L’UFFICIO STAMPAISTRUZIONI PER L’USO

La comunicazione esterna fra media tradizionali e 3.0

La gente deve sapere! – Conversazioni aperitivo con professionisti under35 del mondo della comunicazioneZona Franka – 11 aprile 2013

CHI SIAMOValeria Belviso

A 9 anni dissi ai miei genitori che avrei fatto l'inviato di guerra. A 18, in rottura, l'attrice teatrale. A 24 la cuoca. A 27, dopo una laurea in lettere moderne, un corso sul giornalismo in zone di crisi e un’infinità di esperienze lavorative, sono diventata realista e ho iniziato a occuparmi di uffici stampa come freelance. Da utente sono rimasta folgorata subito dai nuovi media e ho iniziato a integrare l'attività di ufficio stampa tradizionale con quella online, prestando particolare attenzione alla creazione di contenuti specifici per il web e i social media. E così a 30 anni ho deciso di frequentare un Executive Master in Social Media Marketing e Web Communication.

Mi piace complicarmi la vita. Vorrei avere più tempo per studiare, scrivere di politica e cucinare. Lavoro spesso con i miei due gatti, Enrico e Palmiro, sulla tastiera.

Alessandra Montemurro

A 9 anni dissi ai miei genitori che avrei girato il mondo lavorando come hostess sugli aerei. A 16 volevo fare il chirurgo plastico. A 18 ho deciso che avrei fatto la giornalista. A 23 anni, con una laurea specialistica in mano, ho iniziato a lavorare negli uffici stampa. Lo sport è stato il mio trampolino di lancio. A 25 anni per migliorare la mia preparazione ho frequentato un master in strategia e pianificazione delle organizzazioni, degli eventi e degli impianti sportivi. Ho ripreso a lavorare e poi mi sono iscritta al master in giornalismo a Bari. Da dicembre sono giornalista professionista.

Le cose semplici non fanno per me. I viaggi sono diventati una chimera, il tempo non basta mai. Divido la mia vita tra ufficio, ufficio, ufficio ..... e amici, che per fortuna ci sono sempre.

Cosa è un Ufficio Stampa?

È la struttura preposta alla gestione dei rapporti con i media. Non si occupa solo di organizzare le informazioni da fornire ai media, ma interpreta anche i segnali che da essi provengono.

Lavora per Enti, Aziende, Associazioni, Cooperative, Privati, PMI, StartUp, etc.

I suoi principali interlocutori sono i media tradizionali, ma negli ultimi anni per poter operare in modo completo e integrato l’ufficio stampa è diventato 3.0, interfacciandosi così con webzine, webTV, web radio e creare contenuti per i media sociali è

PERCHÉ FARE QUALCOSA SE POI NON LA COMUNICHI?

da New York Stories (W. Allen)

NORMATIVA SULL’UFFICIO STAMPA Legge 150/2000

La Legge 150/2000: Disciplina delle attività di informazione e comunicazione delle pubbliche amministrazioni.Per la prima volta una legge dello Stato riconosce alla comunicazione il carattere di risorsa prioritaria e strutturale per la Pubblica Amministrazione.Istituisce e regolamenta tre strutture:

- il Portavoce: collabora in prima persona ai fini dei rapporti di carattere politico-istituzionale con gli organi di informazione; è legato da un totale rapporto fiduciario al soggetto/organo che egli rappresenta. Non deve essere necessariamente iscritto all'Ordine dei Giornalisti.

- l'Ufficio Stampa: chi ricopre questo incarico deve necessariamente essere iscritto all'Albo nazionale dei giornalisti. L'Ufficio Stampa ha il compito di curare continuativamente i rapporti fra l'istituzione e l'universo dei media;

- l'Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP): la sua attività è indirizzata ai cittadini. Deve garantire loro l'esercizio dei diritti di informazione e accesso agli atti e alle informazioni attraverso l'organizzazione di un circuito di front office (cittadino/URP) e back office (URP/Pubblica Amministrazione).

A CHI RISPONDE L’UFFICIO STAMPA?

Se l’Ufficio Stampa è una struttura esterna risponde direttamente al committente.Se l’Ufficio Stampa è interno ad un azienda o ad Ente risponde all’Amministratore Delegato o il Dirigente delegato alla comunicazione.

CHI PUO’ FARLO?

TUTTI

GLI STRUMENTI

ATTREZZATURE

MAILING LIST

Il mailing list è uno dei principali strumenti di lavoro per chi si occupa di ufficio stampa, va tenuto costantemente aggiornato. Un mailing list ben strutturato e ricco rappresenta un valore aggiunto in questo lavoro.

I contatti vanno divisi per settore di riferimento e testata di appartenenza.

Il contatto con i giornalisti non può essere solo virtuale, ma va instaurato un rapporto fiduciario basilare per poter ottenere dei buoni risultati.

IL COMUNICATO STAMPA

È lo strumento di lavoro principale e serve a comunicare in modo efficace il messaggio concordato con il committente.

Nelle prime righe deve avere tutte le informazioni principali. Nel caso di un evento culturale, ad esempio, è bene inserire nome dell’evento, data, orario, luogo e tipologia di ingresso (libero o a pagamento), ente promotore.

Tutte le informazioni aggiuntive possono essere inserite nel corpo del comunicato per approfondire il progetto.

IL COMUNICATO STAMPA

LA CONFERENZA STAMPA

Non è sempre necessaria, ma nella maggior parte dei casi i committenti la chiedono per visibilità, esigenze con gli sponsor o equilibri politici.

