

- esigenze finanziarie, operative e commerciali;

- punti di vista delle parti interessate.

Tali obiettivi sono diffusi anche a tutto il personale tramite formazione ed affissione nei

posti di lavoro, in luoghi ben visibili a tutti.

I documenti per la formulazione degli obiettivi ambientali sono archiviati presso il RSA.

Per maggior dettaglio, vedere procedura di riferimento PR04 "DEFINIZIONE OBETTIVI,

TRAGUARDI E PROGRAMMI DI GESTIONE HSE".

L’Organizzazione predispone, all'interno della propria organizzazione, Programmi di

Gestione HSE, al fine di pianificare le azioni volte a raggiungere gli obiettivi e traguardi ambientali

prefissati (vedere procedura PR04 "DEFINIZIONE OBETTIVI, TRAGUARDI E PROGRAMMI

DI GESTIONE HSE").

Tale programma, proposto dal RSA ed approvato dall’Alta Direzione, contiene per ciascun

obiettivo e traguardo:

- le azioni necessarie al suo raggiungimento;

- le risorse necessarie in termini economici e di persone;

- le scadenze temporali di avanzamento e di conclusione di ciascun punto del

programma;

- le responsabilità relative alla realizzazione e al controllo di avanzamento.

Il RSA assegna, su approvazione dell’Alta Direzione, le responsabilità dello studio degli

obiettivi/traguardi alle diverse Funzioni, che predisporranno le risorse per il raggiungimento degli

stessi nei tempi previsti dalla Programmazione.

Il RSA, può inoltre convocare i vari Responsabili di Funzione e modificare il Programma di

Gestione HSE, in occasione di:

- situazioni anomale e/o di emergenza;

- progetti relativi a nuovi servizi e/o modifiche significative di quelli già esistenti che

inducano variazioni sugli effetti ambientali;

- cambiamenti della normativa vigente;

- modifica della Politica;

- introduzione di nuove attività o modifica di quelle esistenti;

- erogazione di nuovi servizi o modifica di quelli esistenti.

In questi casi il RSA, in accordo con l’Alta Direzione, delibera le necessarie istruzioni e le

misure da prendere al fine di assicurare che sia sempre correttamente applicato il Sistema di

Gestione HSE.

Il programma HSE è comunque regolarmente revisionato dal RSA per adeguarsi ai

cambiamenti degli obiettivi e traguardi; di norma avviene annualmente in conseguenza del riesame

della Direzione (vedi Capitolo 6).

La documentazione a riguardo è custodita presso il RSA e consegnata ad ogni Responsabile

di Funzione coinvolto.


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4. ATTUAZIONE E FUNZIONAMENTO

In questo capitolo del SISTEMA HSE, in accordo alla Politica HSE stabilita, vengono

attuati e sviluppati gli obiettivi ed i programmi di gestione HSE.

In particolare in questo capitolo viene descritto il modo in cui si intende rispondere ai

seguenti requisiti proposti dalla Norma di riferimento:

- risorse, ruoli, responsabilità e autorità

- competenza, formazione e consapevolezza;

- comunicazione;

- documentazione del SISTEMA HSE;

- controllo della documentazione;

- preparazione e risposta alle emergenze.

- controllo operativo;

Ognuno di questi aspetti è poi analizzato in dettaglio in specifiche procedure di seguito

richiamate.

4.1 RISORSE, RUOLI, RESPONSABILITÀ E AUTORITÀ

L’Alta Direzione assicura la disponibilità delle risorse necessarie per stabilire, attuare,

mantenere attivo e migliorare il SISTEMA HSE. Queste risorse comprendono:

le risorse umane, le competenze specialistiche, le infrastrutture organizzative (vedi

procedura PR10 "SENSIBILIZZAZIONE, TRAINING E COMPETENZE DEL

PERSONALE"),

le tecnologie e le risorse finanziarie (vedi procedura PR03 “Riesame Del Sistema

HSE”)

L’Alta Direzione ha definito, documentato e comunicato ruoli, responsabilità ed autorità

della struttura organizzativa relativamente al SISTEMA HSE, al fine di:

- promuovere l'applicazione della norma UNI EN ISO 14001;

- verificare periodicamente l'andamento del SISTEMA HSE;

- analizzare l'andamento degli obiettivi, traguardi e programmi ambientali e se necessario

adottare gli idonei provvedimenti in caso di scostamenti.

Al fine di rendere efficace la gestione HSE, ruoli, responsabilità e autorità vengono definiti,

documentati e comunicati al personale attraverso organigramma e mansionario.

L'organigramma ed il mansionario sono i documenti di riferimento già descritti nel Capitolo

0 di questo manuale, al quale si rimanda.

Il riesame della struttura (risorse umane e tecniche) e delle responsabilità avviene

annualmente in occasione del Riesame della Direzione (Capitolo 6). Qualora emerga la necessità di

modifiche in seguito al riesame oppure in seguito ad altre necessità aziendali (ad es.: turn over di

persone, innovazione, mutazioni nel contesto o legali) ciò avviene con le stesse modalità descritte

nel Cap. 0.

