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Umberto Zanini Dottore Commercialista e Revisore Legale

L’obbligo di fatturazione elettronica

alla PA, il nuovo Decreto Legislativo

n.127, ultime novità in ambito

conservazione digitale

Trento – 2 Ottobre 2015

Riproduzione vietata

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Copyright © 2015 Umberto Zanini

Agenda

• Introduzione

• La fattura elettronica

• L’obbligo di fatturazione elettronica alla PA

• Il Decreto Legislativo n.127 del 5 agosto 2015

• La conservazione digitale

• La conservazione digitale delle scritture contabili

• La conservazione digitale dei dichiarativi dell’intermediario

• La conservazione digitale della corrispondenza (e-mail e PEC)

• Le regole tecniche sui sistemi di conservazione

• Il Regolamento UE n.910/2014 eIDAS

Introduzione

Conservazione

digitale DPCM

3 dicembre 2013

DMEF

17 giugno 2014

Documento

informatico

Documento

cartaceo

Fattura

elettronica

Fattura elettronica

Fattura elettronica

obbligatoria per la PA

Fattura elettronica

per inviare i dati

Art. 21 del DPR

633/72 (A.I.L.)

Legge 24 dicembre

2007 n. 244

Decreto Legislativo

n.127 del 5/8/2015

La fattura elettronica

Legge 24 dicembre 2012 n.228 - Art.1 comma 325 (GU n.302 del 29 dicembre 2012)

“Per fattura elettronica si intende la fattura che è stata emessa e ricevuta in un

qualunque formato elettronico; il ricorso alla fattura elettronica è subordinato

all’accettazione da parte del destinatario”

Modifiche all’art. 21 DPR 633/72

“La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna,

spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente ”

“Il soggetto passivo assicura l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e

la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo

periodo di conservazione; autenticità dell’origine ed integrità del contenuto

possono essere garantite mediante sistemi di controllo di gestione che assicurino

un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di

servizi ad essa riferibile, ovvero mediante l’apposizione della firma elettronica

qualificata o digitale dell’emittente o mediante sistemi EDI di trasmissione

elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità

dell’origine e l’integrità dei dati. ”

“Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità

alle disposizioni del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze emanato ai

sensi dell’articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le

fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate

elettronicamente. Il luogo di conservazione elettronica delle stesse, nonché dei

registri e degli altri documenti previsti dal presente decreto e da altre disposizioni,

può essere situato in un altro Stato, a condizione che con lo stesso esista uno

strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. Il soggetto passivo

stabilito nel territorio dello Stato assicura, per finalità di controllo, l’accesso

automatizzato all’archivio e che tutti i documenti ed i dati in esso contenuti,

compresi quelli che garantiscono l’autenticità e l’integrità delle fatture di cui

all’articolo 21, comma 3, siano stampabili e trasferibili su altro supporto

informatico.”

Modifiche all’art. 39 DPR 633/72

Legge 24 dicembre 2012 n.228 - Art.1 comma 325 (GU n.302 del 29 dicembre 2012)

La Circolare 18/E del 24 Giugno 2014

Comportamento concludente

Il destinatario della fattura elettronica può sempre stampare il documento, e la

stampa rappresenta un comportamento per esprimere l’intenzione di conservare

su carta e di non accettare la fattura elettronica.

Asimmetria emittente-destinatario

L’emittente la fattura elettronica potrà conservare in digitale le fatture

elettroniche emesse, mentre il destinatario le potrà conservare su carta.

L’obbligo di fatturazione

elettronica alla PA

• Riduzione dei costi lato PA (registrazione, consultazione, etc)

• Riduzione degli errori per una maggiore accuratezza dei dati

• Costante monitoraggio della spesa pubblica

• Riduzione dei tempi di approvazione fatture lato PA

• Costruire un modello di riferimento anche nelle relazioni B2B

I benefici ed i vantaggi dall’obbligo di FE vs PA

• Le fatture emesse annualmente alla PA sono circa 60 milioni per un totale di

acquistato pari a 135 miliardi €

• Le PA sono 21.751 e gli uffici destinatari 50.779:

-6 giugno 2014:

PA 9.063

Uffici 19.620

-31 marzo 2015:

PA 12.688

Uffici 31.159

• I fornitori della PA sono stimati in circa 2 milioni, 80% dei quali microimprese

• A regime, si stimano risparmi per circa 1 miliardo €/anno lato PA

I soggetti coinvolti ed i risparmi*

*Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione del Politecnico di Milano, Indice delle PA al 15.4.2015

Art.1 commi da 209 a 214 della Legge n.244 del 24 Dicembre 2007

• Obbligo per i fornitori di emettere solo fatture elettroniche

• Obbligo per le PA di accettare e pagare solo fatture elettroniche

• Obbligo per entrambi di conservare le FE in solo formato digitale

• Le PA coinvolte

• Istituzione del Sistema di Interscambio (www.fatturapa.gov.it)

• Emanazione di 2 successivi Decreti:

-DMEF 7 marzo 2008

-Agenzia delle Entrate

-Sogei Spa

-DMEF 3 aprile 2013 n.55

La Fatturazione Elettronica verso la PA

I numeri del Sistema di Interscambio Numero di fatture elettroniche ricevute dallo SDI 14.617.634

Fonte: Fatturapa.gov.it

La Fatturazione Elettronica verso la PA

I numeri del Sistema di Interscambio % di fatture scartate dallo SDI

Fonte: Fatturapa.gov.it

WWW.FATTURAPA.GOV.IT

L. 244/2007

Art.1 c.209

L. 196/2009

Art.1 c.2

Amministrazioni

autonome

ISTAT

DL 165/2001

Art.1 c.2

Autorità

indipendenti

Amministrazioni Stato

Regioni, Province, Comuni, Comunità montane

IACP, CCIAA

Enti pubblici non economici nazionali, regionali, loc.

Aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale

ARAN, CONI

Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri

Agenzie fiscali

Regioni, Province autonome, Province, Comuni

Altre Amministrazioni locali

Enti nazionali di previdenza ed assistenza

…etc…

WWW.ISTAT.IT

Organi costituzionali e di rilievo costituzionale

Presidenza del Consiglio dei Ministri e Ministeri

Agenzie fiscali (n.3)

-Agenzia del Demanio

-Agenzia delle Dogane e dei Monopoli

-Agenzia delle Entrate

Enti di regolazione dell’attività economica (n.11)

Enti produttori di servizi economici (n.12)

Autorità amministrative indipendenti (n.9)

Enti a struttura associativa (n.9)

Enti produttori di servizi assistenziali, ricreativi e culturali (n.26)

Enti ed istituzioni di ricerca (n.25)

Istituti zooprofilattici sperimentali

DMEF del 3 aprile 2013 n.55 Le amministrazioni centrali

Cassa di previdenza e assistenza per gli ingegneri ed architetti liberi professionisti – INARCASSA

Cassa italiana di previdenza e assistenza dei geometri liberi professionisti

Cassa nazionale del notariato

Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei dottori commercialisti – CNPADC

