MARCOBIAGIOTTI

Google®DriveManualeCompleto

FunzionalitàbasilarieavanzatediGoogleDriveeGoogleKeep

perutilizzistrategici.

mangapps.com

GoogleDrive-ManualeCompletoFunzionalitàbasilarieavanzatediGoogleDriveeGoogleKeepperutilizzistrategici.MarcoBiagiotti

www.mangapps.comCopyright©2016MarcoBiagiottiDirittiTuttiidirittisonoriservati.Nessunapartediquestolibropuòessereriprodottaotrasmessainqualsiasiformaelettronica,meccanica, di fotocopia, di registrazione o qualsivoglia altra forma senza il preventivo permesso scritto dell’autore. Perinformazionisull’ottenimentoditalepermessoepersegnalareviolazionideidiritticontattaresales@mangapps.com.

ResponsabilitàLe informazioni inquesto librosonodiffuse“cosìcomesono”senzaalcuntipodigaranzia.Sebbenesiastatapresaogniprecauzionenellapreparazionediquestolibro,alfinediassicurarecheleinformazionieleistruzionicontenutefosseroilpiùaccuratepossibile,l’autorenonsiassumenessunaresponsabilitànépererrorioomissioninéneiconfrontidipersonefisicheegiuridicheinrelazioneaognipossibiledannocausatodirettamenteoindirettamentedalleistruzionicontenuteinquesto libro o dai prodotti software e hardware in esso descritti e trattati. Utilizzare le informazioni e le istruzionicontenute in questo libro a proprio rischio e pericolo. Per segnalare errori o imprecisioni scrivere afeedback@mangapps.com.

MarchiTutti iterminicitati inquestolibrochesonoriconosciuticomenomiamarchio,nomidiaziendeonomidiprodottosonostatiindicaticoninizialemaiuscola.Google e il logo Google sono marchi registrati di Google Inc. e sono utilizzati per gentile concessione(google.com/intl/it_it/permissions). Non è richiesta alcuna autorizzazione da parte di Google per l’utilizzo di screenshotstandardenonmodificatiinformatostampatoodigitaleperscopididatticioillustrativi.Inquestolibrogliscreenshotsonoinalteratienonsonosovrappostegrafiche,fotootestipubblicitari.Talvoltasisonoresiindispensabilil’offuscamentodidatisensibiliaprotezionedellaprivacydegliutentiegliingrandimentiperrendereleggibiliitestiascopididattici.Tuttiinomidiprodottoediservizioindicatiinquestolibrosonoutilizzatisoltantoinmodoeditoriale,didatticooillustrativoeabeneficiodell’aziendaproduttricesenzanessunavolontàdiinfrangerneidirittiinalcunmodo.L’autoredellibrononèaffiliatoinnessunmodoconnessunadelleaziendeivicitate.

VenditespecialiPerinformazionisullapossibilitàdiacquistarequestolibroinquantitàsignificativeoperopportunitàdivenditaparticolari(che potrebbero includere versioni digitali, copertine personalizzate, versioni dedicate, scopi didattici supplementari ointeressidialtrotipo)contattaresales@mangapps.com.

RealizzatoaSettimello,Italia

IndicegeneraleIndicegenerale7Introduzione9

1.NoteEditoriali111.1.Comprendereladifferenzatraguidaemanuale111.2.Accederealleguideufficiali121.3.Conoscereleconvenzionidiquestolibro12

2.Notedell’Autore132.1.Chièl’autore132.2.Feedback13

DRIVE:l'harddisksulcloudGoogle151.ConoscereDrive17

1.1.Impostareipropridispositivi171.2.Esplorarel’interfaccia17

2.Caricareearchiviarefile192.1.Caricarefiledalweb192.2.Scaricareunfileounacartella202.3.Archiviarefileutilizzandoilclientdisincronizzazione202.4.Caricarefiledasmartphoneotablet21

3.Accedereaifile233.1.Accedereaifiledatuttiidispositivi233.2.Accedereaifileoffline23

4.Visualizzareemodificareifile254.1.Visualizzareleanteprimeescaricareifile254.2.Aprireifile264.3.Aggiornareifile274.4.Cancellareifileelecartelle274.5.Ripristinareifilecancellati29

5.Organizzareecercareifile315.1.Crearecartelle315.2.Spostarefilenellecartelle315.3.Contrassegnarefileecartelle325.4.Ricevereifilecondivisi325.5.Cercarefileecartelle335.6.Ordinarefileecartelle33

6.Condividereecollaborare356.1.Impostaredirittidiaccesso356.2.Monitorarel’attivitàsuDrive376.3.CollaborareconifiledellasuitediGoogle386.4.Convertireifileduranteilcaricamentomanuale38

7.Gestiredeterminatetipologiedifile397.1.IntegrareGoogleFotoconDrive397.2.AggiungerefilevideoinDrive407.3.GestirelemappeconDrive41

8.EstendereDrive438.1.Conoscereitipidifilesupportati438.2.UsareapplicazioniaggiuntiveinDrive438.3.Usarel’estensioneSalvainDrive45

9.UsareleschermateHome479.1.AccederealleschermateHome479.2.Crearedocumenti,fogliepresentazioni489.3.Cercaredocumenti,fogliepresentazioni489.4.Gestirelelinguenonlatine49

10.Comprenderelefunzioniavanzate5110.1.Modificareleimpostazioni5110.2.Trasferirelaproprietàdeifile5110.3.Ricercareconleopzioniavanzate5210.4.Usareilriconoscimentoottico(OCR)5310.5.Monitorarelospaziodiarchiviazione54

10.6.Accedereconpiùaccount5410.7.Eliminarel’account5510.8.Usarelescorciatoiedatastiera55

KEEP:conservarenotesulclouddiGoogle591.Crearenoteeelenchi61

1.1.Creareunanota611.2.Creareunelenco61

2.Utilizzarelenoteeglielenchi632.1.Aggiungereunpromemoria632.2.Organizzareperetichette642.3.Ricercarenellenote652.4.Archiviarelenote652.5.Scorciatoiedatastiera66

3.Condividereecollaborare673.1.Condividereunanota673.2.Utilizzaredispositivimobili67

4.Esportarelenote694.1.Creareundocumento694.2.ScaricarelenoteconGoogleTakeout70

Conclusioni71IndiceGenerale75Colophon77

IntroduzioneConoscere[co-nó-sce-re]:Avereunacognizioneampiaeapprofonditadiqualcosa,fruttodistudieletture.Applicazione[ap-pli-ca-zió-ne]s.f.:Apposizionefunzionaletemporaneaopermanente.Loscopodiquestolibrononèsoloquellodidotareillettorediunacognizioneampiaeapprofonditasul come compiere una determinata operazione con una applicazione, ma è quello di fargliconoscere a fondo tale applicazione in modo da farle assolvere il suo scopo principale: esserefunzionalmenteappostaaunproblemaperrisolverlo.Leggendo questo libro non si imparano soluzioni tattiche (per quello ci sono le Guide ufficiali diGoogle)ma si apprendono le funzionalità delle applicazioni di Google per sviluppare una visionestrategicadelpossibileutilizzo.Non si tratta, però, solo di "pensare"ma anche di "fare" ed è per questo che i titoli presenti inquestaoperasonodellevereepropriecall-to-action:capirecosa,farecome,utilizzarequando.

1.NoteEditoriali

1.1.ComprendereladifferenzatraguidaemanualeI software tradizionali sono sempre stati sviluppati per essere venduti inmodalità "a pacchetto",talvoltaancheesposti inlussuoseconfezionisugliscaffalideisupermercatie,quindi,sonosemprestatidotatididocumentazioneesaustivasiaditipotecnicochemetodologico.Adogninuovorilasciodiversionecorrispondononuovinomi,nuoveconfezioni,nuoveguide,nuovimanualie…nuovefatture.La applicazioni Google sono svincolate da rilasci di versione in quanto, essendo di tipo rollingupdate,sonoaggiornatecontinuamentee,quindi,ancheladocumentazioneacorredononsempreèallineata.Le Guide ufficiali, disponibili per tutte le applicazioni, sono pensate per un un utente che ha lanecessità di risolvere un problema specifico o di trovare una funzionalità da utilizzareoccasionalmente.Inoltre,considerandoleinterazionitralevarieapplicazioni,seguendoilinkipertestualidelleGuideè abbastanza facile "smarrirsi" tra un'applicazione e l'altra in quanto determinati argomenti dicompetenzadiun'applicazionesonospessotrattatiall'internodiuncontestodiversodiun'altra.LeGuideufficialisonoparticolarmenteutiliquandosonousatepersvolgerel'operazionepiùcaraaGoogle:"cercare".Quandounutentehaundubbiosucomesvolgereunacertaoperazioneosucomesuperareuncertoostacolopuòaprirelaguida,utilizzarelamascheradiricercanellapartesuperioredellapaginaeilgioco è fatto: troverà senza dubbio la procedura puntuale e guidata per eseguire l'attività nelmiglioredeimodi.Laguidaètattica,ilmanualeèstrategico.LeinformazionitecnichesulleapplicazioniwebdiGooglerappresentano,comediceilnomestesso,unaGuidaenonunManualeche,invece,perdefinizionedeve:

•averelacapacitàdifarcapirelefunzionalitàdiunadeterminataapplicazione;•valorizzarnelepotenzialitàaffinchévenganoadeguatamentesfruttate;•dareleindicazionibasilaripereseguireleoperazionipiùcomuninelmiglioredeimodi;•spiegarelefunzioniavanzateaffinchémigliorinolafruizionedellostrumento;• indirizzare l'utente a scegliere gli strumenti e le funzionalità adeguati alle proprienecessità.

UtentichenonconosconoleapplicazioniwebdiGoogle,cheleusanoinmodo"amatoriale"ocheleusano inmodo professionalema vorrebbero trarne imassimi vantaggi e scoprirne trucchi e bestpracticesonoilettoripiùindicatiperquestomanuale.In questa opera sono trattati, scopi, finalità, utilizzi di base, funzionalità avanzate epersonalizzazionima soprattutto l'utente è istruito, anche attraverso le immagini esplicative checorredano iparagrafi, a saperle sfruttarealmassimo:nonèunaguidapermangiareunpesce (aquellacipensaGoogle)maunmanualeperimparareapescarloecucinarlo.

1.2.AccederealleguideufficialiComeprecedentementeosservato,questomanuale,nonsostituisceinalcunmodoleGuideufficialifornite da Google per i propri prodotti che sono costantemente aggiornate e che fornisconoinformazionitecnichespecifiche.LeGuidedituttiiprodottisonofruibiliall’indirizzosupport.google.come,inparticolare,quelledeiprodottianalizzatiinquestomanuale,sonoraggiungibiliaquestiindirizzi:

•Gmail:support.google.com/mail;•Hangouts:support.google.com/hangouts;•Calendar:support.google.com/calendar;•Gruppi:support.google.com/groups;•Drive:support.google.com/drive;•Keep:support.google.com/keep;•Documenti,Presentazioni,Disegni,Fogli,Moduli:support.google.com/docs;•Lemiemappe:support.google.com/mymaps;•Sites:support.google.com/sites;•AmministratorediGoogleApps:support.google.com/a.

