LUOGO E DATA CODICE CATALOGO

TITOLO

QUICK PLANNINGSistema integrato

planning alberghiero

Premessa

Il nuovo Quick Planning è la soluzione applicativa per la gestione integrata del Front Office, pensata e

realizzata al fine di rendere ancora più facile e veloce la risoluzione delle varie problematiche facenti

parte della gestione di un albergo/villaggio/resort..

L’ambiente applicativo, facile da usare, affidabile ed intuitivo, è stato sviluppato con tecnologie

avanzate, l’innovativo Visual Studio.NET ultimo nato dell’ambiente Microsoft in grado di realizzare un

software, lineare, veloce ma soprattutto sicuro.

Quick Planning

La piattaforma Quick Planning è predisposta per adattarsi completamente alle esigenze presenti

e future degli operatori, alla loro realtà, capacità.

La filosofia con cui è stato concepito Quick Planning

Dall’operatore che deve adattarsi al programma e alle sue rigidità

Quick Planning che si adatta, si plasma all’utente

Ad oggi in cui è:

innovazione Continua

Il sistema è predisposto per poter rispondere ad ulteriori esigenze di implementazione, è

integrato per soddisfare ogni eventuale richiesta degli operatori che possa migliorare la gestione

dell’hotel. Il nuovo software è nato per rendere più semplice e meno critico il lavoro del front

office

Quick Planning utente

Di facile uso e comprensione:

migliora l’acquisizione del metodo di lavoro

Overview dell’applicazione

MONDO

QUICK PAY

QUICK

PLANNING

Integrazione automatica di tutte le

informazioni

Funzione di Set up Camere Check In Schedine di

polizia

Stampe

Gestione clienti

Quick Fidelity

Definizione ad inizio stagione per ogni villaggio del:

• Tipo camere

• Edifici

• Piano

• Reparto

• Zona

• Gestione

• Situazione

occup. camere

• Assegnazione posto

• Cambio camera

Set up ad inizio stagione per ogni villaggio di:

• Tipo clienti

• Stato cliente

• Tipo documento

•Tipo Arrivo/Partenza

Check out

Liste arrivi

• Importazione

• Gestione / Nuovo inserimento

• Stampa

Premessa

Il programma prevede una gestione “a finestra” di tutti i principali dati presenti nel sistema, in

particolare per ogni videata viene sempre proposta una funzione di “Selezione Dati” (cod.

prenotazione, numero della camera, cognome cliente, data) che permette la ricerca veloce e mirata

del cliente.

La schermata iniziale evidenzia una serie di menù a tendina nella parte superiore dello schermo.

All’interno dei vari menù esistono funzioni abilitate e funzioni inibite che permettono di aiutare

l’operatore nelle scelte applicative possibili in quel determinato momento.

Facilità di gestione e rintracciabilità del dato

Vantaggi Quick Planning

RISPETTO ALLA PRECEDENTE VERSIONE

Si sono notevolmente migliorate alcune gestioni fondamentali per la realtà di un albergo.

1. Importazione della lista arrivi, nuovo inserimento cliente

2. gestione camere, cambio camere

3. check in e check out, variazione periodo di soggiorno

4. Schede di polizia e visualizzazione statistiche

Vantaggi Quick Planning

Oggi

Il programma prevede il controllo e la risoluzione di tutta una serie di errori, inserimenti

successivi, modifiche e cancellazioni in corso d’opera manuali, permettendo l’importazione della

lista arrivi senza intoppi di alcun genere.

Vantaggi Importazione Lista Arrivi

• possibilità di stampare la lista arrivi più volte ma soprattutto di stampare l’elenco

desiderato inserendo i campi “filtri” opportuni

• possibilità di modificare la lista arrivi una volta importata

• possibilità di inserire direttamente in lista arrivi un nuovo cliente. Il data base confluisce

in un’ unica Anagrafica Cliente

Gestione Lista Arrivi

Ricerca veloce ed

estrazione dati dei

clienti con il check in effettuato

Le 3 operazioni sono aggregate

in un unico punto e

rendono molto più facile la

gestione

Il software mi evidenzia il numero totale dei clienti attesi come risulta dalla lista arrivi importata

Inserimento manuale cliente

E’ previsto l’inserimento manuale dei clienti non presenti nella lista arrivi importata. La

funzione è stata resa molto più semplice rispetto a come veniva fatta precedentemente. La

maschera a sinistra prevede la ricerca veloce per cognome, cod. di prenotazione, camera,

num. progressivo e date di entrata e uscita.