Cassa nazionale di previdenza e assistenza dei ragionieri e periti commerciali – CNPR

Cassa nazionale di previdenza e assistenza forense

Ente di previdenza dei periti industriali e dei periti industriali laureati – EPPI

Ente di previdenza e assistenza pluricategoriale – EPAP

Ente nazionale di previdenza e assistenza a favore dei biologi – ENPAB

Ente nazionale di previdenza e assistenza degli psicologi – ENPAP

Ente nazionale di previdenza e assistenza dei farmacisti – ENPAF

Ente nazionale di previdenza e assistenza dei veterinari – ENPAV

Ente nazionale di previdenza e assistenza della professione infermieristica – ENPAPI

Ente nazionale di previdenza e assistenza lavoratori dello spettacolo e dello sport professionistico – ENPALS

Ente nazionale di previdenza e assistenza per i consulenti del lavoro – ENPACL

Ente nazionale di previdenza per gli addetti e gli impiegati in agricoltura – ENPAIA

Ente nazionale previdenza e assistenza dei medici e degli odontoiatri – ENPAM

Fondazione ENASARCO

Fondo Agenti Spedizionieri e Corrieri – FASC

Istituto nazionale di previdenza dei giornalisti italiani G. Amendola – INPGI

Istituto nazionale di previdenza per i dipendenti dell’amministrazione pubblica – INPDAP

Istituto nazionale infortuni sul lavoro – INAIL

Istituto nazionale previdenza sociale – INPS

Opera nazionale per l'assistenza agli orfani dei sanitari italiani – ONAOSI

DMEF del 3 aprile 2013 n.55 Gli enti nazionali di previdenza ed assistenza

Regioni e province autonome

Province

Comuni

Comunità montane

Unioni di comuni

Agenzie, enti e consorzi per il diritto allo studio universitario

Agenzie ed enti per il turismo

Agenzie ed enti regionali del lavoro

Agenzie ed enti regionali per la formazione, la ricerca e l'ambiente

Agenzie regionali e provinciali per la rappresentanza negoziale

Agenzie regionali per le erogazioni in agricoltura

Agenzie regionali sanitarie

Autorità di ambito territoriale ottimale

Autorità portuali

Aziende ospedaliere, aziende ospedaliero-universitarie, policlinici e istituti di ricovero e cura a carattere scientifico

pubblici

Aziende sanitarie locali

Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e unioni regionali

Consorzi di bacino imbrifero montano

Consorzi tra amministrazioni locali

Parchi nazionali, consorzi e enti gestori di parchi e aree naturali protette

Consorzi interuniversitari di ricerca

Agenzie ed enti regionali di sviluppo agricolo

Fondazioni lirico-sinfoniche

Teatri stabili ad iniziativa pubblica

Università e istituti di istruzione universitaria pubblici

Altre amministrazioni locali (n.110)

DMEF del 3 aprile 2013 n.55 Le amministrazioni locali

Il SdI è obbligatorio

per i Ministeri, le

Agenzie fiscali e gli

Enti nazionali di

previdenza ed

assistenza sociale

Il SdI è

obbligatorio nei

confronti delle

restanti PA:

Regioni,

Comuni, etc

6 giugno

2014

31 marzo

2015

La tempistica di adozione

Ministeri:

Scuole ed altri istituti di istruzione Statale

(9.000), Polizia di Stato, Vigili del Fuoco,

Carabinieri, Esercito, Marina Militare ,

Aeronautica, Guardia di Finanza, etc

Restanti PA:

Regioni, Province, Comuni, aziende

sanitarie locali, aziende ospedaliere,

comunità montane , consorzi, CCIAA,

Università, parchi nazionali, etc

Sogei spa

Ragioneria Generale dello Stato

Fatture

Ricevute di consegna

Notifiche di scarto

P.A.

Fatture validate

Agenzia delle Entrate (Gestore del SdI)

Ministero Economia

e delle Finanze

Flusso informativo per

il monitoraggio della

finanza pubblica

Aggiornamento ogni 6 mesi

Notifiche di accettazione

Notifiche di rifiuto

Relazione periodica

SISTEMA DI

INTERSCAMBIO

www.fatturapa.gov.it

Fornitore

In formato XML, così come riportato nel documento “Specifiche tecniche operative del

formato della fattura del sistema di interscambio”

Caratteristiche della fattura elettronica da trasmettere al SDI

Firmata congiuntamente ad un riferimento temporale (“ Signing time“ )

Firmata con una firma digitale o firma elettronica qualificata, secondo il formato:

-CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) ---> “.xml.p7m“

-XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità enveloped ---> “.xml“

Il file della fattura elettronica al SDI potrà essere trasmesso come:

a-un file per singola fattura

In caso di rifiuto vengono rifiutate le singole fatture

b-un file contenente un “ lotto di fatture “.

In caso di rifiuto viene rifiutato tutto il lotto.

c-un file compresso in formato .zip contenente più singole fatture oppure più lotti di fatture.

Il file .zip non va firmato mentre saranno firmati i file compressi.

In caso di rifiuto vengono rifiutate le singole fatture/lotti contenuti nel .zip

IT12345678910_00001.xml

Codice paese

(IT)

Identificativo univoco del

soggetto trasmittente

(codice fiscale 11-16 caratteri)

Progressivo

univoco del file (max 5 caratteri)

.xml.p7m

.xml

Nomenclatura del file da trasmettere

Codice Univoco

dell’Ufficio (CUU)

Le modalità di trasmissione al SDI

La trasmissione della fattura al SDI avviene attraverso l'utilizzo di uno dei seguenti 5 canali:

● PEC o analogo sistema di posta elettronica in grado di certificare data e ora dell'invio e

della ricezione, nonché l'integrità del contenuto delle stesse, e non è necessario identificarsi

in via preventiva al SDI, ma basta utilizzare un gestore incluso nell’elenco gestito da Agenzia

per l’Italia Digitale. L’indirizzo a cui inviare è [email protected] ed il SDI con il 1°

messaggio di risposta (ricevuta consegna, notifica scarto) comunica l’indirizzo PEC che si

dovrà usare per le successive trasmissioni.

● SDICOOP, un sistema di cooperazione applicativa esposto su rete internet fruibile tramite

protocollo HTTPS per i soggetti non attestati su rete SPC (Sistema Pubblico di Connettività),

ed è necessario identificarsi al SDI tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio;

● SPCOOP, un sistema di cooperazione applicativa attestate su rete SPC, ed è necessario

identificarsi al SDI tramite la sottoscrizione di un accordo di servizio;

● SDIFTP, un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, ed

è necessario identificarsi al SDI tramite la definizione e sottoscrizione di un protocollo di

trasmissione;

● WEB, un sistema di trasmissione telematica dati esposto su rete internet fruibile tramite

protocollo HTTPS per i soggetti accreditati e disponibile nella sezione Inviare la FatturaPA

del sito www.fatturapa.gov.it .Per accedervi è necessario avere le credenziali Entratel o

Fisconline, oppure avere la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) abilitata ai servizi Ag.Entrate.