Tutti i documenti inerenti alla struttura e alla sua organizzazione sono conservati presso la

Direzione e presso il RSA.

L'attività di definizione di ruoli, responsabilità e autorità per il SISTEMA HSE è descritta in

dettaglio nella procedura PR10 "SENSIBILIZZAZIONE, TRAINING E COMPETENZE DEL

PERSONALE".


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4.2 FORMAZIONE, SENSIBILIZZAZIONE E COMPETENZE

Sulla base dell'analisi riguardante le attività, i processi ed i servizi aventi maggiori

significatività in termini di impatto HSE, l'Organizzazione ha individuato quelli per i quali è

necessario avere risorse addestrate.

In particolare:

- modalità di gestione e manipolazione dei rifiuti;

- modalità di gestione delle risorse (materie prime, energia);

- modalità di verifica sul SISTEMA HSE.

Inoltre l’Alta Direzione ritiene necessario sensibilizzare tutto il personale interno ed esterno

(persone che lavorano per l’Azienda o per conto di essa) su:

temi ambientali ed in particolar modo sulla Politica HSE aziendale,

sui requisiti della norma e delle prescrizioni legislative,

sui rischi ambientali ed eventuali situazioni di emergenza associati alle varie attività

operative e conseguenze potenziali relative a scostamenti rispetto alle procedure

specificate,

importanza della conformità alla politica HSE, alle procedure e ai requisiti del

SISTEMA HSE secondo i propri ruoli e responsabilità;

aspetti ambientali significativi e dei relativi impatti ambientali, reali o potenziali,

associati al proprio lavoro e dei benefici per l’ambiente dovuti al miglioramento delle

prestazioni individuali;

in modo tale che tutte le risorse, a tutti i livelli aziendali, operino in modo consapevole ed

appropriato.

L’Azienda, quindi, sviluppa anche azioni di informazione e sensibilizzazione dei propri

Fornitori per garantire che essi siano edotti e consapevoli dei principali requisiti del SISTEMA HSE

e delle prescrizioni o coinvolgimenti che li riguardano direttamente, e ciò con lo scopo di migliorare

gli aspetti ambientali delle rispettive forniture.

L'attività di formazione ed addestramento è descritta in dettaglio nella procedura PR10

"SENSIBILIZZAZIONE, TRAINING E COMPETENZE DEL PERSONALE".

4.3 COMUNICAZIONE

L’Organizzazione ha definito una procedura per la gestione delle comunicazioni previste, sia

al proprio interno che da e verso l'esterno, per assicurare il trasferimento delle informazioni relative

al Sistema di Gestione HSE (SISTEMA HSE).

Comunicazione interna

La comunicazione interna consente alla struttura, a tutti i livelli e funzioni, di essere

informata su quanto l'organizzazione dichiara, esegue e riesamina allo scopo di controllare e

migliorare i propri impatti ambientali, e di partecipare a questo fine.

Gli argomenti principali di comunicazione sono:

- politica, obiettivi, traguardi e programma HSE;

- struttura organizzativa e risultati del riesame di competenza dell’Alta Direzione;

- manuale, procedure, altri programmi, istruzioni operative, aspetti ambientali

significativi ed altre modalità di funzionamento del sistema nonché prestazioni

ambientali di competenza del RSA e dei singoli responsabili.

Le modalità di comunicazione sono:

- in forma scritta tramite emissione di disposizioni, documenti o norme interne diffuse a

tutti gli interessati;

- riunioni a gruppi omogenei o allargate a tutto il personale (secondo il tipo e l'importanza


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dell'argomento) tenute dalla Funzione di competenza;

- incontri singoli per particolari elementi (quali ad es. risultati di audit, di riesame, di

prestazioni ambientali, etc.).

Di ogni attività di comunicazione è predisposta dal responsabile idonea evidenza

documentale in forma più o meno sintetica secondo l'importanza dell'argomento.

Comunicazione esterna

Le comunicazioni da e verso l'esterno sono essenzialmente quelle che l'organizzazione

produce e riceve ai fini dell'ottemperanza a prescrizioni legislative (denunce, autorizzazioni, etc.).

Rientrano in questa "categoria" anche le segnalazioni ed i reclami provenienti dalle parti

esterne interessate (cittadini, cliente, comune, fornitori, etc.).

Il trattamento di queste segnalazioni avviene attraverso le fasi di registrazione, esame,

risposta ed archiviazione delle stesse, utilizzando un apposito modello.

In particolare, la DEPURA Srl ha stabilito, per il momento, di non comunicare all’esterno

riguardo ai propri aspetti ambientali significativi. Questa scelta è documentata al par. 0.7

Tutta l'attività di comunicazione, sia interna che esterna, è descritta in dettaglio nella

procedura di riferimento PR11 "COMUNICAZIONI INTERNE ED ESTERNE".

