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LO STANDARD ISAD (G)

11 ottobre 2007

Sommario

• La descrizione archivistica: gli scopi; le regole

• Gli standard di descrizione• Lo standard ISAD (G)

– Gli scopi– I principi generali– Le regole generali– Le aree e gli elementi

La descrizione archivistica

La descrizione del materiale archivistico si propone di fornire una rappresentazione astratta di realtà archivistiche concrete e delle loro relazioni.La rappresentazione ha lo scopo di identificare in modo univoco le singole entità archivistiche e di fornire al ricercatore gli strumenti essenziali per valutare criticamente la documentazione in relazione alle proprie finalità e ai propri interessi.

La descrizione archivistica

La descrizione di un fondo archivistico deve quindi riuscire ad esplicitarne:•Struttura•Contesto di produzione•Contenuto

Regole per la descrizione archivistica

Rappresentazioni adeguate di un fondo archivistico possono ottenersi a patto che si rispettino alcuni fondamenti concettuali e formali: in sostanza che si adottino delle regole.In Italia in realtà norme o regole di descrizione, più o meno consapevolmente, sono state da tempo utilizzate.

Regole per la descrizione archivistica

Due esempi di regole italiane:•Criteri per la pubblicazione degli strumenti di ricerca, diffusi nel 1966 dall’allora Ufficio centrale beni archivistici•Norme per la redazione della Guida generale degli Archivi di Stato italiani

Opportunità di regole condivise

La necessità di disporre di regole di descrizione si è posta in modo accentuato in tempi relativamente recenti, sulla base di fattori concomitanti di diversa natura.


Da un lato, infatti, la comunità archivistica internazionale ha visto nella normalizzazione dei criteri di descrizione lo strumento che avrebbe potuto garantire la qualità della propria attività e consolidare la dignità del mestiere.


D’altra parte, l’adozione e lo sviluppo delle tecnologie informatiche nel trattamento del materiale archivistico (fino alla creazione di sistemi informativi archivistici) ha reso evidenti alcune problematiche per molti versi nuove.


Problematiche connesse ad una interpretazione della descrizione come strumento specifico di comunicazione formalizzata di informazioni sugli archivi, sui loro soggetti produttori e sui contesti storici di produzione.


In sostanza si sono avvertiti in modo concreto ed urgente i problemi relativi a:•Comunicazione e linguaggio•Tecniche di rappresentazione delle realtà archivistiche•Convenzioni formali delle tecniche di rappresentazione

Gli standard descrittivi

A queste esigenze risponde l’elaborazione degli standard.Elaborare uno standard – e quindi definire regole per la descrizione – significa mettere a punto uno strumento di comunicazione, costruito su un linguaggio comune.


Il processo di elaborazione di uno standard internazionale per la descrizione degli archivi è quindi il presupposto per rendere possibile – anche appunto a livello internazionale – lo scambio di informazioni omogenee e comparabili fra loro sui fondi archivistici, tanto più se si utilizzano tecnologie informatiche e telematiche.


I principi generali che stanno a fondamento degli standard ISAD(G) e ISAAR (CPF) costituiscono di fatto l’intelaiatura concettuale essenziale di una moderna teoria della descrizione archivistica.

Gli standard descrittivi e i loro principi generali

Già all’atto della definizione dei principi generali per la descrizione dei fondi archivistici è apparso chiarissimo come fosse opportuno gestire in modo distinto, ma allo stesso tempo connesso, la descrizione dei fondi e quella dei soggetti produttori: ISAD (G) – ISAAR (CPF).

Gli standard descrittivi e i loro principi generali

Questo perché i tre principi generali alla base degli standard sono:•Struttura gerarchica dei fondi•Descrizione multilivellare•Descrizione delle relazioni fra fondi,sub-fondi, serie e i loro soggetti produttori

Lo standard ISAD (G)

ISAD (G) contiene le norme internazionali per la descrizione dei fondi archivistici: International Standard Archival Description(General).Le norme, licenziate da una apposita commissione costituita in seno al Consiglio internazionale degli archivi nel 1993, sono state revisionate nel quinquennio successivo, fino a giungere alla seconda –per ora definitiva – edizione nel 1999.