Principali caratteristiche delle diverse modalità di trasmissione

Principali caratteristiche

PEC SDICOOP Web-services

protocollo

HTTPS

SPCOOP Sistema

Pubblico di

Connettività

SDIFTP File Transfer

Protocol

WEB Inviare la

fatturaPA Fatturapa.gov.it

Accordo di servizio

No

Si

Si

Si

Avere

credenziali

Entratel o

Fisconline

Dimensione massima del file

30 MB

5 MB

5 MB

150 MB (supporto)

5 MB

Numero di file che possono

essere trasmessi

Più file

1 file

Più file

Più file

Più file

Flusso semplificato (quando si

interagisce con il SDI sia come

trasmittente che ricevente)

No

Si

Si

Si

No

I controlli effettuati dal SDI sulle fatture elettroniche ricevute

Tipologia di verifica Tipologia di errori riscontrati

Nomenclatura ed unicità del file trasmesso

(Intercettare un invio accidentale del file)

Nome file non valido (Codice 00001)

Nome file duplicato (Codice 00002)

Dimensione del file La dimensione del file supera quella ammessa (Codice…)

Verifica di integrità del documento File non è integro (firma non valida)

Verifica di autenticità del certificato di

firma

Certificato di firma non valido, scaduto o revocato

CA non affidabile

Verifica conformità del formato fattura

File è firmato senza riferimento temporale

File è firmato con riferimento temporale non coerente

File vuoto o corrotto

File non conforme al formato

La data della fattura è successiva alla data di ricezione

etc…

Verifica validità del contenuto della fattura

(Verifica con anagrafe tributaria)

IdFiscale del soggetto trasmittente non valido

IdFiscaleIVA del Cedente/Prestatore non valido

Codice Fiscale del Cedente/Prestatore non valido

Codice identificativo del destinatario non presente IPA

(salvo il caso in cui sia valore default “999999“)

Data di avvio del servizio successiva alla data del controllo

etc...

Verifica di unicità della fattura

(Intercettare un invio accidentale della

fattura)

Fattura duplicata

Fattura duplicata nel lotto

Ricevuta di consegna : comunica l’avvenuta consegna della fattura al destinatario D

al

SD

I a

l so

gg

etto

tra

smit

ten

te Notifica di scarto : comunica che non è stato superato il controllo del SDI (contiene cod. errore)

Notifica di mancata consegna : comunica l’impossibilità a consegnare la fattura al destinatario

Notifica esito (cedente / prestatore) : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della fattura) dei

controlli effettuati sul documento dal destinatario

Notifica di esito cessionario / committente : comunica l’esito (accettazione o rifiuto della

fattura) dei controlli effettuati sul documento dal destinatario

Da

l d

esti

na

tari

o

al

SD

I

Notifica di scarto esito cessionario / committente : comunica eventuali incoerenze o errori

nell’esito inviato al SDI precedentemente (accettazione o rifiuto della fattura).

Attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito : comunica

l’impossibilità di recapitare il file al destinatario

File dei metadati : file inviato con la fattura elettronica e contenente i dati principali di

riferimento utili per l’elaborazione della fattura Da

l S

DI

al

des

tin

ata

rio

Notifica decorrenza termini : comunica la decorrenza del termine limite per la comunicazione

dell’accettazione/rifiuto.

Da

l S

DI

ad

entr

am

bi

Data e ora ricezione: data

e ora in cui il file è stato

ricevuto dal SDI

Data e ora consegna: data

e ora in cui il file è stato

consegnato dal SDI

Tipo di

messaggio

Nome del file fattura

ricevuto senza estensione

Progressivo

univoco del file (max 3 caratteri)

.xml _ _

IT12345678910_00001_NS_001.xml

Nomenclatura delle ricevute/notifiche

IT12345678910_00001_AT_001_xml

IT12345678910_00001_xml

IT12345678910_00001_AT_001.zip

Att

esta

zio

ne

di

av

ven

uta

trasm

issi

on

e d

ella

fatt

ura

co

n i

mp

oss

ibil

ità

di

reca

pit

o

Fornitore P.A. Sistema di Interscambio

Trasmissione fattura al SdI Controlli propedeutici

Controlli

superati?

Notifica di scarto

Inoltro fattura e

file dei metadati

Inoltro

riuscito?

Notifica mancata consegna Ricezione fattura e

file dei metadati

Ricevuta di consegna

Verifica di accettabilità

Verifica

superata? Notifica di esito

(rifiuto fattura )

Si

No

Si No

No

Si

Attestazione di avvenuta

trasmissione della fattura

con impossibilità di

recapito

Notifica di esito

(accettazione fattura )

Nessun esito decorsi 15 giorni dalla ricevuta di consegna

Notifica di

decorrenza termini

Notifica di

decorrenza termini

Notifica di esito

committente (rifiuto)

Notifica di esito

committente (accettazione)

Verifica

esito

superata?

No

Si

Notifica di scarto esito

committente

Decorsi 10 giorni dalla notifica mancata consegna

Storage Storage

1-Produzione

fattura XML

SDI

3- Controlli

propedeutici

4-Controlli

con esito

positivo

10-Conservazione

digitale

Fornitore

10-Conservazione

digitale

P.A.

5-Trasmissione fattura e file

dei metadati alla PA

6-Ricevuta di consegna

Caso 1-Notifica accettazione fatture da parte della PA

8-Verifica

superata

9-Notifica di esito committente

di accettazione fattura

(entro 15 gg dal punto 6)

9-Notifica di esito di

accettazione fattura

(entro 15 gg dal punto 6)

2-Trasmissione fattura al SDI

7-Verifica

accettabilità

(coerenza

informazioni

e regolarità

documento)

SDI


4-Controlli

con esito

negativo

5-Notifica di scarto

Caso 2- Controlli con esito negativo

3- Controlli

propedeutici

Storage

6-Conservazione

digitale

Storage

Fornitore

1-Produzione

fattura XML

P.A.

5-Trasmissione

impossibile

Caso 3-Trasmissione impossibile al destinatario PA

Storage Storage

7-Richiesta soluzione

del problema

1-Produzione

fattura XML

SDI

3- Controlli

propedeutici

4-Controlli

con esito

positivo 6-Notifica di mancata consegna

8A-Ricevuta di consegna

8B-Attestazione di avvenuta

trasmissione della fattura con

impossibilità di recapito

(decorsi 10 gg dal punto 6)

9-Conservazione

digitale

Fornitore

9-Conservazione

digitale

P.A.


Storage Storage

1-Produzione

fattura XML

SDI

3- Controlli

propedeutici

4-Controlli

con esito

positivo

10-Conservazione

digitale

Fornitore

10-Conservazione

digitale

P.A.