4.4 DOCUMENTAZIONE DEL SG HSE

4.4.1 GENERALITÀ

Il Sistema di Gestione HSE, in accordo alla norma UNI EN ISO 14001 OHSAS 18001,

definisce le strutture organizzative, le responsabilità, le norme, le procedure e le risorse ed è in

grado di garantire che:

- esso stesso venga divulgato, compreso ed applicato efficacemente;

- i prodotti/servizi soddisfino al meglio le aspettative del cliente e delle parti interessate;

- sia possibile prevenire i problemi e risolverli quando insorgono;

- ci sia un miglioramento continuo del sistema.

Il Sistema di Gestione HSE, pur interessando tutte le attività aziendali, è specificamente

diretto a quelle coinvolte nella definizione e nel conseguimento degli standard ambientali.

Esso si concretizza nella definizione delle linee guida ambientali come riportate nel Manuale

HSE, formalizzate nelle Procedure Aziendali.

I Responsabili delle Funzioni Aziendali partecipano alla definizione delle procedure, le

attuano e le fanno rispettare per conseguire gli obiettivi ambientali definiti. I responsabili operano in

modo che i principi ambientali siano capiti e seguiti in accordo con quanto riportato nel Manuale

HSE.

Il Sistema di Gestione HSE è supportato da specifici documenti relativi alle attività

organizzative e tecniche che ne testimoniano l'esistenza e costituiscono una descrizione dell’insieme

di regole aziendali per l'ambiente ed una guida alle mansioni per il personale.

Relativamente all’attuazione, sono predisposti Documenti di Registrazione Ambientali che

evidenziano il livello raggiunto nel rispetto delle regole aziendali ambientali.

La documentazione del SISTEMA HSE viene gestita sulla base della Procedura Aziendale

PR01 “GESTIONE DEI DATI E DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE AL SISTEMA

HSE”, che stabilisce le modalità e le responsabilità circa le fasi relative alla gestione della

documentazione tecnico/organizzativa.


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4.4.2 DOCUMENTAZIONE DEL SISTEMA DI GESTIONE HSE

Il SISTEMA HSE dell’Organizzazione si basa sui seguenti documenti:

- politica HSE, obiettivi e traguardi

- Manuale HSE, comprensivo di:

- descrizione del campo di applicazione del SISTEMA HSE,

- descrizione dei principali elementi del SISTEMA HSE e delle loro interazioni,

- riferimento ai documenti correlati;

- Procedure, incluse quelle espressamente richieste dalla norma di riferimento;

- Documenti di registrazione, inclusi quelli espressamente richieste dalla norma di

riferimento;

- Istruzioni operative specifiche ove necessario, ed ogni altro documento, comprese le

registrazioni, che l’Azienda reputi necessari per assicurare pianificazione,

funzionamento e controllo efficaci dei processi relativi a propri aspetti ambientali

significativi.

Inoltre, poiché è implementato un ulteriore sistema di gestione (Sistema di Gestione Qualità

UNI EN ISO 9001:2000) il cui funzionamento e conduzione è parallelo e non integrato con

il Sistema di Gestione HSE, si fa presente che la documentazione del Sistema di Gestione

HSE è solo quella relativa al soddisfacimento di quanto enunciato nella Politica HSE,

mentre si rimanda al Manuale di Gestione del Sistema Qualità per la gestione generale della

documentazione aziendale.

4.4.2.1 MANUALE HSE

Il Manuale HSE è il documento di riferimento del SISTEMA HSE già ampiamente descritto

nel capitolo 1 al quale si rimanda.

4.4.2.2 PROCEDURE

Le Procedure descrivono nel dettaglio le attività gestionali e tecniche in tutti i loro aspetti,

attraverso una descrizione degli obiettivi, delle modalità operative, delle interfacce tecniche ed

organizzative e delle responsabilità funzionali ed operative. Esse vengono richiamate nei vari


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Capitoli del MA laddove necessario e, seppure non riportate nel MA stesso, costituiscono parte

integrante del SISTEMA HSE. Per quanto attiene le loro modalità di gestione, si rimanda alla

Procedura Aziendale PR01 “GESTIONE DEI DATI E DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE

AL SISTEMA HSE”.

4.4.2.3 ISTRUZIONI OPERATIVE

Le Istruzioni Operative, ove richieste, descrivono in dettaglio le modalità di corretta

attuazione di processi funzionali o di processi operativi dando prescrizioni dettagliate a prescindere

dal responsabile dell’attività e sono di regola disponibili sul luogo di immediato utilizzo.

La loro elaborazione non è indipendente dal MA e dalle Procedure ed il loro scopo è dare

evidenza di come il SISTEMA HSE, utilizzato per lo specifico prodotto e/o la specifica esigenza del

cliente o delle parti interessate o dell’Ambiente in generale, viene reso operativo per soddisfare i

requisiti ambientali. Le istruzioni operative vengono richiamate dalle procedure di riferimento.

4.4.2.4 DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE

I Documenti di Registrazione costituiscono prova evidente del fatto che le procedure

proposte sono state applicate a qualsiasi livello ed a qualunque prodotto / servizio specifico e danno

informazioni sugli esiti di tali attività.

4.5 CONTROLLO DEI DOCUMENTI

4.5.1 GENERALITÀ

La documentazione che descrive il Sistema di Gestione HSE è uno dei principali strumenti

che danno evidenza oggettiva di tutta la struttura tecnica ed organizzativa dell’Organizzazione.

