M.I.U.R. – UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER L’EMILIA ROMAGNA ISTITUTO COMPRENSIVO CARPI 3 (MO)

SEDE UFFICI: Via Bortolamasi, 22 - 41012 CARPI (MO) tel. 059 686618 – fax 059 652704 Codice Fiscale 90035940361

e Mail: moic83900v@istruzione.it Pec: moic83900v@pec.istruzione.it Sito web: www.istitutocomprensivocarpi3.gov.it

MANUALE DI CONSERVAZIONE

GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO DEI DOCUMENTI E DELL’ARCHIVIO

Emissione del documento

Azione Data Nominativo Funzione

Redazione 27.12.2017 Tiziano Mantovani Dirigente Scolastico

Registro delle versioni

Versione Data Nominativo Funzione Modifiche apportate

1 27.12.2017 Tiziano Mantovani Dirigente Scolastico Prima Stesura del documento -

Delibera del C.d.I nr. 45 del

22.02.2018

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Parte Prima

Ambito di applicazione

Descrizione dell’Amministrazione e delle Aree Organizzative Omogenee

1.1 Individuazione dell’Area Organizzativa Omogenea (A.O.O.)

Ai sensi del Testo Unico delle disposizioni in materia di documentazione amministrativa (DPR 445 del 28 dicembre 2000), art. 50, c. 4, l’Istituto Comprensivo Carpi 3 gestirà un unico protocollo generale per i documenti in arrivo ed in partenza. L’Istituto Comprensivo è considerato come unica Area Organizzativa Omogenea identificata con il Cod. Mecc. MOIC83900V. Nell’unità organizzativa omogenea i Responsabili di settore e servizio usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, il comune servizio di gestione dei flussi documentali, utilizzando un’unica numerazione di protocollo.

1.2 Individuazione del servizio per la gestione del protocollo informatico e dei flussi Documentali

Nell’Istituto Comprensivo Carpi 3 è istituito l’ ufficio per la tenuta del registro del protocollo informatico . Esso è individuato nel preesistente ufficio protocollo e archivio dell’Area Amministrativa. La gestione dei flussi documentali e dei relativi archivi, ai sensi dell’articolo 61, comma 2, del DPR 445/2000 è in fase di elaborazione e si interfaccia con le operazioni che via, via sono definite dal gestore, di cui la Scuola si avvale, per il servizio della Segreteria Digitale secondo quanto normativamente stabilito. L’ufficio assolve ai compiti di conservazione della documentazione dal protocollo all’’archivio storico. L’ufficio svolge i seguenti compiti:

- garantisce il rispetto delle disposizioni della normativa nelle operazioni di registrazione del protocollo;

- garantisce la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo;

- cura il ripristino della funzionalità del sistema nel più breve tempo possibile in caso di guasti o anomalie in collaborazione con il responsabile informatico;

- garantisce il riallineamento dell’archivio protocollo dopo la compilazione del registro di emergenza;

- garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti;

- osserva le disposizioni del testo unico sulla documentazione amministrativa; - applica le indicazioni ricevute per la gestione e la tenuta dei documenti; - provvede alla conservazione degli archivi, integrandolo con il sistema di

classificazione,per la selezione periodica e la conservazione permanente dei documenti;

- fornisce consulenza per la consultazione; 1.3 Protocollo unico. Il registro di protocollo è unico; esso è gestito dall’ufficio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi. Il registro è generato automaticamente dal sistema che assegna a ciascun documento registrato il numero di protocollo (progressivo nell’anno e di almeno sette cifre) e la data.

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L’ufficio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione, dei flussi documentali e degli archivi provvede alla ricezione, protocollazione e classificazione di tutta la corrispondenza in arrivo ed in partenza. L’ufficio per la tenuta del protocollo informatico è preposto alla protocollazione e classificazione di tutta la corrispondenza in arrivo ed in partenza dell’A.O.O., nonché allo smistamento di quella in arrivo distribuendola ai vari uffici, che gestiscono e custodiscono i rispettivi documenti dell’archivio. All’unico sistema di protocollazione corrisponde un unico titolario di classificazione. 1.4 Titolario di classificazione. La classificazione è un’attività di organizzazione logica di tutti i documenti correnti, protocollati e non (spediti, ricevuti, interni), secondo uno schema di voci che identificano attività e materie specifiche del soggetto produttore. Il sistema complessivo di organizzazione dei documenti è definito nel titolario di classificazione. Lo scopo del titolario di classificazione è quello di guidare l’archiviazione dei documenti secondo le funzioni del soggetto. La classificazione collega ciascun documento in maniera univoca ad una preciso procedimento amministrativo. Il DPR 445/2000, articolo 64, comma 4, individua nella classificazione il mezzo per consentire la corretta organizzazione dei documenti, presupposto per il corretto svolgimento dell’attività amministrativa e garanzia del diritto d’accesso ai documenti amministrativi riconosciuta dalla legge 241/1990. Allo stato attuale l’Istituto Comprensivo Carpi 3 utilizza un unico titolario di classificazione. L’insieme di competenza dell’Istituto è diviso per categorie. Ciascuna categoria è formata da un numero variabile di ripartizioni chiamate Classi e contrassegnate da simboli numerici. L’ufficio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi raccoglie con i Responsabili dei singoli settori le istanze di modifica, aggiornamento o integrazione del titolario adottato. Il titolario adottato è quello attualmente previsto dal sistema informatico in uso. 1.5 Protocollo Riservato Sono esclusi dalla registrazione di protocollo generale e sono soggetti a registrazione particolare (PROTOCOLLO RISERVATO) i documenti relativi a fatti privati o particolari individuati dal DS. 1.6 Firma digitale Per l’espletamento delle attività istituzionali e per quelle connesse all’attuazione delle norme di gestione del protocollo informatico, dei documenti e dell'archivio, l’Istituzione scolastica fornisce la firma digitale . I "Documenti Amministrativi Informatici" (DAI) siglati con Firma Digitale, hanno la medesima efficacia probatoria della scrittura privata. 1.7 Albo on-line L’Istituto ha un unico albo on-line raggiungibile dalla pagina iniziale del sito web istituzionale www.istitutocomprensivocarpi3.gov.it. Il repertorio dell’albo on-line è gestito esclusivamente e conservato permanentemente in ambiente digitale. La pubblicazione all’albo on-line sostituisce ogni altra forma di pubblicità legale in altri siti informatici, salvo i casi espressamente previsti dall’ordinamento o dall’autorità giudiziaria. La pubblicazione integrale di documenti con le procedure descritte nell’articolo 32,comma 7, della legge 18 giugno 2009, n. 69 soddisfa, nei casi previsti, il requisito di

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efficacia. Potrà essere pubblicato l’atto integrale oppure un avviso di avvenuta pubblicazione.

1.8 Sito web – Sezione “Amministrazione Trasparente”

L’Istituto ha il sito web istituzionale www.istitutocomprensivocarpi3.gov.it con lo spazio dedicato alla sezione “Amministrazione Trasparente”.In questa pagina sono raccolte le informazioni che le Amministrazioni pubbliche sono tenute a pubblicare nel proprio sito internet nell'ottica della trasparenza, buona amministrazione e di prevenzione dei fenomeni della corruzione (L.69/2009, L.213/2012, Dlgs33/2013, L.190/2012). La sezione è in fase di implementazione.