Caso 4-Rifiuto fattura da parte della PA




7-Verifica

accettabilità

(coerenza

informazioni

e regolarità

documento)

8-Verifica

non

superata

9-Notifica di esito

committente di rifiuto fattura

(entro 15 gg dal punto 6) 9-Notifica di esito di rifiuto

fattura (entro 15 gg dal punto 6)


Storage Storage

1-Produzione

fattura XML

SDI

3- Controlli

propedeutici

4-Controlli

con esito

positivo

10-Conservazione

digitale

Fornitore

10-Conservazione

digitale

P.A.




8-Nessun

esito

Caso 5-Nessuna notifica di esito da parte della PA

9-Notifica di decorrenza termini


9-Notifica di decorrenza termini



7-Verifica

accettabilità

(coerenza

informazioni

e regolarità

documento)

1-Accertarsi che il cliente PA rientri nell’obbligo

2-Individuare il CUU da inserire in fattura

3-Individuare l’eventuale CIG e CUP da inserire in fattura

4-Creare la fattura elettronica in formato XML

5-Verificare la presenza di eventuali allegati da inserire nel file XML

6-Firmare digitalmente il file XML

7-Verificare la correttezza del file XML

8-Trasmettere il file XML

9-Attendere la “Ricevuta di consegna”

10-Attendere la “Notifica di esito” dalla PA

La fattura elettronica alla PA in 10 passaggi

http://certificazionecrediti.mef.gov.it

PCC

Certificazione dei crediti nei

confronti delle PA (Art. 7 DL 8 aprile 2013 n.35)

Cessione di credito o

anticipazione con banca o

intermediario finanziario

Compensazione con debiti

tributari iscritti a ruolo

Compensazione con somme

dovute in base a istituti

definitori e deflativi

Per crediti al

31.12.2013,

eventuale garanzia

dello Stato nelle

cessioni pro-soluto

Accertamento con

adesione, adesione

verbali

constatazione, etc

Cartelle esattoriali

notificate entro il

30 settembre 2013

Monitoraggio dei debiti delle

pubbliche amministrazioni (Art. 27 DL 24 Aprile 2014 n.66)

Invio

Ricezione

Contabilizzazione

Comunicazione dei debiti scaduti

Pagamento

Eventuale Certificazione

Eventuali anticipazione e/o cessione dei

crediti

Eventuali compensazioni

Decreto Legislativo n.127

del 5 agosto 2015

Contribuente

Trasmissione dei

dichiarativi fiscali Agenzia delle

Entrate

Contribuente Agenzia delle

Entrate

Diretta interazione

Source: Tax Compliance by Design - Achieving improved SME Tax Compliance by Adopting a System Perspective, OECD, 2014:

Tax compliance a costi bassi

Alta affidabilità dei dati raccolti a costi bassi

Ag.Entrate diventa un «facilitatore» Tax compliance

Ridurre gli adempimenti a carico dei contribuenti

Controllo da remoto per ridurre l’evasione fiscale

Data inizio Ambito Cosa prevede il Decreto Legislativo n.127 Cosa manca

1° luglio

2016

Fattura

Elettronica e

conservazione

Servizio gratuito dell’Agenzia delle Entrate per

tutti i contribuenti, di generazione, trasmissione

e conservazione delle fatture elettroniche

Fattura

elettronica e

conservazione

Servizio gratuito di Unioncamere ed Agid per

taluni contribuenti, di generazione, trasmissione

e conservazione delle fatture elettroniche

Decreto del MEF per

individuare i soggetti

destinatari del servizio

1° gennaio

2017

Opzione per la

trasmissione

telematica dei

dati di tutte le

fatture di

acquisto e

vendita

Viene meno l’obbligo di comunicazione dello

spesometro, della black list, degli elenchi degli

acquisti intracomunitari beni e servizi, delle

comunicazioni contratti società leasing, e

comunicazione acquisti da San Marino

I rimborsi IVA verranno eseguiti entro 3 mesi

dalla presentazione della dichiarazione annuale

I termini di decadenza sono ridotti di 1 anno se

garantita la tracciabilità dei pagamenti

L’opzione se non revocata si estenderà di

quinquennio in quinquennio

Provvedimento del

Direttore dell’Agenzia

delle Entrate per definire

le regole tecniche e la

modalità di attuazione

della trasmissione dei

dati delle fattura

Possibilità di usare lo SDI per trasmettere le

fatture elettroniche e per riceverle (.xml PA)

Entro 6

mesi entrata

in vigore

Controlli a

distanza

Nuove modalità semplificate di controlli a

distanza degli elementi acquisiti dall’Agenzia

delle Entrate sui dati trasmessi

Decreto del MEF

Data inizio Ambito Cosa prevede il Decreto Legislativo n.127 Cosa manca

1° gennaio

2017

Opzione per la

trasmissione

telematica dei

dati dei

corrispettivi

L’opzione consentirà di maturare i benefici già

rilevati con riguardo alla trasmissione

all’Agenzia delle Entrate dei dati di tutte le

fatture emesse e ricevute

L’opzione consentirà di sostituire gli obblighi di

registrazione di cui all’art.24 c.1 DPR 633/72

L’opzione se non revocata si estenderà di

quinquennio in quinquennio

Garantire l’inalterabilità e la sicurezza dei dati

Provvedimento del

Direttore dell’Agenzia

delle Entrate per definire

le regole tecniche, e le

caratteristiche degli

strumenti di trasmissione

Programma di

assistenza per

contribuenti di

minori

dimensioni

Devono aver optato per la trasmissione

telematica dei dati di tutte le fatture emesse e

ricevute e dei corrispettivi

Verranno messe a disposizione le informazioni

necessarie per le liquidazioni periodiche e per

la dichiarazione annuale Iva

Verranno meno gli obblighi di registrazione di

cui agli articolo 23 e 25 del DPR 633/72

Verranno meno gli obblighi di apposizione del

visto di conformità o sottoscrizione alternativa

e la garanzia di cui all’art.38-bis DPR 633/72

Decreto del MEF per

individuare i soggetti

ammessi al regime

Fornitore Sistema di

Interscambio Cliente

Sogei Spa

Agenzia delle

Entrate

Fattura

Notifiche di esito (A/R)

Ricevuta di consegna

Fattura validata

Piattaforma web

Messa a disposizione

dei dati acquisiti

Consultazione dei

dati acquisiti

Consultazione dei

dati acquisiti

Notifiche di esito (A/R)

La conservazione digitale

01 FattureEmesse

02 FattureRicevute

03 NotaVariazioneAumento

04 NotaVariazioneDiminuzione

05 DocumTrasporto

06 Scontrino

07 Ricevuta

08 Bolla

09 LibroGiornale

10 LibroInventari

11 LibroMastro

12 RegistroCronologico

13 LibroCespiti

14 RegistroIrpef

15 RegistroFattureAcquisto

16 RegistroAcquistiAgenzieViaggio

17 RegistroFattureEmesse

18 RegistroFattureInSospeso

19 RegistroCorrispettivi

20 GiornaleFondo

21 RegistroCorrispettiviAgenzieViaggio

22 RegistroEmergenzaIva

23 Bollettario

24 RegistroPrimaNota

25 RegistroUnicoIva

26 RegistroRiepilogativoIva

27 RegistroSezionaleIvaAcquisitiIntraUe

28 RegistroAcquistiIntraUeNonComm

29 RegistroTrasferimentiIntraUe

30 RegistroDichIntentiEmesse

31 RegistroDichIntentiRicevute

32 RegistroOmaggi

33 RegistroMemoriaProdContrassegno

34 RegistroLavorazioneProdContrassegno

35 RegistroCaricoProdContrassegno

36 RegistroScaricoProdContrassegno

37 RegistroBeniInDeposito

38 RegistroBeniInContoLavorazione

39 RegistroBeniComodato

40 RegistroBeniProva

41 RegistroSezionaleIvaInterno

42 RegistroCaricoStampatiFiscali

Quali sono i documenti e le scritture contabili che si

possono conservare in solo formato digitale?