Serve a comunicare alla stampa invitata alla conferenza il lancio di un progetto, di un prodotto, di un libro, un evento.

A volte è preferibile immaginare eventi veri e propri aperti alla stampa, magari meno istituzionali e impostate, per far partecipare i giornalisti in modo attivo.

CONVOCAZIONE CONFERENZA STAMPA

È l’invito che si inoltra ai giornalisti per comunicare la data di una conferenza stampa.

È importante inserire i nomi dei relatori e una breve descrizione dell’argomento che si tratterà in conferenza, senza rivelare tutto, altrimenti non vengono.

In questa fase il lavoro di recall telefonico per assicurarsi la presenza dei colleghi è fondamentale.

LA CARTELLA STAMPA

Racchiude tutte le informazioni e gli approfondimenti che intendiamo fornire alla stampa su ciò che stiamo comunicando.

Tutti i contenuti è bene condividerli con il committente.

ESEMPIO:

1)Convocazione2)Comunicato stampa sul progetto3)Schede di approfondimento4)Cd o chiavetta con foto e video5)Interviste6)Materiale grafico

LE INTERVISTE

Le interviste sono importanti e sono difficili da ottenere.

In questo caso il lavoro di relazione con il giornalista è fondamentale, così come la capacità di “vendere” la notizia che stiamo proponendo.

È consigliato preparare sempre il committente, o la persona da lui indicata, all’intervista, stilando anche una lista di possibili domande che potrebbero essere sottoposte dal giornalista.

Inoltre è bene che almeno una unità dell’ufficio stampa sia presente al momento dell’intervista in modo da ascoltare ciò che viene detto ed essere pronto, ove necessario, a lavorare su una richiesta di rettifica.

TEMPISTICHE

Sapere quando inviare un comunicato stampa, una smentita, una nota, un invito è importantissimo. È necessario conoscere gli orari delle riunioni di redazione e i tempi di produzione dei contenuti di ogni singolo media per non perdere nessuna uscita utile.

INVIO DEI FILE

RASSEGNA STAMPA

La rassegna stampa è il risultato del lavoro dell’Ufficio Stampa. L’insieme degli articoli che parlano del vostro committente è il metro di valutazione tangibile del lavoro svolto.

Si può fare in modo manuale comprando ogni giorno i giornali e facendo delle ricerche online per monitorare le uscite web. Oppure, laddove vi sia un budget specifico, affidarsi a delle agenzie che si occupano di monitorare le uscite stampa del vostro cliente.

Le principali agenzie che si occupano di monitorare le uscite stampa sono L’Eco della stampa, Mediapress, Sanday, Datapress, etc.

L’UFFICIO STAMPA 3.0

Chi si trova a gestire un ufficio stampa non più prescindere dai nuovi media e dalla necessità di creare contenuti per le riviste online, blog, forum e social network.

Inoltre, è necessario avere sempre un filo diretto con chi gestisce l’ufficio comunicazione soprattutto per non essere impreparati quando c’è da gestire una crisi.

IL RAPPORTO CON I GIORNALISTI

Per avere un buon rapporto con i giornalisti è necessario parlare la loro lingua.

È necessario quindi creare un rapporto di fiducia basato su:

- credibilità, ovvero consapevolezza che la persona con cui ci si sta interfacciando è credibile e professioale

- contesto, ovvero una comunicazione uniformata all'ambiente in cui opera per dare senso di partecipazione

- chiarezza e contenuto, deve contenere una notizia ed essere di facile comprensione. Anche se si parla di fissione nucleare lo si deve fare in modo semplice.

- continuità, talvolta è il caso di ripetere qualcosa o lanciare aggiornamenti un po' pretestuosi per dare continuità all'informazione

LE RELAZIONI PERSONALI

Individuati gli interlocutori giusti può essere utile incontrarli di persona, coccolarli un po' e continuare a curare il rapporto che si è instaurato. Sparire sarebbe come seminare e non passare a cogliere il frutto. Mai rifilare un "bidone" al giornale, ovvero un'informazione sbagliata.Non sottovalutare mai la richiesta che arriva da un giornalista e non far trapelare indifferenza se di una testata secondaria. Sono tutte prime donne.

In altre parole AVERE LA FACCIA DI CULO

IL RAPPORTO CON I GIORNALISTI

IL RAPPORTO CON IL COMMITTENTE

È fondamentale conoscere il committente. Capire chi sia e cosa si aspetta dal vostro lavoro.

Instaurare un rapporto di fiducia che faccia sì che sia lui a cercarvi per esser consigliato su come muoversi.

Questo significa dire anche "no" davanti a richieste assurde o senza senso, spiegando quali sono i motivi e individuando insieme la strategia migliore.

Essere chiari su quello che si può fare e sulle risorse necessarie per farlo.

LA GESTIONE DELLA CRISI

Prevenire è meglio che curare. Una crisi è come una malattia. Può essere rara (in genere lo è) ma bisogna sapere come intervenire.

Bisogna quindi

- analizzare i fatti

- valutare la gravità e le ricadute della crisi sull'azienda

- sviluppare le azioni per arginare o limitare i danni

LA GESTIONE DELLA CRISI

Talvolta è la stessa azienda che decide di provocare una crisi per dire pubblicamente qualcosa di scomodo ma che le serve per evitare di essere intrappolata in una situazione non congeniale.

COME SI INTERVIENE

Smentite

Lettere al direttore

Richiesta di rettifica ai sensi dell'art. 8 della legge sulla stampa 47/1948.

LA GESTIONE DELLA CRISI

Grazie per l’attenzione!

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