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Parte Seconda

IL DOCUMENTO: LE TIPOLOGIE DOCUMENTARIE 2.1 Il documento amministrativo. Il DPR 445/2000, articolo 1, lettera A, definisce documento amministrativo ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, utilizzati ai fini dell’attività amministrativa. Per rappresentazione comunque formata si intende ogni rappresentazione grafica,informatica o di qualsiasi altra specie del contenuto di atti, fatti o cose giuridicamente rilevanti secondo quanto prevede la Legge 7 agosto 1990, n. 241, articolo 22, comma 2. In base al tipo di supporto e di modalità di formazione i documenti amministrativi possono essere analogici o informatici. 2.2 Il documento analogico. Per documento analogico si intende un documento amministrativo prodotto su supporto non informatico, di norma su supporto cartaceo (lettere, fax, ecc.). Il documento analogico è prodotto con strumenti analogici (es. a mano, macchina da scrivere, ecc.) o con strumenti informatici (es. lettera scritta con Word, foglio elettronico di Excel, ecc.). L’originale è analogico, cartaceo e dotato di firma autografa. Per versione informatica del documento analogico si intende copia del documento su supporto informatico. Per versione analogica di documento informatico si intende la copia cartacea di un documento prodotto su supporto informatico. 2.3 Il documento informatico. Il DPR 445/2000 articolo 1, lettera B, definisce documento informatico la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti. I documenti rilevanti sono file prodotti con strumenti informatici. L’originale è informatico e può essere dotato di firma digitale, di firma elettronica o non firmato. Al momento, non essendo ancora stato completato il servizio di Segreteria Digitale, l’Istituto tratta prevalentemente documenti cartacei. Nella prospettiva dell’introduzione e del progressivo utilizzo di documenti informatici dotati di firma digitale o elettronica si dispone sin da ora la riproduzione in versione analogica di ogni documento informatico prodotto o ricevuto dall’Istituto, allo scopo di gestire più agevolmente fascicoli composti altrimenti da documenti in parte informatici ed in parte cartacei. 2.4 Documenti interni. Per documenti interni si intendono i documenti scambiati tra i diversi Uffici e Servizi di cui si compone l’Istituto e tra questi e gli organi elettivi. Essi si distinguono in: a) documenti di preminente carattere informativo. b) documenti di preminente carattere giuridico-probatorio. I documenti interni di preminente carattere informativo sono appunti, brevi comunicazioni di rilevanza puramente informativa scambiate e, di norma, non vanno protocollati. I documenti interni di preminente carattere giuridico-probatorio sono quelli redatti dal personale nell'esercizio delle proprie funzioni al fine di documentare fatti inerenti all'attività svolta e alla regolarità delle azioni amministrative o qualsiasi altro documento dal quale possano nascere diritti, doveri o legittime aspettative di terzi e, come tali, devono essere protocollati secondo specifiche modalità tecniche di registrazione.

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La consegna del documento interno all'ufficio o al responsabile interessato deve essere opportunamente attestata da timbro, data e firma dell'avvenuta ricezione da riportarsi nel registro dei comunicati e conservata "agli atti". 2.5. NORME PARTICOLARI PER I DOCUMENTI INFORMATICI. Per quanto attiene i documenti informatici, la loro formazione e conservazione deve essere effettuata secondo quanto descritto nell’articolo 3 della deliberazione AIPA n.51 del 23 novembre 2000, ossia secondo i seguenti requisiti: a) identificabilità del soggetto che ha formato il documento informatico e dell’amministrazione di riferimento; b) sottoscrizione, quando prescritta, dei documenti informatici tramite la firma digitale ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 10 novembre 1997, n. 513; c) idoneità dei documenti ad essere gestiti mediante strumenti informatici e ad essere registrati mediante il protocollo informatico, ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n. 428; d) accessibilità ai documenti informatici tramite sistemi informativi automatizzati; e) leggibilità dei documenti; f) interscambiabilità dei documenti. Il formato dei documenti informatici deve essere quello descritto nell’articolo 4 della deliberazione AIPA n.51 del 23 novembre 2000, ossia deve possedere almeno i seguenti requisiti: a) consentire, nei diversi ambiti di applicazione e per le diverse tipologie di trattazione, l’archiviazione, la leggibilità, l’interoperabilità e l’interscambio dei documenti; b) la non alterabilità del documento durante le fasi di accesso e conservazione; c) la possibilità di effettuare operazioni di ricerca tramite indici di classificazione o di archiviazione, nonché sui contenuti dei documenti; d) l'immutabilità nel tempo del contenuto e della sua struttura. A tale fine i documenti informatici non devono contenere macroistruzioni o codice eseguibile, tali da attivare funzionalità che possano modificarne la struttura o il contenuto; e) la possibilità di integrare il documento informatico con immagini, suoni e video, purché incorporati in modo irreversibile e nel rispetto dei requisiti di cui alle lettere b) e d).

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Parte Terza

LA DESCRIZIONE DEI FLUSSI DOCUMENTALI

3.1 PROCEDURE PER LA RICEZIONE DEI DOCUMENTI. 3.1.1 Acquisizione dei documenti in arrivo. La ricezione, la protocollazione e lo smistamento dei documenti in arrivo spettano esclusivamente all’Ufficio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, al quale deve essere convogliata tutta la documentazione comunque pervenuta all’Istituto Comprensivo dall'esterno, tramite consegna manuale, servizio postale, corriere, fax o eventuali altri sistemi. Per questo motivo è necessario, nei rapporti con l'esterno, riportare nei documenti l’intestazione i dati dell’Istituto Carpi 3 recante indirizzo completo, numero di telefono e fax e l'indirizzo di posta elettronica. Nel caso di pacchi e merci l'indicazione dovrà riportare con chiarezza i dati del destinatario. 3.1.2 Assegnazione di competenze. L’Ufficio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi smista la corrispondenza in arrivo, aperta e protocollata, indirizzando l'originale di ciascun documento al Responsabile dell’Ufficio che ha competenza sull'oggetto specificato nel documento ed è l'unico, insieme all’Ufficio Protocollo, che può apportarvi integrazioni o richiedere modifiche. Ad altri Responsabili o soggetti dell’Istituto può essere inviata una copia per conoscenza. I documenti in arrivo sono consegnati all’Ufficio Protocollo. In caso di chiusura dell’Ufficio, verranno consegnati ai Responsabili che hanno competenza sull’oggetto. Ciascun Responsabile prende in carico il documento che ha ricevuto. Ciclo Lavorazione del documento in arrivo

Documento in

ARRIVO

UFFICIO PROTOCOLLO

“SI” Documento da Protocollare “NO” Documento da non Protocollare Protocollazione Consegnato al Responsabile e classificazione Smistamento ai Responsabili Assunzione in carico del documento a cura del Responsabile, previa verifica della classificazione data dall’Ufficio Protocollo al quale lo restituisce per eventuali richiese di correzione e/o di non competenza. Inserisce – se già esistente – Avvia un nuovo procedimento Il documento nel procedimento amministrativo inserendovi il documento di competenza e ne cura la gestione e ne cura la gestione

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Il responsabile del procedimento amministrativo può, qualora il documento non sia di sua competenza, restituirlo all’Ufficio protocollo che provvederà ad una nuova assegnazione. Il responsabile del procedimento amministrativo ha cura di sottoporre alla cognizione del Dirigente Scolastico o della Direttrice dei Servizi Gen.li Amm.vi ogni documento, lettera o atto che si ritiene debba dagli stessi essere conosciuto per l'esercizio delle proprie funzioni o per l'indicazione di particolari disposizioni o annotazioni. Spettano al responsabile del procedimento amministrativo le incombenze relative alla gestione del documento: inserimento nel procedimento amministrativo di competenza preesistente o apertura di un nuovo procedimento, nonché eventualmente richiedere la correzione o l’integrazione del codice di classificazione assegnato dall’Ufficio Protocollo. 3.1.3 Erronea assegnazione di competenza. Nel caso in cui un Responsabile di settore riceva un documento originale relativo a materie estranee alla propria specifica competenza, oppure, a causa di un disguido o di un errore, un documento indirizzato ad altri, deve recapitare all’Ufficio Protocollo il documento per l'invio al Responsabile competente. L’ufficio provvede ad attribuire una nuova assegnazione di competenza e a correggere l'assegnazione errata sulla registrazione di protocollo 3.2 PROCEDURE PER LA FORMAZIONE E SPEDIZIONE DI DOCUMENTI ALL'ESTERNO. 3.2.1 Modalità operative. I documenti destinati all'esterno dell'Istituto Comprensivo e che sono posti in essere dai Responsabili in servizio nella Scuola durante lo svolgimento delle proprie funzioni sono protocollati dai medesimi. La protocollazione deve essere effettuata richiamando i documenti precedentemente registrati e appartenenti allo stesso fascicolo, al fine di assicurarne il collegamento. Il personale interessato provvede a confezionare la busta, plico o simili del documento in partenza. La confezione deve riportare l'indirizzo completo del destinatario e in caso di consegna a mano al destinatario, il numero di protocollo cui afferisce il documento inviato. Il personale interessato provvede , di norma, entro il medesimo giorno lavorativo, a consegnare all’Ufficio Protocollo il documento per la spedizione a mezzo servizio postale. La consegna al servizio postale avviene, di norma. entro il giorno lavorativo successivo alla trasmissione della busta, plico o simili all’Ufficio Protocollo per la spedizione. La spedizione all'esterno può avvenire a mezzo servizio postale, telefax. La trasmissione via telefax non è seguita dalla spedizione dell'originale se non su espressa richiesta del destinatario. Sull'originale del documento inserito nel fascicolo del procedimento dovrà essere indicato "trasmesso via telefax". Il rapporto di trasmissione e, se utilizzata, la copertina del fax devono essere inseriti nel fascicolo per documentare tempi e modi dell'avvenuta trasmissione. Anche se il ciclo di dematerializzazione dell’Ufficio di Segreteria non è completo, i documenti informatici possono essere spediti via mail istituzionale e PEC. 3.2.2 Caratteristiche formali del documento in partenza. I documenti prodotti, in partenza o interni, devono riportare, opportunamente evidenziati e se disponibili, i seguenti elementi di garanzia e di informazione:

a) Stemma della Repubblica Italiana ; b) dicitura “M.I.U.R. – UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER L’EMILIA

ROMAGNA -ISTITUTO COMPRENSIVO CARPI 3 (MO) c) Indirizzo dell’Istituto Comprensivo: via Bortolamasi, 22 – 41012 Carpi (MO) - d ) Numero di telefono: 059/686618.