43 RegistroSocControllantiControllate

44 RegistroCaricoScaricoRegimeMargineMetodoAnalitico

45 RegistroAcquistiRegimeMargineMetodoGlobale

46 RegistroVenditeRegimeMargineMetodoGlobale

47 RegistroCaricoCentriElabDati

48 RegistroScaricoCentriElabDati

49 RegistroSommeRicevuteDeposito

50 RegistroEditori

51 LibroSoci

52 LibroObbligazioni

53 LibroAdunanzeDelibAssemblee

54 LibroAdunanzeDelibConsiglioAmministrazione

55 LibroAdunanzeDelibCollegioSindacale

56 LibroAdunanzeDelibComitatoEsecutivo

57 LibroAdunanzeDelibAssembleeAzionisti

58 AltriRegistri

59 UnicoPersoneFisiche

60 UnicoSocietaPersone

61 UnicoSocietaCapitale

62 UnicoEntiNonCommerciali

63 IrapPersoneFisiche

64 IrapSocietaPersone

65 IrapSocietaCapitale

66 UnicoEntiNonCommercialiEdEquiparati

67 IrapAmministrazioniEdEntiPubblici

68 Modello730

69 ModelloConsolidatoNazionaleEMondiale

70 ModelloIva

71 ModelloIvaVrRichiestaRimborsoCreditoIva

72 ModelloIva26Lp2006ProspettoLiquidazioniPeriodiche

73 ModelloIva74Bis

74 ComunicazioneAnnualeDatiIva

75 ModelloRichiestaRimborsoCreditoIvaTrimestrale

76 ModelloDatiContenutiDichiarazioneIntentoRicevute

77 Modello770Semplificato

78 Modello770Ordinario

79 ModelloCertificazioneCud

80 ModelloF23

81 ModelloF24

82 ModelliAllegatiDichiarazioneRedditiModelloUnico

83 ModelliAnnotazioneSeparata

84 RicevutaPresentazioneModelliDichiarazione

85 AltriDocumenti

Quali sono i documenti e le scritture contabili che si

possono conservare in solo formato digitale?

Il DMEF del 17 giugno 2014 Formato. I documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche

dell'immodificabilità, dell'integrità, dell'autenticità e della leggibilità.

Garanzie. Rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del CAD, le regole tecniche

sui sistemi di conservazione e le altre norme tributarie in tema di tenuta della contabilità.

Ricerca. Siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione per cognome, nome,

denominazione, C.F, P.Iva, data (laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste).

Il processo di conservazione. Il processo di conservazione termina con l'apposizione della

firma digitale e della marca temporale sul pacchetto di archiviazione.

Conservazione di documenti analogici. Il procedimento di generazione delle copie

informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico di documenti e scritture

analogici termina con l'apposizione della firma digitale.

Per i documenti analogici originali unici, serve un Notaio o altro pubblico ufficiale

Tempistica. Il processo di conservazione (comprese le fatture elettroniche) deve essere

svolto entro il termine previsto dall'art. 7, comma 4-ter del decreto-legge 10 giugno 1994, n.

357 ( entro i 3 mesi dal termine ultimo di presentazione delle dichiarazioni annuali).

Comunicazione. Il contribuente comunica che effettua la conservazione digitale in DR

Imposta di bollo. Pagamento entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio

Fattura 1321.pdf

Fattura 1322.pdf

Fattura 1323.pdf

Fattura 1324.pdf

Fattura 1325.pdf

775313b4da7e63d2cc3f721e212cfff02

7563411e6c0f61f8488133aa95b8eae

a4829bbd3f7ad4ea5b37b08934f8d2a7

3b85335781ff062b4b670491925e0a47

ecd5f5008d5da9cdb7629468313266e6

b609c16982b53675bc8c27ad31f7166a

5afab9a620f6f11284505be2fb9a975b4

dccfdd30970dffc7ed875490160e4d0

4a60bf7d4bc1e485744cf7e8d0860524

752fca1ce42331be7c439fd23043f151

1/2-Come avviene il processo di


FD + RT

FD + RT

FD + RT

FD + RT

FD + RT

FD=Firma Digitale

MT=Marca Temporale

RT=Riferimento Temporale

FD=Firma Digitale

MT=Marca Temporale


2/2-Come avviene il processo di


+ FD e MT del

Responsabile della

Conservazione

Quali strumenti servono per la

conservazione digitale?

Firma digitale

Riferimento temporale

Marca temporale

Il riferimento temporale

WWW.INRIM.IT

La marca temporale

2 settembre 2014

16.20.10

Funzione di hash

(SHA-256) 3afdc96b35e60a6c3

d98fc06ca8647ad5a

106c862503cb64f98

2d260928c7285

2CBD 08E4 A85D 3FA4 C7DF 605E A411 1889 39D2

3D83 AA3E B56F E901 797E 0E76 165F C5E5 3E0F 4D2C

BC8F 1328 41B9 4EE9 506F B975 3395 98A0 6470 816E

3139 83A4 9AEE A43D 0BC5 F79D 0421 E102 D2BB

99C2 F4B9 3062 D2A3 3D78 1FEA B2A7 D403 50B5 39A5

5055 BECD 5D19 223C BB73 5FD2 5FC8 C46C 03D8

BEAA 112D F5DA 5B37 F4D4 E403 F015

Altre informazioni….

Certificatore

Accreditato

La conservazione degitale delle

scritture contabili

«Art. 2215-bis. - Documentazione informatica

I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge

o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere

formati e tenuti con strumenti informatici.

Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni

momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria

e originale da cui e` possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi

consentiti dalla legge.

Gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione previsti dalle disposizioni di legge o di

regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture sono assolti, in caso di tenuta con strumenti

informatici, mediante apposizione, almeno una volta all’anno, della marcatura temporale e della firma

digitale dell’imprenditore o di altro soggetto dal medesimo delegato.

Qualora per un anno non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale

devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione e da tale apposizione decorre il periodo

annuale di cui al terzo comma;

I libri, i repertori e le scritture tenuti con strumenti informatici,secondo quanto previsto dal presente

articolo, hanno l’efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile

Per i libri e per i registri la cui tenuta e` obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento di

natura tributaria, il termine di cui al terzo comma opera secondo le norme in materia di conservazione

digitale contenute nelle medesime disposizioni».

