MANUALE PER LA GESTIONE DEL MAGAZZINO

2

SOMMARIO

1 - La Gestione delle Anagrafiche ............................................................................................................................................ 4

1.1 - Gestione Strutture: l’associazione degli utenti alle UA ............................................................................... 4

1.2 - Gestione Strutture: la gestione delle UA ........................................................................................................... 5

1.3 - Elenco strutture .......................................................................................................................................................... 5

1.4 - Gestione utenti e strutture...................................................................................................................................... 6

1.5 - Gestione Ubicazioni ................................................................................................................................................... 6

1.6 - Elenco Ubicazioni ....................................................................................................................................................... 7

1.7 - Gestione Unità di Misura ......................................................................................................................................... 8

2 - Ciclo delle Richieste ........................................................................................................................................................... 9

2.1 - Richieste da Evadere ................................................................................................................................................. 9

2.3 - Richieste Evase ......................................................................................................................................................... 14

2.4 - Buono di prelevamento ......................................................................................................................................... 16

2.5 - Situazione merce ritirata ...................................................................................................................................... 17

3- Prodotti ................................................................................................................................................................................. 18

3.1 - Gestione prodotti ..................................................................................................................................................... 18

3.2 - Gestione prezzi ......................................................................................................................................................... 21

3.3 - Elenco prodotti ......................................................................................................................................................... 22

3.4 - Elenco prodotti sotto scorta ................................................................................................................................ 23

3.5 - Movimenti di magazzino ...................................................................................................................................... 24

3.6 - Partitario ..................................................................................................................................................................... 24

3.7 - Registro movimenti ................................................................................................................................................ 25

4 - RDO ........................................................................................................................................................................................ 26

4.1 - Creazione di una RDO ............................................................................................................................................ 26

4.2 - Gestione RDO ............................................................................................................................................................. 30

4.3 - Elenco RDO ................................................................................................................................................................. 31

5 - Carichi ................................................................................................................................................................................... 32

5.1 - Creazione di un carico ........................................................................................................................................... 32

5.2 - Creazione di un carico libero .............................................................................................................................. 33

5.3 - Gestione carichi ........................................................................................................................................................ 34

5.4 - Stampa buono di carico ......................................................................................................................................... 35

5.5 - Elenco carichi ............................................................................................................................................................ 35

6 - Scarichi ................................................................................................................................................................................. 36

6.1 - Scarichi da richiesta ................................................................................................................................................ 36

6.2 - Scarichi per altri eventi ......................................................................................................................................... 38

6.3 - Gestione scarichi ...................................................................................................................................................... 39

6.4 - Stampa Buono di Scarico ...................................................................................................................................... 40

6.5 - Elenco scarichi .......................................................................................................................................................... 40

3

7 - Addebiti ................................................................................................................................................................................ 41

7.1 - Creazione di un addebito ...................................................................................................................................... 41

7.2 - Gestione addebiti ..................................................................................................................................................... 42

4

1 - LA GESTIONE DELLE ANAGRAFICHE

In questa sezione è possibile gestire le anagrafiche di base presenti nel Depot, relative alle Strutture,

agli utenti, alle ubicazioni, modalità di conservazione e unità di misura.

1.1 - GESTIONE STRUTTURE: L’ASSOCIAZIONE DEGLI UTENTI ALLE UA

Anagrafiche >> Gestione strutture

Da questa funzione possono essere gestite le strutture e le associazioni degli utenti alle stesse.

L’associazione di un utente ad una struttura è fondamentale in quanto in mancanza di associazione, il

login è inibito.

Procedura di associazione di un utente ad una UA

Per associare un utente ad una struttura occorre posizionarsi sulla UA di riferimento, che può essere

ricercata anche utilizzando l’apposito campo “Ricerca struttura”, e cliccare in basso su :

nella sezione “Associa utenti” è possibile associare nuovi utenti alla struttura ricercandoli digitando il

nome o parte di esso nell’apposito campo di ricerca oppure cliccando su “vedi tutti”.

Dopo aver selezionato uno o più utenti da associare, cliccare su per confermare e salvare

l’associazione, oppure sul simbolo “Cancella associazione” per annullare la selezione.

Procedura di cancellazione di un utente da una UA

Per poter cancellare l’associazione tra un Utente e una UA occorre posizionarsi sulla UA di riferimento

e cliccare in basso su ; successivamente cliccare sul simbolo “Cancella

associazione” posto accanto all’utente e, infine, su

5

1.2 - GESTIONE STRUTTURE: LA GESTIONE DELLE UA

Anagrafiche >> Gestione strutture

Le anagrafiche di base relative alle strutture presenti in Depot sono le stesse di quelle presenti in U-

Gov, importate attraverso delle tabelle di frontiera. Ogni modifica apportata alle strutture in U-Gov,

quindi, sarà sincronizzata con le modifiche apportate in Depot.

Tuttavia le strutture in Depot sono autonome, e non necessariamente devono essere allineate rispetto

a quelle di U-Gov.

Per questo in Depot è possibile creare, eliminare o modificare le strutture esistenti.

Procedura di creazione di una nuova UA

Per creare una nuova UA occorre posizionarsi su una UA di livello superiore: il sistema creerà la nuova

struttura con un livello gerarchico immediatamente inferiore rispetto alla UA sulla quale ci si è

posizionati.

In basso occorre cliccare su e valorizzare i campi Codice, Livello operativo e Descrizione.

Infine aggiungere il/i responsabile/i (corrispondono agli utenti: si ricorda infatti che la funzione di

Responsabile di struttura è soggetta a profilazione) selezionandoli nella sezione “Associa Utenti” e

successivamente cliccare in basso su per salvare l’inserimento della nuova struttura.

Procedura di cancellazione di una UA

Per cancellare una struttura esistente, è sufficiente posizionarsi su di essa e cliccare in basso su

La cancellazione è inibita se alla struttura sono associati degli utenti; in questo caso occorre prima

cancellare l’associazione utenti - UA e poi eliminare la struttura.

1.3 - ELENCO STRUTTURE

Anagrafiche >> Elenco strutture

Da questa funzione è possibile estrarre due tipologie di Report che riportano l’elenco delle strutture.

La prima, in formato pdf, indica per ciascuna struttura il valore degli scarichi; il valore esposto in

questo report è un dato disaggregato, ossia proprio di ciascuna struttura, a prescindere dal suo livello

operativo (in altre parole, le UA di livello non operativo non espongono il valore degli scarichi anche

per le UA figlie). Questo report si ottiene cliccando su “Stampa”.

6

Il secondo Report, in formato excel, indica per ciascuna struttura gli utenti associati e i relativi profili.

Il report si ottiene cliccando su “Stampa Utenti”.