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e) Numero di fax: 059/652704. f) Indirizzo di posta elettronica: MOIC83900V@ISTRUZIONE.IT. g) Indirizzo di posta elettronica certificata: MOIC83900V@PEC.STRUZIONE.IT. h) Numero di codice fiscale (90035940361) e partita IVA (90035940361). i) Data completa (luogo, giorno, mese, anno) scritta per esteso o in cifre. j) Il numero di protocollo costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell'articolo 57 del DPR 445/2000. k) Indice di classificazione composto da categoria e classe. l) Numero di collegamento o di riferimento ad un eventuale precedente (es. riscontro prot.________). m) Oggetto del documento. n) Numero degli allegati. p) Sigla del responsabile del procedimento amministrativo con relativa firma autografa. 3.2.3 Originale e minuta del documento in partenza. Ogni documento cartaceo in partenza o interno va di norma redatto in due esemplari, cioè in originale e in minuta. Per originale si intende il documento nella sua redazione definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali (carta intestata, formulario amministrativo, firma, ecc.). Per minuta si intende l'originale del documento conservato "agli atti", cioè nel procedimento amministrativo trattato. Sia l'originale sia la minuta vanno corredati di firma autografa dal responsabile del procedimento amministrativo. 3.3 TIPOLOGIE PARTICOLARI DI FLUSSI DOCUMENTALI 3.3.1 Il protocollo riservato. Nel caso in cui l'oggetto del documento contenga dati sensibili o la cui conoscenza possa arrecare danni a terzi o al buon andamento dell'attività amministrativa, la procedura del protocollo informatico deve prevedere misure atte a garantire la riservatezza dei dati stessi. 3.3.2 Protocollo differito. Nel caso di un temporaneo ed eccezionale carico di lavoro che non permette di evadere la corrispondenza ricevuta nella medesima giornata lavorativa e qualora dalla mancata registrazione di protocollo del documento nella medesima giornata lavorativa di ricezione possa venire meno un diritto di terzi (ad esempio per la registrazione di un consistente numero di domande di partecipazione ad un concorso in scadenza), con motivato provvedimento del responsabile del servizio di protocollo è autorizzato l'uso del protocollo differito. Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione, cioè nel provvedimento con il quale vengono individuati i documenti da ammettere alla registrazione differita, le cause e il termine entro il quale la registrazione di protocollo deve comunque essere effettuata. Il protocollo differito si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee che il responsabile del servizio di protocollo deve descrivere nel provvedimento.

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3.3.3. Documenti da non protocollare. Sono escluse dalla protocollazione le seguenti tipologie di documenti: - Atti preparatori interni - Certificati di servizio personale docente e ATA - Certificati situazioni retributive e contributive - Certificazioni studenti - Estratti conto bancario - Report (o registro) delle presenze - Restituzione dei buoni mensa - Modelli 730 - Mandati di pagamento e reversali di incasso - Riviste, Gazzette Ufficiali - Materiali pubblicitari - Gazzette ufficiali e Bollettini ufficiali P.A. - Notiziari P .A. - Giornali, Riviste, libri… - Note di ricezione circolari - Note di ricezione di altre disposizioni - Materiali statistici - Offerte/preventivi di terzi non richieste - Inviti a manifestazioni che non attivino procedimenti amministrativi - Biglietti d'occasione (condoglianze, auguri, congratulazioni, ringraziamenti ecc.) - Allegati, se accompagnati da lettera di trasmissione - Certificazioni anagrafiche rilasciate direttamente al richiedente E’ escluso dalla protocollazione ogni altro documento di cui all’art. 53 comma 5 del D.P.R. 20 dicembre 2000 n. 445. 3.3.4 Documenti soggetti a registrazione particolare Sono esclusi dalla registrazione di protocollo perché soggetti a repertoriazione (Registro dei Decreti, Registro Verbali..) i seguenti documenti: • Decreti del DS • Verbali della Giunta Esecutiva • Deliberazioni della Giunta esecutiva • Verbali del Consiglio di Istituto • Deliberazioni del Consiglio di Istituto • Verbali del Collegio docenti

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Parte Quarta IL PROTOCOLLO DI RILEVANZA GIURIDICO-PROBATORIA

LA REGISTRAZIONE E LA SEGNATURA

4.1 Unicità del protocollo Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell’effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Il registro di protocollo è unico così come la numerazione progressiva delle registrazioni. La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell’anno successivo. Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. Non è pertanto consentita, in nessun caso, la cosiddetta registrazione “a fronte”, cioè l’utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza. Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche. Non è consentita l’identificazione dei documenti mediante l’assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. In questa fase si opera ancora in parallelo tra il cartaceo e il digitale aI fine di tutelare l'integrità e la regolarità delle registrazioni:

a) il responsabile dell’ufficio protocollo provvede ancora alla stampa del registro giornaliero di protocollo.

b) Il gestore del protocollo informatico provvede alla conservazione giornaliera del protocollo.

4.2 Registrazione Su ogni documento ricevuto o spedito è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori. Tale registrazione è eseguita in un’unica operazione, senza possibilità per l’operatore di inserire le informazioni in più fasi successive. Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori: • il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; • la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; • il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile; • il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile; • l’oggetto del documento, registrato in forma non modificabile, con particolare attenzione alla tutela dei dati sensibili (d.lgs. 196/2003); • la classificazione; • il numero degli allegati; • l'impronta del documento informatico.

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4.3 Timbro di protocollo (segnatura). La segnatura di protocollo è I'apposizione o l'associazione all'originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti la registrazione di protocollo. La registrazione e la segnatura costituiscono un'operazione unica e contestuale avente entrambe la natura di atto pubblico. Nel documento in arrivo la segnatura viene posta attraverso il timbro che deve riportare l’indicazione dell’ente, il numero di protocollo, la data di registrazione, la categoria e la classe. Il codice di classificazione è assegnato in fase di protocollazione. Eventuali correzioni o modifiche di classificazione vanno concordate con l’ufficio di gestione del protocollo. Eventuali correzioni dello smistamento ad un Responsabile vanno concordate con l’Ufficio di gestione del protocollo, che provvede a tenere conto dei precedenti assegnatari ed a smistare il documento al nuovo assegnatario. AI fine di evitare ritardi e disguidi nella ricezione della corrispondenza, ciascun Responsabile deve provvedere a segnalare eventuali variazioni nelle proprie competenze. 4.4 Registro giornaliero di protocollo L’Ufficio protocollo provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo costituito dall’elenco delle informazioni inserite con l’operazione di registrazione di protocollo nell’arco di uno stesso giorno. Al fine di garantire la non modificabilità delle operazioni di registrazione, al termine della giornata lavorativa, viene effettuata la stampa del registro di protocollo. Le stampe del registro giornaliero costituiscono, al termine dell'anno solare, il registro annuale di protocollo. 4.5 Annullamento delle registrazioni di protocollo La necessità di modificare anche un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo, registrati in forma non modificabile, per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o attraverso l’interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, obbliga all'annullamento dell’intera registrazione di protocollo. Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzate nel registro informatico del protocollo per essere sottoposte alle elaborazioni previste dalla procedura, ivi comprese le visualizzazioni e le stampe, nonché la data, l’ora e l’autore dell’annullamento e gli estremi dell’autorizzazione all’annullamento del protocollo rilasciata dal DS. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura “annullato” in posizione visibile e tale da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l’avvenuta rettifica, la data ed il soggetto che è intervenuto. Solo il DS può annullare ovvero dare disposizioni di annullamento delle registrazioni di protocollo con apposito provvedimento. E' istituito un registro cartaceo per le richieste di annullamento delle registrazioni. Il registro deve indicare i motivi dell'annullamento e, se il documento è stato riprotocollato, il nuovo numero di protocollo assegnato. 4.6 Documenti in partenza con più destinatari Le circolari, le disposizioni generali e tutte le altre comunicazioni che abbiano più destinatari si registrano con un solo numero di protocollo generale. Se il numero dei destinatari eccede il numero previsto dalla gestione delle anagrafiche del sistema i destinatari si indicano in appositi elenchi da associare alla minuta del documento e alla registrazione di protocollo.