Lo standard ISAD (G) - Scopo

Lo scopo di ISAD (G) è quello di fornire «un insieme di parametri, relativi ad un numero accettabile di elementi, per un formato descrittivo normalizzato di scambio di informazioni» (regola1.1).«… lo standard non definisce dei formati di presentazione o i modi nei quali questi elementi vengono disposti, ad esempio, in inventari …» (regola1.6)

Lo standard ISAD (G)Principi generali

Il fondamento su cui ISAD (G) poggia è che qualunque “oggetto” archivistico è parte di una struttura complessa, articolata su più livelli gerarchici.Di conseguenza, la tecnica di descrizione non può che essere a sua volta multilivellaree procedere dal generale al particolare.

Fondo

Sub-fondoSerie SerieSerie

Sottoserie Sottoserie Sottoserie

Unitàarchivistica

Unitàarchivistica

Unitàdocumentaria

Unitàdocumentaria

Unitàarchivistica

Unitàdocumentaria

Unitàarchivistica

ISAD (G)Il modello gerarchico

Lo standard ISAD (G)Le regole

Il testo di ciascuna regola contenuta nello standard consiste di:

a) Nome dell’elemento descrittivo cui la regola si riferisce

b) Scopo, ovvero dichiarazione della funzione del singolo elemento nell’insieme della descrizione

c) Regola, ovvero enunciazione delle norme generali applicabili ad ogni singolo elemento

d) Esempi di applicazione della regola

Lo standard ISAD (G)Regole generali della

descrizione multilivellare

a) Dal generale al particolare(regola 2.1)

b) Informazioni pertinenti al livello didescrizione (regola 2.2)

c) Collegamenti fra le descrizioni(regola 2.3)

d) Non ripetizione delle informazioni(regola 2.4)

Lo standard ISAD (G)Regole di descrizione multilivellare

Regola 2.1Lo scopo è quello di rappresentare la struttura gerarchica di un fondo, con tutte le sue parti.La regola prevede di procedere nella descrizione dal generale al particolare, quindi a partire dall’oggetto gerarchicamente superiore, per scendere via via a quelli inferiori.


Regola 2.2Si propone di dare una rappresentazione corretta del contesto e del contenuto della singola unità di descrizione.La regola prevede che ogni informazione sia attribuita al livello descrittivo pertinente: ad es., informazioni strettamente relative alla serie che si sta descrivendo, e non al fondo nel suo complesso.


Regola 2.3Ha lo scopo di chiarire la posizione occupata dall’oggetto che si sta descrivendo nel complesso della struttura gerarchica dell’intero fondo.La regola prevede che sia esplicitata la relazione fra l’oggetto della descrizione e il suo superiore gerarchico diretto e che sia dichiarato il livello di descrizione (fondo, serie, sottoserie, ecc.).


Regola 2.4Ha lo scopo di evitare la ridondanza delle informazioni relativamente ad oggetti collegati gerarchicamente.La regola richiede che ogni informazione sia fornita soltanto al livello gerarchico pertinente ed appropriato.

Lo standard ISAD (G)La struttura

Lo standard si compone di 26 elementi descrittivi, che nel loro insieme rendono possibile la descrizione di qualunque tipo di oggetto archivistico.Gli elementi sono ripartiti in sette aree.

Lo standard ISAD (G)Le aree

1. Area dell’identificazione: comprende gli elementi essenziali per identificare l’oggetto della descrizione.

2. Area delle informazioni sul contesto: comprende gli elementi relativi alla provenienza e alla storia della conservazione dell’oggetto della descrizione.


3. Area delle informazioni relative al contenuto e alla struttura: comprende gli elementi relativi al contenuto e all’ordinamento dell’oggetto della descrizione.

4. Area delle informazioni sulle condizioni di accesso e utilizzazione: comprende gli elementi relativi alla fruibilità dell’oggetto della descrizione.


5. Area delle informazioni sulla documentazione collegata: comprende gli elementi relativi all’esistenza di altra documentazione che abbia relazioni significative con l’oggetto della descrizione.


6. Area delle note: comprende elementi informativi particolari o comunque tali da non poter essere inseriti in nessuna delle altre aree.