1.3.Conoscereleconvenzionidiquestolibro

Perconvenzione,inquestomanuale,coniltermine“GoogleApps"èintesoilsistemadiapplicazioniweb di Google e in particolare: Gmail, Hangouts, Calendar, Gruppi, Drive, Keep, Documenti,

Presentazioni,Disegni,Fogli,Moduli,LemiemappeeSites.Con la dicitura “Google Apps for Work o Unlimited” si intendono le versioni professionali apagamentoofornitegratuitamenteadeterminatiutentioorganizzazioni.Inomideiprodottiedeiserviziodeimarchisonosempreindicaticonlaprimaletteramaiuscola.Diciture, pulsanti, supporti di navigazione, indirizzi internet o altri elementi, che si è ritenutoopportunoevidenziare,sonoformattati incorsivo.Frasioterminidiparticolare interesseetastiocombinazioniditastifisicidellatastierasonoformattatiingrassetto.Il libro fa uso di screenshot standard e nonmodificati anche se talvolta si è reso indispensabilel’offuscamento o la cancellazionedi dati sensibili, personali o privati a protezionedella privacy ol’utilizzodiingrandimentieaccostamentiperpuriscopididattici.Vale la pena osservare come le interfacce presentate in questo libro possano cambiaresuccessivamenteallapubblicazione.Nomi,datieognialtrogeneredielementoutilizzatoafineesemplificativosonodipurafantasiaeogniriferimentoafatti,apersoneoadaziendeèdaritenersipuramentecasuale.

2.Notedell’Autore

2.1.Chièl’autoreMarcoBiagiotti, laureato a pieni voti in EconomiaAziendale con tesi in Gestione Informatica deiDatiAziendali,daltitoloUtilizzostrategicodiInternetperlagestioned’Impresa,pressol’UniversitàdegliStudidiFirenze,hadasempreabbinatoleproprieconoscenzetecnicheaquelleaziendaliedimarketing.Rifiutatounprestigiosoimpiegoinbanca,haportatoavanti,personalmenteeprofessionalmente,lasuapassioneperisistemioperativieisoftwareOpenSource(nonusasistemioperativiproprietarisui propri computer dal 1997), Internet, il marketing, la web analytics e l’analisi della userexperiencesulweb.E'autoreeeditoredellibroGoogleApps®,ManualeCompleto(www.mangapps.com),ilprimoe,al momento della pubblicazione, unico, manuale esaustivo in italiano sull’utilizzo avanzato eintegratodelleapplicazioniwebdiGoogle.CollaboratorePrincipaleGoogleAdWordsinlinguaitaliana(goo.gl/lp9hG3),SocioeAmministratorediun’agenziaInternetconsediaFirenze,inItalia,eaFès,inMarocco,eAutoreperrivisteesitidisettore.Utilizzaconestremasoddisfazione,econqualchecritica,moltiprodottieservizidiGoogle.

2.2.FeedbackCultore delle Web Analytics e della massimizzazione della User Experience, l’autore invitacaldamente il lettore a comunicare cosa ne pensa di questa opera: quali sono le cose che haimparato, quali sono gli aspetti che vorrebbe approfondire, cosa non gli è piaciuto e in cosapotrebbemigliorareunafuturaedizionediquestolibro.Le informazioni in questo libro sono diffuse “così come sono” senza alcun tipo di garanzia e,sebbene sia stata presa ogni precauzione nella preparazione, al fine di assicurare che leinformazionieleistruzionicontenutefosseroilpiùaccuratepossibile,puòsuccederechecipossanoessere errori o omissioni o, più probabilmente, dei cambiamenti nelle interfacce e/o nellefunzionalità.Segnalare errori, imprecisioni, apprezzamenti, suggerimenti, critiche e ogni altri tipo dicomunicazioneall’indirizzofeedback@mangapps.com.

DRIVE:l'harddisksulcloudGoogleConservare,salvare,sincronizzareecondividereifilenelmodopiùsemplicepossibile:sonoquestigliobiettividiDrive,drive.google.com.Driveconsentedipoterdisporredituttiifiledivarioformato,inununicopostoaccessibiledaognitipodidispositivosenzalanecessitàdiacquistaresoftwareaggiuntivopervisualizzaree,inalcunicasi,perfaremodifiche.Perognifileèpossibiledisporredellagestionedellerevisionicheconsentediconservarneancheleversioniprecedentiperpoter“tornareindietro”neltempo.Lospaziodiarchiviazionedi15GBègratuitoedèpossibileacquistarnediarchiviazioneaggiuntivoincasodinecessità.Per gli utenti Google Apps for Work lo spazio è di 30 GB o illimitato per quelli Google AppsUnlimited.

1.ConoscereDrive

1.1.ImpostareipropridispositiviDrive,Documenti,FogliePresentazionifunzionanoconleversionipiùrecentideibrowserChrome,Firefox, Safari (non supportato su Windows), Internet Explorer e Microsoft Edge e richiedonol’attivazionedicookieeJavaScript.DrivenonfunzionaconChrome23,Firefox23,InternetExplorer9,Safari6oversioniprecedentidelbrowserpercuiènecessarioaggiornaretalisoftwareaversionipiùrecenti.IsistemioperativisupportatisonoWindowsXPeMacLion(10.7)etutteleloroversionisuccessive.Drivenonèattualmentedisponibileper il sistemaoperativoLinux icuiutentidovrannoutilizzarel’interfacciawebosoluzioniditerzeparti.Per scaricare le app Drive, Documenti, Fogli e Presentazioni, su Android è necessario che ildispositivoabbiaunaversionediAndroidugualeo superiorealla4.0mentreper iPhonee iPad ènecessariaunaversioneiOSversione7.0osuccessiva.

Fig.1

1.2.Esplorarel’interfacciaL’interfaccia di Drive sulWeb si caratterizza per una intestazione, un riquadro di navigazione disinistra,unapartecentraleeunriquadroinformativosullatodestrodelloschermo.L’intestazioneospitalamascheradiricerca,l’accessoallefunzionalitàdell’accountGoogle,deimenudi servizio che cambiano in base alla pagina in essere e l’accesso al menu di configurazionecontrassegnatodaun’iconaaformadiingranaggio.IlriquadrodinavigazionedisinistradiDrivemostradeterminatifiltrieinparticolare:

• Imiei file: tutti i file presenti suDrivedell’utente ovvero file creati con l’editor diGoogle,fileecartellesincronizzatiocaricati,mappediLemiemappeetuttiifilecondivisichesonostatiaggiuntiaImieifiledaCondivisiconme;•Condivisiconme:tuttiifileelecartellechesonostaticondivisiconl’utenteche,peresseresincronizzaticonaltridispositividevonoesserespostati inImieifile;nonvengonovisualizzatiifilecondivisiconunamailinglistoifileimpostatisuChiunqueabbiaillinkoPubblico, a meno che il file non sia stato condiviso direttamente con l’indirizzo emaildell’utente;•GoogleFoto:tuttelefotoeivideopresentiinFoto;• Recenti: tutti i file privati e condivisi che sono stati aperti, mostrati in ordinecronologicoinversodalpiùalmenorecente;•Speciali:tuttiglielementichesonostaticontrassegnaticomeimportanti;•Cestino:tuttiglielementipresentinelCestino.

Fig.2

2.Caricareearchiviarefile

2.1.CaricarefiledalwebDall’interfacciawebdiDriveèpossibilecaricarenuovifilesemplicementefacendoclicsulpulsanteNuovonellacolonnadisinistra,selezionareCaricamentodifile,percaricareunfileoCaricamentocartella,percaricareunacartellaintera,scegliereilfileolacartelladacaricareefareclicsuApri.

Fig.3

ChiutilizzacomebrowserChromeorFirefoxpuò,inalternativa,trascinareifiledalpropriodesktopdirettamentenellapaginadiDrivedelpropriobrowser:unavolta che il file è caricato, appare lascritta Caricamento completo e il file sarà disponibile su tutti i browser o dispositivi con Driveinstallato;conlestessemodalitàèpossibilecaricareanchelecartelle.

Fig.4

2.2.ScaricareunfileounacartellaComeunfileèstatocaricato,allostessomodopuòesserescaricato:èsufficienteselezionarlo,farecliccoliltastodestrodelmouseescegliereScarica.Analogamentepuòesserefattoconunacartellaconl’unicadifferenzacheicontenutidellacartellasarannoprimaorganizzatiecompressiinformatozip.

Fig.5

2.3.ArchiviarefileutilizzandoilclientdisincronizzazioneColoroiqualisonointeressatiadaprire,modificareecreareiproprifileconapplicazionidadesktoppossono comunque archiviare tali file su Drive in modo del tutto automatico installandol’applicazione Google Drive per Mac e PC: l’utilizzo di questa applicazione è utile anche perprogrammarecaricamentidigrandiquantitàdifileecartelle.L’eventualerimozionedelclient inunsecondomomentonon influenzerà innessunmodo i filegiàcaricatisuDriveeregolarmenteaccessibilidall’interfacciaweb.Per gli utenti di Google Apps for Work o Unlimited, l’utilizzo del client di sincronizzazione èdisponibilesoloseautorizzatodall’amministratoredeldominio.Installando l’applicazione viene creata una cartella sul desktop denominata Google Drive: questacartella funziona come tutte le altre cartelle del PC, solo che tutto ciò che contiene, vienesincronizzato automaticamente con il web e di conseguenza con ogni dispositivo che ha Driveinstallato.Aggiungendounnuovo file inquestacartellasaràcaricatoautomaticamentesulcloudescaricatoautomaticamente su tutti gli altri computer che hanno il client installato, così come ogni filecancellato in questa cartella sarà rimosso dal cloud e conseguentemente da tutti i computer suiqualièinstallatoilclientdiDrive.Per installare il clientdiDriveè sufficienteandare sullapaginadidownload, fare clic su ScaricaDrive,selezionarelapropriapiattaforma,fareclicsuAccettaeinstallaeprocedereconlanormaleinstallazione(https://tools.google.com/dlpage/drive/index.html).

Fig.6

Una volta che il programma è installato sul computer è sufficiente spostare o copiare dei fileall’interno della cartella Google Drive automaticamente creata sul desktop per iniziarne ilcaricamento.Il consiglio è quello di decidere quali file si vogliono archiviare su Drive, organizzarli in modocorrettoall’internodicartelleespostarelacartelleorganizzatedentrolacartellaGoogleDrivesuldesktop.Durantel’uploadoildownloaddeifilenoncisonoproblemiseilcomputerperdelaconnessioneovienespentoinquanto,quandosaràdinuovoconnessoadInternet,lasincronizzazioneripartiràdadovesierainterrotta.

2.4.CaricarefiledasmartphoneotabletE’anchepossibileutilizzarel’applicazioneDriveperarchiviareifilesulpropriosmartphoneAndroidoApple;l’eventualerimozionedellaappinunsecondomomentononinfluenzeràinnessunmodoifilegiàcaricatisuDriveeregolarmenteaccessibilidall’interfacciaweb.L’installazionedell’applicazionepuòessereeffettuata selezionando la tipologiadi dispositivodalla

paginahttps://tools.google.com/dlpage/drive/index.html o daimarketplace ufficiali dei due sistemioperativi.Una volta installata la app Google Drive, all’interno delle altre applicazioni disponibili susmartphone o tablet, è possibile, attraverso il pulsante Condividi presente nelle varie app,selezionarel’iconadiGoogleDrivee,difatto,caricareilfilesulclouddiGoogle.