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4.7 Gestione delle registrazioni di protocollo informatico Le registrazioni di protocollo informatico, l’operazione di “segnatura” e la registrazione delle informazioni annullate o modificate nell’ambito di ogni sessione di attività di registrazione sono effettuate attraverso il software di protocollo utilizzato. Il sistema di sicurezza adottato dall’Istituzione scolastica garantisce la protezione di tali informazioni sulla base dell’architettura del sistema informativo, sui controlli d’accesso e sui livelli di autorizzazione previsti.

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Parte Quinta TIPOLOGIE PARTICOLARI DI DOCUMENTI

5.1 Lettere anonime La registrazione di un documento in arrivo deve rispondere a criteri di valutabilità. Il responsabile della protocollazione deve attestare che un determinato documento così come si registra è pervenuto. Così operando si attesta la certezza giuridica di data, forma e provenienza per ogni documento. Le lettere anonime, pertanto vanno protocollate con indicazione di "anonimo" al mittente. Non spetta alla persona che protocolla il documento in arrivo effettuare le verifiche sulla veridicità del documento. 5.2 Lettere prive di firma o con firma illeggibile. Le lettere prive di firma vanno protocollate. Si equiparano alle lettere prive di firma le lettere pervenute con firma illeggibile. La funzione di registrazione del protocollo è quella di attestare data e provenienza certa di un documento senza interferire su di esso. Sarà poi compito del Responsabile assegnatario del documento, valutare, caso per caso ai fini della sua efficacia riguardo ad un determinato procedimento amministrativo, se la lettera priva di firma o con firma illeggibile è da ritenersi valida. 5.3 Lettere erroneamente pervenute. Qualora venga erroneamente registrato un documento di competenza di terzi (altro ente,altra persona fisica o giuridica) la registrazione va annullata. Un nuovo numero verrà utilizzato per la trasmissione a chi di competenza. 5.4 Corrispondenza personale o riservata La corrispondenza con la dicitura “riservata” o “personale”, "confidenziale" o simili, o comunque si deduca il carattere di corrispondenza privata, non è aperta ed è consegnata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo averne preso visione, se reputa che i documenti ricevuti devono essere comunque protocollati provvede a trasmetterli all’Ufficio protocollo per la registrazione di protocollo dei documenti in arrivo. 5.5 Buste di Gara. La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto", o simili non viene aperta ma viene protocollata in arrivo con l'apposizione del numero di protocollo e della data di registrazione direttamente sulla busta (plico o simili). Aperta la busta (plico o simili), il Responsabile del procedimento amministrativo provvede a riportare il numero di protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o simili) come allegato. 5.6 Data di arrivo Sulla corrispondenza recapitata a mano dai soggetti interessati o pervenuta via fax oltrel’orario di servizio del Responsabile del protocollo, viene apposta, da parte della persona che riceve il documento, “la data arrivo". Il documento è consegnato al responsabile del Protocollo il giorno successivo per la relativa registrazione. 5.7 Registrazione "a fronte" Ogni documento è individuato da un unico numero di protocollo. Non è consentita la cosiddetta registrazione "a fronte", cioè l'utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza, neppure se l'affare si esaurisce con la risposta e neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo.

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5.8 Fax L 'uso del fax soddisfa il requisito della forma scritta e pertanto il documento può non essere seguito dalla trasmissione dell'originale. Nel caso in cui al fax segua l'originale, poiché ogni documento va identificato da un solo numero di protocollo, è necessario che all'originale sia attribuita la medesima segnatura di protocollo. Se si accerta che l'originale è stato registrato con un numero diverso, si procede all'annullamento della registrazione dell'originale. Se tra il fax e l'originale ricevuto successivamente vi sono differenze, anche minime, essi debbono essere considerati documenti diversi, aventi quindi protocollazione distinta. Il timbro di protocollo va apposto sul documento e non sulla copertina di trasmissione del telefax. 5.9 Posta elettronica: e-mail/pec L’istituzione scolastica è dotata di una casella di posta elettronica certificata istituzionale per la corrispondenza, sia in ingresso che in uscita, pubblicata sull’Indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) secondo le indicazioni al punto successivo. Tale casella costituisce l’indirizzo elettronico dell'Istituzione e di tutti gli uffici che ad essa fanno riferimento. Inoltre, in attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per l’innovazione e le tecnologie sull’impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni, l’Istituzione scolastica dota tutti i propri dipendenti, compresi quelli per i quali non sia prevista la dotazione di un personal computer, di una casella di posta elettronica. La normativa vigente attribuisce valenza giuridico-probatoria ai documenti inviati via posta Elettronica. L’istituto comprensivo è in possesso di: Indirizzo di posta elettronica: MOIC83900V@ISTRUZIONE.IT. Indirizzo di posta elettronica certificata: MOIC83900V@PEC.STRUZIONE.IT Gli indirizzi di posta elettronica sono pubblicati sul sito dell’Istituto scolastico. Allo stato attuale, si provvede ancora a stampare i messaggi ricevuti e a conservarli in cartaceo. La registrazione del documento deve indicare la dicitura "documento ricevuto via posta elettronica" . 5.10 Accreditamento all ’IPA L’Istituzione scolastica è dotata di una casella di posta elettronica istituzionale attraverso cui trasmette e riceve documenti soggetti alla registrazione di protocollo, affidata alla responsabilità dell'Unità Operativa Organizzativa di registrazione di protocollo, ovvero la persona addetta incaricata che procede alla lettura, almeno una volta al giorno, della corrispondenza ivi pervenuta ed adotta gli opportuni metodi di conservazione in relazione alle varie tipologie di messaggi e ai tempi di conservazione richiesti. L’Istituzione scolastica, nell’ambito degli adempimenti previsti, si accredita presso l'Indice delle pubbliche amministrazioni (IPA) tenuto e reso pubblico dal CNIPA, fornendo le seguenti informazioni: • denominazione; • codice identificativo; • indirizzo della sede principale; • elenco delle succursali/sedi aggiunte/plessi con l’indicazione: � della denominazione; � del codice identificativo; � della casella di posta elettronica;

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� del nominativo del DS; � della data di istituzione; � dell’eventuale data di soppressione. L’IPA è accessibile tramite il relativo sito internet da parte di tutti i soggetti pubblici o privati. L’Istituzione scolastica comunica tempestivamente all’IPA ogni successiva modifica delle proprie credenziali di riferimento e la data in cui la modifica stessa sarà operativa in modo da garantire l'affidabilità dell'indirizzo di posta elettronica;con la stessa tempestività comunica la soppressione. 5.11 Rilascio di ricevuta del documento consegnato a mano. Qualora un documento sia consegnato personalmente dal mittente o da altra persona incaricata e venga richiesto l’attestazione dell'avvenuta consegna, il responsabile dell’Ufficio Protocollo rilascia la ricevuta di protocollo che riporta il numero assegnato. Nel caso in cui, per esigenze di servizio, non sia possibile attribuire immediatamente il numero di protocollo al documento consegnato, il Responsabile effettua la fotocopia del documento e vi appone la data di ricezione e la firma. Il giorno lavorativo successivo a quello della consegna è possibile richiedere per telefono o mail il numero di protocollo che è stato assegnato. 5.12 Documenti ricevuti a mezzo telegramma I telegrammi sono inoltrati al servizio protocollo come documenti senza firma, specificando tale modalità di trasmissione nel sistema di protocollo informatico. 5.13 Protocollazione di un numero consistente di documenti Quando si presenti la necessità di protocollare un numero consistente di documenti, sia in ingresso (es. scadenza gare o concorsi) che in uscita, va data comunicazione all’Ufficio protocollo onde concordare tempi e modi di protocollazione e di spedizione. 5.14 Protocolli urgenti La richiesta di protocollare urgentemente un documento è collegata ad una necessità indifferibile e di tipo straordinario. Solo in questo caso il DS si attiva garantendo, nei limiti del possibile, la protocollazione del documento con la massima tempestività. Tale procedura viene osservata sia per i documenti in arrivo che per quelli in partenza, raccomandando, per questi ultimi, che non devono essere protocollati anticipatamente documenti diversi dall’originale (ad esempio bozze del documento).