7. Area del controllo della descrizione: comprende gli elementi identificativi del responsabile della descrizione.


Se forniti tutti, i 26 elementi proposti nelle varie aree permettono di descrivere analiticamente un qualunque oggetto archivistico.Lo standard comunque non vincola in alcun modo rispetto al grado di analiticità della descrizione.


Lo standard si limita ad individuare gli elementi essenziali per lo scambio di informazioni: elementi quindi da indicare obbligatoriamente.Questi elementi sono di fatto quelli previsti per l’identificazione dell’unità di descrizione.

Area dell’identificazioneSegnatura o codice identificativo

Allo scopo di identificare univocamente l’unità di descrizione, è necessario indicare:• codice del paese • codice dell’istituzione archivistica secondo le norme nazionali e comunque in modo univoco• specifica segnatura locale o altro codice di controllo o altro elemento univoco di identificazione dell’unità descritta

Esempio: IT-ASBO-00008267(codice identificativo per: Archivio di Stato di Bologna, fondo Corte d’appello di Bologna)

Area dell’identificazioneDenominazione o titolo

Per denominare l’unità di descrizione:• fornire il titolo originario oppure attribuire un nuovo titolo, espresso in modo conciso ma tale da non causare la perdita di informazioni significative• distinguere un titolo proprio da uno attribuito secondo le consuetudini linguistiche nazionali (in Italia, le virgolette alte)

Esempi: “Affari risoluti” [AS FI – serie, titolo originale]; Decreti per espropriazioni di terreni [AS BO – sottoserie, titolo attribuito]

Area dell’identificazioneData

Per datare l’unità di descrizione, indicare, dichiarando il tipo di data che si fornisce:• La data in cui i documenti sono stati accumulati dal soggetto produttore• La data in cui i documenti sono stati formati (comprese le date delle copie, di versioni diverse, di allegati o di documenti antecedenti)Esempio: 1253 maggio 25 - 1512 luglio 15, con documenti in copia ad iniziare dal 1116 maggio 15 [AS BO – sottoserie]

Area dell’identificazione

Livello di descrizioneAllo scopo di rendere esplicita la posizione dell’unità di descrizione nella struttura del fondo, dichiarare il livello gerarchico che si sta descrivendo.

Esempi: fondo, sub-fondo, serie, sottoserie, unità archivistica, unità documentaria.


Consistenza e supportoHa lo scopo di descrivere la consistenza –fisica o logica – e il supporto dell’unità di descrizione.Occorre indicare il totale delle unità materiali o logiche, dichiarando l’unità di misura, ed inoltre il tipo di supporto specifico dell’oggetto della descrizione.Esempio: 61 registri, 1330 buste [AS BO –fondo]

Area delleinformazioni sul contesto

PremessaAlcuni degli elementi previsti in questa area (ad es., denominazione del produttore, storia istituzionale o nota biografica) possono essere omessi e le informazioni fornite in sede di descrizione separata dei soggetti produttori, descrizione da collegare a quella del materiale archivistico da essi prodotto.


Denominazione del soggetto produttoreAllo scopo di identificare chi ha prodotto la documentazione che si descrive, occorre indicare la denominazione dell’ente o della persona che ha prodotto, accumulato e conservato la documentazione stessa.Per la forma della denominazione cfr. ISAAR (CPF).


Storia istituzionale/amministrativa –Nota biografica

Lo scopo è quello di contestualizzare la documentazione, mediante informazioni di carattere istituzionale/amministrativo o biografico (nel caso di persone) del soggetto produttore.Indicazioni specifiche sono fornite nell’area appositamente prevista da ISAAR (CPF).

Area dell’identificazioneStoria archivistica

Lo scopo è di dare notizie circa le vicende archivistiche dell’unità di descrizione.Occorre segnalare i passaggi della proprietà, responsabilità e conservazione dell’unità di descrizione, e inoltre gli interventi che nel corso del tempo hanno portato alla struttura e all’ordinamento attuali (riordinamenti, redazione di strumenti di corredo coevi, migrazioni in ambienti software diversi, ecc.).