Fig.7

3.Accedereaifile

3.1.AccedereaifiledatuttiidispositiviQuandonell’interfacciawebdiDrive,aseguitodiuncaricamentodiunfileodiunacartella,apparela scritta Caricamento completato il file è accessibile da ogni browser ed è pronto per esseresincronizzatoconognicomputerchehailclientattivo.PerquantoriguardaifilenellacartellaGoogleDrivesuldesktopdeiPCoMacsuiqualièinstallatoeattivo il client di sincronizzazione, è possibile individuare i file regolarmente sincronizzati dallaspuntaverdechecomparenell’iconadelfilementrequelliancoradasincronizzarehannoduefreccecircolaribianchesusfondoazzurro.

Fig.8Quandoifilesonosincronizzatièpossibileaccedervipervisualizzarliomodificarli:

•Viawebbrowsersudrive.google.com;•ViacomputerdallacartellaGoogleDrivesuldesktop;•ViasmartphoneotabletdallaappGoogleDrive.

3.2.Accedereaifileoffline

PerchiutilizzailbrowserwebGoogleChromeesisteanchelapossibilitàdiaccedereaiproprifileattraversol’interfacciawebanchequandoilcomputernonèconnessoainternet.Questafunzionalitàèmoltoutilequandoperqualchemotivosièdisconnessidainternetmasihalanecessitàdilavoraresuiproprifile.Perattivare tale funzionalitàoccorre fareclic sull’iconaa formadi ingranaggio nell’interfaccia diDriveinaltoadestra,selezionareImpostazioni,nellasezioneOfflinespuntarelacaselladicontrolloSincronizzaifilediDocumenti,Fogli,PresentazionieDisegniGooglesuquestocomputerinmododa poterlimodificare offline e fare clic suFine; per disattivare l'accesso offline, deselezionare lamedesimacasella.Con questa impostazione, quando il computer non sarà connesso a internet, i file potranno,comunque,esserevisualizzatiemodificatielemodifichesarannosalvateonlinealmomentoincuilaconnessionetornerànuovamentedisponibile.Tale funzionalità comporta il salvataggio dei file all’interno di un sistema di cache del browserChromesulcomputerpercui,persicurezza,nonèopportunoselezionarequesta impostazionesucomputercondivisiconaltrepersone;comunquesia, sepiùutenti intendonoutilizzareunostessocomputer per avere l’accesso offline a Drive devono accedere ciascuno con un diverso profiloChrome.Vale la pena osservare che è possibile avere la disponibilità offline di Documenti, Fogli,Presentazioni, Immagini caricate, pdf, doc, xls e pptmentre non è possibile disporre inmodalitàofflinedifileSites,DisegniGoogle,Moduli,FusionTableseCartelle.

Fig.9

4.Visualizzareemodificareifile

4.1.VisualizzareleanteprimeescaricareifilePer visualizzare un’anteprima rapida di un file disponibile suDrive è possibile fare clic col tastodestro delmouse sul file stesso e scegliereAnteprima inmodo da aprire un overlay dal quale èpossibile:

•scorrereconloscrolllevariepaginedeldocumento;•fareclicsullefreccedestraesinistrapervisualizzarerispettivamenteilfilesuccessivoeilprecedenteaquelloattuale;•fareclicsulpulsanteinfondoadestraVedituttiglielementiperselezionareattraversouncaroselloinbassol’anteprimadavisualizzare;•condividereildocumentoconaltriutenticonilpulsanteaformadisagomaumanaconilsimbolo+;•stampareildocumentoconilpulsanteaformadistampante;• aprire il documento per lamodifica selezionando eventualmente quale applicazioneutilizzare;•fareunozoomfacendoclicsulpulsanteaformadilentediingrandimento;•otteneremaggioriinformazionisulfilefacendoclicsull’iconaconlaidiinformazioni;• aprire il file inunanuova finestra facendoclic sull’iconaa formadiquadratocon lafrecciaversol’angoloaltodidestra;•fareclicsulpulsanteinaltoadestraaformadifrecciavoltaversoilbassoperscaricareilfile;•fareclicsullaXinaltoadestraperchiuderel’anteprima.

Fig.10Nella figura è proposto un riepilogo dei pulsanti disponibili nella barra degli strumentidell’anteprimafile.

Fig.11

4.2.AprireifileOltre che aprire un file dalla finestra di anteprima è possibile aprire un file direttamente

dall’interfacciadinavigazionediDrivefacendodoppioclicsulnomedeldocumentoofacendoclicconiltastodestrodelmouseeselezionandoApriconpersceglierel’applicazionedautilizzare.

Fig.12

PerquantoriguardaifilepresentinellacartellaGoogleDrivesuldesktopdeicomputersuiqualièinstallato il client di sincronizzazione, i file creati con gli editor di Drive, anche se aperti dallacartelladicuisopra,sonovisualizzatiall’internodiunafinestradelbrowser.E’anchepossibileapriredirettamentesuDrivedeifilecreaticonprogrammiinstallatisulcomputerfacendoclicconiltastodestrodelmouseeselezionando,nelmenucontestualechesiapre,GoogleDriveeVisualizzasulweb.

4.3.AggiornareifilePer gestire le versioni dei file che non sono state create con uno degli editor forniti da Google,occorre fare clic con il tasto destro delmouse e selezionare Gestisci versioni: nella finestra chesegueèpossibilecaricareunanuovaversionefacendoclicsuCaricanuovaversionee,attraversoilmenu a comparsa raggiungibile dall’icona con trepunti verticali, scaricare le versioni precedentifacendo clic suScarica, eliminare una versione, facendo clic su Elimina, conservare per sempre,facendoclicsuConservapersempreoripristinareunaversione.Conquestafunzionalitàèpossibilemanteneretuttelebozzeall’internodiununicofilema,poichéDrivedopo30giornieliminaautomaticamentetutteleversioniaeccezionedelle100piùrecenti,èopportunoselezionarelavoceConservasempreraggiungibiledalmenucontrepuntiverticalialladestra del nome della versione per le versioni che sono di interesse (non sarà però possibileconservarepiùdi200versioniperdocumento).Se si utilizza il client di sincronizzazione è sufficiente modificare il file all’interno della cartellaGoogle Drive e automaticamente sarà aggiornato anche sul web e viceversa con la correttaimpostazionedelleversioni.

Fig.13

4.4.CancellareifileelecartelleQuando viene eliminato un proprio file su Drive di un dispositivo o sul web, tale file è rimossoautomaticamenteintuttiidispositiviesulweb.Vale la pena osservare che i file eliminati sono, di fatto, spostati nelCestino di Drive e, sebbenecontinuino ad occupare spazio, hanno il vantaggio di essere recuperabili finché non rimossidefinitivamente.

Percancellare fileocartelledall’interfacciawebèsufficienteselezionare i filee lecartellechesiintenderimuovereefareclicsulpulsanteaformadiCestinoinaltoadestraofareclicconiltastodestrodelmouseeselezionareRimuovi.

Fig.14

PercancellaredefinitivamenteunfiledaDriveoccorreaprire ilCestino, facendoclicsull’appositavocenellacolonnadisinistra,selezionarei fileolecartelledacancellare(tenerepremutoiltastoCtrlefareclicsuifileolecartellediinteressepereffettuaredelleselezionimultiple),fareclicconil tasto destro e scegliere Elimina definitivamente; è possibile cancellare tutti i file del cestinoentrandonella cartelladelCestino, facendo clic sulla dicituraCestino nella parte superiore dellapaginaeselezionandoSvuotacestino.

Fig.15Pereliminarefileocartelledalcomputerèsufficientecancellareifileolecartelleall’internodellacartella Google Drive sul desktop; tale modifica interesserà anche Drive sul web e tutti gli altridispositiviconnessiconDrive.In caso di eliminazione definitiva di un file (e quindi di rimozione anche dal Cestino) è possibileprocederealsuoripristinocontattandotelefonicamenteoviachatunospecialistaDrivediGoogleingradodifornireassistenzainlinguainglese:ilfilepuòessere,probabilmente,recuperatoseèstatoeliminatodirecenteesel’utenteneèilproprietario.GliutentiGoogleAppsforWorkoUnlimitedpossono invece contattare l’amministratore del dominio che ha la facoltà di ripristinare i fileeliminati negli ultimi 25 giorni a condizione di non aver eliminato nel frattempo l’account delproprietario.

4.5.RipristinareifilecancellatiComeprecedentementeosservatounfilecancellatomamantenutodelCestinocontinuaadoccuparespaziomaconsenteancheilripristino.IlripristinosulwebavvieneentrandonellacartellaCestino,selezionandoifilediinteresse,facendoclicconiltastodestrodelmouseescegliendoRipristinaoppurefacendoclicsulpulsanteRipristina

nellapartesuperioredellapagina.Il ripristinosulcomputer inveceavvieneutilizzando lanormalesoluzionediripristinoprevistadaicestinideivarisistemioperativiutilizzati.Vale lapenaosservareche i fileripristinatidalcomputersonosincronizzaticonDrivecomenuovifile,ciòsignificachesulwebunacopiadelfilesaràneImieifilementre lavecchiacopiarimossaresterànelCestino.

Fig.16

5.Organizzareecercareifile

5.1.CrearecartelleComeifile,anchelecartellecreatesulweb,sonosincronizzateconivaridispositiviDrivecosìcomelecartellecreateconidispositiviDrivesonosincronizzateconilweb.Sul computer è sufficiente creare le cartelle all’interno della cartella Google Drive sul desktopmentresulwebènecessariofareclicsuNuovoescegliereCartella.

5.2.SpostarefilenellecartelleSelezionandoifile,facendoclicsull’iconacaratterizzatadatrepunti inaltoadestra,selezionandoSpostain,scegliendolacartelladiinteresseefacendoclicsulpulsanteSposta,èpossibilespostareifileall’internodellecartelle.

Fig.17

Inalternativaèpossibileselezionareifile,fareclicconiltastodestrodelmouseescegliereSpostain.Sulcomputerèsufficienteusarelanormalemetodologiadispostamentodeifiledelpropriosistemaoperativo.E’chiaramentepossibile,conlastessamodalità,spostareanchedellecartelle.Uno o più file o cartelle possono essere anche aggiunti a altre cartelle senza essere spostati: èsufficiente selezionare i file e le cartelle desiderati, usare la combinazione di tastiMaiusc+z esceglierelecartelleallequaliaggiungerli;inquestomodounostessoelementoèdisponibileivariecartelle.

5.3.ContrassegnarefileecartelleE’possibilecontrassegnareconunastellaifileelecartelleperiqualisièinteressatiadaccedereinmodoestremamentesempliceerapido:èsufficientefareclicconiltastodestrodelmousesuunfileo su una cartella e selezionare Aggiungi a Speciali inmodo da conservarli all’interno della voceSpecialichecomparenellacolonnasullatosinistrodell’interfacciadiDrive.

Fig.18

5.4.RicevereifilecondivisiTutti i file e le cartelle che sono stati condivisi da altre persone con l’utente, sono inseriti nellacartellaCondivisiconmeadesclusionedeifilecondivisiconunamailinglistodeifileimpostaticondirittiChiunqueabbiaillinkoPubblico,amenocheilfilenonsiastatocondivisodirettamenteconl’indirizzoemaildell’utente.Per fare inmodo cheanche i file nella cartellaCondivisi conme siano sincronizzati è necessarioselezionarli,fareclicconiltastodestrodelmousesullaselezioneescegliereAggiungiaImieifile;inalternativaèpossibileusareilpulsanteidentificatodaunacartellaconilsimbolodiGoogleDrivechesitrovanellapartesuperioredellapaginasulladestra.