I principali tipi di documenti aziendali sono:

- Manuale HSE (MA);

- Procedure Aziendali;

- Istruzioni Operative

L’attività di gestione controllata della documentazione si esplica nel fatto che i suddetti

documenti e le loro eventuali revisioni, prima di essere utilizzati sono soggetti alla verifica ed

all’approvazione di chi ne ha la specifica competenza, e nel fatto che la loro distribuzione avviene

in modo controllato, in base ad una lista di distribuzione.

La gestione controllata dei documenti è atta a garantire che:

- i documenti relativi al Sistema di Gestione HSE siano localizzati e prontamente

reperibili;

- la validità dei documenti sia periodicamente riesaminata ed i documenti siano

eventualmente aggiornati ed approvati dalle Funzioni competenti;

- siano disponibili, nei punti di utilizzazione dei documenti, edizioni appropriate degli

stessi;

- siano tempestivamente rimossi i documenti obsoleti oppure, se questi vengono

archiviati per ragioni diverse, siano chiaramente identificati per prevenirne l’uso

involontario.

Per facilitare la gestione controllata della documentazione viene predisposto:

- un elenco delle Procedure aziendali, aggiornato dal Responsabile Sistema HSE (RSA),

sul quale sono indicati titolo della procedura, indice di revisione e data di revisione;


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- un elenco di distribuzione del MA in forma controllata aggiornato dal RSA.

In modo analogo sono regolamentati i documenti di provenienza o di destinazione esterna

che per la loro importanza necessitano di avere una gestione in forma controllata.

4.5.2 APPROVAZIONE ED EMISSIONE DEI DOCUMENTI E DEI DATI

I Responsabili delle Funzioni che hanno la competenza per l'emissione dei documenti e dei

dati, le sottopongono a verifica di conformità alla norma di riferimento da parte del RSA. Pertanto

ogni funzione aziendale che elabora un documento, prima di distribuirlo lo sottopone a verifica del

RSA e lo sottopone ad approvazione da parte dell’Alta Direzione. Il RSA conserva l’originale del

documento assieme a tutte le eventuali revisioni dello stesso. Copie del documento vengono

distribuite secondo le modalità descritte nel successivo paragrafo.

Le responsabilità per l'emissione, la verifica e l'approvazione nonché le modalità adottate

per la gestione della documentazione sono descritte nella procedura aziendale “Gestione dei dati e

della documentazione”.

Per quanto riguarda i dati, essi sono gestiti secondo la procedura PR01 “GESTIONE DEI

DATI E DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE AL SISTEMA HSE” che ne definisce le

responsabilità e le modalità di raccolta, controllo, elaborazione, emissione e conservazione.

4.5.3 MODIFICHE AI DOCUMENTI E AI DATI

Il criterio utilizzato è che ogni modifica deve seguire lo stesso procedimento del documento

base, con le stesse attività di emissione, validazione ed archiviazione. Inoltre le modifiche, incluse

le attività di verifica e di approvazione, vengono sviluppate dalle stesse funzioni. Ogni documento

controllato prevede la possibilità di modifiche, con la trascrizione della parte modificata e della data

di validità, oppure di riedizione totale.

4.5.4 DISTRIBUZIONE CONTROLLATA

All'atto dell'emissione di un documento, colui che ne ha la responsabilità per l’emissione,

compila la lista di distribuzione relativa, nella quale sono indicate le funzioni destinatarie. Tale lista

viene firmata per accettazione, all’atto della ricezione del documento, da parte delle funzioni in

corrispondenza della casella che li identifica sul documento originale che rimane presso l’archivio

identificato nella procedura PR01 "GESTIONE DEI DATI E DELLA DOCUMENTAZIONE

INERENTE AL SISTEMA HSE". È responsabilità del RSA gestire tale processo.

In tal modo è sempre possibile sapere quali sono le funzioni che dispongono dei vari

documenti emessi e quindi, in caso di modifiche, quali sono quelle a cui bisogna distribuire la

nuova versione e ritirare la versione superata al fine di evitare l’utilizzo di versioni obsolete da parte

delle varie funzioni aziendali. Allo stesso scopo, il RSA effettua verifiche ispettive per accertare che

tutti i centri di utilizzazione dispongono della documentazione aggiornata, mettendo a disposizione

l’elenco dei documenti aziendali, nel quale per ciascuno è indicata l’ultima versione in uso, secondo

le modalità descritte nella procedura aziendale PR01 “GESTIONE DEI DATI E DELLA

DOCUMENTAZIONE INERENTE AL SISTEMA HSE”.

Le responsabilità per la gestione dei vari archivi presenti in azienda sono definite nella

procedura PR01 “GESTIONE DEI DATI E DELLA DOCUMENTAZIONE INERENTE AL

SISTEMA HSE”.