Storia archivistica - Esempio: La documentazione qui conservata è costituita essenzialmente dagli archivi delle corporazioni religiose soppresse durante il periodo napoleonico, dal 1797 al 1810; archivi che furono conservati sino al 1877 presso l'ufficio del demanio, incaricato dell'amministrazione dei beni già appartenenti alle corporazioni, inizialmente delle sole diocesi di Bologna ed Imola ed in seguito anche delle diocesi di Ferrara, Forlì e Ravenna [AS BO – fondo]


Modalità di acquisizione o versamentoLo scopo è di identificare da chi, come e quando la documentazione è stata acquisita.A tal fine, indicare il soggetto da cui il materiale è stato acquisito, a quale titolo (versamento, dono, acquisto, ecc.) e in che data.Esempio: Versamento. Data di acquisizione: 8.10.1877. Ente versante: Intendenza di Finanza di Bologna [AS BO – fondo]

Area delle informazioni relativeal contesto e alla struttura

Ambiti e contenutoHa lo scopo di fornire al ricercatore elementi di valutazione circa la rilevanza del materiale descritto rispetto alle sue finalità.Illustrare gli ambiti cronologici e geografici della documentazione e il suo contenuto (tipologia dei documenti, materie trattate, ecc.): le notizie devono essere congrue rispetto all’unità di descrizione e al suo livello.


Ambiti e contenuto – Esempio:La documentazione della Sezione d'accusa, dal 1931 Sezione istruttoria, comprende: ordinanze, sentenze, verbali di adunanze, fissazioni, ricorsi [AS BO – serie]


Procedure, tempi e criteridi valutazione e scarto

Dare notizia di eventuali interventi di valutazione e di scarto dell’unità descritta, indicando quando sono stati effettuati e con quali criteri.Esempio: … Il materiale fu selezionato al momento della sua confluenza nell’Archivio centrale di Stato di Firenze nel 1852. I relativi elenchi si conservano in AS FI – serie degli inventari storici [AS FI – fondo]


Incrementi previstiAllo scopo di avvertire gli utenti circa possibili incrementi del materiale descritto, segnalarne i tempi e le quantità che si prevedono.Esempio: Trascorsi 40 anni, le cartelle della serie vengono regolarmente versate, di anno in anno, all’archivio storico. [SA FI –fondo]


Criteri di ordinamentoL’elemento intende descrivere il modo in cui il materiale è organizzato.Vanno fornite informazioni sullo stato di ordinamento, sulla sua struttura e sui criteri seguiti dall’archivista nell’ordinamento/ riordinamento del materiale.Esempio: I documenti sono organizzati in unica serie cronologica [Ist. Storico Resistenza Toscana – sottofascicolo].

Area delle informazioni relativealle condizioni di accesso

e di utilizzazioneCondizioni che regolano l’accesso

Ha lo scopo di segnalare limiti o condizioni per l’accesso alla documentazione descritta.Vanno indicate le ragioni ed eventualmente gli estremi dei provvedimenti e delle norme che condizionano l’accesso.Esempio: La consultazione della documentazione, per la sua particolare tipologia, è condizionata dalla normativa vigente in materia di consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza (d.lg. 22.01.2004 n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 122) [AS BO – serie]


e di utilizzazioneCondizioni che regolano l’accessoEsempio: La consultazione della documentazione, per la sua particolare tipologia, è condizionata dalla normativa vigente in materia di consultabilità dei documenti degli archivi e tutela della riservatezza (d.lg. 22.01.2004 n. 42, Codice dei beni culturali e del paesaggio, art. 122) [AS BO – serie]


e di utilizzazioneCondizioni che regolano la riproduzione

Ha lo scopo di segnalare eventuali limitazioni alla riproduzione del materiale descritto.Vanno indicate le circostanze che condizionano la riproduzione di materiale liberamente consultabile.