Fig.19

5.5.CercarefileecartelleMuoversi tra centinaia di file e cartelle non è sempre agevole quando si sta cercando un filesoprattuttoincasodipocotempoadisposizione.LafunzionalitàdiricercaintegratainDriveèmoltopotenteepuòessereutilizzatasemplicementeiniziandoadigitarenellamascheradi ricerca inalto:Drive suggeriscedei file checontengono leparolericercateechepossonoessereapertifacilmenteconunclic.Facendoclicsulpulsantediricercasiapreinvecelalistacompletadeirisultatitrovati.Facendoclicsull’iconaaformadifrecciarivoltaversoilbassoall’internodellamascheradiricercaèinoltrepossibileaccedereallaricercaavanzataedefinire ivaricriteriperaffinare laricercae, inparticolare,èpossibiledefinireTipodifile (documenti, immagini,PDFecc.),Siaprecon (Disegni,Documentiecc.)eProprietà(seilfileappartieneall’utenteoaqualcunaltro);gliutentiGoogleAppsfor Work o Unlimited potranno limitare la ricerca all’interno dei file di proprietà di utenti deldominio.GrazieaGoogleGoggleseallatecnologiadiriconoscimentootticodeicaratteri(OCR)integrateinDriveèpossibileanchecercareimmaginidescrivendooindicandoglielementichecontengono,cosìcomeèpossibilecercarenelleprime100paginediqualsiasidocumentodi testooPDFbasatosutestoonelleprime10paginediqualsiasiPDFinformatoimmagine.

Fig.20

5.6.OrdinarefileecartelleNell’interfaccia di Drive, nella pagina dei risultati di una ricerca, è possibile ordinare i fileutilizzandoilpulsanteAZinaltoadestra,scegliendounadelleopzionicheseguono:

•Nome:ordinamentoalfabeticoinbasealnomedelfile;•Ultimamodifica:ordinamentoinbasealmomentodiultimamodifica(propriaoaltrui);• Modificati dame l’ultima volta: ordinamento in base almomento di ultima propriamodifica;•Ultimiapertidame:ordinamentoinbaseall’ultimomomentodipropriaapertura(ottimasoluzioneperaccedereaifilechiusipererrore).

NellaschermataImieifileèanchepossibileordinarei file inbasealproprietarioselezionandoDiproprietàditutti,DimiaproprietàoNondimiaproprietànellapartesuperioredell'elencodeifile.

Fig.21

6.Condividereecollaborare

6.1.ImpostaredirittidiaccessoSe si desidera inviare un file o una cartella a altre persone in modo che possano visualizzarli,modificarli o commentarli è possibile condividere file o cartelle direttamente su Drive: icollaboratori,ovverocoloroiqualihannoricevutol’invitodiaccessoonehannocomunqueildiritto,possonovedereintemporealelemodificheapportatedaglialtriavendoilmassimobeneficiodallacollaborazione.Percondividereconaltrepersone,fileocartelle,èsufficienteselezionareifileolecartellechesiintende condividere, fare clic sull’icona a forma di sagoma umana con il simbolo + in alto oselezionareCondivididalmenucontestualechesiaprefacendoclicconil tastodestrodelmouse,inserire l’indirizzo email degli utenti o del gruppo ai quali si intende consentire l’accesso al file,scegliereiltipodiaccessotraPuòmodificare,Puòcommentare,PuòvisualizzareefareclicsuFine.Ilivellidiaccessodisponibili,comeanticipato,sonoiseguenti:

• Può modificare: i collaboratori possono aggiungere o modificare contenuti ecommenti;• Puòcommentare: icollaboratoripossonocommentaremanonpossonomodificare icontenuti;• Può visualizzare: i collaboratori possono visualizzare il file ma non possono néaggiungerecommentinémodificareicontenuti.

FacendoclicsullinkAvanzateèinoltrepossibilegestireleautorizzazionigiàesistentiperisingolicollaboratori, modificandole o rimuovendole, impedire agli editor di modificare gli accessi eaggiungere nuove persone, e disattivare le opzioni di download, stampa e copia percommentatori/visualizzatori.ValelapenaosservarechepersalvareleimpostazionioccorrefareclicsulpulsanteFineoInviainfondoallapagina.Salvo diversa indicazione, in fase di salvataggio, i collaboratori sono informati della condivisioneattraversounmessaggioemailconillinkaldocumentoinoggetto.

Fig.22Diseguitounriepilogodeidirittichespettanoachipuòvisualizzare,achipiùcommentare,achipuòmodificareealproprietario:

Fig.23

E’ anche possibile concedere l’accesso a un file o una cartella attraverso la funzione Ottieni linkcondivisibilenell'angoloinaltoadestradellafinestradicondivisione:perimpostazionepredefinitatalelinkèdisolavisualizzazionemaèpossibilemodificaretaleconfigurazionefacendoclicsulmenua discesa sotto Condivisione tramite link attivata e modificare l'opzione da Chi ha il link puòvisualizzareaChihaillinkpuòcommentare(opuòapportaremodifiche).Affinché tutti possano visualizzare o modificare il file condiviso con il link è necessario che leimpostazionidicondivisionesianoimpostatesuChiunqueabbiaillinkoPubblicasulWeb.Per rimuovere tali diritti è sempre possibile selezionare DISATTIVATO - solo persone specifichepossonoaccedere:sololepersonechehannodirittipersonalipotrannoaccederealfilementretuttiglialtridovrannorichiederel’accessoperpoterlovisualizzare.Esistonodeilimitiquantitativiallacondivisione:

• Lavorocontemporaneo:possonomodificareoaggiungerecommentiunmassimodi50persone;gliutenticheeccedonotalenumerononsonovisibiliaglialtricollaboratoriesonoingradodivisualizzareilfilesenza,però,poterlomodificare;•Condivisione:èpossibilecondividereunelementoconunmassimodi200indirizziemailtra tra visitatori, commentatori ed editor; tale limite può essere superato condividendol’elementoconungruppo.

6.2.Monitorarel’attivitàsuDrive

Facendo clic sul pulsante caratterizzato dal simbolo (i) in alto a destra è possibile visualizzarel’attivitàsuDriveo,seèselezionatounfileounacartellaspecifica,quellasul fileosullacartellaspecifici.Leinformazionidesumibilidaquestafunzione,cheappaionosullatodestrodelloschermosono:

•caricamento,spostamentoecancellazione;•condivisioneerimozionedellacondivisione;•rinomina,modificaeattivitàdeicommenti;•utentechehaapportatolemodifiche;•utentiinteressatidaicambiamenti.

FacendoclicsuDettaglièinvecepossibilevisualizzarealcunidatirelativiaunfileoaunacartellacome la tipologia, ledimensioni, laposizione, ilproprietarioe ledatedimodifica,diaccessoedicreazione;èinoltrepossibileaggiungereunadescrizionefacendoclicsulpulsanteaformadimatitaoimpedireildownloadachihaildirittodivisualizzazioneattraversounclicsullacasellaalladestradelladicituraImpedisciaivisualizzatoridiscaricare.

Fig.24

6.3.CollaborareconifiledellasuitediGoogleGlieditordiGoogleeinparticolareDocumentiper ilwordprocessing,Fogliper i foglidicalcolo,Presentazioniper lepresentazionimultimediali,Formper larealizzazionediquestionarieDisegniperlacreazionedidisegnidainserireneidocumentisonoperfettamenteintegratinell’interfaccidiDrive per cui per creare un nuovo documento, usando uno di questi strumenti, è sufficienteselezionareiltipodifilechesiintenderealizzaredalmenuadiscesachecomparefacendoclicsulpulsanteNuovo.Una volta che il file è creato sarà possibile impostare i livelli di accesso come per un altro filequalsiasi.

Fig.25

6.4.ConvertireifileduranteilcaricamentomanualeE’possibile impostare ilcomportamentodiDrive inrelazioneallapossibilitàdiconvertire i file informatidiversidaquellioriginarialmomentodelcaricamentomanuale.Facendoclicsull’iconaaformadiingranaggio,nellapartesuperioredellapaginaadestra,scegliereImpostazionie,nella finestradidialogo,selezionare lacasellaallasinistradiConvertidocumenti,presentazioni, fogli di lavoro e disegni nei formati corrispondenti di Google Documenti perconvertire tutti i filedal formatoesistente, comeundocumentodiMicrosoftOffice,OpenOfficeoLibreOffice,inunaversionemodificabileonline;seilfilenonèconvertitosaràvisualizzatocomeundocumentodisolavisualizzazione.Questeimpostazioniverrannoapplicateatuttiifuturicaricamenti,mapossonoesserecambiateinqualsiasi momento facendo clic sul menu Impostazioni e modificando la sezione ConverticaricamentiofacendoclicsulmenuadiscesaImpostazioninellafinestracheindical'avanzamentodelcaricamento.Nellacasellache indica l'avanzamentodelcaricamentoèanchepossibileselezionare leopzionidicondivisioneattraversoillinkCondividiaccantoalnomediciascunfile:facendoclicsuquestolinkèpossibile modificare l’impostazione predefinita Privato in Chiunque abbia il link o Pubblico oinserendogliindirizziemaildellepersoneconcuisidesideracondividereifile.

7.Gestiredeterminatetipologiedifile

7.1.IntegrareGoogleFotoconDriveE’possibilegestirelepropriefotoeiproprivideosiainFotocheinDrivee,soprattutto,integrareunacartellaGoogleFotoall’internodi Imiei file con il vantaggio che i file occuperanno solounavolta lo spazio di archiviazione Google: l’impostazione di condivisione predefinita è impostata suPrivato.Facendoclicsull’iconaaformadiingranaggioinaltoadestra,selezionandoImpostazioniefacendoclicsullacasellaalladestradiMettiautomaticamenteletuefotodiGoogleFotoinunacartellainImiei file inprossimitàdiCreauna cartella diGoogleFoto, è possibile disporredelle proprie fotodentrol’interfacciadiDrive.Per integrare questa funzionalità è, altresì possibile, fare clic sulla voce Google Foto disponibilenellacolonnadisinistradell’interfacciaefareclicsulpulsanteAggiungilacartellaaImieifile.InFotoèpossibilegestire invariomodoleproprie fotoe iproprivideoe, inquestaapplicazione,sonovisibili,nellasezioneFotoanchelefotoeivideodiDrivecosìcomenell’interfacciadiDriveèpossibileorganizzare le fotoe ivideodella libreriaFoto incartelle facendoclicsullavoceGoogleFotonellacolonnadinavigazionedellatosinistro.E’ opportuno osservare come tali modifiche abbiano valore solo all’interno di Drive ma noninfluenzinol’organizzazionedellestessefotoovideoinFoto.E’, altresì, opportuno segnalare che l’eliminazione di un elemento da Drive comporta anchel’eliminazione da Foto così come l’eliminazione di foto e video da Foto comporta anchel’eliminazionedaDrive.Riassumendo, le operazioni di caricamento e rimozione interessano sia Drive che Fotoindipendentemente dall’interfaccia utilizzata, mentre quelle di spostamento e organizzazione incartelleoalbumhannovaloresoltantonell’interfacciaincuisonostateeffettuate.