Entrambi i report possono essere estratti:

per tutte le strutture

per una singola struttura, scrivendo il nome o parte di esso nell’apposito campo, oppure

selezionando la UA nell’elenco visualizzabile cliccando su “vedi tutti”

1.4 - GESTIONE UTENTI E STRUTTURE

Anagrafiche >> Gestione utenti

E’ una funzione di sola visualizzazione che permette di visualizzare:

a quale struttura è associato un determinato utente

gli utenti che sono associati ad una determinata struttura

La ricerca deve essere effettuata valorizzando almeno uno dei due campi “Utente” o “Struttura”,

scrivendo il nome o parte di esso nell’apposito campo, oppure selezionando l’utente o la UA nell’elenco

visualizzabile cliccando su “vedi tutti”. Infine cliccare su “Cerca”

1.5 - GESTIONE UBICAZIONI

Anagrafiche >> Gestione ubicazioni

Da questa funzione è possibile gestire la struttura gerarchica delle collocazioni degli articoli all’interno

della struttura di magazzino.

Per creare una nuova ubicazione, occorre cliccare su dopo essersi posizionati su

un’ubicazione di livello superiore che abbia la configurazione “articolato” impostata a NO: il sistema

7

creerà l’ubicazione con un livello gerarchico immediatamente inferiore rispetto all’ubicazione sulla

quale ci si è posizionati.

Nella schermata di inserimento dei dati, occorre valorizzare i campi obbligatori “Codice” e

“Descrizione”, eventualmente modificare la configurazione “Articolato” (di default è impostata a NO) e

compilare il capo “Note” nel caso siano necessarie.

Infine cliccare su per confermare l’inserimento oppure su per annullarlo.

Un’ubicazione può essere eliminata dalla struttura gerarchica selezionandola e cliccando su

Se invece si vuole modificare l’ubicazione, è necessario cliccare su : possono essere

modificati solamente i campi Descrizione e Note.

1.6 - ELENCO UBICAZIONI

Anagrafiche >> Elenco Ubicazioni

Da questa funzione è possibile estrarre un Report che riporta l’elenco delle ubicazioni censite in

Depot.

Il report può essere estratto in formato pdf o excel, per tutte le strutture oppure selezionando

dall’elenco solo determinate ubicazioni, tramite le funzione “vedi tutti”.

8

1.7 - GESTIONE UNITÀ DI MISURA

Anagrafiche >> Gestione UdM

Da questa funzione è possibile gestire le unità di misura dei prodotti, che potranno essere valorizzate

nell’anagrafica dei prodotti.

Per creare una nuova Udm, occorre cliccare su e, nella schermata di inserimento dei

dati, valorizzare i campi obbligatori “Codice” e “Descrizione”, ed eventualmente il capo “Note” .

Infine cliccare su per confermare l’inserimento oppure su per annullarlo.

Le UdM precedentemente inserite possono essere ricercate filtrandole per Codice e/o Descrizione ed

inoltre possono essere eliminate oppure modificate

9

2 - CICLO DELLE RICHIESTE

In questa sezione il Responsabile del Magazzino può gestire le Richieste di prodotti inviate dal

Personale di Ateneo e/o dai Responsabili di Struttura.

2.1 - RICHIESTE DA EVADERE

Richieste >> Richieste da Evadere

In questa sezione confluiscono tutte le Richieste provenienti dalle strutture che necessitano di una

valutazione ovvero le richieste che, pur essendo state valutate, non sono completamente evase.

Per ogni richiesta presente in elenco il sistema mostra le seguenti informazioni:

N° RICHIESTA STATO TIPO DATA

REGISTRAZIONE

RICHIEDENTE

COD. STRUTTURA STRUTTURA SCARICHI OPERAZIONI

CONSENTITE

Le richieste possono essere ricercate utilizzando dei filtri, disponibili cliccando sulla casella di ricerca

La ricerca delle richieste può essere effettuata per: numero, periodo, richiedente, struttura, tipo e stato

della richiesta. Impostati i criteri di ricerca, cliccare su “Trova”.

10

Gli Stati delle richieste e le operazioni consentite

Per tutte le richieste, a prescindere dallo Stato assunto, sono sempre disponibili le operazioni di

Stampa e Visualizza .

Inoltre per le richieste libere, ossia di prodotti non a scorta, cliccando sull’icona “Vedi allegato”

(disponibile solo all’interno della richiesta) sarà possibile aprire i documenti eventualmente allegati ad

alcuni prodotti.

Per le ulteriori operazioni consentite, si rimanda a quanto indicato di seguito.

IN ATTESA RESP. MAGAZZINO

Assumono questo Stato tutte le richieste inviate dal Personale di Ateneo e Accettate dal Responsabile

di Struttura, oppure le richieste inviate direttamente dal Responsabile di Struttura.

Procedura di accettazione/rifiuto delle richieste

Dall’elenco delle richieste, occorre aprire la richiesta attraverso l’operazione Visualizza ;

successivamente all’interno della richiesta, cliccare sul comando “Approva o rifiuta” per aprirla

in Modifica:

se la richiesta verrà accettata, valorizzare il campo delle quantità accettate digitandolo

manualmente nel caso in cui le quantità da accettare siano inferiori alle quantità richieste, oppure

se si intende accettare tutte le quantità di prodotto è possibile utilizzare la funzione “Accetta tutto”.

Poi approvare la richiesta attraverso il comando Approva

se invece la richiesta deve essere rifiutata, cliccare sul comando Rifiuta

11

Eventualmente, è disponibile anche il campo Note nel quale indicare le informazioni che si ritengono

rilevanti.

Inoltre, posizionandosi sul codice del prodotto, è possibile visualizzare le scorte di magazzino presenti

per quell’articolo: il Tooltip mostrerà sia i valori della Scorta Virtuale che della Scorta Normale.

Gli ulteriori comandi disponibili all’interno della richiesta permettono di Salvare o di Annullare

gli inserimenti di dati effettuati.

Successivamente alla valutazione della richiesta, il sistema permette di Ripristinare lo Stato

precedente attraverso l’apposito comando , disponibile sia all’interno della richiesta che nelle

operazioni consentite dall’elenco richieste.

Procedura di modifica delle richieste

La funzione di Modifica delle richieste è disponibile solamente per quelle che si trovano nello

stato “In attesa resp. magazzino” e “Lavorazione”; tale comando è presente solo nelle operazioni

consentite nell’elenco richieste.

Dopo aver cliccato su Modifica, all’interno della richiesta è possibile: modificare la riga di

prodotto, eliminare la riga di prodotto oppure aggiungere una nuova riga.

Infine cliccare su Salva.

Dopo il salvataggio, la richiesta assumerà lo Stato “Lavorazione”.

