MANUALE OPERATIVO GPAG

PER ADDETTI DI SALA Autore:

1°Edizione Giugno 2016

INDICE

- LINEE GENERALI pag. 2

- AUTENTICAZIONE AL SISTEMA pag. 3

- HOMEPAGE pag. 6

- ANAGRAFICHE UTENTI pag. 8

- ANAGRAFICHE CLIENTI pag. 11

- GESTIONE VINCITE pag. 16

- GESTIONE PAGAMENTI pag. 21

- RILEVAZIONE PRESENZE pag. 24

1

LINEE GENERALI

Con la presente guida si cerca di divulgare alle sale del Gruppo le funzioni principali per un corretto utilizzo del portale

GPAG, tale strumento permette ai responsabili di sala ed ai suoi collaboratori di adempiere agli obblighi di

identificazione cliente previsti dalla normativa ai fini antiriciclaggio in caso di vincite videolotteries (VLT) o di

scommesse sportive (BETTING) pari o superiori all’importo di € 1.000,00.

Pertanto gli operatori e responsabili di sala una volta convalidati i tickets / biglietti dai sistemi di riferimento dovranno

inserire in tale portale la modulistica (prevista dai rispettivi Concessionari di rete) della vincita sottoscritta dal giocatore

e alimentare il database clienti con la scansione di un documento in corso di validità (carta d’identità, patente o

passaporto) e copia del codice fiscale o tessera sanitaria.

Gli allegati inseriti (documenti del giocatore, ticket e voucher, scheda identificativa cliente) saranno scaricati

direttamente dai Concessionari senza più necessità di inviare ad essi tale modulistica tramite mail o corriere postale.

Oltre ad assolvere un compito di archiviazione documentale GPAG permette un allineamento informativo tra i reparti

aziendali coinvolti: Tesoreria (lato pagamenti e controllo formale documenti caricati), Amministrazione (registrazioni

contabili delle vincite) Gestione VLT (report ed analisi sui flussi di sala).

2

AUTENTICAZIONE AL SISTEMA

Il portale è raggiungibile all’indirizzo http://gpagtest.novomatic.it/

Vi consigliamo per una più efficiente navigazione di accedere mediante il browser Google Chrome e per evitare il

blocco degli allegati di autorizzare preventivamente i popup per tale sito seguendo la seguente procedura: dal menù

“Personalizza e Controlla” cliccare su Impostazioni e selezionare “Mostra Impostazioni Avanzate” sotto la sezione

Privacy spingere il tasto “Impostazioni Contenuti” andare sotto a PopUp e cliccando su “Gestisci Eccezioni” mettere

nella tendina Comportamento “Consenti”.

3

Se state effettuando il primo accesso dovete inserire il nome utente che vi è stato assegnato nel campo login e come

password scrivere gpag cliccate su “accedi”, in automatico verrete reindirizzati nella procedura di cambia password in

quanto dovrete inserire quella personale a vostra scelta considerando i seguenti parametri:

minimo 8 caratteri che contengano almeno un numero.

4

Dai successivi accessi inserite il vostro nome utente e la password che avete registrato e selezionando una delle sale a

voi collegate potete operare nel portale. Vi ricordiamo che le credenziali d’accesso sono riservate e personali pertanto

non possono essere cedute ad altri colleghi. Periodicamente vengono effettuati dei controlli sui login eseguiti da parte

degli utenti ed in caso di gravi anomalie esse verranno segnalate alla Direzione del personale.

Qualora non vi ricordiate più il nome utente o la password vi prego di inviare una mail a tesoreria@novomatic.it

indicando nella richiesta RESET PASSWORD con l’indicazione dei vostri dati anagrafici, gli addetti del reparto

effettueranno tale operazione nel più breve tempo possibile e solo dopo la loro conferma mail ripetete la procedura

prevista per il primo accesso, in tale modo si completerà il ripristino della vostra utenza.

5

HOMEPAGE

Una volta effettuato l’accesso al sistema vi troverete nella pagina iniziale che rappresenta il monitor delle funzioni

generali.

6

Esso è composto dalla RILEVAZIONE DELLE PRESENZE nella parte sinistra, dalla cartina con l’indicazione dei dati della

vostra sala sulla parte destra e dalla bacheca su cui verranno inserite delle informazioni da parte degli uffici

amministrativi nella parte centrale.