Fig.26

7.2.AggiungerefilevideoinDriveDriveconsentedisincronizzareocaricarefilevideocondimensionifinoa5TBinsvariatiformati:WebM (codecvideoVp8; codecaudioVorbis),MPEG4,3GPPeMOV (codecvideoh264empeg4;codec audio AAC), AVI (codec videoMJPEG; audio PCM),MPEGPS (codec videoMJPEG2; audioMP2),WMV,FLV(Adobe;codecvideoFLV1,audioMP3),MTS.I video, visualizzati conun lettore integrato chegestisce risoluzioni fino a1920x1080pixel, sonodirettamente condivisibili con gli utenti, è possibile conoscere il proprietario, le impostazioni dicondivisione,ladatadicaricamentodelfilee,inoltre,possonoesserequalificatigrazieall’aggiuntadelledidascalie.Per i video caricati su Drive è anche possibile aggiungere dei sottotitoli sia attraverso un filesottotitoli informatoSubViewer(SUB)oSubRip(SRT),checontiene i testietutte le informazioninecessariepersincronizzarliconilflussovideoo,perlesolelingueingleseegiapponese,unfileditrascrizionechecontienesolo i testiequindi sarà il lettoreadeterminare la sincronizzazione tratestoevideo.Per aggiungere i sottotitoli a un video occorre fare clic sul video stesso, fare clic sul menu dioverflowcaratterizzatoda trepunti verticalinellabarradegli strumenti, scegliereGestisci traccesottotitoli,fareclicsuAggiunginuovisottotitoliotrascrizioni,selezionareunfile,sceglierelalinguadeisottotitoli,facoltativamenteassegnareunnomee,infine,fareclicsuCarica.Vale la pena osservare che le impostazioni di condivisione del video vengono applicate anche aisottotitolipercuiseunutentedisponedell'accessoperlamodificaalvideo,potràanchecaricarneescaricarneisottotitoli.

DaGestiscitraccesottotitoli,facendoclicsull’iconaaformadimatita,èpossibilemodificareilnomee la lingua della traccia, oltre che attivarla o disattivarla per il file video, mentre, facendo clicsull’iconaaformadicestino,èpossibileeliminarla;valelapenaosservarecheèsemprenecessariofareclicsuSalvapersalvarelemodifiche.Durante la riproduzionedi un video con sottotitoli facendo clic sul pulsantedelle impostazioni inbassoadestracontrassegnatodaun’iconaa formadi ingranaggio su sfondonero,e selezionandoTraducisottotitoli,èpossibiletradurreitestinellevarielingue.

Fig.27

7.3.GestirelemappeconDriveE’possibilevisualizzareecreareall’internodiDrivelemappediproprietàoallequalisihaaccesso:percreareunamappafareclicsulpulsanteNuovo,selezionareAltroescegliereGoogleMyMaps,mentre,peraprirneunagiàesistente,èsufficientefaredoppioclicsulfiledellamappastessa.Almomento,ilsistemadiricercadiDrivenonconsentediricercarelemappecometipodifile,matalericercapuòessereeffettuatautilizzando ilcriterioSiapreconescegliendoGoogleMyMapsoppureusarel’operatorediricercaapp:"GoogleMyMaps".Un filediunamappapuòessereeliminatocomeunnormale filemaèopportunoevidenziarecheeliminandounamappadaDrivequestaèinseritanelCestinomarestacomunquevisualizzatainLemiemappefinchénonvieneeliminatadefinitivamentedalCestino.Con lo stesso criterio, eliminando una mappa da Le mie mappe, questa viene eliminatadefinitivamentedaDriveesenzaalcunapossibilitàdiripristino.Effettuandodellemodifichealtitolooalledescrizionidellemappeoassegnandodelleimpostazionidicondivisioneaunfiledellemappe,questevengonoapplicateautomaticamenteinLemiemappe.

Fig.28

8.EstendereDrive

8.1.ConoscereitipidifilesupportatiDi seguito sono riportati i tipi di file più comuni che possono essere visualizzati nativamente inDrive:

•Fileimmagini:jpg,png,gif,bmp;•Filevideo:webm,mp4,.3gpp,mov,avi,mpegps,wmv,flv,ogg;•Fileditesto:txt;•Markup/codice:css,html,php,c,cpp,h,hpp,js;•MicrosoftWord:doc,docx;•MicrosoftExcel:xls,xlsx;•MicrosoftPowerPoint:ppt,pptx;•AdobePortableDocumentFormat:pdf;•AdobeIllustrator:ai;•AdobePhotoshop:psd;•TaggedImageFileFormat:tiff,tif;•AutodeskAutoCad:dxf;•ScalableVectorGraphics:svg;•PostScript:eps,ps;•TrueType:ttf;•XMLPaperSpecification:xps;•Filecompresso:zip,rar,tar,gzip;•Formatiaudio:mp3,mpeg,wav,ogg;•FormatovideoMTS:mts;•FormatiimmaginiRaw:raw.

8.2.UsareapplicazioniaggiuntiveinDrive

Ci sono delle applicazioni, disponibili nel Chrome Web Store, che, una volta installate, possonoessereutilizzatesuDrivepercreare,modificareegestirevaritipidifile.Per installare e utilizzare un’applicazione è sufficiente andare su Chrome Web Store, sceglierel’applicazionediinteresse,fareclicsulpulsanteblu+AggiungiaChromeosulpulsanteInstallaeautorizzarel’applicazioneaaccedereaDrive.E’possibileaggiungereapplicazionianchefacendoclicsull’iconaa formadi ingranaggio inaltoadestra,selezionando Impostazioni, selezionandoGestisciapplicazioni sul latosinistro, facendoclicsullinkCollegaaltreapplicazioni,epassandoilmousesuun’applicazionediinteressenellafinestrainoverlay,facendoclicsulpulsante+Collega.Qualunque applicazione Drive può essere impostata come predefinita per alcune tipologie di fileselezionando Rendi… l’applicazione predefinita per il tipo di file che può aprire all’internodellasezioneGestioneapplicazioniraggiungibiledallavoceImpostazionidelmenuadiscesadell’iconaaformadi ingranaggio; vale la pena osservare che occorre fare clic sul pulsante Fine per rendereeffettivelemodificheapportate.Selezionando un file e facendo clic con il tasto destro delmouse è sempre possibile scegliere diaprireunfileconun’applicazionediversadaquellapredefinitaattraversolafunzioneApricon.Percreareunfileconun'applicazioneaggiuntaèsufficientefareclicsuNuovo, selezionareNuovofile e scegliere l’applicazione desiderata: il file salvato si troverà in I miei file salvo diverseimpostazionidell’applicazionestessa.Talefilepotràessereapertoconlapropriaapplicazioneesattamentecomesiapronoifilecreati,adesempio,conunodeglieditordiGoogle.

Fig.29I file delle applicazioni nondiGoogle vengono salvati automaticamente inDrivequando vengonoapportate delle modifiche o quando viene selezionata, nell’applicazione non di Drive, unafunzionalitàqualeEsportainGoogleDrive,Salvaunacopia,InviaaDriveosimili.Facendo clic sull’icona a forma di ingranaggio, selezionando Impostazioni e scegliendo GestisciapplicazionièpossibileconfigurareleapplicazioniaggiunteaDrive.E’ sempre possibile revocare l’accesso ai file a un’applicazione precedentemente aggiuntautilizzandol’interfacciadiaccounts.google.com,selezionandoAutorizzazionediapplicazioniesitiefacendoclicsuRevocal'accessoinprossimitàdelnomedell’applicazionestessa.Conquestaprocedura l’applicazione restadisponibilemanonhapiùaccessoai file suDrive;perrimuovere anche l’applicazione è sufficiente individuare il nome dell’applicazione nella sezioneGestisci applicazione della finestra Impostazioni e, facendo clic sul pulsante Opzioni, scegliereRimuoviquestaapplicazione.Generalmenterimuovendodirettamenteun’applicazionesiottieneanchelarimozionedeidirittidiaccessoaifilesuDrive.

8.3.Usarel’estensioneSalvainDriveE’possibilesalvareunelementodaweb(immagini,video,audio,PDF,documentiealtritipidifile)direttamente in Drive utilizzando l’estensione per Chrome denominata Salva in Google Drive:l’estensione si può aggiungere direttamente da Chrome Web Store facendo clic su + Gratis eselezionandoAggiungi.Una volta che l’estensione è attiva, facendo clic con il tasto destro delmouse su link, immagini,audioHTML5ovideoHTML5èpossibilesalvare l’elemento inDrive;persalvareunapaginawebintera,mentreècaricatanelbrowser,èsufficientefareclicsull'iconadiGoogleDrivenell'angoloinaltoadestradiChromepersalvarlasuDrive.

Fig.30

9.UsareleschermateHome

9.1.AccederealleschermateHomeIfilediDocumenti,FogliePresentazioni,oltrechedaDrive,sonoaccessibilidalleschermateHome,concepiteperfacilitarel’accessoaidocumenti.Daquesteinterfacceèpossibilevisualizzareemodificaredocumenti,fogliepresentazionietutti ifilediOfficedicuil’utenteèproprietariooaiqualihaaccesso.PeraccederealleschermateHomeèsufficienteindirizzareilpropriobrowsersu:

•Documenti:google.com/docs;•Fogli:google.com/sheets;•Presentazioni:google.com/slides.

TuttiifilesonoarchiviatiedisponibiliinDrive,malacreazione,lavisualizzazioneelamodificadidocumenti,foglidilavoroepresentazionisonopiùagevolidaquestainterfaccia.Facendoclicsulmenucaratterizzatodatrelineeorizzontaliinaltoasinistraèpossibilepassareconun clic a Documenti, Fogli, Presentazioni, Google Drive o alle Impostazioni di Lingua eSincronizzazioneoffline.

Fig.31

Fig.32

Fig.33

9.2.Crearedocumenti,fogliepresentazioniE’ possibile creare documenti, fogli di lavoro e presentazioni e assegnare loro un nome dalleschermateHomediDocumenti,FogliePresentazionifacendoclicsulpulsantecircolarerosso+inbassoadestraoppuredigitandounadelleseguentiURL:

•Documenti:

docs.google.com/create,google.com/docs/create;•Fogli:sheets.google.com/create,google.com/sheets/create;•Presentazioni:slides.google.com/create,google.com/slides/create.

Ognidocumentoèpresentatoinanteprimae,attraversoilmenu,Altrocaratterizzatodall’iconacontrepuntiverticali,èpossibileeseguireleopzionidiRinomina,EliminaeApriinunanuovascheda.

Fig.34

9.3.Cercaredocumenti,fogliepresentazioniPercercareunfileinDocumenti,FogliePresentazionièsufficientedigitareunaparolaounafrasenellacaselladiricercanellapartesuperioredellapaginaefareclicsulpulsanteconl’iconaaformadi lente di ingrandimento; durante la digitazione, a discesa, viene visualizzato un elenco di filepertinenti,diqualsiasitipo,chepossonoessereaperticonunclicsulnome.Facendoclicsull’iconaaformadicartellaposizionatasull’estremadestradellapartesuperioredellapagina,èpossibileaccederealselettoredifilecheconsentedisfogliareDriveeaprirequalsiasifile;unavoltaindividuatoilfiledaaprire,fareclicsuSelezionaperaprirloinunanuovascheda.