12

Procedura di invio a Economo/Dirigente

Questa funzione, disponibile solo per le richieste in stato “In attesa resp. magazzino” e per quelle in

stato “Lavorazione”, consente di inviare le richieste all’Economo/Dirigente per un’ulteriore

valutazione economica di legittimità.


successivamente all’interno della richiesta, cliccare sul comando “Invia a Economo/Dirigente”

ACCETTATA

Assumono questo stato tutte le richieste che sono state Accettate da parte del Responsabile di

Magazzino e che sono in attesa di essere evase con il prelevamento dei prodotti da parte dei

richiedenti.

Procedura di ritiro dei prodotti


successivamente all’interno della richiesta, cliccare sul comando “Approva o rifiuta” per aprirla

in Modifica:

se tutte le quantità di prodotto accettate sono state ritirate, allora è possibile cliccare su “Ritira

Tutto” ;

nel caso in cui le quantità ritirate siano inferiori alle quantità accettate, allora valorizzare

manualmente il campo delle quantità prelevate.

Infine cliccare sul comando “Materiale Prelevato” .

Successivamente sarà possibile effettuare lo scarico dei prodotti dal magazzino, e, attraverso il

comando stampare il Buono di prelevamento.

13

MERCE PARZIALMENTE RITIRATA

Assumono questo stato le richieste accettate e parzialmente evase, ossia i cui prodotti non sono stati

completamente ritirati dal magazzino.

Per queste richieste è possibile:

a) procedere con il ritiro degli ulteriori prodotti, secondo la procedura sopra indicata;

b) effettuare lo scarico “parziale” (ossia dei soli prodotti ritirati), qualora non sia già stato effettuato,

utilizzando la funzione “Crea scarico” . Questa operazione è disponibile solo all’interno della

richiesta dopo averla aperta in Visualizzazione;

c) chiudere la richiesta nel caso in cui non debba più essere evasa. La funzione di chiusura della

richiesta , presente sia all’interno della richiesta che tra le operazioni consentite nell’elenco

richieste, è disponibile solamente se per la richiesta è stato effettuato lo scarico “parziale”.

La chiusura della richiesta azzera le quantità da prelevare e adegua le quantità accettate a quelle

prelevate.

LAVORAZIONE

Assumono questo stato le richieste che sono state modificate dal Responsabile del magazzino, dopo il

salvataggio delle modifiche apportate, secondo la procedura indicata precedentemente.

Le richieste in questo stato possono essere ulteriormente modificate, e quindi potranno assumere lo

stato “Lavorazione” n volte.

IN ATTESA ECONOMO/DIRIGENTE

Assumono questo Stato le richieste che richiedono un ulteriore grado di approvazione e che, quindi,

sono state inviate all’Economo/Dirigente .

ACCETTATA o RIFIUTATA ECONOMO/DIRIGENTE

Assumono questo Stato le richieste che sono state approvate o rifiutate dall’Economo/Dirigente, e che

necessitano della procedura di accettazione/rifiuto da parte del Responsabile di magazzino.

Per la procedura di accettazione o rifiuto della richiesta, si rimanda a quanto indicato in precedenza.

14

2.3 - RICHIESTE EVASE

Richieste >> Richieste Evase

In questa sezione confluiscono tutte le Richieste che sono state valutate e/o completamente evase.

Per ogni richiesta presente in elenco il sistema mostra le seguenti informazioni:

N° RICHIESTA STATO TIPO DATA

REGISTRAZIONE

RICHIEDENTE

COD. STRUTTURA STRUTTURA SCARICHI OPERAZIONI

CONSENTITE

Le richieste possono essere ricercate utilizzando dei filtri, disponibili cliccando sulla casella di ricerca

La ricerca delle richieste può essere effettuata per: numero, periodo, richiedente, struttura, tipo e stato

della richiesta. Impostati i criteri di ricerca, cliccare su “Trova”.

Gli Stati delle richieste e le operazioni consentite

Per le richieste libere, ossia di prodotti non a scorta, cliccando sull’icona “Vedi allegato”

(disponibile solo all’interno della richiesta) sarà possibile aprire i documenti eventualmente allegati ad

alcuni prodotti.

MERCE RITIRATA

Assumono questo stato le richieste completamente evase, ossia i cui prodotti sono stati ritirati.

Per queste richieste sono consentite le seguenti operazioni:

15

permette di aprire la richiesta in Visualizzazione. L’operazione è sempre disponibile

permette di Stampare la richiesta. L’operazione è sempre disponibile, sia dall’elenco richieste

che all’interno della richiesta, dopo averla aperta in visualizzazione.

permette di Ripristinare lo Stato precedente. L’operazione è disponibile solo se per la richiesta

non è stato ancora effettuato lo Scarico.

permette di creare lo Scarico dei prodotti ritirati. L’operazione è disponibile solo se per la

richiesta non è stato ancora effettuato lo scarico, sia dall’elenco richieste che all’interno della richiesta,

dopo averla aperta in Visualizzazione.

permette di effettuare la stampa del Buono di Prelevamento. L’operazione è disponibile solo

all’interno della richiesta, dopo il ritiro dei prodotti.

RIFIUTATA

Assumono questo stato tutte le richieste che sono state Rifiutate dal Responsabile di Magazzino.

Per queste richieste sono sempre disponibili le operazioni: Stampa , Visualizza e Ripristina lo

Stato precedente .

Dopo aver aperto la richiesta in Visualizzazione, sarà possibile procedere alla sua Modifica attraverso

il comando “Approva o rifiuta” per inserire eventualmente una Motivazione al rifiuto

precedentemente non inserita.

16

Dopo aver inserito la Motivazione, sarà possibile Salvare o Annullare la modifica effettuata.

CHIUSA

Assumono questo stato tutte le richieste che avevano in precedenza lo stato Merce parzialmente

ritirata, e che successivamente allo Scarico “parziale”, sono state Chiuse.

Per queste richieste sono consentite le operazioni di Stampa e Visualizza e stampa del Buono

di Prelevamento

2.4 - BUONO DI PRELEVAMENTO

Richieste >> Stampa Buono Prelevamento

Il Buono di prelevamento riporta il materiale prelevato dalle strutture e il relativo valore addebitato

alle stesse.