Il nuovo art. 2215-bis del Codice Civile Legge n.106 del 12 luglio 2011 (GU n.160 del 12 luglio 2011)

Conservazione

cartacea

Conservazione

digitale

Stampa annuale su libri

con vidimazione

secondo l’art.2215 c.c.

Conservazione digitale

di documento informatico

Conservazione digitale

di documento analogico

di anni pregressi

FD e MT annuale

secondo l’art.2215/bis c.c.

+

conservazione annuale con

FD e MT del RCS

Stampa annuale su libri

senza vidimazione

Produzione annuale di

file del libro stampato +

FD e MT del RCS

(Risoluzione 158/E-2009)

Regolarmente conservato

ai fini civili e fiscali

+

valore probatorio

artt.2709 e 2710 c.c.

Le 5 diverse modalità per conservare le scritture contabili

Conservazione annuale con

apposizione di

FD e MT del RCS

“Le trascritte disposizioni non specificano con quale sistema debba avvenire l’acquisizione

dell’immagine, tale modalità, dunque, deve considerarsi libera e non soggetta a specifiche regole.

Tuttavia, trattandosi di acquisire l’immagine di “documenti”, ossia della rappresentazione di atti, fatti e

dati giuridicamente rilevanti, è necessario che il procedimento di acquisizione garantisca che l’immagine

rispecchi in maniera fedele, corretta e veritiera i dati, i fatti e gli atti che il documento rappresenta.

Per quanto riguarda le fatture, ad esempio, sarà necessario che dall’immagine acquisita ai fini della

conservazione, risultino rappresentati gli elementi essenziali, indicati dall’articolo 21, comma 2, del

d.P.R. n. 633 del 1972.”

“Proiettando i principi testé enunciati alla fattispecie rappresentata dall’istante, se ne ricava che, ferma

restando la necessità della materializzazione su supporto fisico dei documenti rilevanti ai fini delle

disposizioni tributarie, formati tramite strumenti informatici, ma non aventi, fin dall’origine i requisiti

dei documenti informatici, per la loro conservazione si potrà procedere all’acquisizione della

relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di

stampa, a condizione che l’immagine così acquisita rispecchi in maniera, fedele, corretta e veritiera il

contenuto rappresentativo del documento.

Come precisato, è indispensabile che l’immagine sia memorizzata su di un supporto di cui sia assicurata

la leggibilità nel tempo, con garanzia dell’ordine cronologico e senza soluzioni di continuità. Peraltro,

fin dal momento della memorizzazione dovranno essere garantire le funzioni di ricerca ed estrazione

secondo i menzionati indici”.

Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n.158 del 15-6-2009 Conservazione sostitutiva di documenti creati con strumenti elettronici non aventi le

caratteristiche dei documenti informatici

Libro giornale Alfa Srl.pdf

Mastri contabili Alfa Srl.pdf

Registro cespiti Alfa Srl.pdf

Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf

Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf

Libro giornale Alfa Srl.pdf.m7m

Mastri contabili Alfa Srl.pdf.m7m

Registro cespiti Alfa Srl.pdf.m7m

Registro Iva vendite Alfa Srl.pdf.m7m

Registro Iva acquisti Alfa Srl.pdf.m7m FD=Firma Digitale

MT=Marca Temporale

FD + MT

FD + MT

FD + MT

FD + MT

FD + MT

La conservazione digitale delle scritture contabili

I° - Firma digitale e marca temporale su ciascun file

8e35c2cd3bf6641bdb0e2050b76932cb

b2e6034a0ddacc1d9bea82a6ba57f7cf

cd0aa9856147b6c5b4ff2b7dfee5da20a

a38253099ef1b4a64aced233c9afe29

aa9402664f1a41f40ebbc52c9993eb66

aeb366602958fdfaa283b71e64db123

33112ee14ee469c3eb52fe90322ec81d

d404a0093d565a6d71ce77cbc8124e3

6ae40a4179b77144511c3efc707a1c4d

c9ed3361591b8a92ac70986b54441d0

FD=Firma Digitale

MT=Marca Temporale


+ FD e MT del

Responsabile della

Conservazione


II° - Firma digitale e marca temporale su file SInCRO

Assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici

(Art.6 DMEF 17 giugno 2014)

Pagamento in un’unica soluzione entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio.

-libro giornale e libro degli inventari

-ogni altro registro , se bollato e vidimato secondo le

norme dell’art 2215 e 2216 del c.c.

-registro generale delle conservatorie dei registri

immobiliari previsto dall’art 2678 del c.c.

Versare € 16,00 ogni 2.500

registrazioni o frazioni di esse

1-Atto di affidamento + nomina responsabile della conservazione

2-Entro 120 gg chiusura anno assolvere imposta di bollo con F24

3-Apposizione sui singoli file della FD + RT (valutare FD + MT)

4-Chiusura processo di conservazione con FD +MT su file SInCRO

5-Compilare il prospetto in DR


dei clienti in 5 passaggi

FD=Firma Digitale

MT=Marca Temporale


1= conservazione

digitale

2= conservazione

cartacea

La conservazione digitale dei

dichiarativi dell’intermediario

”I soggetti incaricati della trasmissione delle dichiarazioni conservano ,anche su supporti informatici ,per il periodo

previsto dall’art.43 del DPR 29 settembre 1973 n.600 , copia delle dichiarazioni trasmesse , delle quali

l’Amministrazione finanziaria può chiedere l’esibizione previa riproduzione su supporto conforme a quello approvato con

il provvedimento di cui all’art.1. comma 1” (Art.3 comma 9 bis DPR 322/1998)

“I contribuenti e i sostituti di imposta che presentano la dichiarazione in via telematica, direttamente o tramite i soggetti

di cui ai commi 2-bis e 3, conservano, per il periodo previsto dall'articolo 43 del decreto del Presidente della Repubblica

29 settembre 1973, n. 600, la dichiarazione debitamente sottoscritta e redatta su modello conforme a quello approvato

con il provvedimento di cui all'articolo 1, comma 1, nonche' i documenti rilasciati dal soggetto incaricato di predisporre

la dichiarazione. L'Amministrazione finanziaria puo' chiedere l'esibizione della dichiarazione e dei suddetti documenti”.

(Art.3 comma 9 DPR 322/1998)

“I contribuenti e i sostituti d'imposta debbono conservare l'originale della dichiarazione trasmessa, redatta su modello

cartaceo e sottoscritta, nonche' la comunicazione dell'Agenzia delle Entrate attestante l'avvenuta ricezione e, in caso di

presentazione tramite un soggetto incaricato, anche l'impegno a trasmettere la dichiarazione rilasciato da quest'ultimo

ai sensi dell'articolo 3, comma 6.