Ma soprattutto è possibile fare l’estrazione di tutti i clienti che hanno già fatto il check in.

Inserimento nuovo cliente

I dati inseriti confluiscono direttamente nell’Anagrafi

ca Clienti

Stampa lista arrivi

Possibilità di stampare l’elenco dei clienti di un determinato periodo di soggiorno compilando tutti i campi previsti nella maschera.

L’ordinamento di stampa, per Anagrafico o Codice di Prenotazione, è di estrema utilità per poter analizzare in dettaglio i clienti in arrivo.

Vantaggi Gestione camere

• Semplicità nel controllo della situazione delle camere, visualizzazione veloce di quale di

queste assegnare o no al cliente.

• Possibilità di fare ulteriori inserimenti di camere, o di estrazione dei dati che servono

compilando i campi necessari a sinistra, come evidenziato nella slide seguente.

• Non ci sono vincoli sulla codifica delle camere (campo alfanumerico)

• Possibilità di mantenere visualizzate le note per i singoli clienti inserite nelle lista arrivi

• Semplicità nell’operazione di blocco camera

Con Quick Planning visualizzare lo stato di occupazione delle camere per tutti i clienti (numero

di camera) e le date della loro permanenza (data di arrivo e partenza)

Ma è anche possibile...

Gestione camere

Il Quick Planning permette la gestione delle camere in modo facile ed intuitivo grazie all’ interfaccia

grafica molto user friendly.

Accesso alle informazioni

tramite la compilazione dei diversi

filtri.

Semplicità nel bloccare o no

una camera cliccandoci

sopra e cambiandone

lo status nel campo relativo

Gestione camere

Stato occupazione camere

Ricerca veloce per numero di camera o

descrizione

Visione del periodo di soggiorno

di ogni cliente e

della camera

occupata

Vantaggi gestione Check In

La fase di Check In è stata molto snellita nelle attività di:

• Assegnazione camera e relativo blocco

• Controllo disponibilità camere libere

• Cambio camera

• Cambio camera per singolo cliente e/o gruppo

• Possibilità di assegnare “camere non ancora pulite”

• Aggiunta in camere già occupate

• Attribuzione in automatico del “codice di fidelizzazione”

Gestione Check In

Dettaglio di prenotazione per nucleo famigliare

Si vistano le persone che

devono passare al

Check In

Filtri per la ricerca veloce.

Se si vista il campo Check In

si estraggono solo quelli con il

Check In fatto

Presa visione delle note per ogni cliente

Gestione Check InControllo occupazione camere

Il menù di Check In permette la visualizzazione dei clienti ancora in attesa del Check In. In

basso si ha la visione del nucleo famigliare per ogni cliente. Si procede quindi al Check In

per nucleo famigliare in cui viene assegnata la camera pulita, disponibile e libera al

momento.

Visione immediata delle camere libere

Possibilità di porre filtri

per estrazione

veloce Eventualmente se le prime camere visualizzate non dovessero andar bene si effettua una forzatura andando sull’ elenco generale dei posti liberi e dei posti occupati

Visione immediata dei posti bloccati e periodo di durata

Sono messi in evidenza il nome del cliente al quale si vuol assegnare la camera e le note personali

Assegnazione Posti Occupati

Nel momento in cui si decide di effettuare una forzatura nell’assegnazione delle camere cliccando su “posti

Occupati” si presenta la videata con l’elenco delle camere non libere. Una volta scelta la camera il software mostra

una finestra di dialogo in cui dice di fare attenzione e chiede se si è sicuri di voler assegnare una camera occupata.

Assegnazione Posti Bloccati

Il software consente di forzare l’assegnazione camere agendo anche sull’elenco delle stanze bloccate.