Fig.35

9.4.GestirelelinguenonlatineAll’indirizzohttps://myaccount.google.com/languageèpossibiledefinireunalinguapredefinitae lelingue che si comprendono la cui definizione incide sulla struttura dei prodotti Google comesuccede,adesempio,per lostrumentodi inserimentotestochesemplifica ladigitazione in linguecheutilizzanocaratterinonlatini.Lostrumentodi inserimentovienevisualizzatosul latodestrodellabarradeglistrumenti. Inbasealla lingua selezionata, nello strumento saranno presenti una o più delle seguenti modalità diinserimento:

• Fonetico:rappresentatodaun’iconacheindicalalinguascelta,consentedidigitarelatrascrizione fonetica di una parola utilizzando i caratteri latini; per inserire un termineoccorrefareclicsuunaparolaofrasedell’elencodeisuggerimentiodigitareilnumerochecaratterizzailsuggerimentostesso;• Tastiera: rappresentatodaun'iconaa formadi tastiera, consentedi visualizzareunatastieravirtualesulloschermo;anchelatastierafisicadelcomputervieneconfigurataperrispecchiarequellavirtuale;• Scrittura a mano libera: rappresentato da un'icona a forma di matita, consente diinserirecaratteridisegnandoliamanoliberainunriquadrodedicato.

E’possibileattivarelostrumentodiinserimentodeltestofacendoclicsullarelativaiconasullabarradeglistrumentioutilizzandolascorciatoiadatastieraCtrl+Maiusc+k.Seper la linguadesiderata sonodisponibilipiùopzioni, èpossibile selezionarle facendoclic sullafrecciarivoltaversoilbassovicinoall'iconadellostrumentooutilizzandolascorciatoiadatastieraCtrl+Alt+Maiusc+k.

Fig.36Per rendere possibile lamodifica di file nelle lingue in cui si scrive da destra a sinistra occorreaprire il menu nell’angolo in alto a sinistra caratterizzato da tre linee orizzontali, fare clic suImpostazioni e, inprossimitàdella sezioneLingua contrassegnare la casellaMostra i controlli dadestraasinistranell'editor.I controlli da destra a sinistra sono attivati automaticamente quando si modifica un documentocontenentetesticontaleorientamento.La scelta dell’orientamento della scrittura può essere effettuata attraverso gli appositi controllipresentisullabarradeglistrumentie,perFoglièpossibileancheutilizzareunpulsantespecificoperimpostarelagrigliadelfogliodadestraasinistra.

Fig.37

10.Comprenderelefunzioniavanzate

10.1.ModificareleimpostazioniDall’interfacciadiDrive,facendoclicsull’iconaaformadiingranaggioescegliendoImpostazionièpossibileconfigurareleseguentiopzioni:

• Converticaricamenti:ovepossibile,converteifilecaricatiinfileGoogleneiformatidiGoogle;•Lingua:selezionalalinguapreferitapertuttiiprodottiGoogle;• Offline: sincronizza i file con il computer inmodo da poterli modificare senza unaconnessioneInternet;•Densità:modificailmodoincuiifilevengonovisualizzatiinDrive;•CreaunacartelladiGoogleFoto:caricatuttelefotodiFotoinunacartelladenominataGoogleFotoall’internodiImieifile;•Gestisciapplicazioni:visualizzatutteleapplicazionicollegateaDrive.

LeimpostazionidiDrivesiapplicanoautomaticamentealleschermatehomediDocumenti,FogliePresentazioni. Per modificare un'impostazione dalle schermate home di Documenti, Fogli oPresentazioni, occorre fare clic sull'icona delmenu con tre barre orizzontali anche e selezionareImpostazioni.

Fig.38

10.2.TrasferirelaproprietàdeifileUnutenteproprietariodicartelleefilepuòtrasferirnelaproprietàaun’altrapersonachesiadotatadiun indirizzoemailadesclusionedegliutentidiGoogleApps forWorkoUnlimitedchepossonotrasferirlasoloapersoneappartenentialdominio:unavoltaselezionatoilfileolacartella,fareclicsull'icona di condivisione nella parte superiore della pagina, fare clic su Avanzate nell'angoloinferioredestrodella finestra di condivisione, fare clic sulmenu a discesa accanto al nomedellapersonadarendereproprietaria,selezionareÈproprietarioefareclicsuFine.Qualora il proprietario non avesse accesso al file, sarà prima necessario invitarlo inserendonel’indirizzoemailnelcampoInvitapersoneefacendoclicsuCondividiesalva.Ilproprietariouscentemantienecomunquel’accessocomeeditore.

Fig.39

10.3.RicercareconleopzioniavanzateComeprecedentementeosservatograzieaGoogleGoggleselatecnologiadiriconoscimentootticodeicaratteri(OCR)integrateinDriveèpossibileanchecercareimmaginidescrivendooindicando

gli elementi che contengono, così come è possibile cercare nelle prime 100 pagine di qualsiasidocumento di testo o PDF basato su testo o nelle prime 10 pagine di qualsiasi PDF in formatoimmagine.E’inoltrepossibileperfezionarelericercheutilizzandodeglioperatoriavanzati:

•“”➝Pertrovareidocumentichecontengonounafraseesatta;•OR➝Pertrovareidocumentichecontengonoalmenounadelleparole;•-➝Pertrovareidocumentichenoncontengonounadeterminataparola;•owner:➝Pertrovareidocumentidicuiunapersonaspecificaèproprietaria;•from:➝Pertrovareidocumenticondivisidaunaspecificapersona;•to:➝Pertrovareidocumentichecondivisiconunaspecificapersona;•is:starred➝PertrovareelementicontrassegnaticomeSpeciali;•is:trashed➝Pertrovareelementispostatinelcestino;• type:➝ Per effettuare una ricerca in base al tipo di documento ovvero folder percartelle, document per documenti, spreadsheet per fogli di lavoro, presentation perpresentazioni,pdf per file PDF, image per immagini, video per file video, drawing perdisegni,formpermoduli,scriptperfileAppsScriptetablepertabelle;• before:AAAA-MM-GG➝Pertrovareglielementimodificatiprimadiundeterminatogiorno;•after:AAAA-MM-GG➝Pertrovareglielementimodificatidopoundeterminatogiorno;•title:➝Pertrovaredocumentiinbasealtitolo;•app:➝Percercareglielementichepossonoessereapertidaunaspecificaapp;• source:dominio➝Percercare traglielementicondivisipubblicamenteneldominiodell'utente invecechenell'insiemepredefinitodeglielementidell'utentedisponibiliper laricerca(disponibilesoloperutentiGoogleAppsforWorkoUnlimited).

Fig.40

10.4.Usareilriconoscimentoottico(OCR)Ilriconoscimentootticodeicaratteri,anchedettoOCR,consentediestrarreiltestodalleimmaginiutilizzandoalgoritmiinformaticiautomatizzati:leimmaginipossonoessereelaboratesingolarmentecomeadesempiosuccedeper i file jpg,pngegifodirettamente inpiùpaginecomesuccede,adesempio,peridocumentipdf.Ladimensionemassimaperleimmagini(.jpg,.gif,.png)eifilePDF(.pdf)è2MB;perifilePDFl'estrazionedeltestosiconcentrasoltantosulleprime10pagine.IlsistemaOCRdiDrive,perfunzionarealmeglio,richiedecheifilediimmagineoiPDFsoddisfinoalcunirequisiti:

• Risoluzione: i fileadaltarisoluzioneconsentonoprestazionimiglioriesirichiedecheciascunarigaditestoabbiaun'altezzadialmeno10pixel;•Orientamento:vengonoriconosciutisoloidocumenticontestoorientatocorrettamente;• Lingue, tipi di carattere e set di caratteri: il sistema riconosce varie lingue, set dicaratteri e orientamento dei testima i risultati sonomigliori se le immagini contengonocarattericomunicomeadesempioArial,VerdanaoTimesNewRoman;• Qualità immagine: le immagini nitide, luminose con contrasti chiari garantisconomiglioririsultati;•Formattazionedeltesto:ilsistemacercadiconservareancheleformattazionideltestopresentianchesenonsempresaràpossibile.

Per poter disporre del testo di un’immagine o di un file PDF è sufficiente selezionare il file diinteresse,fareclicconiltastodestrodelmouse,scegliereApriconefareclicsuDocumentiGoogle:il file immagine o PDF viene aperto in un documento contenente l’immagine originale e il testoriconosciutodalsistemaOCR.

Fig.41

10.5.MonitorarelospaziodiarchiviazioneGoogleoffre15GB di spazio di archiviazionegratuito che riguarda i serviziDrive,Gmail eFotomentrepergliutentidiGoogleAppsforWorkoUnlimitedlospaziodiarchiviazioneèdialmeno30GBoillimitatonellaversioneUnlimited.Vale la pena osservare che solo gli elementi sincronizzati o caricati utilizzano lo spazio diarchiviazioneinquantoDocumenti,FogliePresentazioni,Mappeoelementicondivisidaaltri,cosìcomefotoconrisoluzioniinferioria2048pxeivideodiduratainferiorea15minuti,nonvengonoconteggiatiaifinidellospaziodiarchiviazione.Nonèpossibilecaricarefilesuperioria5TB.SebbeneifilecreaticonDocumenti,FogliePresentazioninonoccupinospazio,hannocomunquedeilimitidatenerepresenti:

• Documenti: la dimensione massima di un documento è di 1.024.000 caratteri e idocumenticonvertitinonpossonoaveresuperioria50MB;•Fogli:ladimensionemassimadiunfoglioèdi2milionidicelle;•Presentazioni:ladimensionemassimadiunapresentazionecreataoimportataèdi100MB.

Percontrollareinognimomentolospaziodiarchiviazioneutilizzatoèsufficientepassareilmousesull'angoloinferioresinistrodell’interfacciawebdiDriveperfarcomparireunafinestrachemostralaquotautilizzata,mentre,perscoprireinchemodoèsuddivisolospaziodiarchiviazionetraDrive,GmaileFotoGoogle,ènecessarioutilizzarel’indirizzowww.google.com/settings/storage;daquestoindirizzoèanchepossibileprocedereall’acquistodispaziodiarchiviazionesupplementare.

Fig.42

10.6.AccedereconpiùaccountGliutentichehannopiùaccountGooglepossonoutilizzarlisimultaneamentesenzadoveraccedereeuscire continuamentedaDrive facendoclic sulla foto o ilnome del profilo in alto a destra e, nelmenuadiscesa,selezionandoAggiungiaccount.Unavolta inserito l’indirizzoemaile lapassworddell’accountefattoclicsulpulsanteAccedi saràpossibilesceglierel’accountdallostessomenuadiscesa.ValelapenaosservarecheilclientDrivesulcomputerpuògestiresolounaccount.