I soggetti incaricati della trasmissione conservano, per il medesimo periodo previsto dall'articolo 43 del DPR n. 600 del

1973, la copia delle dichiarazioni trasmesse.

Al fine di risolvere i notevoli problemi di archiviazione delle dichiarazioni cartacee, viene ora consentito, in alternativa

alla conservazione delle dichiarazioni cartacee, di tenere memoria delle dichiarazioni presentate su supporti

informatici. In tal caso e' fatto obbligo al contribuente di riprodurre la dichiarazione su modello cartaceo qualora

l'Amministrazione finanziaria, in sede di controllo, ne faccia richiesta”. ( Circolare n.6/E del 25 gennaio 2002)

La conservazione digitale delle

dichiarazioni dei redditi

Risoluzione del 8 agosto 2008 n.354/E Incaricati della trasmissione delle dichiarazioni-Conservazione delle copie delle dichiarazioni - Obbligo

di sottoscrizione da parte del contribuente delle copie conservate dall’incaricato su supporti informatici:

non sussiste

“Dal dato testuale della norma si evince che la sottoscrizione della dichiarazione è un elemento

essenziale della dichiarazione conservata dai contribuenti e dai sostituti di imposta. Analogo

requisito non è, invece, prescritto per i soggetti incaricati della trasmissione che conservano su

supporto informatico le copie delle dichiarazioni trasmesse, a condizione che queste siano

riproducibili su modello conforme a quello approvato.

Coerentemente con tale interpretazione, la risoluzione n. 298/E del 18 ottobre 2007 precisa che le

copie conservate su supporto informatico dal soggetto incaricato della trasmissione possono

“anche non riprodurre la sottoscrizione del contribuente”. Inoltre, attesa la natura di documento

informatico della copia della dichiarazione creata su supporti informatici, l’obbligo di

conservazione può essere assolto nel rispetto delle modalità previste dall’articolo 3 del D.M. 23

gennaio 2004.

Tale previsione è estendibile anche alle copie inviate dall’istante, in applicazione del citato articolo

3, comma 3, del D.P.R. n. 322 del 1998, secondo cui “Ai soli fini della presentazione delle

dichiarazioni in via telematica mediante il servizio telematico Entratel si considerano soggetti

incaricati della trasmissione delle stesse: a) gli iscritti negli albi dei dottori commercialisti, dei

ragionieri e dei periti commerciali (…);d) i centri di assistenza fiscale per le imprese e per i

lavoratori dipendenti e pensionati; (…)”.

Originale

Copia

Sottoscrizione del

contribuente

Conservazione a cura del contribuente Stampa cartacea

Sottoscrizione

dell’intermediario

Formato digitale Conservazione digitale a cura dei

soggetti incaricati della trasmissione

telematica delle dichiarazioni

La conservazione digitale delle

dichiarazioni dei redditi

Unico Paolo Rossi.pdf.p7m

Unico Giorgio Verdi.pdf.p7m

Unico Paolo Neri.pdf.p7m

Unico Marco Bianchi.pdf.p7m

Unico Walter Rossi.pdf.p7m

FD + RT

FD + RT

FD + RT

FD + RT

FD + RT

La conservazione digitale della copia dell’intermediario

I° - Firma digitale e riferimento temporale su ciascun file

Unico Walter Rossi

Unico Marco Bianchi

Unico Paolo Neri

Unico Giorgio Verdi

Unico Paolo Rossi

b5a34169042f11f1cb350ac0c4b9e6ec

a9056e0a798b7fa8dd95395f689cfb86

873d675a1cbb228a80ab8ad09af99ff2

dcb164ca1767d29362e5b6f6b42fce57

0745ce9594b1577e8f755853e040af77

1147c347f5c985c60a61050ffccbade

15d3dc2c5f77679cd7eb676606f297ba

ae003a3cf75cf0f4a6bd4110d5fe84f6

c45cb135b04beba6bc204d91bea3c1b5

3ffe0ce27daae525045552e2789a193e

La conservazione digitale della copia dell’intermediario

II° - Firma digitale e marca temporale su file SInCRO

FD=Firma Digitale

MT=Marca Temporale


+ FD e MT del

Responsabile della

Conservazione

La conservazione digitale della

corrispondenza (e-mail e PEC)

Ricevuta di accettazione Ricevuta di avvenuta consegna

Le regole tecniche sui

sistemi di conservazione

Il sistema di conservazione e le garanzie richieste

Il sistema di conservazione, tramite l’impiego di regole, procedure e tecnologie,

deve garantire, con riguardo agli oggetti conservati, e per il periodo dalla presa

in carico dal produttore fino all’eventuale scarto:

-l’autenticità

-l’integrità

-l’affidabilità

-la leggibilità

-la reperibilità

“Autenticità: caratteristica di un documento informatico

che garantisce di essere ciò che dichiara di essere, senza

aver subito alterazioni o modifiche. L’autenticità può

essere valutata analizzando l'identità del sottoscrittore e

l'integrità del documento informatico“

“Integrità: insieme delle caratteristiche di un documento

informatico che ne dichiarano la qualità di essere

completo ed inalterato“

“Affidabilità: caratteristica che esprime il livello di

fiducia che l’utente ripone nel documento informatico“

“Leggibilità: insieme delle caratteristiche in base alle

quali le informazioni contenute nei documenti informatici

sono fruibili durante l’intero ciclo di gestione dei

documenti“

Produttore

“persona fisica o giuridica, di norma diversa dal soggetto che ha formato il

documento, che produce il pacchetto di versamento ed è responsabile del

trasferimento del suo contenuto nel sistema di conservazione. Nelle pubbliche

amministrazioni, tale figura si identifica con responsabile della gestione

documentale“

(Allegato 1 – Glossario/Definizioni)

Il produttore, l’utente ed il RCS

Responsabile della conservazione

“soggetto responsabile dell’insieme delle attività elencate nell’articolo 8,

comma 1 delle regole tecniche del sistema di conservazione “


Utente

“persona, ente o sistema che interagisce con i servizi di un sistema di

gestione informatica dei documenti e/o di un sistema per la conservazione dei

documenti informatici, al fine di fruire delle informazioni di interesse “


Pacchetto informativo

“contenitore che racchiude uno o più oggetti da conservare (documenti

informatici, fascicoli informatici, aggregazioni documentali informatiche),

oppure anche i soli metadati riferiti agli oggetti da conservare “


3 diversi tipi di PI: PdV, PdA, PdD

Pacchetto di versamento

“pacchetto informativo inviato dal produttore al sistema di conservazione

secondo un formato predefinito e concordato descritto nel manuale di

conservazione“ (Allegato 1 – Glossario/Definizioni)

Pacchetto di archiviazione

“pacchetto informativo composto dalla trasformazione di uno o più

pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato 4 del

presente decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di

conservazione “ (Allegato 1 – Glossario/Definizioni)

Pacchetto di distribuzione

“pacchetto informativo inviato dal sistema di conservazione all’utente in

risposta ad una sua richiesta “ (Allegato 1 – Glossario/Definizioni)