A fianco al tasto “posti bloccati” il menù a tendina mi permette di visualizzare l’elenco dei codici di blocco che l’operatore ha assegnato ad ogni cliente nel momento in cui ha importato la lista arrivi.

Per convenzione il cod. blocco è il cognome del cliente, ed è poi visibile nelle note di ognuno.

Vantaggi Cambio camera

• Possibilità di effettuare il cambio della camera per i clienti scelti compilando i filtri di ricerca del

Nr. Camera o Cognome

• Il cambio può essere gestito per una parte dei componenti del nucleo famigliare o per tutti

mantenendo inalterate le relative note .

• Visione nella parte bassa della schermata dei clienti per nucleo famigliare ai quali si vuole

cambiare camera mentre in alto a destra viene visualizzato il movimento effettuato, ossia, i clienti

che da una camera passano alla nuova ed i clienti che dalla nuova vengono spostati nella

vecchia. Questo consente di non perdere “l’orientamento” negli spostamenti.

Prima, tutta questa procedura era gestita manualmente creando notevoli rallentamenti.

Vantaggi Cambio camera

Nel momento in cui si clicca sul tasto “cambia camera” appare la schermata che propone le

camere a disposizione: libere, occupate o bloccate.

Cliccando su quella scelta, il programma fa comparire il messaggio di “attenzione” in cui

rende noto che si sta assegnando una camera sporca od occupata e chiede, quindi, se si

vuole comunque continuare l’operazione.

Una volta confermato la camera viene cambiata e si ha la situazione come segue:

Gestione Check In- Cambio camera

Innovativo per il Quick Planning è la possibilità di cambiare la camera di un cliente dopo che

il Check In è già stato compiuto.

Possibilità di scegliere le persone facenti parte del nucleo famigliare da spostare vistando o no il campo

Parte dedicata al transito dell’intera situazione di cambio camera

Scelta dei clienti da spostare

Visualizzazione continua delle

note

Cambio camera

E’ stato effettuato il cambio camera solo per 1 componente con la “storicizzazione” dei cambi effettuati

Ho la camera nuova e la vecchia

Vantaggi Schedine di polizia

• Perfettamente integrato alla Anagrafica del Cliente dal Quick Planning

• Facile e veloce l’inserimento delle schedine di polizia attraverso automatismi

• Monitoraggio continuo del numerico che resta da caricare

• Inserendo i dati comuni del capofamiglia aggiorna in automatico tutto il

gruppo famigliare nei campi riservati del domicilio.

INOLTRE…SCHEDINE DI POLIZIA AUTOMATICHEDATABASE

CENTRALIZZATO CLIENTI

NETWORK

VILLAGGIO

STAMPA AUTOMATICHA SCHEDINE DI POLIZIAPER I CLIENTI CHE HANNO SOGGIORNATO ALMENO UNA VOLTA

-VELOCITA’ ALLA RECEPTION -ELEVATO LIVELLO DI IMMAGINE VS. I CLIENTI

Gestione schede di polizia

La gestione delle schede di polizia mi permette di estrarre i dati in maniera veloce sia dei clienti per i

quali devono essere ancora compilate le schedine sia di quelli già inseriti.

A video con la scritta in rosso è sempre evidenziato il numero dei restanti clienti la cui schedina

è ancora da compilare.

Basta posizionarsi sul record del cliente e cliccare sul tasto “schede di polizia” e entrare nella

videata per la compilazione di tutti i campi necessari ai fini della questura.

Nella videata si ha a sinistra l’intera situazione del cliente: nome, cognome, progressivo,

camera, arrivo, partenza.

Di seguito, si ha la visualizzazione del nucleo famigliare con nome e cognome e numero

di camera.

Controllo costante dello status del cliente

Schedine di polizia

Da evadere ed evase

sono i filtri che

permettono l’estrazione dati mirata.

Da notare i tasti non

abilitati di colore chiaro

Stato “presente” attesta che il cliente ha già effettuato il check in.