10.7.Eliminarel’accountUn utente che elimina il proprio account Google, secondo le istruzioni disponibili nel CentroassistenzaGoogleAccount,nonhapiùaccessoaDriveetuttiifileelecartellediproprietànonsonopiù accessibili a collaboratori e visualizzatori che non ne abbiano fatto delle proprie copie; perquestomotivo, se si intendemantenere i file, è opportuno scaricarne delle copie o trasferirne laproprietàsuDrive.Gli utenti Google Apps forWork oUnlimited non possono eliminare il proprio account in quantoquestoprivilegioèlimitatoalsoloamministratoredidominio.In caso di eliminazione di un account si consiglia di scaricarne prima tutti i contenuti tramite la

funzionalitàGoogleTakeoutdisponibileall’indirizzowww.google.com/settings/takeout.

10.8.UsarelescorciatoiedatastieraDiseguitoalcunescorciatoiedatastieradisponibilinell’interfacciawebdiDrive.Navigazioneevisualizzazioni

•gseguitodan/gseguitodaf:vaialriquadrodinavigazione(elencodellecartelle);•gseguitodal:vaiallavisualizzazioneelementi;•v:alternatravisualizzazionegrigliaevisualizzazioneelencodeglielementi;•gseguitodad:vaialriquadrodettagli;•gseguitodat:vaiallapartesuperioredell'applicazione(barraGoogle);•gseguitodaa:vaiastatodownload;•gseguitodau:vaiastatocaricamento;•d:mostraonascondiilriquadrodettagli;•i:mostraonascondiilriquadroattività.

Selezioneelementi

•x:selezionaodeselezionaelemento;•j/Frecciagiù:selezional'elementosuccessivoinbasso;•k/Frecciasu:selezional'elementosuccessivoinalto;•h/Frecciasinistra:selezional'elementosuccessivoasinistra;•l/Frecciadestra:selezional'elementosuccessivoadestra;•Maiusc+Frecciagiù/Maiusc+j:estendilaselezioneversoilbasso;•Maiusc+Frecciasu/Maiusc+k:estendilaselezioneversol'alto;•Maiusc+Frecciasinistra:estendilaselezioneversosinistra;•Maiusc+Frecciadestra:estendilaselezioneversodestra;•Maiusc+a:selezionatuttiglielementivisibili;•Maiusc+n:annullatutteleselezioni.

Spostamentotraglielementi

•Ctrl+Frecciagiù:spostatiinbassosenzamodificarelaselezione;•Ctrl+Frecciasu:spostatiinaltosenzamodificarelaselezione;•Ctrl+Frecciasinistra:spostatiasinistrasenzamodificarelaselezione;•Ctrl+Frecciadestra:spostatiadestrasenzamodificarelaselezione.

Operazionisuglielementiselezionati•Invio/o:aprielementoselezionato;•n:rinominaelementoselezionato;•.:condividielementiselezionati;•z:spostaelementiselezionatiinunanuovacartella;•Maiusc+z:aggiungielementiselezionatiinun'altracartella;•s:aggiungiorimuovidaspecialiglielementiselezionati;•#/Canc:rimuovielementiselezionati;•Ctrl+z:annullal'ultimaoperazione;•Ctrl+Maiusc+z:ripristinal'ultimaazioneannullata.

Creanuovielementi

•Maiusc+t:Documento;•Maiusc+p:Presentazione;•Maiusc+s:Fogliodilavoro;•Maiusc+d:Disegno;•Maiusc+f:Cartella;•Maiusc+o:Modulo.

Aprimenu

•c:menuCrea;•a:menuAltreazioni;•f:menuAzionicartellacorrente;•r:menuOrdina;•t:menuImpostazioni.

Operazionidell’applicazione•Maiusc+/oCtrl+/:visualizzal'elencodellescorciatoiedatastiera;•qseguitodaq:scegliilsuccessivolivellodidensitàvisiva;•m:mostraultimomessaggio;•/:CercainDrive.

Visualizzazionedell’anteprima

•o:apri;•Spazio/Invio:riproduci/mettiinpausavideo;•Ctrl+sinistra/destra:mandavideoavanti/indietro;•+:aumentailvolume;•-:diminuisciilvolume;•d:mostra/nascondidettagli;•l/Frecciadestra:visualizzaelementosuccessivo;•h/Frecciasinistra:visualizzaelementoprecedente;•j/Frecciagiù:scorriinbasso;•k/Frecciasu:scorriinalto;•+o=:aumentalozoom;•-:diminuiscilozoom;•Esc:chiudi;•Ctrl+p:stampaundocumento;•Ctrl+f:aprilabarradiricerca/trovasuccessivo.

KEEP:conservarenotesulclouddiGoogleKeep, keep.google.com, è uno strumento che consente di salvare pensieri, idee, informazioniscopertepercaso,foto,memovocaliequalsiasialtracosachepotrebbeessereutileinunsecondomomento; è disponibile per computer, smartphone, tablet e wearable e si sincronizzaautomaticamentesututtiidispositivi.Permettediimpostaredeipromemoriabasatisull’oraperesseresicuridinondimenticarsidinullaedeipromemoriabasatisuluoghichesiattivanoquandol’utentesitrovainquellaposizione.Lenotepossonoesserecondivisecondeicollaboratoriinmododaconsentireloscambiodiideee,nel caso di elenchi, da permettere di svolgere i vari compiti mantenendo tutto il team sempreinformatointemporeale.Lenotepossonoessere ricercate e filtrate rapidamente oltre che essere caratterizzatedadiversicoloriedaetichettepersonalizzabili.Keep permette di conservare e condividere idee, ispirazioni, appunti, note e elenchi per poterlisviluppare,inunsecondomomento,inundocumentoGooglegrazieall’appositafunzione.

1.Crearenoteeelenchi

1.1.CreareunanotaPercreareunanuovanotaditestoènecessariofareclicnellacasellaAggiungiunanotanellapartesuperioredellapagina,aggiungeredeltestoe,eventualmente,untitolodellanotafacendoclicsulcampoTitolo;unavoltachelaredazionedellanotaèterminata,fareclicsulpulsanteFine.Permodificare il testoo il titolodiunanotaèsufficientefarciclicsopraeapportare lemodifichedesiderate;facendoclicsull’iconaaformaditavolozzasipuò,invece,cambiareilcoloredisfondodiunanotaselezionandolodaunalista.E’ inoltre possibile aggiungere anche un’immagine facendo clic sull’icona a forma di immaginedenominata Aggiungi immagine e scegliendo una foto dal proprio computer; è consentitoaggiungerepiùimmaginiripetendolastessaprocedura.Pereliminareunafotoinseritaprecedentementeoccorrefareclicsull’iconaconlaX,Rimuovi,cheappareinfondoadestrainsovrimpressioneall’immagine.

Fig.43

1.2.CreareunelencoFacendoclicsuunanotaesistenteosuunanuovaescegliendodalmenucontrepuntiverticalilavoceMostracaselledicontrolloèpossibilecreareunanotaelenco;facendoclicsull’iconaaformadielencosulladestradellacaselladiinserimentodellenotesiottienelostessorisultato.Nellafinestradiinserimentocompareladicitura+Voceelencosullaqualeèsufficientedigitaredeltestoepremere il tasto Invio per aggiungere la voce successiva; qualora si volesse scrivere unavocesupiùrigheènecessarioandareacapoconlacombinazioneditastiMaiusc+Invio.Le varie voci possono essere spostate attraverso un semplice trascinamento e possono esserecontrassegnatecome“eseguite”attraversounclicsullarelativacaselladicontrollo.Facendoclicsull’iconacontrepuntiverticaliescegliendoImpostazionielencoèpossibiledefinireleseguentiopzioni:

•Aggiunginuovevocielenco:consentediscegliereseposizionarelenuovevociInaltooInfondo;• Voci spuntate: consente di definire come comportarsi nell’ordinamento delle vocispuntateconleopzioniNonspostareeSpostainbasso.

E’possibileimpostarecomepredefinitequesteopzioniselezionandolacaselladicontrolloApplicaainuovielenchi.

Fig.44

2.Utilizzarelenoteeglielenchi

2.1.AggiungereunpromemoriaE’ possibile aggiungereunpromemoria basato sull’ora e sulla data o sulla posizione facendo clicsull’iconaaformadiditodenominataPromemoriaescegliendounadelleseguentiopzioni:

•Piùtardioggi:inviaunpromemoriaalleore20:00;•Domani:inviaunpromemoriaalle09:00delgiornosuccessivo;• Settimanaprossima: invia un promemoria alle 09:00 dello stesso giorno di oggi, laprossimasettimana;• Sceglidataeora:consentediimpostareunpromemoriadefinendounadata,un’oraeuna delle opzioni di ripetitività da scegliere tra Non si ripete, Giornaliero, Settimanale,Mensile,AnnualeoPersonalizzato;•Scegliluogo:consentediimpostareunpromemoriadefinendounluogocomeelementodiattivazione;perscegliereunluogoèsufficienteiniziareadigitareilnomeeselezionarlotraisuggerimentiacomparsa.

AlterminedellaconfigurazionefareclicsulpulsanteSalvaeilpromemoriaverràvisualizzatonellaparteinferioredellanotadadovesaràpossibileancheeliminarlofacendoclicsullaXchecomparenell’angoloinbassoadestradellafinestradellanotastessa.Facendo clic sull’icona con tre righe orizzontali in alto a sinistra e selezionando Promemoria èpossibilevisualizzaretuttiipromemoriaimpostati.

Fig.45

2.2.OrganizzareperetichetteSebbenelenotepossanoesserespostateinmodomoltointuitivoattraversounasempliceoperazioneditrascinamento,talvoltailsoloordinevisivononèsufficienteperorganizzareicontenutialmeglio:èperquestomotivochesonostateintrodotteleEtichettecheconsentonodiraggrupparenoteconargomentioscopisimili;ogninotapuòaverepiùetichette.Per aggiungere un’etichetta è sufficiente selezionare una nota, fare clic sull’icona con tre puntiverticalieselezionareAggiungietichetta:siapreunafinestranellaqualeèpossibiledigitareilnomediunanuovaetichettaosceglierneuna,opiùdiuna,dall’elencodiquellegiàesistenti.Per applicare la stessa etichetta a più di una nota occorre passare il mouse sopra le note diinteresse, fare clic sul segno di spunta in alto a sinistra e, una volta selezionate tutte le notenecessarie,fareclicsulmenucontrepuntiverticali,selezionareModificaetichettee impostare leetichettedesiderate.Conlastessaproceduraèanchepossibilerimuovereetichettedaunaopiùnotetogliendolaspuntachecompareallasinistradelnomediciascunaetichetta.

Fig.46

2.3.RicercarenellenoteE’possibileeffettuarericerchenellenotedigitandounaparolaounafrasenellacaselladiricercachesitrovanellapartesuperioredellapagina.Sotto la casella di ricerca compare, a discesa, anche il selettore dei filtri che possono essereimpostatisuirisultati,ovveroelenco,audio,immagine,promemoria,condivisioneecolore.Inserendo una parola chiave e un filtro, i risultati mostreranno tutte quelle note che presentanoquellaparolachiavenellorocontenutoechefannopartedellacategoriadefinitanelfiltro.E’possibileutilizzareanchesoltantoilfiltro,lasciandovuotalamascheradiricercapervisualizzaretuttelenotefacentipartediunadeterminatacategoria.