5.15 Protocollazione dei messaggi di posta elettronica Considerato che il sistema di posta elettronica non certificata non consente una sicura individuazione del mittente, è responsabilità del DS valutare l'opportunità di protocollare questa tipologia di corrispondenza. In questo caso l'e-mail viene stampata e trattata come un documento analogico tradizionale. 5.16 Copie per conoscenza Chi effettua la registrazione e lo smistamento dell’originale e delle copie inserisce nel registro di protocollo i nominativi di coloro ai quali sono state inviate le suddette copie per conoscenza.

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5.17 Differimento delle registrazioni Le registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti presso l’amministrazione sono effettuate nella giornata di arrivo e comunque non oltre le 24ore dal ricevimento. Qualora non possa essere effettuata la registrazione di protocollo nei tempi sopra indicati si provvede a protocollare, in via prioritaria, i documenti che rivestono una particolare importanza previa motivata valutazione del DS, che autorizza l'addetto al protocollo a differire le operazioni relative agli altri documenti. Il protocollo differito consiste nel differimento dei termini di registrazione e si applica solo ai documenti in arrivo e per tipologie omogenee. 5.18 Avalutatività della protocollazione L’addetto al protocollo non è tenuto a controllare la completezza formale e sostanziale della documentazione pervenuta ma è tenuto a registrare in ogni caso il documento ed eventuali allegati.

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Parte Sesta ORGANIZZAZIONE E GESTIONE DELL’ARCHIVIO CORRENTE

6. L'ARCHIVIO. L'Archivio dell’Istituto Comprensivo di Carpi 3 è costituito dai documenti ricevuti e spediti nell'esercizio delle proprie funzioni. L'Archivio è unico. La suddivisione in archivio corrente e archivio storico risponde esclusivamente a necessità legate alla differente gestione delle carte in rapporto all’età. I documenti conservati hanno un valore amministrativo, giuridico e storico fin dalla loro formazione. Possono far parte dell'archivio anche fondi archivistici di scuole cessate le cui funzioni siano state trasferite all’Istituto, oltre i documenti acquisiti per dono, acquisto o a qualsiasi altro titolo. 6.1 Regime giuridico. II D.Lgs. 29 ottobre 1999, n. 490 (Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali), all'articolo 2, comma l lettera d e comma 4 e all'articolo 54, stabilisce che sono beni culturali, assoggettati al regime proprio del demanio pubblico, gli archivi e i singoli documenti degli enti pubblici. I singoli documenti (analogici ed informatici, ricevuti, spediti, interni) e l'archivio dell’Istituto Comprensivo di Carpi 3 nel complesso sono quindi beni culturali appartenenti al demanio pubblico, sin dal momento dell'inserimento di ciascun documento nell'archivio dell’Istituto mediante l'attribuzione di un codice di classificazione. In quanto appartenenti al demanio pubblico gli archivi e i singoli documenti dell’Istituto sono inalienabili. Devono essere conservati nella loro organicità. Lo scarto di documenti è subordinato all'autorizzazione della Soprintendenza Archivistica competente per territorio. 6.2 L'ARCHIVIO CORRENTE: Formazione e gestione dei documenti L'Archivio corrente è costituito dal complesso dei documenti relativi ai vari procedimenti amministrativi. La responsabilità della gestione (classificazione, fascicolazione, organizzazione) e della custodia della documentazione dell'archivio corrente è del personale addetto a seguire le materie di rispettiva competenza. I documenti possono essere aggregati per:

c) procedimento amministrativo d) Attività e) materia

I documenti aggregati per omogeneità di forma ( es. mandati di pagamento, contratti, registri di protocollo ecc.) formano delle serie. La scelta dell’organizzazione dei documenti dipende esclusivamente dalle esigenze funzionali. I documenti devono riportare la categoria la classe, nonché il nominativo responsabile del procedimento cui il documento di riferisce. Ogni documento, dopo la sua classificazione, va inserito nel fascicolo (ed eventualmente sottofascicolo) di competenza. L'operazione va effettuata dal responsabile del procedimento amministrativo interessato o dal personale addetto. I documenti sono archiviati all'interno di ciascun fascicolo secondo l'ordine cronologico di registrazione, in base, cioè, al numero di protocollo ad essi attribuito o, se assente, in base alla propria data. Qualora un documento dia luogo all'avvio di un autonomo procedimento amministrativo, il personale addetto, assegnatario del documento stesso, provvederà all'apertura (istruzione) del nuovo procedimento. La pratica viene chiusa al termine del procedimento amministrativo.

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La data di chiusura si riferisce alla data dell'ultimo documento prodotto. Esso va archiviato rispettando l'ordine del repertorio, cioè nell'anno di apertura. Contestualmente alle operazioni di chiusura il personale addetto provvede a verificare l'ordinamento del procedimento e ad identificare eventuali copie e fotocopie di documentazione passibili di scarto. Ad oggi i documenti sono ancora prevalentemente formati su supporto cartaceo. L’istituto, però, gestisce procedimenti amministrativi, nei casi e nei modi previsti dal MIUR e dal MEF, utilizzando software specifici. In un sistema integrato interagisce con altri gruppi di lavoro, e attraverso una procedura di cooperazione applicata, ne condivide le informazioni: • Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato e alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento; • La gestione informatica dei documenti e degli archivi consente: - l’evidenza del legame esistente tra ciascun documento registrato e il relativo fascicolo; - il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli e i relativi responsabili (RPA). 6.3 Conservazione dei documenti L'Istituzione scolastica è chiamata ad assicurare la conservazione dei dati e dei documenti prodotti nell'ambito della propria attività secondo le responsabilità e le procedure fissate nel seguente Manuale. La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell’archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (titolario) come da allegato al presente manuale “Documento con le specifiche delle classi documentali utilizzate per la conservazione dei documenti”. 6.4 DOCUMENTI PER LA CONSERVAZIONE/SCARTO. Viene effettuata la selezione, o scarto, degli atti che non si ritiene opportuno conservare ulteriormente, allo scopo di conservare e garantire il corretto mantenimento e la funzionalità dell'archivio, nell'impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente ogni documento. Le operazioni di scarto sono effettuate, a cura del responsabile dell’ufficio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi, in collaborazione con i Responsabili di riferimento, e sono sempre preliminari al passaggio eventuale della documentazione all'Archivio Storico. Poichè allo stato attuale l’Istituto Comprensivo Carpi 3 non dispone del piano di conservazione previsto dall'articolo 68, comma 1 del DPR 445/2000, lo scarto verrà effettuato, fino alla predisposizione del suddetto piano, sulla base delle indicazioni sinora disponibili. I documenti selezionati per lo scarto, privi di rilevanza amministrativa e legale, nonché di importanza storica, devono essere descritti in un elenco. I singoli responsabili non possono procedere in autonomia a scarti indiscriminati: lo scarto abusivo è punibile con le sanzioni previste dall'articolo 351 del Codice penale (violazione della pubblica custodia di cose). L'elenco che riporta le proposte di scarto deve descrivere il numero e la tipologia delle unità archivistiche (faldoni, fascicoli, registri, pacchi ecc.), con l'indicazione sommaria del peso, la descrizione puntuale della documentazione con gli estremi cronologici ed i riferimenti di classificazione, i motivi specifici della proposta di scarto. Tale elenco deve essere trasmesso in duplice copia alla Soprintendenza Archivistica competente per territorio, per la concessione della necessaria autorizzazione, ai sensi dell'articolo 21, comma 1-d del D.Lgs. 42/2004 (Codice dei beni culturali e del paesaggio). Ricevuto il nulla-osta della Soprintendenza, l’Istituto Comprensivo dispone lo scarto

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dei documenti contenuti nell'elenco. Una copia di tale atto dovrà essere inviata alla Soprintendenza Archivistica per la conservazione agli atti. Successivamente al provvedimento, gli atti sottoposti a procedura di scarto devono essere ceduti gratuitamente ai Comitati provinciali della Croce Rossa Italiana (ai sensi della Legge 578/1930). Copia del verbale di consegna firmato dal rappresentante della C.R.I. deve essere inviato alla Soprintendenza Archivistica. In caso di diniego della C.R.I. e dopo averne ottenuto nota scritta, l’Istituto può provvedere in proprio all'eliminazione fisica della carta, individuando modalità di distruzione che impediscano uso improprio di dati e informazioni. Dell'avvenuta eliminazione e delle modalità adottate occorre conservare memoria "agli atti" e dare conto alla Soprintendenza Archivistica tramite apposita nota. Per i documenti informatici si rinvia al punto 6.4.2. 6.4.1 Archivio Storico L’Istituto dispone dell’archivio storico di documenti relativi ad affari esauriti da oltre quaranta anni (articolo 40 del D. Lgs. 490/1999). 6.4.2 Documenti Informatici

Gli attori principali del processo di conservazione sono:

Istituto Comprensivo Carpi 3, che utilizza il sistema di conservazione Cgweb per la conservazione dei propri documenti informatici in qualità di titolare dei documenti, produttore e responsabile della conservazione;

Mediasoft snc, gestore del sistema Cgweb, che ricopre il ruolo di Responsabile tecnico e svolge alcune delle responsabilità di produttore e responsabile della conservazione su delega del Titolare dei documenti e del Produttore, si occupa della produzione, inoltro e verifica dei pacchetti di archiviazione dei documenti informatici;

PareER – polo Archivistico dell’Emilia Romagna nel ruolo di Conservatore e Gestore del servizio di conservazione su delega del Titolare dei documenti;

L'Istituto può, in qualunque momento, decidere di spostare i propri documenti /registri conservati (Pacchetti di Archiviazione) presso un diverso Conservatore accreditato.