Sistema di Conservazione P

rod

utt

ore

Ute

nte

Pacchetto

di Versamento

Pacchetto

di Distribuzione

Pacchetto

di Archiviazione

Storage

Responsabile della conservazione

1/2-Il responsabile della conservazione

In particolare il responsabile della conservazione:

a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione in funzione della tipologia

dei documenti da conservare, della quale tiene evidenza, in conformità alla normativa vigente;

b. gestisce il processo di conservazione e ne garantisce nel tempo la conformità alla normativa vigente;

c. genera il rapporto di versamento, secondo le modalità previste dal manuale di conservazione;

d. genera e sottoscrive il pacchetto di distribuzione con firma digitale o firma elettronica qualificata,

nei casi previsti dal manuale di conservazione;

e. effettua il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione;

f. assicura la verifica periodica, con cadenza non superiore ai cinque anni, dell’integrità degli archivi

e della leggibilità degli stessi;

g. al fine di garantire la conservazione e l’accesso ai documenti informatici, adotta misure per rilevare

tempestivamente l’eventuale degrado dei sistemi di memorizzazione e delle registrazioni e,

ove necessario, per ripristinare la corretta funzionalità; adotta analoghe misure con riguardo

all’obsolescenza dei formati;

2/2-Il responsabile della conservazione

h. provvede alla duplicazione o copia dei documenti informatici in relazione all’evolversi

del contesto tecnologico, secondo quanto previsto dal manuale di conservazione;

i. adotta le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione

ai sensi dell’articolo 12;

l. assicura la presenza di un pubblico ufficiale, nei casi in cui sia richiesto il suo intervento,

garantendo allo stesso l’assistenza e le risorse necessarie per l’espletamento delle attività al

medesimo attribuite;

m. assicura agli organismi competenti previsti dalle norme vigenti l’assistenza e le risorse necessarie

per l’espletamento delle attività di verifica e di vigilanza;

n. provvede, nel caso di amministrazioni statali, al versamento dei documenti conservati all’archivio

centrale dello Stato e agli archivi di Stato secondo quanto previsto dalle norme vigenti;

o. predispone il manuale di conservazione di cui all’articolo 8 e ne cura l’aggiornamento periodico in

presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti.

1/2-Il manuale di conservazione

Il manuale di conservazione illustra dettagliatamente:

1- l’organizzazione

2-i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi

3-il modello di funzionamento

4-la descrizione del processo

5-la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate

6-le misure di sicurezza adottate

7-ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento,

nel tempo, del sistema di conservazione

2/2-Il manuale di conservazione

Il manuale di conservazione è un documento informatico che riporta, almeno:

a. i dati dei soggetti che nel tempo hanno assunto la responsabilità del sistema di conservazione, descrivendo

in modo puntuale, in caso di delega, i soggetti, le funzioni e gli ambiti oggetto della delega stessa;

b. la struttura organizzativa comprensiva delle funzioni, delle responsabilità e degli obblighi dei

diversi soggetti che intervengono nel processo di conservazione;

c. la descrizione delle tipologie degli oggetti sottoposti a conservazione, comprensiva dell’ indicazione

dei formati gestiti, dei metadati da associare alle diverse tipologie di documenti e delle eventuali eccezioni;

d. la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento,

comprensiva della predisposizione del rapporto di versamento;

e. la descrizione del processo di conservazione e del trattamento dei pacchetti di archiviazione;

f. la modalità di svolgimento del processo di esibizione e di esportazione dal sistema

di conservazione con la produzione del pacchetto di distribuzione;

g. la descrizione del sistema di conservazione, comprensivo di tutte le componenti tecnologiche,

fisiche e logiche, opportunamente documentate e delle procedure di gestione e di evoluzione delle medesime;

h. la descrizione delle procedure di monitoraggio della funzionalità del sistema di conservazione

e delle verifiche sull’integrità degli archivi con l’evidenza delle soluzioni adottate in caso di anomalie;

i. la descrizione delle procedure per la produzione di duplicati o copie;

l. i tempi entro i quali le diverse tipologie di documenti devono essere scartate ovvero

trasferite in conservazione, ove, nel caso delle pubbliche amministrazioni,

non già presenti nel manuale di gestione;

m. le modalità con cui viene richiesta la presenza di un pubblico ufficiale,

indicando anche quali sono i casi per i quali è previsto il suo intervento;

n. le normative in vigore nei luoghi dove sono conservati i documenti

I formati da impiegare nella conservazione

Formato: “Modalità di rappresentazione della sequenza di bit che costituiscono il

documento informatico; comunemente è identificato attraverso l’estensione del file”


I documenti informatici destinata alla conservazione utilizzano i formati

previsti nell’ Allegato 2 :

1-PDF-PDF/A

2-TIFF (formato raster)

3-JPG

4-Office Open XML (OOXML) (sviluppato da Microsoft: .docx; xlsx; pptx)

5-Open Document Format (sviluppato da OASIS e derivato da XML)

6-XML (sviluppato da W3C)

7-TXT

8-Formati messaggi di e-mail (standard RFC 2822/MIME)

“ I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti

informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione motivandone le

scelte effettuate; sono altresì specificati i casi eccezionali in cui non è possibile

adottare i formati in elenco motivandone le ragioni “. (Allegato 2 – Formati)

Regolamento UE

n.910/2014 eIDAS

Persona

giuridica

Persona

fisica

Firma

elettronica

qualificata

Firma

elettronica

avanzata

Firma

elettronica

Sigillo

elettronico

qualificato

Sigillo

elettronico

avanzato

Sigillo

elettronico

Autenticazione

dei siti web

Recapito

elettronico

certificato

Validazione

temporale

elettronica

Recapito

elettronico

qualificato

certificato

Validazione

temporale

elettronica

qualificata

Principali

caratteristiche

Firma elettronica Sigillo elettronico Validazione

temporale

Recapito

elettronico

Autenticaz.

sito web

FE FEA FEQ SE SEA SEQ VTE VTEQ REC REQC ASWQ

Usato dalle persone fisiche per

firmare ● ● ●

Effetti giuridici equivalenti alla

firma autografa ●

Usato dalle persone giuridiche

per garantire l’origine e l’integrità ● ● ●

Presunzione di correttezza

dell’origine ed integrità dati ●

Usato per collegare i dati ad una

particolare ora e data ● ●

Presunzione di accuratezza della

data e dell’ora e di integrità dati ●

Usato per provare l’avvenuto invio

e l’avvenuta ricezione ● ●

Presunzione di integrità dei dati,

di invio da parte del mittente, di

ricezione da parte del destinatario

e di accuratezza data ed ora

●

Usato dalle persone fisiche e

giuridiche per autenticare un sito

web ●

Grazie per l’attenzione

Riproduzione vietata

Nessuna parte del presente documento potrà essere riprodotta o diffusa con un mezzo qualsiasi

Copyright © 2015 Umberto Zanini

Umberto Zanini

Dottore Commercialista e Revisore Legale

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