In alto trovate i menù delle ANAGRAFICHE che al loro interno si suddividono in Utenti e Clienti, e quelli delle VINCITE

con i sottomenù della Gestione Vincite e Pagamenti.

Nei tasti in basso vengono individuate le funzioni maggiormente selezionate dall’utente che cliccandoci rimandano al

menù rappresentato.

Vi ricordiamo che tale programma è stato sviluppato da una software house esterna a cui compete l’assistenza ed in

caso di malfunzionamenti duraturi (protratti per oltre un giorno) e significativi (es: non genera gli allegati, non carica la

pagina, duplicazione o eliminazione dati) vi preghiamo di segnalarli con oggetto ANOMALIE all’indirizzo mail

tesoreria@novomatic.it la natura di tali problematiche al fine di contattare il fornitore per la risoluzione.

7

ANAGRAFICHE UTENTI

Tale funzionalità è consentita solo ai soggetti con profilo “Responsabile di sala”.

Pertanto tale figura oltre ad essere censita come primo incaricato privacy all’identificazione del cliente avrà anche il

compito di creare gli account per i propri operatori di sala, cliccando sul tasto in basso INSERISCI RIGA si aprirà la

finestra di inserimento dati anagrafici.

8

Prestare particolare attenzione al campo “login” in quanto costituisce il nome utente da assegnare al collaboratore per

l’utilizzo del portale. Consigliamo di indicare l’iniziale del nome.cognome per intero (es: f.depaoli).

Nel campo abilitazione mantenere la scelta su OPERATORE SALA.

9

Una volta completati i campi premete il tasto conferma in fondo a destra sulla finestra per salvare.

L’utenza è stata creata ma non è attiva in quanto occorre una validazione da parte dell’ufficio Tesoreria, pertanto si

prega di comunicare via mail con oggetto NUOVO OPERATORE il nome utente da associare alla sala.

Mentre per le successive modifiche sull’utenza (es: cambio di residenza dell’operatore, abilitazione servizi moneta

elettronica, etc.) il responsabile di sala può operare in autonomia.

All’interno della tabella trovate 3 pulsanti: quello sulla sinistra rappresentato dal simbolo + indica le sale associate ad

un determinato utente, quello vicino rappresentato dalla lettera i permette di visualizzare i dati inseriti senza

effettuare alcun cambiamento, mentre il simbolo della chiave (sulla destra) è adibito alle modifiche.

Tali elementi li troverete con le medesime funzionalità per gli altri menù, stesso discorso per i restanti tasti in fondo

che consentono di estrapolare in formato excel o pdf le tabelle visualizzate e della freccia in basso a destra per

l’applicazione dei filtri con contiguo pulsante di rimozione.

10

ANAGRAFICHE CLIENTI

A tale funzione possono accedere sia Responsabili che Operatori di sala.

Costituisce il database comune di tutti i clienti registrati dalle sale del Gruppo. Quindi per un cliente già registrato dalla

vostra o altra sala del circuito Admiral basta cercarlo nel campo dei filtri.

Qualora si tratti di un nuovo vincitore occorre procedere al censimento cliccando sul tasto INSERISCI RIGA.

11

Nel campo esercente selezionate dalla tendina la società d’appartenenza della vostra sala e nel campo “Modalità

Pagamento Preferita” indicare il metodo principale con cui il giocatore vuole essere pagato. Costituisce un indicazione

preziosa ma che non rappresenta un blocco per una scelta alternativa di metodo pagamento per le successive vincite.

Compilare attentamente la sezione dei dati anagrafici verificandoli con i documenti d’identità ed effettuare una

scansione (possibilmente a colori) in formato pdf o jpg, che dovranno essere allegate cliccando sul tasto “Scegli file”

per effettuare la ricezione del documento che va confermata cliccando sul pulsane “Upload”. Il quadratino a fianco

permette di visualizzare il buon esito dell’importazione del file, mentre spuntando il riquadro si elimina l’allegato.

12

Proseguendo nella schermata troverete i campi per l’indicazione delle coordinate bancarie, vi ricordiamo che il codice

IBAN per l’Italia è composto da 27 caratteri.

E’ prevista la possibilità di indicare oltre ad un Iban principale anche i dati di una seconda banca il cui conto deve

sempre essere intestato al vincitore.