IL SISTEMA DI CONSERVAZIONE

Il sistema di conservazione è gestito da ParER e l'operatore interagisce con il sistema attraverso un apposito pannello nel gestionale Cgweb. Si fa riferimento al Manuale del Conservatore di PareER e al Manuale operativo della conservazione del gestionale Cgweb per tutto cio’ che riguarda: - Componenti Logiche - Componenti Tecnologiche - Componenti Fisiche - Procedure di gestione e di evoluzione - MONITORAGGIO E CONTROLLI - Procedure di monitoraggio - Verifica dell’integrità degli archivi - Soluzioni adottate in caso di anomalie

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Il processo conservazione dei documenti è strutturato nel seguente modo: 1. Il Responsabile della conservazione o un operatore con delega, seleziona e verifica i documenti/registri da conservare, e autorizza Mediasoft a inoltrarli al Conservatore; 2. Mediasoft, attraverso un processo automatizzato, include i documenti/registri, se necessario firmandoli digitalmente, in un Pacchetto di Versamento (PdV) e lo inoltra al Conservatore; 3. Il Servizio di conservazione (Conservatore) verifica il PdV, se il versamento non va a buon fine il processo si interrompe e il Responsabile della conservazione riceve una notifica di mancata conservazione; 4. Il servizio di conservazione crea un Pacchetto di Archiviazione (PdA) con i contenuti del pacchetto di versamento e altri dati previsti dalla normativa. Il Responsabile della conservazione riceve una notifica dell'avvenuta conservazione dei documenti; 5. Alla fine del processo di conservazione, il Pacchetto di Archiviazione viene conservato per la durata prevista dalla normativa vigente. Quando necessario, l'Istituto può richiedere direttamente al Conservatore, o attraverso le apposite procedure del gestionale di Mediasoft, un Pacchetto di Distribuzione (PdD) contenente i documenti/registri conservati e i dati previsti dalla normativa. Durante l'intero processo, il responsabile della conservazione può monitorare lo stato di conservazione in tempo reale attraverso un pannello di monitoraggio nel gestionale di Mediasoft.

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Parte settima SICUREZZA

7.1 Livello di sicurezza L’Istituzione scolastica titolare dei dati, in particolar modo di quelli personali - comuni, sensibili e/o giudiziari - contenuti nella documentazione amministrativa di propria pertinenza, dà attuazione al dettato del D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196 con atti formali aventi rilevanza interna ed esterna: • relativamente agli adempimenti interni specifici gli addetti autorizzati ad accedere al sistema di protocollo informatico e a trattare i dati di protocollo veri e propri, sono incaricati dal titolare dei dati; • relativamente agli adempimenti esterni l’amministrazione si organizza per garantire che i certificati ed i documenti trasmessi ad altre pubbliche amministrazioni riportino le sole informazioni relative a stati, fatti e qualità personali previste da leggi e regolamenti e strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono acquisite; inoltre l’amministrazione certificante, in caso di accesso diretto ai propri archivi, rilascia all'amministrazione procedente apposita autorizzazione in cui vengono indicati i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente. In relazione alla protezione dei dati personali trattati al proprio interno l’Istituzione scolastica dichiara di aver ottemperato a quanto previsto dal D.lgs. 30 giugno 2003 n. 196 con particolare riferimento:

• al principio di necessità nel trattamento dei dati; • al diritto di accesso ai dati personali da parte dell’interessato; • alle modalità del trattamento e ai requisiti dei dati; • all’informativa fornita agli interessati ed al relativo consenso quando dovuto; • alla nomina degli incaricati del trattamento per gruppo o individualmente;

alla nomina del responsabile della transizione digitale • alle misure minime di sicurezza.

7.2 Diritti e limitazioni di accesso Gli operatori del protocollo hanno abilitazioni di accesso differenziate, secondo le tipologie di operazioni autorizzate. Ad ogni operatore è assegnato un codice ed una “password” d’accesso al sistema informatico di gestione del protocollo. Ogni operatore, identificato dal proprio codice, dal sistema informatico di gestione del protocollo, è responsabile della corrispondenza dei dati desunti dal documento protocollato con quelli immessi nel programma di protocollo, e della corrispondenza del numero di protocollo di un documento all’immagine o file del documento stesso archiviato nel sistema informatico. I livelli di autorizzazione sono assegnati dal D.S.G.A. secondo i principi contenuti nel presente provvedimento. Le abilitazioni possono limitare le seguenti attività: a) "visibilità": l'utente abilitato visualizza una registrazione di protocollo, con l'esclusione di altri documenti destinati ad altri responsabili; b) "inserimento" : l'utente abilitato inserisce i dati e provvede ad una registrazione di protocollo oppure al completamento dei dati di una registrazione di protocollo; c) "modifica" : l'utente è abilitato a modificare tutti o alcuni dei dati gestionali di una registrazione di protocollo, con l'esclusione dei dati obbligatori (cioè numero e data di protocollo, oggetto, mittente/destinatario ); d) "annullamento": l'utente è abilitato ad annullare una registrazione di protocollo. Gli operatori di protocollo, in base al loro livello di abilitazione, possono essere classificati nel seguente modo:

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a) supervisore del protocollo b) operatori protocollo generale 7.2. Supervisore del protocollo. Il supervisore del protocollo, ha tutte le abilitazioni consentite dal programma di gestione del protocollo: a) individua gli utenti , attribuendo loro un livello di autorizzazione all’uso di funzioni della procedura, in base alle attività di competenza individuate nel Piano Annuale di Lavoro, distinguendo tra quelli abilitati alla consultazione dell’archivio, o parti di esso, da quelli abilitati anche all’inserimento, modifica e aggiunta di dati; b) si attiva, in coordinamento con il responsabile informatico, affinché le funzionalità del sistema in caso di guasti o anomalie siano ripristinate al più presto, di norma entro 24 ore dal fermo delle attività di protocollazione; c) garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell’organizzazione delle attività di protocollazione; d) autorizza le operazioni di annullamento e di modifica del protocollo; e) controlla l’osservanza delle norme del presente regolamento da parte del personale addetto; f) promuove la formazione e l’aggiornamento degli operatori; g) promuove, periodicamente, opportune verifiche sulle tipologie di documenti protocollati 7.3. Operatori protocollo generale. Ogni responsabile è addetto al Protocollo e all’Archivio. Le abilitazioni concesse sono: - immissione protocollo in entrata, uscita e posta interna; - modifica dei protocolli già inseriti su autorizzazione del supervisore; - ricerca dati; - visione di tutti i documenti archiviati. 7.4 Responsabile Tecnico È il soggetto a cui è stato affidata la parte tecnica del processo di conservazione e svolge il Servizio di Conservazione a norma dei documenti informatici e a cui fa capo la responsabilità del corretto svolgimento del processo stesso.

Questo ruolo è ricoperto da Mediasoft s.n.c. di Scarabelli A. & C. - via Scarabelli, 6 - 41026 Pavullo nel Frignano (MO).

Responsabilità e competenze del Responsabile tecnico sono descritte nella seguente Tabella:

Competenza Descrizione

Definizione delle modalità di conservazione

Il Responsabile tecnico, su delega del Responsabile della conservazione, e in collaborazione con il Conservatore, definisce le classi documentali ed i relativi dati specifici, la periodicità di invio dei documenti in conservazione, le eventuali modalità di consolidamento, la periodicità di chiusura del lotto, i tempi di conservazione specifici.

Definizione delle modalità di trasmissione dei documenti

Il Responsabile tecnico, su delega del Responsabile della conservazione, in collaborazione con il Conservatore, definisce le modalità di trasmissione dei documenti al sistema di conservazione.