Il report, in formato pdf, può essere estratto utilizzando i seguenti criteri:

STRUTTURA* Campo obbligatorio, da valorizzare manualmente digitando il testo

oppure scegliendo la struttura dall’apposito elenco “vedi tutti”

GRUPPO Campo facoltativo, che consente di filtrare la ricerca per gruppo di

prodotti. Per estrarre tutti i prodotti, non deve essere valorizzato

DALLA DATA - ALLA DATA* Campi obbligatori nei quali valorizzare il periodo per il quale estrarre

il report

ULTIMO LIVELLO Campo da valorizzare se la struttura scelta corrisponde ad una UA di

17

livello non operativo

PRODOTTO

Campo facoltativo che consente di filtrare il report per prodotto, da

valorizzare manualmente digitando il testo oppure scegliendo la

struttura dall’apposito elenco “vedi tutti”

DAL - AL NR RICHIESTA Campi facoltativi, per filtrare il report in base ai numeri (ID) delle

richieste

2.5 - SITUAZIONE MERCE RITIRATA

Richieste >> Stampa situazione merce ritirata

La Situazione Merce Ritirata riporta il materiale ritirato fisicamente dal magazzino da parte dalle

strutture e il relativo valore dei prodotti ritirati.

Il report, in formato pdf, può essere estratto utilizzando i seguenti criteri:

STRUTTURA* Campo obbligatorio, da valorizzare manualmente digitando il testo


GRUPPO Campo facoltativo, che consente di filtrare la ricerca per gruppo di

prodotti. Per estrarre tutti i prodotti, non deve essere valorizzato

DALLA DATA - ALLA DATA* Campi obbligatori nei quali valorizzare il periodo per il quale estrarre

il report

ULTIMO LIVELLO Campo da valorizzare se la struttura scelta corrisponde ad una UA di

livello non operativo

PRODOTTO

Campo facoltativo che consente di filtrare il report per prodotto, da



DAL - AL NR RICHIESTA Campi facoltativi, per filtrare il report in base ai numeri (ID) delle

richieste

18

3- PRODOTTI

In questa sezione avviene la gestione dei prodotti di magazzino e delle corrispondenti anagrafiche,

nonché l’estrazione dei relativi Report funzionali al controllo e alla verifica delle movimentazioni

intervenute nel magazzino.

3.1 - GESTIONE PRODOTTI

Prodotti >> Gestione Prodotti

Attraverso questa funzione è possibile gestire le anagrafiche dei prodotti di magazzino, già presenti

nella struttura, oppure nuovi prodotti non ancora censiti.

Le diverse categorie di materiale di consumo vengono gestite in una struttura gerarchica con almeno

tre livelli, in base al gruppo merceologico in cui è classificabile il prodotto.

I prodotti possono essere ricercati eventualmente attraverso la funzione “Ricerca prodotto”,

scrivendo il nome o parte di esso nel campo di ricerca.

Per ogni articolo, la scheda prodotto presenta le seguenti informazioni:

CODICE PRODOTTO* Campo obbligatorio, non modificabile dopo il salvataggio, con

lunghezza massima di 10 caratteri.

Nel caso di prodotti di livello inferiore, il sistema recupera

automaticamente la prima parte del codice del prodotto che ha il

livello immediatamente superiore.

DESCRIZIONE* Campo obbligatorio che indica la descrizione per quel prodotto, e

che affianca il suo codice. Ciascun prodotto nei campi di ricerca sarà

individuabile anche attraverso la sua descrizione

19

LIVELLO OPERATIVO Campo non modificabile dopo il salvataggio, che consente di definire

il livello operativo o meno del prodotto; nel caso venga impostato a

SI indica che il prodotto può essere oggetto di richiesta; se impostato

a NO il prodotto non è richiedibile.

VISIBILE Campo che consente di definire la visibilità o meno del prodotto per

i richiedenti. Il campo è sempre modificabile

IMMAGINE Consente di visualizzare l’eventuale immagine inserita per il

prodotto

MODALITA’ DI

CONSERVAZIONE

Individua il modo o il luogo fisico idoneo alla conservazione

UNITA’ DI MISURA Rappresenta l’unità di misura del prodotto

UBICAZIONE* Campo obbligatorio che indica la collocazione degli articoli

all’interno della struttura di magazzino

IVA % Campo che consente di inserire l’aliquota iva del prodotto

GIACENZA MINIMA Indica la giacenza minima che è necessario mantenere per quel

prodotto e che consente di verificare i prodotti sotto scorta

QUANTITA’ IN ORDINE Indica le quantità di prodotto che sono state ordinate attraverso una

RDO inviata ad U-Gov e con stato “Acquisito”

SCORTA INIZIALE Indica le quantità relative alla giacenza iniziale del prodotto

SCORTA NORMALE Indica le quantità di prodotto fisicamente presenti in magazzino. Il

suo valore è dato da: Scorta iniziale + Carichi - Q.tà prelevate

SCORTA VIRTUALE Indica le quantità di prodotto virtualmente presenti in magazzino. Il

suo valore è dato da: Scorta normale + Q.tà in ordine - Richieste da

evadere

CARICHI Quantità caricate in magazzino in seguito al ciclo di

approvvigionamento del prodotto, a partire da una richiesta

d’ordine (RDO)

VALORE CARICHI Rappresenta il valore complessivo dei carichi effettuati per il

prodotto; il valore di ogni singolo carico è dato dalle quantità

caricate per il prezzo unitario, al lordo dell’iva e al netto di eventuali

20

sconti.

CARICHI LIBERI Indica le quantità di prodotto caricate in maniera libera, senza

partire dalla creazione di una RDO

SCARICHI Quantità di prodotto scaricato dal magazzino in seguito al ritiro della

merce (scarico da richiesta) o in seguito ad altri eventi che rendono

necessario effettuare uno scarico libero

VALORE SCARICHI Rappresenta il valore complessivo degli scarichi effettuati per il

prodotto; ogni singolo valore di scarico è dato dalle quantità di

prodotto scaricate per il prezzo medio iniziale o attuale.

RICHIESTE Campo che indica le quantità complessivamente richieste per quel

prodotto

QUANTITA’ PRELEVATA Quantità di prodotto prelevate dal magazzino

RICHIESTE DA EVADERE Indica, in termini di quantità, le richieste accettate dal responsabile

di magazzino non ancora prelevate

PREZZO MEDIO INIZIALE Rappresenta il prezzo medio della scorta iniziale, e che consente di

determinare il valore della giacenza iniziale.

PREZZO MEDIO ATTUALE Rappresenta il costo medio della giacenza attuale che viene

utilizzato per determinare il valore dei successivi scarichi; il prezzo

medio viene calcolato subito dopo ogni carico di prodotto.

E’ quindi un valore dinamico

CARICA IMMAGINE Campo che consente di carica un’immagine per il prodotto

Per ogni prodotto, sono disponibili le seguenti operazioni all’interno dell’anagrafica:

permette di Anagrafare un nuovo prodotto all’interno del Magazzino

permette di Eliminare il prodotto selezionato

permette di Modificare la scheda prodotto

permette di Salvare l’inserimento di un nuovo prodotto o le modifiche apportate

21

permette di Annullare l’inserimento del prodotto o le modifiche apportate

si ricollega alla specifica funzione (Prodotti >> Gestione prezzi) che consente di associare

il prodotto a uno o più fornitori al fine di creare un listino prezzi

3.2 - GESTIONE PREZZI

Da questa funzione è possibile creare un listino prezzi per i prodotti, associandoli ad uno o più

fornitori.