4.6 CONTROLLO OPERATIVO

L’Organizzazione per garantire l'applicazione del Sistema di Gestione HSE e soddisfare


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tutte le prescrizioni legali, i requisiti standard richiesti dalla norma UNI EN ISO 14001 nonché le

disposizioni derivanti dalla valutazione degli aspetti/impatti ambientali significativi, ha creato una

serie di Procedure e Istruzioni Operative di Gestione HSE che definiscono e prescrivono le modalità

comportamentali cui ottemperare.

Le responsabilità per la conduzione ed il controllo delle azioni pianificate e sistematiche

nonché operative messe in atto per assicurare e garantire che le attività svolte, dal personale interno

e dai fornitori, siano eseguite nel pieno rispetto dei requisiti legali e volti alla tutela dell'ambiente

sono riportati di seguito:

o PR05 “GESTIONE OPERATIVA HSE”

o PR12 “GESTIONE DEI CONTROLLI”

o PR14 “GESTIONE DEI FORNITORI”

Tali procedure sono stabilite, attuate e mantenute attive, e richiamano eventuali istruzioni di

lavoro per dettagliare le corrette modalità di gestione HSE sui luoghi di utilizzo.

4.7 PREPARAZIONE E RISPOSTA ALLE EMERGENZE

L’Organizzazione ha individuato i possibili incidenti e le situazioni di emergenza

ragionevolmente prevedibili e si è preparata adeguatamente per prevenire tali situazioni o ridurre al

minimo le conseguenze intervenendo con prontezza ed efficacia.

La procedura PR06 "Individuazioni e risposta alle emergenze" descrive in dettaglio le

modalità attuative.

I principali criteri di individuazione delle emergenze sono:

- il RSA effettua un'analisi storica degli eventuali incidenti/emergenze avvenuti

nell'organizzazione attraverso un'indagine eseguita tramite colloqui/interviste etc.. Nel

condurre questa analisi tiene particolarmente conto di quegli incidenti che, pur non

avendo avuto conseguenze, avrebbero potuto averne;

- il RSA, in stretta collaborazione con gli altri responsabili di Funzione, analizza la

possibilità di eventi anomali nelle attività svolte;

- il RSA valuta inoltre la possibilità di accadimento di emergenze esterne

(meteorologiche, sismiche, etc.) o di emergenze interne (incendi, scoppi, etc.).

Per tutti i casi si individuano, per quanto possibile, la gravità degli effetti specifici

sull'ambiente.

Il risultato di questa attività è un documento in cui sono elencate le situazioni di

incidenti/emergenze individuate con i relativi possibili effetti.

Per ogni situazione individuata, il RSA definisce le responsabilità, le risorse e le modalità

più idonee per prevenire o affrontare adeguatamente gli incidenti e le emergenze.

Il tipo di risposta preparata è proporzionale al rischio sia come probabilità di accadimento

che come gravità degli effetti. Nei casi più semplici si ha l'emanazione di disposizioni o istruzioni

operative e le conseguenti azioni di sensibilizzazione ed addestramento. Nei casi più complessi,

invece, sono predisposti veri e propri piani di emergenza individuando:

- responsabilità e modalità organizzative;

- disponibilità e localizzazione di risorse (mezzi e uomini);

- azioni da intraprendere secondo la diversa gravità dei fatti;

- pianificazione dell'addestramento e delle esercitazioni pratiche di simulazione.

Dopo ogni incidente o emergenza o dopo ogni evento anomalo grave (incidente manifestato

solo nella sua prima fase ma scongiurato nella piena manifestazione), che deve essere sempre

segnalato al RSA, si procede al riesame completo della procedura di riferimento PR06

"INDIVIDUAZIONE E RISPOSTA ALLE EMERGENZE".

Il riesame avviene comunque annualmente e, su iniziativa del RSA, ogni qualvolta vengono

introdotte modifiche tecnologiche o strutturali o produttive oppure quando, per qualunque tramite,


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si apprendono notizie di incidenti/emergenze in situazioni analoghe. Il riesame è documentato.

La procedura sopra citata, dunque, permette alla DEPURA Srl di rispondere alle situazioni

di emergenza e agli incidenti reali, oltre a prevenire o mitigare gli impatti ambientali negativi ad

essi associati.


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5. VERIFICA

In questo Capitolo vengono descritti:

- sorveglianza e misurazioni: controlli operativi necessari per avere dei riscontri sulla

validità di tutto quello che è stato pianificato (SISTEMA HSE), per verificare la

congruenza tra i risultati attesi ed i traguardi raggiunti, per adottare azioni correttive nei

casi questa congruenza non fosse rispettata;

- valutazione del rispetto delle prescrizioni: : controlli operativi necessari per avere dei

riscontri sul rispetto delle prescrizioni pertinenti all’organizzazione e ai sui aspetti HSE;

- le non conformità, le azioni correttive e preventive: individuare gli errori e le

imperfezioni nella gestione HSE ed identificare le azioni da intraprendere per

migliorare;

- registrazioni ambientali: per documentare il livello di conformità dei requisiti del

SISTEMA HSE, degli obiettivi assegnati e dei risultati ambientali raggiunti;

- audit del SISTEMA HSE: per verificare l'effettiva validità del SISTEMA HSE o per

autocorreggere la situazione prima che sia tardi e prima che siano altri ad individuare gli

elementi del SISTEMA HSE non conformi rispetto ai requisiti della norma ISO 14001;

- Riesame del SISTEMA HSE: per riesaminare il sistema SISTEMA HSE e permettere

alla Direzione di governarlo.