In caso di cliente non residente in possesso di appoggi bancari esteri è necessario farsi rilasciare il codice BIC/SWIFT e il

nome della Banca e della filiale corrispondente, tali dati potranno essere inseriti nei campi previsti.

13

La parte finale della registrazione consiste nel ottenere dal cliente informazioni sui suoi contatti telefonici e mail, è

opportuno avere un riferimento per poter rintracciare il giocatore in caso di comunicazione di alcuni dati errati (in

particolare l’IBAN) ed anche per eventuali campagne commerciali mirate su iniziative o prodotti (es: AdmiralPay,

Roulette, gaming on line).

Solo cliccando sul tasto “Conferma” il lavoro fin qui svolto sarà correttamente salvato.

14

15

GESTIONE VINCITE

Fermo restando l’obbligo di identificare i soggetti che in ambito VLT e BETTING hanno realizzato vincite pari o superiori

a € 1.000,00 e considerando che dal 1 gennaio 2016 vi è stato l’innalzamento della soglia al contante a € 3.000,00

tratteremo in questa sezione le modalità di registrazione dei tickets / biglietti una volta espletate le funzioni di

convalida nei relativi sistemi di gioco.

Il primo step consiste nell’individuare la tipologia azionando “Inserisci Riga” (es: VLT NOVOLINE , VLT SPIELO, BETTING,

etc.) e conseguentemente indicare il numero di caratteri senza trattini di cui si compone il ticket (o biglietto) e cliccare

su “Conferma”.

Es: per vincita VLT Novoline inferiore ad € 5.000,00 ticket n. 573990295922918911

16

A questo punto si aprirà la maschera per la registrazione effettiva della vincita.

Gli addetti di sala dovranno scrivere il nominativo del cliente nella riga apposita, in modo da effettuare una ricerca sul

database e qualora non compaia potranno cliccare sul tasto a fianco per avviare il censimento.

In sostanza il pulsante rimanda direttamente al menù dell’anagrafica cliente, evitando così all’utente di spostarsi su

tale sezione, da qui si apre la finestra che permette di completare la compilazione dei dati anagrafici del nuovo

vincitore.

Una volta individuato il cliente occorre indicare l’importo della vincita e la modalità di pagamento scelta (a fianco viene

riportata quella preferenziale all’atto della registrazione).

17

Il campo IBAN non è modificabile da questa sezione ma occorre cambiarlo aprendo la relativa anagrafica clienti.

Il numero del ticket non è mai modificabile, in quanto già registrato nella fase di selezione tipologia vincita e pertanto

se ci si accorge di un errore in questa fase occorre non salvare la finestra e rifare il procedimento; in caso invece di

vincita già caricata occorre segnalarlo al reparto Tesoreria via mail con richiesta di ELIMINAZIONE, ed una volta

eseguita potete procedere a reinserire i dati corretti.

18

Il campo data dovrà essere inserito dall’utente considerando quello derivante dal ticket di gioco e non della sua

convalida.

Se compare la segnalazione in rosso di “Documenti Cliente Non Convalidati” significa che si tratta di un nuovo cliente

o di un vincitore già presente in anagrafica a cui sono state apportate delle modifiche, in entrambi i casi dovranno

essere ancora validate dalla Tesoreria. Ciò non inficia nella possibilità di continuare con la registrazione della vincita

cliccando sul tasto conferma.

Altri possibili alert che compaiono in fondo a questa schermata sono: iban non presente, documento scaduto.

In questi casi occorre andare in anagrafica clienti ed effettuare le opportune modifiche/integrazioni.

Proseguendo si aprirà la finestra di generazione modello antiriciclaggio previsto dal Concessionario dedicato (cliccando

sul icona pdf) e i campi per importare gli allegati sia del ticket che dei moduli (scheda identificativa cliente).

19

Una volta effettuato l’upload si può procedere a confermare, la vincita è stata salvata e vi comparirà nella schermata

della gestione vincite.

20

Il portale permette di gestire i PAGAMENTI SPLITTATI, ovvero quelli liquidati parzialmente in contanti direttamente in

sala fino all’importo massimo di € 2.999,99. In sostanza bisognerà selezionare come metodo di pagamento quello

composto dalla tipologia contanti + strumento tracciato (bonifico, assegno, moneta elettronica) scelto dal cliente; si

aprirà un riquadro dove inserire l’importo liquidato per cassa e il sistema effettuerà i dovuti controlli e genererà gli

allegati corretti.