Il prezzo associato è un prezzo indicativo, che verrà valorizzato dal sistema nel momento in cui si

effettua una richiesta d’ordine (RDO), ma sarà sempre modificabile in tale fase. Infatti il listino viene

aggiornato automaticamente al prezzo effettivo di acquisto indicato nella RDO.

Procedura di visualizzazione dei prezzi

Per visualizzare i prezzi associati, occorre selezionare almeno uno tra Fornitore e Prodotto, scrivendo

il nome o parte di esso nell’apposito campo oppure selezionandoli dall’elenco “vedi tutti”.

Eventualmente è possibile cambiare l’esercizio proposto automaticamente dal sistema con quello

corrente, qualora la ricerca interessi un esercizio precedente.

Infine occorre cliccare su “Trova” per visualizzare i risultati della ricerca, che saranno proposti nella

tabella sottostante.

Per ogni associazione, sono disponibili le seguenti operazioni:

permette di Modificare i dati relativi al listino prezzi

permette di Eliminare l’associazione

22

Procedura di associazione dei prezzi

Per associare il prezzo di un prodotto ad un fornitore, occorre cliccare sulla funzione

Nella schermata successiva valorizzare i campi obbligatori Fornitore, Prodotto e Prezzo e poi cliccare

su “Completa” per salvare l’associazione.

Se in precedenza era già stata effettuata una ricerca del listino prezzi per prodotto e/o per fornitore,

cliccando su “Associa prezzo” non sarà necessario inserire di nuovo i dati immessi in fase di ricerca.

La funzione di associazione, inoltre, è presente anche all’interno dell’anagrafica del prodotto.

3.3 - ELENCO PRODOTTI

Prodotti >> Elenco prodotti

Da questa funzione è possibile ottenere un Report contenente l’elenco degli articoli presenti in

magazzino e che riporta, per ciascuno, i seguenti dati presenti in anagrafica prodotto:

Scorta iniziale Carichi Carichi liberi Scarichi Scorta Normale Q.tà ordine

Q.tà richiesta Scorta Virtuale Scorta minima Ubicazione Unità di misura Q.tà

prelevata

Q.tà da

evadere Prezzo iniziale Prezzo medio

Inoltre per ciascun prodotto, il sistema determina i campi:

Valore, ossia il valore della giacenza attuale;

Da ordinare, ossia il nr. di articoli da ordinare; si tratta dei prodotti la cui scorta normale è

inferiore alla giacenza minima, quindi prodotti sotto scorta.

23

Il Report, in formato pdf o excel, è estraibile per tutti gli articoli di magazzino oppure è filtrabile per

Anno, Ubicazione, Prodotto.

3.4 - ELENCO PRODOTTI SOTTO SCORTA

Prodotti >> Elenco prodotti sotto scorta

Da questa funzione è possibile estrarre un Report utile per verificare quali articoli hanno una scorta al

di sotto del valore minimo di giacenza.

Nel Report il sistema indica:

la “scorta minima” definita nell’anagrafica del prodotto;

le quantità “da ordinare”, che derivano dalla differenza tra scorta Minima e scorta Normale

le quantità “da ordinare scorta virtuale”, che derivano dalla differenza tra scorta Minima e scorta

Virtuale


Anno e/o Prodotto.

24

3.5 - MOVIMENTI DI MAGAZZINO

Prodotti >> Movimenti di magazzino

Da questa funzione è possibile estrarre un Report che riporta, per ogni prodotto, il riepilogo dei

movimenti di magazzino che determinano il valore delle giacenze.

In particolare il Report riporta l’indicazione di Quantità e Valore per:

Giacenza iniziale e carichi

Scarichi

Giacenza attuale


Anno e/o Prodotto.

3.6 - PARTITARIO

Prodotti >> Partitario

Da questa funzione è possibile estrarre il Partitario relativo ai Movimenti di magazzino.

Rispetto al report di Riepilogo dei movimenti di magazzino, si tratta di una stampa analitica che indica,

per ogni articolo e per data di registrazione, il tipo di operazione effettuata (con relativo ID).

Per ogni operazione relativa a Carichi, Scarichi e Ordini, il Report indica quantità e valore di ciascuno.

Inoltre viene indicato anche il valore della giacenza attuale.


Anno e/o Prodotto.

25

3.7 - REGISTRO MOVIMENTI

Prodotti >> Registro movimenti

Da questa funzione è possibile estrarre un Report relativo alle operazioni che hanno movimentato il

magazzino .

La stampa riporta, in ordine cronologico, il tipo di operazione (con relativo ID) effettuata su ciascun

prodotto, indicando per ciascuna movimentazione le quantità e il relativo valore.

Il Report, in formato pdf o excel, è estraibile per tutti gli articoli di magazzino e per tutto il periodo,

oppure è filtrabile per Anno e/o Prodotto e/o Periodo.

26

4 - RDO

Attraverso questa funzione viene attivato il ciclo di approvvigionamento dei prodotti di magazzino.

L’acquisizione dei prodotti inizia in Depot con l’emissione di una Richiesta d’Ordine (RDO) che

originerà una Richiesta di acquisto (RDA) o un Ordine in U-gov.

4.1 - CREAZIONE DI UNA RDO

RDO >> Nuova RDO

Da questa funzione è possibile inserire una RDO che potrà essere inviata ad U-Gov.

Ogni RDO gestisce nella testata i seguenti dati:

UO ORIGINE* Campo obbligatorio, da valorizzare manualmente digitando il testo


PROGETTO Campo in cui è possibile inserire l’eventuale progetto sul quale

imputare il costo della RDO

UNITA’ LAVORO Campo in cui è possibile inserire l’eventuale unità lavoro definita

in U-Gov nell’anagrafica del progetto

DESCRIZIONE* Campo obbligatorio, in cui inserire una descrizione libera per la

RDO

NOTE Campo libero in cui è possibile aggiungere eventuali note

INDIRIZZO DI SPEDIZIONE* Campo obbligatorio, valorizzato automaticamente dal sistema in

base alle informazioni anagrafiche della UO di Origine, ma

modificabile

DATA REGISTRAZIONE* Campo obbligatorio, valorizzato automaticamente dal sistema con

la data del giorno; la data è modificabile da parte dell’operatore

CAMPO DI ATTIVITA’* Campo obbligatorio, valorizzabile scegliendo dal menù i seguenti

valori: Istituzionale, Commerciale o Promiscuo

SOGGETTO* Campo obbligatorio nel quale inserire il fornitore presso cui

approvvigionarsi. Il campo è valorizzabile manualmente digitando

il testo oppure scegliendo la struttura dall’apposito elenco “vedi

tutti”