5.1 SORVEGLIANZA E MISURAZIONI

L'Azienda si pone come obiettivo quello di verificare se tutte le Funzioni, le attività ed i

processi dell'organizzazione, che potrebbero avere, se incontrollati, effetti diretti o indiretti HSE,

rispettano le procedure e le istruzioni operative previste dall'Azienda stessa e quindi siano conformi

con gli obiettivi aziendali e con la legislazione HSE applicabile al sito.

Le attività svolte dall'organizzazione che possono incidere sugli effetti ambientali sono

principalmente:

- attività di espletamento dei servizi, in particolare:

- Gestione degli acquisti;

- Gestione delle attività operative e di progettazione;

- Gestione delle attività presso il reparto amministrativo;

- Aggiornamento e rispetto delle prescrizioni legali e regolamentari.

- attività collaterali e trasversali ai servizi generali, come:

- consumo di carta,

- consumi energetici e di materie prime,

- produzione di rifiuti e raccolta differenziata,

- attività di pulizia e consumo detergenti,

- scelte progettuali,

- sostanze pericolose,

- rumore e sicurezza.

Per ognuna di queste attività il RSA ha predisposto dei controlli secondo le modalità e le

responsabilità descritte nelle varie procedure di processo e nelle diverse istruzioni operative.


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Relativamente al controllo delle attrezzature di supporto all’erogazione del servizio, è

necessario precisare che i mezzi ed attrezzature vengono controllati periodicamente dagli stessi

utilizzatori, e le manutenzioni programmate vengono affidate ad fornitori qualificati e autorizzati

che provvedono ad effettuare tutte le prove, controlli e collaudi necessari, garantendone la perfetta

funzionalità.

Per le attività di controllo, e compatibilmente con l’importanza dei singoli controlli

effettuati, l’Organizzazione stabilisce e mantiene attiva documentazione idonea a dare evidenza

dell’effettiva esecuzione di quanto indicato nei paragrafi precedenti.

Le procedure di riferimento per queste attività sono le seguenti:

o PR05 “GESTIONE OPERATIVA HSE”


5.2 VALUTAZIONE DEL RISPETTO DELLE PRESCRIZIONI

Coerentemente con l’impegno espresso in Politica HSE al rispetto delle prescrizioni legali e

delle altre dalla stessa sottoscritte, la DEPURA Srl ha stabilito, attua e mantiene aggiornata

specifica procedura per la valutazione periodica del rispetto delle prescrizioni legali applicabili. Le

registrazioni dei risultati di tali valutazioni periodiche vengono conservate.

La procedura di riferimento per queste attività è la seguente:


5.3 NON CONFORMITÀ, AZIONI CORRETTIVE E PREVENTIVE

Di seguito si descrivono le modalità adottate per individuare, analizzare, valutare e

documentare le condizioni pregiudizievoli per l'ambiente al fine di intraprendere azioni correttive e

preventive.

Le non conformità possono essere riscontrate durante tutte le attività lavorative, nel corso di

verifiche ispettive interne o esterne e nel corso del riesame del Sistema di Gestione HSE o a seguito

di segnalazioni del Cliente o delle parti interessate.

La gestione delle non conformità passa attraverso:

- identificazione delle NC;

- correggere la NC e intraprendere azioni per mitigare i relativi impatti ambientali o

pericoli;

- definizione delle Azioni Correttive da intraprendere e delle relative responsabilità

attraverso analisi per determinarne le cause, al fine di impedirne il ripetersi;

- verifica delle Azioni Correttive intraprese;

- compilazione della documentazione di riferimento con registrazione dei risultati

conseguiti;

- modifiche conseguenti;

- analisi dell'efficacia delle Azioni Correttive.

Le azioni correttive scaturiscono da non conformità relative a:

- modalità di erogazione del servizio;

- sistema HSE.

È responsabilità del RSA, secondo la procedura PR08 “GESTIONE DELLE NON

CONFORMITÀ HSE”, gestire le attività che consentono di trattare le Non Conformità e ripristinare

la conformità HSE.

È responsabilità del RSA, secondo la procedura PR09 “AZIONI CORRETTIVE E

PREVENTIVE”, gestire le attività che consentono di rimuovere le cause delle non conformità

ambientali.


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Le attività sono così individuate:

- rapporto di non conformità del documento/servizio;

- analisi delle cause di non conformità del prodotto e/o di sistema HSE;

- registrazione dell'analisi;

- determinazione delle azioni correttive necessarie per eliminare le cause di non

conformità;

- verifica dell’applicazione e dell’efficacia dell’azione correttiva.

Sono da considerare, a tutti gli effetti, Azioni Correttive gestibili secondo la procedura di cui

sopra anche quelle derivanti dal controllo delle segnalazioni dei Clienti o delle parti interessate

relativamente agli aspetti ambientali della DEPURA Srl.