Verifica della gestione del sistema di conservazione

Il Responsabile tecnico, su delega del Responsabile della conservazione, verifica periodicamente il corretto svolgimento del processo di conservazione nella sua interezza.

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Competenza Descrizione

Indicazioni al Gestore del Servizio di Conservazione

Il Responsabile tecnico, su delega del Responsabile della conservazione, fornisce indicazioni al Conservatore in merito all’efficacia e all’efficienza del processo di Conservazione.

Composizione dei Pacchetti di Versamento e invio al Conservatore

Il Responsabile tecnico, su delega del Produttore, si occupa della parte tecnica relativa alla composizione dei PdV e il loro invio al Conservatore.

Monitoraggio del processo di conservazione

Il Responsabile tecnico, su delega del Produttore, si occupa della parte tecnica relativa al monitoraggio del processo di conservazione.

7.5. TENUTA DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO DI EMERGENZA AI SENSI DEL D.P.R. 428/98.

Ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la procedura informatica , il Responsabile della tenuta del protocollo deve assicurare che, le operazioni di protocollazione vengano svolte manualmente su un registro di emergenza. Il registro di emergenza deve essere conservato a cura del Responsabile della tenuta del protocollo. Sul registro di emergenza devono essere riportate:

a) la causa b) la data c) l’ora di inizio dell’interruzione d) la data e l’ora del ripristino della funzionalità del sistema.

L’uso del registro di emergenza è autorizzato dal Responsabile della tenuta del protocollo, che vi appone la firma ogni qualvolta si verifichi l’interruzione. Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. La protocollazione di emergenza va effettuata esclusivamente presso il Responsabile del Protocollo. Il registro di emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il 1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno. Ad ogni documento è assegnato un numero composto da sette cifre in ordine crescente a partire dal nr. 1 e preceduto dalla sigla “RE”. Esempio: RE0000001, RE0000002, RE0000003,..ecc. Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il responsabile del protocollo provvede alla chiusura del registro di emergenza, annotando su di esso il numero delle registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura. Le informazioni relative ai documenti protocollati manualmente sono reinserite nel sistema informatico all’atto della sua riattivazione da parte del Responsabile del Protocollo. L’inserimento degli atti nell’archivio protocollo presi dal registro di emergenza può essere fatta in qualsiasi momento tramite un’apposita funzione in modo da non intralciare la normale protocollazione della posta ordinaria. Ad ogni registrazione recuperata dal registro di emergenza sarà attribuito un nuovo numero di protocollo. A tale registrazione sarà aggiunto in nota anche il numero del protocollo, la data di registrazione e il relativo protocollo di emergenza. I documenti annotati nel registro di emergenza e trasferiti nel protocollo unico recheranno, pertanto, due numeri: uno del protocollo di emergenza e uno del protocollo unico. Il registro cartaceo di emergenza, se utilizzato nel corso dell'anno, andrà allegato alla copia cartacea annuale del protocollo informatico. Qualora nel corso di un anno non venga utilizzato, il DS annota sullo stesso il mancato uso. Per semplificare e normalizzare la procedura di apertura del registro di emergenza viene utilizzato il modulo (cartaceo o digitale) riportato in allegato.

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7.6 Individuazione dei Ruoli e delle Responsabilità interne nei processi di protocollazione e Conservazione

Ruoli Nominativo Eventuali deleghe

Responsabile Unico dei Processi Amministrativi

Tiziano Mantovani Dirigente Scolastico

Responsabile con Funzione Supervisore

Giovanna Di Pietro Direttrice Serv.zi Gen.li Amm.vi

Giovanna Cuccaro Assistente Amministrativa

Responsabile del Protocollo

Milena Venuta Assistente Amministrativa

Assistenti Amministrativi: Corradini Milena Cuccaro Giovanna Lionetto Lucia Malaguti Cristina Rogora Flora Patrizia

Responsabile del Registro di Emergenza del Protocollo

Milena Venuta Assistente Amministrativa

Giovanna Cuccaro Assistente Amministrativa

Responsabili dei procedimenti amm.vi

Tiziano Mantovani Dirigente Scolastico Maria Rosa Bolla Docente Vicario Di Pietro Giovanna Direttrice Serv.zi Gen.li Amm.vi Assistenti Amministrativi (v.Piano Annuale

di Lavoro):

Corradini Milena Cuccaro Giovanna Lionetto Lucia Malaguti Cristina Rogora Flora Patrizia Bellicose Teresa Bove Francesco

Responsabile della transizione digitale

Tiziano Mantovani Dirigente Scolastico

Responsabile della conservazione

Tiziano Mantovani Dirigente Scolastico

Responsabile tecnico e per la sicurezza

Mediasoft snc di Scarabelli A. & C. -

via Scarabelli, 6 - 41026 Pavullo nel Frignano (MO).

Conservatore ParER (Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna)

Gestore del servizio di conservazione

ParER (Polo Archivistico dell’Emilia-Romagna)

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7.7 Consultazione a fini giuridico - amministrativi Il diritto di accesso ai documenti è disciplinato dalla legge 7 agosto 1990 n. 241 e successive modificazioni (legge 11 febbraio 2005 n. 15 e legge184/2006). Il DSGA provvede al servizio di consultabilità degli atti depositati in archivio con osservanza delle speciali disposizioni vigenti in materia nonché delle norme sull’accesso. L’istanza di accesso è sottoscritta dal richiedente e presentata al DS 7.8 Consultazione per scopi storici La ricerca per scopi storici è: • gratuita; • libera riguardo ai documenti non riservati per legge a norma dell’art. 125 del D.lgs. 22 gennaio 2004 n. 42; • condizionata all’accettazione integrale del “codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento di dati personali per scopi storici” da parte del soggetto consultatore (allegato A2 del D.lgs. 196/2003). La consultazione dei documenti è possibile esclusivamente in un locale appositamente predisposto sotto la costante sorveglianza del personale addetto. 7.9 Consultazione da parte di personale interno all’amministrazione L’affidamento temporaneo di un fascicolo già versato all’archivio di deposito o storico avviene solamente per il tempo strettamente necessario all’esaurimento di una procedura o di un procedimento amministrativo e il prelevamento avviene solamente mediante richiesta espressa. Il Responsabile del Procedimento Amministrativo verifica che la restituzione dei fascicoli affidati temporaneamente avvenga regolarmente. L’affidatario dei documenti non estrae i documenti originali dal fascicolo, né ne altera l’ordine, rispettandone la sedimentazione archivistica e il vincolo documentale. 7.10 Tecnologie Informatiche della Scuola Si rimanda al DPS. 7.11 Servizi esterni e misure minime di sicurezza Si rimanda al DPS. 8. APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE, NORME TRANSITORIE E FINALI 8.1 MODALITÀ DI APPROVAZIONE E AGGIORNAMENTO DEL MANUALE L’amministrazione adotta il presente “Manuale di Gestione” su proposta del Dirigente Scolastico. Il presente manuale potrà essere aggiornato a seguito di: • normativa sopravvenuta; • introduzione di nuove pratiche tendenti a migliorare l’azione amministrativa in termini di efficacia, efficienza e trasparenza; • inadeguatezza delle procedure rilevate nello svolgimento delle attività correnti; • modifiche apportate negli allegati dal Dirigente Scolastico. 8.2 REGOLAMENTI ABROGATI Con l’entrata in vigore del presente Manuale sono annullati tutti i regolamenti interni all’amministrazione nelle parti contrastanti con lo stesso.

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8.3 PUBBLICITÀ DEL PRESENTE MANUALE Il presente manuale, a norma dell’art. 22 della legge 7 agosto 1900 n. 241, è reso disponibile alla consultazione del pubblico che ne può prendere visione in qualsiasi momento. Inoltre copia del presente manuale è: • fornita a tutto il personale dell’Istituzione scolastica; • pubblicata sul sito internet dell'Istituzione scolastica www.istitutocomprensivocarpi3.gov.it. Allegati che rappresentano parti integranti e sostanziali al Manuale di Conservazione:

- Documento con le specifiche delle classi documentali utilizzate per la conservazione dei documenti. - Modulo Registro Emergenza - Manuale dell'operatore del Servizio di Conservazione Cgweb (Mediasoft) - Contratto per la sottoscrizione al servizio di conservazione sostitutiva - Manuale di Conservazione PareER. - Registro dei Responsabili di Conservazione PareER.

IL DIRIGENTE SCOLASTICO

(Prof. Tiziano Mantovani)*

*Firma autografa sostituita a mezzo stampa ex art. 3, comma2, D. Lgs. 39/1993.