Vi ricordiamo che per le vincite over € 5.000,00 il pagamento non può essere splittato e sarà eseguito direttamente dai

Concessionari su strumento tracciato.

GESTIONE PAGAMENTI

Il sotto menù che compone tale sezione si generà automaticamente all’atto del caricamento di una nuova vincita, in

quanto rappresenta il flusso informativo tra le sale e gli uffici.

Da qui si può seguire il percorso di ogni tickets in termini di approvazione, esecuzione pagamento o richiesta di

integrazione dati, etc.

Viene riepilogata la vincita in termini di tipologia (se betting compare un flag verde), nominativo del cliente,

indicazione di anagrafica convalidata (con flag verde significa visionata positivamente dall’ufficio Tesoreria), data della

vincita, importo (tra parentesi viene indicato quello eventualmente liquidato in contanti), la modalità di pagamento

scelta e numero del ticket.

21

Lo stato del pagamento rappresenta il livello di verifica fino a quel momento effettuato, es: se compare “Richiesta

Pagamento” o “Effettuato pagamento in sala” significa che la vincita è caricata ma non ancora verificata (nel primo

caso per richieste con modalità bonifico, nel secondo esclusivamente per contanti).

Se tutto conforme lo step successivo sarà rispettivamente “Approva pagamento” o “Presa visione pagamento

effettuato in sala”; se eventualmente qualche passaggio non è stato completato correttamente la vincita comparirà di

colore arancione con stato “Richiesta dati errati o incompleti”, in tale caso vi arriverà da parte della Tesoreria una mail

con indicazione specifica del motivo.

22

Compito della sala è inserire come allegato (cliccando sul 1°simbolo a destra della busta) qualora rilasciato la scansione

dell’assegno o del modulo di pagamento con moneta elettronica (es: ricarica Premiocard o Em@ney), mentre la copia

della contabile del bonifico sarà inserita sempre in tale campo dall’ufficio Tesoreria una volta eseguito il pagamento in

home banking dando conferma sul portale con “Cambia stato pagamento” dove comparirà la dicitura “Effettuato

pagamento da bonifico”.

Si richiede possibilmente di inserire da parte degli addetti di sala la distinta/contabile del versamento (eseguita tramite

sportello bancario o ritiro del portavalori) cliccando nell’icona rappresentato dal € qualora il pagamento sia

parzialmente o totalmente con metodo tracciato al fine di agevolare le riconciliazioni bancarie.

Il campo rappresentato dal calendario in fondo a destra non deve essere valorizzato dalle Sale, in quanto esso è a

totale disposizione dei Concessionari che una volta scaricata la vincita (cliccando sull’elenco documenti in basso dove si

crea un file zip contenente la scansione completa di tutti i documento della vincita in formato pdf) inseriranno la data

che comparirà nella relativa colonna a titolo di verifica eseguita.

Una volta che le vincite hanno espletato tutti questi passaggi scompariranno dal elenco della Gestione Vincite ma

rimarranno in quella della Gestione Pagamento finendo nell’archivio generale dove sono rintracciabili coi filtri

spuntando la dicitura PAGAMENTO CONCLUSO.

23

RILEVAZIONE PRESENZE

Rappresenta la segnalazione delle presenze in sala per fascia oraria. Gli utenti possibilmente ogni ora dovranno rilevare

sul portale il numero dei clienti al momento presenti all’interno del locale, indipendentemente o meno che stiano

effettuando delle giocate sulle piattaforme a disposizione.

La sezione assume un colore rosso quando è passato troppo tempo dall’ultima rilevazione e viene riportato il numero

dei clienti e il momento in cui è stata eseguita. Essa è raggiungibile in qualunque parte del sito vi troviate in quanto è

stata riservata la colonna sulla sinistra. Se eventualmente nell’arco della stessa ora vengono inserite più rilevazioni farà

fede l’ultima registrata.

Tale dato contribuisce a fornire un supporto statistico importante alla Direzione sull’andamento complessivo e sui

margini di efficienza che si possono intraprendere a livello di Gruppo.

24