Il RSA opera una valutazione pianificata e sistematica delle informazioni relative alle non

conformità riscontrate ed ai dati raccolti nell'ambito dell’erogazione del servizio, per intraprendere

delle azioni preventive.

Tale attività è descritta nella procedura aziendale PR09 “AZIONI CORRETTIVE E

PREVENTIVE” che inoltre prevede:

- la definizione delle fasi necessarie per trattare ogni problema che richiede azioni

preventive;

- la determinazione delle azioni preventive e l’assicurazione della loro efficacia;

- il riesame delle azioni preventive supportato da documentazione per la direzione.

5.4 REGISTRAZIONI AMBIENTALI

Si descrivono le modalità con le quali l’Organizzazione controlla le Registrazioni

Ambientali al fine di documentare il livello di conformità dei requisiti del sistema HSE, degli

obiettivi assegnati e dei risultati ambientali raggiunti.

È responsabilità del RSA gestire la Documentazione di Registrazione HSE.

L’attività viene eseguita secondo le modalità descritte nella procedura PR02 “GESTIONE

DELLE REGISTRAZIONI DEL SISTEMA HSE”.

L’Azienda suddivide in due categorie la Documentazione di Registrazione del SISTEMA

HSE:

- Documentazione di Registrazione HSE sulla applicazione del SISTEMA HSE;

- Documentazione di Registrazione HSE del processo produttivo e di erogazione del

servizio.

La prima è quella relativa alle Verifiche Ispettive di Sistema ed al Riesame del SISTEMA

HSE la seconda, invece, è relativa ai controlli sui processi produttivi.

In particolare i documenti di Registrazione HSE del processo produttivo e di erogazione del

servizio sono quelli predisposti in sede di programmazione delle attività, in fase di verifiche

ispettive e in fase d'espletamento delle attività di controllo.

Questi consentono di gestire l'attività di analisi dei dati per il miglioramento continuo.

I Documenti di Registrazione del SISTEMA HSE sono quelli relativi a:

- riesame del Sistema di Gestione HSE;

- verifiche ispettive sul SISTEMA HSE;

- gestione non conformità;

- documenti di addestramento e formazione del personale sulla sicurezza e

sull’ambiente (leggi, autorizzazioni, gestione rifiuti, norme dei sistemi di gestione HSE,

etc.);

- azioni correttive e preventive;

- segnalazioni e comunicazioni esterne;

- registrazioni relative ai processi;


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- certificati dei controlli e di gestione dei rifiuti (dati sulle produzioni di rifiuti e

smaltimento degli stessi, autorizzazioni degli smaltitori e trasportatori).

È responsabilità del RSA gestire l'archiviazione e la conservazione dei Documenti di

Registrazione HSE.

La gestione delle registrazioni necessarie a dimostrare la conformità ai requisiti del

SISTEMA HSE, alla norma di riferimento, ed i risultati ottenuti è tale che:

le registrazioni vengono identificate tramite specifico elenco come definito dalla

procedura aziendale PR02 “GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DEL SISTEMA HSE”;

le registrazioni vengono archiviate nelle modalità specificate nell’elenco definito dalla

procedura aziendale PR02 “GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DEL SISTEMA HSE”;

le registrazioni vengono protette e conservate tramite inserimento nei raccoglitori e

archivi come definito in specifico elenco richiamta dalla procedura aziendale PR02

“GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DEL SISTEMA HSE”

le registrazioni vengono rese disponibili ai responsabili specificati nell’elenco definito

dalla procedura aziendale PR02 “GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DEL SISTEMA

HSE”;

le registrazioni vengono conservate ed in seguito eliminate secondo le modalità e

tempistiche definite nell’elenco richiamato dalla procedura aziendale PR02 “GESTIONE

DELLE REGISTRAZIONI DEL SISTEMA HSE”;

Tali documenti sono raccolti e conservati in ambiente idoneo a preservarne l'integrità

secondo le modalità e i tempi definiti dalla procedura aziendale PR02 “GESTIONE DELLE

REGISTRAZIONI DEL SISTEMA HSE”.

Laddove previsto contrattualmente o per specifici accordi, l’Organizzazione mette a

disposizione del Cliente o delle parti interessate la Documentazione di Registrazione del SISTEMA

HSE.

5.5 AUDIT DEL SISTEMA HSE

L’Azienda pianifica e verifica periodicamente, attraverso audit HSE, l’attuazione del

SISTEMA HSE, la sua idoneità, eventuali necessità di integrazioni e correzioni al fine di

raggiungere gli obiettivi prestabiliti.

Gli Audit riguardano essenzialmente il Sistema di Gestione HSE con particolare attenzione

alla verifica dell'applicazione delle procedure HSE.

Tali verifiche permettono la revisione delle attività operative sulla base della loro

descrizione documentale e sono di stimolo per il miglioramento. Esse sono eseguite, sulla base del

“Programma Annuale di Audit” predefinito dall’Alta Direzione, secondo le responsabilità e le

modalità indicate nella procedura PR13 “AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE HSE”.