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Normativa di Riferimento

- Codice Civile [Libro Quinto Del lavoro, Titolo II Del lavoro nell'impresa, Capo III Delle imprese commerciali e delle altre imprese soggette a registrazione, Sezione III Disposizioni particolari per le imprese commerciali, Paragrafo 2 Delle scritture contabili], articolo 2215 bis - Documentazione informatica; - Legge 7 agosto 1990, n. 241. Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi. - DPR 27 giugno 1992, n. 352: regolamento per la disciplina …del diritto di accesso ai documenti amministrativi; - Decreto Legislativo 20 ottobre 1998, n. 368. Istituzione del Ministero per i beni e le attività culturali a norma dell'articolo 11 della legge 15 marzo 1997, n. 59.

- Decreto Legislativo 30 luglio 1999, n. 281: Disposizioni in materia di trattamento dei dati personali per finalità storiche, statistiche e di ricerca scientifica. - DPCM 28 ottobre 1999: Direttiva sulla gestione informatica dei flussi documentali nelle Pubbliche Amministrazioni. - Decreto Legislativo 29 ottobre 1999, n. 490: Testo unico delle disposizioni legislative in materia di beni culturali e ambientali, a norma dell'articolo 1 ella legge 8 ottobre 1997, n. 352. - Legge 21 luglio 2000, n.205: Disposizioni in materia di giustizia amministrativa - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000:Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al decreto del presidente della Repubblica 20 ottobre 1998, n 428. - D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445: Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa . - DPR 7 aprile 2003, n. 137: Regolamento in materia di firme elettroniche. - D.lgs 30 giugno 2003, n.196: Codice in materia di protezione dei dati personali. - DM Ministero dell’innovazione e tecnologie 14 ottobre 2003: Linee guida per l’adozione del protocollo informatico. - DPCM 13 gennaio 2004: regole tecniche per la formazione, la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione, anche temporale, dei documenti informatici. - D.lgs 22 gennaio 2004 n. 42: Codice dei beni culturali e del paesaggio- individua gli archivi degli enti pubblici come beni culturali fin dall’origine. - D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 - Codice dell'amministrazione digitale - DPR 11 febbraio 2005, n. 68: regolamento per l’utilizzo della posta elettronica certificata (messaggi di e-mail sottoscritti con firma digitale avanzata, trasmessi ai destinatari tramite soggetti terzi abilitati a fare da garanti dell’avvenuta consegna). - D.Lgs 28 febbraio 2005 n. 42: Istituzione del Sistema Pubblico di Connettività e della rete internazionale della Pubblica amministrazione (è l’erede della Rete Unitaria della Pubblica Amministrazione –RUPA). - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 22 febbraio 2013 – Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali ai sensi degli articoli 20, comma 3, 24, comma 4, 28, comma 3, 32, comma 3, lettera b), 35, comma 2, 36, comma 2, e 71; - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 3 dicembre 2013 - Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005; - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 3 dicembre 2013, contenente le Regole tecniche in materia di protocollo informatico ai sensi degli articoli 40-bis , 41, 47, 57-bis e 71, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. - Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 - Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni ai sensi degli articoli 20, 22, 23-bis, 23-ter, 40, comma 1, 41, e 71, comma 1, del Codice dell'amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005 - Pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015; - Circolare AGID 10 aprile 2014, n. 65 - Modalità per l’accreditamento e la vigilanza sui soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici di cui all'articolo 44-bis, comma 1, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82.

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TERMINOLOGIA (GLOSSARIO, ACRONIMI)

Glossario

Accreditamento: Riconoscimento, da parte dell’Agenzia per l’Italia digitale, del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e sicurezza ad un soggetto pubblico o privato, che svolge attività di conservazione o di certificazione del processo di conservazione;

Acquisizione: Procedura di acquisizione e presa in carico del sistema di conservazione, a seguito di verifica di coerenza, dei pacchetti di versamento conformi allo standard UNI SinCRO 11386:2010;

Autenticità: Caratteristica di un documento informatico che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e l'integrità del documento informatico;

Certificato qualificato: Certificato elettronico conforme ai requisiti di cui all'allegato I della direttiva 1999/93/CE, rilasciato da certificatore rispondente ai requisiti fissati dall'allegato II della medesima direttiva;

Conservatore accreditato: Soggetto, pubblico o privato, che svolge attività di conservazione al quale sia stato riconosciuto, dall’Agenzia per l’Italia digitale, il possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza, dall’Agenzia per l’Italia digitale;

Conservazione: Insieme delle attività finalizzate a definire ed attuare le politiche complessive del sistema di conservazione e a governarne la gestione in relazione al modello organizzativo adottato e descritto nel manuale di conservazione;

Documento: In questo contesto si riferisce alla rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti;

Esibizione: Operazione che consente di visualizzare un documento conservato e di ottenerne copia;

Formato: Modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file;

Firma elettronica: L'insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica;

Firma elettronica qualificata: Firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma;

Firma digitale: Particolare tipo di firma elettronica qualificata basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare l'autenticità e l'integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici;

Hash: Funzione non iniettiva (e quindi non invertibile) che mappa una stringa di lunghezza arbitraria in una stringa di lunghezza predefinita. È utilizzato per elaborare un identificativo unico (impronta) di un file;

Impronta: Sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante l'applicazione alla prima sequenza di un'opportuna funzione di hash;

Insieme minimo di metadati del documento informatico: Complesso dei metadati, la cui struttura è descritta nell’Allegato 5 delle Regole tecniche, da associare al documento informatico per identificarne provenienza e natura e per garantirne la tenuta. Ulteriori metadati minimi obbligatori possono essere associati al documento informatico, in ottemperanza a normative settoriali quali a titolo di esempio non esaustivo in ambito tributario il D.M. 17 giugno 2014;

Integrità: Insieme delle caratteristiche di un documento informatico che ne dichiarano la qualità di essere completo ed inalterato;

Leggibilità: Insieme delle caratteristiche in base alle quali le informazioni contenute nei documenti informatici sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei documenti;

Marca temporale: Evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale;

Metadati: insieme di dati associati a un documento informatico, o a un fascicolo informatico, o ad un'aggregazione documentale informatica per identificarlo e descriverne il contesto, il contenuto e la struttura, nonché per permetterne la gestione nel tempo nel sistema di conservazione; tale insieme è descritto nell’allegato 5 delle Regole tecniche;

Pacchetto di Archiviazione: Pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più pacchetti di versamento secondo lo standard UNI SInCRO 11386:2010 e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione;

Pacchetto di Distribuzione: Pacchetto informativo inviato dal Conservatore all’Utente in risposta ad una sua richiesta;

Pacchetto di Versamento: Pacchetto informativo inviato dal Produttore al Conservatore secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di conservazione e nelle Specificità del Contratto;

Pacchetto Informativo: Contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti informatici,

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fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche), oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare;

Processo di conservazione: Insieme delle attività finalizzate alla conservazione dei documenti informatici di cui all’articolo 10 delle Regole tecniche del sistema di conservazione;

Produttore dei documenti: Persona fisica o giuridica che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione;

Rapporto di versamento: Documento informatico che attesta l'avvenuta presa in carico da parte del sistema di conservazione dei pacchetti di versamento conformi allo standard UNI SInCRO 11386:2010 inviati dal Produttore;

Riferimento temporale: Informazione contenente la data e l’ora con riferimento al Tempo Universale Coordinato (UTC), della cui apposizione è responsabile il soggetto che forma il documento;

Utente: Persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse;

Acronimi

AgID: Agenzia per l’Italia Digitale (già DigitPA e CNIPA);

CA: Certification Authority;

CNIPA: Centro Nazionale per l’Informatica della Pubblica Amministrazione, ora AgID;

DAI : Documento Amministrativo Informatico

D.Lgs.: Decreto Legislativo;

D.M.: Decreto Ministeriale;

D.P.C.M.: Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri;

DPS: Documento Programmatico Sicurezza

DS: Dirigente Scolastico

DSGA: Direttore Servizi zi Generali Amministrativi

HTTPS: HyperText Transfer Protocol over Secure Socket Layer;

IPdA: Indice del Pacchetto di Archiviazione;

IPdD: Indice del Pacchetto di Distribuzione;

IPdV: Indice del Pacchetto di Versamento;

MT: Marca temporale;

OAIS: Open Archival Information System (ISO 14721:2012);

PdA: Pacchetto di Archiviazione;

PdD: Pacchetto di Distribuzione;

PdV: Pacchetto di Versamento;

RdV: Rapporto di Versamento;

TSA: Time Stamping Authority;

UTC: Universal Time Coordinated.