Posizionandosi sul nominativo scelto e cliccando sul tasto “schede di polizia” si entra nella schermata per la compilazione dei dati personali

Schede di polizia

E’ messo sempre in evidenza il Capofamiglia

Controllo costante

dati del cliente e

nucleo famigliare

Dati riportati in automatico per

tutto il nucleo famigliare

Variazione periodo di soggiorno

Quick Planning permette la variazione del periodo di soggiorno in modo semplice e veloce

posizionandosi sul cliente scelto e cliccando su “modifica”.

Variazione del periodo di soggiorno

Sempre avendo la visione dello stato del cliente nella parte sinistra, posso modificare le date del soggiorno cliccando sul tasto modifica. Il nuovo Quick Planning gestisce in maniera corretta il cambio di provenienza del cliente uscito e rientrato.

Variazione del periodo di soggiorno

Ad esempio un cliente di provenienza Italia che soggiorna dall’1 all’8 febbraio e che

decide di prolungarlo. Al giorno 8 effettua il check out con provenienza Italia e il

giorno 9 entra in check in con provenienza Forfait.

Con il vecchio applicativo non si riusciva a gestire in automatico il cambiamento di

provenienza facendo, così, risultare il cliente come doppione

La provenienza è un metodo di raggruppamento clienti

Gestione Check Out del cliente

Mentre prima, la gestione delle uscite dei clienti, poteva risultare macchinosa e lenta, ora, con

il nuovo software è possibile inserire una data e automaticamente tutti i clienti che hanno come

data di fine soggiorno quella prescelta passeranno dallo stato di “presente” allo stato di “usciti”

Vantaggi Gestione delle stampe

• Snellimento nella produzione e gestione separata di tutte le stampe. Facilità di estrazione

dei dati di interesse a seguito della compilazione di campi “filtri”.

• Si è migliorata la visualizzazione della stampa per la governante

• Innovativa è la stampa presenze pasti fondamentale per vedere la situazione del villaggio e

sua organizzazione nel lunch e dinner .

• Innovativa anche la possibilità di stampare l’elenco delle camere bloccate per numero di

camera e nome cliente.

Esempio esplicativo è la stampa presenze pasti con la quale si sono riassunte 7 stampe del vecchio planning in una del nuovo Quick Planning. Come segue

Gestione delle stampe

Gestione separata delle stampe necessarie alla gestione del villaggio 7 stampe riunite in una sola

Stampa clienti

Dal menù stampa clienti oltre ad avere la stampa dell’anagrafica completa è possibile ricavare la stampa dei clienti che hanno il conto aperto o chiuso.

E’ necessario imputare la data di partenza e nel campo “conto Quick Pay” il codice “1” per clienti con conto aperto o “0” per clienti con conto chiuso.

Il programma consente dal “menù stampa clienti” di avere la stampa dell’elenco di tutti i clienti

che hanno il conto aperto o chiuso, nel documento non compare la scritta dello stato del conto.

Stampa clienti per anagrafico

Stampa presenze pasti E’ possibile in

una sola schermata

avere la totale

situazione

Provenienza

•Clienti arrivati che effettuano il Lunch

•Clienti arrivati che effettuano il Dinner

•Clienti che partono che hanno il Lunch

•Clienti che partono che hanno il Dinner

•Situazione complessiva della

settimana per il Lunch e il Dinner

Situazione settimana precedent

e

Stampa presenze pasti

In effetti con il vecchio software per riuscire ad estrapolare tutte queste informazioni era

necessario fare molti più passaggi con il rischio, quasi certo, di commettere errori o

dimenticanze, con relativa perdita di tempo.

Questa stampa è il punto di partenza per andare a compilare in automatico il “libro pasti”

ora gestito su una serie di fogli excell alquanto critici da compilare senza commettere

errori di ricopiatura.

Stampa Questura

E’ notevolmente migliorata la stampa del libro questura. Il documento parte dall’ultimo numero

di bollato stampato la volta prima in poi.

Stampa Istat

Stampa Controllo Arrivi/Partenze

Facilita il controllo degli arrivi e delle partenze per gli italiani e gli stranieri gestendoli in modo separato a seguito dell’inserimento del periodo di riferimento.

Stampa Controllo Arrivi/Partenze