Indipendentemente da quanto predefinito nel Programma, l’Alta Direzione o il RSA,

possono indire Audit ogniqualvolta:

- sospettino deficienza e/o disfunzioni relative al SISTEMA HSE;

- ravvisino la necessità di controllare una specifica Funzione e/o attività;

- vi siano cambiamenti o riorganizzazione di aree aziendali soggette ad audit;

- desiderino effettuare dei controlli sistematici relativi ad Azioni Correttive.

La registrazione degli Audit effettuati, è fatta sotto il controllo di RSA sulla base di una

check-list e del “Rapporto di Audit” compilato dal gruppo di verifica contenente:

- l’oggetto della Verifica (campo di applicazione dell’audit);

- i documenti di riferimento (criteri dell’audit);

- il risultato della Verifica;


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- la proposta di eventuali Azioni Correttive;

- il parere della funzione interessata;

- la firma del responsabile della funzione sottoposto a verifica.

Il Rapporto di Audit è compilato dal Responsabile del Gruppo di Verifica che lo consegna al

RSA; questi, a sua volta, ne invia copia per conoscenza all’Alta Direzione e provvede poi

all’archiviazione.

Successivamente, il RSA effettua attività di verifica per accertare e registrare l’attuazione e

l’efficacia delle azioni correttive intraprese secondo la procedura PR09 “AZIONI CORRETTIVE E

PREVENTIVE”.

Sia il Programma che il Rapporto di Audit sono gestiti in base alle modalità indicate nelle

procedura aziendale PR13 “AUDIT DEL SISTEMA DI GESTIONE HSE”.

Il RSA utilizza i dati ricavati dagli audit per poter monitorare, con dati analitici, l’efficienza

e l’efficacia del Sistema di Gestione HSE.

Il personale per gli audit è selezionato dall’Alta Direzione fra coloro i quali possiedano i

seguenti requisiti minimi:

- diploma di scuola media superiore di tipo tecnico oppure laurea di tipo tecnica,

- obiettività ed imparzialità (anche attraverso l’indipendenza dell’auditor rispetto ai processi

verificati)

- frequenza ad un corso di addestramento per l'apprendimento delle tecniche di audit.


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6. RIESAME DELLA DIREZIONE

6.1 RIESAME DELLA DIREZIONE

L’Alta Direzione almeno una volta all’anno riesamina il SISTEMA HSE per garantire la sua

continua adeguatezza, idoneità, efficacia, validità e miglioramento continuo.

Ai fini di questo riesame vengono visionati, dunque, documenti ed informazioni che

attestino i progressi realizzati ed anche gli eventuali incidenti di percorso; sono quindi presi in

considerazione buona parte dei documenti e registrazioni del SISTEMA HSE e le comunicazioni

anche esterne:

- la politica HSE;

- gli obiettivi ambientali ed i risultati raggiunti;

- le prestazioni ambientali dell’Azienda, e Riesame HSE;

- i programmi HSE e la loro attuazione;

- i rapporti degli audit ambientali e lo stato di avanzamento dei relativi impegni;

- i risultati delle prescrizioni legali ed altre che l’Azienda sottoscrive;

- le comunicazioni esterne;

- le non conformità ambientali;

- le raccomandazioni per il miglioramento;

- le azioni correttive e preventive relative all’ambiente e sicurezza;

- gli incidenti e le denunce della politica HSE.

Dall’esame di questi documenti ed informazioni e tenendo conto di, relativamente ai propri

aspetti ambientali significativi:

□ aggiornamenti legislativi;

□ modifiche nei processi aziendali e nell’erogazione del servizio;

□ lo sviluppo della ricerca, scienza e della tecnologia,

L’Alta Direzione coadiuvata dal RSA:

formula o conferma la politica HSE;

formula gli obiettivi e traguardi HSE;

modifica o conferma il SISTEMA HSE e relativi documenti e pianificazioni;

definisce opportunità di miglioramento,

in accordo ai piani di sviluppo e al budget disponibile, e all’impegno al miglioramento continuo,

oltre ai principi ed impegni espressi nella Politica HSE.

Tutti i Responsabili di Funzione sono tenuti a dare il proprio contributo mediante proposte

costruttive da dibattere nella riunione convocata dall’Alta Direzione.

Dopo avere esaminato la documentazione, viene redatto un rapporto di sintesi del Riesame

del Sistema di Gestione HSE attuato, compilando il modulo “Riesame del Sistema di Gestione

HSE”, formato da una pagina di copertina ed una o più pagine di verbale, nel quale sono indicati gli

eventuali correttivi da apportare al Sistema e/o a singole aree dell’organizzazione.

La responsabilità per la redazione è del RSA; i verbali vanno conservati come Documenti di

Registrazione HSE ed archiviati presso l’ufficio del RSA.

I dettagli di esecuzione del riesame sono riportati sulla procedura PR03 “Riesame Del

Sistema HSE” a cui si rimanda.

MANUALE SISTEMA DI GESTIONE AMBIENTALE...2015/02/02 · MANUALE DI GESTIONE HSE UNI EN ISO...

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