Esempio: È consentita unicamente la fotocopia da microfilm [AS FI – serie]


e di utilizzazioneLingua/scrittura della documentazione

Lo scopo è di informare sulla lingua e sulla scrittura usate nella documentazione.Vanno indicate la lingua e la scrittura rilevate dai documenti, compresi gli alfabeti, i sistemi di simboli o le abbreviazioni utilizzati.Esempio: Scrittura notarile con ricchissimo sistema abbreviativo. Presenti note tachigrafiche [AS FI – unità documentaria]


e di utilizzazioneCaratteristiche materiali e requisiti tecnici

Intende segnalare le caratteristiche fisiche e/o i requisiti tecnici rilevanti ai fini dell’utilizzazione del materiale descritto.Vanno indicate le condizioni materiali che influiscono sull’utilizzazione del materiale (esigenze di conservazione, ecc.), compresi i requisiti hw/sweventualmente necessari per accedere ai documenti.Esempio: Sigillo fragile, escluso dalla riproduzione, in attesa di restauro [AS FI – unità documentaria]


e di utilizzazioneStrumenti di ricerca

Ha lo scopo di segnalare gli strumenti di ricerca disponibili per l’unità di descrizione.Vanno indicati gli strumenti di ricerca esistenti, la loro tipologia, l’epoca di elaborazione, ecc.Esempio: Inventario n. 222, sezione III. L.Valente, La Corte speciale per i delitti di stato del Dipartimento del Reno (1809-1811), inventario analitico [AS BO – fondo]

Area delle informazioni relativea documentazione collegataEsistenza e localizzazione di originali

Si vuole segnalare l’esistenza e l’eventuale disponibilità degli originali dei documenti descritti, se questi sono copie.Indicare se gli originali sono disponibili, dove e la loro segnatura. Segnalare la loro eventuale perdita.Esempio: Le carte originali di Carlo a Prato sono ora conservate presso … [Ist. Storico Resistenza Toscana]

Area delle informazioni relativea documentazione collegata

Esistenza e localizzazione di copieSi vuole segnalare l’esistenza, la localizzazione, la disponibilità di copie dei documenti descritti.Di queste vanno indicate la disponibilità, la localizzazione e la segnatura. Vale anche per riproduzioni sostitutive.Esempio: La serie "Bandi Speciali" è riprodotta in microfilm (bobine nn. 65–105; 200–207) [AS BO – serie]


Unità di descrizione collegateHa lo scopo di segnalare l’esistenza di documentazione collegata a quella descritta.Vanno fornite informazioni su materiale che sia collegato a quello descritto sulla base di un’associazione di vario tipo, di cui va chiarita la natura.Esempio: Gli antecedenti dei “Partiti” dal 1450 al 1513 si trovano nel fondo Comune-Governo, Riformatori dello Stato di libertà [AS BO – serie]


BibliografiaHa lo scopo di segnalare le pubblicazioni relative all’unità di descrizione, che vanno indicate anche quando frutto di una qualche utilizzazione della documentazione. Si intendono comprese le trascrizioni edite.Esempio: P. Colliva, Bologna dal XIV al XVIII secolo: "governo misto" o signoria senatoria?, in Storia dell'Emilia Romagna, a cura di A. Berselli, Bologna 1977, pp. 13-34 … [AS BO –fondo]

Area delle note

NoteÈ dedicata a informazioni particolari o che comunque non possono essere opportunamente inserite in nessuna delle altre aree.

Area di controllo della descrizioneNota dell’archivista

Ha lo scopo di identificare l’autore della descrizione.Accanto all’indicazione dell’autore vanno segnalate le fonti eventualmente utilizzate.Esempio: Compilazione a cura di …; revisione a cura di …; ultima modifica a cura di … [AS BO – fondo]

Area di controllo della descrizioneNorme o convenzioni

Ha lo scopo di segnalare regole e/o convenzioni su cui è basata la descrizione.Vanno dichiarate le regole e/o le convenzioni applicate nella compilazione della descrizione.Esempio:

Area di controllo della descrizioneNorme o convenzioni – Esempio:

Descrizione compilata sulla base del "Manuale per i rilevatori" del progetto "Anagrafe informatizzata degli archivi italiani" (Roma, 1994) e delle istruzioni dell'Archivio di Stato di Bologna per la rilevazione dei dati. Revisionata con riferimento alla seconda edizione di ISAD(G): "General InternationalStandard Archival Description" (trad. it.) [AS BO – fondo]

Area di controllodella descrizioneData/e della descrizione

Ha lo scopo di fornire le date di compilazione e di revisione della descrizione.La regola prevede l’indicazione di tutte le date da quella della prima compilazione a quella della più recente revisione.Esempio: Descrizione compilata nel 1995, revisionata nel 1999 [AS BO – fondo]

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