27

CODICE FISCALE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in

base alle informazioni anagrafiche del fornitore

PARTITA IVA Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in


CODICE FISCALE ESTERO Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in


PARTITA IVA ESTERO Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in


CLASSE GEOGRAFICA Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in


TIPO OPERAZIONE IVA Campo valorizzato automaticamente dal sistema in base alla classe

geografica del fornitore

TOTALE IMPONIBILE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema

dopo aver salvato l’inserimento delle righe di prodotto, in base al

totale imponibile di ciascuna riga

TOTALE SCONTO Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema


totale degli sconti di ciascuna riga

TOTALE IMPONIBILE

SCONTATO

Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema


totale imponibile al netto degli sconti di ciascuna riga

TOTALE IVA Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema

dopo aver salvato l’inserimento delle righe di prodotto, in base

all’ammontare Iva di ciascuna riga

TOTALE RDO Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema


totale di ciascuna riga

Dopo aver valorizzato il Campo di attività, il Soggetto e il Tipo di operazione iva, sarà possibile

procedere con l’inserimento delle righe:

28

All’interno della schermata di inserimento delle righe dell’ordine, sono gestite le seguenti

informazioni:

PRODOTTO* Campo obbligatorio nel quale inserire l’articolo da acquistare, da



PROGETTO Campo in cui è possibile inserire l’eventuale progetto sul quale

imputare il costo della RDO; il campo è valorizzato

automaticamente se il progetto è stato inserito nella testata della

RDO

UNITA’ LAVORO Campo in cui è possibile inserire l’eventuale unità lavoro definita

in U-Gov nell’anagrafica del progetto; il campo è valorizzato

automaticamente se l’unità lavoro è stata inserita nella testata

della RDO

BENE/SERVZIO* Campo obbligatorio nel quale inserire il bene/servizio relativo al

prodotto da acquistare, da valorizzare manualmente digitando il

testo oppure scegliendo la struttura dall’apposito elenco “vedi

tutti”

CODICE IVA* Campo obbligatorio nel quale inserire il codice iva relativo al

prodotto da acquistare, selezionandolo dal relativo elenco. I codici

iva sono filtrati dal sistema in base al campo di attività definito

nella testata della RDO

QUANTITA’* Campo obbligatorio nel quale inserire le quantità di prodotto da

acquistare

PREZZO UNITARIO* Campo obbligatorio nel quale inserire il prezzo unitario del

prodotto. E’ valorizzato automaticamente dal sistema nel caso in

cui, per il fornitore scelto, il prodotto sia stato associato ad un

prezzo , che rimane comunque modificabile da parte dell’operatore

PREZZO TOTALE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in

base a quantità e prezzo unitario

SCONTO Campo nel quale inserire l’eventuale importo dello sconto

applicato dal fornitore. L’inserimento dell’importo è alternativo

29

all’inserimento dello sconto %

SCONTO % Campo nel quale inserire l’eventuale % di sconto applicata dal

fornitore. L’inserimento della % è alternativo all’inserimento

dell’importo dello sconto

NON IMPONIBILE EX ART. 72 Campo nel quale indicare l’eventuale parte di prezzo totale non

imponibile iva

TOTALE IMPONIBILE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in

funzione dei dati precedentemente inseriti

IVA Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in

base al codice iva applicato

TOTALE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema;

rappresenta il totale della RDO per la specifica riga

DATA REGISTRAZIONE Campo non editabile valorizzato automaticamente dal sistema in

base alla data di registrazione valorizzata nella testata della RDO

Per poter salvare l’inserimento della RDO, è necessario aver inserito almeno una riga. Saranno quindi

utilizzabili le seguenti operazioni:

permette di salvare la RDO, che assumerà lo stato “Bozza”. La RDO in bozza potrà

essere successivamente modificata da RDO >> Gestisci RDO

permette di salvare la RDO e contemporaneamente inviarla ad U-Gov. La RDO assumerà

lo stato di “Inviata” e non potrà essere modificata

30

4.2 - GESTIONE RDO

RDO >> Gestione RDO

Da questa funzione è possibile gestire le RDO precedentemente inserite. In questa sezione il sistema

riporta, per ogni RDO, le seguenti informazioni:

N° DEPOT N°UGOV UO ORIGINE SOGGETTO STATO

DATA REGISTRAZIONE

TOTALE RDO CHIUSO OPERAZIONI CONSENTITE

Si precisa che nel campo N°UGOV viene indicato l’IDDG assegnato da UGOV alla RDA o all’Ordine.

Cliccando sull’IDDG sarà possibile visualizzare il Dg all’interno di U-Gov.

Le operazioni consentite:

permette di aprire la RDO in Visualizzazione. L’operazione è sempre disponibile

permette di Modificare la RDO. L’operazione è disponibile solo se la RDO è nello stato “Bozza”

permette di Eliminare la RDO. L’operazione è disponibile solo se la RDO è nello stato “Bozza”

permette di Inviare la RDO ad U-Gov. L’operazione è disponibile solo se la RDO è nello stato

“Bozza”

permette di Stampare la RDO in formato pdf. L’operazione è sempre disponibile

permette di Inviare la RDO in formato pdf. L’operazione è sempre disponibile

permette di Aggiornare lo stato della RDO rispetto ad U-Gov. L’operazione è sempre disponibile

successivamente all’invio della RDO ad U-Gov

permette di Chiudere la RDO.L’operazione è disponibile solamente se la RDO è stata inviata ad

U-Gov e se non è stato ancora effettuato il carico della RDO.

31

Le RDO da gestire possono essere ricercate attraverso la Funzione di Ricerca , filtrando per:

periodo, fornitore, UO di origine, Nr. RDO, IDDG Ugov, stato delle RDO ed eventuale stato di chiusura.

Impostati i criteri di ricerca, occorre cliccare su Trova.

4.3 - ELENCO RDO

RDO >> Elenco RDO

Da questa funzione è possibile ottenere una stampa contenente l’elenco delle RDO inserite.

La stampa di dettaglio, estraibile in formato pdf o excel, riporta per ogni RDO i dati relativi alle

quantità ordinate di ciascun prodotto, il valore dell’ordine e le quantità consegnate, oltre ad indicare i

dati principali della stessa (ID, data registrazione, Stato della RDO, prodotto e fornitore).

E’ possibile inoltre ottenere una stampa sintetica delle RDO in formato pdf, che riporta i seguenti dati:

nr. RDO, IDDG Ugov, data e stato RDO, descrizione, fornitore e totale della RDO.

L’elenco delle RDO può essere anche filtrato in base a diversi criteri: anno, periodo, nr ordine, stato

delle RDO, fornitore e prodotto.