Fig.47

2.4.ArchiviarelenotePeravereunaschermataprincipalepiùordinataèpossibilearchiviareunaopiùnote selezionatefacendoclicsulpulsanteArchiviaidentificatodaun’iconaconunboxconunafrecciarivoltaversoilbasso; le note archiviate sono visualizzabili facendo clic sull’icona con tre linee orizzontali che sitrovanell’angoloinaltoasinistraescegliendolavoceArchivio.Sesivuoleinvececancellareunanotaoccorrefareclicsull’iconacontrepuntiverticaliescegliereElimina nota; le note eliminate sono posizionate nel Cestino dove restano per 7 giorni prima diessereeliminatedefinitivamenteinmodoautomatico.Facendoclicsull’iconacontrerigheorizzontaliinaltoasinistraeselezionandoCestinoèpossibileripristinare o eliminare definitivamente una nota: fare clic sul menu con tre punti verticali escegliere,rispettivamente,RipristinaoEliminadefinitivamente;èpossibilefareclicsullinkSvuotailcestinoadessopereliminaredefinitivamentetuttelenotenelCestino.

Fig.48

2.5.ScorciatoiedatastieraE’possibileutilizzarealcunescorciatoiedatastierachesemplificanoalcunedelleattività:

•j/k:consentedipassareallanota/all'elencosuccessivo/precedente;•n/p:consentedipassareallavocesuccessiva/precedentedell'elenco;•c:Consentediscrivereunanuovanota;•/:Consentedicercarenote;•e:Consentediarchiviarelanota/l'elenco;•#:Consentedieliminarelanota/l'elenco;•Ctrl+g:Consentedispostarsitralevisualizzazionielencoegriglia;•Ctrl+InviooEsc:Consentedisalvarelanotacorrente.

3.Condividereecollaborare

3.1.CondividereunanotaE’ possibile condividere le note con altre persone per collaborare in tempo reale facendo clicsull’iconadicondivisione,inserendol’indirizzodellapersonaefacendoclicsulpulsanteSalva.Lapersoneconlequalilanotaèstatacondivisaricevonounanotificaviaemailetuttelemodificheapportatedaicollaboratorisonoautomaticamentemostratenellanota.Tutti i collaboratori hanno diritti di modifica e, nella condivisione, non sono inclusi colori,promemoriaearchiviazioni.Un collaboratorenonpuò eliminareunanotamapuò fare clic sull’icona con tre punti verticalieselezionareRimuovimestessoperrimuoverladalproprioKeep;seilproprietarioeliminaunanota,questavieneeliminataancheperglialtricollaboratori.E’ possibile disabilitare la condivisione facendo clic sull’icona con tre linee orizzontali in alto asinistra,selezionandoImpostazioni,togliendolaspuntaallavoceAbilitacondivisioneefacendoclicsulpulsanteSalva.

Fig.49

3.2.UtilizzaredispositivimobiliUno dei vantaggi di Keep è quello di poter condividere anche con se stessi le informazioniutilizzandocomputer,tablet,smartphoneeweareable:lemodifichesisincronizzanointemporealeefavorisconol’accessoinogniluogoeinognimomento.Al momento la app mobile di Keep è disponibile solo per Android ma, anche con altri sistemioperativimobili,èagevoleutilizzarel’interfacciawebresponsive.

Fig.50

4.Esportarelenote

4.1.CreareundocumentoLenotepossonoesserecopiateautomaticamenteinunnuovodocumentoGoogleinmododapoteresserearricchite,migliorateeampliatepassando ilmousesopra lanotadi interesse, facendoclicsull’icona con tre punti verticali e selezionando Copia in un documento Google; un messaggionell’angoloinbassoasinistradellapaginaconsentediaprireildocumentoappenacreato.

Fig.51

E’possibile includerepiùdiunanota inundocumentoGoogle, selezionando lenotedi interesse,facendoclicsulla spuntanell’angolo inaltoadestradellesingolenote,utilizzando l’iconacon trepunti verticali che si trova nella barra degli strumenti nella parte superiore della pagina eselezionando Copia in un documento Google; un messaggio nell’angolo in basso a sinistra dellapaginaconsentediaprireildocumentoappenacreato.

Fig.8.52

4.2.ScaricarelenoteconGoogleTakeoutE’ possibile anche scaricare le proprie note Keep in formato HTML accedendo all’interfaccia diGoogle Takeout all’indirizzo https://www.google.com/settings/takeout, facendo clic sul pulsanteDeselezionatutto,facendoclicinprossimitàdellavoceKeepinmodocheilmarcatorediventiverde,facendoclicsulpulsanteAvantie,aseguire,suCreaarchivio.

Fig.53

ConclusioniDopo aver approfondito il funzionamento di questa fondamentale applicazione di Google checonsentedimigliorarelapropriaproduttivitànonsipuònonsottolinearecheneesistonomoltealtrechesonoparticolarmenteimportanti.Atalfinel'autorehapubblicatounvolumecheleriuniscetutte:conoscere,comunicare,conservaree collaborare per migliorare la produttività personale e professionale in ogni momento, daqualunqueluogoesuqualsiasidispositivo.Questa è la finalità formativa di Google Apps®, Manuale Completo (www.mangapps.com), ilprimoe,almomentodellapubblicazione,unico,manualeesaustivoinitalianosull’utilizzoavanzatoeintegratodelleapplicazioniwebdiGoogle.Unproverbio africano recita “Sei vuoi andare veloce, corri da solo; se vuoi andare lontano, corriinsiemeaqualcuno.”:nelcontestoglobaleodierno,peresserecompetitivi,èindispensabileandareveloci e, al contempo, arrivare lontano e ciò è possibile soltanto tramite l’impiego evoluto deglistrumentiper laproduttività,siaa livello individualechedigruppo, inmododapotercollaboraretempestivamente,efficacementeeefficientemente.Google® Apps, Manuale Completo è un’opera che si propone di offrire, con ricchezza diparticolari(oltre650figure),unavisionestrategicaelarelativaapplicazioneoperativaper:

Conoscerel’infrastrutturaClouddiGoogle,isuoivantaggielasuaversatilità;Comunicare attraverso il servizio di posta Gmail, il sistema di instant messaging evideochiamataHangouts, l’agendaacalendarimultiplicondivisaGoogleCalendarelapiattaformaperlacreazionediforumGoogleGruppi;Conservare dati, idee, informazioni e file tramite il servizio cloud Google Drive e ilsistemadigestionedinote,elenchieappuntiGoogleKeep;CollaborareecondividereintemporealeilpropriolavoroutilizzandolasuitedaufficiocompostadaDocumentiGoogle,PresentazioniGoogle,DisegniGoogle,FogliGoogleeModuli Google, l’applicazione per la creazione di mappe interattive Le mie mappeGoogleelapiattaformadigenerazionedisitiwebGoogleSites.

Ilmanualeguidaillettoreallascopertadegliutilizzidibasedeisingolistrumentiperpoiintrodurnele funzionalità avanzate e esplicitare i notevoli vantaggi derivanti dall’utilizzo evoluto e integratodelle applicazioniwebGoogle Apps (gratuite o a pagamento conGoogle Apps forWorkem> - exBusiness-eUnlimited).UtentichenonconosconoleapplicazioniwebdiGoogle,cheleusanoinmodo"amatoriale"ocheleimpieganoinmodoprofessionalemavorrebberotrarneimassimibeneficiescoprirnetrucchiebestpracticesonoilettoripiùindicatiperquestomanuale.

:***

IndiceGeneraleIndicegenerale7Introduzione9

1.NoteEditoriali111.1.Comprendereladifferenzatraguidaemanuale111.2.Accederealleguideufficiali121.3.Conoscereleconvenzionidiquestolibro12

2.Notedell’Autore132.1.Chièl’autore132.2.Feedback13

DRIVE:l'harddisksulcloudGoogle151.ConoscereDrive17

1.1.Impostareipropridispositivi171.2.Esplorarel’interfaccia17

2.Caricareearchiviarefile192.1.Caricarefiledalweb192.2.Scaricareunfileounacartella202.3.Archiviarefileutilizzandoilclientdisincronizzazione202.4.Caricarefiledasmartphoneotablet21

3.Accedereaifile233.1.Accedereaifiledatuttiidispositivi233.2.Accedereaifileoffline23

4.Visualizzareemodificareifile254.1.Visualizzareleanteprimeescaricareifile254.2.Aprireifile264.3.Aggiornareifile274.4.Cancellareifileelecartelle274.5.Ripristinareifilecancellati29

5.Organizzareecercareifile315.1.Crearecartelle315.2.Spostarefilenellecartelle315.3.Contrassegnarefileecartelle325.4.Ricevereifilecondivisi325.5.Cercarefileecartelle335.6.Ordinarefileecartelle33

6.Condividereecollaborare356.1.Impostaredirittidiaccesso356.2.Monitorarel’attivitàsuDrive376.3.CollaborareconifiledellasuitediGoogle386.4.Convertireifileduranteilcaricamentomanuale38

7.Gestiredeterminatetipologiedifile397.1.IntegrareGoogleFotoconDrive397.2.AggiungerefilevideoinDrive407.3.GestirelemappeconDrive41

8.EstendereDrive438.1.Conoscereitipidifilesupportati438.2.UsareapplicazioniaggiuntiveinDrive438.3.Usarel’estensioneSalvainDrive45

9.UsareleschermateHome479.1.AccederealleschermateHome479.2.Crearedocumenti,fogliepresentazioni489.3.Cercaredocumenti,fogliepresentazioni489.4.Gestirelelinguenonlatine49

10.Comprenderelefunzioniavanzate5110.1.Modificareleimpostazioni5110.2.Trasferirelaproprietàdeifile5110.3.Ricercareconleopzioniavanzate52

10.4.Usareilriconoscimentoottico(OCR)5310.5.Monitorarelospaziodiarchiviazione5410.6.Accedereconpiùaccount5410.7.Eliminarel’account5510.8.Usarelescorciatoiedatastiera55

KEEP:conservarenotesulclouddiGoogle591.Crearenoteeelenchi61

1.1.Creareunanota611.2.Creareunelenco61

2.Utilizzarelenoteeglielenchi632.1.Aggiungereunpromemoria632.2.Organizzareperetichette642.3.Ricercarenellenote652.4.Archiviarelenote652.5.Scorciatoiedatastiera66

3.Condividereecollaborare673.1.Condividereunanota673.2.Utilizzaredispositivimobili67

4.Esportarelenote694.1.Creareundocumento694.2.ScaricarelenoteconGoogleTakeout70

Conclusioni71IndiceGenerale75Colophon77

ColophonLacopertinaèoperadiMarcoBiagiottiedèinteramentesviluppataconInkscape(inkscape.org).GliscreenshotpresentinellibrosonostatirealizzaticonilgadgetIstantaneadiXFCE4(xfce.org),adeguaticonGimp(gimp.org),utilizzandoChromium(www.chromium.org)comebrowser.IltestoèstatorealizzatointegralmenteconDocumentiGoogle(docs.google.com).LarealizzazionedeiformatiebookèstatapossibilegrazieaHTMLTidy(www.htacg.org),Pandoc(pandoc.org)eSigil(sigil-ebook.com).La realizzazione dei formati PDF e per la stampa è stata possibile con l'ausilio di LibreOfficeWriter(libreoffice.org).IlsistemaoperativoutilizzatoèArchLinux(archlinux.org)conXfce4(xfce.org)comegestoredellefinestre.I fontutilizzatisonoAbel,PTSansePTSerif, tutti rilasciati con licenzaopen source SILOpenFontLicense1.1.

www.mangapps.com