32

5 - CARICHI

Con questa funzione, viene gestita la fase di chiusura del ciclo di approvvigionamento dei prodotti: la

consegna della merce e l’incremento delle scorte di magazzino.

5.1 - CREAZIONE DI UN CARICO

Carichi >> Nuovo carico

Da questa funzione è possibile creare un nuovo carico a partire da una RDO precedentemente inserita.

Le RDO rispetto alle quali effettuare il carico dei prodotti possono essere ricercate anche attraverso

dei filtri : periodo, nr. RDO e soggetto. Impostati i criteri di ricerca, occorre cliccare su Trova.

Il sistema per ogni RDO riporta le seguenti informazioni:

N° DEPOT N°UGOV UO ORIGINE SOGGETTO STATO

DATA REGISTRAZIONE

TOTALE RDO

Cliccando sul N° UGOV, il sistema apre all’interno di U-Gov il corrispondente Documento gestionale

generato dalla RDO di Depot.

Per inserire il carico, occorre cliccare sul comando Crea posto accanto alla RDO.

Nella successiva schermata di inserimento del carico, il sistema presenta le informazioni di testata

definite nella precedente fase di creazione della RDO.

Per completare i dati di testata, occorre valorizzare i seguenti campi obbligatori:

Numero bolla (fornitore)

Data bolla

Data consegna

Infine nelle righe di dettaglio procedere con la valorizzazione del campo relativo alle “Quantità

carico”:

1) se è necessario caricare tutte le quantità della RDO, utilizzare la funzione “Carica tutti”;

2) se è necessario effettuare un carico parziale, cliccare sul simbolo di Modifica della riga di

carico e, nella schermata intermedia, inserire la “Quantità carico”. Nella riga del carico, inoltre, è

possibile inserire eventuali sconti, in % o in ammontare.

33

Poi cliccare su Salva.

Dopo la valorizzazione della quantità di carico il sistema adeguerà il “Valore” della riga e i campi di

testata relativi agli ammontari del carico.

Per Salvare l’inserimento del carico, cliccare su per salvarlo in bozza, o su

per salvarlo in modo definitivo.

Solo dopo aver completato il carico, il sistema adeguerà i dati relativi alla Quantità caricata e alla

Quantità da Caricare.

Le RDO i cui prodotti sono stati caricati parzialmente, potranno essere oggetto di Nuovi carichi fino a

quando la Quantità caricata non sarà pari a quella dell’ordine (ovvero la Quantità da caricare non sarà

pari a zero), oppure fino a quando la RDO non viene chiusa.

5.2 - CREAZIONE DI UN CARICO LIBERO

Carichi >> Nuovo carico libero

Da questa funzione è possibile inserire un carico “libero” non relazionato ad alcuna RDO, nei casi in

cui si renda necessario effettuare un Reso, uno Storno , una Ricognizione inventariale o in caso di

Omaggi.

Per inserire il carico, occorre valorizzare i dati obbligatori relativi a Struttura, Causale e Data Carico.

Per inserire la riga di carico, cliccare su e nella schermata intermedia valorizzare il

Prodotto da caricare e la Quantità: il sistema poi, sulla base dell’ultimo prezzo medio disponibile per

quel prodotto, calcolerà automaticamente i campi relativi agli ammontari.

Poi cliccare su Salva.

Dopo l’inserimento della riga di carico, il sistema calcolerà anche i campi di testata relativi agli

ammontari del carico.

34

Per Salvare l’inserimento del carico, cliccare su per salvarlo in bozza, o su

per salvarlo in modo definitivo. In questa fase il sistema assegnerà un numero (ID) al carico.

Inoltre fino a quando il carico non viene completato, le righe di dettaglio potranno essere Eliminate

oppure Modificate

5.3 - GESTIONE CARICHI

Carichi >> Gestione carichi

Da questa funzione è possibile gestire i carichi precedentemente inseriti, siano essi liberi o creati a

partire da una RDO.

I carichi da gestire possono essere ricercati attraverso la Funzione di Ricerca , filtrando per:

numero e stato del carico, periodo, fornitore, date di consegna, date e nr della bolla, nr. delle RDO a cui

si riferiscono i carichi.


Per ogni carico, il sistema riporta le seguenti informazioni:

N° CARICO N°ORDINE SOGGETTO STATO N° BOLLA

DATA BOLLA DATA CONSEGNA DATA CARICO TOTALE CARICO OPERAZIONI

CONSENTITE


permette di Visualizzare il carico. L’operazione è sempre disponibile

permette di Modificare il carico. L’operazione è disponibile solo se il carico è in stato Bozza

permette di Eliminare il carico. L’operazione è disponibile solo se il carico è in Bozza

35

5.4 - STAMPA BUONO DI CARICO

Carichi >> Stampa Buono di Carico

Da questa funzione è possibile ottenere la stampa, in formato pdf, dei buoni di carico.

Il report può essere ottenuto per tutti i buoni di carico, oppure è possibile filtrare i carichi rispetto al

periodo o al nr. dei carichi.

Il report indica per ciascun buono il nr. del carico, gli estremi del fornitore e i riferimenti alla bolla di

consegna, nonché l’indicazione del prodotto caricato, delle quantità e l’eventuale ubicazione del

prodotto.

5.5 - ELENCO CARICHI

RDO >> Elenco Carichi

Da questa funzione è possibile ottenere una stampa contenente l’elenco dei carichi inseriti.

La stampa, estraibile in formato pdf o excel, riporta per ogni carico il riferimento al nr. di ordine, i

prodotti caricati, la data del carico, il fornitore, la struttura, le quantità caricate, gli estremi della bolla

di consegna e il valore del carico.

L’elenco dei carichi può essere anche filtrato in base a diversi criteri: anno, periodo, nr. carico,

fornitore, prodotto e struttura.

36

6 - SCARICHI

Il ciclo dello scarico conclude il ciclo delle richieste, in quanto consente di scaricare, e quindi far uscire

contabilmente dal magazzino, i prodotti prelevati dalle strutture.

Tuttavia il ciclo dello scarico può essere indipendente dal ciclo delle richieste, quando si rende

necessario ridurre le scorte di magazzino per eventi diversi dal prelevamento di merci da parte delle

strutture.

6.1 - SCARICHI DA RICHIESTA

Gli scarichi da richiesta possono essere effettuati in modi diversi:

A) Richieste >> Richieste Evase

Per ogni richiesta con stato “Merce ritirata” (per le quali lo scarico dal magazzino non è stato ancora

effettuato), è disponibile nelle operazioni consentite la funzione Crea scarico; la stessa funzione

è disponibile anche all’interno della richiesta, dopo averla aperta in visualizzazione.

Il sistema, nell’Inserimento dello scarico, valorizza automaticamente le informazioni di testata e di

dettaglio (righe relative ai prodotti da scaricare) recuperando i dati presenti nella richiesta. Gli unici

campi editabili sono quelli relativi alla Struttura e alla Data del ritiro.

I prodotti verranno scaricati sulla base dell’ultimo prezzo medio (visualizzato in fase di richiesta degli

articoli di magazzino).

Per salvare l’inserimento dello scarico, occorre cliccare su

37

B) Richieste >> Richieste da Evadere

Per le richieste con stato “Merce parzialmente ritirata” la funzione di creazione dello scarico è

disponibile solo all’interno della richiesta, dopo averla aperta in Visualizzazione.

Le richieste per le quali lo scarico non è stato effettuato sono individuabili nell’elenco delle richieste, là

dove manchi il riferimento al nr. di scarico.

C) Scarichi >> Nuovo scarico

L’inserimento delle scarico effettuato da questa funzione consente di scaricare i prodotti ritirati dal

magazzino senza che lo scarico sia associato ad alcuna richiesta. In sostanza si tratta di uno scarico

libero, previsto per la gestione di eventuali casi di richieste “verbali” di merce.

38

Per inserire lo scarico occorre valorizzare i campi obbligatori: Struttura, Causale (Scarico da richiesta)

e Data ritiro.

Poi occorre inserire almeno una riga relativa ai prodotti da scaricare cliccando su :

nella schermata di “Inserimento riga scarico” occorre valorizzare il prodotto e le quantità da

scaricare: il sistema calcolerà automaticamente, sulla base dell’ultimo prezzo medio applicabile, i dati

relativi agli ammontari. Infine cliccare su Salva.

Dopo l’inserimento della riga di scarico, il sistema calcolerà anche i campi di testata relativi agli

ammontari dello scarico.

Per Salvare l’inserimento, cliccare su per salvarlo in bozza, o su per

salvarlo in modo definitivo. In questa fase il sistema assegnerà un numero (ID) allo scarico.

Inoltre fino a quando lo scarico non viene completato, le righe di dettaglio potranno essere Eliminate

oppure Modificate

6.2 - SCARICHI PER ALTRI EVENTI

Scarichi >> Nuovo scarico

Da questa funzione è possibile inserire un nuovo scarico con una causale diversa da quella derivante

da Richiesta, qualora si renda necessario ridurre le scorte di magazzino per altre tipologie di eventi.

Le casuali che potranno essere selezionate per lo scarico sono: Deterioramento, Furto, Alienazione

o Ricognizione inventariale.

39

Operativamente, la procedura di inserimento dello scarico segue gli stessi passaggi descritti in

precedenza, a cui si rimanda.

6.3 - GESTIONE SCARICHI

Scarichi >> Gestione scarichi

Da questa funzione è possibile gestire gli scarichi precedentemente inseriti, siano essi “liberi” o creati

a partire da una richiesta.

Gli scarichi da gestire possono essere ricercati attraverso la Funzione di Ricerca , filtrando per: nr.

scarico, struttura, nr. della richiesta, periodo, stato dello scarico.


Per ogni scarico, il sistema riporta le seguenti informazioni:

ANNO SCARICO N°SCARICO N° RICHIESTA STRUTTURA STATO

DATA SCARICO TOTALE SCARICO OPERAZIONI CONSENTITE


permette di Visualizzare lo scarico. L’operazione è sempre disponibile

permette di Modificare lo scarico. L’operazione è disponibile solo se lo scarico è in stato Bozza

permette di Eliminare lo scarico. L’operazione è disponibile solo se lo scarico è in Bozza

40

6.4 - STAMPA BUONO DI SCARICO

Scarichi >> Stampa Buono di Scarico

Da questa funzione è possibile ottenere la stampa, in formato pdf, dei buoni di scarico.

Il report può essere ottenuto per tutti i buoni di scarico, oppure è possibile filtrare gli scarichi rispetto

al periodo, al nr. degli scarichi o alla struttura.

Il report indica per ciascun buono il nr. dello scarico e la data, la struttura alla quale lo scarico è stato

addebitato, nonché l’indicazione del prodotto scaricato, delle quantità, del prezzo medio unitario

applicato e del valore totale dello scarico.

6.5 - ELENCO SCARICHI

Scarichi >> Elenco scarichi

Da questa funzione è possibile ottenere una stampa contenente l’elenco degli scarichi inseriti.

La stampa, estraibile in formato pdf o excel, riporta per ogni scarico il riferimento al nr. e alla data di

scarico, i prodotti e le quantità scaricate, la struttura e il valore dello scarico.

L’elenco degli scarichi può essere anche filtrato in base a diversi criteri: periodo, prodotto e struttura.

41

7 - ADDEBITI

Attraverso questa funzione (presente all’interno della sezione Scarichi) è possibile gestire gli addebiti

alle strutture dei costi sostenuti in funzione dei prelevamenti di prodotti effettuati dal magazzino.

In U-Gov, è possibile attivare la procedura dei trasferimenti di budget tra UA attraverso la possibilità,

in Depot, di creare un file excel secondo il formato previsto da U-Gov per l’importazione nel ciclo

trasferimenti.

7.1 - CREAZIONE DI UN ADDEBITO

Scarichi >> Addebiti

Da questa funzione è possibile estrarre ed esportare il file contenente gli addebiti alle strutture.

Il file può essere estratto senza impostare alcun criterio di filtro; in questo caso il sistema estrae il file

per tutte le strutture, per tutti i gruppi di prodotto e per tutto il periodo.

Alternativamente, si può filtrare il file degli addebiti impostando i parametri: struttura, gruppo e

periodo.

Dopo aver cliccato su , è necessario impostare le Coordinate Coge e Coan selezionandole

dal relativo menu e poi cliccare su : il sistema crea il file excel contenente gli addebiti alle

strutture che potrà essere importato in U-Gov nel ciclo trasferimenti.

42

7.2 - GESTIONE ADDEBITI

Scarichi >> Gestione addebiti

Questa funzione permette di gestire gli addebiti creati in precedenza i cui files sono già stati esportati.

La lista degli addebiti da visualizzare può essere eventualmente filtrata impostando i parametri

relativi a Struttura, Gruppo e Periodo, cliccando poi su Trova.

Per ogni addebito l’unica operazione consentita sarà quella di Eliminazione del file.

Un volta eliminato il file, gli addebiti saranno di nuovo estraibili dalla funzione Addebiti.

MANUALE PER LA GESTIONE DEL MAGAZZINO - uniroma1.it per la... · 1.5 - GESTIONE UBICAZIONI...

Documents

Transcript of MANUALE PER LA GESTIONE DEL MAGAZZINO - uniroma1.it per la... · 1.5 - GESTIONE UBICAZIONI...